manual de ms project 2007 completo

Microsoft Project (verso 2007)Autor: Luciano Venelli Costa Verso: 1 sem. 2009

ApresentaoEste manual parte integrante dos mdulos que incluem a Gesto de Projetos dos cursos da Universidade Metodista de So Paulo. Seu contedo pode ser estudado em 12 horas individualmente. O MS Project apenas uma ferramenta usada para apoiar a gesto de projetos, cujos conceitos devem ser aprimorados teoricamente para que o uso da ferramenta tenha efetividade. A fim de que este material possa ser usado sem a aplicao dos conceitos tericos, foi criado um problema hipottico, com fins didticos, e cuja soluo adotada no a melhor, mas a que permite introduzir mais recursos da ferramenta MS-Project para que os participantes conheam e vejam sua aplicabilidade. Este roteiro seqencial, portanto, o estudante deve segui-lo passo a passo a fim de uma compreenso geral das possibilidades do software e, posteriormente, poder aplic-lo em seu projeto particular.

Mini-currculo: prof. Luciano Venelli CostaDoutorando em Administrao pela FEA-USP desde 2007, na linha de pesquisa Gesto de Pessoas. Coordenador do Curso Superior de Tecnologia em Gesto de Recursos Humanos, na modalidade Educao a Distncia, na Univ. Metodista de So Paulo desde 2006. Mestre em Administrao pela Univ. Metodista de So Paulo em 2003, na linha de pesquisa em Gesto das Organizaes. Professor da disciplina Gesto de Projetos dos cursos de Administrao da Univ. Metodista de So Paulo desde 2003. Gerente de Projetos da Pr-Reitoria de Educao a Distncia da Univ. Metodista de So Paulo desde 2001. Engenheiro eletrnico com Ps-Graduao em Tecnologia de Internet.

Bibliografia bsicaMAXIMIANO, A. C. A. Administrao de Projetos: como transformar idias em resultados. 3. ed. So Paulo: Atlas, 2008. MENEZES, L. C. M. Gesto de Projetos. 2. ed. So Paulo: Atlas, 2003. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE Brasil www.pmi.org.br PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE So Paulo www.pmisp.org.br

Download da verso de teste do softwareO MS-Project pode ser baixado do site da Microsoft na verso 2007 (a mais atual) para uma utilizao durante 60 dias. O endereo para download :http://trial.trymicrosoftoffice.com/trialbrazil/product.aspx?re_ms=oo&family=projectpro&culture=pt-BR.

Outra forma de localizar o endereo entrar pelo site da Microsoft nos EUA (www.microsoft.com), e procurar pelo download do software Project Professional 2007Trial Version.

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Prof. Luciano Venelli Costa

Proj200901-Manual de MS Project2007

Universidade Metodista de So Paulo - FCA

ndiceAPRESENTAO.......................................................................................................... 1 MINI-CURRCULO: PROF. LUCIANO VENELLI COSTA ................................................................... 1 BIBLIOGRAFIA BSICA ..................................................................................................... 1 DOWNLOAD DA VERSO DE TESTE DO SOFTWARE ...................................................................... 1 INTRODUO ............................................................................................................. 3 COMO ACESSAR O MANUAL DO SOFTWARE .............................................................................. 3 PREPARANDO A REA DE TRABALHO ...................................................................................... 3 PROJETO-EXEMPLO ......................................................................................................... 4 POR ONDE COMEAR NO MS PROJECT? ................................................................................. 5 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. PROPRIEDADES DO ARQUIVO .............................................................................. 5 DEFINIO DO PERODO TIL DO PROJETO........................................................ 6 DATA DE INCIO DO PROJETO ............................................................................. 8 INSERO DE TAREFAS E DURAES................................................................... 8 VNCULOS ENTRE ATIVIDADES .......................................................................... 10 INFORMAES ESPECFICAS DAS ATIVIDADES ................................................. 12 RECURSOS DISPONVEIS................................................................................... 12 ATRIBUIO DE RECURSOS ............................................................................... 14 ANLISES DE CUSTOS, PRAZOS E AJUSTES........................................................ 14 MODOS DE EXIBIO..................................................................................................... ZOOM ...................................................................................................................... TABELAS ................................................................................................................... OUTRAS PROPRIEDADES DAS TAREFAS: RESTRIES ................................................................ COMO VER O ORAMENTO DO PROJETO ................................................................................ TAREFAS CRTICAS E REDUO DO TEMPO DO CRONOGRAMA ....................................................... COMPENSANDO O TEMPO COM RECURSOS ............................................................................. SUPERALOCAO E REDISTRIBUIO DE RECURSOS ................................................................. LINHA DE BASE ........................................................................................................... 14 16 16 17 18 18 19 20 21

10. RELATRIOS E OUTRAS INFORMAES DE UM PROJETO ................................... 21 CONTROLE E EXECUO DO PROJETO....................................................................... 22 BARRA DE FERRAMENTAS DE CONTROLE ............................................................................... 22 MODO DE EXIBIO GANTT DE CONTROLE ............................................................................ 22 SIMULANDO SITUAES REAIS.......................................................................................... 23 RECURSOS COMPARTILHADOS E SUBPROJETOS ....................................................... 25 RECURSOS COMPARTILHADOS........................................................................................... 25 SUBPROJETOS ............................................................................................................. 26 NOTA DO AUTOR....................................................................................................... 26

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MICROSOFT PROJECT 2007IntroduoEste manual vai usar a seguinte nomenclatura: Quando for para clicar em uma seqncia de menus e sub-menus, ser utilizado smbolo ->. Ex: clique no menu Arquivo -> Propriedades, significa que para clicar no menu Arquivo e depois no sub-menu Propriedades; Sempre que for utilizada a palavra menu, significa que um dos itens da barra de menus identificada na figura abaixo:

Sempre que for utilizada a palavra ferramenta, significa que um dos cones da barra de ferramentas identificada na figura abaixo:

Embora este manual ajude a solucionar passo a passo um problema de projeto, provavelmente voc vai precisar se aprofundar na ferramenta quando se deparar com problemas da vida real. Gostaria de encoraj-lo(a) a buscar as solues para as dificuldades que encontrar, no manual interno (Ajuda), que vem com o prprio software.

Como acessar o manual do softwarePara acessar o manual interno do MS Project, siga os passos abaixo: 1. Clique no menu Ajuda -> Ajuda do Microsoft Office Project 2. Clique em Criando um projeto. 3. Clique na ferramenta Residncia para voltar tela inicial da ajuda. 4. Clique na ferramenta Mostrar sumrio para visualizar todas as categorias de ajuda. 5. Aps explorar a Ajuda, feche-a para comearmos a trabalhar no projeto-exemplo.

Preparando a rea de trabalhoUma barra interessante para deixar na rea de trabalho e que muito usada chama-se Barra de Modos. Para disponibiliz-la, clique no menu Exibir -> Barra de Modos.

Barra de modos

Esta barra apresenta os vrios modos de exibio do MS Project. Um projeto pode ser apresentado sob a forma de diagrama de rede, calendrio, Grfico de Gantt e outros.1 semestre de 2009 Pg. 3 de 26 Prof. Luciano Venelli Costa



Para insero das atividades vamos usar prioritariamente o modo Grfico de Gantt. Portanto, caso a sua tela no parea com a da figura acima, clique na ferramenta Grfico de Gantt na Barra de Modos esquerda.

