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POLÍTICA CORPORATIVA

Código Ético e de Conduta

CÓDIGO: PLC01 ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO: 10/2019

APROVAÇÃO CA: 25/10/2019 VERSÃO: 01 VIGÊNCIA: 10/2019 a 10/2020

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Esta política é de propriedade da MAPFRE Brasil e não deve ser reproduzido total ou parcialmente

OBJETIVO

O Código Ético e de Conduta contém uma coleta sistematizada dos princípios de

orientação e das normas que regulamentam o comportamento da MAPFRE e das pessoas

que integram a companhia no âmbito das suas atividades profissionais e das relações

mantidas, devido a essas atividades, entre elas mesmas e com terceiros. Isto tem como

finalidade fazer com que suas atuações estejam adaptadas não apenas com a legalidade

vigente, mas também que responda a normas exigentes de profissionalismo, integridade e

sentido da responsabilidade.

Seu conteúdo é complementado pelas políticas, normas e procedimentos internos da

MAPFRE, aos quais o Código em si faz referência.

ALCANCE

O Código e as normas que complementam o Código são aplicáveis aos funcionários e

executivos das sociedades do Grupo MAPFRE, aos membros das organizações de

administração dessas sociedades, bem como a aqueles que aderirem ou forem submetidos a

obedecer às normas a serem cumpridas obrigatoriamente pelo fato de manterem uma relação

de colaboração estreita ou permanente com a MAPFRE, devido à natureza e à finalidade das

suas atividades.

Será procurado fazer com que os fornecedores, empresas contratadas e outras pessoas

que mantenham relações profissionais com a MAPFRE tomem conhecimento dos aspectos

do Código que lhes atinjam. Na medida do necessário e no que dependa da MAPFRE, será

exigido deles um comportamento que esteja de acordo com os princípios e as normas

estabelecidas nesse Código.

Deve-se entender como MAPFRE e o Grupo MAPFRE, o conjunto de entidades

comerciais composto pela MAPFRE, S.A. e as sociedades subordinadas a esta. As

expressões “pessoas que fazem parte da empresa”, “funcionários e executivos”,

“funcionários”, “profissionais que trabalham para a MAPFRE”, etc., empregadas para designar

pessoas que estão sujeitas à observância das normas do Código, devem ser entidades de

forma extensiva, como uma referência genérica a todos aqueles que, de acordo com este

artigo, estejam incluídos no seu âmbito de aplicação subjetivo.

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O Código será divulgado na maior extensão possível e estará disponível no website e na

Intranet da MAPFRE.

ÁREA GESTORA

Diretoria de Recursos Humanos.

DIRETRIZES

1. MISSÃO, VISÃO E VALORES

A MAPFRE, cuja visão é ser a seguradora global de confiança, e que tem como

missão agir como uma equipe que trabalha para progredir continuamente no serviço e

desenvolver o melhor relacionamento com os nossos clientes, distribuidores, fornecedores,

acionistas, e a Sociedade, deseja fazer com que sua atuação esteja fundamentada nos

valores que a caracterizam como empresa, a saber: solvência, integridade, vocação de

serviço, inovação para a liderança e compromisso como equipe.

A integridade, que é considerada a exigência de atuação ética, socialmente

responsável e que gera compromissos em longo prazo, está incluída entre os valores básicos

da MAPFRE e faz parte dos Princípios Institucionais, Empresariais e Organizacionais

aprovados oficialmente pelo Conselho de Administração da sua empresa matriz.

2. PRINCÍPIOS DE ATUAÇÃO ÉTICA, TRANSPARENTE E SOCIALMENTE

RESPONSÁVEL

Entre esses princípios, que representam o principal fundamento das normas incluídas

nesse Código, encontra-se o seguinte:

Atuação ética, transparente e socialmente comprometida, como reconhecimento

da função e responsabilidade que cabe às entidades privadas no desenvolvimento e

progresso adequados da Sociedade. Além disso, é necessário garantir o respeito pelos

direitos legítimos de todas as pessoas físicas ou jurídicas com as quais a companhia

se relaciona e os da Sociedade em geral. Isto envolve:

a) O cumprimento rigoroso das leis e contratos e das obrigações consequentes deles,

bem como dos bons usos e das boas práticas comerciais.

b) O respeito dos direitos e compromissos adquiridos com aqueles que participam como

sócios ou acionistas das diversas sociedades que integram a MAPFRE.

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c) A equidade nas relações com conselheiros, diretores, funcionários, delegados, agentes

e colaboradores. Isto exige objetividade em sua seleção e promoção, remuneração e

condições de colaboração adequadas e razoáveis, e não discriminação por questões

de raça, ideologia política, crenças religiosas, sexo ou condição social.

d) O compromisso de transparência e veracidade nas ofertas de produtos e serviços e

nas informações que forem dadas aos acionistas, clientes e público em geral, bem

como a busca da excelência permanente na prestação dos serviços contratados.

e) O desenvolvimento de negócios e atividades sustentáveis no tempo e que respeitem o

ambiente, o meio ambiente e o interesse social.

O respeito recíproco e a plena consideração dos direitos e valores humanos regem, na

MAPFRE, as relações da empresa com as pessoas e entre elas.

2.1. Cumprimento da legalidade vigente

Entre os Princípios Institucionais, Empresariais e Organizacionais da MAPFRE estão o

compromisso de cumprir estritamente as leis e contratos e as obrigações deles derivadas,

bem como os bons usos e práticas mercantis.

