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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR

RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2011

Brasília, março/2012

Relatório de Gestão do exercício de 2011 apresentado aos órgãos de

controle interno e externo como prestação de contas ordinárias anual a

que esta Unidade está obrigada nos termos do art. 70 da Constituição

Federal, elaborado de acordo com as disposições da Instrução

Normativa TCU nº 63/2010, da Decisão Normativa TCU nº 117/2011 e

da Portaria-TCU nº 123/2011 e das orientações do órgão de controle

interno.

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SUMÁRIO

1 – INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR.............................................................................................................................................3 2 – INFORMAÇÕES SOBRE O PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DA SGEX, CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADE4 2.1) Responsabilidades institucionais da SGEX.....................................................................................4 2.2) Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais...................................................5 2.3) Programas de Governo sob a responsabilidade do SGEX...............................................................6 2.4) Desempenho Orçamentário e Financeiro.........................................................................................7 3 – INFORMAÇÕES SOBRE O RECOLHIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS.................................................................................................................7 4 – INFORMAÇÕES SOBRE A MOVIMENTAÇÃO E OS SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES...............................................................................................................7 5 – INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE...........................................7 a) Composição do quadro de servidores ativos......................................................................................7 c) Composição do quadro de estagiários..............................................................................................10 d) Custos associados à manutenção de recursos humanos...................................................................7 e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços............................................10 f) Indicadores gerenciais sobre recursos humanos................................................................................10 6 – INFORMAÇÃO SOBRE AS TRANSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, CONTRATO DE REPASSE, TERMO DE PARCERIA, TERMO DE COOPERAÇÃO, TERMO DE COMPROMISSO OU OUTROS ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES, VIGENTES NO EXERCÍCIO DE REFERÊNCIA..............................................................................11 7 – DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES A CONTRATOS E CONVÊNIOS OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS – SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA – SICONV, CONFORME ESTABELECE O ARTIGO 19 DA LEI 12.309/2010.........11 8 – INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730/1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS..........................................................................................................................11 9 – INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO.............................................................................................................................................11 10 – INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS...............................................................11 11 – INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DA SGEX, CLASSIFICADO COMO “BENS DE USO ESPECIAL”, DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS.........................................................12 12 – INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) DA SGEX....................................................................................................................................................12 13 – INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS 5.355/2005 E 6.370/2008............................................................................................................................................12 14 – INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA.............................................................12 15 – INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO OU JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO.................................................................................................................................12 16 – INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO, APRESENTANDO JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃOACATAMENTO........................................................................................................12 17 – OUTRAS INFORMAÇÕES CONSIDERADAS RELEVANTES..............................................12

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LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS CDO - Coordenação-Geral de Documentação Diplomática CGPLAN - Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo CGU – Controladoria-Geral da União CISET - Secretaria de Controle Interno CMOR - Coordenação-Geral de Modernização COF - Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças CPAT - Coordenação de Patrimônio DA - Departamento de Administração DAEX - Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior DCD - Departamento de Comunicações e Documentação DN – Decisão Normativa DP - Divisão do Pessoal DPAG - Divisão de Pagamentos DSE - Departamento do Serviço Exterior DSG - Divisão de Serviços Gerais IN – Instrução Normativa DTA - Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento LOA – Lei Orçamentária Anual MRE – Ministério das Relações Exteriores Port. – Portaria RG – Relatório de gestão RISE – Regimento Interno da Secretaria de Estado SAMS - Serviço de Assistência Médica e Social SERE – Secretaria de Estado das Relações Exteriores SGEX – Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior TCU – Tribunal de Contas da União

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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR

UNIDADE GESTORA 2400.30 / 00001

RELATÓRIO DE GESTÃO (EXERCÍCIO DE 2011)

1 – INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA

QUADRO A.1.1 - IDENTIFICAÇÃO DA UJ – RELATÓRIO DE GESTÃO INDIVIDUAL

Poder e Órgão de Vinculação Poder: Executivo Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores Código SIORG: 000263

Identificação da Unidade Jurisdicionada consolidadora Denominação completa: Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior Denominação abreviada: SGEX

Código SIORG: 001990 Código LOA: 35101-MRE Código SIAFI: 2400.30 Situação: ativa Natureza Jurídica: 101-5 – Órgão Público do Poder Executivo Federal

Principal Atividade: Administração (Pessoal, Patrimonial, Orçamentária e Financeira) Código CNAE: 7511-6 Telefones/Fax de contato: (061) 3411-6201 (061) 3411-6202 (061) 3411-8686 E-mail: [email protected] Página na Internet: http:// www.mre.gov.br Endereço Postal: Ministério das Relações Exteriores, Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo I, 2° andar, CEP: 70.170-900, Brasília-DF.

Normas relacionadas às Unidades Jurisdicionadas Normas de criação e alteração das Unidades Jurisdicionadas Decreto n. 7.304, de 22 de setembro de 2010, que aprovou a Estrutura Regimental da Secretaria de Estado das Relações Exteriores; Manual de Patrimônio e Inventário–Revisão 2006 Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura das Unidades Jurisdicionadas Portaria nº 212, de 30 de abril de 2008, que publicou o Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores (RISE), publicada no Diário Oficial da União de 6 de maio de 2008. Manuais e publicações relacionadas às atividades das Unidades Jurisdicionadas Administração dos Postos - GAP 2008; Manual de Patrimônio e Inventário - Revisão 2006; Diário Oficial da União.

Unidades Gestoras e Gestões Relacionadas às Unidades Jurisdicionadas Unidades Gestoras Relacionadas às Unidades Jurisdicionadas

Código SIAFI Nome 2400.05 Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças 2400.10 Departamento de Comunicações e Documentação 2400.09 Departamento do Serviço Exterior 2400.13 Divisão de Serviços Gerais

Não aplicável. Coordenação-Geral de Licitações 2400.21 Coordenação de Patrimônio

Gestões relacionadas às Unidades Jurisdicionadas Código SIAFI Nome

00001 Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças

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00001 Coordenação de Patrimônio 00001 Divisão de Serviços Gerais 00001 Departamento do Serviço Exterior 00001 Departamento de Comunicações e Documentação

Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAFI da Gestão

Não aplicável. Não aplicável.

2 – INFORMAÇÕES SOBRE O PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DA UNIDADE, CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES 2.1. Responsabilidades institucionais da unidade

2.1.1. Competência

Compete à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior (SGEX): (I) assessorar o Secretário-Geral das Relações Exteriores no trato de todos os aspectos administrativos relacionados com a execução da política exterior; (II) coordenar a execução de política administrativa do Ministério das Relações Exteriores.

À Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças (COF), subordinada à SGEX, compete (I) orientar as Unidades Gestoras na apresentação das necessidades orçamentárias anuais; (II) descentralizar créditos orçamentários e recursos financeiros às Unidades Gestoras e coordenar sua execução de despesas; (III) realizar estudos para instruir decisões sobre as 5 prioridades de despesa e a compatibilidade da execução orçamentária e financeira com os objetivos da política exterior; (IV) acompanhar a arrecadação da renda consular e da renda cultural.

Ao Departamento de Comunicações e Documentação (DCD), subordinado à SGEX,

compete (I) modernização contínua da infra-estrutura de informática e de comunicações do Ministério mediante a aquisição de equipamentos de informática, de aparelhos de fac-símile, scanners e aparelhos de telefonia; (II) o pagamento de contratos de manutenção, assistência técnica, instalação e “lease” de sistemas de informática para atividades correntes na SERE e no Exterior; (III) o constante aperfeiçoamento e desenvolvimento de sistemas de informática em benefício de todas as áreas do Itamaraty; (IV) a cobertura, no exterior, de despesas com aluguel de equipamentos destinados a facilitar as atividades de apoio a visitas presidenciais e de altas autoridades do Ministério das Relações Exteriores; e (V) o constante aprimoramento da guarda, da catalogação e do atendimento às consultas ao acervo bibliográfico e documental do Ministério.

Ao Departamento do Serviço Exterior (DSE), subordinado à SGEX, compete (I) a

administração de recursos humanos do Ministério das Relações Exteriores, de maneira a assegurar a formulação e execução da política exterior do Brasil, a manutenção das relações diplomáticas e a promoção dos interesses do Estado e da sociedade brasileira no exterior, (II) planejar, coordenar e supervisionar as atividades de formulação e execução da política de pessoal, os processos de remoção e lotação, (III) executar processos de pagamentos e de assistência médica e social, observando a orientação do órgão central do SIPEC, ao qual se vincula tecnicamente como órgão setorial.

À Divisão de Serviços Gerais (DSG), subordinada à SGEX, compete a administração da infra-estrutura da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, e agrega despesas de natureza administrativa que não podem ser apropriadas em ações finalísticas, nem a um programa finalístico.

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A Coordenação-Geral de Licitação é a unidade administrativa, subordinada ao Departamento de Administração, responsável pela coordenação dos processos de licitações.

À Coordenação de Patrimônio (CPAT), subordinada à SGEX, compete o planejamento e

supervisão das atividades de administração de patrimônio dos órgãos do Ministério, no País e no exterior.

2.1.2. Objetivos estratégicos

(I) Coordenar a execução da política administrativa do MRE, de modo a possibilitar a

execução da Política Externa Nacional. (II) Aprimorar os métodos de gerenciamento e supervisão das atividades relacionadas com a administração de material e do patrimônio, incluindo a aquisição no Brasil de material padronizado para os Postos no exterior e serviços gerais de apoio administrativo no Brasil e de apoio à Comissão Permanente de Inventário. (III) Prover meios e sistemas de tecnologia da informação para a Secretaria de Estado e Postos no exterior. Desenvolver programas de elaboração, transmissão e salvaguarda de informação oficial. Manter, preservar e divulgar o acervo bibliográfico do MRE. (IV) recrutar e capacitar pessoal e promover maior eficiência na lotação e movimentação dos servidores e na formalização e publicação de atos diversos. 2.2) Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais

2.2.1. Análise do andamento do plano estratégico da unidade ou do órgão em que a

unidade esteja inserida:

A Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior, por meio de suas unidades subordinadas, tem logrado satisfazer às demandas da Secretaria de Estado e dos Postos no que se refere ao provimento dos meios materiais e sistêmicos necessários à manutenção, modernização e ampliação da infra-estrutura física, inclusive de redes de informática, e de pessoal, condizente com a expansão geográfica e dos temas de política externa brasileira. Ao mesmo tempo, sua atuação tem sido tolhida, em determinados casos, sobretudo nos processos licitatórios, no sentido de tempestivamente assegurar a ampliação e renovação de materiais e serviços. Os entraves jurídico-burocráticos externos ao expedito encaminhamento de processos têm ocasionalmente limitado a capacidade da SGEX de cumprir a contento suas metas estratégicas.

2.2.2. Análise do Plano de Ação referente ao exercício a que se referir o relatório de gestão:

Estabeleceu-se, como Plano de Ação, dar prosseguimento ao processo de modernização e ampliação da infra-estrutura física e de pessoal, para fazer face às novas demandas da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, em razão da crescente atuação da política externa brasileira no cenário internacional. Por sua vez, decidiu-se pela manutenção da estrutura de apoio administrativo da unidade, considerando as demandas da Secretaria de Estado das Relações Exteriores.

Nesse sentido, no âmbito do Departamento do Serviço Exterior, a Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento (DTA) promoveu, ao longo de 2011, ações de capacitação técnica do quadro de servidores lotados no Brasil e no Exterior. O CHSE – Curso de Habilitação para o Serviço Exterior – composto de aulas e palestras com o objetivo de capacitar Diplomatas, Oficiais de Chancelaria e Assistentes de Chancelaria, bem como os servidores de nível superior e médio do Plano de

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Classificação de Cargos (PCC) para o exercício de funções no exterior, capacitou 221 servidores em 2011.

A DTA disponibilizou cursos dos idiomas inglês, espanhol, francês, italiano, chinês, russo, alemão, japonês, hebraico, polonês, persa e árabe. As turmas são abertas aos servidores de todas as carreiras lotados no MRE. Em 2011, 192 servidores foram capacitados nos idiomas oferecidos. No exterior, a DTA custeia cursos de idiomas realizados pelos servidores do Serviço Exterior Brasileiro e pelos integrantes do Plano de Classificação de Cargos (PCC) lotados nos Postos. No ano de 2011, 238 servidores participaram de cursos de 23 idiomas. No âmbito do Departamento de Comunicações e Documentação, destaque-se a migração do servidor de correio eletrônico MS EXCHANGE SERVER 2007 -> 2010. Esta operação nivelou a experiência do usuário quando da utilização tanto do aplicativo desktop (MS OUTLOOK) quanto da interface web. Além disso, teve seqüência o desenvolvimento do Sistema de Gestão Financeira (SIGEF). Atualmente em sua 5º Fase, o SIGEF já se encontra integrado ao Escritório Financeiro e processa DRF's. No Setor de Atualização no Uso de Sistemas (SAU) foram ministrados um total de 32 cursos (24 de Exped-Clic, 4 de Windows XP, 1 de Word Básico, 1 de Internet e correio eletrônico, 14 1 de Excel e 1 de Excel Intermediário), habilitando 205 funcionários para o uso desses programas (177 para Exped-Clic, 13 para Windows XP, 4 para Word Básico, 3 para Internet e correio eletrônico 4 para Excel e 4 para Excel Intermediário). Pode-se destacar também o processo de “siafização” dos principais Postos da rede diplomática brasileira, em que pese seu caráter de atividade meio. Esta ação constitui um dos objetivos primordiais da COF, cujo resultado tem sido alcançado a contento, tendo em vista que, em 2011, 17 postos foram interligados ao SIAFI.

Finalmente, no âmbito do Departamento de Administração, a Divisão de Serviços Gerais estabeleceu, como Plano de Ação, a manutenção da estrutura de apoio administrativo da unidade, considerando as novas demandas da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Note-se que a DSG gerencia atualmente 90 contratos, e, em sua estrutura interna, conta com setores cuja competência relaciona-se diretamente com o suporte administrativo do Ministério das Relações Exteriores, tais como: setor de compras diretas, almoxarifado, garagem e oficina, setor de apoio administrativo, setor de portaria e limpeza, setor de guarda e proteção, setor de telefonia e setor de moradias funcionais. A execução financeira encerrou-se exitosamente, em que pese o recebimento tardio da última fatia de recursos orçamentários e financeiros. Em razão de ter recebido quantidade inferior de recursos em relação ao que havia sido previsto pela Unidade, não foi possível liquidar completamente os compromissos contratuais, dificuldade que foi superada em janeiro de 2012 com o recebimento de recursos em exercícios anteriores.

É importante observar, por fim, que houve melhorias significativas em todas as áreas de atuação da Divisão. Os pagamentos têm sido efetuados tempestivamente e as despesas executadas como despesas de exercícios anteriores relativas ao exercício de 2011 foram as menores dos últimos anos. A fim de cumprir as funções de sua alçada, a DSG recebeu, no exercício de 2011, R$ 55.992.355,87 em créditos orçamentários. Desse total foram aplicados R$ 55.797.408,88, o que resultou na aplicação de 99,65% do orçamento recebido.

2.3. Programas de Governo sob a responsabilidade da SGEX

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades COF, DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento.

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2.4. Desempenho Orçamentário e Financeiro

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades COF, DCD, DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 3 – INFORMAÇÕES SOBRE O RECOLHIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 4 – INFORMAÇÕES SOBRE A MOVIMENTAÇÃO E OS SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades DCD, DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 5 – INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE a) Composição do quadro de servidores ativos

Quadro A.5.1 – Força de Trabalho da SGEX – Situação apurada em 31/12 Quantidade Lotação

Tipologias dos Cargos Autorizada Efetiva

Ingressos no exercício

Egressos no exercício

1. Servidores em cargos efetivos (1.1 + 1.2) 418 418 145 138

1.1. Membros de poder e agentes políticos

- - - -

1.2. Servidores de Carreira (1.2.1+1.2.2+1.2.3+1.2.4) 418 418 145 138

1.2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão

400 400 145 138

1.2.2. Servidores de carreira em exercício descentralizado

14 14 - -

1.2.3. Servidores de carreira em exercício provisório

- -

1.2.4. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas

4 4 1 1

2. Servidores com Contratos Temporários 2 2 2

3. Total de Servidores (1+2) 420 420 148 139

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Fonte: SGRH

Quadro A.5.2 – Situações que reduzem a força de trabalho do MRE – Situação em 31/12

Tipologias dos afastamentos Quantidade de pessoas na situação em 31 de dezembro

1. Cedidos (1.1+1.2+1.3) 102 1.1. Exercício de Cargo em Comissão 40 1.2. Exercício de Função de Confiança 8 1.3. Outras situações previstas em leis específicas

(especificar as leis) 54

(Dec. 4.050/2001) 2. Afastamentos (2.1+2.2+2.3+2.4) 1880

2.1. Para Exercício de Mandato Eletivo 0 2.2. Para Estudo ou Missão no Exterior 1876 2.3. Para Serviço em Organismo Internacional 4 2.4. Para Participação em Programa de Pós-Gradução

Stricto Sensu no País 0 3. Removidos (3.1+3.2+3.3+3.4+3.5) 472 3.1. De oficio, no interesse da Administração 465 3.2. A pedido, a critério da Administração 0 3.3. A pedido, independentemente do interesse da

Administração para acompanhar cônjuge/companheiro

0

3.4. A pedido, independentemente do interesse da Administração por Motivo de saúde

2

3.5. A pedido, independentemente do interesse da Administração por Processo seletivo

5

4. Licença remunerada (4.1+4.2) 2 4.1. Doença em pessoa da família 1 4.2. Capacitação 1

5. Licença não remunerada (5.1+5.2+5.3+5.4+5.5) 58 5.1. Afastamento do cônjuge ou companheiro 15 5.2. Serviço militar 0 5.3. Atividade política 0 5.4. Interesses particulares 42 5.5. Mandato classista 1

6. Outras situações (Especificar o ato normativo) 0 7. Total de servidores afastados em 31 de dezembro

(1+2+3+4+5+6) 2040 Fonte: SGRH

Quadro A.5.3 – Detalhamento estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da SGEX (Situação em 31 de dezembro)

Lotação Tipologias dos cargos em comissão e das funções gratificadas Autorizada Efetiva


Egressos no exercício

1. Cargos em comissão 50 25 24 1.1. Cargos Natureza Especial 0 0 0 0 1.2. Grupo Direção e Assessoramento

superior 50 46 0 0

1.2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão 44 - 0 0

1.2.2. Servidores de carreira em exercício descentralizado 2 - 0 0

1.2.3. Servidores de outros órgãos e esferas 1 - 0 0

1.2.4. Sem vínculo 0 - 0 0 1.2.5. Aposentados 0 - 0 0

2. Funções gratificadas 103 101 98 98 2.1. Servidores de carreira vinculada 100 - 98 98

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ao órgão 2.2. Servidores de carreira em

exercício descentralizado 1 - 0 0

2.3. Servidores de outros órgãos e esferas 0 - 0 0

3. Total de servidores em cargo e em função (1+2) 153 147 25 24

Fonte:

Quadro A.5.4 – Quantidade de servidores da SGEX por faixa etária - Situação apurada em 31/12 Quantidade de Servidores por Faixa Etária

Tipologias do Cargo Até 30 anos

De 31 a 40 anos

De 41 a 50 anos

De 51 a 60 anos Acima de 60 anos

1. Provimento de cargo efetivo 71 82 55 135 71 1.1. Membros de poder e agentes

políticos

1.2. Servidores de Carreira 71 82 55 135 71 1.3. Servidores com Contratos

Temporários

2. Provimento de cargo em comissão 1 1 2.1. Cargos de Natureza Especial 2.2. Grupo Direção e Assessoramento

Superior 1 1 2.3. Funções gratificadas

3. Totais (1+2) 71 82 55 136 72 Fonte: SGRH

Quadro A.5.5 – Quantidade de servidores da SGEX por nível de escolaridade - Situação apurada em 31/12

Quantidade de pessoas por nível de escolaridade Tipologias do Cargo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Provimento de cargo efetivo 202 216

1.1. Membros de poder e agentes políticos 1.2. Servidores de Carreira 202 216 1.3. Servidores com Contratos Temporários

2. Provimento de cargo em comissão 2 2.1. Cargos de Natureza Especial 2.2. Grupo Direção e Assessoramento

Superior 2

2.3. Funções gratificadas 3. Totais (1+2) 202 218 LEGENDA Nível de Escolaridade 1 - Analfabeto; 2 - Alfabetizado sem cursos regulares; 3 - Primeiro grau incompleto; 4 - Primeiro grau; 5 - Segundo grau ou técnico; 6 - Superior; 7 - Aperfeiçoamento / Especialização / Pós-Graduação; 8 – Mestrado; 9 – Doutorado/Pós Doutorado/PhD/Livre Docência; 10 - Não Classificada.

b) Composição do quadro de servidores inativos

Quadro A.5.6 - Composição do Quadro de Servidores Inativos do MRE - Situação apurada em 31 de dezembro

Quantidade Regime de proventos / Regime de aposentadoria De Servidores

Aposentados até 31/12 De Aposentadorias iniciadas no

exercício de referência 1. Integral

1.1 Voluntária 925 55 1.2 Compulsória 176 2

10

1.3 Invalidez Permanente 55 1 1.4 Outras 18

2. Proporcional 2.1 Voluntária 210 2.2 Compulsória 35 5 2.3 Invalidez Permanente 9 2.4 Outras

3. Totais (1+2) 1428 63 Fonte: SIAPE

Quadro A.5.7 - Composição do Quadro de Instituidores de Pensão do MRE - Situação apurada em 31/12

Quantidade de Beneficiários de Pensão Regime de proventos do servidor instituidor Acumulada até 31/12 Iniciada no exercício de

referência 1. Aposentado

1.1. Integral 569 24 1.2. Proporcional 64 3

2. Em Atividade 396 17 3. Total (1+2) 1029 44 Fonte: SIAPE

c) Composição do quadro de estagiários

Quadro A.5.8 - Composição do Quadro de Estagiários do MRE Quantitativo de contratos de estágio vigentes

Nível de escolaridade 1º Trimestre 2º Trimestre 3º Trimestre 4º Trimestre

Despesa no exercício (em R$ 1,00)

1. Nível superior 1.1 Área Fim 1.2 Área Meio 365 393 407 421

2. Nível Médio 2.1 Área Fim 2.2 Área Meio 10 10 10 10

3. Total (1+2) 375 403 417 431 56.913,75 Fonte:

d) Custos associados à manutenção de recursos humanos

As informações relativas a este item estão consubstanciadas no Relatório de Gestão da unidade DSE, que é parte deste Relatório de Gestão e encontra-se anexado ao final deste documento. e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades DCD e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. f) Indicadores gerenciais sobre recursos humanos

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As informações relativas a este item estão consubstanciadas no Relatório de Gestão da unidade DSE, que é parte deste Relatório de Gestão e encontra-se anexado ao final deste documento. 6 – INFORMAÇÃO SOBRE AS TRANSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, CONTRATO DE REPASSE, TERMO DE PARCERIA, TERMO DE COOPERAÇÃO, TERMO DE COMPROMISSO OU OUTROS ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES, VIGENTES NO EXERCÍCIO DE REFERÊNCIA

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades DCD e DSE, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 7 – DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES A CONTRATOS E CONVÊNIOS OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS – SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA – SICONV, CONFORME ESTABELECE O ARTIGO 19 DA LEI 12.309/2010

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 8 – INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730/1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS

Todos os ocupantes de Cargos de Direção e Assessoramento da SGEX entregaram suas declarações de bens e de rendas ao Senhor Chefe da Divisão do Pessoal, que as encaminhou à Secretaria de Controle Interno até o dia 15 de fevereiro de 2011, em atendimento ao memorando CISET nº 26/2011. 9 – INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades CPAT, DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 10 – INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades CPAT, DCD e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento.

12

11 – INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DA SGEX, CLASSIFICADO COMO “BENS DE USO ESPECIAL”, DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades CPAT e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 12 – INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) DA SGEX

As informações relativas a este item estão consubstanciadas no Relatório de Gestão da unidade DCD, que é parte deste Relatório de Gestão e encontra-se anexado ao final deste documento. 13 – INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS 5.355/2005 E 6.370/2008

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 14 – INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA

Não houve ocorrências no período. 15 – INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO OU JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades DCD, DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 16 – INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO, APRESENTANDO JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO ACATAMENTO

As informações relativas a este item estão consubstanciadas nos Relatórios de Gestão das unidades CPAT, DCD, DSE e DSG, que são parte deste Relatório de Gestão e encontram-se anexados ao final deste documento. 17 – OUTRAS INFORMAÇÕES CONSIDERADAS RELEVANTES

Estão compilados, neste Relatório de Gestão, as informações concernentes à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior como um todo, deixando sob a forma dos anexos a seguir, a cargo de cada unidade jurisdicionada – a saber, COF, DCD, DSE, DSG, CLI e CPAT– a apresentação de suas próprias informações sob o formato de Relatório de Gestão requerido pela Portaria/TCU/ nº 123/2011.

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Anexo 1: Relatório de Gestão da Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças (COF).........14 Anexo 2: Relatório de Gestão do Departamento de Comunicações e Documentação (DCD)..34 Anexo3: Relatório de Gestão do Departamento do Serviço Exterior (DSE)............................70 Anexo 4: Relatório de Gestão da Divisão de Serviços Gerais (DSG).....................................105 Anexo 5: Relatório de Gestão da Coordenação de Licitações (CLI)......................................174 Anexo 6: Relatório de Gestão da Coordenação de Patrimônio (CPAT).................................176 Anexo 7: Informação complementar do Departamento de Administração.............................188

14

COORDENAÇÃO-GERAL DE ORÇAMENTO E FINANÇAS

COF

RELATÓRIO DE GESTÃO

Brasília, fevereiro de 2012

15

SUMÁRIO

1. PARTE A, ITEM 1, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010...........................6 1.1 Relatório de Gestão Individual....................................................................................6 1.2 Relatório de Gestão Consolidado..........................................................................................7 1.3 Relatório de Gestão Agregado..............................................................................................7 1.4 Relatório de Gestão consolidado e Agregado.......................................................................7 2. PARTE A, ITEM 2, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010...........................7 2.1 Responsabilidades institucionais da unidade.........................................................................7 2.2. Estratégia de atuação frente às responsabilidades institucionais...........................................8 2.3 Programas de governo sob a responsabilidade da unidade...................................................8 2.3.1 Execução dos programas de Governo sob responsabilidade da UJ...................................8 2.3.2. Execução física das ações realizadas pela UJ...................................................................8 2.4. Desempenho Orçamentário/Financeiro .............................................................................8 2.4.1. Programação Orçamentária da Despesa..........................................................................8 2.4.2. Programação de Despesas Correntes.............................................................................10 2.4.3. Programação de Despesas de Capital............................................................................11 2.4.3.1. Quadro Resumo da Programação de Despesas.............................................................11 2.4.3.2. Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa...................................................11 2.4.4. Execução Orçamentária da Despesa..............................................................................15 2.4.5. Despesas Correntes por Grupo/Elemento de Despesa dos créditos recebidos por movimentação............................................................................................................................15 2.4.6. Despesas de Capital por Grupo/Elemento de Despesa dos créditos recebidos por movimentação............................................................................................................................15 2.4.7 Indicadores Institucionais.................................................................................................15 3. PARTE A, ITEM 3, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.........................15

4. PARTE A, ITEM 4, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.........................15 5. PARTE A, ITEM 5, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.........................15

6. PARTE A, ITEM 6, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010........................15 7. PARTE A, ITEM 7, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010........................16 8. PARTE A, ITEM 8, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010........................16 9. PARTE A, ITEM 9, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010........................16 10. PARTE A, ITEM 10 DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010......................16

11. PARTE A, ITEM 11, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.....................16

12. PARTE A, ITEM 12, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.....................16 13. PARTE A, ITEM 13, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.....................16

14. PARTE A, ITEM 14, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.....................16 15. PARTE A, ITEM 15, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.....................16

16. PARTE A, ITEM 16, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.....................16 17. PARTE B, ITEM I, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.......................17 17.1 Declaração do Contador Atestando a Conformidade das Demonstrações Contábeis.......17 18. PARTE B, ITEM 2, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.......................19 19. PARTE B, ITEM 3, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.......................19 20. PARTE B, ITEM 4, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.......................19 21. PARTE C, ITEM I, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.......................19

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22. PARTE C, DO ITEM 5, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010................19 23. PARTE C, ITEM 7, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.......................19 24. PARTE C, ITEM 10, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.....................19 25. PARTE C, ITEM 12, DO ANEXO II DA DN TCU Nº Nº 108, DE 24/11/2010................19 26. PARTE C, DO ITEM 16, DO ANEXO II DA DN TCU Nº Nº 108, DE 24/11/2010.........19 27. PARTE C, ITEM 19, DO ANEXO II DA DN TCU Nº Nº 108, DE 24/11/2010................19 28. PARTE C, ITEM 30, DO ANEXO II DA DN TCU Nº Nº 108, DE 24/11/2010................19 29. PARTE C, ITEM 37, DO ANEXO II DA DN TCU Nº Nº 108, DE 24/11/2010................19 30. PARTE C, ITEM 38, DO ANEXO II DA DN TCU Nº Nº 108, DE 24/11/2010................19

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LISTA DE QUADROS E TABELAS

1. Quadro A.1.1 - Identificação da UJ – Relatório de Gestão Individual 2. Quadro A.2.2 - Execução Física das ações realizadas pela UJ 3. Quadro A.2.3 – Identificação das Unidades Orçamentárias 4. Quadro A.2.4 – Programação de Despesas Correntes 5. Quadro A.2.5 – Programação de Despesas de Capital 6. Quadro A.2.6 - Quadro Resumo da Programação de Despesas e da Reserva de Contingência 7. Quadro A.2.7 – Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa 8. Quadro B.1.1 - Declaração Plena do Contador

18

Introdução

O presente relatório de gestão inclui a identificação da Unidade Jurisdicionada (UJ), as responsabilidades institucionais da unidade, a estratégia de atuação frente às responsabilidades institucionais, os programas de governo sob responsabilidade da unidade e a execução física das ações realizadas pela UJ. Na análise do desempenho orçamentário/financeiro, abordou-se a programação orçamentária da despesa, a programação de despesas correntes e a programação de despesas de capital. Examinou-se a movimentação orçamentária por grupo de despesa, a execução orçamentária da despesa e os indicadores institucionais. Finalmente, foi anexada declaração do Contador atestando a conformidade das demonstrações contábeis. Os itens da lista de diretrizes do TCU que não foram abordados não se aplicam à realidade desta Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças.

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COORDENAÇÃO-GERAL DE ORÇAMENTO E FINANÇAS UNIDADE GESTORA 240005 / 00001


(EXERCÍCIO DE 2011) 1. PARTE A, ITEM 1, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010. 1.1 Relatório de Gestão Individual

QUADRO A.1.1 - IDENTIFICAÇÃO DA UJ – RELATÓRIO DE GESTÃO INDIVIDUAL

Poder e Órgão de Vinculação Poder: Executivo Federal Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores Código SIORG: 263

Identificação da Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças Denominação abreviada: COF Código SIORG: 001748 Código LOA: 35101 Código SIAFI: 240005 Situação: Ativa Natureza Jurídica: Unidade Orçamentária e Financeira descentralizadora do Poder Executivo Federal, Administração Direta. Ministério das Relações Exteriores. Principal Atividade: Execução Orçamentária e Financeira do Ministério das Relações Exteriores – MRE Código CNAE: Telefones/Fax de contato: (061) 3411-8361 FAX (061) 3411-6677 E-mail: [email protected] Página na Internet: http://www.mre.gov.br Endereço Postal: Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo I, 6º andar, sala 634, CEP 70.170-900 – Brasília-DF

Normas relacionadas à Unidade Jurisdicionada A estrutura de funcionamento do Ministério das Relações Exteriores decorre do Decreto nº 5.032, de 5/04/2004 Outras normas infra-legais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada - Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada - Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome

- - Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome - -


- -

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1.2 Relatório de Gestão Consolidado

Não se aplica.

1.3 Relatório de Gestão Agregado

Não se aplica.

1.4 Relatório de Gestão consolidado e Agregado

Não se aplica.

2. PARTE A, ITEM 2, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010

2.1 Responsabilidades institucionais da unidade:

I. Competência Institucional:

Compete à Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças, conforme o Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores:

I – participar na elaboração do projeto de Lei de Diretrizes Orçamentárias anual;

II - participar na elaboração do projeto de Lei de Orçamento anual;

III - orientar as Unidades Gestoras na apresentação das necessidades orçamentárias anuais;

IV – encaminhar propostas de créditos adicionais ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e acompanhar o andamento;

V - descentralizar os créditos orçamentários e recursos financeiros às Unidades Gestoras e coordenar sua execução de despesas;

VI - realizar estudos para instruir decisões sobre as prioridades de despesas e a compatibilidade da execução orçamentária e financeira com os objetivos da política exterior;

VII - gerir as dotações destinadas ao pagamento de contribuições a organismos internacionais e da dívida externa;

VIII - distribuir e controlar as estampilhas consulares;

IX - acompanhar e controlar a arrecadação da renda consular pelos Postos no exterior;

X - distribuir os recibos destinados ao controle da renda cultural; e

XI - acompanhar a arrecadação da renda cultural.

21

XII - prestar assistência, orientação e apoio técnicos aos ordenadores de despesa e responsáveis por bens, direitos e obrigações do MRE ou pelos quais responda;

XIII - verificar a conformidade de suporte documental efetuada pelas unidades gestoras;

XIV - com base em apurações de atos e fatos inquinados de ilegais ou irregulares, efetuar os registros pertinentes e adotar as providências necessárias à responsabilização do agente, comunicando o fato à autoridade a quem o responsável esteja subordinado e ao órgão ou unidade do Sistema de Controle Interno do MRE a que estejam jurisdicionados;

XV - analisar balanços, balancetes e demais demonstrações contábeis das unidades gestoras jurisdicionadas;

II. Objetivos estratégicos:

À luz das competências acima coligidas, os objetivos estratégicos da COF, na sua condição de setorial orçamentária, compreendem grosso modo medidas com vistas a compatibilizar o orçamento do MRE a suas finalidades institucionais, assegurar a descentralização expedita de créditos orçamentários e de recursos financeiros às UG´s desta pasta, administrar e controlar as rendas consular e cultural, apoiar e orientar os ordenadores de despesa e controlar a conformidade de suporte documental apresentado pelas UG´s.

2.2. Estratégia de atuação frente às responsabilidades institucionais:

I. Análise do andamento do plano estratégico da unidade ou órgão em que a unidade esteja inserida:

A unidade está inserida na estrutura da Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior (SGEX) do Ministério das Relações Exteriores, cuja competência compreende, entre outras atribuições, coordenar a execução da política administrativa do MRE. Por se tratar de setorial orçamentária, a UJ tem como finalidade precípua executar ações de descentralização orçamentária e financeira, sem prejuízo das demais competências previstas no Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Figuram com proeminência no plano estratégico da UJ a otimização dos recursos humanos, de forma a imprimir maior celeridade às operações de descentralização orçamentária e financeira, bem como a continuidade, em atendimento a orientações emanadas do TCU, do processo de “siafização” de embaixadas, missões e repartições consulares brasileiras no exterior. Em 2011, foram interligados ao SIAFI 17 postos, que se somaram a outros 27 “siafizados” em exercícios anteriores.

II. Análise do plano de ação da unidade referente ao exercício a que se refere o relatório de gestão:

Em razão da sua condição de setorial contábil, a COF/MRE não possui plano de ação relativo a atividades finalísticas. O citado processo de “siafização” dos principais Postos da rede diplomática brasileira, em que pese seu caráter de atividade meio, constitui ação central da UJ, cujo objetivo tem sido alcançado a contento, tendo em vista que, em 2011, 17 postos foram interligados ao SIAFI.

2.3 Programas de governo sob a responsabilidade da unidade:

22

2.3.1 Execução dos programas de Governo sob responsabilidade da UJ:

A COF não é responsável pela execução, em sua totalidade, de um programa de Governo.

2.3.2. Execução física das ações realizadas pela UJ:

Está a cargo desta UJ a ação 8495 – Eventos Internacionais Oficiais, que beneficiou um total de 8 eventos em 2011, de um total de 13 previstos na LOA. Em termos financeiros, os recursos financeiros disponibilizados perfizeram execução de 72%. Cumpre notar, a propósito, que a COF atua apenas como repassadora de recursos às áreas geográficas ou temáticas responsáveis pelo tratamento substantivo das iniciativas em apreço. Por essa razão, afigura-se tarefa difícil para esta UJ estimar com precisão o volume físico e as necessidades financeiras dos eventos a serem abrangidos pela citada ação durante cada exercício.

Quadro A.2.2 - Execução Física das ações realizadas pela UJ

Função Subfunção Programa Ação Tipo da

Ação Prioridade Unidade

de Medida

Meta prevista

Meta realizada

Meta a ser

realizada em 2012

07 211 0683 8495

A

4

Evento realizado/Unidade

13 8

05

Fonte: 2.4. Desempenho Orçamentário/Financeiro

2.4.1. Programação Orçamentária da Despesa

O Quadro A.2.4 revela que esta UJ procurou adequar a proposta orçamentária do MRE aos limites fixados pela SOF.

No caso de despesas com Pessoal e Encargos Sociais, verificou-se variação positiva de 5,6% de 2010 para 2011.

O item “Outras Despesas Correntes”, mesmo com a ampliação da rede de Postos do Itamaraty no exterior e a intensificação da participação da diplomacia brasileira nas múltiplas vertentes da agenda internacional, revela acréscimo de apenas 3% em relação a 2010. Ainda no tocante a esse grupo de despesa, vale assinalar a abertura de um crédito especial para a Organização e Realização da Conferência das Nações Unidas sobre Desenvolvimento Sustentável – Conferência Rio+20, no valor de R$ 196.150.000,00.

No que tange a “Despesas de Capital”, constantes do Quadro A.2.5, vale mencionar o remanejamento de dotações no valor de R$ 8 milhões, visando à aquisição de imóveis para instalação das residências das Embaixadas do Brasil em Pretória, na África do Sul (R$ 6,5 milhões) e em Gaborone, em Botswana (R$ 1,5 milhão).

No que se refere à Programação de Despesas e da Reserva de Contingência, constantes do Quadro A.2.6, cumpre registrar a alteração feita no âmbito do Congresso Nacional, por ocasião da apreciação do Projeto de Lei Orçamentária, cancelando a dotação proposta para a Aquisição de Imóvel para Instalação da Chancelaria da Embaixada do Brasil em Berlim, na Alemanha, no valor de R$ 60,5 milhões, transferindo-a para a Reserva de Contingência.

23

O quadro A.2.7 revela que o MRE foi beneficiário de significativo número de destaques, em sua maioria empregados no custeio de despesas realizadas por autoridades da Administração Federal em missões no exterior. O citado Quadro ressalta destaque de R$ 2 milhões oriundo do FNDE, repassado à Agência Brasileira de Cooperação, gestora desses recursos e responsável por sua destinação final. Quanto ao destaques concedidos, releva notar o significativo número de descentralizações para o Ministério da Defesa com o fim de sobrir despesas com a segurança de Postos no exterior, além das relacionadas à ação Cooperação Técnica Internacional, sob a responsabilidade da Agência Brasileira de Cooperação, à ação Assistência Especial no Exterior, sob a responsabilidade da Coordenação-Geral de Ações Internacionais de Combate à Fome. Há, também, registro de destaque no valor de R$ 1,425 milhão para o CNPQ, para pagamento de bolsas de estudo em parceria com o Instituto Rio Branco, gestor responsável pela ação orçamentária de origem.

Quadro A.2.3 – IDENTIFICAÇÃO DAS UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS

Denominação das Unidades Orçamentárias Código da UO Código SIAFI da UGO

Ministério das Relações Exteriores – Administração Direta 35101 240005 2.4.2 Programação de Despesas Correntes

Quadro A.2.4 – PROGRAMAÇÃO DE DESPESAS CORRENTES Valores em R$ 1,00

Grupos de Despesas Correntes 1 – Pessoal e Encargos

Sociais 2 – Juros e Encargos da

Dívida 3- Outras Despesas

Correntes Exercícios Exercícios Exercícios

Origem dos Créditos Orçamentários

2010 2011 2010 2011 2010 2011 Dotação proposta pela UO 936.087.998 996.529.598 - - 1.096.784.733 1.049.848.048 PLOA 936.087.998 996.529.598 - - 1.096.784.733 1.049.848.048 L

OA

LOA 936.087.998 996.529.598 - - 1.105.884.733 1.071.180.292 Suplementares 104.270.000 96.500.000 - - 3.858.296 8.169.000

Abertos - - - - 196.150.000 Especiais Reabertos - - - - - - Abertos - - - - 130.300.000 - Extraordinários Reabertos - - - - - - C

RÉ

DIT

OS

Créditos Cancelados -5.000.000 - - - -3.000.000 -1.040.000,00

Outras Operações - - - - - -

Total 1.035.357.998 1.093.029.598 - - 1.237.043.029 1.274.459.292

Fonte: SIAFI GERENCIAL 2.4.3 Programação de Despesas de Capital

Quadro A.2.5 – PROGRAMAÇÃO DE DESPESAS DE CAPITAL Valores em R$ 1,00

Grupos de Despesa de Capital 4 – Investimentos 5 – Inversões Financeiras 6- Amortização da Dívida

Exercícios Exercícios Exercícios Origem dos Créditos Orçamentários

2010 2011 2010 2011 2009 2010

LO A

Dotação proposta pela UO 90.300.000 64.165.000 5.000.000 63.100.000 - -

24

PLOA 90.300.000 64.165.000 5.000.000 63.100.000 - -

LOA 80.800.000 64.165.000 5.000.000 2.600.000 - - Suplementares - - - - - -

Abertos - 3.950.000 - 8.000.000 - - Especiais Reabertos - 77.000.000 - - -

Abertos - - - - - - Extraordinários Reabertos - - - - - - C

RÉ

DIT

OS

Créditos Cancelados - -8.000.000 - - - -

Outras Operações - - - - - -

Total 80.800.000 60.115.000 82.000.000 10.600.000 - -

Fonte: SIAFI GERENCIAL

2.4.3.1. Quadro Resumo da Programação de Despesas

Quadro A.2.6 - Quadro Resumo da Programação de Despesas e da Reserva de Contingência

Valores em R$ 1,00

Despesas Correntes Despesas de Capital 9 – Reserva de Contingência

Exercícios Exercícios Exercícios Origem dos Créditos Orçamentários

2010 2011 2010 2011 2010 2011 Dotação proposta pela UO 2.032.872.731 2.046.377.646 95.300.000 127.265.000 - - PLOA 2.032.872.731 2.046.377.646 95.300.000 127.265.000 - - L

OA

LOA 2.041.972.731 2.067.709.890 85.800.000 66.765.000 - 60.500.000

Suplementares 108.128.296 104.669.000 - - - Abertos - 196.150.000 - 11.950.000 - - Especiais Reabertos - - 77.000.000 - - Abertos 130.300.000 - - - - Extraordinários Reabertos - - - - - C

RÉ

DIT

OS

Créditos Cancelados -8.000.000 -1.040.000 - -8.000.000 - -

Outras Operações - - - -

Total 2.272.401.027 2.367.488.890 162.800.000 70.715.000 - 60.500.000

Fonte: SIAFI GERENCIAL

2.4.3.2. Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa

QUADRO A.2.7 – MOVIMENTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA POR GRUPO DE DESPESA

Valores em R$ 1,00

DESPESAS CORRENTES

Natureza da Movimentação

de Crédito

UG concedente

ou recebedora Classificação da ação

1 - Pessoal e Encargos

Sociais

2. Juros e

Energos da Dívida

3. Outras Despesas Correntes

Mov

imen

taçã

o In

tern

a

Con

cedi

dos

Não há

25

Rec

ebid

os

244001 - FUNAG 07573127923670001

ATIVIDADES DE ANÁLISE E DIVULGAÇÃO DA POLÍTICA EXTERNA BRASILEIRA, DE RELAÇÕES INTERNACIONAIS E DA HISTÓRIA DIPLOMÁTICA DO BRASIL - NACIONAL

12.864,00

DESPESAS CORRENTES


de Crédito

UG concedente


1 - Pessoal e Encargos

Sociais

2. Juros e

Energos da Dívida

3. Outras Despesas Correntes

110407 – COF/MD 07122075020000001 Administração da Unidade -

Nacional 3.584.705,24

153045 - UFC 07128068345720001

CAPACITAÇÃO DE SERVIDORES PÚBLICOS FEDERAIS EM PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO E REQUALIFICAÇÃO - NACIONAL

402.860,00

364102 - CNPQ 07128068500CC0001

CONCESSÃO DE BOLSAS DE ESTUDO A CANDIDATOS AFRO-DESCENDENTES À CARREIRA DIPLOMÁTICA - NACIONAL

1.425.000,00

110407 – COF/MD 07211068325360001

DEMARCAÇÃO DE FRONTEIRAS - NACIONAL

314.513,87

110407 – COF/MD

07211126462840001

RELAÇÕES E NEGOCIAÇÕES COM OS PAÍSES-MEMBROS DO MERCADO COMUM DO SUL - MERCOSUL E ASSOCIADOS - NACIONAL

57.183,59

110407 – COF/MD 07212068325330001

COOPERAÇÃO TÉCNICA INTERNACIONAL - NACIONAL

1.202.614,92

Con

cedi

dos

110407 – COF/MD 0721212642D280001

OPERAÇÕES DE ASSISTÊNCIA ESPECIAL NO EXTERIOR - NACIONAL

2.388.929,35

0300001 - TCU 01032055040180001

FISCALIZAÇÃO DA APLICAÇÃO DOS RECURSOS PÚBLICOS FEDERAIS - NACIONAL

3.010,70

040001 - STF 02061056563590001

APRECIAÇÃO E JULGAMENTO DE CAUSAS NO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL - NACIONAL

222.999,33

070001 - TSE 02122057022720001 GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO

DO PROGRAMA - NACIONAL

405,48

110060 - AGU

03122058022720001 GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO DO PROGRAMA - NACIONAL

2.479,18

110352 – SG/PR

0412110042E240001

FORMULAÇÃO, DESENVOLVIMENTO E CAPACITAÇÃO PARA PARTICIPAÇÃO SOCIAL - NACIONAL

2.250,40

110005 – AS/PR 04122075020000001

ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE - NACIONAL

3.112,60

170013 – SPOA/MF 04122075020000001


16.338,32

Mov

imen

taçã

o E

xter

na

Rec

ebid

os

320002 – COF/MME 04122075020000001


29.631,38

26

201002 – CGPOF/MP

04122100345060001

COORDENAÇÃO DO PROCESSO DE CAPTAÇÃO DE RECURSOS EXTERNOS DE ORGANISMOS FINANCEIROS MULTILATERAIS E GOVERNAMENTAIS BILATERAIS - NACIONAL

1.137,87

110235 - SDHPR

04122100486990001

GERENCIAMENTO DAS POLÍTICAS PÚBLICAS DE JUVENTUDE - NACIONAL

1.517,78

110235 - SDHPR


15.015,00

110235 - SDHPR


46.557,40

110407 – DPOF/MD 05122075020000001


3.349,40

200094 – COF/MJ

06212141323300001

NEGOCIAÇÃO DE ACORDOS DE COOPERAÇÃO INTERNACIONAL - NACIONAL

18.306,00

380012 - MTE

11333010625990002

FORMULAÇÃO, ARTICULAÇÃO E EXECUÇÃO DA POLÍTICA LABORALDE IMIGRAÇÃO E EMIGRAÇÃO - NO EXTERIOR

256.500,00

153978 - INEP

12362144940170001

EXAMES NACIONAIS DE HABILIDADES E COMPETÊNCIAS - NACIONAL

80.550,14

153173 – FNDE

12847144805090001

APOIO AO DESENVOLVIMENTO DA EDUCAÇÃO BÁSICA - NACIONAL

2.000.000,00

420041 – DRI/MinC

13391016746080001

RESGATE DA DOCUMENTAÇÃO HISTÓRICA DO BRASIL EXISTENTE NO EXTERIOR - NACIONAL

110.000,00

344042 - BN

13392016847940001

FOMENTO A PROJETOS CULTURAIS NA ÁREA DO LIVRO, DA LEITURA E DO CONHECIMENTO CIENTÍFICO, ARTÍSTICO E LITERÁRIO- NACIONAL

211.517,40

420041 – DRI/MinC 13392017313XX0002

FESTIVAL EUROPÁLIA - NO EXTERIOR

500.000,00

420041 – DRI/MinC

13392017381970002

INSERÇÃO DA CULTURA BRASILEIRA NO EXTERIOR - CULTURA BRASILEIRA NO MUNDO - NO EXTERIOR

287.000,00

420041 – DRI/MinC 13392114247960001

FOMENTO A PROJETOS EM ARTE E CULTURA - NACIONAL

76.622,50

200021 – SPMulheres 14122075020000001


3.940,13

200094 – COF/MJ 14122075020000001


3.902,33

200016 – SDH/PR 14122075020000001


43.062,54

280012 - SEPIR 14122075020000001


2.571,74

200094 – COF/MJ

14422069889460001

PRESERVAÇÃO DO ACERVO E DIVULGAÇÃO DA COMISSÃO DE ANISTIA - NACIONAL

14.818,74

440001 – SOIA/MMA 18122075020000001


6.888,68

27

240101 – CGRL/MCTI 19122047322720001

GESTÃO E ADMINISTRAÇÃO DO PROGRAMA - NACIONAL

16.835,04

240101 – CGRL/MCTI 19122075020000001


7.587,95

240101 – CGRL/MCTI

19212047361470001

COOPERAÇÃO INTERNACIONAL EM CIÊNCIA, TECNOLOGIA E INOVAÇÃO - NACIONAL

6.013,13

130020 – SRIA/MAPA 20122143722720001


7.028,60

130020 – SRIA/MAPA 20691143785480001

PROMOÇÃO DO AGRONEGÓCIO NO EXTERIOR - NACIONAL

1.299.822,00

490002 – SPOA/MDA 21122075020000001


5.279,22

540001 – CGPOF/MTUR 23122116622720001


20.500,00

280102 - MDIC 23691041220CS0001

PROMOÇÃO DE MISSÕES COMERCIAIS - NACIONAL

87.420,00

185001 - EMBRATUR

23695116382240001

PROMOÇÃO, MARKETING E APOIO Á COMERCIALIZAÇÃO NO MERCADO EUROPEU - NACIONAL

158.847,51

185001 - EMBRATUR

23695116382300001

PROMOÇÃO, MARKETING E APOIO A COMERCIALIZAÇÃO NO MERCADO LATINO AMERICANO - NACIONAL

485.400,00

185001 - EMBRATUR

23695116389440001

COOPERAÇÃO PARA A PROMOÇÃO TURÍSTICA - NACIONAL

1.260.508,91

580002 – SPOA/ME 27122075020000001


63.915,50

201002 – CGPOF/MP 28212091000BL0001

CONTRIBUIÇÃO AO GRUPO DE COOPERAÇÃO SUL-SUL G 15 (MRE)- NACIONAL

46.500,00

201002 – CGPOF/MP

28212091000ES0001

CONTRIBUIÇÃO AO FUNDO ÍNDIA-BRASIL-ÁFRICA DO SUL DE COMBATE À FOME E À POBREZA - IBAS (MRE) - NACIONAL

3.544.927,12

201002 – CGPOF/MP

28212091008650001

CONTRIBUIÇÃO À ORGANIZAÇÃO DE COOPERAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO - OCDE (MRE) - NACIONAL

936.968,00

DESPESAS DE CAPITAL


de Crédito

UG concedente


4 – Investimentos

5 – Inversõ

es Financeiras

6. Amortização

da Dívida

Rec

ebid

os

Não há

110407 – COF/MD 05122075020000001

ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE - NACIONAL 4.500,01

Mov

imen

taçã

o E

xter

na

Con

cedi

dos

110407 – COF/MD 07211068325360001

DEMARCAÇÃO DE FRONTEIRAS - NACIONAL

10.000,00

2.4.4. Execução Orçamentária da Despesa

Tendo em vista sua condição de setorial orçamentária, a COF não atua diretamente na execução orçamentária do MRE, sendo responsável apenas pela descentralização dos recursos a cargo deste ministério.

