*O aprovisionamento

Aprovisionamento uma das funes em que se pode dividir a actividade de uma empresa.Tem em vista o abastecimento atempado de todos os bens e servios necessrios ao seu eficaz funcionamento, em quantidade e qualidade desejadas e sempre ao menor custo.A funo de aprovisionamento assegura um fluxo contnuo de bens de modo a satisfazer as necessidades da fabricao ou dos clientes no momento desejado.

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FUNO DE APROVISONAMENTOFORNECEDORES BENS E SERVIOS UTILIZADORES INTERNOS

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*As classes de bens e servios necessrios ao normal funcionamento da empresa so, em regra:

Mercadorias Matrias-primas e subsidiriasMateriais diversos Material de expedienteArtigos de higieneImobilizadoAssistncia tcnica

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*Competncias da funo de aprovisionamento:

Criteriosa escolha dos locais de armazenagem dos bens-materiais, produtos em curso de fabrico e produtos acabados o seu correcto dimensionamento, de forma a: Minimizar as distncias a percorrer por esses bens entre os pontos de armazenagem e os locais onde iro ser utilizados (ou expedidos);

2. Possibilitar uma fcil e econmica recepo e armazenagem dos materiais recebidos (dos fornecedores ou da produo);

3. Permitir um correcto manuseamento dos bens quando da satisfao das requisies (para a produo ou para a expedio para os clientes).

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* Criterioso estudo do layout (estuda a dimenso e configurao do armazm, tambm a sua localizao, implementa mtodos de armazenagem, caractersticas dos bens a armazenar, volume de stocks) de cada armazm e dos respectivos equipamentos de arrumao e movimentao, de modo a:

Racionalizar as movimentaes internas;

2. Minimizar as possibilidades de deteriorao dos produtos, de dvidas sobre a sua qualidade e de acidentes.

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* Estudo de um sistema eficaz de identificao dos produtos e de rpida verificao das quantidades existentes.

Organizao de um processo que minimize a possibilidade de entrada ou sada fsica de bens sem a prvia recepo dos documentos necessrios, correctamente preenchidos e rubricados por quem tenha poderes para tal.

Implementao de um sistema que permita programar com antecipao necessria as encomendas a lanar e as respectivas quantidades, em ordem a, pelo menor custo e com envolvimento financeiro mnimo, limitar a um valor aceitvel, o risco de uma ruptura de stocks.

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* Organizao de um processo tcnico-administrativo de preparao das encomendas que garanta que os produtos delas constantes vo correctamente especificadas e que todas as condies so claramente entendidas pelos fornecedores consultados.

Implementao de um processo eficaz de seguimento das encomendas, desde a sua emisso at sua recepo.

Organizao de um sistema de recepo, quantitativa e qualitativa, dos materiais enviados pelos fornecedores.

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*Uma gesto racional do aprovisionamento evita:

Investimentos desnecessrios em stocks;Ruptura de stocks;Elevados custos de encomenda;Grandes reas para armazm;Excesso de meios humanos e materiais para controlo do(s) armazm(s).

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*A eficcia da funo aprovisionamento repercute-se em outras funes da empresa.Compete ao aprovisionamento garantir as quantidades de bens, nos prazos e na qualidade desejada pela funo produo.

Por outro lado, a funo financeira, necessita de informao detalhada sobre as obrigaes contradas pelo aprovisionamento, de modo que os compromissos com os fornecedores estejam previstos no programa de pagamentos.

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*A funo de aprovisionamento na estrutura de uma empresa depende, essencialmente, de dois factores:

A dimenso da empresa;

A complexidade e importncia das actividades de compra na empresa.

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*Tipos de aprovisionamento:

Existem dois tipos de aprovisionamento:

Aprovisionamento de servios

Aprovisionamento de bens

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*Aprovisionamento de ServiosO aprovisionamento de servios est relacionado com os contratos que se estabelecem esporadicamente ou de forma regular com as entidades prestadoras de servios. Ser o caso da aquisio de servios de manuteno, de servios de segurana, de servios de higiene e limpeza, de servios de consultoria e formao profissional, ou ainda de auditorias, certificaes e ensaios de qualidade.Para os casos de aquisies de servios a questo essencial reside no rigor da prvia especificao e termos de referncia por forma a que as ofertas ou propostas assegurem os compromissos dos proponentes; depois a seleco do prestador de servios e por ltimo o controlo da execuo.O percurso indicado deve ser sistematizado por etapas assentes em eventos bem definidos.

