ADMINISTRANDOO TEMPO.ERNANDESRODRIGUES

OficinaADM

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ADMINISTRANDOO TEMPO

Vivemos em ritmo acelerado, com tantas atribuições e tarefas por fazer, parecendo que não damos mais conta das nossas obrigações, desenvolvendo o sentimento de impotência e in-capacidade, dificultando simplesmente a missão de viver.

Este e-book foi elaborado com a intenção de lhe ajudar a ge-renciar o tempo nos dias atuais. Afinal, nas 24 horas que temos todos os dias precisamos: trabalhar, descansar, divertir-se, re-lacionar-se, amar, viver.

Leia, compartilhe e viva!

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Você já se sentiu, ao final do dia, frustrado por não ter conse-guido concluir alguma tarefa? Se sua resposta for sim, então este e-book é para você.

Se sua resposta for não, sugiro que também o leia, vai te ajudar a administrar seu tempo ainda mais.

Neste livro você encontrará dicas e sugestões que te auxiliarão nas suas rotinas diárias, possibilitando-lhe cumprir suas tare-fas, conviver com sua família, cuidar dos seus animais e plan-tas, descansar, praticar esportes, ter momentos de lazer e vá-rias outras atividades que te fazem feliz.

Em outras palavras: aprenderá a viver melhor.

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SUMÁRIO

Q u a nto te m p o vo c ê te m p o r d ia ? - - - - - - - - - - - - - - - 5

# Pa ss o 1 P l a n e ja m e nto - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1 0

# Pa ss o 2 C u s to d o Te m p o - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1 4

# Pa ss o 3 G a n h a n d o Te m p o - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1 8

# Pa ss o 4 G e re n c ia n d o o Te m p o - - - - - - - - - - - - - - 2 2

Te m p o d e S o b ra - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 2 6

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QUANTO TEMPOVOCÊ TEM

Antes que você comece a fazer cálculos e medir a quantidade de horas do seu dia, lembre-se:

Todas as pessoas possuem a m esma qua nt ida de de tem po (horas) por d ia – 23 horas e 56 m inutos o u 24 horas, caso que ira traba l ha r com o tem po so la r .

Na verdade, a pergunta deveria ser refeita:

POR DIA?

O que você faz com as 24 horas que você tem por dia?

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A partir da globalização o mundo corporativo mudou drastica-mente, impactando nas profissões e na maneira que as ativida-des são desenvolvidas.

GLOBALIZAÇÃO Abertura das fronteiras comerciais de um país com o mundo, facilitando a transferência de tecnologia, as trocas culturais e o aprendiza-

do mundial.

A incorporação das Tecnologias de Informação e Comunicação, também conhecidas como Tecnologias Digitais, no ambiente profissional a partir da década de 1990 fez surgir novas profissões, extinguiu outras, e criou novos for-mas de trabalhar.

Com a chegada dos computadores e dos sistemas de informa-ções gerenciais às organizações muitos processos, que antes eram manuais e levavam meses para concluir, ganharam veloci-dade. Hoje, por exemplo, há relatórios que levam pouco mais de 15 segundos para serem gerados, muito mais robustos que os

antigos, com informações mais completas e preci-sas, incluindo gráficos para análises e trazendo

sugestões para criação de um plano de ação quando o resultado não é o esperado.

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Toda esta mudança trouxe para as nossas vidas o computador, a internet, o smartphone, o YouTube, o Facebook, o WhatsApp, possibilitando maior de-senvolvimento pessoal e profissional e maximizando nosso po-tencial produtivo, levando-nos a uma rotina diária mais intensa.

Surge então a sensação de que não damos mais conta das nos-sas rotinas, pois, devido à automação dos processos, a quanti-dade de trabalho aumentou, além das novas demandas da vida pessoal.

Em um passado não tão distante as pessoas acordavam cedo, iam ao trabalho e passavam todo o dia fazendo as mesmas coisas (havia algumas exceções). Ao terminar seu expediente, voltavam para suas casas para jantar, conversar em família ou assistir um programa na TV.

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Hoje, o trabalho já não tem mais hora para terminar. O funcionário, ao termi-nar o expediente dentro da empresa, pode voltar para casa e dar continui-dade aos seus relatórios, participar de reuniões virtuais, preencher formulá-

rios, elaborar apresentações e etc.

