Valor do TempoAo longo dos anos, filósofos, matemáticos, físicos, psicólogos, economistas, entre outros estudiosos, refletiram sobre este tema e chegaram a diferentes conceitos e teorias, cada um com um enfoque particular. Sempre há tempo suficiente para as coisas que realmente julgamos importantes. A dificuldade está em determinar o que de fato é importante, priorizando tarefas. O problema não é a falta de tempo, mas a maneira como o utilizamos. As atitudes que temos perante nossas atividades afetam o nosso desempenho frente ao uso do tempo. Atitudes positivas levam à utilização racional do tempo.

Valor do TempoHá alguns anos, cardiologistas norte-americanos concluíram que todos os pacientes que sofreram ataques cardíacos prematuros tinham um perfil típico, todos viviam numa constante luta contra o tempo, excessivamente preocupados com prazos, nunca conseguiam fazer tudo a que se propunham e raramente estavam satisfeitos.

Apresentavam o que chamamos de

“sentimentos ruins favoritos”, ou seja,

irritação, impaciência, raiva e uma generalizada desconfiança em relação

às pessoas.

Definindo ObjetivosA fixação de objetivos é muito importante para otimizar o uso do tempo. Quando se tem uma meta bem definida fica mais fácil estabelecer estratégias e alcançar o sucesso sem perder tempo.Para definir os seus objetivos, escreva num pedaço de papel as suas metas. Esta é a regra mais importante para ajudar você a fixá-las.Não importam os objetivos, você sempre encontrará tempo suficiente para realizá-los. O importante é definir o que fazer primeiro, estabelecer as prioridades.

Definindo ObjetivosAs tarefas importantes são aquelas necessárias, essenciais. As urgentes são aquelas que precisam ser executadas naquele momento, que não podem ser adiadas. Só resolveremos o problema da falta de tempo quando pudermos romper com a tirania do urgente.A preocupação constante com todas as coisas que temos para fazer é o que mais consome nosso tempo e energia.Na maioria das vezes, ficamos preocupados porque não temos metas e planos de ações estabelecidos.

O Cotidiano no TrabalhoAs interrupções inesperadas são uma das maiores fontes de perda de tempo e uma constante ameaça à nossa produtividade e eficiência. Infelizmente, não temos como eliminá-las, mas podemos administrá-las de forma eficiente e racional.Falta de motivação ou de concentração, perfeccionismo, indecisão e dificuldade para enfrentar tarefas difíceis são alguns dos fatores que nos levam a perder tempo.As crises fazem parte do nosso cotidiano profissional e pessoal. Sabendo administrá-las, podemos evitar que se repitam e até mesmo aproveitá-las para rever nosso comportamento e experimentar novas ideias.

Consumidores e Organizadores do Tempo

Os meios tecnológicos modernos são ferramentas de grande utilidade para administrar nosso tempo. Se utilizados adequadamente, agilizam a comunicação, facilitam nossa vida e potencializam nossa capacidade de fazer as coisas.O e-mail facilita a comunicação, mas também consume tempo. Determine um horário para checar suas mensagens, procure respondê-las imediatamente. Ao utilizar a Internet, tenha disciplina. Quantifique quanto tempo você passa em frente ao computador e analise quanto tempo você gasta fazendo atividades relacionadas diretamente aos seus objetivos e quanto tempo despende em outras atividades.

Consumidores e Organizadores do Tempo

As reuniões são um meio de intercambiar informações e tomar decisões, porém, podem se transformar num dos maiores inimigos do trabalho produtivo. Tenha sempre objetivos definidos, não as utilize para discutir falhas individuais e nem para decidir um assunto que você deve decidir. Estabeleça sempre um tempo de duração destas reuniões. Faça uma agenda detalhada com os pontos a serem abordados e a envie antecipadamente aos participantes. Convide para a reunião apenas as pessoas cuja presença é necessária e diga o que espera delas.Permita que os participantes entrem e saiam de acordo com a necessidade de suas presenças.Certifique-se de que as resoluções tomadas sejam implementadas imediatamente. Avalie como suas reuniões podem ser melhoradas.

Economizando Tempo

A maioria dos gestores despende muito mais tempo imposto pelo subordinado do que é necessário. Isso acontece por muitas razões: não saber delegar, centralizar demandas da área e não possuir uma equipe qualificada para o trabalho, entre outras. Nem sempre é fácil identificar o problema. Quando o administrador aceita o tempo imposto pelo subordinado ele está, voluntariamente, se transformando em subordinado do seu subordinado, e passa a ser supervisionado por ele. Mantenha controle sob prazos e ações.Utilize parte do tempo para se assegurar de que cada um de seus subordinados possui iniciativa suficiente para o cargo que ocupa.Certifique-se de que eles estão tomando as devidas iniciativas.Use outra parte de seu tempo para controlar prazos e atribuições solicitadas pelo superior ou pela organização.Uma das principais condições para que um chefe possa transformar o seu tempo imposto pelo subordinado em tempo livre é que seus subordinados tenham iniciativa.

Economizando Tempo

A disciplina tem um papel de extrema importância em qualquer atividade a ser realizada. Se você não tem disciplina, não tem nada. A disciplina é um processo de treinamento com o objetivo de adquirir padrões específicos de comportamentos desejados, hábitos pretendidos e atitudes que o levam você a se desenvolver com sucesso. Sem disciplina é muito difícil progredir: podemos ter planos mirabolantes para aumentar os lucros da empresa e ideias e ambições para melhorar a qualidade de vida, porém, se não tivermos disciplina, nenhum progresso será alcançado.Existem coisas que todos gostaríamos de ter, porém podemos viver sem elas, como um aumento de salário ou um chefe melhor. Outras, no entanto, são imprescindíveis, como água, comida, ar e disciplina. Este são os cinco componentes da disciplina: valores sólidos, metas desafiadoras, prioridades bem definidas, persistência e inspiração pessoal.

