FAQ – Faculdade XV de Agosto

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CONTRATOS REFERENTES A PROCESSOS DE LICITAÇÃO PARA A AQUISIÇÃO DE MERENDA ESCOLAR.

William dos Santos Guilherme

SOCORRO/2005

FAQ – Faculdade XV de Agosto

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CONTRATOS REFERENTES A PROCESSOS DE LICITAÇÃO PARA A AQUISIÇÃO DE MERENDA ESCOLAR.

Aluno: William dos Santos Guilherme

Orientador: Prof. José Benedito Ferreira

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade XV de Agosto, curso de Administração

SOCORRO/2005

AGRADECIMENTO

Agradeço a Deus pelas oportunidades concedidas, bem como por toda a ajuda e

inspiração nos momentos difíceis. Agradeço, especialmente, a minha querida esposa, Diana, que

sempre esteve ao meu lado, me apoiando, auxiliando e incentivando a continuar, mesmo quando

parecia que não era mais possível suportar.

Aos professores que foram mestres e amigos, que exigiam sempre mais dedicação,

que criticavam, mas também nos auxiliaram e incentivaram a nunca desistir, a lutar pela

realização deste sonho, e superar as barreiras mais difíceis, sem esquecer do que realmente

somos.

Aos familiares, minha mãe, meu pai, irmãos, tios, sobrinhos, aos meus amigos

Natalina e Cláudio, meus afilhados, Jayme, Thuany, Lucas, Rodrigo e Raufi, que fazem os meus

dias mais felizes, e me deram força e desejo de continuar, de vencer e de ter motivos para seguir

em frente.

Não poderia deixar de agradecer aos colegas de turma, pelos inesquecíveis momentos

de felicidade, alegria e extrema satisfação que uma pessoa pode sentir. Ao Jaime

(amigo/filho/camarada), Priscilla Ferragutti, Priscilinha, Elaine, Rafaela, Luciana, os irmãos

Bruno e Jair, Oscar, Waguinho, ao Leandro, que foram e são muito mais que simples colegas de

turma, são meus amigos, uma família, que em todos os momentos estiveram ao meu lado e são os

responsáveis pelos anos mais felizes da minha vida.

Aos colegas de trabalho Dida, Ana Lúcia, Filomena, e Giuliana que me deram total

apoio nos momentos em que tudo parecia dar errado, estiveram sempre ao meu lado. Ao Dr. José

Mario e Dra. Cacilda pelas oportunidades concedidas e apoio, sem os quais também não teria

conseguido chegar ao final.

E, por fim, aos responsáveis pela direção da Faculdade que também foram mais que

simples funcionários, foram pessoas sinceras e sempre dispostas a nos ajudar quando

precisávamos. A todos o meu muito obrigado e minha imensa gratidão.

RESUMO

O objetivo do presente trabalho foi o desenvolvimento de um sistema de informações que pudesse ao mesmo tempo, fornecer dados mais concisos e confiáveis para o desenvolvimento de projetos adequados às normas e regulamentos exigidos ao Poder Público, para a aquisição e controle de produtos e serviços, bem como proporcionar aos departamentos envolvidos uma ferramenta capaz de lhes dar o suporte necessário para a tomada de decisões, controle e planejamento de suas atividades correlatas e cotidianas.

A finalidade do referido sistema foi a de auxiliar no cumprimento das metas que a Prefeitura Municipal da Estância de Socorro se propôs a realizar, com o fornecimento de informações necessárias para as normas estabelecidas pela Lei de Responsabilidade Fiscal, pela Lei de Licitações e Contratos Administrativos e pela legislação que regulamenta os projetos da área de Educação em nosso país.

Por fim, a implantação desse novo sistema trouxe maior rapidez e eficiência no controle e gerenciamento dos contratos de aquisição de gêneros alimentícios na merenda escolar do município, produzindo maior economicidade aos cofres públicos.

SUMÁRIO

1 – INTRODUÇÃO...................................................................................................... 06

1.1 – Órgão Público Analisado.......................................................................... 08

2 – REFERENCIAL TEÓRICO.................................................................................... 10

2.1 – Conceito sobre Administração Pública..................................................... 10

2.2 – Definições de Estoque............................................................................... 15

2.3 – Conceitos sobre Sistema de Informações.................................................. 17

2.4 – Conceito de Planilhas do Excel................................................................. 18

3 – METODOLOGIA.................................................................................................... 21

3.1 – Descrição pormenorizada das planilhas do sistema.................................. 27

3.2 – Planilha utilizada para Menu Inicial (Página Inicial)............................... 27

3.3 – Planilha de controle de estoques............................................................... 29

3.4 – Planilha de divisão de produtos................................................................ 32

3.5 – Planilha para calculo de pedidos............................................................... 34

3.6 – Sistema para controle de Hortifrutigranjeiros........................................... 35

3.7 – Planilha de Menu de Acesso..................................................................... 37

3.8 – Planilha de lançamento de dados (Tabela Ceagesp)................................. 38

3.9 – Planilha de controle de gastos................................................................... 39

3.10 – Planilha de Lançamento de Entradas...................................................... 42

3.11 – Planilha de Controle de Valores.............................................................. 43

3.12 - Planilha de Divisão entre Ensino Fundamental e Creche......................... 44

4 – ANÁLISE DOS RESULTADOS............................................................................. 47

5 – CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................... 49

6 – BIBLIOGRAFIA...................................................................................................... 50

6

1 - INTRODUÇÃO

Atualmente a aplicação das normas de qualidade, eficiência, agilidade, entre

outras, deixou de ser atribuições exclusivas e inerentes ao Setor Privado, que diante da

globalização e da acirrada concorrência, tem que se demonstrar cada vez mais competitivo

para sobreviver no mercado.

Diante desta nova realidade coube aos Administradores Públicos investir na

capacitação e qualificação do funcionalismo, a fim de oferecer cada vez mais serviços que

satisfaçam as exigências dos munícipes, demonstrando estar atento e preparado para

administrar uma cidade, um estado ou um país.

Cabe ressaltar que para que se possam atingir tais objetivos, ou seja, proporcionar

a satisfação da necessidade do cliente do Poder Público, existe uma infinita gama de fatores e

procedimentos que devem ser observados pelo administrador público, visto que são enormes

os desafios que devem ser encarados, e muitas vezes controversos os interesses que regem tais

questões, devendo-se, sempre ter em mente, que o objetivo final a ser alcançado é, e, sempre

será o de satisfazer o interesse público coletivo, sabendo-se que nenhuma atitude agradará a

todos ao mesmo tempo, portanto, deve-se buscar o atendimento aos anseios da maioria, em

detrimento do interesse próprio ou particular.

Como é sabido, é patente a diferença entre o Setor Público e o Setor Privado,

especialmente no que diz respeito à forma de se administrar, gerenciar e comandar a empresa.

Apesar de tais diferenças, é também sabido que algumas normas e técnicas que usualmente

são utilizadas por um ou outro setor, podem ser aplicadas no outro a fim de se aperfeiçoar,

desenvolver ou implementar um setor ou serviço.

No setor público são pontos fortes as projeções orçamentárias, a captação de

recursos e a especialização de funcionários (no que diz respeito ao fato de que uma pessoa

pode passar muitos anos realizando uma determinada função e adquirir grande experiência

sobre o assunto), já por outro lado, existe uma profunda carência por remuneração,

atendimento qualificado e planejamento adequado, o que, devido aos fatos acima expostos,

tem mudado, haja vista a necessidade que os órgãos públicos tiveram de se adequar às normas

atuais, especialmente à Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar nº 101/2000), que

7

tem revolucionado a forma de agir, o modo de administrar e o proceder do Administrador

Público.

A partir deste enfoque ao problema da necessidade de discutir sobre a implantação

de sistemas de informação nos diversos setores da Administração Pública, em busca de

atender as necessidades da sociedade como um todo, bem como cumprir com as normas

legais, a fim de produzir serviços mais qualificados, eficientes e transparentes para todos.

Para deixar esta pesquisa menos genérica e mais específica, optou-se pela análise

dos problemas de controle e gerenciamento de estoques, referentes aos contratos para a

aquisição de gêneros alimentícios para o Setor de Merenda Escolar.

O problema inicial verificado junto ao Setor de Merenda Escolar da Prefeitura

Municipal da Estância de Socorro foi o de inadequação do sistema de controle de estoque

existente, sendo que o mesmo era realizado através de controles manuais em fichas e

caderneta de anotações, o que vez por outra causava erro no controle das quantidades a serem

adquiridas, e por sua vez ocasionavam problemas em outros setores, como o Departamento de

Finanças e na Divisão de Licitações, gerando a necessidade de aquisições emergenciais para

suprir o setor e não ocasionar o desabastecimento das unidades escolares do município.

Portanto, nefasto este trabalho de pesquisa tem por objetivo discutir o seguinte

problema:

Quais as ferramentas necessárias para se desenvolver um sistema de controle de

estoque e gerenciamento dos contratos para a aquisição de merenda escolar?

O objetivo de tal pesquisa foi o de solucionar os problemas acima descritos, e

proporcionar aos departamentos envolvidos maior eficiência no controle e gerenciamento dos

estoques, dos contratos e das reservas orçamentárias, através de um sistema de informações,

que fosse ao mesmo tempo eficiente no controle e de simples manuseio, a fim de facilitar o

entendimento do usuário final e reduzir circunstancialmente os problemas em tela.

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1.1 – O Órgão Público analisado

O Órgão Público analisado foi a Prefeitura Municipal da Estância de Socorro,

localizada à Rua Campos Sales, nº 177, centro, órgão sede do Poder Executivo Municipal,

pessoa jurídica de direito público interno, possuindo atualmente aproximadamente 730

funcionários, distribuídos nos mais diversos setores e departamentos municipais.

A história da Prefeitura Municipal da Estância de Socorro remonta o início do

século XVIII, e as conquistas dos desbravadores da época, tanto que sua fundação é datada de

09 de agosto de 1829, contudo há de se constar que em meados do século XVI eram os índios

Carajás que habitavam a Bacia do Rio do Peixe, sendo os mesmos expulsos pelos

bandeirantes.

Porém a sua emancipação e conseqüente elevação à categoria de cidade ocorreram

apenas em 17/03/1883, através da lei provincial nº 20, após árdua luta entre os políticos

Amparenses e Bragantinos, sendo que os últimos lutavam para que a até então Vila de

Socorro, continuasse em sua comarca.

Contudo a cidade de Socorro, somente seria considerada Prefeitura Sanitária

apenas a partir de 1945, sendo conhecida posteriormente como Estância Sanitária e,

finalmente, em 1978 recebendo o título de Estância Turística.

Atualmente a cidade de Socorro é considerada uma Estância Hidromineral e faz

parte do conjunto de cidades da região conhecido como Circuito das Águas Paulista. Sendo

que entre suas atribuições está o de fornecer às crianças e adolescentes do município uma

educação adequada às suas necessidades, contando para isso com profissionais capacitados,

estrutura apropriada, material didático adequado, e evidentemente, com uma merenda escolar

balanceada e de primeira qualidade, a fim de proporcionar aos estudantes todas as condições

necessárias para o completo aproveitamento educacional.

O Departamento de Educação possui toda estrutura necessária para realizar as

atribuições que a lei e o bom senso lhe recomendam, inclusive contando com um setor

específico de controle, recebimento, armazenamento e distribuição de gêneros alimentícios

para o preparo da merenda escolar, sendo o mesmo dirigido por uma nutricionista, que

seleciona e orienta os cardápios em busca de uma alimentação nutritiva e equilibrada, de

9

acordo com as diversas faixas etárias das crianças locadas em creches, escolas e unidades

especiais.

Neste setor são armazenados os diversos tipos de gêneros alimentícios utilizados

no preparo da merenda escolar, e também de onde é, anualmente, realizado o pedido de

aquisição, que pode ser semestral ou anual, para a realização dos processos licitatórios e

posterior compra dos produtos.

