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M. R.E.
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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES
SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
SUBSECRETARIA DE AUDITORIA
PROCESSO : 03g
UNIDADE GESTORA : Consulado–Geral do Brasil em Londres
OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual
EXERCÍCIO : 2009
Relatório de Auditoria de Gestão nº 03 /2010
Em atendimento à determinação contida no Memorandum
CISET/008, de 6 de janeiro de 2010, do Secretário de Controle Interno,
apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que trata dos exames realizados
sobre os atos e fatos de gestão, praticados no período de 1º de janeiro a 31 de
dezembro de 2009, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade de
referência.
I – INTRODUÇÃO
2. Os trabalhos de auditoria interna nas contas da Unidade limitaram-
se à análise dos registros contábeis e da correspondente documentação,
encaminhados à Secretaria de Controle Interno do Ministério das Relações
Exteriores. Não foram realizados exames “in loco” com o objetivo de convalidar
os registros contábeis decorrentes da execução físico-financeira.
3. Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza
do gasto e sua representatividade, de acordo com as normas de auditoria
aplicáveis ao Serviço Público Federal.
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4. Não há ocorrência de gestão relacionada aos itens 8, 9, 12, 13 e 15
do anexo IV da DN/TCU nº 103/2009.
II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZAD A
5. As despesas realizadas pela Unidade, no exercício de 2009,
totalizaram £ 1.863.486,63 (um milhão, oitocentos e sessenta e três mil,
quatrocentos e oitenta e seis libras esterlinas e sessenta e três pence),
equivalentes a R$ 5.262.580,53(cinco milhões, duzentos e sessenta e dois mil,
quinhentos e oitenta reais e cinqüenta e três centavos), que correspondem a 0,30
% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior.
III - RESULTADO DOS EXAMES
6. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória
dos atos e fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em
cumprimento ao disposto no Anexo VI da Decisão Normativa TCU nº 103/2009,
apresentamos as seguintes observações:
III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em
especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas
(físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados, apontando as causas que
prejudicaram o desempenho da ação administrativa e as providências
adotadas.
7. Embora o Consulado-Geral em Londres execute despesas em
Programas de Trabalho previstos no Programa Plurianual, a responsabilidade
pela avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão é das
Unidades Gestoras Coordenadoras.
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III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão utilizados pelas unidades
jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão, quanto à utilidade e
mensurabilidade.
8. O Relatório de Gestão contém informações quanto à execução dos
programas de trabalho desenvolvidos para atender à missão institucional do
Consulado-Geral, com a indicação dos resultados quantitativos e qualitativos
alcançados pela Unidade. Não há, entretanto, informação quanto aos indicadores
de avaliação da gestão.
III.3 - Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios
realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e inexigibilidade de
licitação, selecionados pelo Controle Interno com base nos critérios de
materialidade, relevância e risco.
9. Observadas as peculiaridades locais e os princípios básicos da Lei
nº 8.666/93, conforme dispõe o artigo 123 do referido estatuto de licitações e
contratos, o processo de compra de materiais e a contratação de serviços pelos
Postos são realizados com base no Guia de Administração dos Postos 2008
(GAP-2008), que estabelece normas sobre os processos licitatórios aplicáveis, a
saber: dispensa e inexigibilidade de licitação; carta-convite; tomada de preços;
concorrência e contratos.
10. Nos processos examinados, não se constataram indícios de
irregularidades.
III.4 - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a
força de trabalho existente e a observância da legislação sobre admissão,
remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre
concessão de aposentadoria, reforma e pensão.
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11. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição,
concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão
reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do
Serviço Exterior – DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos
humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 213 da Portaria
Ministerial 212, de 30.04.08.
12. Os Postos no exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais,
devem observar o Guia de Administração dos Postos, o Decreto 1570/95, a Portaria
Ministerial de 12 de setembro de 1995, entre outros normativos vigentes. Os processos
seletivos, bem como as contratações, somente são realizados após autorização da
Secretaria de Estado.
13. Em 31 de dezembro de 2009, a força de trabalho do Posto era composta
por:
Categorias Quantidade Diplomatas 5
Oficiais de Chancelaria 7
Do quadro Assistentes de Chancelaria 1
Auxiliar Administrativo 19 Contratados Locais Auxiliar de Apoio 8
Total 30
III.5 - Avaliação do cumprimento parcial ou total, pela UJ das
Determinações e Recomendações expedidas pelo TCU e pelo Órgão de
Controle Interno, analisando as eventuais justificativas do gestor para o
descumprimento e as providências adotadas.
14. Inexiste recomendação feita pelos Controles Internos e Externo,
haja vista que o Posto foi integrado ao Sistema Integrado de Administração
Financeira do Governo Federal a partir de 1º de janeiro de 2009, quando os atos
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de gestão orçamentária e financeira da Unidade passaram a ser objeto de registro
no SIAFI.
III.6 - Avaliação de conformidade da inscrição de Restos a Pagar no
exercício de referência, nos termos do artigo 35, do decreto 93.872/86 e do
decreto 6.752/2009, ou legislação que os altere.
15. A Auditoria verificou que os valores inscritos em Restos a Pagar
correspondem aos compromissos efetivamente assumidos no exercício de 2009,
em observância ao princípio da anualidade orçamentária.
III.7 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou
prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas
justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis e fazendo
constar avaliação conclusiva.
