e-book gestao tempo

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http://www.e-volv.me/

ISBN978-85-66018-23-3

TítuloA arte de gerenciar seu tempo

Edição1

Ano Edição2015

Tipo de SuporteE-BOOK - PDF

Páginas144

Editor(a)Instituto Alpha

ParticipaçõesFabiano Santana ( AUTOR)

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Muito Obrigado Por Ter Baixado Nosso E-book!

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Tenho Certeza que esse E-book Poderá Mudar a Sua Vida!Desejo uma Boa Leitura, e Qualquer Dúvida ou Sugestão Entre em

Contato Diretamente Comigo.

Fabiano Santana – [email protected]

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SUMÁRIO

Introdução

Módulo 1 – Estratégias sobre Administração do Seu Tempo

Módulo 2 – Derrubando as barreiras da gestão do tempo

Módulo 3 – Tomada de Decisão Rápida e Inteligente

Módulo 4 – Maximizando sua Capacidade

Conclusão

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INTRODUÇÃO

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INTRODUÇÃO

É obvio que você já sabe que o tempo é algo extremamente precioso em sua vida. Mas você tem usado

seu tempo de forma eficiente e eficaz? Se você não aproveitar cada segundo da sua vida, de forma

consciente, é bem provável que você não consiga fazer tudo o que quer, no tempo que deseja.

Para lhe ajudar com essa disciplina de gestão do tempo, oferecemos este e-book gratuitamente, com

algumas dicas que valem ouro.

Torço muito para que você consiga aplicá-las no seu dia a dia, e consiga

otimizar seu tempo disponível, fazendo as coisas da melhor maneira

possível, com o esforço realmente necessário.

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COMO ADMINISTRAR MELHOR O SEU TEMPO NO TRABALHO

Quando estamos em um ambiente de trabalho, fazer a gestão do

tempo disponível é algo crucial para que nossa produtividade seja

alta. E isso não é uma tarefa fácil, pois estamos inseridos em um

contexto onde existem muitas pessoas, existem metas, existe o

chefe que pede uma coisa, existe o amigo que pede outra, e

quando você olha no relógio já são 18:00 horas.

Como fazer então para gerenciar melhor o seu tempo no trabalho?

Para responder essa pergunta, listamos aqui alguns dos problemas

mais comuns de uma empresa, e o que podemos fazer para lidar

com esses problemas de forma produtiva:

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Distração – de quanto em quanto tempo você olha seu celular pessoal durante o

horário de trabalho para responder mensagens, acessar redes sociais, navegar na

Internet para ver assuntos pessoais? Tudo isso faz com que você se distraia e perca

tempo (um dos bens mais preciosos que temos em nossa vida). Procure remover essas

distrações do seu dia a dia e foque no seu trabalho, no seu objetivo e na sua meta. O

que você pode fazer é definir um tempo de 5 minutos pela manhã e 5 minutos na parte

da tarde para checar rapidamente seus e-mails, mensagens, etc. Não estou dizendo

para você se isolar do mundo. Você pode sim interagir com esses assuntos pessoais

rapidamente durante o dia, mas o que não pode é olhar o celular a cada um minuto.

Isso te tornará não produtivo, e a consequência disso você já sabe. Se mesmo assim

não conseguir controlar seu impulso, sugiro que remova do seu celular ou smartphone

os aplicativos que te distraem (Facebook, Whatsapp, Linkedin, entre outros). Outros

tipos de distrações no trabalho são: conversas paralelas, barulho no ambiente, entre

outros. Procure lidar com esses fatores de forma inteligente. Meu sócio Paulo me disse

uma coisa um dia que se encaixa muito bem aqui: “No passado o homem sofria por

falta de informação e hoje está sofrendo pelo seu excesso”.


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Comunicação – quem trabalha com gestão de projetos, ou quem ocupa um cargo de

liderança, sabe que um dos maiores problemas de uma organização é a comunicação. O

ser humano literalmente não sabe se comunicar. Portanto, partindo do princípio de que

nós somos péssimos em comunicação, procure evitar situações onde fique dúvidas

daquilo que você quer transmitir. Por exemplo, quando você mandar um e-mail, tenha

muito cuidado com as palavras, escreva de forma didática, evite erros gramaticais,

coloque-se no lugar de quem receberá aquela mensagem, leia e releia o e-mail e tenha

certeza de que está passando a mensagem correta. Se for possível, evite o e-mail, fale

pessoalmente com a pessoa, ou por telefone. Resumindo, faça de tudo para ter uma

comunicação efetiva. Outra dica fundamental é estar atentos aos sinais quando você

estiver conversando com alguma pessoa. Como já é sabido, em um processo de

comunicação muita coisa é dita não pelas palavras, mas sim pelos gestos, postura,

olhar, e assim por diante

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O MAIS IMPORTANTE

NA COMUNICAÇÃO É OUVIR O QUE NÃO FOI DITO

PETER DRUCKER

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Gestão das Tarefas – um fator que pode lhe ajudar a economizar tempo e aumentar

sua produtividade é ter o controle sobre as tarefas pendentes que você possui, e

também saber priorizar a ordem de execução dessas tarefas. Eu sempre digo para

meus amigos e meus clientes: tire o máximo possível de coisas da sua cabeça e coloque

no papel, ou em uma planilha. Coisas na cabeça significam espaços ocupados, e se todo

espaço estiver ocupado, não entrarão coisas novas na sua cabeça. Portanto, se você faz

a gestão de todas as suas pendências apenas usando sua memória, é bem provável que

você esqueça de algo, além do que, você fará as coisas de forma desordenada. A dica

aqui é: faça uma lista de suas tarefas pendentes, e priorize essas tarefas. Saiba por

onde começar e saiba qual tarefa trará o melhor resultado de forma mais rápida. Aqui

você pode usar a Matriz RAB ou GUT, plano de ação, checklists, e assim por diante.

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Falta de Foco – a falta de foco é algo que derrubará você, lhe tirará do caminho e fará

com que você não seja produtivo, não alcance suas metas e seus objetivos. Esse, sem

sombra de dúvidas, é um dos principais motivos que afetam nossa produtividade,

portanto, fique muito atento com a falta de foco. Uma dica para o ambiente corporativo

e pessoal: procure fazer poucas atividades ao mesmo tempo.

Existe um risco muito grande de você fazer as coisas com baixo nível de qualidade

quando se faz muitas coisas em paralelo. Procure evitar isso, faça uma coisa de cada

vez, e bem feita.

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MÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO SEU TEMPO

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MÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO SEU TEMPO

Olá, seja bem-vindo ao módulo 1 deste e-book. O objetivo desde módulo é apresentar uma série de

dicas e ferramentas para que você possa controlar melhor o seu tempo no trabalho, independente dos

seus desafios atuais. Se você é um gerente, ou um diretor, ou um especialista, este e-book foi feito

exatamente para você.

Veremos nesse módulo:

• Como priorizar suas atividades e objetivos.

• Como distribuir seu tempo de forma proativa, evitando o famoso “apagar incêndios”.

• Como manter a organização no seu tempo de trabalho.

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É como uma arte: olhar para o cenário atual e identificar aquilo que realmente merece a sua atenção.

Não é uma tarefa fácil, pois o nosso dia a dia é extremamente corrido, mas você tem que arrumar uma

forma de olhar as coisas “por cima”. É como se você subisse no teto da sua empresa e estivesse

olhando para baixo, enxergando assim o caos generalizado.

Isso te permitirá analisar os fatos e saber exatamente onde deve investir seu tempo, algo extremamente

precioso em nossas vidas.

INVISTA SEU TEMPO NAS COISAS CERTAS

MÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO

SEU TEMPO

Veja nas próximas páginas algumas dicas que poderão te ajudar na organização do seu tempo, focando

somente nas coisas certas, e na hora certa:

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Faça uma divisão muito clara duas suas responsabilidades – obviamente que isso depende muito do cargo que você ocupa, mas

vamos listar aqui algumas categorias que poderão lhe ajudar nessa divisão. Importante: não tenha muitas categorias, pois isso pode

fazer você se perder. Defina no máximo 3 ou 4 categorias:

Crescimento e Aperfeiçoamento – esse é o tempo que você investe para as inovações, melhorias, capacitação, definição de

estratégias, enfim, coisas que podem gerar um alto valor agregado para você, para sua equipe e para sua empresa. Na prática,

geralmente deixamos essas atividades de lado, pois seus resultados podem não ser tão imediatos. Isso é um erro fatal, pois é

exatamente aqui que você pode mudar o rumo das coisas, mesmo que seu resultado não seja instantâneo.



SEU TEMPO

Gestão de Pessoas – esse é o tempo que você deve investir para “cuidar” da sua equipe, ter conversas sinceras, ajudar seu

time, se colocar à disposição, remover barreiras, e assim por diante. Um líder nato “joga junto” com o time o tempo todo,

portanto, não fique distante da sua equipe. E tenha uma atenção especial com a comunicação, essa não pode falhar.

Responsabilidades primordiais / administrativas – são as suas funções básicas, ou seja, atividades que você

obrigatoriamente deve executar no seu dia a dia. Também depende muito do seu cargo, mas podemos citar como exemplos:

lançamento de horas, reuniões de prestação de contas, reembolsos, cumprir algum checklist, não deixar faltar ferramentas de

trabalho para sua equipe (laptop, papel, caneta, etc.), e assim por diante. Tente otimizar ao máximo essas tarefas, pois elas com

certeza ocuparão grande parte do seu dia.

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Defina quanto tempo você deve dedicar para cada uma das categorias de

suas responsabilidades – uma vez que você definiu as categorias (listadas

anteriormente, ou outras), é de extrema importância que você defina o tempo

que dedicará para cada uma dessas categorias. Como dica para definir esses

tempos, pergunte-se: “Como sou um líder, ou como quero me tornar um líder,

qual seria a melhor divisão de tempo para que eu seja um bom líder?”. Ou seja,

faça divisão de tempo pensando em algo que agregará valor para você e para

sua equipe. Nesse cenário, você terá que ponderar as estratégias da empresa,

as necessidades da sua equipe, as necessidades de outras equipes e as

atividades que mais geram um valor agregado. Colocando tudo isso na balança,

certamente sua divisão de tempo será prudente. Importante também revisar

essa divisão de tempo periodicamente, de acordo com sua necessidade

(mensalmente, semanalmente, semestralmente, e assim por diante).



