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APOIAR O MAPEAMENTO, A ELABORAÇÃO E A REVISÃO DAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS DO PJERJ

Proposto por: Chefe do Serviço de

Mapeamento e Elaboração de Rotinas Administrativas (SEMAP)

Analisado por: Diretora do Departamento de

Documentação (DEDOC)

Aprovado por:

Diretora da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Base Normativa: Código: Revisão: Página:

Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGDIN-004 08 1 de 19

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para auxiliar as unidades do PJERJ na

identificação dos processos de trabalho, na elaboração e revisão de Rotinas

Administrativas (RAD), bem como Manuais (MAN) e formulários (FRM) a elas

vinculados.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Mapeamento e Elaboração de

Rotinas Administrativas da Diretoria Geral de Desenvolvimento Institucional

(DGDIN/SEMAP) e provê orientações às demais Unidades Organizacionais do PJERJ

que solicitam o apoio, passando a vigorar a partir de 02/08/2013.

3 DEFINIÇÕES

TERMO OBJETO

Rotina Administrativa (RAD)

Documento que estabelece a forma de executar atividades ou processo de trabalho.

Sistema Integrado de Gestão (SIGA)

Conjunto de elementos inter-relacionados, com o fim de organizar a gestão das unidades organizacionais do PJERJ, mediante o estabelecimento e a implementação de políticas, estratégias, objetivos e indicadores de desempenho.

4 REFERÊNCIA

Ato Executivo TJ Nº 2950, de 19/08/2003 (Estadual) - Institui o Sistema Normativo

Administrativo do Poder Judiciário, e dá outras providências;

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Diretora da Diretoria-Geral de

Gerenciar o ciclo de vida das RAD, Manuais e Formulários; apoiar as UO na elaboração de RAD/MAN/FRM.





FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Desenvolvimento Institucional (DGDIN)

Diretor do Departamento de Documentação do SIGA (DGDIN/DEDOC)

Coordenar o mapeamento do processo de trabalho; acompanhar a evolução do mapeamento, identificando

possíveis pontos críticos para sua execução; analisar a documentação gerada pela equipe do SEMAP.

Chefe do Serviço de Mapeamento e Elaboração de Rotinas Administrativas (DGDIN/SEMAP)

Realizar cada etapa do apoio ao mapeamento, elaboração e revisão das rotinas administrativas de acordo com o estabelecido nesta RAD.

Chefe do Serviço de Gestão de Instrumentos Arquivísticos (DGJUR/SEGIA)

Verificar a conformidade dos registros elencados na Tabela de Gestão de Registros das RAD com a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).

Unidades Organizacionais Elaborar e manter atualizadas as respectivas RAD.

6 CONDIÇÕES GERAIS

6.1 O DEDOC é demandado a apoiar o mapeamento dos processos de trabalho por

diversos motivos, entre eles:

determinação da Administração Superior do PJERJ;

identificação de um novo processo de trabalho no PJERJ;

alteração significativa de um processo de trabalho já mapeado.

6.2 O apoio ao mapeamento de processos de trabalho só é iniciado após o Diretor-Geral

da DGDIN analisar a sua viabilidade considerando aspectos técnicos, operacionais e

estratégicos.

6.3 Os manuais, elaborados para pormenorizar operações ou assuntos técnicos, reúnem

informações para os usuários internos ou externos sobre produtos, processos ou

programas, bem como ilustram e facilitam a compreensão das RAD.





6.3.1 Os manuais de sistema informatizado são elaborados para orientar o lançamento de

dados nos respectivos sistemas.

6.4 Os formulários são elaborados quando a unidade necessita criar modelos impressos

para preenchimento.

6.5 Os manuais e formulários vinculados às RAD contêm cabeçalho com títulos e rodapé

que os identifiquem, bem como apresentam data de emissão e revisão.

7 APOIAR O MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE TRABALHO

7.1 Diretor do DEDOC autoriza o SEMAP a mapear o processo de trabalho.

7.2 SEMAP agenda primeira reunião com os gestores do processo de trabalho a ser

mapeado.