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*Para os casos de aquisies de servios a questo essencial reside no rigor da prvia especificao e termos de referncia por forma a que as ofertas ou propostas assegurem os compromissos dos proponentes; depois a seleco do prestador de servios e por ltimo o c controlo da execuo.O percurso indicado deve ser sistematizado por etapas assentes em eventos bem definidos

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*Aprovisionamento de bens

O aprovisionamento de bens gerido atravs da gesto das suas componentes que so:

Compras

Gesto de stocks

O acto de adquirir a fornecedor externo um artigo ou produto para ser utilizado pela nossa organizao, ou ser consumido ou vendido, designa-se por compra.

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*O destino interno do artigo determina o tipo de gesto que se dever fazer. Tratando-se de um bem patrimonial, como edifcios, terrenos, equipamento fabril, equipamento tcnico, viaturas, mquinas, etc., o acto de aprovisionar esgota-se no acto de comprar havendo total coincidncia entre ambos.

O mesmo acontece quando se compra bens para consumo directo, isto , quando se trata de artigos que no tm armazenamento porque se destinam a ser imediata (ou proximamente) consumidos pelos utilizadores.Tal sucede, tambm, com a aquisio de servios onde se verifica coincidncia entre o acto de aprovisionar e o de comprar sendo indiferente design-lo por compra ou por aprovisionamento.

J no acontece o mesmo quando o tipo de utilizao determina que o artigo comprado se destina, num primeiro tempo, a ser armazenado, para ser consumido ou aplicado num segundo tempo. Este tipo de utilizao faz com que o artigo ou produto se designe por stock, requerendo uma gesto especfica relacionada com a gesto de compras mas diferenciada dela.

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*J no acontece o mesmo quando o tipo de utilizao determina que o artigo comprado se destina, num primeiro tempo, a ser armazenado, para ser consumido ou aplicado num segundo tempo. Este tipo de utilizao faz com que o artigo ou produto se designe por stock, requerendo uma gesto especfica relacionada com a gesto de compras mas diferenciada dela.

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*Gesto de Aprovisionamentos Gesto de Compras + Gesto de Stocks

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*GESTO DE COMPRASmbito da Funo

A funo compra consiste, como j foi referido no incio, em decidir "A QUEM COMPRAR" e "COMO COMPRAR".

Ao departamento de compras so feitos pedidos de compra que partem dos utilizadores onde estes devem vir devidamente especificados. Ao servio de compras compete-lhe EXECUTAR a compra e no decidi-la.

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*Organizao do departamento de compras

O Departamento de compras tem como objectivo:

- Criar um sistema simples e eficaz, com base em documentos normalizados, que permita que as encomendas:

Sejam feitas em tempo oportuno; Sejam precisas, indicando correctamente as quantidades, qualidades e demais especificaes relativas ao(s) produto(s) encomendado(s); Referenciem prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento, preos e outras condies de compra.

- Implementar um sistema de informao para cada produto ou grupo de produtos, sobre os fornecedores, qualidades dos seus produtos, condies de venda, preos, prazos de aprovisionamento, etc.

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*Fases da compraPara que se realize uma compra necessrio que:

1 - Seja efectuada uma requisio de materiais ao departamento de compras, assinada pelo chefe departamento.

A requisio de materiais, em regra, emitida em duplicado, destinando-se o original ao departamento de compras e ficando o duplicado arquivado no servio requisitante.

A requisio deve conter: Identificao do departamento requisitante; Identificao do armazm de destino; Especificao dos materiais a adquirir, indicando: Quantidade; Qualidade; Prazo/data limite de recepo.

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*2 - Seguidamente, o departamento de compras deve proceder consulta do seu ficheiro de fornecedores, ou a uma consulta ao mercado, de modo a encontrar os materiais necessrios nas melhores condies de qualidade e preo.Para que tal consulta seja possvel, necessrio organizar ficheiros de fornecedores e de artigos.Esses ficheiros so organizados com base em consultas de mercado, preenchendo posteriormente fichas especficas para fornecedores e/ou artigos.

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*3 - Aps ter escolhido o fornecedor, o departamento de compras realiza a encomenda, preenchendo a nota de encomenda que deve especificar as condies de compra.A nota de encomenda deve ser preenchida em quadruplicado, sendo:Original Fornecedor. 1. cpia Departamento de recepo dos produtos, para confrontar com a guia de remessa. 2. cpia Departamento de compras. 3. cpia Departamento de contabilidade

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*Poderemos, ento, decompor a funo compra nas seguintes fases:

- 1 Fase: Pedido - 2 Fase: Prospeco do Mercado Fornecedor - 3 Fase: Negociao e Contrato - 4 Fase: Execuo da Compra - 5 Fase: Assistncia Ps-Compra - 6 Fase: Conferncia de Facturas

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*Este faseamento define melhor o mbito de interveno desta funo vendo-se por isso que nenhuma sobreposio existe com a gesto de stocks.