28

2.4.5 Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos recebidos por movimentação Não se aplica 2.4.6. Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos recebidos por movimentação Não se aplica

2.4.7 Indicadores Institucionais

Esta UJ não desenvolveu fórmulas para aferir resultados de suas rotinas de trabalho, haja vista que se enquadram como essencialmente atividades meio. No entanto, na avaliação desta COF, sua missão institucional como Unidade Setorial Orçamentária alcançou seus objetivos com a descentralização a tempo dos recursos recebidos do MP/STN permitindo a devida quitação dos compromissos deste Ministério no exercício em questão.

3. PARTE A, ITEM 3, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010. Não há.

4. PARTE A, ITEM 4, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010. Não se aplica.

5. PARTE A, ITEM 5, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010. Não se aplica

6. PARTE A, ITEM 6, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.

Não se aplica


Não se aplica



Não se aplica

10. PARTE A, ITEM 10 DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.

29

Não se aplica







30

PARTE B DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108/2010 – INFORMAÇÕES CONTÁBEIS DA

GESTÃO.

17. PARTE B, ITEM I, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.

17.1 Declaração do Contador Atestando a Conformidade das Demonstrações Contábeis QUADRO B.1.1 - DECLARAÇÃO PLENA DO CONTADOR

DECLARAÇÃO PLENA DO CONTADOR Denominação completa (UJ) Código da UG

Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças - COF 240005

Declaro que os demonstrativos contábeis constantes do Sistema Siafi (Balanços Orçamentário, Financeiro e Patrimonial e a Demonstração das Variações Patrimoniais, previstos na Lei n.º 4.320, de 17 de março de 1964), refletem a adequada situação orçamentária, financeira e patrimonial da unidade jurisdicionada que apresenta este Relatório de Gestão.

Estou ciente das responsabilidades civis e profissionais desta declaração.

Local Brasília-DF, Data 24 de janeiro de 2012

Contador Responsável

- PAULIMAR ALVES DE SOUZA – Técnico de Finanças e Controle CRC nº DF – 3458

32

18. PARTE B, ITEM 2, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.

Não se aplica


Não se aplica


Não se aplica

PARTE C DO ANEXO II DA DN TCU 108/2010 – CONTEÚDO ESPECÍFICO POR

UNIDADE JURISDICIONADA OU GRUPO DE UNIDADES AFINS

21. PARTE C, ITEM I, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.

Não se aplica

22. PARTE C, DO ITEM 5, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.

Não se aplica

23. PARTE C, ITEM 7, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.

Não se aplica

24. PARTE C, ITEM 10, DO ANEXO II DA DN TCU Nº 108, DE 24/11/2010.

Não se aplica

25. PARTE C, ITEM 12, DO ANEXO II DA DN TCU Nº Nº 108, DE 24/11/2010.

Não se aplica

26. PARTE C, DO ITEM 16, DO ANEXO II DA DN TCU Nº Nº 108, DE 24/11/2010.

Não se aplica


Não se aplica


Não se aplica

33


Não se aplica


Não se aplica

34


DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÕES E DOCUMENTAÇÃO COORDENAÇÃO-GERAL DE PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO

UNIDADE GESTORA 240010

PRESTAÇÃO DE CONTAS ORDINÁRIA ANUAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2011

MARÇO/2012

35


DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÕES E DOCUMENTAÇÃO COORDENAÇÃO-GERAL DE PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO


PRESTAÇÃO DE CONTAS ORDINÁRIA ANUAL RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2011

Relatório de Gestão do exercício de 2011 apresentado aos órgãos de controle interno e externo como prestação de contas ordinária anual a que esta Unidade está obrigada nos termos do art. 70 da Constituição Federal, elaborado de acordo com as disposições da Instrução Normativa TCU nº 63/2010, da Decisão Normativa TCU nº 108/2010 e da Portaria-TCU nº 123/2011 e das orientações do órgão de controle interno.

36

Brasília, 03/2012

LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS

MRE – Ministério das Relações Exteriores SERE – Secretaria de Estado das Relações Exteriores DCD – Departamento de Comunicações e Documentação CGPLAN – Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo SAU – Setor de Atualização no Uso de Sistemas DINFOR – Divisão de Informática CAT – Central de Atendimento SAT – Setor de Assistência Técnica CDO – Coordenação de Documentação Diplomática MAHI – Manual de Arquivo Histórico AFAS – Antônio Francisco Azeredo da Silveira CCA – Coleção Celso Amorim CSPG – Coleção Samuel Pinheiro Guimarães DCA – Divisão de Comunicações e Arquivo SIGEF – Sistema de Gestão Financeira VOIP – Voice over Internet Protocol DTA – Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento CTSE – Curso de Treinamento para o Serviço Exterior CEAC – Curso de Especialização para Assistentes de Chancelaria CAOC – Curso de Atualização para Oficiais de Chancelaria CCOC – Curso de Capacitação para Oficiais de Chancelaria CHSE – Curso de Habilitação para o Serviço Exterior AARQ – Arquivo (classificador documental) ADOC – Documentação (classificador documental) APAE – Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais TI – Tecnologia da Informação AIG – Assessoria de Imprensa do Gabinete DAEX – Divisão de Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior SRTP – Sistema de Recursos Tecnológicos dos Postos

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LISTA DE QUADROS, TABELAS E IMAGENS

Quadro 1 – Identificação da UJ......................................................................................................45 Quadro 2 – Contratos de prestação de serviços com locação de mão de obra.................................54 Quadro 3 – Gestão da Tecnologia da Informação da Unidade Jurisdicionada .................................56 Quadro 4 – Deliberações atendidas do TCU, item 9.2.1 .................................................................58 Quadro 5 – Deliberações atendidas do TCU, item 9.2.2 .................................................................58 Quadro 6 – Deliberações atendidas do TCU, itens 9.2.3, 9.2.4, 9.2.5, 9.2.6 e 9.2.8.........................59 Quadro 7 – Deliberações atendidas do TCU, item 9.2.7 .................................................................60 Quadro 8 – Deliberações atendidas do TCU, item 9.1.1 .................................................................61 Quadro 9 – Deliberações atendidas do TCU, item 9.1.1 .................................................................61 Quadro 10 – Deliberações pendentes do TCU, item 9.2.9 ..............................................................62 Quadro 11 – Deliberações pendentes do TCU, itens 9.1.3, 9.1.4, 9.1.9 e 9.1.13 .............................62 Quadro 12 – Deliberações pendentes do TCU, item 9.1.6 ..............................................................63 Quadro 13 – Deliberações pendentes do TCU, itens 9.1.8 e 9.1.10.................................................64 Quadro 14 – Deliberações atendidas da Unidade de Auditoria Interna, Achado 8, III.10, § 136 .....65 Quadro 15 – Deliberações atendidas da Unidade de Auditoria Interna, Achado 8, III.10, § 138 .....65 Quadro 16 – Deliberações atendidas da Unidade de Auditoria Interna, Achado 8, III.10, § 141 .....66 Quadro 17 – Deliberações pendentes da Unidade de Auditoria Interna, Achado 8, III.10, § 146 e 147 ................................................................................................................................................66 Tabela 1 – Despesas no Brasil .......................................................................................................49 Tabela 2 – Despesas por modalidade de contratação dos créditos originários da UJ .......................49 Tabela 3 – Despesas correntes por grupo e elemento de despesa dos créditos originários da UJ .....50 Tabela 4 – Despesas no exterior – Por tipo de posto.......................................................................50 Tabela 5 – Despesas no exterior – Por categoria de posto ..............................................................51 Tabela 6 – Despesas no exterior – Por região geográfica................................................................51 Tabela 7 – Despesas no exterior – Por ação ...................................................................................51 Tabela 8 – Situação dos restos a pagar de exercícios anteriores......................................................52 Imagem 1 – Organograma .............................................................................................................39 Imagem 2 – Declaração do Contador .............................................................................................68 Imagem 3 – Declaração de inserção e atualização de dados no SIASG...........................................69

38

SUMÁRIO

1 Introdução........................................................................................................................................................ 43 2 Informações de identificação da unidade jurisdicionada: ................................................................................... 45 3 Informações sobre a gestão orçamentária .......................................................................................................... 46

3.1 Secretaria de Estado ................................................................................................................................ 46 3.1.1 Divisão de Informática ................................................................................................................... 46 3.1.2 Central de Atendimento.................................................................................................................. 47 3.1.3 Divisão de Comunicações e Arquivo .............................................................................................. 47 3.1.4 Coordenação-Geral de Documentação Diplomática......................................................................... 47 3.1.5 Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo ...................................................................... 49

3.2 Postos no Exterior ................................................................................................................................... 50 4 Informações sobre restos a pagar de exercícios anteriores.................................................................................. 52 5 Informações sobre recursos humanos da unidade............................................................................................... 53 6 Informações sobre a gestão de Tecnologia da Informação (TI) da UJ................................................................. 54

6.1 Planejamento da área............................................................................................................................... 54 6.2 Perfil dos recursos humanos envolvidos................................................................................................... 55 6.3 Segurança da informação......................................................................................................................... 55 6.4 Desenvolvimento e produção de sistemas ................................................................................................ 55 6.5 Contratação e gestão de bens e serviços de TI .......................................................................................... 56 6.6 Questionário............................................................................................................................................ 56

7 Informações sobre providências adotadas para atender a deliberações exaradas em acórdãos do TCU e a relatórios de auditoria do órgão de controle interno....................................................................................... 57 8 Informações sobre o tratamento das recomendações realizadas pela unidade de controle interno ........................ 64 9 Conclusão ........................................................................................................................................................ 67

ORGANOGRAMA FUNCIONAL

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Imagem 1 – Organograma

DEPARTAMENTO DE COMUNICAÇÕES E DOCUMENTAÇÃO (DCD) – Compete ao Departamento de Comunicações e Documentação prover e administrar os meios e sistemas corporativos para tratamento da informação do Ministério das Relações Exteriores e gerir os recursos aplicados aos sistemas corporativos de tratamento da informação no Ministério nas áreas de tecnologia da informação, comunicações e gestão documental. Cabe-lhe coordenar todas as atividades relacionadas com tecnologia da informação e comunicações no âmbito do Ministério, inclusive a capacitação de servidores em informática e o atendimento aos usuários, de modo a assegurar a otimização de uso dos sistemas disponíveis. Nesse contexto é responsável por aplicar a Política Arquivística, determinando as normas e rotinas de tramitação de expedientes, em meios convencionais e eletrônicos. É o órgão da Secretaria de Estado que exerce o papel de interface com o Escritório de Representação no Rio de Janeiro para os assuntos de natureza temática relativos ao Museu Histórico e Diplomático, à Mapoteca, ao Arquivo Histórico e à Biblioteca, subordinados administrativamente àquela unidade descentralizada no Rio de Janeiro.

COORDENAÇÃO-GERAL DE PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO (CGPLAN) – A CGPLAN busca implementar, em coordenação com as demais unidades do DCD e da Secretaria de Estado, as decisões relativas à implementação, execução e administração dos recursos materiais e humanos no tocante aos meios de comunicações e informática na Secretaria de Estado e em seus postos no exterior.

SETOR AUXILIAR DE CONTROLE (SAC) – Compete ao Setor executar as atividades relacionadas com a gestão dos recursos orçamentário-financeiros alocados ao Departamento de Comunicações e Documentação para programas de dispêndios no Brasil e no Exterior. 1. Seção Financeira – Brasil (SFB) 2. Seção Financeira – Exterior (SFE)

40

SETOR DE ATUALIZAÇÃO NO USO DE SISTEMAS (SAU) – Compete ao Setor treinar os usuários dos sistemas de tratamento da informação do Ministério das Relações Exteriores, implementando, no uso dos sistemas informatizados, o Programa de Treinamento em Tecnologia da Informação; realizar cursos de capacitação no uso dos sistemas informatizados corporativos e dos aplicativos-padrão do MRE e de capacitação nos processos de tratamento de expedientes, gestão documental e atividades correlatas. 1. Seção de Atualização no Uso de Sistemas Informatizados (SAI) 2. Seção de Atualização no Uso de Sistemas de Tratamento de Expedientes (SAX)

SETOR DE CONTRATOS E PROCESSOS LICITATÓRIOS (SCL) – Compete ao Setor executar as atividades operacionais relacionadas com o gerenciamento e execução dos contratos celebrados pelo Departamento de Comunicações e Documentação, como Unidade Gestora; acompanhar o desenvolvimento de processos licitatórios elaborados pelo Departamento e executar as atividades operacionais relativas a levantamento de preços no mercado para bens e serviços utilizados pelo Departamento de Comunicações e Documentação SETOR DE RECURSOS HUMANOS (SRH) – Compete ao Setor supervisionar e otimizar a utilização dos recursos humanos lotados no Departamento de Comunicações e Documentação; implementar e gerenciar as normas de administração de pessoal; efetuar controle de missões ao exterior, tanto as de caráter temporário quanto emergencial.

COORDENAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO DIPLOMÁTICA (CDO) – Compete à Coordenação de Documentação Diplomática manter o Arquivo Central da correspondência e documentos conexos do Ministério das Relações Exteriores nas fases intermediária e permanente. Cabe-lhe gerir os documentos arquivísticos, nas fases intermediária e permanente, e os acervos biblioteconômicos do Ministério das Relações Exteriores, inclusive no tocante ao processamento técnico, preservação e acesso, aplicando as medidas de segurança previstas na legislação em vigor. Neste particular, é responsável pela proposta e a implementação da política de arquivo, documentação e de informação do Ministério das Relações Exteriores. Ademais, apóia o Diretor do Departamento de Comunicações e Documentação no acompanhamento dos assuntos temáticos relativos às unidades que guardam os acervos históricos e documentais do Ministério das Relações Exteriores e se encontram administrativamente subordinadas ao Escritório de Representação no Rio de Janeiro. A CDO funciona, igualmente, como órgão setorial do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal – SIGA.

BIBLIOTECA – Cabe ao Setor de Biblioteca a gerência dos acervos bibliográficos e a administração de todo o patrimônio bibliográfico do MRE, no Brasil e no exterior, devendo planejar e executar as atividades de seleção, aquisição, registro, controle de acervo, eliminação e intercâmbio de publicações, bem como desenvolver mecanismos para a recuperação, disseminação, uso e preservação dos documentos. A Biblioteca é responsável pelo desempenho de todas as atividades inerentes à sua função, como o controle de empréstimo de obras aos usuário, e pelo atendimento às solicitações de pesquisas. DOCUMENTOS HISTÓRICOS – ERERIO 1. Arquivo Histórico (AH) 2. Biblioteca (BH) 3. Mapoteca (MAP) 4. Museu Histórico e Diplomático (MHD) SETOR DE ARQUIVO CONSOLIDADO (SCN) – Cabe ao Setor de Arquivo Consolidado gerenciar e conservar os documentos em arquivamento permanente,

41

administrando os depósitos de documentos e executar operações técnicas referentes ao recolhimento, arranjo e descrição dos documentos de valor permanente sob sua guarda. 1. Seção de Arquivo Histórico (SAH) – responsável pelo gerenciamento da documentação histórica do MRE, mantendo-a organizada e disponível para consulta, pelo recolhimento aos locais de depósito permanente e facilitar o acesso de pesquisadores externos e internos à documentação histórica do MRE. 2. Seção de Antecedentes (SAN) – responsável pela organização e conservação dos maços do Arquivo Central por classificação temática e atender aos pedidos de consulta a esse acervo, aplicando as normas de acesso vigentes. 3. Seção de Correspondência Especial (SCE) – cabe-lhe processar, guardar e conservar toda a documentação sigilosa em suporte não-eletrônico produzida na Secretaria de Estado e por ela recebida (entrada, saída, protocolo, distribuição interna, finalização e expedição), aplicando as medidas de segurança previstas na legislação em vigor, e atender aos pedidos de consulta a esse acervo.

SETOR DE PUBLICAÇÕES (SPB) – Cabe ao Setor de Publicações propor e supervisionar a programação editorial do Departamento de Comunicações e Documentação e gerar publicações de consulta e referência, em especial a Resenha de Política Exterior do Brasil.

DIVISÃO DE COMUNICAÇÕES E ARQUIVO (DCA) – Compete à DCA organizar e supervisionar as comunicações do Ministério das Relações Exteriores, em contato com os Postos no exterior e com os Escritórios de Representação no Brasil; coordenar e gerenciar as rotinas do fluxo documental no tocante à produção, recebimento, registro, classificação temática, tramitação, expedição e reprodução de documentos, zelando pela sua uniformização no âmbito do Ministério; organizar e guardar originais de expedientes na sua fase corrente.

SETOR DE TRATAMENTO DE EXPEDIENTES (STE) – Cabe ao Setor de Tratamento de Expedientes gerenciar o recebimento, o registro, a distribuição e a expedição de todo documento processado pela Secretaria de Estado. 1- Seção de Carteira de Entrada (SCE) - Compete à Carteira de entrada receber e protocolar a correspondência recebida. Atribuir, quando cabível, os códigos relativos à classificação temática e siglas de distribuição; gerir o fluxo de documentos, colocando-os à disposição das Unidades na Secretaria de Estado e, quando cabível, das Representações estrangeiras em Brasília; 2- Seção de Carteira de Saída (SCS) – Compete à Carteira de saída numerar e encaminhar a correspondência postal da Secretaria de Estado à Seção de Expedição Postal, ao Serviço de Malas e Correios Diplomáticos ou ao Centro Distribuidor da Carteira de Entrada; 3- Seção de Expedição Postal (SEP) – Compete à Expedição Postal encaminhar a correspondência postal aos serviços da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos ou fazer a entrega direta em Brasília; 4- Seção de Transmissão e Recepção (STR) – Compete à Seção de Transmissão e Recepção gerenciar as rotinas de transmissão e recepção de comunicações por via eletrônica entre a Secretaria de Estado, os Escritórios de Representação e os Postos no exterior, executando, quando necessário, operações corretivas como repetição da transmissão e alteração na distribuição e no grau de sigilo, nos termos das normas em vigor. Processar o fluxo de comunicação por meio de fac–símile e encaminhar as mensagens recebidas por este meio para o Centro Distribuidor na Carteira de Entrada, bem como para guarda no arquivo corrente do Ministério das Relações Exteriores (Arquivo de Originais); e 5- Seção de Controle de Série (SCO) – Compete à Seção de Controle de Série, em coordenação com os Postos no exterior e os Escritórios de Representação no Brasil, executar todas as atividades vinculadas com a manutenção da integridade da numeração das séries de expedientes recebidos e expedidos pelo sistema de comunicações do Ministério.

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SETOR DE ARQUIVO DE ORIGINAIS (ARQ) – Cabe ao Setor de Arquivo de Originais o gerenciamento do Arquivo Central de originais de expedientes na fase corrente e atender aos pedidos de consulta a esse acervo, aplicando as normas de acesso vigentes. É responsável pela transferência dos documentos sob sua guarda à Coordenação de Documentação Diplomática para arquivamento intermediário e guardar a documentação de caráter sigiloso na fase corrente, aplicando as medidas de segurança previstas na legislação em vigor. SERVIÇO DE MALAS E CORREIOS DIPLOMÁTICOS (SMCD) – Compete ao Serviço de Malas e Correio Diplomático programar, orientar, coordenar e operar o fluxo das malas diplomáticas, por meio da utilização de serviços de terceiros, ou, quando as circunstâncias assim o exigirem, de correios diplomáticos. Cabe-lhe verificar a integridade do conteúdo das malas diplomáticas recebidas, em cotejo com os dados registrados nas respectivas listagens, tornar disponíveis aos destinatários os expedientes contidos nas malas recebidas e receber, protocolar e preparar para expedição o material a ser encaminhado aos Postos no Exterior e aos Escritórios de Representação.

DIVISÃO DE INFORMÁTICA (DINFOR) – Compete à Dinfor o planejamento, implantação e manutenção dos projetos de modernização dos sistemas corporativos de tecnologia da informação e comunicações do Ministério das Relações Exteriores; o acompanhamento da implantação de projetos departamentais da área de tecnologia da informação; a definição dos padrões técnicos para assegurar a integração dos sistemas corporativos com os sistemas departamentais, bem como as normas de segurança aplicáveis a todos os sistemas informatizados do Ministério; o gerenciamento dos ativos de rede do MRE (LAN e WAN), o banco de dados corporativo e a manutenção dos equipamentos sob sua responsabilidade; o desenvolvimento e manutenção da infra-estrutura da Intranet do Ministério; a prestação de apoio técnico à página de divulgação institucional do Ministério na Internet e, quando possível, aos sistemas de uso departamental.

SERVIÇO DE TECNOLOGIA E PLANEJAMENTO (STP) – Compete ao Setor dimensionar as necessidades, uniformizar os padrões e zelar pela otimização do uso dos recursos tecnológicos utilizados na Secretaria de Estado e nos Postos no exterior e acompanhar o desenvolvimento da tecnologia da informação e comunicações e propor o aproveitamento de novas soluções, tendo em vista as necessidades do Ministério das Relações Exteriores e a manutenção dos sistemas e da infra-estrutura em grau de modernização adequado. SERVIÇO DE POLÍTICAS DA INFORMAÇÃO (STI) – Compete ao Setor desenvolver e manter os sistemas informatizados corporativos e gerenciar os bancos de dados do Ministério das Relações Exteriores; elaborar as diretrizes e normas aplicáveis ao tratamento da informação em sistemas informatizados do Ministério das Relações Exteriores e zelar pelo cumprimento das normas de segurança das informações nos sistemas informatizados da Secretaria de Estado. SETOR DE ADMINISTRAÇÃO E SEGURANÇA DE REDES (SAR) – Compete ao Setor administrar e monitorar a rede informatizada da Secretaria de Estado, inclusive em seus aspectos físicos de cabeamento estruturado. Cabe ao Setor instalar, configurar, administrar e monitorar os componentes (hardware e software) de segurança das redes da Secretaria de Estado, avaliar riscos e elaborar as normas e rotinas de segurança, bem como implementá-las. O Setor é responsável por instalar, administrar e monitorar o funcionamento dos servidores e das mídias de dados do Ministério das Relações Exteriores sob responsabilidade da Divisão de Informática, de modo a assegurar a disponibilidade e a integridade de seus serviços, bem como analisar seu desempenho.

CENTRAL DE ATENDIMENTO (CAT) – Cabe à Central de Atendimento prestar assistência técnica aos usuários lotados nos Postos no Exterior ou nos Escritórios de Representação, bem como colaborar com o SAU no sentido de preparar e ministrar cursos de

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operação e instalação dos sistemas de comunicação em uso na SERE e nos Postos no Exterior.

SETOR DE ASSISTÊNCIA TÉCNICA (SAT) – Cabe ao Setor de Assistência Técnica instalar as estações de trabalho, software e periféricos na rede da Secretaria de Estado, prestar assistência técnica preventiva e corretiva, in loco, e fornecer assistência ao usuário, durante o expediente, bem como prestar atendimento no gerenciamento de contas e acessos a sistemas, na SERE e no Exterior e coordenar e supervisionar as operações de atendimento ao usuário, mantendo o necessário controle para a prestação tempestiva e eficaz dos serviços. SETOR DE ATENDIMENTO AO PÚBLICO (SAP) – Cabe ao Setor de Atendimento ao Público, em regime contínuo de 24 horas por dia, receber, registrar, gerenciar e solucionar todos os pedidos de atendimento técnico recebidos por telefone ou correio eletrônico dos usuários do Ministério e encaminhar os que exijam providências mais complexas aos demais Setores. Compete a este Setor também atender, em regime contínuo de 24 horas, a todas as consultas do público e de outros órgãos recebidas por telefone e assegurar os contatos que se façam necessários com os plantões da Secretaria de Estado e dos Postos.

RELATÓRIO DE GESTÃO (EXERCÍCIO DE 2011)

Introdução

O presente Relatório de Gestão está estruturado em capítulos que abordam os itens de informações gerais sobre a gestão constantes da Parte A do Anexo II da Decisão Normativa TCU nº 108, de 24 de novembro de 2010.

O item 3, embora aplicável a esta Unidade, não consta do corpo do texto, por não ter sido registrada ocorrência de reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos ao longo de 2011.

Os subitens 5b, 5d e 5f não são abordados no corpo do texto, uma vez que se referem a temas da alçada de unidade específica no âmbito da SERE.

O item 6 não está presente no Relatório, dado que não houve, no ano de 2011, transferência mediante convênio, contrato de repasse, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres.

A respeito do item 7, cumpre registrar que, em 2011, esta Unidade não manteve convênios, contratos de repasse e termos de parceria, sendo assim a declaração anexa relativa apenas a contratos.

Por se tratar de tema que não se subsume à competência regimental desta Unidade, o item 8 não consta do presente Relatório.

Na estrutura do MRE, o controle interno é realizado por unidade específica, regimentalmente competente para desincumbir-se da tarefa; assim, o item 9 não é aplicável a esta Unidade.

Dado que a gestão patrimonial no âmbito do Ministério das Relações é de competência de unidade administrativa específica e distinta, os item 10 e 11 não se aplicam a esta Unidade.

Uma vez que esta Unidade não faz uso de cartões de pagamento do governo federal, o item 13 não lhe é aplicável.

Não tendo havido incidente de renúncia tributária no ano de 2011, o item 14 não consta do Relatório.

Entre as principais realizações da gestão desta Unidade ao longo do ano de 2011, podem ser destacadas: na área de informática, o desenvolvimento de sistemas como o SIGEF, a migração do correio eletrônico corporativo para versão mais moderna e completa, a implementação de novas estratégias de segurança, a ampliação da rede de telefonia, livre de custos, sobre protocolo de internet;

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na área de comunicações, a eficiente gestão do serviço de mala e correio diplomático e o tratamento expedito do fluxo de documentos intercambiados entre as unidades da SERE e entre esta e outros órgãos; na área de arquivo e de acervo bibliográfico, aquisição de novas obras para a Biblioteca AFAS, criação de novas coleções, contratação de serviços para higienização do material bibliográfico, reorganização física dos arquivos, assunção de responsabilidade pela guarda de atos internacionais assinados pelo país, atendimento expedito a pedidos interpostos por pesquisadores; na área de planejamento administrativo, assessoramento e condução de processos licitatórios, renovação de cerca de um terço do parque informático dos Postos no exterior, custeio de arrendamentos mercantis voltados à reorganização da área de tecnologia de informação de postos como o Consulado-Geral do Brasil em Nova York, aprimoramento dos critérios de concessão de recursos e de avaliação de pedidos de aquisição de material permanente e de contratação de serviços na área de informática.

Para o exercício de 2012, os planos e projetos concretos estão definidos por área, conforme descrição a seguir.

No âmbito da tecnologia da informação, na dimensão “quadro técnico do MRE”: planejamento da contratação de solução de tecnologia da informação para desenvolvimento de software e manutenção de sistemas; planejamento da contratação de solução de TI para implantação de sala cofre/datacenter secundário; modernização do sistema de geração de sequência aleatória para as comunicações entre a SERE e os postos convencionais; definição da solução de “appliance” para as comunicações entre a SERE e os postos da Rede Mundial; planejamento da contratação de solução de TI para gerenciamento de serviços, gerenciamento de mudanças e gerenciamento de incidentes; apoio ao planejamento da solução de tecnologia da informação e comunicações que oferecerá serviço IP de transmissão bilateral de dados, voz e imagens, via satélite, entre a SERE e os postos no exterior e escritórios de representação; planejamento da contratação de solução de TI para detecção de intrusos e monitoramento de pacotes de dados; planejamento da contratação de solução de TI para servicedesk; planejamento da contratação de solução de TI para incrementar os sistemas redundantes do switch core da rede interna do MRE; planejamento da contratação de solução de TI para aquisição de switches de borda; levantamento de requisitos para tornar o MRE um “sistema autônomo”; identificação de todos os sistemas legados em execução na rede interna do MRE; elaboração de catálogo de serviços de TI que suportam os processos de negócio do MRE informatizados. Na dimensão “banco de dados”, migração do SQL Server 2005->2008; verificação de inconsistências; desenvolvimento de sistema de auditoria de log nas tabelas dos db’s; elaboração de sugestão de remodelagem dos db’s. Na dimensão “desenvolvimento”, tratamento do backlog do SIGEF – 5ª fase; adequação do sistema de comunicações (Exped, Intradocs, Seprod) à Lei nº 12.527 (Lei de Acesso à Informação); aperfeiçoamento do sistema Intradocs, com impacto nos servidores TACACS, TX e RX, com vistas a aprimorar a ferramenta de consulta à base do Intradocs; desenvolvimento gradual de novos sistemas para substituir aqueles atualmente em uso na DAEX (PAP, PAT, RF, IM, todos em Access 1997); desenvolvimento, a partir de escopo mínimo, de sistema de protocolo centralizado; migração de alguns sistemas (Intratec e página do Itamaraty) do Zope/Plone 3.0 -> Zope/Plone 4.0; 6ª fase do SIGEF; desenvolvimento de novo sistema para elaboração do clipping da AIG; promoção de adequações nos sistemas de modo a evitar a execução direta de scripts nos db’s; aperfeiçoamento da ferramenta kitweb; aperfeiçoamento do sistema de malas diplomáticas; aperfeiçoamento do Sistema de Recursos Tecnológicos dos Postos; desenvolvimento de novo sistema para o PEC-G da DCE; desenvolvimento de novo sistema de avaliação de desempenho (SEADE); desenvolvimento de novo sistema de recursos humanos (GIP); desenvolvimento de sistema de validação de acesso (SVA). Na dimensão “infraestrutura”, migração do domínio MRE-> Itamaraty; promoção de adequações no MS Exchange 2010; segmentação da rede interna do MRE por meio de VLAN’s; montagem, configuração, operação e manutenção de serviço de acesso à internet wireless no Palácio Itamaraty, nos Anexos I e II e no IRBr; implantação de software de inventário e monitoramento de servidores; montagem, configuração, operação e manutenção de ambientes completos de teste e homologação. Na dimensão “infraestrutura/desenvolvimento”, migração das contas dedicadas ao Sistema de Comunicações do MS Exchange 5.5 -> 2010; levantamento de requisitos para solução de comunicações SERE-posto convencional que possa dispensar a intermediação do MS Exchange.

Na área de comunicações e arquivo corrente, aperfeiçoamento da ferramenta SMCD, para ampliar sua capacidade de gerar relatórios e de prestar informações ao usuário; preparação de relatório sobre utilização de malas diplomáticas (peso médio, frequência, percentual de uso particular); expansão da rede de postos servidos pelo correio de malas diplomáticas; negociação com a Receita Federal, com o objetivo de alterar instrução normativa do órgão que prejudica o tratamento alfandegário das malas diplomáticas do Itamaraty no exterior; eliminação do uso de fac-símiles na SERE e nos postos; treinamento de pessoal para integrar as missões de instalação do novo sistema de

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comunicações nos postos; implantação de programa de protocolo único de tramitação de documentos na SERE, permitindo acompanhamento online do processo.

Na área de acervo bibliográfico, renovação do contrato com a Associação Paranaense de Cultura referente à prestação de serviços de atualização e manutenção do Sistema Integrado de Bibliotecas (Pergamum); concluir a incorporação da Coleção Dario Castro Alves, com 17 mil volumes doados, atualmente em fase de integração; prorrogação do contrato de encadernação e restauração de livros com a empresa Unicópias; realizar treinamento de capacitação com os funcionários da biblioteca para uso das ferramentas de pesquisa fornecidas pela base de dados Ebsco; investir na divulgação da biblioteca e realizar exposições; contratar quatro bibliotecárias; fabricação de 13 estantes em madeira para completar a organização em forma de raio da sala do acervo; aquisição de 14 carrinhos para transporte de livros; compra de livros e periódicos no Brasil e no exterior; encadernação de livros, Diários Oficias e Boletins de Serviço.

Na área de arquivo consolidado, reformulação dos inventários dos documentos com caráter confidencial e secreto, com novo etiquetamento, reorganização, remanejamento e mapeamento das 3.944 caixas contento maços temáticos, nos arquivos deslizantes da sala cinco, 2º andar do Anexo II; preparar termo de referência para o projeto de digitalização da série fax; comprar ao menos 20 (vinte) desumidificadores de ar a serem instalados nas salas do 2º subsolo; lançamento do Manual de Arquivo Histórico (MAHI).

Na área de planejamento administrativo, podem ser consignadas as metas gerais de acompanhamento da execução do orçamento do DCD e de reestruturação orgânica da CGPLAN, quando da publicação do novo Regimento Interno da Secretaria de Estado. Na dimensão “exterior”, assumir a gestão dos contratos de acesso à internet mantidos pelos postos, atualmente sob a responsabilidade da DAEX; regulamentar prazos para interposição de pedidos de recursos e de autorização para celebração de contratos; estabelecer calendário de trabalho com vistas a racionalizar a periodicidade e a análise de pedidos de recursos; prosseguir e aprofundar o projeto, conhecido como Sistema de Recursos Tecnológicos dos Postos, de renovação de um quarto a um terço do parque informático dos postos; incorporação do aparelhamento dos Setores Comerciais e dos Centros Culturais Brasileiros ao Projeto SRTP. Na dimensão “Brasil”, apoiar as demais unidades administrativas do DCD no tocante a licitações e a renovações de contrato; estimular a capacitação acadêmico-profissional dos servidores lotados nas unidades administrativas que compõem o DCD, por meio da contratação de pessoas jurídicas especializadas no ensino nos campos da tecnologia da informação, do direito administrativo e constitucional, da contabilidade, da gestão de processos e da gestão pública. Informações de identificação da unidade jurisdicionada:

Quadro 1 – Identificação da UJ

Poder e Órgão de Vinculação Poder: Executivo Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores Código SIORG: 263

Identificação da Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Departamento de Comunicações e Documentação Denominação abreviada: DCD Código SIORG: 000292 Código LOA: Não possui Código SIAFI: 240010 Situação: ativa Natureza Jurídica: Órgão Público

Principal Atividade: Ministério das Relações Exteriores - Administração e Gestão Código CNAE: 8421-3 Telefones/Fax de contato: (061) 3411-9265 (061) 3411-9268 (061) 3411-9269 Endereço Eletrônico: [email protected] Página na Internet: http://www.itamaraty.gov.br Endereço Postal: Ministério das Relações Exteriores, Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo II, 3º Andar, CEP 70.170-900, Brasília-DF.

Normas relacionadas à Unidade Jurisdicionada Norma de criação: Decreto 71.534, de 19 de dezembro de 1972. Norma que estabeleceu a estrutura orgânica no período de gestão sob exame: Decreto 7.304, de 22 de setembro de 2010. Publicação no Diário Oficial da União do regimento interno da UJ: DOU de 06 de maio de 2008, Seção 1, p. 48.

Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada

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Código SIAFI Nome Não se aplica Não se aplica

Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome

Não se aplica Não se aplica Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões

Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAFI da Gestão 240010 00001

Informações sobre a gestão orçamentária

Compete, primordialmente, ao Departamento de Comunicações e Documentação o planejamento, controle, e execução dos investimentos nas áreas de tecnologia da informação e de comunicações, bem como a gestão documental na Secretaria de Estado e na rede de postos no exterior.

Dentre estes objetivos, está a contínua modernização da infraestrutura de informática e de comunicações, mediante a aquisição de equipamentos e a contratação de serviços de desenvolvimento de sistemas e manutenção de redes. É também de responsabilidade do DCD o custeio, no exterior, de despesas com aluguel de equipamentos de informática e comunicações para visitas presidenciais e de altas autoridades do Ministério das Relações Exteriores, e o constante aprimoramento da guarda, catalogação e atendimento a consultas ao acervo bibliográfico e documental do Ministério.

Nos termos da Instrução Normativa nº4/2008, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, e das diretrizes endossadas pelo Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação do Ministério das Relações Exteriores, instituído pela Portaria nº 325 de 2/6/2009, todas as ações do Ministério na área de informática devem emanar de uma unidade gestora, apenas. Tal competência técnico-administrativa integra, por força regimental, a alçada do Departamento de Comunicações e Documentação, responsável pelo desenvolvimento e aperfeiçoamento dos sistemas corporativos informatizados do parque de Tecnologia da Informação do Itamaraty.

Na utilização dos recursos financeiros que lhe foram alocados, o DCD deu cumprimento às normas administrativas e contábeis da Administração Pública Federal. Mediante a implementação de projetos e critérios técnicos, foram estabelecidas prioridades com o objetivo de otimizar os recursos financeiros destinados a atender as necessidades do postos no exterior e unidades da Secretaria de Estado. Não foram registradas disfunções estruturais ou situacionais que prejudicassem ou inviabilizassem a consecução das metas definidas pelo DCD em 2011.

Compete institucionalmente à Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo (CGPLAN) gerenciar os recursos alocados ao DCD. Em 2011, foram autorizados R$ 14.477.628,54 para despesas no Brasil (R$ 14.292.808,54 para o pagamento de serviços e de material de consumo e R$ 184.820,00 para a aquisição de bens de capital). No exterior, foram despendidos US$ 5,201,591.85 (US$ 3,281,941.42 para o pagamento de serviços de informática e comunicações e US$ 1,919,650.43 para a compra de equipamentos e softwares).

Secretaria de Estado

Os recursos financeiros aplicados pelo DCD na Secretaria de Estado destinam-se, fundamentalmente, à manutenção e aperfeiçoamento dos sistemas de tecnologia da informação e de comunicações com os postos no exterior.

Divisão de Informática Na área de informática, por exemplo, destacam-se o desenvolvimento de sistemas,

programas e sítios eletrônicos na web; implementação de estratégias de segurança e acesso à Internet; manutenção da infraestrutura da rede do Ministério (incluindo conexões, computadores, servidores e armazenagem de dados) e serviços de malas diplomáticas e postais.

Na área de sistemas da informação, em 2011, foi implementada a migração do servidor de correio eletrônico MS EXCHANGE SERVER 2007 -> 2010. Esta operação nivelou a experiência

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do usuário quando da utilização tanto do aplicativo desktop (MS OUTLOOK) quanto da interface web. Além disso, teve sequência o desenvolvimento do Sistema de Gestão Financeira (SIGEF). Atualmente em sua 5º Fase, o SIGEF já se encontra integrado ao Escritório Financeiro e processa DRF's.

No Setor de Atualização no Uso de Sistemas (SAU) foram ministrados um total de 32 cursos (24 de Exped-Clic, 4 de Windows XP, 1 de Word Básico, 1 de Internet e correio eletrônico, 1 de Excel e 1 de Excel Intermediário), habilitando 205 funcionários para o uso desses programas (177 para Exped-Clic, 13 para Windows XP, 4 para Word Básico, 3 para Internet e correio eletrônico, 4 para Excel e 4 para Excel Intermediário).

Central de Atendimento Foram atendidas cerca de 25.000 solicitações de usuários na Secretaria de Estado e

prestadas, por intermédio do Setor de Assistência Técnica (SAT), orientações de suporte aos usuários no exterior. Em 2011, a Rede VoIP incorporou 35 postos e foram abertas 11 séries telegráficas com novos postos no exterior.

Divisão de Comunicações e Arquivo Registre-se que, em 2011, foram realizadas 9.907 remessas de malas diplomáticas entre a

SERE e os Postos no Exterior; o tráfego de expedientes eletrônicos foi de 324.565 documentos (entre telegramas, despachos telegráficos, fac-símiles e circulares telegráficas); e as Carteiras de Entrada e de Saída do Ministério registraram cerca de 65.630 documentos (avisos, cartas, circulares postais, despachos, notas e ofícios).

Coordenação-Geral de Documentação Diplomática Entre as atividades de coordenação dos vários projetos relacionados à gestão arquivística

do MRE realizadas no ano de 2011, destacam-se: a elaboração de um compêndio de informações e bases normativas para nortear a administração, guarda e gestão de arquivos, na Secretaria de Estado e nos Postos, o qual, ao ser concluído, receberá o nome de Manual de Arquivo Histórico – MAHI; solicitação da prorrogação dos contratos firmados com as empresas Scantek e Dupligráfica para dar continuidade, respectivamente, ao processo de microfilmagem de documentos históricos e à publicação de material relevante sobre política externa; início e conclusão, no primeiro semestre de 2011, da cópia da série cronológica de 1990 a 2002 de Informações ao Presidente da República, solicitada ao Palácio do Planalto por meio do Ofício nº 01 CDO/AARQ/ADOC – iniciativa para recomposição do acervo documental do Itamaraty; incremento na participação da CDO em cursos externos oferecidos pela Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento, ensejando aprimoramento de técnicas arquivísticas e otimização dos recursos disponíveis; inclusão de um módulo sobre gestão documental no Curso de Habilitação para o Serviço Exterior para Diplomatas; aquisição de equipamentos (scanner planetário, impressora e máquina fotográfica) para auxiliar pesquisadores na reprodução de documentos históricos.

CDO – Biblioteca Azeredo da Silveira A Biblioteca Azeredo da Silveira realizou um total de 5.066 empréstimos de livros e

periódicos; atendeu a 1.673 usuários, no período matutino, e a 1.758, no turno vespertino, ao longo de 2011; ensejou a utilização de computadores para acesso à internet a 203 usuários e de fotocopiadoras a 79 usuários (produzindo um total de 854 cópias). Ademais, foram realizadas 257.090 pesquisas no sistema Pergamum (livros, periódicos); o portal eletrônico da Biblioteca foi acessado 68.962 vezes; 716 livros foram consultados nas dependências da Biblioteca.

Ainda no tocante à Biblioteca AFAS, registre-se que, durante o ano de 2011, deu-se continuidade ao processo de recuperação e atualização de seu acervo. Nesse processo, destacaram-se as seguintes iniciativas: assinatura do contrato com a APAE-DF, iniciativa pioneira na Administração

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Pública Federal, para higienização de material bibliográfico (Contrato DCD 3/2011); criação da sala de higienização de livros para a prestação do serviço de higienização pela APAE-DF; atualização do acervo, com aquisição de 160 volumes (livros, folhetos e periódicos), por compra, e de 956 volumes (livros, folhetos), por doação; recebimento e início do processamento da Coleção Dário Castro Alves (cerca de 17.000 volumes). Foram criadas, ainda, coleções oriundas de doações: Coleção Celso Amorim (CCA), com 2.073 exemplares inseridos em 2011, em um total de 2.757 itens (DVD’s e outros); Coleção Samuel Pinheiro Guimarães (CSPG), com 444 exemplares inseridos em 2011, em um total de 1.111 itens.

CDO – Seção de Arquivo Histórico No que diz respeito à gestão dos fundos documentais arquivísticos, buscou-se, em 2011,

de igual maneira, dar seguimento ao processo de reorganização e modernização dos Arquivos Centrais do Itamaraty. Nesse processo, destacam-se: o arquivamento dos atos internacionais oriundos da Divisão de Atos Internacionais e atendimento às solicitações de pesquisa nesse acervo pela própria unidade produtora do documento (tendo em vista a desburocratização, tais demandam atualmente não são formuladas em documento específico); arquivamento de documentos enviados pelas Repartições no exterior e Unidades da Secretaria de Estado (quantidade não contabilizada devido à natureza irregular das operações de arquivamento); recebimento e acondicionamento de cerca de 400 caixas-arquivo de documentos da Seção de Originais da DCA que venceram a fase corrente de 5 anos; prorrogação, por meio de termo aditivo, do contrato de manutenção da leitora de microfilmes Kodak DSV2400; higienização do acervo da Reserva Técnica da Seção de Microfilmes; início do procedimento, junto ao Setor de Arquitetura, de transferência do acervo e equipamentos da Seção de Microfilmes para sala sob supervisão da Seção de Correspondência Especial; correção e aperfeiçoamento dos instrumentos de descrição do acervo da Seção de Microfilmes (atividade em desenvolvimento); atendimento a pesquisas externas e internas, com cerca de 150 pedidos formais registrados (além de uma estimativa de 20 pedidos informais ou de solução imediata).

Cumpre consignar que foram realizados progressos no desenvolvimento de novas regras e de metodologia para pedidos de pesquisa aos acervos geridos pela CDO; foi efetuado procedimento de conferência das lacunas das séries de originais para subsidiar a nova sistemática de eliminação estabelecida pela Circular Telegráfica 75834/2010; avançou-se na elaboração de Manual de Gestão Documental, com conclusão prevista para 2012.