7.3 Analisa previamente a documentação existente sobre a U.O.

7.4 Realiza reuniões para orientar os responsáveis na identificação dos seus processo de

trabalho recomendando o preenchimento da primeira parte do FRM-DGDIN-004-07 -

Mapeamento de Processo de Trabalho.

8 APOIAR A IDENTIFICAÇÃO E ESTABELECIMENTO DOS REQUISITOS PARA O PRODUTO

8.1 SEMAP realiza reuniões com os responsáveis para identificar e estabelecer os

requisitos para o produto, recomendando o preenchimento da segunda parte do FRM-

DGDIN-004-07 - Mapeamento de Processo de Trabalho.

a) Nas reuniões são analisados os seguintes pontos:

os requisitos obrigatórios estabelecidos na legislação em geral;

as necessidades e expectativas dos usuários para o produto, ou seja, aquilo

que o usuário quer e espera do seu atendimento.





os produtos não conformes (PNC) que auxiliarão na elaboração do quadro de

PNC.

8.2 SEMAP recebe e valida os FRM-DGDIN-004-07 - Mapeamento de Processo de

Trabalho preenchidos e encaminhados pelas UO.

9 APOIAR NA ELABORAÇÃO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS

9.1 Após validação do FRM-DGDIN-004-07 - Mapeamento de Processo de Trabalho, ou a

partir de Minuta de RAD encaminhada por UO, SEMAP auxilia na elaboração das

Rotinas Administrativas de acordo com as orientações que se seguem.

9.1.1 ELABORAR TEXTO DA RAD

9.1.1.1 Auxilia a UO no desenvolvimento dos capítulos e do texto, utilizando o modelo de

RAD disponível na intranet no endereço:

https://portaltj.tjrj.jus.br/web/guest/intrav2/siga/modelos-de-documentos

9.1.1.2 O texto da RAD é elaborado utilizando-se os verbos sempre no presente indicativo,

adotando a voz ativa do verbo, linguagem direta, com o objetivo de manter a

clareza.

9.1.1.3 Evita-se o uso de frases longas, intercaladas assim como palavras rebuscadas,

uma vez que prejudicam a compreensão.

9.1.2 ELABORAR INDICADORES DO PROCESSO DE TRABALHO

9.1.2.1 As UO, com auxílio do SEMAP, elaboram os indicadores a fim de possibilitar

condições reais de controle do processo de trabalho, identificando problemas na

execução, melhorias do processo ou de seu resultado, dentre outros.

9.1.2.2 Os gestores estabelecem as metas e a periodicidade com que medem os

indicadores de desempenho.





9.1.2.3 As unidades também estabelecem indicadores de acompanhamento evidenciados

nas RAD nos quais o gestor não tem governabilidade sobre as causas geradoras,

mas mantém o controle sobre os respectivos efeitos nos processos de trabalho e

nos serviços prestados pela unidade.

9.1.2.4 Não identificados indicadores no processo de trabalho, SEMAP solicita auxílio ao

Departamento de Aperfeiçoamento do Sistema de Gestão, da Diretoria-Geral de

Desenvolvimento Institucional (DGDIN/DEAGE) ou ao gabinete da DGDIN

(DGDIN/GBDIN), quando se tratar, respectivamente, de unidades jurisdicionais ou

administrativas.

9.1.3 ELABORAR TABELA DE GESTÃO DE REGISTROS

9.1.3.1 A UO, com apoio do SEMAP, identifica os registros durante a descrição das

atividades, relacionando-os, preferencialmente, em ordem alfabética na Tabela de

Gestão de Registros da RAD.

9.1.3.2 A Tabela de Gestão de Registro indica os controles necessários para manter os

registros da qualidade legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis,

informando também a destinação final.