SEU TEMPO

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Comunique seus superiores e subordinados sobre a sua divisão de tempo – essa etapa é fundamental, pois você estará agindo

de forma transparente com as pessoas do seu trabalho. Compartilhe esse seu planejamento com sua equipe e com seus chefes, peça

a opinião deles e se possível, peça para que eles mostrem para você seus respectivos planejamentos de divisão de tempo.

Obviamente que muitos deles ainda não terão feito isso, e você então, motivará essas pessoas para que também saibam gerenciar

melhor seus respectivos tempos. Uma vez que você planejou e comunicou, é hora de colocar em prática tudo isso. Veja algumas

dicas::

Acompanhe a aplicação dessa técnica – é como se você estivesse auditando suas tarefas e verificando se o tempo gasto com

elas está coerente com o seu planejamento. Use uma agenda de papel, ou até mesmo de computador ou smartphone para

acompanhar essas tarefas. Se surgir necessidade de ajustes, sem problemas, é só rever o seu planejamento e continuar



SEU TEMPO

Exercite o dimensionamento de tempo das tarefas – uma vez que você recebeu alguma demanda, ou alguma tarefa, é

importante que você saiba quanto tempo gastará para finalizar tal atividade. Isso te ajudará a encaixar essa atividade dentro do

seu planejamento de divisão do tempo, que você fez anteriormente.

Atenção com seus pontos fracos – não adianta ficar eternamente delegando tarefas que você não sabe fazer, ou que você até

faz mas não muito bem. Isso te perseguirá por toda a sua carreira, até que você resolva. Um bom líder sabe das suas limitações,

pois se conhece, e trabalha para aumentar seus limites. Se você não sabe fazer algo, diga que não sabe, seja honesto. Outra dica

aqui, crucial, é para as pessoas que não sabem dizer “não”. Por vezes, o não é fundamental. Imagine que você fez seu

planejamento de tempo, e a cada 5 minutos tem alguém na sua sala para fazer uma reunião, ou discutir algo. Se você não usar o

“não”, seu planejamento foi em vão. Obviamente que situações críticas deverão ser tratadas com certa urgência.


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Se você trabalha em uma empresa onde as pessoas reclamam que

estão sobrecarregadas, onde as entregas na maioria das vezes

atrasam e a empresa já traçou uma meta de redução de custos

através das demissões, bem-vindo ao planeta terra! Infelizmente isso

passou a ser algo comum por aqui no nosso planeta, não que seja

normal, mas já é algo comum.

Como lidar então com essas situações? Um plano bem

elaborado, visando administrar seu trabalho, suas equipes e

até seu chefe, o ajudarão a lidar com suas atividades atuais,

bem como com as novas demandas que inexoravelmente

surgirão. Se hoje está difícil gerenciar e entregar as tarefas

existentes, pode ter certeza que o volume de demandas

aumentará, e sua equipe provavelmente não crescerá, e os

prazos apertarão cada vez mais.

COMPENSE A FALTA DE PESSOAS


SEU TEMPO

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Comece por identificar o que não será feito. Se

você quer ter fracasso na sua posição de líder, é

simples: basta absorver tudo o que lhe pedirem e

se comprometer com a entrega. Agindo assim,

você comprometerá não só a sua produtividade,

mas também a da sua equipe, o que

consequentemente gerará desconforto e

insatisfação nas pessoas.



SEU TEMPO

Porém, no outro lado da história, é importante

avaliar o momento da empresa. Se a empresa

estiver em um momento difícil, passando por

dificuldades financeiras e assim por diante, dizer o

“não” muitas vezes poderá “manchar” a sua

imagem, e você ficará marcado como o chato que

não ajuda, ou o cara que não sabe trabalhar em

equipe, e assim por diante. Além do que,

provavelmente novas oportunidades poderão não

mais bater na sua porta nessa empresa.


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Qual o segredo então para dizer o “não” na

hora certa? Como assumir apenas as

atividades que a equipe é capaz de entregar?

Obviamente que não existe segredo, muito menos mágica, mas

existem alguns fatores que poderão minimizar esses impactos, como

por exemplo:

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Equilíbrio – saiba a hora certa de dizer sim ou não. Olhe o contexto de forma mais ampla, e sempre coloque tudo na balança. Pense não só em você, mas também na sua equipe e na empresa. Equilibrando tudo isso com certeza você conseguirá usar o “não” de forma mais prudente.

1

Comunicação eficaz – sem uma comunicação eficaz as coisas piorarão cada vez mais. Invista o quanto for

necessário para que sua equipe converse e se ajude.3

Não use a palavra não – antes de dizer o não, procure ajudar as pessoas que estão lhe demandando algo,

propondo outras soluções, discutindo sobre a demanda, e assim por diante. Por vezes, você conseguirá eliminar

a necessidade do uso da palavra “não”.

5

Concentração – enquanto estiver executando as tarefas, trabalhe com concentração, com foco. Evite ao

máximo o desperdício de tempo e faça somente aquilo que estiver relacionado com as metas e objetivos da

empresa/departamento.

2

Dinamismo – seja dinâmico e estimule a sua equipe a agir da mesma forma. Demonstre energia nas suas

ações.4



SEU TEMPO

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Se mantenha concentrado – conforme já dissemos, analise cada

demanda e verifique se ela realmente trará algum valor para a

empresa. Para ajudar a você e sua equipe trabalhar de forma

concentrada, responda essas questões:

• Qual impacto financeiro para a empresa se essa atividade não for

executada?

• Essa tarefa está relacionada com alguma meta da empresa?

• Qual a importância e impacto dessa atividade para as pessoas

interessadas?

• Possuímos os recursos necessários para executar tal atividade?



SEU TEMPO

Seguem mais algumas dicas interessantes:

Importante: por vezes você não conseguirá responder todas as perguntas acima sozinho.

Portanto, converse com sua equipe, e se necessário com seu chefe. Questione seu chefe sobre

o que ele faria se estivesse na sua situação. Não tenha medo de conversar com seu superior.


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Destaque as vitórias e conquistas – isso é uma forma de gerar a

motivação na sua equipe (apesar de sabermos que a verdadeira

motivação deve vir de dentro, e não de aspectos externos). Valorize

cada entrega da equipe, dê os parabéns em público, se possível

premie as pessoas. Tudo isso fará com que sua equipe remova

barreiras e consiga enfrentar as situações difíceis de forma mais leve.



SEU TEMPO


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Dê um passo à frente – nos momentos onde as coisas não vão bem

na empresa, e ninguém quer assumir uma determinada atividade ou

projeto, dê um passo à frente e proponha uma discussão mais ampla

sobre o que pode ser feito para resolver aquele impasse. Aja diferente

da massa, que ficará se esquivando e jogando o problema para o

outro. Ao invés disso se coloque no papel de quem quer resolver a

situação



SEU TEMPO


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Crie parcerias – o relacionamento dentro de uma organização é

crucial. Se você trabalha somente com seu departamento, de forma

isolada, estará obviamente “cavando sua própria cova”. Tenha

parceiros nos quais você possa confiar, e vice versa. Sendo assim,

cuidado com os mentirosos, fique distante desses. Nos momentos

difíceis é que as parcerias oferecem resultados muito positivos. Ou

seja, todos se ajudando.



SEU TEMPO


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Colha feedbacks – esteja sempre próximo da sua equipe e peça o

feedback deles. Com certeza ouviremos muitas coisas que poderão

nos ajudar a deslanchar. Obviamente que nem sempre ouviremos

somente coisas boas, pois também temos os nossos pontos fracos.

Considere esses feedbacks “negativos” como um presente, pois são

uma oportunidade de fazer você crescer mais ainda. E importante,

colha o feedback do seu superior também, e sempre lembre-o do

volume de demandas que você e sua equipe estão entregando e

recebendo. É uma forma de você lembra-lo de que as coisas não estão

fáceis



SEU TEMPO


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Novas demandas que capacitarão a equipe – se você conseguir

manter sua equipe concentrada em atividades que gerarão um alto

valor para a empresa, e também nas atividades que a equipe

precisará inovar, com certeza você estará conquistando cada membro

da sua equipe. Ou seja, faça de tudo para que a própria equipe se

evidencie perante a empresa. Isso gerará motivação nas pessoas, pois

estas serão reconhecidas



SEU TEMPO


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Os méritos são da sua equipe – tenho certeza que você conhece

muitas pessoas que se intitulam líderes, mas que na hora de prestar

conta de algo, ou de entregar alguma tarefa, exaltam apenas o seu

trabalho, e não o trabalho da equipe. Com todo respeito, essa pessoa

pode ser qualquer coisa, menos um líder. Mantenha os méritos sempre

em nome da equipe.



SEU TEMPO


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Tudo isso, sem sombra de dúvidas te ajudará a

minimizar drasticamente o impacto da falta de

pessoas na sua equipe. Perceba que você tomará

uma série de ações de contorno que

compensarão a falta de pessoas, ou seja, estará agindo e pensando “fora

da caixa”.

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ALGUMAS DICAS SOBRE GESTÃO DO TEMPO


SEU TEMPO

Quando converso com meus alunos ou clientes sobre gestão de tempo, umas das primeiras coisas que

lhes vem à mente é a agenda. Mas o tema gestão do tempo é muito mais do que simplesmente uma

agenda. A agenda é na verdade uma das dezenas de ferramentas que estão dentro do tema gestão do

tempo. Pode parecer óbvio, mas pasmem, não é assim na prática.

Em resumo, a correta utilização e gestão do tempo, envolve mais as prioridades do que as agendas.

Envolve mais a concentração do que a execução de atividades desesperadamente.

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Fazer o que é certo é mais importante do que

fazer as coisas de maneira certa.

Peter Drucker

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Visualize o resultado do seu trabalho – sempre que iniciar um

novo trabalho, ou uma nova tarefa, pare por um tempo e visualize

como será o produto final. Se não conseguir fazer isso sozinho,

envolva sua equipe e seu chefe. Isso te ajudará a definir os passos

necessários para chegar até esse produto final. Por vezes, você

perceberá que o produto final não gerará nenhum valor para a

empresa. Terá então a oportunidade de economizar tempo com

retrabalhos, e poderá rever se aquela tarefa realmente merece ser

executada.

