administrando com uma informática eficaz - nereu delgado

E F I C A Zuma proposta voltada paraa produção de resultados

NEREU DELGADO

adminis t rando com uma

informática

Administrandocom uma Informática

Eficaz

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Nereu Delgado

Administrandocom uma Informática

EficazUma proposta voltada para a

produção de resultados

© 2000 Nereu Delgado

Direitos desta edição reservados à

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Assistência editorial: M. Elisa Bifano

Revisão: Ana Luiza França e Maria Aparecida Amaral

Capa: Marta Cerqueira Leite

Composição: Empresa das Artes

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Índices para catálogo sistemático:

1. Administração da informática 001.6068

2. Informática : Administração 001.6068

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Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou mesmo transmitida por

meios eletrônicos ou gravações sem a permissão, por escrito, do editor. Os infratores serão punidos

pela Lei nº 9.610/98.

Impresso no Brasil / Printed in Brazil

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)

(Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

Delgado, Nereu

Administrando com uma Informática Eficaz /

Nereu Delgado. – São Paulo : Nobel, 1999.

ISBN 85-213-1109-5

1. Informática - Administração I. Título.

99-3930 CDD-001.6068

-

Prefácio

Para o executivo e para o empresário não ligados à área deinformática:

O objetivo principal deste livro é mostrar em linguagem comum e

isenta de termos técnicos que:

– é possível controlar a informática;

– a informática é administrável. É possível administrá-la mesmo

sem conhecê-la;

– a informática é compreensível, qualquer pessoa pode entender

seus princípios;

– a informática é extremamente simples;

– a informática pode ser ágil;

– a informática é imprescindível e decisiva:

– na consolidação da empresa;

– na conquista de novos mercados;

– na participação do processo produtivo;

– na ampliação dos lucros;

– na reversão de prejuízos;

– na sobrevivência da empresa;

– a idéia de uma caixa preta, complicada, distante, problemática e

independente é coisa do passado, ou de quem se recusa a abrir

mão desse conceito ultrapassado.

Para o executivo e para o empresário ligados à área deinformática:

– é melhor ir se mexendo. A verdadeira informática tem um novo e

importante papel, bem mais nobre, porém bem mais difícil.

No decorrer deste trabalho o leitor irá encontrar a palavra “informática” significandotanto o processo de informatização quanto a própria área de informática – no merca-do ou na empresa – e os profissionais nela envolvidos.

Sumário

Introdução _____________________________________ 9

1 - Por que informatizar a empresa? _________________ 13Obtendo lucros 15

Querendo obter ainda mais lucros 16

Deixando de perder dinheiro e oportunidades 17

2 - Por que aprender a lidar com a informática, se ela não é uma exigência da sua função? _________ 19

O que é preciso saber sobre a informática 20

3 - Usando o computador para simplificar o cotidiano____ 25Afinal, como o computador pode ser usado para

simplificar o cotidiano? 28

4 - Criativo é o homem. Simplificadora é a máquina_____ 30

5 - Usando a informática para melhorar o ritmo da empresa e a interação entre as áreas ___________ 33

6 - O uso da informática no gerenciamento da empresa _ 37

7 - Trabalhando com dados e obtendo informações _____ 40O que é informação? 42

Os segredos contidos nos dados 43

Gerando informações 44

8 - A importância de dados e processos disponíveis para análise________________________ 46

A propriedade dos dados 46

Procurando acabar com a propriedade dos dados 48

Administrando processos 50

9 - Usando a informática para agilizar, otimizar e ampliar resultados___________________________ 52

Otimizando e ampliando os resultados 54

10 - A evolução contínua da tecnologia – mudanças necessárias e desnecessárias __________________ 56

Adote um fornecedor e uma linha de produtos 59

11 - Planejando a informatização ____________________ 62Dificuldades de planejamento 64

Traçando objetivos 65

12 - Estrutura conceitual da informática ______________ 67Colocando a informática junto ao usuário 68

13 - Modelo de organização da informática ____________ 71Administrativa 73

Especializada 73

Técnica 76

14 - Evoluindo por constância, não por saltos __________ 78

Introdução

Esta história desconcertante e surpreendentemente recorrente me

estimulou a escrever este livro.

Numa data qualquer, a cúpula de uma empresa estava reunida ealguém discursou com solenidade:

– “Nós estamos aqui reunidos, nesta data que se tornará históricana empresa, para contratarmos junto à área de informática um sistemaque nos colocará à frente de nossa concorrência. Será a consagração denossa empresa no cenário nacional e internacional. Esse sistema farácom que possamos produzir e entregar nossos produtos na metade doprazo praticado pela concorrência, com uma produtividade invejável...”

Aplausos... aplausos...– A informática pode conseguir isso?– Sim, é claro! Deixe conosco...Passados meses... muitos meses, – novamente:–“Nós estamos aqui reunidos, nesta data que se tornará histórica

em nossa empresa, para conhecer o sistema desenvolvido pelo nossosetor de informática, que nos custou (orgulhosamente!)... milhões dedólares. Com a palavra a informática.”

Aplausos... aplausos...– Bem, o sistema se constitui basicamente em...Terminada a espetacular apresentação, eis que se levanta o diretor

industrial e lança uma pergunta fatal e final ao gerente de informática:– Agora me diga uma coisa: para que me serve isso?!

9

10

POR QUE INFORMATIZAR A EMPRESA?

Esta trágica e verídica história (apenas um pouco floreada para que os

protagonistas não sejam identificados) infelizmente teima em se repetir em

muitas empresas na atualidade. É um abismo que existe (desnecessariamente)

entre a área de informática e as demais áreas das organizações. Foi

vislumbrando a possibilidade de eliminar esse abismo e por ter vivido muitas

histórias parecidas com essa que fui levado a escrever este livro.

Desde há muito, quando passei (à revelia) a ser um profissional de

informática, tenho instintivamente me recusado a “tirar a camisa” do usuário

final. Acho que foi a premonição de que, um dia, a informática aprenderia a

se voltar para o usuário, tal qual as empresas estão aprendendo a se voltar

para seus funcionários, clientes e fornecedores.

É claro que tenho tentado com todo empenho vestir a camisa da

informática. Por um lado, certamente a camisa já é a da informática, mas por

outro ela ainda é a de um usuário. Por esse motivo tenho tido muitas

dificuldades, principalmente por não ser bem compreendido pela própria área

de informática. Apesar disso, acho que foi bom ser assim, principalmente

para os meus usuários, com os quais sempre procurei conversar em um

linguajar por eles entendido. Esforcei-me para atender a suas reais

necessidades, às vezes correndo riscos que dificilmente seriam enfrentados

por outro profissional. Fiz muitos trabalhos à revelia das regras e dos conceitos

adotados pela informática. Criei conceitos, regras, metodologias, processos.

Não me cansava de procurar caminhos que levassem ao perfeito sincronismo

entre a área de informática e as áreas usuárias. Pois bem: não é nada fácil

trabalhar na surdina, desenvolvendo novos métodos, quando há muitas regras

estabelecidas e que devem ser respeitadas; afinal, manter-se entre a submissão

e a rebeldia exige mais sacrifício do que se situar em um dos extremos.

Aos poucos fui percebendo o surgimento de um diferencial entre os

meus serviços e os de outros profissionais. Percebi que, enquanto eu

desenvolvia muitos aplicativos e os mantinha, colegas tão ou mais capazes do

que eu desenvolviam e mantinham poucos sistemas. Percebi que meus

aplicativos eram simples, enquanto os dos outros eram complexos. Confesso

que muitas vezes até me senti frustrado, porque em geral a idéia de

complexidade está diretamente relacionada à qualidade e capacidade

profissional. Demorei para perceber que a verdade é exatamente o contrário:

a capacidade de simplificar a complexidade é que está diretamente relacionada

à qualidade e capacidade profissional. Percebi que eu não fazia mais horas

11

ADMINISTRANDO COM UMA INFORMÁTICA EFICAZ

extras, enquanto os outros continuavam a fazer. Percebi que perdera a fobia

de telefone; o de casa já fazia anos não tocava de madrugada nem nos fins de

semana! Percebi que eu saía de férias sem deixar nenhum substituto e, quando

voltava, tudo estava na mais perfeita normalidade.

Concluí então que minha visão estava sendo boa tanto para os meus

usuários quanto para a própria informática, embora ninguém ainda tivesse

percebido isso. Assim, decidi que estava na hora de tirar minha visão da

obscuridade e oferecê-la a quem a desejasse, pois a maioria das empresas

ainda continua com dificuldades quanto à informatização.

Resolvi escrever este primeiro trabalho que, embora seja sobre

informática, é voltado principalmente aos executivos e empresários nãoprofissionais de informática, apenas dependentes ou necessitados dela, pois

acho que terei melhores chances de ser compreendido. Ainda tenho receio

de que aos especialistas da área custe muito entender e aceitar as minhas

idéias. Porém, agora que concluí o trabalho, acho que ele também será muito

útil para o profissional de informática que deseja ver seu serviço absolutamente

integrado às necessidades e aos objetivos da empresa.

12


13


1 - Por que informatizar a empresa?

A informatização deve ser feita com prioridade nasatividades por meio das quais a empresa ganha dinheiro,para que continue ganhando ou ganhe ainda mais. Tambémdeve atender as atividades através das quais pretenda ga-nhar dinheiro ou vislumbre a possibilidade de fazê-lo. Asatividades em que está perdendo dinheiro, se não puderemser descartadas, também devem ser atendidas para que asperdas cessem, reduzam-se ou sejam controladas.

O que deve levar à informatização da empresa é uma das grandes

questões com que todos os executivos deparam. Na verdade, todo mundo

imagina por que as empresas se informatizam. Porém, se isso for perguntado

aos executivos, a maioria deles titubeará ao responder, haverá muitas respostas

diferentes e algumas até poderão ser conflitantes. São raras as empresas que

têm esta questão bem clara e definida. Se a todos os remadores desse barco

(empresa) for passada a resposta desta questão, certamente haverá mais

empenho e eles terão maiores possibilidades de tornarem-se vencedores na

acirrada competição pelo mercado. Há alguma empresa que não quer ser

vencedora? Pois então: não acredito que uma empresa sem informatização

conseguirá competir com desenvoltura em seu mercado específico.

Muitas outras questões igualmente embaraçosas também surgem com

freqüência. Uma delas é – por onde começar a informatização? Pode-se

ter até um objetivo claro; porém, por onde começar a informatização nem

14


sempre está definido. É preciso que todos saibam como a informatização

será feita na empresa, a fim de se evitarem atropelos ou sobrecargas. Uma

escala bem definida permitirá que os resultados comecem a ser colhidos mais

cedo e a informatização possa ser feita com maior naturalidade e eficácia.

O que deve ser informatizado? – também é uma questão difícil de ser

respondida. Muitas atividades devem ser informatizadas na empresa, porém

nem todas devem ter a mesma prioridade e a mesma necessidade. Não vejo

como decisão acertada, por exemplo, informatizar o refeitório antes da

produção industrial.

E, assim, muitas questões complicadas e outras tantas dúvidas vão

surgindo durante a elaboração do plano de informatização. Todas elas precisam

ser consideradas e superadas conscientemente, como veremos adiante no

capítulo “Planejando a informatização”. Se isso não for feito, irão se constituir

em problemas e entraves que poderão levar ao insucesso.

Algumas empresas menosprezam essas questões e se “informatizam”

de qualquer jeito. Outras deixam que as diversas áreas existentes se manifestem

quando tiverem interesse. Muitas têm dificuldades em levantar parâmetros

que facilitem a decisão. Há empresas que optam por informatizar atividades

pouco nobres, pois temem que o processo de informatização não seja benéfico,

eficiente e seguro. É comum optar-se pelas funções mais trabalhosas,

volumosas, morosas, visuais ou por aquelas em que os responsáveis se

dispõem ou mostram mais interesse em aderir à informatização do que os de

outras áreas.

A conseqüência de tais procedimentos é uma informatização traumática,

confusa, dispersa, muito abrangente, morosa, insegura e com resultados pouco

significativos.

As três premissas enunciadas no início deste capítulo – obtendo lucros,querendo obter ainda mais lucros e deixando de perder dinheiro eoportunidades – são, entretanto, destacadamente importantes e, na maioria

das vezes, conduzem a informatização a uma direção perfeita. Elas podem

balizar as respostas a tantas perguntas complicadas. Seguindo esses três

princípios básicos a empresa terá a informatização como uma de suas mais

importantes aliadas. Esses princípios oferecerão sólido apoio à decisão porque

esta estará em consonância com a essência da empresa: o lucro. As demais

atividades que inicialmente não forem beneficiadas com a informatização com

certeza poderão esperar por outra oportunidade. Bem ou mal elas estarão e

15


continuarão sendo realizadas. Com a manutenção ou o aumento dos lucros,

mais recursos poderão ser liberados para a informatização dessas tarefas,

sem que a empresa tenha que se descuidar das suas atividades essenciais.

Quando digo neste trabalho ganhar dinheiro, ou obter lucro, não estou

me restringindo apenas às empresas da iniciativa privada. Todos esses

conceitos se aplicam também às chamadas entidades sem fins lucrativos:

empresas públicas, de pesquisa, ensino, assistenciais, recreativas etc. Afinal,

existe alguma entidade que consiga sobreviver sem dinheiro? Seja por meio

de doação, de contribuições, impostos ou taxas, elas dependem dele para

realizar suas atividades mais básicas. Quanto mais arrecadarem, mais

poderão realizar.

Uma informatização que não tenha seu foco principal calcado nesses

princípios provavelmente não tem valor – e a empresa que a fizer estará

fadada a desaparecer junto com sua geração.

Obtendo lucros

Todas as empresas certamente têm uma ou mais atividades de onde

provêm seus lucros. Também executam uma série de outras tarefas que servem

de suporte às que efetivamente trazem os recursos de fora para dentro da

empresa. É a diferença entre o que ela traz para dentro e o que ela mandapara fora que constitui o seu verdadeiro lucro, ou seja, o quanto ela ganha de

dinheiro. Já é assim há milhares de anos e me parece haver poucas chances

de que isso mude nos próximos milênios.

Exemplificando: uma indústria tem no processo de comercialização uma

de suas atividades principais, muito embora o processo produtivo pareça ser

de longe sua principal atividade. Vejamos então: de que adianta um excelente

processo produtivo se os produtos gerados não conseguem ser comercializados?

Um primoroso processo de comercialização, porém, também não traria bons

resultados por muito tempo caso o produto a ser comercializado não tivesse

uma qualidade compatível com o público-alvo da política de comercialização.

Neste caso, é claro, ainda que de modo simplista e apenas como ilustração,

duas atividades poderiam ser tratadas como prioritárias nessa empresa: o

processo produtivo e a comercialização. Elas se completam e são altamente

dependentes, o que não significa que as outras áreas da empresa não sejam

16


importantes. Todas elas fazem parte do processo, porém essas duas têm um

peso maior.

No caso dessa suposta empresa já identificamos as atividades por meio

das quais ela ganha dinheiro. Logicamente, essas áreas devem ser priorizadas

em um processo de informatização, para que a empresa continue ganhando

dinheiro ou ganhe ainda mais. Não é uma obrigação somente da produção

produzir bem nem da área de comercialização comercializar bem. Todas as

demais áreas da empresa devem colaborar de forma efetiva para que se

produza cada vez melhor e se comercialize cada vez mais. A informática é

uma das ferramentas que podem ser de grande valia para essas áreas. Talvez

a que mais contribuição poderá dar.

Querendo obter ainda mais lucros

Uma empresa dinâmica não deve se sentir em situação confortável só

porque no momento está obtendo bons lucros. Ela precisa colocar os olhos

no futuro, lançar novos produtos, enveredar por caminhos pouco explorados,

ampliar seus negócios, aperfeiçoar-se, influenciar o mercado, mudar as

tendências. Afinal, o objeto de fartos lucros hoje pode ser o objeto de largos

prejuízos amanhã. A literatura está repleta de exemplos desse gênero. O

mercado é dinâmico, muda com rapidez e sem piedade. Por isso é preciso

ser um pouco como um “guru”, antever o futuro e investir sempre, porém,

sem riscos exagerados e que não possam ser suportados caso os caminhos

se mostrem infrutíferos.

Mesmo que a empresa seja pouco arrojada, a informatização deve atuar

com prioridade nessas investidas. Tal processo deve ser o aliado principal

nas atividades pelas quais a empresa procura encontrar novos caminhos para

ganhar mais dinheiro. A informática deve ajudar a abrir esses novos caminhos,

ampliar e agilizar as possibilidades de ganhos da empresa e, com isso,

contribuir para a sua consolidação, solidez e longevidade.

Basta olhar para o passado – e este não precisa ser tão distante, há

apenas duas ou três décadas – e veremos que as empresas que não mudaram,

se não desapareceram, tornaram-se inexpressivas. As que demoraram para

se transformar passaram por momentos de grandes dificuldades. Por outro

lado, as que foram se moldando à realidade ou que certeiramente apostaram

17


no futuro transformaram-se nas empresas exemplares de hoje. Certamente,

daqui a duas ou três décadas nenhuma empresa estará realizando suas

atividades do mesmo modo que as realiza hoje. As que resistirem às mudanças

perecerão ou se tornarão inexpressivas. As que se adaptarem permanecerão

ativas no mercado. As que na antevisão do futuro forem mais felizes farão

novos e grandes sucessos, além dos substanciais lucros que obterão. Esse

ciclo continuará eternamente, ora mais intenso ora mais ameno, tal qual tem

ocorrido há milênios.

É claro que a maioria das empresas que – tentando antever o futuro –

se lançarem cegamente no mercado perecerá antes de poder obter qualquer

resultado relevante. É correto e necessário apostar no futuro, porém com

parcimônia, dentro do limite em que se possa suportar um eventual fracasso.

