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Ref. :Fluxo de Caixa e Bancos – 01

Visual Rodopar Data : 16/09/2009

Manual Financeiro – Contas à Pagar Página 1 de 19

Elaborado por : Rodrigo Baptistela

(11) 4022-4050 www.datapar.com.br

Descrição

Este manual tem como principal finalidade, ajudar os usuários nas movimentações do Contas à Pagar.

Relação dos Tópicos a serem vistos neste manual

- Contas à Pagar

o Fluxo de Caixa -> Cadastros

– Histórico do Contas à Pagar;

– Contrato de Fornecedores; o Fluxo de Caixa -> Movimentação

– Entrada do Contas à Pagar;

– Baixa do Contas à Pagar;

– Cancelamento de Cheques;

– Desdobramento de Duplicatas à Pagar;

– Aprovação do Contas à Pagar,

– Remessa do Contas à Pagar;

– Geração de Contratos de Fornecedores; o Relatórios

– Contas à Pagar -> Emissão de Cheques

– Relatórios do Contas à Pagar.

- Tarefas do Financeiro

o Contas à Pagar;

– ERP -> Entrada no Contas à Pagar;

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Contas à Pagar - Cadastro

Histórico do Contas à Pagar

Para cadastrarmos um histórico do contas à pagar, vá em Fluxo de Caixa -> Cadastro -> Histórico do Contas à Pagar.

Para cadastrar um histórico, clique em Incluir informe a filial, a descrição, o tipo de Histórico e se representa baixa total. Neste cadastro estaremos cadastrando os seguintes tipos Baixa Total, Baixa Parcial, Devolução entre outras.







Contrato de Fornecedores

Para cadastrarmos contrato de fornecedores vá em Fluxo de Caixa -> Cadastro -> Contrato de Fornecedores.

Para cadastrar um contrato de fornecedor, clique em Incluir, informe o código do fornecedor (F2 para Buscar o Cadastro), informe a Série do Contrato, Filial do Contrato (F2 para Buscar o Cadastro), Tipo de Serviço (F2 para Buscar o Cadastro), Indíce (F2 para Buscar o Cadastro), o Banco (F2 para Buscar o Cadastro), a tarefa para gerar a classificação do contas à pagar (F2 para Buscar o Cadastro), a Vigência (Data Inicial e Data Final), Períodicidade (Semanal, Quinzenal, Mensal, etc...), valor contrato, valor da(s) parcela(s) entre outras informações.







Contas à Pagar - Movimentação

Entrada do Contas à Pagar

Para visualizarmos ou cadastrarmos um documento no contas à pagar vá em Fluxo de Caixa -> Movimentação -> Entrada Contas à Pagar.

A maioria dos documentos lançados no contas à pagar vem de outros módulo do sistema com “Entrada de Materias, Lançamento de Multas, Conferencia de Abastecimento, Ficha de Trafego, Geração de Contrato de Fornecedores dentre outros”, porém alguns lançamentos da Folha de Pagamento, por exemplo, podem ser lançados diretamente no contas à pagar.







Para Lançarmos um documento direto no contas à pagar , na Aba “Documento”,

clique em Incluir, informe o fornecedor (no caso da folha, podemos informar a própria empresa de transportes), a série, nº documento, tipo de documento( F2 para Buscar o Cadastro), Filial (F2 para Buscar o Cadastro), Indíce (F2 para Buscar o Cadastro), Operação de Cobrança, Data de Emissão, Data de Referência do Lançamento,Valor do Documento, IR (se tiver), PIS (Pis, Cofins e CSLL se tiver), ISS (se tiver), INSS (se tiver).

Na Aba “Parcelas”, informaremos a(s) parcela(s) do documento, para incluir

uma parcela clique em

, no caso de uma parcela o sistema preencherá os campos, basta

informarmos a data de vencimento e clicar no em

para confirmar a parcela.







No caso de incluirmos um documento manualmente com mais de uma parcela na

Aba “Parcelas”, clique em , clique em parcelamento automático , o sistema abre uma tela onde a forma de pagamento ou o nº de parcelas, a parcela que inicia, a data da primeira parcela, informe o que o sistema deverá fazer quando a parcela cair em um dia não útil, para finalizar clique em salvar.

O sistema gera todas as parcelas automaticamente.







Na aba “Classificação”, informaremos o rateio do financeiro, para incluirmos uma

classificação clique em , informe a Unidade de Negócio, o Centro de Gasto, o Centro de

Custo, a Classificação Sintética, a Classificação Analítica e o Valor do Documento, clique em para finalizar o lançamento, deixando o documento na situação “Devedor”. Detalhe, se o documento ficar na situação “Inconsistente” é porque o valor do documento não bate com o valor das parcelas.

Existem outras abas na tela do contas à pagar poderem nessa abas ficam armazenados os históricos de movimentações, são elas “Baixas , Ocorrências, Documentos Desdobrados, Quebra de Peso e Desdobramento Contábil”.