Achado 1
16. A Unidade não efetuou a conformidade dos registros de gestão nos
dias: 30 de janeiro; 19 de maio; 4 de junho; 6 de agosto; 10 de setembro; 27 de
outubro e 23 e 29 de dezembro, contrariando o disposto no artigo 10 da Instrução
Normativa nº 06/STN, de 31 de outubro de 2007, que determina: “A
Conformidade dos Registros de Gestão deverá ser registrada em até 3 dias úteis
a contar da data do registro da operação no SIAFI, podendo ser atualizada até
a data fixada para o fechamento do mês”.
17. Há que se observar que, segundo o disposto no artigo 6° do supra-
referido diploma legal, “A Conformidade dos Registros de Gestão consiste na
certificação dos registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira
e patrimonial incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira do
Governo Federal - SIAFI e da existência de documentos hábeis que comprovem
as operações”.
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Manifestação do Gestor
18. As datas abaixo assinaladas não contaram com a tempestiva
sinalização de conformidade dos registros de gestão dos atos contábeis em
virtude das seguintes razões:
a) dia 30 de janeiro de 2009:
19. Na segunda-feira, 2 de fevereiro de 2009, primeiro dia útil seguinte
ao dia 30 de janeiro, foi registrada a maior tempestade de neve em Londres desde
1962. A cidade, despreparada para esse tipo de adversidade climática, parou,
conforme indica noticiário encaminhado a Vossa Excelência em anexo ao Ofício
04, de 12 de janeiro de 2010 (que conteve as explicações -- aparentemente não
lidas -- da ausência de conformidade documental ocorridas em três datas, até 4 de
junho de 2009).
20. Recordo que no dia 2 de fevereiro de 2009, os ônibus urbanos não
circularam; o metrô e as estações de trem permaneceram fechadas. A quase
totalidade dos servidores e funcionários do Posto não pôde comparecer ao
Consulado por dois dias consecutivos em decorrência da falta de transporte
público. Nos dias subsequentes, diversas linhas de metrô, ônibus e trens foram
suspensas, em virtude da incapacidade das autoridades locais em retirar a neve
acumulada nas ruas. Como o sistema SIAFI apenas permite o registro da
conformidade documental até o prazo máximo de três úteis seguintes aos eventos
contábeis (à luz do disposto na Instrução Normativa da Secretaria do Tesouro
Nacional 06, de 31 de outubro de 2007), o Posto não pôde, por motivo de força
maior, proceder à certificação dos demonstrativos contábeis gerados pelo
Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal na data
indicada.
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b) dia 19 de maio de 2009:
21. Nesse dia, as tarefas de procedimento da conformidade documental
do Posto foram desempenhadas, pela primeira vez, pelo segundo Responsável
Substituto, o Oficial de Chancelaria Paulo Valle, tendo em vista os períodos de
férias da titular, a Oficial de Chancelaria Elisângela Franco, e de sua primeira
substituta, a Oficial de Chancelaria Lucia Batista.
22. Em função da pouca familiaridade do servidor com o sistema
SIAFI -- uma vez que o funcionário não recebeu a devida capacitação para o
exercício dessas funções quando da instalação do programa no Posto -- o
Responsável Substituto pela conformidade documental não utilizou o recurso
"Consulta" constante do programa, ao proceder à certificação dos atos contábeis
realizados pelo Posto. O servidor acionou, tão somente, a tecla "Atualização" na
aba de conformidade documental do SIAFI. Dessa forma, não pôde verificar nos
trabalhos de verificação da conformidade documental, naquela oportunidade, que
ficara faltando um dia sem receber a devida certificação.
c) dia 4 de junho de 2009:
23. Estiveram ausentes, por motivo de saúde, os dois Responsáveis
substitutos pela conformidade documental. A responsável Titular, por seu turno,
ainda se encontrava em período de férias ordinárias.
24. A carência de pessoal e a situação particular verificada no período
indicado impediram, dessa forma, a certificação da propriedade dos atos
contábeis registrados pelo Posto no SIAFI.
25. Tendo em vista as particularidades de instalação do programa
SIAFI em Postos no exterior com lotação reduzida -- como o Consulado em
Londres -- e as dificuldades da SERE em aumentar o número de funcionários do
quadro em missão permanente nas Repartições Consulares no exterior, considero,
s.m.j., que essa Secretaria de Controle Interno deveria prever, em conjunto com a
Corte de Contas e/ou os órgãos responsáveis da Administração direta (Ministério
da Fazenda/Secretaria do Tesouro), a adaptação do programa SIAFI às
especificidades de seu emprego fora do país.
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26. Sobressaem, nesse sentido, pontos evidentes, tais como:
- expandir o número de dias para a realização da conformidade documental;
- adaptar o período de funcionamento do programa ao fuso horário dos Postos
onde é utilizado, e
- flexibilizar a designação de funções no SIAFI, possibilitando maior
multiplicidade de papéis a serem desempenhados por cada servidor.