O sensato é garantir a sobrevivência mantendo-se dentro da realidade. Apostar

no futuro somente “as fichas” coerentemente separadas para isso, pois a

qualquer momento pode-se descobrir um grande atalho rumo ao futuro.

Já é certo, e não mais uma simples previsão, que para a próxima geração

de empresas a informática constituirá a base mínima indispensável de criação,

controle e sustentação. Certamente haverá muitas atividades não-informatizadas.

Elas, porém, serão classificadas como habilidade pessoal, arte ou simplesmente

artesanato, e terão grande valor de mercado como tais, não como produtos de

consumo em massa. A sobrevivência de uma empresa estará diretamente

relacionada à eficácia de sua informática. É preciso, então, que se comece a

aprender já a construir o que será o pé direito das estruturas empresariais do

futuro. Não consigo ver como uma empresa poderá existir sem estar

informatizada! A informática já é indispensável em quase tudo, principalmente

em atividades com as quais se pretende ganhar dinheiro.

Deixando de perder dinheiro e oportunidades

Como nada é perfeito, em todas as empresas existem “buracos” pelos quais

sangram os lucros e foge o dinheiro. O mais prudente é descartar essas atividades,

embora nem sempre isso seja possível. Então, a informatização deve desempenhar

um papel preponderante e colocar essas atividades em sua lista de prioridades.

Pelo menos deverá ajudar a reduzir ou controlar esse sangramento. De nada

adianta a empresa estar ganhando dinheiro de um lado e perdendo-o do outro.

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É preciso “amar” a empresa e suas atividades para que se possa idealizar

e construir seu futuro com solidez. Mas esse amor não pode ser cego, tão

intenso a ponto de se definhar por ele. Sei que existem muitos “Romeu &

Julieta Ltda.”, mas não são casos racionais no mundo dos negócios. Aqui a

separação, o divórcio e mesmo o término de atividades ou empresas é uma

questão de sobrevivência e não de morte. Uma empresa pode se tornar mais

forte, ágil e sólida se tiver uma de suas partes improdutivas amputada.

Quando a empresa insistir em atividades nada ou pouco lucrativas, sem

nenhuma perspectiva concreta de recuperação, ela, além de perder dinheiro,

estará perdendo oportunidades. O certo seria dirigir sua atenção ao mercado

e às novas oportunidades, em vez de se concentrar em atividades sem re-

torno. Essas devem ser descartadas ou controladas para não roubarem mais

atenção do que merecem. Nesses casos, a informatização pode se prestar a

um papel doloroso, mas importante.

• • •

Embora essas três premissas sejam claras, cada empresa ainda precisa

saber, de modo específico, como a informática pode contribuir para que ela

continue ganhando dinheiro, ganhe ainda mais e deixe de perdê-lo.

Sinceramente, não há uma fórmula poderosa que se aplique a todas as

empresas, com resultados sempre satisfatórios. Cada empresa tem seus

objetivos, seus ideais, seu mercado, seus segredos e uma série de peculiaridades

que a caracterizam. De acordo com essas características é que se faz o

levantamento das maneiras como a informática pode realmente ajudar. É mais

ou menos o modo como um psiquiatra trata seus clientes. Se a todos tratar

do mesmo modo, certamente trará a cura a poucos. Porém, se para cada um

direcionar um tratamento voltado às suas peculiaridades, trará a cura para

um número bem maior de pacientes. A cura para todos será muito difícil;

afinal, ninguém é infalível, tanto em seu diagnóstico quanto em suas ações, e

não existe o método perfeito.

As questões mais comuns, contudo, estão sendo tratadas neste trabalho

e soluções estarão sendo sugeridas. É possível, somente a partir delas,

redirecionar a informática da empresa e obter resultados expressivos.

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2 - Por que aprender a lidar com ainformática, se ela não é

uma exigência da sua função?

A informática simplesmente estará em tudo.

Embora a informática já seja bastante popular, poucos sabem lidar

efetivamente com ela. O profissional de informática tem uma função técnica

bem definida e especializada que lhe custou muitos anos de estudos e sacrifícios.

Os demais profissionais não precisam ser especialistas em informática para

tirar do computador informações importantes. Para melhor entender essa

relação, vamos supor um executivo de uma determinada área. Ele consegue

interpretar números, balancetes e demonstrativos contábeis, porém não precisa

ser um contador ou um economista. O gerente de uma área a administra com

desenvoltura, mas pode não ser um administrador de empresas... e assim por

diante. O que todo profissional precisa entender de informática é um mínimo

para poder extrair e exigir dela bons resultados.

Diz um ditado popular: Tudo que não se entende admira-se. Muitas

coisas que não entendemos, além de despertar nossa admiração, despertam

um certo temor. É o caso da informática. Aproveitando o pouco conhecimento

sobre informática das pessoas de mais idade, e por ser uma atividade acessível

às pessoas há tão pouco tempo, a informática tem se aproveitado para traçar

seu próprio caminho dentro das empresas. Este mal certamente estará

20

POR QUE APRENDER A LIDAR COM A INFORMÁTICA, SE ELA NÃO É UMA EXIGÊNCIA DA SUA FUNÇÃO?

extirpado na próxima geração, pois praticamente todas as pessoas terão um

conhecimento mínimo sobre ela, suficiente para influenciar no seu destino.

Basta olhar para as crianças de hoje que brincam sem medo com o computador

em casa e na escola. Para elas, essa máquina não traz qualquer receio ou

susto. Conseqüentemente, quando crescerem não terão a mesma dificuldade

de entendê-la quanto temos nós, das gerações anteriores a delas.

O que é preciso saber sobre a informática

Primeiro é preciso entender e aceitar que a informática estará em tudo.

As pessoas serão altamente dependentes dela. Será como uma bengala para

um deficiente visual que, sem ela, terá bastante dificuldade para se locomover.

Mas também poderá trazer algumas dificuldades e prejuízos, tais como ser

usada para observar, registrar e verificar as atividades das pessoas – claro

prejuízo à liberdade de todos. Muitas atribuições exclusivamente humanas

passarão a ser feitas pelo computador, livrando a todos de tarefas enfadonhas.

Isso, porém, poderá fazer com que o ser humano perca algumas de suas

habilidades. O exercício diário que as pessoas fazem para guardar informações

e compromissos será desnecessário, pois o computador fará essa tarefa com

maior confiabilidade. Apesar de esse quadro parecer aterrorizador, acredito

que não seja um fator alarmante. O mundo sempre foi dividido em seres

“mais pensantes” e “menos pensantes”. O homem certamente achará um meio

termo que mantenha em harmonia essa relação, ainda mais porque a

capacidade do computador estará sempre limitada à inteligência de quem o

criou ou programou. Aliás, nenhum computador tem inteligência: eles têm

instruções lógicas que executam à risca. Não acredito que um dia tenhamos

um computador capaz de pensar, com sentimentos e intuição. Antes disso,

morreremos todos de loucura. Somente o homem poderá tomar decisões

mesclando conhecimentos, lógica, emoções e sentimentos. Ao passar esse

modismo (ou febre!), o computador tomará seu assento e os homens se

recusarão a aceitar uma máquina interferindo no que eles têm de mais valioso:

inteligência e discernimento, que os diferencia dos outros seres animados ou

inanimados conhecidos.

O segundo ponto a ser considerado é que a informática é segura, funciona

bem e em harmonia com o usuário, tal qual um carro novo. Porém, como no

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caso do carro, para que continue funcionando assim devem-se observar

inúmeros fatores, tais como: o ambiente e as condições dos locais por onde

circula, revisões periódicas e principalmente como trabalha o condutor. Se

todos os fatores com alguma influência forem observados, o que está sendo

conduzido certamente chegará ao seu destino intacto e no tempo certo.

Seguindo as recomendações e o bom senso, certamente o nível de

confiabilidade no computador pode ser adequado.

Acredito ser ilusório que as pessoas, principalmente os executivos,

devam sentar-se na frente de um computador para criar programas, algoritmos,

digitar dados e tantas outras tarefas que levam tempo, podem e devem ser

feitas por pessoas especializadas. Qualquer pessoa é capaz de tirar uma

fotografia ou fazer um filme; porém, quando se deseja boa qualidade, procura-

se um profissional, pois somente ele está habilitado para tanto.

Mas o que todos precisam saber de verdade é que o computador pode

fazer tudo que as pessoas querem. É claro, isso depende dos dados. Se os

dados estiverem dentro dele, ou em algum lugar onde ele possa buscá-los,

qualquer que seja a informação desejada, ele será capaz de gerá-la – essa

história comum na área de informática de que não é possível é apenas lorota.

Pode ser até difícil, demorado, complexo. Mas possível é. Pode não ser

possível exatamente do modo desejado, por falta de algum recurso; por

exemplo, deseja-se um gráfico colorido e a informática não tem um programa

gráfico ou uma impressora gráfica colorida.

Sei que é um exagero dizer que o computador pode fazer tudo. Mas

isso serve apenas para demonstrar que, na verdade, poucas coisas solicitadas

pelos usuários não se podem fazer. Na maioria das vezes, o que falta é somente

boa vontade (ou uma boa administração). Só acredite que não dá para ser

feito o que pediu se lhe for explicado com palavras comuns e de modo bastante

lógico o motivo pelo qual não pode ser feito. Desconfie também se a

informática não apresentar uma solução alternativa para compensar o que

não pode fazer. Se o que lhe explicarem tiver muitos termos que não lhe são

familiares ou seja algo difícil de compreender, então certamente estão tentando

“passá-lo para trás”. Qualquer pessoa, por menos que entenda de informática,

tem a capacidade de discernir uma simples desculpa de uma razão lógica.

Nunca aceite um “não’’ como resposta.

Quanto ao computador, o que todos precisam de imediato é não ter

medo dele. Se ao esbarrar numa tecla ou emitir um comando qualquer por

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engano acontecer uma perda irrecuperável, não se culpe. Se não houver uma

opção para evitar a perda ou a recuperação for difícil de ser feita, então o

que está errado é o aplicativo, que não tem o mínimo de qualidade e

preocupação com aspectos de segurança e navegabilidade. Mesmo que se

jogue o computador pela janela, não se devem perder os dados registrados,

desde, é claro, que sejam mantidas cópias de segurança.

Fazer e manter cópias de segurança de tudo que há em seu computador

é fundamental. É um trabalho rápido, indolor e fácil de ser feito, embora

pareça ser uma verdadeira tortura para muitas pessoas. Elas passam horas

na frente do computador realizando um trabalho, mas no momento de fazer

uma cópia de segurança, que demora alguns segundos, geralmente não o

fazem. Os back-ups, como se chamam tecnicamente essas cópias de

segurança, devem fazer parte da disciplina e rotina de trabalho. Quando os

dados são guardados em um computador central (servidor), geralmente não

há necessidade de se preocupar com as cópias de segurança. Existem

métodos e programas que fazem cópias automaticamente e com muita

qualidade. Geralmente há também um administrador ou um profissional que

se preocupa com isso. Porém, quando os dados estão contidos no seu computador

pessoal ou no dispositivo de armazenamento de dados de sua estação de trabalho,

é fundamental que você faça criteriosamente essas cópias de segurança.

Quanto aos aplicativos (programas) de que todos precisam e os quais

devem saber usar, limitam-se a poucos. É indispensável que se tenha um

conhecimento mínimo sobre um editor de textos, uma vez que ele substitui

com larga vantagem, qualidade e facilidade a velha máquina de escrever.

Deve-se conhecer um pouco sobre planilhas eletrônicas, pois elas são bastante

úteis no dia-a-dia. Deve-se saber navegar pela Internet, pois ela é a maior

promessa de abertura de uma janela para o mundo. Quem tem um objetivo

claro consegue achar na Internet tudo aquilo que mais lhe interessa. O mais

importante de tudo isso, porém, é que se deve ter apenas um editor de texto,

uma planilha eletrônica e um navegador para usar a Internet. É bobagem

mais do que um. Aliás, é melhor dominar um do que ter muitos e não ter

domínio sobre nenhum.

Para obter os conhecimentos necessários sobre esses aplicativos o

melhor é fazer um curso rápido, qualquer um desses anunciados nos jornais.

Não se assuste quando eles começarem a apresentar uma série de facilidades

que na ocasião vão lhe parecer dificuldades, de comandos que não vai

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conseguir perceber para que servem e uma série de tarefas que nunca utilizará.

Afinal, eles precisam provar o conhecimento que têm para se manter no

mercado. Preocupe-se em aprender apenas o “arroz com feijão”, aquilo que

se aplica ao seu dia-a-dia, que tenha utilidade imediata. Caso um dia precise

de um comando que não conheça ou não domine, esse seu conhecimento

mínimo lhe dará condições de procurá-lo, estudá-lo, aprendê-lo e aplicá-lo.

É claro que sua atividade profissional poderá exigir outros tipos de aplicativos.

A idéia quanto a eles é a mesma: limite-se aos que são realmente necessários.

Além desses poucos aplicativos é importante também aprender a acessar

os programas desenvolvidos e/ou utilizados pela sua empresa, necessários

para suas atividades profissionais. Mas você também não deve se assustar

com isso. O primeiro item a observar é se o aplicativo precisa de algum

treinamento para ser utilizado, sem confundir treinamento com uma simples e

rápida explicação sobre seu uso. Todo programa de computador que pre-

cise de um treinamento demorado ou é um aplicativo mal projetado, que tem

uma interface inadequada com o usuário, ou processa uma operação complexa,

especial, que não pode ser tratada por qualquer um. Ao olhar para a tela do

seu computador, tudo tem que estar suficientemente claro para que você

saiba o que fazer, possa tomar uma decisão lógica ou solicitar uma ajuda ou

esclarecimento rápido ao próprio aplicativo. Ninguém deveria ter dificuldades

na utilização de um aplicativo. Ninguém poderia perder tempo navegando,

navegando e tentando descobrir como fazer uma determinada tarefa. Nunca

deveria ser necessário fazer anotações dos passos que se devem dar, das

conseqüências, dos resultados que obterá. Um bom aplicativo tem que ser

adequado para facilitar o dia-a-dia de quem o utiliza e para dar-lhe as respostas

de que precisa, sem muito trabalho ou dificuldade.

Não se deixe tentar pelas maravilhas que o mercado apresenta todo

dia. A primeira pergunta que deve fazer sobre o produto é: isso trará algum

benefício significativo ao meu trabalho ou à minha vida pessoal? Caso não,

deixe que outras pessoas fiquem com ele, que desfrutem essa maravilha! Se

ficar claro que lhe será bem útil, talvez valha a pena adquiri-lo. Não seja um

maníaco cibernético que instala em seu computador todas as novidades e

programas existentes, que copia todos os programas ofertados pela Internet.

Não transforme seu computador numa lata de lixo. Ninguém pode saber

tudo e dominar tudo. Seja um profissional de poucas ferramentas, mas

perfeitamente dominadas. A capacidade de alguém jamais será medida pelo

24


número de aplicativos que possui, mas sim pelo proveito que pode tirar dos

poucos que realmente lhe são úteis. Não se deixe intimidar pelos que só

falam em informática. Se o seu negócio não é informática, então se concentre

no seu negócio e não na informática. Qualquer que seja sua necessidade, em

termos de informática, sempre haverá um profissional qualificado que saberá

como atendê-la, ou um aplicativo no mercado que poderá ser adquirido por

um bom preço.

Se você pretende desenvolver algum aplicativo, multiplique o custo da

sua hora de trabalho pelas horas que deverá demorar para construí-lo e veja

se não é mais barato adquiri-lo no mercado ou encomendá-lo a um profissional

qualificado. Ah! É um modelo inexistente, um segredo, um produto que não

existe no mercado! Sendo assim, esse aplicativo pode apresentar um diferencial

que justifique o investimento. Certifique-se de que seja realmente necessário

e poderá trazer algum valor para o seu negócio. Agora, se fazer programas

por lazer, fora do seu horário de expediente, lhe dá prazer, então vá em frente!

25


3 - Usando o computador parasimplificar o cotidiano

O que fazemos é em sua maior parte desperdício detempo e pura rotina. Pouca coisa sobra que realmente exigeabstração e decisão.

A grande queixa de todo executivo é a falta de tempo. Parece que os

afazeres são muitos para as minguadas horas de um dia. Como não é possível

“espichar” o dia, só resta uma alternativa: simplificar a carga de trabalho. Se

analisarmos tudo que fazemos durante um dia de expediente, notaremos que

a maior parte consiste em tarefas repetitivas, burocráticas, de busca, de

pesquisa, de conversas inúteis, de prestação de esclarecimentos sobre o que

já está escrito e esclarecido, reuniões inúteis, reuniões prolongadas sem

nenhuma necessidade, cobranças de tarefas repassadas, dar ou ouvir desculpas

e justificativas de tarefas não-cumpridas, locomoções não-planejadas (ir daquipara lá, fazer isso, voltar para cá, fazer outra coisa, retornar para lá,pegar alguma coisa, ir acolá, falar algo, voltar para cá, perceber queesqueceu algo, voltar para lá e, como ninguém é de ferro, ir até ali paratomar um café. O dia acabou e nada de substancial foi feito) etc.

Quantas e quantas vezes, ou quase sempre, voltamos para casa com a

sensação do dever não-cumprido, estressados, preocupados, agitados,

nervosos, agressivos e, também, cansados de tanto trabalhar!

