INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 00INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 00INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 00INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 004444, DE , DE , DE , DE 29292929 DE AGOSTO DE 2007 DE AGOSTO DE 2007 DE AGOSTO DE 2007 DE AGOSTO DE 2007

“Disciplina o andamento dos Protocolos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento, e fixa os documentos necessários as 03 (três) fases de realização da despesa”.

O CONTROLADOR GERAL DO MUNICÍPIO DE PINHAIS, no uso de suas atribuições legais e,

Considerando o que dispõem o art. 3.º, § 1.º, inciso IV, o art. 7.º, §§ 1.º e 2.º, da Lei Municipal n.º 759/2006;

Considerando o que dispõe o Anexo II, do Decreto Municipal n.º 492/2007;

Considerando o disposto nos arts. 58 a 64 da Lei Federal n.º

4.320/1964; Considerando as necessidades do Departamento de Contabilidade,

da Controladoria Geral e do Departamento de Finanças, responsáveis, respectivamente, pelo Empenhamento, pela Liquidação e Emissão da Ordem de Pagamento, e pelo Pagamento;

Considerando as experiências de trabalho obtidas no mês de

vigência da Instrução Normativa n.º 003/2007-CGM, bem como as sugestões de outros Órgãos com vistas ao aperfeiçoamento dos Protocolos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento; e

Considerando ser atribuição do controle interno a simplificação e a racionalização das rotinas de controle para evitar a ocorrência de custos inerentes ao atraso dos Empenhamentos, Liquidações e Pagamentos,

ESTABELECE:

DAS DEFINIÇÕESDAS DEFINIÇÕESDAS DEFINIÇÕESDAS DEFINIÇÕES

Art. 1° São 03 (três) as fases de realização da despesa:

I – Empenho; II – Liquidação; e III – Pagamento. § 1.º Através do Empenho, a Administração Pública Municipal se

compromete a reservar determinado recurso para cobrir despesas com a aquisição de bens ou serviços, ou o cumprimento de outra obrigação, constituindo-se em uma garantia para o credor de que existe respaldo orçamentário para a referida despesa.

§ 2.º A Liquidação consiste na fase seguinte à do Empenho, quando a Administração Pública Municipal verifica o direito adquirido pelo credor, identificando a origem e o objeto do que se deve pagar, a importância exata a pagar e a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. No caso de fornecimentos feitos ou serviços prestados, representa o reconhecimento, pela Administração Pública Municipal, de que o bem foi entregue ou o serviço foi prestado.

§ 3.º Com o Pagamento do bem adquirido, do serviço prestado ou

de outra obrigação, a Administração Pública Municipal quita seu débito.

§ 4.º O Empenhamento se materializa através da Nota de Empenho, devidamente assinada; a Liquidação se materializa através da Nota de Liquidação devidamente assinada; e o Pagamento é autorizado através da emissão da Ordem de Pagamento, devidamente assinada, e materializado através de Cheque, Borderô ou Ofício. DA ABERTURA DO PROTOCOLO DE EMPENHAMENTO, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTODA ABERTURA DO PROTOCOLO DE EMPENHAMENTO, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTODA ABERTURA DO PROTOCOLO DE EMPENHAMENTO, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTODA ABERTURA DO PROTOCOLO DE EMPENHAMENTO, LIQUIDAÇÃO E PAGAMENTO

Art. 2.° Os Protocolos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento devem ser abertos em nome do Credor, é dizer, do Prestador do Serviço ou do Fornecedor de Bens, ou do Responsável pelo Adiantamento de Pequenas Despesas (Caixinha ou Viagem), ou da Entidade Beneficiada pelo Repasse Municipal.

§ 1.º Na abertura do Protocolo no Software UNOSOFT, deve-se

utilizar a Folha de Rosto Doc. 40, escolhendo-se o Assunto Empenhamento, Liquidação e Pagamento (número 43) e variando o Sub-Assunto conforme a Modalidade de Despesa.