27. Entendo que o objetivo primeiro desta Repartição Consular é servir
ao público e à comunidade brasileira, devendo o pessoal aqui lotado exercer
prioritariamente funções consulares. A atual estrutura de distribuição de tarefas
no SIAFI faz com que, atualmente, praticamente toda a reduzida lotação de
funcionários do quadro do Posto esteja envolvida em atividades administrativas
relacionadas à operação financeira, com evidente impacto negativo na atividade-
fim do Consulado.
d) 6 de agosto de 2009:
28. As tarefas de conformidade documental foram efetuadas até o dia 5
de agosto, último dia de trabalho da então única Operadora do Sistema do Posto,
antes de sua partida em férias ordinárias. A servidora viu-se obrigada a trabalhar
na madrugada do dia 6 de agosto (horário local), de forma a efetuar lançamentos
contábeis para o período em que estaria ausente do Posto.
29. Essas tarefas empreendidas pela Operadora do sistema de registro
adicional no sistema SIAFI, contudo, não foram comunicadas à servidora
responsável pela conformidade ou ao Ordenador de Despesas, que entenderam
não haver, então, nenhum documento a ser conferido e dado a correspondente
conformidade.
d) 10 de setembro de 2009:
30. Consulta efetuada no programa SIAFI pela Operadora do sistema
indicou não haver nenhum lançamento pendente de conformidade documental no
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dia 10 de setembro. Em conseqüência, a servidora responsável pelos trabalhos de
conformidade não realizou consulta semelhante ou empreendeu trabalhos de
verificação documental.
31. Tratava-se, no entanto, de falha no programa SIAFI.
Cabe registrar que esse erro voltou a ocorrer posteriormente, em outras
oportunidades.
32. Tanto a Operadora do sistema quanto a servidora responsável pela
conformidade verificaram em consulta efetuada no dia seguinte (sexta-feira, 11
de setembro), que havia, de fato, registros contábeis pendentes de conformidade.
Em consequência daquele problema operacional observado no aplicativo SIAFI -
- que se mostrou, dessa forma, pouco confiável às consultas formuladas -- rotina
interna de trabalho foi instituída no Consulado-Geral, para que tanto a Operadora
do sistema quanto os servidores responsáveis pela conformidade passassem a
proceder a consultas independentes no programa, de modo a verificar a
existência de lançamentos pendentes de conformação documental. Os servidores,
desde então, também passaram a imprimir os respectivos comprovantes de
consulta efetuados, para o devido registro.
e) 27 de outubro de 2010:
33. Outra falha técnica do programa SIAFI foi registrada naquela data.
A servidora responsável pela conformidade documental procedeu à conferência e
registro das operações contábeis do Posto e imprimiu o correspondente relatório.
O sistema SIAFI, contudo, não registrou a operação de conformação documental.
A Operadora do sistema SIAFI e a servidora responsável pela conformidade
documental entraram em contato com a funcionária da COF responsável pela
operação do programa.
34. Consulta telefônica aos responsáveis pelo sistema na STN chegou a
ser efetuada naquela oportunidade. Não foi possível, todavia, encontrar solução
para o problema apresentado.
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35. Tendo em vista a rotina de serviço previamente instituída, foram
arquivados nos registros contábeis do Posto os comprovantes do registro
documental efetuado que, por razão técnica desconhecida, não foram
consignados pelo aplicativo SIAFI, de forma a consignar a observância da
obrigação de procedimento da conformidade por parte da servidora encarregada.
f) 23 de dezembro de 2009:
36. O responsável substituto pela conformidade documental não
efetuou a conformidade documental dos atos registrados no dia 23 de dezembro,
em função do meio-expediente ocorrido na véspera do feriado de Natal e do
excepcional movimento consular registrado naquela data. Ocorria, naquela
semana, a primeira fase do recesso natalino. Em consequência da ausência de
diversos funcionários, o servidor responsável pela conformidade também
acumulava, no período, as funções de Vice-Cônsul nos setores Notarial e de
Legalização.
37. Esse acúmulo de funções contribuiu para a falta de conformação de
uma única nota de lançamento (NL), referente à apropriação de recursos
concedidos ao Posto.
g) 29 de dezembro de 2009:
38. Por razões semelhantes, a servidora responsável, substituta, pelas
tarefas de conformidade documental durante a semana de recesso de Ano Novo
acumulou funções de Vice-Cônsul nos setores de Vistos, Notarial e Legalização.
A concentração de movimento consular naquele período acarretou a ausência de
conformidade de seis empenhos e suas correspondentes liquidações de
compromissos.
39. A carência de pessoal para o cumprimento das rotinas consulares
básicas; o expressivo movimento de público do CGLondres (cidade que
atualmente abriga a maior concentração de brasileiros na Europa); a particular
extensão do período de execução financeira por parte da SERE no exercício de
2009 (que, de forma excepcional, registrou a concessão de recursos até o último
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dia útil do ano), somados à impossibilidade de aumento de lotação para a
execução das tarefas do sistema SIAFI, são fatores que contribuíram para tal
lacuna.
40. De qualquer forma, cabe assinalar o esforço e a atenção do Posto
em cumprir, de forma exaustiva, as obrigações operacionais do sistema SIAFI,
em que pesem às falhas do próprio programa ou aos motivos de força maior
acima relacionados.
Comentário da Auditoria
41. A Auditoria considera satisfatória somente a justificativa
apresentada para a não realização tempestiva da conformidade dos atos de gestão
ocorrida no dia 30 de janeiro de 2009.
42. Os demais argumentos apresentados pelo Gestor, de que a falta de
certificação da conformidade de gestão ocorreu devido à falta de pessoal treinado
para a execução de tarefas administrativas compulsórias da Unidade ou a
problemas de saúde de servidores, são irrelevantes.