Projeto-exemploEste manual est baseado em um exemplo de projeto de mudana de um apartamento para uma casa trrea. Foi escolhido por ser um projeto bastante simples, que a maioria das pessoas conhece.

Escopo: mudana para uma casa trreaVoc acaba de alugar uma casa trrea que precisa de reformas de pisos e azulejos, pintura interna, externa, limpeza interna e externa. Alm disso, voc atualmente mora em um apartamento e paga aluguel, de forma que economizar um bom dinheiro se mudar antes do prazo de vencimento do contrato. O projeto comea com o aluguel da casa trrea e termina quando todos os seus mveis estiverem dentro dela, arrumados, e a casa esteja completamente pintada e limpa.

Premissas e restriesSuponha que seu projeto vai comear no dia 13 de abril de 2009. O dia oficial de trabalho de 8 horas por dia, mais 4 horas no sbado, totalizando 44 horas semanais da trabalho. Segunda a sexta das 8h s 12h e das 13h s 17h, e aos sbados das 8h s 12h. O ms composto de 22 dias de trabalho, ou seja, 176 horas. A reforma de pisos e azulejos feita em uma semana, por um pedreiro que cobra R$ 80,00 por dia. A pintura interna leva duas semanas e a pintura externa leva uma semana, se executadas por um nico pintor. Cada pintor cobra R$100,00 por dia e voc pode contratar at 2 pintores. A limpeza da parte interna deve levar um dia e a limpeza da parte externa mais um dia. A faxineira cobra R$60,00 por dia. O processo de mudana formado por trs partes: Empacotamento no seu apartamento: 1 semana Transporte do apartamento para a casa trrea : 2 dias (duas viagens de um dia cada) Arrumao dos mveis na casa trrea: 2 dias.

A empresa de mudana cobra um valor fixo de R$1200,00 para empacotar, transportar e arrumar a mudana. Essa empresa cobra no incio do trabalho. A data de vencimento do aluguel do apartamento em que voc mora todo dia primeiro. Se, no dia 1 de maio, voc ou a moblia ainda estiverem no apartamento, voc dever pagar mais um aluguel, que de R$1200,00. O custo do aluguel da casa trrea de R$1100,00 por ms. O aluguel comear a ser pago imediatamente e faz parte do oramento do projeto. O capital disponvel desde o aluguel inicial at o final do projeto (dia em que estar morando e com a mudana desfeita na casa nova, limpa e pintada) de R$ 5.500,00.

Premissas de PlanejamentoA reforma pode ser feita simultaneamente com a pintura, desde que a pintura esteja acontecendo onde a reforma j foi terminada. Vamos supor que a pintura interna possa terminar dois dias depois que a reforma terminar, para que o pintor termine seu servio no ltimo cmodo que o pedreiro concluiu dois dias antes. interessante que as sub-tarefas que compem o processo de mudana fiquem todas juntas (que o empacotamento e o transporte aconteam o mais tarde possvel) porque voc1 semestre de 2009 Pg. 4 de 26 Prof. Luciano Venelli Costa



precisar pagar um hotel durante este processo, e isto inclui o fim de semana. O hotel encontrado mais barato cobra diria de R$70,00 com pagamento dirio. A limpeza s pode ocorrer aps a pintura e o transporte s pode chegar na casa aps a limpeza interna.

Por onde comear no MS Project?Uma vez que o escopo do projeto e as atividades estejam definidas, hora de coloc-las no MS-Project para analisar o cronograma e o oramento. Neste caso, ser possvel concluir sobre a viabilidade ou no do projeto, bem como aprimorar o plano. A seqncia de utilizao do MS-Project para o planejamento : 1. Preencher as propriedades do arquivo (no obrigatrio, mas recomendvel); 2. Definir o perodo til do projeto (definio da relao entre unidades de tempo e horas de trabalho semanais) 3. Definir a data de incio do projeto (mesmo que seja alterada posteriormente) 4. Digitao das atividades com a durao 5. Estabelecimento dos vnculos entre atividades 6. Configurao de propriedades especficas de algumas atividades 7. Digitao das caractersticas dos recursos disponveis 8. Atribuio dos recursos s tarefas 9. Anlises de custos, prazos e ajustes. 10. Relatrios.

1. Propriedades do arquivo sempre importante cadastrar as propriedades de um projeto. Isto facilitar encontr-lo em meio a tantos outros arquivos do seu computador, alm de que estas informaes sairo em alguns relatrios. Para cadastrar as propriedades de um projeto... 1.1 Clique no menu Arquivo -> Propriedades 1.2 Clique na guia Resumo 1.3 Preencha conforme a figura abaixo:

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2. Definio do perodo til do projetoEsta uma das principais tarefas de incio de um projeto. importante estabelecer a relao entre as unidades de tempo do projeto e as horas de trabalho dirias, sem esquecer dos feriados. O calendrio padro do projeto ser aquele que a maioria das pessoas e tarefas do projeto seguiro. Para configurar a relao entre as unidades de tempo: 2.1 2.2 Clique no menu Ferramentas - > Alterar perodo til... -> Opes Definir incio da semana na Segunda-feira, ano fiscal iniciando em Janeiro, entrada s 8:00 hs e sada s 17:00 hs, perodo dirio de 8hs e semanal de 44hs. (dias por ms = 22)

importante que o nmero de horas trabalhados na semana coincida com o calendrio posteriormente. Por exemplo, se um projeto for trabalhado 4 horas por dois dias da semana e 2 horas em um terceiro dia, o perodo semanal ser de 10 horas e voc pode dizer que um dia de 4 horas (sendo trabalhados dois dias e meio na semana). O importante saber o que voc est pensando sobre uma tarefa que leve um dia para ser executada (ela leva um dia de 4 horas ou um dia de 2 horas?). 2.3 Digite OK. Aps fechar as Opes, vamos configurar o calendrio padro para o projeto: Vamos comear definindo o horrio padro dos dias da semana. No importa o ms que esteja sendo exibido porque ele vai selecionar todos os dias da semana de todos os meses.

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2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

Clique na guia Semanas de Trabalho. Estando selecionada a linha em que est escrito Padro, clique em Detalhes. Mantendo a tecla SHIFT pressionada, selecione todos os dias da semana (segundafeira at sexta-feira) Clique na opo Definir dia(s) para perodos de trabalho especficos. Ficar habilitada a tabela abaixo para voc inserir o horrio dirio de trabalho: das 8:00 s 12:00 e das 13:00 s 17:00. ATENO: o nmero que voc insere s confirmado depois que voc clica em outra clula (talvez o 17:00 no se confirme se voc no clicar na clula debaixo, por exemplo) Depois, clique no sbado e defina trabalho das 8:00 s 12:00.

2.9

2.10 Clique em OK. Feriados Os feriados tambm precisam estar no calendrio. 2.11 Selecione, na figura do calendrio, os dias 20 e 21 de abril de 2009, segurando a tecla SHIFT. 2.12 Clique na guia Excees. Clique na primeira linha da coluna Nome e digite: Dia de Tiradentes emenda de feriado. Incio: 20/4 e trmino 21/4 2.13 Clique na coluna onde est o dia 20/4 para habilitar o boto Detalhes... Clique nele. 2.14 Confirme se est agendando como FOLGA para os dois dias e clique em OK. 2.15 Na linha debaixo do Dia de Tiradentes... agende o feriado com emenda no sbado para o Dia do Trabalho, em 1 e 2 de maio. Sua tela deve estar assim:

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2.16 Clique em OK para encerrar a configurao do perodo til.