A gama de produtos armazenados (estocados) no local é grande, e o controle

exige muito cuidado, uma vez que existem produtos industrializados (arroz/feijão/extrato de

tomate/etc), que têm um prazo de validade e condições de armazenamento mais prolongado e

de melhor controle, e outros perecíveis (carnes/hortifrutigranjeiros/etc) que possuem validade

mais curta e devem ser requisitados semanalmente, a fim de manterem suas qualidades

nutricionais.

A Divisão de Licitações é uma seção ligada diretamente ao Departamento de

Administração. Faz parte da Divisão de Licitações a Comissão Municipal de Licitações,

formada por funcionários públicos municipais, pertencentes em sua maioria ao quadro

permanente da municipalidade, sendo constituída por 03 (três) titulares e 02 (dois) suplentes,

onde os últimos podem substituir os primeiros em caso de impedimento (doença/férias/etc).

A Função da Comissão é julgar os processos licitatórios e classificar as propostas

dos concorrentes, apontando as empresas vencedoras dos certames, a fim de que o Prefeito

possa adjudicar/homologar o resultado do processo, para que sejam realizadas as contratações.

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2 – Referencial Teórico

A seguir será apresentado o referencial teórico a ser utilizado nesse trabalho

através de pesquisas em livros, artigos, periódicos, dicionários e internet.

2.1. – Conceito sobre Administração Pública

Para uma melhor análise do presente trabalho denomina-se Administração

Pública1 a administração direta e indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos

Municípios, abrangendo inclusive as entidades com personalidade jurídica de direito privado

sob controle do Poder Público e das fundações por ele instituídas ou mantidas.

Resumidamente, podemos dizer que a Administração é o órgão, entidade ou

unidade administrativa pela qual a Administração Pública opera e atua concretamente.

Segundo Meirelles2 (1989 – p. 55),

Administração Pública, em sentido formal, é o conjunto de órgãos instituídos para a consecução dos objetivos do Governo3; em sentido material, é o conjunto das funções necessárias aos serviços públicos em geral; em acepção operacional, é o desempenho perene e sistemático, legal e técnico, dos serviços próprios do Estado ou por ele assumidos em benefício da coletividade.

Cabe ressaltar que conforme seu ensinamento, “O Governo e a Administração,

como criações abstratas da Constituição e das leis, atuam por intermédio de suas entidades

(pessoas jurídicas), de seus órgãos (centros de decisão), e de seus agentes (pessoas físicas

investidas em cargos e funções).”

Segundo ainda o mesmo autor, a conduta dos responsáveis pela gestão pública é

disciplinada pela lei e pelo interesse da comunidade, quer seja, o administrador público é

investido de poderes para a tomada de decisões que visam à satisfação dos interesses e

necessidades da coletividade, e cada agente público é “investido da necessária parcela do

1 Conforme disposto no art. 6º, inciso XI, da Lei Federal de Licitações nº 8.666/93 e demais alterações posteriores. 2 Hely Lopes Meirelles (1917-1991) é até hoje considerado o maior mestre em Direito Administrativo no Brasil, sua inconfundível maneira de dissertar sobre o direito têm servido de modelo para juristas, palestrantes e estudiosos durante décadas.

3 Governo é o conjunto de Poderes e órgãos constitucionais, é o complexo de funções estatais básicas, quer seja é a expressão política de comando de um Município, Estado ou País. Meirelles, Hely Lopes – Direito Administrativo Brasileiro. 1989 – 14ª edição. – São Paulo - Ed. Revista dos Tribunais. p. 55.

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poder público para desempenho de suas atribuições. Esse poder é de ser usado normalmente,

como atributo do cargo ou função, e não como privilégio da pessoa que o exerce. É esse

poder que empresta autoridade ao agente público, quando recebe da lei competência

decisória e força para impor suas decisões aos administrados.” (MEIRELLES, 1989 – p. 84)

Para Mello4 (1998), o Direito Administrativo refere-se em suma, a supremacia do

interesse da coletividade sobre o interesse particular, a fim de preservar a satisfação das

necessidades comuns da sociedade, estando esta acima dos interesses particulares, a saber:

“Partindo do universal para o particular, diríamos que o Direito Administrativo, entroncado que está no Direito Público, reproduz, no geral, as características do regime de Direito Público, acrescidas àquelas que o especificam dentro dele. Aquele resulta da caracterização normativa de determinados interesses como pertinentes à sociedade e não aos particulares. Juridicamente esta caracterização consiste, no Direito Administrativo, segundo nosso modo de ver, na atribuição de uma disciplina normativa peculiar que, fundamentalmente, se delineia em função da consagração de dois princípios: a) supremacia do interesse público sobre o privado; b) indisponibilidade, pela Administração, dos interesses públicos.” (MELLO – 1998 – p.26)

Isto significa dizer que o administrador da ‘coisa pública’, deve entender que o

interesse da coletividade está acima de interesses particulares, inclusive os seus próprios, ou

seja, para se realizar determinada ação (política/governamental) ele precisa, antes de qualquer

coisa, verificar se a coletividade será beneficiada, ou se é do desejo da comunidade (pelos

menos da maior parte dela) a realização de tal ação. E acima de tudo, tem de saber que o

interesse público (da coletividade) não pode ser ‘barquanhado’ ou trocado por outros favores,

ele deve ser respeitado e cumprido, por isso é denominado de indisponível, quer seja, não

pode ser substituído pelo desejo próprio.

Para Filho5 (2000) é o fim e não a vontade que deve dominar as ações da

administração pública, sendo que para a realização de suas funções recorre constantemente à

colaboração de terceiros, valendo-se dos serviços e dos bens dos particulares para melhor

cumprir suas finalidades.

4 Celso Bandeira de Mello é um dos mais respeitáveis doutrinadores da atualidade no Direito Brasileiro, com inúmeras publicações, especialmente no ramo do Direito Administrativo.

5 Marçal Justen Filho é Doutor em Direito pela PUC e professor titular da Universidade Federal do Paraná, e atualmente é um dos mais respeitáveis juristas na matéria de Licitações e Contratos.

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Segundo sua interpretação o artigo 3º da Lei de Licitações sintetiza o conteúdo da

Lei, sendo que os dispositivos restantes, desdobram os princípios do art. 3º, que funciona

como norteador da aplicação da Lei.

Para Filho a finalidade da licitação é, a vantajosidade, quer seja dizer:

“A licitação destina-se a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração Pública (com observância do princípio da isonomia). A vantagem se caracteriza em face da adequação e satisfação do interesse público por via da execução do contrato.” (FILHO – 2000. p.58)

Destarte, e como estamos falando de Administração Municipal, cabe ressaltar que

o Prefeito e os vereadores são responsáveis pelo fiel cumprimento das necessidades da

coletividade, e, evidentemente, que a merenda escolar faz parte do imenso número de

necessidades imperativas de um município que precisam ser satisfeitas.

Para Meirelles (1989 – p.85), o agente público deve nortear-se pelas suas

obrigações para com a comunidade, ou seja,

“o poder tem para o agente público o significado de dever para com a comunidade e para com os indivíduos, no sentido de quem o detém está sempre na obrigação de exercitá-lo”[...][ ...] “O poder do administrador público, revestindo ao mesmo tempo o caráter do dever para a comunidade, é insuscetível de renúncia pelo seu titular. Tal atitude importaria fazer liberalidades, com o direito alheio, e o Poder Público não é, nem pode ser, instrumento de cortesias administrativas”[...][...] “Se para o particular o poder de agir é uma faculdade, para o administrador público é uma obrigação de atuar, desde que se apresente o ensejo de exercitá-lo em benefício da comunidade.”

Para exercitar tal poder de atuação, bem como na busca das melhores condutas

administrativas é que surgiu em junho de 1993 à Lei Federal de Licitações e contratos, Lei Nº

8.666/93, em substituição ao Decreto nº 2300, visando dar maior eficiência e transparência

nas compras e contratações governamentais.

A Lei de Licitações estabelece as normas gerais sobre as licitações e contratos

administrativos referentes a obras, serviços, compras, alienações (vendas) e locações no

âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, inclusive para as autarquias,

fundações e sociedades de economia mista, que sejam controladas direta ou indiretamente

pelo governo.

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Conforme art. 3º, “caput”, a licitação destina-se a garantir a observância do

princípio constitucional da isonomia (igualdade) e a selecionar a proposta mais vantajosa

para a administração e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios

básicos da legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade, probidade

administrativa, entre outros. Sendo que a mesma é de caráter obrigatório a todos os órgãos

públicos, conforme disposto no art. 37 “caput”, e inciso XXI da Constituição Federal de 1988,

a saber:

“Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte: ...Omissis... XXI – ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações”.

Além do ordenamento jurídico acima transcrito, disposto em nossa Lei Maior, é

válido ressaltar o que entendem os famosos juristas e doutrinadores, sobre o tema em tela.

Segundo o mestre Meirelles (1989 – p. 246),

“a licitação, em princípio, é obrigatória para todas as entidades públicas (estatais e autárquicas) e também para as parestatais que não tenham regulamento próprio, devidamente publicado. Agora, essa exigência de licitação é da Constituição da República, para obras, serviços, compras e alienações. Justifica-se essa diversidade de tratamento porque as pessoas jurídicas de direito público estão submetidas a normas de operatividade mais rígidas que as pessoas jurídicas de direito privado que colaboram com o Poder Público”.

Outra relevante opinião é a de Mello (1998 – p. 331), onde o mesmo conceitua

licitação da seguinte forma:

“Ao contrário dos particulares, que dispõem de ampla liberdade quando pretendem adquirir, alienar, locar bens, contratar a execução de obras ou serviços, o Poder Público, para fazê-lo, necessita adotar um procedimento preliminar rigorosamente determinado e preestabelecido na conformidade da lei. Tal procedimento denomina-se licitação”.

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Mas o que significa exatamente licitação. No dicionário6 encontramos as seguintes

definições:

“licitar - v. 1. Intr. Oferecer uma quantia no ato de arrematação, adjudicação, hasta pública ou partilha judicial. 2. Tr. dir. Pôr em leilão: Licitar a massa falida. 3. Tr. dir. Cobrir (o lanço) em praça pública ou partilha judicial.”

Licitação, em suma, “é à busca da proposta mais vantajosa pela Administração

para atender as necessidades comuns dos cidadãos”. (Divisão de Licitações – Prefeitura

Municipal da Estância de Socorro – 2003).

Conforme Mello (1998), Licitação é um certame que as entidades governamentais

devem promover e no qual abrem disputa entre os interessados em com elas travar

determinadas relações de conteúdo patrimonial, para escolher a proposta mais vantajosa às

conveniências públicas, sendo que a competição deve ser travada de forma igualitária entre os

concorrentes que possuam as atribuições e aptidões necessárias ao cumprimento do objeto a

ser contratado.

Para ele, a mesma se divide em duas fases fundamentais: habilitação – onde se

verificará se o concorrente possui os atributos7 necessários para contratar com a

administração; e a fase de julgamento – onde é realizada a apuração da melhor proposta.

Já para Meirelles (1989 – p. 241), “Licitação é o procedimento administrativo

mediante o qual a Administração Pública seleciona a proposta mais vantajosa para o

contrato de seu interesse.” Entende ainda, que este procedimento deve se desenvolver de

forma ordenada pela sucessão de atos que vinculam a Administração e os licitantes,

proporcionando igual oportunidade a todos, atuando ainda, como fator de eficiência e

moralidade dos negócios administrativos.

Desta forma, e depois de conceituarmos as principais diferenças entre o Poder

Público e o Privado, no tocante às aquisições e contratações, passemos a definição dos demais

itens que compõe o presente trabalho.

6 Conforme Dicionário Eletrônico Michaelis (Português/Inglês/Espanhol) – DIC Michaelis UOL/CD Interativo.

7 Entende-se por “atributos” as certidões ou documentos que comprovem se a concorrente possui certas qualificações para fornecer ao órgão público, tais documentos devem comprovar a boa situação da empresa no que diz respeito a sua condição jurídica, qualificação técnica, situação fiscal e financeira, a fim de se verificar se a mesma poderá manter o fornecimento dos bens ou serviços durante a vigência do contrato.

