documentaçao, controle de documentos e controle operacional

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08/10/2010 1 Documentação, Controle Documentação, Controle Operacional e Controle de Operacional e Controle de Documentos do SGA Documentos do SGA Prof. Saulo V.D.Giustina Assuntos desta aula Assuntos desta aula Documentação do SGA; Controle Operacional Controle de documentos;

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Page 1: Documentaçao, controle de documentos e controle operacional

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Documentação, Controle Documentação, Controle Operacional e Controle de Operacional e Controle de Documentos do SGADocumentos do SGA

Prof. Saulo V.D.Giustina

Assuntos desta aulaAssuntos desta aula

� Documentação do SGA;

� Controle Operacional

� Controle de documentos;

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Documentação do SGADocumentação do SGA

Sistema de Gestão AmbientalSistema de Gestão Ambiental

◦ PolíticaAmbiental;

◦ Levantamento inicial da situaçao da empresa ede seus processos produtivos;

◦ Análise de Aspectos e ImpactosAmbientais;

◦ Levantamento dos aspectos legais;

◦ Definição dos objetivos e metas;

◦ Planos deAção;

Etapas realizadas:

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Sistema de Gestão AmbientalSistema de Gestão Ambiental

◦ Criamos cargos (quando necessários) edefinimos as suas responsabilidades;

◦ Definimos os treinamentos, trabalhamos naconscientização e competência dosfuncionários;

◦ Definimos como será feita a comunicaçao deassuntos referentes ao SGA, tanto para osfuncionários (em todos os escalões), quantopara a circunvizinhança.

Etapas realizadas:

Documentação do SGADocumentação do SGA

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Documentação do SGADocumentação do SGA

� Descrever os principais elementos do SGA:

◦ Política Ambiental;

◦ Objetivos e Metas;

◦ Programas de gestão ambiental (ou planos de metas);

◦ Funções-chave e definição de responsabilidade.

Qual seu objetivo?

Documentação do SGADocumentação do SGA

� Em resumo a meta é compilar umconjunto de documentos que:

◦ Atenda as exigências da norma;

◦ Seja eficaz na melhoria do desempenhoambiental;

◦ Seja integrado ao sistema gerencial existente;

◦ Inclua um documento de coordenação, omanual de gestão ambiental.

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Documentação do SGADocumentação do SGA

� Para facilitar a integração no sistema deadministração da empresa, adocumentação do SGA deve seguir omesmo padrão;

� Pode ser em papel ou digital, com grandecrescimento do formato em meio digital.

No caso de adotar um modelo digital de Documentação, deve-se tomar muito cuidado para

não haver duplicidade de documentos.

A documentação escrita é a maior fonte de informações para Auditorias.

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Documentação do SGADocumentação do SGA

� Codificação;

� Localização;

� Controle de Revisões;

� Data de Aprovações e data de revisões;

� Controle de aprovações por pessoal responsável;

Aspectos a Serem observados:

Documentação do SGADocumentação do SGA

� Disponibilidade da versao atualizada emlocais adequados, ou seja, onde sãorealizadas atividades que geram impactos eque exigem controle.

� Remoção de documentos obsoletos;

� Existência de arquivos com cópias desegurança (para uso em casos de acidentes);

� Preservação de alguns documentos para finslegais.

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Documentação do SGADocumentação do SGA

� Não é interessante ter um documento “mestre”,único e de grande volume para grandes empresas.

� Preferencialmente a documentação dosubdividido em outros manuais ou documentos afim de evitar confusões, facilitar o trabalho derevisão e atualização;

� No entanto, devem haver conexões e chamadasentre os documentos, ou seja, não devem serisolados, como se fossem partes desconexas.

Documentação do SGADocumentação do SGA

� Recomenda-se também, que a maioria dosprocedimentos relacionados às atividadesprincipais do SGA e aquelas causadorasde impactos ambientais mais significativossejam feitos por escrito.

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Documentação do SGADocumentação do SGA

� Documentos correlatos mais utilizados:

◦ Manual de Gestão Ambiental;

◦ Procedimentos;

◦ Rotinas Operacionais;

◦ Instruções de Trabalho;

◦ Registros;

◦ Formulários.

Documentação do SGADocumentação do SGA

� Informações sobre os processos;

� Organogramas;

� Padrões internos e procedimentosoperacionais;

� Procedimentos para registros;

� Planos de emergência.