43. A solicitação da Unidade para esta Secretaria de Controle Interno
prever a adaptação do programa SIAFI, em conjunto com o Ministério da
Fazenda/ Secretaria do Tesouro e Tribunal de Contas da União, às peculiaridades
de seu emprego fora do País, não tem como prosperar, uma vez que o Sistema
Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI é o sistema
contábil que tem por finalidade realizar o processamento, controle e execução
financeira, patrimonial e contábil de todo o governo federal brasileiro.
44. Observe-se que, em 22/06/2006, o Tribunal de Contas da União
exarou o Acórdão n° 347/2006 – Plenário, em que considerou superadas as
dificuldades técnico-operacionais outrora alegadas pelo Ministério das Relações
Exteriores – MRE para o ingresso de suas unidades localizadas no exterior no
Sistema Integrado de Administração Financeira – SIAFI.
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45. A Conformidade dos Registros de Gestão consiste em certificar os
registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial
incluídos no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal
(SIAFI) e a assegurar a existência de documentos hábeis que comprovam as
operações.
46. Desse modo, a Unidade deve cumprir o disposto na Instrução
Normativa n° 06/STN, de 31 de outubro de 2007, procedendo, diariamente, à
análise do relatório "conformidade de registros de gestão", obtido por meio da
transação “impconfreg”, no qual constam todos os registros do dia, excetuando
aqueles gerados por meio de processo automático, conforme prescreve o item 3.1
do Manual SIAFI, que dispõe acerca dos procedimentos necessários à
conformidade de registro.
Recomendação
47. Efetuar a Conformidade dos Registros de Gestão em até 3 dias úteis
a contar da data do registro da operação no SIAFI, nos termos da Instrução
Normativa STN Nº 06, de 31 de outubro de 2007.
48. A Equipe de Auditoria observou que o Posto tem, rotineiramente,
emitido Notas de Empenho após a realização das despesas, contrariando o
disposto no artigo 24 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, e o
artigo 60 da Lei nº 4.320/64, que determina: “É vedada a realização de despesa
sem prévio empenho”.
49. O Tribunal de Contas da União tem determinado às Unidades
Gestoras que evitem a realização de despesa sem créditos orçamentários que as
comportem (Acórdão 1582/2006 – Primeira Câmara).
50. A Equipe de Auditoria, ao analisar, por amostragem, processos de
pagamento da Unidade, verificou que notas de empenho foram emitidas após a
realização das despesas:
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Achado 2
51. Apesar de a empresa de limpeza “Not Just Cleaning” ter emitido,
em 31/07/09, o “invoice” nº 4194, referente aos serviços prestados em julho de
2009, e, em 31/08/09, o “invoice” nº 4244, referente aos serviços prestados em
agosto de 2009, o Posto só emitiu em 24/09/2009 as Notas de Empenho nº 512 e
513, que criaram a obrigação de pagamento dos serviços de limpeza realizados
naqueles meses (processo n° 360).
Manifestação do Gestor
52. Os recursos para o pagamento dos serviços de limpeza da
Chancelaria, efetuados pela firma "Not Just Cleaning" são solicitados
mensalmente em separado à DAEx, como reforço à parcela mensal da dotação
Serviços e Manutenção do Posto (SMP), tendo em vista que o valor da SMP do
CG-Londres não comporta a quitação de tais despesas.
53. Conforme informado à Missão de Inspeção e Orientação da CISET,
quando de sua permanência em Londres, o valor das faturas de limpeza varia
mensalmente em função do número de dias trabalhados e do consumo de
material registrado.
54. A empresa contratada, em decorrência das características
particulares de faturamento, demora cerca de 30 (trinta) dias após a execução dos
serviços para apresentar as cobranças correspondentes.
55. Dessa forma, no exemplo apontado pelos auditores, a nota de
serviços referente ao mês julho foi recebida pelo Posto somente em 26 de agosto.
Da mesma maneira, a fatura de agosto deu entrada no Consulado apenas em 14
de setembro de 2009.
56. Tão logo recebidas as comunicações dos compromissos, o Posto
providenciou a emissão das correspondentes Notas de Empenho, criando, dessa
forma a obrigação de pagamento.
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57. De forma concomitante, telegramas para a concessão dos recursos
financeiros em reforço à dotação SMP foram formalizados à DAEx.
58. No exemplo apontado, o Consulado solicitou o crédito dos recursos
para o pagamento dos serviços de limpeza de julho em 4 de setembro de 2009
pelo tel. 553/2009 e, de agosto, em 15 de setembro de 2009, cf. tel. 578/2009. O
crédito correspondente para ambas as solicitações ocorreu em 29 de setembro de
2009, concedido pelo desptel. 799/09.
59. O pagamento dos serviços realizados foi efetuado em 24 de
setembro de 2009, quando o sistema SIAFI assinalava dispor o Posto de saldo
financeiro para a quitação daqueles compromissos.
60. Ou seja, o comprometimento de despesa orçamentária pelo Posto
por meio de emissão de nota de empenho apenas ocorreu quando da
disponibilidade dos créditos orçamentários (concedidos, pela SERE, junto com
os recursos financeiros correspondentes).