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2.2 – Definições de Estoque:

Conforme Ballou (2001) estoques são pilhas de matérias-primas, insumos,

componentes, produtos em processo e produtos acabados que aparecem em inúmeros pontos

por todos os canais logísticos e de produção da empresa. Sendo que os mesmos são

freqüentemente encontrados em lugares como armazéns, pátios, chão de fábrica etc.

Para ele existem 05 (cinco) tipos de estoques, que são caracterizados da seguinte

forma:

• Estoques no Canal – São os estoques que estão em trânsito entre os pontos de

estocagem ou de produção porque o movimento não é instantâneo.

• Estoques mantidos para especulação – São estoques mantidos para a

especulação de preços ou para a satisfação de exigências operacionais.

• Estoques de natureza regular ou cíclica – São os necessários para satisfazer a

demanda média durante o tempo entre reabastecimentos sucessivos.

• Estoques de segurança – São estoques gerados como uma proteção da

variabilidade na demanda para o estoque e no tempo de reabastecimento. São

adicionais ao estoque regular que é necessário para satisfazer a demanda

média e as condições de prazo de entrega. A quantidade de estoque de

segurança depende da variação da demanda e do nível de disponibilidade.

• Estoque obsoleto, morto ou reduzido – Ocorre quando uma parte do estoque

deteriora-se, tem a sua validade vencida ou é roubada ou perdida quando

mantida por um período de tempo.

Segundo Slack, et al (1999) estoque pode ser definido como “acumulação

armazenada de recursos materiais de um sistema de transformação”. Sendo que algumas

vezes o termo estoque é utilizado para se descrever qualquer recurso armazenado.

Em sua concepção existem 04 (quatro) tipos básicos de estoque:

a) Estoque Isolador, também chamado de estoque de segurança, que visa

compensar os problemas entre o fornecimento e a demanda, a fim de evitar,

especialmente, que a empresa fique sem matéria-prima.

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b) Estoque de ciclo que ocorrerá quando se deve atender uma demanda de um

ou mais produtos que dependam de um mesmo tipo de processo, ou seja,

quando se possui produtos diferentes, com demandas regulares ou não, mas

que utilizem operações de produção semelhante.

c) Estoque de antecipação, quando se produzem quantias para estocagem

mesmo quando a demanda é menor, a fim de se manter estoques para

períodos de aumento nos fornecimentos, especialmente, quando existe

sazonalidade nas vendas dos produtos.

d) Estoques no canal de distribuição – Existem porque o material não pode ser

transportado instantaneamente entre o ponto de fornecimento e o ponto de

demanda. Isto significa que são os fornecedores que mantém o estoque em

seus próprios armazéns.

Slack, et al (1999) fornece a seguinte figura para ilustrar a relação entre estoque,

fornecimento e demanda.

.

Processo De

Entrada

Figura 1 . O

Taxa de Fornecimento do processo de entrada

Taxa de Demanda do Processo de Saída Estoque

Processo De

Saída

Estoque

estoque é criado para compensar diferenças de ritmo entre fornecimento e demanda.

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Segundo Lourenço8 (2004), estoque é “o centro nervoso do processo, afeta todas

as partes envolvidas na produção e na distribuição”... “...Tudo o que a empresa compra,

produz e vende passa por aqui.”.

Para ela a automação é fundamental no controle eficiente do estoque, visto que

“tornou-se indispensável nas compras e nas entregas, e até para avaliar a eficiência dos

serviços contratados”.

Como veremos a seguir, nos parece que cada vez mais o conceito de sistema de

informações, está se interligando a informática, não que isto seja necessariamente verdadeiro,

contudo e com a aprimoração do setor público, bem como as exigências legais para o controle

eficiente de suas práticas, este conceito ganha força.

2.3 – Conceitos sobre Sistema de Informações

Primeiramente devemos definir o que é um sistema de informação e qual a sua

importância para a tomada de decisões gerenciais, especialmente nos órgãos públicos.

De acordo com O’Brien (2004), sistema de informação é um conjunto organizado

de pessoas, hardwares, softwares, redes de comunicação e recursos de dados que coleta,

transforma e dissemina informação em uma organização .

Ou ainda, pode ser definido simplesmente como um grupo de elementos inter-

relacionados ou em interação que formam um todo unificado. Sendo que para ele um sistema

é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos, rumo a um objetivo

comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de

transformação.

Para Fernandes9 (apud SANCHES – 2000), sistemas de informação é o conjunto

de componentes que coletam, processam, armazenam e distribuem informações para apoiar o

controle e tomada de decisões em uma organização.

Já Oliveira (2004) diz que a teoria de sistemas tem sofrido inúmeras evoluções ao

longo do tempo e, podemos considerar que o moderno enfoque de sistemas procura

8 Fátima Lourenço – colunista da Revista Pequenas Empresas Grandes Negócios, na reportagem “O Fim do Improviso nas Manobras”, Edição 181 – Fevereiro de 2004. GLOBO. p. 63.

9 Prof. Luis Antonio Fernandes. Faculdades XV de Agosto. Apostila de Sistema de Informações, p. 4.

18

Con

trole

e

Aval

iaçã

o

Entradas Saída

Retroalimentação

desenvolver técnicas para lidar com a amplitude e complexidade das empresas,

proporcionando uma visão interativa do todo, em virtude das intrincadas relações das partes

entre si e com o todo, que não podem ser tratadas fora do contexto do todo.

Ele define sistema como “um conjunto de partes interagentes e interdependentes

que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam

determinada função.”

Conforme Oliveira (2004) os componentes de um sistema podem ser visualizados

na Figura 2, a seguir:

Figura 2 – Componentes de um sistema.

2.4 – Conceito de Planilhas do Excel

Segundo o Departamento de Informática da Universidade Federal de São Paulo10

o Excel é um aplicativo Windows - uma planilha eletrônica - que fornece ferramentas para

efetuar cálculos através de fórmulas e funções e para a análise desses dados. As cinco

principais funções do Excel são:

Planilhas: Você pode armazenar, manipular, calcular e analisar dados tais como números, textos e fórmulas. Pode acrescentar gráficos diretamente em sua planilha, elementos gráficos, tais como retângulos, linhas, caixas de texto e botões. É possível utilizar formatos pré-definidos em tabelas. Bancos de dados: você pode classificar, pesquisar e administrar

facilmente uma grande quantidade de informações utilizando operações de bancos de dados padronizadas.

Objetivos

Processo de Transformação

10 UNIFESP – Escola Paulista de Medicina, através do site: www.virtual.epm.br.

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Gráficos: você pode rapidamente apresentar de forma visual seus dados. Além de escolher tipos pré-definidos de gráficos, você pode personalizar qualquer gráfico da maneira desejada. Apresentações: Você pode usar estilos de células, ferramentas de

desenho, galeria de gráficos e formatos de tabela para criar apresentações de alta qualidade. Macros: as tarefas que são freqüentemente utilizadas podem ser

automatizadas pela criação e armazenamento de suas próprias macros.

Segundo a referida Universidade, podemos visualizar a janela do Excel, conforme

figura abaixo.

Conhecendo a Janela Excel

Figura 3 – Janela do Excel para Windows versão 97. Fonte: www.virtual.epm.br . UNIFESP

20

Para Gonçalves11 (2004), podemos definir o Excel da seguinte maneira:

“O Excel usa basicamente diversas matrizes superpostas. Ele trabalha com tabelas cujas células são identificadas por linhas numeradas e colunas identificadas por letras. Quando você clica sobre uma célula, seu endereço aparece no canto superior esquerdo da tela”

Em sua opinião o Excel permite maior flexibilidade de trabalho, sendo que

considera que a sua vocação principal é a de “automatizar tarefas que incluem operações

matemáticas repetitivas numa tabela de números, bem como de facilitar a apresentação de

diversos tipos de gráficos.” Considera ainda que, também pode ser utilizado como um editor

de tabelas de texto, sendo mais flexível do que o Word, para esse fim.

Para Santiago12 (2004), o Excel oferece recursos ilimitados, sendo uma ferramenta

muito útil para o nosso dia a dia. Ele também demonstra a utilidade de algumas das funções

do Excel, evidenciando a necessidade de se ter um bom raciocínio lógico, pois a utilização de

planilhas do Excel facilita a realização dos trabalhos.

Uma vez descritos os conceitos que foram aplicados no presente trabalho,

passaremos a discutir a metodologia aplicada ao caso.

11 Professor Willi de Barros Gonçalves, da Faculdade de Arquitetura e Urbanismo – Unicentro Izabela Hendrix, conforme tutorial básico do Excel 2000, contido no CD-ROOM da Revista PC Brasil Especial Excel, ano II, nº 8, da Editora Digerati Comunicação e Tecnologia Ltda. 2004. São Paulo.

12 José Pires Santiago, desenvolveu o texto denominado Polígrafo Excel Avançado, contido no CD-ROOM da Revista PC Brasil Especial Excel, ano II, nº 8, da Editora Digerati Comunicação e Tecnologia Ltda. 2004. São Paulo.

21

3 – Metodologia

Neste capítulo será discutida a forma de realização do trabalho, bem como os

métodos e os motivos que deram origem ao sistema desenvolvido.

Trata-se de realização de pesquisa exploratória, que conforme Oliveira (1999) é o

estudo que têm por objetivo a formulação de um problema para efeito de uma pesquisa mais

precisa ou, ainda, para elaboração de hipóteses.

Segundo o mesmo autor, os estudos exploratórios podem ter outros aspectos, tais

como o de possibilitar ao pesquisador fazer um levantamento provisório do fenômeno que

deseja estudar.

Para Lakatos e Marconi (1991) pesquisa é um procedimento formal, com

método de pensamento reflexivo, que requer um tratamento científico e se constitui no

caminho para conhecer a realidade ou para descobrir realidades parciais.

Como vimos anteriormente, por se tratar de Órgão Público, a Prefeitura, para a

tomada de decisões, deve se ater aos pormenores exigidos pelas normas e dispositivos legais

que regulamentam suas atividades e ações de governo.

E que muito embora os processos de controle e planejamento estejam cada vez

mais sofisticados e aprimorados, conforme e tanto quanto em empresas particulares, ainda

existem enormes diferenças que tornam a tomada de decisões em Administração Pública

muito peculiar.

Podemos aqui citar o rigor no cumprimento orçamentário13 e o procedimento para

a aquisição de produtos ou serviços, denominado de licitação14, que são obrigatórios para os

órgãos públicos em geral.

13 O orçamento em órgãos públicos e delimitado pela Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO), pela Lei Orçamentária Anual (LOA) e pelo Plano Purianual (PPA), que formam o regramento básico para o planejamento orçamentário na Administração Pública, os quais determinam a distribuição das “verbas” (receitas) para os diversos setores da Administração Pública (Folha de Pagamento/ Educação/Saúde, etc), para um período de 04 (quatro) anos (PPA e LDO) e períodos anuais (LOA), sendo que alterações nos mesmos têm que ser aprovadas pelo Poder Legislativo, após a devida comprovação legal de necessidade.

14 Cf. Conceituação descrita no Referencial Teórico, p. 14.

22

Para melhor elucidar tal questionamento recorremos, mais uma vez, aos grandes

mestres do Direito Administrativo e do Direito Público, a fim de, à luz das normas e regras

legais, conceituar estas responsabilidades dos governantes e de seus auxiliares.

Para Ferreira15 (1992 – p.11),

“por questão de ordem moral, ética e jurídica, as pessoas a quem se confiou a administração de bens públicos, são obrigadas a um extremo cuidado com o manuseio da coisa pública. Não podem fazer como seus, os bens e haveres da comunidade.”