Algumas dicas sobre Gestão do Tempo:



SEU TEMPO

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Vença o vício da urgência – quantas vezes você é interrompido no

seu dia de trabalho por pessoa que dizem que tem certa urgência em

uma demanda? E quantas vezes você atende essa demanda por

acreditar que ela é realmente urgente? Conhece o famoso apagar

incêndios? É preciso que você diferencie o que importante do que é

urgente. Para te ajudar nessa missão, utilize a matriz a seguir. Essa

matriz é encontrada no livro “Os sete hábitos das pessoas altamente

eficazes”, do autor Sthepen Covey.

Algumas dicas sobre Gestão do Tempo:



SEU TEMPO

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SEU TEMPO

O ideal é que você se desenvolva a tal

ponto que possa atuar a maior parte de

seu tempo no quadrante 2, ou seja, no

que é Importante e Não Urgente.

Estará então agindo de forma pró ativa,

direcionando seu time, planejando,

removendo obstáculos, e assim por

diante.

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Importante

Apesar de esse e-book ter uma tendência um pouco

maior para a gestão de tempo no trabalho, é

fundamental que você aplique alguns desses conceitos

na sua vida pessoal. Gerencie seu tempo quando

estiver em casa, com sua família, de forma inteligente.

Divida muito bem o seu tempo, para não se tornar uma

pessoa não produtiva enquanto estiver fora do

ambiente de trabalho. Ou seja, tenha um tempo para

praticar esportes, para ficar com sua família, para

descansar, para passear, e assim por diante.



SEU TEMPO

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O que posso fazer hoje que tornará melhor o

meu amanhã?

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ORGANIZAÇÃOMÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO SEU TEMPO

Uma pesquisa publicada pela Accountemps revelou que os executivos gastam de cinco a seis semanas

por ano somente procurando informações que perderam. Esse é o custo da falta de organização. Agora,

isso é ruim ou bom? Qual seria o custo para organizar essas informações e não perdê-las?

Perceba que não existe uma regra universal, ou uma receita de bolo que dirá o que é ser organizado, nem

como ser organizado. O que sabemos, obviamente, é que cada pessoa constrói o seu mínimo necessário

para uma organização aceitável.

O que se sabe é que a ausência de organização consome tempo e produtividade. Portanto, recomendamos

que você encontre urgentemente seu nível de organização.

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Uma dica essencial sobre organização é eliminar tudo aquilo

que você não precisa, ou seja, quanto menos você tiver, menos

terá que vasculhar para encontrar algo. Isso deve fazer parte da sua

rotina: eliminar o que não é necessário.

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ORGANIZAÇÃOMÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS


Mantenha sua agenda sempre atualizada, e compartilhe-a com seu time. Isso ajudará na

comunicação entre você e os membros da equipe, e também valorizará a gestão transparente.

Tenha uma lista de tarefas, de preferência priorizada. Não se esqueça de diferenciar importante de urgente.

Organize seus documentos e e-mails de tal forma que possa encontrá-los facilmente. Crie categorias (poucas) de tal forma que você não tenha dúvidas sobre que tipo de informação existe naquele container.

Lembre-se da regra: “quanto menos você tiver, menos terá que pesquisar”.

Faça limpezas periódicas nos seus arquivos (físicos ou digitais). Evite ficar guardando lixo.

Algumas dicas:

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CONCLUSÃO MÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO SEU TEMPO

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Obrigado!

É isso meus amigos, chegamos ao final do módulo 1

deste e-book. Torço muito para que essas dicas

estejam fazendo sentido, e que possam de alguma

forma mudar a sua vida.

Vamos agora para o Módulo 2, onde veremos algumas

dicas sobre como derrubar as barreiras da gestão do

tempo.

CONCLUSÃOMÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS


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MÓDULO 2 – DERRUBANDO AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

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MÓDULO 2 – DERRUBANDO AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO


dicas e ferramentas para que você possa controlar melhor o seu tempo no trabalho, lidando melhor com

as reuniões e com o alto volume de informações que recebemos diariamente.

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Quantas e quantas vezes já ouvimos a seguinte conversa nas empresas: “Qual é a sua função na

empresa? Sou Diretor Geral de Reuniões, ou Sou o Homem Reunião”. Isso é nada mais do que a foto atual

de grande parte dos profissionais que atuam em médias e grandes empresas. As reuniões acontecem aos

montes, diariamente. Quer fazer um teste? Tente reservar uma sala de reunião, ou peça para a secretária

emitir um relatório de quantas reuniões ocorreram no dia, semana e mês. O número com certeza será

assustador.

Sinceramente, eu não vejo problema nisso, desde que as reuniões sejam

produtivas e agreguem valor para a empresa, ou pelo menos para as

pessoas/departamento. Caso contrário você e toda sua equipe estarão jogando

tempo e dinheiro diretamente na latinha de lixo.

APROVEITANDO AO MÁXIMO AS REUNIÕES

MÓDULO 2 – DERRUBANDO AS BARREIRAS DA GESTÃO

DO TEMPO

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Você já se perguntou quanto custa uma reunião? Quanto de dinheiro por mês seu departamento gasta

com reuniões? Sinceramente, se você não faz isso, eu recomendo fortemente que você comece a calcular

esse número. Com certeza isso te ajudará no melhor planejamento das reuniões do seu departamento,

bem como dará um salto na produtividade.

Se você não sabe por onde começar, recomendo que utilize a “Calculadora de Custos de Reuniões”,

disponibilizada pelo site EffectiveMeetings:

O CUSTO DE UMA REUNIÃO


DO TEMPO

http://www.effectivemeetings.com/diversions/meetingcost.asp

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http://www.effectivemeetings.com/diversions/meetingcost.asp

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Basta você informar a média do salário anual do grupo de pessoas que participam frequentemente das

reuniões, o número médio de pessoas que participam das reuniões, a duração em horas das reuniões e a

quantidade de reuniões por semana.

Vamos fazer uma simulação. Imagina que você quer calcular esse custo somente para as reuniões do

seu departamento. Vamos simular os dados abaixo:



DO TEMPO

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Ou seja, se a média de salário das pessoas que participam das reuniões for de R$6.000,00 por mês, se 8

pessoas participarem dessas reuniões que podem durar em média 2 horas, três vezes por semana, seu

custo anual se aproxima de nada mais, nada menos que R$100.000,00.

Agora vamos imaginar um cenário de reuniões de nível gerencial/executivo. Vamos colocar um salário

mensal de R$15.000,00.



DO TEMPO

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Pasmem!!! Nesse caso o custo de reuniões é na casa de R$250.000,00 por ano. E estou simulando apenas 3 reuniões por semana. Se você é um gerente, ou um

executivo, tenho certeza de que você participa de muito mais do que três reuniões por semana.

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Ok, mas e aí? O que fazer com esses

números? Vamos lá: qual o valor

agregado dessas reuniões? Qual foi o

retorno financeiro para a empresa com

essas reuniões? Teve algum benefício,

alguma melhoria, as pessoas estão mais

felizes no ambiente de trabalho? Se não

teve retorno algum, é preciso rever todo

esse volume de reuniões, urgente.

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DO TEMPO


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Nesse tópico vou apresentar para você três passos, isso mesmo, apenas três passos que elevarão

drasticamente o seu nível de produtividade nas reuniões de trabalho. São passos simples, portanto,

aplique.

Tenham em mente que as reuniões podem sim se tornar momentos nobres, pois ali existem pessoas que

estão cheias de ideias e de vontade de fazer acontecer (pelo menos alguns). Portanto, use esse

momento da melhor forma possível. Você, como líder, tem essa responsabilidade.

3 PASSOS SIMPLES PARA TER REUNIÕES

PRODUTIVAS


DO TEMPO

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Meu amigo, se você concorda com o fato de que a grande maioria das reuniões não são produtivas, por

que você ainda participa dessas reuniões? Existe algo muito precioso na nossa vida chamado TEMPO!!!

Pare de jogar seu tempo no lixo.

Se você for convidado para uma reunião, procure o dono da reunião, entenda o tema e entenda se sua

presença é realmente necessária. Por vezes, ao conversar antecipadamente com o dono da reunião, você

já resolve o problema e evita a necessidade de participar da reunião. Ou seja, ganha tempo, ganha algo

valioso.


PRODUTIVAS


DO TEMPO

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Se você for o dono da reunião, tenha plena convicção de que essa reunião é realmente necessária.

Verifique se não é possível falar com as pessoas pontualmente, verifique se uma ligação não pode

resolver seu problema. Enfim, tente evitar as reuniões o máximo possível.


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Acabe com a mania de agendar reunião para

discutir todo e qualquer assunto!

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Tenha em mente algo muito importante: “Quando uma reunião não é produtiva, além de você perder o seu

tempo, outras pessoas também perderão seus respectivos tempos”.


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Bom, se a reunião passou pelo seu “filtro”, significa que ela realmente precisa ocorrer. Nesses casos você

deve, obrigatoriamente, planejar essa reunião. Planejar uma reunião significa:

1) Definir o local da reunião (presencial, via conferência, etc.).


PRODUTIVAS


DO TEMPO

2) Definir os assuntos e objetivos da reunião. Só deve ser discutido na reunião assuntos diretamente

ligados ao seu objetivo.

3) Definir o horário de início e de fim da reunião, e de preferência, se sua reunião tiver mais de um

assunto, defina também os tempos para cada assunto. E lembre-se: RESPEITO. Se a reunião está

marcada para começar as 09:00 horas, comece no horário. Se a reunião está marcada para terminar as

10:00 horas, termine no horário. Simples assim. Porém, não precisa ser radical. Se a reunião está sendo

altamente produtiva, e todos concordarem que o assunto deve continuar naquele momento, pergunte

educadamente para os participantes se todos concordam em continuar com a reunião.