3. Data de incio do projetoPara configurar a data de incio do projeto... 3.1 Clique no menu Projeto -> Informaes sobre o projeto. possvel configurar um projeto pela data de incio ou de trmino. Se voc definir a data de trmino, todas as tarefas so agendadas do futuro para trs, de forma que voc saber, ao final, quando deve comear o projeto para cumprir o prazo. No muito comum este tipo de planejamento. Costumamos definir por data de incio e, se vemos que no vamos conseguir cumprir o prazo, rearranjamos as tarefas de forma a adiantar a data de trmino. 3.2 Defina a data de incio para 13/04 e clique em OK. No preciso configurar as outras opes.

Salvar o arquivo Aps prepararmos o arquivo do Project para receber as demais informaes do projeto, vamos salv-lo. Para salvar o arquivo: 3.3 Clique na ferramenta Salvar e salve-o com o nome Mudana - .

4. Insero de tarefas e duraesUma vez definido o calendrio, a data de incio e as propriedades do projeto, j possvel comear a inserir as tarefas que comporo o projeto. Releia o problema do projeto-exemplo (pgina 4) e tente inserir as tarefas que compem o projeto. Tarefas comuns 4.1 4.2 Para inserir uma tarefa, basta digit-la no campo Nome da Tarefa. Para inserir a durao, digite o tempo seguido de uma das iniciais: D: para dias; H: para horas; S: para semanas; M: para minutos. OBS: para meses, preciso escrever por extenso. Tarefa Reforma de pisos e azulejos Pintura interna Pintura externa Limpeza interna Limpeza externa Empacotamento Transporte Arrumao Marcos (milestones) Marcos (milestones) ou etapas so tarefas que marcam o incio ou fim de uma fase dentro do projeto. Em geral, so tarefas sem durao e o modo de represent-las digitando uma durao igual a 0 (zero). So os marcos importantes do projeto, como Assinatura do contrato, Entrega da fase 1 etc. Para abrir uma linha para insero de uma nova tarefa:1 semestre de 2009 Pg. 8 de 26 Prof. Luciano Venelli Costa

Para o projeto-exemplo, voc deve ter inserido as tarefas abaixo: Durao 1s 2s 1s 1d 1d 1s 2d 2d



4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Selecione a linha 1. Clique no menu Inserir -> Nova Tarefa. Clique no campo do nome da tarefa e digite: Aluguel da casa trrea com durao igual a 0 (zero) e tecle ENTER. Aps a ltima tarefa (Arrumao), insira mais um marco com o ttulo: Sada do apartamento. Aps, acrescente o marco Trmino do projeto.

Para inserir um marco:

Tarefas resumo Algumas tarefas podem ser subdivididas em outras tarefas menores. Neste projetoexemplo, o empacotamento, o transporte e a arrumao fazem parte de uma tarefa resumo que pode ser chamada de Processo de mudana. Para inserir uma tarefa resumo, primeiro insira-a antes das subtarefas que a compem: 4.8 Insira uma nova tarefa (veja itens 4.3 e 4.4) antes de Empacotamento (tarefa da linha 7) e d o ttulo de Processo de Mudana. No se preocupe com a durao por enquanto. Selecione as subtarefas Empacotamento, Transporte e Arrumao .

Para configurar subtarefas de uma tarefa resumo: 4.9

4.10 Clique na ferramenta Recuo

Repare que um sinal de menos ficou esquerda da tarefa resumo. Um clique neste sinal faz com que as subtarefas fiquem ocultas, de forma que todo o projeto possa ser visto somente pelas tarefas resumo. Se for necessrio e interessante expandi-las para mostrar detalhes, basta clicar no sinal de mais esquerda das mesmas. A tarefa resumo automaticamente passa a ter a durao das suas subtarefas. Neste caso, como as subtarefas esto simultneas, a tarefa resumo ficou com a durao da maior. Tarefas recorrentes Algumas tarefas acontecem em perodos, como reunies semanais, por exemplo. Neste exemplo, vamos inserir como tarefa recorrente as Dirias de hotel. Lembre-se que voc pagar dirias de hotel no perodo em que ocorrer o processo de mudana. Para saber quando uma tarefa est acontecendo: 4.11 Pare o mouse sobre o desenho da tarefa Processo de mudana no lado direito da tela (grfico) e aparecer temporariamente uma caixa com informaes da tarefa, como a figura abaixo:

Repare que a mudana est acontecendo no perodo entre 13/4 e 18/4. exatamente neste perodo que voc deve pagar o hotel. Para inserir tarefas recorrentes: 4.12 Selecione a linha em que a tarefa deve ser inserida. Neste caso, a tarefa 12, ou seja, Trmino do projeto. 4.13 Clique no menu Inserir -> Tarefa recorrente... Preencha com os dados abaixo: o o Nome da tarefa: Dirias de hotel Durao: 0 (zero) a diria de hotel no tem uma durao trabalhada no projeto (horas somadas s horas de trabalho do projeto), portanto

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trataremos como etapas e o custo no ser por dia, mas por cada vez que a etapa ocorrer.1 o o o Padro de recorrncia: Diariamente. Todo 1 dia (no dia til, pois deve ser cobrado tambm aos finais de semana) Intervalo de recorrncia incio: 13/4 - trmino: 18/4. Clique em OK.

Repare que as dirias ficaram como tarefas resumo e, ao clicar no sinal de mais, mostra cada uma das etapas (cada diria de hotel), inclusive contando as do final de semana, se for o caso.

5. Vnculos entre atividadesNem todas as tarefas podem acontecer simultaneamente. No inteligente terminar a pintura ou a limpeza antes da reforma de pisos e azulejos, por exemplo. Para criar vnculos entre tarefas, importante concentrar-se na natureza da tarefa e no nos recursos disponveis para execut-la. Se o pedreiro e o pintor fossem a mesma pessoa, claro que a reforma e a pintura no poderiam acontecer simultaneamente, mas esse tipo de problema o Project resolver quando inserirmos os recursos. Por enquanto, vamos nos concentrar nas tarefas. Para criar um vnculo entre tarefas: 5.1 Selecione as duas tarefas clicando em uma, segurando a tecla CTRL e clicando na outra. Por exemplo, selecione Aluguel da casa trrea e Reforma de pisos e azulejos Clique na ferramenta Vincular tarefas

5.2

Repare que uma seta identifica o vnculo no grfico e, se voc parar o mouse sobre ela, aparece a descrio do vnculo.

