Gerenciamento das Aquisições do Projeto

JARBAS PEREIRA – KLEVERSON GARCIA – OSVANDO CANDIDO

Grupo de Processo Processo

Planejamento Planejar as aquisições

Execução Realizar as aquisições

Controle Administrar as aquisições

Encerramento Encerrar as aquisições

O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.

Abrange:

• Gerenciamento de Contratos

• Controle de Mudanças

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Linha de base do escopoDocumentação dos requisitosAcordos de cooperaçãoRegistro dos riscosDecisões contratuais sobre riscosRequisitos de recursos das atividadesCronograma do projetoEstimativa dos custos das atividadesLinha de base do desempenho de custosFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Análise de fazer ou comprarOpinião especializadaTipos de contratos

Plano de gestão das aquisiçõesDeclarações do trabalho das aquisiçõesDecisões de fazer ou comprarDocumentos da aquisiçãoCritérios para seleção de fontesSolicitações de mudanças

• Objetivo:

• Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e quem pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores.

• É o processo de documentação das decisões de compras do projeto.

• Identifica também as necessidade do projeto que podem, ou devem, ser melhor atendidas com a aquisição de produtos, serviços ou resultados fora da organização do projeto.

Planejar as aquisições

• Registro dos riscos:

• Riscos que demandam alguma aquisição

• Decisões contratuais sobre riscos:

• Seguros, garantias, serviços, etc. que demandam aquisição

• Requisitos de recursos das atividades:

• Recursos, equipamentos, movimentação, etc.

• Cronograma, Estimativa dos custos das atividades e Linha de base do desempenho de custos:

• Quando vamos precisar e quanto temos para gastar

• Fatores ambientais da empresa:

• Reputação de fornecedores, condições normais de aquisição, requisitos específicos e situação do mercado

Planejar as aquisições - Entradas

• Análise de fazer ou comprar:

• Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar?

• Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing?

• Tipos de contrato:

• Com preço fixo (global ou empreitada, escopo fechado):• Preço Fixo Garantido (PFG)• Preço Fixo com Incentivo de Remuneração (PFIR)• Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP)

• Custos Reembolsáveis (custo + serviço administração):• Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF)• Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI)• Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC)

• Tempo & Material (TM ou Time & Material):• Menos recomendado, pois o pagamento é por tempo (horas/dias) e despesas

Planejar as aquisições - Técnicas

• PLANO DE GESTÃO DAS AQUISIÇÕES

• Incluem orientações para:• Tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e métodos de avaliação, gestão de

contratos e de fornecedores, documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma de aquisições, identificação de fornecedores pré-qualificados, etc.

• DECLARAÇÕES DO TRABALHO DAS AQUISIÇÕES:

• Documento contendo as informações necessárias para uma boa aquisição, ou seja, conhecimento do escopo para uma precificação e entrega adequada.

• DOCUMENTOS DA AQUISIÇÃO:

• NDA, DT, RFP, proposta, minuta de contrato, etc.

Planejar as aquisições - Saídas

• CRITÉRIOS DE SELEÇÃO DE FONTES:

• Objetivos:• São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos

fornecedores. Podem ser:• Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership)• Garantia, preço, prazo, etc.• Capacidade financeira, de produção e interesse

• Subjetivos:• Nível de entendimento da necessidade• Capacidade técnica• Nível de risco• Abordagem de gerenciamento• Abordagem técnica• Tamanho e tipo da empresa• Desempenho passado dos fornecedores• Referências• Direitos de propriedade e propriedade intelectual

Planejar as aquisições - Saídas

• Objetivo:

• Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a contratação (incluindo os contratos).

• A equipe receberá licitações ou propostas e aplicará critérios de seleção previamente definidos para escolher um ou mais fornecedores que sejam qualificados.