61. Sem que haja substantivo aumento da dotação mensal SMP do
Posto ou, alternativamente, modificação da prática atual de reforços --
outorgados pela Secretaria de Estado apenas após a realização das despesas, de
forma a comprovar a efetiva realização do gasto -- a praxe de empenho quando
da apresentação da fatura é a única possibilidade que tem o Posto para efetuar o
registro de comprometimento de despesa orçamentária com a concomitante
observação dos limites orçamentários disponíveis.
Comentário da Auditoria
62. As justificativas apresentadas pelo Gestor reforçam o entendimento
da Auditoria de que o Posto realiza serviços antes da certificação da existência de
créditos orçamentários suficientes que as comportem, em descumprimento à
legislação em vigor.
63. A afirmação da Unidade, no parágrafo 56, de que: “Tão logo
recebidas as comunicações dos compromissos, o Posto providenciou a emissão
das correspondentes Notas de Empenho, criando, dessa forma a obrigação de
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pagamento”, demonstra, claramente, que o Posto somente providencia a emissão
de Notas de Empenho após a prestação dos serviços e do recebimento da fatura,
contrariando o disposto no artigo 24 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de
1986, e o artigo 60 da Lei nº 4.320/64 e em determinações do Tribunal de Contas
da União.
Recomendação
64. Cumprir o disposto no artigo 24 do Decreto nº 93.872, de 23 de
dezembro de 1986, e no artigo 60 da Lei nº 4.320/64, que vedam a realização de
despesa sem prévio empenho.
Achado 3
65. Verificou-se que o Posto emitiu as Notas de Empenho n° 521 e
507, nos valores de £38.077,65 e £12.692,55, respectivamente, somente após a
empresa “Linden-Bauer Ltd” ter executado os serviços de ampliação dos balcões
de atendimento ao público, no 1º e no 2º andar da Chancelaria (processos nºs 386
e 355).
Manifestação do Gestor
66. Ao contrário do que afirma o texto do "Relatório Sintético", o
Posto não emitiu notas de empenho "somente após a empresa 'Linden-Bauer Ltd.'
ter executado os serviços de ampliação dos balcões de atendimento ao público".
67. Os recursos para a obra foram concedidos pela SERE em 8 de
setembro de 2009, pelos desptels. 717/09, 718/09, 719/09, e 720/09. Verificou-
se, na ocasião, que faltavam £ 700.00 (setecentas libras esterlinas) para a
quitação total dos serviços contratados. Em decorrência, o Posto formulou pedido
de complementação de crédito pelo tel. 564/2009, de 10 de setembro de 2009.
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68. Em 25 de setembro de 2009 -- antes do início das obras --
procedeu-se à emissão de Nota de Empenho (NE-507) no valor de £ 12,692.55
(doze mil, seiscentas e noventa e duas libras esterlinas e cinquenta e cinco
pence), referente à parcela de entrada a ser destinada pela empresa para a compra
do material da obra, conforme cronograma de desembolso previsto no artigo 7.1
do contrato firmado.
69. Dois dias antes, em 23 de setembro de 2009, o Posto recebera, pelo
desptel. 785/09, o crédito das £ 700.00 faltantes para a quitação dos serviços. Em
decorrência de então dispor o Posto do total necessário à quitação do
compromisso, procedeu-se, em 25 de setembro de 2009, ao empenho da segunda
parcela devida à empresa por meio da NE- 521, no montante de £ 38,077.65
(trinta e oito mil e setenta e sete libras esterlinas e sessenta e cinco pence).
70. Os trabalhos de montagem e ampliação dos novos balcões de
atendimentos ocorreram nos dias 1, 2 e 3 de outubro de 2009.
71. A empresa apresentou a fatura de execução dos serviços no dia 6 de
outubro de 2009. O pagamento foi efetuado pelo Posto dois dias depois, em 8 de
outubro.
72. Não se compreende, dessa forma, o porquê da atribuição ao Posto
de suposta falta por parte do auditor.
Comentário da Auditoria
73. Os autos constantes no processo de pagamento nº 355 demonstram
que o Posto somente providenciou a emissão de Notas de Empenho após a
realização dos serviços e recebimento da fatura.
74. Constatou-se que somente em 22/09/09, um dia após a data de
emissão da fatura da Linden Bauer, a Unidade emitiu a Nota de Empenho n°
507/09, no valor de £ 12.692,55, o que demonstra, mais uma vez, que o Posto
somente emite as notas de empenho após a realização dos serviços.
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Recomendação.
75. Cumprir o disposto no artigo 24 do Decreto nº 93.872, de 23 de
dezembro de 1986, e no artigo 60 da Lei nº 4.320/64, que vedam a realização de
despesa sem prévio empenho.
Achado 4
76. Observou-se que o Posto tem emitido Notas de Empenhos, relativas
à aquisição de gêneros alimentícios para os auxiliares de apoio da Residência, em
data posterior à realização da despesa (processos nºs 243, 275, 327).
Manifestação do Gestor
77. Tendo em vista a modalidade de desembolso dos recursos
necessários para a quitação dos compromissos em alimentação dos subalternos
da Residência Oficial por parte da Secretaria de Estado -- concedidos junto com a
parcela mensal da dotação Contratados Locais do Posto (CLP), após o
encerramento ou nos últimos dias úteis de cada mês – não resta ao Posto
qualquer alternativa senão aquela de efetuar as correspondentes notas de
empenho apenas quando do recebimento dos montantes orçamentários e
financeiros por parte da SERE, tal como registrado nos processos 243, 275 e 327.