E como se tudo isso não bastasse, ainda temos outras atividades, tais como: cuidar da casa, dos filhos (quando se tem); jogar videogame (ou em aplicativos para celu-lar); navegar por horas nas redes sociais (Facebook, LinkedIn, Instagram); assistir vídeos, documentá-rios, seriados de TV (na TV aberta, paga ou na internet – Netflix); criar seus próprios vídeos e publicar na rede (YouTube e/ou Snapchat).

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São tantas atribuições que muitas vezes dedicamos (perdemos) tempo tentado escolher o que fazer primeiro, buscando enten-der qual a prioridade e o que é mais importante para fazermos, o problema é que tudo parece importante. E quando nos damos conta, a noite terminou, é hora de dormir, cansados e com o sentimento de que algo ficou faltando.

E para nos deixar mais aflitos, vemos nas redes sociais (ou entre nossos amigos) pessoas que conseguem trabalhar, viajar, visitar os amigos e familiares, ir ao cinema, desenvolver mil atividades (quase ao mesmo tempo) e ainda serem felizes. Então, vamos dormir para acordar amanhã e fazer tudo de novo.

Mas continuamos com a mesma pergunta:

C o m o é p o ss í ve l da r c o nta d e to da s a s d e m a n da s

s o c ia is , p rof iss io n a is e p ess o a is e a i n da se r fe l i z ?

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Primeiro passo para a administração eficiente do seu tempo:

Muita gente acredita que planejar é perder tempo. Ainda há pes-soas que dizem: todo planejamento dá errado.

Eu, particularmente, acredito que se o planejamento dá errado é porque foi mal planejado. E tenho a plena convicção que de-dicar um momento para o planejamento não é perder tempo, é conhecer as possibilidades para otimizar seu dia.

Desta forma, comece listando todas as suas tarefas diárias. Ano-te tudo o que você faz durante o seu dia. Não se preocupe com quantas horas disponíveis você tem, apenas registre as ativida-des. Pergunte-se:

#PASSO 1PLANEJAMENTO

D e d i q u e u m te m p o d i á r io pa ra o p l a n e ja m e nto da s su a s at iv i da d es .

D o m o m e nto e m q u e e u a c o rd o at é a h o ra a q u a l e u vo u d o r m i r , o q u e e u fa ç o to d o s o s d ia s ?

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Se você é uma pessoa que não possui rotina fixa, ou seja, a cada dia as atividades sofrem modificações, organize suas atividades separadas por dia da semana, por exemplo:

- O que eu faço na segunda-feira? - O que eu faço na terça-feira? - E na quarta-feira, o que eu faço?

E assim por diante. Preferencialmente, organize em uma tabela ou planilha. Por ora, não dê importância à ordem de execução de cada tarefa, apenas tente se lembrar de tudo que você faz,

Terminada sua lista de tarefas, classifique- as, separando-as por:

- Importante e Urgente- Urgente- Importante- Sem importância e sem urgência

Você pode até se perguntar: mas por que eu preciso organizar as minhas atividades se-guindo a classificação sugerida?

A resposta é simples: o que é urgente cau-sa tensão, se não for resolvido logo, toma-rá muito do seu tempo; o que é importante

O i m p o rta nte é re l a c io n a r a o m á x i m o su a s at r i b u i ç õ es d i á r ia s .

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deve ser feito; o que não é urgente e nem importante não tem pressa, pode ser feito depois, mas não deve ser descartado.Toda esta mudança trouxe para as nossas vidas o computador, a internet, o smartphone, o YouTube, o Facebook, o WhatsA-pp, possibilitando maior desenvolvimento pessoal e profissional e maximizando nosso potencial produtivo, levando-nos a uma rotina diária mais intensa.

É bom lembrar que o que não é urgente hoje, amanhã poderá mudar de status e se tornar uma atividade de extrema urgência. A mesma regra serve para todas as atividades.

Depois de você ter listado e classificado todas as suas atividades diárias, chegou a hora de finalizar o planejamento. E para tal feito, você precisará da ajuda de uma agenda ou caderno, seu “novo” amigo inseparável, acompanhando-lhe para to-

dos os lugares, todos os dias.

