ENSAÌOSHISTóRICOS

A conservação de bíblívtecas e arquívose seus admínístradvres

Leopold RUdés

Aanotações documentando

acontecimentos bélicos parlamentos diplomáticos ou

comprovando transações comerciaisempréstimos financeiros liquidação dedívidas ou de tributos sendo manus

critas em folhas de papel eram melhor conservadas com as folhas man

tidas unidas mediante uma costura

lateral formando conjuntas protegidospor uma encadernação adequada Estesconjuntos denominados fófios ou livros de registro foram os elementosque iniciaram os primeiros arquivosParalelamente ao juntar ao lado dosseus próprios escritos diversos registros das histórias sobre os seus ante

passados narradas em família pelosvelhos do lugar o homem iniciou nacoleção ele registros escritos umaprimitiva biblioteca Aquele conjuntode documentos ele pergaminhos enrolados de folhas de papel protegidaspelas respectivas encadernações guardadas dentro de um baú fechado ou

dispostos erra prateleiras superpostasnum armário foi iniciando o longocaminho evolutivo que levou até asmodernas bibliotecas

Desde que o homem aprendeu a registrar seus pensamentos mediantesignos gráficas sobre superfícies adequadas estes registras foram tratadoscomo valiosas informações a seremguardadas para uso futuro e portantomerecedoras de cuidados especiais paraevitar sua deterioração pelos usuáriosou pelo simples passar do tempo

A história nos conta que houvefreqüentes encavalamentos funcionaisentre arquivos e bibliotecas situação

que propiciou um melhor conhecimento de ambas as ferramentas permitindo visualizar claramente a com

plementação mútua das suas respectivascontribuições na sustentação dos bancosde datos que alimentam os centros deinformação enodemos

Problemas crônicos no

administração de arquivas ebibliotecas

Entre as pequenas e incipientes bibliotecas individuais e as grandes bibliotecas que caracterizam os centrosculturais de hoje existe uma õbvia diferença quantitativa nas respectivas escalas operacionais No entanto os problemas qualitativos isto é aqueles problemas diretamente ligados à administração da eficiência e eficácia de umconjunto de livros e documentos nocontexto de seu objetiva de transmitirinformações e conhecimentas aos lei

tares continuam sendo os mesmos in

dependentemente da escala operacionalOs problemas que podem ser de

tectados em maior ou menor grau emqualquer biblioteca são originados pordesencontros entre as expectativas sobre os serviços de informação oferecidos e sua realidade objetiva Estesdesencontros recomendam

conservar adequadamente o material que melhor atenda às expectativas dos usuários

determinar no acervo o pontode equilíbrio entre especialização eabrangência

otimizar a distribuição dos recursos disponíveis entre preservaçãoe restauração

atender às reclamações dos usuários por insatisfações causadas por

demora na execução dos levantamentos bibliográficos

qualidade das informações recebidas

32 0 PapelNovembro 7996

moa

Forma de artltjivamentu em prateleiras suIxrpostas

preço excessivo cobrado pelosserviços recebidos

As manifestações de insatisfação devem ser consideradas normais sempreque venham compensadas porexpressõesde satisfação com uma freqüência e intensidade equivalentes Em se tratandode contribuições dos usuários mais diretamente interessados no bom andamento

dos serviços estas manïfestaações devemser analisadas cuidadosamente visando

detectar as causas passíveis de correçãoË evidente que a biblioteca ligada a

um centro de informações não pode serconsiderada corno algo fechado completo Ela deve ser visual izada num processo de complementação contínuapermanentemente repensando suas realidades seus recursos seus fatores limi

tantes e principalmente suas possibilidades e seu potencial para melhorar aeficiência e a eficácia dos serviços e domaterial disponível para leitura

Tanto uma biblioteca como um

arquivo são organizações cujas administrações apresentam paralelamenteo objetivo de conservar registros estampados em livros e documentos preservando tanto quanto possível suaestabilidade material Esta situação

O PapelNovembro 1996

demanda um cuidadoso

estudo dos meios e recur

sos disponíveis para facilitar aos leitores o livre aces

so ás coleções do acervo

sem que esta facilidadepossa ser desobrigada decuidados e providênciaspara evitar os danos causados por um manuseiodescuidado Isto demanda

o estabelecimento de crité

rios para escolher as abrasa serem mantidas em espaços de livre acesso parasua consulta ou em áreasde acesso restrito aos lei

tores especialmente credenciados para entrar emcontato com o material

bibliográfico mais propenso a urna desestabilizaçãoTambém demanda um

esforço para difundir oconhecimento dos problemas ligados ã conservaçãodos livros e documentos

entre usuários e leitores visando conse

guir sua colaboração para minimizar oimpacto negativo destes problemas Osusuários dos acervos mantidos em

bibliotecas e arquivos devem ser também conscientizados dos problemasrelativos â distribuição dos espaços destinados ao armazenamento de livros

das áreas para acomodar os leitores pesquisadores elou simples visitantes dabiblioteca e aqueles destinados a abrigaraos administradores dos serviços oferecidos