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4) Convidar os participantes antecipadamente. Eu, particularmente, aprendi que enviar convites de

reunião 24 horas antes é muito em cima. Principalmente se for uma grande empresa. As pessoas

participam de muitas reuniões, compromissos, etc. Portanto, a dica que eu dou é que você envie o

convite antecipadamente, uns três ou quatro dias. Ai, um dia antes, você reforça o convite informando

que a reunião está confirmada, apenas para relembrar os participantes. Outro item fundamental é

disponibilizar a pauta completa para os participantes antecipadamente, até porque as pessoas precisam

saber o motivo e objetivo da reunião.


PRODUTIVAS


DO TEMPO

5) Por último, e não menos importante, é o domínio dos assuntos da reunião. Você como dono da

reunião, deve saber o que falar e conhecer detalhadamente os assuntos, portanto, prepare-se para a

reunião.


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Importante: duração da reunião. Minha experiência mostrou que mais do que 45

minutos de reunião não funciona. As pessoas começam a dispersar, olhar o celular, abrir o

notebook, sair para ir ao banheiro, e assim por diante. Portanto, tente organizar as suas

reuniões em um tempo máximo de 45 minutos. Mais do que isso a produtividade cairá.

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Como você fez um planejamento prévio, tenha certeza que a condução da sua reunião será bem mais

tranquila. Siga os seguintes passos:


PRODUTIVAS


DO TEMPO

Se apresente formalmente para todos os participantes, reforce o horário de início e fim da

reunião e repasse rapidamente os tópicos que serão discutidos.

Distribua os papéis e responsabilidades (próximo tópico).

Peça gentilmente a contribuição e participação ativa de todos os envolvidos.

Inicie com o primeiro tema e procure manter o foco e controle da reunião. Não deixe que

a reunião vire tumulto, peça para que cada um fale por vez (levantar as mãos é uma boa

estratégia). Evite também aquelas comuns conversas paralelas, onde um grupo começa

falar um assunto e outro grupo fala outro assunto. Se surgirem novos temas, anote e

verifique a necessidade de uma possível nova reunião. Não aborde esses novos assuntos

na reunião atual, respeite a agenda.


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Como você fez um planejamento prévio, tenha certeza que a condução da sua reunião será bem mais

tranquila. Siga os seguintes passos:


PRODUTIVAS


DO TEMPO

Após todos os temas serem discutidos, encerre a reunião (dentro do tempo programado), agradeça a presença

de todos e informe que enviará a ata até o dia x.

Após a reunião, envie a ata conforme prometido, e faça um acompanhamento forte em cima dos planos de ação

gerados na reunião. Para gerar o plano de ação, use um dos modelos que apresentamos nesse treinamento, e

defina também a cadência de acompanhamento desses planos.


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PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

EM UMA REUNIÃO


DO TEMPO

É de extrema importância

que você defina os papéis

e responsabilidades para a

execução de uma reunião.

Se você não fizer isso, com

certeza terá grandes

dificuldades durante sua

execução. Basicamente

temos quatro papéis e

responsabilidades:

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EM UMA REUNIÃO


DO TEMPO

Dono da reunião: é o principal

responsável por garantir que os

objetivos da reunião serão

alcançados. Além disso, o dono da

reunião deve:

• Criar a agenda da reunião e enviar

antecipadamente para os

participantes.

• Conduzir a reunião de forma

profissional, garantindo que a

dinâmica não seja conturbada.

• Motivar os participantes a

colaborarem com a reunião.

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EM UMA REUNIÃO


DO TEMPO

Participantes: são as pessoas que

foram convidadas para a reunião.

Obviamente, essas pessoas devem

interagir, participar, caso contrário

sua presença não é necessária na

reunião.

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EM UMA REUNIÃO


DO TEMPO

Redator: toda e qualquer reunião

deve ter uma ata, ou seja, um

documento que descreva quem foi

convidado, quem está presente na

reunião, os temas discutidos, as

ações que foram geradas através da

reunião, as conclusões e decisões,

entre outras anotações que julgar

importante. É papel do “redator”

realizar essa função. E após a

reunião, essa ata deve ser

disponibilizada para todos os

participantes. Uma dica importante

é que o dono da reunião sempre

revise essa ata antes de ser enviada

para os participantes. 61


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EM UMA REUNIÃO


DO TEMPO

Relógio: uma reunião,

obrigatoriamente, deve ter

um horário de início e fim.

Portanto, alguém deve

assumir o papel de relógio,

ou seja, alguém que

monitorará o tempo da

reunião e comunicará os

participantes sobre o

tempo restante. Pode ser

qualquer pessoa, inclusive

o dono da reunião ou o

redator.

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63

Essa é uma prática muito utilizada atualmente nas grandes empresas, principalmente em consultorias:

almoço de trabalho. Ou seja, ao invés de você marcar uma reunião no horário de trabalho, você pode

marcar um almoço com as pessoas envolvidas para discutir algum assunto que normalmente demandaria

uma reunião comum.

REUNIÃO OU ALMOÇO DE TRABALHO?


DO TEMPO

Eu particularmente acho que você deve tomar cuidado com essa estratégia. Primeiro porque o almoço é

um momento para você dar uma desligada, relaxar, pensar em outras coisas, resolver algum assunto

pessoal, e assim por diante. Mas, uma vez ou outra, não vejo problemas em marcar um almoço de

trabalho. Cuidado para isso não virar rotina.

Outro ponto que você deve tomar cuidado é com a quantidade de pessoas. Não dá para fazer um almoço

de trabalho com 10 pessoas. Eu recomendaria esse tipo de reunião para até no máximo quatro pessoas:

você e mais três. Os motivos principais são: posicionamento das pessoas na mesa, distância entre as

pessoas, barulho no local, entre outros.


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Outro cuidado: ambientes

públicos versus assunto tratado.

Você não deve marcar um almoço

de trabalho em um restaurante

público para falar sobre a nova

estratégia da empresa, correto?

Tome muito cuidado com os temas

que você tratar nessas reuniões.

Lembre-se da confidencialidade das

informações.

REUNIÃO OU ALMOÇO DE TRABALHO?


DO TEMPO

E por último, trate apenas de

assuntos pontuais, coisas rápidas.

Não gaste todo o horário de

almoço para essa reunião. Escolha

assuntos que levam 10 a 15

minutos no máximo.


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Com o advento da tecnologia, mais especificamente do e-mail, o volume de informações que recebemos

a cada dia é extremamente alto. E dentro das empresas, parece-me que o volume de e-mails também é

muito alto. Existem casos onde as pessoas trabalham uma do lado da outra, ou uma na frente da outra,

e ficam o dia todo trocando e-mails. Qual será o real motivo disso? Será que a tecnologia é a culpada?

Ou será que o problema está nas pessoas, que tem medo de conversar? Será que as pessoas se sentem

mais “poderosas” quando precisam responder um e-mail? Será que em uma conversa, olho no olho, ela

diria as mesmas coisas que disse no e-mail?

COMO LIDAR COM O ALTO VOLUME DE

MENSAGENS


DO TEMPO

Tudo isso precisa ser percorrido e conversado dentro das empresas. A comunicação olho no olho precisa

ser mais valorizada, pois é isso que aproxima as pessoas, e não os e-mails. Quantas e quantas vezes

você resolveu um problema rapidamente através de uma conversa pessoalmente, ou através de um

telefonema. Imagina se você tivesse que resolver esse mesmo problema por e-mail, quanto tempo a

mais gastaria?


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Sobre o volume de informações que recebemos diariamente, seja por e-mail, mensagens no celular,

caixa postal, e assim por diante, a grande maioria dessas mensagens se enquadra nas categorias

abaixo:


MENSAGENS


DO TEMPO

Não são relevantes para o seu trabalho.

Foram enviadas para você, mas na verdade deveriam ter sido enviadas para outras pessoas, ou

membros da sua equipe.

São interessantes, mas não exigem ação alguma.

São duplicadas, várias pessoas enviam o mesmo conteúdo.

Exige alguma ação de sua parte.


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Perceba que, a grande maioria de mensagens que você recebe não exigem ações de sua parte. Agora,

tente calcular o tempo que você “perde” lendo e respondendo todas as mensagens nas quais você não

tem ação. Será que sua produtividade não está sendo impactada por conta disso?


MENSAGENS


DO TEMPO

Outra coisa que acontece diariamente em nossas vidas, é o fato de que nós já sabemos disso

antecipadamente. Ou seja, antes de abrir o e-mail, ou antes de desbloquear o celular de trabalho, já

sabemos que teremos ali 100 e-mails não lidos, 35 novas mensagens, e assim por diante. E pior ainda,

nos conformamos com essa situação, e começamos a ler uma a uma.

É preciso reeducar o ser humano, pois esses tipos de coisa começam a fazer parte da rotina e passam

despercebidas. Perdemos muito tempo em nosso dia fazendo coisas que não agregam valor nenhum.

Seguem abaixo algumas dicas que te ajudarão a melhorar seu foco e a fazer uma melhor gestão das

mensagens que recebe diariamente:


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Durante o seu dia de trabalho, procure deixar o navegador de Internet fechado, ou então deixe aberto apenas o programa que você usa no seu trabalho (e-mail corporativo, por exemplo). Reserve cinco minutos da parte da manhã e cinco minutos da parte da tarde para verificar seu e-mail pessoal. Não deixe que a Internet tire seu foco.


MENSAGENS


DO TEMPO

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Facebook, Whatsapp, Linkedin. Procure acessar apenas nos horários que você definiu (aqueles 5 minutos). Mantenha o foco no que é realmente importante para o seu trabalho, metas e objetivos.


MENSAGENS


DO TEMPO

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Não fique o tempo todo preso ao seu e-mail corporativo. Se possível, defina períodos para ler seus e-mails, por exemplo, a cada duas horas. Conheço pessoas que ficam o dia inteiro respondendo e-mails, e depois reclamam que não tem tempo para trabalhar.


MENSAGENS


DO TEMPO

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No final do dia já faça o planejamento de seu próximo dia. Com isso, ao chegar na empresa no dia seguinte, você já sabe o que tem que fazer. Quando você não sabe o que tem que fazer, qual é a primeira coisa que você faz? Olhar o e-mail, e aí, lá se vai 30 minutos embora, no mínimo.


MENSAGENS


DO TEMPO

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Se você recebe centenas de e-mails desnecessários, procure os remetentes dessas mensagens e explique, educadamente, que você não precisa receber esse tipo de e-mail. Ou seja, ensine as pessoas a enviar e-mails.