Cabe destacar a contribuição de servidores da CDO para a divulgação das atividades realizadas nos Arquivos Centrais, transmitindo o conhecimento adquirido em cursos e projetos diversos, tais como: a realização de aulas nas edições dos cursos CHSE Administrativo, CHSE Diplomatas (de atribuição da DTA); a participação nas reuniões e cursos afetos ao projeto de ensino à distância da DTA; e a atualização do material didático do módulo Gestão Documental dos cursos para atualização e promoção nas carreiras administrativas do Serviço Exterior CTSE, CEAC, CAOC, CCOC).

CDO – Setor de Antecedentes Destaque-se, no tocante à seção responsável pela transferência da documentação

intermediária das unidades da Secretaria de Estado e Postos no Exterior, pelo tratamento dessa documentação para incorporação ao arquivo consolidado e pelo atendimento com disponibilização do material tratado para pesquisadores internos e externos, a realização de 59 operações de transferência de arquivos setoriais das mais diversas Unidades da Secretaria de Estado para os Arquivos Centrais, totalizando-se 230 metros lineares de documentação transferida (sublinhe-se que a disposição preliminar das caixas de cada unidade da Secretaria de Estado passou a ser controlada por uma planilha). Organizou-se, ademais, o material transferido das unidades setoriais desde 2009, ano em que a Seção de Antecedentes recebeu essa incumbência. Além disso, vale mencionar que foi dado início à organização da coleção referente à documentação acumulada entre os anos de 1985 e 2008, tendo sido concluído cerca de 40% desse trabalho, com expectativa de conclusão para o princípio de 2013. Aponte-se que foram tratados os mapas recebidos em decorrência das transferências, tendo sido elaborado o Catálogo de Mapas e Cartas Cartográficas, com descrição detalhada de cada uma das unidades e colocação dos mapas em mapoteca disponível na sala do acervo – mapas em tamanhos superiores ao da mapoteca previamente existente aguardam confecção de mapoteca pela marcenaria

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do Ministério. Finalmente, consigne-se que foram efetuados 62 levantamentos para atendimento a pesquisas no acervo da Seção de Antecedentes.

CDO – Seção de Correspondência Especial Em 2011, em continuidade ao projeto de modernização e consolidação dos arquivos

iniciado em 2007, foram processados 71 pedidos de pesquisa de documentação dos Arquivos Centrais; foram desclassificados 30.168 documentos sigilosos, sendo 13.045 pertencentes às séries telegráficas e 17.123, aos maços temáticos (com relação ao caráter, os documentos desclassificados eram 4.160 secretos e 8.856 confidenciais); foram remanejadas 3.368 caixas de documentos confidenciais (séries de telegramas, ofícios, memorandos), com substituição de caixas e confecção de novas etiquetas e atualização de inventário na sala 5 do 2º subsolo do Anexo II; foi solicitada a análise, por parte das divisões temáticas ou geográficas, responsáveis pelos temas respectivos, de aproximadamente 28 caixas de documentos sigilosos relativos a temas considerados sensíveis e relevantes à segurança do Estado; foram, finalmente, implementados novos procedimentos de controle de fluxo de documentos.

Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo

Tabela 1 – Despesas no Brasil FONTE VALOR

0100000000 – BENS E SERVIÇOS R$ 14.292.808,54 0174024120 – BENS DE CAPITAL R$ 184.820,00

TOTAL R$ 14.477.628,54

EMPENHOS A LIQUIDAR (RP/09) 0100000000 – BENS E SERVIÇOS R$ 2.078.967,45 0174024120 – BENS DE CAPITAL R$ 177.187,00

TOTAL R$ 2.256.154,45 Fonte: SIAFI>BALANCETE 2011 Tabela 2 – Despesas por modalidade de contratação dos créditos originários da UJ

Valores em R$ 1,00

Despesa Liquidada Despesa paga Modalidade de Contratação

2011 2010 2011 2010 Modalidade de Licitação - - - - Convite - - - - Tomada de Preços - - - - Concorrência - - - - Pregão 10.910.128,52 13.426.645,02 10.190.128,52 13.426.645,02 Concurso - - - - Consulta - - - - Registro de Preços - - - - Contratações Diretas - - - - Dispensa 3.505.676,22 5.128.402,66 3.505.676,22 5.128.402,66 Inexigibilidade 61.283,80 89.011,77 61.823,80 89.011,77 Regime de Execução Especial - - - - Suprimento de Fundos - - - - Pagamento de Pessoal - - - - Pagamento em Folha - - - - Diárias - - - - Outros - - - - Fonte: SIAFI 2010 e 2011 - Balancete

50

Tabela 3 – Despesas correntes por grupo e elemento de despesa dos créditos originários da UJ

Valores em R$ 1,00

Despesa Empenhada Despesa Liquidada RP não

processados Valores Pagos Grupos de Despesa

1 – Despesas de Pessoal 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 Nome 1º elemento de despesa - - - - - - - - 2º elemento de despesa - - - - - - - - 3º elemento de despesa - - - - - - - - Demais elementos do grupo - - - - - - - -

2 – Juros e Encargos da Dívida - - - - - - - - 1º elemento de despesa - - - - - - - - 2º elemento de despesa - - - - - - - - 3º elemento de despesa - - - - - - - - Demais elementos do grupo - - - - - - - -

3 – Outras Despesas Correntes - - - - - - - - 3.3.3.9.0.30.00 48.020,29 20.344,60 48.020,29 20.344,60 7.388,10 15171,51 20.344,60

3.3.3.9.0.39.00 13.284.129,40 11.124.246,48 13.284.129,40 11.124.246,48 1.485.573,35 1.870.772,66 13.284.129,

40 11.124.246,

48

3º elemento de despesa - - - - - - - - Demais elementos do grupo - - - - - - - -

Fonte: SIAFI 2010 e 2011 - Balancete

Postos no Exterior

Os recursos alocados ao Departamento e destinados aos Postos no Exterior são distribuídos em duas rubricas, capital e custeio.

Os gastos em capital englobam a aquisição de centrais telefônicas, hubs e estações remotas VSAT, telefones celulares, computadores, impressoras, aparelhos de fax e outros equipamentos de infraestrutura de informática e comunicações dos Postos. Essas despesas referem-se tanto ao contínuo processo de modernização das representações brasileiras no exterior quanto à abertura de novos Postos.

Em 2011, entraram em operação: as Embaixadas em Freetown, Kathmandu, Minsk, Monróvia, Roseau, Sarajevo e Talin, e o Consulado-Geral em Faro.

A dotação de custeio cobre despesas de instalação e assistência técnica de equipamentos de informática e telefonia, compra de softwares e licenças de uso, assinatura de periódicos, aquisição de obras impressas e, principalmente, leasing de equipamentos. Inclui, também, gastos de natureza eventual, como despesas de aluguel de equipamentos, geradas por viagens do Senhor Presidente da República e de autoridades da Casa. Em 2011, para cobrir gastos de informática e comunicações em visitas presidenciais, foram alocados: 9,81% dos recursos de custeio e 6,13% do total de recursos destinados ao exterior.

Em valores absolutos, no exercício de 2011, os dispêndios em capital, custeio e software foram de US$ 1.759.945,28, US$ 3.281.941,42 e US$ 159.705,15, respectivamente, o que totalizou valor de US$ 5.201.591,85 para o período. A distribuição detalhada desses recursos pode ser apresentada de acordo com três critérios distintos, a depender do tipo de Posto, da categoria de Posto ou da região geográfica, conforme as seguintes tabelas:

Tabela 4 – Despesas no exterior – Por tipo de posto capital custeio software total

Embaixada US$ 1.128.311,66 64,1% US$ 1.818.486,39 55,4% US$ 118.505,52 74,2% US$ 3.065.303,57 58,9% Consulado US$ 10.019,83 0,6% US$ 15.770,00 0,5% US$ 606,15 0,4% US$ 26.395,98 0,5% Consulado-

Geral US$ 493.295,00 28,0% US$ 937.256,47 28,6% US$ 33.644,67 21,1% US$ 1.464.196,14 28,1%

Vice-Consulado US$ 35.071,87 2,0% US$ 16.229,00 0,5% US$ 1.991,95 1,2% US$ 53.292,82 1,0%

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capital custeio software total Escritório US$ 40.628,14 2,3% US$ 52.601,30 1,6% US$ 1.188,90 0,7% US$ 94.418,34 1,8% Delegação US$ 52.618,78 3,0% US$ 441.598,26 13,5% US$ 3.767,96 2,4% US$ 497.985,00 9,6% TOTAL US$ 1.759.945,28 33,8% US$ 3.281.941,42 63,1% US$ 59.705,15 3,1% US$ 201.591,85 —

Tabela 5 – Despesas no exterior – Por categoria de posto capital custeio software total

A US$ 526.157,28 29,9% US$ 1.563.632,44 47,6% US$ 51.523,70 32,3% US$ 2.141.313,42 41,2% B US$ 160.891,49 9,1% US$ 669.612,04 20,4% US$ 20.637,85 12,9% US$ 851.141,38 16,4% C US$ 689.552,52 39,2% US$ 793.784,03 24,2% US$ 52.794,55 33,1% US$ 1.536.131,10 29,5% D US$ 383.343,99 21,8% US$ 254.912,91 7,8% US$ 34.749,05 21,8% US$ 673.005,95 12,9%

outros — 0,0% — 0,0% — 0,0% — 0,0% TOTAL US$ 1.759.945,28 33,8% US$ 3.281.941,42 63,1% US$ 159.705,15 3,1% US$ 5.201.591,85 —

Tabela 6 – Despesas no exterior – Por região geográfica capital custeio software total

África US$ 318.426,73 18,1% US$ 311.801,45 9,5% US$ 22.047,11 13,8% US$ 652.275,29 12,5% América Central US$ 111.302,26 6,3% US$ 28.579,51 0,9% US$ 9.291,19 5,8% US$ 149.172,96 2,9%

América do

Norte US$ 188.593,84 10,7% US$ 825.424,66 25,2% US$ 13.159,18 8,2% US$ 1.027.177,68 19,7%

América do Sul US$ 294.342,75 16,7% US$ 460.867,62 14,0% US$ 22.688,24 14,2% US$ 777.898,61 15,0%

Ásia + Oceania US$ 238.517,92 13,6% US$ 316.730,92 9,7% US$ 16.831,36 10,5% US$ 572.080,20 11,0%

Europa US$ 525.492,56 29,9% US$ 1.312.975,72 40,0% US$ 69.532,13 43,5% US$ 1.908.000,41 36,7% Oriente Médio US$ 83.269,22 4,7% US$ 25.561,54 0,8% US$ 6.155,94 3,9% US$ 114.986,70 2,2%

TOTAL US$ 1.759.945,28 33,8% US$ 3.281.941,42 63,1% US$ 159.705,15 3,1% US$ 5.201.591,85 — Tabela 7 – Despesas no exterior – Por ação

ação programa

de trabalho

código interno capital custeio software

Relações e negociações com a Organização das Nações Unidas (Onu)

6099.0001 021531-x17 — US$ 138.460,92 —

Relações e negociações com a Organização das Nações Unidas para Agricultura e Alimentação (Fao)

6100.0001 021532-x17 US$ 16.894,81 US$ 10.799,59 —

Relações e negociações no âmbito dos demais organismos sediados na Europa

6101.0001 021533-x17 US$ 4.502,21 US$ 34.362,50 —

Relações e negociações com as organizações sediadas em Genebra Relações e negociações com a Organização Mundial do Comércio (OMC)

6102.0001 6105.0001

021534-x17 021536-x17 US$ 15.746,55 US$ 189.738,23 US$ 1.145,29

Relações e negociações com a Organização das Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura (Unesco)

6103.0001 021535-x17 — US$ 16.394,90 —

Relações e negociações no âmbito dos demais organismos sediados nas Américas

6107.0001 021538-x17 US$ 6.500,23 US$ 17.768,36 US$ 2.622,67

52

ação programa

de trabalho

código interno capital custeio software

Relações e negociações com a Organização dos Estados Americanos (OEA)

6109.0001 021539-x17 US$ 8.974,98 US$ 34.073,76 —

Relações e negociações com Cuba e com os demais países da América Central e do Caribe

6092.0001 004707-x17 US$ 111.302,26 US$ 28.579,51 US$ 9.291,19

Relações e negociações com África do Sul, Nigéria e demais países da África, exceto os de língua oficial portuguesa

6094.0001 004709-x17 US$ 228.262,11 US$ 184.600,66 US$ 13.113,75

Relações e negociações com os países-membros da Área de Livre Comércio da América do Norte (Nafta)

6090.0001 004705-x17 US$ 173.118,63 US$ 646.808,68 US$ 12.686,86

Relações e negociações com China, Índia, Japão e demais países da Ásia e da Oceania

6098.0001 004712-x17 US$ 238.517,92 US$ 316.730,92 US$ 16.831,36

Relações e negociações com Angola, Moçambique e demais países africanos e asiáticos de língua portuguesa

6091.0001 004706-x17 US$ 90.164,62 US$ 127.200,79 US$ 8.933,36

Relações e negociações com os países-membros do Tratado de Cooperação Amazônica e do Departamento Ultramarino da Guiana Francesa

6093.0001 004708-x17 US$ 93.187,62 US$ 224.285,81 US$ 4.769,38

Relações e negociações com a Rússia e com os países europeus não-membros da União Europeia

6096.0001 004711-x17 US$ 145.530,67 US$ 294.966,60 US$ 15.873,65

Relações e negociações com os países-membros do Mercado Comum da América do Sul (Mercosul) e associados

6284.0001 004714-x17 US$ 201.155,13 US$ 224.894,75 US$ 15.768,51

Relações e negociações com os países do Oriente Médio

6095.0001 004710-x17 US$ 83.269,22 US$ 25.561,54 US$ 6.155,94

Relações e negociações com os países-membros da União Europeia

6128.0001 004713-x17 US$ 342.818,32 US$ 766.713,90 US$ 52.513,19

TOTAL US$ 1.759.945,28 US$ 3.281.941,42 US$ 159.705,15 Fonte: CGPLAN, 18/01/2012

Informações sobre restos a pagar de exercícios anteriores Tabela 8 – Situação dos restos a pagar de exercícios anteriores

Valores em R$ 1,00

Restos a Pagar Processados Ano de Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos Pagamentos Saldo a Pagar

53

acumulados acumulados em 31/12/2011 2010 - - - - 2009 - - - -

Restos a Pagar não Processados

Ano de Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos acumulados

Pagamentos acumulados

Saldo a Pagar em 31/12/2011

2011 1.592.961,45 256.539,72 1.336.421,73 0,00 2010 3.135.944,17 897.989,90 2.237.954,27 0,00 2009 638.444,11 338.963,96 299.480,15 0,00

Observações:

Fonte: Siafi - Balancete

Informações sobre recursos humanos da unidade

A Unidade dispôs, ao longo de 2011, de um total variável de cerca de 135 servidores, de diversas categorias funcionais (diplomatas, oficiais e assistentes de chancelaria, funcionários administrativos, agentes de portaria, artífices, bibliotecários, datilógrafos, museólogos e técnicos em documentação, entre outros), encarregados de tarefas administrativas e técnicas. O total de servidores distribuiu-se, em média, pelas unidades que compõem o DCD, da seguinte forma:

DCD

Diplomata: 2 Assistente de Chancelaria: 2

CGPLAN Diplomata: 2 Oficial de Chancelaria: 4 Assistente de Chancelaria: 3 CDO Diplomata: 2 Oficial de Chancelaria: 10 Assistente de Chancelaria: 8 Bibliotecário: 1 Arquivista: 1 Técnico de Cartografia: 1 Artífice: 1 Agente de Portaria: 2 Função Comissionada Técnica: 2 DCA Diplomata: 2 Oficial de Chancelaria: 10 Assistente de Chancelaria: 38 Arquivista: 1 Datilógrafo: 1 Agente de Portaria: 3 Motorista: 1 Auxiliar Operacional de Serviços Diversos: 1 DINFOR Diplomata:2 Oficial de Chancelaria: 1 Assistente de Chancelaria: 2 Analista em Tecnologia da Informação: 6 CAT Diplomata: 2

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Oficial de Chancelaria: 8 Assistente de Chancelaria: 12 Agente Administrativo: 2

Registre-se que, em média, ao longo de 2011, o DCD e suas unidades subordinadas valeram-se do auxílio proporcionado por 8 estagiários e por 130 funcionários terceirizados, alocados estes, mormente, em atividades afetas à tecnologia da informação, a exemplo do suporte técnico aos usuários dos sistemas informatizados do MRE, do desenvolvimento de “softwares”, da manutenção de sistemas e da infraestrutura do parque informático. Ou, esquematicamente, no tocante aos funcionários terceirizados que prestam serviços na área de informática, que não é abrangida por categorias funcionais do órgão:

Quadro 2 – Contratos de prestação de serviços com locação de mão de obra

Unidade Contratante Nome: Departamento de Comunicações e Documentação UG/Gestão: 240010/0001 CNPJ: 00.394.536/0012-91

Informações sobre os contratos Nível de

Escolaridade exigido dos

trabalhadores contratados

Período contratual de execução das

atividades contratadas F M S

Ano do contrato Área Natur

eza Identificação do

Contrato

Empresa Contratada

(CNPJ)

Início Fim P C P C P C

Sit.

2011 5 O DCD 5/2011 05.085.461/0001-28

20/09/2011

19/09/2012 - - - - 6 6 A

2011 5 E DCD 7/2011 02.914.334/0001-04

13/10/2011

10/04/2012 - - 10 10 7 7 A

2010 5 O DCD 4/2010 05.033.310/0001-26

26/04/2010

25/04/2012 - - - - 9 9 A

2009 5 O DCD 2/2009 01.645.738/0001-79

23/01/2009

23/01/2012 - - 65 65 1 1 A

2010 5 E DCD 15/2010 01.645.738/0001-79

17/10/2010

14/04/2011 - - 4 4 10 10 E

2011 5 E DCD 2/2011 01.645.738/0001-79

15/04/2010

10/10/2011 - - 4 4 10 10 E

2011 14 O DCD 3/2011 00.643.692/0001-96

01/07/2011

30/06/2012 - - 7 7 - - A

Observações: Fonte: Processos de licitação e de contratação da CGPLAN.

Informações sobre a gestão de Tecnologia da Informação (TI) da UJ.

Planejamento da área Desde setembro de 2009 o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) do Ministério das Relações Exteriores, criado em observância ao disposto na Instrução Normativa 04/2008 SLTI/MPOG, de 19 de maio de 2008 e atualizado anualmente, é o instrumento basilar de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de TI da Divisão de Informática. Alinhada àquele documento, a atividade de planejamento para o ano de 2011 identificou metas prioritárias para o período, nas áreas de manutenção de sistemas legados, desenvolvimento e sustentação de novos sistemas, "web design", banco de dados, infraestrutura, processos e segurança da informação.

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Perfil dos recursos humanos envolvidos A Unidade dispôs, ao longo de 2011, de cinco servidores efetivos do MRE: dois diplomatas, um oficial de chancelaria e dois assistentes de chancelaria, mais seis servidores do Ministério do Planejamento aprovados em concurso para analistas de TI. Esses 11 servidores encarregam-se, em menor ou maior grau, de tarefas administrativas e técnicas. Adicionalmente, mão-de-obra terceirizada, proveniente de três contratos distintos de prestação de serviços, em um total variável de cerca de 30 técnicos, completam o contingente de pessoal disponível no período. Como fora previsto no PDTI, o aprimoramento da capacitação dos recursos humanos deu-se, sobretudo, por meio dos cursos de "Análise por Pontos de Função", para cinco funcionários, de "Gerenciamento de Projetos", para sete funcionários e de "Fiscal de Contrato" para um funcionário. Todos os participantes tiveram aproveitamento satisfatório. Apesar do aporte de seis Analistas de TI e dos esforços de todos seus funcionários, a Unidade ainda mostra-se deficitária em recursos humanos. A transferência de mais dois ou três analista de TI do MPOG é fundamental para manter o bom desempenho do planejamento, da gestão e do controle da contratações.

Segurança da informação Deu-se início a parceria com a Agência Brasileira de Inteligência com o objetivo de assegurar a confiabilidade e a integridade das comunicações dos sistemas entre a Secretaria de Estado e os Postos no Exterior. Nesse âmbito, aquela Agência desenvolveu e produziu programa ("software") e dispositivo complementar de "Plataforma Criptográfica Portátil", os quais possibilitam a codificação de mensagens em tempo real no próprio dispositivo e prescindem de rotinas criptográficas de terceiros no computador hospedeiro. Desse modo, eleva-se sobremaneira o desempenho do processo. Os dispositivos estão instalados e funcionando com sucesso na Embaixada em Berlim e no Consulado-Geral em Miami. Adiantou-se a consolidação do documento "Política de Segurança da Informação", amparado nas normas de comunicação e documentação do Itamaraty. O sistema de climatização do salão de servidores, que no passado havia causado paralisações recorrentes de equipamentos críticos e perda de dados, foi substituído por conjunto integrado de módulos de condicionadores de ar e umidade. Ademais, estão em fase final de instalação câmaras de circuito fechado e sistema de controle de acesso por identificação biométrica nas dependências mais sensíveis, ambos os projetos executados em parceria com a Divisão de Serviços Gerais. Iniciou-se a migração da base tecnológica das estações de trabalho para as versões mais recentes do sistema operacional e da suite de escritório atualmente adotados na SERE para o Windows7 e o Office2010, respectivamente. Esse conjunto foi escolhido, sobretudo, por dispensar maiores investimentos em desenvolvimento de novo software para as comunicações oficiais, consolidar as medidas de segurança da informação adotadas pelo Ministério e elevar substancialmente o nível da gestão do parque informático instalado. O acesso à Internet é recurso indispensável à efetiva comunicação oficial entre a SERE e os Postos no Exterior. É também incontestável instrumento de trabalho da atividade diplomática. Desse modo, a fim de assegurar a qualidade e a perenidade do acesso, foram contratados dois enlaces distintos, em licitações separadas, defasadas alguns meses entre si, para que não houvesse momento único de parada. Ademais, exigiu-se que cada enlace fosse oferecido em "dupla abordagem", ou seja, com duas rotas e dois pontos de entrada diferentes para cada um. Com isso, mantêm-se o acesso à Internet funcional, mesmo na eventualidade da destruição do cabeamento de uma das rotas até o provedor do serviço.

Desenvolvimento e produção de sistemas Os serviços de banco de dados e os de desenvolvimento e manutenção de sistemas eram prestados pela empresa Politec, por meio de contrato único e abrangente. Em observância ao disposto na IN 04/2008 SLTI/MPOG, esses serviços foram desdobrados, gerando duas licitações distintas. A empresa Datainfo, vencedora da licitação para a prestação do serviço de banco de dados, desempenhou suas atividades a contento. A segunda empresa, TechResult, vencedora da licitação para a prestação de serviço de desenvolvimento e manutenção de sistemas foi incapaz de honrar os

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compromissos. Tal descumprimento de obrigações ensejou, por parte do MRE, a abertura de processos administrativos para as punições cabíveis e culminou no cancelamento do respectivo contrato. Como resultado de sua má conduta, a referida empresa causou substanciais danos financeiros e operacionais a este Ministério, inviabilizando o atingimento de grande parte das metas traçadas para 2011. O MRE, portanto, foi obrigado a realizar tomada de preços para contratação emergencial dos serviços mínimos indispensáveis ao cumprimento de suas obrigações constitucionais. Desta feita, a empresa vencedora foi a Produtiva TI a qual, pelas restrições impostas pela modalidade emergencial do contrato, presta os serviços com o menor número de técnicos possível. Apesar disso, durante o período foi possível registrar alguns avanços concretos, tais como a consolidação dos requisitos técnicos e finalização da infraestrutura tecnológica (sistemas operacionais das estações de trabalho, dos servidores, dos sistemas de base e da rede de computadores) para o início da instalação da Rede Mundial do Itamaraty. Aprimoramentos significativos dos sistemas já existentes incluíram a atualização do programa de correio eletrônico corporativo para o MS Exchange 2010, com acesso via web (OWA), pela Intratec, pela "web" pública, por "smartphones" ou, ainda, diretamente pelo desktop do usuário na SERE (Outlook). Com o apoio do Sr. Ministro de Estado das Relações Exteriores, foi lançada a "Diplopédia", nos moldes da "Wikipedia": uma enciclopédia online colaborativa escrita por funcionários do MRE, com vistas a oferecer um repositório central de conhecimento para que esses possam distribuir e encontrar informação. Até o final do período, 197 postos nos exterior desativaram os sítios "web" independentes, contratados de terceiros, e passaram a usar, exclusivamente, o sistema "KitWeb". Esse programa, desenvolvido e armazenado inteiramente na DINFOR, oferece a qualquer servidor do MRE todos os recursos de edição, publicação e hospedagem dos sítio eletrônico e das páginas informativas do posto no qual está lotado, sem a necessidade de especialização técnica e com substancial vantajosidade financeira para a Administração. Neste período, ainda, a integração do controle de pagamentos com o Escritório Financeiro possibilitou que as confirmações de pagamento por parte daquele Escritório fossem feitas "online", em tempo real.

Contratação e gestão de bens e serviços de TI No âmbito das melhorias previstas no PDTI, em 2011 o funcionamento da DINFOR foi reorganizado em duas vertentes principais. A primeira, para a gestão de compras, licitações e acompanhamento e controle da execução contratual. A segunda para a gestão técnica dos projetos. Esta última foi dividida em áreas negociais, quais sejam: comunicação, financeiro, escritório e pessoal. Ademais, com o desdobramento dos antigos contratos foi possível aplicar com toda a eficiência a Metodologia de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas do MRE, a qual foi revisada e ampliada. A especificação dos requisitos técnicos da contratação da "fábrica de software" inteiramente em Pontos de Função, conforme preconizado na IN 04/2008 SLTI/MPOG, foi conseqüência direta dessas melhorias. De importância considerável foi a produção do Guia de Métricas do MRE, instrumento essencial à boa gestão da execução de contratos de desenvolvimento de sistemas.

Questionário Quadro 3 – Gestão da Tecnologia da Informação da Unidade Jurisdicionada

Avaliação Quesitos a serem avaliados 1 2 3 4 5 Planejamento da área 1. Há planejamento institucional em vigor ou existe área que faz o planejamento da UJ como um todo. X 2. Há Planejamento Estratégico para a área de TI em vigor. X 3. Há comitê que decida sobre a priorização das ações e investimentos de TI para a UJ. X Perfil dos Recursos Humanos envolvidos 4. Quantitativo de servidores e de terceirizados atuando na área de TI.

90 5. Há carreiras específicas para a área de TI no plano de cargos do Órgão/Entidade. X Segurança da Informação

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6. Existe uma área específica, com responsabilidades definidas, para lidar estrategicamente com segurança da informação. X 7. Existe Política de Segurança da Informação (PSI) em vigor que tenha sido instituída mediante documento específico. X Desenvolvimento e Produção de Sistemas 8. É efetuada avaliação para verificar se os recursos de TI são compatíveis com as necessidades da UJ. X 9. O desenvolvimento de sistemas quando feito na UJ segue metodologia definida. X 10. É efetuada a gestão de acordos de níveis de serviço das soluções de TI do Órgão/Entidade oferecidas aos seus clientes. X 11. Nos contratos celebrados pela UJ é exigido acordo de nível de serviço. Contratação e Gestão de Bens e Serviços de TI 12. Nível de participação de terceirização de bens e serviços de TI em relação ao desenvolvimento interno da própria UJ. 100% 13. Na elaboração do projeto básico das contratações de TI são explicitados os benefícios da contratação em termos de resultado para UJ e não somente em termos de TI. X 14. O Órgão/Entidade adota processo de trabalho formalizado ou possui área específica de gestão de contratos de bens e serviços de TI. X 15. Há transferência de conhecimento para servidores do Órgão/Entidade referente a produtos e serviços de TI terceirizados? X Considerações Gerais: Questionário respondido conjuntamente por servidores lotados na Divisão de Informática e na Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo, unidades subordinadas a esta UJ.

Informações sobre providências adotadas para atender a deliberações exaradas em acórdãos do TCU e a relatórios de auditoria do órgão de controle interno

Por meio do Memorandum CISET/113/Ostensivo/Normal, de 27 de abril de 2011, o DCD

recebeu, para conhecimento e adoção das medidas previstas, cópia do Acórdão nº 758/2011-TCU-Plenário, prolatado pelo Tribunal de Contas da União nos autos do Relatório de Auditoria realizada para avaliar controles gerais de tecnologia da informação neste Ministério. No tocante ao item 9.2.1 do Acórdão, a conter a determinação de aperfeiçoamento do processo de software previamente às futuras contratações de serviços de desenvolvimento ou manutenção de software, vinculando o contrato com o processo de software, sem o qual o objeto não estaria bem definido, a determinação já havia sido cumprida ex ante a prolação do Acórdão, dado que, e cita-se apenas um exemplo por razão de economia, o contrato DCD 1/2011, firmado entre este Ministério e a empresa Techresult S/A, para contratação de fábrica de software, estava calcado na Metodologia de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas (MDMS) do Ministério, sendo sua aferição realizada por meio da Análise de Ponto de Função.

No tocante ao item 9.2.2 daquele Acórdão, a determinar o aperfeiçoamento do processo do orçamento de tecnologia da informação a fim de que as solicitações de orçamento de despesas de TI estejam baseadas nas ações que se pretende executar, já haviam sido feitas solicitações, relativas ao planejamento financeiro-orçamentário de 2012, alinhadas ao Plano Diretor de Tecnologia da Informação – tendo sido atendida a presente determinação.

No tocante aos itens 9.2.3, 9.2.4, 9.2.5, 9.2.6 e 9.2.8 do Acórdão da Egrégia Corte, os quais tratam de determinações relativas à segurança da informação, sublinhou-se, em resposta ao órgão de controle interno, que o MRE, mais do que comitês ou equipes, possui todo um departamento, composto por duas divisões, duas coordenações-gerais e uma central, dedicado ao tratamento da informação. Assim, pode-se sustentar que a própria estrutura organizacional do Ministério, anterior à Instrução Normativa GSI/PR 1/2008 e suas normas complementares 03/IN01/DSIC/GSIPR e 04/IN01/DSIC/GSIPR, e resultado de décadas de tratamento da informação diplomática, tem práticas tão efetivas, e já provadas pelo tempo, quanto aquelas que a Instrução Normativa citada preconiza.

Em relação ao item 9.2.7 do Acórdão em tela, a instar o Itamaraty a aperfeiçoar o processo de planejamento estratégico de TI, de modo a que o Plano Diretor de Tecnologia da Informação esteja em conformidade com as diretrizes da Instrução Normativa SLTI/MPOG 4/2010, em seu artigo 4º,

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recordou-se, em resposta ao órgão de controle interno, que o Ministério optou por utilizar o Plano Plurianual como instrumento balizador do PDTI, como o parágrafo único daquela instrução permite.

Encontra-se em curso, em atendimento à determinação contida no item 9.2.9, a elaboração do Plano Anual de Capacitação para 2012, com as definições dos temas, metodologias e ações de capacitação voltadas à habilitação dos servidores referentes à área de TI.

No tocante, agora, às treze recomendações do Acórdão, o MRE, amparado no cronograma estabelecido pelo Plano de Execução da Estratégia Geral de Tecnologia da Informação, implantou, mediante mapeamento do processo de planejamento e gestão de contratos, sua estrutura formal de gerência de projetos, atendendo assim ao item 9.1.1.

Encontra-se em curso a implantação do processo de gestão de incidentes de serviços de tecnologia da informação, em cumprimento à recomendação do item 9.1.9.

Está sendo realizado estudo para adquirir sistema hábil para aperfeiçoar o procedimento de inventário, conforme a recomendação do item 9.1.6.

No que diz respeito à implementação do processo de gestão de incidentes e de procedimentos formais de gestão de mudança, recomendado pelos itens 9.1.8 e 9.1.10, dada a necessidade de serem cumpridas fases anteriores de amadurecimento do processo de gestão de tecnologia da informação, é necessário postergar a data de sua realização para o exercício imediatamente subsequente ao presente exercício.

Os controles descritos nos itens 9.1.3, 9.1.4 e 9.1.13 estão sendo implementados. Ou, esquematicamente, no tocante às deliberações do TCU atendidas no exercício de 2011:

Quadro 4 – Deliberações atendidas do TCU, item 9.2.1 Unidade Jurisdicionada

Denominação completa: Código SIORG

Departamento de Comunicações e Documentação 000292 Deliberações do TCU

Deliberações expedidas pelo TCU Ordem Processo Acórdão Item Tipo Comunicação Expedida

1 TC-018.911/2010-2 758/2011 9.2.1 DE Ofício 729/2011-TCU/SECEX-5

Órgão/entidade objeto da determinação e/ou recomendação Código SIORG

Ministério das Relações Exteriores 263

Descrição da Deliberação: Aperfeiçoar o processo de software previamente às futuras contratações de serviços de desenvolvimento ou manutenção de software, vinculando o contrato com o processo de software, sem o qual o objeto não estará precisamente definido.

Providências Adotadas

Setor responsável pela implementação Código SIORG

Divisão de Informática 001775 Síntese da providência adotada: A determinação já havia sido cumprida ex ante a prolação do Acórdão, dado que, e cita-se apenas um exemplo por razão de economia, o contrato DCD 1/2011, firmado entre este Ministério e a empresa Techresult S/A, para contratação de fábrica de software, estava calcado na Metodologia de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas (MDMS) do Ministério, sendo sua aferição realizada por meio da Análise de Ponto de Função. Síntese dos resultados obtidos Aprimoramento da capacidade de execução e de gestão na área de TI. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O acúmulo de serviço e a carência de servidores podem ser arrolados como fatores moderadamente prejudiciais à adoção expedita das providências necessárias ao cumprimento da determinação do TCU.

Quadro 5 – Deliberações atendidas do TCU, item 9.2.2

Unidade Jurisdicionada

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Descrição da Deliberação: Aperfeiçoar o processo de elaboração do orçamento de TI, necessário ao cumprimento da Lei 12.017/2009 (LDO 2009/2010), art. 9º, II, c/c Anexo II, XVIII, ou das que vierem a lhe suceder, de maneira a que as solicitações de orçamento de despesas de TI estejam baseadas nas ações que se pretende executar, observando as práticas do Cobit 4.1, processo PO5.3 – Orçamentação de TI, e da Gespública, critério de avaliação 7.3



Divisão de Informática 001775 Síntese da providência adotada: Antes de recebido o ofício do TCU, já haviam sido feitas solicitações, relativas ao planejamento financeiro-orçamentário de 2012, alinhadas ao Plano Diretor de Tecnologia da Informação. Síntese dos resultados obtidos Aprimoramento da capacidade de execução e de gestão na área de TI. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O acúmulo de serviço e a carência de servidores podem ser arrolados como fatores moderamente prejudiciais à adoção expedita das providências necessárias ao cumprimento da determinação do TCU.

Quadro 6 – Deliberações atendidas do TCU, itens 9.2.3, 9.2.4, 9.2.5, 9.2.6 e 9.2.8





3 TC-018.911/2010-2 758/2011

9.2.3 9.2.4 9.2.5 9.2.6 9.2.8

DE Ofício 729/2011-TCU/SECEX-5



Descrição da Deliberação: 9.2.3 – em atenção à Instrução Normativa GSI/PR 1/2008, art. 5º, VI, c/c Norma Complementar 03/IN01/DSIC/GSIPR, item 5.3.7.3, institua Comitê de Segurança da Informação e Comunicações, com observância das práticas da NBR ISO/IEC 27002, item 6.1.2 – Coordenação de segurança da informação; 9.2.4 – em atenção à Instrução Normativa GSI/PR 01/2008, art. 5º, V, institua equipe de tratamento e resposta a incidentes em redes computacionais, com observância das práticas da Norma Complementar 05/IN01/DSIC/GSIPR; 9.2.5 – em atenção à Instrução Normativa GSI/PR 1/2008, art. 5º, IV, e art. 7º, c/c Norma Complementar 03/IN01/DSIC/GSIPR, item 5.3.7.2, nomeie Gestor de Segurança da Informação e Comunicações, com observância

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das práticas da NBR ISO/IEC 27002, item 6.1.3 – Atribuição de responsabilidade para segurança da informação. 9.2.6 – em atenção à Instrução Normativa GSI/PR 1/2008, art. 5º, VII, implante Política de Segurança da Informação e Comunicações, com observância das práticas da Norma Complementar 03/IN01/DSIC/GSIPR; 9.2.8 – em atenção à Instrução Normativa GSI/PR, art. 5º, VII, c/c Norma Complementar 04/IN01/DSIC/GSIPR, implemente processo de gestão de riscos de segurança da informação.



Divisão de Informática 001775 Síntese da providência adotada: Sublinhou-se, em resposta ao órgão de controle interno, que o MRE, mais do que comitês ou equipes, possui todo um departamento, composto por duas divisões, duas coordenações-gerais e uma central, dedicado ao tratamento da informação. Assim, pode-se sustentar que a própria estrutura organizacional do Ministério, anterior à Instrução Normativa GSI/PR 1/2008 e suas normas complementares 03/IN01/DSIC/GSIPR e 04/IN01/DSIC/GSIPR, e resultado de décadas de tratamento da informação diplomática, tem práticas tão efetivas, e já provadas pelo tempo, quanto aquelas que a Instrução Normativa citada preconiza. Síntese dos resultados obtidos Confirmação de que a estrutura organizacional atende aos melhores e mais rigorosos padrões de tratamento da informação. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não se aplica.









Descrição da Deliberação: Aperfeiçoar, em atenção ao princípio constitucional da eficiência e ao Decreto-Lei 200/67, art. 6º, I, e à Instrução Normativa SLTI/MPOG 4/2010, art. 4º, o processo de planejamento de Planejamento Estratégico de TI, de maneira a que o Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI esteja em conformidade com as diretrizes da mencionada IN e com as práticas do Cobit 4.1, processo PO1 – Planejamento Estratégico de TI.



Divisão de Informática 001775 Síntese da providência adotada: Recordou-se, em resposta ao órgão de controle interno, que o Ministério optou por utilizar o Plano Plurianual como instrumento balizador do PDTI, como o parágrafo único daquela instrução permite. Síntese dos resultados obtidos Não se aplica. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não se aplica.

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Quadro 8 – Deliberações atendidas do TCU, item 9.1.1 Unidade Jurisdicionada




5 TC-018.911/2010-2 758/2011 9.1.1 RE Ofício 729/2011-TCU/SECEX-5



Descrição da Deliberação: Implantar estrutura formal de gerência de projetos, com observância do Cobit 4.1, processo PO10.2 – Estruturas de Gerência de Projetos e do PmBok, entre outras boas práticas de mercado.



Divisão de Informática 001775 Síntese da providência adotada: O MRE, amparado no cronograma estabelecido pelo Plano de Execução da Estratégia Geral de Tecnologia da Informação, implantou, mediante mapeamento do processo de planejamento e gestão de contratos, sua estrutura formal de gerência de projetos Síntese dos resultados obtidos Aprimoramento da capacidade de execução e de gestão na área de TI. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O acúmulo de serviço e a carência de servidores podem ser arrolados como fatores moderamente prejudiciais à adoção expedita das providências necessárias ao cumprimento da determinação do TCU.









Descrição da Deliberação: Implantar estrutura formal de gerência de projetos, com observância do Cobit 4.1, processo PO10.2 – Estruturas de Gerência de Projetos e do PmBok, entre outras boas práticas de mercado.



Divisão de Informática 001775 Síntese da providência adotada:

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O MRE, amparado no cronograma estabelecido pelo Plano de Execução da Estratégia Geral de Tecnologia da Informação, implantou, mediante mapeamento do processo de planejamento e gestão de contratos, sua estrutura formal de gerência de projetos Síntese dos resultados obtidos Aprimoramento da capacidade de execução e de gestão na área de TI. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O acúmulo de serviço e a carência de servidores podem ser arrolados como fatores moderamente prejudiciais à adoção expedita das providências necessárias ao cumprimento da determinação do TCU.

E, esquematicamente, no tocante às deliberações do TCU pendentes de atendimento ao

final do exercício:

Quadro 10 – Deliberações pendentes do TCU, item 9.2.9 Unidade Jurisdicionada







Descrição da Deliberação: Elaborar, em atenção ao Decreto 5.707/2006, art. 5º, 2º, c/c Portaria MP 208/2006, art. 2º, I, e art. 4º, Plano Atual de Capacitação, com definições dos temas, metodologias de capacitação a serem implementadas e ações de capacitação voltadas à habilitação de seus servidores.

Justificativa apresentada pelo seu não cumprimento


Divisão de Informática 001775 Justificativa para o seu não cumprimento: Encontra-se em curso a elaboração do Plano Anual de Capacitação para 2012/13, com as definições dos temas, metodologias e ações de capacitação voltadas à habilitação dos servidores referentes à área de TI. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O acúmulo de serviço e a carência de servidores motivaram a impossibilidade de concluir-se o Plano Anual de Capacitação ao longo do exercício de 2011.

Quadro 11 – Deliberações pendentes do TCU, itens 9.1.3, 9.1.4, 9.1.9 e 9.1.13





2 TC-018.911/2010-2 758/2011 9.1.3 9.1.4 RE Ofício 729/2011-

TCU/SECEX-5

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9.1.9 9.1.13



Descrição da Deliberação: 9.1.3 – Implementar controles que promovam cumprimento do processo de planejamento previsto na IN SLTI/MPOG 4/2010 9.1.4 – Implementar controles que garantam que o termo de referência ou projeto básico seja elaborado a partir de estudos técnicos preliminares 9.1.9 – Implementar processo de gestão de incidentes de serviços de tecnologia da informação, à semelhança das orientações do Cobit 4.1, processo DS9 – Gerenciar configuração e de outras boas práticas de mercado como a NBR ISO/IEC 20.000) 9.1.13 – Implementar controles que promovam a regular contratual e que permitam identificar se todas as obrigações do contratado foram cumpridas antes da atestação do serviço



Divisão de Informática 001775 Justificativa para o seu não cumprimento: O acúmulo de serviço e a carência de servidores motivaram a impossibilidade de integrar plenamente as boas práticas recomendadas ao cotidiano laboral desta UJ. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Vide acima.

Quadro 12 – Deliberações pendentes do TCU, item 9.1.6








Descrição da Deliberação: Aperfeiçoar o procedimento de inventário de ativos de informação, de maneira a que todos os ativos de informação estejam inventariados e tenham um proprietário responsável, à semelhança das orientações do item 7.1, da NBR ISO/IEC 27.002.



Divisão de Informática 001775 Justificativa para o seu não cumprimento: Está sendo realizado estudo para adquirir sistema hábil para aperfeiçoar o procedimento de inventário, que o acúmulo de serviço e a carência de servidores não permitiriam concluir no decorrer do exercício de 2011. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Vide acima.

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Quadro 13 – Deliberações pendentes do TCU, itens 9.1.8 e 9.1.10 Unidade Jurisdicionada




4 TC-018.911/2010-2 758/2011 9.1.8 9.1.10 RE Ofício 729/2011-

TCU/SECEX-5



Descrição da Deliberação: 9.1.8 – Implementar processo de gestão de configuração de serviços de tecnologia da informação, à semelhança das orientações do Cobit 4.1, processo DS9 – Gerenciar configuração e de outras boas práticas de mercado (como a NBR ISO/IEC 20.000) 9.1.10 – Estabelecer procedimentos formais de gestão de mudanças, de acordo com o item 12.5.1 da NBR ISO/IEC 17799:2005, à semelhança das orientações do Cobit 4.1, processo AI6 – Gerenciar mudanças e de boas práticas de mercado (como a NBR ISO/IEC 20.000)



Divisão de Informática 001775 Justificativa para o seu não cumprimento: Dada a necessidade de serem cumpridas fases anteriores de amadurecimento do processo de gestão de tecnologia da informação, mostrou-se necessário postergar a data de sua realização para o exercício em curso. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Vide acima.

Informações sobre o tratamento das recomendações realizadas pela unidade de controle interno

O Relatório da Tomada de Contas Anual da Unidade Jurisdicionada representada pela

Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior, referente ao exercício de 2010 e a contemplar as contas desta Unidade Gestora, foi encaminhado a esta Unidade, por meio do Memorandum CISET/205/QIAU, de 10 de agosto de 2011. As medidas tomadas pelo DCD para dar fiel cumprimento às recomendações do Senhor Secretário de Controle Interno foram: a) no tocante à recomendação de efetuar-se o recolhimento aos cofres públicos dos valores pagos à Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, correspondentes a complementações financeiras e juros, respectivamente, nos valores de R$ 2.557,25 e R$ 442,99, incorridos por atraso no pagamento das faturas, foram efetivamente recolhidos aqueles valores aos cofres públicos, tendo sido o valor de R$ 2.557,25 compensado das faturas seguintes daquela Empresa, dado que a cobrança ocorreu por erro de faturamento; b) quanto a passarem a ser adotadas providências para que, juntamente com as faturas mensais, fossem entregues relação dos contratados que prestam serviços ao MRE, a Guia comprovando o recolhimento do FGTS e a relação nominal dos beneficiários dos recolhimentos, para só então autorizar-se o pagamento da fatura, foram notificadas todas as empresas com as quais o DCD mantinha contrato e que tinham funcionários prestando serviços presenciais ao Ministério, no sentido de seguirem essa orientação; c) em relação à adoção de providências junto ao Departamento de Administração para regularização das contas patrimoniais constantes das contas da Unidade Jurisdicionada, foram corrigidos os registros dos bens equivocadamente adquiridos e registrados sob a mesma conta 1.4.2.1.2.35.00; d) quanto à recomendação de serem sanadas falhas no Processo de Planejamento Estratégico de TI (o PDTI), que não apresentava perfeita consonância com a Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 4/2010, está sendo

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instituído grupo de trabalho para atualizar o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e corrigir suas falhas.

O recebimento do Relatório Complementar à Tomada de Conta Anual, exercício 2010, por meio do Memorandum CISET/266, de 20 de outubro de 2011, motivou a declaração de que haviam sido acatadas as recomendações passíveis de correção imediata e de que as falhas que haviam afetados processos licitatórios já concluídos ou contratos já celebrados, embora impassíveis de correção, inspirariam esforços no sentido da melhora das atividades licitatórias e contratuais praticadas, de modo a evitar a repetição das mesmas falhas em processos subsequentes.

Ou, esquematicamente, no tocante às recomendações da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendidas no presente exercício:

Quadro 14 – Deliberações atendidas da Unidade de Auditoria Interna, Achado 8, III.10, § 136

Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de Auditoria TCA2010DCD

Data do Relatório de Auditoria 10/08/2011 Item do Relatório de Auditoria Achado 8, III.10, §136 Comunicação Expedida/Data Memorandum CISET/205/QIAU, de 10 de agosto de 2011 Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação

Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo – Departamento de Comunicações e Documentação

Descrição da Recomendação

Efetuar o recolhimento aos cofres públicos dos valores pagos à Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, correspondentes a complementações

financeiras e juros, respectivamente, nos valores de R$ 2.557,25 e R$ 442,99, incorridos por atraso no pagamento das faturas.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo – Departamento de Comunicações e Documentação Síntese das providências adotadas Foram recolhidos aos cofres públicos os valores pagos à Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, correspondentes à multa por atraso no pagamento de faturas de 2010. O valor de R$ 2.557,25 foi compensado de fatura subsequente da Empresa, uma vez que aquela cobrança havia se dado por erro de faturamento. Síntese dos resultados obtidos Sanadas irregularidades orçamentário-financeiras. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A adoção de providências foi imediata e livre de óbices.






Adotar, doravante, providências para que, juntamente com as faturas mensais, seja entregue a relação dos contratados que prestam serviços ao MRE, a Guia comprovando o recolhimento do FGTS e a relação nominal dos beneficiários

dos recolhimentos. Tendo em poder a referida documentação, comprovar a sua regularidade e, só após esse procedimento, autorizar o pagamento da fatura.

Providências adotadas pela unidade interna responsável

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Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo – Departamento de Comunicações e Documentação Síntese das providências adotadas Por meio de Ofício, o Diretor do DCD notificou todas as empresas com as quais o Departamento mantinha contrato e cujos funcionários prestam serviços presenciais no Ministério para, a partir do mês seguinte, passarem a apresentar: (1) relação dos contratados que efetivamente prestaram serviços durante o período de referência da fatura ao Itamaraty; (2) guia de recolhimento do FGTS; e (3) relação nominal dos beneficiários dos recolhimentos. As empresas foram informadas de que os pagamentos das faturas somente seriam efetuadas após conferências desses três itens acima. Síntese dos resultados obtidos Sanadas irregularidades na fiscalização dos contratos administrativos em vigor. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A adoção de providências foi imediata e livre de óbices.