Você poderá utilizar os recursos mais mo-dernos para registrar e monitorar sua rotina.

O avanço tecnológico dos últimos anos trouxe uma infinidade de possibilidades, desde agendas virtuais em browsers na in-ternet até aplicativos para celulares, smartphones e até relógios inteligentes

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Estes recursos fazem parte da rotina das pessoas e as seguem para todos os lugares, o que facilita a sua gestão do tempo, não apenas por trazer as horas estampadas em suas telas, mas por permitir a integração com as agendas eletrônicas, com as listas de tarefas e com os lembretes.

Aprenda a utilizar esses recursos ao seu favor e nunca mais sua vida será a mesma.

Pela praticidade, comodidade e compatibilidade entre os equipa-mentos, atualmente eu utilizo as agendas do Google e da Apple.

Mas não se limite às marcas. Teste e experimente cada um dos recursos disponíveis e escolha o que melhor lhe atende.

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Você já se perguntou quanto vale cada hora perdida do seu dia?Seu tempo vale ouro! Não estou falando aqui apenas do valor financeiro do seu tempo, mas do valor subjetivo do tempo para a sua vida.

Cada minuto perdido, leva consigo um pouco da nossa vida, sem deixar contribuição para a nossa felicidade.

Precisamos aproveitar ao máximo cada segundo vivido para ter uma experiência única e sem arrependimentos. Afinal, é a única coisa que levamos desta vida, nossa experiência.

#PASSO 2CUSTO DO TEMPO

O te m p o n ã o vo lta at r á s .

Se o utilizarmos de forma ímpar, será excelente. Caso contrário, teremos perdido o tempo. Contudo, também não adianta ficar se reclamando do tempo perdido, isso não o trará de volta. Devemos sempre olhar para frente e seguir.

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a.Para calcular a hora de quem trabalha oito horas por dia, basta pegar o valor do salário e dividir por 220, o resultado será o valor da hora de trabalho.

Para as organizações, o tempo pode ser calculado e valorizado com base no salário de cada funcionário. É relativamente sim-ples.

Por padrão, há três tipos de jornada de trabalho no Brasil. As pessoas trabalham: quatro, seis ou oito horas diariamente, pelo menos nos contratos de trabalho. Na prática, muitos cargos che-gam a exigir do profissional uma jornada de trabalho acima de 15 horas por dia, de domingo a domingo.

Mas, considerando o padrão, temos:

S a l á r i o d e R $ 1 . 0 0 0 , 0 0

8 h o ra s d i á r i a s

1 0 0 0 / 2 2 0 = R $ 4 , 5 5 ( s a l á r i o / h o ra )

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b.Para calcular a hora de quem trabalha quatro horas por dia, basta pegar o valor do salário e dividir por 110, o resultado será o valor da hora de trabalho.

S a l á r i o d e R $ 1 . 0 0 0 , 0 0

4 h o ra s d i á r i a s

1 0 0 0 / 1 1 0 = R $ 9 , 0 9 ( s a l á r i o / h o ra )

Observe que, se você perdeu 10 horas em uma semana de tra-balho, causou uma perda para a empresa de: R$ 45,50 (para uma jornada de oito horas diárias) ou R$ 90,90 (para uma jor-nada de quatro horas diárias), além de somar aos prejuízos os trabalhos não realizados ou entregues fora do prazo.

Perceba que o problema não é apenas o valor do seu salário gasto enquanto você perde tempo, mas todo o trabalho que so-fre impacto dessa perda. Possíveis atrasos em reuniões, insatis-fação das pessoas que dependem do seu trabalho, entre outros.

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Além das perdas de tempo provocadas pela própria pessoa, outras perdas podem acontecer, tais como:

i. Aquele cliente inesperado que adora jogar conversa fora e aparece logo no dia em que você precisará gerar um volume grande de dados para a elaboração de um relatório.

ii. Aquele colega de trabalho que está com problemas pessoais e escolheu você para expô-los.

iii. Aquele dia em que seu telefone parece fazer parte de uma delegacia de polícia e não para de tocar

Muitas coisas podem acontecer para lhe fazer perder tempo e você precisará saber como minimizar o impacto desses acontecimentos. Para tal, aprenda a DELEGAR TAREFAS.