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Documentação do SGADocumentação do SGA

� Indicar ações aos operadores de modo aevitar desvios que possam ocasionaracidentes ambientais;

� Ações para empreiteiros;

� Monitoramento dos processos;

� Procedimentos para contratação;

� Definições das funções e responsabilidades;

Devem ser implantados procedimentos para:

Documentação do SGADocumentação do SGA

� Deve ser implantado um gerenciamentodos registros, com informações de:

◦ Requisitos legais;

◦ Regulamentos;

◦ Aspectos e Impactos Ambientais;

◦ Controle de matérias-primas;

◦ Produtos acabados (composição, propriedades físicas, químicas);

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Documentação do SGADocumentação do SGA

� Consumo de recursos (água, energia, etc);

� Comunicação de partes interessadas (queixas, elogios);

� Desempenho dos fornecedores;

� Contabilidade ambiental (economias provenientes de ações ambientais);

� Resultados de auditorias ambientais;

� Multas e infrações;

� Acidentes e incidentes.

Documentação do SGADocumentação do SGA

� Para a manutenção da documentação ou(Manual de Gerenciamento Ambiental,etc), pode haver a divisão de tarefas, taiscomo:

◦ Gerente de Segurança do Trabalho: validadedos extintores de incêndio;

◦ Engenheiro Industrial: Responsável peloinventário de emissões de poluentes.

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Lista de Verificação: Manual de Lista de Verificação: Manual de Gestão AmbientalGestão Ambiental� O manual contém a política ambiental, objetivos e alvos

ambientais, programas ambientais, funções eresponsabilidades e descrição do sistema?

� As informações abordam operações anormais?

� As informações abordam incidentes, acidentes e potenciaisoperações de em emergência?

Documentação do SGA Documentação do SGA –– Manual e Manual e Documentação de Gestão ambientalDocumentação de Gestão ambiental

Texto extraído da Introdução do Manual de SGA e do sitema de controle de documentação:

4.7.1- Manual:Este manual define a política ambiental geral e faz referência ao Programa de GestãoAmbiental que também contém os objetivos e metas ambientais da empresa XXX.Procedimentos adicionais detalhados, produzidos para definição dos padrões paraatividades especificas são listadas na seção 5.Os registros gerados pelo sistema de gestão ambiental são identificados na seção 7 destemanual e nos procedimentos operacionais inerentes e correlatos.

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Documentação do SGA Documentação do SGA –– Manual e Manual e Documentação de Gestão ambientalDocumentação de Gestão ambientalA documentação do SGA é controlada de forma semelhante ao controle dedocumentos da qualidade, empregando formato semelhante.Ao coordenador de Gestão Ambiental cabe garantir que todos os documentostenham sido aprovados pela gerencia antes de sua utilização.A identificação da situação atual dos procedimentos documentados está contidana Listagem-Mestre de Documentos (Q01), sendo mantida atualizada peloCoordenador de Gestão Ambiental.O acesso ao nível de privilégio de alteração da documentação do SGA érelegado ao Coordenador Ambiental, sendo que todas as modificações dedocumentos devem ser revisadas e aprovadas pela gerência.Revisões do documento, parcialmente ou no todo, acrescentarão uma unidadeao valor existente anteriormente, sendo obrigatório a data da ultima atualização,e nome do funcionário o qual realizou a alteração.Um controle de revisões será inserido em cada documento, conforme sistema decontrole de documentos já existente na empresa (vide modelo Anexo A.3).

Controle Operacional do SGAControle Operacional do SGA

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Controle Operacional do SGAControle Operacional do SGA

Devem ser concebidos para assegurar que o nível de desempenho ambiental esteja de acordo com a

política, objetivos e metas

Devem permitir a verificação constante do cumprimento dos requisitos e metas estabelecidos

Controle Operacional do SGAControle Operacional do SGA

� Devem ser implantados para verificar asatividades relativas a:

◦ Prevenção da poluição e conservação dosrecursos (projetos, modificações deinstalações, etc);

◦ Controle diário da produção e melhoria contínua (gestão da rotina) e trabalhos de manutenção;

◦ Gestão estratégica (atividades previstas para um futuro mais remoto).