Na verdade, quando se trata de stocks, compete gesto previsional estabelecer o contacto com o departamento de compras na 1 Fase - Pedido.

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*Aprofundaremos seguidamente o contedo de cada fase.1 Fase: Recepo do Pedido, identificao, encaminhamento e classificao.

2 Fase: Prospeco do Mercado Fornecedor envolvendo operaes de "Procurement Sistemtico" com criao de uma base de dados actualizada e til sobre os fornecedores mais consultados; operaes de "Procurement Especfico" ou consulta quando tal se justificar; Seleco de Fornecedores comparando e avaliando as condies de oferta.

3 Fase: Negociao e contrato tendo em conta as especificidades de cada fornecimento, a legislao em vigor e, especialmente o interesse da nossa organizao.

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*4 Fase: Execuo da compra compreendendo a passagem das encomendas ou assinatura do contrato, o controlo das encomendas e as operaes de recepo. importante salientar que os artigos at serem totalmente recepcionados so da responsabilidade das compras. O armazm recepciona por delegao das compras, contudo quando h necessidade de proceder a anlises ou operaes laboratoriais para a recepo, essas operaes devem ter o acompanhamento das compras.

5 Fase: Assistncia Ps-Compra, comprovando que nem mesmo aps a recepo as compras se devem desligar totalmente do processo de aquisio. Na verdade, esta assistncia permite corrigir procedimentos e no repetir erros.

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*6 Fase: A Conferncia de Facturas , na maioria dos casos entregue Contabilidade. Consideramos que uma operao onde devem intervir sempre duas entidades, as compras e o utilizador. S assim se consegue o controlo necessrio.

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*Deste modo, podemos considerar que, a recepo e controlo das encomendas dever ser efectuados por trs departamentos diferentes:Departamento de recepoDepartamento de recepoConfere os bens recebidos e verifica se esto em conformidade com a guia de remessa e nota de encomenda.As discrepncias devem de imediato ser comunicadas ao departamento de compras.

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*Departamento de comprasEste departamento recebe a guia de remessa do departamento de recepo, junta-a cpia da nota de encomenda, e logo que chegue a factura, verifica se os trs documentos esto conformes; seguidamente envia-os ao departamento de contabilidade.

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*Departamento de contabilidadeProcede ao registo da compra e respectivo pagamento (tesouraria).

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*Relaes das compras com o processo produtivoA gesto de compras , como todos os demais componentes que temos vindo a desenvolver, parte integrante da gesto de aprovisionamentos, coincidindo nos seus objectivos.

O ciclo de produo inicia-se, materialmente, com a aquisio de Matrias--Primas e Subsidirias.

A quantificao das necessidades tem origem nas Vendas (encomendas dos clientes) passa pela gesto de produtos acabados, pelo planeamento integrado da produo que estabelece os nveis de produtos em curso de produo bem como as necessidades de consumo de Matrias-Primas e Subsidirias.

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* a partir daqui que a Gesto Previsional e Sistemtica vai estabelecer "o que comprar", "quanto comprar" e "quando comprar" transmitindo-o s compras.Assim, desde que o pedido recebido pelas compras at que os materiais entram em armazm decorre o Prazo de Entrega.Ora este prazo de entrega tem duas componentes: a do fornecedor e que lhe inerente (sendo uma qualificao a ter em conta na avaliao que dele vamos fazer) e o prazo de entrega interno. Este ltimo depende exclusivamente do departamento de compras e, constitui um dos indicadores mais significativos da sua eficcia e, necessariamente, um dos mais importantes

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*A competncia do departamento de compras mede-se, em grande parte, pela capacidade que ele tem de obter e manter informao actualizada sobre o mercado fornecedor, e utiliz-la correcta e rapidamente na escolha da melhor oferta.Foi nesse sentido que aqui exprimimos a importncia da 2 Fase da compra (prospeco do mercado fornecedor), pois ela permite encurtar grandemente o prazo de entrega interno.

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*Quando se praticam mtodos como o "just-in-time" na gesto da produo, no vivel (nem sequer imaginvel) agir nos moldes tradicionais do lanamento de consultas, avaliao de ofertas, etc. A inter-actividade que se necessita ter com os fornecedores obriga prtica do "procurement sistemtico" e actualizao permanente da base de dados de fornecedores.

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