9.1.3.3 Os controles definidos na Tabela de Gestão de Registro da RAD são realizados

conforme especificado a seguir:

a) Identificação: estabelece identificação para os registros a partir do assunto

tratado.

b) Código de Classificação de Documentos do PJERJ (CCD): a equipe técnica

do DGCON/DEGEA atribui o código (CCD) referente ao assunto, conforme

restabelecido na TTD do PJERJ.

c) Responsabilidade: compreende a guarda do registro para a manutenção da

integridade do documento e das informações registradas; e a rastreabilidade do





registro, se necessário retirá-lo do local de armazenamento

momentaneamente.

d) Armazenamento: indica a forma de guarda do registro utilizando a maneira

mais adequada à sua proteção e à facilidade na recuperação. Exemplos:

pastas classificadoras de A/Z, pastas suspensas, caixas-arquivo, estantes,

disco rígido (pastas eletrônicas), disquete, CD, DVD ou outras mídias

tecnicamente aceitáveis.

e) Recuperação: indica a forma de busca do registro, quando solicitado ou

quando necessária à consulta, dependendo do método de ordenação utilizado

no armazenamento.

Se os registros são ordenados “por assunto”, a recuperação é por assunto; caso

ordenados “por número”, a recuperação é por número, etc.

f) Proteção: método que a UO utiliza para proteger o registro. Utiliza na tabela a

expressão condições apropriadas, que significa, de forma genérica, o modo

adequado de proteger o registro para:

evitar que os documentos se deteriorem ou se percam;

evitar que as informações registradas sejam alteradas.

g) Retenção: indica a permanência do registro no arquivo corrente da UO para

consulta frequente, tão logo requisitado, mantendo conformidade com a TTD

do PJERJ.

h) Disposição: a UO indica a destinação do registro depois de expirado o prazo

de guarda (arquivo corrente), que pode ser a “Eliminação na UO” ou a sua

transferência ao “DGCON/DEGEA”.

9.1.4 ELABORAR FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO





9.1.4.1 SEMAP orienta UO a solicitar a instalação do programa Bizagi para a construção

dos fluxogramas e informa sobre as capacitações da ESAJ para a utilização do

programa.

9.1.4.2 Orienta a descrever no fluxograma, passo a passo e de forma resumida, as

atividades realizadas.

9.1.4.3 Orienta a avaliar, durante a elaboração, a efetivação das atividades, verificando os

pontos críticos, e onde ocorre retrabalho, dentre outras situações, a fim de

estabelecer a sua realização de um modo eficiente e eficaz.

9.2 Após o apoio e a elaboração da minuta da RAD pela UO, SEMAP recebe o documento

por e-mail e verifica se todas as orientações foram seguidas.

9.3 Verifica no texto as palavras que necessitam de definição e realiza consulta no

glossário na intranet para conferir definições já estabelecidas.

9.3.1 Caso o termo não conste do glossário, orienta para que sejam definidos e incluídos

na RAD, no capítulo Definições, somente os termos técnicos cuja compreensão seja

imprescindível ao entendimento do processo de trabalho.

9.4 Havendo formulários e manuais, verifica se estão mencionados no texto da RAD e

elencados na tabela de gestão de registros da RAD, se for o caso.

9.5 Analisa os formulários e manuais, se houver, sugerindo melhorias e alinhando-os à

RAD.

9.6 Prontos RAD, formulários e manuais encaminha-os, por e-mail, à unidade para análise

e aprovação.

9.6.1 Havendo sugestões, procede às alterações pertinentes.

9.7 Aprovada a RAD integralmente, orienta a unidade para encaminhá-la, por e-mail, ao

Serviço de Apoio aos Arquivos Correntes, da Diretoria-Geral de Gestão do





Conhecimento (DGCON/SEACO), para verificação e aprovação dos itens da tabela de

gestão de registros.

9.8 Recebe a RAD da unidade, analisada pelo DEGEA, e efetua as alterações

determinadas.

9.9 Encaminha RAD, formulários e manuais, se houver, ao DEDOC/SEDOC, para

formatação, assinatura e publicação na intranet.

9.10 Arquiva em pasta eletrônica as cópias das correspondências expedidas e recebidas

pelo correio eletrônico (e-mail).