§ 2.º O requerimento na Folha de Rosto/Ficha de Abertura do

Protocolo deve conter 05 (cinco) informações básicas, nesta seqüência:

I - a descrição do bem/serviço/obrigação que gerará a despesa no

Protocolo; II - a indicação da modalidade de contratação (dispensa de licitação,

inexigibilidade de licitação, convite, tomada de preços, concorrência pública, convênio e etc.), seu número e a vigência do contrato/convênio;

III – a indicação do valor e do número da parcela correspondente (no

caso de pagamento parcial); IV - indicação do número do Pedido de Empenho e, se houver, o

número da Nota de Empenho; e V – a indicação do nome da instituição financeira, do número da

agência bancária e do número da conta corrente do credor, se for o caso. § 3.º O requerimento na Folha de Rosto dos Protocolos de

Empenhamento, Liquidação e Pagamento de Adiantamento de Pequenas Despesas (Caixinha e Viagem) deve identificar o seguinte:

I - o valor do Adiantamento pleiteado; II - o número da parcela de Adiantamento pleiteada pela Unidade

Administrativa; III - o número da parcela da parcela de Adiantamento pleiteada pelo

servidor; IV – o nome do servidor responsável pelo numerário; e V – o nome da Unidade Administrativa. § 4.º Os documentos devem ser anexados à capa do Protocolo

através do grampo-trilho, e jamais com a utilização de grampeador, salvo exceções previstas nesta Instrução. O grampo-trilho deve ser colocado na capa do Protocolo, e não na sua contra-capa, de modo a facilitar a juntada de novos documentos.

§ 5.º Desnecessária a juntada de outros documentos que não os

elencados nesta Instrução e seus Anexos.

§ 6.º As folhas dos Protocolos devem ser numeradas

seqüencialmente e rubricadas, nos termos § 4.º do art. 21 da Lei Municipal n.º 637/2004.

§ 7.º Ao movimentar os Protocolos no Software UNOSOFT, é preciso

registrar com detalhes os motivos da movimentação. § 8.º O Órgão de Origem responsável pela despesa deverá

disponibilizar aos credores, que o solicitarem, o número do Protocolo de Empenhamento, Liquidação e Pagamento, bem como informações sobre as fases de realização da despesa e sobre a sua movimentação, informando-os, ainda, acerca da possibilidade de obtenção de tais dados através dos Serviços Online oferecidos no sítio www.pinhais.pr.gov.br.

DAS REGRAS GERAISDAS REGRAS GERAISDAS REGRAS GERAISDAS REGRAS GERAIS

Art. 3.º O Pedido de Empenho deverá ser assinado pelo Diretor do Departamento ou Divisão de Administração e Logística, como requerente, e pelo Ordenador da Despesa (Secretário, Procurador ou Coordenador), como autorizador.

Art. 4.º A Nota de Empenho será assinada pelo Diretor do

Departamento de Contabilidade, pelo Secretário Municipal de Planejamento e pelo Prefeito Municipal, no caso de utilização de recursos livres.

Parágrafo único. A assinatura do Secretário Municipal de Saúde, de

Educação, de Infra-Estrutura Urbana e Ambiental ou de Assistência Social substituirá a do Prefeito Municipal no caso de utilização de recursos vinculados.

Art. 5.º A Controladoria verificará a documentação necessária à

realização da Liquidação e à autorização do Pagamento, emitindo, respectivamente, a Nota de Liquidação e a Ordem de Pagamento, que deverão ser assinadas pelo servidor responsável por sua emissão e, após, submetidas à homologação do Controlador Geral.

Art. 6.º O Protocolo de Empenhamento, Liquidação e Pagamento

deverá ser encaminhado à Controladoria Geral para a realização da Liquidação e a autorização do Pagamento, impreterivelmente, até 30 (trinta) dias após o recebimento do bem e ou a prestação do serviço.

§ 1.º A realização concomitante da Liquidação e da autorização do

Pagamento dispensa a emissão da Nota de Liquidação, bastando a Ordem de Pagamento para comprovar a ocorrência dos procedimentos.

§ 2.º Se recebido o bem e ou prestado o serviço, mas o prazo

mencionado no caput do art. 6.º não puder ser cumprido em razão da demora da contratada em encaminhar os documentos que lhe competem ou por outro motivo, o Órgão de Origem enviará o Protocolo de Empenhamento, Liquidação e Pagamento à Controladoria para a realização da Liquidação, com um Termo de Justificativa assinado pelo responsável pelo Órgão e com os documentos mínimos necessários à Liquidação.