Como Usar o Tempo Racionalmente

Divida tarefas longas em partes e faça imediatamente as tarefas que não despendem tempo. 80% dos seus problemas podem ser resolvidos em 20% do tempo, portanto, fique atento e utilize melhor os 80% restantes; elimine o que não é essencial.A preocupação é o maior dano que podemos nos causar. •decisão. A indecisão ressalta o lado negativo das coisas,

dificultando nossas ações, e nos leva à interrupção de tarefas e, consequentemente, à perda de tempo. Quanto mais nos preocupamos, menos conseguimos realizar. O planejamento é um processo natural da nossa mente. Quando decidimos fazer qualquer programa ou tomar uma atitude, nossa mente começa, automaticamente, a planejar a ação. O planejamento racional depende da clareza dos objetivos. Quem não sabe o objetivo do que está fazendo não tem chance alguma de alcançar o sucesso.

Como Usar o Tempo Racionalmente

Para realizar um planejamento realista é preciso analisar as diversas alternativas, organizar e trocar ideias, consultar as pessoas e ouvir diferentes opiniões e coletar informações dirigidas. Para executar o planejamento deve-se definir objetivos e prioridades, descartar ações de baixa prioridade e avaliar o cumprimento dos objetivos.Para planejar compromissos é preciso ter uma visão muito clara deles, decidir o que deve ser feito, cumprir tarefas relativas ao compromisso, manter lembretes relacionados ao cumprimento de cada tarefa e organizar cada uma delas.

As facilidades proporcionadas pelas novas tecnologias são indiscutíveis, porém, em nada influenciaram a economia de tempo. A verdade é que agora temos mais escolhas de como gastar nosso tempo, mas a mesma quantidade de tempo. O dia continua tendo apenas 24 horas, que precisam ser divididas entre as novas e as velhas tarefas.

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

"Filosofia de vida" é uma expressão muito usada em nosso cotidiano. Qualquer pessoa pode, e deve, ter uma filosofia que oriente suas atitudes ao longo da vida. Esta prática facilita a definição de metas e a tomada de decisões, além de ajudar na manutenção de um cotidiano coerente, com ações voltadas para a conquista de objetivos. É preciso escrever sua filosofia de vida; o ato de escrever facilita a reflexão e o esclarecimento de pontos ainda obscuros e ajuda a cristalizar os pensamentos, motivando ações positivas e atitudes coerentes. Ser organizado significa utilizar o tempo em atividades de valor, em concordância com a filosofia de vida estabelecida e em prol de objetivos definidos. A organização implica no estabelecimento de prioridades que devem ser o foco de nossos objetivos. Organizar é apenas uma questão de hábito e planejamento. É uma tarefa lógica que pode ser descrita como um sistema matemático:

Objetivos + Plano + Programas = ORGANIZAÇÃO

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

Planejar envolve um paradoxo: Não há tempo disponível para planejar X Quem não planeja nunca terá tempo disponível, a menos que comece a planejar. O hábito é uma parte importante do planejamento que, como qualquer nova atitude, precisa ser imposta à rotina para ser incorporada aos poucos. Para adquirir o hábito de planejar, comece desenvolvendo um plano semanal centrado nos objetivos de alto retorno, sem perder de vista os objetivos de longo alcance. A maioria das pessoas é irremediavelmente otimista ao realizar uma estimativa de tempo por atividade. O desafio é encontrar um meio termo entre Murphy, "Tudo demora mais do que pensamos", e Parkinson, "O trabalho se estende para preencher o tempo disponível a sua execução."

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

Um planejamento não funciona sem um bom programa de execução. Por isso, é essencial transformá-lo numa "lista de coisas a fazer hoje". Toda meta deve ter três pontos imprescindíveis: deve ser suficientemente desafiadora, deve ser suficientemente flexível para não ser abandonada ao menor sinal de dificuldade e deve ser objetiva e, se preciso, dividida em partes. O importante em qualquer plano é se sentir motivado a segui-lo. De nada adianta confeccionar planos mirabolantes e guardá-los na gaveta.

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

Saber delegar evita a frustração de não ser promovido por não haver outra pessoa capaz de desempenhar suas funções e, além disso, traz vários benefícios. Entre eles podemos citar a ampliação dos resultados e da motivação dos subordinados, transformando o poder de fazer em poder de controlar, a liberação de tempo para trabalhos mais importantes, o desenvolvimento de iniciativas, habilidades, conhecimentos e competências dos subordinados e a manutenção do nível de decisão.

Sistemas para Organizar o Trabalho e o Tempo

Dicas para se habituar a delegar:Fixe objetivos para delegar decisões e tarefas específicas. Defina datas para concluir o processo; pense que delegar é o melhor processo para capacitar seus subordinados a fim de que assumam mais responsabilidade. Erros fazem parte da delegação de tarefas, portanto, quando o subordinado errar, seja compreensivo, e delegue metas a atingir, dando aos subordinados o arbítrio de como executá-las.Cuidado na hora de delegar, tenha certeza de que o funcionário tem condições de assumir a responsabilidade que precisa ser delegada, deixe bem claro os objetivos e prazos a serem atingidos, inclua instruções para que o funcionário possa tomar decisões como gastar dinheiro, usar espaço, viajar e etc. Não se esqueça de motivá-los a incentivar a missão delegada. Esclareça a responsabilidade dele sobre os resultados e defina os retornos de comunicação.

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Miguel Justiniano

Infográfico: Administração do TempoPortal HSM

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