gestao do tempo
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Este documento traduzido para o português tenta mostrar quão ineficazes são as formas normais de gerirmos o nosso tempo profissional e aponta pistas para melhorarmos o nosso desempenho e qualidade de vidaTRANSCRIPT
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Gestão doTempo
Adaptação e tradução para português
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objetivos Eu aprenderei técnicas que me ajudarão a
conduzir o meu trabalho em vez de apenas gerirem o meu tempo.
Eu aprenderei a construir uma estrutura para desenvolver a Missão e a Visão que darão motivo e direção ao meu trabalho.
Eu aprenderei a priorizar as minhas atividades mais importantes de forma a aumentar significativamente a minha eficácia.
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O processo dos 6 passosLigar-se à missão
Rever papéis
Identificar objetivos
Organizar a semana
Trabalhar integramente
Avaliar
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O relógio e a bússolaO relógio
compromissos
reuniões
horários
objectivos
Actividades
O que fazemos e como gerimos o tempo.
A bússola
visão
valores
princípios
consciência
direção
O que achamos importante e como
levamos nossas vidas.
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Gestão de tempo tradicional 1ª geração— notas e checklists
2ª geração— planeamento e preparação
3ª geração — planeamento, priorização e controlo
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1º geraçãoIr na corrente
Baseado em lembretes
Atento a registar o que se vai fazendo com o nosso tempo
Notas simples e checklists
Levar as listas consigo e ordenadas de forma a lembrar
Tarefas incompletas transferidas para amanhã
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1º geraçãoPontos fortes
flexível Ajustado a pessoas Não sobre-estruturado Menor stress Registos de “a fazer”
Fraquezas Sem estrutura real As coisas “caem em
buracos” Os compromissos sofrem É feito pouco De crise em crise As primeiras coisas a
serem feitas são as que estão mesmo à sua frente
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2ª GeraçãoPlaneamento e Preparação
Registo de calendários e compromissos
Eficiência no planeamento de objectivos e planeamento antecipado
Marque reuniões, escreva os compromissos e identifique datas limite
Coloque a informação no pc ou na rede
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2ª GeraçãoPontos Fortes
Registo de compromissos e reuniões
Mais resultados através de planeamento e definição de resultados
Reuniões e apresentações mais eficazes devido ao planeamento
Fraquezas Coloca os horários acima
das pessoas Consegue mais do que
você quer, não necessáriamente do que é necessário
Pensamento independente. Pessoas são meios ou barreiras
Primeiras coisas– as que estão planeadas
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3ª geraçãoPlaneamento, Prioritização e Controlo
Gaste tempo classificando valores e prioridades
Estabeleça objectivos a curto, médio e longo prazo para atingir valores prioritizados numa base diária
Utilize uma variedade de ferramentas com formulários detalhados para o planeamento diário
Consegue mais em menos tempo – mas ainda assim sente-se frustrado
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3ª geraçãoPontos Fortes
Assume responsabilidade pelos resultados
Liga-se a valores Utiliza o poder dos
objetivos a curto, médio e longo prazo
Transforma valores em objectivos e ações
Fornece estrutura e ordem à vida
Fraquezas Pode levar a um falso
sentimento de controlo e orgulho
Pode levar a sentimentos de culpa e desbalanceamento de papéis
Menor flexibilidade e espontaneidade
Primeiras coisas definidas pela urgência e valores
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4ª geraçãoGestão da Vida
Coloca pessoas à frente de horários e bússolas à frente de relógios
Utiliza o melhor das gerações1, 2, e 3
Você quer uma vida de significado e contribuição mas bem balanceada
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4ª geraçãoElementos
eficácia principios liderança relacionamentos As primeiras coisas
devem estar em 1º lugar
Porquê a necessidade de uma 4ª geração na gestão do tempo?
Bom, uma boa definição de insanidade é
“continuar a fazer as coisas da mesma forma
e esperar resultados diferentes”.
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Compreendendo o tempo“Um não dito com a maior das convicções é
melhor que um sim dito apenas para agradar, ou o que é pior, apenas para evitar
problemas.”
Mahatma Gandhi
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Compreendendo o tempo“Porquê ter um registo do tempo?
memória
energia
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Compreendendo o tempo
I.
Quadrante de__________
II.