A observância efetiva deste princípio exige que todos aqueles que fazem parte da

MAPFRE se identifiquem com ele, se esforcem por saber qual é a norma relativa às suas

atividades profissionais e se esforcem por cumprir o que seja aplicável a eles, obedecendo

não apenas ao seu teor literal, mas também ao seu espírito e finalidade. Deverão agir do

mesmo modo no que diz respeito à utilização e às boas práticas comerciais, bem como às

obrigações contratuais, considerando que honrar o que foi pactuado e cumprir de boa fé e

com prontidão os compromissos adquiridos, além de ser um dever básico de justiça, é

uma garantia da nossa credibilidade como empresa.

2.2. Respeito e proteção dos Direitos Humanos

A MAPFRE aderiu ao Pacto Mundial das Nações Unidas e, em consequência disto,

está comprometida em fazer com que os dez princípios que integram esse Pacto sejam

escrupulosamente respeitados no âmbito da sua organização.

Isto envolve que é necessário agir de forma decidida a favor da defesa dos direitos

humanos contidos na “Carta Internacional de Direitos Humanos” dentro do seu âmbito de

influência e garantir que nenhuma empresa que faça parte do seu grupo seja responsável

por nenhuma forma de violação desses direitos, seja por ação ou omissão.

Do mesmo modo, no que diz respeito aos princípios relacionados especificamente com

a proteção dos direitos dos trabalhadores, a adesão da MAPFRE ao Pacto Mundial

compromete diretamente a empresa com relação à defesa e à proteção dos Direitos

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Humanos contidos nos Convênios da Organização Internacional do Trabalho (OIT) e na

Declaração de Princípios Fundamentais e Direitos do Trabalho, todos eles contidos na

Política de Responsabilidade Social Corporativa de MAPFRE.

Por isso, a MAPFRE se obriga ao descrito a seguir - e as pessoas que fazem parte dela

devem fazer com que essas obrigações sejam cumpridas estritamente:

a) Evitar práticas discriminatórias ou que menosprezem a dignidade das pessoas.

b) Rejeitar o trabalho infantil e o trabalho forçado ou obrigatório.

c) Respeitar a liberdade sindical, de associação e negociação coletiva dos seus

funcionários, bem como respeitar o papel e a responsabilidades que incumbem aos

representantes dos trabalhadores de acordo com a legislação em vigor em cada país.

d) Oferecer um emprego digno.

e) Implementar procedimentos da supervisão com os quais seja possível identificar, com

a devida diligência, possíveis situações de risco de violação dos direitos humanos, e

definir mecanismos para prevenir e reduzir esses riscos em suas atividades.

2.3. Responsabilidade Social

Ciente da função e da responsabilidade que corresponde às entidades privadas no

desenvolvimento e progresso adequados da sociedade, a MAPFRE procura agir de modo

socialmente responsável. A companhia se propõe, em caráter de aspiração permanente,

conciliar os objetivos da empresa com os interesses legítimos dos assim chamados

“grupos de interesse” (funcionários, acionistas, clientes, fornecedores, etc.) com os quais

se relaciona ou aos quais suas atividades afetam. Os critérios de atuação da MAPFRE

nesse campo estão descritos na sua Política de Responsabilidade Social Corporativa,

documento que contém os critérios gerais e as normas de atuação que devem ser

conhecidos por todos os executivos e funcionários, e aplicados de forma efetiva no

desempenho das suas tarefas profissionais.

2.4. Respeito pelo meio ambiente

O desenvolvimento de negócios e atividades sustentáveis ao longo do tempo e que

respeitem o que está ao redor, o meio ambiente e o interesse social faz parte dos

princípios básicos de atuação da MAPFRE.

A MAPFRE possui uma Política de Meio Ambiente na qual a integração de políticas de

proteção do meio ambiente no negócio, o desenvolvimento de ações de gestão ambiental

e a promoção da responsabilidade ambiental são definidos como critérios básicos.

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Cabe a todos os profissionais que trabalham para a MAPFRE a obrigação de observar

as diretrizes da empresa neste campo, se esforçar para minimizar o impacto ambiental das

suas atividades e empregar equipamentos, instalações e os meios de trabalho da forma

mais eficiente possível.

Do mesmo modo, os responsáveis pelas relações com empresas externas contratadas

ou colaboradoras transmitirão a elas a necessidade de estarem alinhadas com esses

princípios, exigindo-lhes que sejam cumpridos os procedimentos e requisitos ambientais

que corresponderem conforme o caso.

2.5. Confidencialidade das informações e proteção de dados de caráter pessoal

Confidencialidade das informações

A MAPFRE possui uma Norma de Segurança da Informação que tem como objetivo

preservar a confidencialidade, integridade e a disponibilidade das informações, e definir

procedimentos para a seleção e tratamento de senhas, da documentação e utilização de

e-mails e de arquivos temporários.

As informações são propriedade da empresa e compete aos profissionais que

trabalham para a MAPFRE a sua segurança, proteção e desempenho das suas atividades

de acordo com as normas e procedimentos de segurança predefinidos, bem como evitar

qualquer risco interno ou externo, o acesso sem consentimento, a manipulação ou sua

destruição intencional ou acidental.

Os profissionais que trabalham para a MAPFRE não irão empregar as informações de

que dispuserem para finalidades diferentes daquelas que justificam seu acesso a elas por

questões de trabalho ou profissional.

O não cumprimento desta obrigação sempre representará uma violação do dever de

lealdade, e será especialmente grave quando afetar informações de caráter confidencial.

São consideradas confidenciais, neste sentido, todas as informações que possuam

esta qualificação específica, aquelas que, por sua natureza, importância ou significado

sejam consideradas confidenciais de forma cabível, e quaisquer outras cuja divulgação

possa causar prejuízos para qualquer uma das empresas do Grupo MAPFRE.