Tal comentário se reflete ante a magnitude que a corrupção tomou ante a

administração pública brasileira, sendo que mesmo com as advertências constitucionais e do

Código Penal, ainda não foram suficientes para erradicá-las, como opina o mestre

(infelizmente as palavras do mestre continuam a soar na atualidade com a mesma força e

exatidão da época – 1992), in fine:

“Entretanto, o mal é antigo e, nem as normas penais ou administrativas conseguiram erradicá-lo.” “Inclusive um dos alicerces da Revolução Brasileira de 1964 foi a luta contra a corrupção[...]” “[...]Assumiu a corrupção, na administração pública brasileira, tal vulto que, inclusive a Constituição passou a enfocá-la.” “A corrupção administrativa passou a ser preocupação constitucional. Porém, nem o Código Penal, nem a disposição contida no texto da Lei Maior parece que foram suficientes para dar seriedade à Administração Pública.”(FERREIRA – p.12)

Contudo, devemos ressaltar que o anseio da população brasileira por um país mais

justo, sem corrupção e com governantes que cumpram com os seus deveres, tem modificado

tal conduta, uma vez que mais normas são criadas para coibir a corrupção, bem como a

conscientização dos novos governantes da representatividade de suas funções para a

comunidade, tem ajudado na alteração deste quadro.

Diante do acima exposto, e com o objetivo de proporcionar maior eficiência ao

controle dos estoques e quantitativos dos gêneros alimentícios, e conseqüentemente, aos

contratos de merenda escolar, o primeiro passo foi o de reunir os interessados no controle do

processo e os possíveis usuários finais, a fim de determinar quais os pontos que poderiam ser

abordados na pesquisa, bem como quais os fatores a serem analisados, os indicadores e tipos

15 Wolgran Junqueira Ferreira, é Advogado e escritor de diversas obras sobre a Responsabilidade de Prefeitos e Vereadores, a Constituição Federal, entre outros.

23

de dados necessários para o manuseio diário, e que pudessem fornecer as informações

essenciais de forma mais rápida, porém com uma linguagem acessível a todos os envolvidos

no processo.

Deste primeiro contato foram levantados os seguintes dados, que serviram de base

para a continuidade da pesquisa e posterior desenvolvimento do sistema de informação.

Necessidade de informatização do sistema de controle de estoques, para

facilitar o fluxo de informações entre os setores da Prefeitura.

O sistema deveria possuir linguagem simples e objetiva, a fim de facilitar

a utilização e lançamento de dados, por qualquer dos usuários.

Ele deveria conter informações sobre todos os produtos adquiridos e

controlados pelo setor, mas também de forma independente identificar os

produtos pelo tipo, ou seja, se industrializados, perecíveis ou

hortifrutigranjeiros.

Informar sobre as especificações (descrição dos produtos), quantidade

adquirida para o período (entre 06 (seis) e 12 (doze) meses), valor unitário

e total, data das aquisições, quantidades adquiridas, dados do fornecedor,

saldo final em quantidade e em valores, possibilidade de reajuste de

preços.

E deveria ser desenvolvido um controle especial para os

hortifrutigranjeiros, devido ao fato de que os mesmos seriam adquiridos

de forma semanal, e que os valores variavam muito de acordo com a

época (safra/entressafra), e o principal problema era a necessidade de se

adequar às quantias necessárias aos parâmetros utilizados nas tabelas de

medidas da CEAGESP16, a fim de se possuir os dados corretos entre

valor, preço, peso e volume adequados.

16 CEAGESP – A Companhia de Entrepostos e Armazéns Gerais de São Paulo surgiu em maio de 1969, resultado da fusão de duas empresas mantidas pelo Governo de São Paulo: o Centro Estadual de Abastecimento -CEASA- e a Companhia de Armazéns Gerais do Estado de São Paulo -CAGESP. Em 1997 a empresa foi federalizada e seu controle passou para o Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. Fonte: www.ceagesp.gov.br/histórico (04/10/2005).

24

A pesquisa ainda revelou que o sistema utilizado até a data em questão fazia

análise e controle apenas dos estoques armazenados no local (prédio da merenda escolar), sem

considerar os quantitativos que ficavam armazenados nas empresas contratadas, sendo que

por vezes perdia-se o controle do saldo disponível, o que gerava a descontinuidade no

abastecimento ou a aquisição emergencial dos produtos, até que se realizasse novo

procedimento licitatório para a aquisição das quantias necessárias a fim de que o

abastecimento fosse normalizado nas unidades educacionais.

Durante este período iniciaram-se os processos licitatórios para a aquisição dos

gêneros alimentícios, para o ano letivo de 2005, sendo elaborado pela responsável pelo setor

de Merenda Escolar da Prefeitura a solicitação de compra, contendo as quantidades, unidades

e especificações dos produtos que deveriam ser licitados

Cabe ressaltar que antes de se colocar qualquer sistema de controle em

funcionamento foi necessária à realização dos processos licitatórios que indicariam os valores

e as empresas que iriam fornecer os produtos solicitados.

Como anteriormente mencionado, diferentemente do particular, a Prefeitura (os

Órgãos Públicos em geral) somente podem adquirir seus produtos depois de realizados os

pertinentes processos licitatórios, que para efeitos de nossa pesquisa foram realizados entre o

mês de dezembro/2004 e março/2005.

Os processos licitatórios são procedimentos realizados pela Prefeitura, nos termos

da Lei Federal nº 8.666/93, e a princípio são determinados pelo valor e complexidade da

operação, podendo ser classificados nas seguintes modalidades:

a) Convite: que é a modalidade mais simples de licitação, e, portanto com o

menor nível de exigência documental, devendo a Administração, convidar a

participar do processo no mínimo 03 (três) empresas. O valor limite para as

compras nessa modalidade é de até R$ 80.000,00 (oitenta mil reais);

b) Tomada de Preços: É uma modalidade um pouco mais complexa, e exige a

apresentação de uma série de documentos, bem como a realização de um

cadastramento prévio das empresas participantes, ou seja, o interessado deve

apresentar toda documentação solicitada em até 03 (três) dias antes da

entrega dos envelopes de licitação. Neste caso, a municipalidade tem que

25

publicar um resumo do Edital de licitação, fornecendo as informações

necessárias para que todos possam participar da licitação. O limite para

compras nessa modalidade é de R$ 650.000,00 (seiscentos e cinqüenta mil

reais).

c) Concorrência: É a modalidade mais complexa de licitação, e é somente

exigida quando o valor para compra ultrapassar à R$ 650.000,00 (seiscentos

e cinqüenta mil reais).

Após a análise da solicitação de compras, é realizada uma cotação de preços ou

pesquisa de preços de mercado, a fim de averiguar qual a modalidade de licitação que deverá

ser utilizada, o que em nosso caso, foi a Tomada de Preços, devido aos valores orçados para

cada tipo de produto, ou seja, uma para Gêneros Perecíveis, uma para Gêneros

Industrializados e uma para Hortifrutigranjeiros.

Cabe ressaltar que no caso dos hortifrutigranjeiros a aquisição obedeceu a regras

especiais, uma vez que devido a sazonalidade destes produtos, a municipalidade neste caso

não trabalha com preços fixos, ao invés disto e para evitar perda de qualidade ou

desabastecimento devido a alta de preços, optou-se por realizar um processo de licitação em

que o vencedor seria a empresa que ofertasse o maior desconto percentual sobre os valores

constantes da tabela de preços da CEAGESP, obedecidos os pré-requisitos de qualidade dos

produtos solicitados.

Somente após a realização dos pertinentes processos licitatórios é que foi possível

o término dos protótipos e sua apresentação aos usuários para análise, comentários, alterações,

se necessário, e posterior aprovação.

Embora as necessidades dos setores de controle (Merenda Escolar, Almoxarifado

e Divisão de Licitações) fossem até certo ponto complexas, as medidas a serem tomadas eram

urgentes, mais precisavam ser também objetivas e as mais simples possíveis, o que foi

determinante para a escolha de planilhas de cálculos do Excel, por ser de fácil acesso e conter

a estrutura adequada para o desenvolvimento do sistema proposto.

Foram desenvolvidos três sistemas diferentes para atender a necessidade dos

departamentos em relação aos tipos de pedidos conforme as nomenclaturas usuais dos

mesmos, bem como com a finalidade de facilitar o controle e o fluxo de informações, uma vez

26

também que para cada tipo (industrializados/perecíveis/hortifrutigranjeiros) foram realizados

processos de licitação e contratos de fornecimento distintos, com números de controle

particulares.

Cada sistema deveria conter informações quanto aos dados do fornecedor, a

descrição do produto, forma de apresentação (kg, unidade, peça, etc), sobre o estoque de

segurança, que no caso em tela deveria indicar qual o quantitativo limite de saldo restante no

estoque do fornecedor, dados sobre as datas de lançamentos das notas fiscais, número da nota

fiscal, quantidade adquirida no período, valor unitário, valor total, saldo quantitativo e saldo

em valor.

O sistema possui uma planilha de dados para cada fornecedor, além de uma

planilha de cálculo dos pedidos a serem realizados, bem como uma planilha de dados

separando os quantitativos em dois pólos de despesas orçamentárias, ou seja, das quantias

solicitadas qual a porcentagem que seria encaminhada às creches e qual a que seria

encaminhada às escolas de ensino fundamental, uma vez que para registros fiscais e legais do

orçamento municipal esta é uma informação prioritária e de extrema relevância, devido

especialmente às exigências legais e constitucionais de aplicação de verbas públicas na área

de educação.

Para fins de preservação da identidade dos fornecedores as planilhas de dados não

conterão a identificação dos fornecedores, os quais serão substituídos pela nomenclatura

“empresa nº 01”, “empresa nº 02”, e assim sucessivamente, bem como os valores e

quantitativos dispostos no presente trabalho serão fictícios, uma vez que não interferirão na

compreensão e utilização do próprio sistema.

Para elaboração do sistema e a simplificação de sua utilização optou-se pela

criação de fórmulas padronizadas, bem como a realização de proteção destas células e

liberação apenas das células que poderiam ser utilizadas, sendo que para todos os efeitos o

acesso a determinadas funções seria restrito através de senha personalizada, com o intuito de

evitar com que o usuário, acidentalmente, digitasse valores ou dados em linhas ou colunas

equivocadas, e acabasse por ‘prejudicar’ a funcionabilidade do sistema, ou obter, ou enviar

informações incorretas, o que traria prejuízos ao controle e monitoramento dos estoques, dos

processos licitatórios e ao sistema orçamentário da Prefeitura.

27

Para elaboração do sistema, também foram utilizados os conceitos de estoque

mínimo ou estoque de segurança17, baseados no estoque no canal de distribuição, uma vez que

a maneira mais eficiente de controle dos contratos licitatórios era a dos saldos quantitativos

existentes no estoque do fornecedor e não os armazenados no setor de merenda escolar.

3.1 – Descrição pormenorizada das planilhas do sistema

O protótipo do sistema de controle e gerenciamento de dados apresentados aos

departamentos foi considerado satisfatório, uma vez que preenchia os requisitos básicos

necessários para o aperfeiçoamento do controle dos estoques, das notas fiscais e dos contratos,

porém, o mesmo possuía muitas planilhas de dados, o que gerava certo desconforto ao usuário

final, quando o mesmo queria localizar determinado fornecedor, e se perdia algum tempo

acessando as paletas das planilhas, sendo então criada uma página de acesso instantâneo às

demais planilhas do sistema, conforme veremos a seguir.

3.2 – Planilha utilizada para Menu Inicial (Página Inicial)

A página de acesso às planilhas do banco de dados foi denominada de “Menu

Inicial” ou “Página Inicial”, e sua finalidade é a de facilitar a localização e acesso aos dados

necessários para o controle de entradas/saídas de mercadorias do estoque de Gêneros

Alimentícios, bem como agilizar o processo de lançamento de dados e busca de informações,

para a conferência das notas fiscais e navegação entre as planilhas de forma instantânea.

Ela é na verdade o último item a ser criado no sistema, uma vez que para se

realizar os efeitos nela esperados será necessário que as demais planilhas já estejam prontas.

Além das finalidades já mencionadas, a idéia de um menu de acesso visa deixar o sistema

com aparência mais profissional e visualmente mais atraente ao usuário.

Conforme podemos visualizar na figura nº 04, o menu de acesso além de facilitar

a utilização do sistema para o usuário, deve proporcionar uma aparência profissional ao

sistema.

17 Cf. conceitos descritos no referencial teórico, p. 15.

28

Logotipo, Razão Social e dados referentes ao local de implantação do projeto piloto.

Botões de acesso às planilhas de controle de entrada/saída, estoque de produtos por fornecedor.