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Plano de gestão do projetoDocumentos de aquisiçãoCritérios para seleção de fontesLista de fornecedores qualificadosPropostas de fornecedoresDocumentos do projetoDecisões de fazer ou comprarAcordos de cooperaçãoAtivos de processos organizacionais

Reuniões com licitantesTécnicas de avaliação de propostasEstimativas independentesOpinião especializadaPublicidadePesquisa na InternetNegociação das aquisições

Fornecedores selecionadosAdjudicação do contrato de aquisiçãoCalendários de recursosSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados

Realizar as aquisições

• Reuniões com licitantes:

• Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente

• Técnicas de avaliação de propostas:

• Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar o fornecedor selecionado

• Estimativas independentes:

• O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido

• Publicidade:

• Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigações legais

• Pesquisa na Internet:

• Para itens de prateleira é uma ótima opção. Mas, não deve ser utilizada para itens específicos e/ou complexos

Realizar as aquisições - Técnicas

• Técnicas:

• Negociação das aquisições:• Os detalhes da aquisição devem ser negociados até que seja possível assinar um

contrato com os termos negociados• Os termos podem incluir: responsabilidades, tratamento de mudanças, direitos de

propriedade, pagamentos, preços, formas de pagamento, etc.• Em negociações complexas, o GP não deve ser o principal negociador e elas

normalmente requerem aprovação da alta administração.

Realizar as aquisições - Técnicas

• Adjudicação do contrato de aquisição (contrato):• A negociação deve ser formalizada num contrato, que deve considerar todos os

documentos do NDA à minuta.• Quando a contratação não é imediata, a adjudicação garante ao fornecedor o direito

de fornecer o produto ou serviço alvo da negociação.

• Plano de gestão do projeto atualizado:• Linha base do escopo, de custos e do cronograma• Plano de gestão de aquisições

• Documentos do projeto atualizados:• Documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade e registro de riscos

Realizar as aquisições - Saídas

• Objetivo:

• Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanças e correções necessárias.

• Sistema de controle de mudanças no contrato:

• As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição e isto requer um certo processo incluindo aprovações.

• Análise de desempenho das aquisições:

• Avaliação do progresso das entregas do fornecedor, na qualidade, prazo e custos que foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor.

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Documentos de aquisiçãoPlano de gestão do projetoContratoRelatórios de desempenhoSolicitações de mudanças aprovadasInformações sobre desempenho

Sistema de controle de mudanças no contratoAnálise de desempenho das aquisiçõesInspeções e auditoriasRelatórios de desempenhoSistema de pagamentosAdministração de reivindicaçõesSistema de gestão de registros

Documentação da aquisiçãoAtivos de processos atualizadosSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizado

Administrar as aquisições

• Inspeções e auditorias:• Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e auditorias nos processos

produtivos do fornecedor• Sistema de pagamentos:

• Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados• Administração de reivindicações:

• Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas preferencialmente por negociação

• Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contrato

• Sistema de gestão de registros:• Método utilizado pelo GP para registrar as questões

Administrar as aquisições - técnicas

• Ativos de processos atualizados:• Correspondência (formalização de ações contratuais)• Cronogramas de entregas x pagamentos• Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor

• Plano de gestão do projeto atualizado:• Plano de gestão de aquisições• Linha de base do cronograma

Administrar aquisições - Saídas

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Plano de gestão do projetoDocumentação de aquisição

Auditorias de aquisiçõesAcordos negociadosSistema de gestão de registros

Aquisições encerradasAtivos de processos atualizados

• Objetivo:

• Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis.

• Auditorias de aquisição:

• Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição

• Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar os ativos de processos

• Funciona como lições aprendidas das aquisições

• Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no final do monitoramento e controle

Encerrar as Aquisições

• Acordos negociados:• Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas, preferencialmente por

negociação, se necessário envolvendo mediação e arbitragem, se ainda assim não resolver o caminho judicial é necessário.

• Aquisições encerradas:• Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está encerrado.

• Ativos de processos atualizados:• Arquivamento dos documentos das aquisições.• Aceitação das entregas.• Documentação das lições aprendidas.

Encerrar as aquisições - Saídas

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