Devem ser consideradas confidenciais e tratadas como tal, especificamente, todas as

informações relacionadas com clientes, acionistas, funcionários, fornecedores, planos

estratégicos, dados financeiros, comerciais, estatísticos, jurídicos ou de índole

semelhante. Devem ser consideradas confidenciais também as informações relativas a

terceiros das quais a pessoa atingida tome conhecimento devido à sua relação com a

MAPFRE. Em caso de dúvida, todas as informações devem ser confidenciais, enquanto

não indicado o contrário.

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O dever de sigilo não afeta as informações que devam ser divulgadas ou comunicadas

a terceiros pela pessoa atingida no cumprimento de uma obrigação legal ou contratual, ou

no desempenho de funções pertinentes ao seu cargo.

Caso a relação da pessoa atingida com a MAPFRE seja extinguida, à parte de

continuar estando obrigada a manter a confidencialidade, ela deverá devolver os

relatórios, dados, documentos, arquivos digitais e qualquer tipo de mídia que tiver em seu

poder devido ao seu cargo ou atividade na MAPFRE, independentemente de as

informações contidas serem confidenciais ou não.

Todos os funcionários e executivos da MAPFRE devem adquirir o compromisso de

manter a confidencialidade das informações assinando a cláusula de confidencialidade

definida com essa finalidade.

Todas as pessoas que tenham conhecimento ou provas cabíveis de que as

informações confidenciais estejam sendo utilizadas indevidamente, ou se existir este risco,

deverão comunicar o fato à sua chefia imediata ou ao Comitê de Ética.

Proteção de dados de caráter pessoal

A MAPFRE obedece à legislação vigente em matéria de proteção de dados em cada

país no qual realiza suas atividades, e definiu procedimentos e medidas de proteção da

confidencialidade e que garantam a utilização correta de informações relativas a pessoas

físicas identificadas ou identificáveis (por meio de nome, sobrenome, idade, dados de

saúde, imagem, áudio, dados financeiros, etc.).

Normas específicas relativas a valores listados na bolsa de valores

As condutas neste campo, relacionadas com os mercados de valores, se encontram

contidas especificamente no Regulamento Interno de Conduta referente aos Valores

Listados Emitidos pela MAPFRE, onde são detalhados, entre outros, o tratamento e a

proteção de informações privilegiadas e a comunicação de fatos relevantes. Isto vista

evitar qualquer abuso de mercado expressamente proibido, como a utilização de

informações privilegiadas ou a manipulação de cotações, ou condutas contrárias à

formação livre e correta de preços nos mercados de valores.

2.6. Marca, Imagem e Reputação Corporativa

Entre os bens intangíveis da empresa, a marca, a imagem e a reputação da

companhia ocupam um lugar proeminente.

Sendo cientes disto, todos os profissionais que trabalham para a MAPFRE devem

evitar qualquer conduta que possa danificar a imagem da empresa e, em consequência

disto, abster-se de usar seu nome, marca ou símbolos de diferenciação para fins que não

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sejam aqueles autorizados pela empresa, ou de permitir que a reputação da MAPFRE seja

prejudicada ou desacreditada em consequência de uma atuação pessoal, sem as

autorizações devidas.

Os funcionários e executivos devem ter autorização expressa para intervir em nome da

MAPFRE, ou participar por motivo do cargo exercido ou relação com a MAPFRE, de

qualquer fórum ou meio público (meios de comunicação, redes sociais, encontros

profissionais, seminários e qualquer outro evento que possa ter divulgação pública).

A atuação em redes sociais deverá se ajustar aos procedimentos e medidas de

segurança definidas na Política de Atuação nos Meios e Redes Sociais.

A inscrição, cadastramento, participação ou colaboração em redes sociais, fóruns ou

blogs na Internet, e as declarações ou opiniões dadas nesses meios serão realizados de

tal forma que esteja claro que têm caráter exclusivamente pessoal. A imagem, nome ou as

marcas da MAPFRE não deverão ser utilizadas sob hipótese alguma.

2.7. Propriedade Intelectual e Industrial

Os profissionais que trabalham para a MAPFRE devem respeitar a propriedade

intelectual e os direitos ou licenças de utilização que pertençam à empresa quanto a

cursos, projetos, programas e sistemas de computação, manuais, vídeos, conhecimentos,

processos e, de modo geral, qualquer obra ou trabalho criado ou desenvolvido na

MAPFRE, seja em consequência das atividades profissionais próprias ou de terceiros,

limitando sua utilização única e exclusivamente para exercer tal atividade profissional.

Do mesmo modo, serão respeitados os direitos de propriedade intelectual e industrial

que tenham quaisquer terceiros que não pertençam ao Grupo. Na MAPFRE, não será

utilizado nenhum programa, manual, documentação ou informação do tipo que seja,

pertencente a terceiros, sem a devida autorização.

3. NORMAS DE CONDUTA NAS RELAÇÕES COM OS FUNCIONÁRIOS E ENTRE ELES

3.1. Respeito pelas pessoas

O respeito pelos outros, que representa o fundamento do entendimento entre os seres

humanos, deve caracterizar a conduta dos funcionários e executivos.

Todos eles têm a obrigação de tratar seus colegas, superiores e subordinados com

respeito, e devem contribuir para criar um clima de trabalho no qual a cordialidade

prevaleça, e a intimidação ou as atitudes de prepotência não tenham lugar.

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A Política de Respeito às Pessoas da MAPFRE proíbe qualquer comportamento

violento ou ofensivo para com os direitos e a dignidade das pessoas, ou que represente

assédio, abuso de autoridade, intimidação ou falta de respeito e consideração.

A empresa impulsiona iniciativas específicas para fazer com que esta política seja

efetiva, e possui um Protocolo de Prevenção e Tratamento do Assédio. Todos os

funcionários e executivos devem ter conhecimento desse Protocolo e tomar as medidas

necessárias para garantir que será cumprido efetivamente.

3.2. Igualdade de oportunidades e não discriminação

A MAPFRE assume o compromisso de definir os mecanismos necessários para que

não seja gerada nenhuma discriminação por questão de sexo, raça, ideologia, religião,

orientação sexual, idade, nacionalidade, deficiência, cultura, por pertencer ou estar afiliado

a um sindicato, ser representante legal dos trabalhadores ou por qualquer outra

característica pessoal, física ou social.

Todos os funcionários e executivos devem contribuir para que os objetivos

estabelecidos na Política de Diversidade e Igualdade de Oportunidades da MAPFRE

sejam atingidos.

De modo especial, aqueles que participarem de processos de contratação, seleção ou

promoção profissional devem agir com objetividade e basear suas decisões apenas no

valor profissional e no rendimento da pessoa avaliada, comportamentos condicionados por

preconceitos ou que envolvam discriminação ou favoritismo, tudo isto em conformidade

com o definido nas Políticas de Promoção, Seleção e Mobilidade, e na Política de

Remunerações da MAPFRE.

3.3. Conciliação entre a vida profissional e pessoal

A MAPFRE considera que uma política ativa e estruturada em matéria de igualdade e

conciliação, favorece a produtividade e facilita o equilíbrio entre os âmbitos profissional,

pessoal e familiar de todos os trabalhadores.

Para isso, declara seu compromisso de dar impulso a iniciativas que representem

avanços efetivos no desenvolvimento dessa política.

Todos os funcionários, principalmente aqueles que ocupem cargos de direção, devem

facilitar o usufruto, pelas pessoas das suas equipes, sem restrições, das medidas de

conciliação estabelecidas na MAPFRE.

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3.4. Compromisso e cooperação no trabalho; eficiência e desenvolvimento

profissional

A MAPFRE espera que todos os funcionários conheçam e compartilhem os objetivos

estratégicos da empresa e colaborem ativamente para atingi-los.

Para atingir este objetivo, os funcionários e executivos devem receber informações

gerais sobre os planos estratégicos do Grupo, especialmente sobre as iniciativas que

influam de forma mais direta sobre as tarefas desempenhadas por eles.

A MAPFRE deve fornecer os meios necessários para que aqueles que fazem parte da

empresa possam desempenhar adequadamente suas tarefas e atingir suas metas

profissionais. Os funcionários e executivos devem empregar esses meios de modo

eficiente e com espírito de colaboração e senso de responsabilidade.

A MAPFRE fomentará o treinamento de seus funcionários. Os programas de

treinamento voltados a atingir os objetivos do Grupo irão contribuir para que a igualdade

de oportunidades seja efetiva, e fomentarão o desenvolvimento da carreira profissional dos

funcionários. Estes, por sua vez, devem se envolver no seu desenvolvimento profissional,

se esforçar por aperfeiçoar sua capacitação, atualizando permanentemente os

conhecimentos e contribuir para que outros participem e sejam beneficiados pelo seu

treinamento e experiência.

3.5. Saúde, bem-estar e prevenção de riscos no trabalho

A saúde e a segurança, elementos imprescindíveis para o bem-estar dos trabalhadores

e das suas famílias, também são fatores essenciais que contribuem de forma decisiva

para a melhoria da produtividade, da competitividade e da sustentabilidade da empresa.

Na MAPFRE, a saúde e o bem-estar dos funcionários representam um aspecto

estratégico dentro das políticas de Recursos Humanos e de Responsabilidade Social

Corporativa, e para isso tem uma Política de Saúde, Bem-Estar e Prevenção de Riscos no

Trabalho, cujos objetivos gerais são:

Criar um ambiente de trabalho saudável e de bem-estar que permita que todos os

funcionários realizem seu trabalho nas melhores condições físicas, psíquicas e sociais.

Alcançar um nível ideal na segurança ocupacional que chegue além do mero

cumprimento das normas em matéria de prevenção de riscos de trabalho.

Para isso, a MAPFRE se compromete a integrar a prevenção de riscos no trabalho e a

promoção da saúde e do bem-estar no conjunto das atividades e decisões da empresa em

todos os níveis da organização, e a seguir um modelo de gerenciamento de “Empresa

Saudável”, de acordo com as diretrizes internacionais atuais (Rede Europeia de Fomento

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da Saúde no Trabalho (ENWHP, na sigla em inglês) e da OMS), com o suporte de um

processo de melhoria contínua.

3.6. Recursos e meios para a realização da atividade profissional

Os funcionários e executivos devem utilizar os meios e ferramentas de trabalho que a

empresa põe à sua disposição (como celular, computador, e-mail, acesso à Internet,

serviços de mensagens, etc.) para a realização das suas atividades profissionais, e não

fazer nenhum tipo de uso particular não autorizado pela sua empresa.

Do mesmo modo, devem utilizar os bens e ativos da MAPFRE de forma adequada,

preservar sua integridade e evitar que sofram danos ou sejam deteriorados por motivos

alheios ao seu desgaste ou uso comum.

As despesas de viagem, de representação, treinamento, utilização de veículos

particulares e os deslocamentos, bem como uso de cartões de crédito da companhia,

devem ser adequados aos critérios e regras estabelecidos na Norma de Despesas.

Exceto mediante autorização expressa, não é permitido utilizar as instalações,

recursos e meios da MAPFRE para realizar atividades, remuneradas ou não, que não

estiverem relacionadas direta ou indiretamente com o negócio da MAPFRE ou a atividade

profissional dos seus funcionários.

Os aplicativos e recursos de computação devem ser empregados de acordo com

critérios de segurança e eficiência, sendo excluídas todas as utilizações inadequadas,

ilícitas ou de contravenção das normas e instruções da empresa. Os usuários devem agir

com total responsabilidade, sendo cientes de que esses recursos não são colocados à sua

disposição para utilização que não seja profissional, não devendo ser empregados para

comunicações privadas. Além disso, seu conteúdo pode ser inspecionado ou

supervisionado pela MAPFRE no desempenho proporcionado por suas funções de

controle, que não devem ser impedidas ou limitadas quando exercidas com alegações de

expectativas ou direitos de privacidade.

Caso os meios e recursos indicados permitirem o acesso a sistemas

computadorizados de terceiros, tal acesso será limitado ao que seja estritamente

necessário para executar as atividades profissionais, e ser realizado adotando as medidas

de segurança requeridas para evitar danificar ou deteriorar os sistemas, bem como excluir,

alterar ou suprimir dados, informações ou documentos contidos nesses sem a devida

autorização.

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4. NORMAS DE CONDUTA NAS RELAÇÕES COM TERCEIROS

4.1. Relações com os clientes

A MAPFRE se preocupa permanentemente em melhorar sua oferta e a qualidade dos

seus produtos e serviços, bem como em estabelecer relações de confiança e respeito

mútuo com os clientes.

Todas as pessoas que trabalham para a MAPFRE devem ter como prioridade fazer

tudo o que esteja ao seu alcance para que os clientes recebam um atendimento atencioso

e cuidadoso, e a mais alta qualidade de serviço, caracterizada pela eficácia, prontidão e

precisão em cumprir os compromissos adquiridos e as obrigações resultantes dos

contratos assinados.

A excelência no serviço exige um esforço constante para atender e entender o cliente,

prever aquilo que necessita e tentar atendê-las oferecendo-lhe produtos e serviços que

sejam os mais benéficos e adequados ao que precisar, fornecendo, para isso, informações

claras e verdadeiras.

Serão evitadas práticas comerciais que signifiquem fornecer informações incompletas,

ambíguas ou enganosas ou que, por ação ou omissão, possam levar o cliente a erro em

relação às características dos produtos ou sua adequação. A realização de atividades

publicitárias ou a utilização de métodos de comercialização que omitam informações

relevantes para o cliente ou que, por qualquer outro motivo, possam ser consideradas

enganosas, é contrária à política da MAPFRE.

As pessoas que participarem da função comercial nunca deverão colocar em primeiro

lugar seus próprios interesses em detrimento da empresa e do cliente.

4.2. Informações para os acionistas

A MAPFRE S.A., entidade listada na Bolsa de Valores e à frente do Grupo MAPFRE,

possui uma Política de Comunicação com Acionistas, Investidores Institucionais e

Assessores de Voto estabelecida, que está baseada nos seguintes princípios:

Cumprimento estrito, em tempo hábil, das obrigações de comunicação e

informação legalmente definidas, bem como das recomendações de governança

corporativa nesta questão.

Veracidade e transparência das informações comunicadas.

Disponibilização de meios adequados de comunicação aos acionistas para o

exercício do seu direito de informação.

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4.3. Relações com fornecedores e empresas colaboradoras

A MAPFRE pretende que os fornecedores e colaboradores externos, na medida em que

tenham uma relação contínua e estreita com a empresa, mantenham princípios e políticas

de atuação que sejam, em sua essência, análogos àqueles estabelecidos no código, e se

recusará a relacionar-se, inclusive ocasionalmente, com aqueles cuja conduta seja

incompatível com esses princípios.

Os funcionários e executivos que participarem de processos de seleção de

fornecedores e empresas colaboradoras deverão:

Aplicar estritamente os procedimentos e as regras definidos na Norma de Compras,

levando especialmente em consideração, que a seleção e a contratação de produtos

ou serviços devem ser feitas por meio de um procedimento equitativo e que observe

critérios técnicos, profissionais e financeiros que sejam de caráter objetivo.

Recusar e não solicitar, sob nenhuma circunstância, incentivos, comissões,

gratificações, favores ou vantagens, bem como evitar qualquer comportamento que

possa ser considerado desapropriado ou ilícito.

Os fornecedores e as empresas colaboradoras poderão se dirigir confidencialmente ao

Comitê de Ética sempre que considerarem que o realizado pelos funcionários da MAPFRE

não se adéqua ao estabelecido neste Código.

4.4. Relações com os concorrentes

A empresa e seus funcionários deverão se esmerar para não realizar nenhuma

conduta de concorrência ilícita ou desleal, ou que desobedeça à legislação de defesa da

concorrência.

Nas relações com empresas concorrentes, deve-se evitar todas as conversas,

entendimentos ou acordos relacionados com serviços, produtos, preços, clientes ou

mercados, agindo sempre de acordo com a norma interna sobre o assunto e as indicações

da MAPFRE.

No âmbito dos deveres de lealdade que venham a reger as relações com os concorrentes,

é expressamente proibida toda e qualquer atuação ou medida comercial ou publicitária

enganosa, agressiva ou que desacredite a concorrência, bem como qualquer atuação

contrária à boa fé ou que possa ser considerada, por outro motivo, desleal ou ilícita.

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4.5. Relações com governos e autoridades

A MAPFRE realiza suas atividades empresariais com total respeito pelas normas em

vigor, os órgãos reguladores e todas as autoridades nos países nos quais opera, e

mantém-se neutra em relação às diferentes opções políticas.

A MAPFRE não faz nenhum tipo de contribuição a favor de campanhas de caráter

político, nem financia ou faz donativos para partidos políticos ou seus representantes ou

candidatos.

Os funcionários que participarem de atividades políticas exercendo seus direitos,

sempre o farão em caráter estritamente pessoal, evitando que suas atividades nesse

campo sejam atribuídas ou associadas à MAPFRE.

Para poder determinar a existência de eventuais incompatibilidades, os funcionários da

MAPFRE informarão suas chefias imediatas sobre a aceitação de qualquer cargo público

ou político.

4.6. Relações com os sócios

As relações da MAPFRE com seus sócios devem estar baseadas na lealdade e

integridade das suas respectivas práticas, na transparência da informação, no espírito de

colaboração e na obtenção de benefício mutuo.

Consequentemente, os funcionários da MAPFRE deverão atuar diante dos sócios

respeitando estes princípios de respeito, ambiente favorável e trabalho em equipe.

A MAPFRE fomentará o conhecimento da presente norma ética e de conduta entres

seus sócios, do mesmo modo que a adoção de regras que sejam coerentes com ela.

4.7. Gentilezas, obséquios e presentes

Os funcionários e executivos da MAPFRE, em condição como tais ou pelas suas

atividades profissionais, não poderão solicitar ou aceitar, seja direta ou indiretamente,

obséquios, comissões, descontos, convites ou outro tipo de vantagem ou favor de

fornecedores, clientes ou de qualquer pessoa ou entidade relacionada ou que pretenda se

relacionar com a MAPFRE.

Apesar da generalidade do acima exposto, podem ser aceitas gentilezas ou presentes

que seja mera cortesia ou cujo valor seja simbólico ou baixo, e que preencham, ao mesmo

tempo, os seguintes requisitos:

Não sejam contrários aos princípios de atuação ética e de transparência adotados

pela MAPFRE;

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Não prejudiquem a imagem ou a reputação da MAPFRE;

Sejam permitidos pela legislação e pelas normas internas aplicáveis de cada país,

bem como pelos usos e costumes locais.

Não sejam quantias em dinheiro ou valores ou bens que possam ser facilmente

convertidos em dinheiro.

Sejam entregues ou recebidos de forma transparente e tenham caráter ocasional,

como resultado de prática comercial ou uso social de cortesia aceita de modo geral,

ou representem objetos ou gentilezas cujo valor seja simbólico ou economicamente

irrelevante, sendo sempre inferior a R$ 400,00 (Quatrocentos Reais) ou à quantia

específica estabelecida, se for o caso, em relação a um país específico, aos limites

aplicáveis a períodos de seis meses e em relação com cada fornecedor, cliente ou

pessoa ou entidade relacionada.

Caso um funcionário receba um obséquio que exceda o montante máximo, ele deverá

informar sua chefia imediata, que irá decidir se será devolvido ou destinado a outra

finalidade, se for o caso.

Em caso de dúvida sobre a adequação de aceitar um presente ou convite, a situação

deve ser exposta à chefia, devendo-se agir de acordo com as indicações desta. Se isto

não for possível, ou se a chefia também tiver dúvidas, o caso pode ser levado perante o

Comitê de Ética.

As gentilezas feitas em nome da MAPFRE são caracterizadas por se destinarem a

promover a imagem de marca da empresa, e realizadas apenas pelos funcionários que

sejam expressamente autorizados para isso nas condições definidas na Norma de

Despesas. Portanto, fora do previsto na norma citada, os funcionários não poderão

oferecer direta ou indiretamente, no âmbito das suas atividades profissionais, presentes,

serviços ou nenhuma outra classe de favor a clientes, fornecedores, sócios ou qualquer

outra pessoa ou entidade que esteja ou possa vir a estar relacionado com a empresa.

4.8. Conflitos de interesses

Os conflitos de interesse surgem quando os interesses pessoais dos funcionários ou

de pessoas ligadas a eles direta ou indiretamente sejam contrários ou colidam com os

interesses da MAPFRE, interfiram no cumprimento dos seus deveres e responsabilidades

profissionais com retidão, ou os envolvam em nível pessoal em alguma transação ou

operação econômica da empresa.

Os funcionários da MAPFRE deverão agir com lealdade em defesa dos interesses da

empresa e se abster de participar de qualquer atividade profissional ou pessoal que possa

dar lugar a um conflito de interesses com seu trabalho na MAPFRE. Eles não deverão,

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principalmente, participar ou influenciar nos procedimentos de contratação de produtos ou

serviços com sociedades ou pessoas com as quais tenham algum laço pessoal ou

econômico, nem terão contato ou condições de trabalho especiais com pessoas com as

quais tenham essa relação. Também deverão se abster de representar a empresa ou de

participar ou influenciar na tomada de decisões de assuntos nos quais eles mesmos,

parentes próximos ou conhecidos tiverem, direta ou indiretamente, interesse pessoal.

São consideradas pessoas vinculadas aquelas que tenham essa condição devido a

disposições legais aplicáveis à situação de conflito respectiva. Serão consideradas

pessoas vinculadas, igualmente, o cônjuge ou pessoas com que tenham relação afetiva

análoga, os ascendentes, descendentes e irmãos do próprio funcionário, e do seu cônjuge

ou pessoa com que tenha relação afetiva análoga, os cônjuges dos ascendentes,

descendentes e irmãos do funcionário, e as sociedades controladas, direta ou

indiretamente, pelo funcionário ou pessoa vinculada a ele, por si mesma ou por uma

pessoa interposta, ou aquelas em que o funcionário ou pessoa vinculada a ele exerça um

cargo de administração ou de direção, ou que receba qualquer tipo de emolumento.

Os funcionários que puderem vir a ser afetados por um conflito de interesse deverão

comunicá-lo antes de qualquer tomada de decisão sobre o assunto em questão à Diretoria

da sua empresa por intermédio da sua chefia imediata, de modo que sejam adotadas as

medidas necessárias para evitar que sua imparcialidade seja comprometida. O funcionário

deverá se abster de realizar qualquer atuação a esse respeito até obter a resposta

correspondente à sua consulta.