Figura nº 04 – Planilha denominada Menu de Acesso – Planilha Inicial. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Os botões de comando foram criados a partir de uma barra de ferramentas

denominada ‘caixa de ferramentas de controle’ que proporciona a inserção de diversos tipos

de formas, que facilitam a utilização do menu e permitem padronizar o menu, conforme

podemos exemplificar:

-

PLANILHA DE

CÁLCULO

EMPRESA Nº 04

DIVISÃO CRECHE FUNDAMENTAL

EMPRESA Nº 03

EMPRESA Nº 01

EMPRESA Nº 02

DIVISÃO POR FORNECEDOR

Botões de comando (hyper link)para acessar planilha de bancode dados com informações sobreas quantias e produtos divididospor fornecedor ou por setorespecifico.

Botão de acesso àplanilha de cálculo,para formalização depedido de compra edivisão de valorespor setor.

Botão de comando, cuja finalidade é a criar uma função imperativa, como porexemplo, fechar uma tela, ou executar uma ação.

No desenvolvimento do sistema foram utilizados botões de comando e recursos da

ferramenta AutoFormas, que fornece formas geométricas pré-elaboradas (retângulos,

triângulos, etc), que associados à ferramenta hiperlink, que é a capacidade de se vincular

documentos, planilhas, desenhos a uma palavra ou forma, desde que estejam dentro da mesma

mídia. Tal procedimento agiliza sobremaneira a utilização das planilhas de dados, bem como

a navegação do usuário no sistema, proporcionando maior comodidade e eficiência na

execução das rotinas de trabalho.

29

Para exemplificar melhor o conceito do hiperlink, podemos verificar sua

utilização maciça nas páginas da Internet, quando ‘clicamos’ em ícones ou palavras-chaves

que nos remetem instantaneamente a outras páginas e até mesmo a outros sites, sem que

precisemos digitar o endereço na caixa de diálogo. Desta forma o usuário pode navegar no

sistema de forma eficiente e rápida, para localizar a planilha de dados que necessita, apenas

‘clicando’ em um botão.

3.3 – Planilha de Controle de Estoques

Desta forma ao ‘clicar’ no botão denominado empresa nº 01, o usuário irá acessar

a planilha de dados para lançamento e controle dos produtos e quantidades a serem entregues

pelo fornecedor quando solicitados pela Prefeitura, conforme planilha (Figura nº 05) a seguir:

(1) (2)

(3) CONTROLE DE ESTOQUE DE PRODUTOS INDUSTRIALIZADOS POR

FORNECEDOR - MERENDA ESCOLAR - 2005. (4)

(5) Razão Social: Empresa nº 01 Endereço: xxxxxx Telefone: CEP: CNPJ Nº: VALOR EM R$ (10) Item (6)

Quant. (7)

Unid. (8)

Especificações (9) Unitário Total

ESTOQUE DE SEGURANÇA

(11)

3 18.000 KG

CARNE DE FRANGO RESFRIADO - FILÉ DE COXA E SOBRECOXA, SEM PELE E SEM OSSO. R$ 4,38 R$ 78.840,00 3000

VALOR (16) SALDO (17) (12) NOTA

FISCAL DATA

(13) QUANT

(14) UNID (15)

UNIT.

TOTAL QUANT VALOR

222 09/03/05 5000 KG R$ 4,38 R$ 21.900,00 13.000 R$ 56.940,00 353 23/03/05 5000 KG R$ 4,38 R$ 21.900,00 8.000 R$ 35.040,00 456 02/04/05 5000 KG R$ 4,38 R$ 21.900,00 3.000 R$ 13.140,00

PÁGINA INICIAL

Figura nº 05 – Planilha denominada Controle de EstoqFonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Quando o saldo se equipara ou fica menor que o estoquede segurança o sistema automaticamente avisa o usuáriomudando a cor da célula e formato da letra.

ue.

30

Após a realização de algumas reuniões junto aos prováveis usuários do sistema, a

planilha de dados para controle e gerenciamento dos estoques ficou configurada no formato

acima sendo que para a utilização da mesma o usuário estaria autorizado a efetuar

lançamentos de dados apenas nas células 12, 13 e 14, porquanto que nas demais os dados

estavam automaticamente vinculados a outro banco de dados, ou então estariam programados

para efetuar os cálculos de multiplicação, subtração e autoformatação necessários para o

desenvolvimento do sistema.

Para um melhor manuseio do sistema foi identificada a seguinte legenda,

conforme itens acima relacionados:

(1) e (2) – Logotipo e especificação da entidade e setor de aplicação do sistema.

(3) Botão de comando, com hiperlink para acesso rápido a pagina inicial.

(4) Identificação do tipo de produto a ser controlado.

(5) Dados da empresa, tais como, razão social, endereço, CNPJ, telefone, etc.

(6), (7), (8) e (9) Identificação do item, quantidade e unidade constantes do

contrato, bem como a especificação do produto a ser adquirido.

(10) Identificação do valor unitário e total do produto a ser adquirido durante a

vigência do contrato.

(11) Identificação da margem de segurança do estoque, descrita em quantidade.

(12) Descrição do número da nota fiscal, (13) identificação da data de emissão da

nota fiscal, (14) especificação da quantidade fornecida na nota fiscal.

(15) Descrição da unidade de medida do produto (kg, peça, unid, etc..).

(16) Especificação dos valores unitários e totais referentes à quantidade descrita

no campo (14), sendo que para o valor total existe uma fórmula fixa que

determina no instante do lançamento da quantidade o valor correto, através da

multiplicação da quantidade pelo valor unitário. Ex: Figura nº 06.

31

Figura nº 06 – Planilha de Controle de Estoque. Itens 14/16. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

(17) Campo de verificação do saldo restante. Composto de duas colunas, sendo

uma na cor amarela identificando a quantidade restante e outra na cor azul

identificando o valor ou resíduo contratual restante, para fins de controle do

estoque. Estes dois campos possuem a seguinte fórmula.

SALDO QUANT VALOR

=$C$16-E21 =J16-H21 =I21-E22 =J21-H22

Figura nº 07 – Planilha de Controle de Estoque. Item 17. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Porém o atributo mais importante destas células e

encontram-se condicionalmente formatadas para obedecer ao s

restante seja igual ou inferior ao estoque de segurança, as cél

de cor e fonte, para alertar o usuário, que verificará se exis

solicitar um aditamento ao contrato, ou se existe a necessidade

maior e, portanto, a realização de um novo procedimento

caracterizada na planilha de amostra, identificada pelo item (18 Item (6) Quant. (7) Unid. (8) Especificações (9)

3 18.000 KG

CARNE DE FRANGO RESFRIADO - FILÉ DE COXA E SOBRECOXA, SEM PELE E SEM OSSO.

VALOR (16) (12) NOTA

FISCAL DATA (13) QUANT

(14) UNID (15)

UNIT.

TOTAL

222 09/03/05 5000 KG R$ 4,38 R$ 21.900,00

353 23/03/05 5000 KG R$ 4,38 R$ 21.900,00 456 02/04/05 5000 KG R$ 4,38 R$ 21.900,00

QUANT (14)

UNID (15)

UNIT. (a)

TOTAL

5000 KG R$ 4,38 = E21*G21

Na primeira linha o valorentre cifrões é o daquantidade inicial docontrato (7), subtraindo-sea quantidade descrita nanota fiscal (14).

Nesta linha do valor a fórmula inicialsubtrai do valor total do contrato (10) ,o valor total da compra (16).

O Valor Total é igual à quantidade(14) vezes o preço unitário (a). OndeE21 refere-se à coluna e linha daplanilha do Excel que representa aquantidade e G21 refere-se a querepresenta o valor unitário, ou seja,(5000 x R$ 4,38).

Figura nº 08 – Planilha de Controle de Estoque. Item 18. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Nas demais linhas obtêm-se o resultadoatravés da subtração do valor do saldoconstante na linha imediatamentesuperior, da quantia ou do valor dopedido atual.

stá no fato de que as mesmas

eguinte comando, caso o saldo

ulas automaticamente mudarão

te ou não a necessidade de se

de se proceder a uma aquisição

licitatório. Tal situação está

).

VALOR EM R$ (10)

Unitário Total

ESTOQUE DE SEGURANÇA

(11)

R$ 4,38 R$ 78.840,00 3000 SALDO (17)

QUANT VALOR 13.000 R$ 56.940,00

8.000 R$ 35.040,00 3.000 R$ 13.140,00

Saldo em estoque igual ao estoque de segurança, mudança do estilo e cor de preenchimento das células.

32

Esta planilha foi desenvolvida para servir de base para a entrada de informações

das empresas fornecedoras, as quantidades a serem fornecidas, bem como período de

fornecimento, com a finalidade de melhoria na forma de controle e gerenciamento dos

contratos de licitação, por fornecedor e por tipo de produto, sendo que foram utilizados os

mesmos critérios para o desenvolvimento dos sistemas de controle dos Gêneros Perecíveis e

Industrializados, apenas para o controle de hortifrutigranjeiros o sistema funcionará de

maneira diferenciada, como veremos mais a diante.

3.4 – Planilha de Divisão de produtos

Para suprir a necessidade dos setores de Almoxarifado e Contabilidade, em

relação à separação das quantidades e valores constantes nas notas fiscais, entre as despesas

orçamentárias dos setores de Ensino Fundamental e Ensino Infantil (creches) foi idealizada a

seguinte planilha:

AQUISIÇÃO DE GÊNEROS ALIMENTÍCIOS PERECÍVEIS PARA MERENDA ESCOLA - ESTIMATIVA DE CUSTOS EXERCÍCIO DE 2005. DIVISÃO ENSINO FUNDAMENTAL E CRECHES.

QUANTIDADE (3) MENOR PREÇO (5) FUNDAMENTAL (6) CRECHE (7) Item (1)

Unid. (2)

INICIAL (A)

FUNDAM. (B)

CRECHE (C)

Especificações (4) Unitário (A)

Total (B)

Unitário (I)

Total (II)

Unitário (a)

Total (b)

1 LITRO 16.000 4.800 11.200 LEITE PASTEURIZADO

R$ 0,85 R$ 13.600,00 R$ 0,85 R$ 4.080,00 R$ 0,85 R$ 9.520,00

2 UNID.

50G 150.000 51.000 99.000 PÃO FRANCES

R$ 0,14 R$ 21.000,00 R$ 0,14 R$ 7.140,00 R$ 0,14 R$ 13.860,00

3

KG 18.000 15.480 2.520 CARNE DE FRANGO RESFRIADO - FILÉ DE COXA E SOBRECOXA, SEM PELE E SEM OSSO. R$ 4,38 R$ 78.840,00 R$ 4,38 R$ 67.802,40 R$ 4,38

R$ 11.037,60

4

KG 10.000 9.000 1.000 CARNE BOVINA DE 1ª QUALIDADE - EM CUBOS - PATINHO. R$ 4,25 R$ 42.500,00 R$ 4,25 R$ 38.250,00 R$ 4,25 R$ 4.250,00

TOTAL GERAL R$ 155.940,00 R$ 117.272,40 R$ 38.667,60

PÁGINA INICIAL

FigFon

Botão para retorno

rápido ao menu inicial.

ura nº 09 – Planilha de Controle de Divisão de Centro de Custos. te: Dados de Pesquisa do Autor.

33

Para facilitar a compreensão da planilha acima ficou decidido que o usuário não

poderia alterar os valores e quantitativos constantes na mesma, uma vez que ela serviria de

banco de dados para as demais planilhas do sistema.

A legenda a seguir, representa o método e fórmulas utilizadas para elaborar a

presente planilha, a saber:

(1) Inserção do número do item; (2) descrição da unidade (kg, peça, litro,

unidade), (3) Quantidades relativas ao total previsto para a aquisição do produto durante a

vigência do contrato, dividida em (A) quantidade inicial (total) do contrato, (B) quantidade

destinada às Escolas de Ensino Fundamental e (C) quantidade destinada às Creches

Municipais, para tanto foi inserida a seguinte fórmula, baseada na porcentagem de produtos

que deveriam ser encaminhados para cada setor, conforme previsão da nutricionista

responsável pela distribuição da merenda escolar.