§ 3.º Ocorrida a situação prevista no parágrafo anterior, de posse

do Protocolo de Empenhamento, Liquidação e Pagamento, a Controladoria Geral realizará a Liquidação, emitindo a Nota de Liquidação, e, após, devolvendo o Protocolo ao Órgão de Origem para a juntada dos documentos necessários à autorização do Pagamento.

Art. 7.º No Protocolo de Empenhamento, Liquidação e Pagamento recebido na Controladoria Geral do Município até as 12:00h de um dia, a liquidação será efetuada e ou o pagamento será autorizado, até as 17:00h do dia seguinte.

Parágrafo único. No Protocolo recebido na Controladoria Geral do

Município entre as 13:00h e as 17:00h de um dia, a liquidação será efetuada e ou o pagamento será autorizado, até as 17:00h do segundo dia subseqüente.

Art. 8.º A inserção de novos documentos no Protocolo poderá ser

sugerida pelos Órgãos de Origem, mas apenas poderão ser incluídos após autorização da Controladoria Geral do Município, em decisão conjunta com a Secretaria Municipal de Planejamento, responsável pelo Empenhamento e Pagamento.

Parágrafo único. A exclusão de documentos constantes do Anexo I

desta Instrução Normativa poderá ser sugerida, fundamentadamente, pelos Órgãos de Origem, mas eventual eliminação somente ocorrerá após autorização da Controladoria Geral, em decisão conjunta com a Secretaria Municipal de Planejamento.

Art. 9.º A ausência de qualquer documento exigido deve ser

justificada pelo Órgão de Origem e, se necessário, por Parecer Jurídico de lavra da Procuradoria Geral do Município.

Parágrafo único. Discordando a Controladoria Geral, o Protocolo

será devolvido ao Órgão de Origem, com Despacho fundamentado, nos prazos do art. 6.º e Parágrafo único.

Art. 10. Se na análise do Protocolo, a Controladoria Geral constatar

a ocorrência de ilegalidade, irregularidade, falhas, erros ou outras deficiências, elaborará Despacho apontando a situação constatada, e devolverá o Protocolo ao Órgão de Origem, para a tomada de providências, nos prazos do art. 6.º e Parágrafo único.

§ 1.º Recebido o Protocolo com o Despacho emitido pela

Controladoria Geral, o Órgão de Origem tomará as providências cabíveis quanto à situação apontada e, se necessário, juntará documentos faltantes ou explicativos após o Despacho, respeitando a numeração original das folhas.

§ 2.º O Despacho será assinado pelo Controlador Geral. Art. 11. O Ordenador de Despesa (Secretário, Procurador ou

Coordenador) deverá atestar o recebimento do bem ou a prestação do serviço na Nota Fiscal, Recibos, Faturas e documentos equivalentes, utilizando carimbo específico.

Parágrafo único. A data de emissão da Nota Fiscal, do Recibo, da

Fatura e dos documentos fiscais equivalentes deve preceder a data da realização da Liquidação, ou com ela coincidir.

Art. 12. No caso de Liquidação e ou autorização de Pagamento de

despesas empenhadas em exercícios anteriores, o Órgão de Origem deverá juntar ao Protocolo, imediatamente após a cópia da Nota de Empenho, a Declaração de Inscrição em Restos a Pagar.

DDDDAAAAS DISPS DISPS DISPS DISPOSIÇÕES GERAISOSIÇÕES GERAISOSIÇÕES GERAISOSIÇÕES GERAIS E DOS ANEXOS E DOS ANEXOS E DOS ANEXOS E DOS ANEXOS Art. 13. Na ausência de Departamento ou Divisão de Administração

e Logística na estrutura do Órgão, firmará os documentos que necessitem da assinatura do respectivo Diretor, o servidor designado para tal pelo Ordenador de Despesa.

Art. 14. Ficam aprovados, na forma do Anexo I, ora denominado

“Fluxograma do Andamento dos Protocolos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento”, o Roteiro de Andamento do Protocolo (Parte 1), a Posição dos Documentos no Protocolo (Parte 2), bem como os Documentos Necessários no Protocolo (Parte 3).