Quadrante de__________
III.
Quadrante de__________
IV.
Quadrante de__________
Urgente Não Urgente
imp
ortan
ten
ão
imp
ortan
te
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Compreendendo o tempoVá para o quadrante II
Quadrante I—gestão: o quadrante das necessidades; as coisas são urgentes e importantes
quadrante II—liderança e qualidade: o quadrante do foco; as coisas são importantes mas não urgentes
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Compreendendo o tempoVá para o quadrante II
quadrante III—(EVITE): o quadrante das desilusões; as coisas são urgentes mas não importantes
quadrante IV—(EVITE): o quadrante do desperdício; as coisas não são nem urgentes nem importantes
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Vá para o quadrante II
Ligue-se à missão
Reveja os papéis
Identifique objetivos
Organize a semana
Exercitar integridade
Avaliar
Como chegar lá ? Pelo processo dos 6 passos
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O que é o mais importante ?
O que dá significado à sua vida ?
O que você quer ser e quer fazer da sua vida ?
Considere a imagem global. A chave paa esta ligação tem a
ver com a clareza da sua visão
relativamente a perguntas do tipo:
1º passo: ligue-se à visão e à missão
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2º passo: identifique seus papéis
Nós desempenhamos papéis importantes no trabalho, na família, na comunidade ou noutras áreas de nossas vidas
Os papéis representam responsabilidades, relacionamentos e áreas de contribuição
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3º passo: selecione os objectivos do quad II para cada papel
Qual a coisa mais importante que eu poderia fazer em cada papel e que teria o maior impacto positivo ?
Considere os relacionamentos para cada papel
Reveja uma lista de ideias “talvez”
Identifique os passos necessários para atingir objectivos de longo prazo
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4º passo: organize a semana A tradução dos altos objetivos do quad Ii exige
uma estrutura
A maioria das pessoas estão sempre tentando encontrar tempo nos seus quadrantes I /III sempre cheios
Move-se, delega-se, cancela-se e adia-se – sempre com esperança de “colocar as primeiras coisas em primeiro”
O segredo é agendar as suas prioridades e não priorizar a sua agenda
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4º passo: organize a semanaElementos distintivos de uma semana com
objetivos eficazes
Podem ser tanto uma área de foco como actividades específicas
São normalmente objetivos do quad II em vez dos típicos “to-do’s” ou items de tarefas diárias
São gerados pela consciência
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Pistas para começar o seu diaPista #1
Antecipe a sua agenda— oriente-se:
Reveja a sua bússola
Olhe para o dia no contexto da semana
Renove o seu poder de responder a mudanças de uma forma significativa
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Pistas para começar o seu diaPista #2
priorize: identifique atividades em QI ou QII—mantenha QIII eIV fora da sua agenda
Enfatisa o paradigma da importância
Mantem-no consciente de suas escolhas
Entenda que a priorização inclui apenas items que colocou na sua estrutura
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Pistas para começar o seu diaPista #3
Planeamento do T: Atividades sensíveis ao tempo do lado direito, qualquer outra atividade temporal do lado esquerdo
Ajuda a um agendamento de decisões eficaz
Ajuda a estar sensível a compromissos
Melhor uso do seu tempo: a importância sobrepõe-se à urgência !
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5º passo: seja integro no momento
Devo executar o meu plano ou efectuar alterações sugeridas pela consciência ?
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Que objetivos atingi?
Que desafios encontrei?
Que decisões tomei?
Coloquei “as primeiras coisas em 1º lugar “?
Para ter sucesso deve fazer com que o sucesso de uma semana seja o
alicerce da semana seguinte. No final
da semana interrogue-se:
6º passo: avalie
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6º passo: avalieDiferentes formas de avaliação
Assinale obetivos atingidos na bússola semanal
Mantenha um registo diário e analise-o
Reveja as bússolas de semanas passadas
Faça perguntas específicas da sobre a sua actuação
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6º passo: avalieAvaliação semanal
O que aprendi desta semana como um todo?
Será que os meus objetivos são realistas embora desafiadores?
Fui eficaz na comunicação interna na empresa?
Tive sucesso na manutenção de uma perspectiva no Quadrante II?
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Pensamento final
Uma viagem de 1.000Km começa com um simples passo.
Lao-Tzu
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