3.Planejamento

3.1. Planejar

“O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes" (PETER DRUCKER)

Qualquer atividade humana realizada sem qualquer tipo de preparo é uma atividade aleatória que conduz, em geral, o indivíduo e as organizações a destinos não esperados, altamente emocionantes e via de regra a situações piores que aquelas anteriormente existentes.

A qualidade é fruto de um esforço direcionado de um indivíduo ou grupo para fazer algo acontecer conforme o que foi anteriormente desejado e estabelecido, portanto a qualidade somente poderá ser alcançada através de um trabalho planejado.

O planejamento provoca modificações em pessoas, tecnologia e sistemas.

Portanto deve-se considerar que o planejamento é condição básica para o sucesso de qualquer trabalho que procure a melhoria da qualidade. Esse planejamento deverá ser feito nas diversas etapas da cadeia de fornecimento de um produto ou serviço, isto é, desde a pesquisa de mercado, o projeto, o fornecedor até a loja que fornece este item ao consumidor ou cliente.

Fica claro, então, que a qualidade somente será conseguida se ela for planejada e que este planejamento ocorra de forma organizada, isto é, dentro de uma seqüência de eventos pré-determinada.

Vale à pena recordar um ditado chinês que afirma que "se você não souber onde pretende chegar, qualquer caminho serve." Isto significa: se uma empresa quer alcançar a qualidade competitiva, isto não se dará por acaso, mas será o resultado de um esforço de todos aqueles que trabalham na organização, desde o presidente até o mais simples funcionário.

3.2. Reunião de Diagnóstico

3.2.1. Definição

Esta reunião tem um papel fundamental, pois é o primeiro contato direto da equipe do projeto com o cliente, ou seja, as suas reais necessidades serão analisadas pelos membros. Devem ser anotados procedimentos para que seja realizado um diagnóstico da empresa visitada.

Um diagnóstico elenca quais os reais problemas de uma determinada empresa (o que ela precisa) e quais são as expectativas da mesma (o que ela quer), levantando as oportunidades que a médio e longo prazo ela pode se beneficiar.

3.2.2. Como proceder

É importante que os membros presentes na reunião procurem dar liberdade para o cliente apontar quais os problemas no seu ponto de vista, ao mesmo tempo em que devem fazer uma análise apurada do problema apontado e decidir quais são as raízes daquela situação. Uma boa conversa com alguns questionamentos básicos e uma análise crítica

dos problemas e das condições de trabalho são os pontos fundamentais para que um bom diagnóstico seja realizado.

A reunião de diagnóstico deverá acontecer na própria empresa que solicitou o serviço da Paulista Jr. Nesta reunião é importante que seja seguido um roteiro próprio conduzido pelo gerente. Os membros deverão ir trajados com o uniforme social da empresa, ou seja, sapato, calça e camisa social da Paulista Jr.

3.2.3. O que perguntar

Elaborado de acordo com os parâmetros da Fundação Nacional de Qualidade, se encontra nos anexos do presente Manual do Consultor as perguntas básicas que devem ser feitas ao cliente sobre seu empreendimento.

As perguntas poderão ir além das apresentadas, já que deverão se adaptar às necessidades do projeto.

3.2.4. Kit Gerente

Logo após a reunião de planejamento do projeto ser realizada e o membro da equipe da Diretoria de Projetos terminar a formalização da consultoria. Ele irá entregar para o gerente da consultoria um Kit Gerente. Nesse kit, o gerente irá encontrar algumas ferramentas de Projetos que irão auxiliar o seu trabalho tanto para execução como para o controle. As ferramentas encontradas serão:

Prot WBS (Work Breakdown Structure) Dados da equipe da consultoria Horários Disponíveis da equipe da consultoria Planilha de Levantamento de Custos Observações

3.2.5. Dicas

Toda a equipe deverá comparecer na Reunião de Diagnóstico para ser apresentada ao cliente.

Um membro da Diretoria de Relações Comerciais poderá acompanhar a equipe do projeto, já que este realizou o contato inicial com o cliente.

A primeira impressão é muito importante para a credibilidade do cliente na equipe, portanto o profissionalismo deverá ser transpassado como característica dessa reunião.

No diagnóstico não apresente soluções para os problemas do cliente, estas deverão ser estudas com toda a equipe posteriormente.

A reunião deverá ser conduzida pelo gerente, porém todos deverão se manifestar de forma organizada.

3.3. Reunião de Planejamento

3.3.1. Definição

Na Paulista Júnior, a reunião de planejamento deverá ser feita após a reunião e diagnóstico, pois só após esta que se saberá aquilo que deverá ser conduzido na consultoria que irá satisfazer a necessidade e a vontade do cliente.

É marcada, então, uma reunião com a equipe do projeto juntamente com um membro da Diretoria de Projetos para que se possa elaborar o Project Plan e formalizar o projeto segundo uma metodologia própria de Sistema de Gestão de Projetos (SGP).

A partir do planejamento pronto, os membros da consultoria, principalmente o gerente, poderão ser cobrados de suas atividades e, assim, garantindo o bom andamento do projeto.

3.3.2. Como proceder

O projeto deverá ser destrinchado em etapas, ações e medidas para facilitar a sua execução. A partir daí, são distribuídos de acordo com o prazo estipulado pelo cliente, de semana em semana.

Com essas informações, o membro da Diretoria de Projetos poderá elaborar o Project Plan e formalizar o projeto.

3.3.3. Dicas

A equipe toda deverá estar presente e demonstrar sua opinião neste encontro para evitar qualquer futuro desentendimento e garantir a assertividade do planejamento.

Estar de acordo com as datas e os prazos ajuda muito na qualidade e na execução das atividades.

3.4. Eixos de atuação