78. Sem que substancial mudança nos procedimentos de crédito dos
recursos orçamentários e financeiros seja empreendida na Secretaria de Estado,
por meio da dissociação entre a concessão dos créditos orçamentários e
financeiros por parte do Setor de Contratados Locais (SCL) da DAEx aos Postos
"siafizados" (que passariam, dessa forma, a ocorrer em dois momentos, com dois
expedientes distintos: um desptel com a concessão de recursos orçamentários
antes do período a que se refere a parcela e outro desptel posterior com a
autorização do respectivo crédito financeiro) ou, alternativamente, pela
instituição da praxe de liberação antecipada das parcelas (orçamentárias e
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M. R.E.
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Fl.:_____
financeiras) da dotação CLP, isto é, referentes ao mês a vencer -- por exemplo, os
recursos de julho seriam recebidos antes do início do mês – práticas estas que
implicariam, como é do conhecimento de Vossa Excelência, em profundas
alterações nas rotinas atualmente vigentes de concessão de recursos
orçamentários e financeiros pela Secretaria de Tesouro Nacional do Ministério da
Fazenda ao Itamaraty -- não poderá o Consulado em Londres modificar os
procedimentos atuais de lançamento de empenhos referentes à aquisição de
gêneros alimentícios, hoje realizados quando da comunicação do crédito dos
correspondentes recursos orçamentários e financeiros por parte do SCL.
Comentário da Auditoria
79. O atraso na liberação de recursos orçamentários por parte da
Secretaria de Estado justificaria, em parte, a realização de despesa de caráter
emergencial, decorrente de fato urgente e imprevisível.
Recomendação
80. Informar às Unidades Gestoras Coordenadoras na SERE que a não
liberação de recursos de forma tempestiva tem impedido a Unidade de emitir
previamente notas de empenho de despesas, infringindo os normativos legais que
regem a administração financeira.
Achado 5
81. O Posto emitiu somente em 10/07/09 a Nota de empenho n° 336,
no valor de £ 726,95, relativa a serviço de conserto em veículo oficial realizado
pela “J&M Martins Motors”, conforme “invoice” nº 348191, de 03/07/2009
(processo n° 247).
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Manifestação do Gestor
82. O veículo oficial de representação do Posto (então um automóvel
Mercedes-Benz 190, com dez anos de uso) foi reprovado na inspeção anual de
verificação de veículos (selo de "MOT"), realizada numa sexta-feira, 3 de julho
de 2009, pela oficina "J. M. Martins Motors".
83. Naquela data, a empresa emitiu fatura com discriminação dos
serviços necessários à liberação do carro para circulação, no valor £ 726.95
(setecentas e vinte e seis libras esterlinas e noventa e cinco centavos).
84. Dado o caráter emergencial da despesa e tendo em vista a
disponibilidade de saldo à conta do Posto, autorizou-se a pronta realização do
conserto, de modo a permitir o uso de veículo.
85. Quando do recebimento da fatura pelo Posto ao término dos
serviços, em 7 de julho de 2009, providenciou-se o empenho dos gastos com
reparo do veículo. Também em 7 de julho de 2009, o Posto relatou a emergência
ocorrida à SERE por meio do tel. 428/2009, no qual solicitou o crédito dos
recursos correspondentes para a quitação do compromisso.
86. O empenho e a liquidação da despesa foram efetuados em 10 de
julho de 2009.
87. Em 13 de julho de 2009, o valor correspondente foi creditado à
conta do Posto, cf. desptel. 549/2009.
88. Esclareço que, por equívoco na elaboração do processo 247,
deixaram de nele constar as cópias do telegrama 428/2009 e do desptel 549/2009.
Já o telegrama 371/2009, anexado por engano ao processo 247, refere-se a outra
operação financeira.
Comentário da Auditoria
89. As justificativas apresentadas não esclarecem a razão do Gestor ter
realizado a despesa sem se certificar da existência de crédito orçamentário que a
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comportasse, contrariando o disposto no artigo 60 da Lei nº 4.320/64, que
determina: “É vedada a realização de despesa sem prévio empenho”.
90. A Auditoria entende que, antes da realização de serviços no
automóvel Mercedes-Benz 190, o Posto deveria ter emitido Nota de Empenho
em nome da “J&M Martins Motors”, evitando, assim, cometer a impropriedade.
91. A Auditoria é de parecer que, a fim de evitar a emissão de ordens
de empenho após a realização das despesas, essa UG deverá dar cumprimento ao
parágrafo único do artigo 26 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986,
que reza: “exclusivamente para efeito de controle da programação financeira, a
Unidade Gestora deverá estimar o prazo do vencimento da obrigação de
pagamento objeto do empenho, tendo em vista o prazo fixado para o
fornecimento de bens, execução da obra ou prestação do serviço...”.
Recomendação
92. Emitir as notas de empenho antes da realização dos serviços
Achado 6
93. O Posto não tem anexado aos processos de pagamento a solicitação
do serviço, em desacordo com a determinação da Corte de Contas, exarada no
item 3.10 da Decisão 653/96 – TCU – Plenário, que determinou providenciar:
“quando da realização de despesas, a prévia e adequada caracterização de seu
objeto, através de competente solicitação do material ou serviço, nos termos do
artigo 14 da Lei n° 8.666/93”.