26

USANDO O COMPUTADOR PARA SIMPLIFICAR O COTIDIANO

Se pararmos para nos organizar, automatizarmos as tarefas que mais

nos roubam tempo e adquirirmos uma disciplina (esta é a palavra mágica),

certamente o dia será suficiente para tanto trabalho. Algumas tarefas podem

ser transferidas para outras pessoas, outras evitadas e muitas podem ser

feitas pelo computador. Muitos contatos demorados, explicações,

telefonemas, justificativas, delegação de tarefas e esclarecimentos podem

ser feitos via correio eletrônico (e-mail). Prestação de contas, cobrança

de serviço, agendamento de tarefas, planejamento do deslocamento, entre

tantas, também podem ser simplificadas com a informatização. Para nada

disso é preciso desenvolver aplicativos, pois nas prateleiras das casas

especializadas eles são encontrados já prontos por preços bem razoáveis,

e são compatíveis com diversos sistemas operacionais. O custo do tempo

que irá ser poupado compensará, em poucos dias, o investimento. Ao

adquirir um programa desses não compre o mais sofisticado, compre aquele

que lhe parece mais simples e capaz de fazer as tarefas de que precisa e

não um que invente novas tarefas que passarão a fazer parte da sua rotina

diária, sobrecarregando-a.

Recentemente li em uma reportagem que um executivo, enquanto se

dirigia para seu escritório ou para um compromisso, trabalhava em seu laptopno carro. Durante esse tempo ele colocava todos os seus e-mails em dia,

organizava sua agenda, fazia e lia relatórios etc. Para ele, era bem mais barato

pagar um motorista do que gastar seu precioso tempo no trânsito. Para ele, o

computador era indispensável na organização e execução do seu trabalho e

certamente ele encontrou um modo bastante eficaz para “aumentar” as horas

de seu dia. Portanto, todos nós também podemos simplificar as coisas e

descobrir modos de utilizar melhor o tempo disponível.

Além dessas tarefas corriqueiras, existem muitas outras atividades,

peculiares a cada um, que podem ser informatizadas com expressivos ganhos

de tempo, qualidade e resultado. Basta apenas parar de correr por uns

instantes e observar tudo à nossa volta para perceber o quanto se desperdiça

de tempo.

Um colega de profissão contou-me que, em uma das empresas em

que trabalhou, foi-lhe solicitado fazer um sistema de contas a receber. Uma

das tarefas desse sistema era emitir faturas/duplicatas. Eram centenas por

dia. Embora tenha tentado argumentar e provar ao diretor que eram

desnecessárias a sua assinatura e a do cliente em todas elas, desde que na

27


nota fiscal constassem detalhadamente as condições de pagamento e a

assinatura do cliente, ele insistia em assinar uma a uma e exigir que o cliente

as assinasse também, uma a uma. Na impossibilidade de demovê-lo da

sua idéia propuseram ao diretor que passasse a incumbência a um

funcionário qualquer, cujo salário fosse bem menor que o dele. Mas não,

o diretor continuou irredutível ainda por muito tempo, pois entendia ser

aquela uma tarefa de grande responsabilidade. Gastava diariamente horas

preciosíssimas assinando inutilmente aquelas faturas/duplicatas. O pior

de tudo é que irritava o cliente – que também tinha que assinar 20, 30 ou

mais documentos!

Atualmente, fala-se muito em qualidade de vida. Acontece que para

obtê-la a pessoa precisa simplificar seu cotidiano! Deve reduzir sua correria

para que o trabalho se torne mais agradável e sobre mais tempo para

atividades criativas, de lazer e dedicação à família. O computador pode e

deve ser usado para simplificar as tarefas, sem causar qualquer prejuízo na

qualidade; aliás, provavelmente trazendo significativas melhorias.

Numa determinada empresa, semanalmente, vários profissionais têm

que fazer registros sucintos de suas atividades por meio de programas de

computador. Isso representou uma facilidade muito grande, que reduziu

o tempo necessário para produzir extensos e detalhados relatórios. Seria

perfeito se, além desses registros, não tivessem que fazer mais um relatório

para sua chefia, outro registro em um sistema de cronogramas e mais um

em uma base de dados de projetos! No final do mês eles ainda têm que

informar seus próprios índices de produtividade, todos eles partindo

praticamente dos mesmos dados! Assim, um funcionário gasta em média

meio expediente por semana para fazer esses registros. Ou seja, gasta

10% do seu tempo fazendo registros pouco confiáveis e respondendo via

e-mail ou telefone as dúvidas na análise desses registros.

Tarefas como a exemplificada são comuns, feitas com pouco interesse

e desagradam quem as faz e quem as analisa. Inclusive, nessa empresa, o dia

da semana dedicado a fazer esses registros era conhecido como “o dia da

mentira”. É óbvio que muitas daquelas informações são necessárias. A

informática pode – a partir de um único registro – gerar todas as informações

desejadas pelas diversas áreas da empresa, com melhor qualidade e

confiabilidade. Dessa forma pode simplificar ainda mais o trabalho dos já

atarefados profissionais e reverter o tempo em qualidade e produtividade.

28

USANDO O COMPUTADOR PARA SIMPLIFICAR O COTIDIANO

Afinal, como o computador pode ser usado para simplificar ocotidiano?

Uma das facilidades que se aplica bem a quase todas as empresas é o

correio eletrônico (e-mail). Através dele os memorandos internos e externos

podem ser enviados com relativa segurança e agilidade. Pode-se endereçar um

memorando para inúmeros destinatários, ou grupos deles, ao mesmo tempo.

Pode-se até exigir a confirmação do recebimento ou um recibo de entrega. O

destinatário pode redirecioná-lo para quem desejar. Pode-se mantê-lo arquivado

no computador, imprimi-lo ou simplesmente eliminá-lo. Pode-se transcrevê-lo,

copiá-lo ou anexá-lo em qualquer outro documento no computador.

Através desse mesmo correio eletrônico podem-se enviar recados, dar

felicitações, fazer pedidos, anexar planilhas, textos, desenhos, dar notícias,

manter um setor de classificados, agendar reuniões etc. Com ele, muitas saídas

do local de trabalho, telefonemas demorados e deslocamentos desnecessários

são evitados. Tudo pode ser feito com informalidade e rapidez.

A agenda eletrônica é outra facilidade que também pode ser incorporada

ao cotidiano. O ideal é que ela faça parte do correio eletrônico. Assim, quando

alguém tiver que agendar uma reunião, bastará relacionar as pessoas que devem

participar e o programa se encarregará de consultar a agenda de cada um deles

e sugerir uma data e hora em que todos possam participar, ou que a maioria

possa, ou ainda que os principais elementos da lista tenham disponíveis.

Além disso, existem ainda eficientes programas para gerenciamento de

projetos e cronogramas, versáteis planilhas eletrônicas, editores de texto,

editoração eletrônica, de apresentação (palestras, cursos, demonstrações),

enfim, há programas e máquinas que fazem eficientemente quase tudo de

que precisamos.

Embora gostemos de dizer que nosso trabalho tem alta dose de

abstração, que cada momento é crítico e exige análise profunda, acredito

que o que fazemos é, em sua maior parte, desperdício de tempo e pura

rotina. Até mesmo aquela análise diária indispensável que só nós sabemos

fazer não passa de um ritual: todo dia é feita do mesmo modo. Pouca coisa

sobra que realmente exija abstração e decisão. Se essa minha suspeita for

verdadeira, então é possível simplificar drasticamente o nosso cotidiano. A

maior parte do que fazemos pode ser automatizado, o que fará com que

sobre mais tempo para tarefas que realmente exijam abstração.

29


Minha sugestão é fazer periodicamente um levantamento verdadeirodo cotidiano, listando as tarefas que mais nos tomam tempo. Com essa lista

em mãos, devemos pegar a mais “gastadora de tempo”, dissecá-la

completamente, etapa por etapa, passo a passo, detalhe por detalhe. A seguir,

colocamos tudo isso no papel. Chamamos um profissional de informática e

discutimos profundamente com ele até que uma solução informatizada seja

definida. Não devemos nos deixar levar pela conversa de que é preciso

considerar todas as tarefas para que um planejamento geral seja feito. Isso

implicará um projeto demorado e complexo e nenhuma garantia de que, ao

término, a tecnologia empregada ainda estará de acordo. A informática tem

que dominar a técnica de fazer as coisas seccionadas, passíveis de serem

alteradas de acordo com a necessidade e evolução. A solução a ser dada deve

ser simples, prática, flexível (certamente será melhorada depois) e não deve

acrescentar ainda mais trabalho ao dia-a-dia. É preciso concentrar-se somente

no que é necessário e importante, embora mais tarde as possibilidades e

facilidades possam ser ampliadas. Saber desfazer-se do que não é necessário

e se concentrar apenas no que é importante constitui-se na melhor ferramenta

para quem deseja simplificar seu cotidiano.

30

CRIATIVO É O HOMEM. SIMPLIFICADORA É A MÁQUINA

4 - Criativo é o homem.Simplificadora é a máquina

A dupla homem e computador, com o homem sem-pre no comando, será uma das mais produtivas uniões.

Tem-se falado muito sobre a informática e as maravilhas que essa

máquina chamada popularmente de computador pode fazer. Mas de uma

coisa não podemos nunca nos esquecer, se desejamos ter sucesso com ela e

obter o máximo de resultados com sua utilização: ela faz somente e exatamente

o que lhe ensinamos a fazer e solicitamos para que faça. Seu limite está

exatamente na nossa capacidade de criar e passar-lhe as instruções corretas.

Nenhuma máquina é ainda capaz de pensar e criar. Se um dia entendermos

exatamente os mecanismos que nos levam a pensar e criar, talvez seja possível

construirmos máquinas também com essa capacidade, pois o limite exato de

tudo que fazemos é o quanto entendemos das coisas.

Portanto, se a empresa espera que o computador lhe dê todas as

respostas, assuma riscos, descubra novos nichos de negócios, encontre

soluções para seus problemas, identifique como reduzir custos, aumentar os

lucros, abrir novos mercados, conquistar novos clientes, selecionar bons

colaboradores, evitar que a empresa tenha perdas e tantas outras questões

tão intrigantes e difíceis do dia-a-dia, então pode ir encerrando suas atividades,

pois essas respostas só podem vir de uma mente criativa e repleta de

conhecimentos. Se a empresa tiver em seu quadro de colaboradores pessoas

31


preparadas, criativas, sensíveis, então estas poderão idealizar tarefas

extremamente complexas e lógicas para que essa maravilhosa máquina

trabalhe com desenvoltura e as ajude a encontrar, com maior rapidez e

segurança, as respostas a que tanto almejam.

As mentes criativas é que influenciam e movem o mundo. No cinema

encontramos muitas mentes extremamente imaginativas e criativas. Na ficção,

os computadores tomam decisões estratégicas, lêem pensamentos, resolvem

qualquer problema apresentado pelo homem sem a necessidade de ser

previamente programados, computadores com vontade própria, com

capacidade para eliminar qualquer pessoa que interfira na missão para a qual

foram instruídos, inclusive seu próprio criador. Isso tudo ajuda o homem a

acelerar suas pesquisas e procurar atingir o estágio em que se encontram

esses personagens de ficção. O difícil é quando uma pessoa vê tudo isso,

acredita que já seja realidade e exige da informática resultados idênticos!

Eu não tenho nenhuma dúvida de que o diferencial existente entre as

empresas está na capacidade de seus colaboradores. Não é só o conhecimento

que leva a bons resultados, é preciso muita criatividade e capacidade de

realização. É claro que raramente uma pessoa reúne amplos conhecimentos,

grande capacidade criativa e de realização. O normal é a pessoa ter apenas

uma dessas habilidades. Portanto, é preciso um quadro de pessoas na empresa

que mescle essas habilidades, para que possa haver criação (criatividade) e

sustentação (conhecimento) e as idéias possam ser implementadas (capacidade

de realização).

Conheço pessoas que são extremamente criativas e visionárias e estão

relegadas à periferia do mercado de trabalho porque não têm capacidade de

realizar o que idealizam. Por outro lado, existem muitas pessoas com

capacidade esplêndida de fazer as coisas acontecerem mas que não têm o

que fazer acontecer, pois não têm capacidade criativa. Há muitos profissionais

extremamente qualificados que dirigem mal suas áreas, pois não têm

capacidade administrativa ou de realização. Se sob o mesmo teto forem

reunidas algumas pessoas com capacidade criativa, outras com capacidade

técnica e outro grupo com capacidade de realização, sem a menor dúvida

poderá haver sucesso em qualquer empreendimento.

Algumas empresas já se preocupam em colocar as pessoas certas no

lugar certo. Mas identificar com clareza as características das pessoas para

então colocá-las na posição correta é um trabalho muito difícil. Parece que o

32

CRIATIVO É O HOMEM. SIMPLIFICADORA É A MÁQUINA

ambiente e a rotina moldam as pessoas e obscurecem suas reais características.

Não conheço os resultados que estão sendo obtidos por essas empresas.

Acredito que ainda não seja possível quantificá-los, mas certamente já devem

ser sensíveis. Acredito que a sobrevivência das empresas dependerá sobretudo

desse discernimento e dessa capacidade de aproveitar o potencial das pessoas.

É nisso que se deve investir. O fator humano continuará sendo o principal

diferencial enquanto existirmos. A dupla homem e computador, com o homem

sempre no comando, será uma das mais produtivas uniões.

A informática é um instrumento de apoio, indispensável para permitir

criação, a base técnica e a realização do que foi idealizado. O homem terá

mais tempo e condições para criar se a tarefa de realizar o que se pode

prever for delegada à máquina. Nunca a máquina será capaz de criar para o

homem realizar.

33


5 - Usando a informática paramelhorar o ritmo da empresa e a

interação entre as áreas

A informática deve ser um instrumento de apoio àevolução da inteligência da empresa, proporcionando e acom-panhando esse apoio e, ao mesmo tempo, mantendo cons-tante capacidade de mutação.

É sabido que nas empresas em que a interação entre as áreas ocorre de

modo mais natural e em maior grau os resultados são melhores. Há boa

produtividade, melhor qualidade, satisfação dos funcionários, dos dirigentes,

dos fornecedores e dos clientes. Há muito orgulho pela empresa. Há lucro.

Para haver interação é preciso que haja ritmo, ou seja, cada área e cada

pessoa fazendo racional e progressivamente seu trabalho, sem a intenção de se

sobrepor uma à outra. Tudo ocorre no tempo certo e de forma harmoniosa.

Para que haja ritmo é preciso que haja um elo de ligação entre uma

atividade e outra, entre uma área e outra, entre uma pessoa e outra. Todos

devem ter a consciência de que seus papéis são importantes e de que fazem

parte de uma intrincada cadeia produtiva. Quanto melhor e mais rápido for

esse ritmo, tanto melhor será o resultado obtido pela empresa.

Por conseguinte, esse elo de ligação constitui-se na chave do sucesso

da empresa e deve ser construído com base nos seus objetivos, de modo

34

USANDO A INFORMÁTICA PARA MELHORAR O RITMO DA EMPRESA E A INTERAÇÃO ENTRE AS ÁREAS

impessoal, respeitando as características, as necessidades e os interesses de

cada área, promovendo a interação entre elas sem ressentimentos, sem

desvalorização ou submissão.

A informática se presta muito bem a essa complexa atribuição: ser o elo

entre as diversas áreas e atividades da empresa. Ela é o canal pelo qual

transita a quase totalidade dos dados e onde a maior parte das informações

é gerada. Não se trata do poder para mudar o sistema ou impor nova rotina.

Não há razão para simplesmente substituir o que é eficiente. A informática

detém os dados e gera informações, mas não detém o conhecimento e a

especialização necessários e específicos a cada atividade para promover

mudanças complexas. O que ela pode fazer é agregar valor agilizando o

escoamento dos dados, melhorando a geração das informações, oferecendo

novas facilidades e ferramentas. Ainda existem muitas empresas em que isso

não é praticado e à informática foi dado um poder de mudanças enorme,

como se todas as “inteligências” da empresa nela se concentrassem.

Sem dúvida, deve existir inteligência na informática, mas também em

todas as demais áreas da empresa. Não há uma só área sem inteligência que

possa trazer bons resultados e estar perfeitamente enquadrada no ritmo da

empresa. Cada área deve executar de modo inteligente as suas atribuições.

Nenhuma empresa pode se sustentar na dependência da inteligência de uma

única área ou pessoa. Ainda mais se essa área for a de informática, cuja mais

nobre função hoje é a de integração das diversas áreas e não a de se sobrepor

a elas. Numa empresa em que uma área é colocada em posição de

superioridade não há um nível de decisão rápido e consistente, e as demais

áreas deixam naturalmente de produzir com eficiência, pois tendem a se sentir

inferiorizadas, com pouca importância e poder.

Sempre que uma área procura promover mudanças, mesmo que sejam

de pouco impacto, descobre que está atrelada às demais áreas da empresa

num laço de maior ou menor dependência. Por isso, poucas vezes pode

promover mudanças sem antes levantar as conseqüências que causará em

outras áreas – e sem a concordância delas. E é essa dependência que

geralmente trava o processo evolutivo. Na maioria das vezes os impedimentos

são meros caprichos ou ciúmes entre os profissionais.

Com a disseminação da informatização, os maiores laços de dependência

das áreas passaram a ser com a área de informática. Por meio dela passou a

ser gerada a maior parte das informações. No princípio ela centralizava a

35


maior parte dos dados. Somente pela intervenção de um especialista é que

se podia obter, realizar ou enviar informações. Com tanto poder, a área de

informática passou a ditar o ritmo das empresas e a decidir sobre a importância

das coisas. Havia, porém, uma limitação na capacidade e na disposição dos

profissionais dessa área em aceitar e atender a avalanche de necessidades

dos demais setores da empresa e colaborar com eles. Muitas vezes sentiam-

se com o poder de um deus, pois podiam decidir qualquer coisa, traçar

destinos, impor interesses, e ainda tinham a vantagem de poder falar numa

língua que só eles entendiam. Aos demais, cabia apenas aceitar.