10 APOIAR A REVISÃO DE DOCUMENTOS

10.1 Identificada necessidade de revisão do documento, SEMAP encaminha à UO cópia do

arquivo original, orientando que a UO:

verifique se há sugestões de modificação compiladas no FRM-PJERJ-003-03 –

Quadro de Sugestões/ Oportunidades de Melhoria para Revisão de Documentos da

respectiva RAD;

ao revisar o documento, identifique as alterações propostas, utilizando sublinhados,

conforme orientações da RAD-PJERJ-003, ou, se preferir, utilize cores;

caso necessite, solicite apoio do SEMAP para revisão;

encaminhe-a ao SEMAP, para análise das alterações.

10.2 Recebe, por e-mail, RAD, manual(ais) e formulário(s) revisados pela unidade

organizacional (UO).

10.3 Verifica se há informação sobre a avaliação do capítulo “Gestão de Registros” pelo

SEGIA.

10.3.1 Caso o e-mail não contenha tal informação, solicita à UO que informe, e providencia

a guarda deste e-mail.





10.3.2 Caso a UO não tenha enviado a RAD ao SEGIA, solicita o envio, desconsidera a

RAD, aguardando o retorno da mesma pela UO apresentando a avaliação do

SEGIA.

10.4 Copia o arquivo eletrônico para a pasta eletrônica denominada “em elaboração”.

10.5 Ajusta com a UO a data de vigência do Documento.

10.6 Acessa o SIDOC, cadastra a RAD, seu(s) manual (is) e formulário(s) e, no campo

situação, opta por “Em elaboração”.

10.7 Confronta a nova versão com a disponibilizada na intranet, observando se os

sublinhados da versão anterior foram retirados e se as alterações estão destacadas de

forma correta.

10.8 Analisa as alterações, verificando se:

estão alinhadas com as RAD gerais e com o documento estratégico do PJERJ e da

unidade, se houver;

as legislações elencadas no campo Referência da RAD são pertinentes, estão

atualizadas e se há novas legislações a acrescentar;

os termos elencados no campo Definições da RAD estão de acordo com o

Glossário do PJERJ, fazendo os ajustes;

o título da RAD está de acordo com o processo de trabalho;

a linha de aprovação está de acordo com a RAD-PJERJ-003;

há divergência com o descrito nos formulários a ela vinculados, caso haja.

10.9 Sugere alterações nos documentos, se houver, e atualiza o fluxograma.

10.10 Encaminha à UO para aprovação e análise das sugestões.

10.10.1 Caso não aprovada, verifica com a UO as divergências, providenciando os acertos.





10.11 Aprovado o documento integralmente, procede a preparação para assinatura.

11 REVISAR RAD DO SIGA/VCIV E SIGA/VCRI

11.1 Recebe sugestões via e-mail ou através do FRM-PJERJ-003-03 – Quadro de

Sugestões/ Oportunidades de Melhoria para Revisão de Documentos, sugerindo nova

redação da RAD.

11.2 Elabora minuta da RAD e encaminha para validação do coordenador do respectivo

SIGA.

12 INDICADOR

NOME FÓRMULA PERIODICIDADE

Percentual de RAD revisadas

[(∑ RAD com revisão por período inferior ou igual a 12 meses)/(Acervo de RAD

PJERJ)] X 100 Mensal

Acervo de RAD (∑ RAD em vigor no PJERJ) por unidade Mensal

13 GESTÃO DE REGISTROS

13.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu

arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO

CCD* RESPON-

SÁVEL ARMAZE- NAMENTO

RECUPE-RAÇÃO

PROTEÇÃO

RETENÇÃO

(ARQUIVO

CORRENTE - PRAZO DE

GUARDA NA

UO**)

DISPOSIÇÃO

FRM-DGDIN-004-07 - Mapeamento de Processo de Trabalho

0-1 a SEMAP Pasta

Eletrônica Data e UO

Backup

(condições apropriadas)

1 ano Eliminação na

UO

Correspondência Expedida (Cópia de e-mails)

0-6-2-2 j SEMAP Pasta


Backup


2 anos Eliminação na

UO

Correspondência Recebida (e-mails)

5-5-4 SEMAP Pasta


Backup


2 anos Eliminação na

UO

Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional.