QUANTIDADE (3) Item (1)

Unid. (2) INICIAL (A)

FUNDAM. (B)

CRECHE (C)

Especificações (4)

1 LITRO 16.000 4.800 11.200 LEITE PASTEURIZADO

2 UNID. 50G 150.000 51.000 99.000 PÃO FRANCES

para facili

o valor u

unitário (5

Espec

LEIT

Para o item 3B a fórmula utilizada foi a seguinte=ARREDONDAR.PARA.BAIXO(C12*0,3;0,5) sendo que talfórmula significa que a quantidade inicial (A) deverá sermultiplicada (*) pelo fator percentual (0,3 = 30%), e para seevitar que aconteça valores quebrados, incluiu-se o fator dearredondamento para baixo (0,5).

Figura nº 10 – Planilha de Controle de Divisão de Centro Fonte: Dados de Pesquisa do Autor. O item (4) indica a descrição da especificação do

tar a localização do item.

(5) Indicação do Menor Preço (valor ofertado pe

nitário do produto e (B) o valor total referente

A).

MENOR PREÇO (5) ificações (4) Unitário

(A) Total (B)

E PASTEURIZADO R$ 0,85 R$ 13.600,00

O item=C*Gquantque in

Figura nº 11 – Planilha de Controle de Divisão de Centro Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Para o item 3C é determinado pela fórmula =C-D,onde C indica a célula em que está a quantidadeinicial (A) e D onde se encontra a quantidadedestinada as unidades de ensino fundamental (B).A diferença entre ambas define a quantidadedestinada para as creches (C).

de Custos. Itens (1)/(2)/(3) e (4).

produto de forma sucinta apenas

la empresa contratada), sendo (A)

à quantidade (3A) vezes o valor

5B é determinado pela seguinte fórmula:, onde C é a célula que indica aidade inicial (3A), multiplicada (*) por Gdica o valor unitário (5A).

de Custos. Item (5)

34

Os itens (6) e (7) o valor total destinado para cada departamento, conforme

percentual de distribuição informado pela responsável pelo Serviço de Merenda Escolar, que

considera para tanto o número de educandos em cada unidade educacional, a idade e tipo de

alimentação adequada.

FUNDAMENTAL (6) CRECHE (7)

Unitário (I)

Total (II)

Unitário (a)

Total (b)

R$ 0,85 R$ 4.080,00 R$ 0,85

R$ 9.520,00

Para a determinação dos valores unitários (6 I e 7a) é suficiente vincular ascélulas em questão pelo valor constante na célula referente ao item 5A, emconformidade com o produto que representam.

Para a determinação dos valores totais (6 II e 7b) é necessária a aplicaçãoda seguinte fórmula =I11*C11, onde I representa o valor unitário (R$ 0,85)e C representa a quantidade da divisão para 6II, ou seja, (4.800 litros) epara o item 7b a seguinte fórmula: =K11*D11, onde K é o valor unitário eD a quantidade para creche.

Figura nº 12 – Planilha de Controle de Divisão de Centro de Custos. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor. 3.5 – Planilha para cálculo de pedidos

A planilha seguinte foi denominada de planilha de cálculo, uma vez que sua

função prioritária é a de calcular a quantidade de produtos, o valor de cada item e o valor

global do pedido a ser efetuado, visando evitar erros na digitação, bem como proporcionar

maior confiabilidade na conferência das notas fiscais emitidas pelo fornecedor.

PLANILHA DE CALCULO PARA DIVISÃO ENTRE CRECHE E ENSINO FUNDAMENTAL

MENOR PREÇO FUNDAMENTAL CRECHE Item

Quant. Fund. Creche Unid. Especificações

unitário valor total unitário valor total unitário valor total 1 -

- KG Macarrão de sêmola com

ovos - tipo Ave Maria - Embalados em pacotes de 500g ou 1 Kg. R$ 1,83 R$ - R$ 1,83 R$ - R$ 1,83 R$ -

Espaço para se digitar a quantidade referente ao pedido.

PAGINA INICIAL.

Botões de acesso rápido a outras planilhas,através de hyperlink. DIVISÃO POR

FORNECEDOR.

Células formatadas com fórmulas para processar ovalor dos produtos dos setores de creche e ensinofundamental, bem como para a conferência dosvalores constantes na nota fiscal.

Células formatadas com fórmulas paraautomatizar o sistema e processar a divisãopercentual dos produtos entre os setores decreche e ensino fundamental.

Figura nº 13 – Planilha de Cálculo. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

35

Nas colunas referentes à especificação dos produtos, unidade e valor unitário, foi

utilizado o conceito de fórmulas de procura e referência do Excel (PROCV), de modo que

pela simples digitação do nº referente ao item os demais campos são automaticamente

preenchidos, extraindo-se os dados de outra planilha, denominada de Banco de Dados, que em

nosso caso é a planilha de divisão entre creches e ensino fundamental.

Para melhor exemplificar tal conceito, segue abaixo planilha com a visualização

da fórmula utilizada.

MENOR PREÇO Item Quant. Fund. Creche Unid. Especificações unitário valor total

3.000 3.000 - KG =PROCV($A7;'DIV FUND CRECHE - INDUST'!$A$11:$H$31;6) R$ 8,19 R$ 24.570,00

Para o funcionamento do processo, conforme a fórmulainserida, basta ao usuário digitar o item que procura.

Figura nº 14 – Planilha de Cálculo. Demonstração de Função Procura e Referência. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor. Com relação aos sistemas para controle de gêneros perecíveis e industrializados

ambos seguiram a mesma metodologia de trabalho, tendo em vista que as necessidades de

informações e controle dos referidos processos são similares.

3.6 – Sistema para o controle de Hortifrutigranjeiros

Quanto ao controle de hortifrutigranjeiros foi desenvolvido um sistema

diferenciado, devido às particularidades de controle exigidas no processo, especialmente

quanto à adequação dos pedidos e quantitativos necessários ao setor de merenda para a

distribuição semanal, e os descritos nas tabelas do CEAGESP, conforme demonstram as

figuras abaixo.

Item Unid. Quant. Até

Especificações

1. Caixa 30 Alho tipo 5/6, caixa com 10 Kg 2 Saco 50 Cebola Graúda saco com 20 Kg 3 Saco 150 Batata beneficiada Lisa Especial. Saco com 50 Kg 4 Caixa 160 Cenoura extra AA - Caixa com 20 Kg 5 Caixa 80 Mandioquinha amarela extra AAA - Caixa com 20 Kg 6 Dúzias 1.500 Ovos brancos extras Caixa com 30 Dúzias

Figura nº 15 – Modelo de Tabela de Solicitação da Empresa. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

36

Conforme indicado acima, o modelo de solicitação da empresa não era compatível

com a tabela de preços divulgada pela CEAGESP, como poderemos observar na figura nº 16,

a seguir, sendo que desta diferença é que surgiu a necessidade de desenvolvimento de duas

das planilhas do sistema de controle de hortifrutigranjeiros.

Categoria: Legumes Data: 13/10/2005

Produto Classificação Uni/Peso Menor Comun Maior Quilo BERINJELA EXTRA A 12/CX K 4.84 5.84 6.84 0.49 BERINJELA EXTRA AA 12/CX K 7.38 8.38 9.38 0.70 BERINJELA ESPECIAL 12/CX K 10 12 14 1.00 BERINJELA EXTRA 12/CX K 15 18 20 1.50 BERINJELA PRIMEIRA 12/CX K 6 8 10 0.67 BERINJELA ESPECIAL 12/CX K 10 12 14 1.00 BERINJELA EXTRA 12/CX K 15 17 20 1.42 BERINJELA PRIMEIRA 12/CX K 6 7 8 0.58 BETERRABA EXTRA 20/CX K 4.62 5.02 6.02 0.25 BETERRABA EXTRA A 20/CX K 6.62 7.62 8.62 0.38 BETERRABA EXTRA AA 20/CX K 9.31 10.4 11.49 0.52 CARA EXTRA 22/CX K 12 13 14 0.59 CARA EXTRA A 22/CX K 16 17 18 0.77 CENOURA EXTRA 1/KG 0.4 0.46 0.54 0.46 CENOURA EXTRA A 1/KG 0.54 0.64 0.74 0.64 CENOURA EXTRA AA 1/KG 0.75 0.85 0.94 0.85 CHUCHU EXTRA 22/CX K 4 5 5.44 0.23 CHUCHU EXTRA A 22/CX K 6.08 7.08 8.08 0.32 CHUCHU EXTRA AA 22/CX K 9.12 10.12 11.12 0.46 COGUMELO 0.25/PCT 1.8 2.2 2.5 8.80

Figura nº 16 – Tabela de Preços da CEAGESP - Legumes. Fonte: Site www.ceagesp.gov.br/cotacao/

Categoria: Diversos Data: 13/10/2005

Produto Classificação Uni/Peso Menor Comun Maior Quilo ALHO TIPO 5 1/KG 3.98 4.17 4.45 4.17 ALHO TIPO 6 1/KG 4.45 4.77 5 4.77 ALHO TIPO 7 1/KG 5 5.39 5.81 5.39 AMENDOIM 25/SC 41.62 42.62 44.43 1.70 AMENDOIM 25/SC 51.4 52.65 54.88 2.11 BATATA 1a./2a. 1/KG 0.21 0.25 0.3 0.25

37

BATATA ESPECIAL 1/KG 0.38 0.46 0.54 0.46 BATATA ESPECIALZINHA 1/KG 0.22 0.27 0.3 0.27 BATATA 1a./2a. 1/KG 0.22 0.27 0.29 0.27 BATATA ESPECIAL 1/KG 0.43 0.49 0.56 0.49 BATATA ESPECIALZINHA 1/KG 0.22 0.26 0.29 0.26 CANJICA 1/KG 0.91 0.95 1 0.95 CEBOLA GRAUDA 1/KG 1.08 1.14 1.21 1.14 CEBOLA MEDIA 1/KG 1.08 1.14 1.21 1.14 CEBOLA MIUDA 1/KG 0.94 0.99 1.04 0.99 CEBOLA GRAUDA 1/KG 0.73 0.78 0.83 0.78 CEBOLA MEDIA 1/KG 0.72 0.77 0.82 0.77 CEBOLA MIUDA 1/KG 0.62 0.67 0.73 0.67 COCO SECO 20/SC 18.03 18.57 19.57 0.93 M.PIPOCA ESTRAN 22.6/SC 30.29 31.29 32.29 1.38

Figura nº 17 – Tabela de Preços da CEAGESP - Diversos. Fonte: Site www.ceagesp.gov.br/cotacao/

3.7 – Planilha de Menu de Acesso

Após a realização do pertinente processo de licitação e conhecido o fornecedor

dos produtos da relação de hortifrutigranjeiros, o qual apresentou o maior percentual de

desconto sobre o valor da tabela de preços da CEAGESP, foi possível o término do

desenvolvimento do sistema de controle para hortifrutigranjeiros.

A Figura nº 18 demonstra a planilha de abertura do sistema, denominada de

página inicial ou Menu Inicial, sendo que a mesma seguiu os princípios e conceitos

anteriormente explicados.

PF

lanilha de Cálculo

TABELA CEAGESP

CONTROLE DE GASTOS

ACUMULADO

CONTROLE DE VALORES

Divisão Crecheundamental

Botões de acesso rápido as demais planilhas do sistema, através de hyperlink.

ENTRADAS

38

Figura nº 18 – Planilha de acesso rápido, denominada Página Inicial ou Menu Inicial. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Como já mencionado anteriormente, a função primordial da página inicial é

proporcionar ao usuário acesso rápido e simples às demais planilhas, permitindo maior

agilidade no processo de controle e lançamento de dados no sistema, e maior economia de

tempo na busca das planilhas que deverá utilizar.

3.8 – Planilha de lançamento de dados (Tabela Ceagesp)

A planilha seguinte foi denominada de ‘Tabela Ceagesp’, sendo que sua função é

a de servir como banco de dados para o fornecimento de informações importantes para as

demais planilhas do sistema, especialmente quanto aos valores que deverão ser transformados

pelo sistema, a fim de adequarem-se as necessidades do setor e servir de base para

conferência das notas fiscais com as solicitações de compra.