Alguns perceberam logo que tudo aquilo era uma “oportunidade de

ouro” para que a informática se transformasse no principal elo entre as áreas

e melhorasse substancialmente o ritmo da empresa. Outros demoraram mais

para perceber isso enquanto alguns, até hoje, nada perceberam! Talvez isso

explique por que certas empresas evoluíram rapidamente e se tornaram as

grandes estrelas do mercado, enquanto outras ainda estão se debatendo ou

foram dizimadas por um poder que desconheciam.

Ainda hoje é muito comum, e até de praxe, a informática definir e

classificar seus usuários de inconstantes, indecisos, sem domínio do que fazem

e sem firmeza de propósitos. Isso ocorre porque as solicitações dos usuários

são carregadas de pontos de interrogação e constantemente alteradas, muitas

vezes até mesmo antes de se tornarem programas de computador.

Antes de ser um defeito, essa atitude dos usuários é uma virtude. Quando

um usuário se decide por alterar um trabalho, quase sempre significa que a

idéia inicial evoluiu e, conseqüentemente, deve ser alterada para que mantenha

cadência com a evolução. As alterações não param por aí, elas continuam

existindo, pois a idéia continua evoluindo. O real perigo ocorre quando os

pedidos de mudança cessam. Isso significa que a idéia foi descartada ou que

o usuário perdeu o interesse por ela ou, ainda, que ela deixou de ser útil. É

claro também que, a partir de um determinado nível de evolução, uma idéia

estará suficientemente madura e ajustada à situação presente. Desse momento

em diante a evolução ocorrerá de modo mais lento, porém nunca estagnará.

Somente nessa fase a área de informática terá seus trabalhos em situação

mais estável.

Com sua costumeira postura crítica e defensiva, a informática causa

uma retração nos usuários. Ou seja, inibe a criatividade, restringe a evolução.

No início a situação pode não parecer tão grave, porém, com o passar do

36

USANDO A INFORMÁTICA PARA MELHORAR O RITMO DA EMPRESA E A INTERAÇÃO ENTRE AS ÁREAS

tempo a estagnação começa a ser sentida e então a informatização, que foi

introduzida para ajudar, passa a ser também um problema. Quando isso

começa a ser sentido certamente é porque os dados e os processos estão

centrados na informática e absolutamente dependentes dela. Reverter esse

quadro é uma grande dificuldade. Por esse motivo é que a reengenharia se

deu muito bem na informática. É um modo polido de dar um basta em tudo e

colocar a informática novamente em compasso com a realidade. De toda

forma, é inútil quando o pensamento não acompanha o processo de mudança

e, dentro de pouco tempo, nova reengenharia será necessária. Embora essa

situação esteja sendo apresentada vinculada à informática, é preciso considerar

que o problema não é exclusivo dessa área, sendo encontrado também em

outros setores da empresa.

Para evitar a estagnação é preciso que a informática adote uma postura

ativa, crítica no sentido construtivo, acessível, receptiva, abrangente, flexível

o suficiente para implementar e fomentar a evolução da inteligência da empresa

e a integração entre as áreas. Deve ser capaz, porém, de avaliar e dimensionar

uma idéia para que nenhuma atitude inconseqüente coloque em risco toda a

organização. Precisa ter o espírito político para negociar, integrar as áreas e

os interesses antagônicos. A administração da área de informática (aliás, de

qualquer área de uma empresa) deve ser conduzida com mais habilidade e

sensibilidade administrativa e política do que técnica. Somente assim poderá

transformar a informática no principal elo entre as áreas e melhorar o ritmo

da empresa.

A informática precisa estar em constante (diária) mutação para dar vazão

à evolução. Nenhum trabalho idealizado hoje será tão bom que amanhã já

não esteja entrando em um processo de obsolescência. Nenhum projeto será

tão bom a ponto de contar, no momento de sua implantação, com o mesmo

interesse e empolgação que seu criador tinha na época de sua idealização.

Por mais evoluída que a informática possa estar, sempre será dependente

do grau de evolução das demais áreas da empresa, porém é a área cuja

maior vocação consiste em incentivar e proporcionar condições para que a

inteligência da empresa evolua e seja mantida em condições de vencer os

desafios do mercado.

37


6 - O uso da informática nogerenciamento da empresa

Gerenciar a empresa com a informática é estabele-cer pontos de sensibilidade na organização e transformaros gerentes em estrategistas.

Quando se fala em gerenciar a empresa utilizando a informática é comum

as pessoas entenderem que a área de informática é que gerenciará a empresa.

Isso nunca daria certo porque a informática é de caráter acentuadamente

lógico, enquanto a administração é de caráter perceptivo e estratégico. Um

gerenciamento baseado somente na percepção, sem uma razoável

fundamentação lógica, certamente seria uma administração com um grau de

risco muito elevado. A informática numa administração é fundamental para

que haja equilíbrio nas decisões. As decisões não devem ser tomadas com

base somente na percepção do administrador nem tão-somente na lógica

dos acontecimentos. Muitas vezes percebemos equivocadamente e os

acontecimentos podem ocorrer de acordo com uma lógica inesperada.

Quando digo administração, não me refiro especificamente àquela

exercida pelos altos comandos da empresa. Refiro-me também à

administração setorizada, àquela exercida de forma quase isolada em cada

área da empresa. Qualquer que seja a tarefa que um setor tenha que realizar,

ele terá que contar com uma administração específica para realizá-la, mesmo

que seja feita por um técnico e não por um administrador.

38

O USO DA INFORMÁTICA NO GERENCIAMENTO DA EMPRESA

E é justamente no auxílio que pode prestar a esses administradores que

está uma das grandes utilidades da informática. Essas pessoas precisam estar

permanentemente atentas ao que ocorre em suas áreas e ter tudo sob absoluto

controle. Geralmente são pessoas com grande conhecimento do trabalho que é

realizado em suas áreas, porém muitas vezes desprovidas dos conhecimentos

necessários para uma gerência adequada. É muito difícil para alguém que domina

um determinado trabalho desprender-se dele para se dedicar apenas à sua

administração. É uma resistência natural, compreensiva, pois há o receio da

perda do conhecimento e da habilidade adquiridos para se arriscar com um

trabalho para o qual ainda não se sente preparado e seguro. Toda pessoa

passa por um período de transição crítico no qual, em uma primeira etapa,

custa a se desvincular do trabalho que realiza. Numa segunda etapa a pessoa

começa a perder a habilidade no que fazia e então evita fazê-lo com medo de

errar e de ser ridicularizada por seus colegas. Alguns procuram desesperadamente

recuperar a habilidade perdida. Esse é um período de transição que pode ser

curto, longo ou até permanente; depende muito do nível de conscientização

do profissional e de seu preparo. Essa insegurança naturalmente se reflete em

toda a área.

Mais uma vez a informática pode ter a função de facilitadora nesse processo

auxiliando, apoiando, direcionando, conduzindo o administrador e fazendo com

que ele se sinta mais seguro e confiante em seu trabalho. A interferência da

informática não deve ser arbitrária, mas seguir um modelo determinado pela

gerência geral e que tenha o suporte de gerentes experientes.

Gerenciar a empresa utilizando a informática pode simplificar todo o

processo de administração, ampliar o inter-relacionamento das áreas, aproximar

os procedimentos, disseminar as boas práticas, apontar com mais rapidez os

desvios e as tendências benéficas ou malévolas decorrentes de decisões tomadas

ou de procedimentos adotados. Por meio da informática, a gerência pode

acompanhar o que ocorre na empresa, em todos os estágios, sem muito esforço.

Quando penso em gerenciamento com o uso da informática, o que

primeiramente me “salta aos olhos” é o estabelecimento de pontos de

sensibilidade em toda a organização. Esses pontos é que deverão acionar de

forma automática a necessidade de uma observação mais acurada ou a tomada

de uma atitude preventiva ou corretiva. A informática deve ser um instrumento

de alerta permanente para que não haja desvios sérios e, ao mesmo tempo,

permitir ajustes e melhorias na rota estabelecida pela empresa.

39


É muito difícil determinar os pontos de sensibilidade de uma empresa ou

área sem conhecê-los profundamente. Grosso modo esses pontos funcionam

como sensores que, com base em parâmetros, indicam o nível de risco, de

qualidade e de desequilíbrio do trabalho que está sendo realizado, acionando

os responsáveis sempre que o menor sinal de desvio for detectado. Os programas

de computador são ideais para esse trabalho, pois são impessoais e quando

bem programados muito raramente falham. O ideal é que ao acionar um alerta

o programa também mostre o que deve ser feito. Isso facilita e agiliza a tomada

de decisão. Há casos e níveis de sensibilidade em que o próprio computador

pode tomar uma decisão.

Pode-se ter a impressão de que o estabelecimento desses pontos de

sensibilidade se aplique somente em áreas de produção e de maior risco de

acidentes. Mas isso não é verdade. Esses pontos existem em qualquer área,

desde a recepção até a área contábil, financeira e de recursos humanos. É só

uma questão de sensibilidade... Talvez seja por falta deles que muitas empresas

só percebem que estão endividadas, perdendo mercado ou entrando em crise,

quando a situação já é grave ou irreversível.

Lembro-me de que, quando ainda garoto, no entusiasmo do meu primeiro

emprego, criei um conceito um tanto radical: “Chefe que trabalha não presta”.

A expressão não significa que o chefe não deva fazer coisa alguma. Significa

que ele não deve estar sempre tão ocupado que não tenha tempo para

observar, para sentir e perceber os desajustes em sua área. Significa que ele

está nessa posição para idealizar soluções, melhorias, fazer experimentos e

correções. Não significa que o chefe não deva “pôr as mãos na massa”, mas

que isso o faça natural e eventualmente e não seja parte de sua rotina diária.

Embora esse pensamento seja um pouco chocante e tenha sido idealizado no

resplendor de minha juventude, ainda não perdi a crença nele, aliás, acho até

que está bem atualizado!

O parêntese que acabo de fazer foi com a intenção de reforçar a idéia de

que o uso da informática no gerenciamento da empresa deve visar também a

redução da carga de trabalho das chefias, para que elas tenham mais tempo de

observar, procurar e criar soluções. Para que uma empresa possa crescer e se

solidificar é preciso possuir um time de estrategistas, pessoas com os olhos

atentos, sempre à frente, mas que organizem corretamente a retaguarda de

acordo com o que percebem. Afinal, se um comando se distrair limpandoarmas, poderá ser surpreendido pelo inimigo.

40

TRABALHANDO COM DADOS E OBTENDO INFORMAÇÕES

7 - Trabalhando com dados eobtendo informações

Os dados de uma empresa são comparáveis ao DNAde um ser vivo. A saúde da empresa e seu futuro neles es-tão estampados. O segredo está em sua interpretação.

A forma de guardar dados utilizada pela informática é a mesma que já

vem sendo empregada pelas empresas há séculos. Calma! Isso não é nenhuma

crítica maliciosa. Um método de trabalho que vem sendo empregado e

melhorado há tanto tempo não pode ser ruim. Aliás, tem que ser muito bom.

Por mais que os profissionais de informática abominem essa idéia (vou

ser apedrejado por isso), por mais termos “novos” criados para diferenciá-

la, por mais sofisticadas que sejam as metodologias, a informática ainda não

conseguiu emplacar um modelo próprio diferenciado de armazenar dados.

Acredito que essa dificuldade está atrelada à cultura humana e à qualidade

desse método centenário.

Acredito que, no futuro, a informática irá mudar a forma de guardar os

dados, porém isso só ocorrerá quando houver uma mudança cultural, incluindo

aspectos jurídicos e tributários, de proporções mundiais. Aliás, uma mudança

pela qual a informática certamente será a principal responsável.

Para que qualquer pessoa não habituada com a informática possa entender

bem o que será detalhado a seguir, faço agora uma correlação entre a forma de

guardar dados utilizada pela informática e o modo tradicional, não-informatizado.

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No armazenamento tradicional, são usados arquivos de aço para guardar

fichas, relatórios e pastas suspensas; na informática, o armazenamento deixa

de ser feito em “papel” para ser feito em meios magnéticos, registrados em

CD, disquete, disco rígido, fitas magnéticas etc.

Na informática também existe o velho arquivo de aço do escritório, porém

de forma invisível, contido em um meio de armazenamento. Ele pode ser

chamado de arquivo mesmo ou de file, database, base de dados, banco de

dados etc. Embora tenha uma variedade de nomes, a idéia continua sendo a

mesma: dentro dele se “colocam” pastas, caixas, documentos, fichários e tudo

o que couber. O que ele tem de mais importante é que possui controles mais

rígidos, é mais seguro e não pode ser comido por traças. Às vezes é bem mais

desorganizado do que o seu arquivo de aço, porém pode-se encontrar nele o

que se deseja com muito maior rapidez e facilidade. Tal qual seu armário, de

vez em quando precisa de uma limpeza, pois também pega poeira, documentos

são arquivados em lugar errado, misturam-se as coisas... e muito lixo é guardado!

Aquele fichário guardado no seu armário de aço, na informática con-

tinua existindo com o nome de tabela, entidade etc., dentro do banco de

dados. A idéia é a mesma: dentro de um fichário existem fichas; na informática

existem registros, instâncias etc. Nas fichas existem campos que contêm dados;

na informática também são chamados de campos ou atributos e contêm dados.

Não sei ainda porque os profissionais de informática acham ruim quando

se faz comparação entre a armazenagem eletrônica e o armário de aço. Não

há nenhum demérito nisso. Aliás, essa foi até hoje a melhor forma de organização

encontrada pelo homem. Por isso é que a informática a usa. Usa o que há de

melhor, até que um dia alguém invente algo mais eficaz.

Essa correlação simplista costuma deixar os profissionais do setor um

tanto decepcionados. Acho, porém, que com ela fica mais fácil para as pessoas,

não-profissionais de informática, entenderem como as coisas estão dentro

de um computador e, assim, melhorar seus relacionamentos com aqueles que

verdadeiramente entendem da área. É claro que a semelhança fica somente

na correlação. A sofisticação é tão grande e as facilidades tão eloqüentes

que já é até difícil imaginar como é que as empresas conseguiam se organizar

sem a informática! Arrisco-me a afirmar que certamente as grandes empresas

não estariam tão grandes como estão se não fosse a informática. Se isso é

verdade, então também é verdade que a informática é o instrumento mínimo

e indispensável para o crescimento de uma empresa.

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O que é informação?

Quando se pega um punhado de fichas e se somam seus valores, por

exemplo, os créditos (cada crédito é um dado), obtém-se um resultado, ou

seja, uma informação. Se somarmos os débitos (cada débito também é um

dado), obtém-se outro resultado, ou seja, outra informação. Se subtrairmos

um do outro obteremos uma terceira informação: o saldo. Conclusão: os

dados são obtidos de registros reais de ações ou produtos da empresa

enquanto a informação é o resultado da manipulação ou combinação de dados.

Normalmente a informação não está disponível, pronta para ser usada.

Para obtê-la é preciso trabalhar os dados, muitas vezes combinando os da

própria empresa com os obtidos no mercado, os obtidos dos concorrentes e

os das mais variadas fontes.

A principal característica de uma informação é a inconstância. Muitas

vezes ela é até imprecisa. Assim que chegamos a ela, ao repetirmos

exatamente os mesmos procedimentos poderemos chegar a outro resultado.

Isso porque constantemente novos dados são inseridos e outros são

eliminados ou alterados, embora, em média, o ciclo de vida de um dado seja

muito superior ao de uma informação. Porém, como o volume de dados

considerados na geração de uma informação geralmente é muito grande, a

possibilidade de que haja uma alteração nesse universo em um curto espaço

de tempo é muito significativa. Em nosso exemplo, enquanto a soma dos

valores das diversas fichas está sendo feita, alguém pode precisar de uma

das fichas e retirá-la do fichário. Ou, ainda, alguém pode introduzir uma nova

ficha no fichário. Alguém também pode alterar os valores de uma das fichas,

e por aí afora...

Isso tudo é normal, embora pareça estranho e de difícil controle. O fato é

que a empresa não pode parar enquanto alguém busca uma informação. Por

isso a tomada de uma decisão é tão difícil e arriscada. Geralmente é feita com

base em uma informação que não representa mais o momento. A informática

introduziu um fator relevante na geração da informação: a velocidade com que

pode ser obtida. Mesmo assim, a informação continua com alguma defasagem,

mas pode ser melhorada para que haja menos riscos numa decisão.

Existem muitas maneiras de fazer isso. A mais comum é a combinação

de informações. Por exemplo: apresenta-se o saldo, conforme anteriormente

desejado, mostrando-se também a tendência para um determinado período.

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As informações podem ser apresentadas sob os mais diversos modos:

um número, um índice, um valor, um texto, um relatório, um gráfico, uma

planilha etc., de uma forma concisa, pronta para uma tomada de decisão ou

de modo que a facilite ou agilize.

Os segredos contidos nos dados

É comum as pessoas ocultarem dados com medo dos concorrentes.

Apesar de os dados, isoladamente ou mesmo agrupados, poderem não ter

nenhum significado importante, é legítima essa preocupação. A sua

interpretação, ciência que poucas pessoas dominam, é o segredo. É bom

proteger tais dados, pois algum inimigo pode interpretá-los e utilizar essas

informações para prejudicar a empresa. Contudo, maior preocupação deve-

se ter com as informações, pois elas representam a interpretação dos dados

pela empresa, mesmo que feita com superficialidade, e não é difícil deduzir a

tendência ou atitude que a empresa tomará com relação a uma informação.