Baixa do Contas à Pagar

Para darmos uma baixa manual, ou seja, que não gere uma movimentação bancária vá em Fluxo de Caixa -> Movimentação -> Baixa Contas à Pagar.

Para realizarmos uma baixa manual, clique em, no campo Nº Documento consulte o documento pela tecla (F2), marque o documento e clique em selecionar.







Após selecionar, clique “ENTER”, informe o tipo de documento, a conta (só

informativo, não vai fazer movimentação na conta), o histórico da baixa, data do pagamento e clique em “Salvar”, o sistema irá baixar o documento sem fazer movimentação bancária.

Obs: Este tipo de somente deverá ser feito se precisarmos baixar um documento sem precisar fazer movimentação bancária.

Cancelamento de Cheques

Para Cancelarmos um cheque vá em Fluxo de Caixa -> Movimentação – Cancelamento de Cheques.







O campo Número clique (F2) e busque o documento (Cheque) a ser cancelado,

informe o Motivo do Cancelamento, informe a data do cancelamento e clique no botão “Salvar”.

Temos a opção de voltar o documento (cheque) para situação “Inconsistente” para isso basta marcar a opção “Voltar para inconsistente”, com isso o usuário poderá acertar o documento e efetuá-lo novamente.







Desdobramento de Duplicatas à Pagar

Para realizarmos um desdobramento de duplicatas onde conseguimos fazer várias notas virarem um boleto, ou um contrato virando uma nota, vá em Fluxo de Caixa -> Movimentação -> Desdobramento de Duplicatas.

Para realizar um desdobramento clique em Incluir, clique em , no campo Nº Documento clique (F2) e busque o documento a ser desdobrado, clique em “Fecha Transferência”







O Sistema perguntará se deseja realmente fazer a transferência, clique em

“Sim”.

Informe o fornecedor, a Série, Nº Documento, Tipo, Filial, Indice, Banco, Emissão, Vencimento, Alguma referencia e clique no botão “Salvar”.

Aprovação do Contas à Pagar

Para autorizarmos um documento para pagamento no contas à pagar, vá em Fluxo de Caixa -> Movimentação -> Aprovação Contas à Pagar.







Na aprovação poderemos utilizar os filtros (Filial, Documento, Data de Emissão,

Data de Vencimento, entre outros) para facilitar a busca do(s) documento(s), selecione o documento(s) e clique no Botão desejado (“Bloquear”, “Desbloquear”, “Liberar” ou “Reprovar”).

Remessa do Contas à Pagar

Para gerarmos uma Remessa do Contas à Pagar vá em Fluxo de Caixa -> Movimentação -> Remessa Contas à Pagar







Para gerarmos um remessa para envio do contas à pagar, bastar clicarmos no botão

incluir, informar a filial, nº da remessa (Automático), Conta Corrente de Pagamento, selecionar os documentos na situação “Devedor” e Clicar no botão “Gerar Remessa”

Obs: Antes de gerarmos um remessa é necessários conferirmos se os dados estão corretos, se a Modalidade está correta para que o banco não rejeite o arquivo.

Clique no Botão processar.







Para importarmos o retorno, entre na remessa gerada, clique no botão “Retorno”.

Clique no ... e busque a pasta onde esta armazenada o arquivo retorno, após selecioná-lo clique no botão “Processar Retorno”, o sistema gera um Cheque com os documentos da remessa na situação “Inconsistente” para conferencia, para baixar os arquivos clique no botão efetuar do cheque.







Geração de Contratos de Fornecedores

Para gerarmos o contrato de fornecedores no contas à paga, vá em Fluxo de Caixa -> Movimentação -> Geração de Contrato de Fornecedores.

Para gerar, selecione o período, informe a filial, o fornecedor, clique em Adic. Fornecedor e Clique no botão “Gerar”.







Contas à Pagar – Relatórios

Para visualizarmos os relatórios do contas à pagar vá em Fluxo de Caixa -> Relatórios -> Emissão de Relatórios.

Os relatórios estão no sub-módulo “Contas à Pagar”.







Tarefas do Financeiro

As tarefas deve ser criadas para facilitar o lançamento do usuário e diminuir a possibilidade de erro no rateio que afetam diretamente nos lançamentos contábeis.

Contas à Pagar

ERP -> Entrada no Contas à Pagar

Para criarmos uma tarefa do contas à pagar, vá em Parâmetros -> Tarefa -> Tarefa (ERP).

Clique em Incluir, na aba “Geral”, informe a Descrição da Tarefa, utilize o módulo “Contas à Pagar”, o Sub-Módulo “CPA – Entrada Contas a Pagar” e Clique no botão “Salvar”.







Na aba “Entrada Contas Pagar”, informe o tipo de documento, o fornecedor, a filial (se

especifico para aquela filial), e clique na opção “Rateia Automaticamente”.

Na aba “Rateio”, clique em , informe a unidade de negocio, o centro de gasto, o centro

de custo, a classificação sintética e classificação analítica, clique em , se desejar ratear percentualmente na unidades, aplique a mesma regra.


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