Parágrafo único. Os documentos devem ser posicionados, no

Protocolo, na ordem indicada nas Partes 2 e 3 do Anexo I.

Art. 15. Ficam aprovados os modelos-padrão dos seguintes

documentos: I – Anexo II - Termo de Recebimento de Bem ou Serviço; II – Anexo III – Atestado de Desconto – Sistema de Registro de

Preços; III – Anexo IV – Certidão de Regularidade Formal – DELOG/DILOG; IV – Anexo V – Certidão de Regularidade Formal – DELOG/DILOG –

Adiantamentos de Pequenas Despesas; V – Anexo VI – Certidão de Regularidade Formal – DELOG/DILOG –

Fundos Municipais; VI - Anexo VII – Certidão de Regularidade Formal – DELOG/DILOG –

Especial para Documentos Fiscais Apresentados após o Pagamento; VII – Anexo VIII - Certidão de Regularidade Formal – PROGE; VIII – Anexo IX – Declaração de Inscrição em Restos a Pagar; IX - Anexo X – Extrato de Contrato; X - Anexo XI – Extrato de Aditamento de Contrato; XI - Anexo XII – Extrato de Convênio; XII – Anexo XIII – Extrato da Ata de Registro de Preços; XIII - Anexo XIV – Extrato de Empenho; XIV - Anexo XV – Extrato de Dispensa de Licitação; XV - Anexo XVI – Extrato de Inexigibilidade de Licitação; XVI - Anexo XVII – Informações Complementares ao Extrato de

Contrato, Aditamento de Contrato, Convênio, Ata de Registro de Preços, Empenho, Dispensa de Licitação ou Inexigibilidade de Licitação; e

XVII – Anexo XVIII – Nota de Liquidação.

§ 1.º O modelo-padrão do Anexo VII deverá ser utilizado nos casos

excepcionais em que a Nota Fiscal, a Fatura ou o Recibo somente puderem ser apresentados após a efetivação do Pagamento, e desde que tal situação seja justificada, nos termos do art. 9.º.

§ 2.º Os modelos-padrão dos Anexos X a XVI deverão ser utilizados

para os casos de Extratos de Contrato, de Aditamento de Contrato, de Convênio, de Ata de Registro de Preços, de Empenho, de Dispensa de Licitação e de Inexigibilidade de Licitação publicados a partir da data de entrada em vigor desta Instrução Normativa.

§ 3.º Nas Cópias dos Extratos de Contrato, de Aditamento de

Contrato, de Convênio, de Ata de Registro de Preços, de Empenho, de Dispensa de Licitação e de Inexigibilidade de Licitação acostados aos Protocolos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento, o Diretor de Departamento ou de Divisão de Administração e Logística deverá identificar o número da edição do Jornal Agora Paraná e a data em que publicados tais documentos, assinando-os.

§ 4.º Nos casos em que ausente o instrumento de Contrato, por

permissão da Lei n.º 8.666/1993, deverá ser publicado o Extrato de Empenho de modelo-padrão fixado no Anexo XIV.

§ 5.º Nos casos de Dispensa de Licitação enquadrados no artigo 24,

incisos I e II da Lei n.º 8.666/1993, o Extrato de modelo-padrão fixado no Anexo XV deverá identificar o valor do “Limite Acumulado”, informação a ser fornecida pelo Departamento de Contabilidade.

§ 6.º O modelo-padrão fixado no Anexo XVII deverá ser acostado ao

Protocolo após os Extratos de Contrato, de Aditamento de Contrato, de Convênio, de Ata de Registro de Preços, de Empenho, de Dispensa de Licitação e de Inexigibilidade de Licitação, quando estes tiverem sido publicados antes da data de entrada em vigor desta Instrução Normativa e não contiverem todas as informações exigidas pelos modelos-padrão fixados nos Anexos X a XVI.

Art. 16. As regras desta Instrução Normativa aplicar-se-ão a partir

de 03 de setembro de 2007, sem prejuízo da validade dos atos realizados sob a vigência da Instrução Normativa n.º 003/2007-CGM, que fica revogada a partir da data citada.

EDSON LUIZ GELINSKI DE FARIA Controlador Geral

Publicada no Site da Prefeitura Municipal de Pinhais em 31/08/2007