O dado é o elemento mais primitivo de uma informação. Somente

depois de um tratamento e da combinação com outros dados é que se

origina uma informação. É muito difícil, trabalhoso e complexo trabalhar

dados para que gerem informações. As pessoas conseguem entender as

informações com facilidade, o que raramente acontece com os dados. O

trunfo da informática é manter os dados em seus estados naturais para que,

por meio de fórmulas e algoritmos, gerem as mais diversas informações. A

sabedoria da empresa está na sua capacidade de interpretar os dados

existentes e, assim, ter um perfeito diagnóstico do passado, a imagem do

presente e a projeção do futuro. Os dados guardam com precisão o

momento da empresa. Um equívoco em seu tratamento pode fazer com

que as informações sejam percebidas pelos executivos da empresa de forma

errada. Isso é, sem dúvida, a principal causa que tem levado muitas

empresas a tomar decisões sem obter resultados.

Os dados devem ser capturados íntegros na origem e armazenados na

forma natural. As diversas funções de inteligência da empresa é que devem

estar preparadas para fazer o tratamento desejado dos dados e, com isso,

gerarem informações estratégicas, rápidas, seguras e claras. Os dados, in-

clusive, nunca devem ser modificados, suprimidos, agrupados ou seccionados.

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Devem ficar sempre em seu estado natural e primitivo. Partindo-se do nível

mais baixo pode-se escolher um leque de caminhos ou tratamentos possíveis,

enquanto partindo-se de um nível mais alto esse leque se torna bem mais restrito.

Por exemplo: se ao fazer uma venda a empresa registra apenas a data e

o valor total da nota fiscal, esses dados possibilitam a apuração do montante

das vendas do dia, da semana, do mês, entre outros. Agora imagine o leque

de informações possíveis se forem registrados também o nome da loja, do

vendedor, do comprador e as condições de pagamento!

Gerando informações

A informática nas empresas até que está bem evoluída em relação à

captação e guarda dos dados, porém, em se tratando de geração de

informações, ainda é muito pobre. A culpa não cabe só à informática ou ao

usuário, mas sim a ambos. A informática não poderá gerar informações

inteligentes se o usuário não lhe explicar claramente o “que” precisará fazer,

com “quais” dados e “onde” eles se encontram ou podem ser encontrados

para gerar a informação necessária. Por outro lado, cabe à informática

incentivá-lo a fazer isso e mostrar que ela é o meio mais seguro e rápido para

fazê-lo. O que vemos hoje é a informática gerando uma gama muito grande

de informações, porém a maioria delas de cunho meramente operacional,

burocrático ou legal, o que é uma pena.

Embora os executivos tenham prioridade na obtenção de informações,

às vezes seus pedidos atropelam o processo de informatização. Alguns deles

fazem a informática entrar em polvorosa. Nem sempre os dados necessários

estão à disposição. Por causa disso, criam-se muitos artifícios precários para

atender a determinada necessidade. É feita uma série de quebra-galhos e

acabam sendo armazenados dados já consolidados (transformados por

premissas em simulações sem registro), e não em seus estados primitivos,

invalidando a sua utilidade. A solução sempre implica muito trabalho, é difícil

de administrar, é morosa e não inspira confiança. Assim é que começa a

degradação do setor de informática de uma empresa.

É importante ter em mente que a informática deve primeiramente

estruturar os dados, isto é, relacioná-los de uma forma ordenada e facilmente

rastreável. As necessidades, embora essenciais, não devem atropelar o

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processo de estruturação dos dados. As informações são apenas

conseqüências dos dados existentes. Se a informática tiver todos os dados

necessários, bem estruturados, qualquer que seja o desejo será atendido

com facilidade, rapidez, eficiência e o resultado inspirará total confiança. Se

o processo de informatização for bem conduzido, em um curto espaço de

tempo todos terão mais informações do que podem imaginar. Em termos de

utilização, a informática é comparável, hoje, ao cérebro humano. Tem uma

capacidade extremamente grande, porém ninguém consegue utilizar ou

desvendar mais do que uma pequena parcela dessa capacidade.

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A IMPORTÂNCIA DE DADOS E PROCESSOS DISPONÍVEIS PARA ANÁLISE

8 - A importância de dados eprocessos disponíveis para análise

Os dados precisam estar permanentemente à dispo-sição dos usuários de cujas decisões depende o futuro daempresa. Porém, não basta somente torná-los disponíveis,é preciso que haja processos e ferramentas para seu rápidotratamento.

É indiscutível que a velocidade na obtenção de uma informação e a

rapidez com que uma decisão deve ser tomada se tornaram os fatores de

importância crítica no competitivo mundo capitalista. Necessitando-se de uma

informação, ela tem que estar à mão ou ser gerada num “piscar de olhos”.

Para isso é preciso que os dados necessários estejam disponíveis e haja

processos e ferramentas para rapidamente tratá-los e gerar as informações

desejadas. Somente com uma informatização consciente pode-se chegar a

tal estágio.

A propriedade dos dados

É muito comum os dados de uma empresa serem tratados como

segredos pessoais ou setoriais, embora na maioria das vezes a pessoa que

deveria ter os dados à disposição não saiba como lidar com eles. Estou longe

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de afirmar que os dados tenham pouco valor: eles são bem mais preciosos

do que podemos imaginar. O problema é que o legítimo dono dos dados – o

proprietário da empresa ou os executivos que constantemente precisam tomar

importantes e arriscadas decisões – invariavelmente não tem acesso, poder e

domínio sobre eles. Além disso, tem muita dificuldade em obtê-los, ou os

obtém distorcidos e adulterados. É claro que nem sempre intencionalmente,

mas por falta de sensibilidade do responsável pela sua manutenção.

A extração de informações muitas vezes vitais, principalmente aquelas

ainda não programadas, geralmente é demorada, depende de processos

burocráticos, disponibilidade de técnicos e autorização de alguém ou de

algum setor que se julga proprietário dos dados. Às vezes, quando tudo

parece resolvido surgem as famosas “impossibilidades técnicas” que são

pacientemente detalhadas e explicadas, porém difíceis de serem

compreendidas e digeridas.

Os irrefutáveis argumentos: estratégico, importante ou confidencial

geralmente são somente rótulos atribuídos aos dados, visando apenas

(inconscientemente) garantir a sua posse. Guardar os dados a sete chaves

não tem nenhum significado. A cada dia que passa eles perdem atualidade e

utilidade e a empresa perde oportunidades. Atualmente um executivo atuante

extrapola os limites de sua área e se mune de informações das mais diversas

áreas, inclusive externas à empresa, para a tomada de uma decisão. Daí a

necessidade da disponibilidade e atualidade dos dados.

Quando sugiro que os dados não sejam tratados como segredos, pessoais

ou setoriais, não significa que devam ficar à disposição de qualquer pessoa.

Significa que apenas áreas e pessoas estratégicas devem ter livre acesso a

eles. As restrições devem continuar, mas não as dificuldades burocráticas e

técnicas. Os processos existentes deverão ser vistos e utilizados por qualquer

pessoa, bastando para isso um simples comando de autorização, não

importando a área da qual provenha ou quem seja o responsável pela

atualização dos dados.

Na organização os segredos devem ser minimizados em vez de

incentivados, pois podem servir apenas a propósitos pessoais, contrários

aos interesses da empresa.

Numa era em que os executivos estão saindo das trincheiras construídas

para defender seus feudos, para se integrar à organização e ao mundo, não é

correto colocar à sua disposição apenas os dados que se referem às suas

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áreas. Eles têm que ter acesso a todos os dados da empresa, pois não devem

ser confinados às suas limitações físicas, mas sim integrados a um esforço

comum e geral.

Procurando acabar com a propriedade dos dados

Acabar com a propriedade dos dados é uma missão impossível, pois sempre

restará algum dado retido ou escondido. Esconder dados é uma necessidade

íntima das pessoas e, às vezes, uma estratégia para suas ascensões profissionais.

É possível, porém, minimizar e reduzir as conseqüências desse problema.

Fazer com que toda a organização tenha conhecimento da existência

dos dados e dos processos que os tratam é o primeiro passo para minimizar

a propriedade dos dados. Ainda assim, não significa que todos terão acesso

livre a eles, pois, no mínimo, irão precisar da autorização de quem administra

os dados e processos da empresa. O fundamental é que todos saibam que

eles existem e que também existem processos que os tratam e que os dados

estarão facilmente à disposição.

Mesmo como profissional de informática tenho muita dificuldade de

saber quais os dados disponíveis e quais os processos que os tratam no

momento em que preciso atender a uma nova necessidade. Essa é a razão de

muitos aplicativos serem gerados com redundância. No momento de criar

um aplicativo acaba-se por criar bancos de dados e processos que já existem

na empresa. Há muitos casos em que diversos aplicativos se prestam para

gerar informações semelhantes. O pior é que geralmente uma informação

não “bate” com a outra. Às vezes são até contraditórias. Outro mal é que

nesses casos os aplicativos são gerados e somente depois integrados aos

demais, quando o correto seria que já fossem gerados de modo integrado.

Como exemplo: em uma certa empresa havia um aplicativo que alimentava

um banco de dados e, na seqüência, emitia uma extensa listagem. Essa listagem

seguia para um setor da empresa que precisava daqueles dados, porém não

tinha acesso a eles através do computador. A solução encontrada pelo setor

foi, com base naquela listagem, digitar todos os dados e alimentar o seu

próprio banco de dados (que, por sua vez, residia no mesmo computador),

para então extrair as informações de que necessitava. Este é um caso real,

extremo e idiota em todos os sentidos. Uma área queria proteger seus dados,

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porém não o fazia, já que a listagem tinha que ser apresentada a outro setor.

Por sua vez, este tinha um retrabalho desnecessário, caro e inseguro.

Provavelmente nenhuma das duas áreas chegava a algum resultado importante,

pois ambas agiam como verdadeiras “toupeiras”.

Atingir o estágio ideal para tornar disponíveis os dados e processos não

implica necessariamente centralização. Os dados e processos podem estar

distribuídos por diversas áreas, filiais e computadores. O que importa é que eles

sejam confiáveis e possam ser, quando necessários, imediatamente recuperados.

O método tradicional de construção de sistemas isolados (contabilidade,

contas a pagar, contas a receber, administração de pessoal, estoques etc.)

tem alimentado e reforçado a propriedade dos dados. Para complicar ainda

mais, os sistemas às vezes não são construídos sob a mesma plataforma

tecnológica, o que dificulta a integração dos dados e o acesso a eles por

diferentes áreas.

A grande preocupação que as empresas geralmente têm quanto a essa

mudança de enfoque é que seja necessário desenvolver novamente todos os

aplicativos. De fato, o ideal seria começar tudo de novo, mas isso não é

necessário e racional. Dá para aproveitar quase tudo o que já foi feito

anteriormente. Seria até irracional jogar fora tanto investimento.

Sua empresa já fez um levantamento de quanto custou o desenvolvimento

de todos os aplicativos? Se não o fez, experimente fazê-lo. Muitas empresas

se surpreendem ao constatar que o maior investimento que fizeram não está

nas áreas essenciais, como a produção, mas sim no desenvolvimento de

aplicativos pela informática. O que geralmente consideram são os preços dos

equipamentos, que são os menos onerosos. O que custa realmente caro é o

desenvolvimento de aplicativos e sua manutenção. O pior é que em grande

parte a qualidade desses aplicativos é duvidosa. Muitos deles são desnecessários,

muitos não são terminados e muitos deixam de ser utilizados! Experimente

exigir uma planilha de custos (principalmente da mão-de-obra técnica a ser

utilizada), antes de aprovar o desenvolvimento de um novo aplicativo em

sua empresa.

Embora cada empresa tenha uma situação peculiar e necessite de uma

estratégia específica, no geral basta seguir alguns princípios básicos para a

obtenção de uma mudança de postura frente à informatização. O primeiro

deles é a definição clara da plataforma e da linha tecnológica a ser seguida

(que serão detalhadas no capítulo A evolução contínua da tecnologia –

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mudanças necessárias e desnecessárias). Em seguida determina-se um

modelo de administração para os dados e processos. A administração de

dados e processos evitará a redundância de dados e processos e o retrabalho,

unificará a forma de navegação (procedimentos de acesso e operação do

sistema pelos usuários) e critérios de segurança. A partir desse ponto todos

os programas que foram adquiridos e desenvolvidos deverão ser compatíveis

com a plataforma escolhida. Para os aplicativos e programas existentes,

pequenos retrabalhos e adaptações poderão ser desenvolvidos para permitir

sua comunicação com os da nova plataforma.

A grande vantagem dessa estratégia é que não serão despendidos

grandes esforços e recursos para a reconstrução de sistemas. Afinal, um

grande investimento foi feito em informática e não seria louvável jogar tudo

fora para se começar algo que, ao ser terminado, estará implacavelmente

desatualizado tecnologicamente. E, o mais importante: enquanto uma

reformulação se processa a empresa não pode sofrer pela carência de

informações estratégicas.

Outra grande vantagem é que qualquer necessidade não implicará um

projeto grandioso e demorado e a confecção de redundâncias tais como a

migração, criação e atualização de tabelas. Além disso, qualquer projeto

poderá ser seccionado e cada uma das pequenas partes, desenvolvida e

implantada rapidamente, sem que se necessite esperar que todo o projeto

esteja pronto. Com isso, novos projetos encontrarão grande parte de suas

funções já desenvolvidas.

Administrando processos

Processo é um conjunto de instruções (comandos do computador)

logicamente ordenadas que, quando executadas, dão origem a uma ação ou

informação. Um processo equivale a um programa, a uma rotina ou a um

procedimento. Tecnicamente se constitui numa evolução desses. Ele tem uma

função bem mais restrita, especializada e melhor performance. Exemplo de

processo: Cálculo do dígito verificador.

Talvez eu fale muito em administrar processos, além da administração

de dados. Sei que poucas empresas fazem isso. Ao considerarmos que os

processos são o que há de mais caro, na informática e na empresa, poderemos

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atribuir-lhes a devida importância. Aqui residem os maiores custos hoje

existentes nessa área. Vejamos. Um aplicativo desenvolvido no decorrer de

seis meses por uma equipe de três técnicos – computando-se todos os cus-

tos, tempo dos usuários que prestarão as informações e farão os testes finais,

depreciação de equipamentos, custos dos softwares de apoio e muitos outros,

principalmente o da equipe técnica (salários, encargos, benefícios etc.) – ,

não custa menos de US$ 100 mil. Por esse valor podem-se adquirir no

mercado centenas de aplicativos iguais (senão melhores), já prontos e testados.

É claro que às vezes vale a pena pagar esse preço por um segredo comercial

que dará um retorno muito significativo, mas o que pretendo destacar é que

pelo menos 30% do que se faz no desenvolvimento de um aplicativo é

redundante: já foi feito por outra pessoa, já existe em outro aplicativo dentro

da empresa e, às vezes, em mais de um. Ou seja, desse nosso hipotético

sistema US$ 30 mil foram gastos inutilmente. Agora multiplique isso pelo

número de aplicativos desenvolvidos em sua empresa. Em muitas empresas

esse valor é maior que o seu próprio capital social. Isto não é muito?!

Ao introduzirmos nesse valor o custo da manutenção do aplicativo vamos

perceber que isso é quase um “saco sem fundo”, como se diz. Em média os

programadores e analistas dedicam cerca de 80% de seu tempo à manutenção

de aplicativos. Considerando que 90% das manutenções são conseqüência de

programas malfeitos e aplicativos mal projetados, veremos que o tamanho do

rombo é assustador. Muito dinheiro é desperdiçado. Por isso insisto na

necessidade da administração de processos. Além de evitar custos

desnecessários com o desenvolvimento de aplicativos, pode reduzir em muito

o dinheiro gasto com a sua manutenção. Processos bem estanques e estruturados

comumente não dão problemas.

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USANDO A INFORMÁTICA PARA AGILIZAR, OTIMIZAR E AMPLIAR RESULTADOS

9 - Usando a informática para agilizar,otimizar e ampliar resultados

Agilidade na captação dos dados e na geração dasinformações é de vital importância. Ser ágil é antes de tudoantever o futuro e preparar-se para ele.

Não basta capturar os dados em sua forma primitiva e na origem se isso

não for feito de forma ágil. Tem pouco valor estratégico um demonstrativo

que retrate apenas o ocorrido há meses. O que realmente importa é saber o

que está acontecendo, qual a tendência futura e como tirar proveito (resultado)

disso tudo. Perde tempo e oportunidades o executivo que fica se lamentando

das loucuras da economia e do mercado. É preciso encarar tudo como uma

oportunidade e ver que, mesmo em momentos adversos, é possível buscar

resultados positivos.

Os dados devem ser capturados preferencialmente no momento em

que ocorrem. Qualquer demora pode trazer conseqüências desagradáveis,

pois a empresa deixa de estar momentaneamente retratada. Mas não adianta

capturar os dados rapidamente se eles não ficarem imediatamente à disposição

e a empresa não tiver a capacidade de gerar, com agilidade, informações

estratégicas. É preciso, entretanto, estar atento para não confundir agilidade com

precipitação. A precipitação pode ser um mal tão grande quanto uma ação lenta.

Exemplificando. Vamos considerar a entrada de um material qualquer

na empresa. De imediato os usuários deverão ter o material à disposição, o

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controle de estoques deverá ser atualizado, os lançamentos contábeis deverão

ser automaticamente gerados, ao caixa ser autorizado o seu pagamento e os

indicadores deverão imediatamente considerar a entrada. Enfim, onde possa

haver algum reflexo motivado por essa transação, essa informação deverá

estar disponível. Assim, qualquer que seja a informação solicitada ela será

gerada com atualidade, no momento da necessidade e também com muita

agilidade. Caso não ocorram desse modo, os procedimentos de agilização

não estarão corretos.

Portanto, a agilidade deve existir no momento em que os dados, o ma-

terial e a geração de informações sejam solicitadas. Não adianta muito saber

que já tenho o material desejado no estoque mas que ele estará disponível

para ser requisitado somente daqui a 30 dias, ou que só obterei nova informação

após o fechamento do mês. Ter rapidamente uma informação pode ser vital

para uma tomada de decisão. Pode ser a diferença entre uma decisão acertada

ou errada, com maior ou menor risco, com melhor ou menor índice de re-

torno. Pode ser um passo a mais à frente da concorrência. Assim, a empresa

tem, a cada momento, sua situação presente, o passado mais recente e maior

segurança quanto à projeção do futuro.

