bpm modulo 1

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Final

ProporçãoRejeitada

Custo daAtividade

Duraçãoda

Atividades

Tempo passado

Razõespara

rejeição

Qualidadeda Saída

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Mapeamento e Modelagem de Processos e o BPM(Business Process Management)

Curso e-learning

Objetivos do curso

Este curso é dirigido a todos os profissionais que querem conhecer como mapear e modelar processos focando nos objetivos do negócio – BPM, para melhorar a eficiência e a eficácia da organização a fim de aumentar os lucros, reduzir custos e alterar para melhor a qualidade de vida de todas as partes envolvidas: funcionários, fornecedores, clientes, acionistas, etc.

Durante este curso iremos:

� Entender o que é macro processo, processo, sub-processo e atividades

� Entender porque para mapear processos é necessário que a organização tenha missão e visão de futuro claramente definidas

� Aprender a identificar processos e atividades dentro da organização

� Aprender a analisar, melhorar e modelar processos

� Desenvolver habilidades para levantamento de dados através de observação e entrevistas

� Conhecer a metodologia BPM – Business Process Management

� Aprender a estruturar e planejar um projeto de mapeamento e modelagem de processos através do BPM

Does picturecome on?

Is TVplugged in?

Plug in TV

No

Is picturegood?

Call TV repairman

Does picturecome on?

Is picturegood?Adjust knobs

Watchprogram

Turn TV On

Yes

No

NoYes

Yes

NoYes

NoYes

Conteúdo programático

MÓDULO 1Visão de processo; Conceito de mapeamento e modelagem de processos; Os 10 passos para mapear e modelar um processo; Exercício.

MÓDULO 2Fluxograma utilizado para mapeamento e modelagem de processos; Exemplos; Exercício; Outras metodologias para mapeamento de processos: IDEF e EPMA; Como utilizar o software MS Visio.

MÓDULO 3

Processos – foco no cliente; Dificuldades e benefícios em se trabalhar com processos; Necessidade da administração estratégica; Visão empresarial: missão, visão, valores e objetivos; Exercício.

MÓDULO 4 Modelagem de processo; Árvore de processos; Análise e melhoria; Avaliação de desempenho; Balanced Scorecard; Exercício.

MÓDULO 5Planejamento e realização de projeto de mapeamento e modelagemde processos; Responsabilidades; Atividades-chave; Exercício.

MÓDULO 6Desenvolvimento do projeto com foco no negócio – BPM; Análise e desenvolvimento; Benefícios; Detalhamento da metodologia de modelagem do fluxo de trabalho – EPMA; Exercício.

Módulo 1

Módulo 1Visão de processo; Conceito de mapeamento e modelagem de processos; Os 10 passos para mapear e modelar um processo; Exercício.

Insumos

Clientes

Fornecedor

Produtos

Serviços

Visão de Processos

Entradas A B C Saídas

RequisitosTarefas e Recursos Satisfação

Visão funcional (vertical) de uma industria têxtil

Diretoria FinanceiraDiretoria IndustrialDiretoria Comercial

SUPERINTENDÊNCIA

PRESIDÊNCIA

Informática Júridico/RH

Desenvolvimento

e Criação

Administração de

Vendas

Supervisão de

Vendas

Comércio Exterior Beneficiamento

Controle de Qualidade

Setor Técnico

Gerência de

Contabilidade

Recursos

financeiros

Orçamentos e

Custos

Compras

Almoxarifado

Manutenção Industrial

Manutenção Elétrica

Tecelagem

Fiação

PCP

Visão processual de uma indústria têxtil

Comercial Industrial Financeiro

Desenvolvimento de produto

Elaboração de propostas e vendas

Planejamento

Aquisição, Recebimento, Estoque

Produção, Armazenamento, Expedição

Contas a pagar, Contas a receber, Controles

A abordagem de processos cruza as fronteiras funcionais para focalizar o cliente

Atributos de uma cultura de processos

� Os departamentos são sócios, não concorrentes. Eseus colaboradores são avaliados por suascontribuições para a eficácia e eficiência do processo.

� O desempenho do processo é medido e rastreadocontinuamente.

Vantagens do gerenciamento por processos:

� Alinha estrategicamente a organização

� Foca a organização no cliente

� Obriga a organização a prestar contas pelodesempenho dos seus processos

� Alinha a força de trabalho com os processos

� Evidencia a necessidade de alocação de recursos

� Melhora a eficiência

Conceito de processo

O que é um processo?