Este vnculo tem a caracterstica TI, isto , Trmino-a-incio. H 4 tipos de vnculos: TI Trmino-a-incio: significa que a tarefa B depende do trmino da tarefa A para poder iniciar. No exemplo: A reforma de pisos e azulejos depende que a tarefa aluguel da casa esteja concluda para poder iniciar. TT Trmino-a-trmino: significa que a tarefa B depende do trmino da tarefa A para poder terminar. Isto quer dizer que se A no terminar, B ter seu trmino adiado, ou seja, B no pode terminar antes de A. Um exemplo seria entre Pintura interna e Reforma de pisos e azulejos. A pintura no pode terminar enquanto a reforma no terminar. Se dissermos que a reforma ocorre em ambientes diferentes da pintura, a pintura vai terminar uns dois dias depois da reforma, quando se estar pintando o ltimo ambiente que a reforma terminou. II Incio-a-incio: significa que a tarefa B depende do incio da tarefa A para poder iniciar. No possvel iniciar uma antes da outra. Um exemplo seria a correo de provas e o lanamento das notas no sistema. No possvel iniciar o lanamento das notas se no tiver iniciado a correo. IT Incio-a-trmino: significa que a tarefa B depende do incio da tarefa A para poder terminar. o caso da troca de seguranas: o segurana B no pode

Esta no a melhor maneira de inserir este tipo de custo no projeto, mas o objetivo ensinar um exemplo de tarefa recorrente.1 semestre de 2009 Pg. 10 de 26 Prof. Luciano Venelli Costa

1



terminar seu expediente enquanto o segurana A no chega para iniciar o prximo. A tarefa que est terminando que depende da outra que se iniciar, o que o oposto do caso TI. Para criar um vnculo diferente do padro TI: 5.3 5.4 Selecione as tarefas. Por exemplo: Reforma...(2) e Pintura interna (3) Crie um vnculo TI (itens 5.1 e 5.2)

D duplo-clique na seta do vnculo (no grfico). Abrir a seguinte janela:

Duplo-clique

Clique para outros tipos de vnculo

5.5 5.6

Clique na caixa de combinao do tipo de vnculo. Selecione o vnculo desejado. Neste exemplo: Trmino-a-trmino (TT)

Alm do vnculo, nesta mesma janela possvel adicionar a latncia de 2 dias para a pintura terminar dois dias depois que a reforma terminar. Para adicionar latncia: 5.7 Estando com a janela Dependncia entre tarefas aberta (item 5.4), clique nas setas para cima e para baixo para mudar o tempo de latncia. Este tempo tambm pode ser digitado em semanas (s), horas (h) e minutos (m). E tambm pode ser negativo. No exemplo, digite 2 dias de latncia e clique em OK. Complete os vnculos entre as outras tarefas: Pintura interna Limpeza interna TI (use o CTRL para selecionar tarefas no adjacentes) Pintura externa Limpeza externa TI Empacotamento, transporte e arrumao TI Limpeza interna Transporte TI Transporte Sada do apto TI Arrumao Trmino do Projeto - TI Limpeza externa Trmino do Projeto TI Seu projeto deve estar parecido com a figura abaixo:

5.8

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6. Informaes especficas das atividades possvel inserir outras informaes sobre as tarefas. Para exibir mais informaes sobre as tarefas: 6.1 6.2 Selecione uma tarefa. Por exemplo: Sada do apartamento Clique na ferramenta Informaes sobre a tarefa .

As informaes que aparecem sobre a tarefa esto divididas em categorias, dispostas em Guias na parte superior da janela: 6.3 6.4 Geral: contm as informaes de incio e trmino, prioridade, porcentagem concluda etc. Predecessoras: contm as tarefas das quais a tarefa selecionada depende devido aos vnculos criados. Recursos: apresenta os recursos necessrios execuo da tarefa2 Avanado: prazos, restries e outras caractersticas particulares da tarefa Anotaes: espao para informaes complementares da tarefa. Na guia Avanado, defina que o prazo final da tarefa Sada do apartamento 30/04/2009, ou seja, um dia antes do vencimento do aluguel. Na guia Anotaes, digite: Esta tarefa precisa terminar antes do vencimento do aluguel, ou dever assumir um custo de R$1200,00 do aluguel do ms seguinte. Clique em OK.

6.5

Repare que ficou uma anotao amarela ao lado da tarefa que, ao passar o mouse por cima, mostra qual o contedo da mesma. E no grfico ficou uma marca verde indicando o prazo final para esta tarefa. A placa vermelha alerta que o prazo que definimos no obedece a data de trmino da tarefa.

Prazo final

7. Recursos disponveisRecursos podem ser de mo-de-obra e materiais. Primeiro preciso criar uma lista de recursos. O primeiro passo para criar uma lista de recursos mudar o modo de exibio para a Planilha de Recursos. Para mudar o modo de exibio 7.1 Para mudar o modo de exibio basta clicar em outro modo desejado na Barra de Modos, que fica no lado esquerdo da janela do Project. Procure o modo Planilha de Recursos e clique nele. Tambm possvel mudar o modo de exibio clicando no menu Exibir -> Planilha de Recursos. Os campos a serem preenchidos para os recursos so: Nome do recurso: o nome da pessoa ou da funo. Ex: pedreiro, pintor, Joo Tipo: pode ser trabalho, material ou custo. Um recurso do tipo trabalho a mo de obra, ou seja, recursos humanos. O tipo material composto de produtos,

2

Veremos mais sobre os recursos no prximo tpico.Pg. 12 de 26 Prof. Luciano Venelli Costa

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como sacos de quantidade. Por limite. J o tipo (ver Acumular

cimento, computadores, etc. Significa que no h limites de exemplo: cimento. possvel usar vrios sacos de cimento sem custo usado somente para definir como o custo fixo ser pago abaixo)

Unidade do material: a unidade de medida do material. Por exemplo: sacos, litros, Kg etc. Iniciais: uma abreviatura do recurso. Pode-se escolher apresentar nos relatrios e grficos pelas iniciais. Grupo: se este recurso pertence a algum grupo. Por exemplo: contratados, funcionrios etc. Unidades mximas: somente para recursos do tipo Trabalho (mo-de-obra). Representa quantos ou quanto do tempo de um recurso possvel dispor no projeto. Ex: dois pintores (200%), meio perodo de uma faxineira (50%) etc. Taxa padro: quando o recurso pago por tempo. Ex: 50/d (significa R$50,00 por dia), 250/s (R$250,00 por semana), 30/h (R$30,00 por hora). No caso de recursos materiais, o valor por unidade. Por ex: preo de um saco de cimento (R$30,00). Taxa h. extra: o valor que o recurso deve receber se estiver trabalhando com sobrecarga (hora extra). Custo/uso: h recursos que no pagos por tempo, mas por servio. Por exemplo, a empresa de mudana cobra R$1000,00 por cada vez que utilizada e no pelo tempo. Normalmente, preenche-se este campo ou o campo Taxa padro. Acumular: quando o recurso receber. Se: no incio da tarefa; no fim da tarefa; ou rateado durante o decorrer da tarefa. Este dado importante para o fluxo de caixa. Calendrio base: cada recurso pode ter um calendrio exclusivo, assim como cada tarefa tambm. Mas preciso que a base do calendrio do recurso seja um dos disponveis no projeto. Normalmente, o prprio calendrio-padro do projeto. A, fica mais fcil alterar somente as particularidades do recurso em relao ao projeto. Cdigo: assim como as iniciais, so cdigos para os recursos. Por exemplo: eng4, arq2... Preencha somente com os dados identificados na tabela, deixando os demais em branco. ATENO: as taxas padro so por dia, e no por hora como o MS Project sugere. Voc tem que digitar o nmero/d.Tipo Rtulo Iniciais Unid. Mximas Taxa padro R$ 80,00/d R$ 100,00/d R$ 60,00/d Custo/uso Acumular

Preencher a planilha de recursos: 7.2

Nome do recurso

Pedreiro

Trabalho

Pe

100%

R$ 0,00

Rateado

Pintor

Trabalho

Pt

200%*

R$ 0,00

Rateado

Faxineira

Trabalho

Fx

100%

R$ 0,00

Rateado

Empresa de mudana Hotel

Trabalho

Em

100%

R$ 0,00/h

R$ 1.200,00

Incio**

Material

Diria***

Ht

R$ 70,00

R$ 0,00

Rateado

* Podemos contratar at dois pintores. ** A empresa de mudana cobra no incio e cobra pelo trabalho todo, no por tempo. *** O hotel no mo-de-obra, mas recurso material, que pode ser usado quantos forem necessrios.