MENSAGENS


DO TEMPO

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Recentemente, em uma conversa com meu sócio, Paulo Berto, ele me disse uma coisa um dia que se

encaixa muito bem aqui:


INFORMAÇÕES


DO TEMPO

“No passado o homem sofria por falta de informação e hoje

está sofrendo pelo seu excesso”.

É impressionante o volume de informações que nos cercam hoje em dia, principalmente na Internet.

Faça uma busca no Google pela palavra “amor”. Nada mais, nada menos do que 416.000.000 resultados.

Se você não souber filtrar essas informações, fazer buscas mais específicas, com certeza o alto volume

de informações te atrapalhará ao invés de ajudar.


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Dentro das empresas não é diferente. Você tem seu chefe, tem os membros da sua equipe, os membros

e gerentes de outras equipes, os clientes, o conselho executivo da empresa, as metas da empresa, a

Intranet, a Internet, os jornais, e assim por diante, tudo isso te bombardeando a cada minuto, e você

tem que tomar decisões. E aí? Como tomar a melhor decisão? Obviamente que não é fácil responder

essa pergunta, mas o líder nato, aquele que sempre toma as melhores decisões, sabe lidar com tudo isso

de forma leve e serena. Veja algumas dicas nas próximas páginas.


INFORMAÇÕES


DO TEMPO


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Priorizar – analise o volume de informações que lhe cercam. Qual a porcentagem dessas informações que são realmente críticas ou úteis para você? Pode ter certeza de que a menor parte dessas informações tem algo a ver com suas metas e objetivos. Portanto, priorize os tipos de informações que você receber. Crie containers e dê um tratamento específico para cada um desses containers, com base em seus conteúdos. Por exemplo, no seu e-mail você pode criar uma pasta chamada “Crises” onde você armazenará informações relacionadas com assuntos críticos para a empresa, ou para seus clientes. E assim por diante. Com correspondências, mesma coisa. Tenha “caixinhas” específicas para cada tipo de correspondência. Com essa organização, você sabe o que atacar primeiro, você sabe onde estão as coisas que realmente agregarão valor para você.


INFORMAÇÕES


DO TEMPO

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Filtrar as fontes – filtre as fontes das quais você quer receber informações, simples assim. Se você recebe informações de um site que não tem interesse, cancele sua inscrição nesse site, ou classifique os e-mails como spam, por exemplo. Se o seu amigo de trabalho fica enviando mensagens desagradáveis, peça para que ele não envie mais. Enfim, coloque ordem na casa, e elimine o máximo possível de mensagens entrantes desnecessárias.


INFORMAÇÕES


DO TEMPO

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Sair da massa – sabe aquele grupo de pessoas da empresa que são fascinados pela leitura de um site específico, ou aqueles que assinam as mesmas revistas? Analise se essas informações são úteis para você, se estão relacionadas com seus objetivos e metas. Se não estiverem então não perca tempo com esse tipo de informação, somente para “ficar bonito na foto” e ter o que conversar com essas pessoas. Isso não significa que você precisa de isolar do mundo, é importante saber o que está acontecendo, mas não faça as coisas só para agradar os outros e se aparecer. Ou seja, saia da massa!


INFORMAÇÕES


DO TEMPO

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Valorizar as relações pessoais – sempre que possível converse pessoalmente com as pessoas. Tente diminuir o volume de informações que recebe por e-mail, ou por telefone, simplesmente procurando as pessoas e conversando, olho no olho. Com certeza você reduzirá a quantidade de informação entrante, economizará muito tempo, resolverá as coisas rapidamente e aumentará sua produtividade.


INFORMAÇÕES


DO TEMPO

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Tenha objetivos e metas muito bem definidas. Isso é

primordial. Se você não sabe

aonde quer chegar, você não

terá foco em nada.

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Muito provavelmente já é de seu conhecimento que executar várias tarefas ao mesmo tempo não é algo

muito bem visto pelas técnicas de produtividade. Existe um risco muito grande de você fazer as coisas

com baixo nível de qualidade quando se faz muitas coisas em paralelo. Procure evitar isso, faça uma

coisa de cada vez, e de forma bem feita.

COMO LIDAR COM AS MULTITAREFAS


DO TEMPO

Além disso, outro aspecto que pode ter passado despercebido é que quando você faz a transição de uma

tarefa para outra, existe todo um processo interno de readaptação, para que você possa começar a

próxima tarefa. Para algumas pessoas, esse é um processo rápido, tranquilo. Mas para a grande maioria

não é, ou seja, se gasta um tempo até que seu cérebro entenda que você mudou de tarefa, e agora não

vai mais falar sobre futebol, mas sim sobre saladas, por exemplo. Você vai ter que entrar em outro

contexto, que tem outros problemas, outras pessoas, e seu cérebro vai ter que resgatar tudo isso, você

vai ter que procurar informações referente à nova atividade, e assim por diante. Percebe que isso pode

ser um grande consumidor do seu tempo?


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Vamos imaginar um dia de trabalho, onde você atuou em 10 atividades distintas. A cada assunto

finalizado, vamos supor que você gaste cerca de 5 minutos para entender a próxima atividade e se

adaptar ao novo cenário. Portanto, cinco minutos vezes 10 (5 x 10) é igual a cinquenta minutos. Em

outras palavras, cinquenta minutos do seu dia foram “perdidos”. Porém, existem pessoas que levam até

30 minutos para fazer essa transição de entendimento. Imagina perder 30 minutos a cada transição de

tarefas/assuntos.



DO TEMPO

E vamos ser bem honestos. Se você atuar em 10 atividades distintas por dia, qual a probabilidade de

você ter realmente resolvido essas 10 atividades/assuntos? É muito provável que várias dessas

atividades/assuntos perdurem por mais tempo, e você terá que posteriormente atuar novamente nelas.


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Sendo assim, a dica aqui é: uma vez que você entrou em um determinado assunto, ou um determinado problema, tente

resolvê-lo por completo, e diminua a quantidade de vezes que você muda de assunto/problema por

dia. Quanto menos transições você tiver durante o seu dia, menos

tempo você perderá. Poderá então ganhar alguns minutos, ou até algumas horas, e aumentar sua

produtividade.

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Para fechar, mais algumas sacadas:



DO TEMPO

Tire as multitarefas do seu radar.

Delegue atividades.

Bloqueie parte do seu tempo para fazer coisas que exigem muita

concentração.

Evite as distrações.

Tenha foco.


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CONCLUSÃO MÓDULO 2 – DERRUBANDO AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

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Obrigado!






dicas sobre como tomar decisões de forma rápida e

inteligente.

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CONCLUSÃOMÓDULO 2 – DERRUBANDO AS BARREIRAS DA GESTÃO

DO TEMPO


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MÓDULO 3 – TOMADA DE DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE

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MÓDULO 3 – TOMADA DE DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE


dicas e ferramentas para que você possa tomar as melhores decisões em um cenário de trabalho

extremamente conturbado, onde temos cada vez mais tarefas e somos cada vez mais cobrados para

entregar com mais qualidade e rápido. Tomar as melhores decisões nessas horas é uma arte.

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Você já deve ter percebido que nos últimos anos as pessoas cada vez mais falam em agilidade dentro das

empresas, e ai surgem alguns conceitos como Lean, Scrum, PMI Agile, métodos ágeis, e assim por diante.

Com isso alguns processos, como por exemplo, os processos de desenvolvimento de produtos são

acelerados.

Contudo, geralmente essas ações são pontuais, ou seja, os gerentes ou diretores implementam essas

melhorias apenas em seus departamentos. Como consequência, apenas seus departamentos se tornarão

mais ágeis, e isso significa que os “gargalos” serão apenas deslocados, e não completamente removidos,

pois os demais departamentos continuam com seus métodos tradicionais. O ideal então é que esse tipo

de ação seja tomada na empresa como um todo. Aí sim os “gargalos” poderão ser eliminados por

completo.

O CICLO DA TOMADA DE DECISÃO

MÓDULO 3 – TOMADA DE DECISÃO RÁPIDA E

INTELIGENTE

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Acrescente aqui também o fato de que a velocidade de mudança de panorama dos negócios pode mudar

do dia para a noite. Você está trabalhando no desenho de um novo produto, enquanto seu concorrente já

está lançando esse mesmo produto, ou até melhor.

Ou seja, tudo é muito dinâmico, tudo é muito rápido. E você como líder está inserido nessa realidade.

Como lidar com isso? Como tomar as melhores decisões no meio dessa “guerra”, onde as coisas mudam

do dia para a noite?



INTELIGENTE

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Além de você ter que se adaptar a esse novo cenário, você terá que trabalhar junto com sua equipe para

que ela também entenda e comece a agir diferente. Não adianta só você se adaptar e conseguir tomar as

melhores decisões. Afinal de contas, quem executa as suas melhores decisões dentro de uma empresa? É

bem provável que seja sua equipe, portanto, cuide muito bem de suas equipes também.

Veja nas próximas páginas algumas dicas que poderão te ajudar a tomar as melhores decisões:



INTELIGENTE

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Revise seus métodos de tomada de decisão – se você é daqueles que fica esperando grandes volumes de informações para tomar alguma decisão, é hora de mudar sua forma de pensar e agir. Como dissemos, o mercado está ágil, mudando a cada momento. Por vezes você não terá as melhores informações, e mesmo assim terá que tomar decisões. Existe um método chamado “fórmula 7-3”, onde é dito que é melhor tomar uma decisão e acertar sete em cada dez vezes do que ficar procurando a solução perfeita. Esse é apenas um exemplo que pode te ajudar nessa remodelagem de pensamento. E confie na sua intuição gerencial para tomar decisão. Você tem experiência, tem bagagem, conhecimento. Geralmente a voz interna não costuma nos enganar. Junte tudo isso e tenha certeza de que você acertará. E se não acertar, sem problemas, é só corrigir. Só tenha cuidado para não errar em coisas muito grandes, que envolvam muito dinheiro, muitas pessoas e a reputação da empresa.