� Um processo é qualquer seqüência de atividades relacionadas para realizar um trabalho.

� Um processo pode ser...

Simples:

�Fazer uma cópia

�Comprar uma filmadora

�Checar o saldo bancário

Complexo:

�Produzir uma copiadora

�Projetar um sistema de segurança

�Verificar as contas de um município

A B CA

F

B C

C D

D

S

N

Produtos e serviços

Saídas

Conceito de processo

Elementos de um processo:

� Cada processo recebe entradas (matéria prima, informação, etc.)

� Entradas são transformadas por um processo

� Os componentes de um processo incluem trabalho humano, tecnologia, métodos, materiais e gerenciamento

� Um processo gera saídas (os produtos do processo)

� Clientes são receptores das saídas

� Fornecedores são provedores de serviços ou matérias primas (entradas do processo)

Entradas

ProcessoPessoas utilizando recursos (materiais, matéria prima, informações, máquinas

e equipamentos, etc.) realizam um conjunto de atividades com o propósito de transformar as entradas em saídas atendendo os requisitos dos clientes.Matérias primas,

serviços, informações, requisitos, etc.

O que e mapeamento de processos ?

É O CONHECIMENTO E A ANÁLISE DOS PROCESSOS

E SEUS RELACIONAMENTOS

COM OS DADOS ESTRUTURADOS EM UMA

VISÃO TOP-DOWN,

ATÉ UM NÍVEL QUE PERMITA SUA PERFEITA COMPREENSÃO.

Critérios para mapeamento de processos

� Foco no cliente do próximo processo

� Terminologia padronizada

� Uso pleno da tecnologia da informação (informatização)

� Integração entre os processos

� Generalidade nos processos

� Controle de documentos

� Desvinculação com a estrutura organizacional (hierárquica)

� Identificação de áreas/processos atuais e futuros

� Focos: o que/como fazer

� Os processos precisam ser medidos para serem gerenciados

� Processos são "construídos pelas equipes”

Conceito do mapeamento de processos

Entendendo e identificando um processo

� Para que um processo seja melhorado énecessário o seu entendimento completo.

� É importante ouvir cuidadosamente os indivíduos envolvidos com o dia-a-dia dos processos. Eles poderão fornecer informações sobre “como o processo funciona realmente”.

� Um entendimento comum do processo raramente existe no início. Integrantes de um mesmo processo possuem, em geral, um conhecimento detalhado de uma única parte do processo e não das demais, caracterizando uma visão compartimentada.

� Geralmente os limites de um processo são confundidos com os limites de uma função.

Os 10 passos para mapear e modelar um processo

Passo 01 – Identificar os objetivos do processo

Passo 02 – Identificar as saídas do processo

Passo 03 – Identificar os clientes do processo

Passo 04 – Identificar as entradas e componentes do processo

Passo 05 – Identificar os fornecedores do processo

Passo 06 – Determinar os limites do processo

Passo 07 – Documentar o processo atual

Passo 08 – Identificar melhorias necessárias ao processo

Passo 09 – Consensar melhorias a serem aplicadas ao processo

Passo 10 – Documentar o processo revisado


Passo 1 - Identificar os objetivos do processo:

� Os objetivos do processo estão relacionados com a razão de existir do processo, com o papel que ele exerce no sistema global da organização

� Entender os objetivos do processo é fundamental para avaliar o quanto o processo adiciona valor, bem como para classificar e selecionar o correto tratamento a ele

Passo 2 - Identificar as saídas do processo:

� Saídas são produtos ou serviços produzidos por um processo

� Saídas podem ser físicas (um relatório ou um produto físico: um televisor, por exemplo) ou informações, como uma decisão

� Todos os processos, independentemente de seu tamanho ou complexidade, transformam entradas em saídas

Saídas

Passo 3 - Identificar os clientes do processo:

� Muitas pessoas foram ensinadas a reconhecer os clientes como pessoas que recebem produtos acabados ou serviços. Uma descrição mais acurada de um cliente é: alguém que recebe ou usa uma saída de um processo

� Existem duas classificações de clientes na maioria dos processos:

�Clientes internos são empregados ou unidades da organização

�Clientes externos são indivíduos ou empresas fora da organização



Passo 4 - Identificar as entradas e componentes do processo

� Entradas são itens físicos ou informações que são mudados pelo processo

� Componentes do processo são os recursos que fazem ou auxiliam a transformação das entradas em saídas. Os componentes geralmente caem em uma das categorias abaixo:

�Recursos humanos

�Materiais

�Tecnologia

�Métodos

�Gerenciamento

�Máquinas

�Meio ambiente

�Etc.