Descrição da Recomendação Adotar providências junto ao Departamento de Administração para regularização das contas patrimoniais constantes das contas desta UJ.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo – Departamento de Comunicações e Documentação Síntese das providências adotadas Foram corrigidos os registros de bens equivocadamente adquiridos e registrados sob a mesma conta 1.4.2.1.2.35.00. Síntese dos resultados obtidos Sanadas irregularidades nas contas patrimoniais. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A adoção de providências foi imediata e livre de óbices.

E, esquematicamente, no tocante à recomendação da unidade de auditoria interna pendente

de atendimento no final do exercício de 2011:

Quadro 17 – Deliberações pendentes da Unidade de Auditoria Interna, Achado 8, III.10, § 146 e 147


Item do Relatório de Auditoria Achado 8, III.10, §146 e 147 Comunicação Expedida Memorandum CISET/205/QIAU, de 10 de agosto de 2011 Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Informática – Departamento de Comunicações e Documentação

Descrição da Recomendação §146 – Por meio do Acórdão nº 758/2011 – Plenário, o Tribunal de Contas da União realizou auditoria no DCD, para avaliar os controles gerais de tecnologia

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da informação no Itamaraty. Durante os trabalhos, o TCU observou que o MRE foi fiscalizado no âmbito da FOC de 2007 (TC 026.179/2007-8). Na realização dos trabalhos pelo Tribunal, foram encontradas diversas falhas no processo de

planejamento de TI, que, segundo aquela Corte, afetam o processo de contratação e sua gestão, além da própria prestação dos serviços em apoio à

atividade finalística da Unidade. Destacam-se entre elas: §147 – - falhas no Processo de Planejamento Estratégico de TI (o PDTI), que

deve estar em consonância com a Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 4/2010, artigo 4º;

- inexistência de plano anual de capacitação do pessoal de TI; - não centralização do orçamento de TI do Ministério no DCD;

- falhas no primeiro software de gerenciamento de projetos e o segundo não está estabelecido;

- inexistência de Política de Segurança da Informação; e - forte relação entre as falhas associadas à governança de TI e as

impropriedades encontradas nos contratos analisados. Justificativas da unidade interna responsável

Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Informática Justificativas para o não atendimento O acúmulo de serviço e a carência de servidores não permitiram atender, ao final do exercício de 2011, recomendações que envolvem planejamento abrangente e de fundo.

Conclusão

Logrou-se, no decorrer do exercício de 2011, desenvolver ações que aprimoraram não apenas a provisão e a administração dos meios e sistemas corporativos para tratamento da informação do Ministério das Relações Exteriores, mas também a gestão dos recursos aplicados aos sistemas corporativos de tratamento da informação no Ministério nas áreas de tecnologia da informação, comunicações e gestão documental.

Com efeito, sistemas informáticos utilizados pelos servidores e funcionários terceirizados do MRE foram atualizados ou inaugurados, a exemplo do SIGEF; o objetivo inicialmente traçado de renovação de um terço do parque tecnológico dos postos no exterior foi alcançado; foram incorporadas obras e coleções à Biblioteca AFAS; o serviço de malas e correio diplomático foi gerido a contento; foi conduzida reorganização de significativas porções do acervo arquivístico sob responsabilidade deste Departamento; prestou-se apoio à realização de licitações e a processos de renovação de contratos administrativos; incrementou-se a abrangência da rede VoIP; foi prestado suporte aos usuários dos sistemas informáticos do MRE.

O estabelecimento de bases cada vez mais firmes sobre as quais conduzir o trabalho cotidiano enseja a definição de metas mais ambiciosas para o exercício de 2012, conforme asseverado na introdução do presente Relatório. A contínua capacitação técnico-profissional do corpo de servidores lotados neste Departamento é, reconhecidamente, necessidade imperiosa para o cumprimento cada vez mais eficiente das obrigações regimentais que tocam a esta unidade. Representando condição e fator limitante da satisfação de metas traçadas, a referida capacitação receberá atenção destacada no presente exercício, de modo a permitir que o futuro relatório a descrever as realizações administrativas ocorridas em seu curso reflita avanços e ganhos em relação ao relatório que ora se encerra.

Registre-se, por fim, que a declaração do contador responsável por esta unidade atestando que os demonstrativos contábeis e o demonstrativo levantado por unidade gestora responsável refletem a adequada situação orçamentária, financeira e patrimonial desta unidade encontra-se anexa.

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ANEXOS

Imagem 2 – Declaração do Contador

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Imagem 3 – Declaração de inserção e atualização de dados no SIASG

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SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR

DEPARTAMENTO DO SERVIÇO EXTERIOR


Brasília, 2012

Relatório de Gestão do exercício de 2011 apresentado aos órgãos de

controle interno e externo como prestação de contas ordinárias anual a

que esta Unidade está obrigada nos termos do art. 70 da Constituição

Federal, elaborado de acordo com as disposições da Instrução

Normativa TCU nº 63/2010, da Decisão Normativa TCU nº 117/2011 e

da Portaria-TCU nº 123/2011 e das orientações do órgão de controle

interno.

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SUMÁRIO 1 – INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA............................74 2 – INFORMAÇÕES SOBRE O PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DA UNIDADE, CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES...............................................................75

a) Responsabilidades institucionais da unidade..................................................................................75 Administração de recursos humanos do Ministério das Relações Exteriores, segundo a competência estabelecida pelo Decreto 7.304/2010, de maneira a assegurar a formulação e execução da política exterior do Brasil, a manutenção das relações diplomáticas e a promoção dos interesses do Estado e da sociedade brasileira no exterior.....................................................................................................75 b) Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais..................................................75 c) Programas de Governo sob a responsabilidade do DSE...............................................................77 d) Desempenho Orçamentário e Financeiro......................................................................................79

Quadro A.2.8 - Despesas por Modalidade de Contratação dos créditos originários da UJ...........79 Quadro A.2.9 - Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos originários da UJ...................................................................................................................................................79

3 – INFORMAÇÕES SOBRE O RECOLHIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS..............................................................................................................80 4 – INFORMAÇÕES SOBRE A MOVIMENTAÇÃO E OS SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES..............................................................................................................80

Quadro A.4.1 - Situação dos Restos a Pagar de exercícios anteriores...........................................80 5 – INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE..........................................82

a) Composição do quadro de servidores ativos.................................................................................7 Quadro A.5.1 – Força de Trabalho da UJ – Situação apurada em 31/12.......................................7 Quantidade.....................................................................................................................................7 Quadro A.5.2 – Situações que reduzem a força de trabalho da UJ – Situação em 31/12..............8 Quadro A.5.3 – Detalhamento estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UJ (Situação em 31 de dezembro).......................................................................................................Erro! Indicador não definido. Quadro A.5.4 – Quantidade de servidores da UJ por faixa etária - Situação apurada em 31/12...9 Quadro A.5.5 – Quantidade de servidores da UJ por nível de escolaridade - Situação apurada em 31/12..............................................................................................................................................9 Quadro A.5.6 - Composição do Quadro de Servidores Inativos - Situação apurada em 31 de dezembro.......................................................................................................................................9 Quadro A.5.7 - Composição do Quadro de Instituidores de Pensão - Situação apurada em 31/12..............................................................................................................................................10

c) Composição do quadro de estagiários...........................................................................................10 Quadro A.5.8 - Composição do Quadro de Estagiários.................................................................10

d) Demonstração dos custos de pessoal.............................................................................................85 e) Terceirização de mão de obra empregada....................................................................................85 f) Indicadores gerenciais sobre recursos humanos............................................................................85

6 – INFORMAÇÃO SOBRE AS TRANSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, CONTRATO DE REPASSE, TERMO DE PARCERIA, TERMO DE COOPERAÇÃO, TERMO DE COMPROMISSO OU OUTROS ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES, VIGENTES NO EXERCÍCIO DE REFERÊNCIA.........................................................................................................88

a) Instrumentos de transferências vigentes no exercício..................................................................88 Quadro A.6.2 – Resumo dos instrumentos celebrados pela UJ nos três últimos exercícios.........89 Quadro A.6.3 – Resumo dos instrumentos de transferência que vigerão em 2011 e exercícios seguintes.........................................................................................................................................89

b) Informações sobre a prestação de contas relativas aos convênios, termos de cooperação e contratos de repasse..........................................................................................................................89

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Quadro A.6.4 – Resumo da prestação de contas sobre transferências concedidas pela UJ na modalidade de convênio, termo de cooperação e de contratos de repasse...................................90

e) Análise crítica...............................................................................................................................90 O valor repassado por este Ministério à GEAP – Fundação de Seguridade Social, por segurado, correspondeu, em 2011, ao estabelecido pela Portaria Conjunta SRH/SOF/MP nº 1/2009. Conforme disposto nessa portaria, os valores per capta variam de R$ 72,00 a R$129,00, a depender da idade e da renda do servidor. Considerando-se que o total de servidores aposentados e pensionistas equivalia, em 31 de dezembro de 2011, a 38% dos segurados, o valor repassado sofreu aumento, no que se refere a 2010.......................................................................................................................................................90 7 – DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES A CONTRATOS E CONVÊNIOS OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS – SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA – SICONV, CONFORME ESTABELECE O ARTIGO 19 DA LEI 12.309/2010..........90 8 – INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730/1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS..........................................................................................................................90 9 – INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO..............................................................................................................................................91

a) Estrutura de controles internos......................................................................................................91 10 – INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS................................................................93 11 – INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DO DSE, CLASSIFICADO COMO “BENS DE USO ESPECIAL”, DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS..........................................................93 12 – INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) DA UNIDADE.............................................................................................................................................93 13 – INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS 5.355/2005 E 6.370/2008.............................................................................................................................................93 14 – INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA..............................................................93 15 – INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO OU JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO..................................................................................................................................93

a) Deliberações do TCU atendidas no exercício................................................................................93 b) Deliberações do TCU pendentes de atendimento ao final do exercício........................................98

16 – INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO, APRESENTANDO JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO ACATAMENTO.......................................................................................................98

a) Recomendações da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendidas no exercício.98

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LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS DSE – Departamento do Serviço Exterior SGEX – Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior DP – Divisão do Pessoal DPAG – Divisão de Pagamentos DTA – Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento SAMS - Serviço de Assistência Médica e Social RG – Relatório de gestão IN – Instrução Normativa DN – Decisão Normativa TCU – Tribunal de Contas da União CGU – Controladoria-Geral da União LOA – Lei Orçamentária Anual Port. – Portaria

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A – CONTEÚDO GERAL

1 – INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA

Poder e Órgão de vinculação Poder: Executivo Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores Código SIORG: 1746

Identificação da Unidade Jurisdicionada

Denominação completa: Departamento do Serviço Exterior Denominação abreviada: DSE Código SIORG: 1746 Código LOA: 35000 Código SIAFI: 240009 Situação: ativa Natureza Jurídica: Administração Direta

Principal Atividade: Relações Exteriores Código CNAE: 8421-3/00 Telefones/Fax de contato: (61) 3411-8351 (61) 3411-8352 (61) 3313-2046 Endereço eletrônico: [email protected] Página da Internet: www.itamaraty.gov.br

Endereço Postal: Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo I, Sala 630, CEP 70170-900, Brasília - DF

Normas relacionadas à Unidade Jurisdicionada Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada Decreto 7.304, de 22 de setembro de 2010

Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada Regulamento Interno do Serviço Exterior (RISE), aprovado pela Portaria nº 212, de 30 de abril de 2008.

Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada Não há.

Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome Não se aplica. Não se aplica.

Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome

Não se aplica. Não se aplica. Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões

Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAFI da Gestão 240009 00001

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2 – INFORMAÇÕES SOBRE O PLANEJAMENTO E GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA DA UNIDADE, CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES a) Responsabilidades institucionais da unidade Administração de recursos humanos do Ministério das Relações Exteriores, segundo a competência estabelecida pelo Decreto 7.304/2010, de maneira a assegurar a formulação e execução da política exterior do Brasil, a manutenção das relações diplomáticas e a promoção dos interesses do Estado e da sociedade brasileira no exterior. I. Competência Institucional De acordo com o artigo 47 do Decreto de Estrutura do MRE, “ao Departamento do Serviço Exterior compete planejar, coordenar e supervisionar as atividades de formulação e execução da política de pessoal, os processos de remoção e lotação, inclusive em seus aspectos de pagamentos e de assistência médica e social, observando a orientação do órgão central do SIPEC, ao qual se vincula tecnicamente como órgão setorial”. II. Objetivos estratégicos - recrutamento de pessoal - capacitação de pessoal - maior eficiência na lotação e na movimentação dos servidores - maior eficiência na formalização e na publicação de atos diversos - maior eficiência nos gastos realizados b) Estratégias de atuação frente às responsabilidades institucionais

No exterior, as necessidades de pessoal são equacionadas por meio da movimentação de servidores em missão permanente, provisória ou eventual. As missões permanentes têm prazo de duração igual ou superior a dois anos e implicam mudança de sede e lotação do servidor. As missões transitórias e eventuais caracterizam-se pela curta duração (de 30 dias a 23 meses) nas quais são mantidas a sede e a lotação do servidor.

Durante o ano de 2011, a Divisão do Pessoal realizou dois mecanismos de remoção direcionados a diplomatas e dois mecanismos destinados a servidores administrativos. Com base em portaria de lotação numérica, que fixa a lotação ideal em cada posto e classifica os postos no exterior em A, B, C e D segundo critérios de relevância política e de condições de vida, a DP prepara a portaria que define as regras de cada plano de remoção. Geralmente, o servidor indica, dentre determinado número de postos de sua escolha, ao menos um posto na África e um posto na Ásia, Oceania ou Oriente Médio. Também podem ser oferecidos benefícios para servidores que optam por determinados postos, como no caso de missões casadas, em que o servidor, após cumprir missão de dois anos em posto C ou D, é automaticamente removido para posto A de sua escolha. Essa sistemática facilita o preenchimento de vagas em postos de difícil lotação.

Em alguns casos, é necessário o envio de pessoal ao exterior em missão de curta duração, para cumprir determinadas tarefas administrativas ou para o exercício de

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encarregatura de negócios ou de arquivo. Reuniões e missões por período inferior a 30 dias são objeto de missão eventual, na qual o servidor recebe diária; contudo, desde março de 2011 houve drástica redução de no número de missões eventuais, em atendimento à orientação do MPOG, para adequar as despesas do Ministério com a restrição orçamentária.

A designação em missão por período superior a 30 dias é geralmente feita como missão transitória, na qual o servidor não ganha diária, deixa de receber o salário no Brasil e passa a receber o salário do posto onde está servindo. Como descrito em folheto explicativo disponibilizado na Intratec (rede interna), apenas em situações excepcionais os servidores podem ser enviados em missão eventual por período superior a trinta dias.

As lotações no Brasil são realizadas com o intuito de preencher claros de lotação, ou seja, aproximar a lotação efetiva das unidades da lotação ideal. Em 2011, além de cuidar da lotação dos servidores que retornavam do exterior, o DSE providenciou a lotação de 09 novos Oficiais de Chancelaria, aprovados por concurso em 2009. O DSE também organizou estágio e providenciou a lotação dos 26 novos Terceiros-Secretários que ingressaram neste Ministério em 2011.

Durante o ano de 2011, em continuidade ao processo de recadastramento e atualização de informações cadastrais dos dependentes de servidores deste Ministério, foram realizadas, no Siape, 318 exclusões de filhos maiores que não comprovaram a condição atual de estudante. Essas exclusões foram feitas manualmente, uma vez que o Siape não permite a exclusão automática de dependentes, apenas de benefícios. Além do controle interno já mantido pelas Divisões do Pessoal e de Pagamentos para cortar benefícios dados a filhos maiores que não gozem mais do status de dependente, em virtude de não provarem a condição de estudante, a medida possibilitou ainda maior organização e segurança às rotinas de trabalho, já que o Siape serve não apenas ao MRE. A Divisão do Pessoal também mantém, igualmente, esforços contínuos para ter cadastrados, no Siape, os CPFs dos dependentes, o que contribui para a organização do benefício de dedução do imposto de renda e vai ao encontro do solicitado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Cabe, ainda, mencionar os trabalhos de atualização dos benefícios no cadastro de dependentes no Sistema Interno de Administração de Recursos Humanos (SIAPE), com o objetivo de propiciar ainda maior exatidão no cálculo do orçamento destinado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) ao custeio de saúde suplementar.

No que se refere aos esforços para o treinamento de servidores, a Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento (DTA) promoveu, ao longo de 2011, ações de capacitação técnica do quadro de servidores lotados no Brasil e no Exterior. O CHSE – Curso de Habilitação para o Serviço Exterior – composto de aulas e palestras com o objetivo de capacitar Diplomatas, Oficiais de Chancelaria e Assistentes de Chancelaria, bem como os servidores de nível superior e médio do Plano de Classificação de Cargos (PCC) para o exercício de funções no exterior, capacitou 221 servidores em 2011. A DTA disponibilizou cursos dos idiomas inglês, espanhol, francês, italiano, chinês, russo, alemão, japonês, hebraico, polonês, persa e árabe. As turmas são abertas aos servidores de todas as carreiras lotados no MRE. Em 2011, 192 servidores foram capacitados nos idiomas oferecidos. No exterior, a DTA custeia cursos de idiomas realizados pelos servidores do Serviço Exterior Brasileiro e pelos integrantes do Plano de Classificação de Cargos (PCC) lotados nos Postos. No ano de 2011, 238 servidores participaram de cursos de 23 idiomas.

A DTA custeou, ainda, cursos de curta duração, na modalidade extramuros, voltados predominantemente para o desenvolvimento de conhecimentos técnicos nas áreas de logística, direito e justiça, informática, orçamento e finanças. No ano de 2011, 75 servidores participaram de cursos extramuros no MRE. Cursos técnicos de curta duração, cuja contratação é feita mediante processo licitatório para formação de turmas internas após levantamento da demanda das diversas áreas do MRE, também são oferecidos pela DTA na modalidade intramuros. Em 2011, a DTA disponibilizou três desses cursos, com a participação de 52 servidores.

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A DTA coordena e realiza, também, os cursos para promoção de Oficiais e Assistentes de Chancelaria, realizados na modalidade Educação a Distância (EaD), a saber: cursos de Treinamento para o Serviço Exterior (CTSE), Especialização de Assistente de Chancelaria (CEAC), Atualização de Oficial de Chancelaria (CAOC) e Capacitação de Oficial de Chancelaria (CCOC). Há ainda, na modalidade presencial, o Curso de Especialização de Oficial de Chancelaria (CEOC). Os cursos têm por finalidade oferecer aos integrantes das mencionadas carreiras a oportunidade de aprimoramento conceitual e técnico, por meio do estudo de temas relativos aos novos instrumentos da gestão pública, assim como aos conteúdos de interesse mais específico para o desempenho de suas atribuições na Secretaria de Estado e nas repartições diplomáticas e consulares brasileiras. Em 2011, foram realizadas duas edições dos cursos para promoção de Oficiais e Assistentes de Chancelaria, com a capacitação de 251 servidores. Modernização do Arquivo da Divisão do Pessoal No âmbito do processo de modernização do arquivo da Divisão do Pessoal, o Itamaraty foi convidado, pelo Departamento de Administração de Sistema de Recursos Humanos, vinculado à Secretaria de Recursos Humanos do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, a participar do projeto piloto do Assentamento Funcional Digital (AFD). A iniciativa instituída pela Portaria Normativa SRH nº 3, de 18 de novembro de 2011, visa a estabelecer procedimentos relativos à organização, digitalização e armazenamento dos assentamentos funcionais dos servidores públicos federais. Nesse contexto, a Divisão do Pessoal ofereceu contribuições ao MPOG, as quais foram incorporadas ao anexo da referida portaria de normatização do AFD – RJU, bem como indicou representantes para as futuras atividades de controle e fiscalização de trabalho de digitalização a ser realizado por empresa regularmente contratada pelo MPOG. Sistema Integrado de Atenção à Saúde do Servidor Público Federal (SIASS)

Desde a formalização do Acordo de Cooperação Técnica (e respectivo Plano de Trabalho) do Sistema Integrado de Atenção à Saúde do Servidor Público Federal (SIASS), em 18 de dezembro de 2010, integrando este Ministério à unidade SIASS do Ministério da Previdência Social, as perícias médicas individuais vêm sendo realizadas no Serviço de Assistência Médica e Social deste Ministério e registradas no Programas Siape Saúde, ao passo que as juntas médicas de servidores do MRE têm sido realizadas na Unidade SIASS MPS/MTE. Segundo a Orientação Normativa do MPOG nº 3, de 23 de fevereiro de 2010, há necessidade de perícia por junta oficial quando o servidor contabiliza mais de 120 dias de licença para tratamento de saúde em um período de doze meses.

c) Programas de Governo sob a responsabilidade do DSE I. Execução dos Programas de Governo sob a responsabilidade do DSE

Informo que não há programas da LOA 2011 de responsabilidade deste Departamento, que executa apenas ações específicas, inseridas em programas sob responsabilidade de outras unidades. Segue, abaixo, o detalhamento das ações sob responsabilidade do DSE:

A ação “Capacitação de Servidores Públicos Federais em Processo de Qualificação e Requalificação” teve como meta estabelecida para 2011 pela LOA a capacitação de 1000 servidores. Em 2011 as iniciativas de capacitação promovidas pela DTA beneficiaram 998 servidores, atingindo 99,8% da meta estabelecida. Note-se, ainda, que os gastos na ação “Capacitação de Servidores Públicos Federais” (0683.4572.0001) tiveram um incremento, passando de R$ 1.123.927,69 em 2010, quando foram treinados 890 servidores, para R$ 3.306.708,49 em 2011. O aumento é resultante dos gastos realizados com o Termo de

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Cooperação firmado entre o Ministério e a Universidade Federal do Ceará para o desenvolvimento da plataforma Solar, ambiente virtual de aprendizagem desenvolvido para a realização dos cursos para promoção de Oficiais e Assistentes de Chancelaria, com transferência de tecnologia. O montante gasto com o Termo para o exercício foi de R$ 402.860,00 (quatrocentos e dois mil, oitocentos e sessenta reais). O crescimento dos gastos com capacitação no MRE adveio também da expansão no número de servidores treinados, que passou de 890 em 2010 a 998 em 2011, um aumento na ordem de 13,5%.

A LOA fixa meta de 1.172 beneficiados pelo programa “Assistência Médica e Odontológica aos Servidores, Empregados e seus Dependentes” (0750.2004.0001). Observo que, em dezembro de 2011, 494 servidores, sendo 261 aposentados, 169 servidores ativos, 63 pensionistas, 1 cargo em comissão e 345 dependentes foram beneficiados pelo convênio entre o MRE e a GEAP – Fundação de Seguridade Social, operadora de plano de saúde organizada na modalidade de autogestão responsável pela assistência à saúde suplementar no MRE. Em dezembro de 2009, o número de servidores e dependentes beneficiários foi de 979 e, em dezembro de 2010, foi de 879.

Em relação ao programa “Movimentação de Pessoal” (0750.6207.0001), ressalta-se que foram removidos, em 2011, um total de 472 servidores, dentre os quais 336 servidores administrativos, sendo 231 para o exterior e 105 para a Secretaria de Estado e, 165 servidores diplomáticos, sendo 136 para o exterior e 29 para a Secretaria de Estado. Em 2010 foram removidos 683 servidores, 127 servidores a mais que em 2009. É importante salientar que esse número não inclui servidores designados para missões transitórias de longa duração, que implicam transporte dos bens dos servidores e pagamento de ajuda de custo. Neste caso, o Ministério enviou 83 servidores diplomáticos e administrativos em missões transitórias longas ao longo de 2011. As missões transitórias, cuja duração pode variar de 20 dias a 23 meses, têm o objetivo de prestar auxílio temporário os postos no exterior que enfrentam problemas de lotação. Ao longo de 2011 foram realizadas 390 missões transitórias. Em virtude do contingenciamento de despesas, optou-se por evitar o envio de servidores em missões eventuais, que implica o pagamento de diárias. Ressalta-se, ainda, que foram sabatinados no Senado Federal 53 embaixadores para chefiar postos no exterior.

II. Execução Física das ações realizadas pelo DSE

QUADRO A.2.2 - EXECUÇÃO FÍSICA DAS AÇÕES REALIZADAS PELA UJ

Função Subfunção Programa Ação Tipo da

Ação Prioridade Unidade de

Medida Meta

prevista Meta

realizada

Meta a ser

realizada em 2012

07 122 0750 09HB OP 3 N/A N/A N/A N/A 07 122 0750 2000 A 3 N/A N/A N/A N/A 07

128

0683

4572

A 3 Servidor

capacitado 1000

650

07

211

0683

6218

A 3 Missão realizada

36 24

25

07

211

0750

6207

A 3 Servidor movimentado

900

900

07

306

0750

2012

A 3 Servidor beneficiado

1741

1.687

07

331

0750

2011

A 3 Servidor beneficiado

530

162

07 301 0750 2004 A 3 Pessoa 1019 921

79

beneficiada 07

365

0750

2010

A 3 Criança

atendida 104

110

09

272

0089

0181

OP 3 Pessoa beneficiada

N/C**

N/C**

Fonte: SIAFI, LOA 2011 e LOA 2012 * Dados de dezembro de 2011. ** Não consta na LOA.

d) Desempenho Orçamentário e Financeiro I. Programação Orçamentária da Despesa O DSE não é Unidade Orçamentária (UO) nem tem Unidade Gestora Orçamentária (UGO) consolidada ou agregada. II. Execução Orçamentária da Despesa Execução Orçamentária de Créditos Recebidos pelo DSE por Movimentação

Quadro A.2.8 - Despesas por Modalidade de Contratação dos créditos originários da UJ Valores em R$ 1,00 Despesa Liquidada Despesa paga

Modalidade de Contratação 2011 2010 2011 2010

Modalidade de Licitação Convite --- --- --- --- Tomada de Preços --- --- --- --- Concorrência --- --- --- --- Pregão 40.144.442,88 58.780.614,68 40.144.442,88 58.780.614,68 Concurso --- --- --- --- Consulta --- --- --- --- Registro de Preços --- --- --- --- Contratações Diretas Dispensa 263.512,00 800.251,00 263.512,00 800.251,00 Inexigibilidade 129.827,00 278.621,05 129.827,00 278.621,05 Regime de Execução Especial Suprimento de Fundos --- 2.136,56 --- 2.136,56 Pagamento de Pessoal Pagamento em Folha 546.283.760,16 530.582.514,44 546.283.760,16 530.582.514,44 Diárias 4.314.775,42 7.462.743,38 4.314.775,42 7.462.743,38 Outros Fonte: SIAFI

Quadro A.2.9 - Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos originários da UJ Valores em R$ 1,00

Despesa Empenhada Despesa Liquidada RP não processados Valores Pagos Grupos de Despesa

1 – Despesas de Pessoal 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010

3.3.1.90.11.00 234.562.536,52 231.855.404,30 234.562.536,52 231.855.404,30 --- --- 234.562.536,52 231.855.404,30 3.3.1.90.01.00 166.899.181,40 156.190.309,48 166.899.181,40 156.190.309,48 --- --- 166.899.181,40 156.190.309,48 3.3.1.90.03.00 85.495.597,33 82.526.159,12 85.495.597,33 82.526.159,12 --- --- 85.495.597,33 82.526.159,12 Demais

elementos 47.927.481,55 48.698.238,81 47.927.481,55 48.698.238,81 --- --- 47.927.481,55 48.698.238,81 2 – Juros e Encargos da Dívida

80

1º elemento de despesa --- --- --- --- --- --- --- ---



Demais elementos do grupo --- --- --- --- --- --- --- --- 3 – Outras Despesas Correntes

3.3.3.90.33.00 23.065.309,61 39.209.344,78 23.065.309,61 39.209.344,78 --- 8.186.803,43 23.065.309,61 39.209.344,78 3.3.3.90.39.00 16.791.449,84 16.432.696,83 16.791.449,84 16.432.696,83 172.892,74 1.313.267,71 16.791.449,84 16.432.696,83 3.3.3.90.14.00 4.041.613,64 6.532.617,05 4.041.613,64 6.532.617,05 --- --- 4.041.613,64 6.532.617,05 Demais

elementos do grupo 11.459.406,69 16.037.340,43 11.459.406,69 16.037.340,43

--- ---

11.459.406,69 16.037.340,43

Fonte: SIAFI

Análise crítica: O aumento de despesas referentes a folha de pagamento e movimentação de pessoal (diárias, ajuda de custo, transporte de bagagem e passagens) decorre da ampliação do quadro de pessoal em 2011.

O valor pago por metro cúbico nas atas de registro de preço relativas ao serviço de transporte internacional de bagagem desacompanhada tem sido paulatinamente reduzido nos pregões eletrônicos, tendência que se confirmou em 2011.

Em atenção às recomendações do órgão de controle interno, o contrato de fiscalização do serviço de transporte internacional de bagagem desacompanhada não foi renovado em 2010, o que reduziu os gastos dessa unidade em cerca 400 mil reais. Por outro lado, a responsabilidade da fiscalização foi transferida para servidores de carreiras do Serviço Exterior, situação que tem sobrecarregado os servidores lotados da DPAG. III. Indicadores Institucionais

Vide “indicadores gerenciais sobre recursos humanos”, item 5, f. 3 – INFORMAÇÕES SOBRE O RECOLHIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS Não houve movimentação das contas contábeis de códigos 21211.11.00, 21212.11.00, 21213.11.00, 21215.22.00 e 21219.22.00, que não apresentavam saldo em 31/12/2010. 4 – INFORMAÇÕES SOBRE A MOVIMENTAÇÃO E OS SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

Quadro A.4.1 - Situação dos Restos a Pagar de exercícios anteriores Valores em R$ 1,00 Restos a Pagar Processados

Ano de Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos

acumulados Pagamentos acumulados


2010 --- --- --- --- 2009 --- --- --- ---

... --- --- --- --- Restos a Pagar não Processados

Ano de Inscrição Montante Inscrito Cancelamentos

acumulados Pagamentos acumulados


2010 9.500.071,14 402.860,00 7.093.521,08 2.003.690,06

81

Observações:

Análise crítica: a unidade tem por meta liquidar tempestivamente os empenhos, preferencialmente no mesmo exercício. Busca-se minimizar as situações em que dificultam a liquidação no exercício do empenho, a exemplo do recebimento de faturas com atraso.

O saldo existente em restos a pagar, relativo ao exercício 2009, refere-se a empenhos que, por lapso, não foram cancelados tempestivamente. A unidade responsável já está providenciando seu cancelamento.

Discrimino, abaixo, os referidos empenhos, acompanhados das justificativas para o seu cancelamento: 2010NE000012 - CENTRO DE INTEGRACAO EMPRESA ESCOLA: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000026 – TRIPS PASSAGENS E TURISMO LTDA: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000028 – UNITRANS MUDANÇAS E TRANSPORTES LTDA: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000029 – QUAVIS TRANSPORTES MODERNOS LTDA: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000041 - ASSOCIACAO BRASILEIRA DE ORCAMENTO PÚBLICO: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000043 - ONE CURSOS - TREINAMENTO, DESENVOLVI: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000049 - ASSOCIACAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIR: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000073 - ASSOCIACAO BRASILEIRA DE ORCAMENTO P: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000085 - MUNHOZ & MUNHOZ LTDA: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000086 - INCOMPANY CONSULTORIA E TREINAMENTO: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000087 - INCOMPANY CONSULTORIA E TREINAMENTO: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000088 - POSITIVE IDIOMAS LTDA ME: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000089 - POSITIVE IDIOMAS LTDA ME: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000090 - POSITIVE IDIOMAS LTDA ME: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000091 - POSITIVE IDIOMAS LTDA ME: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000149 - GODOFREDO GONCALVES FILHO ME: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000220 - CLASSE A CONSULTORIA, ASSESSORIA E E: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000228 - FUNDACAO ESCOLA SUPERIOR DO MIN P DO: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000280 - ELO CONSULTORIA EMPRESARIAL E PRODUC: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento.

82

2010NE000286 - APRIMORA TREINAMENTOS LTDA EPP: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000298 - APRIMORA TREINAMENTOS LTDA EPP: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000368 - ASSOCIACAO PARANAENSE DE CULTURA - A: a nota fiscal referente ao curso não foi entregue para pagamento. 2010NE000370 – UNITRANS MUDANÇAS E TRANSPORTES LTDA: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000372 – COSMOPOLITAN TRANSPORTES LTDA - EPP: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 2010NE000026 – TRIPS PASSAGENS E TURISMO LTDA: o contrato não atingiu o valor máximo, por isso o saldo em restos a pagar será cancelado. 5 – INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE a) Composição do quadro de servidores ativos

Quadro A.5.1 – Força de Trabalho da SGEX – Situação apurada em 31/12 Quantidade Lotação

Tipologias dos Cargos Autorizada Efetiva

Ingressos no

exercício

Egressos no

exercício 1. Servidores em cargos efetivos (1.1 + 1.2) 418 418 145 138

1.1. Membros de poder e agentes políticos - - - - 1.2. Servidores de Carreira (1.2.1+1.2.2+1.2.3+1.2.4) 418 418 145 138

1.2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão 400 400 145 138 1.2.2. Servidores de carreira em exercício descentralizado 14 14 - - 1.2.3. Servidores de carreira em exercício provisório - - 1.2.4. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas 4 4 1 1

2. Servidores com Contratos Temporários 2 2 2 3. Total de Servidores (1+2) 420 420 148 139 Fonte: SGRH

Quadro A.5.2 – Situações que reduzem a força de trabalho do MRE – Situação em 31/12

Tipologias dos afastamentos Quantidade de

pessoas na situação em 31 de dezembro

1. Cedidos (1.1+1.2+1.3) 102 1.1. Exercício de Cargo em Comissão 40 1.2. Exercício de Função de Confiança 8

1.3. Outras situações previstas em leis específicas (especificar as leis) 54 (Dec. 4.050/2001)

2. Afastamentos (2.1+2.2+2.3+2.4) 1880 2.1. Para Exercício de Mandato Eletivo 0 2.2. Para Estudo ou Missão no Exterior 1876 2.3. Para Serviço em Organismo Internacional 4 2.4. Para Participação em Programa de Pós-Gradução Stricto Sensu no País 0 3. Removidos (3.1+3.2+3.3+3.4+3.5) 472 3.1. De oficio, no interesse da Administração 465 3.2. A pedido, a critério da Administração 0 3.3. A pedido, independentemente do interesse da Administração para acompanhar

cônjuge/companheiro 0

3.4. A pedido, independentemente do interesse da Administração por Motivo de saúde 2

83

3.5. A pedido, independentemente do interesse da Administração por Processo seletivo 5 4. Licença remunerada (4.1+4.2) 2

4.1. Doença em pessoa da família 1 4.2. Capacitação 1

5. Licença não remunerada (5.1+5.2+5.3+5.4+5.5) 58 5.1. Afastamento do cônjuge ou companheiro 15 5.2. Serviço militar 0 5.3. Atividade política 0 5.4. Interesses particulares 42 5.5. Mandato classista 1

6. Outras situações (Especificar o ato normativo) 0 7. Total de servidores afastados em 31 de dezembro (1+2+3+4+5+6) 2040 Fonte: SGRH

Quadro A.5.3 – Detalhamento estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da SGEX (Situação em 31 de dezembro)

Lotação Tipologias dos cargos em comissão e das funções gratificadas Autorizada Efetiva


Egressos no

exercício 1. Cargos em comissão 50 25 24

1.1. Cargos Natureza Especial 0 0 0 0 1.2. Grupo Direção e Assessoramento superior 50 46 0 0

1.2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão 44 - 0 0 1.2.2. Servidores de carreira em exercício descentralizado 2 - 0 0 1.2.3. Servidores de outros órgãos e esferas 1 - 0 0 1.2.4. Sem vínculo 0 - 0 0 1.2.5. Aposentados 0 - 0 0

2. Funções gratificadas 103 101 98 98 2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão 100 - 98 98 2.2. Servidores de carreira em exercício descentralizado 1 - 0 0 2.3. Servidores de outros órgãos e esferas 0 - 0 0

3. Total de servidores em cargo e em função (1+2) 153 147 25 24 Fonte:

Quadro A.5.4 – Quantidade de servidores da SGEX por faixa etária - Situação apurada em 31/12

Quantidade de Servidores por Faixa Etária

Tipologias do Cargo Até 30 anos

De 31 a 40 anos

De 41 a 50 anos

De 51 a 60 anos

Acima de 60 anos

1. Provimento de cargo efetivo 71 82 55 135 71 1.1. Membros de poder e agentes

políticos

1.2. Servidores de Carreira 71 82 55 135 71 1.3. Servidores com Contratos

Temporários

2. Provimento de cargo em comissão 1 1

2.1. Cargos de Natureza Especial 2.2. Grupo Direção e

Assessoramento Superior 1 1 2.3. Funções gratificadas

3. Totais (1+2) 71 82 55 136 72 Fonte: SGRH

84

Quadro A.5.5 – Quantidade de servidores da SGEX por nível de escolaridade - Situação apurada em 31/12

Quantidade de pessoas por nível de escolaridade Tipologias do Cargo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Provimento de cargo efetivo 202 216

1.1. Membros de poder e agentes políticos

1.2. Servidores de Carreira 202 216 1.3. Servidores com Contratos

Temporários

2. Provimento de cargo em comissão 2

2.1. Cargos de Natureza Especial 2.2. Grupo Direção e

Assessoramento Superior 2

2.3. Funções gratificadas 3. Totais (1+2) 202 218 LEGENDA Nível de Escolaridade 1 - Analfabeto; 2 - Alfabetizado sem cursos regulares; 3 - Primeiro grau incompleto; 4 - Primeiro grau; 5 - Segundo grau ou técnico; 6 - Superior; 7 - Aperfeiçoamento / Especialização / Pós-Graduação; 8 – Mestrado; 9 – Doutorado/Pós Doutorado/PhD/Livre Docência; 10 - Não Classificada.

b) Composição do quadro de servidores inativos

Quadro A.5.6 - Composição do Quadro de Servidores Inativos do MRE - Situação apurada em 31 de dezembro Quantidade

Regime de proventos / Regime de aposentadoria De Servidores Aposentados até 31/12

De Aposentadorias iniciadas no exercício de

referência 1. Integral

1.1 Voluntária 925 55 1.2 Compulsória 176 2 1.3 Invalidez Permanente 55 1 1.4 Outras 18

2. Proporcional 2.1 Voluntária 210 2.2 Compulsória 35 5 2.3 Invalidez Permanente 9 2.4 Outras

3. Totais (1+2) 1428 63 Fonte: SIAPE

Quadro A.5.7 - Composição do Quadro de Instituidores de Pensão do MRE - Situação apurada em 31/12

Quantidade de Beneficiários de Pensão Regime de proventos do servidor instituidor

Acumulada até 31/12 Iniciada no exercício de referência

1. Aposentado 1.1. Integral 569 24 1.2. Proporcional 64 3

2. Em Atividade 396 17

85

3. Total (1+2) 1029 44 Fonte: SIAPE

c) Composição do quadro de estagiários

Quadro A.5.8 - Composição do Quadro de Estagiários do MRE Quantitativo de contratos de estágio vigentes Nível de escolaridade 1º Trimestre 2º Trimestre 3º Trimestre 4º Trimestre

Despesa no exercício (em R$ 1,00)

1. Nível superior 1.1 Área Fim 1.2 Área Meio 365 393 407 421

2. Nível Médio 2.1 Área Fim 2.2 Área Meio 10 10 10 10

3. Total (1+2) 375 403 417 431 56.913,75 Fonte:

d) Demonstração dos custos de pessoal

Quadro A.5.9 - Quadro de custos de recursos humanos nos exercícios de 2009, 2010 e 2011.

Valores em R$ 1,00

Despesas Variáveis Tipologi

as / Exercíci

os

Vencimentos e

vantagens fixas

Retribuições

Gratificações

Adicionais

Indenizações

Benefícios Assistenciai

s e previdenciá

rios

Demais despes

as variáve

is

Total

Total

2009 140.848.03

6,42 11.295.322,

46 23.654.438,

20 108.165,4

5 3.185.762,9

0 233.343,50 55.066,9

8 179.380.13

5,91

2010 164.032.07

8,93 11.534.609,

36 28.985.457,

67 102.010,1

1 6.624.220,1

2 323.877,78 31.934,3

1 211.634.18

8,28

2011 163.873.94

5,12 16.158.139,

42 26.746.637,

14 6.201.728,

49 6.130.418,6

9 5.235.251,63 21.987.4

85,71 82.459.661,

08 Fonte: SIAFI

Observação: Os sistemas de apropriação e execução da folha de pagamentos não permitem a segregação das informações da composição do salário separado por servidores com Função Gratificada e/ou DAS. Serão apresentadas as informações dos valores totais da folha, separado por item de composição do salário. e) Terceirização de mão de obra empregada Não se aplica. f) Indicadores gerenciais sobre recursos humanos a) Indicador: preenchimento de claros de lotação. Objeto mensurado: número absoluto de publicações de lotação de servidores, seja em razão de posse, seja em razão de realocação entre as unidades do MRE. Objetivos e metas fixados: redução no número de claros de lotação. Conclusões quantitativas e qualitativas: em 2011, foram publicados 303 registros de lotação, entre posses de novos servidores e realocações de funcionários entre as unidades do MRE. As lotações visam a sanar os claros de lotação entre as diversas unidades, decorrentes de aposentadoria, afastamento, vacância, exoneração ou remoção para o exterior.

86

c) Indicador: distribuição geográfica dos servidores diplomáticos removidos para o exterior Objeto mensurado: do total de servidores diplomáticos removidos para o exterior, porcentagem destinada a cada região geográfica. Objetivos e metas fixados: diminuir o déficit de lotação, sobretudo em postos com maior carência de servidores diplomáticos. Conclusões quantitativas e qualitativas: o número relativamente baixo de remoções para a América Central e África e Oriente Médio explica-se pelo envio de servidores diplomáticos em missão transitória longa para essas regiões.

DIPLOMATAS REMOVIDOS EM 2011 TOTAL 165 Conselheiros 41 Primeiros-Secretários 49 Segundos-Secretários 57 Terceiros-Secretários 18 Removidos para exterior 136 Removidos para SERE 29

DISTRIBUIÇÂO GEOGRÁFICA Europa 49 América Central 4 América do Sul 34 América do Norte 25 Africa e Oriente Médio 11 Asia e Oceania 13

Distribuição Geográfica - Diplomatas

36%

3%

25%

18%

8%

10%

Europa

América Central

América do Sul

América do Norte

Africa e Oriente Medio

Asia e Oceania

c) Indicador: distribuição geográfica dos servidores administrativos removidos para o exterior. Objeto mensurado: do total de servidores administrativos removidos para o exterior, porcentagem destinada a cada região geográfica. Objetivos e metas fixados: diminuir o déficit de lotação, sobretudo em postos com maior carência de servidores administrativos.

87

Conclusões quantitativas e qualitativas: houve melhor equalização da distribuição geográfica dos servidores administrativos, em relação às demandas apresentadas pelos postos em cada região.

SERVIDORES ADMINISTRATIVOS REMOVIDOS 2011 TOTAL 336 Servidores de Nível Médio 136 Servidores de Nível Superior 200 Removidos para exterior 231 Removidos para SERE 105

DISTRIBUIÇÂO GEOGRÁFICA Europa 78 América Central 20 América do Sul 42 América do Norte 33 Africa e Oriente Médio 28 Asia e Oceania 30

Distribuição geográfica - Administrativos

34%

9%

18%

14%

12%

13%

Europa

América Central

América do Sul

América do Norte

Africa e Oriente Medio

Asia e Oceania

d) Indicador: Índice de absenteísmo Objeto mensurado: número de faltas injustificadas e de licenças concedidas para tratamento de saúde. Objetivos e metas fixados: identificar as principais causas de absenteísmo. Conclusões quantitativas e qualitativas: Foram processadas cerca de 940 licenças por motivo de tratamento de saúde própria ou de pessoa da família e 11 servidores tiveram seus nomes publicados no BS em razão de falta injustificada ao trabalho. e) Indicador: Evolução do quadro de pessoal Objeto mensurado: quantitativo de servidores e rotatividade.

88

Objetivos e metas fixados: manter um quadro de servidores adequado às necessidades de serviço da Unidade, bem como garantir que a rotatividade não interfira na continuidade das rotinas dos setores. Conclusões quantitativas e qualitativas: Em 31 de dezembro de 2011, 420 servidores estavam lotados na SGEX. Durante o ano de 2011, houve registro de 148 ingressos na Subsecretaria e 166 egressos dela. Houve um decréscimo de 4% no número de servidores lotados na SGEX. O quantitativo de egressos representou 39% do universo de servidores lotados na SGEX, ao final de 2011. A alta rotatividade deve-se a características peculiares do Serviço Exterior. f) Indicador: atualização no cadastro de dependentes. Objeto mensurado: inclusões e exclusões de dependentes de servidores, bem como alimentação, no SIAPE, do número de CPF dos dependentes. Objetivos e metas fixados: manter atualizado o cadastro de dependentes e informar, no SIAPE, os CPFs dos dependentes. Conclusões quantitativas e qualitativas: em 2017, foram publicadas 304 inclusões, 102 exclusões e 420 confirmações de vínculos de dependentes. A atualização contribui para a organização do benefício de dedução do imposto de renda, conforme solicitado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

6 – INFORMAÇÃO SOBRE AS TRANSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, CONTRATO DE REPASSE, TERMO DE PARCERIA, TERMO DE COOPERAÇÃO, TERMO DE COMPROMISSO OU OUTROS ACORDOS, AJUSTES OU INSTRUMENTOS CONGÊNERES, VIGENTES NO EXERCÍCIO DE REFERÊNCIA a) Instrumentos de transferências vigentes no exercício

Quadro A.6.1 – Caracterização dos instrumentos de transferências vigentes no exercício de referência Valores em R$ 1,00

Unidade Concedente ou Contratante Nome: Ministério das Relações Exteriores CNPJ: 00.394.536/0004-81 UG/GESTÃO: 240009

Informações sobre as transferências Valores Pactuados Valores Repassados Vigência

Modalidade Nº do instrumento Beneficiário Global

Contrapartida

No exercício

Acumulado até

exercício Início Fim Sit.

1 s/n Servidores do

MRE * 752.794,

00 1.415.652,

50 26/06/2008

25/06/2013 1

4 s/n Servidores do

MRE 402.860,00 402.860,0

0 22/02/2011 19/12/2011 4

LEGENDA Modalidade:

1 - Convênio 2 - Contrato de Repasse 3 - Termo de Parceria 4 - Termo de Cooperação 5 - Termo de Compromisso

Situação da Transferência: 1 - Adimplente 2 - Inadimplente 3 - Inadimplência Suspensa 4 - Concluído 5 - Excluído 6 - Rescindido

89

7 - Arquivado Fonte: SIAFI e Convênio * De acordo com Convênio assinado em 26/06/2008, a contribuição do MRE para os beneficiários vinculados ao plano GEAPSaúde foi estabelecida em R$ 71,26, para beneficiários com idade inferior a 60 anos, e R$ 98,82, para beneficiários com idade igual ou superior a 60 anos. Os valores foram alterados por termos aditivos, em conformidade com regulamentações posteriores do Ministério do Planejamento.

Quadro A.6.2 – Resumo dos instrumentos celebrados pela UJ nos três últimos exercícios Unidade Concedente ou Contratante

Nome: Departamento do Serviço Exterior CNPJ: 00.394.536/0004-81 UG/GESTÃO: 240009/00001

Quantidade de instrumentos

celebrados em cada exercício

Montantes repassados em cada exercício, independentemente do ano de celebração do instrumento (em R$ 1,00) Modalidade

2011 2010 2009 2011 2010 2009 Convênio 968.247,00* 752.794,00* 784.559,38* Contrato de Repasse Termo de Cooperação 1 402.860,00 Termo de Compromisso

Totais Fonte: SIAFI e Convênio * De acordo com Convênio assinado em 26/06/2008, a contribuição do MRE para os beneficiários vinculados ao plano GEAPSaúde foi estabelecida em R$ 71,26, para beneficiários com idade inferior a 60 anos, e R$ 98,82, para beneficiários com idade igual ou superior a 60 anos. Os valores foram alterados por termos aditivos, em conformidade com regulamentações posteriores do Ministério do Planejamento.