Notas:





a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGCON-020 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGCON-002 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD-

DGCON-017 - Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGCON-021 – Gerir

Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a

proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento

de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

14 ANEXOS

Anexo 1 – Modelo de Rotina Operacional;

Anexo 2 – Fluxograma do Procedimento Apoiar o Mapeamento dos Processos de

Trabalho;

Anexo 3 – Fluxograma do Procedimento Apoiar na Elaboração de Rotinas

Administrativas;

Anexo 4 – Fluxograma do Procedimento Apoiar na Revisão de Documentos;

Anexo 5 – Fluxograma do Procedimento Revisar RAD do SIGA/VCIV e siga/VCRI.

==========





ANEXO 1 – MODELO DE ROTINA OPERACIONAL

As orientações sobre a linha de aprovação

se encontram no anexo da RAD-

PJERJ-003.

O cabeçalho(obrigatório), na 1ª página da RAD, contém o título e a linha de aprovação, onde as assinaturas serão apostas e apresenta o seguinte formato:

No capítulo Objetivo (obrigatório), deve-se

resumir, com simplicidade e clareza, o assunto e a finalidade

principal da RAD.

O rodapé(obrigatório) apresenta o mesmo formato

em todas as páginas.1/4

O capítulo Campo de Aplicação e Vigência

(obrigatório), evidencia as UO às quais a RAD é aplicada

e a data de início de sua vigência.

O capítulo Definições (quando aplicável)

relaciona e define termos técnicos cuja

compreensão é imprescindível para o

entendimento do processo de trabalho e, para dar

maior evidência, não foi definido no texto da RAD.

Deve-se verificar a conformidade com o

glossário na intranet e as orientações da RAD-

PJERJ-009.

O capítulo Referências (quando aplicável) indica as normas que regulam as

atividades descritas.





ANEXO 1 – MODELO DE ROTINA OPERACIONAL (CONTINUAÇÃO)


em todas as páginas.

O capítulo Responsabilidades Gerais (obrigatório)

indica os responsáveis e as respectivas

responsabilidades no processo de trabalho.

O título dos capítulos (obrigatório) deve indicar

o assunto tratado no capítulo.

As responsabilidades devem se limitar aos participantes no processo

de trabalho cujas unidades organizacionais estão indicadas no

campo da aplicação e vigência.

O capítulo Condições ou/ Considerações Gerais

(quando aplicável) proporciona ao leitor uma visão geral e resumida da

RAD ou fornece informações gerais.

O cabeçalho(obrigatório), nas demais páginas da RAD, contém o título e apresenta o seguinte formato:

2/4







em todas as páginas.

O capítulo Responsabilidades Gerais (obrigatório)

indica os responsáveis e as respectivas

responsabilidades no processo de trabalho.

O título dos capítulos (obrigatório) deve indicar

o assunto tratado no capítulo.

As responsabilidades devem se limitar aos participantes no processo

de trabalho cujas unidades organizacionais estão indicadas no

campo da aplicação e vigência.

O capítulo Condições ou/ Considerações Gerais

(quando aplicável) proporciona ao leitor uma visão geral e resumida da

RAD ou fornece informações gerais.

O cabeçalho(obrigatório), nas demais páginas da RAD, contém o título e apresenta o seguinte formato:

2/4






O fluxograma (obrigatório em RAD operacionais) possibilita

ao proponente vislumbrar etapas necessárias ou não, analisar a

permanência da atividade e repensar o processo de trabalho.

Os fluxogramas servem como uma "espinha dorsal" para os capítulos, que, por sua vez,

pormenorizam as atividades.

4/4





ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO APOIAR O MAPEAMENTO DOS PROCESSOS DE TRABALHO





ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO APOIAR NA ELABORAÇÃO DE ROTINAS ADMINISTRATIVAS





ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO APOIAR REVISÃO DE DOCUMENTOS





ANEXO 4 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REVISAR RAD DO SIGA/VCIV E SIGA/VCRI

apoiar o mapeamento, a elaboraÇÃo e a revisÃo … · de gestão de registros das rad com a...

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