gestão de documentos controle de documentos e registros · objetivos 1) capacitar os participantes...
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Consultor: Breno Roberto
Gestão de Documentos
Controle de Documentos e Registros
Objetivos
1) Capacitar os participantes no Controle de Documentos
e no Controle de Registros
2) Favorecer a retenção de conhecimentos desenvolvidos
na organização;
3) Contribuir para planejamento organizacional durante a
execução dos processos.
Atendimento a Norma de Certificação
ISO 9001:2008
Requisitos
4.2.3 Controle de Documentos
4.2.4 Controle de Registros
Atendimento a Norma de Acreditação
RN 277 – Em várias dimensões
1. A OPS possui procedimento documentado (08
citações)
2. Requisito 6.2.6 – Os colaboradores da área de
atendimento possui manuais...
Conceitos
Documento
Informação (dados significativos) e o meio no qual ela
está contida.
(NBR ISO 9000:2005)
Importância
Definem os padrões com que os processos são
executados.
Padrões baseados nas melhores práticas respaldados
também por requisitos regulamentares (legislação).
Retenção de Conhecimento e História da Organização.
Importância
O que acontece se uma organização não
documenta seus processos?
Pode perder seu conhecimento
acumulado durante anos se os
colaboradores forem embora.
Porque Controlar Documentos?
• Documentos atualizados disponíveis
• Documentos obsoletos recolhidos
•Organização de documentos eletrônicos e
impressos
•Agilizar emissão e revisão de documentos
Etapas do Controle de Documentos
1. Elaboração
2. Aprovação
3. Análise Crítica, atualização e reaprovação
4. Controle de Revisões
5. Disponibilização para Consulta
6. Controle de documentos de origem externa
7. Controle de documentos Obsoletos
1. Elaboração de Documentos
•Elaborado por pessoa que tenha
conhecimento adequado
•Linguagem simples
•Sejam baseados nas melhores práticas
2. Aprovação
•Deve ser realizada antes do documento
ser colocado em uso.
• Realizada por pessoa com
responsabilidade e autoridade para tal.
3. Análise Crítica, atualização e reaprovação
•Para garantir atualização dos documentos
•Devem ser identificados os responsáveis
por cada etapa do processo (Controle
Histórico).
4. Controle de Revisões
•Alterações devem ser identificadas no
documento.
•Identificar o número da versão após
revisão.
•Realizar para melhoria de resultados
5. Disponibilização para Consulta
•Devem estar disponíveis nos locais de uso.
•Cópias em meio físico devem ser controladas
com critérios específicos em sua identificação.
5. Disponibilização para Consulta
•Disponível em meio eletrônico - intranet ou
GED (Gerenciamento Eletrônico de
Documentos)
•Podem ser separados por processos e setores
• Uso de Indexação (Sigla documento +sigla de
processo/Setor + numeração sequencial).
Ex: POP CAD 001 – Cadastro de
Beneficiários
5. Disponibilização para Consulta
•Lista de Documentos deve ser mantida para
informar situação atual da revisão do
documento.
Lista Mestra de Documentos:
1. Fornecida pelo Software Informatizado;
2. Planilha de Excel.
6. Controle de Documentos de Origem Externa
•Monitorar atualizações
6. Controle de Documentos de Origem Externa
•Documentos inerentes ao serviço prestado
pelo setor
•Normas técnicas
•Normas regulamentares
•Manual de equipamentos ou softwares
•Documentos de terceiros
6. Controle de Documentos de Origem Externa
•Lista de Legislação
Exemplo/Formulário Modelo
Documentos do Sistema de Gestão da
Qualidade
• Mapas de Processo;
• Cadeia Cliente Fornecedor;
• Procedimentos Operacionais Padrão;
• Procedimentos Sistêmicos;
• Manuais;
• Estatutos.
7. Controle de documentos Obsoletos
• Cópias de documentos cancelados ou
revisados devem ser destruídos ou
identificados como obsoletos.
Conceito
Registro
Documentos que apresentam resultados obtidos ou
fornece evidências de atividades realizadas.
(NBR ISO 9000:2005)
Importância Registros
• Registros são um tipo especial de documento
e devem ser controlados
• Registros devem ser estabelecidos e mantidos
para prover evidências da conformidade com
requisitos e da operação eficaz do sistema de
gestão da qualidade
Controle de Registros
• Registros devem ser mantidos legíveis,
prontamente identificáveis e recuperáveis.
• Registros também são realizados nos diversos
softwares disponíveis na instituição.
Controle de Registros
1. Identificação do Registro: nome do registro
conforme formulário utilizado
2. Controle Elaboração: Quem faz e revisa o
documento
Podem ser listados e através dos seguintes
dados serem controlados:
Controle de Registros
3. Meio do Registro: Cópia eletrônica ou física?
4. Local de Armazenamento: Endereço eletrônico
ou arquivo físico (local) – formulário em branco
Controle de Registros
5. Proteção: Qual controle de acesso? Restrito?
Irrestrito?
6. Local de Arquivamento: Endereço eletrônico
ou arquivo físico (local) – formulário preenchido
Controle de Registros
7. Tempo de Retenção: Quanto tempo deve ser
guardado?
Legislações, Normas Técnicas
8. Recuperação: Em caso de consulta, onde
achar?
Rastreabilidade
Controle de Registros
9. Disposição dos Registros:O que acontece
depois do tempo de retenção?
Descarte? Armazenamento em outro setor?’
Controle de Registros - Cuidados
• Os registros da qualidade devem ser
preenchidos de forma legível;
• Armazenados em condições adequadas a fim de
prevenir danos, deterioração e perda;
• Ser recuperados a qualquer tempo (de acordo
com o tempo de retenção).
Atividade
Classificar os documentos
da lista me Documentos
(D) e Registros (R)
Rua Chapecó, nº 156 Prado - Belo Horizonte, MG – CEP
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Breno Roberto