Quadro A.6.3 – Resumo dos instrumentos de transferência que vigerão em 2011 e exercícios seguintes

Unidade Concedente ou Contratante Nome: Departamento do Serviço Exterior CNPJ: 00.394.536/0004-81 UG/GESTÃO: 240009/00001

Valores (R$ 1,00)

Modalidade

Qtd. de instrument

os com vigência

em 2012 e seguintes

Contratados Repassados até 2011

Previstos para 2012

% do Valor global

repassado até o final do exercício de

2011 Convênio * 3.136.693,50 1.049.640,00** * Contrato de Repasse Termo de Cooperação 1 828.308,40 402.860,00 425.448,40 48,63% Termo de Compromisso

Totais Fonte: SIAFI e Convênio * De acordo com Convênio assinado em 26/06/2008, a contribuição do MRE para os beneficiários vinculados ao plano GEAPSaúde foi estabelecida em R$ 71,26, para beneficiários com idade inferior a 60 anos, e R$ 98,82, para beneficiários com idade igual ou superior a 60 anos. Os valores foram alterados por termos aditivos, em conformidade com regulamentações posteriores do Ministério do Planejamento. ** valores previstos na ação “2004 – Assistência médica e odontológica a servidores, empregados e seus dependentes” da LOA 2011

b) Informações sobre a prestação de contas relativas aos convênios, termos de cooperação e contratos de repasse

90

Quadro A.6.4 – Resumo da prestação de contas sobre transferências concedidas pela UJ na modalidade de convênio, termo de cooperação e de contratos de repasse. Valores em R$ 1,00

Unidade Concedente Nome: Departamento do Serviço Exterior CNPJ: 00.394.536/0004-81 UG/GESTÃO: 240009/00001

Instrumentos (Quantidade e Montante Repassado)

Exercício da

prestação das contas

Quantitativos e montante repassados Convênios Termo de

Cooperação Contratos de

Repasse Quantidade Contas prestadas Montante Repassado Quantidade 1

2011 Contas NÃO prestadas Montante Repassado R$ 402.860,00

Quantidade 1 Contas prestadas Montante Repassado 949353,68 Quantidade

2010 Contas NÃO prestadas Montante Repassado

Quantidade 1 Contas prestadas Montante Repassado 784754,38 Quantidade

2009 Contas NÃO prestadas Montante Repassado

Quantidade Anteriores a 2009

Contas NÃO prestadas Montante Repassado

Fonte: Dados informados pela GEAP – Fundação de Seguridade Social, por meio de relatório de prestação de contas. e) Análise crítica O valor repassado por este Ministério à GEAP – Fundação de Seguridade Social, por segurado, correspondeu, em 2011, ao estabelecido pela Portaria Conjunta SRH/SOF/MP nº 1/2009. Conforme disposto nessa portaria, os valores per capta variam de R$ 72,00 a R$129,00, a depender da idade e da renda do servidor. Considerando-se que o total de servidores aposentados e pensionistas equivalia, em 31 de dezembro de 2011, a 38% dos segurados, o valor repassado sofreu aumento, no que se refere a 2010. 7 – DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES A CONTRATOS E CONVÊNIOS OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS – SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA – SICONV, CONFORME ESTABELECE O ARTIGO 19 DA LEI 12.309/2010 Segue anexa. 8 – INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730/1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS As declarações referentes à entrega de declarações de bens e rendas dos servidores que constavam no rol de responsáveis deste Ministério em 2012 estão

91

sendo providenciadas pela Divisão do Pessoal, em atendimento ao memorando CISET nº 27/2012. 9 – INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO a) Estrutura de controles internos

Apesar de não haver, no âmbito deste Departamento, um setor de controle interno responsável unicamente pela execução de atividades relacionadas ao controle, as rotinas da unidade são constantemente monitoradas pelas chefias. Ademais, as áreas costumam estabelecer mecanismos próprios de verificação, como planilhas de controle compartilhadas – que facilitam a comunicação entre diferentes áreas – e tabelas para registro de prazos, cumprimento de obrigações e delegação de funções. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados. Por meio de manuais que descrevem as atividades de cada setor, o DSE procura evitar que a alta rotatividade interfira no bom funcionamento das rotinas.

A unidade também conta com sistemas informatizados que facilitam o controle das rotinas de gerenciamento de recursos humanos (SGRH), de autorizações para emissão de bilhetes aéreos (SISREQ) e de acompanhamento de serviços de transporte de bagagem (SISTB). Está em desenvolvimento novo sistema interno de gerenciamento de recursos humanos (SGDP), que deverá cruzar informações de diversas fontes de dados.

Finalmente, ressalto que o trabalho em conjunto com o órgão de Controle Interno do MRE também permite aprimoramento das atividades, a exemplo do que ocorre no setor responsável pelo envio de atos de aposentadoria e pensão civil.

QUADRO A.9.1 – ESTRUTURA DE CONTROLES INTERNOS DA UJ

Aspectos do sistema de controle interno Avaliação Ambiente de Controle 1 2 3 4 5

1. Os altos dirigentes da UJ percebem os controles internos como essenciais à consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento.

X

2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade.

X

3. A comunicação dentro da UJ é adequada e eficiente. X 4. Existe código formalizado de ética ou de conduta. 5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e

estão postos em documentos formais. X

6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta.

X

7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das responsabilidades.

X

8. Existe adequada segregação de funções nos processos da competência da UJ.

X

9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos resultados planejados pela UJ.

X

Avaliação de Risco 1 2 3 4 5 10. Os objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão formalizados. X 11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos

objetivos e metas da unidade. X

12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a

X

92

QUADRO A.9.1 – ESTRUTURA DE CONTROLES INTERNOS DA UJ Aspectos do sistema de controle interno Avaliação

identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-los.

13. É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão.

X

14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da UJ, ocasionadas por transformações nos ambientes interno e externo.

X

15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de decisão.

X

16. Existe histórico de fraudes e perdas decorrentes de fragilidades nos processos internos da unidade.

X

17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.

X

18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade.

X

Procedimentos de Controle 1 2 3 4 5 19. Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para

diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UJ, claramente estabelecidas.

X

20. As atividades de controle adotadas pela UJ são apropriadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.

X

21. As atividades de controle adotadas pela UJ possuem custo apropriado ao nível de benefícios que possam derivar de sua aplicação.

22. As atividades de controle adotadas pela UJ são abrangentes e razoáveis e estão diretamente relacionados com os objetivos de controle.

X

Informação e Comunicação 1 2 3 4 5 23. A informação relevante para UJ é devidamente identificada,

documentada, armazenada e comunicada tempestivamente às pessoas adequadas.

X

24. As informações consideradas relevantes pela UJ são dotadas de qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas.

X

25. A informação disponível à UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível.

X

26. A Informação divulgada internamente atende às expectativas dos diversos grupos e indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz.

X

27. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua estrutura.

X

Monitoramento 1 2 3 4 5 28. O sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado para

avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo. X

29. O sistema de controle interno da UJ tem sido considerado adequado e efetivo pelas avaliações sofridas.

X

30. O sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a melhoria de seu desempenho.

X

Considerações gerais: LEGENDA Níveis de Avaliação:

(1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente não aplicado no contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ.

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QUADRO A.9.1 – ESTRUTURA DE CONTROLES INTERNOS DA UJ Aspectos do sistema de controle interno Avaliação

(4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válido. Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no contexto da UJ.

10 – INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS OU OBRAS

Não se aplica. 11 – INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DO DSE, CLASSIFICADO COMO “BENS DE USO ESPECIAL”, DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS Não se aplica. O DSE não tem sob sua responsabilidade a administração de imóveis de uso especial. 12 – INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) DA UNIDADE Não se aplica. 13 – INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS 5.355/2005 E 6.370/2008

No ano de 2011, não houve concessão de suprimento de fundos e, portanto, o cartão de pagamentos do governo federal não foi utilizado. 14 – INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA

Não houve ocorrências no período.

15 – INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO OU JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO a) Deliberações do TCU atendidas no exercício QUADRO A.15.1 - CUMPRIMENTO DAS DELIBERAÇÕES DO TCU ATENDIDAS NO EXERCÍCIO

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Departamento do Serviço Exterior 1746 Deliberações do TCU

Deliberações expedidas pelo TCU

Ordem Processo Acórdão Item Tipo Comunicação Expedida

1 TC 016.516/2010-9 2897/2011 9.5 DE Aviso



Descrição da Deliberação: Determinar ao Ministério das Relações Exteriores que estabeleça, e submeta à avaliação do controle interno, no próximo processo de contas, mecanismos de controle que inibam a ocorrência de atrasos relacionados aos atos de pessoal e, no prazo de 60 (sessenta) dias, informe a este Tribunal o número de atos pendentes de remessa, apresentando, no mesmo prazo, planejamento para atualização dos envios.



Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior 091114 Síntese da providência adotada: Tendo em vista que os atrasos identificados pelo Tribunal de Contas na União referem-se ao registro no SISAC de aposentadorias e pensões, o Setor de Inativos da Divisão de Pagamentos (DPAG) adotou planilha de acompanhamento dos prazos e verificação semanal dos casos pendentes. Ademais, o Setor de Inativos realizou levantamento e regularização de todos os casos pendentes até aquele momento. Síntese dos resultados obtidos Obediência aos prazos estipulados. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A única dificuldade deriva da demora dos servidores em encaminhar à Divisão de Pagamentos os documentos necessários à aposentadoria. Tal óbice, contudo, não é impeditivo ao cumprimento dos prazos.






2 TC 019.587/2007-1 8237/2011 1.6.1. alínea c DE Ofício nº 1746/2011-

TCU/SECEX-5


Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior 1990

Descrição da Deliberação: Determinar à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior do Ministério das Relações Exteriores e às suas subordinadas que acompanhem, por meio da Consultoria Jurídica do MRE, as medidas administrativas e/ou judiciais visando a assegurar a restituição dos valores pagos indevidamente por meio da Ação Ordinária nº 00931324-5, inclusive de eventuais espólios e herdeiros dos favorecidos (item 2.49 da instrução de fls. 536/62 da unidade técnica).


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Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior 091114 Síntese da providência adotada: O Setor de Legislação de Pessoal (SLP) do Departamento do Serviço Exterior (DSE) tem solicitado à Consultoria Jurídica informações atualizadas sobre o andamento das ações judiciais relacionadas à Ação Ordinária nº 00931324-5. Em 15/07/2010, o Memorandum DPAG/142 foi encaminhado à Consultoria Jurídica com pedido de informações sobre os processos 2005.51.01.024735-6/RJ, 2006.51.000615-1/RJ, 2006.51.01.003027-0/RJ, 2006.34.00.023935-3/DF, 2006.34.00.020808-1/DF, 2007.34.00.016603-0/DF e 2007.34.00.0022884-4/DF. Após a consulta, a Divisão de Pagamentos recebeu informações que permitiram o restabelecimento da reposição ao Erário por desconto na folha dos servidores inativos Djalma Chrisostomo de Carvalho Júnior (mini-memo de 07/12/2010) e Elaine Maria Santos Cairo (mini-memo de 02/12/2010). O servidor Djalma de Carvalho Júnior restituiu R$ 57.133,93 (cinqüenta e sete mil, cento e trinta e três reais e noventa e três centavos) até o momento e deve R$ 38.496,12 (trinta e oito mil, quatrocentos e noventa e seis reais e doze centavos). A servidora Elaine Cairo restituiu a importância de R$ 41.583,35 (quarenta e um mil, quinhentos e oitenta e três reais e trinta e cinco centavos), tendo quitado integralmente sua dívida. O Departamento do Serviço Exterior encaminhou, pelo Memorandum DSE 158/2012, consulta à CONJUR sobre o andamento das ações da União contra as ex-servidoras Maria de Lourdes Goulart Bastos e Olinda Jaqueira de Garzon. O mesmo expediente solicita informações atualizadas sobre a reposição ao Erário de servidoras do quadro da AGU (Ana Lúcia de Oliveira Paz e Ilza Brueggemann dos Santos Rocha), bem como sobre a cobrança judicial de valores recebidos por beneficiários falecidos. Ademais, informa, para as providências cabíveis, o falecimento da pensionista Olgarita Hage. Síntese dos resultados obtidos A reposição ao erário tem sido realizada e as ações judiciais referentes à Ação Ordinária nº 00931324-5 têm sido acompanhadas. A AGU foi informada dos falecimentos de servidores que não deixaram pensionistas responsáveis pela reposição, bem como de eventuais pensionistas, com o objetivo de que sejam restituídos os valores pagos indevidamente. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O DSE não tem acesso às peças processuais na página de acompanhamento do processo, razão pela qual é necessário solicitá-las por meio de ofício à AGU.






3 TC 019.587/2007-1 8237/2011 1.6.1. alínea

d DE Ofício nº 1746/2011-

TCU/SECEX-5



Descrição da Deliberação: Determinar à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior do Ministério das Relações Exteriores e às suas subordinadas que procedam ao acompanhamento, junto ao EFNY, responsável pela gestão da folha de pagamento dos servidores no exterior, dos descontos previstos na folha de pagamento do servidor Ivan Roberto e Silva Campos, em decorrência de valores pagos indevidamente (item 2.52 da instrução de fls. 536/62 da unidade técnica).



Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior 091114

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Síntese da providência adotada: O servidor Ivan Roberto e Silva continua restituindo a importância indevida recebida a título de adicional de tempo de serviço, como demonstra o Telegrama nº 551/2012, para o Escritório Financeiro em Nova York, mediante desconto em folha de pagamento. O servidor já restituiu, até março do corrente, R$ 80.009,24 (oitenta mil e nove reais e vinte e quatro centavos). A fim de quitar sua dívida, deverá recolher, ainda, aos cofres públicos o montante de R$ 31.234,74 (trinta e um mil, duzentos e trinta e quatro reais e setenta e quatro centavos). Síntese dos resultados obtidos A restituição tem sido realizada. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não há.






4 TC 019.587/2007-1 8237/2011 1.6.1. alínea e DE Ofício nº 1746/2011-

TCU/SECEX-5



Descrição da Deliberação: Determinar à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior do Ministério das Relações Exteriores e às suas subordinadas que procedam ao acompanhamento, junto à Consultoria Jurídica do MRE, quanto à restituição dos valores pagos indevidamente a servidores de que trata a Ação Ordinária nº 00931324-5, inclusive junto ao espólio e herdeiros dos favorecidos e, ainda, quanto: 1) à ação interposta pela servidora Maria Helena de Carvalhal Junqueira, Processo 2006.51.01.000651/RJ; 2) à Ação Judicial nº 00.931326-5 (Reinaldo Hage e outros), interposta pela aposentada, Sra. Maria Marlene de Souza; 3) à Ação nº 2008.51.018338-0, movida pela União Federal junto à 22ª Vara da Justiça Federal – Seção Judiciária do Rio de Janeiro; 4) à Ação n° 2008.34.00.031724-8, junto à 17ª Vara da Justiça Federal – Seção Judiciária do Distrito Federal, relativas as ex-servidoras Maria de Lourdes Goulart Bastos e Olinda Jaqueira de Garzon (itens 2.49, 2.52, 2.54 e 2.56 da instrução de fls. 536/62 da unidade técnica).



Departamento do Serviço Exterior 1746 Síntese da providência adotada: Segundo informações encaminhadas ao Departamento do Serviço Exterior pela Consultoria Jurídica, a ação judicial interposta pela servidora Maria Helena de Carvalhal Junqueira teve deferido pedido de antecipação de tutela, que foi confirmado em sentença. A União interpôs apelação, que ainda não foi julgada. Como não foi conferido efeito suspensivo à apelação da União, a reposição ao Erário dos valores recebidos indevidamente pela servidora deve permanecer suspensa. Cumpre observar que, além da servidora supracitada, são autores da ação objeto do Proces.so nº 2006.51.01.000615-1 – 1ª VF/RJ os servidores Antonio Francisco Camillo de Oliveira, Esther Guitmann, Luzia Féo, Maria da Glória Bastos Gomes, Rachel Biasotto Mano, Gesy Pereira Zarife, Astrid Cabral Felix de Sousa, Ondina de Castro Ferreira e Gilda Celeste Santanna. No que se refere ao processo de autoria da servidora Maria Marlene de Souza, cuja reposição ao Erário foi suspensa em virtude de decisão de antecipação parcial de tutela, esclareço que a AGU, por meio do Ofício nº 555/40/2011-PRU2/RJCIV, informou que foi negado provimento ao recurso voluntário interposto pela servidora, afastando a ocorrência de decadência. Como a servidora faleceu em 15/05/2010, ou seja, antes do recebimento pela Divisão de Pagamentos da notificação da AGU sobre o desfecho da ação, os documentos

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necessários foram enviados à Procuradoria-Regional, via Consultoria Jurídica (Memorandum DPAG 249/APES, de 4/8/2011), para providências de cobrança judicial (Ofício nº 324 CONJUR/DPAG/JURI, de 30/08/2011). O DSE não recebeu informações sobre novas determinações decorrentes da Ação nº 2008.51.018338-0 (novo número 0018338-72.2008.4.02.5101), movida pela União Federal junto à 22ª Vara da Justiça Federal – Seção Judiciária do Rio de Janeiro, ou da Ação n° 2008.34.00.031724-8, junto à 17ª Vara da Justiça Federal – Seção Judiciária do Distrito Federal, relativas as ex-servidoras Maria de Lourdes Goulart Bastos e Olinda Jaqueira de Garzon. Consulta nesse sentido foi encaminhada à CONJUR pelo Memorando DSE 158/2012. Síntese dos resultados obtidos O andamento ações judiciais referentes à Ação Ordinária nº 00931324-5 têm sido acompanhadas. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O DSE não tem acesso às peças processuais na página de acompanhamento do processo, razão pela qual é necessário solicitá-las por meio de ofício à AGU.






5 TC 019.587/2007-1 8237/2011 1.6.3. alínea a RE Ofício nº 1746/2011-

TCU/SECEX-5



Descrição da Deliberação: Recomendar à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior do Ministério das Relações Exteriores e às suas subordinadas que desenvolvam metodologia que permita verificar, ao adquirir passagens aéreas, se os serviços estão sendo ofertados pelos menores preços, inclusive promocionais, observando o princípio da economicidade (item 2.81 da instrução de fls. 536/62 da unidade técnica).



Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior 091114 Síntese da providência adotada: A Portaria 505/2009, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, assegura ao servidor o direito à passagem aérea no vôo mais rápido, com o menor número de escalas e conexões. Obedecidos os termos da referida portaria, as passagens aéreas neste Ministério têm sido adquiridas pela regra do menor preço. A Divisão de Pagamentos solicitou acesso ao programa “Voetrip”, utilizado pela agência contratada por este Ministério, TRIPS Turismo, para realizar pesquisas de preço. Desse modo, a Divisão pode verificar, por amostragem, se a agência está obedecendo ao princípio da economicidade na aquisição dos bilhetes aéreos. Ademais, desde meados do ano passado, a Divisão de Pagamentos passou a solicitar que a agência TRIPS informe nas reservas realizadas preços de três trechos possíveis para realização da viagem: o trecho escolhido pelo servidor e dois outros para efeitos comparativos. Síntese dos resultados obtidos Foi estabelecida metodologia que permite verificar se a agência está obedecendo ao princípio da economicidade na aquisição dos bilhetes aéreos. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Tendo em vista que parcela considerável das passagens compradas pelo MRE é para viagens com trajetos internacionais de numerosas opções de percurso, o menor preço não é fornecido imediatamente pelo sistema de emissão de passagens, mas depende de simulações de trajeto feitas pelo agente de viagens. Cabe observar, no

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entanto, que a análise, a posteriori, da economicidade dos valores cobrados na emissão de passagem é dificultada pela especificidade do mercado, tendo em vista que trechos mais econômicos nem sempre estão disponíveis no momento da emissão do bilhete.






6 TC 019.587/2007-1 8237/2011 1.6.3. alínea

b RE Ofício nº 1746/2011-

TCU/SECEX-5



Descrição da Deliberação: Recomendar à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior do Ministério das Relações Exteriores e às suas subordinadas que avaliem a conveniência e a oportunidade de adotar, em conjunto com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão – MPOG, medidas visando solucionar as dificuldades técnicas que impossibilitam tornar efetiva a utilização do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCPD pelo MRE (item 2.88 da instrução de fls. 536/62 da unidade técnica.



Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior 091114 Síntese da providência adotada: Em atenção à recomendação do Tribunal de Contas da União, o Departamento do Serviço Exterior está realizando novas gestões junto ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão com vistas à inclusão deste Ministério no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) O DSE encaminhou àquele Ministério o Ofício nº 37/2012, reiterando os termos do Ofício nº 40/2008, que tratava da adaptação do sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) às particularidades do Itamaraty. Síntese dos resultados obtidos O DSE está realizando novas gestões para que seja possível a inclusão deste Ministério no SCDP Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Tendo em vista que o SCDP está integrado no SIAPE, são necessárias algumas adaptações nos sistemas para que seja possível a aquisição de passagens por este Ministério, em razão da peculiaridades da demanda de passagens no MRE. O sistema deverá também ser adaptado aos servidores que se encontram no exterior, que ficam excluídos da folha de pagamentos no Brasil durante a missão.

b) Deliberações do TCU pendentes de atendimento ao final do exercício Não há. 16 – INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO, APRESENTANDO JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO ACATAMENTO a) Recomendações da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendidas no exercício

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QUADRO A.16.1 – INFORMAÇÕES SOBRE RECOMENDAÇÃO DA UNIDADE DE CONTROLE INTERNO OU DE AUDITORIA INTERNA ATENDIDA NO EXERCÍCIO

Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de Auditoria TCA2010DSE

Data do Relatório de Auditoria 10/08/2011 Item do Relatório de Auditoria Achado 1, item 38 Comunicação Expedida/Data Memorandum CISET/205/2011 Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior


Planejar previamente os gastos anuais, de modo a evitar o fracionamento de despesas, observando que a despesa cumulativa ao longo do exercício financeiro não deve ultrapassar o valor limite de dispensa de licitação, previsto na Lei nº 8.666/93.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior Síntese das providências adotadas O “Achado 1” diz respeito à contratação de serviço de transporte interestadual de transporte de servidores removidos por dispensa de licitação. Com vistas a evitar contratações dessa natureza, a Divisão de Pagamentos providenciou a abertura de processo de contratação por meio de ata de registro de preços para todas as mudanças realizadas no território nacional. Síntese dos resultados obtidos O processo de contratação está em andamento. A realização de sessão pública do procedimento licitatório está prevista para o dia 20/03/2012. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor O processo de contratação por ata de registro de preços, devido ao tempo que leva para ser concluído, levou esta UG a aderir a outras atas paras viabilizar o transporte de bagagem de servidores removidos para os Escritórios Regionais deste Ministério. Cumpre esclarecer que o número de mudanças interestaduais contratadas pelo Itamaraty é relativamente pequeno, quando comparado ao número de mudanças internacionais. Ademais, alguns escritórios regionais passam anos sem receber novos servidores, fato que dificulta o planejamento de gastos com remoções interestaduais.

Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna

Identificação do Relatório de Auditoria TCA2010DSE

Data do Relatório de Auditoria 10/08/2011 Item do Relatório de Auditoria Achado 2, itens 62, 63, 73, 74, 78 e 79 Comunicação Expedida/Data Memorandum CISET/205/2011 Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior


a) Interromper imediatamente o pagamento de vencimentos e vantagens no Brasil a servidores removidos para o Exterior, em missão Permanente ou

Transitória; b) Incluir nas Fichas Cadastrais-Financeiras os valores pagos à maior na folha de pagamento do SIAPE; c) Cobrar do servidor Rodrigo Moraes Abreu a importância de R$ 2.307,98, paga indevidamente; d) incluir nas Fichas Cadastrais-Financeiras os valores pagos a maior na

folha de pagamento do SIAPE; e) Incluir nas Fichas Cadastrais-Financeiras transmitidas ao Escritório Financeiro em Nova York os

valores pagos à maior; na folha de pagamento do SIAPE; f) Instruir o EFNY a providenciar imediatamente os descontos dos valores recebidos a maior na folha de pagamento do SIAPE dos servidores removidos para o

exterior em Missões Transitórias ou Permanentes. Providências adotadas pela unidade interna responsável

100

Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior Síntese das providências adotadas Constitui rotina da Divisão de Pagamentos a interrupção do pagamento de vencimentos e vantagens no Brasil a servidores removidos para o exterior ou em missão transitória. Uma planilha compartilhada entre os setores Folha de Pagamentos no Brasil e Folha de Pagamentos no Exterior possibilita este controle. O Setor de Folha de Pagamentos no Exterior foi instruído a, no momento da inclusão na Folha Exterior, verificar a existência de processos de restituição ao Erário em nome de servidores removidos ou em missão transitória. Os descontos realizados na Folha Brasil deverão, portanto, ser mantidos na Folha Exterior, ainda que as missões sejam de curta duração. Instruiu-se, ademais, a informar os valores pagos a maior na guia cadastro-financeira. O servidor Rodrigo Moraes Abreu restituiu o valor pago a indevidamente. A documentação que comprova a reposição ao Erário foi arquivada pela Contabilidade em processo administrativo, que se encontra à disposição do Controle Interno. Síntese dos resultados obtidos O Setor de Folha de Pagamentos no Exterior está iniciando novas práticas, que deverá acelerar os procedimentos de reposição ao Erário. O valor pago indevidamente ao servidor Rodrigo Moraes Abreu foi restituído. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A modificação da guia cadastro-financeira implica em nova rotina e na interlocução entre setores da Divisão de Pagamentos. Isso gerou dificuldades iniciais, especialmente na confecção de uma planilha compartilhada, mas as modificações já estão em curso.



Data do Relatório de Auditoria 10/08/2011 Item do Relatório de Auditoria Achado 2, itens 68 e 69 Comunicação Expedida/Data Memorandum CISET/205/2011 Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior


a) Providenciar o ressarcimento ao Erário da importância de R$ 25.722,19, referente a pagamento recebido a maior pelo servidor Oto Agripino Maia.

b) Interromper imediatamente o pagamento de vencimentos e vantagens no Brasil a servidores removidos para o Exterior, em missão Permanente ou

Transitória. Providências adotadas pela unidade interna responsável

Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior Síntese das providências adotadas O valor pago a maior pelo servidor Oto Agripino Maia foi restituído integralmente. A documentação que comprova a reposição ao Erário foi arquivada pela Contabilidade em processo administrativo, que se encontra à disposição do Controle Interno. Constitui rotina da Divisão de Pagamentos a interrupção do pagamento de vencimentos e vantagens no Brasil a servidores removidos para o exterior ou em missão transitória. Uma planilha compartilhada entre os setores Folha de Pagamentos no Brasil e Folha de Pagamentos no Exterior possibilita este controle. Síntese dos resultados obtidos Os casos de pagamentos de vencimentos e vantagens no Brasil a servidores removidos para o exterior ou em missão transitória estão se tornando cada vez mais esporádicos. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A constante movimentação de pessoal entre o Brasil e o exterior apresenta-se como um desafio para a Divisão de Pagamentos, que vem trabalhando junto com a Divisão do Pessoal para evitar eventuais equívocos. Como o lançamento das informações nas planilhas é feito de forma manual, é razoável esperar que erros ocorram. Esses erros, contudo, têm sido menos freqüentes.

101



Data do Relatório de Auditoria 10/08/2011 Item do Relatório de Auditoria Achado 2, itens 73 e 74 Comunicação Expedida/Data Memorandum CISET/205/2011 Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior


a) Cobrar da servidora Bianca Xavier de Abreu a importância de R$ 981,25, paga indevidamente; b) Incluir nas Fichas Cadastrais-

Financeiras o valores recebidos a maior na folha de pagamento do SIAPE.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior Síntese das providências adotadas A servidora Bianca Xavier Abreu restituiu ao Erário o valor pago indevidamente. . A documentação que comprova a reposição ao Erário foi arquivada pela Contabilidade em processo administrativo, que se encontra à disposição do Controle Interno. O Setor de Folha de Pagamentos no Exterior foi instruído a, no momento da inclusão na Folha Exterior, verificar a existência de processos de restituição ao Erário em nome de servidores removidos ou em missão transitória. Os descontos realizados na Folha Brasil deverão, portanto, ser mantidos na Folha Exterior, ainda que as missões sejam de curta duração. Instruiu-se, ademais, a informar os valores pagos a maior na guia cadastro-financeira. Síntese dos resultados obtidos As recomendações foram acatadas pela Divisão de Pagamentos, encerrando-se o processo de restituição ao Erário da servidora Bianca Xavier Abreu e adotando-se nova rotina no setor Folha de Pagamentos do exterior. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A constante movimentação de pessoal entre o Brasil e o exterior apresenta-se como um desafio para a Divisão de Pagamentos, que vem trabalhando junto com a Divisão do Pessoal para evitar eventuais equívocos. Como o lançamento das informações nas planilhas é feito de forma manual, é razoável esperar que erros ocorram. Esses erros, contudo, têm sido menos freqüentes.



Data do Relatório de Auditoria 10/08/2011 Item do Relatório de Auditoria Achado 3-B, item 91 Comunicação Expedida/Data Memorandum CISET/205/2011 Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior

Descrição da Recomendação Efetuar a cobrança da gratificação natalina, no valor de R$1.066,98 pago a maior ao servidor Vicente dos Reis Silva.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior Síntese das providências adotadas O servidor Vicente dos Reis Silva restituiu ao Erário a gratificação natalina paga indevidamente. Síntese dos resultados obtidos As recomendações foram acatadas pela Divisão de Pagamentos, encerrando-se o processo de restituição ao Erário do servidor Vicente dos Reis Silva. Comprovante de reposição ao Erário encontra-se arquivado no referido processo administrativo, que está à disposição do Controle Interno na Contabilidade da Divisão de

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Pagamentos. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A DPAG não informava ao EFNY os valores de gratificação natalina antecipados aos servidores removidos em missões transitórias ou permanentes, de modo a permitir àquele Escritório efetuar a restituição ao Erário dos valores pagos a maior. Essa prática passará a ser adotada.



Data do Relatório de Auditoria 10/08/2011 Item do Relatório de Auditoria Achado 4-C, item 107 Comunicação Expedida/Data Memorandum CISET/205/2011 Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior

Descrição da Recomendação Efetuar os descontos referentes às faltas não justificadas em uma única parcela.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Pagamentos – Departamento do Serviço Exterior Síntese das providências adotadas A recomendação foi adotada. Síntese dos resultados obtidos Com a cobrança em parcela única das faltas não justificadas tornou-se mais simples o controle dos descontos na folha de pagamento dos servidores. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não houve maiores dificuldades na adoção da recomendação do OCI. A pronta colaboração da Divisão do Pessoal facilitou a implementação da medida.

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DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO DIVISÃO DE SERVIÇOS GERAIS



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SUMÁRIO 1) INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA.......................................8 2) INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE, CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES...................................9 2.1. RESPONSABILIDADES INSTITUCIONAIS DA UNIDADE:..............................................................9

2.1.1 Competência Institucional....................................................................................................................9 2.1.2 Objetivos estratégicos..........................................................................................................................9

2.2. ESTRATÉGIAS DE ATUAÇÃO FRENTE A RESPONSABILIDADES INSTITUCIONAIS..............9 2.3 – PROGRAMAS DE GOVERNO SOB A RESPONSABILIDADE DA UNIDADE............................12

2.3.1 – Execução dos Programas de Governo sob a responsabilidade da UJ.............................................12 2.3.2 Execução Física das ações realizadas pela UJ...................................................................................15

2.4-Desempenho Orçamentário/Financeiro...................................................................................................15

2.4.1- Programação Orçamentária da Despesa..........................................................................................15 2.4.2 Programação das Despesas Correntes...............................................................................................16 2.4.3 Programação de Despesas de Capital...............................................................................................16

2.4.3.1 Quadro Resumo da Programação de Despesas..........................................................................16 2.4.3.2 Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa................................................................16

2.4.4 Execução Orçamentária da Despesa................................................................................................17

2.4.4.1 Execução Orçamentária de Créditos Originários da UJ............................................................17

2.4.4.1.1 Despesas por Modalidade de Contratação..........................................................................18 2.4.4.1.2 Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa.....................................................18 2.4.4.1.3 Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa....................................................18

2.4.4.2 Execução Orçamentária de Créditos Recebidos pela UJ por Movimentação...........................18 2.4.4.3 Despesas por Modalidade de Contratação................................................................................18

2.4.5 Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos recebidos por .movimentação..........................................................................................................................................18

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2.4.6 Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa..................................................................19 2.4.7- Indicadores Institucionais...............................................................................................................20

3) INFORMAÇÕES SOBRE RECONHECIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS......................................................................................................................21 4) INFORMAÇÕES SOBRE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES............................21 4.1 Pagamentos e cancelamentos de restos a pagar de exercícios anteriores..............................................21 5) INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE, CONTEMPLANDO AS SEGUINTES PERSPECTIVAS..................................................................................................................22 5.1 – Composição do Quadro de Servidores Ativos....................................................................................22

5.1.1 Demonstração da força de trabalho à disposição da unidade jurisdicionada..................................22 5.1.2 Situações que reduzem a força de trabalho efetiva da unidade jurisdicionada..............................22 5.1.3 Quantificação dos cargos em comissão e das funções gratificadas da unidade jurisdicionada ....23 5.1.4 Qualificação do quadro de pessoal da unidade jurisdicionada segundo a idade............................23 5.1.5 Qualificação do quadro de pessoal da unidade jurisdicionada segundo a escolaridade.................23

5.2 - Composição do Quadro de Servidores Inativos e Pensionistas............................................................23 5.3 Composição do Quadro de Estagiários...................................................................................................23 5.4 Quadro de custos de recursos humanos..................................................................................................23 5.5 Terceirização de mão-de-obra empregada pela unidade jurisdicionada.................................................23

5.5.1 Informações sobre terceirização de cargos e atividades do plano de cargos do órgão...................23 5.5.2 Autorizações expedidas pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para realização de concursos públicos para substituição de terceirizados..............................................................................23 5.5.3- Contratos de prestação de serviços de limpeza e higiene e vigilância ostensiva............................24 5.5.4- Contratos de prestação de serviços com locação de mão de obra...................................................24

5.6 – Indicadores Gerenciais Sobre Recursos Humanos...............................................................................28 6) INFORMAÇÕES SOBRE AS TRÂNSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, ACORDO, AJUSTE, TERMO DE PARCERIA OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES, BEM COMO A TÍTULO DE SUBVENÇÃO, AUXÍLIO OU CONTRIBUIÇÃO......................................................................................28 7) DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES À CONTRATOS, BEM COMO SOBRE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA FIRMADOS ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS,

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RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS – SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA – SICONV, CONFORME ESTABELECE O ART. 19 DA LEI N. 11.768, DE 14 DE AGOSTO DE 2008...............................................................................................................................................................29 8) INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS....................................................................................................29 8.1 Situação do cumprimento das obrigações impostas pela Lei 8.730/93..................................................29 8.2 Análise Crítica........................................................................................................................................29 9) INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DA UJ...................................................................................................................................................................29 10) INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS, TENDO COMO REFERÊNCIA A INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº1/2010 E A PORTARIA Nº2/2010, AMBAS DA SECRETARIA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO E INFORMAÇÕES RELACIONADAS À SEPARAÇÃO DE RESÍDUOS RECICLADOS DESCARTADOS EM CONFORMIDADE COM O DECRETO Nº 5.940/2006.......................................30 11) INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DA UJ, CLASSIFICADO COMO “BENS DE USO ESPECIAL”, DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS........................................................................................................................32 11.1 Gestão de Bens Imóveis de Uso Especial......................................................................................32

11.1.1- Distribuição Espacial de Bens Imóveis de Uso Especial de Propriedade da União.....................32 11.1.2- Distribuição Espacial de Bens Imóveis de Uso Especial Locados de Terceiros..........................32 11.1.3- Discriminação dos Bens Imóveis de Propriedade da União sob responsabilidade da UJ............32 11.1.4- Discriminação dos Bens Imóveis de Uso Especial Locados de Terceiros...................................33 11.1.5- Análise crítica...............................................................................................................................33

12) INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA UJ.................33 13) INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS NºS 5.355/2005 E 6.370/2008...................................................................................................................................................33 13.1 - Despesas Com Cartão de Crédito Corporativo..................................................................................34

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13.1.1 Relação dos portadores de cartão de crédito corporativo na unidade e utilização no exercício...................................................................................................................................................34 13.1.2 Utilização dos cartões de crédito corporativo da unidade.............................................................34

14) INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA, CONTENDO DECLARAÇÃO DO GESTOR DE QUE OS BENEFIÁRIOS DIRETOS DA RENÚNCIA, BEM COMO DA CONTRAPARTIDA, COMPROVARAM, NO EXERCÍCIO, QUE SE ENCONTRAM EM SITUAÇÃO REGULAR EM RELAÇÃO AOS PAGAMENTOS DOS TRIBUTOS JUNTO À SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL – SRFB, AO FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO – FGTS E À SEGURIDADE SOCIAL.............................................................................................................................34 15) INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO A QUE A UNIDADE JURISDICIONADA SE VINCULA OU AS JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO...............................................................................35 15.1 Deliberações do TCU atendidas no exercício................................................................................35 15.2 Deliberações do TCU pendentes de atendimento ao final do exercício........................................ 39 15.3 Recomendações do OCI atendidas no exercício............................................................................42 15.4 Recomendações do OCI pendentes de atendimento ao final do exercício.....................................46 16) INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO, CASO EXISTA NA ESTRUTURA DO ÓRGÃO, APRESENTANDO AS JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO ACATAMENTO..........................................................58 16.1 Recomendações da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendidas no exercício.........................................................................................................................................................58 16.2 Recomendações da unidade de controle interno ou de Auditoria Interna pendentes de atendimento................................................................................................................................................... .61

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LISTA DE QUADROS E TABELAS

9. Quadro A.1.1 - Identificação da UJ – Relatório de Gestão Individual 10. Quadro A.2.1 – Demonstrativo da Execução por Programa de Governo 11. Quadro A.2.2 - Execução Física das ações realizadas pela UJ 12. Quadro A.2.3 – Identificação das Unidades Orçamentárias 13. Quadro A.2.7 – Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa 14. Quadro A.2.12 - Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa dos

créditos recebidos por movimentação 15. Quadro A.2.13 - Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa dos

créditos recebidos por movimentação 16. Quadro A.4.1 - Situação dos Restos a Pagar de exercícios anteriores 17. Quadro A.5.12 - Contratos de prestação de serviços de limpeza e higiene e

vigilância ostensiva 18. Quadro A.5.13 - Contratos de prestação de serviços com locação de mão de

obra 19. Quadro A.8.1 – Demonstrativo do cumprimento, por autoridades e servidores

da UJ, da obrigação de entregar a DBR 20. Quadro A.10.1- Gestão Ambiental e Licitações Sustentáveis 21. Quadro A.11.1 – Distribuição Espacial dos Bens Imóveis de Uso Especial de

Propriedade da União 22. Quadro A.11.2 – Distribuição Espacial dos Bens Imóveis de Uso Especial

Locados de Terceiros 23. Quadro A.11.3 – Discriminação dos Bens Imóveis de Propriedade da União

sob responsabilidade da UJ 24. Quadro A.13.1 - Despesa Com Cartão de Crédito Corporativo por UG e por

Portador 25. Quadro A.13.2 – Despesa Com Cartão de Crédito Corporativo (Série

Histórica) 26. Quadro A.15.1 – Cumprimento das deliberações do TCU atendidas no

exercício 27. Quadro A.15.2- Situação das deliberações do TCU que permanecem

pendentes de atendimento no exercício 28. Quadro A.15.3 - Relatório de cumprimento das recomendações do OCI 29. Quadro A.15.4 – Situação das recomendações do OCI que permanecem

pendentes de atendimento no exercício 30. Quadro A.16.1 – Informações sobre recomendação da unidade de controle

interno ou de auditoria interna atendida no exercício 31. Quadro A.16.2 – Informações sobre recomendação de unidade de auditoria

interna pendente de atendimento no final do exercício de referência

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LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS SGEX – Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior DA- Departamento de Administração DSG- Divisão de Serviços Gerais CPAT- Coordenação de Patrimônio CISET- Secretaria de Controle Interno COR- Corregedoria do Serviço Exterior CONJUR- Consultoria Jurídica CLI- Coordenadoria de Licitações IN – Instrução Normativa

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Introdução

O presente relatório de gestão inclui a identificação da Unidade Jurisdicionada (UJ), as responsabilidades institucionais da unidade, a estratégia de atuação frente às responsabilidades institucionais, os programas de governo sob responsabilidade da unidade e a execução física das ações realizadas pela UJ. Na análise do desempenho orçamentário/financeiro, abordou-se a movimentação orçamentária por grupo de despesa, a execução orçamentária da despesa e os indicadores institucionais, bem como informações sobre restos a pagar e sobre o uso de cartões corporativos. No tocante aos recursos humanos, examinou-se os contratos de prestação de serviços com locação de mão de obra. Foi também analisada a situação da adequação ambiental das compras e licitações realizadas por esta Unidade, bem como a situação dos imóveis, tanto os de propriedade da União, quanto os locados de terceiros, sob responsabilidade da DSG. Constam também o estado do cumprimento das determinações do TCU e das recomendações da CISET endereçadas a este órgão. Finalmente, foi anexada declaração do Contador atestando a conformidade das demonstrações contábeis, bem como declaração da área responsável de que os contratos estão atualizados no SIASG. Os itens da lista de diretrizes do TCU que não foram abordados não se aplicam à realidade desta Divisão de Serviços Gerais.

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RELATÓRIO DE GESTÃO DA DIVISÃO DE SERVIÇOS GERAIS EXERCÍCIO DE 2011

1) INFORMAÇÕES DE IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA

IDENTIFICAÇÃO DA UJ – RELATÓRIO DE GESTÃO INDIVIDUAL

Poder e Órgão de Vinculação Poder: Executivo Órgão de Vinculação: Ministério das Relações Exteriores Código SIORG:

001756

Identificação da Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Divisão de Serviços Gerais Denominação abreviada: DSG Código SIORG: 001756 Código LOA: 35101 Código SIAFI: 240013 Situação: ativa

Natureza Jurídica: Administração Direta

Principal Atividade: Administração e Gestão do Patrimônio e Gastos Gerais; Federal, Estadual, Municipal

Código CNAE: 7514-0

Telefones/Fax de contato: (61) 3411-9460 (61) 3411-6715 (099) 9999-9999 E-mail: [email protected]

Página na Internet: www.itamaraty.gov.br Endereço Postal: Esplanada dos Ministérios – Bloco H, Anexo I, sala 805, CEP 70.170-900, Brasília-DF

Normas relacionadas à Unidade Jurisdicionada Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada

Decreto n. 5.979, de 6 de dezembro de 2006, que aprovou o regimento interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores – RISE e Portaria nº 212, de 30 de abril de 2008, que publicou o Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores (RISE) (Artigo 164 e 166 a 178), publicada no D. O. U. de 06/05/2008

Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada Não aplicável à UJ. Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada

Não aplicável à natureza jurídica da UJ Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Unidades Gestoras relacionadas à Unidade Jurisdicionada Código SIAFI Nome

240013 Divisão de Serviços Gerais Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome 0001 Tesouro Nacional

113


240013 0001

2- INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTÁRIA DA UNIDADE, CONSIDERANDO O ATINGIMENTO DOS OBJETIVOS E METAS FÍSICAS E FINANCEIRAS, BEM COMO AS AÇÕES ADMINISTRATIVAS CONSUBSTANCIADAS EM PROJETOS E ATIVIDADES:

2.1. RESPONSABILIDADES INSTITUCIONAIS DA UNIDADE: 2.1.1 – Competência Institucional: Administração da Unidade. A Divisão de Serviços Gerais agrega despesas de natureza administrativa que não podem ser apropriadas em ações finalísticas nem a um programa finalístico.

2.1.2. Objetivos estratégicos: Zelar pela infra-estrutura da Secretaria de Estado das Relações Exteriores, bem como gerir, supervisionar e executar atividades relacionadas com a administração de material e do patrimônio, incluindo a aquisição no Brasil de material padronizado para os Postos no exterior e serviços gerais de apoio administrativo no Brasil e de apoio à Comissão Permanente de Inventário.

2.2. ESTRATÉGIAS DE ATUAÇÃO FRENTE A RESPONSABILIDADES INSTITUCIONAIS:

A unidade está inserida na estrutura da Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior (SGEX) do Ministério das Relações Exteriores, cuja competência compreende, entre outras atribuições, coordenar a execução de política administrativa do MRE. A UJ tem como principal finalidade executar ações de apoio administrativo, de acordo com a competência que lhe foi atribuída pelo Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores e as diretrizes do Departamento de Administração e da SGEX. Em razão da natureza de suas atividades, a unidade não possui plano de ação relativo a atividade finalística. Estabeleceu-se, assim, como Plano de Ação, a manutenção da estrutura de apoio administrativo da unidade, considerando as recomendações da auditoria e as novas demandas da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Note-se que a unidade gerencia 90 contratos, e, em sua estrutura interna, conta com setores cuja competência relaciona-se diretamente ao apoio administrativo no Ministério das Relações Exteriores, tais como: setor de compras diretas, almoxarifado, garagem e oficina, setor de apoio administrativo, setor de portaria e limpeza, setor de guarda e proteção, setor de telefonia e setor de moradias funcionais.

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A Unidade empenhou-se, em todo o exercício de 2011, em atuar estritamente nos limites legais, seguindo as orientações dos Controles Interno e Externo. A execução financeira encerrou-se exitosamente, em que pese o recebimento tardio da última fatia de recursos orçamentários e financeiros. Em razão de ter recebido quantidade inferior de recursos em relação ao que havia sido previsto pela Unidade, não foi possível liquidar completamente os compromissos contratuais, dificuldade que foi superada em janeiro de 2012 com o recebimento de recursos em exercícios anteriores. A DSG contou com o apoio da Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento, para que praticamente todos os funcionários pudessem participar de cursos “extra-muro” e treinamentos técnicos, em temas como administração financeira, contabilidade, contratos e licitações. Ademais, a DTA aumentou o número de estagiários à disposição da DSG, os quais colaboram em rotinas burocráticas simples, como preenchimento de planilhas de controle, montagem de processos e realização de pesquisas de preços nos Setores de Contratos, de Projeto Básico e de Compras e na Seção de Apoio Administrativo, mitigando o problema de carência de pessoal que o Ministério enfrenta. É importante observar que a unidade tem aperfeiçoado seus procedimentos e rotinas, em atenção às disposições legais vigentes e às recomendações da auditoria. Houve melhorias significativas em todas as áreas de atuação da Divisão. Os pagamentos têm sido efetuados tempestivamente e as despesas executadas como despesas de exercícios anteriores relativas ao exercício de 2011 foram as menores dos últimos anos. A fim de cumprir as funções de sua alçada, a DSG recebeu, no exercício de 2011, R$ 55.992.355,87 em créditos orçamentários. Desse total foram aplicados R$ 55.797.408,88, o que resultou na aplicação de 99,65% do orçamento recebido. Houve aperfeiçoamento na gestão de materiais de consumo e permanente, com a implementação de uma nova logística de suprimentos do Almoxarifado, inspirada no modelo just in time, o qual prevê 1) a redução do espaço para alocação de material por meio de uma política de estoque mínimo, evitando-se, assim, o acúmulo desnecessário e a sujeição do material a deterioração, depreciação e obsolescência, e 2) a estratégia de adquirir sob demanda e nas quantidades necessárias itens os quais não sejam de consumo imediato. A DSG realizou também, no ano de 2011, reforma no Almoxarifado, com o saneamento do estoque existente, o aperfeiçoamento do modelo de requisições e a reforma do espaço físico, adotando-se a utilização de prateleiras deslizantes sobre trilhos como forma de melhor acondicionar os bens lá armazenados e reduzir o espaço em cerca de 70% do espaço ocupado anteriormente por prateleiras comuns. A nova logística prevê, ainda, a conformação de um catálogo de materiais condizente com as necessidades de uso da Administração. Nesse sentido, todos os pregões de aquisição de material do último exercício foram realizados no Sistema de Registro de Preços, o que permitiu à Divisão reduzir de forma sistemática os processos de aquisição de materiais por dispensa de licitação com fulcro no inciso II, do art. 24 da Lei 8.666/93.