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A lista de recursos representa apenas os recursos disponveis para o projeto. Eles poderiam estar a antes mesmo de existirem tarefas. A atuao de cada recurso definida na atribuio de recursos.

8. Atribuio de recursosAtribuir recursos s tarefas dizer quem faz o qu. Para atribuir os recursos, siga os passos abaixo: 8.1 8.2 8.3 Volte para o modo Grfico de Gantt (clicando na barra de modos esquerda ou no menu Exibir -> Grfico de Gantt) Selecione a tarefa qual o recurso ser atribudo. Por exemplo: Reforma de pisos e azulejos. Clique na ferramenta Atribuir recursos.

8.4 8.5 8.6 8.7

Selecione o Pedreiro e clique em Atribuir. Selecione a tarefa Pintura interna. Selecione o Pintor dentro da janela de Atribuir recursos e clique em Atribuir. Repita para a Pintura externa (Pintor) e as limpezas interna e externa (faxineira). Atribuir recursos implica em atender relao RECURSO X TAREFA X DURAO

No preciso fechar a ferramenta de atribuir recursos para atribu-los s outras tarefas.

Ex: Se a tarefa de Pintura interna era executada em duas semanas por um pintor e, foi determinada que a durao da mesma era de duas semanas, preciso ficar atento e atribuir 100% de um pintor para esta tarefa, neste momento. Se, depois, for resolvido que os dois pintores (200%) trabalharo na tarefa, ou que um s trabalhar meio perodo (50%), essa alterao deve acontecer aps a atribuio. O percentual que voc colocar posteriormente vai alterar a durao da tarefa, pois se um pintor faz em duas semanas, dois fazem em uma semana. Isto ser visto, na prtica, adiante. 8.8 No caso do processo de mudana, ser atribuda a Empresa de Mudana. Como ela cobra por uso e no por tempo, e o custo para o conjunto de tarefas (empacotamento, transporte e arrumao), ela deve ser atribuda tarefa resumo Processo de mudana. Se fosse atribuda a cada uma das trs subtarefas, o custo seria multiplicado por 3, uma vez que ela apareceria em 3 tarefas. No caso das dirias de hotel, podem ser atribudas tarefa resumo. Selecione a tarefa resumo Dirias de hotel, defina 1 Diria na coluna Unidades e depois clique em Atribuir. No se preocupe se houver alterao do tempo da tarefa para 1 dia, ns voltaremos a isso mais tarde.

8.9

9. Anlises de custos, prazos e ajustes.Para analisar o projeto, fundamental saber navegar entre os modos de exibio.

Modos de exibioNo Grfico de Gantt, possvel que o seu projeto esteja previsto em perodo diferente do que est sendo exibido na tela, como na figura abaixo.

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9.1

Para fazer o grfico movimentar o perodo at a coluna em que ocorre a tarefa, basta selecionar a tarefa e clicar na ferramenta Ir para a tarefa selecionada.

Aps o deslocamento, a barra desta tarefa deve aparecer no grfico, ou seja, o perodo foi movimentado no lado direito da tela.

O MS Project um grande banco de dados que associa tarefas, recursos, tempo, calendrio, custos e outras informaes adicionais de cada um deles. Baseado neste banco de dados, as informaes podem ser exibidas de diversas formas: Calendrio: apresenta uma espcie de cronograma das tarefas Diagrama de Rede: exibe as tarefas e dependncias entre tarefas em um grfico de fluxo ou de rede. Gantt de controle: semelhante ao Grfico de Gantt, porm voltado para comparar o planejado com o executado. Grfico de Gantt: tem, do lado esquerdo, uma tabela, e do lado direito, um grfico cronolgico. A separao entre os dois grficos pode ser deslocada (clicando e arrastando) para exibir mais colunas da tabela. Uso da tarefa: este modo apresenta, para cada tarefa, o tempo que cada recurso que a executa dedica a cada dia. Grfico de recursos: apresenta em grfico de colunas o percentual de utilizao de cada recurso por dia. Planilha de recursos: tabela para insero de dados de recursos. Uso do recurso: apresenta, para cada recurso, quais tarefas ele est executando a cada dia e quanto tempo est dedicando.Pg. 15 de 26 Prof. Luciano Venelli Costa

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Mais modos de exibio: possvel personalizar alguns modos de exibio e apresentar outros que no esto na barra de modos, como por exemplo, o Gantt detalhado, que mostra o caminho crtico e as margens de atraso.

Como alterar modos de exibio 9.2 Para alterar os modos de exibio, basta clicar em um novo modo na Barra de Modos esquerda ou no menu Exibir e no ttulo do modo desejado. Entre nos modos Diagrama de Rede, Calendrio e retorne ao Grfico de Gantt.

ZoomEm alguns modos de exibio, possvel aplicar Zoom na parte grfica. Como aplicar o Zoom: 9.3 Clique nas ferramentas Mais Zoom e Menos zoom e observe o que acontece.

TabelasAt este momento, s utilizamos as tabelas de entrada de recursos e de tarefas, mas o banco de dados do MS Project permite combinar muitas outras tabelas, com outros campos, tais como: custos das tarefas; durao real das tarefas; custo real; tempo trabalhado nas tarefas etc. Faremos um exemplo de uso das demais tabelas para inserir um custo fixo nas tarefas. H tarefas que, independentemente de recursos, tm um custo fixo, como, por exemplo, o aluguel da casa nova. Assinatura de contratos podem ser apenas marcos, porm terem custos fixos tambm, entre outros. Como inserir custos fixos 9.4 Estando no modo Grfico de Gantt, aumente a rea exibida da tabela clicando na diviso entre a tabela e o grfico e arrastando um pouco mais para a direita.

Repare que a tabela tinha mais campos (Incio, Trmino, Predecessoras, Nomes dos Recursos). 9.5 Vamos alterar a tabela. Clique no menu Exibir -> Tabela:Entrada -> Custo. Estvamos na tabela Entrada e vamos exibir agora a tabela Custo.

Repare que, alm da tabela Entrada e da tabela Custo, h muitas outras. Nos modos de exibio Uso da Tarefa e Uso do Recurso, as tabelas tambm podem ser trocadas para mostrar outros campos. 9.6 Na linha Aluguel da casa trrea acrescente um custo fixo de R$ 1.100,00. A acumulao deste custo fixo deve ser no Incio, pois no incio da tarefa j deve ser pago o aluguel. Como estamos ultrapassando a data de sada do apartamento, vamos ter que pagar mais um aluguel. Acrescente um custo fixo na tarefa Sada do apartamento no valor de R$ 1.200,00. Neste caso vamos deixar a acumulao do custo fixo como Fim, apenas para variar, pois em marcos (tarefas de durao zero) no faz diferena como ser acumulado o custo.

