tabela de temporalidade de documentos – eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses...

UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95

UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO

SISTEMA DE ARQUIVO CENTRAL SIARC

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD

Salvador, Fevereiro/2011.

GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA

Jacques Wagner

Secretrio da Educao

Osvaldo Barreto

REITOR

Lourisvaldo Valentim da Silva

VICE-REITORA

Amlia Tereza Santa Rosa Maraux

UDO/ CHEFE DA UNIDADE

Djalma Fiza de Almeida

ARQUIVO CENTRAL / GERNCIA

Tnia M Gomes Peixoto Leite

RESPONSVEIS PELA ELABORAO: COLABORADORES:

Toda a Equipe do Arquivo Central.

Rita de Cssia Fernandes Freire Barreto

(Tcnica Responsvel do Arquivo Central)

Rose Mary Magalhes Seixas Pereira

(Analista Universitrio Arquivo Central)

Arquivo Central da UNEB

Rua Silveira Martins N 2555 Cabula

Salvador Bahia - CEP 41.195- 001

Tel: (71) 31172341 Fax: (71) 3117.2342

www.uneb.br I siarc@listas.uneb.br

SUMRIO

APRESENTAO....................................................................................................................................................................

CDIGO DE CLASSIFICAO...............................................................................................................................................

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS.............................................................................................................

o Estrutura e Descrio....................................................................................................................................................

o Tabela............................................................................................................................................................................

o ndice.............................................................................................................................................................................

GLOSSRIO............................................................................................................................................................................

ANEXO I LISTA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS..............................................................................................

ANEXO II LISTA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS.....................................................................................................

ANEXO III CONTROLE DE EMPRSTIMO DE DOCUMENTOS........................................................................................

ANEXO IV ETIQUETA PARA CAIXA DO ARQUIVO............................................................................................................

APRESENTAO

O Arquivo Central da Universidade do Estado da Bahia UNEB, cumprindo a Instruo Conjunta SAEB/ SECULT

N 01 DE 18 de Maro de 2010, que orienta os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual quanto gesto de

documentos arquivsticos, em consonncia com a Lei 8.159/1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e

Privados, vem, desde 2005, elaborando instrumentos para a Implantao da Poltica de Gesto Documental, visando tratar

massa acumulada dentro de critrios seguros, possibilitando o resgate histria da Universidade.

Para isso foram desenvolvidos instrumentos como: A Proposta de Composio da Comisso Permanente de

Avaliao de Documentos CPAD; O Cdigo de Classificao de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos

TTD; alm de outros instrumentos de controle como as Listas de Eliminao e de Transferncia.

Sabemos que as situaes dos arquivos pblicos das Universidades demonstram os mesmos problemas como:

Falta de espao fsico, a viso individual e setorizada na organizao dos documentos e acmulos da massa documental sem

nenhum critrio, esta, sempre de acordo com as funes e atividades exercidas por cada setor durante a sua existncia.

Para a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos TTD considera o instrumento de destinao,

aprovado pela autoridade competente, que define prazos de guarda e destinao dos documentos de valor corrente e ou

intermedirio, produzidos e recebidos no mbito de toda Universidade. Alm disso, estabelece a destinao de documentos, que

pode ser por descarte e guarda permanente dos documentos de valor permanente/ histrico. A referida tabela, se utilizada

racionalmente, poder propiciar um maior controle dos acervos documentais, uma maior rapidez na recuperao das informaes,

alm de maximizar o fluxo documental, bem como, oferecer suporte s decises legais e administrativas nos setores,

Departamentos e Campi de toda a Universidade.

CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS

O Cdigo de Classificao parte de uma organizao geral, tendo como requisitos bsicos, o reconhecimento da

instituio e do prprio documento e a definio dos nveis de classificao, vista como parte integrante da gesto documental,

um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes, este, devem ter como caracterstica a simplicidade e a

flexibilidade, fcil assimilao, utilizada como instrumento de trabalho para classificar todo e qualquer documento produzido ou

recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades.

O cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica e a destinao de documentos

de que trata a Resoluo n 14, resultaram numa publicao editada pelo (Conselho Nacional de Arquivo CONARQ em outubro

de 2001), intitulada Classificao, Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo da Administrao Pblica.

Partindo do principio que este instrumento visa agilizar a recuperao das informaes e facilitar a avaliao,

seleo, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos.

A classificao de documentos adotada pela UNEB tem como objetivo agrupar os documentos sob um mesmo

assunto, o modelo de cdigo de classificao decimal, dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim

sucessivamente, com As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos, como se

segue:

Classe 000

Classe 100

Classe 200

Classe 900

As classes principais correspondem grandes funes desempenhadas pelo rgo. Elas so divididas em

subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos os quais recebem cdigos numricos, seguindo-se o mtodo decimal.

O cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica, atividade meio possui

classes comuns a todos os rgos:

Vamos ver o exemplo a seguir para entendermos melhor:

Classe - 000 ADMINISTRAO GERAL

Subclasse - 020 PESSOAL

Grupo 021 RECRUTAMENTO E SELEO

Subgrupo 021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS: INSCRIES.

Entendido a elaborao do Cdigo acima, a seguir explicaremos sobre as classes e suas respectivas subclasses.

CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL.

Nesta classe so classificados os documentos referentes s atividades relacionadas administrao interna, as quais viabilizam o

seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados.

A CLASSE 000 tem como SUBCLASSES:

010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO:

Classificam-se os documentos relativos criao, estruturao, funcionamento e organizao interna do rgo.

020 PESSOAL:

Incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigaes dos servidores lotados no rgo, de acordo com a legislao

vigente, bem como os direitos e obrigaes da instituio empregadora no que tange assistncia, proteo ao trabalho e

concesso de benefcios.

030 MATERIAL:

Classificam-se os documentos referentes Administrao dos Materiais do rgo, necessrios ao desenvolvimento de suas

atividades, incluindo as formas de aquisio e alienao, o controle do estoque e da distribuio, a conservao e reparo.

040 PATRIMNIO:

Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais, imveis e veculos pertencentes ao rgo. Incluem-se, neste

caso, as formas de aquisio e alienao, bem como os servios de manuteno, limpeza e recuperao.

050 ORAMENTO E FINANAS:

Classificam-se os documentos relativos previso e execuo oramentria e as operaes contbeis e financeiras referentes ao

uso dos recursos pblicos e comprovao de receita e despesa. Tambm a movimentao de conta corrente, balanos e

prestaes de contas de um modo geral.

060 DOCUMENTAO E INFORMAO:

Incluem-se os documentos referentes s publicaes, produo editorial, impresso e distribuio de matrias, como tambm

aquisio, controle, distribuio e acesso documentao bibliogrfica do rgo. Incluem-se, ainda, documentos referentes

produo, controle, avaliao, arquivamento e destinao de documentos arquivisticos, como tambm os documentos

relacionados com as atividades de reproduo, conservao e informtica.

070 COMUNICAO:

Classificam-se os documentos relacionados com a instalao, manuteno, operao e uso dos recursos e servios postais, de

telecomunicao e de tecnologias da informao.

080 VAGA:

Esta se conserva vaga para possveis expanses e insero de