INTELIGENTE

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Conecte-se – você não está sozinho nesse barco. É bem provável que outros gerentes ou diretores da mesma empresa já passaram pelo que você está passando, e já tiveram que tomar muitas decisões em suas vidas. Portanto, uma dica é compartilhar suas bases de conhecimento, trocar as experiências referentes a tomadas de decisão. Por vezes seu amigo de trabalho não vai dizer exatamente o que você deve fazer, mais vai compartilhar algum conhecimento, ou alguma experiência, que poderá lhe dar uma luz do que fazer.



INTELIGENTE

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Teste de mercado – essa é na verdade uma forma que você tem de transferir grande parte da responsabilidade de uma tomada de decisão para o mercado. Ou seja, no caso de um produto novo, você pode disponibilizar um protótipo para o mercado e colher os feedbacks sobre esse produto. Com isso você terá subsídio necessário para saber se o produto foi bem aceito ou não, se precisa de ajustes, e assim por diante.



INTELIGENTE

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Descentralize a tomada de decisão – sabe aqueles modelos hierárquicos das antigas, onde o chefe mandava e o empregado apenas executava? Mais ou menos parecido como os filmes de robôs, onde estes são programados para fazer tal tarefa, e ponto final. Simplesmente executavam sem questionar. Pois é, isso é coisa do passado. Se você ainda pensa dessa forma, posso afirmar que está “cavando sua própria cova”. Em pouco tempo conhecerás o fracasso. Isso é atitude de qualquer coisa, menos de um líder atual. Hoje em dia a tendência é o compartilhamento de responsabilidades, compartilhamento do poder de tomada de decisão. As pessoas precisam disso, elas precisam se sentir importantes, se sentir parte da solução. Se você leva sua equipe para um brainstorming de definição de metas, objetivos, ou um brainstorming para falar sobre um novo produto, pode ter certeza que durante o processo de execução as pessoas estarão mais felizes, farão com mais qualidade, e consequentemente elevarão o nível de produtividade.



INTELIGENTE

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Como estamos abordando o tema de gestão do tempo, obviamente teríamos que falar sobre liderança.

Como deve ser o líder que está inserido nesse ambiente extremamente dinâmico, cheio de tarefas,

compromissos, metas e clientes pressionando por melhores prazos e qualidade? Veja nas próximas páginas

algumas dicas:

LIDERANÇA ACELERADA


INTELIGENTE

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Capacidade de progredir em ambientes desordenados –um bom líder é um bom líder, e ponto final, independente do ambiente onde ele estiver. Obviamente que nos cenários desordenados é mais complexo. Nesses cenários, você precisa se adaptar muito rápido a mudanças, precisa estar atento com as mudanças de estratégia da empresa e principalmente estar muito próximo da sua equipe. Se a comunicação já é um problema para o ser humano, imagine como deve ser a comunicação em um ambiente desordenado. O pensamento do líder nesse cenário deve ser sempre o de “aprender algo no meio da bagunça”. Ele sempre encontra uma oportunidade de aprender algo que não sabia, ou aprimorar o que já sabe. Aprende consigo mesmo e principalmente com os outros: aprende observando as outras pessoas. Outra postura desse líder é o respeito, ou seja, a capacidade de se colocar no lugar dos outros.



INTELIGENTE

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Capacidade de ser flexível – um líder nato sabe a hora de soltar as rédeas do cavalo e deixar que o próprio cavalo assuma o controle, e sabe a hora de segurar as rédeas firmemente (na verdade o cavalo nunca assumiu o controle, ele apenas “achou” que estava no controle). São pessoas que não deixam se abalar por situações externas, pois tem o controle interno de si mesmo. São pessoas que conseguem engajar as equipes rapidamente para construírem soluções colaborativas. São pessoas autoconfiantes e que conseguem resolver as famosas “disputas” entre dois ou mais profissionais, pois olham os fatos por cima, sem se envolver emocionalmente.



INTELIGENTE

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Possuem ritmo – exercem suas funções com facilidade e fluidez, pois é algo que está dentro deles, não é nada forçado. Possuem a capacidade de aprender enquanto as outras pessoas apenas observam, e principalmente se adaptar as novas situações em tempo real, ou seja, colocam a mão na massa e durante o percurso vão se adaptando. Tem também a capacidade de estar sempre um passo à frente, é o famoso “já comeu o bolo enquanto os outros saíram para comprar os ingredientes para fazer o bolo”.



INTELIGENTE

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E você? É um líder

ágil?

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É muito comum ver novos líderes querendo mostrar resultados rapidamente, afinal de contas, eles querem

justificar seu novo cargo, ou sua nova posição. Isso é algo muito bom, fantástico eu diria, mas é

fundamental nessa hora que o líder tenha paciência, respeito e bom senso. Não adianta querer sair

mudando tudo de uma hora para outra, reestruturando as posições gerenciais da empresa, implementando

novos processos, definindo novas metas. Fazer tudo isso de uma vez, e logo no início, pode ser muito

arriscado. Por vezes, isso até funciona. Existem líderes que conseguem fazer tudo isso rapidamente, em 3

ou 4 meses. Mas eu diria que isso é para a minoria. Veja nas próximas páginas algumas dicas para os

novos líderes:

NOVOS LÍDERESMÓDULO 3 – TOMADA DE

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE

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101

De alguns passos por vez – ao assumir um cargo de liderança é muito provável que você tenha muito a aprender sobre os objetivos e metas da empresa, cultura, clientes, e assim por diante, principalmente se você estiver mudando de empresa. Além desse aprendizado, você provavelmente terá que conquistar a confiança de muitas pessoas (parceiros de liderança, equipe de trabalho, entre outros), e isso independe da sua reputação e da sua experiência. Porém, apesar de tudo isso, existe uma enorme expectativa a seu respeito, e se você assumiu uma posição de líder, é porque a empresa precisa de você e precisa do seu apoio. Sendo assim, evite os extremos, ou seja, não comece muito devagar, e também não comece que nem um louco. De alguns passos prudentes, faça algumas mudanças, nada alarmante. Com isso você já vai mostrando sua cara, mostrando seu trabalho, e colhendo resultados rapidamente. Isso te dará mais segurança para fazer mudanças mais impactantes. Outra coisa importante a se fazer é tentar antecipar alguns entendimentos sobe a empresa e sobre a nova função. Converse com as pessoas envolvidas, com o antigo líder, com seu gerente ou diretor. Antes de entrar na linha de guerra, tente saber o que está envolvido, interesses, quem serão seus aliados, e assim por diante.




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Valorize as pessoas – ao assumir a nova posição, valorize as pessoas que ali estão. Elas serão fundamentais para que você construa seu sucesso, e que suas ações sejam implementadas. Melhore os planos de desenvolvimento, faça sessões de brainstorming, capacite essas pessoas, compartilhe suas ideias e planos, e assim por diante. Essas pessoas precisam jogar junto com você. Porém, caso não estejam dispostas a “jogar junto”, outras medidas deverão ser tomadas.




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Não seja o “sabe tudo” – apesar de você ter vasta experiência e muito conhecimento, quando assumir a posição de líder não deixe que a sua autoconfiança se torne vaidade. Não pense que você sabe tudo, ou que vai conseguir fazer tudo sozinho. Se for por esse caminho, estará fadado ao fracasso. Ao invés disso, prepare seus planos e ideias, discuta com pessoas em quem possa confiar, apresente para seu chefe, e vá amadurecendo os planos com o tempo (por vezes, um tempo curto). Use toda sua experiência e conhecimento, mas também deixe claro que você aceita ideias e sugestões, e que não sabe tudo.




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Valorize as primeiras conquistas – não tem como fugir disso: o ser humano é movido por conquistas, pelo trabalho bem feito. Portanto, quando assumir seu novo posto de líder, encare algumas tarefas que você sabe que terão rápidos resultados. Provavelmente a equipe terá uma lista de itens que estão pendentes de resolução. Olhe essa lista e escolha alguns itens, que “aparentemente” são rápidos de serem resolvidos. Além disso, concentre-se em atividades que trarão certa “felicidade” para as pessoas, como por exemplo, um plano de capacitação, plano de benefícios, ajustes nos processos que resultarão em produtividade, e assim por diante. Tudo isso te ajudará a ter conquistas rápidas, o que o motivará para encarar maiores desafios.




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Imagine que você é um líder e que tomou uma grande decisão na sua empresa: aprovou a concepção de

um produto na casa dos 100 milhões. Após 6 meses de trabalho, você e os executivos da empresa

percebem que o produto em questão está fora do mercado, ou seja, não faz mais sentido lançar o produto,

nem seguir em frente com o projeto.

ECONOMIZANDO SEU TEMPO E DINHEIRO


INTELIGENTE

105

Qual será sua próxima decisão? Continuar investindo no produto? Desistir? Pedir demissão por conta do

fracasso no projeto?

Para te ajudar a tomar as melhores decisões nessas situações, seguem três dicas que você poderá utilizar:


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Suas próximas decisões não devem ser feitas para justificar as decisões passadas que

não deram certo – o contexto atual em que estamos vivendo exerce uma força de influência muito

grande nas decisões que tomamos. Portanto, nunca se esqueça de que quando você precisa tomar

uma decisão, você deve olhar para frente, para o resultado esperado, para onde se deseja chegar

com essa decisão, e não para trás, para as decisões que você tomou que não deram certo. O ser

humano atual possui algo latente chamado orgulho, vaidade, e quando esses atributos entram em

ação, com certeza levam o homem diretamente para o fracasso. Fracasso interno, com ele mesmo.

Existe algum fracasso maior do que perder para você mesmo? Portanto, se você tomou alguma

decisão que não foi a melhor, ou que não trouxe o resultado mínimo esperado, reconheça sua falha,

aprenda com o erro e siga em frente, buscando sempre fazer melhor. E nada, exatamente nada vai

justificar seu erro. Não perca tempo com isso. Se você conseguir eliminar as justificativas da sua

vida, tenho certeza de que as coisas começarão a caminhar para um novo patamar.



INTELIGENTE

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Concentre-se também na qualidade das decisões e não somente na qualidade dos

resultados – a “mente coletiva” das empresas e dos executivos prega que você será medido pelos

resultados, e não pelas suas decisões. Horas, será que não ocorreu ainda aos executivos que um

resultado satisfatório está diretamente relacionado com uma decisão de qualidade? Sendo assim,

você como líder, e futuro executivo (ou atual executivo mas com uma nova postura), motive seus

liderados a tomarem decisões de qualidade, embasada em fatos, dados e percepções. Obviamente

que você deverá olhar para os resultados, projetar o futuro, mas concentre-se mais ainda na

tomada da decisão, pois é ela, juntamente com a execução da ação, que vai te levar ao sucesso, ao

resultado positivo. Quebre as barreiras, os paradigmas, saia da massa e se destaque.