9.7

A coluna Custo Total apresenta a soma do custo fixo mais os custos dos recursos. A linha de base e as demais colunas sero explicadas adiante, no captulo de Execuo e Controle dos Projetos. A tabela deve estar com os seguintes dados:

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Nome da tarefa Aluguel da casa trrea Reforma de pisos e azulejos Pintura interna Pintura externa Limpeza interna Limpeza externa Processo de Mudana Empacotamento Transporte Arrumao Sada do apartamento Dirias de hotel Trmino do projeto9.8

Custo fixo Acumulao do custo fixo Custo total R$ 1.100,00 Incio R$ 1.100,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 1.200,00 R$ 0,00 R$ 0,00 Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Fim Rateado Rateado R$ 440,00 R$ 1.100,00 R$ 550,00 R$ 60,00 R$ 60,00 R$ 1.200,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 0,00 R$ 1.200,00 R$ 420,00 R$ 0,00

Volte a Exibir -> Tabela -> Entrada.

Outras propriedades das tarefas: restriesAinda no hora de ver o custo total do projeto. O tempo de hotel deve ser durante o Processo de Mudana. Por outro lado, o empacotamento poderia comear mais tarde, logo antes do transporte, para pagar menos dias de hotel. Para que o empacotamento ocorra o mais tarde possvel podemos configurar este fato como uma restrio da tarefa. 9.10 Selecione a tarefa Empacotamento. 9.11 Clique na ferramenta Informaes sobre a tarefa ou simplesmente d duploclique sobre o nome da tarefa. 9.12 Clique na guia Avanado. 9.13 Altere o campo Tipo de restrio para O mais tarde possvel e confirme em OK. Repare que o empacotamento est ocorrendo imediatamente antes do transporte. Agora vamos ajustar as datas de hotel para fecharmos o custo do projeto. 9.14 Pare o mouse sobre a barra preta do Processo de Mudana para sabermos quando devemos ir para o hotel (23/4 a 6/5). 9.15 D duplo-clique na tarefa resumo Dirias de hotel. 9.16 Altere os dias de ocorrncia para incio = 23/4 e trmino = 5/5 (pois no ltimo dia voc j poder dormir em casa). Clique em OK. Observe que alguns dias o hotel no est sendo cobrado, conforme figura abaixo:

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Para que todos os dias de hotel sejam cobrados, vamos atribuir o recurso novamente. 9.17 Selecione a tarefa resumo Dirias de hotel. 9.18 Clique na ferramenta Atribuir recursos. 9.19 Atribua 1 diria do recurso Hotel. Observe que agora todos os dias esto sendo cobrados (figura abaixo). Porm, os dias do final da semana so cobrados no prximo dia til do projeto.

Como ver o oramento do projeto9.20 Para ver o oramento e outras informaes sintetizadas sobre o projeto, clique no menu Projeto -> Informaes sobre o projeto -> Estatsticas O custo do projeto deve ser de R$ 6.620,00. Portanto, extrapolando nosso oramento de R$ 5.500,00.

Para reduzirmos o custo do projeto, uma das alternativas tentar sair antes do dia 30, pois essa ao resultaria em uma economia de R$ 1.200,00 do aluguel do apartamento.

Tarefas crticas e reduo do tempo do cronogramaPara reduzir o tempo do cronograma, importante identificar as tarefas crticas. Tarefas crticas so aquelas que, se atrasarem, atrasam o projeto. Elas no tm margem de atraso, ou seja, no tm folga. Para exibir as tarefas crticas do nosso projeto, aplicaremos uma auto-formatao. Como exibir tarefas crticas 9.21 Estando no Grfico de Gantt, clique no menu Formatar -> Assistente de Grfico de Gantt

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9.22 Clique em Avanar. 9.23 Selecione Caminho crtico e clique em Avanar 9.24 Clique em Avanar mais duas vezes e, por fim, clique em Formatar e Sair do assistente. Observe que algumas barras ficaram vermelhas. Estas so as tarefas crticas. Caso queiramos reduzir o prazo do projeto, o tempo dessas tarefas que precisa ser reduzido.

Compensando o tempo com recursosUma das formas de compensar o tempo inserindo mais recursos na tarefa. Por exemplo, vamos colocar dois pintores para a tarefa Pintura interna, com o objetivo de reduzir metade o tempo desta tarefa. 9.25 Selecione a tarefa Pintura interna. 9.26 Clique na ferramenta Atribuir recursos. 9.27 Altere as unidades do Pintor para 200%, ou seja, 2 pintores. Note que o tempo da tarefa caiu metade. Isto nem sempre acontece com todas as tarefas. Por exemplo, em uma reunio, o fato de colocar mais pessoas no diminui o tempo da reunio. Esta uma propriedade da tarefa. Para definir que uma tarefa tem durao fixa, basta entrar em suas propriedades e, na guia Avanado, alterar o Tipo de Tarefa para Durao Fixa. Desta forma, mesmo alocando muitos recursos, a tarefa manter a durao.

Com a reduo do tempo da Pintura Interna, preciso reajustar o processo de mudana e os dias de hotel.

Reajustes no Processo de Mudana 9.28 Selecione as 3 tarefas do Processo de Mudana e altere a propriedade avanada Tipo de Restrio para O mais breve possvel. Observe que as tarefas esto iniciando mais cedo e a Sada do Apartamento ficou no dia 28/4, ou seja, dentro do prazo. Portanto, j podemos zerar o custo fixo do aluguel do apartamento. 9.29 Selecione a tarefa Sada do apartamento, exiba a Tabela: Custo e, na coluna do Custo Fixo, zere o valor de R$ 1.200,00. Reajustes no tempo de hotel O perodo de hotel est enganando os clculos do projeto neste momento, porque o trmino do projeto seria dia 30, mas o hotel vai at dia 5. Sendo assim, se aplicarmos a restrio O mais tarde possvel no empacotamento, vamos fazer as tarefas voltarem a terminar dia 5. Para que o hotel no atrapalhe, vamos alterar seu perodo para 13/4 a 25/4. 9.30 D duplo-clique na tarefa Dirias de Hotel. 9.31 Altere o incio para 13/4 e fim para trmino para 25/4. Confirme em OK.

Reajustes no Empacotamento Agora voc pode ajustar o Empacotamento para que ele se junte ao Transporte. 9.32 D duplo-clique em Empacotamento e altere o Tipo de Restrio para O mais tarde possvel.

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Reajustes finais no perodo de Hotel Ao passar o mouse sobre a barra do Processo de Mudana possvel verificar que este ocorre de 16/4 a 30/4. Portanto, o perodo de hotel pode ser de 16/4 a 29/4, lembrando que no ltimo dia no mais necessrio dormir no hotel. 9.33 D duplo-clique na tarefa resumo Dirias de Hotel. 9.34 Altere a data de incio para 16/4 e a de trmino para 29/4. Confirme em OK. 9.35 Confirme tambm a alocao de recurso para esta tarefa resumo de 1 Diria.

Finalmente podemos levantar novamente o oramento do projeto. 9.36 Para ver o oramento e outras informaes sintetizadas sobre o projeto, clique no menu Projeto -> Informaes sobre o projeto -> Estatsticas O valor de R$ 5.490,00 est dentro do previsto. O projeto est quase pronto. S falta verificar se no tem gente sobrecarregada.