A figura a seguir demonstra a forma de apresentação da planilha para o usuário.

FEVEREIRO MARÇO

21/2/05

(4) 1/03/05 8/03/05 14/3/05 22/03/05 Item (1)

Unid. (2)

Especificações (3)

Valor Unitário

(5) Valor

Unitário Valor

Unitário Valor

Unitário Valor

Unitário 1. Caixa Alho tipo 5/6, caixa com 10 Kg R$ 5,65 R$ 5,70 R$ 7,46 2 Saco Cebola Graúda saco com 20 Kg R$ 0,75 R$ 0,89 R$ 0,87

3

Saco Batata beneficiada Lisa Especial Saco com 50 Kg R$ 1,50 R$ 1,70 R$ 1,50

4 Caixa Cenoura extra AA - Caixa com

20 Kg R$ 1,71 R$ 1,77 R$ 1,77

5

Caixa Mandioquinha amarela extra AAA - Caixa com 20 Kg R$ 1,85 R$ 2,11 R$ 2,39

6 Dúzias Ovos brancos extras Caixa com

30 Dúzias R$ 50,81 R$ 49,26 R$ 52,78

Divisão CrecheFundamental

PAGINA INICIAL

Figura nº 19 – Planilha de Banco de Dados . Tabela Ceagesp. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor. Para melhor compreensão dos itens da planilha de Banco de Dados – ‘Tabela

Ceagesp’, identificaremos a seguir a legenda dos campos contidos na mesma.

39

(1) Campo denominado de item, que se refere ao número do item solicitado pela

empresa quando da elaboração do pedido de compra.

(2) Unidade, que se refere à unidade de medida que o usuário espera interpretar

para realização do pedido de compra.

(3) O campo especificações determina a denominação do produto, nos termos

especialmente determinados pelo usuário e que são comuns à sua rotina de trabalho.

(4) Campo que deverá conter a data de verificação da tabela de preços da

CEAGESP, obtida pela Internet ou em publicação em jornal.

(5) Valor Unitário descrito na Tabela de Preços da CEAGESP, obedecendo à

unidade disposta na tabela de preços, que servirá de base para a conversão de valores e

medidas para satisfazer as necessidades do setor de merenda.

3.9 – Planilha de controle de gastos

A planilha de controle de gastos foi desenvolvida a partir da necessidade de se

controlar as quantidades restantes do contrato, uma vez que os produtos seriam adquiridos

semanalmente, havendo ainda a necessidade de se estabelecer um parâmetro de verificação de

preços, visto que estes produtos, por sua própria natureza, têm variação de preços muito

constante, sofrendo alterações quase que semanais, devido às intempéries e outros fatores, que

determinam seu preço no mercado.

Para uma melhor identificação dos recursos utilizados nesta planilha, foi

necessário dividi-la em duas figuras, como veremos a seguir:

Saldo em Saldo em Saldo em Saldo em Saldo em Item (1)

Unid. (2)

Quant. Inicial

(3) 1/03/05

(4) 8/03/05 14/3/05 22/03/05 29/03/05

1 Caixa 30 (5) 29 26 25 24 24 2 Saco 50 46 42 39 35 31 3 Saco 150 145 140 135 130 120 4 Caixa 160 150 150 141 141 130 5 Caixa 80 79 78 77 76 75

Botão de Retorno àpágina inicial.

Saldo remanescente após cadasemana deentrega dosprodutos.

Data de entregados produtos.

PAGINA INICIAL

40

Figura nº 20 – Planilha de Controle de Gastos. Parte 1. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Para melhor orientação da presente planilha foi elaborada a seguinte legenda que

indica a função de cada célula, a saber:

(1) Representa numericamente o item da planilha de solicitação de produtos

descritos na mesma ordem do Edital de Licitações; (2) Representa a descrição da unidade (kg,

caixa, peça, etc) nos moldes da solicitação do setor de merenda escolar; (3) Indica a

quantidade que se pretende adquirir durante a vigência do instrumento contratual; (4) Esta

célula (linha) indica a data em que o produto foi ou será adquirido e o item (5) demonstra o

saldo remanescente do produto na data indicada na célula (4), ou seja, naquela data resta “x”

quantidade de produto para ser comprada.

Porém esta célula contém uma fórmula para automatizar o processo e realizar o

cálculo de forma que não seja necessária a intervenção do usuário nesta planilha, que lhe

servirá de acompanhamento e controle de gastos e saldos dos produtos, como veremos na

figura a seguir:

Saldo em Saldo em Quant. Inicial 1/03/05 = 'LANÇAMENTO DE ENTRADAS'!G10

30 29 =D12-'LANÇAMENTO DE ENTRADAS'!F12

Visualização das fórmulasutilizadas nos campos dedata e saldo numérico.

Figura nº 21 – Planilha de Controle de Gastos. Parte 1. Fórmulas utilizadas Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Podemos observar que a fórmula em questão

(=´LANÇAMENTODEENTRADAS´!G10) nos remete a uma outra planilha, que é, na

verdade, a que será utilizada pelo usuário para realizar os lançamentos das quantias adquiridas

semanalmente pelo setor de merenda escolar dos hortifrutigranjeiros, sendo que suas funções

serão abordadas mais adiante.

21/2/2005 1/03/05 (7) 8/03/05 Especificações (6) unitário valor total Unitário (8) valor total (9) unitário valor total Alho tipo 5/6, caixa com 10 Kg R$ - R$ - R$ 46,61 R$ 1.351,76 R$ 47,03 R$ 1.222,65 Cebola Graúda saco com 20 Kg R$ - R$ - R$ 12,38 R$ 569,25 R$ 14,69 R$ 616,77 Batata beneficiada Lisa Especial Saco com 50 Kg R$ - R$ - R$ 61,88 R$ 8.971,88 R$ 71,88 R$ 10.062,50

Figura nº 22 – Planilha de Controle de Gastos. Parte 2.

41

Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

A legenda indica as seguintes funções: (6) Inserir as especificações dos produtos,

obedecidas às normas de solicitação do setor de merenda escolar; (7) Data de aquisição dos

produtos, que deve ser igual à registrada no item (4); (8) Indica o valor unitário do produto, já

transformado o preço contido na tabela da CEAGESP na unidade determinada pelo setor

requisitante.

Para melhor elucidar tal informação é válido lembrar que o padrão de unidade da

tabela de preços da CEAGESP, não é igual ao padrão utilizado pela Prefeitura, onde por

exemplo, no caso do produto Alho tipo 5/6, na tabela da CEAGESP (Figura nº 19) temos

como unidade o kg (quilo), enquanto para o setor de merenda da Prefeitura o padrão de

medida mais adequado é o da caixa com 10 kg. Diante deste impasse é que surgiu a

necessidade de implantar fórmulas que pudessem adequar o padrão da CEAGESP às

necessidades da Prefeitura.

A próxima figura proporcionará melhor entendimento aos conceitos acima

descritos.

21/2/2005 Especificações (6) unitário valor total Alho tipo 5/6, caixa com 10 Kg =('TABELA CEAGESP'!D11*10)-(('TABELA CEAGESP'!D11*10)*0,175) =AT12*C12 Cebola Graúda saco com 20 Kg =('TABELA CEAGESP'!D12*20)-(('TABELA CEAGESP'!D12*20)*0,175) =AT13*C13

a).

Para se obter o valor total deve-semultiplicar (*) o valor unitáriopela quantidade disposta no item(5) da Figura nº 20, lembrando-seque o valor aqui representadoindicará o saldo em Reais (R$)referentes ao contrato. A planilha deverá ser preenchidacom quantas colunas foremnecessárias, de acordo com asaquisições realizadassemanalmente, sendo que asquantias e valores deverão estarvinculados às datas de compras.

Para se obter o valor unitário a fórmula inserida, busca o valor especificadopara o item desejado na Planilha denominada de Tabela Ceagesp (=(‘TABELACEAGESP’!D11)), sendo que este valor deverá ser adequado, caso hajanecessidade, à unidade solicitada, ou seja, se a unidade na Tabela da Ceagespfor kg e na solicitação da Prefeitura, for caixa com 10kg, o valor deverá sercorrigido. Para tanto ele poderá ser multiplicado (*) ou dividido (/), conformeo caso. Neste exemplo deverá ser multiplicado por 10, para o item 1 (Alho) epor 20, para o item 2 (CebolE por fim, ainda será necessário, subtrair (-) do valor do produto, o percentualde desconto oferecido pela empresa vencedora do certame licitatório, que nopresente caso foi 17,5%, ou seja, 0,175. Deste modo se obterá o valor unitáriodo item.

42

Figura nº 23 – Planilha de Controle de Gastos. Parte 2. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

3.10 – Planilha de Lançamento de Entradas

A planilha de lançamento de entradas originou-se da necessidade de se estabelecer

um banco de dados exclusivo para o lançamento das quantias descritas nas notas fiscais de

remessa de produtos, uma vez que devido às diferenças nos padrões de medidas adotados pela

Prefeitura, era impossível a conferência das notas fiscais.

Para solucionar tal problema foi desenvolvida a planilha de lançamento de

entradas, conforme figura abaixo:

Data das Entregas dos produtos

Item Unid. Especificações

Quant. Inicial

1/03/05 8/03/05 14/3/05 22/03/05

1 Caixa Alho tipo 5/6, caixa com 10 Kg 30 1 3 1 1

2 Saco Cebola Graúda saco com 20 Kg 50 4 4 3 4

3 Saco

Batata beneficiada Lisa Especial Saco com 50 Kg 150 5 5 5 5

4 Caixa Cenoura extra AA - Caixa com 20 Kg 160 10 0 9 0

A data de entrega dos produtos será sempreequivalente à data indicada na planilha TabelaCeagesp, referente à semana de entrega.

PAGINA INICIAL

Campo de lançamento dos quantitativosadquiridos por semana, conforme notasfiscais de compras, emitida pelo fornecedor.

Figura nº 24 – Planilha de Lançamento de Entradas. Parte 1. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Também é parte da presente planilha, as colunas de preço unitário e total, a fim de

proporcionar ao usuário o valor unitário e total de cada produto adquirido e qual a variação de

preço sofrida durante a semana, ou durante o mês, a fim de possibilitar um melhor controle

orçamentário evitando assim que as diferenças nos preços possam trazer problemas de ordem

econômica e causar maior impacto no controle orçamentário, isto porque através desta

43

planilha, em combinação com a de ‘CONTROLE DE VALORES’, é possível antever a

necessidade de suplementação das verbas destinadas à aquisição de gêneros alimentícios, se,

por ventura, a previsão inicial não for suficiente, conforme figura nº 25, a seguir.

Data das Entregas dos produtos 1/03/05

8/03/05

Item Unid. Especificações

Quant. Inicial

1/03/05 8/03/05 Unitário (B)

valor total (C) unitário valor total

1 Caixa Alho tipo 5/6, caixa com 10 Kg 30 1 (A) 3 R$ 46,61 R$ 46,61 R$ 47,03 R$ 141,08

2 Saco Cebola Graúda saco com 20 Kg 50 4 4

R$ 12,38 R$ 49,50 R$ 14,69 R$ 58,74

3 Saco

Batata beneficiada Lisa Especial Saco com 50 Kg 150 5 5 R$ 60,13 R$ 300,63 R$ 70,13 R$ 350,63

Valor Total (C) obtido atravésda multiplicação (*) da quantia(A) pelo preço unitário (B).