Quando me refiro a informações estratégicas, não estou falando da

emissão dos tradicionais relatórios e dos demonstrativos corriqueiros.

Refiro-me a extrair “algo mais”, um diferencial que balize e alicerce uma

tomada de decisão.

Como exemplo, temos uma empresa cujas vendas eram sazonais. Nela

se queria montar uma linha de produção contínua mais estável, de modo que

se estocasse adequadamente em momentos de baixa e se vendesse em

momentos de alta. Porém, para isso era preciso saber-se com antecedência

o grau de sazonalidade para não se correr riscos de produzir a mais ou a

menos. Paralelamente a isso era preciso prever os compromissos financeiros,

de modo que se pudesse poupar para poder saldá-los no momento necessário.

Além dessas dificuldades, os produtos tinham certa interferência da moda, o

que exigia boa sintonia com o mercado. Era um quebra-cabeça difícil e que

se tornara mais complicado porque poucos dados do passado estavam

guardados. Depois de muito estudo o modelo foi definido e implantado com

uma margem de segurança muito grande, porém, com a expectativa de poder

ser refinado a cada ano, à medida que mais dados fossem coletados e

informações diferenciadas e confiáveis geradas.

54

USANDO A INFORMÁTICA PARA AGILIZAR, OTIMIZAR E AMPLIAR RESULTADOS

Nesse caso, a empresa optou por correr o risco de implantar o modelo

sem ter dados suficientes do passado, os quais permitiriam fazer projeções

mais precisas a respeito do futuro. Mesmo assim, um avanço importante foi

feito, e em poucos anos uma confiável base de dados poderá dar sustentação

a decisões estratégicas, otimizando o processo produtivo e ampliando os

resultados da empresa.

Otimizando e ampliando os resultados

Há alguns anos, quando a informática começou a se tornar mais viável

para as empresas, ela se destinava basicamente a captação, armazenamento

e emissão de minuciosas e extensas listagens. Em outras palavras, destinava-

se a substituir o homem em trabalhos volumosos e repetitivos. Mas ela evoluiu

e hoje seu papel mais nobre é o de otimizar e ampliar a produção de resultados.

Apesar disso, não deixou de realizar com eficiência aquelas tarefas; pelo

contrário, está mais apta a realizá-las, mas captar e armazenar dados é a

função básica indispensável para a realização de atividades mais complexas.

No início da informatização, um dos trabalhos mais complexos era a

ordenação dos dados para a geração das listagens. Na época, os executivos

se debruçavam sobre essas listagens, faziam muitos cálculos e análises e

chegavam às suas inseguras conclusões. Hoje, a informática continua

absorvendo muitos dados, muito mais do que no passado, porém com maior

refinamento e qualidade. Não mais são geradas aquelas intermináveis listagens!

Geram-se apenas informações concisas, poupando o trabalho maçante que

era feito pelo executivo e sua equipe. Basta ao executivo usar a sua capacidade

conclusiva e tomar a decisão. Aliás, em muitas situações a própria máquina

pode ser programada para tomar uma decisão. Aos executivos restaram as

tarefas mais nobres, a função política, a responsabilidade pelas decisões e

o exercício da criatividade, coisa que a máquina ainda não está habilitada

para fazer. Contudo, não está sobrando mais tempo aos executivos, como

seria de se supor. Embora tenham-se reduzido significativamente o número

e o tamanho das listagens, a complexidade das informações e as exigências

de mercado aumentaram. É preciso que o executivo esteja mais atento e

sensível aos negócios. Tudo ocorre a uma velocidade estonteante e apresenta

mais dificuldade.

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Apesar da significativa evolução, ainda existem muitos sistemas

informativos executando apenas atividades burocráticas. A grande vocação

da nova informática é para a extração de informações imaginadas pelo homem,

porém difíceis de serem rapidamente obtidas apenas com suas habilidades

manuais. A nova informática representa um grande diferencial na disputa de

mercado, na conquista e consolidação do cliente. A empresa que a estiver

utilizando fora desse propósito estará cruelmente condenada a deixar de atuar

no primeiro plano do mercado.

A informática deixou de ser apenas o “bicho-papão” de dados e a

produtora de listagens. A nova informática está voltada para a produçãode resultados.

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A EVOLUÇÃO CONTÍNUA DA TECNOLOGIA – MUDANÇAS NECESSÁRIAS E DESNECESSÁRIAS

10 - A evolução contínua datecnologia – mudanças necessárias e

desnecessárias

O grande erro do comprador de computador e softwareé acreditar em tudo que o vendedor diz. O grande erro dovendedor é acreditar que o comprador saberá usar tudo oque ele lhe vendeu.

Para adquirir um equipamento ou software (sistema ou programa), não

basta ir a uma loja e optar pela melhor sugestão de um vendedor. Também

não é possível ligar o equipamento adquirido em uma tomada e sair trabalhando

imediatamente, com toda a eficiência! O computador ainda não é um

eletrodoméstico, embora alguns vendedores mais afoitos afirmem que seja.

Mesmo que fosse, ainda há muitas pessoas que mal sabem ligar os

eletrodomésticos mais simples.

Antes de escolher os equipamentos e softwares é preciso levantar uma

série de variáveis para dimensionar corretamente os produtos necessários.

Existem produtos adequados para cada situação. É importante observar uma

infinidade de detalhes e necessidades, como capacidade para tratamento de

som e imagem (estática ou em movimento), resolução e cores do monitor,

velocidade de processamento, capacidade de armazenamento, tipo de

operação (de modo isolado, em rede, centralizado ou distribuído), características

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das pessoas ou áreas que irão utilizá-los, distâncias, linhas de comunicação,

qualidade e cores de impressão, estabilizadores de voltagem, geradores de

energia, no breaks, piso, estática, sobressalentes, leitoras ópticas etc. Existem

alguns grandes fornecedores que já se preocupam em dimensionar as

necessidades de seus clientes e montar equipamentos adequados e exclusivos.

Para cada necessidade há um produto na medida certa. Não adianta

comprar pouco e ficar limitado ou comprar com exagero e ficar com

equipamento ocioso. Em qualquer das situações o prejuízo será grande.

Os softwares devem merecer especial atenção. Geralmente custam mais

caro que os equipamentos em que serão instalados. Por isso devem-se adquirir

softwares que terão utilização e utilidade e, ainda, que sejam compatíveis

entre si. São muitos os tipos existentes: planilhas eletrônicas, editores de texto,

editoração eletrônica, desenhos, pintura, banco de dados, linguagens de

programação, aplicativos etc. É preciso identificar os que existem no mercado

prontos para serem adquiridos, os que realmente atendem as necessidades,

o que será preciso desenvolver, qual o tempo necessário e se isso será feito

com recursos próprios ou de terceiros.

Paralelamente, será preciso dimensionar a necessidade de treinamento

do pessoal técnico e dos usuários. Às vezes o custo com o treinamento supera

em muito o custo do equipamento ou do software a que se destina. É preciso

também avaliar o suporte técnico oferecido pelo fornecedor. Não sendo bom

e rápido, é melhor tomar cuidado. Alguns minutos “fora do ar” podem trazer

incalculáveis prejuízos para uma empresa que trabalhar com computadores

em rede.

Depois que todos esses detalhes tiverem sido resolvidos, será necessária

ainda muita paciência até que os equipamentos estejam instalados, os

softwares utilizados e que surjam os primeiros e talvez apáticos resultados.

Muitas empresas optam por adquirir produtos de informática que

representem a tecnologia mais avançada, independentemente de quem seja o

fornecedor. Essa opção é feita em virtude do medo da desatualização ou de

que a concorrência obtenha mais vantagens antecipando-se na utilização de

produtos novos. Acontece que a informática ainda é uma atividade nova, em

sua fase de maior evolução e ebulição. Mesmo assim, as pessoas compram e

os utilizam indiscriminadamente. As empresas acabam tendo uma miscelânea

de fornecedores e produtos que, na maioria das vezes, têm problemas de

compatibilidade. Conseqüentemente, as empresas acabam tendo dificuldade

58


em manter e utilizar seu equipamento sem tirar todo o proveito do que

possuem, em integrar os produtos novos com os que já estão em uso, e

finalmente gastam muito e obtêm uma produtividade muito abaixo do esperado.

Em resumo, as empresas acabam por se decepcionar com a informatização!

Se for feita uma verificação em todos os computadores de uma empresa,

certamente na maioria deles haverá uma quantidade muito grande de softwaresinstalados que não são utilizados. É mínimo o número de produtos que

realmente são necessários e úteis. Há um grande desperdício de recursos,

de conhecimentos e de treinamento, adquirindo e instalando produtos que

são dispensáveis.

Encontrei um usuário cuja sala de trabalho se parecia mais com uma loja

do que com um simples escritório. Havia diversas impressoras, scanner e

equipamentos de todos os tipos. Seu microcomputador fazia inveja para muitos

servidores de rede. Ele exibia com orgulho a infinidade de softwares que possuía,

a maioria dos quais copiadas pela Internet. Com exceção de alguns, não tinha

a menor idéia do que fazer com eles. Antivírus, tinha todos! No início senti-me

até humilhado perante tanta tecnologia, depois fui percebendo o quanto era

ridículo tudo aquilo. O pior é que ele justificava com ênfase e convicção a

utilização de tudo: “– Dependendo do relatório eu utilizo uma impressora,

conforme o caso a outra, com isso otimizo meus resultados”. Só que ele emitia

por dia duas ou três páginas de relatórios sem nenhuma importância e todas

basicamente com a mesma diagramação! O scanner ele já havia utilizado para

copiar sua fotografia para pôr no currículo e a fotografia de sua filha para colocar

na tela de proteção do micro! Esposa ele já não tinha, é claro. Seu computador

nunca podia ser desligado, afinal, a qualquer momento podia chegar um e-mailque, aliás, a cada nova mensagem fazia um estardalhaço danado. A janela da

Internet ficava permanentemente aberta, pois qualquer tempo disponível era

importante para vasculhar o mundo à procura de...

Este caso somente ilustra o exagero e o conceito errado que muitas

pessoas têm quanto às necessidades de inovação tecnológica. É evidente

que toda tecnologia que traga produtividade, qualidade, que acrescente um

diferencial à empresa e que possa melhorar seus resultados deve ser

considerada. Antes, porém, de optar pela aquisição é preciso fazer uma

análise fria e realista quanto aos resultados operacionais, financeiros, sociais,

ecológicos etc. que isso trará. Nem toda tecnologia se aplica à realidade da

empresa. É preciso ser realista e não um maníaco por tecnologia.

59


Adote um fornecedor e uma linha de produtos

Quando digo fornecedor, não estou me referindo à loja da esquina que

vende de tudo sobre informática, nem a um distribuidor ou representante de

produtos (embora seja com eles que mantenhamos contatos e por intermédio

deles que compremos nossos produtos). Geralmente essas empresas têm

vida curta e não podem oferecer muitas vantagens, a segurança e a garantia

dos produtos que vendem. Refiro-me a uma empresa que produz e coloca

seus produtos em termos globais. Pois o que importa é a origem do produto,

é quem o produz. Para bons produtos certamente sempre haverá alguém

interessado em sua representação.

Algumas empresas, numa tentativa desesperada, criam junto à

informática áreas exclusivas para estudo e pesquisa de novas tecnologias. Se

o negócio dessas empresas não é informática, elas acabam consumindo muitos

recursos para um retorno duvidoso. Todos os fornecedores de produtos de

informática têm grandes áreas de pesquisa e estão sintonizados com as

tendências e novidades do mercado. Gastam milhões para se manter

atualizados e criar produtos cada vez melhores e eficientes. Se os grandes

fornecedores fazem intensos investimentos, centenas de vezes superiores ao

que qualquer usuário é capaz de fazer, parece-me pouco proveitoso as

empresas-fim também investirem em pesquisa. Por que não pegar uma carona

com esses fornecedores? É melhor estudar, pesquisar, investir e se especializar

no seu negócio e deixar que as empresas cujo negócio é informática estudem,

pesquisem e invistam em novas tecnologias!

Adotar um fornecedor e uma linha de produtos pode ser uma prática

muito lucrativa para a empresa. A especialização dos usuários em um universo

limitado de produtos, todos com as mesmas características, será natural, mais

rápida e trará grande produtividade e qualidade. Se a empresa ficar correndo

atrás de toda nova tecnologia que aparece no mercado, seu pessoal nunca

terá domínio ou grande produtividade e nunca poderá oferecer boa qualidade.

A adoção de qualquer nova tecnologia é um processo moroso e caro, cujo

retorno pode demorar ou nunca vir. Acompanhar a evolução de uma linha

tecnológica adotada é mais simples, tudo ocorre com naturalidade, sua

avaliação é fácil, seu custo é menor e propicia um retorno a curtíssimo prazo.

Para adotar um fornecedor e uma linha de produtos não é preciso

observar muitos e complicados critérios. O mais importante dos critérios é

60


que ambos estejam classificados entre os grandes do mercado e que atendam

suas necessidades mais importantes. Não é preciso que no momento sejam

os maiores, com uma tecnologia na dianteira. A liderança na informática se

alterna constantemente. Outro critério importante é saber se o fornecedor e

os produtos têm boa aceitação e bom conceito entre seus usuários (pergunte

isso aos clientes, não ao fornecedor). É preciso também que tanto o fornecedor

quanto os produtos tenham atingido maturidade no mercado. Produtos e

fornecedores da moda têm vida curta. Quanto aos custos, não são muito

relevantes, desde que, é claro, caibam no orçamento da empresa. Os custos

não devem se constituir no principal critério para uma empresa que busca,

acima de tudo, qualidade e produtividade. Os produtos mais baratos na maioria

das vezes exigem manutenção e treinamento mais caros e propiciam menor

produtividade. Por final, após identificado o fornecedor mais interessante, a

empresa deve perguntar para si mesma: quem tem maior chance de

desaparecer do mercado nos próximos 20 anos, o fornecedor ou eu? Se a

resposta for “eu” ou houver qualquer dúvida quanto a isso, então não deve

vacilar: adote esse fornecedor.

Nenhum fornecedor de porte correrá o risco de ficar afastado das

tecnologias de ponta. Seus produtos fatalmente acompanharão a evolução

ou estará condenado a ser alijado do mercado em pouco tempo. Por

conseguinte, nenhum produto fica por muito tempo na vanguarda, logo

aparece outro que o supera. A empresa que deseja estar permanentemente

na vanguarda, sem adotar um fornecedor, terá que trocar de produtos pelo

menos uma vez ao ano, o que parece absolutamente inviável. O que importa

é que o fornecedor se mantenha atualizado e possa oferecer produtos viáveis.

Não é necessário que sempre seja o mais elaborado ou o mais atualizado. O

importante é que sua evolução seja constante e que seus produtos atendam

plenamente as necessidades da empresa. Porém, é imprescindível que a

empresa troque as versões de seus produtos de acordo com a evolução do

fornecedor. Por pior que seja uma versão de produto, ela será melhor que a

anterior e propiciará uma conversão natural e tranqüila para a próxima versão.

Quando se salta uma versão, a dificuldade para readequação é muito grande.

As diferenças podem ser muito significativas, o que exige um reaprendizado.

Isso fatalmente irá se refletir na produtividade e qualidade da empresa.

É claro também que a empresa não deverá adquirir toda a linha de produtos do

fornecedor, mas apenas os produtos que lhe são mais úteis e necessários.

61


Mesmo que o fornecedor saia do mercado, o suporte aos seus produtos

não desaparecerá tão cedo. Certamente surgirão outras empresas para dar

continuidade à comercialização e ao suporte do produto ou, ainda, este será

incorporado por outro grande fornecedor. Ainda que nada disso aconteça,

sempre haverá um tempo relativamente grande para estudar e adotar um

novo fornecedor. Se for necessário ou desejável a troca de fornecedor,

qualquer outro, de porte, fará a conversão de tudo que a empresa possui

para a sua linha de produtos, de modo seguro, rápido, pouco indolor, de

graça ou por um custo bastante reduzido, só para tê-la como cliente. É a lei

do mercado.

Se a empresa costuma adquirir produtos de diversos fornecedores, você

sempre será um pequeno, inexpressivo ou desconhecido consumidor perante

todos eles, portanto, não merecedor de tratamento e atenção especiais. Agora,

se adotar um só fornecedor, será para ele um grande cliente, portanto

merecedor de especial e melhor tratamento. É a lei da fidelidade.

A indústria e a literatura afirmam que não há mais problemas em se

conectar equipamentos e softwares de fornecedores diferentes. No momento

é muito difícil e quase impossível provar o contrário. É como uma lei

promulgada, é referência e base para o assunto, mas na prática não funciona

do mesmo modo para todos. Cada indústria procura incessantemente embutir

“vantagens” em seus produtos para suplantar a concorrência. Assim, até certo

ponto os equipamentos e softwares podem se conectar sem problemas. A

dificuldade, porém, começa nessas “vantagens” que roubam muitas noites de

sono dos técnicos e dos usuários. No meu entender, nunca haverá plena

transparência e similaridade entre equipamentos e softwares de diferentes

fornecedores. Se isso acontecer, então significará a quase cessação da

evolução e a concorrência estará se limitando a apenas questões de aparência.

62

PLANEJANDO A INFORMATIZAÇÃO

11 - Planejando a informatização

Administrar sem um plano é desperdiçar esforços plan-tando sobre pedras. Planejar sem um objetivo é o mesmoque caçar com uma venda nos olhos.