Superalocao e redistribuio de recursosPara conferir se algum recurso est superalocado, isto , se est trabalhando alm das horas contratadas: 9.37 Clique no modo Planilha de recursos. 9.38 Verifique se algum recurso est em vermelho. Recursos em vermelho esto superalocados. 9.39 Clique no modo Uso do recurso e veja em que dias este recurso est superalocado. Voc deve ter percebido que o recurso Pintor est superalocado nos dias em que a Pintura interna se sobrepe Pintura externa (15 a 18 de abril) Temos algumas solues: a) Por os dois pintores tambm na Pintura externa e tentar fazer com que ela termine antes de comear a interna. b) Aplicar vnculos entre as tarefas de Pintura interna e externa c) Aplicar a redistribuio de recursos a) Alocar mais recursos a uma tarefa: 9.40 Faa a alocao de dois pintores (200%) tambm na Pintura externa. Os pintores ainda ficaram superalocados por um dia. b) Aplicar vnculo entre as tarefas 9.41 Como o problema ficou em meio dia, poderamos fazer com que a Pintura externa tivesse que terminar para que a interna s comeasse depois. Selecione a Pintura externa, segure a tecla CTRL e selecione a Pintura interna. Clique na ferramenta Vincular tarefas. O projeto todo atrasaria em meio dia. 9.42 Desfaa o vnculo, clicando na ferramenta Desvincular tarefas.

Redistribuio de recursosA redistribuio de recursos uma maneira automtica do MS Project resolver problemas de conflitos de agendamento. Antes de aplic-la, interessante definir prioridades para a redistribuio. No nosso projeto, a Pintura externa no crtica, pois ela s tem a Limpeza externa depois, no influenciando na Sada do apartamento. Portanto, vamos definir uma prioridade maior para a Pintura interna.

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Como definir prioridades para a redistribuio 9.43 D duplo-clique na tarefa Pintura interna. 9.44 Selecione a guia Geral. 9.45 Altere a Prioridade para 800 e clique em OK. Visualmente, nada acontecer, apenas a tarefa Pintura Interna ficou prioritria (800) em relao a todas as outras (500).

Como aplicar a redistribuio de recursos 9.46 Clique no menu Ferramentas -> Redistribuir recursos... Algumas explicaes: A redistribuio automtica aplicada independentemente de pedirmos, ou seja, se estivesse com redistribuio automtica, o problema de superalocao nem teria aparecido, porque o Project j o teria resolvido, porm, no nos teria dado a oportunidade de tentarmos outras solues. A ordem de redistribuio do Project tem o seguinte padro: identificao da tarefa (Id), tempo de margem de atraso disponvel, prioridade da tarefa, dependncia entre tarefas, restries da tarefa e datas de agendamento. No nosso caso, queremos que ele aplique, em primeiro lugar, a Prioridade da tarefa. Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas significa no atrasar o projeto e deixar superalocado, se no for possvel resolver sem atraso. Poder ajustar atribuies individuais de uma tarefa implica em fazer um recurso trabalhar mais que o outro em certas tarefas e certos dias. Poder nivelar com interrupes no trabalho restante implica em poder iniciar uma tarefa e terminar depois de alguns dias.

9.47 No nosso caso, vamos somente alterar a ordem de distribuio para: Prioridade, padro e das trs opes abaixo, deixaremos s a terceira: O nivelamento pode criar interrupes no trabalho restante. 9.48 Clique em Redistribuir agora. Repare que a soluo adotada dividiu a Pintura externa para termin-la aps a interna. 9.49 Para ter certeza que est dentro do oramento e sem superalocao, confira em Projeto -> Informaes sobre o projeto -> Estatsticas e na Planilha de Recursos que no deve ter nenhum recurso em vermelho.

Linha de baseA linha de base do projeto (baseline) o ltimo projeto antes da execuo, ou seja, o melhor plano atingido na etapa de planejamento. Ela serve como projeto de referncia, ou seja, aquele vai ser encaminhado para a execuo. importante salvar a linha de base para que ela possa ser comparada com o projeto real que estiver sendo executado e, ao final, possa ser feita uma avaliao entre o previsto e o realizado. O projeto Linha de base o previsto. Para salvar a linha de base: 9.50 Clique no menu Ferramentas -> Controle -> Definir linha de base -> OK. E salve o arquivo.

10.

Relatrios e outras informaes de um projeto

H vrios modos de distribuir as informaes de um projeto:

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a. Visualizar a impresso do que est na tela - Basta clicar na ferramenta Visualizar impresso. b. Imprimir o mesmo que o anterior filtrando algumas tarefas H uma ferramenta chamada Filtro (figura abaixo) que permite selecionar tarefas especficas para exibir na tela. Uma vez na tela, basta utilizar a Visualizao de Impresso. Para retornar a exibir tudo, basta selecionar Todas as tarefas na ferramenta Filtro.

c. Relatrios o MS Project 2007 avanou muito nesta parte em relao s verses anteriores, criando possibilidade de criar relatrios em Excel e Visio. Explore o menu Relatrios e tente gerar um relatrio de Fluxo de caixa semanal. d. Transformar o grfico de Gantt em um arquivo .gif para incluir em um documento Word ou enviar por e-mail a ferramenta Copiar imagem permite transformar a imagem da tela em um arquivo de formato imagem.

E muitos outros modos que voc pode explorar.

Uma vez terminado o processo de planejamento de um projeto, pode-se iniciar a Execuo e o controle do mesmo.

CONTROLE E EXECUO DO PROJETOO Microsoft Project uma ferramenta tanto de planejamento quanto de execuo. possvel acompanhar o andamento do projeto e fazer os ajustes, enquanto o MS Project nos recalcula os custos e reorganiza os prazos.

Barra de Ferramentas de controleControlar o projeto fica muito mais fcil com a Barra de Ferramentas Controle disponvel. Para exibir a barra de ferramentas Controle: 1. Clique no menu Exibir -> Barra de Ferramentas - > Controle Aparecer a barra abaixo:

Modo de exibio Gantt de controleO modo Gantt de controle nos apresentar a todo momento a Linha de Base no grfico, para que possamos analisar as alteraes que fazemos no projeto durante a execuo.

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2. Clique no modo Gantt de controle.

Simulando situaes reaisVamos simular algumas situaes reais para que o projeto tenha que ser modificado.

Ajustando a data de statusA data de status representa o ltimo dia de informaes disponveis. Para ajustar a data de status: 3. Clique no menu Projeto -> Informaes sobre o projeto e altere: 3.1 Data atual para: 18/4 3.2 Data de status para: 18/4 4. Clique em OK.

Inserindo percentuais para as tarefasUma das maneiras de dizer a situao em que as tarefas se encontram pelo percentual. Para inserir percentuais concludos das tarefas: 5. Selecione a tarefa e clique num dos botes da barra de controle: 25%, 50%, 75%, 100%. Por exemplo: 5.1 Selecione Aluguel da casa trrea e marque como 100%. 5.2 Selecione Pintura externa e marque como 75%.