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Mesmo com o aumento do número de contratos gerenciados pela DSG, as rotinas de fiscalização e acompanhamento dos contratos foram aperfeiçoadas, de modo a permitir gestão eficiente dos contratos em vigor. Importantes mudanças foram realizadas na estrutura organizacional da Seção de Apoio Administrativo, com a padronização das ordens de serviço dos contratos que envolvem manutenção predial, bem como a lotação de estagiários de nível superior e contínuos na realização da função de triagem e preenchimento dos documentos, permitindo uma melhor divisão interna do trabalho, e liberando a chefia para o trabalho de fiscalização contratual. Outro ponto a ser mencionado foi a assinatura de contrato de manutenção predial, englobando as áreas de pintura, gessaria, serralheria e alvenaria, serviços que até então não eram prestados ao MRE. Também está em andamento uma revisão geral dos contratos que são fiscalizados por este Setor, visando a verificar a adequação às necessidades atuais do Ministério dos serviços por eles regulados, e analisando-se, caso a caso, se devem ser renovados ou se uma nova sistemática de fornecimento do serviço deve ser implementada. Tendo em vista o crescimento da carteira de contratos acima dito e a necessidade de se estreitarem execução e gestão contratual, encontra-se em estudo a criação de um Setor de Penalizações, o qual atuará com o atual Setor de Contratos no sentido de agilizar os processos de glosa e multa contratual, bem como de penalizações administrativas, aumentando assim a capacidade de fiscalização da Administração. Também o Setor de Portaria e Limpeza (SPL) passou por reformulação. Foram identificados os aspectos a serem melhorados no escopo dos contratos sob sua fiscalização, entre os quais se sublinham os mantidos com a PH Serviços, a cargo da limpeza, asseio e conservação predial, e com a Presta Construtora e Serviços, responsável pela alocação de contínuos, copeiros e recepcionistas. Ao longo do ano, manteve-se ampla agenda de reuniões com as mencionadas empresas, a fim de otimizar os serviços prestados. Ademais, o SPL mudou para uma sala maior, mais bem equipada e com localização estratégica no subsolo do Anexo I. Também o serviço de distribuição de água mineral em garrafões, sob responsabilidade do setor, foi beneficiado com a mudança para espaço próprio, maior e mais adequado. Outra medida de grande importância foi o início do processo de reforma, em andamento, do subsolo do Ministério, onde funcionam as oficinas e setores administrativos da DSG, com vistas a melhorar as condições de trabalho daqueles que por lá circulam. Além da instalação de exaustores e da desativação de depósitos que não estavam em conformidade com as normas do Ministério, está sendo realizada a reforma dos vestiários utilizados pelos trabalhadores terceirizados, adequando-os assim às orientações emanadas do Ministério do Trabalho. Também se iniciou o processo de modernização dos elevadores do Ministério, obra prevista para ser finalizada em dezembro de 2012. Além de serem mais rápidos e espaçosos, proporcionando maior capacidade de transporte e conforto aos usuários, a renovação dos aparelhos representa importante medida de segurança, tendo em vista ser a primeira intervenção deste tipo desde a instalação do MRE em Brasília, em 1970.

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Com relação ao Setor de Guarda e Proteção, notáveis avanços foram verificados com o início da implementação de sistema de segurança, iniciado em 2011, e que compreenderá identificação biométrica para acesso às dependências do Ministério e acesso eletrônico aos estacionamentos, além da confecção de crachás para todos os funcionários que trabalham no MRE e da instalação de câmeras de segurança, monitoradas a partir de Centro de Controle com funcionamento ininterrupto. Igualmente, o gerenciamento dos imóveis funcionais apresentou melhorias significativas, com a transparência dos atos de permissão de uso e a adoção de critérios objetivos para a distribuição dos imóveis, sobretudo após publicação de portaria que regulou seu uso e cessão. Além disso, desde 2007 são realizadas vistorias técnicas nos imóveis, que visam a garantir seu estado de conservação. Note-se, ainda, que o Setor de Garagem e Oficina, embora não conte, até o presente, com o controle informatizado de autorizações de transporte e de consumo de combustível (o software específico será elaborado pela Divisão de Informática do MRE), possui, atualmente, controle detalhado da quilometragem rodada e do abastecimento dos veículos. Convém, ainda, ressaltar a importância da ampliação do diálogo mantido pela DSG, seus setores e oficinas com o SARQ, o DA e a CLI. Ao longo de 2011, manteve-se rotina intensa de reuniões e troca de informações com essas Unidades com o objetivo de aperfeiçoar processos licitatórios e melhor atender à demanda pelos serviços prestados pela Administração.

2.3 – PROGRAMAS DE GOVERNO SOB A RESPONSABILIDADE DA UNIDADE: 2.3.1 – Execução dos Programas de Governo sob a responsabilidade da UJ

Identificação do Programa de Governo Código no PPA: 0794 Denominação: Gestão do Patrimônio Imobiliário da União Tipo do Programa: Programas de Governo Finalísticos Objetivo Geral: Identificar a vocação dos imóveis que compõem o patrimônio imobiliário da União, destinando-os de acordo com princípios de gestão territorial integrada e compartilhada, de respeito à diversidade, de racionalização e eficiência do uso, de garantia da inclusão sócio territorial e de apoio ao desenvolvimento local sustentável Objetivos Específicos: Não informado no normativo de divulgação (PPA e LOA) Gerente: Não informado no normativo de divulgação (PPA e LOA)

Responsável: 47000 Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão

Público Alvo: Órgãos e entidade da Administração Pública e sociedade em geral Informações orçamentárias e financeiras do Programa Em R$ 1,00

Dotação

Inicial Final Despesa

Empenhada Despesa

Liquidada

Restos a Pagar não

processados Valores Pagos

Repassado pela SPU conforme 1.373.574,00 1.373.574,00 625.873,25

747.700,75

813.013,70

117

devolução das taxas

arrecadadas com os imóveis

funcionais Informações sobre os resultados alcançados

Referência Ordem

Indicador (Unidade medida) Data Índice

inicial Índice final

Índice previsto no exercício

Índice atingido no exercício

1

Imóvel destinado (unidade) – De

responsabilidade do MP, visto que o MRE apenas paga despesas como taxas extras e

condomínios Fórmula de Cálculo do Índice - Análise do Resultado Alcançado Os recursos fornecidos pela Secretaria de Patrimônio da União permitiram o cumprimento a contento das obrigações orçamentárias e financeiras do Setor de Moradias Funcionais da UJ.

2.3.2 Execução Física das ações realizadas pela UJ

QUADRO A.2.2 - EXECUÇÃO FÍSICA DAS AÇÕES REALIZADAS PELA UJ

Função

Subfunção

Programa Ação Tipo da

Ação Priorid

ade

Unidade de

Medida

Meta prevista

Meta realizada

Meta a ser

realizada em 2012

07 122 0750 2000 A 4

- 49.577.000,0

0 (valor 54.423.834,

Aguarda novo

118

contingenciado pela COF)

88 PPA 2012-2015

04 122 0749 4852

A 3

-

Executada pelo MP

1.373.574,00

Análise crítica: a UJ não cumpriu a meta conforme o contingenciamento da dotação orçamentária pela COF. A dotação foi insuficiente para completar as obrigações já assumidas pela UJ pela forma de contratos continuados e de aquisição de serviços e materiais para suprimento da demanda do órgão.

2.4- Desempenho Orçamentário/Financeiro 2.4.1- Programação Orçamentária da Despesa

QUADRO A.2.3 - IDENTIFICAÇÃO DAS UNIDADES ORÇAMENTÁRIAS

Denominação das Unidades Orçamentárias Código da UO Código SIAFI da UGO

Divisão de Serviços Gerais 35101 240013 A UJ não é UO e a UG a que se refere não registra contabilmente os créditos atribuídos originariamente pela LOA.

2.4.2 Programação das Despesas Correntes Não aplicável à UJ. 2.4.3 Programação de Despesas de Capital Não aplicável à UJ. 2.4.3.1 Quadro Resumo da Programação de Despesas Não aplicável à UJ. 2.4.3.2 Movimentação Orçamentária por Grupo de Despesa

119

QUADRO A.2.7 - MOVIMENTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA POR GRUPO DE DESPESA

Valores em R$ 1,00

Despesas Correntes

Natureza da Movimentação de

Crédito

UG concedent

e ou recebedor

a

Classificação da ação

1 – Pessoal e Encargos

Sociais

2 – Juros e

Encargos da

Dívida

3 – Outras Despesas Correntes

Concedidos 240005 35101.7.122

.0750.2000 0 0 53.078.781,87 Movimenta

ção Interna Recebidos 240013 35101.7.122

.0750.2000 0 0

53.078.781,87

Concedidos - Movimenta

ção Externa Recebidos -

Despesas de Capital Natureza da

Movimentação de Crédito

UG concedent

e ou recebedor

a


4 – Investiment

os

5 – Inversões Financei

ras

6 – Amortizaç

ão da Dívida

Concedidos 240005

35101.7.122.0750.200

0 1.540.000,00 0 0 Movimenta

ção Interna Recebido

s 240013 35101.7.122.0750.200

0 1.540.000,00 0 0

Concedidos - Movimenta

ção Externa Recebidos

-

120

QUADRO A.2.7 - MOVIMENTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA POR GRUPO DE DESPESA

Valores em R$ 1,00

Despesas Correntes Natureza da


UG concedent

e ou recebedor

a


1 – Pessoal e Encargos Sociais

2 – Juros e Encargos da Dívida


Concedidos Movimenta

ção Interna Recebidos

Concedidos 170011 47101.4.122.

0749.4852 1.373.574,00 Movimenta

ção Externa Recebidos 240013 35101.4.122.

0749.4852 1.373.574,00

Despesas de Capital Natureza da


UG concedent

e ou recebedor

a


4 – Investim

entos

5 – Inversões

Financeiras

6 – Amortizaç

ão da Dívida


ção Interna Recebido

s


ção Externa Recebido

s

Análise crítica: A UJ recebeu os recursos normalmente da COF, para quitação de

suas despesas regulares, tanto de custeio como de investimento. Da Secretaria de Patrimônio da União, a UG recebeu orçamento para pagamento das obrigações relativas aos apartamentos funcionais. Quanto aos quadros A.2.8, A.2.9 e A.2.10, a UJ não recebe créditos originariamente da LOA, somente por movimentação externa ou interna.

2.4.4 Execução Orçamentária da Despesa 2.4.4.1 Execução Orçamentária de Créditos Originários da UJ 2.4.4.1.1 Despesas por Modalidade de Contratação Não aplicável à UJ.

121

2.4.4.1.2 Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa Não aplicável à UJ. 2.4.4.1.3 Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa Não aplicável à UJ. 2.4.4.2 Execução Orçamentária de Créditos Recebidos pela UJ por Movimentação 2.4.4.3 Despesas por Modalidade de Contratação Não aplicável à UJ. 2.4.5 Despesas Correntes por Grupo e Elemento de Despesa dos créditos recebidos por movimentação

QUADRO A.2.12 - DESPESAS CORRENTES POR GRUPO E ELEMENTO DE DESPESA DOS CRÉDITOS ORIGINÁRIOS DA UJ

Valores em R$ 1,00

Despesa Empenhada Despesa Liquidada

RP não processados Valores Pagos Grupos de

Despesa 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 1 – Despesas de Pessoal

1º

elemento

2º elemento

3º elemento

Demais elementos

2 – Juros e Encargos da Dívida

1º

elemento

2º elemento

3º elemento

Demais elementos

122


30 1.833.682,06

1.724.337,85

1.504.676,79

1.503.361,69

329.005,27

220.976,16

1.504.676,79

1.503.361,69

39

48.051.713,24

51.606.177,30

47.223.862,30

50.009.114,24

946.545,30

1.597.063,06

47.223.862,30

50.009.114,24

35 268.639,82

312.361,77

261.935,98

303.961,77

24.703,84

8.400,00

261.935,98

303.961,77

67 94.025,64

285.075,31

94.025,64

285.075,31

- - 94.025,64

285.075,31

92 1.007.566,26

524.403,64

1.007.566,26

448.350,64

42.422,34

76.053,00

1.007.566,26

448.350,64

2.4.6 Despesas de Capital por Grupo e Elemento de Despesa

QUADRO A.2.13 - DESPESAS DE CAPITAL POR GRUPO E ELEMENTO DE DESPESA DOS CRÉDITOS ORIGINÁRIOS DA UJ Valores

em R$ 1,00

Despesa Empenhada Despesa Liquidada

RP não processados

Valores Pagos Grupos de

Despesa 2010 2011 2010 2011 2010 2011 2010 2011 4 -Investimentos

52 472.840,02 1.345.053,01

280.799,52

792.689,99

192.040,50

552.363,02

280.799,52

792.689,99

51 346.397,15 -

344.158,52 -

2.238,63

- 344.158,52

-

5 – Inversões Financeiras

1º elemento de despesa



123

Demais elementos do grupo

6 – Amortização da Dívida

1º elemento

de despesa



Demais elementos do grupo

Análise crítica: A principal constatação que se faz da comparação entre a gestão financeira de 2010 e a de 2011, é a necessidade do aumento de recursos orçamentários e financeiros para que a UJ pudesse suprir a demanda gerada pelo aumento da estrutura de pessoal do Ministério das Relações Exteriores. Como se pode ver, o aumento maior ocorreu na execução do custeio e materiais permanentes, o que engloba novas aquisições de material e aumento do valor dos contratos já vigentes. O contingenciamento ocorrido em cada exercício gerou o pagamento de notas a título Exercícios Anteriores. Ainda assim, a melhora na liberação dos recursos pela COF possibilitou à UG o cumprimento das obrigações de forma a reduzir o pagamento de notas fiscais de exercícios anteriores em 2011.

2.4.7- Indicadores Institucionais

No mesmo período, a DSG realizou 127 processos de dispensa, sendo 20 deles

por meio do procedimento de cotação eletrônica, com base no artigo 24 da Lei ° 8.666/93. O procedimento de cotação eletrônica não foi utilizado quando se obteve, para o mesmo objeto, melhor preço na cotação direta.

Houve quatro processos de inexigibilidade de licitação com fulcro no artigo 25 da

Lei n° 8.666/93, referentes a serviços de comissária aérea para vôos do Senhor Ministro de Estado partindo de Brasília, de manutenção de aparelho de “no break” e de restauração de tapetes iranianos, bem como a aquisição de 15 medalhas- prêmio junto à Casa da Moeda do Brasil.

Em 2011, foram assinados 34 contratos. Esses acordos têm uma grande

diversidade de objetos, como contratação de serviço de vigilância, serviços de apoio administrativo, manutenção e reparo de patrimônio, assistência técnica, serviços de engenharia, serviços de telefonia e serviços de informações.

O Setor de Garagem e Oficina atendeu, ao longo do ano, a aproximadamente 4.500 pedidos de transporte de serviço e representação. Também foram registradas 134 autorizações de manutenção preventiva e corretiva de veículos.

O Setor de Telefonia deste Ministério recebeu, no decorrer de 2011,

aproximadamente 600 requisições de celulares de serviço e 150 requisições de

124

instalação de ramais e aparelhos telefônicos, além das solicitações de assistência técnica rotineiras.

O Setor de Apoio Administrativo atendeu, ao longo do ano passado, o total de

4.788 chamados. Os pedidos envolviam, entre outros assuntos, serviços de bombeiro hidráulico, carpintaria, chaveiro, instalações elétricas, manutenção e reforma de mobiliário, pintura, vidraçaria e climatização.

A Gráfica, por fim, deu provimento a 1.468 requisições registradas ao longo do

período, relativas a serviços de fotocópia, encadernação, confecção de maços diplomáticos, entre outros trabalhos.

Por se tratar de Unidade Jurisdicionada responsável pela execução de atividades-

meio necessárias à gestão e administração do Ministério das Relações Exteriores, a Divisão de Serviços Gerais estabeleceu suas metas de acordo com os objetivos realizados em 2009 e em 2010. Assim, foram estabelecidas as seguintes metas: realização de 20 pregões; assinatura de 30 contratos; renovação dos contratos em vigor por meio de Termos Aditivos, quando houver interesse da administração; e execução de, no mínimo, 95% do orçamento previsto para a unidade.

O parâmetro utilizado para a avaliação foi a comparação entre as metas físicas e

financeiras de 2009 e 2010 com as metas físicas e financeiras realizadas. O desempenho da UJ foi satisfatório e esteve dentro dos parâmetros estabelecidos.

3) INFORMAÇÕES SOBRE RECONHECIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS:

Não há passivos registrados na conta 2.1.2.1.1.11.00. 4) INFORMAÇÕES SOBRE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES: 4.1 Pagamentos e cancelamentos de restos a pagar de exercícios anteriores

QUADRO A.4.1 - SITUAÇÃO DOS RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

Valores em R$ 1,00

Restos a Pagar Processados Ano de

Inscrição Montante Inscrito

Cancelamentos acumulados



2010 429.759,93 - - 429.759,93 2009 65.221,09 - - 65.221,09

Restos a Pagar não Processados Ano de

Inscrição Montante Inscrito

Cancelamentos acumulados



125

2010 1.993.190,58 244.592,69 2.365.259,07 735.534,06 2009 1.940.670,33 - 1.360.726,52 579.943,81

Observações:

Análise crítica: Importante frisar que o saldo a pagar dos Restos a Pagar não-processados referentes ao exercício de 2010 inclui o saldo a pagar referente ao exercício de 2009, que posteriormente foi cancelado. Também inclui saldo a pagar referente a 2008, pendência que se refere a contrato com o Escritório de Arquitetura e Urbanismo Oscar Niemayer S/C.

5) INFORMAÇÕES SOBRE RECURSOS HUMANOS DA UNIDADE, CONTEMPLANDO AS SEGUINTES PERSPECTIVAS:

5.1 – Composição do Quadro de Servidores Ativos A Divisão de Serviços Gerais do Ministério das Relações Exteriores dispõe, em 07 de fevereiro de 2012, de um total de 53 servidores, sendo cinco diplomatas, 11 oficiais de chancelaria, 12 assistentes de chancelaria e 25 servidores dos PCCs/PGPEs. 5.1.1 Demonstração da força de trabalho à disposição da unidade jurisdicionada Não aplicável à UG

5.1.2 Situações que reduzem a força de trabalho efetiva da unidade jurisdicionada Não aplicável à UG

5.1.3 Quantificação dos cargos em comissão e das funções gratificadas da unidade jurisdicionada

Não aplicável à UG 5.1.4 Qualificação do quadro de pessoal da unidade jurisdicionada segundo a

idade Não aplicável à UG

5.1.5 Qualificação do quadro de pessoal da unidade jurisdicionada segundo a

escolaridade Não aplicável à UG

126

5.2 - Composição do Quadro de Servidores Inativos e Pensionistas

Não aplicável à UG.

5.3 - Composição do Quadro de Estagiários


5.4 - Quadro de custos de recursos humanos


5.5 – Terceirização de mão-de-obra empregada pela unidade jurisdicionada

5.5.1 Informações sobre terceirização de cargos e atividades do plano de

cargos do órgão Não aplicável à UG

5.5.2 Autorizações expedidas pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão para realização de concursos públicos para substituição de terceirizados

Não aplicável à UG

5.5.3 Contratos de prestação de serviços de limpeza e higiene e vigilância

ostensiva

Unidade Contratante Nome: Divisão de Serviços Gerais UG/Gestão: 240013/0001 CNPJ:00394536/0006-43

Informações sobre os contratos Nível de Escolaridade

exigido dos trabalhadores contratados



Ano do contrato Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2010 L O 25/10

02.282.245/0001-83

16/08/10

15/08/12 166 166 A

Observação:

Unidade Contratante Nome: Divisão de Serviços Gerais

127

UG/Gestão: 240013/0001 CNPJ: 00394536/0006-43 Informações sobre os contratos

Nível de Escolaridade exigido dos trabalhadores

contratados



Ano do contrato

Área Nat.

Identificação

do Contrat

o

Empresa Contratad

a (CNPJ)


Sit.

2011 V O 01/2011

02.005.031/0001-60

03/01/11

02/01/12 191 191 A

Observação: LEGENDA Área: (L) Limpeza e Higiene; (V) Vigilância Ostensiva. Natureza: (O) Ordinária; (E) Emergencial. Nível de Escolaridade: (F) Ensino Fundamental; (M) Ensino Médio; (S) Ensino Superior. Situação do Contrato: (A) Ativo Normal; (P) Ativo Prorrogado; (E) Encerrado. Quantidade de trabalhadores: (P) Prevista no contrato; (C) Efetivamente contratada.

5.5.4 Contratos de prestação de serviços com locação de mão de obra

Unidade Contratante Nome: Divisão de Serviços Gerais UG/Gestão: 240013/0001 CNPJ: 00394536/0006-43





Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2008

10

O 27/08

37.168.960/0001-

75 22/10/

08 21/10/

12 3 3 4 4 A Observação: Manutenção Hidráulica

Unidade Contratante

Nome: Divisão de Serviços Gerais UG/Gestão: 240013/0001 CNPJ: 00394536/0006-43





Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2008

10

O 28/08

37.168.960/0001-

75 19/11/

08 18/11/

12 3 3 7 7 A Observação: Manutenção Elétrica

128






Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2010

10

O 17/10

24.918.476/0001-

74 18/05/

10 17/05

/12 8 8 A Observação: Instalação de Persianas e Estofados

Unidade Contratante






Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2010

19

O 19/10

24.918.476/0001-

74 01/06/

10 31/05/

12 18 18 A Observação: Serviços de marcenaria

Unidade Contratante






Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2006

14

O 48/06

26.497.800/0001-

53 04/12/

06 03/12

/12 8 8 A Observação: Congressos, conferências e afins

Unidade Contratante

Nome: Divisão de Serviços Gerais

129

UG/Gestão: 240013/0001 CNPJ: 00394536/0006-43 Informações sobre os contratos

Nível de Escolaridade exigido dos trabalhadores

contratados



Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2010

4

O 24/10

04.356.735/0001-

03 27/07/

10 26/07/

12 75 75 Observação: Serviços de motoristas






Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2008

9

O 32/08

37.101.789/0001-

87 22/12/

08 21/12

/12 5 5 A Observação: Manutenção da rede telefônica

Unidade Contratante






Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2009

6 e 7

O 19/09

06.090.065/0001-

51 26/05/

09 25/05/

12 14 14 273

273 A

Observação: Contínuos, Recepcionistas e Copeiros

Unidade Contratante


Informações sobre os contratos Ano do contrat

Área Nat. Identifica

ção do Empresa Contrata

Período contratual de Nível de Escolaridade

exigido dos trabalhadores

Sit.

130

contratados execução das atividades

contratadas F M S o Contrato da (CNPJ)

Início Fim P C P C P C 2010

10

O 29/10

38.061.495/0001-

31 10/08/

10 09/08

/12 16 16 1 1 A Observação: Manutenção de ar-condicionado

Unidade Contratante






Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2007

11

O 38/07

00.739.565/0001-

95 14/11/

07 13/11/

12 15 15 2 2 Observação: Assistência Técnica e Manutenção de jardins

Unidade Contratante






Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2010

8 O 22/10

07.432.517/0003-60

02/07/10

01/07/12 4 4 A

Observação: Gráfica

Unidade Contratante






Ano do contrat

o

Área Nat.

Identificação do

Contrato

Empresa Contrata

da (CNPJ)


Sit.

2008

14 O 18/08

32.928.418/0001-

03/04/08

02/04/12 15 15 A

131

50 Observação: Sala VIP e visitação cívica no Palácio Itamaraty

5.6 – Indicadores Gerenciais Sobre Recursos Humanos

A Unidade não possui indicadores gerenciais sobre recursos humanos

6) INFORMAÇÕES SOBRE AS TRÂNSFERÊNCIAS MEDIANTE CONVÊNIO, ACORDO, AJUSTE, TERMO DE PARCERIA OU OUTROS INSTRUMENTOS CONGÊNERES, BEM COMO A TÍTULO DE SUBVENÇÃO, AUXÍLIO OU CONTRIBUIÇÃO: Não aplicável à natureza jurídica da UJ 7) DECLARAÇÃO DA ÁREA RESPONSÁVEL ATESTANDO QUE AS INFORMAÇÕES REFERENTES À CONTRATOS, BEM COMO SOBRE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA FIRMADOS ESTÃO DISPONÍVEIS E ATUALIZADAS, RESPECTIVAMENTE, NO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO DE SERVIÇOS GERAIS – SIASG E NO SISTEMA DE GESTÃO DE CONVÊNIOS, CONTRATOS DE REPASSE E TERMOS DE PARCERIA – SICONV, CONFORME ESTABELECE O ART. 19 DA LEI N. 11.768, DE 14 DE AGOSTO DE 2008. Vide a anexa declaração do Senhor Chefe do Setor de Contratos da Divisão de Serviços Gerais. 8) INFORMAÇÕES SOBRE O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ESTABELECIDAS NA LEI 8.730, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1993, RELACIONADAS À ENTREGA E AO TRATAMENTO DAS DECLARAÇÕES DE BENS E RENDAS A DSG possui três Cargos de Direção e Assessoramento, códigos DAS 101.4, DAS 102.2 e DAS 102.1. Seus ocupantes apresentaram regularmente à Divisão de Pessoal do MRE suas declarações de bens e rendas, conforme o disposto na Lei 8.730/1993. 8.1 Situação do cumprimento das obrigações impostas pela Lei 8.730/93

Detentores de Cargos e Funções obrigados a entregar a DBR

Situação em relação às exigências da Lei nº

Momento da Ocorrência da Obrigação de Entregar a DBR

132

8.730/93 Posse ou Início do

exercício de Função ou

Cargo

Final do exercício da Função ou

Cargo

Final do exercício

financeiro

Obrigados a entregar a DBR 0 Entregaram a DBR 0

Autoridades (Incisos I a VI do art. 1º da Lei nº

8.730/93) Não cumpriram a obrigação 0 Obrigados a entregar a DBR 0 Entregaram a DBR 0 Cargos Eletivos Não cumpriram a obrigação 0 Obrigados a entregar a DBR 3 Entregaram a DBR 3

Funções Comissionadas (Cargo, Emprego, Função de Confiança ou em comissão) Não cumpriram a obrigação 0

Fonte: 8.2 Análise Crítica Não aplicável à UG. 9) INFORMAÇÕES SOBRE O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DA UJ Não aplicável à UG. 10) INFORMAÇÕES QUANTO À ADOÇÃO DE CRITÉRIOS DE SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL NA AQUISIÇÃO DE BENS, MATERIAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) E NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS, TENDO COMO REFERÊNCIA A INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº1/2010 E A PORTARIA Nº2/2010, AMBAS DA SECRETARIA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO E INFORMAÇÕES RELACIONADAS À SEPARAÇÃO DE RESÍDUOS RECICLADOS DESCARTADOS EM CONFORMIDADE COM O DECRETO Nº 5.940/2006.

Aspectos sobre a gestão ambiental Avaliação Licitações Sustentáveis 1 2 3 4 5 1. A UJ tem incluído critérios de sustentabilidade ambiental em suas licitações que levem em consideração os processos de extração ou fabricação, utilização e descarte dos produtos e matérias primas. • Se houver concordância com a afirmação acima, quais critérios de

sustentabilidade ambiental foram aplicados?

X

2. Em uma análise das aquisições dos últimos cinco anos, os produtos atualmente adquiridos pela unidade são produzidos com menor consumo de matéria-prima e maior quantidade de conteúdo reciclável.

X

3. A aquisição de produtos pela unidade é feita dando-se preferência àqueles fabricados por fonte não poluidora bem como por materiais que não prejudicam a natureza (ex. produtos de limpeza biodegradáveis).

X

133

Aspectos sobre a gestão ambiental Avaliação Licitações Sustentáveis 1 2 3 4 5 4. Nos procedimentos licitatórios realizados pela unidade, tem sido considerada a existência de certificação ambiental por parte das empresas participantes e produtoras (ex: ISO), como critério avaliativo ou mesmo condição na aquisição de produtos e serviços. • Se houver concordância com a afirmação acima, qual certificação

ambiental tem sido considerada nesses procedimentos?

X

5. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos que colaboram para o menor consumo de energia e/ou água (ex: torneiras automáticas, lâmpadas econômicas). • Se houver concordância com a afirmação acima, qual o impacto da

aquisição desses produtos sobre o consumo de água e energia?

X

6. No último exercício, a unidade adquiriu bens/produtos reciclados (ex: papel reciclado). • Se houver concordância com a afirmação acima, quais foram os

produtos adquiridos?

X

7. No último exercício, a instituição adquiriu veículos automotores mais eficientes e menos poluentes ou que utilizam combustíveis alternativos. • Se houver concordância com a afirmação acima, este critério específico

utilizado foi incluído no procedimento licitatório?

X

8. Existe uma preferência pela aquisição de bens/produtos passíveis de reutilização, reciclagem ou reabastecimento (refil e/ou recarga). • Se houver concordância com a afirmação acima, como essa preferência

tem sido manifestada nos procedimentos licitatórios?

X

9. Para a aquisição de bens/produtos é levada em conta os aspectos de durabilidade e qualidade de tais bens/produtos.

X

10. Os projetos básicos ou executivos, na contratação de obras e serviços de engenharia, possuem exigências que levem à economia da manutenção e operacionalização da edificação, à redução do consumo de energia e água e à utilização de tecnologias e materiais que reduzam o impacto ambiental.

X

11. Na unidade ocorre separação dos resíduos recicláveis descartados, bem como sua destinação, como referido no Decreto nº 5.940/2006.

X

12. Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas entre os servidores visando a diminuir o consumo de água e energia elétrica. • Se houver concordância com a afirmação acima, como se procedeu a

essa campanha (palestras, folders, comunicações oficiais, etc.)?

X

13. Nos últimos exercícios, a UJ promoveu campanhas de conscientização da necessidade de proteção do meio ambiente e preservação de recursos naturais voltadas para os seus servidores. • Se houver concordância com a afirmação acima, como se procedeu a

essa campanha (palestras, folders, comunicações oficiais, etc.)?

X

Considerações Gerais: LEGENDA Níveis de Avaliação:

(1) Totalmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente não aplicado no contexto da UJ. (2) Parcialmente inválida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua minoria. (3) Neutra: Significa que não há como afirmar a proporção de aplicação do fundamento descrito na afirmativa no contexto da UJ. (4) Parcialmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é parcialmente aplicado no contexto da UJ, porém, em sua maioria. (5) Totalmente válida: Significa que o fundamento descrito na afirmativa é integralmente aplicado no contexto da UJ.

134

O Setor de Projeto Base, responsável pela elaboração dos Termos de

Referência, passou a inserir critérios socioambientais nos processos de compras de

produtos e contratações de serviços, os quais estarão presentes nos próximos projetos

de licitação. Encontra-se em fase de estudos projeto de coleta seletiva para atender

plenamente ao Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006, o qual institui a

separação, na fonte geradora, dos resíduos recicláveis descartados pelos órgãos e

entidades da administração pública federal. Os materiais descartados pelo MRE são

doados para a cooperativa de catadores de lixo Coopernoes, a qual executa a triagem

e remoção.

A unidade passou a adquirir bens que colaboram para o menor consumo de

energia ou água. Os novos elevadores, ainda em fase de instalação, consomem

menos eletricidade que os anteriores. Utilizam-se lâmpadas econômicas, e as

torneiras tradicionais estão sendo trocadas por torneiras monocomando. Ademais,

pode-se mencionar, dentre as iniciativas atualmente em curso, a compra de

impressoras que imprimem em frente e verso; gestão junto ao Restaurante para evitar

exposição de alimentos perecíveis; descarte de lixo hospitalar em container especial;

acessibilidade aos portadores de necessidade especiais nas instalações do Ministério;

uso de biocombustíveis nos carros da frota.

11) INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO DE RESPONSABILIDADE DA UJ, CLASSIFICADO COMO “BENS DE USO ESPECIAL”, DE PROPRIEDADE DA UNIÃO OU LOCADO DE TERCEIROS 11.1 Gestão de Bens Imóveis de Uso Especial

11.1.1- Distribuição Espacial de Bens Imóveis de Uso Especial de Propriedade da União

QUANTIDADE DE IMÓVEIS DE PROPRIEDADE DA UNIÃO DE RESPONSABILIDADE DA UJ LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA EXERCÍCIO

2009 EXERCÍCIO

2010 Distrito Federal 3 3 BRASIL Brasília 3 3

Subtotal Brasil 3 3 Total (Brasil + Exterior) 3 3

135

11.1.2- Distribuição Espacial de Bens Imóveis de Uso Especial Locados de Terceiros

QUANTIDADE DE IMÓVEIS LOCADOS DE TERCEIROS PELA UJ LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA EXERCÍCIO 2009

EXERCÍCIO 2010

Distrito Federal 4 4 BRASIL Brasília 4 4

Subtotal Brasil 4 4 Total (Brasil + Exterior) 4 4

11.1.3- Discriminação dos Bens Imóveis de Propriedade da União sob responsabilidade da UJ

Valor do Imóvel Despesa com

Manutenção no exercício

UG RIP Regime

Estado de Conservaç

ão Valo

r Histórico

Data da Avaliação

Valor Reavaliado Imóvel Instalaçõe

s

240013 9701.17698.500-

1 13 3

- 20/12/200

0 2.782.677,60 - ---

240013 9701.17369.500-

2 13 3

- 27/12/199

9 0,00 - ----

240013 9701.22788.500-

9 13 3

- 30/12/200

3 164.700,00 - ----

Total - -

11.1.4- Discriminação dos Bens Imóveis de Uso Especial Locados de Terceiros

Quatro salas comerciais sitas ao Setor de Administração Federal Sul, Quadra

02, Lote 02, Ed. Via Office, Brasília/DF (Unidades 401, 404, 405 e 408), com área total de 1462, 68 m², cujas locações perfazem o valor anual de R$ 1.490.668,80 (um milhão, quatrocentos e noventa mil e seiscentos e sessenta e oito reais e oitenta centavos).

11.1.5- Análise crítica

A Unidade gerencia os contratos de locação de quatro salas comerciais utilizadas pela Agência Brasileira de Cooperação, órgão vinculado a este Ministério. A necessidade de utilização de um espaço localizado a parte do restante do Ministério se deve ao processo de aumento dos quadros a este vinculado, bem como a expansão de sua estrutura organizacional, com a criação de novos Departamentos e Divisões. A futura construção de um terceiro anexo para o MRE, cujo projeto executivo encontra-se em elaboração, virá a solucionar definitivamente a problemática da escassez de espaço, tornando desnecessária a locação dos imóveis mencionados.

A UJ possui em seu registro no SPIUNet três imóveis: dois localizados no Setor de Clubes Esportivos Sul e um no Setor de Administração Federal Sul, no

136

Distrito Federal. Os imóveis situados no SCES Trecho 04 Conjunto 11 e no SCES Trecho 03 Lote 10 estão cedidos, respectivamente, para o Clube das Nações e para o Clube da Associação dos Servidores do MRE- ASMRE, e são por estes administrados, sem qualquer ônus para a União. O terceiro imóvel, sito ao SAFS Lote 02 Quadra 05, é terreno de 150 m² onde foi construída a sede do Instituto Rio Branco, e é administrado por esta instituição.

A Unidade também gerencia, por meio de seu Setor de Moradias Funcionais, um total de 527 imóveis localizados no Distrito Federal, cedidos em caráter precário pela Secretaria de Patrimônio da União, e em nome desta inscritos no SPIUNet, para uso habitacional de seus servidores. 12) INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA UJ Não aplicável à natureza jurídica da UJ. 13) INFORMAÇÕES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE CARTÕES DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL, OBSERVANDO-SE AS DISPOSIÇÕES DOS DECRETOS NºS 5.355/2005 E 6.370/2008 13.1 - Despesas Com Cartão de Crédito Corporativo

13.1.1 Relação dos portadores de cartão de crédito corporativo na unidade e utilização no exercício

Quadro A.13.1 - Despesa Com Cartão de Crédito Corporativo por UG e por Portador Valores em R$ 1,00

Código da UG 1 240013

Limite de Utilização da UG R$ 8000,00

Valor Portador CPF

Valor do Limite

Individual Saque Fatura Total

Marcelina Francisca dos Santos 11727420144 R$ 8000,00 - 1.398,23

1.398,23

Total utilizado pela UG - 1.398,23

1.398,23

Fonte:

13.1.2 Utilização dos cartões de crédito corporativo da unidade

Quadro A.13.2 – Despesa Com Cartão de Crédito Corporativo (Série Histórica) Valores em R$ 1,00

Saque Fatura Total (R$) Exercícios Quantidade (a) Valor Quantidade (b) Valor (a+b)

2011 - - 1 cartão 1.398,23

1.398,23

137

2010 - - 3 cartões 6.105,44

6.105,44

2009 - - 2 cartões 2.591,21

2.591,21

Fonte:

14) INFORMAÇÕES SOBRE RENÚNCIA TRIBUTÁRIA, CONTENDO DECLARAÇÃO DO GESTOR DE QUE OS BENEFIÁRIOS DIRETOS DA RENÚNCIA, BEM COMO DA CONTRAPARTIDA, COMPROVARAM, NO EXERCÍCIO, QUE SE ENCONTRAM EM SITUAÇÃO REGULAR EM RELAÇÃO AOS PAGAMENTOS DOS TRIBUTOS JUNTO À SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL – SRFB, AO FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO – FGTS E À SEGURIDADE SOCIAL: Não aplicável à natureza jurídica da UG. 15) INFORMAÇÕES SOBRE AS PROVIDÊNCIAS ADOTADAS PARA ATENDER ÀS DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃOS DO TCU OU EM RELATÓRIOS DE AUDITORIA DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO A QUE A UNIDADE JURISDICIONADA SE VINCULA OU AS JUSTIFICATIVAS PARA O NÃO CUMPRIMENTO 15.1 Deliberações do TCU atendidas no exercício Quadro A.15.1 - Cumprimento das deliberações do TCU atendidas no exercício

Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756

Deliberações do TCU Deliberações expedidas pelo TCU


01 010.191/2005 6286/2010 9.7 DE Memorando CISET nº 280, de 22/11/10

Órgão/entidade objeto da determinação e/ou recomendação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756

Descrição da Deliberação: Determinar à Divisão de Serviços Gerais do Ministério das Relações Exteriores que:

- proceda tempestiva e corretamente à alimentação dos documentos no sistema SIASG/Comprasnet promovendo os registros das contratações, alterações e rescisões sob sua responsabilidade;

- adote providências para assegurar a divulgação, na página oficial do Ministério das Relações Exteriores, da totalidade das licitações, contratações e concursos realizados e em andamento, em conformidade com o estipulado na IN/98/99 TCU;

- preencha os campos previstos dos documentos do SIAFI com descrição completa dos fatos originários da

138

despesa (contrato, objeto, licitação), utilizando-se quando necessário do campo "observações", em obediência ao princípio da transparência e a fim de aprimorar os controles interno da Unidade

- documente adequadamente todos os procedimentos realizados no âmbito dos processos licitatórios, inclusive quanto às diligências realizadas;

- exija, nos contratos de serviços continuados, a apresentação do detalhamento analítico das variações de custo e os respectivos documentos comprobatórios, inserindo no processo respectivo as fundamentações da análise da Unidade;

- quando da proximidade das renovações contratuais, proceda aos levantamentos de requisitos e as respectivas pesquisa de preços em conformidade com os quantitativos realizados e expectativas de aumento ou redução da demanda futura, de modo a aferir os valores unitários com os preços praticados com os vigentes no mercado, com a antecedência necessária à realização de Pregão, antes de findo o período de contratação, se não assegurada a obtenção da proposta mais vantajosa com a prorrogação;

- determinar ao Controle Interno do Ministério das Relações Exteriores que nas próximas contas avalie o cumprimento das determinações supra;

- determinar a juntada de cópia deste acórdão, bem como do relatório e do voto que o fundamentam às contas anuais da Divisão de Serviços Gerais do Ministério das Relações Exteriores - UG2400013 (consolidada na Subsecretaria-Geral de Serviço Exterior - SGEX) dos exercícios de 2004 e 2005, TC-012.776/2005-0 e TC-015.013/2006-4, para exame em confronto e em conjunto

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756 Síntese da providência adotada:

As determinações e recomendações exaradas no Acórdão 6286/2010, TCU – 1ª Câmara foram plenamente atendidas. Todos os setores vinculados a esta Divisão foram instruídos a proceder, nos procedimentos licitatórios vindouros, em conformidade com o exarado na decisão mencionada. Ademais, foi dada ciência ao Departamento de Comunicações e Documentação para que dê cumprimento à determinação de publicar a totalidade das licitações, contratações e concursos realizados e em andamento.

Síntese dos resultados obtidos Todas as recomendações foram plenamente atendidas Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não houve empecilhos na implementação.

Quadro A.15.1 - Cumprimento das deliberações do TCU atendidas no exercício




02 012776/2005 2814/2010 1.6.2.1 DE 1150/2010-TCU/SECEX-5


Descrição da Deliberação: Faça constar, nos processos de compra, os anexos à solicitação de material e/ou serviço com as especificações necessárias à perfeita contratação do objeto.

139

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756 Síntese da providência adotada: Os setores pertinentes foram instruídos a atentar para o determinado no Acórdão nos procedimentos licitatórios vindouros. Síntese dos resultados obtidos As recomendações foram plenamente atendidas Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não houve empecilho na implementação da recomendação.




Ordem Processo Acórdão Item Tipo Comunicação Expedida 03 012.093/2009-6 472/2011 9.1 DE CISET/74


Descrição da Deliberação: - atentar para o que dispõe o inciso IV do artigo 24 da Lei nº8.666/93 e a jurisprudência deste Tribunal quanto aos requisitos para contratar por dispensa de licitação com base em emergencialidade, de modo a evitar as situações constatadas nos Contratos nº 16/2003 e 15/2006, os quais foram celebrados com base em dispensa de licitação em decorrência de falta de planejamento e gestão inadequada dos recursos disponíveis. -incluir nos processos de pagamento referentes à organização de eventos produtos que comprovem a realização dos mesmos, tais como listas de presença e materiais produzidos, planejamento mais detalhado das despesas envolvidas, especificando a quantidade a ser utilizada de cada item, melhor segregação das funções de quem solicita e quem atesta os serviços, e maior nível de tempestividade nos atestos dos serviços, visando à melhoria da fiscalização da prestação dos serviços e a apuração da importância exata a pagar.

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756 Síntese da providência adotada: A Unidade alterou a sistemática de controle e fiscalização do contrato de organização de eventos, adequando-se às determinações exaradas pelo Tribunal de Contas, exigindo a discriminação dos materiais utilizados em cada ordem de serviço, bem como exigindo o ateste da prestação do serviço pelo usuário solicitante. Ademais, a Unidade, não recorre mais à dispensa de licitação como modalidade de contratação dos serviços de eventos, tendo sido realizado, no exercício de 2011, procedimento licitatório para a contratação do objeto em tela. Síntese dos resultados obtidos As recomendações foram plenamente atendidas. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não houve empecilho na implementação da recomendação.


140

Denominação completa: Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756




Descrição da Deliberação: Em futuros processos licitatórios para a contratação de empresa de organização de eventos: - definir, no termo de referência, estimativa de em quais cidades e com freqüência ocorrerão os eventos, a fim de permitir uma melhor precisão no estabelecimento dos preços pelos licitantes; - adotar, como critério para a eleição da proposta vencedora, o menor valor do somatório dos custos unitários multiplicados pelas respectivas quantidades estimadas de uso de diferentes itens de serviço; - fazer constar, dos termos de referência atinentes a licitações que contenham locações de equipamentos, justificativas detalhadas a respeito da economicidade de se efetuar tais locações em comparação com a possibilidade de aquisição desses bens.

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756 Síntese da providência adotada: A Unidade realizou, no exercício de 2011, novo procedimento licitatório com vistas à contratação de empresa de organização de eventos. Na elaboração do termo de referência que o instruiu, foram levadas em consideração as determinações do TCU, com a realização de extensivo planejamento sobre as necessidades do Ministério e sobre os custos envolvidos na realização das atividades de organização de eventos. Da pesquisa, decorreu a conclusão sobre a conveniência de se dividir o objeto do contrato, com a contratação de uma empresa para a realização de eventos no Distrito Federal, e outra para o restante do território nacional. Síntese dos resultados obtidos As recomendações foram plenamente atendidas. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não houve empecilho na implementação da recomendação.





Órgão/entidade objeto da determinação e/ou recomendação Código SIORG Ministério das Relações Exteriores

Descrição da Deliberação: Elaborar planejamento detalhado das despesas relacionadas à realização de eventos, bem como incluir, nos processos de pagamento, atestos tempestivos e comprovantes das atividades desenvolvidas, tais como programação, listas de presença, publicações, matérias na mídia, dentre outros, que evidenciem a realização e a dimensão dos eventos realizados.


141

Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756 Síntese da providência adotada: A Unidade está atenta à necessidade de se comprovar efetivamente as despesas relacionadas com a organização de eventos , e vem envidando esforços com vistas a ampliar a transparência do gasto com este tipo de serviço. Ademais, foi realizada extensiva pesquisa de custos com vistas à elaboração de termo de referência para a contratação do serviço de organização de eventos, o qual resultou na realização de procedimento licitatório e assinatura de novo contrato com esta finalidade. Síntese dos resultados obtidos As recomendações foram atendidas. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não houve empecilho na implementação da recomendação.


Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Código SIORG Divisão de Serviços Gerais


Ordem Processo Acórdão Item Tipo Comunicação Expedida 06 019.587/2007-1 8237/2011 1.6.1 DE 1746/2011-TCU/SECEX-5

Órgão/entidade objeto da determinação e/ou recomendação Código SIORG Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior

Descrição da Deliberação: Instaurar, no prazo de 120 dias, Tomada de Contas Especial com o objetivo de identificar os responsáveis, quantificar o dano e ressarcir o erário quanto às despesas, ocorridas no exercício de 2006, com serviços de vigilância prestados por doze servidores e quatro empregados da SITRAN Empresa de Segurança Ltda., no Clube da Associação dos Servidores do MRE e no Clube das Nações.

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais Síntese da providência adotada: Foi instaurada, por meio de Portaria de 26/10/2011, Comissão de Tomada de Contas Especial, com o fito de apurar os fatos questionados. A referida Comissão ainda não encerrou seus trabalhos. Síntese dos resultados obtidos Não é possível avaliar. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Ainda não é possível avaliar.

15.2 Deliberações do TCU pendentes de atendimento ao final do exercício


142



01 017.648/2010 2080/2010 1.5.1.1

e 1.5.1.2

DE 967/2010-TCU/SECEX-5


Descrição da Deliberação: - apuração dos fatos, identificação dos responsáveis e quantificação dos valores devidos por conta de ligações telefônicas realizadas sem amparo em interesse do serviço, originadas da linha 3411-8989 e direcionadas para telefones celulares, no mês de janeiro de 2008. -adoção de providências para o ressarcimento das quantias devidas e, no caso de inadimplemento dos responsáveis, a inscrição no Cadin, conforme artigo 5º, 2º, da IN TCU 56/2007.

Justificativa apresentada pelo seu não cumprimento Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756 Justificativa para o seu não cumprimento:

Por conta da necessidade de se estabelecer nexo de causalidade suficiente entre os fatos relatados e sua autoria, a Unidade reiterou, por meio do Memorando DSG/37/2010, solicitação à Corregedoria do Serviço Exterior para a realização de inquérito administrativo, após o término do qual se efetuará a cobrança do ressarcimento devido.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A necessidade de procedimento investigativo vem atrasando a solução do problema.



Ordem Processo Acórdão Item Tipo Comunicação Expedida 02 017.648/2010 2080/2010 DE 1.5.1.3 967/2010-TCU/SECEX-5


Descrição da Deliberação: Apuração de pagamentos indevidos a título de impostos e/ou contribuição inseridos em planilha de custo relacionados aos contratos firmados ou renovados após maio de 2007, conforme indicado no achado 21, relacionado nos parágrafos 224 a 228 do Relatório de Auditoria 1/2009.

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756 Síntese da providência adotada:

A Divisão de Serviços Gerais realizou levantamento dos contratos e dos valores pagos a

maior nas faturas por conta de gastos com os tributos de IRPJ e CSLL.