94. A Auditoria entende que a solicitação do serviço é peça
indispensável na formalização de um processo de pagamento, uma vez que
constitui o instrumento pelo qual a Unidade demonstra a necessidade do material
a ser adquirido ou do serviço a ser prestado (Processos nºs 352, 365, 397 e 533).
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Manifestação do Gestor
95. Ao contrário do que afirma o "Relatório Sintético", os processos
números 352 e 397 contêm solicitações de serviço formuladas por mini-memo
interno do Setor de Administração.
96. Esses expedientes constam daqueles respectivos processos, como
páginas iniciais.
97. Já o processo 533, referente à concessão de reforço para o
pagamento da alimentação dos subalternos da Residência Oficial, conteve o
desptel 907/2009 como peça de instrução para as despesas efetuadas.
98. Como informado anteriormente, o processo 365 conteve
incorreções no arquivamento da documentação.
99. Ou seja, dos seis exemplos utilizados no relatório para fundamentar
a incorreta afirmação de que "o Posto não tem anexado aos processos a
solicitação de serviço", em apenas um deles pôde-se verificar tal circunstância,
ainda assim causada por engano no arquivamento da documentação.
Comentário da Auditoria
100. A solicitação é o documento pelo qual se demonstra a necessidade
de realização da despesa e que dever anteceder os demais na formalização de
qualquer processo.
101. A solicitação de serviços é peça indispensável na formalização de
um processo de pagamento, visto que constitui o instrumento pelo qual a
Unidade demonstra a necessidade do que se deseja adquirir. Há que se ressaltar
que o Tribunal de Contas da União tem reiterado às unidades da Administração a
necessidade de a solicitação do material ou serviço conter caracterização de seu
objeto.
102. A Equipe de Auditoria faz as seguintes ressalvas, com relação aos
processos analisados:
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a) Processo nº 533 – O expediente mencionado pelo Gestor não
pode ser caracterizado como a competente solicitação do serviço pelo Posto. Por
meio do Despacho-Telegráfico n° 907/09, a SERE informa apenas o envio de
recurso financeiro para atender o credor;
b) Processo n° 365 – Não existe a solicitação do serviço anexada
aos autos do processo;
c) Processo nº 352- O mini-memo a que se refere o Gestor, que
consta nos autos do Processo, é um expediente enviado pela Administração do
Posto em 18/09/09 para a Contabilidade da Repartição, solicitando a emissão de
Nota de Empenho em favor de Halcyon Computer Supplies Ltda, faturada em
08/09/09, conforme “invoice” 576504. A Auditoria observa que para esse caso o
Posto cometeu nessa ocasião duas impropriedades: deixar de solicitar a compra
do material e emitir a Nota de Empenho após a realização da aquisição.
d) Processo n° 397 - O mini-memo a que se refere o Gestor, que
consta nos autos do Processo, é um expediente enviado pela Administração do
Posto em 14/10/09 para a Contabilidade da Repartição, solicitando a emissão de
Nota de Empenho em favor de Woodhouse Contracts, conforme orçamento
GMC/9300 de 13/10/09, no valor de £529,00, autorizada pela administração da
Unidade em 14/10/09. A Auditoria observa que para esse caso o Posto cometeu,
igualmente, duas impropriedades: deixar de solicitar a compra do material e
emitir a Nota de Empenho após a realização da aquisição.
Recomendação
103. Fazer constar dos processos de pagamento a solicitação do serviço,
conforme item 3.10 da Decisão 653/96 – TCU – Plenário.
Achado 7
104. Verificou-se que estão devidamente organizados os processos de
pagamento relativos ao ressarcimento, denominado de residência funcional, de
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parte dos valores dos aluguéis pagos pelos servidores. No entanto, cabe registrar
que:
a) Os ressarcimentos são efetuados aos servidores e não aos
proprietários, o que evidencia impropriedade contábil, pois as notas de empenho
e, conseqüentemente, as notas de liquidação, têm como favorecido o proprietário
do imóvel, e não quem efetivamente recebe o valor. Registre-se, ainda, que o
proprietário não tem nenhuma relação com a Embaixada, conforme estabelecido
pelo GAP; e,
b) Os valores pagos aos servidores são a título de
ressarcimento. Portanto, deveriam ser registrados contabilmente na conta
3.3.3.90.93.02 - Restituições, que é, segundo o Manual Siafi, “destinada aos
registros das despesas com restituições devidas por órgãos e entidades a
qualquer titulo”.
Manifestação do Gestor
105. Em maio de 2009, dois meses antes da vinda da Missão de
Auditoria e Orientação da CISET, o CG-Londres solicitou instruções à
DAEx/COF/CISET pelo tel. 343/2009, sobre como proceder para efeitos dos
lançamentos contábeis no sistema SIAFI (pergunta semelhante, referente aos
pagamentos no âmbito da lotação Locação de Imóveis - LIM, também foi
formulada pelo tel. 637/2009).
106. O motivo daquela consulta deveu-se à praxe local para o
pagamento do aluguel dos imóveis funcionais dos servidores aqui lotados: a
quitação deve ser efetuada com um mês de antecedência aos proprietários ou aos
agentes imobiliários correspondentes.
107. Essa prática de quitação prévia do aluguel ao período de locação
conflita com o calendário das liberações de recursos da dotação Residência
Funcional (LIM-RF) pela Secretaria de Estado, sempre posteriores ao período de
arrendamento.