Inserindo trabalho realVamos supor que o pedreiro precisou sair mais cedo no segundo dia e s trabalhou 4 horas. Para inserir tempo de trabalho real: 6. V para o modo de exibio Uso da tarefa 7. Localize o segundo dia de trabalho do pedreiro na tarefa Reforma de ... 8. Clique com o boto direito do mouse na rea grfica e selecione, dentre os estilos de detalhe a serem exibidos: Trabalho real. 9. Indique que o pedreiro trabalhou realmente: 8h em todos os dias da primeira semana (at a sexta), exceto no segundo dia, em que trabalhou s 4h. 10. Volte para o Gantt de controle e observe que o projeto atual desloca-se meio dia em relao Linha de base. Como a tarefa era crtica, esta situao vai atrasar o projeto, mas ainda assim ser cumprida a sada do apartamento.

Inserindo datas reaisSuponha que, apesar do pedreiro ter sado mais cedo, voc deixou os pintores trabalharem normalmente na pintura interna, de forma que eles comearam no dia previsto na linha de base e j concluram 40%. Para inserir datas reais 11. Selecione a tarefa Pintura interna. 12. Clique na ferramenta Atualizar tarefas .

13. Marque que 40% da tarefa foi concluda. Clique em Ok. 14. Marque que o empacotamento tambm comeou no dia previsto e j foi feito 20%.

Realocando recursos durante o projetoRepare que os pintores tero que esperar pelo pedreiro no final. Ento, melhor colocar os pintores para ajudarem o pedreiro. Para alocar mais recursos na tarefa (por outro caminho)1 semestre de 2009 Pg. 23 de 26 Prof. Luciano Venelli Costa



15. Primeiro vamos determinar que o Project faa Redistribuio automtica. Clique no menu Ferramentas -> Redistribuir recursos... Selecione Automtica e OK. 16. D duplo-clique na tarefa Reforma de... 17. Clique na guia Recursos 18. Abaixo do pedreiro, clique na clula e selecione Pintor. frente, coloque 200% e OK. 19. V para o modo Uso do recurso e confirme como os pintores esto trabalhando algumas horas na tarefa Reforma...

Avaliando o impacto nos custos do projetoAgora que temos a Barra de Ferramentas Controle, fica mais fcil visualizar as estatsticas. Para acompanhar as estatsticas: 20. Clique na ferramenta Estatsticas .

Repare que os custos variaram muito pouco, porque os salrios dos pintores eram quase iguais ao do pedreiro.

Projeto real, atual e linha de baseO projeto Linha de Base que foi gravado antes de iniciar a execuo. Ele contm nossos parmetros para avaliar se estamos nos distanciando do objetivo inicial. O Projeto Atual aquele que est acontecendo, aps as mudanas realizadas sobre o projeto Linha de Base. O projeto real aquilo que j aconteceu. No incio da execuo, o Projeto Atual igual Linha de Base. Ao final, o Projeto Atual deve ser igual ao Projeto Real.

Atualizar conforme agendadoVamos supor que seja o dia 29/04. 21. Ajuste as datas atual e de status. 22. Selecione todas as tarefas e clique na ferramenta Atualizar como agendado .

Encerrando o projeto com datas reaisA nica tarefa que deve estar faltando a Arrumao. 23. Selecione a tarefa Arrumao e clique na ferramenta Atualizar tarefas .

24. Na data de trmino real, digite 5/5 (5 de maio), ou seja, dois dias teis depois do previsto. 25. Selecione a tarefa Trmino do projeto e clique na ferramenta 100%. 26. Clique na ferramenta Estatsticas

Se a data de trmino real no estiver aparecendo, porque ainda falta alguma tarefa a concluir. Verifique se no esqueceu alguma diria de hotel, por exemplo.1 semestre de 2009 Pg. 24 de 26 Prof. Luciano Venelli Costa



RECURSOS COMPARTILHADOS E SUBPROJETOSQuando uma equipe se divide em vrios projetos, compartilhamento de recursos do MS Project. Veremos um exemplo. interessante usar o

Recursos compartilhadosSuponha que um WebDesigner, um Desenvolvedor e um Analista trabalham em dois projetos simultaneamente, das empresas Gama e Control X.

Projeto de recursosVamos comear montando o projeto de recursos: 1. Abra um arquivo novo com a data de incio igual prxima segunda-feira. 2. Considere que os horrios de trabalho seguiro o padro do MS Project. 3. Clique na Planilha de recursos. 4. Cadastre os 3 recursos com salrios: WebDesigner (14/h), Desenvolvedor (20/h) e Analista (22/h). 5. Salve o projeto como Recursos.

Projeto de cada empresaPara a empresa Gama: 6. Abra um arquivo novo com a data de incio igual prxima segunda-feira. 7. Cadastre as seguintes tarefas: Criao (2d), Desenvolvimento (1s), Aprovao (1d), Trmino (0). As tarefas Criao e Desenvolvimento tm vnculo Incio-incio, a aprovao depende do trmino das duas para iniciar e o trmino do projeto depende da aprovao. 8. Salve como Gama. Para a empresa Control X: 9. Abra um arquivo novo com a data de incio igual prxima segunda-feira. 10. Cadastre as seguintes tarefas: Criao (4d), Desenvolvimento (2s), Aprovao (1d), Trmino (0). As tarefas Criao e Desenvolvimento tm vnculo Incio-incio, a aprovao depende do trmino das duas para iniciar e o trmino do projeto depende da aprovao. 11. Salve como Control X.

Compartilhar recursosPara compartilhar os recursos do projeto Recursos.mpp com o da empresa Gama, siga: 12. Com os projetos abertos, mas com o da empresa Gama ativo, clique no menu Ferramentas -> Recursos -> Compartilhar recursos 13. Selecione Usar recursos de: Recursos.mpp e clique em OK. 14. Agora voc pode atribuir o recurso WebDesigner para a criao, o Desenvolvedor (100%) e o Analista (50%) para o Desenvolvimento e o Analista para a Aprovao. 15. Salve o projeto Gama. Para compartilhar os recursos do projeto Recursos.mpp com o da empresa Control X, siga: 16. Com os projetos abertos, mas com o da empresa Control X ativo, clique no menu Ferramentas -> Compartilhamento de recursos 17. Selecione Usar recursos de: Recursos.mpp e clique em OK. 18. Agora voc pode atribuir o recurso WebDesigner (100%) e Analista (50%) para a criao, o Desenvolvedor para o Desenvolvimento e o Analista para a Aprovao. 19. Salve o projeto Control X.

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Analisando os recursos compartilhadosEm cada projeto, nenhum dos recursos deveria estar superalocado. 20. Entre no modo Uso do recurso em qualquer um dos projetos e observe como aparecem as tarefas de todos os projetos.

SubprojetosPodemos aproveitar o mesmo exemplo, para mostrar como um projeto mestre pode abranger sub-projetos. 21. Abra um arquivo novo com a data de incio igual prxima segunda-feira. 22. Clique em Inserir -> Projeto e selecione o Gama.mpp. 23. Na linha da prxima tarefa, repita a operao e selecione o Control X.mpp. 24. Clique no sinal + esquerda dos nomes dos projetos para expandi-los. Agora voc pode gerenciar os recursos do Projeto mestre. 25. Tente redistribuir os recursos. Com o compartilhamento de recursos e os subprojetos, pode-se usar o MS Project para gerenciar equipes de trabalho que usam a abordagem de projetos.

Nota do autorEspero que voc tenha aproveitado bem este material. Fique vontade para enviar sugestes de melhoria.

Luciano Venelli Costa E-mail: [email protected]

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manual de ms project 2007 completo

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