Do estudo elaborado, verificou-se que apresentavam problemas com os impostos os

contratos com as seguintes empresas: Sublime, Pró-Jardim, Capital, Solar, DLF e Triunfo. No caso

143

das duas últimas, verificou-se que as planilhas são anteriores ao Acórdão, de sorte que se aguarda

manifestação da Consultoria Jurídica sobre a obrigatoriedade do ressarcimento.

No que diz respeito à empresa Pro-Jardim, foi feito o levantamento do montante devido e a

respectiva cobrança, bem como estipulado o novo valor de desembolso mensal, tendo em vista o

expurgo dos valores dos impostos indevidamente computados. Entretanto, a empresa contesta o

entendimento da CISET da aplicação do Acórdão 905/2007. Segundo a empresa, o Acórdão 950/07

não mencionaria o entendimento de que seus preceitos devessem ser aplicados aos contratos que já

se encontravam em vigor quando de sua publicação. Alega que a proposta para o certame licitatório

foi apresentada antes da vigência do Acórdão. O contrato em tela, no entanto, foi assinado em 14 de

novembro de 2007, ao passo que o Acórdão 950 foi publicado em 23 de maio de 2007.

A Pró-Jardim contesta a cobrança, igualmente, apontando outros Acórdãos do TCU,

alegando que tal ato comprometeria o princípio da segurança jurídica, e que a inclusão desses

tributos na composição dos preços não teria acarretado prejuízos ao Erário.

Tendo em vista a contestação da empresa, e considerando-se que a DSG deve cumprir as

recomendações da CISET ou justificar a razão do seu não cumprimento, foi solicitada a

manifestação do assunto a Consultoria Jurídica. Resposta da CONJUR indicou que a decisão do

pleito da empresa Pró-Jardim de revisão da cobrança deveria ser encaminhada à CISET para

manifestação. O processo completo foi encaminhado à apreciação dessa Secretaria de Controle

Interno. A resposta recebida, de que o pagamento é devido, já foi comunicada à empresa.

Problema diverso se apresentou no que diz respeito à empresa Capital. A referida empresa

entrou em processo falimentar em 2009, e desde então, os créditos da Capital em poder da

Administração foram depositados em juízo para garantir o pagamento das obrigações trabalhistas

dos prestadores de serviço da empresa, de sorte que não há como fazer a compensação de dívidas

com base em créditos ainda em poder da DSG.

A fim de obter orientação sobre o correto procedimento de atender a instrução da CISET,

foi igualmente solicitado parecer da CONJUR de como proceder no caso em tela para a recuperação

dos recursos pagos a maior.

Seguindo as instruções da CONJUR esta Divisão está em busca do síndico da massa falida

da empresa para que seja enviada a notificação do montante devido a União. Infelizmente, até o

presente momento, não foi possível localizar no sistema da Justiça Federal o responsável legal pela

empresa.

Finalmente, nos demais casos, estão sendo ultimados os cálculos dos montantes devidos

para a notificação das empresas. Cabe ressaltar que no caso da empresa Solar, as planilhas não são

claras o suficiente para permitir a apuração de valores, de sorte que foi endereçada carta solicitando

o devido detalhamento das planilhas.

Síntese dos resultados obtidos A apuração continua em andamento. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Ainda não é possível proceder a uma análise do caso.

144

15.3 Recomendações do OCI atendidas no exercício


Recomendações do OCI Recomendações expedidas pelo OCI

Ordem Identificação do Relatório de Auditoria Item do RA Comunicação Expedida

01 Relatório Sintético de Auditoria n° 01/2010 III.8 CISET/174/QIAU

Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756

Descrição da Recomendação: Tomar as providências necessárias para sanear os materiais inservíveis, por estarem vencidos ou em desuso.


Setor responsável pela implementação Código SIORG Divisão de Serviços Gerais 001756 Síntese da providência adotada:

Os materiais com data de validade expirada foram doados. Já aqueles que ainda se encontram em condições de uso estão sendo direcionados para fins alternativos (caso do papel vergê, o qual, sendo utilizado como sucedâneo da guia separadora de arquivo, teve a previsão de estoque reduzida de 23 para 3,25 anos) ou enviados para a reciclagem.

Síntese dos resultados obtidos O estoque de materiais inservíveis foi reduzido consideravelmente. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Embora tenham sido envidados esforços no sentido de um saneamento completo, ressalte-se que o processo de saneamento de materiais inservíveis é um processo constante. Ainda que se tenha dado destinação aos materiais apontados pela Auditoria, já há ocorrência de novo acúmulo de materiais, os quais serão doados ou reciclados, de acordo com a conveniência, com a brevidade possível.






145

Descrição da Recomendação: Tomar as providências necessárias para garantir a segurança dos materiais estocados, eliminando as fragilidades relatadas.



Foi instalado no acesso ao Almoxarifado portão de ferro com grades com vistas a sanear a falha de segurança apontada. Ademais, foi concluído processo de licitação para instalação de câmeras de segurança, as quais se encontram em processo de instalação. Ademais, foi instalado novo sistema de segurança do Ministério, o que aumentará significativamente a segurança das instalações.

Síntese dos resultados obtidos Houve aumento significativo na segurança dos materiais estocados. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A falta de contrato de prestação de serviços de manutenção predial, nas áreas de alvenaria e serralheria, vinha adiando a solução do problema. Com a assinatura do Contrato 29/11, que tem por objeto tais serviços, o problema foi solucionado.







Descrição da Recomendação: Adotar as providências necessárias para restituição dos imóveis ocupados irregularmente.



As permissões de uso dos imóveis em tela foram canceladas.

Síntese dos resultados obtidos O imóvel sito a SQN 313 B 107, anteriormente ocupado pela servidora Maria das Graças Moraes de Matos, teve sua permissão de ocupação cancelada em 31/ 10 / 2010, encontrando-se, portanto, com a situação regularizada. Já o imóvel localizado na SQN 108 B 505, ocupado pela servidora Rosines Teresinha Fabris Machado e Costa, embora tenha tido permissão de uso cancelada em 31/01/2010, não foi ainda restituído por força de medida liminar obtida pela servidora, exarada nos autos no Processo 1687-80.2010.4.01.3400, que se encontra em curso perante a 4ª Vara Federal do DF.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor

146

Não fosse pela impetração de Mandado de Segurança pela servidora Rosines Teresinha Fabris Machado e Costa, a questão já teria sido plenamente solucionada.







Descrição da Recomendação: Providenciar identificação padrão de veículo oficial.



Foi providenciada identificação oficial. Síntese dos resultados obtidos

A irregularidade apontada já foi saneada, com a instalação da identificação adequada no veículo.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não houve dificuldades, uma vez que a irregularidade resultou de mero erro de interpretação legal.






Descrição da Recomendação: Atentar para, quando da realização dos pagamentos e retenções das despesas, observar os valores a serem pagos e retidos, a fim de evitar pagamentos superiores aos gastos realizados.


147


No caso específico analisado pela Secretaria de Controle Interno, as glosas exigidas foram realizadas na OB 2010OB801325 e na DAR 2010DR800357, documentos gerados em 31/08/2010. Ademais, o Setor Financeiro foi instruído para atentar à regularidade das despesas antes de efetuar os pagamentos nos casos similares ulteriores.

Síntese dos resultados obtidos

A situação dos documentos mencionados foi regularizada. Ademais, não houve mais ocorrência de casos similares.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não é possível avaliar.







Descrição da Recomendação: - Rever a concessão de gratificação GSISTE/SISG a servidores que não exercem funções dentro das Unidades do SISG. - Conceder a gratificação GSISTE apenas a servidores que exercem atividades dentro de Unidades integrantes dos Sistemas Estruturadores, evitando o descumprimento da legislação pertinente.



A concessão de gratificações GSISTE/SISG é, por força legal, atribuição da Secretaria- Geral das Relações Exteriores, a qual foi delegada à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior. Desta forma, esta Unidade não possui competência para modificar a atual sistemática de concessão das referidas gratificações.

Síntese dos resultados obtidos Não houve. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A Unidade acredita que as atitudes cabíveis nesse caso não são de sua competência.

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15.4 Recomendações do OCI pendentes de atendimento ao final do exercício



Divisão de Serviços Gerais 001756 Recomendações do OCI

Recomendações expedidas pelo OCI Ordem Identificação do Relatório de Auditoria Item do RA Comunicação Expedida


Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG

Divisão de Serviços Gerais 001756

Descrição da Recomendação: Ressarcir aos cofres públicos os valores indevidamente pagos às empresas.



Divisão de Serviços Gerais 001756 Justificativa para o seu não cumprimento:

A Divisão de Serviços Gerais realizou levantamento dos contratos e dos valores pagos a maior nas faturas por

conta de gastos com os tributos de IRPJ e CSLL.

Do estudo elaborado, verificou-se que apresentavam problemas com os impostos os contratos com as

seguintes empresas: Sublime, Pró-Jardim, Capital, Solar, DLF e Triunfo. No caso das duas últimas, verificou-se que as

planilhas são anteriores ao Acórdão, de sorte que se aguarda manifestação da Consultoria Jurídica sobre a

obrigatoriedade do ressarcimento.

No que diz respeito à empresa Pro-Jardim, foi feito o levantamento do montante devido e a respectiva

cobrança, bem como estipulado o novo valor de desembolso mensal, tendo em vista o expurgo dos valores dos

impostos indevidamente computados. Entretanto, a empresa contesta o entendimento da CISET da aplicação do

Acórdão 905/2007. Segundo a empresa, o Acórdão 950/07 não mencionaria o entendimento de que seus preceitos

devessem ser aplicados aos contratos que já se encontravam em vigor quando de sua publicação. Alega que a proposta

para o certame licitatório foi apresentada antes da vigência do Acórdão. O contrato em tela, no entanto, foi assinado em

14 de novembro de 2007, ao passo que o Acórdão 950 foi publicado em 23 de maio de 2007.

A Pró-Jardim contesta a cobrança, igualmente, apontando outros Acórdãos do TCU, alegando que tal ato

comprometeria o princípio da segurança jurídica, e que a inclusão desses tributos na composição dos preços não teria

acarretado prejuízos ao Erário.

Tendo em vista a contestação da empresa, e considerando-se que a DSG deve cumprir as recomendações da

CISET ou justificar a razão do seu não cumprimento, foi solicitada a manifestação do assunto a Consultoria Jurídica.

Resposta da CONJUR indicou que a decisão do pleito da empresa Pró-Jardim de revisão da cobrança deveria ser

encaminhada à CISET para manifestação. O processo completo foi encaminhado à apreciação dessa Secretaria de

Controle Interno. A resposta recebida, de que o pagamento é devido, já foi comunicada à empresa.

Problema diverso se apresentou no que diz respeito à empresa Capital. A referida empresa entrou em processo

149

falimentar em 2009, e desde então, os créditos da Capital em poder da Administração foram depositados em juízo para

garantir o pagamento das obrigações trabalhistas dos prestadores de serviço da empresa, de sorte que não há como fazer

a compensação de dívidas com base em créditos ainda em poder da DSG.

A fim de obter orientação sobre o correto procedimento de atender a instrução da CISET, foi igualmente

solicitado parecer da CONJUR de como proceder no caso em tela para a recuperação dos recursos pagos a maior.

Seguindo as instruções da CONJUR esta Divisão está em busca do síndico da massa falida da empresa para

que seja enviada a notificação do montante devido a União. Infelizmente, até o presente momento, não foi possível

localizar no sistema da Justiça Federal o responsável legal pela empresa.

Finalmente, nos demais casos, estão sendo ultimados os cálculos dos montantes devidos para a notificação das

empresas. Cabe ressaltar que no caso da empresa Solar, as planilhas não são claras o suficiente para permitir a apuração

de valores, de sorte que foi endereçada carta solicitando o devido detalhamento das planilhas.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Pelo número de contratos que esta divisão gerencia, a carga de trabalho, e o número reduzido de funcionários, só no

início de agosto foi possível completar todo o levantamento.








Descrição da Recomendação: Recomenda-se que sejam tomadas medidas para o ressarcimento da importância correspondente ao valor das ligações

telefônicas de caráter particular.




Assim que houve comunicação da CISET de que deveriam ser tomadas as providências para o ressarcimento

das despesas das ligações telefônicas, a Divisão de Serviços Gerais remeteu todas as informações disponíveis sobre o

caso à Corregedoria do Serviço Exterior (vide Memo DSG/37 de 6 de julho de 2010), uma vez que, como a suspeita

das ligações recaia sobre servidor do MRE, a DSG está compelida a cumprir o que estabelece no artigo 26 da Lei

11.440, que institui o Regime Jurídico dos Servidores do Serviço Exterior Brasileiro:

Art. 26. As questões relativas à conduta dos efetivos do corpo permanente do Serviço Exterior Brasileiro –

Diplomatas, Oficiais de Chancelaria, Assistentes de Chancelaria – e demais servidores do Quadro de Pessoal do

Ministério das Relações Exteriores serão, sem prejuízo das disposições do Regime Jurídico Único dos Servidores

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Públicos Civis da União, tratadas pela Corregedoria do Serviço Exterior.

A COR, em despacho ao memorando citado, afirmou ser precária a atribuição automática das ligações

telefônicas ao agente de portaria apontado como responsável, e sugeriu que a identificação das chamadas telefônicas

dependeria de quebra do sigilo telefônico, que somente poderia ocorrer com ordem judicial.

A Corregedoria submeteu o tema à CONJUR, que determinou em seu parecer que cabe à COR a

obrigação de instaurar Sindicância investigativa de acordo com a Portaria nº 335 da Controladoria Geral da União, e

que, sem a sindicância, não é possível definir o responsável pelo dano causado ao Erário, e sem esta responsabilização

não é possível ser feito o devido ressarcimento aos cofres públicos.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A dependência de instauração de procedimento apuratório pela Corregedoria do Serviço Exterior vem adiando as providências cabíveis a esta Divisão para solucionar o problema.








Descrição da Recomendação: - Realizar procedimento administrativo urgente para concretização da indenização do prejuízo causado à União - Providenciar imediata alienação do veículo danificado, que não tem como ser reparado.




Segundo informações prestadas pela Divisão de Pagamentos, qualquer ato de solicitação de restituição de

recursos ao Erário por Servidores Públicos mediante desconto em folha de pagamento, tal como determina a Instrução

Normativa nº 183 de 8 de setembro de 1986 que regulamenta os procedimentos quando da ocorrência de acidentes de

trânsito envolvendo veículos oficiais, só pode ser feito com a anuência do funcionário e após instalação de processo

administrativo, onde seja garantido ao envolvido amplo direito ao contraditório.

Os artigos 224 e 225 do Regimento Interno da Secretaria de Estado, bem como o artigo 26 da Lei 11.440 que

institui o Regime Jurídico dos Servidores do Serviço Exterior Brasileiro, por sua vez, determinam que é função da

Corregedoria do Serviço Exterior a apuração dos fatos e questões relativos à conduta dos integrantes do Serviço

Exterior Brasileiro e dos demais servidores do Quadro de Pessoal do MRE.

Diante do exposto, fica claro que, mesmo que o laudo pericial atribua a culpa do acidente com o veículo

oficial ao servidor, a cobrança do montante relativo à reposição do veículo depende de instauração de sindicância. Para

este fim, em 20 de setembro de 2010 esta Divisão encaminhou Memorando à Corregedoria do Serviço Exterior

151

solicitando a abertura do devido processo administrativo.

A COR, em despacho à Consultoria Jurídica sobre o tema, alegou haver conflito regimental entre os diversos

dispositivos citados, em que pese sua competência para apurar os fatos indicados. Segundo aquela Corregedoria, a

Portaria que regulamentou as atribuições da COR, restringiria a atuação da Corregedoria apenas aos servidores do

MRE não integrantes do Serviço Exterior apenas quando estes estivessem prestando serviço no exterior, o que não seria

o caso do servidor. A Consultoria Jurídica, no entanto, considerou, em seu parecer de 1º de dezembro de 2010, que não

há conflito, pois há supremacia da lei ordinária sobre o instrumento menor, que é a Portaria, e que cabe à COR, como

único órgão competente para tratar de questões relativas à conduta dos servidores do corpo permanente do Ministério,

realizar a apuração do ilícito e determinar a execução da medida que possivelmente se.

Diante do acima exposto, a DSG, tal como apontado no item anterior, aguarda que a COR, órgão responsável

por apurar as responsabilidades, complete as sindicâncias. Tão logo o processo seja concluído, esta Divisão tomará

imediatamente as providências para efetuar a reposição ao Erário do valor do carro sinistrado.

No que diz respeito ao desfazimento do automóvel, o mesmo já está sendo providenciado pela CPAT, que já

incluiu o veículo na lista dos bens irrecuperáveis e antieconômicos a serem doados pelo MRE. A sessão de doação,

entretanto, teve que ser adiada para o fim do ano, tendo em vista o advento de restrições para doação de bens públicos

em ano eleitoral, imposta pela Lei.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Da mesma forma que no item anterior, a dependência de instauração de procedimento apuratório pela Corregedoria do Serviço Exterior vem adiando as providências cabíveis a esta Divisão para solucionar o problema. Ademais, o processo licitatório para a alienação do veículo não logrou ser finalizado até o fim do exercício de 2011, quando então entraram em vigor as disposições da lei eleitoral que restringem a alienação de bens públicos neste período.








Descrição da Recomendação: - Providenciar o recolhimento aos cofres da União dos valores pagos ao fornecedor sem comprovação da execução dos serviços por OS. -Preencher todas as ordens de serviços com as informações essenciais à identificação dos trabalhos realizados e os materiais aplicados. - Melhorar a avaliação de utilização de materiais de uso contínuo nas atividades do MRE, a fim de que os editais contenham quantidades estimadas mais próximas da realidade. - Abster-se de pagar despesas sem a devida documentação comprobatória, que indique precisamente os trabalhos realizados, a quantidade de materiais utilizados, a Unidade do MRE onde foram realizados e o atesto do responsável pela Unidade.


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Divisão de Serviços Gerais 001756 Justificativa para o seu não cumprimento: No que diz respeito às inconsistências verificadas em relação ao contrato de instalação e reposição de vidros, a empresa

JLE já foi notificada da necessidade de restituir ao Erário o montante apontado pela CISET em seus relatórios de

auditoria e nas suas recomendações bem como tendo sido instaurado processo administrativo de nº

09013.000183/2011-17. Ademais, nova licitação para fornecimento deste serviço está prevista para o exercício de

2012, adequando as quantidades estimadas às necessidades do MRE.

Quanto à organização do serviço no Setor de Apoio Administrativo, esta Unidade Gestora tem buscado

implementar nova sistemática de trabalho com o uso de planilhas e preenchimento informatizado das ordens de serviço.

Vale ressaltar que os funcionários do setor, por serem mais antigos e com maiores dificuldades de incorporar em sua

rotina de trabalho novas técnicas, por vezes resistem a mudanças. De toda a forma, quatro novos estagiários do curso de

Administração já estão trabalhando no setor, sob direta supervisão de diplomata da Divisão, encarregados de

supervisionar o preenchimento das Ordens de Serviço e da anotação do montante e tipo de material solicitado.

Da mesma forma, o setor foi instruído a segregar as funções de solicitação de serviços, e de fiscalização de sua

execução.

Diante da argumentação da CISET de que todo ato administrativo requer formalidade, todas as solicitações de

serviços ao SAA, mesmo aqueles em áreas comuns, estão sendo registrados por minimemo.

Por último, registre-se que o incremento do consumo de vidros deu-se pela necessidade de acomodar, em

espaços reestruturados, as novas unidades criadas com a publicação da nova estrutura do MRE em 2010. O novo

decreto criou duas novas subsecretarias, cinco coordenações-gerais, cinco departamentos, vinte e duas divisões e uma

ouvidoria.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Ainda não é possível proceder à análise crítica significativa, já que o processo de adaptação às determinações do OC continuam em fase de implementação.








Descrição da Recomendação: - Estabelecer controles internos eficientes e transparentes, a fim de evidenciar mensalmente, os valores efetivamente pagos pela mão de obra e demonstrar os materiais comprovadamente utilizados nas demandas das Unidades do MRE. - Recolher ao Tesouro Nacional o valor de R$ 25.909,96, referente aos valores não comprovados como efetivo pagamento de salários de empregados, referente à Nota Fiscal nº 637, de 22/06/2010 e 645, de 20/07/2010, assim como as diferenças de todos os meses em que houve a cobrança de valor por parte da empresa, sem que fosse comprovado o pagamento em igual valor, comprovado pela folha de pagamento de salários e pelo recolhimento dos encargos sociais

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vinculados. - Recolher o valor de R$ 18.827, 00, ao Tesouro Nacional, referente à Nota Fiscal nº 645, de 20 de julho de 2010, assim como as diferenças dos demais meses em que o valor dos materiais comprovadamente utilizados for inferior aos R$ 27.283,67, valor este que vem sendo cobrado pela empresa.




Após o alerta da Secretaria de Controle Interno sobre a discrepância entre os valores cobrados de salário pela

empresa Solar e os efetivamente pagos, a DSG enviou carta a empresa e abriu processo administrativo

09013.000.190/201119, solicitando o ressarcimento dos valores pagos a maior.

Para tornar o controle mais eficiente foi elaborada planilha pelo Setor de Contrato, que será operado por estagiário

contratado para auxiliar os trabalhos do SAA.

Registre-se, igualmente, que as faturas relativas aos meses de junho e julho foram analisadas pelo Setor de

Contratos, para que não se perpetue os equívocos apresentados anteriormente.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Ainda não é possível avaliar.








Descrição da Recomendação: - Instruir o setor competente a providenciar os recursos orçamentários e financeiros com tempestividade e definir as prioridades de pagamentos das despesas do órgão. - Providenciar junto à empresa telefônica a entrega das contas em tempo hábil para a sua quitação e no caso de atraso causado pela companhia telefônica exigir a liberação do pagamento da multa.




A DSG realizou reunião com a gerente de contrato da TIM, responsável pelas contas dos celulares e

proximamente também encarregada do contrato das chamadas locais, uma vez que a INTELIG, empresa consorciada à

TIM, ganhou a licitação para fornecer os serviços de telefonia antes prestados pela EMBRATEL. Nesta reunião foi

apontada a importância da chegada tempestiva das faturas para que se evitem as multas e os encargos financeiros.

O Setor Financeiro, por sua vez, já adota como princípio a prioridade no pagamento das contas telefônicas. Da

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mesma forma, mudou-se o procedimento de trâmite das contas para se evitar a demora de sua chegada ao setor

responsável pelo pagamento das mesmas.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Os constantes atrasos no envio das faturas por parte das empresas vêm atrasando a solução definitiva do problema.








Descrição da Recomendação: - Realizar, com a devida urgência, levantamento, em conjunto com a Coordenação de Patrimônio, com vistas a identificar as máquinas de escrever e de calcular existentes no Ministério, e realizar processo de baixa ou doação daquelas consideradas inservíveis para uso da Administração - Encaminhar comunicação formal às Unidades Administrativas do Ministério, que ainda fazem uso dos referidos equipamentos com consulta sobre a real necessidade das máquinas; - caso as unidades justifiquem o uso das máquinas, realizar nova licitação, com as novas quantidades, e rescindir o contrato atualmente em vigor; - aprimorar os controles internos para execução do contrato de manutenção de máquinas de escrever e de calcular, a fim de atender ao princípio da oportunidade, economicidade e transparência dos gastos a cargo da DSG - realizar o levantamento dos valores pagos indevidamente à empresa contratada, por serviços não prestados e recolher aos cofres públicos os valores apurados.




Já está sendo feito levantamento das máquinas de escrever e calcular em uso na SERE em coordenação com a

CPAT. Foi publicado aviso no mural eletrônico de uso interno solicitando a manifestação das unidades sobre a

localização e uso desses equipamentos. O Setor de Portaria foi igualmente instruído a passar em todas as sessões para

recolher as máquinas em desuso.

O Setor de Contrato está providenciando o levantamento dos valores pagos a maior pela manutenção das

máquinas para que seja solicitado o ressarcimento aos cofres públicos.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Ainda não é possível avaliar.

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Descrição da Recomendação: - Recomenda-se a correção das divergências entre os sistemas de controle e o SIAFE.




Foi elaborado Termo de Referência para a aquisição de novo sistema de gestão de almoxarifado, que

contemplaria a regularização dos saldos financeiros do sistema de controle e do SIAFI. No entanto, devido a restrições

orçamentárias, e tendo em vista que seu custo inicial foi orçado em 5 milhões de reais, o processo licitatório foi

paralisado por tempo indeterminado.

Para que a inconsistência nos saldos do sistema de gestão e do SIAFI não aumente, foram revistas as rotinas de

recebimento de material e encaminhamento de notas fiscais ao Setor de Controle Financeiro. Nesta revisão, foram

identificados e sanados problemas que afetam diretamente o problema apontado, como por exemplo, o pagamento de

notas fiscais de compras de emergência sem o registro no almoxarifado.

Além disso, está sendo realizado um levantamento das inconsistências pela Coordenação-Geral de Finanças e

o Setor de Almoxarifado para que o problema seja definitivamente resolvido.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A impossibilidade de se contatar, no momento, novo sistema de gestão de almoxarifado vem atrasando sobremaneira uma solução definitiva. Entretanto, a Unidade vem se esmerando para que as aquisições de bens realizadas após o recebimento da recomendação sejam registradas corretamente.








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Descrição da Recomendação: A equipe de auditoria reitera as recomendações de relatórios anteriores, como por exemplo de que “a Unidade deve proceder à implementação de medidas que regularizem a situação contábil/patrimonial dos bens do Ministério”.




O registro do controle patrimonial está em dia para o período de 2007 até a presente data. Quanto ao período

anterior a Divisão envidou todos os esforços para regularizar o registro no SIAFI. Muitas pendências foram

regularizadas no período de 1999 a 2007, porém o que se verifica no momento é que devido ao lapso de tempo

ocorrido, muitas informações estão incompletas sobre a forma como se procedeu à baixa ou desfazimento de bens, de

sorte que a regularização depende agora de um saneamento no banco de dados do inventário para fechar o processo de

regularização.

O serviço de saneamento do banco de dados está previsto no Termo de Referência da licitação do sistema

integrado de patrimônio e inventário, que por razão dos cortes orçamentários não pode ser levado adiante.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A impossibilidade de se contatar, no momento, novo sistema integrado de patrimônio e inventário vem atrasando sobremaneira uma solução definitiva.








Descrição da Recomendação: Considerar, para efeito de retenção e recolhimento dos tributos ISS, IR e outros, devidos pela empresa contratada, o valor bruto da nota fiscal.




Quanto a reter o imposto com a alíquota de 5,85% e código de receita 6147, a Unidade considerou o excerto

da IN 480/04 transcrito pela Auditoria, considerando, portanto, que, uma vez que a empresa informou no documento

fiscal o valor utilizado com materiais, estaria configurado o “serviço prestado com emprego de materiais” a que se

refere a §7 da Instrução Normativa. A exigência da IN é que a empresa discrimine no documento fiscal os serviços

prestados, segregados do emprego de materiais. Ao entender que esses requisitos foram cumpridos, o desconto aplicado

foi o de 5,85%.

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Esta Unidade interpreta o parágrafo 11, do art. 8º do RISS, transcrito pela Auditoria, de forma diversa: “o

imposto retido será equivalente a 1% do preço do serviço sem qualquer dedução” indica que, ao ser retido o imposto

deve ser observado o valor do serviço. Ao considerar somente o valor do serviço, segregado do valor de materiais,

entendemos, conforme a interpretação da norma, que nesse caso não deve ser considerado o valor bruto da nota fiscal, e

sim o valor dos serviços prestados.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A solução completa do problema apontado vem sendo adiada por conta de divergências na interpretação da lei tributária. Assim que a Unidade tiver um parecer definitivo sobre a questão, regularizará a situação.








Descrição da Recomendação: Orientar o suprido por ocasião do recebimento de recursos a título de Suprimento de Fundos a formalizar o processo de conformidade com as normas vigentes e efetuar os pagamentos antes do vencimento das faturas.




No que diz respeito à utilização do cartão corporativo, decidiu-se que, até que seja feita a capacitação dos

servidores credenciados não serão feitas despesas com este meio de pagamento.

Os processos, por sua vez, estão todos regularizados com as páginas devidamente rubricadas. Já no

que diz respeito às questões envolvendo as impropriedades apontadas nos parágrafo 483, o processo devidamente

corrigido já foi enviado à CISET. Por sua vez, os documentos necessários à comprovação do débito no cartão

corporativo, apontados como faltantes no parágrafo 490, já se encontravam apensados às faturas.

Finalmente cabe salientar que esta Unidade não mais realizará despesas com o cartão corporativo sem a devida

formalização, e já solicitou ao banco acesso online para a impressão das faturas, caso elas não sejam enviadas

tempestivamente para pagamento.





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Ordem Identificação do Relatório de Auditoria Item do RA Comunicação Expedida 12 Relatório Sintético de Auditoria n° 01/2011 III.10 CISET/25/QIAU



Descrição da Recomendação: Controlar, por meio de registro em planilhas, as compensações devidas às empresas contratadas, quando ocorrer erros nos cálculos do ISS, e anexá-las aos processos de pagamento.




No que diz respeito aos recolhimentos de impostos e a planilha solicitada para corrigir recolhimentos feitos a

maior, já foi enviado à CISET minimemo com as explicações e correções Da mesma forma já foi instituída a rotina de

elaboração de planilhas para registrar as compensações de descontos de impostos.

Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A nova rotina foi implementada de forma satisfatória, e, até o presente, não vem havendo dificuldades em sua implementação.








Descrição da Recomendação: Evitar a assunção de compromissos sem que haja disponibilidade orçamentária e conseqüentemente sem a emissão de empenho prévio em contrariedade ao princípio da anualidade do orçamento, cuja prática se tem observado na DSG, nos exercícios de 2008, 2009 e 2010.




O atual sistema de concessão de créditos do tesouro Nacional para o MRE e da COF para as Unidades

Gestoras impossibilita a elaboração do empenho com o valor total do contrato. Pelo sistema de repasse, que deposita na

conta da DSG apenas o valor mensal das despesas, a possibilidade que resta é assinar o contrato com a nota de

empenho apenas no valor mensal do contrato. Assim, quando ocorrem os mencionados cortes no orçamento, a despeito

da correta e tempestiva proposta orçamentária por parte da Unidade, o contrato está em pleno vigor, mesmo sem o

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orçamento final suficiente para cobrir suas despesas no exercício. Os serviços prestados, portanto, necessitam de

pagamento, e a DSG não tem alternativa senão reescalonar a dívida, conforme já explicitado.


16) INFORMAÇÕES SOBRE O TRATAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES REALIZADAS PELO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO, CASO EXISTA NA ESTRUTURA DO ÓRGÃO, APRESENTANDO AS JUSTIFICATIVAS PARA O CASO DE NÃO ACATAMENTO: 16.1 Recomendações da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendidas no exercício

Caracterização da Recomendação expedida pela Unidade de Controle Interno ou Auditoria Interna Identificação do Relatório de Auditoria Relatório Sintético de Auditoria n° 01/2010

Data do Relatório de Auditoria 11/8/2010 Item do Relatório de Auditoria III.8 Comunicação Expedida/Data CISET/174/QIAU Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Serviços Gerais

Descrição da Recomendação Tomar as providências necessárias para sanear os materiais inservíveis, por estarem vencidos ou em desuso.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Serviços Gerais Síntese das providências adotadas Os materiais com data de validade expirada foram doados. Já aqueles que ainda se encontram em condições de uso estão sendo direcionados para fins alternativos (caso do papel vergê, o qual, sendo utilizado como sucedâneo da guia separadora de arquivo, teve a previsão de estoque reduzida de 23 para 3,25 anos) ou enviados para a reciclagem. Síntese dos resultados obtidos O estoque de materiais inservíveis foi reduzido consideravelmente. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Embora tenham sido envidados esforços no sentido de um saneamento completo, ressalte-se que o processo de saneamento de materiais inservíveis é um processo constante. Ainda que se tenha dado destinação aos materiais apontados pela Auditoria, já há ocorrência de novo acúmulo de materiais, os quais serão doados ou reciclados, de acordo com a conveniência, com a brevidade possível.

Quadro A.16.1 – Informações sobre recomendação da unidade de controle interno ou de auditoria interna atendida no exercício


Data do Relatório de Auditoria 11/8/2010 Item do Relatório de Auditoria III.8

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Comunicação Expedida/Data CISET/174/QIAU Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Serviços Gerais

Descrição da Recomendação Tomar as providências necessárias para garantir a segurança dos materiais estocados, eliminando as fragilidades relatadas.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Serviços Gerais Síntese das providências adotadas Foi instalado no acesso ao Almoxarifado portão de ferro com grades com vistas a sanear a falha de segurança apontada. Ademais, foi concluído processo de licitação para instalação de câmeras de segurança, as quais se encontram em processo de instalação. Ademais, foi instalado novo sistema de segurança do Ministério, o que aumentará significativamente a segurança das instalações. Síntese dos resultados obtidos Houve aumento significativo na segurança dos materiais estocados. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A falta de contrato de prestação de serviços de manutenção predial, nas áreas de alvenaria e serralheria, vinha adiando a solução do problema. Com a assinatura do Contrato 29/11, que tem por objeto tais serviços, o problema foi solucionado.


Identificação do Relatório de Auditoria Relatório Sintético de Auditoria n° 01/2010


Descrição da Recomendação Adotar as providências necessárias para restituição dos imóveis ocupados irregularmente.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Serviços Gerais Síntese das providências adotadas As permissões de uso dos imóveis em tela foram canceladas. Síntese dos resultados obtidos O imóvel sito a SQN 313 B 107, anteriormente ocupado pela servidora Maria das Graças Moraes de Matos, teve sua permissão de ocupação cancelada em 31/ 10 / 2010, encontrando-se, portanto, com a situação regularizada. Já o imóvel localizado na SQN 108 B 505, ocupado pela servidora Rosines Teresinha Fabris Machado e Costa, embora tenha tido permissão de uso cancelada em 31/01/2010, não foi ainda restituído por força de medida liminar obtida pela servidora, exarada nos autos no Processo 1687-80.2010.4.01.3400, que se encontra em curso perante a 4ª Vara Federal do DF. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não fosse pela impetração de Mandado de Segurança pela servidora Rosines Teresinha Fabris Machado e Costa, a questão já teria sido plenamente solucionada.



Data do Relatório de Auditoria 11/8/2010 Item do Relatório de Auditoria III.8

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Comunicação Expedida/Data CISET/174/QIAU Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Serviços Gerais

Descrição da Recomendação Providenciar identificação padrão de veículo oficial.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Serviços Gerais Síntese das providências adotadas Foi providenciada identificação oficial. Síntese dos resultados obtidos A irregularidade apontada já foi saneada, com a instalação da identificação adequada no veículo Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não houve dificuldades, uma vez que a irregularidade resultou de mero erro de interpretação legal.




Descrição da Recomendação Atentar para, quando da realização dos pagamentos e retenções das despesas, observar os valores a serem pagos e retidos, a fim de evitar pagamentos superiores aos gastos realizados.

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Serviços Gerais Síntese das providências adotadas No caso específico analisado pela Secretaria de Controle Interno, as glosas exigidas foram realizadas na OB 2010OB801325 e na DAR 2010DR800357, documentos gerados em 31/08/2010. Ademais, o Setor Financeiro foi instruído para atentar à regularidade das despesas antes de efetuar os pagamentos nos casos similares ulteriores. Síntese dos resultados obtidos A situação dos documentos mencionados foi regularizada. Ademais, não houve mais ocorrência de casos similares. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor Não é possível avaliar




Descrição da Recomendação - Rever a concessão de gratificação GSISTE/SISG a servidores que não exercem funções dentro das Unidades do SISG. - Conceder a gratificação GSISTE apenas a servidores que exercem atividades dentro de Unidades integrantes dos Sistemas Estruturadores, evitando o

162

descumprimento da legislação pertinente

Providências adotadas pela unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Serviços Gerais Síntese das providências adotadas A concessão de gratificações GSISTE/SISG é, por força legal, atribuição da Secretaria- Geral das Relações Exteriores, a qual foi delegada à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior. Desta forma, esta Unidade não possui competência para modificar a atual sistemática de concessão das referidas gratificações. Síntese dos resultados obtidos Não houve. Análise crítica dos fatores positivos e negativos que facilitaram ou prejudicaram a adoção de providências pelo gestor A Unidade acredita que as atitudes cabíveis nesse caso não são de sua competência.

16.2 Recomendações da unidade de controle interno ou de Auditoria Interna pendentes de atendimento


Item do Relatório de Auditoria III.9 Comunicação Expedida CISET/25/QIAU Nome da unidade interna da UJ destinatária da recomendação Divisão de Serviços Gerais

Descrição da Recomendação Ressarcir aos cofre públicos os valores indevidamente pagos às empresas.

Justificativas da unidade interna responsável Nome da unidade interna da UJ responsável pelo atendimento da recomendação Divisão de Serviços Gerais Justificativas para o não atendimento

A Divisão de Serviços Gerais realizou levantamento dos contratos e dos valores pagos a maior nas faturas por

conta de gastos com os tributos de IRPJ e CSLL.

Do estudo elaborado, verificou-se que apresentavam problemas com os impostos os contratos com as

seguintes empresas: Sublime, Pró-Jardim, Capital, Solar, DLF e Triunfo. No caso das duas últimas, verificou-se que as

planilhas são anteriores ao Acórdão, de sorte que se aguarda manifestação da Consultoria Jurídica sobre a

obrigatoriedade do ressarcimento.

No que diz respeito à empresa Pro-Jardim, foi feito o levantamento do montante devido e a respectiva

cobrança, bem como estipulado o novo valor de desembolso mensal, tendo em vista o expurgo dos valores dos

impostos indevidamente computados. Entretanto, a empresa contesta o entendimento da CISET da aplicação do

Acórdão 905/2007. Segundo a empresa, o Acórdão 950/07 não mencionaria o entendimento de que seus preceitos

devessem ser aplicados aos contratos que já se encontravam em vigor quando de sua publicação. Alega que a proposta

para o certame licitatório foi apresentada antes da vigência do Acórdão. O contrato em tela, no entanto, foi assinado em

14 de novembro de 2007, ao passo que o Acórdão 950 foi publicado em 23 de maio de 2007.

A Pró-Jardim contesta a cobrança, igualmente, apontando outros Acórdãos do TCU, alegando que tal ato

comprometeria o princípio da segurança jurídica, e que a inclusão desses tributos na composição dos preços não teria

163

acarretado prejuízos ao Erário.

Tendo em vista a contestação da empresa, e considerando-se que a DSG deve cumprir as recomendações da

CISET ou justificar a razão do seu não cumprimento, foi solicitada a manifestação do assunto a Consultoria Jurídica.

Resposta da CONJUR indicou que a decisão do pleito da empresa Pró-Jardim de revisão da cobrança deveria ser

encaminhada à CISET para manifestação. O processo completo foi encaminhado à apreciação dessa Secretaria de

Controle Interno. A resposta recebida, de que o pagamento é devido, já foi comunicada à empresa.

Problema diverso se apresentou no que diz respeito à empresa Capital. A referida empresa entrou em processo

falimentar em 2009, e desde então, os créditos da Capital em poder da Administração foram depositados em juízo para

garantir o pagamento das obrigações trabalhistas dos prestadores de serviço da empresa, de sorte que não há como fazer

a compensação de dívidas com base em créditos ainda em poder da DSG.

A fim de obter orientação sobre o correto procedimento de atender a instrução da CISET, foi igualmente

solicitado parecer da CONJUR de como proceder no caso em tela para a recuperação dos recursos pagos a maior.

Seguindo as instruções da CONJUR esta Divisão está em busca do síndico da massa falida da empresa para

que seja enviada a notificação do montante devido a União. Infelizmente, até o presente momento, não foi possível

localizar no sistema da Justiça Federal o responsável legal pela empresa.

Finalmente, nos demais casos, estão sendo ultimados os cálculos dos montantes devidos para a notificação das

empresas. Cabe ressaltar que no caso da empresa Solar, as planilhas não são claras o suficiente para permitir a apuração

de valores, de sorte que foi endereçada carta solicitando o devido detalhamento das planilhas.




Descrição da Recomendação Recomenda-se que sejam tomadas medidas para o ressarcimento da importância

correspondente ao valor das ligações telefônicas de caráter particular.


Assim que houve comunicação da CISET de que deveriam ser tomadas as providências para o ressarcimento

das despesas das ligações telefônicas, a Divisão de Serviços Gerais remeteu todas as informações disponíveis sobre o

caso à Corregedoria do Serviço Exterior (vide Memo DSG/37 de 6 de julho de 2010), uma vez que, como a suspeita

das ligações recaia sobre servidor do MRE, a DSG está compelida a cumprir o que estabelece no artigo 26 da Lei

11.440, que institui o Regime Jurídico dos Servidores do Serviço Exterior Brasileiro:

Art. 26. As questões relativas à conduta dos efetivos do corpo permanente do Serviço Exterior Brasileiro –

Diplomatas, Oficiais de Chancelaria, Assistentes de Chancelaria – e demais servidores do Quadro de Pessoal do

Ministério das Relações Exteriores serão, sem prejuízo das disposições do Regime Jurídico Único dos Servidores

Públicos Civis da União, tratadas pela Corregedoria do Serviço Exterior.

A COR, em despacho ao memorando citado, afirmou ser precária a atribuição automática das ligações

164

telefônicas ao agente de portaria apontado como responsável, e sugeriu que a identificação das chamadas telefônicas

dependeria de quebra do sigilo telefônico, que somente poderia ocorrer com ordem judicial.

A Corregedoria submeteu o tema à CONJUR, que determinou em seu parecer que cabe à COR a obrigação de

instaurar Sindicância investigativa de acordo com a Portaria nº 335 da Controladoria Geral da União, e que, sem a

sindicância, não é possível definir o responsável pelo dano causado ao Erário, e sem esta responsabilização não é

possível ser feito o devido ressarcimento aos cofres públicos





- Realizar procedimento administrativo urgente para concretização da indenização do prejuízo causado à União - Providenciar imediata alienação do veículo danificado, que não tem como ser reparado.


Segundo informações prestadas pela Divisão de Pagamentos, qualquer ato de solicitação de restituição de

recursos ao Erário por Servidores Públicos mediante desconto em folha de pagamento, tal como determina a Instrução

Normativa nº 183 de 8 de setembro de 1986 que regulamenta os procedimentos quando da ocorrência de acidentes de

trânsito envolvendo veículos oficiais, só pode ser feito com a anuência do funcionário e após instalação de processo

administrativo, onde seja garantido ao envolvido amplo direito ao contraditório.

Os artigos 224 e 225 do Regimento Interno da Secretaria de Estado, bem como o artigo 26 da Lei 11.440 que

institui o Regime Jurídico dos Servidores do Serviço Exterior Brasileiro, por sua vez, determinam que é função da

Corregedoria do Serviço Exterior a apuração dos fatos e questões relativos à conduta dos integrantes do Serviço

Exterior Brasileiro e dos demais servidores do Quadro de Pessoal do MRE.

Diante do exposto, fica claro que, mesmo que o laudo pericial atribua a culpa do acidente com o veículo

oficial ao servidor, a cobrança do montante relativo à reposição do veículo depende de instauração de sindicância. Para

este fim, em 20 de setembro de 2010 esta Divisão encaminhou Memorando à Corregedoria do Serviço Exterior

solicitando a abertura do devido processo administrativo.

A COR, em despacho à Consultoria Jurídica sobre o tema, alegou haver conflito regimental entre os diversos

dispositivos citados, em que pese sua competência para apurar os fatos indicados. Segundo aquela Corregedoria, a

Portaria que regulamentou as atribuições da COR, restringiria a atuação da Corregedoria apenas aos servidores do

MRE não integrantes do Serviço Exterior apenas quando estes estivessem prestando serviço no exterior, o que não seria

o caso do servidor. A Consultoria Jurídica, no entanto, considerou, em seu parecer de 1º de dezembro de 2010, que não

há conflito, pois há supremacia da lei ordinária sobre o instrumento menor, que é a Portaria, e que cabe à COR, como

único órgão competente para tratar de questões relativas à conduta dos servidores do corpo permanente do Ministério,

realizar a apuração do ilícito e determinar a execução da medida que possivelmente se.

165

Diante do acima exposto, a DSG, tal como apontado no item anterior, aguarda que a COR, órgão responsável

por apurar as responsabilidades, complete as sindicâncias. Tão logo o processo seja concluído, esta Divisão tomará

imediatamente as providências para efetuar a reposição ao Erário do valor do carro sinistrado.

No que diz respeito ao desfazimento do automóvel, o mesmo já está sendo providenciado pela CPAT, que já

incluiu o veículo na lista dos bens irrecuperáveis e antieconômicos a serem doados pelo MRE. A sessão de doação,

entretanto, teve que ser adiada para o fim do ano, tendo em vista o advento de restrições para doação de bens públicos

em ano eleitoral, imposta pela Lei.




- Providenciar o recolhimento aos cofres da União dos valores pagos ao fornecedor sem comprovação da execução dos serviços por OS. -Preencher todas as ordens de serviços com as informações essenciais à identificação dos trabalhos realizados e os materiais aplicados. - Melhorar a avaliação de utilização de materiais de uso contínuo nas atividades do MRE, a fim de que os editais contenham quantidades estimadas mais próximas da realidade. - Abster-se de pagar despesas sem a devida documentação comprobatória, que indique precisamente os trabalhos realizados, a quantidade de materiais utilizados, a Unidade do MRE onde foram realizados e o atesto do responsável pela Unidade.


No que diz respeito às inconsistências verificadas em relação ao contrato de instalação e reposição de vidros, a

empresa JLE já foi notificada da necessidade de restituir ao Erário o montante apontado pela CISET em seus relatórios

de auditoria e nas suas recomendações bem como tendo sido instaurado processo administrativo de nº

09013.000183/2011-17. Ademais, nova licitação para fornecimento deste serviço está prevista para o exercício de

2012, adequando as quantidades estimadas às necessidades do MRE.

Quanto à organização do serviço no Setor de Apoio Administrativo, esta Unidade Gestora tem

buscado implementar nova sistemática de trabalho com o uso de planilhas e preenchimento informatizado das ordens

de serviço. Vale ressaltar que os funcionários do setor, por serem mais antigos e com maiores dificuldades de

incorporar em sua rotina de trabalho novas técnicas, por vezes resistem a mudanças. De toda a forma, quatro novos

estagiários do curso de Administração já estão trabalhando no setor, sob direta supervisão de diplomata da Divisão,

encarregados de supervisionar o preenchimento das Ordens de Serviço e da anotação do montante e tipo de material

solicitado.

Da mesma forma, o setor foi instruído a segregar as funções de solicitação de serviços, e de fiscalização de sua

execução.

166

Diante da argumentação da CISET de que todo ato administrativo requer formalidade, todas as solicitações de

serviços ao SAA, mesmo aqueles em áreas comuns, estão sendo registrados por minimemo.

Por último, registre-se que o incremento do consumo de vidros deu-se pela necessidade de acomodar, em

espaços reestruturados, as novas unidades criadas com a publicação da nova estrutura do MRE em 2010. O novo

decreto criou duas novas subsecretarias, cinco coordenações-gerais, cinco departamentos, vinte e duas divisões e uma

ouvidoria.





- Estabelecer controles internos eficientes e transparentes, a fim de evidenciar mensalmente, os valores efetivamente pagos pela mão de obra e demonstrar os materiais comprovadamente utilizados nas demandas das Unidades do MRE. - Recolher ao Tesouro Nacional o valor de R$ 25.909,96, referente aos valores não comprovados como efetivo pagamento de salários de empregados, referente à Nota Fiscal nº 637, de 22/06/2010 e 645, de 20/07/2010, assim como as diferenças de todos os meses em que houve a cobrança de valor por parte da empresa, sem que fosse comprovado o pagamento em igual valor, comprovado pela folha de pagamento de salários e pelo recolhimento dos encargos sociais vinculados. - Recolher o valor de R$ 18.827, 00, ao Tesouro Nacional, referente à Nota Fiscal nº 645, de 20 de julho de 2010, assim como as diferenças dos demais meses em que o valor dos materiais comprovadamente utilizados for inferior aos R$ 27.283,67, valor este que vem sendo cobrado pela empresa.