A informatização é um processo lento, trabalhoso, por vezes muito caro

e nem sempre indolor. Lento, porque é preciso que os técnicos em informática

compreendam em seus mínimos detalhes o trabalho que as áreas desenvolvem.

Esse aprendizado pode ser demorado pois depende da familiaridade dos

técnicos com o assunto tratado, suas propensões ao aprendizado, a facilidade

de absorção de conceitos, a forma de organizar as idéias, os conhecimentos,

a disposição em aprender, a capacidade para perceber detalhes importantes

não-revelados, ocultos ou ignorados. Por outro lado, as áreas envolvidas

necessitam rever alguns conceitos, reaprender alguns processos e se

reorganizar para que a informatização possa ser feita de acordo com um

modelo mais adequado.

A informatização pode ser trabalhosa porque exige muitos contatos,

muitas explicações, muito detalhamento, muita compreensão do modelo

idealizado pelo técnico para que ele reflita a verdade sobre a área envolvida.

Depois, é preciso transformar o modelo em milhares, às vezes milhões de

códigos de programa perfeitamente seqüenciáveis e inter-relacionados. An-

tes que se possa utilizá-lo são necessários ainda exaustivos e minuciosos

testes, feitos principalmente pelos futuros usuários, para confirmar a sua

exatidão e por vezes corrigir conceitos mal-entendidos.

63


É um processo caro, principalmente porque envolve por um longo

período o trabalho de pessoas bem formadas e treinadas, cujos salários são

elevados. Mesmo depois de concluído o projeto, ainda haverá um elevado

custo em função das correções necessárias e alterações decorrentes da

evolução do processo. Além da mão-de-obra, há ainda equipamentos, outros

softwares, serviços e materiais de alta tecnologia, cujos preços são elevados.

Nem sempre a informatização é indolor, porque há desentendimentos,

equívocos, dúvidas, necessidades de mudanças bruscas e profundas de hábitos,

de atribuições, além de aprendizagem, submissão, dependência, readaptação.

É claro que é possível informatizar a empresa toda de uma só vez e

rapidamente. Existem no mercado algumas empresas e produtos que se

propõem a isso. Mas é uma possibilidade remota, ao menos para a maioria

das empresas. É preciso que a empresa tenha muitos recursos, excelente

organização e esteja culturalmente preparada para contratar uma solução de

tal porte. São poucas as empresas que podem contratar uma solução tão

abrangente. Mesmo para essas é necessário um detalhamento profundo e

demorado planejamento . Precisam ainda reformular sua organização e treinar

o pessoal. É preciso ter controle sobre o processo para não gerar falsas

expectativas, impasses difíceis de transpor e descontinuidade de trabalho,

trazendo como conseqüência a perda dos investimentos. Enfim, para que

realmente haja qualidade, produtividade e ganhos financeiros com a

informatização é preciso haver segurança de que o planejamento feito é o

melhor possível e de que haverá força de realização para concretizá-lo.

Por outro lado, apenas ter um plano não significa que tudo irá correr

bem e que a informatização dará certo. Um plano é apenas um mapa de um

caminho desconhecido, elaborado sob a visão de quem já passou por ele (às

vezes por quem nunca passou por ele!). Se o mapa não for realista e inteligente

e não for elaborado a partir do mesmo ponto de vista de quem terá que

passar por ele, certamente serão tomados desvios que nem sempre

conduzirão à meta prevista. Pelo caminho haverá muita insegurança, dúvidas,

discussões, imprevistos e obstáculos, alguns até intransponíveis. A missão

poderá se perder num desvio sem retorno ou retornar debilitada, sob forte

frustração. Um plano seguro deve ter inúmeros pontos de referência para

que a missão não se desvie muito do caminho principal. Caso haja um desvio,

deve ser percebido a tempo para a retomada da rota correta. É indispensável

que os participantes da missão estejam bem informados, treinados, conscientes

64


dos riscos, concordantes, empenhados e comprometidos com os objetivos

traçados. Será preciso também uma liderança expressiva, para que os

participantes do processo não queiram, em um momento de dificuldade e

por conta própria, dividir o grupo e cada um seguir o caminho que achar

mais correto.

Parece até uma guerra, não é? Bem, ao menos a estratégia é bem

parecida...

Dificuldades de planejamento

A maior dificuldade na elaboração de um plano é estabelecer um objetivo

de consenso. Um plano que não foque corretamente o objetivo não é um plano,

é apenas uma lista de vontades, uma aventura em que os imprevistos e

dificuldades se constituem no âmago da atividade. Se o plano não for de

conhecimento e domínio dos envolvidos, então de nada adiantará, pois cada

um traçará objetivos e estratégias de acordo com seus interesses e visões.

É comum surgirem dificuldades para estabelecer os parâmetros que

facilitem a tomada de decisão e a elaboração de um plano. Também é muito

comum as pessoas não confiarem na informática. Isso ocorre porque é corriqueira

a existência de problemas, tais como demora, perda de dados e informações

equivocadas. A informática hoje é comparável a um avião, meio de transporte

mais seguro do mundo. O índice de confiabilidade de um avião está diretamente

relacionado à experiência do piloto, à sua propensão a correr riscos, ao

conhecimento e eficácia dos mecânicos, à observação das normas de segurança,

à atenção dos controladores de vôos. Na informática a correlação é a mesma.

Se cuidados básicos não forem tomados, certamente um dia haverá um grave

acidente em uma tradicional empresa, com incalculável prejuízo, o que fará

com que a informática passe a ser tratada com menos displicência...

A informática é uma área muito nova ainda, comparada às outras

centenárias e milenares atividades exercidas pelo homem. Está passando por

um momento de grande evolução. O que traz muita dificuldade de assimilação

e domínio, uma vez que a tecnologia tem evoluído bem mais rapidamente do

que a nossa capacidade de absorvê-la. Fala-se que quando alguém freqüenta

até mesmo um curso rápido de algumas horas sobre a mais avançada tecnologia

ou metodologia, ao sair da sala já está desatualizado (Ops! Acabo de perder

65


um pouco do estímulo. Será que quando acabar de escrever este livroele já estará um tanto quanto desatualizado?! Ainda bem que ele é maisconceitual que técnico... Ufa!). Deixando os exageros de lado, a velocidade

da evolução tecnológica faz com que os técnicos e especialistas em informática

encontrem dificuldade em se entender, usem técnicas e ferramentas que o

colega ao lado ainda desconhece, que o chefe mal ouviu falar, mas finge que

conhece porque tem medo de ser tachado de ultrapassado. Isso demonstra

que na maioria das empresas os profissionais de informática estão trabalhando

de forma quase individualizada, numa competição desenfreada, numa busca

descontrolada pelas melhores opções. Nessas empresas só existe o mínimo

necessário de integração; o que mantém o ferramental funcionando é a

dependência que se tem da informática. É sensível a fragilidade desse mínimo

que a sustenta.

Por todas essas razões muitas empresas optam por iniciar a informatização

por funções pouco nobres. Temem que o processo de informatização não

seja benéfico, eficiente e seguro. É comum a informatização de atividades

mais trabalhosas, volumosas, morosas ou de áreas cujos responsáveis se

mostram especialmente mais interessados do que os de outras áreas. A

informática que é feita assim, dispersa, sem um planejamento, tende a ser

confusa, improdutiva, sem qualidade, carregada de conflitos, morosa e cara.

Uma informatização não-planejada jamais trará soluções, trará problemas.

Traçando objetivos

Existe uma farta literatura sobre a importância dos objetivos e de como

determiná-los. Não cabe aqui nos aprofundarmos sobre o assunto, mas vale

a pela relembrar algumas idéias.

É comum nas empresas que os objetivos traçados para a informática

sejam amplos demais, superficiais ou inexistentes. Quando não se tem um

objetivo claro fica difícil até argumentar e justificar a impossibilidade ou a

necessidade da execução de um projeto. Fica muito difícil avaliar e quantificar

a contribuição da informática quanto à realização dos objetivos maiores da empresa.

Há empresas que estão em situação lamentável, não têm objetivos bem

definidos e, por isso, tudo internamente é muito confuso. Cada um age de

acordo com seus próprios conceitos. O que retarda o desmoronamento dessas

66


empresas é a responsabilidade, o esforço e o desejo de acertar de cada um

de seus colaboradores.

As coisas não devem e não precisam ser assim. É preciso que exista um

objetivo bem claro para concentrar os esforços e não mais se dispersem

conhecimentos e habilidades de modo pouco produtivo. Uma informatização

adequada, participativa e produtiva só pode ser obtida se houver um objetivo

de verdade.

Traçar objetivos comuns à empresa e persegui-los não é uma tarefa das

mais fáceis. Os interesses setoriais e pessoais dificultam a identificação dos

objetivos que realmente interessam para a empresa. Traçá-los perfeitos,

exeqüíveis, atingíveis, depende de conhecimento, mas sobretudo de

consciência, para que não sejam confundidos com um sonho, uma vingança

ou com uma agonia. Parece incrível, mas é comum certos dirigentes sonharem

e esse sonho ser transcrito como objetivo da empresa. Daí ele já nasce

inatingível, difícil de ser sustentado. Todo objetivo deve provir de um sonho,

é claro, mas ser moldado e envolvido pela realidade. É também muito comum

objetivos serem traçados só para exibir poder, ou até mesmo para uma disputa

pessoal. Sobreviver a uma competição já é uma façanha admirável, porém

usar a empresa para uma vingança pessoal ou pelo simples prazer de destruir

um concorrente não é um objetivo coerente. Também há muitas empresas

que, encontrando-se em estado de agonia, traçam grandiosos objetivos,

impossíveis de ser atingidos, o que desvia a atenção de todos do seu real

problema. Todos esquecem que o objetivo do momento deveria estar

vinculado à necessidade de sair do estado agonizante em que se encontram.

Desse modo, os recursos e esforços são direcionados para o lado oposto da

necessidade, o que leva à aceleração dos problemas e até à morte da empresa.

Poucas são as empresas cujo real objetivo de sua existência não seja o

lucro. Heureca! Será que esse não seria o único e principal objetivo a ser

traçado pela maioria das empresas?! Se é, então por que tanta discussão

sobre esse assunto? Se existem outros objetivos, certamente devem ser

departamentais, pois sem lucro nada poderá ser feito, principalmente os

projetos de expansão, mesmo os assistenciais.

Bem, se já descobrimos o grande objetivo da empresa, então ficou

muito fácil definir os objetivos para a sua informatização. Será que ainda há

alguma dúvida sobre isso?

67


12 - Estrutura conceitual dainformática

A maioria dos grandes problemas e dificuldades coma informática não tem origem técnica mas, sim, gerencial.

A informática como ferramenta evoluiu muito, mas em algumas

empresas, a organização de um CPD* (aliás, termo já em desuso) ainda

procura imitar os modelos mais tradicionais. Geralmente um modelo

hierárquico, centralizador e ultrapassado, mesmo para áreas que poucas

mudanças experimentaram nos últimos anos. No organograma da empresa

geralmente a informática é colocada numa posição superior, privilegiada e

segura, o que lhe traz algumas sensíveis vantagens. Talvez seja por esse

motivo que, com freqüência, adote uma postura presunçosa, autoritária e

de gestão autônoma.

A informática já deveria estar presente no dia-a-dia de cada uma das

áreas da empresa, sustentando a produção e a administração, mas ainda

encontramos muitas empresas resistindo às mudanças e insistindo no modelo

estritamente centralizado. Já é possível, tranqüilamente, promover-se a

descentralização da informática. Equipamentos, funções e pessoal podem

ser estrategicamente distribuídos nas diversas áreas da empresa. Captar

dados e extrair informações já não devem ser tarefas exclusivas da área de

informática. Devem ser feitas por técnicos e usuários diretamente em seus

postos de trabalho.

* Centro de Processamento de Dados.

68

ESTRUTURA CONCEITUAL DA INFORMÁTICA

Por outro lado, a estruturação dos dados, dos processos, dos acessos,

a instalação e manutenção de equipamentos e softwares, entre outras tarefas,

dependem de conhecimentos especializados, dos cuidados com a segurança

e da política de informatização da empresa, o que justifica ter essas tarefas

centradas numa área que se pode denominar de informática. Não cabe

mais aos especialistas em informática o papel de desenhar relatórios e

confeccionar programas que possam emiti-los. Isso é papel exclusivo dos

interessados, cabendo aos especialistas assegurar que esse trabalho seja feito

com desenvoltura, eficiência, rapidez e de modo estruturado.

A informática não é mais uma área independente e isolada na empresa,

mas sim a principal responsável pela integração das diversas áreas existentes.

É uma extensão, um fragmento de cada uma das demais áreas. Cada setor

da empresa deve conter um pouco da área de informática para que possa

realizar melhor seu trabalho.

Colocando a informática junto ao usuário

Quando se fala em colocar a informática junto ao usuário, muitos

entendem que basta instalar alguns microcomputadores ou terminais nas áreas,

ligá-los a uma rede de computadores ou a um computador central e instalar

alguns aplicativos tais como editores de texto e planilhas. Isso evidentemente

é indispensável, mas além disso deve-se colocar à disposição dos usuários

uma estrutura que lhes permitam retirar do computador todas as informações

desejadas. Conforme proposto no Modelo de organização da informática,

no capítulo seguinte, o ideal é colocar ao lado dos usuários, fisicamentealocados, profissionais intermediários que tenham um mínimo de conhecimento

das atividades da empresa e razoável conhecimento de informática. Esses

profissionais devem ser capazes de entender estruturas de dados bem criadas

e extrair delas, com segurança, rapidez, exatidão e qualidade, as informações

de que as áreas necessitam.

O objetivo básico do modelo proposto é facilitar, agilizar e otimizar o

acesso aos dados por parte dos usuários, principalmente dos executivos.

Por mais que um usuário ou executivo conheça informática, dificilmente terá

a mesma desenvoltura de um técnico na extração de informações. É uma

simples questão de especialidade.

69


A primeira grande vantagem desse modelo é que ele evita a criação de

bases de dados paralelas para acessos exclusivos pelos usuários. São

economizados esforços e recursos necessários para a duplicação e/ou

consolidação de dados. Evitando-se a consolidação de dados, afastam também

as limitações ao leque de informações que se podem obter a partir dos dados.

Como já vimos neste trabalho, os dados nunca devem ser consolidados, porque

dessa forma criam-se limitações.

Por mais simples que uma estrutura paralela possa ser, em uma grande

organização ela é muito complexa para usuários não-profissionais de informática.

As bases de dados paralelas tendem a ficar cada vez maiores e, portanto, mais

complexas. Aos poucos irão tornar-se parecidas com as complicadas basesestruturadas (bancos de dados cuidadosamente projetados para inter-

relacionarem-se e obterem a melhor performance possível do computador).

Então, a extração de informações passará a ser uma tarefa muito enfadonha

para os usuários. Nesse momento poderá haver erros de interpretação e de

acesso e a elaboração de procedimentos equivocados. Conseqüentemente,

uma decisão tomada com base em tais informações poderá ser muito prejudi-

cial à empresa.

A segunda grande vantagem do modelo proposto é a atualidade. Os dados

são retirados de uma base de dados única, estruturada, estável e atualizada.

Isso é muito importante numa era em que a atualidade da informação é uma

riqueza. Uma informação atualizada gera uma decisão compatível com a

atualidade, portanto, com menor risco e com maior validade. Para mim, somente

este fato já é suficiente para sepultar qualquer estrutura paralela, salvo raras

exceções em que as informações são geradas com base somente em dados

históricos, distantes do momento presente, ou ainda cuja precisão e atualidade

não sejam relevantes.

Ainda que muitos argumentem que é difícil extrair informações de bases

estruturadas, acredito que essa dificuldade não é por causa da sua complexidade,

mas sim por ainda estarem a meio caminho da estruturação. Estruturação

pressupõe clareza. Ninguém se propõe a estruturar alguma coisa com o intuito

de torná-la menos compreensível. Se uma base de dados não está clara, então

não está estruturada. Além disso, como já foi comentado anteriormente, não

basta estruturar os dados, é preciso também estruturar os processos.

Uma verdadeira reestruturação de dados e processos leva ao fácil

entendimento e à fácil obtenção das informações, sem ser necessário replicar

70

ESTRUTURA CONCEITUAL DA INFORMÁTICA

ou consolidar dados. O caminho correto é tornar as estruturas sólidas, límpidas

e simples. Impossível? Não, perfeitamente exeqüível, rápido e não tão

complexo quanto parece ser. É claro que para isso é preciso alguém com a

capacidade de simplificar as coisas. Há muitas pessoas, principalmente na

informática, que têm o dom de complicar tudo e transformar uma simples

necessidade num complexo quebra-cabeça.

Um dos fortes argumentos daqueles que são adeptos de uma estrutura

analítica paralela (aplicativos especialmente preparados para serem

compreendidos pelos usuários finais e facilitarem a geração das mais diversas

informações) é que as altas exigências dessas estruturas podem prejudicar a

performance dos aplicativos estruturados. Para se ter uma estrutura paralela

é preciso adquirir ou seccionar os equipamentos de informática. Minha dúvida:

continuaria havendo significativa perda de performance se em vez de criar

uma estrutura paralela fossem ampliados os equipamentos existentes na

quantidade exigida por essa estrutura? Nunca tive a oportunidade de fazer

essa verificação, porém suspeito de que o custo seria menor e a performance

não seria prejudicada!

É um erro pensar que executivos e especialistas de outras áreas sentarão

na frente de uma estação de trabalho e criarão procedimentos eficientes para

extração das informações que desejam, principalmente as de cunho gerencial.