Passo 5 - Identificar os fornecedores do processo:

� Fornecedores são os provedores de serviços ou matérias primas que são entradas para o processo. As entradas que eles entregam permitem o início das atividades do trabalho

� Existem duas categorias de fornecedores:

�Fornecedores externos: que vendem matérias primas e serviços para uma organização

�Fornecedores internos: pessoas na organização que fornecem informação, serviços ou componentes para um processo interno


Passo 6 - Determinar os limites do processo:

� Os pontos onde os processos iniciam e terminam definem os limites

� O ponto de início do processo é quando entradas são recebidas de um fornecedor, e onde as pessoas que fazem o trabalho passam a ter controle do processo

� O ponto final do processo é quando a saída e o controle do processo passam a um cliente interno ou externo


Passo 7 - Documentar o processo atual:

� As informações obtidas sobre o processo devem ser colocadas no papel

� O processo documentado deve ser revisado por todos os envolvidos para garantir que as informações estão corretas e que não faltam informações

� O modelo utilizado para documentação de processos é o fluxograma. Esta metodologia tem várias variantes e ferramentas: deve-se escolher a metodologia a ser utilizada e a ferramenta.

� Vamos aprender no módulo 2 a elaborar fluxogramas e a utilizar o software Vision como ferramenta


Passo 8 - Identificar melhorias necessárias ao processo:

� Devemos identificar qual a missão do processo para avaliar se não estamos fazendo demais ou de menos. O importante é obter resultados com eficiência e eficácia

� Durante a identificação das diversas atividades do processo devemos já identificar problemas e não-conformidades a serem corrigidos

� Os problemas identificados devem ser priorizados e soluções para eles devem ser pesquisadas

Passo 9 - Consensar melhorias a serem aplicadas ao processo:

� Em função dos objetivos do processo devemos escolher as soluções que mais foquem em atingir resultados

� As soluções identificadas devem ser debatidas com os envolvidos no processo até que se obtenha consenso

� Um plano de ação deve ser elaborado no modelo 5W2H para implantação das soluções

� As ações planejadas devem ser acompanhadas para se garantir que realmente sejam implantadas e sejam eficazes



Passo 10 - Documentar o processo revisado:

� O processo revisado deve ser documentado e aprovado pelos envolvidos

� As ferramentas e a metodologia utilizadas podem ser diferente da documentação inicial caso se tenha percebido que outra metodologia ou ferramenta é mais adequada

� Esta alteração de metodologia e ferramenta só deve ser feita na análise do primeiro processo. Todos os processos documentados devem ser consistentes e ao final usarem a mesma linguagem

� Os processos devem ter as conexões entre eles claramente identificadas

Exercício

Considere o processo de fazer pipoca na panela. Imagine passo-a-passo o quevocê faria e identifique:

� Fornecedores

� Entradas (insumos)

� Atividades do processo

� Saídas (produtos)

� Clientes

Fornecedor

Fornecedor

Fornecedor

Entrada

Entrada

Processo Saída

Cliente

Cliente

Cliente

• Supermercado• Loja de conveniência• Máquina de venda automática• Fazendeiro

• Milho de pipoca sem casca• Óleo, sal• Fogão, eletricidade ou gás• Panela com tampa• Colher, xícara• Recipiente para pipoca

Descrição - “fazer pipoca”1. Pré-aqueça a panela2. Adicione 4 colheres de

sopa de óleo na panela3. Adicione 1 xícara de milho4. Coloque a panela no fogo e

tampe5. Sacuda até que o milho pipoque

com espaço de 5 segundos6. Tire do fogão, apague o fogo7. Despeje no recipiente8. Adicione sal9. Sirva A turma do sofá

• Vapor• Grãos estourados• Grãos não estourados • Calor• Panela, colher e xícara

sujas• Fogão quente

Resposta do exercício - O processo de “fazer pipoca”

Fim do Módulo 1

Fim do Módulo 1