Após o alerta da Secretaria de Controle Interno sobre a discrepância entre os valores cobrados de salário pela

empresa Solar e os efetivamente pagos, a DSG enviou carta a empresa e abriu processo administrativo

09013.000.190/201119, solicitando o ressarcimento dos valores pagos a maior.

Para tornar o controle mais eficiente foi elaborada planilha pelo Setor de Contrato, que será operado por

estagiário contratado para auxiliar os trabalhos do SAA.

Registre-se, igualmente, que as faturas relativas aos meses de junho e julho foram analisadas pelo Setor de

Contratos, para que não se perpetue os equívocos apresentados anteriormente.




Descrição da Recomendação - Instruir o setor competente a providenciar os recursos orçamentários e financeiros com tempestividade e definir as prioridades de pagamentos das

167

despesas do órgão. - Providenciar junto à empresa telefônica a entrega das contas em tempo hábil para a sua quitação e no caso de atraso causado pela companhia telefônica exigir a liberação do pagamento da multa.


A DSG realizou reunião com a gerente de contrato da TIM, responsável pelas contas dos celulares e

proximamente também encarregada do contrato das chamadas locais, uma vez que a INTELIG, empresa consorciada à

TIM, ganhou a licitação para fornecer os serviços de telefonia antes prestados pela EMBRATEL. Nesta reunião foi

apontada a importância da chegada tempestiva das faturas para que se evitem as multas e os encargos financeiros.

O Setor Financeiro, por sua vez, já adota como princípio a prioridade no pagamento das contas telefônicas. Da

mesma forma, mudou-se o procedimento de trâmite das contas para se evitar a demora de sua chegada ao setor

responsável pelo pagamento das mesmas.





- Realizar, com a devida urgência, levantamento, em conjunto com a Coordenação de Patrimônio, com vistas a identificar as máquinas de escrever e de calcular existentes no Ministério, e realizar processo de baixa ou doação daquelas consideradas inservíveis para uso da Administração - Encaminhar comunicação formal às Unidades Administrativas do Ministério, que ainda fazem uso dos referidos equipamentos com consulta sobre a real necessidade das máquinas; - caso as unidades justifiquem o uso das máquinas, realizar nova licitação, com as novas quantidades, e rescindir o contrato atualmente em vigor; - aprimorar os controles internos para execução do contrato de manutenção de máquinas de escrever e de calcular, a fim de atender ao princípio da oportunidade, economicidade e transparência dos gastos a cargo da DSG - realizar o levantamento dos valores pagos indevidamente à empresa contratada, por serviços não prestados e recolher aos cofres públicos os valores apurados.


Já está sendo feito levantamento das máquinas de escrever e calcular em uso no Ministério em coordenação

com a CPAT. Foi publicado aviso no mural eletrônico de uso interno solicitando a manifestação das unidades sobre a

localização e uso desses equipamentos. O Setor de Portaria foi igualmente instruído a passar em todas as sessões para

recolher as máquinas em desuso.

168

O Setor de Contrato está providenciando o levantamento dos valores pagos a maior pela manutenção das

máquinas para que seja solicitado o ressarcimento aos cofres públicos.




Descrição da Recomendação Recomenda-se a correção das divergências entre os sistemas de controle e o SIAFE.


Foi elaborado Termo de Referência para a aquisição de novo sistema de gestão de almoxarifado, que

contemplaria a regularização dos saldos financeiros do sistema de controle e do SIAFI. No entanto, devido a restrições

orçamentárias, e tendo em vista que seu custo inicial foi orçado em 5 milhões de reais, o processo licitatório foi

paralisado por tempo indeterminado.

Para que a inconsistência nos saldos do sistema de gestão e do SIAFI não aumente, foram revistas as rotinas de

recebimento de material e encaminhamento de notas fiscais ao Setor de Controle Financeiro. Nesta revisão, foram

identificados e sanados problemas que afetam diretamente o problema apontado, como por exemplo, o pagamento de

notas fiscais de compras de emergência sem o registro no almoxarifado.

Além disso, está sendo realizado um levantamento das inconsistências pela Coordenação-Geral de Finanças e

o Setor de Almoxarifado para que o problema seja definitivamente resolvido.




Descrição da Recomendação A equipe de auditoria reitera as recomendações de relatórios anteriores, como por exemplo de que “a Unidade deve proceder à implementação de medidas que regularizem a situação contábil/patrimonial dos bens do Ministério”.


O registro do controle patrimonial está em dia para o período de 2007 até a presente data. Quanto ao período

anterior a Divisão envidou todos os esforços para regularizar o registro no SIAFI. Muitas pendências foram

regularizadas no período de 1999 a 2007, porém o que se verifica no momento é que devido ao lapso de tempo

ocorrido, muitas informações estão incompletas sobre a forma como se procedeu à baixa ou desfazimento de bens, de

sorte que a regularização depende agora de um saneamento no banco de dados do inventário para fechar o processo de

169

regularização.

O serviço de saneamento do banco de dados está previsto no Termo de Referência da licitação do sistema

integrado de patrimônio e inventário, que por razão dos cortes orçamentários não pode ser levado adiante.




Descrição da Recomendação Considerar, para efeito de retenção e recolhimento dos tributos ISS, IR e outros, devidos pela empresa contratada, o valor bruto da nota fiscal.


Quanto a reter o imposto com a alíquota de 5,85% e código de receita 6147, a Unidade considerou o excerto

da IN 480/04 transcrito pela Auditoria, considerando, portanto, que, uma vez que a empresa informou no documento

fiscal o valor utilizado com materiais, estaria configurado o “serviço prestado com emprego de materiais” a que se

refere a §7 da Instrução Normativa. A exigência da IN é que a empresa discrimine no documento fiscal os serviços

prestados, segregados do emprego de materiais. Ao entender que esses requisitos foram cumpridos, o desconto aplicado

foi o de 5,85%.

Esta Unidade interpreta o parágrafo 11, do art. 8º do RISS, transcrito pela Auditoria, de forma diversa: “o

imposto retido será equivalente a 1% do preço do serviço sem qualquer dedução” indica que, ao ser retido o imposto

deve ser observado o valor do serviço. Ao considerar somente o valor do serviço, segregado do valor de materiais,

entendemos, conforme a interpretação da norma, que nesse caso não deve ser considerado o valor bruto da nota fiscal, e

sim o valor dos serviços prestados.




Descrição da Recomendação Orientar o suprido por ocasião do recebimento de recursos a título de Suprimento de Fundos a formalizar o processo de conformidade com as normas vigentes e efetuar os pagamentos antes do vencimento das faturas.


No que diz respeito à utilização do cartão corporativo, decidiu-se que, até que seja feita a capacitação dos

servidores credenciados não serão feitas despesas com este meio de pagamento.

Os processos, por sua vez, estão todos regularizados com as páginas devidamente rubricadas. Já no

170

que diz respeito às questões envolvendo as impropriedades apontadas nos parágrafo 483, o processo devidamente

corrigido já foi enviado à CISET. Por sua vez, os documentos necessários à comprovação do débito no cartão

corporativo, apontados como faltantes no parágrafo 490, já se encontravam apensados às faturas.

Finalmente cabe salientar que esta Unidade não mais realizará despesas com o cartão corporativo sem a devida

formalização, e já solicitou ao banco acesso online para a impressão das faturas, caso elas não sejam enviadas

tempestivamente para pagamento.




Descrição da Recomendação Controlar, por meio de registro em planilhas, as compensações devidas às empresas contratadas, quando ocorrer erros nos cálculos do ISS, e anexá-las aos processos de pagamento.


No que diz respeito aos recolhimentos de impostos e a planilha solicitada para corrigir recolhimentos feitos a

maior, já foi enviado à CISET minimemo com as explicações e correções. Da mesma forma já foi instituída a rotina de

elaboração de planilhas para registrar as compensações de descontos de impostos.





Evitar a assunção de compromissos sem que haja disponibilidade orçamentária e conseqüentemente sem a emissão de empenho prévio em contrariedade ao princípio da anualidade do orçamento, cuja prática se tem observado na DSG, nos exercícios de 2008, 2009 e 2010.


O atual sistema de concessão de créditos do tesouro Nacional para o MRE e da COF para as Unidades

Gestoras impossibilita a elaboração do empenho com o valor total do contrato. Pelo sistema de repasse, que deposita na

conta da DSG apenas o valor mensal das despesas, a possibilidade que resta é assinar o contrato com a nota de

empenho apenas no valor mensal do contrato. Assim, quando ocorrem os mencionados cortes no orçamento, a despeito

da correta e tempestiva proposta orçamentária por parte da Unidade, o contrato está em pleno vigor, mesmo sem o

orçamento final suficiente para cobrir suas despesas no exercício. Os serviços prestados, portanto, necessitam de

pagamento, e a DSG não tem alternativa senão reescalonar a dívida, conforme já explicitado.

171

Brasília, 28 de fevereiro de 2011.

------------------------------------------------- Diego Santa Cruz dos Santos

Chefe, interino, da Divisão de Serviços Gerais

172

Coordenação-Geral de Licitações (CLI)

Ao final de 2011, terão sido realizados 31 procedimentos licitatórios, dos quais,

aproximadamente, 93,54%, na modalidade pregão eletrônico. Houve, apenas, duas

licitações na modalidade concorrência: o projeto da rede de satélites, no âmbito do DCD,

por tratar-se de objeto não comum; e o seguro médico-hospitalar dos contratados locais dos

postos nos Estados Unidos, por ser referente à licitação estrangeira.

Foi obtido resultado favorável nas licitações, como se pode observar pelos números

apurados até 05 de dezembro. Obteve-se R$38.600.596,36 de economia, frente aos

R$130.753.388,43 estimados nos processos encaminhados a esta Coordenação, o que

representa desconto médio de 29,52%. Ademais, cumpre esclarecer que não foram

impetrados mandados de segurança contra as decisões dos pregoeiros, de maneira que o

pequeno número de recursos pôde ser resolvido no âmbito administrativo.

Conquanto conte com sete servidores, a CLI conseguiu desincumbir-se de suas

atribuições típicas de maneira mais que satisfatória, ao processar editais, em média, em 48

horas. Além disso, os servidores trabalharam como indutores/consultores de planejamento

de compras ao auxiliar a execução de termos de referência das áreas requisitantes, expedir

pareceres para processos de doação, efetuar missões de apoio à realização de licitações

no exterior e à gestão contratual (Washington, Caracas e Nova York) e efetuar instrução de

auditoria interna em postos no exterior (Georgetown).

Cumpre esclarecer que alguns desses objetivos foram traçadas em 2010 como

forma de melhorar o processo de compras e gestão de contratos desta Secretaria, de

maneira que consideram-se os objetivos de 2011 cumpridos. Em 2012, com os devidos

recursos humanos e com a capacitação devida, espera-se ampliar tais atribuições, a saber:

• Centralização das compras do MRE nesta Coordenação;

• Ampliação das atividades consultivas dos servidores; e

• Auxílio na elaboração de licitações e gestão de contratos no exterior.

Segue quadro resumido que ilustra os pregões realizados na CLI em 2011:

173

Objeto UG Valor Estimado Valor Contratado Desconto (%)

Equipamento de Incêndio DSG 286.500,00 228.000,00 20,42 Lanchonete Anexo II DSG 67,60 54,00 20,12 Manutenção Ar Condicionado do Palácio DSG 2.044.796,56 1.566.492,00 23,39 Placas de Bronze DSG 32.610,00 7.599,00 76,70 Design Gráfico DC 126.100,00 37.820,00 70,01 Placas Diplomáticas C 199.767,75 93.270,00 53,31 Seguro Saúde dos contratados locais dos EUA EFNY 12.009.127,59 9.755.256,60 18,77 Organização de eventos DSG Sessão em 07/12 Passagens Aéreas DCT 211.282,51 191.421,9541 9,40 Livros Apresentações de Embaixadores DSG 3.906,67 1.806,00 53,77 Uísque C 98.440,58 70.462,32 28,42 Serviços Gráficos DPR 1.208.112,00 548.730,00 54,58 Serviços Gráficos para produção e publicação da Revista Juca nº 5

IRBR 35.371,64 25.290,00 28,50

Rede de Satélites DCD Sessão em 15/12 Hospedagem DC 137.222,41 98.880,00 27,94 Cartolinas DSG 14.940,00 10.728,00 28,19 Arranjos Florais C Sessão em 09/12 Hospedagem Rio+20 113.465.970,00 79.426.179,00 30,00 Café, Água e Açúcar DSG Sessão em dezembro Combustível DSG Sessão em dezembro Material de Consumo - G3 DSG 27.693,00 15.394,40 44,41 Material de Consumo - G2 DSG 21.196,67 10.680,00 49,61 Material Permanente G2 DSG 78.880,02 54.230,90 31,25 Divisórias DSG 5.412,33 4.821,90 10,91 Impermeabilização de jardineiras do 1º subsolo do Anexo II

DSG Sessão em 05/12

Placas de sinalização DSG Sessão em dezembro Consumíveis para impressoras ABC Sessão em dezembro Material de Consumo G1 DSG 36.261,70 5.676,00 84,35 Suprimentos de Informática DPR Sessão em dezembro Carimbos e Placas DSG Sessão em dezembro Almoxarife e Carregadores DSG Sessão em dezembro Total

130.753.388,43 92.152.792,07 29,52

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SUBSECRETARIA-GERAL DO SERVIÇO EXTERIOR DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

COORDENAÇÃO DE PATRIMÔNIO UNIDADE GESTORA 240021


(EXERCÍCIO DE 2011) INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE A GESTÃO 1) Informações de identificação da Unidade Jurisdicionada a) Poder e órgão de vinculação ou supervisão: Poder Executivo Federal- Ministério das Relações Exteriores- Administração Direta. b) Nome completo e denominação abreviada: Coordenação de Patrimônio- CPAT -não possui inscrição no CNPJ; c) Código SIORG: 000263; d) Código no LOA: Não se aplica à CPAT e) Situação operacional: em funcionamento f) Natureza Jurídica: Administração Direta g) Principal atividade econômica: Não se aplica à CPAT h) Telefones de contato, endereço Postal: (061) 34119390, 3411 6941 e 34119422; Ministério das Relações Exteriores, Esplanada dos Ministérios, Bloco H, Anexo II, 8 Andar, CEP 70.170-900, Brasília-DF; i) Endereço eletrônico: [email protected] j) Página na Internet: www.itamaraty.gov.br k) Normas de criação e normas relacionadas à gestão e estrutura: O principal diploma legal que estabeleceu a estrutura organizacional adotada no período foi o Decreto 5.032, de 05 de abril de 2004, que aprova a

175

estrutura regimental do Ministério das Relações Exteriores. l) Manuais e publicações relacionadas às atividades da unidade: Manual

de Patrimônio e Inventário–Revisão 2006

m) Código e nome das unidades gestoras e gestões no Sistema SIAFI: 240021 – Coordenação de Patrimônio.

2) Informações sobre o planejamento e gestão orçamentária da unidade, considerando o atingimento dos objetivos e metas físicas e financeiras, bem como as ações administrativas consubstanciadas em projetos e atividades, contemplando: (a)- Responsabilidades institucionais da unidade: I-Competência Institucional- Planejamento e supervisão das atividades de administração de patrimônio dos órgãos do Ministério, no País e no exterior. II-Objetivos Estratégicos- Acompanhamento da área Patrimonial dos bens do Ministério no Brasil e no exterior. (b)-Estratégia de atuação frente às responsabilidades institucionais: A unidade está subordinada à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior (SGEX) e tem como principal atribuição o controle patrimonial no âmbito do MRE e das unidades a ele subordinadas, tanto no Brasil como no exterior. I-Análise do mapa/plano estratégico ou do órgão em que a unidade esteja inserida: não se aplica à CPAT. II- Análise do Plano de Ação referente ao exercício a que se referir o relatório de gestão: não se aplica à CPAT. (c)- Programas sob responsabilidade da unidade I- Execução dos Programas de Governo sob a responsabilidade da UJ: Não se aplica à CPAT II- Execução física das ações realizadas pela UJ: Não se aplica à CPAT (d) Desempenho Orçamentário e financeiro I- Programação orçamentária das despesas- A CPAT não lida com recursos financeiros. II- Execução Orçamentária das Despesas- a CPAT não lida com recursos financeiros III- Indicadores institucionais- Não se aplica à CPAT

176

3) Informações sobre o reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos A CPAT não lida com recursos financeiros 4) Informações sobre a movimentação e os saldos de Restos a Pagar de Exercícios anteriores A CPAT não lida com recursos financeiros. 5) Informações sobre recursos humanos da Unidade, contemplando as seguintes perspectivas: a) Composição do quadro de servidores ativos: 1 Primeira Secretária 3 Oficiais de Chancelaria 3 Assistentes de Chancelaria b) Composição do quadro de servidores inativos ou pensionistas: Não há c) Composição do quadro de estagiários: Há seis estagiários na CPAT, cursando nível superior na faculdade. d) Custos associados à manutenção dos recursos humanos: Os contratos dos estagiários são feitos pela Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento (DTA) deste Ministério. e) Locação de mão de obra mediante contratos de prestação de serviços: Não se aplica à CPAT f) Indicadores gerenciais sobre recursos humanos: a Unidade não possui indicadores gerenciais sobre recursos humanos 6) Informação sobre as transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência. Não se aplica à CPAT 7) Declaração da área responsável atestando que as informações referentes a contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres estão disponíveis e atualizadas, respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais- SIASG e no Sistema

177

de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria- SICONV, conforme estabelece o art. 19 da Lei 12.309, de 9 de agosto de 2010. Não se aplica à CPAT. 8) Informações sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei n 8.730, de 10 de novembro de 1993, relacionadas à entrega e ao tratamento de bens e rendas. Cópias das minhas declarações de Imposto de Renda são anualmente encaminhadas à Divisão de Pessoal (DP), deste Ministério, que é a responsável pelo seu envio ao TCU. 9) Informações sobre o funcionamentos do sistema de controle interno da UJ, contemplando os seguintes aspectos:

QUADRO A.9.1 – ESTRUTURA DE CONTROLES INTERNOS DA UJ Aspectos do sistema de controle interno Avaliação Avaliação

Ambiente de Controle 1 2 3 4 5 1. Os altos dirigentes da UJ percebem os controles internos como

essenciais à consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento.

X

2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade.

X

3. A comunicação dentro da UJ é adequada e eficiente. X 4. Existe código formalizado de ética ou de conduta. X 5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados

e estão postos em documentos formais. X

6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta.

X

7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das responsabilidades.

X

8. Existe adequada segregação de funções nos processos da competência da UJ.

X

9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos resultados planejados pela UJ.

X

Avaliação de Risco 1 2 3 4 5 10. Os objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão

formalizados. X

11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos e metas da unidade.

X

12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos

X

178

e a conseqüente adoção de medidas para mitigá-los. 13. É prática da unidade a definição de níveis de riscos operacionais,

de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão.

X

14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da UJ, ocasionadas por transformações nos ambientes interno e externo.

X

15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de decisão.

X

16. Existe histórico de fraudes e perdas decorrentes de fragilidades nos processos internos da unidade.

X

17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.

X

18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade.

X

Procedimentos de Controle 1 2 3 4 5 19. Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção,

para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UJ, claramente estabelecidas.

X

20. As atividades de controle adotadas pela UJ são apropriadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.

X

21. As atividades de controle adotadas pela UJ possuem custo apropriado ao nível de benefícios que possam derivar de sua aplicação.

X

22. As atividades de controle adotadas pela UJ são abrangentes e razoáveis e estão diretamente relacionados com os objetivos de controle.

X

Informação e Comunicação 1 2 3 4 5 23. A informação relevante para UJ é devidamente identificada,

documentada, armazenada e comunicada tempestivamente às pessoas adequadas.

X

24. As informações consideradas relevantes pela UJ são dotadas de qualidade suficiente para permitir ao gestor tomar as decisões apropriadas.

X

25. A informação disponível à UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível.

X

26. A Informação divulgada internamente atende às expectativas dos diversos grupos e indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz.

X

27. A comunicação das informações perpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua estrutura.

X

Monitoramento 1 2 3 4 5 28. O sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado

para avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo. X

29. O sistema de controle interno da UJ tem sido considerado X

179

adequado e efetivo pelas avaliações sofridas. 30. O sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a

melhoria de seu desempenho. X

Considerações gerais: A CPAT tem buscado aprimorar o controle relativo à movimentação de bens móveis, em especial na Secretaria de Estado, mediante a elaboração de nova Guia de Transferência de bens e da tempestiva inclusão no patrimônio das movimentações ocorridas.

10) Informações quanto à adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, tendo como referência a Instrução Normativa n 1/2010 e a Portaria n 2/2010, ambas da Secretaria de Logística da Informação do Ministério do Planejamento Orçamento e Gestão e informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados em conformidade com o Decreto n 5.940/2006. Durante minha gestão, a CPAT não realizou descarte (alienação por abandono) de material de informática. A CPAT realizou doação de material de informática classificado como inservível às instituições indicadas pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do MPOG, para receberem o referido material, no âmbito do Projeto Computadores para Inclusão, estabelecido pelo Governo Federal, no artigo 5º do Decreto 99.658 de 30 de outubro de 1990, que foi alterado pelo Decreto 6.087 de 2007. A CPAT não efetua a aquisição de material permanente ou de consumo, bem como não realiza obras. 11) Informações sobre a gestão de patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de propriedade da União ou locado de terceiros. A CPAT não gerencia contratos de locação de bens imóveis. A CPAT, ao lado de outras unidades do Departamento de Administração, administra próprios nacionais. Constam, na lista da “Spiunet”, da Secretaria de Patrimônio da União, 96 imóveis próprios nacionais na carga desta unidade, conforme relação em anexo. 12) Informações sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, contemplando os seguintes aspectos: a) Planejamento da área: Não se aplica à CPAT b) Perfil dos recursos humanos envolvidos: Não se aplica à CPAT c) Segurança e informação: Não se aplica à CPAT

180

d) Desenvolvimento e produção de sistemas: Não se aplica à CPAT e) Contratação e gestão de bens e serviços de TI: Não se aplica à CPAT 13) Informações sobre a utilização de cartões de crédito de pagamento do governo federal, observando-se as disposições dos Decretos ns 5.355/2005 e 6.370/2088. A CPAT não lida com recursos financeiros. 14) Informações sobre renúncia tributária, contendo declaração do gestor de que os beneficiários diretos da renúncia, bem como da contrapartida, comprovaram, no exercício, que estavam em situação regular em relação aos pagamentos dos tributos junto à Secretaria da receita Federal-SRFB, ao Fundo de garantia do Tempo de Serviço e à Seguridade Social. Não se aplica à CPAT. 15) Informações sobre as providências adotadas para dar cumprimento às recomendações do TCU ou em relatórios de auditoria do órgão de controle interno a que a unidade jurisdicionada se vincula ou as justificativas para o não cumprimento: I. Número da Decisão ou do Acórdão: Não houve decisões do TCU com relação à CPAT no exercício de 2009, 2010 e 2011. II) Descrição da determinação ou da recomendação: Não houve recomendações por parte do TCU com relação à CPAT A CPAT tem buscado atender a todas às recomendações da Secretaria de Controle Interno do MRE, conforme explicitado no item 16 do presente Relatório. 16) Informações sobre o tratamento das recomendações realizadas pela unidade de controle interno, caso exista estrutura do órgão, apresentando as justificativas para os casos de não acatamento.

Quadro A.15.3 - Relatório de cumprimento das recomendações do órgão de controle interno

Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Código SIORG Coordenação de Patrimônio 000263



181

1 Memorando CISET 14, de 5 de janeiro de 2012

Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG Coordenação de Patrimônio 000263

Descrição da Recomendação:

No Memorando CISET 14, de 5 de janeiro de 2012, a Secretaria de Controle Interno apontou a pendência em alguns Postos de não se encontrarem as fotografias de bens com valor superior a US$ 10.000,00.

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código SIORG Coordenação de Patrimônio Síntese da providência adotada: A CPAT enviou a Circtel 84446, em 17 de janeiro de 2012, solicitando a todos os Postos a necessidade de se fotografarem os bens com valor superior a US$ 10.000,00, a fim de atender às recomendações do Memorando CISET 14, de 5 de janeiro de 2012.

Síntese dos resultados obtidos Os Postos já tem expedido telegramas à SERE/CPAT para informar o encaminhamento das referidas fotos Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor

Unidade Jurisdicionada Denominação completa: Código SIORG Coordenação de Patrimônio 000263



1

(Recomendações da CISET em exercícios anteriores): Memorando CISET/84, de 7 de maio de 2008, Memorando CISET/123/QIAU, de 14 de julho de 2008 e Memorando CISET/186, de 02 de outubro de 2008.

Despacho ao Memo CISET/84 de 13 de maio de 2008 Despacho ao Memo CISET /123 de 3 de setembro de 2008

Órgão/entidade objeto da recomendação Código SIORG Coordenação de Patrimônio 000263

Descrição da Recomendação: No do Memorando CISET/84, de 7 de maio de 2008, a Secretaria de Controle

Interno indicou os Postos pendentes do envio de seus Inventários Patrimoniais. Bens Imóveis- Até o encerramento dos trabalhos de auditoria, os Postos a seguir não haviam encaminhado à CPAT os inventários de Bens Imóveis. Exercício de 2005- Embaixadas em Bissau e Paramaribo; Consulados em Lagos e

182

Iquitos e Vice-Consulado em Letícia. Exercício de 2006- Embaixadas em Abuja, Bissau, Islamabad, Paramaribo, Quito (CEB) e São José; Consulado em Lagos e Vice-Consulado em Letícia. Exercício de 2007- Embaixadas em Abidjã, Abuja, Assunção, Bissau, Buenos Aires, Copenhague, Dacar, Georgetown, Harare, Maputo, Oslo, Paramaribo, Quito, Riade, Santiago, Viena e Washington. Consulados em Iquitos, Lagos, Montevidéu, Santa Cruz e Santiago. Vice-Consulados em Artigas, Concepción, Guayaramerin, Letícia e Rio Branco. Delegação Brasileira junto à OEA. Bens Móveis- Com relação aos Bens Móveis, os seguintes Postos deixaram de encaminhar seus inventários: Exercício de 2001: Vice-Consulado em Salto Do Guairá; Exercícios de 2002 e 2003: Vice-Consulado em Santa Elena do Uairen; Exercício de 2005: Consulado em Lagos; Exercício de 2006: Embaixadas em Bissau, Díli, Islamabad, Kingston, Paramaribo e São José. Consulado em Roterdã. Vice-Consulado em Guayaramerim e Escritório de Representação em Ramalá. Exercício de 2007: Embaixadas em Abidjã, Adis Abeba, Ancara, Assunção, Bangkok, Bissau, Buenos Aires, Copenhague, Dacar, Dares Salam, Díli, Gaborone, Georgetown, Harare, Helsinque, Iaundê, Jacarta, Lomé Lusaca, Malabo, Nassau, Oslo, Paramaribo, Porto Príncipe, Riade, São José, Túnis, Varsóvia, Viena e Washington. Consulados em Córdoba, Houston, Lagos Montevidéu, Vancouver e Zurique. Vice-Consulados em Artigas, Guayaramerin, Puerto Iguazu e Escritório de Representação em Ramalá.

No Memorando CISET/123/QIAU, de 14 de julho de 2008, a Secretaria de Controle Interno recomendou que, na programação de visitas aos Postos pelos servidores da CPAT, fossem incluídos aqueles pendentes do encaminhamento de seus inventários anteriores ao exercício de 2007. No Memorando CISET/186, de 02 de outubro de 2008, por sua vez, a Secretaria de Controle Interno apontou para a necessidade de adotar providências para sanar as dificuldades relativas à baixa de bens móveis.

Providências Adotadas Setor responsável pela implementação Código SIORG Coordenação de Patrimônio Síntese da providência adotada: Pelas circulares telegráficas 68091, 68092 e 68093, de 15.5.08 e pelas Circtels 69446 e 69447, de 5.9.08, a Coordenação de Patrimônio reiterou aos Postos que se encontravam pendentes quanto ao envio dos Inventários de Bens Imóveis relativos aos exercícios de 2005, 2006 e 2007, a necessidade de seu pronto encaminhamento à SERE. Do mesmo modo, solicitou-se, pelas circulares telegráficas 68089, de 15.5.08, e 69444, de 5.9.08, o encaminhamento à SERE dos Inventários Patrimoniais de Bens Móveis relativos aos exercícios de 2002 a 2006, e, pelas Circtels 67921, de 2.5.08, e 69445, de 5.9.08, o envio dos Inventários Patrimoniais relativos ao exercício de 2007. Pela circular telegráfica n 78392, a CPAT reiterou a necessidade de envio dos Inventários Patrimoniais relativos ao exercício de 2009 aos Postos pendentes. A CPAT, igualmente, encaminhou, no mês de dezembro de 2008, os seguintes desptels (cópias em anexo) aos Postos que estavam pendentes do envio dos Inventários de Bens Móveis anteriores a 2008: desptel 75, para o Vice-Consulado em Guayaramerin; 114, para Brasemb Malabo; 208, para Brasemb Iaundé; 459, para Brasemb Díli; 468, para Brasemb Dacar; 246 para Brasemb Abidjã, 103, para o Vice-Consulado em Santa Elena; 386, para Brasemb São José e 341, para Brasemb Varsóvia. A CPAT reiterou, igualmente, no ano de 2009, aos Postos a necessidade de envio de todos os Inventários Patrimoniais (Móveis e Imóveis) pela Circtel 73409 de 7.8. Pelas Circtels 75594, 75595, 75596 e 75597, de 27.01.10, foi solicitado aos Postos pendentes do envio dos Inventários de Bens Imóveis relativos exercício de 2005, 2006, 2007 e 2008 seu pronto encaminhamento. Pelas Circtels 75595, 75596 e 75597, de 27.01.10, solicitou-se regularização urgente do envio dos Inventários de Bens Imóveis relativos a exercícios anteriores aos Postos com pendências. Pala cictel

183

81397, de 15.04.11, reiterou-se aos Postos pendentes do encaminhamento dos Inventários de Bens Imóveis em 2007, 2008 e 2009 a necessidade de seu envio. Pela Cictel 81398, de 15.4.2011, foram cobrados os Inventários de Bens Imóveis de 2010 dos Postos em mora em sua remessa. Por meio das Circtels 81401 e 81407, de 15.04.2011; 82824, de 26.08.10 e 83323, de 5.10.11 solicitou-se o envio premente dos Inventários de 20º9 e 2010 dos pontos em mora.

Da lista elaborada pelos auditores da CISET, já foi recebido o Inventário de Móveis referente ao exercício de 2001 do Vice-Consulado do Brasil em Salto do Guairá. O Consulado em Lagos já enviou seus Inventários relativos ao exercício de 2005. As Embaixadas em Bissau, Díli, Islamabad, Kingston, Paramaribo, São José, o Consulado em Roterdã, o Escritório em Ramalá e o Vice-Consulado em Guayaramerin, por sua vez, já encaminharam seus Inventários de Bens Móveis referentes ao ano de 2006. Os Inventários de Bens Móveis relativos ao exercício de 2007 das Embaixadas em Abidjã, Adis Abeba, Ancara, Assunção, Bissau, Bangkok, Bissau, Buenos Aires, Copenhague, Dacar, Dar ES Salam, Díli, Gaborone, Georgetown, Harare, Helsinque, Iaundê, Jacarta, Lomé, Lusaca, Malabo, Nassau, Oslo, Paramaribo, Porto Príncipe, Riade São José, Túnis, Viena e Washington Os Inventários relativos ao exercício de 2007 dos Consulados em Córdoba, Houston, Lagos e Montevidéu, Vancouver e Zurique.já foram, igualmente, recebidos.” Os Inventários de Bens Móveis de 2007 dos Vice-Consulados em Artigas, Guyaramerin, Puerto Iguazu, e do Escritório em Ramalá foram também recebidos.

Com relação aos Inventários Patrimoniais de Bens Imóveis: foram recebidos da Embaixada em Bissau aqueles relativos aos exercícios de 2004, 2005, 2006 e 2007. O Vice-Consulado em Letícia já encaminhou o Inventário de Bens Imóveis referente ao exercício de 2005. Já foram recebidos os Inventários de Bens Imóveis relativos ao ano de 2006 da Embaixada em Islamabad, da Embaixada em Bissau e do Vice-Consulado em Letícia. Quanto ao exercício de 2007, são os seguintes Postos que não se encontram mais pendentes do encaminhamento de seus Inventários de Bens Imóveis: Embaixada em Assunção, Embaixada em Bissau, Embaixada em Buenos Aires, Embaixada em Copenhague, Embaixada em Dacar, Embaixada em Harare, , Embaixada em Maputo, Embaixada em Oslo, Embaixada em Paramaribo, Embaixada em Quito, Embaixada em Riade, Embaixada em Santiago, Embaixada em Viena, Embaixada em Washington; Consulados em Iquitos, Lagos, Montevidéu, Santa Cruz e Santiago; Vice-Consulados em Artigas, Concepción, Guayaramerin, Letícia, Rio Branco e Delbrasupa. De acordo com o item 28 do Manual de Patrimônio e Inventário, a DAEX tem sido instruída a reter os recursos da dotação CAP de todos os Postos que se encontram pendentes do encaminhamento dos Inventários Patrimoniais. Já foram incluídos, na programação de visitas aos Postos por parte de servidores da Coordenação de Patrimônio, aqueles pendentes de encaminhamento de seus Inventários de anos anteriores. A CPAT realizou Missão de Orientação e Verificação Patrimonial nos seguintes Postos durante o ano de 2011: Vice-Consulados em Puerto Suarez, em Rio Branco, Embaixadas em Havana e em Kingston. Com relação à letra “b” do parágrafo 2 do memorando CISET/186/QIAU, que sublinha a necessidade de se sanarem as dificuldades encontradas no processo de baixa de bens móveis, informo que a CPAT tem solicitado, quando da baixa de bens no Inventário Geral do MRE, em virtude de sua alienação (por tansferência, venda, doação ou outros), que a unidade gestora responsável pela aquisição proceda às respectivas baixas no SIAFI (conta 14.212.00.00)-Bens Móveis. A esse respeito, encaminho em anexo cópias de pedidos de baixa no SIAFI, enviados pela CPAT, às unidades gestoras responsáveis.

Síntese dos resultados obtidos A CPAT tem buscado seguir de forma rigorosa as orientações da CISET e tem empreendido esforços significativos no sentido de garantir o encaminhamento dos Inventários Patrimoniais de todos os Postos. Análise crítica dos fatores positivos/negativos que facilitaram/prejudicaram a adoção de providências pelo gestor

184

Muitos Postos alegam que a ausência de pessoal prejudica a elaboração dos Inventários Patrimoniais- questão que a Coordenação de Patrimônio não pode solucionar. Na CPAT, igualmente, a insuficiência de lotação contrasta com o crescente volume de trabalho. 17) Outras informações consideradas, pelos responsáveis, relevantes para demonstrar a conformidade e o desempenho da gestão no exercício.

Durante o ano de 2011, a CPAT realizou o acompanhamento da área patrimonial dos Postos no Exterior, a fim de que os inventários encaminhados no início do corrente ano pudessem refletir de maneira correta a situação patrimonial de todas as Repartições. Tal atividade compreende o acompanhamento detalhado dos inventários, com a autorização de incorporações e baixas de, pelo menos, dois inventários por Posto: Chancelaria e Residência. Como conseqüência, a troca de expedientes oficiais foi intensa, ademais de atendimento a consultas informais por e-mail e telefone. Estas últimas, em épocas que se aproximam à finalização de prazos previstos no Guia de Administração dos Postos, ultrapassam dezesseis por dia.

O número de expedientes trocados no exercício de 2011 está apresentado no quadro a seguir:

TIPO DE EXPEDIENTES TOTAL Telegramas 3.851 Despachos Telegráficos 3.457 Variações Patrimoniais 1.550 Variações Patrimoniais Corrigidas 53 Telegramas de Solicitação de Baixas

1.123

Despachos Telegráficos com Autorizações de Baixas

1.040

No Brasil, em cumprimento às determinações legais que disciplinam o tema de patrimônio, a Coordenação de Patrimônio tem acompanhado as movimentações de bens dentro da Secretaria de Estado das Relações Exteriores. Do mesmo modo, tem coordenado, no final do exercício de 2011, o levantamento físico anual de todas as unidades desse Ministério. Ademais, tem buscado cobrar dos Escritórios Regionais e Comissões Demarcadoras de Limites o cumprimento da legislação sobre patrimônio.

185

Brasília, 23 de fevereiro de 2012.

(Maria Tereza Moraes de Souza Bacellar) Coordenadora de Patrimônio

186


DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO

RELATÓRIO DO EXERCÍCIO DE 2011 1. Identificação do(s) programa(s) governamental(is) registrado(s) no SIGPLAN, quando aplicável; e/ou das ações administrativas do plano de ação do período de que tratam as contas; 1264 – Relações e Negociações do Brasil no Exterior e Atendimento Consular 1.2 Descrição do objetivo geral, objetivos específicos e beneficiários;

O Programa 1264 se insere nas atribuições gerais do Serviço Exterior de representar o Brasil, negociar interesses brasileiros perante Estados estrangeiros e organizações internacionais e informar o Governo brasileiro sobre a evolução político-econômica internacional, bem como de proteger os interesses e os direitos dos nacionais brasileiros no exterior, em consonância com as legislações do Brasil e dos países onde a assistência é prestada. 1.3 Avaliação do resultado, indicando causas de sucesso ou insucesso;

No exercício de 2011, todas as atribuições do Serviço Exterior observaram incremento. Em

relação à Representação do país junto a Estados estrangeiros e a Organizações Internacionais, foram abertas sete Embaixadas (em Freetown, em Katmandu, em Minsk, em Monróvia, em Sarajevo, em Tallin e em Tbilisi) e um Consulado-Geral (em Faro); totalizando oito novos Postos. No que se refere à Assistência Consular, o Sistema Consular Integrado (SCI) foi concluído e implantado nos Postos no Exterior. Os servidores de todos os Postos receberam treinamento presencial e as várias modalidades do SCI estão sendo tornadas obrigatórias gradualmente de forma a não criar uma situação de interrupção abrupta dos trabalhos. O SCI, contudo, é submetido a processo de constante aprimoramento e ajustes. Seu desenvolvimento passa pelo continuado processo de inclusão de novos módulos de serviço. A avaliação do projeto de modernização da rede consular é positiva, na medida em que o SCI garantiu a generalização da utilização de métodos modernos que ampliaram a segurança do sistema, a qualidade dos documentos produzidos e tem permitido a apreensão de inúmeros documentos falsificados no decorrer do ano.

1.3.1 Disfunção estrutural ou situacional que prejudicou ou inviabilizou o alcance dos

objetivos e metas;

Os principais obstáculos ao atingimento completo dos objetivos propostos foram a indisponibilidade de pessoal e de recursos, as dificuldades inerentes aos sistemas, em especial, ao SCI, e a inadequação das instalações existentes à nova realidade consular.

1.3.2 Medidas implementadas e/ou a implementar para tratar as causas de insucesso; e

Gestões de alto nível para preencher os claros de lotação na Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior (DAEX) e na Divisão das Comunidades Brasileiras no Exterior (DAC).

Está prevista a criação de um novo Núcleo de Assistência a Brasileiros (NAB), no âmbito da Divisão das Comunidades Brasileiras no Exterior (DAC), o qual contaria, entre outros recursos, com sistema de “call center” para atendimento a chamadas e com a possibilidade de geração de relatórios digitalizados de acompanhamento de cada caso.

1.3.3 Responsáveis pela implementação das medidas.

As Subsecretarias-Gerais do Serviço Exterior e das Comunidades Brasileiras no Exterior, por

intermédio da Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior (DAEX) e da Divisão das Comunidades Brasileiras no Exterior (DAC).

187

1.4 Indicadores ou parâmetros usados para a avaliação;

Utilizam-se como parâmetros para a avaliação o número de brasileiros no exterior que são assistidos a cada 1.000 brasileiros no exterior; o número de países onde o Brasil possui representação diplomática permanente em relação ao total de países com que mantém atividade diplomática e o número de Organizações Internacionais nas quais está representado sobre o número de Organizações Internacionais de interesse do Brasil. 1.5 Metas físicas e financeiras previstas na Lei Orçamentária e registradas no SIGPLAN, quando

aplicável, e/ou pactuadas com o supervisor ministerial para o período sob exame nas contas;

AÇÃO META FINANCEIRA (R$) META FÍSICA 6094 - Relações e Negociações com a África do Sul, Nigéria e demais Países da África, exceto os de Língua Oficial Portuguesa

33.500.000 40 postos de representação mantidos

6098 - Relações e Negociações com a China, Índia, Japão e demais Países da Ásia e Oceania


6099 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas - ONU

18.000.000 1 posto de representação mantido

6100 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas para Agricultura e Alimentação - FAO

3.000.000

1 posto de representação mantido

6103 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura - UNESCO


6109 - Relações e Negociações com a Organização dos Estados Americanos - OEA


6105 - Relações e Negociações com a Organização Mundial do Comércio - OMC


6096 - Relações e Negociações com a Rússia e os Países Europeus Não-Membros da União Européia


6091 - Relações e Negociações com Angola, Moçambique e demais Países Africanos e Asiático de Língua Portuguesa

15.000.000

6 postos de representação mantidos

6102 - Relações e Negociações com as Organizações Sediadas em Genebra

19.000.000

3 postos de representação mantido

6092 - Relações e Negociações com Cuba e os demais Países da América Central e do Caribe

21.000.000


6095 - Relações e Negociações com os Países do Oriente Médio


6093 - Relações e Negociações com os Países do Tratado de Cooperação Amazônica e no Departamento Ultramarino da Guiana Francesa

22.300.000


6128 - Relações e Negociações com os Países-Membros da União Européia


6284 - Relações e Negociações com os Países-Membros do Mercado Comum do Sul - MERCOSUL e Associados

40.000.000


6090 - Relações e Negociações com os Países-Membros do Tratado de Livre Comércio da América do Norte - NAFTA

93.000.000


6101 - Relações e Negociações no Âmbito dos demais Organismos Internacionais Sediados na Europa

9.000.000

1 posto de representação mantido

188

6107 - Relações e Negociações no Âmbito dos demais Organismos Internacionais Sediados nas Américas


6081 – Atendimento Consular 35.000.000 Não se aplica 2529 – Assistência Consular a Brasileiros 4.000.000 7.500 atendimentos 1.6 Metas físicas e financeiras realizadas.

AÇÃO META FINANCEIRA (R$) META FÍSICA 6094 - Relações e Negociações com a África do Sul, Nigéria e demais Países da África, exceto os de Língua Oficial Portuguesa


6098 - Relações e Negociações com a China, Índia, Japão e demais Países da Ásia e Oceania


6099 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas - ONU


6100 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas para Agricultura e Alimentação - FAO


6103 - Relações e Negociações com a Organização das Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura - UNESCO


6109 - Relações e Negociações com a Organização dos Estados Americanos - OEA


6105 - Relações e Negociações com a Organização Mundial do Comércio - OMC


6096 - Relações e Negociações com a Rússia e os Países Europeus Não-Membros da União Européia


6091 - Relações e Negociações com Angola, Moçambique e demais Países Africanos e Asiático de Língua Portuguesa


6102 - Relações e Negociações com as Organizações Sediadas em Genebra


6092 - Relações e Negociações com Cuba e os demais Países da América Central e do Caribe


6095 - Relações e Negociações com os Países do Oriente Médio


6093 - Relações e Negociações com os Países do Tratado de Cooperação Amazônica e no Departamento Ultramarino da Guiana Francesa


6128 - Relações e Negociações com os Países-Membros da União Européia


6284 - Relações e Negociações com os Países-Membros do Mercado Comum do Sul - MERCOSUL e Associados


6090 - Relações e Negociações com os Países-Membros do Tratado de Livre Comércio da América do Norte - NAFTA


6101 - Relações e Negociações no Âmbito dos demais Organismos Internacionais Sediados na Europa


6107 - Relações e Negociações no Âmbito dos demais Organismos Internacionais


189

Sediados nas Américas 6081 – Atendimento Consular 24.871.421 Não se aplica 2529 – Assistência Consular a Brasileiros 4.057.723 2.005 atendimentos 2. Indicador ou parâmetro utilizado para avaliar o desempenho da gestão institucional sob

exame de contas;

O Programa 1264 possui três indicadores para avaliar o desempenho de sua gestão. Considerando que cada um deles diz respeito a uma esfera específica das atividades, a análise será feita em separado: Coeficiente de Assistência a Brasileiros no Exterior

2.1 Descrição (o que pretende medir) e tipo de indicador (de Eficácia, de Eficiência ou de Efetividade);

Não se aplica. 2.2 Fórmula de cálculo e método de medição; Não se aplica. 2.3 Responsável pelo cálculo/medição; Não se aplica. 2.4 Avaliação do resultado, indicando as causas de sucesso ou insucesso

2.4.1 Disfunção estrutural ou situacional que prejudicou ou inviabilizou o alcance

dos objetivos e metas colimados;

Contribuiu para a consecução parcial daquele objetivo a indisponibilidade de pessoal, em conjunto com as dificuldades inerentes ao novo sistema, visto ter sido necessário reformular o sistema de comunicação de dados, de forma a garantir a segurança da transmissão das informações, bem como a incorporação nos programas de correções, adequações e melhorias.

2.4.2 Medidas implementadas e/ou a implementar para tratar as causas de

insucesso; e Responsáveis pela implementação das medidas.

Gestões de alto nível junto à Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior -

SGEX, com o objetivo de solucionar os claros de lotação da Subsecretaria-

Geral das Comunidades Brasileiras no Exterior; trabalho conjunto com o

Serviço Federal de Processamento de Dados – SERPRO, visando a solução

dos problemas apresentados na implantação dos novos sistemas, com a

verificação constante das alterações realizadas. SERPRO, Divisão de

Documentos de Viagem, Coordenação-Geral de Planejamento Consular,

unidades da SERE nas áreas Consular e de Pessoal. Taxa de Relacionamento Diplomático com Estados estrangeiros

190


O número de países onde o Brasil possui representação diplomática permanente. Caracteriza-

se como de indicador de Eficácia, pois se baseia no número de representações abertas em relação ao número de Postos previstos.

2.2 Fórmula de cálculo e método de medição; Relação percentual entre o número de países onde o Brasil possui representação diplomática

e o total de países que mantém atividade diplomática. 2.3 Responsável pelo cálculo/medição; A medição do indicador, bem como a inserção dos dados no SIGPLAN, é feita no âmbito da

Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior (DAEX). 2.4 Avaliação do resultado, indicando as causas de sucesso ou insucesso Esse indicador mostra que a maioria dos Postos cuja abertura estava prevista para ocorrer em

2010 foi efetivamente aberta.

2.4.1 Disfunção estrutural ou situacional que prejudicou ou inviabilizou o alcance dos objetivos e metas colimados;

A abertura de um Posto depende de Decreto Presidencial, o que foge da alçada do Ministério

das Relações Exteriores. 2.4.2 Medidas implementadas e/ou a implementar para tratar as causas de


Acompanhamento permanente da situação política dos países de modo a avaliar a possibilidade de missão de abertura de Posto. Taxa de Representação do Brasil em Organismos Internacionais


O número de Organizações Internacionais nas quais o Brasil está representado. Caracteriza-

se como de indicador de Eficácia, pois se baseia no número de representações abertas em relação ao número de Postos previstos.

2.2 Fórmula de cálculo e método de medição; Número de Organizações Internacionais nas quais o Brasil está representado sobre o número

de Organizações Internacionais de interesse do Brasil. 2.3 Responsável pelo cálculo/medição; A medição do indicador, bem como a inserção dos dados no SIGPLAN, é feita no âmbito da

Divisão de Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior (DAEX). 2.4 Avaliação do resultado, indicando as causas de sucesso ou insucesso

Esse indicador mostra que a Representação do Brasil junto a Organismos Internacionais cuja

abertura estava prevista para ocorrer em 2010 (REBRASLON) foi efetivamente aberta.

2.4.1 Disfunção estrutural ou situacional que prejudicou ou inviabilizou o alcance dos objetivos e metas colimados;

191


2.4.2 Medidas implementadas e/ou a implementar para tratar as causas de



ministÉrio das relaÇÕes exteriores subsecretaria-geral … em... · subsecretaria-geral do...

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