INTELIGENTE

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Tenha suas regras básicas para tomada de decisão – imagina que você contratou um novo

funcionário para uma posição de liderança do seu departamento. Já de início você tinha uma

expectativa de que esse profissional produziria um resultado muito bom. Logo no segundo mês você

percebe que esse profissional não está gerando o resultado esperado, e fica em dúvida se demite ou

não. Após um tempo você decide então investir alto na capacitação desse profissional. Ele faz então

os treinamentos, e seis meses depois você verifica novamente que seus resultados não estão ainda

no nível desejado. E aí, o que fazer? Investir mais? Demitir? Percebe que você entrará em um ciclo

perigoso se você não definir alguns critérios mínimos para esse tipo de situação? Por exemplo,

antecipadamente, você poderia ter definido que investiria R$15.000,00 em treinamentos com esse

profissional, e 2 meses após o treinamento iniciaria a medição de seu desempenho, e se não

atingisse os resultados e metas, aí sim poderia demitir o profissional, pois você tinha os critérios

definidos. Tenha sempre esses critérios de tempo e custo muito bem definidos, isso te ajudará a

identificar quando está dentro de um buraco, e quando deverá parar de cavar o buraco.



INTELIGENTE

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Já dizia Peter Drucker em 1967, em seu clássico The Effective Executive: “Há sempre mais tarefas

produtivas para ontem que tempo disponível para cumpri-las, e mais oportunidades do que

pessoas que possam aproveitá-las”. Portanto, o grande segredo está na priorização, escolher as coisas

certas na hora certa.

DEFININDO PRIORIDADES


INTELIGENTE

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Peter Drucker ainda complementa sua frase acima dizendo: “A única dúvida é saber quem tomará a

decisão: o executivo ou as pressões?”. Se você deixar que as pressões do dia a dia tomem as decisões

por você, é bem provável que você perca o controle da situação, e deixe de fazer o que é realmente

importante.

Sendo assim, quando tiver uma lista de tarefas, priorize-a. Existem dezenas de técnicas para isso, e uma

delas é responder as seguintes perguntas:


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INTELIGENTE

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Dessa lista de tarefas, qual delas está relacionada

com as metas e objetivos da empresa?

Dessa lista de tarefas, quais delas terão impactos

negativos caso não sejam executadas?

Dessa lista de tarefas, quais delas poderiam fazer

uma grande diferença no sucesso da minha

equipe?

Dessa lista de tarefas, quais delas são mais

importantes para o meu chefe?


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Respondendo essas perguntas você conseguirá identificar as tarefas que trarão um maior valor agregado.

Comece por aquelas que se enquadram em todas as perguntas acima.



INTELIGENTE

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Outra ferramenta interessante que pode te ajudar é a matriz GUT. Essa é uma ferramenta muito utilizada e

tem como objetivo priorizar problemas, baseando-se em sua gravidade, urgência e tendência. É uma

ferramenta que pode auxiliar na tomada de decisões e solução de problemas, simplesmente analisando-se

os fatores GUT e dando notas para cada um deles.

Vamos entender agora as definições de cada um desses termos:


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Gravidade: representa o dano ou prejuízo que o problema pode causar caso não seja resolvido. Ou seja, o

real impacto da sua materialização.

Urgência: representa a questão de tempo disponível para se resolver o problema. Quanto maior a

urgência do problema, menor o seu tempo disponível para resolvê-lo.

Tendência: representa o grau de crescimento ou decrescimento do problema com o passar do tempo, ou

seja, a evolução do problema (piorará ou não?).



INTELIGENTE

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Veja na figura abaixo os passos para montar a Matriz GUT:



INTELIGENTE

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Além dessa ferramenta existe a Matriz RAB. A ferramenta RAB possui uma semelhança muito grande com

a ferramenta GUT. Ambas têm o intuito de priorização, ou seja, nos dão uma direção sobre o que fazer

primeiro, o que resolver primeiro. Porém, a RAB você deve utilizar para priorizar a medidas que serão

implementadas para resolver um problema.



INTELIGENTE

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Vamos entender agora as definições de cada um desses termos:

Rapidez: representa o quão rápido pode-se implementar uma ação ou medida.

Autonomia: representa o quanto de autonomia você tem para implementar a ação ou medida.

Benefício: representa o quão benéfica será a implementação de uma ação ou medida.


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Veja na figura abaixo os passos para montar a Matriz RAB:



INTELIGENTE

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CONCLUSÃO MÓDULO 3 – TOMADA DE DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE

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Obrigado!






dicas sobre como maximizar a sua capacidade.

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CONCLUSÃOMÓDULO 3 – TOMADA DE



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MÓDULO 4 – MAXIMIZANDO A SUA CAPACIDADE

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Olá, seja bem-vindo ao quarto e último módulo deste e-book. Neste módulo conversaremos sobre

alguns aspectos que poderão maximizar ainda mais sua capacidade. Leia com atenção as dicas deste

módulo e coloque-as em prática.

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EVITANDO A PERDA DE TEMPO


Conforme o nome desse e-book sugere, fazer a gestão do tempo é uma arte. São poucas as pessoas

que conseguem organizar muito bem o seu tempo naturalmente, sem muito esforço. A grande maioria

sofre muito com as pressões, com a pressa, e assim por diante. Eu particularmente acredito muito que

existem dois pontos fundamentais a serem discutidos:

O primeiro e mais simples de se lidar é a aplicação de técnicas e ferramentas de gestão do tempo. Usando somente as dicas desse e-book, você com certeza poderá galgar novos degraus na sua vida.

O segundo ponto e mais delicado é a forma com que as pessoas lidam com o tempo. É muito comum ver as pessoas com pressa, correndo, tomando decisões sem pensar. Aí eu pergunto: pressa para quê? Aonde você quer chegar? Nesse caso é fundamental o autoconhecimento. As pessoas precisam mergulhar dentro de si e se conhecer, saber quem são, para onde vão, e assim por diante. Tenho certeza que você conhece pessoas serenas, que não tem pressa para nada, e que as coisas dão certo na vida dessas pessoas.


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Se você conseguir combinar esses dois pontos acima, com certeza alcançará o novo patamar que você

tanto almeja.

Além de saber lidar com o tempo, é fundamental evitar seu desperdício. Para isso, seguem algumas

sacadas excelentes:


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Mude sua relação com o tempo: é preciso deixar de ser refém do fenômeno tempo, algo que é presente na nossa

vida. Tudo o que nós fazemos, tridimensionalmente, é limitado pelo tempo e espaço. Como ampliar isso? Será possível

sair das limitações de tempo e espaço? Eu acredito piamente que sim, e como exemplo posso citar os sonhos. Durante

um sonho de menos de 5 segundos vivemos experiências que no nosso dia a dia poderia durar uma vida. Veja abaixo

algumas dicas que te ajudará nessa relação com o tempo:

Concentre-se no que é realmente importante: recentemente li uma frase fenomenal de A. Roger Merrill: “Ser muito ocupado é muito mais fácil do que ser eficaz”. Saiba diferenciar o que é importante do que é urgente. Saiba priorizar e identificar as tarefas que lhe agregarão o maior valor.

Tenha um diálogo interior: quantas vezes na sua vida você parou por 1 minuto e refletiu sobre a sua vida? Criou uma lista de coisas que você fez e que não deram certo? Olhou para dentro de si e identificou seus pontos de melhoria? Sabe quais são seus pontos fortes? O pensamento que eu tenho é mais ou menos o seguinte: eu imagino que sou uma máquina cheia de programações (educação, cultura, etc.). E essa máquina (eu) vai produzir coisas, vai tomar decisões e assim por diante. Se eu não conhecer essa máquina e essas programações, consequente não saberei quais os resultados serão gerados por ela. Sendo assim não me resta outra escolha a não ser conhecer a máquina, conhecer as programações. Ou seja, autoconhecimento, olhar para dentro de mim, diariamente, e mudar o que precisa ser mudado. Só assim saberei conscientemente dos resultados que serão gerados. Por isso é fundamental esse diálogo de você com você mesmo.


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Admita suas limitações: ninguém é perfeito, todos possuem suas limitações. Tenha consciência disso e busque sempre aperfeiçoar. Não assuma coisas que você sabe que não conseguirá cumprir, isso não é inteligente e consumirá um tempo extra da sua vida.

Aprenda a gostar daquilo que você faz: é muito comum começarmos algo e pensar a cada instante em terminar esse algo. A dica aqui é curtir a tarefa, fazer com prazer, desfrutando desse momento. Como? Entendendo o contexto dessa tarefa, como ela se encaixa com as metas da empresa, o efeito positivo que essa tarefa poderá causar para alguma pessoa, e assim por diante. Deixe a pressa de lado.


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Defina aonde você quer chegar: essa é a base e tudo parte desse ponto. Se você, ou uma empresa, não sabe

aonde quer chegar, as ações não serão direcionadas, e o tempo e esforço serão em grande parte desperdiçados.

Sendo assim:

Tenha objetivos de longo prazo: defina um objetivo grande, algo nobre que realmente justifique sua passagem pela Terra. Isso te ajudará a analisar cada passo que você der na sua vida. Sem um objetivo, sem um rumo, sem um norte, você “atira” para todos os lados.

Tenha uma programação semanal: faça uma divisão do seu tempo em categorias. Por exemplo: 40 horas por semana será para o trabalho, 50 horas por semana será ficar com a família, 7 horas por semana de atividade física, 5 horas por semana para aperfeiçoamento e autoconhecimento, e assim por diante. Tendo essa programação, deixe-a em um local que você possa ver diariamente.