Atividades operacionais a seremadministradas

As atividades administrativas em

bibliotecas e arquivos dizem respeitoàs suas finalidades institucionais quena maioria dos casos consistem nos

serviços informativos oferecidos combase aos respectivos acervos isto demandando o suporte de diversos serviços auxiliares caracterizados porum nível elevado de especialização

Os principais serviços informativosconsistem na pesquisa bibliográfica realizada por encomenda permanenteperiódica ou esporádica no apoio áprocura independente ou auto serviçopelo leitor empréstimos de material

do acervo próprio ou de procedênciainterinstitucional circulação controladade revistas obedecendo roteiros preestabelecidos e serviços de tradução ereprografia de textos entre outros serviços diversificados

Os serviços auxiliares são os que comandam uma grande parte das despesasflixaLs da operação porquanto da qualidadedestes serviços depende a manutençãoda estabilidade no equilíbrio necessário àsobrevivência do acervo institucional

parte essencial e imprescindível dos serviços informativos oferecidos A capacitação especializada do pessoal da manutenção responsável pela arrumação higiene e limpeza do material do acervoexige obedecer uns procedimentosoperacionais muito rigorosos nos seuscuidados preventivos e possuir uma agudeza de percepção que permita observare registrar as mínimas manifestações deinstabilidade do acervo para providenciar oportunamente as medidas corretivas mais indicadas

Ao lado dos serviços de manutenção material cabe mencionar a importante função dos serviços de manutenção patrimonial responsáveis pelasprovidências cabíveis na instalação desensores em pontos estrategicamentesituados para transmitir sinaisindicando a necessidade de mobilizar

os serviços da guarda patrimonial

As tecnologias de ponta abremnovas possibilidades

Diversas ciências e técnicas especializadas vêm auxiliando os admi

nistradores dos acervos nos seus tra

balhos de prevenção e conservaçãodos livros e documentos cuja integridade está sob sua responsabilidadeAs medidas acauteladoras neste sen

tido são muito necessárias para minimizar os impactos negativos decorrentes do uso e abuso dos livros e

documentos depositados nas biblíotecas públicas elou privadas Em livros ou documentos que são verdadeiras obras de arte ê lamentavelmen

te necessário com excessiva freqüência concertar danos causados por umadespreocupação generalizada dosleitores pelas conseqüências irreversíveis dos impactos resultantes decomportamentos irresponsáveis

Continua na p3R 35

33

Muitos materiais são guardados em folhas costuradas

f

Arquivos ajudam a trilhar caminhos da administração

Os contínuos progressos técnicosna eletrônica e nas suas aplicaçõesno campo da teleinformática caracterizam os primeiros anos do séculoque estamos terminando Eles propiciaram uma série de mudanças nocampo da comunicação social relativamente pequenas cada uma delasmais que em sua crescente freqüência e o no caráter cumulativo dos

seus efeitos propiciaram neste campo modificações que no seu conjuntosuperam às de qualquer das grandesrevoluções sociais que a história dahumanidade registra

Estes progressos tornaram possívelo estabelecimento de interações coordenadas entre bibliotecas e arquivosvisando uma complementação mútuados respectivos acervos e recursosassim viabilizando a maneira mais

efetiva e rápida de direcionar esforçosde várias instituições afins no encalço de uma especialização funcionalconjuntamente integrada num centrode informações moderno acessívelatravés da infra estrutura de cada

instituição participante

Administração de bibliotecasarquivos e centros de informação edocumentação

A administração de um centro deinformação segue basicamente oscaminhos trilhados pelos arquivos ebibliotecas  primeira vista o administrador gestor gerente ou curadorencontra na sua frente diversas alter

nativas para cuidar do acervo e melhorar os serviços a serem oferecidosaos usuários tradicionais ou em potencial

A arte de ir destrinchando metodi

camente os melhores caminhos entre

as possibilidades compatíveis com osrecursos materiais financeiros e hu

manos disponíveis é denominada deplanejamento estratégico

Antigamente o planejamento estratégico era principalmente utilizadopara operações bélicas Mais recentemente porém a sua metodologiaganhou um prestigio adicional pelosucesso da sua aplicação nas modernas guerras mercadológicas Assimos conhecimentos de uma antiga arte

bélica se transformaram numa poderosa ferramenta administrativa des

mitificada pela eliminação das conotações de segurança nacional e segredo de Estado Besta maneira ficouuma atividade chie basicamente consiste em aplicar o bom senso numraciocínio dedutivo que leva a umaseqüência de atividades especificasCom base á experiência bemsucedida em modernos exercícios de planejamento estratégico e no caso dasua aplicação num sistema de informações incluídos arquivos e bibliotecas o planejamento estratégico poderia considerar as seguintes etapas