Pe rd e r te m p o n a o rga n i za ç ã o p o d e resu lta r e m p re j u í zo s i r re pa r á ve is .

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Delegar tarefas é simples, mas não é fácil. Pois não basta apenas compartilhar as atividades, será preciso instruir sobre como fazer e monitorar as ações, buscando garantir a real conclusão das atribuições delegadas.

Muitas ferramentas podem ser utilizadas para monitorar as atividades delegadas, como por exemplo, 5W2H.

A ferramenta 5W2H consiste em uma tabela ou planilha utilizada para coordenar um plano de ação.

Ela recebe este nome por derivar de sete palavras do inglês.

O 5W2H é uma referência a sete perguntas em inglês que auxiliam na gestão de um plano de ação, podendo lhe ajudar na delegação de tarefas.

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#PASSO 3GANHANDO TEMPO

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Ao utilizar o 5W2H para delegar tarefas, muitas vezes você não precisará utilizar a última pergunta – quanto custa. Isto porque você apenas acompanhar a realização das atividades delegadas.

Mas sei que você pode estar se perguntando:

• Posso delegar qualquer atividade?• Devo delegar as mais fáceis para não ter problemas?• Devo delegar as mais difíceis e ficar com mais tempo livre?• Quais tarefas eu posso delegar?

WHAT WHERE

WHY WHEN

WHO

HOW

HOWMUCH

O QUE?O que será feito?

ONDE?Onde será feito?

QUANTO?Quanto custará para fazer?

QUEM?Quem fará?

QUANDO?Quando será feito?

POR QUE?Por que será feito?

COMO?Como será feito?

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Na prática, qualquer tarefa pode ser delegada, mas com todo o cuidado e atenção. O ideal é que se delegue as tarefas que qualquer pessoa saiba fazer e que normalmente se gaste muito tempo para sua realização.

Por exemplo, você pode delegar o atendimento telefônico do seu setor, pedindo para quem atender que anote o recado e informe que no momento você está indisponível.

Pode também delegar a tarefa de arquivar papéis e a de organizar documentos. Muitas vezes estas atividades tomam muito do seu tempo e qualquer pessoa poderá realizar.

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Além de delegar tarefas, outras medidas também po-dem ser tomadas com o objetivo de lhe deixar com mais tempo livre (ou reduzir a sobrecarga), tais como:

i. Fazer reuniões curtas e objetivas.

ii. Evitar conversas polêmicas que gerem discussões, tais como: futebol, religião, política e etc.

iii. Cuidar da saúde e alimentar-se corretamente, minimizará aperda de tempo com doenças, hospitais e exames.

iv. Procurar fazer o percurso casa / trabalho / casa em horárioscom menor incidência de trânsito.

v. Ao viajar, levar sempre uma atividade a mão para ser feitadurante o percurso.

vi. Aproveitar para atualizar a agenda e enviar mensagensenquanto espera nas filas dos bancos ou dos consultóriosmédicos.

vii. Deixar sempre seu local de trabalho organizado, pois nunca se sabe como será o dia seguinte.

viii. Também é importante deixar um relógio visível, para que você não deixe o tempo passar despercebido.

ix. Não acumular papéis. Se não serve no momento, livre-se deles.

x. Falar devagar. Evitará que alguém peça para repetir.

xi. Escrever bem. Reduzirá o número de pessoas que lhe pedi-rápara explicar sua caligrafia.

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Esta é a última etapa essencial para uma administração eficiente e eficaz do tempo.

#PASSO 4GERENCIANDO O TEMPO

N e n h u m p l a n e ja m e nto da r á c e rto se n ã o fo r p o s to e m p r á t i c a .

No início é difícil se acostumar com a frequência necessária de atualização da agenda, acompanhamento das atividades realizadas e a realizar, remanejamento das atividades que por algum motivo não puderam acontecer conforme previsto. Mas tudo é questão de hábito, com o tempo você se acostumará e fará tudo com muita leva e tranquilidade. Para falar a verdade, você não conseguirá mais viver sem o planejamento das suas atividades diárias sem a sua agenda.