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Controle Operacional do SGAControle Operacional do SGA

� O controle operacional consiste emestabelecer procedimentosdocumentados e critérios operacionais,treinamento das pessoas envolvidas;

� A efetivação do controle pode serrealizada através da elaboração de listasde controle.

Controle Operacional do SGAControle Operacional do SGA

� O controle operacional deve preferencialmenteser realizado através dos indicadores ambientais.

� Os requisitos legais e outras normas dacompanhia devem também ser monitoradosatravés de indicadores aplicáveis.

� Devem ser concebidos também procedimentoscontábeis para avaliar os ganhos e perdas com asmudanças implementadas visando o atendimentode objetivos e metas.

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Controle Operacional do SGAControle Operacional do SGA

� Os procedimentos de avaliação de efeitosambientais específicos para os produtos,processos, projetos etc dependem decada caso, mas como guia devemconsiderar:

◦ Produtos: avaliados quanto a ACV (Análise deCiclo deVida);

Controle Operacional do SGAControle Operacional do SGA

◦ Processos: Devem ser analisados quanto àsemissões, consumo de recursos, riscos.

◦ Projetos: devem ser analisados com base noimpacto ambiental gerado (EIA-RIMA)

◦ Instalações em serviço: auditorias baseadasem leis, procedimentos internos, requisitos deórgãos ambientais;

◦ Aquisições: auditorias de fornecedores,qualidade ambiental da matéria-prima,identificação de passivos ambientais.

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Controle de Documentos do SGAControle de Documentos do SGA

Controle de Documentos do SGAControle de Documentos do SGA

� a) aprovar documentos quanto à sua adequação antes de seuuso,

� b) analisar e atualizar, conforme necessário, e reaprovardocumentos,

� c) assegurar que as alterações e a situação atual da revisãode documentos sejam identificadas,

� d) assegurar que as versões relevantes de documentosaplicáveis estejam disponíveis em seu ponto de

� uso;

� e) assegurar que os documentos permaneçam legíveis eprontamente identificáveis,

A organização deve estabelecer, implementar emanter procedimento(s) para

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Controle de Documentos do SGAControle de Documentos do SGA

� f) assegurar que os documentos de origem externadeterminados pela organização como sendo

� necessários ao planejamento e operação do sistema dagestão ambiental sejam identificados e que sua

� distribuição seja controlada, e

� g) prevenir a utilização não intencional de documentosobsoletos e utilizar identificação adequada nestes,

� se forem retidos para quaisquer fins.

Procedimentos para Controle da Procedimentos para Controle da DocumentaçãoDocumentação� Fatores a serem considerados:◦ Todos os documentos devem ter um propósito,seja aconselhamento, orientação, descrição deprocesso ou relato de exigência;

◦ Todos os documentos devem ter proprietário,sendo este o ocupante de um cargo;

◦ Todos os documentos devem ter um método queindique seu grau de atualização-quando foiatualizado pela última vez e quando será apróxima atualização;

◦ Todos os documentos devem estar disponíveisaos que precisam consultá-los.

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TarefaTarefa� O Manual está sendo montado aos poucos;

� O trabalho de vocês já possui as seguintes seções:◦ 1-Apresentação da Empresa;

◦ 2-Apresentação do produto;

◦ 3-Política Ambiental

◦ 4- Fluxograma do processo com as entradas e saídas;

◦ 5-Análise de Aspectos e Impactos Ambientais;

◦ 6- Objetivos e Metas;

◦ 7- Planos de Ação (ou Programas de Gestão Ambiental)

◦ 8- Estrutura de Responsabilidades

◦ 9-

� Deverá ser adicionado um índice, com as diferentes seçõesdo mesmo;

� Adicionar uma tabela após o índice, com as seguintescaracterísticas:

TarefaTarefa

Seção Número darevisão

Data da última revisão

1- Política ambiental 2 06/04/2010

2- Levantamento dos Aspectos e Impactos

Ambientais

4 07/05/2010

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TarefaTarefa

� Todos os documentos, como política, objetivos e metas,levantamentos de aspectos e impactos devem possuirum controle de revisões, e atualizações. Deverá seradicionado a cada seção existente, uma tabela com oseguinte formato:

Nome da Empresa Sistema de Gestão Ambiental

Nº. DO PROCED. : xxx REV.: 01 PÁGINA: 26 de 26 DATA ORIGINAL DE EMISSÃO: DATA DA REVISÃO:

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:

MANUAL DO SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL