0

ibrati.org.br

MMaannuuaall ddoo GGEESSTTOORR

Versão 2013

[Digite uma citação do documento ou o

resumo de um ponto interessante. Você

pode posicionar a caixa de texto em

qualquer lugar do documento. Use a guia

Ferramentas de Desenho para alterar a

formatação da caixa de texto de citação.]

1

ibrati.org.br

INDICE

01. APRESENTAÇÃO 02

02. ESTRUTURA DE ATENDIMENTO DO IBRATI 03

2.01. IMPLANTAÇÃO E PROJETOS 03

2.02. ATENDIMENTO 03

2.03. OPERAÇÃO – ATITUDE – SINERGIA - ENERGIA 03

2.04. COMPLIANCE 04

2.05. FATURAMENTO 04

2.06. FINANCEIRO 04

2.07. RELACIONAMENTO 05

2.08. ARBOS 05

03. EMPRESA CONVENIADA – ATENDIMENTO DO GESTOR 06

04. PROCESSOS 07

4.01. IMPLANTAÇÃO 07

4.02. PROCESSO ADMISSIONAL 07

4.03. ADESÃO DE BENEFÍCIOS 10

4.04. TR – TICKET REFEIÇÃO E TA – TICKET ALIMENTAÇÃO 10

4.05. GESTÃO DE ESTAGIÁRIOS 11

4.06. PROCESSO DEMISSIONAL 11

4.07. AFASTAMENTOS 15

4.08. PROCESSO DE FÉRIAS 16

4.09. FOLHA DE PAGAMENTO 17

4.10. CAGED – CADASTRO GERAL DE ADMITIDOS E DEMITIDOS 18

4.11. PROCESSAMENTO DOS ANUAIS 18

4.12. UNIFICAÇÃO DE DADOS 19

05. ARQUIVO DOS DOCUMENTOS 20

06. CRONOGRAMA DE PROCESSAMENTO DOS TRABALHOS 20

07. PROCESSOS NÃO EXECUTADOS PELO IBRATI 22

2

ibrati.org.br

1. APRESENTAÇÃO

O IBRATI é a instituição parceira das empresas e profissionais de Tecnologia da

Informação que atua em diversas frentes, oferecendo diferenciais estratégicos

apoiando o crescimento das empresas no mercado nacional e internacional.

O Manual do Gestor tem o objetivo de informar, definir e esclarecer todas as regras,

responsabilidades e os procedimentos gerais da relação entre o IBRATI e a EMPRESA

CONVENIADA.

Confira nas próximas páginas todas as fases que constituem os procedimentos para

uma relação de sucesso.

Bem vindos ao IBRATI.

IBRATI

Rua Latif Fakhouri, 646 – 3º andar Bairro: Vila Santa Catarina – São Paulo – SP

CEP: 04367-010

Telefone: (11) 5670-2100

Fax: (11) 5670-2110

Site: www.ibrati.org.br

VOLTA ÍNDICE

3

ibrati.org.br

2. ESTRUTURA DE ATENDIMENTO DO IBRATI

Quando do início do relacionamento com a EMPRESA CONVENIADA são definidos

os responsáveis pelo contato, de ambas as partes.

O IBRATI apresenta a seguinte estrutura de atendimento:

2.01. IMPLANTAÇÃO E PROJETOS

Responsável pela execução da Implantação da CONVENIADA no modelo;

Solicitar a documentação necessária;

Treinar o GESTOR;

Apresentar o modelo aos profissionais;

Interface com as demais áreas do IBRATI;

Esclarecer eventuais dúvidas ao responsável contábil da CONVENIADA, para a

operacionalização do modelo;

Acompanhar a operação da CONVENIADA junto ao IBRATI nos primeiros

meses.

Bem Vindo: bemvindo@ibrati.org.br

2.02. ATENDIMENTO

Esta área presta à CONVENIADA um atendimento focado em todos os níveis

para:

Esclarecimentos das dúvidas legais e modelo;

Orientação dos processos mensais e anuais;

Esclarecimento dos acessos aos produtos e sistemas disponíveis;

Além de ser responsável pela interface com as demais áreas do IBRATI para

controle das ocorrências.

Atendimento: atendimento@ibrati.org.br

2.03. OPERACIONAL – CÉLULAS: ATITUDE, ENERGIA e SINERGIA

Cadastro, admissão, processamento de folha (pagamentos, férias, 13º salário,

desligamento, rescisão, homologação);

Fechamento de encargos ou envio de relatórios da folha para unificação pela

CONVENIADA ou seu contador;

Envio da ficha de filiação ao sindicato (somente cidade de São Paulo);

Adesão dos benefícios.

Atitude: atitude@ibrati.org.br

Energia: energia@ibrati.org.br

Sinergia: sinergia@ibrati.org.br

VOLTA ÍNDICE

4

ibrati.org.br

2.04. COMPLIANCE

Oferecer à CONVENIADA, informações e orientações pertinentes as relações

trabalhistas, embasadas na legislação vigente, para perfeita aplicabilidade da lei.

Compliance: compliance@ibrati.org.br

2.05. FATURAMENTO

Recebe da área de Folha de Pagamento, os detalhes para efetivação do

faturamento;

Encaminha à CONVENIADA FATURA e/ou RECIBO;

Recebe da área de Benefícios os relatórios pertinentes aos produtos adquiridos

pela CONVENIADA e/ou profissionais, acompanhados de um recibo com título

REEMBOLSO DE DESPESAS e BOLETO BANCÁRIO;

Recebe e regulariza qualquer divergência de faturamento apontada pela

CONVENIADA.

Será faturado à CONVENIADA, sempre que ocorrer pagamento aos profissionais:

Pagamento da folha CLT - faturamento do valor líquido da folha de

pagamento;

Pagamento complementar;

Será faturado o valor total da produção mensal, deduzido a parcela salário e

eventual desconto de IRRF. O IRRF na folha deverá ser recolhido pela

CONVENIADA até o dia 20 do mês subseqüente ao pagamento.

Quando a CONVENIADA conceder férias ao profissional, esta será faturada na

ocasião de seu pagamento.

Os benefícios oferecidos pela CONVENIADA também serão faturados pelo IBRATI.

Faturamento: faturamento@ibrati.org.br

2.06. FINANCEIRO

Responsável pelos relatórios gerenciais e bancários de todas as folhas de

pagamentos e liberação dos numerários nas respectivas datas, devidamente

faturados.

Para que os repasses realizados pelas CONVENIADAS sejam visualizados em tempo

hábil para transferências aos profissionais, temos que estabelecer alguns

procedimentos.

FORMAS DE REPASSE PARA O PROFISSIONAL – A CONVENIADA deverá efetuar o

pagamento das Notas de Débito a partir do primeiro repasse ao IBRATI, encaixando-

se nos moldes abaixo:

TED – Transferência com 01 dia útil de antecedência à liberação da folha. Ex. Se

o profissional deve visualizar o crédito em sua conta bancária todo dia 10 pela

manhã, a TED deverá ser encaminhada dia 9 pela manhã.

VOLTA ÍNDICE

5

ibrati.org.br

O tempo de visualização do crédito de um TED varia de um banco para outro num

espaço de tempo de 30 minutos até 2 horas, dependendo da Instituição Financeira,

ficando o IBRATI durante este período impossibilitado de seguir com seus processos

enquanto não forem visualizados.

DEPÓSITO IDENTIFICADO - O depósito deve ser feito em dinheiro com 1 dia

útil de antecedência à liberação da folha. Ex. Se o profissional deve visualizar o

crédito em sua conta bancária todo dia 10 pela manhã, o depósito deverá ser

encaminhado no dia 9 pela manhã.

DOC - Transferência com 02 dias úteis de antecedência à liberação da folha. Ex.

Se o profissional deve visualizar o crédito em sua conta bancária todo dia 10

pela manhã, o DOC deverá ser encaminhado dia 8. O DOC enviado no dia 09

será visualizado no dia 10 pela manhã, impossibilitando a visualização pelo

profissional no dia 10 no mesmo período.

CHEQUE - Depósito com no mínimo 03 dias úteis de antecedência à liberação

da folha. O CHEQUE aparecerá em extrato, porém com texto mencionando

estar vinculado, podendo ter variação de liberação de acordo com seu valor e

praça de pagamento.

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE

O repasse somente será realizado após visualização dos valores em conta corrente,

ou seja, valores vinculados atrasarão recebimentos dos profissionais.

Todos os pagamentos são encaminhados através de arquivos eletrônicos para

Instituições Financeiras até as 13h. A leitura dos referidos arquivos dependerá de cada

Instituição Financeira, que efetuará a leitura e os retornará para aprovação.

Para efetuarmos um pagamento no dia 10 e este aparecer às 8h da manhã disponível

aos profissionais, correntistas de qualquer banco, é necessário autorizar as remessas

com 01(um) dia de antecedência.

Financeiro: financeiro@ibrati.org.br

2.07. RELACIONAMENTO

Responsável pela fidelização do cliente;

Forte atuação em geração de oportunidades;

Conhecimento dos produtos e serviços;

Responsável por entender e solucionar problemas da CONVENIADA;

Forte integração com todas as áreas da empresa.

Relacionamento: relacionamento@ibrati.org.br

2.08. ARBOS

Administração de ampla carteira de benefícios oferecida aos profissionais e seus

dependentes com atendimento personalizado, buscando identificar o produto

ideal para cada profissional, que atenda suas necessidades e expectativas.

Arbos: atendimento@arbosseguros.com.br

VOLTA ÍNDICE

6

ibrati.org.br

3. EMPRESA CONVENIADA – ATENDIMENTO AO GESTOR

O IBRATI somente fornecerá informações externas, a respeito dos processos

executados, aos responsáveis indicados pela CONVENIADA.

A CONVENIADA deverá fornecer o contato de seus responsáveis em todos os níveis

da empresa, designando ainda o “GESTOR”, responsável por zelar e fazer com que

todas os processos sejam cumpridas.

O GESTOR é o ponto focal de contato entre o IBRATI e a CONVENIADA. As

principais atribuições do GESTOR são:

Orientar e esclarecer a forma de contratação;

Simular a distribuição de rendimentos dos profissionais no ato da contratação;

Informar os desligamentos e ocorrências que poderão surgir, tais como:

afastamentos, férias, alteração de dependentes, salários, eventuais descontos,

acidentes de trabalho, entre outros.

Conferir e enviar, ao IBRATI, os documentos para admissão, férias, rescisão e

afastamento, no ato da ocorrência dos mesmos;

Recepcionar e devolver protocolados os documentos enviados pelo IBRATI,

bem como os documentos assinados pelos responsáveis; como por exemplo: as

fichas de admissão e os formulários de benefícios;

Preparar e enviar mensalmente planilha de apuração de produção e de TR/TA

via Portal;

Conferir e aprovar os valores para pagamento, bem como manter arquivo dos

comprovantes cabíveis;

Efetuar o acompanhamento e controle da freqüência escolar dos estagiários,

caso possua;

Manter as informações cadastrais da CONVENIADA e dos profissionais

atualizadas;

Informar o IBRATI sobre qualquer mudança nos dados da CONVENIADA (Ex.

deixar de ser optante pelo SIMPLES, mudar a atividade econômica);

Seguir a convenção coletiva vigente.

Este profissional irá participar de um treinamento pela equipe de Implantação &

Produto do IBRATI, onde será orientado sobre todos os processos contidos no

presente Manual, fundamentais para o bom andamento das atividades, e

acompanhado por um período de três meses.

A CONVENIADA poderá ter um ou mais profissionais com esta característica e

responsabilidade de acordo com a sua necessidade.

VOLTA ÍNDICE

7

ibrati.org.br

4. PROCESSOS

4.01. IMPLANTAÇÃO

Durante esta fase do processo, a CONVENIADA é acompanhada de perto, através da

visita de nossos consultores conforme estabelecido em cronograma no ato da

implantação, por um período de três meses. Recebe informações completas e

pertinentes para o entendimento de todos os detalhes do modelo, datas de início dos

profissionais, modelo de contratação, data de pagamento, treinamento para uso do

PORTAL RH, benefícios, entre outros.

Também serão passadas informações aos profissionais sobre o modelo de

contratação, a fim de dirimir eventuais dúvidas.

A CONVENIADA entrega à área as seguintes documentações:

Contrato Social (cópia) e Ultima Alteração de Contrato Social (se houver);

Outorgará ao IBRATI licença para uso da Certificação Digital do FGTS;

FAP – Fator Acidentário de Prevenção.

Documentos do processo Admissional dos profissionais contratados;

Documentos Judiciais referentes às Pensões Alimentícias (caso exista a

obrigatoriedade para algum profissional).

Caso ocorra migração de profissionais contratados pela CONVENIADA e que

passarão a ser administrados pelo IBRATI, solicitaremos também:

CAGED;

Última guia de recolhimento do FGTS / INSS;

Histórico dos Profissionais (ficha financeira e períodos de férias Aquisitivo /

Gozo) ativos e desligados.

Obs.: Estas informações deverão ser enviadas pela CONVENIADA, em ARQUIVO no

formato EXCEL, fornecido pelo IBRATI, para importação em nosso sistema.

4.02. PROCESSO ADMISSIONAL

No ato da contratação, a CONVENIADA deverá solicitar ao profissional a relação de

documentos abaixo (cópia simples), para que seja providenciado o registro na

Carteira de Trabalho e Previdência Social, bem como a emissão de todos os

documentos legais:

Ficha de Admissão devidamente preenchida;

Proposta Individual de Seguros Coletivos obrigatória preenchida;

Ficha de Inscrição no respectivo Sindicato;

Exame Médico Admissional (em empresa indicada pela CONVENIADA)

CPF

Cédula de Identidade;

Certificado de Reservista;

VOLTA ÍNDICE

8

ibrati.org.br

Comprovante de Endereço;

Carteira de Trabalho – Informações: www.poupatempo.sp.gov.br

PIS/PASEP;

Certidão de Nascimento ou Casamento;

Certidão dos filhos menores de 21;

Carteira de Vacinação dos filhos menores de 07 anos;

Comprovante de freqüência escolar dos filhos de 7 a 14 anos;

01 Foto 3 X 4;

Título de Eleitor;

Carteira de Motorista;

Comprovante de Escolaridade;

Detalhamento de valores de remuneração (Extrato do Simulador)

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE!

A ficha admissional deverá ser preenchida no PORTAL RH, e os documentos

enviados em arquivo, na opção “arquivar” do Portal, para conferência do IBRATI.

ATENÇÃO!

As admissões do mês deverão ser incluídas para processamento da Folha até no

máximo no dia 15 de cada mês, podendo esta data ser antecipada, caso recaia em

feriados e ou finais de semana. Após essa data, as admissões serão feitas com data do

primeiro dia útil do mês subseqüente. O IBRATI não processará inclusões com datas

retroativas à última admissão realizada.

O preenchimento incorreto ou incompleto das informações na Ficha de Admissão

poderá acarretar transtornos em todos os processos que envolvem o profissional,

assim como a veracidade das informações utilizadas pelo IBRATI, tais como:

E-mail incorreto, atraso na geração dos documentos do profissional, bem como na

inclusão nos benefícios no prazo estipulado, etc.

A área de implantação & projetos entrará em contato com a empresa CONVENIADA

através de e-mail, e informará quais os documentos admissionais faltantes (caso

existam), devendo os mesmos ser providenciados com a devida urgência, para

finalização do cadastro e registro deste profissional

Após o recebimento das informações e dos referidos documentos, o IBRATI emitirá

os documentos legais do processo Admissional.

VOLTA ÍNDICE

9

ibrati.org.br

DOCUMENTOS GERADOS NO PROCESSO ADMISSIONAL:

Contrato de Trabalho;

Aditamento ao Contrato de Trabalho;

Contrato de Cessão de Direitos Autorais de Obras Futuras;

Termo de Associação;

Autorização de desconto da associativa;

Solicitação de Vale Transporte;

Declaração de Transporte;

Declaração para dependente de Salário Família e Imposto de Renda;

Acordo de compensação de horas (quando necessário);

Acordo de prorrogação de horas;

Recibo de entrega e devolução da CTPS;

Ficha de registro de empregado ou orientações para preenchimento do livro de

registro de empregado;

CTPS registrada;

Cadastramento no PIS (quando necessário).

Os documentos serão encaminhados para a CONVENIADA, através de

protocolo específico contendo as orientações que devem ser observadas pela

empresa.

Os documentos admissionais serão enviados à CONVENIADA em duas vias. Deverão

ser colhidas assinaturas do responsável da CONVENIADA e do profissional. Uma via

de todos os documentos deverá ser entregue ao profissional e a outra, deverá ser

enviada ao IBRATI para que possam ser devidamente arquivadas dentro do

prontuário do profissional.

Em caso de arquivo na CONVENIADA os documentos admissionais serão enviados à

esta, junto ao “termo de guarda“, onde a CONVENIADA se responsabiliza pela posse

de tais documentos em arquivo; este termo deverá retornar assinado ao IBRATI.

Além dos documentos admissionais preparados pelo IBRATI existe a obrigatoriedade

do profissional fazer o exame médico admissional em cumprimento das exigências

legais das Normas Regulamentadoras de Segurança e Medicina no Trabalho- NR7.

O exame admissional deverá ser realizado em empresa especializada em Segurança e

Medicina no Trabalho, escolhida pela CONVENIADA. A CONVENIADA deverá

informar ao profissional a empresa que prestará este serviço, data e horário do

exame a ser realizado.

VOLTA ÍNDICE

10

ibrati.org.br

4.03. ADESÃO DE BENEFICIOS - No ato da contratação, será entregue ao

profissional, o Plano de Benefícios, para que este preencha os dados e opte pelos

produtos de seu interesse de acordo com as regras e valores especificados.

Caso o profissional opte pela contratação de algum benefício, solicitamos que o(s)

termo(s) de adesão ao(s) mesmo(s), nos seja(m) enviado(s) devidamente

preenchido(s) e assinado(s), ao email da célula de atendimento da CONVENIADA.

Os benefícios saúde terão um prazo de 30 dias corridos para adesão sem carência,

após esse prazo, será necessária analise da operadora podendo o retorno ser positivo

ou negativo. Os formulários deverão ser enviados ao IBRATI, com antecedência

mínima de 02 dias da data de corte dos convênios (todo dia 15 do mês), para que a

inclusão nestes, tenha vigência para o mês subseqüente ao mês da admissão. Caso o

prazo não seja cumprido, a inclusão nos planos ocorrerá somente no próximo mês.

Os demais benefícios oferecidos em nosso portfólio podem ser aderidos a qualquer

momento.

4.04. TR e TA – TICKET REFEIÇÃO e TICKET ALIMENTAÇÃO – A solicitação do

Ticket Refeição e Alimentação devem ser feitas pelo gestor da empresa conveniada,

através do site do IBRATI, conforme abaixo descrito:

Acessar o PORTAL RH - www.ibrati.org.br

Na página principal, clicar no ícone TICKET

Clicar em Ticket (Módulo de solicitação do Ticket Alimentação e Refeição)

Selecionar o mês de vigência;

Clicar em Importar dados até visualização completa dos profissionais;

Lançar os valores referentes ao carregamento TA e TR;

Após lançamentos dos valores clicar em salvar;

Fechar Período;

(vale lembrar, que após o fechamento do período, não será mais possível alterar,

acrescentar nem excluir nenhum profissional da relação).

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES

Caso ocorra alguma admissão fora do prazo (após dia 15), antes de fechar o

período, o gestor deverá clicar no item Sincronizar para atualização e

visualização completa de seus profissionais.

O valor da solicitação do TICKET REFEIÇÃO deverá ser igual para todos os

profissionais da empresa.

Após o fechamento, será enviada automaticamente a relação da solicitação

efetuada. (caso o gestor não receba esta relação, significa que o lançamento

não foi concluído).

As solicitações devem ser realizadas a partir do dia 13 até o dia 18 de todo mês.

Os créditos indicados estarão disponíveis para uso sempre no primeiro dia útil

do mês subseqüente.

VOLTA ÍNDICE

11

ibrati.org.br

4.05. GESTÃO DE ESTAGIÁRIOS

RESPONSABILIDADES DA EMPRESA CONVENIADA

Geração do contrato de estágio firmado entre a Empresa, Instituição de Ensino

e Estagiário;

Envio ao IBRATI do referido contrato de estágio;

Acompanhamento e controle da freqüência escolar;

Envio da CTPS, RG, CPF, comprovante de endereço e escolaridade, bem como

cópias da Certidão de Casamento e/ou Nascimento e Certidão de Nascimento

dos filhos menores de 21 anos.

Envio da Ficha Cadastral devidamente preenchida, informando C/C; horário de

trabalho (lembrando que de acordo com a nova legislação, este não poderá ser

maior que 6hs diárias e 30hs semanais);

Proposta Individual de Seguros Coletivos obrigatória preenchida;

Comunicar o valor do transporte, para que seja providenciado o devido

crédito em conta corrente, para os contratos firmados a partir de set/08;

Controle do período de recesso (férias), para os contratos firmados a partir de

setembro/2008;

Definir os benefícios que serão oferecidos (estes com custeio integral por parte

da CONVENIADA, visto que é vedado por Lei qualquer tipo de desconto na

bolsa-estágio);

Comunicar a interrupção/término do contrato, para cálculo do recesso

proporcional, para os contratos firmados a partir de set/08;

Pagamento dos valores gerados para o estagiário, e

Pagamento do custo da gestão do estagiário.

RESPONSABILIDADES DO IBRATI

Cadastro do Estagiário no sistema para elaboração da folha de pagamento de

Bolsa Estágio;

Geração do Termo de Responsabilidade para efeito de Imposto de Renda;

Atualização da CTPS com os dados do estágio;

Geração de folha para pagamento da bolsa-estágio;

Faturamento dos valores do estagiário e da gestão à CONVENIADA;

Envio dos períodos de recesso em aberto;

Envio de recibo de pagamento da bolsa para a CONVENIADA colher assinatura

do estagiário.

4.06. PROCESSO DEMISSIONAL

Quando da dispensa de profissionais, por parte da CONVENIADA ou demissão por

parte do profissional, a comunicação ao IBRATI deverá ser imediata, via PORTAL

RH, para darmos início ao levantamento de dados do processo. Caso possua valores

para pagamento complementar na rescisão, a CONVENIADA deverá informar o

valor a ser creditado e a data para liberação do pagamento. A CONVENIADA deverá

também, enviar uma cópia da carta de desligamento do profissional.

VOLTA ÍNDICE

12

ibrati.org.br

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE! Quando se tratar de PEDIDO DE DEMISSÃO, e o

profissional comunicar a CONVENIADA que NÃO IRÁ CUMPRIR o Aviso Prévio,

orientamos a mesma que, no próprio Comunicado de Pedido de Demissão entregue

pelo profissional, faça a seguinte:

“Informamos que diante de seu posicionamento no sentido de NÃO CUMPRIR o

Aviso Prévio Previsto em Lei, esclarecemos que, conforme disposto no § 2º do art.

487 da CLT, iremos efetuar o desconto do referido período em suas Verbas

Rescisórias.”

Além disso, peça ao profissional que de ciência nesta observação.

Vale ressaltar que, caso a CONVENIADA aceite o pedido de dispensa do

cumprimento do Aviso Prévio, NÃO PODERÁ efetuar qualquer desconto do

profissional.

A Legislação Trabalhista em vigor determina prazos a serem cumpridos pelos

empregadores quando do desligamento dos profissionais, devendo, portanto a

CONVENIADA seguir os prazos abaixo relacionados para pagamento das verbas

rescisórias:

Motivo do desligamento Prazo de pagamento

Dispensa sem justa causa

Com aviso prévio trabalhado

Primeiro dia útil após o término do aviso

prévio trabalhado

Dispensa sem justa causa

Com aviso prévio indenizado

Até 10 dias corridos a contar da data de

dispensa

Pedido de demissão

Com aviso prévio trabalhado

Primeiro dia útil após o término do aviso

prévio trabalhado

Pedido de demissão

Com dispensa do aviso prévio

Até 10 dias corridos a contar da data do

pedido de demissão

Rescisão antecipada do contrato de

experiência

Até 10 dias corridos a contar da data do

desligamento

Término de contrato de experiência Primeiro dia útil seguinte à data do término

do contrato de experiência

O vencimento da GRRF (guia do FGTS rescisório) é determinado pela situação da

movimentação, a saber:

VOLTA ÍNDICE

Aviso prévio trabalhado ou término

de contrato de experiência

Primeiro dia útil subseqüente à data do efetivo

desligamento

Rescisão antecipada de contrato de

experiência ou aviso prévio

indenizado.

Até o 10º dia após o desligamento. Quando o

10º dia for posterior ao dia 7 do mês

subseqüente o vencimento ocorre no dia 7.

13

ibrati.org.br

O IBRATI encaminhará a informação internamente aos envolvidos, inclusive para

cancelamento de benefícios e demais ações necessárias, bem como providenciará os

documentos legais referentes ao processo demissional à CONVENIADA.

DOCUMENTOS GERADOS NO PROCESSO DEMISSIONAL

Rescisão de contrato de trabalho;

GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (quando houver);

CTPS atualizada e com baixa;

Ficha ou livro de registro atualizado e com baixa;

Carta de preposição para Homologação (quando profissional desligado com

mais de um ano de empresa);

Comunicação à CONVENIADA referente data e horário da homologação,

juntamente com as demais orientações do processo;

Seguro desemprego (quando houver);

Demonstrativo de médias;

Guia de recolhimento do IRRF;

Chave de movimentação do FGTS (quando a CONVENIADA outorgar ao

IBRATI a Certificação Digital para Acesso ao programa Conectividade Social –

FGTS);

Extrato do FGTS.

Os documentos são encaminhados à CONVENIADA, na quantidade de vias legais,

através de protocolo específico, contendo as orientações que a CONVENIADA

deverá observar no ato da finalização do processo demissional.

Uma via da documentação assinada pelas partes deve ser enviada ao IBRATI e será

mantida no prontuário do profissional.

Nos casos de homologações, a CONVENIADA deverá se atentar às orientações que

seguirão juntamente com os documentos para a assinatura.

Dentro dessas orientações destacamos as que seguem abaixo:

O pagamento da rescisão deverá ser efetuado através de depósito em conta corrente

do profissional, devendo a CONVENIADA manter em seus arquivos o comprovante

do depósito;

Em hipótese alguma deve o pagamento ser efetuado em cheque ou dinheiro,

diretamente ao profissional, exceto se cheque administrativo;

Considerando os prazos legais, o valor das verbas rescisórias deverá estar disponível

para saque na conta do profissional na data limite, de acordo com o prazo estipulado

para cada tipo de dispensa;

No caso de profissionais menores de 18 anos, o pagamento deverá ser feito

juntamente com o acompanhamento de um responsável legal do profissional.

VOLTA ÍNDICE

14

ibrati.org.br

ATENÇÃO!

Na eventualidade do IBRATI não receber a informação do desligamento e, com isso

gerar custos inadequados, como por exemplo: faturamento dos benefícios

contratados e não cancelados, multa por atraso no prazo de pagamento da rescisão,

salário, etc., os mesmos serão repassados integralmente para a CONVENIADA.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:

No caso de término de contrato de experiência, a CONVENIADA deve se atentar

para o fato de que a dispensa deve ocorrer sempre na data exata do término ou,

quando esta recair em dia que não há expediente de trabalho do profissional, no dia

imediatamente anterior a data do término, observando-se inclusive o término do

mesmo em dia anterior a período já compensado e/ou com direito já adquirido,

como exemplo: final de semana. O profissional dispensado após a data do término

do contrato de experiência faz jus ao aviso indenizado, bem como as demais verbas

previstas na legislação em vigor, para um profissional com contrato de trabalho por

prazo indeterminado.

A CONVENIADA deve observar, antes da efetiva dispensa do profissional, se este

não se encontra em estabilidade por doença, acidente de trabalho, CIPA, licença

maternidade, entre outras previstas inclusive no dissídio coletivo da categoria.

Lembramos que a dispensa de profissional, cujo Término do Aviso Prévio recaia um

mês antes da data do dissídio coletivo implica no pagamento de um salário de multa

(TRINTÍDIO) e que, o mesmo cuidado deve ser tomado com dispensa em véspera de

dia já compensado, conforme citado em parágrafo anterior.

Com relação ao TRINTÍDIO, o IBRATI envia comunicado as CONVENIADAS

informando sobre referido período, considerando Aviso Prévio de 30 (Trinta) dias,

porém, com a publicação da Lei 12.506/2011 a CONVENIADA deverá atentar-se para

o acréscimo de 03 (Três) dias ao Aviso Prévio, por ano completo de serviço.

No caso de dispensa de profissional com mais de um ano de empresa, serão

solicitados a época os documentos necessários para o processo homologatório. É

importante sempre atentar-se para as instruções que seguem juntamente com o

processo.

A CONVENIADA deverá encaminhar o profissional para realização do exame médico

demissional, fazendo assim cumprir o exigido pela Norma Regulamentadora- NR7.

As homologações realizadas fora da cidade de SP devem ser acompanhadas por um

representante da CONVENIADA.

VOLTA ÍNDICE

15

ibrati.org.br

4.07. AFASTAMENTOS

É de responsabilidade do GESTOR, informar IMEDIATAMENTE, toda e qualquer

ocorrência referente ao profissional, tais como: afastamentos em decorrência de

doenças, acidentes ocorridos nas dependências da CONVENIADA ou de terceiros,

como também o de trajeto (ir e vir do trabalho para casa e vice e versa), licença

maternidade, etc., para que o IBRATI tome providências quanto ao afastamento

previdenciário do mesmo.

COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO

A comunicação do Acidente de Trabalho, por parte da CONVENIADA, deverá

ocorrer, segundo determinação legal, até o primeiro dia útil seguinte ao da

ocorrência, ou, em caso de morte, imediatamente, à autoridade competente. A multa

pelo atraso na comunicação aos órgãos competentes varia entre o limite mínimo e o

teto máximo do salário de contribuição, sucessivamente aumentada nas reincidências.

Ocorrendo acidente de trabalho a CONVENIADA deverá comunicar

IMEDIATAMENTE o IBRATI, para que este emita o CAT – Comunicado do Acidente

de Trabalho. A CONVENIADA também deverá informar ao IBRATI o período

previsto de afastamento do profissional, uma vez que apenas os primeiros quinze dias

são de responsabilidade de a CONVENIADA efetuar o pagamento. Afastamento

superior a 15 dias requer processo de entrada junto ao INSS, por parte do

profissional, para recebimento de auxilio doença.

Cabe lembrar que o profissional com afastamento superior a 15 dias, por motivo de

acidente de trabalho, contará com estabilidade pelo período de 01 ano.

LICENÇA MATERNIDADE

A CONVENIADA deverá encaminhar ao IBRATI cópia do atestado de licença

maternidade, o qual deve constar à data de início do afastamento, de acordo com

determinação médica, devendo o original ficar devidamente arquivado no

prontuário da profissional.

A CONVENIADA informará ao IBRATI a data de retorno da profissional ao trabalho,

incluindo qual a situação de pendência de férias da mesma.

A folha de pagamento da profissional seguirá normalmente, porém com o título de

licença maternidade, valor este que será deduzido mensalmente da guia de

recolhimento do INSS, automaticamente, por 120 dias.

AFASTAMENTO POR DOENÇA

Sempre que o profissional se afastar por motivo de doença, deverá a CONVENIADA

comunicar ao IBRATI, para que esse avalie os aspectos legais envolvidos, inclusive no

caso de possível estabilidade.

VOLTA ÍNDICE

16

ibrati.org.br

Existindo afastamento do profissional por motivo de doença, por período superior a

15 dias consecutivos ou não, dentro de um prazo de 60 dias e, desde que motivado

pela mesma doença, o contrato de trabalho será suspenso a partir do 16º dia. A

CONVENIADA será responsável pelo pagamento dos 15 primeiros dias de

afastamento, devendo o profissional ingressar com pedido de benefício junto ao INSS

para recebimento dos seus rendimentos.

O prazo legal para requerimento do beneficio é de 30 dias, cabendo ao profissional

apresentar à CONVENIADA o atestado de afastamento do INSS. A cópia deste

atestado deverá ser enviada ao IBRATI para acompanhamento do prazo legal.

O IBRATI informará a data de retorno do profissional ao trabalho, quando o

processo assim o permitir, incluindo qual a situação de estabilidade do mesmo.

A CONVENIADA deverá observar as cláusulas da Convenção Coletiva que tratam de

garantias sobre afastamentos por doença.

4.08. PROCESSO DE FÉRIAS

A cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o

profissional tem direito, sem prejuízo da remuneração, a 30 (trinta) dias de férias.

Somente em casos excepcionais as férias poderão ser divididas em dois períodos,

sendo que, nenhum deles poderá ser inferior a 10 (dez) dias.

O profissional poderá converter um terço das férias, dos dias que faz jus, a título de

abono pecuniário. Para isso, é necessário que o profissional requeira tal abono até 15

dias antes do término do período aquisitivo.

A CONVENIADA deverá efetuar o pagamento das férias até dois dias úteis antes do

início da mesma, sendo que, o aviso de férias deverá ser emitido com 30 (trinta) dias

de antecedência.

A CONVENIADA deverá encaminhar a solicitação via Portal, informando:

Data de início das férias;

Dias de Gozo (30 ou 20 dias);

Nome do Profissional;

Se houve opção pelo pagamento da 1ª parcela do 13º salário.

DOCUMENTOS GERADOS NO PROCESSO DE FÉRIAS

Aviso de férias;

Recibo de férias;

Solicitação de abono pecuniário (quando necessário);

Solicitação de pagamento da primeira parcela do 13º salário (quando

necessário);

Demonstrativo de médias;

Guia para recolhimento do IRRF.

VOLTA ÍNDICE

17

ibrati.org.br

4.09. FOLHA DE PAGAMENTO

Folha CLT: o GESTOR encaminhará a Planilha de folha de pagamento mensal, via

Portal, onde serão apontadas as variáveis de rendimentos, para fechamento da folha

mensal CLT (caso existam tais variáveis);

Folha Complementar: o GESTOR encaminhará, via PORTAL RH, a planilha de

produção para fechamento da folha complementar. É com base nessa planilha que o

IBRATI emitirá Nota de Débito, deduzindo, se for o caso, antecipações ocorridas no

decorrer do mês.

As referidas planilhas deverão ser enviadas até 05 (cinco) dias úteis anteriores à data

do pagamento, considerando TODA movimentação de pessoal, ocorrida no mês, tais

como: admissões, demissões, férias, afastamentos, etc. A CONVENIADA sempre

deverá cumprir as datas pré-estipuladas no Calendário Anual.

O atraso no envio das informações implicará no atraso do processamento da folha

de pagamento e demais processos que dependem desta fase. Nesse momento, tanto

a planilha de produção deverá estar completa, bem como todos os processos de

contratação descritos neste Manual, para que a folha possa ser processada

corretamente e dentro do prazo estabelecido.

DATAS DE PAGAMENTO

Na data estipulada para o pagamento dos salários, serão deduzidos os descontos

específicos: INSS, IRRF (quando houver), bem como as contribuições

sindical/assistencial.

O recolhimento dos encargos da folha de pagamento mensal é de TOTAL

Responsabilidade da CONVENIADA.

O pagamento da folha complementar, será efetuado de acordo com a política

estabelecida pela CONVENIADA e com os descontos pertinentes.

Os demonstrativos de pagamento estarão disponíveis ao profissional no Portal RH –

www.ibrati.org.br.

DOCUMENTOS GERADOS NO PROCESSO DE FOLHA DE PAGAMENTO MENSAL

Folha de pagamento;

Relação de líquidos;

Recibos de pagamento eletrônico;

GFIP do FGTS;

Protocolo de transmissão do FGTS;

CAGED;

Provisão de férias e 13º (quando solicitado).

Serão geradas também as seguintes Guias de Recolhimento de Encargos sobre a

Folha:

VOLTA ÍNDICE

18

ibrati.org.br

GRF – FGTS – VENCIMENTO DIA 07

GPS – INSS – VENCIMENTO DIA 20 - Guia de recolhimento referente aos

percentuais devidos sobre a folha de pagamento englobando:

PARTE EMPRESA conforme tipo de empresa

RAT/SAT conforme risco de acidente da empresa

OUTRAS ENTIDADES conforme ramo de atividade da empresa

SEGURADOS conforme valor descontado em folha de pagamento dos

profissionais;

DARF – IRRF – VENCIMENTO DIA 20

GUIA DE RECOLHIMENTO ASSISTENCIAL – conforme sindicato

GUIA DE RECOLHIMENTO ASSISTENCIAL – VENCIMENTO DIA 30

DOCUMENTOS GERADOS NO PROCESSO DE FOLHA COMPLEMENTAR

Folha complementar;

Relação de líquidos;

Guia de IRRF;

Recibo eletrônico.

4.10. CAGED – CADASTRO GERAL DE ADMITIDOS E DEMITIDOS

Mensalmente, o IBRATI enviará via internet para o Ministério do Trabalho o

CAGED, contendo todas as movimentações ocorridas no mês, referente à entrada,

saída e transferência de profissionais, exceto quando a unificação de dados for

realizada pela CONVENIADA ou seu contador.

Assim que o Ministério do Trabalho disponibilizar o recibo de entrega eletrônico o

IBRATI enviará o mesmo para arquivo da CONVENIADA.

4.11. PROCESSAMENTO DOS ANUAIS

DIRF – SIMPLIFICADA - O IBRATI fará a geração da DIRF anual dos profissionais

ativos e desligados da CONVENIADA, enviando para a mesma o arquivo contendo

todos os dados do ano base já no formato exigido pela Receita Federal. A

CONVENIADA deverá encaminhar o referido arquivo para seu contador, que deverá

fazer a unificação dos demais dados obrigatórios na DIRF (demais código de

recolhimento do IRRF) e efetuar a entrega da DIRF, via internet à Receita Federal,

dentro do prazo legal.

INFORME DE RENDIMENTOS – O IBRATI emitirá anualmente os comprovantes de

rendimentos dos profissionais ativos e desligados, disponibilizando no Portal para

consulta dos profissionais, obedecendo aos prazos legais.

RAIS – RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS – O IBRATI efetuará, de

acordo com os prazos legais estabelecidos, a entrega ao Ministério do Trabalho ou

ao contador da CONVENIADA, via meio magnético, a RAIS anual, contendo toda

movimentação referente ao ano base.

VOLTA ÍNDICE

19

ibrati.org.br

Caso a entrega seja feita diretamente ao Ministério do Trabalho, será encaminhado à

CONVENIADA o arquivo eletrônico e a via original impressa, juntamente com

protocolo de entrega via internet, para fins de arquivo.

OBSERVAÇÃO IMPORTANTE

Em caso de rescisão do contrato com o IBRATI, a CONVENIADA ficará responsável

pela geração de todos os processos anuais.

4.12. UNIFICAÇÃO DE DADOS

Quando a CONVENIADA possuir outros profissionais CLTs, cujo processamento não

está sob a responsabilidade do IBRATI, será necessário a unificação dos dados para

recolhimento dos impostos e entrega das obrigações anuais. Nesses casos, o IBRATI

encaminhará à CONVENIADA e ao seu contador, via e-mail, relatório da folha

mensal, encargos devidos e resumo do CAGED, sendo de responsabilidade do

contador unificar os dados gerados pelo IBRATI.

Sendo também de responsabilidade do contador da CONVENIADA a emissão final

das guias de recolhimento, manutenção do Livro de Registro de Empregado (inclusive

a informação do número do registro que o IBRATI deve utilizar nas contratações) e

entrega da RAIS e DIRF.

VOLTA ÍNDICE

20

ibrati.org.br

5. ARQUIVO DOS DOCUMENTOS LEGAIS

Todos os documentos processados pelo IBRATI serão enviados à CONVENIADA para

as devidas providências e arquivo. O pagamento e guarda dos encargos, impostos e

documentos legais é de total responsabilidade da CONVENIADA.

Uma cópia simples dos documentos processados pelo IBRATI será mantida por dois

anos, contados a partir da data do respectivo processamento, em arquivo, para

simples consulta, não constituindo documento base para utilização em casos de

fiscalização trabalhista. Após esse prazo, as cópias dos documentos serão destruídas.

Em caso de rescisão do contrato com o IBRATI, serão enviados todos os documentos

arquivados, e a CONVENIADA terá o prazo de 30 (trinta) dias para solicitação de

dados faltantes. Após esta data as cópias mantidas em arquivo serão destruídas.

6. CRONOGRAMA DE PROCESSAMENTO DOS TRABALHOS

Com a finalidade de garantir a agilidade e qualidade de nossos serviços, o IBRATI

utiliza o cronograma abaixo para acompanhamento do processamento dos trabalhos.

Os prazos constantes neste cronograma devem ser observados pela CONVENIADA, a

fim de que se possa garantir o processamento dos trabalhos dentro dos prazos

determinados por Lei e também possam atender as necessidades da CONVENIADA.

Lembramos que os prazos mencionados neste cronograma, serão contados a partir da

data do recebimento dos documentos (completos) necessários para realização dos

processos solicitados pela CONVENIADA.

CRONOGRAMA DE PROCESSAMENTO DOS PROCESSOS

*Todos os processos devem ser enviados via PORTAL RH.

VOLTA ÍNDICE

21

ibrati.org.br

Processo Observações Prazo de entrega

Admissão Recebimento do processo

Admissional dos profissionais

O prazo para processamento

dos documentos legais pelo

IBRATI é de 02 dias úteis.

Rescisão/

Homologação

A solicitação deve ser

efetuada no ato da dispensa

do profissional por parte da

CONVENIADA, ou pedido

de demissão por parte do

profissional,

O prazo de processamento dos

cálculos e documentos legais

pelo IBRATI é de 05 dias úteis.

Aviso de Férias O aviso deve ser entregue

ao profissional com 30 dias

de antecedência.

O prazo de geração do aviso

pelo IBRATI é de 03 dias úteis.

Cálculo de Férias As férias devem ser pagas 02

dias úteis antes da data de

início do gozo. A

CONVENIADA deve

solicitar o cálculo das férias

com no máximo 05 dias

úteis de antecedência.

O prazo de processamento dos

cálculos e documentos legais

pelo IBRATI é de 03 dias úteis.

Documentos para o

INSS (cartas de

referência, declarações

salariais)

Documentos de

aposentadoria, afastamento

por doença, CAT e

processos de financiamento.

O prazo para processamento

dos documentos legais pelo

IBRATI é de 02 dias úteis.

Folha de pagamento

mensal

Conforme cronograma pré-

estabelecido no inicio da

operação, considerando-se a

data de pagamento da

CONVENIADA.

O prazo de processamento dos

cálculos e documentos legais

pelo IBRATI é de 05 dias úteis

Atendimento de

esclarecimento de

dúvidas via e-mail

Dúvidas gerais do processo

que não necessitem de

consulta jurídica

O prazo de retorno referente a

esclarecimentos de dúvidas por

parte do IBRATI é de 02 dias

úteis

Solicitação de

documentos do

prontuário do

profissional

*************************

*

O prazo de envio por parte do

IBRATI é de 02 dias úteis

VOLTA ÍNDICE

22

ibrati.org.br

7. PROCESSOS NÃO EXECUTADOS PELO IBRATI

Os processos abaixo não são executados pelo IBRATI, sendo de total

responsabilidade da CONVENIADA o controle e atendimento de todos os processos

legais necessários para realização dos mesmos.

Antecipação de valores para crédito aos profissionais ou recolhimento de

encargos;

Entrega de cópia da guia de INSS paga no sindicato da categoria;

Acompanhamento da unificação dos dados da folha e processos anuais (quando

a CONVENIADA possuir outros profissionais CLTs não processados pelo

IBRATI);

Manutenção, arquivo e atualização dos documentos legais sujeitos a fiscalização

(prontuário de profissional livro de inspeção do trabalho, encargos recolhidos,

como: INSS, FGTS, IRRF, contribuições sindical/assistencial);

Envio de telegrama aos profissionais referente aos processos executados;

Programas relacionados à Medicina e Segurança no Trabalho (PCMSO, PPRA,

Laudos ergométricos, CIPA, etc.);

Controle e apontamento de horas dos profissionais;

Acompanhamento de processos de CAT junto aos órgãos competentes;

Avaliação e acompanhamento de programas de cargos e salários;

Avaliação da necessidade, implantação e execução dos processos da CIPA;

Regularização de processos junto aos respectivos órgãos (ex. Regularização do

FGTS junto a CEF);

Execução de processos contábeis;

Controle do local fixo de trabalho para a aplicação da cláusula mais benéfica;

Acompanhamento das homologações dos profissionais fora da cidade de São

Paulo;

Solicitação do FAP junto a Receita Federal na implantação, bem como nas

renovações anuais;

Controle e arquivo dos comprovantes utilizados para a geração de valores

constantes na planilha de produção.

Documentação para autorização de descontos não previstos em lei - Todo

desconto não previsto em Lei deve ser autorizado pelo profissional, através de

uma “autorização de descontos”, que deverá ser solicitada pela CONVENIADA

ao profissional e arquivada pela mesma.

Contratação de deficientes físicos de acordo com determinação do artigo 93 da

Lei nº. 8.213/91 e o artigo 201 do Regulamento da Previdência Social.

Contratação de Menor Aprendiz conforme Decreto Nº 5.598, de 1º de

Dezembro de 2005.

VOLTA ÍNDICE