Tenha metas diárias e semanais: uma vez que você definiu seu objetivo e dividiu seu tempo durante a semana, defina suas metas diárias ou semanais. Importante: as metas devem estar relacionadas com o seu objetivo. Por exemplo, frequentar a academia 3 vezes por semana, gastar apenas R$100,00 com alimentação durante a semana, e assim por diante. Isso vai te ajudar ainda mais a fazer coisas que estão diretamente relacionadas com os seus objetivos, e te trará o sentimento de satisfação, pois você estará cumprindo suas metas, as quais te levarão ao seu objetivo final.


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Dedique seu tempo ao essencial: invista seu tempo em atividades que vão agregar um alto valor para você e para

os que estão ao seu redor.

Faça exercícios físicos: falar que você deve fazer exercícios é meio que “chover no molhado”. Todos sabem, todos têm a consciência de que não cuidar do corpo é um risco tremendo, e mesmo assim muitos levam uma vida sedentária. Além de melhorar sua saúde, os exercícios aumentam sua disposição, e consequentemente sua produtividade.

Não acumule o sono: trabalhar com sono é o grande inimigo da produtividade, pois você não consegue se concentrar, não consegue ser tão produtivo e não consegue atingir os altos níveis de qualidade. Portanto, não deixe que o sono se acumule, caso contrário você terá grandes problemas com produtividade, retrabalho e consequentemente tempo desperdiçado.

Cultive seu lado espiritual: isso não tem nada a ver com religião (cada um tem a sua e todos devem se respeitar). Porém existe algo maior dentro de nós, algo que nos orienta, aquela voz interior. Valorize isso na sua vida, valorize os momentos que você olha para dentro de si e trabalha aspectos internos. Não cabe mais em nosso planeta a ideia de que o ser humano deve passar sua vida inteira apenas trabalhando pela matéria, ter, ter e ter. Isso é arcaico.

Tenha tempo para não fazer nada: guarde um tempo para você descansar, relaxar e se desligar do mundo profissional. É nesse tempo que você poderá recarregar suas energias. É nesse momento que vão surgir grandes ideias, grandes sacadas.


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Pergunte-se:

QUEM SOU?

ONDE ESTOU?


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Use apenas as técnicas que funcionam para você: conforme já dissemos, e conforme você já deve ter notado,

existem dezenas de dicas e ferramentas que poderão te ajudar com a gestão do tempo. Porém, é importante que você

use apenas aquilo que realmente funcione para você. Cuidado com os extremos, não adianta querer testar todas as

opções. Analise com calma, decida e coloque em prática.

Diga “não”: tenha a capacidade de dizer o “não” quando necessário. Usar somente o “sim” poderá derrubar sua produtividade, gerar estresse e comprometer drasticamente o seu tempo. Portanto, saiba equilibrar e usar o não sempre que necessário. Lembre-se também da dica que demos anteriormente, onde falamos que você pode dizer o não sem necessariamente usar a palavra não.

A perfeição custa muito caro: esse ponto é muito delicado, principalmente para os perfeccionistas. É fundamental que você saiba dosar, parar na hora certa. Isso não significa que você deve deixar a qualidade de lado, ou outros aspectos que vão tornar o seu “produto” líder de mercado. Trabalhe sempre para ser o melhor profissional, para ter o melhor produto, e assim por diante, mas tenha em mente a questão custo, pois a perfeição é absurdamente cara, e extremamente difícil de ser alcançada. Portanto, temperança.

Organização: esse fator é muito individual, relativo a cada pessoa. Cada um deve encontrar seu nível mínimo de organização. Para alguns o fenômeno “mesa limpa” é um requisito básico, para outros nem tanto. O importante é que você se sinta confortável, não perca atenção e não perca seu foco.


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INTENSIFICANDO O USO DA SUA CAPACIDADE


Seguem abaixo algumas dicas essenciais que, se colocadas em prática, te levarão para um novo patamar

de produtividade:

Aceite, nem tudo é da forma que você gostaria que fosse: para mim essa é uma das dicas mais interessantes desse e-book. Não existem pessoas iguais, todos são diferentes, cada um com sua cultura, com suas vivências, educação, e assim por diante. O caminho aqui é aprender a respeitar o próximo, a opinião e ideias do próximo. Não tente mudar as outras pessoas, você não vai conseguir, pois só depende dela. Obviamente que você pode tentar ajudar, dar o seu testemunho, e principalmente dar o exemplo (só falar não adianta nada, tem que ser exemplo). Busque sempre melhorar as coisas, fazer o seu melhor, mas saiba que você não está sozinho nesse universo.

Mude sua vida aos poucos: tenha prudência e paciência quando for mudar algo na sua vida. Pressa para que? Vai chegar aonde? Faça as coisas com calma, procure analisar seus aspectos interiores com sabedoria e sinceridade, e somente depois proponha as mudanças e acione.

Papel e caneta sempre perto: por mais que você seja muito bom de memória, a correria do dia a dia te fará esquecer de algo. Portanto, sempre tenha ao seu lado alguma coisa que você possa fazer anotações (agenda, tablet, smartphone, laptop).


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Cuidado com o estresse: sabemos que um alto nível de estresse pode comprometer totalmente sua produtividade, e principalmente sua saúde. Por outro lado, sabemos também que um nível de estresse razoável pode te impulsionar, pois gera adrenalina, o que dá motivação, energia, ânimo. A dica aqui é o equilíbrio e o autoconhecimento. Você deve conhecer seus limites, e não deixar que o estresse suba muito. Quando o nível de estresse está muito alto, você perceberá que sua produtividade está diminuindo e o cansaço será mais visível. Saiba parar na hora certa.

Saiba o que fazer em cada hora do dia: se você é uma pessoa que tem um pouco de sono logo após o almoço, programe para esse horário atividades que exijam um pouco mais de movimento, de ação. Se você tem mais energia no período da manhã, tente fazer nesse período das atividades mais complexas. E assim por diante, sempre programando o seu dia de forma inteligente.

Olhe para o futuro: desenvolva a capacidade de olhar para o futuro e ver como serão as coisas daqui a 5 ou 10 anos. Veja detalhes, cores, pessoas, fatos, sinta cheiros, etc. depois disso, volte para a realidade e veja se o que você está fazendo está condizente com o que você visualizou no futuro. Isso poderá te dar um norte.


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Conecte-se com seus amigos de trabalho: imaginando que passamos praticamente 8 horas do nosso dia no ambiente de trabalho, é fundamental que você se relacione com as pessoas de forma harmônica, ou seja, dizendo bom dia, conversando serenamente, dando sorrisos, ajudando os amigos, se colocando à disposição, organizando almoços descontraídos, happy hour, e assim por diante. E por último, e não menos importante, pratique o respeito.

Enxergue seu trabalho como algo nobre: se você não conseguir ter prazer com o seu trabalho, com as suas tarefas do dia a dia, isso se tornará pesado, e fará mal para você. Portanto, na minha humilde opinião, aqui você tem duas opções: ou você aprende gostar do que faz, ou procura outra coisa para fazer, outro emprego. Outra dica: tente enxergar sua tarefa como algo nobre, que vai ajudar a empresa, ou que vai ajudar o seu cliente. Encontre o valor naquilo que você está fazendo.


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Faça hoje melhor do que ontem, e amanhã melhor do que hoje: trabalhe com a certeza de que você está fazendo as coisas hoje muito melhor do que ontem, e se proponha a fazer ainda melhor amanhã. Isso só será possível se você analisar o seu dia, parar aqueles 5 minutos por dia e fazer um “balanço” de como foi seu dia.

Busque atividades motivacionais: isso pode ser no ambiente da empresa com seus amigos de trabalho, ou nas horas de lazer. Faça coisas que você realmente gosta e que te trarão um prazer muito grande.


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DELEGAÇÃO DE TAREFAS


Esse é outro tema extremamente ligado a gestão do tempo no trabalho. Se você é um líder, ou

pretende ser um líder, essa é uma competência que obrigatoriamente terás que desenvolver. Delegar

tarefas exige confiança e consciência por parte do líder ou gestor, pois o liderado poderá, em algumas

situações, tomar decisões.

Mas não se engane: delegar as tarefas não significa que a responsabilidade também foi delegada. Já vi

isso acontecer muitas vezes na prática: o líder delega a tarefa é age como se estivesse delegado a

responsabilidade. Cuidado para não cometer esse mesmo erro. Se você é um líder, você é o responsável

pela sua equipe, e você será cobrado pelos resultados não satisfatórios da equipe.

Ao delegar tarefas você oferecerá para seus liderados a oportunidade de executarem atividades novas,

diferentes. E tenha isso sempre em mente: ofereça para sua equipe a possibilidade de executarem

algumas das tarefas que normalmente seriam executadas pelo líder. Isso motiva, e consequentemente

faz com que as pessoas possam sentir o gosto do que é ser um líder, e até se prepararem para assumir

uma posição de liderança futuramente.


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Quando for delegar uma tarefa, fique atendo aos seguintes pontos:

DELEGAÇÃO DE TAREFAS


Identifique as pessoas que possuem a competência para realizar determinadas tarefas.

Tenha uma comunicação eficaz sobre o andamento das tarefas delegadas.

Se coloque sempre à disposição das pessoas que estão executando tais atividades

Deve sempre existir a confiança entre o líder e liderado.

Deixe que a pessoa trabalhe com a tarefa que você delegou, e não fique em cima querendo fazer o micro gerenciamento.

Cumpra sua parte dentro do que foi combinado.

Deixe muito bem claro os resultados esperados.

Defina um prazo de entrega.

Cuidado para não usar o poder da delegação para ficar em sua zona de conforto.

Não tenha medo de delegar, pois essa é uma competência fundamental para o líder.

Observe sua equipe e fique próximo das pessoas. Isso te ajudará na seleção das pessoas que poderão receber tarefas

delegadas.

Ao delegar, defina o nível de responsabilidade e poder de decisão que o delegado terá.


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CONCLUSÃO MÓDULO 4 – MAXIMIZANDO A SUA CAPACIDADE

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Obrigado!

É isso meus amigos, chegamos ao final do módulo 4,

que é o último módulo deste e-book.

Espero que você tenha gostado do nosso e-book. E

qualquer dúvida, sugestão ou feedback, entre em

contato conosco:

Um forte abraço, do amigo Fabiano Santana

[email protected]

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CONCLUSÃOMÓDULO 4 – MAXIMIZANDO

A SUA CAPACIDADE


mailto:[email protected]

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