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108. Consultei Vossa Excelência, naquela oportunidade, se para efeitos
dos lançamentos contábeis no sistema SIAFI, os recursos pagos a título do
benefício "residência funcional" deveriam continuar a ser contabilizados no
elemento dedespesa 3390.39 (serviços de terceiros - pessoa jurídica), tal como
ocorre desde sempre em função da classificação dos recursos concedidos pela
SERE quando dos créditos das dotações ao Posto (e, cabe ressaltar, à luz do
espírito do parágrafo 6.27 do Guia de Administração dos Postos - GAP), ou se,
alternativamente, no elemento de despesa 3390.36 (serviços de terceiros - pessoa
física), de forma a refletir a natureza dos efetivos pagamentos.
109. Não houve resposta àquela consulta até o momento (como
tampouco à pergunta referente à dotação LIM).
O redator do "Relatório Sintético", por seu turno, muito embora faça referência
ao disposto no GAP, sugere um terceiro elemento de despesa para o registro
daquelas operações: o 3390.93 (Restituições).
110. De forma a permitir que os Postos "siafizados" sigam
procedimentos contábeis apropriados e homogêneos, permito-me sugerir a Vossa
Excelência que -- em conjunto e em coordenação com a Unidade Gestora
responsável pela concessão de recursos, a DAEx -- seja divulgada instrução de
como o registro das operações da dotação LIM-RF deva ser efetuado.
111. O Posto, nesses casos, é mero agente executor das instruções
recebidas.
Comentário da Auditoria
112. Os termos do GAP, acima citados, referem-se aos procedimentos a
serem seguidos pelo Posto no processo de pagamento. A observação efetuada
pela Auditoria diz respeito aos registros contábeis, que devem ser efetuados
retratando fielmente a documentação existente, que demonstra, em alguns casos,
pagamentos a pessoas físicas contabilizados em contas destinadas ao registro de
despesas com pessoas jurídicas, e notas de empenho emitidas em favor de
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M. R.E.
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terceiros, embora os documentos contábeis evidenciassem entrega de numerário
a servidores.
Recomendação
113. A Unidade deve reiterar pedido de instruções à SERE, para que
possa realizar adequadamente os registros contábeis.
Achado 8
114. O Posto pagou ao “PNB PARIBAS – Lease Group” £ 74,75,
referente a multa cobrada por atraso de pagamento do aluguel de fotocopiadoras.
Não há, nos autos do processo, justificativa para o pagamento de multas, nem
registro, em separado, dos cálculos dos encargos moratórios.
115. A ausência de razão para o pagamento intempestivo da obrigação
pode caracterizar a realização de despesa sem previsão legal (Processo n° 335).
Manifestação do Gestor
116. Durante o primeiro ano de implantação do sistema SIAFI no Posto,
CG-Londres contou com apenas uma servidora habilitada e capacitada a operar o
sistema. A funcionária, ciente de suas obrigações, entrou em curtos período de
férias, ao longo de 2009, de forma a poder antecipar os lançamentos contábeis no
SIAFI e evitar a quitação tardia dos compromissos.
117. Em agosto de 2009, a servidora entrou em período de 18 dias férias
(cf. tel. 502/2009). Naquele mesmo período, o Ordenador de Despesas
encontrava-se, por seu turno, designado em missão no exterior. A fatura referente
ao aluguel de duas fotocopiadoras não pôde ser, em consequência, paga
tempestivamente, tendo sido aplicadas as multas correspondentes.
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M. R.E.
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118. Em razão da principal fragilidade encontrada pelo Posto com a
implantação do sistema SIAFI -- a falta de pessoal e a ausência de operadores
capacitados no aplicativo -- solicitei, ainda em agosto de 2009, pelo tel.
511/2009, a vinda de missão de treinamento da COF para formar funcionários de
CG-Londres.
119. Conforme relatado pelo tel. 101/2010, a missão de habilitação e
treinamento no programa SIAFI no CG-Londres foi finalmente realizada durante
quatro semanas, no início do corrente ano. O treinamento foi coroado com pleno
sucesso, tendo o Posto logrado a capacitação de duas novas operadoras do
aplicativo SIAFI. Essas duas contratadas locais foram, posteriormente,
devidamente acreditadas no sistema.
Sanou-se, dessa forma, dificuldade estrutural do Posto desde a implantação do
sistema: a ausência de pessoal qualificado suficiente para sua efetiva operação.
Comentário da Auditoria
120. Os argumentos apresentados pelo Gestor de que o aluguel das
copiadoras não pôde ser pago tempestivamente, devido à falta de pessoal para
efetuar o pagamento, não pode ser acatado. A Auditoria entende que o
pagamento de juros em razão do atraso do pagamento de compromissos já
assumidos implicou evidente prejuízo ao Erário.
Recomendação
121. Emitir Guia de Recolhimento da União, e efetuar o recolhimento
aos cofres públicos do valor equivalente a £ 74,75 (setenta e quatro libras
esterlinas e setenta e cinco pence).
III.8 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas
apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades constantes do
relatório de auditoria de gestão.
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122. A Equipe de Auditoria não identificou nenhuma irregularidade
praticada pela Unidade no exercício de 2009.
IV - CONCLUSÃO
123. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o
presente processo, concluo pela REGULARIDADE COM RESSALVA do
processo de contas da Unidade Gestora.
Brasília-DF, em 30 de junho de 2010.
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