4.9. Anticorrupção, suborno

A corrupção e o suborno se fazem presentes quando os funcionários usarem medidas

não éticas para obter benefícios ou vantagens para a empresa, para eles mesmo ou para

terceiros.

A MAPFRE é contra práticas antiéticas destinadas a influenciar de forma inapropriada

a atuação e vontade das pessoas para a obtenção de vantagens ou benefícios. Também

permite que outras pessoas possam utilizar essas medidas com seus funcionários. A

Política Anticorrupção da MAPFRE estabelece as normas básicas e o escopo para

prevenir e detectar medidas corruptas nas operações relacionadas com as atividades do

Grupo.

Os funcionários não poderão solicitar, aceitar, nem prometer, oferecer ou fazer, direta

ou indiretamente, qualquer tipo de gentileza, pagamento, convite, comissão,

compensação, favor ou vantagem para obter algo em contra partida ou procurar influir de

modo inadequado nas suas relações comerciais ou profissionais com entidades públicas

ou privadas, servidores públicos, funcionários, executivos ou administradores de empresas

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ou organizações públicos ou de empresas privadas, organizações e partidos políticos,

políticos ou candidatos a cargos públicos.

Em caso de obséquios de cortesia, deve-se observar o previsto na seção 4.7. deste

Código e nas normas internas sobre a matéria.

Os funcionários deverão informar a empresa, por intermédio da sua chefia imediata ou

do Comitê de Ética, sobre qualquer caso de corrupção ou tentativa de corrupção que seja

do seu conhecimento ou sobre o qual tenham algum indício cabível.

4.10. Transparência da informação

A confiança depositada na MAPFRE pelos diversos grupos de interesse baseia-se nas

informações transparentes, verdadeiras e completas que a empresa proporciona em todos

os âmbitos das suas atividades.

Todos os funcionários devem se certificar de que as informações fornecidas interna ou

externamente sejam exatas, claras e verdadeiras, e nunca fornecerão, propositalmente,

informações incorretas, inexatas ou que possam levar ao erro a pessoa que as recebe.

Todas as informações, sejam elas financeiras ou não, comunicadas aos acionistas,

aos mercados nos quais as ações da MAPFRE sejam listadas, aos órgãos reguladores

desses mercados e às Administrações Públicas, serão verazes e completas, e

comunicadas nos prazos e outros requisitos estabelecidos nas normas aplicáveis e dos

princípios gerais de funcionamento dos mercados e de boa governança que o Grupo

MAPFRE tiver assumido. Todas as solicitações de subvenções, subsídios ou fundos às

Administrações Públicas serão processadas aplicando os princípios de veracidade e

transparência mencionados quanto ao compromisso das condições exigidas para sua

concessão, aplicando estritamente os montantes recebidos sob essa rubrica para as

finalidades ou atividades para as quais a subvenção, subsídio ou fundos tiverem sido

concedidos.

Esse princípio de transparência e veracidade das informações também será aplicado à

comunicação interna.

Os funcionários que inserirem qualquer tipo de informação nos sistemas

computadorizados da MAPFRE devem zelar para que elas sejam precisas e confiáveis.

Especialmente, todas as transações econômicas da MAPFRE deverão ser reproduzidas

com clareza e precisão nos registros, sistemas e/ou arquivos correspondentes, garantindo

a preservação e conservação das informações nos prazos previstos por lei.

Especialmente, as contas anuais reproduzirão fielmente a realidade econômica, financeira

e patrimonial da entidade no que diz respeito de acordo com os princípios de contabilidade

de aceitação geral e as normas internacionais de informação financeira que sejam

aplicáveis, e estarão à disposição dos auditores internos e externos da entidade.

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4.11. Prevenção de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo

A MAPFRE possui políticas, procedimentos e organizações de controle interno

estabelecidos adequados para prevenir e evitar operações relacionadas com a lavagem de

capitais ou o financeiro do terrorismo que devem ser conhecidos e aplicados por todos os

funcionários e agentes da MAPFRE.

As políticas e procedimentos mencionados definem controles específicos sobre

operações complexas ou cuja natureza ou montante sejam pouco habituais, ou que não

tenham uma finalidade econômica ou lícita aparente, ou que apresentem indícios de

fraude ou simulação. Por exemplo, aquelas realizadas em dinheiro ou com cheques ao

portador, ou por intermédio de entidades bancárias sediadas em paraísos fiscais ou

territórios não cooperantes, por terceiros alheios ao contrato ou naquelas que não seja

possível identificar seus titulares.

Todos os funcionários e agentes das entidades do Grupo MAPFRE sujeitas à norma

de prevenção de lavagem de capitais e de financiamento do terrorismo recebem

treinamento específico nesse campo (com graus de profundidade diferente do nível de

risco em matéria das atividades realizadas), com detalhes sobre a forma de proceder em

caso de detecção de operações suspeitas.

Do mesmo modo, o manual que coleta as políticas e procedimentos internos de

prevenção estabelecidos no Grupo, bem como os catálogos de exemplificação das

operações que possam estar relacionadas com lavagem de capitais ou de financiamento

do terrorismo para entidades de seguro e para empresas de serviços de investimento

estão acessíveis de forma permanente através da Intranet da MAPFRE.

Em caso de detecção ou de suspeita ou dúvida de que uma operação possa ocultar ou

ser utilizada como meio de lavagem de capitais ou financiamento do terrorismo, deve-se

informar sua chefia imediata (funcionários), o diretor da agência direta ou o diretor de

meios (agentes) ou diretamente à Unidade Técnica de Lavagem de Dinheiro (em ambos

os casos), observando o procedimento detalhado na norma interna mencionada.