Definição aclara cios objetivosExemplo Conservar disponível a

capacidade de atender satisfatoriamente as solicitações de informaçãotanto pela relevância do materialfornecido como pelo seu custo

Situação presenteExemplo Fazer o inventário e

perfis do acervo próprio e dos acervos acessíveis Levantar o perfil dasnecessidades de informação

Situação previstadesejadaExemplo Estimar a evolução do

perfil num horizonte de 10 anos

Fatores internos

Pontos furtesExemplo Quantfficar a capaci

a PapelNovembro 1996 35

Alguns materiais são guardados em caixas de arquivo

desde de complementar um perfil especializado do acervo próprio

Pontos fracosExemplo Acervo próprio desa

tualizado na sua especializaçãoinsuficientemente atrativo para atrairconsultas de outras instituições

Fatores externos

OportunidadesExemplo Verificaro potencial de lide

rança na integração cooperativa de informações esparsas visandofacilitar seuacessopelospotencialmente interessados

AmeaçasExemplo Rivalidades e malen

tendidos institucionais

Planejamentoeé9koA elaboração de uma matriz cru

Desde a sua fundação em 1967colocar uma biblioteca especializada à disposição dos seusassociados foi um objetivo prioritário da ABTCP Passados quase30 anos e sob a denominação deCentro de Informações e Documentação CID a A13TCP mantém um acervo de livros e do

cumentos especializado em informações técnicas sobre as operaçõesindustriais nas áreas de celulose

papel e produtos afins atuandoneste setor através de permutascomplementadoras ou doaçõescom bibliotecas pertencentes a

instituições de ensino a associaçõescongêneres nacionais e internacionais ou ainda situadas em em

presas privadasasoeiadasou não0 CID ocupa hoje uma área de 80

m2 onde estão abrigados o acervoos recursos materiais e humanos

0 acervo do CID é compostopor livros periódicos anaismateriais de eventos da ABTCP e

de outras instituições trabalhos

zando os fatores internos com os ex

ternos ambos previamente ordenados pelas suas prioridades deverápropiciar a identificação das linhasde ação a serem integradas num programa estratégico contemplado paraum período de tempo freqüentementeplurianual Este programa é desdobrado em ações específicas que determinam o planejamento operacionalque vai demandar o estabelecimentode cronogramas executivos com designação de metas e responsáveis pela sua consecução

Gerenciamento administrativo

As linhas de ação definidas peloplanejamento estratégico vão demandar uma gestão administrativa modema para cuidar do acompanhamento supervisão e monitoramento dastendências evolutivas nos perfis de

avulsos folhetos e catálogos totalizando uns 3000 títulos Isto perrnite levantar informações bibliográficas sobre assuntos específicospara satisfazer solicitações detécnicos das empresas do setor assim como dar atendimento aos pedidos de outras bibliotecas não

especializadas 0 acervo do CID écomplementado convenientementepelos acervos de outras bibliotecasdo setor principalmente daquelasque participam do Grupo deTrabalho em Documentação doSetor de Celulose e Papel e AfinsGT20 da ANFPC

Os pedidos ao CID são formulados pelo telefone 80 por carta15 ou no próprio local Os materiais mais consultados no Centro

são as publicações dos eventos organizados pela própria ABTCPcursos seminários palestrasworkshops e congressos a revista0 Papel publicada pela própriaassociação e as principais revistasinternacionais do setor papeleiro

expectativas dos usuários dos serviços de informação da adequação dasdisponibilidades financeiras para atender tanto os investimentos necessários

para a continuada atualização do acervo e do instrumental de informática

como cobrir as despesas fixas do pessoal especializado e sustentar a capacidade de se manter alerta para poderatender convenientemente evoluçõeseventuais no campo da informáticaque possam ser incorporadas operacionalmente em benefício dos usuá

rios do centro de informaçõesA seguir apresentamos uma des

crição resumida do Centro de Informações e Documentação CID daABTCP caso que convida a visualizar a trajetória de sua evoluçãohistórica e seu direcionamento estra

tégico para entrar com o pé direitono próximo milênio A

0 CID recebe anualmente umas

500 solicitações telefônicas quedemandam uns 100 levantamentos

bibliográficos com cerca de 24000folhas reproduzidas

Os equipamentos disponíveispara o CID são telefone fax computador impressora copiadoraprojetor de slides retroprojetorgravador amplificador videocassete e aparelho de TV Visandoagilizar seus serviços de atendimento aos interessados o CID jáiniciou 50 já completado oprocesso da automatízação do seuacervo utilizando um programadesenvolvido pela Unesco e distribuído no Brasil pelo IBICT Estesqftware permite a recuperação deregistros a partir do seu conteúdo eexibilos total ou parcialmente deacordo com a conveniência do

usuário

A gestão dos serviços de informação oferecidos ficam sob aresponsabilidade da coordenadorado CID Ana Paula Marcondes A

36 0 PapelNovembro 1996