Tenha como rotina, ao final do dia, rever seu planejamento diário. Observe o que foi realizado, o que precisou ser remanejado e o que tem para o dia seguinte. Isto fará com que sua memória registre as principais atividades para o próximo dia.

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É comum precisar replanejar alguma atividade, pois muitas coi-sas podem acontecer. Isto só não poderá virar uma rotina, pois se acontecer, possivelmente o planejamento não foi bem feito.Reserve um horário do seu sábado ou domingo, o ideal é que seja no final de semana, para fazer o planejamento das suas atividades semanais e mensais. Durante a semana só haverá tempo para gerenciar sua agenda.

Contudo, mesmo fazendo sua atualização de agenda antes de dormir, não deixe que esta seja sua última atividade do dia, para não ir dormir preocupado com as atividades previstas para o dia seguinte.

D o r m i r b e m é esse n c ia l pa ra m a nte r a q u a l i da d e d e v i da , a l é m d e p rese r va r a su a s a ú d e .

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Assim, antes de dormir faça algo que realmente goste: escute uma música; veja um vídeo ou filme; leia um livro.

Lembre-se que, se você é uma pessoa com muitas atividades diárias, precisará criar o hábito de verificar sua agenda a cada meia hora, ou, se possível, utilizar algum recurso eletrônico para gerenciar suas atividades com opção para lembrete. Além de evitar que você perca algum compromisso, ainda será avisado no momento certo.

Faça com que as pessoas mais próximas de você também co-nheçam sua agenda de trabalho, pois elas lhe darão suporte na gestão, evitarão que você seja interrompido(a) e ajudarão no de-senvolvimento das suas atividades rotineiras.

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Não preencha todo o seu tempo com as atividades a serem de-senvolvidas, deixe sempre um tempo livre para: as atividades inesperadas, remanejamentos e outras situações que venham a demandar um pouco do seu precioso tempo.

Também é importante organizar sua vida financeira, caso não esteja bem. Afinal, a preocupação com dinheiro é um dos maio-res sabotadores de tempo.

Ficar se preocupando com pagamentos, acordos, negociações, ligações e tudo mais que envolve problemas financeiros, além de gerar tensões constantes, provoca doenças e gastos desne-cessários de energia mental e física.

Durante as férias, faça uma viagem curta para não gastar em excesso; procure um médico para exames de rotina; visite pes-soas que durante o ano você não consegue visitar.

A g es t ã o d o te m p o d eve se r u m h á b ito d i á r io !

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Sei que você pode estar se perguntando:

Mas como eu conseguirei estudar, trabalhar, rever meus ami-gos, ir ao cinema, ao zoológico, viajar e várias outras ativida-des?

Como terei tempo para atender a todas as demandas e ainda ser feliz?

Não se surpreenda se além de fazer tudo isto ainda sobrar tempo. Sim, ainda sobrará algum tempo, desde que você se planeje e se organize. Pois a questão não é falta de tempo, é a sua gestão.

Desejo-lhe tempo de sobra para ser feliz.

TEMPO DE SOBRA

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Mestre em Administração e em Educação, Especialista em For-mação Docente para Atuação em Educação a Distância e Ba-charel em Administração.

Professor Universitário nas áreas de logística, qualidade, marke-ting, gestão de pessoas, metodologia da pesquisa, entre outras.

Consultor organizacional nas áreas de planejamento estratégi-co, OSM, gestão de pessoas, captação e retenção de talentos, etc.

Ernandes RodriguesO AUTOR

www.linkedin.com/in/ernandesrn

lattes.cnpq.br/9318415678197836

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A Oficina ADM é um grupo de estudo sobre o ensino e a prática da administração, o qual foi fundado pelo prof. Msc. Ernandes Rodrigues no ano de 2015.

A Oficina ADM além de estimular pesquisas, tem o propósito de desenvolver estudos de caso em administração e oferecer cur-sos e palestras sobre diversas áreas da gestão empresarial.

Para maiores informações sobre a Oficina, acesse ao link:

Oficina de Administração

oficinaadm.wordpress.com

gestor.oficina.adm@gmail.com

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REVISÃO

Mara Ferrazmarasferraz@gmail.com

Thyago Mendesthymendes@gmail.com

PROJETO GRÁFICO

Thyago Mendesthymendes@gmail.com

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