5. CONFORMIDADE COM O CÓDIGO ÉTICO E DE CONDUTA

Os princípios e critérios de atuação contidos no presente Código Ético e de Conduta

devem ser cumpridos obrigatoriamente por todas as pessoas sujeitas ao seu campo de

atuação.

Para garantir sua aplicação, bem como a supervisão e o controle do seu cumprimento

na MAPFRE, será constituído um COMITÊ DE ÉTICA que terá as seguintes

competências, composição e regime de funcionamento:

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COMPOSIÇÃO:

O Comitê de Ética é composto por, no mínimo, três e, no máximo, cinco membros.

Será presidido pelo Alto Cargo Executivo que a Comissão Delegada da MAPFRE S.A.

designar para esse fim entre os seus membros. Serão membros permanentes o Secretário

Geral e o Diretor de Recursos Humanos; os demais membros serão designados pela

Comissão Delegada e deverão ser atribuídos a Altos Cargos Executivos ou à

Representação do Grupo. Da mesma forma, a Comissão Delegada designará um

Secretário do Comitê, eleito entre os membros da Diretoria Geral de Assuntos Jurídicos.

COMPETÊNCIAS:

As principais funções do Comitê de Ética são:

− Consultivas: solucionar as consultas e dúvidas que surgirem quanto à interpretação

e aplicação do Código; assessorar o modo de agir para abordar e resolver situações

específicas; cuidar para que os funcionários e terceiros informar, de boa-fé, o próprio

Comitê sobre possíveis violações do seu conteúdo confidencialmente, sem ter medo de

nenhum tipo de represália.

− Resolutivas: analisar e resolver as denúncias de não cumprimento do Código Ético

e de Conduta, e comunicar, se for o caso, à Diretoria de Recursos Humanos as infrações

do Código que possam dar lugar à adoção das medidas no seu âmbito de competência.

− De vigilância: zelar pelo cumprimento do Código Ético e de Conduta, definir

mecanismos de controle e ações que fomentem seu cumprimento, e propor a atualização

do seu conteúdo para ajustá-lo às mudanças que sejam produzidas na empresa, no

mercado, na sociedade e na legislação.

− De promoção: difundir e promover entre todas as pessoas submetidas ao Código

Ético e de Conduta os valores e normas de atuação estabelecidos nele.

REGIME DE FUNCIONAMENTO:

As consultas e as denúncias poderão se realizar através de qualquer um dos canais

de comunicação a seguir:

Internet:

http://www.mapfre.com/buzones/canaldenuncias/inicio/pt.html

E-mail dirigido a: MAPFRE

A/a. Secretario del Comité de Ética Ctra. Pozuelo, n.º 52

28222 - Majadahonda (Madrid)

http://www.mapfre.com/buzones/canaldenuncias/inicio/pt.html

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E-mail dirigido a:

[email protected]

A consulta ou denúncia deverá prever, pelo menos, as seguintes informações: • Identificação da pessoa que realiza a consulta ou a denúncia. Como exceção, a denúncia poderá ser formulada de modo anônimo nas hipóteses em que a legislação aplicável no país onde foi produzido o objeto da denúncia imponha à entidade a obrigação de permitir que as denúncias sejam formuladas de modo anônimo. • Descrição detalhada das circunstâncias da conduta ou da situação à qual à denúncia se refere e, na medida do possível, indicação ou contribuição das provas ou indícios que a apoiem e os dados que justificam os supostos responsáveis. • Em caso de consulta, deve-se indicar o artigo do Código Ético e de Conduta sobre o qual são solicitados esclarecimentos ou interpretações, e o caso ou a situação em relação com o qual a dúvida é levantada. O Comitê de Ética estudará e resolverá as denúncias e consultas recebidas atribuindo, a cada caso, o tratamento que considerar mais adequado, e agirá em cada intervenção com total independência e pleno respeito pelas pessoas atingidas, garantindo sempre a confidencialidade no tratamento das denúncias e consultas que sejam processadas. Todas as pessoas submetidas ao Código Ético e de Conduta têm o dever de cooperar nas investigações que forem realizadas sobre possíveis descumprimentos do Código. MAPFRE garante que não serão tomadas represálias, nem admitirá que sejam tomadas represálias, contra quem tiver denunciado o descumprimento do Código Ético e de Conduta, ou que tenham participado de nenhum procedimento de investigação relativo ao seu cumprimento. O Comitê de Ética é o órgão competente para instruir e propor a sanção resultante de qualquer descumprimento do presente Código Ético, e suas decisões são vinculantes para a empresa e para as pessoas submetidas ao seu campo de ação. O não cumprimento de qualquer um dos critérios de ação contidos no Código Ético e de Conduta poderá dar lugar a adoção das sanções que correspondam de acordo com o regime disciplinar em vigor ou a rescisão da relação contratual existente, apesar da adoção de outras medidas ou de exigir responsabilidades ao infrator. O Comitê de Ética apresentará um relatório à Comissão Delegada da MAPFRE sobre as atividades realizadas no exercício. As ações de promoção do Código Ético realizadas, bem como as participações consultivas e resolutivas do Comitê serão reproduzidas nesse relatório.

mailto:[email protected]

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O Comitê também informará os funcionários periodicamente, através da Intranet, sobre as

consultas de esclarecimento relativas ao conteúdo do Código e que possam ser de interesse

geral.

FUNDAMENTO LEGAL

Não se aplica.

HISTÓRICO DE REVISÕES

HISTÓRICO DE REVISÕES

VERSÃO DATA DESCRIÇÃO DAS ALTERAÇÕES

01 10/2019 Revisada com base na atualização da Política Corporativa e

alteração de layout.

polÍtica corporativa - mapfre brasil · entre os princípios institucionais, empresariais e...

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