Eles não têm tempo para isso. Suas especialidades, necessidades, focos e

prioridades são outras. Eles precisam canalizar o tempo para as necessidades

específicas de suas áreas e especialidades. Além disso, embora pareçam

simples e os fornecedores digam que são fáceis de serem utilizados por

qualquer pessoa, os aplicativos estão se tornando cada vez mais complexos

e especializados. Muitos executivos acham que dominam a informática, mas

na verdade apenas substituem a máquina de escrever por um editor de textos

e a calculadora por uma planilha eletrônica. O treinamento e atualização são

necessidades constantes. Basta observar que até mesmo os simples editores

de texto e planilhas são subutilizados por seus usuários. Existem muitos

recursos contidos nesses aplicativos, desconhecidos pela maioria das pessoas

e raramente utilizados. O que cada profissional deve saber não é operar um

grande número de aplicativos, mas sim ter perfeita noção do que eles podem

oferecer e exigir dos profissionais as informações de que necessitam.

71


13 - Modelo de organização dainformática

Para comandar a área de informática de uma empre-sa, o ideal é um administrador com sensibilidade eminformática, que é melhor do que um técnico em informáticatravestido de administrador.

O modelo de organização da informática, proposto a seguir, pode ser

aplicado em qualquer empresa, independentemente do seu ramo de

atividade, tamanho ou nível de informatização. Ele pode ser ajustado de

acordo com as necessidades, suprimindo, seccionando ou adicionando

funções. As funções constantes do modelo são as mais básicas e necessárias

numa organização. Porém existem outras, derivadas ou não dessas, que

também podem ser necessárias. O que realmente importa é o modo como

as funções são distribuídas e como elas atuam dentro da empresa.

As funções estão distribuídas em três faixas de atuação: administrativa,

de especialidade e técnica. Não é um modelo hierárquico, embora a idéia

de que a gerência se coloca em um nível hierarquicamente acima dos

demais cargos seja evidente. Não há necessidade de se estabelecer

qualquer vínculo hierárquico entre as funções. Porém, se houver

preferência pela hierarquização, ela poderá ser feita sem nenhuma

dificuldade e sem nenhum prejuízo, desde que não seja perdida a essênciado modelo.

72

MODELO DE ORGANIZAÇÃO DA INFORMÁTICA

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73


Administrativa

A faixa administrativa contempla as funções da área de informática

necessárias à administração. São funções para as quais não são necessários

conhecimentos profundos em informática. Certamente muitos diriam que pelo

menos a gerência deveria ter domínio em informática. Eu acho que a área de

informática já está cheia de especialistas, porém vazia em administradores.

Portanto, está bem servida quanto às questões técnicas da área, e mal servida

quanto às administrativas. Penso que o ideal está claro no pensamento que

abre este capítulo.

A secretaria deverá secretariar não só a gerência, como também todos

os demais profissionais da área. Dependendo do tamanho da organização

ela poderá contemplar ou não as tarefas de recepção e telefonia.

O auxílio administrativo é constituído pelos serviços rotineiros internos

e externos tais como expedientes bancários, correios, busca e entrega de

documentos e materiais.

É importante ressaltar que as funções da faixa administrativa devem

absorver todas as tarefas da área que não sejam estritamente técnicas. É

comum vermos especialistas caros gastando tempo atendendo telefonemas

que não lhes dizem respeito, transcrevendo textos, enfrentando longas filas

bancárias, locomovendo-se pela empresa à procura de um material ou de um

papel qualquer. São muitas as tarefas que executam que poderiam ser

perfeitamente feitas por alguém cujo salário seja bem inferior ao seu.

Especializada

Devem ser classificados como pertencentes à faixa especializada os

serviços que exijam domínio, permanente atenção e monitoramento de um

profissional. São serviços específicos da área de informática e que, para ser

realizados, necessitam de experiência e conhecimentos profundos.

A principal característica dessa faixa de atuação é que os profissionais

que nela atuam sempre trabalharão em duplas. A razão disso será explicada

ainda neste item.

Cada dupla atenderá um segmento bem definido e cuidadosamente

planejado. Exemplificamos conforme o modelo:

74


• Segmento da infra-estrutura física: serviço de instalação e

manutenção de equipamentos (computadores, cabos, antenas, periféricos etc.)

e softwares básicos (gerenciador de rede, sistema operacional, gerenciador

de banco de dados, linguagens de programação, editor de texto, planilha

eletrônica etc.).

• Segmento da comunicação: serviço que garante a perfeita circulação

dos dados e informações pela rede interna e externa, inclusive pela internet,extranet, intranet e correio eletrônico.

• Segmento de dados e processos: conforme já foi tratado no capítulo

A importância de dados e processos disponíveis para análise, esse serviço

se responsabiliza principalmente pela representação, detalhamento e

disponibilidade dos dados e processos estruturados existentes na organização.

• Segmento dos tratados: serviço de desenvolvimento e manutenção

de aplicativos. O nome tratados provém de uma metodologia para

desenvolvimento de aplicativos, administração de dados e processos baseada

em assuntos, que leva esse nome. Cada dupla de especialistas (analistas

de sistemas) cuida especificamente de determinados assuntos, não

necessariamente correlacionados. Cada assunto é tratado de modo

completamente desvinculado dos demais, porém tem a capacidade de se

relacionar com qualquer programa ou aplicativo dentro da organização.

Exemplos de tratados: livros fiscais, código de endereçamento postal, plano

de contas, clientes, fornecedores e tratamento de resíduos. Uma dupla de

analistas terá como função a estruturação dos dados de seus tratados, a

construção de processos, otimização de processos desenvolvidos dentro da

organização, suporte aos técnicos internos e externos, treinamento e

documentação, entre outras.

Dependendo do volume de responsabilidades conferidas a um segmento,

ele poderá ser seccionado e cada parte ser atribuída a uma dupla diferente.

O segmento em que isso será mais comum é o dos tratados. Dependendo

do número de tratados, uma dupla de analistas de sistemas não conseguirá

dominá-los. Assim, será necessário fazer uma redistribuição para outras duplas.

A razão principal para a instituição de duplas de especialistas é

proporcionar maior segurança, qualidade, rapidez, melhor atendimento e

suporte aos demais profissionais e usuários.

É, por exemplo, muito comum existirem sistemas e rotinas nas quais o

analista responsável não tem um substituto para suas ausências. Quando tem,

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o substituto não está preparado ou não possui domínio sobre o serviço para

atender adequadamente às necessidades. Substituir um analista ausente é

desgastante, desagradável e um risco que pode ser evitado na maioria das

empresas. A baixa qualidade e velocidade de resposta do substituto costuma

ser motivo de constantes queixas e descontentamento dos usuários.

A implantação do conceito de duplas pode se constituir em uma grande

oportunidade para qualificar, quantificar e redistribuir os serviços da área de

informática. Novamente exemplificando, facilmente podemos encontrar analistas

pouco experientes responsáveis por aplicativos críticos, quando deveriam estar

apenas auxiliando um analista mais bem qualificado ou respondendo por

aplicativos simples. Por outro lado, temos muitos analistas altamente experientes

codificando programas ou executando trabalhos corriqueiros para os quais

não são necessárias tantas qualificações. Conseqüentemente, temos usuários e

aplicativos mal atendidos por falta de recursos qualificados, enquanto há recursos

preciosos sendo mal geridos e desperdiçados.

As duplas de especialistas deverão ser constituídas por profissionais

bem qualificados e, de preferência, sem diferenças significativas no nível de

suas carreiras. O objetivo não é que um ensine o outro, mas que possam

discutir os problemas e resolvê-los em igualdade de condições.

Todo trabalho a ser executado em cada segmento passará a ser feito

em conjunto pela dupla responsável, isto é, os dois devem ter pleno domíniosobre o mesmo universo de trabalho. Nesse ínterim necessita-se de uma

boa racionalização do trabalho para que haja produtividade. A divisão do

trabalho, não sendo feita adequadamente, poderá fazer com que um deles

perca o domínio sobre o ambiente em que está envolvido. Se isso ocorrer o

objetivo da instituição da dupla estará perdido. A total submissão de um ao

outro também trará prejuízos ao modelo.

O maior desafio desse modelo de trabalho, para os especialistas, é

aprender a conviver harmoniosamente, dividir o trabalho e informações com

alguém que é um concorrente direto e potencial. Assumir compromissos e

distribuir o trabalho racionalmente é uma das qualidades mais essenciais e a

dupla terá que saber lidar com isso.

Durante o horário normal de expediente, pelo menos um dos

especialistas deverá estar presente ao local de trabalho. Fora desse horário,

um deverá estar de plantão, com um pager ou celular, pronto para atender

qualquer emergência. Durante férias, licenças, feriados, fins de semana,

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ausências por motivos particulares, tratamento de saúde etc., um dos

especialistas deve poder ser contatado.

Desse modo as questões relativas às ausências ou escalas de plantão

poderão ser tratadas somente entre a dupla, não necessitando o envolvimento

da chefia. Isso significa mais liberdade e flexibilidade às duplas, menos carga

de trabalho para a chefia e delegação de responsabilidades. Até a metade

dos especialistas poderá estar temporariamente ausente do trabalho sem que

qualquer transtorno ou dificuldade seja causado aos usuários da informática.

No caso de um dos dois se demitir, aposentar-se, ter que se ausentar de

modo definitivo ou por um longo período, o atendimento não sofrerá nenhum

impacto significativo. Bastará à chefia designar outro profissional para ocupar a

vaga. Caso se tenha optado pelo modelo hierárquico e o especialista secundário

esteja bem preparado, ele poderá ser promovido a principal e outro técnico

indicado como secundário na dupla.

Porém, nem todos os profissionais da área de informática deverão

fazer parte de uma dupla. O objetivo não é criar duplas indiscriminadamente,

mas sim de acordo com a amplitude dos aplicativos e das necessidades.

Os profissionais que não passarem a fazer parte de uma dupla serão

caracterizados como técnicos – internos ou externos – e poderão prestar

seus serviços a uma dupla, com exclusividade, ou aleatoriamente a várias

duplas, conforme a necessidade.

Técnica

Caracteriza-se como técnico o profissional de informática cujos

conhecimentos e experiência sejam inferiores aos dos especialistas e que não

faça parte de uma dupla de especialistas. Como exemplo de técnico temos

os analistas de sistemas menos experientes, os programadores, digitadores e

os instaladores de equipamentos e softwares.

Os técnicos internos trabalharão junto à área de informática. Atenderão

exclusivamente às necessidades das duplas de especialistas.

Os técnicos externos trabalharão junto ao usuário final. Desenvolverão

especificamente processos para atender as necessidades dos usuários, tais

como relatórios, consultas, análises, operação de equipamentos e alimentação

de dados. Tais técnicos, que no capítulo anterior foram classificados como

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sendo profissionais de nível intermediário, fariam basicamente diálogos,

acessos aos processos escritos de modo eficiente por especialistas e criariam

processos específicos às necessidades de suas áreas. Trabalhariam alocados

física e/ou hierarquicamente junto aos executivos, atendendo de forma ágil e

desburocratizada suas necessidades. Porém, continuariam sendo orientados

e supervisionados pelos especialistas em informática. O técnico externo seria

o elo entre a área em que se encontra alocado e a informática. Os processos

e tabelas que esses profissionais criarem poderão, se forem de utilidade mais

abrangente, ser otimizados e transformados pelos especialistas, em processos

e bancos de dados padrões e estruturados para ficar à disposição de toda a

organização.

É bem verdade que a grande maioria dos acessos aos dados da empresa

– bem como seu manuseio desejado pelos usuários – é previsível, portanto,

passível de se tornar processo padrão. Uma minoria se constitui em

experimentos. Na maioria das vezes esses experimentos não levam a lugar

algum. Mas é assim que muitas vezes se encontram valiosíssimas informações.

O principal papel dos técnicos externos seria facilitar e permitir esses

experimentos. Comprovando a hipótese que levou à essa construção, esta

poderá ser transformada em estrutura permanente. Caso contrário, será

descartada, sem grandes prejuízos, porque somente se investiria em projetos

comprovadamente importantes.

• • •

Embora o modelo não estabeleça uma hierarquia funcional, ele restabelece

o princípio da competitividade por meio da abertura de oportunidades e evolução

profissional. Fazer parte de uma dupla de especialistas e obter a liderança será

um dos principais objetivos de todos os profissionais da área. Isso certamente

trará significativas melhorias à produtividade, e preocupação quanto à qualidade

do trabalho.

A adoção desse modelo não implicará mudanças de estrutura, salários,

plano de cargos da empresa ou custos adicionais. Essa é uma de suas grandes

virtudes. Ele é muito simples e fácil de aplicar.

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EVOLUINDO POR CONSTÂNCIA, NÃO POR SALTOS

14 - Evoluindo por constância,não por saltos

O ideal não é revolucionar.

O início deste trabalho foi motivado por um incômodo descontentamento,

aparentemente sem nenhuma razão de existir. Comecei o trabalho com o objetivo

apenas de desenhar a empresa em que gostaria de estar trabalhando. Agora

que cheguei ao final, acho que já sei o porquê desse descontentamento. Já sei

como sair dele e evitar que seja novamente tomado por ele.

Quando assumimos um novo trabalho, por mais habilidade e conhecimentos

que possamos ter, ele constitui para nós um verdadeiro e emocionante desafio.

Os desafios excitam, atraem, fazem nascer os interesses e ativam a criatividade.

Nessas circunstâncias temos ânimo para pesquisar, estudar, desenvolver o

trabalho, enfrentar e vencer dificuldades. Conseqüentemente, evoluímos e nos

nivelamos ao desafio assumido. Quando atingimos esse estágio evolutivo, o

trabalho deixa de ser um desafio, já não atrai, não excita, não interessa. Mas

continuamos executando-o, já sem a mesma qualidade, cuidados e

produtividade. Mesmo em um ritmo bem menor, às vezes nos automotivamos

inventando pequenos desafios para continuarmos evoluindo, pois não há

crescimento sem desafios. Já nesse estágio nos sentimos preparados para fazer

julgamentos e avaliações, estamos sensíveis o bastante para fazer críticas, temos

experiência para antever problemas e resultados, temos conhecimento para

propor soluções, exigimos alguma perspectiva.

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Como é quase natural, tirando os modismos, uma organização segue

modelos e diretrizes predeterminados. Pelos mesmos motivos que já citei, as

diretrizes deixam de ser revistas constantemente e então começam a perder

contato com a modernidade e a dificultar o acesso a essa evolução. Crescem

o medo, as resistências, as dificuldades de adaptação e as incertezas. A ausência

da necessidade de correr riscos, os impedimentos estruturais e a insensibilidade

às pequenas e necessárias evoluções, entre outras situações, levam à ausência

de projetos e orçamento para modernização constante. Conseqüentemente,

abre-se um hiato entre o estágio em que se encontra a empresa e a modernidade.

Gradativamente, esse espaço vai aumentando. Chega um momento em que ele

é tão grande e incômodo que decidimos dar um salto na evolução e ficar ao

lado da modernidade novamente. Assim, muitas organizações evoluem por

saltos e não por constância, o que seria mais racional.

Ao evoluir por saltos incorre-se em muitos riscos. O primeiro deles é o

alto investimento exigido de uma só vez. A empresa pode já estar debilitada e

não ter os recursos necessários. Muitas empresas recorrem a empréstimos e

financiamentos, o que abre uma sangria através dos exorbitantes juros cobrados

pelas instituições financeiras. Outras se debatem até perder as forças. Algumas

têm sorte e conseguem um parceiro com capital ou um concorrente interessado

em sua aquisição.

Outro risco é a necessidade de readequação rápida a uma nova realidade.

É muito comum essa readaptação ser difícil ou mais demorada do que o

necessário, pois há resistência, acomodação, medo, falta de conhecimento.

Muitas nem conseguem se adaptar a uma nova situação. As mudanças já não

fazem parte da cultura da organização.

Um risco comum é a opção por um modelo errado. A distância da

modernidade é tão grande que não há mais conhecimento para diferenciar um

modelo emergente de um modelo decadente ou de um modismo. Uma mudança

muito grande pode levar a um caminho sem retorno.

Mas em que momento surge o descontentamento? Surge exatamente dentro

do tal hiato e tem a gravidade proporcional ao tamanho do hiato. Quando isso

ocorre, temos dois caminhos a seguir: o primeiro, mais usual, é o da acomodação

e do pouco caso (é o fim!); o segundo é reagir, tentar mudar a situação ou,

quando todo esforço tiver sido inútil, procurar um novo desafio, antes que o

hiato seja tão grande que também seja capaz de nos colocar definitivamente à

margem da evolução.

80

EVOLUINDO POR CONSTÂNCIA, NÃO POR SALTOS

O ideal não é revolucionar. A revolução deve ser a última alternativa. O

ideal é permanecer sensível às mudanças e se manter coeso aos caprichos da

realidade. É preciso ser ousado, não louco. É preciso correr riscos – porém

com consciência das alternativas, das conseqüências – nunca maiores do que

nossa capacidade de recuperação. É preciso evoluir sempre...

Atualmente não se pode

pensar em uma empresa

não-informatizada.

No entanto constata-se,

com freqüência, uma

grande dificuldade

no entrosamento dos

procedimentos da

informática com

as várias áreas das

organizações.

Especialista em criar

aplicativos para abolir

esse distanciamento em

empresas, buscando

caminhos que levem ao

perfeito sincronismo entre

informática e usuário,

Nereu Delgado mostra que

é possível controlar a

informática mesmo sem

conhecê-la, simplesmente

entendendo seus princípios.

Administrando com uma

informática eficaz

é um texto acessível,

organizado com o

objetivo de demonstrar,

principalmente aexecutivos e empresários

não profissionais dainformática, como a

informática pode resolver

com simplicidade o

cotidiano das empresas,

melhorando seu ritmo,

consolidando a firma e

auxiliando na conquista

de novos mercados e na

ampliação dos lucros.

administrando com uma informática eficaz - nereu delgado

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