Figura nº 25 – Planilha de Lançamento de Entradas. Parte 2. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

3.11 – Planilha de Controle de Valores

A planilha de controle de valores foi desenvolvida a

Departamento de Finanças da Prefeitura, em obter informações sob

das contas referentes ao contrato de aquisição de hortifrutigranjeiros

problema de sazonalidade constante destes itens, que como se pod

quase que semanais em suas cotações de preços, podendo variar

abrupta, dificultando assim o controle orçamentário, como pode

constantes da figura nº 25, entre as datas de 01/03/05 e 08/03/05.

apenas uma semana os três itens apontados como exemplo, tiveram

Tal planilha foi desenvolvida, visando amenizar os de

proporcionar aos usuários condições de verificar se as alteraçõe

exigiriam a tomada de providências, como a realização de créd

referentes aos centros de custos para a aquisição de hortifrutigranjei

Valores Unitários referentes àdata de aquisição e tabela depreços da CEAGESP, jáadequados aos padrões demedidas da Prefeitura.

partir da necessidade do

re o saldo em valores (R$)

, devido especialmente ao

e observar têm mudanças

de preços de forma muito

mos verificar nos valores

Nota-se que no espaço de

aumento nos preços.

svios de custos, a fim de

s de preços nos produtos

itos adicionais às verbas

ros, bem como impedindo

44

que, devido a estas alterações de preços, houvesse atraso nos pagamentos e conseqüente

desabastecimento do setor, o que traria prejuízos incalculáveis, visto que muitos alunos

dependem exclusivamente da alimentação fornecida nas unidades educacionais.

Para evitar tais problemas foi desenvolvida a planilha de CONTROLE DE

VALORES, representada a seguir pela Figura nº 26.

VALOR INICIAL FEVEREIRO

Item Unid.

Quant. Inicial

UNITÁRIO TOTAL TOTAL SALDO DIFERENÇA ADITAMENTO

1 Caixa 30 R$ 46,61 R$ 1.398,30 R$ 46,61 R$ 1.363,00 R$ (11,31) R$ 11,31 2 Saco 50 R$ 12,38 R$ 619,00 R$ 123,80 R$ 504,00 R$ (8,08) R$ 80,8 3 Saco 150 R$ 60,13 R$ 9.045,00 R$ 601,30 R$ 8.400,00 R$ 47,30 R$ (47,30) 4 Caixa 160 R$ 28,22 R$ 4.515,20 R$ 282,20 R$ 4.500,00 R$ (267,00) R$ 267,00

Valores Totais dosprodutos, considerando ocontrato de aquisiçãoanual.

Valor total decompras no mêsde referência.

O Saldo é obtido através damultiplicação da quantidade restantepelo valor atual do produto.

A diferença é obtida através da subtração dovalor do total inicial, do valor obtido pelasoma do total de compras e o saldo.

PAGINA INICIAL

Figura nº 26 – Planilha de Controle de Valores. Fonte: Dados de Pesquisa do Autor. O conceito para elaboração da planilha é bem simples, visto que o objetivo é o de

verificar pela soma dos valores totais gastos no mês, se existe a necessidade de realização de

um aditamento ao contrato original, projetando-se o saldo atual, e verificando-se a diferença

entre o valor total orçado na data de assinatura do termo de contrato, subtraindo-se o valor

total gasto no mês, a fim de averiguar se o saldo remanescente será suficiente para manter a

aquisição dos produtos, ou se as variações de preços dentro do mês produziram a necessidade

de realização de ajustes no orçamento. Tais variações podem ser para mais ou para menos.

3.12 – Planilha de Divisão entre Ensino Fundamental e Creche

A presente planilha dispensa maiores explicações, uma vez que segue os mesmos

conceitos utilizados nos sistemas apresentados anteriormente, e sua função principal é a

fornecer ao usuário informações sobre a quantia de produtos que devem ser destinados a cada

unidade educacional.

45

A planilha de divisão entre fundamental e creche foi desenvolvida a partir da

necessidade do setor de finanças em determinar com maior precisão os valores destinados a

cada centro de custos, de forma a alocar os recursos da maneira mais adequada às reais

condições e necessidades orçamentárias por tipo de setor, a fim de evitar que sobra-se

recursos em um departamento, enquanto houvesse falta em outro.

Podemos observar a referida planilha na figura a seguir:

PLANILHA DE HORTIFRUTIGRANJEIROS EXERCÍCIO DE 2005 - DIVISÃO ENSINO FUNDAMENTAL E CRECHES.

Quantidade 21/2/2005

Item Unid. Inicial Fundam. Creche Especificações unitario valor total

1. Caixa 30 27 3 Alho tipo 5/6, caixa com 10 Kg R$ 47,19 R$ 1.415,70

2 Saco 50 47 3 Cebola Graúda saco com 20 Kg R$ 12,38 R$ 618,75

3

Saco 150 144 6 Batata beneficiada Lisa Especial Saco com 50 Kg

R$ 57,75 R$ 8.662,50

Tabela CeagespMenu

Figura nº 27 – Planilha de Divisão Fundamental e Creche. Parte 1 Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

FUNDAMENTAL CRECHE

unitario valor total unitario valor total

R$ 47,19 R$ 1.274,13 R$ 47,19 R$ 141,57

R$ 12,38 R$ 581,63 R$ 12,38 R$ 37,13

R$ 57,75 R$ 8.316,00 R$ 57,75 R$ 346,50

Figura nº 28 – Planilha de Divisão Fundamental e Creche. Parte 2 Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

A fórmula aplicada é simples, se trata de verificar o percentual que cada produto

representa para as unidades educacionais, como por exemplo:

Quantidade

Item Unid. Inicial Fundam. Creche Especificações

1. Caixa 30 27 3 Alho tipo 5/6, caixa com 10 Kg

No exemplo acima foi utilizada a seguinte fórmula=ARREDONDAR.PARA.BAIXO(C11*0,9;0,5), ondeC1 equivale a quantidade inicial, multiplicada (*) por0,9, que representa a porcentagem (90%) do produtodestinada ao setor, e 0,5 é o critério de arredondamentopara baixo, a fim de evitar valores fracionados.

Para calcular a quantia do setorremanescente (E11) basta subtrair (-) daquantidade inicial (C11) o valor destinadoao 1º departamento (D11), ou seja, =C11-D11

46

Figura nº 29 – Planilha de Divisão Fundamental e Creche. Parte 2 Fonte: Dados de Pesquisa do Autor.

Como se pode notar, através da automação da planilha, é preciso apenas que o

usuário lance na planilha as quantidades iniciais desejadas, que o programa fará o calcula da

divisão dos produtos destinados às unidades de ensino fundamental e para as creches,

agilizando o trabalho e evitando erros de cálculo, e proporcionando maior eficácia no controle

dos lançamentos contábeis do setor.

Com esta última explicação, encerramos a parte de metodologia do presente

trabalho, e a partir deste ponto iniciaremos a análise dos resultados obtidos com a implantação

e desenvolvimento do sistema de controle.

47

4 – Análise dos Resultados

A priori o principal resultado obtido com a implantação do sistema foi a

agilização do processo de fornecimento de informações, tendo em vista que no sistema

anterior, de lançamento de informações de forma manual, levavam-se dias para se apresentar

um relatório sobre as quantias já adquiridas, o valor da compra e o saldo existente.

Com a implantação do sistema informatizado foi possível agilizar esse relatório

para algumas horas, uma vez que os cálculos mais complexos são realizados pelo próprio

programa, sendo ainda que foi possível a elaboração de um relatório mais completo e com

maior número de informações relevantes para o processo, inclusive otimizando o

planejamento de controle de gastos para os Departamentos de Finanças e Licitações.

Devido ainda as planilhas especialmente desenvolvidas para cada tipo de produto,

para suprir cada tipo de informação que a Prefeitura necessitava, houve significativa melhoria

na eficácia do controle dos contratos licitatórios, dos estoques e dos custos envolvidos para o

orçamento destinado ao setor, uma vez que as informações poderiam ser colhidas a qualquer

momento, bastando acessar o programa no setor de merenda.

No que diz respeito às funções de controle, o sistema se mostrou adequado à

maioria das necessidades, contudo e evidentemente, que com o surgimento de novas

necessidades legais ou complementares, houve a necessidade de aperfeiçoamento do sistema,

e novo treinamento dos usuários para a pronta utilização dos novos recursos.

Cabe ressaltar que o principal inconveniente encontrado na implantação e

desenvolvimento do sistema, foi o da falta de tempo para o treinamento adequado e para

utilização de todos os recursos oferecidos pelo sistema, o que é fator primordial para a

maximização e otimização na utilização de qualquer sistema de informações, especialmente

em questões que envolvem a tomada de decisões, que devem ser eficazes, ágeis e qualitativas,

a fim de proporcionar ao órgão público um controle satisfatório de seus processos de

aquisição de produtos.

De um modo geral o sistema implantado demonstrou-se eficaz, sendo aprovado

para utilização nos setores de controle e distribuição da merenda escolar, no gerenciamento

dos contratos licitatórios e no planejamento orçamentário municipal, sendo que no exercício

de 2005, conforme modelo apresentado na metodologia do presente trabalho, encontrava-se

48

na 2ª geração, com alguns aperfeiçoamentos como a navegação por páginas e planilhas

através do sistema de hiperlink.

Contudo, mesmo sendo considerado satisfatório, o sistema deixou de ser utilizado

a partir de meados de setembro/2005, devido à terceirização do serviço de merenda escolar no

município de Socorro.

Cabe ressaltar que outro resultado obtido com a implantação do sistema foi a

economia, uma vez que com a maior eficiência no controle não foram necessárias a tomada de

medidas emergenciais para sanar a falta de produtos, bem como foi possível realizar uma

previsão mais realista na aquisição de produtos, o que proporcionou contratos mais ‘enxutos’,

com valores e quantitativos mais precisos e, portanto, menores custos para a municipalidade.

Mesmo assim, em uma análise global do sistema e de suas funções, podemos

afirmar que enquanto utilizado, o sistema cumpriu com o esperado, proporcionando melhores

condições de análise, gerenciamento e controle, tanto dos estoques existentes, como dos

valores distribuídos por centro de custos, agilizando e tornando mais eficaz a tomada de

decisões para a aquisição de gêneros alimentícios pela Prefeitura Municipal da Estância de

Socorro.

Verificou-se ainda que com os devidos ajustes o sistema pode ser utilizado por

outros setores da municipalidade, proporcionando maior agilidade e eficiência no controle de

estoques e gastos de materiais, bem como alocação de recursos financeiros.

49

5 – Considerações Finais

A realização de mudanças, com ou sem a aplicação de novas tecnologias, por si só

é fruto de desconfiança e muitas vezes causa incertezas, conduzindo os funcionários e/ou

usuários do novo sistema de trabalho a se sentir meio que desconfortáveis, o que diminuía

probabilidade de sucesso na implantação e desenvolvimento do novo programa.

Para evitar tal situação, cabe ao Administrador o papel de conciliar os interesses

da empresa ou órgão público com os dos funcionários, para que a transição seja efetuada de

maneira a proporcionar a todos a satisfação de suas necessidades, a fim de que se produzam

os resultados esperados. Neste contexto, podemos observar que no caso da Prefeitura

Municipal da Estância de Socorro, houve um consenso entre as partes envolvidas, que se

dispuseram prontamente a aceitar as mudanças e buscar as soluções mais adequadas as suas

necessidades, sendo que desta forma foi possível à implantação do sistema informatizado de

controle dos estoques de maneira produtiva.

Contudo, deve-se ressaltar que embora tenha ocorrido o envolvimento dos

usuários finais na elaboração do sistema, e a interação dos interessados com o projeto de

forma integral, o sistema apresentou alguns problemas que poderiam ter sido sanados mais

eficientemente se houvesse maior disponibilidade de tempo para seu desenvolvimento e

aplicação de melhorias.

Entretanto, devido à urgência na realização do projeto e sua implantação, o

sistema necessitou de inúmeras intervenções para adequação as necessidades dos setores, que

somente eram descobertas durante a utilização e alimentação do sistema com os dados e

informações necessárias, sendo estes os fatores que trouxeram maiores desafios à utilização

mais eficiente do sistema.

Considerando os benefícios e dificuldades encontradas durante todo o

desenvolvimento do processo, ficou evidenciado que os resultados foram satisfatórios, pois

produziram a eficiência desejada, possibilitaram um manejo simples para o usuário e

cumpriram com seu papel de fornecer informações precisas para o controle e gerenciamento

dos contratos licitatórios referentes à aquisição de Gêneros Alimentícios para a Merenda

Escolar municipal.

50

6 – Bibliografia

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