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GERÊNCIA DE PROJETOS E PRÁTICAS DE INTEGRAÇÃO

Módulo 7 - B

“Gerenciamentodas Aquisições”

Prof. Ms. Antonio dos Santos

Planejamento de Compras e AquisiçõesSaídas

Decisões de fazer ou comprar

Declaração do Trabalho do Contrato Especificação / Descrição do item a ser comprado em

detalhe, tal que, os potenciais fornecedores possam avaliar se são capazes de fornecê-lo

Ex.: Memorial Descritivo ou o Objeto de uma Licitação

Mudanças solicitadas

Plano de Gerenciamento de Aquisições

2Disciplina: Gerenciamento de Projetos e Práticas de Integração Prof. Ms. Antonio dos Santos

Plano de Gerenciamento de Aquisições

Deve descrever como serão administrados os processos de aquisição de bens e serviços.

Algumas empresas possuem normas / políticas organizacionais para as aquisições (basta referenciar).

Somente os projetos intensivos em contratação necessitam de um plano. Porém, é necessário planejar as aquisições mesmo sem ter um plano


Ex: Como planejar a contratação do coffee break?


Possível solução


Exemplo de wbs genérica 1. Contratação do Produto / Serviço

1.1 Solicitar proposta de fornecedores 1.1.1 Especificar o produto ou serviço 1.1.2 Estabelecer critérios de avaliação (técnicos e

comerciais) 1.1.3 Elaborar pedido de proposta 1.1.4 Levantar lista dos fornecedores qualificados 1.1.5 Divulgar pedido de proposta 1.1.6 Receber propostas

1.2 Contratar fornecedor 1.2.1 Analisar propostas 1.2.2 Escolher fornecedor 1.2.3 Negociar contrato 1.2.4 Redigir Contrato 1.2.5 Assinar


Processos de gerência de aquisições do projeto


Planejar a contratação

Processo de preparar os documentos necessários que servirão de suporte ao processo “Solicitar respostas de fornecedores” e ao processo “Selecionar fornecedores” (PMBOK).


Planejar Contratações

PLANEJAR CONTRATAÇÕES

ENTRADAS

DECISÕES DE FAZER OU COMPRAR

DECLARAÇÃO DO TRABALHO DO CONTRATO

PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

FORMULÁRIOS PADRÕES

OPINIÃO ESPECIALIZADA

SAÍDAS

DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

ATUALIZAÇÕES DA DECLARAÇÃO DO TRABALHO DO CONTRATO

Disciplina: Gerenciamento de Projetos e Práticas de Integração Prof. Ms. Antonio dos Santos

O que contratamos em projetos?


Em um projeto podem ser contratados:

Pacotes de trabalho, como por exemplo a “Revisão ortográfica e gramatical” (elemento 2.3 da WBS);

Um conjunto de pacotes de trabalho, com o objetivo de elaborar um pacote de contratação, como por exemplo fazer um processo único de contração para o projeto gráfico da capa e do miolo (elementos 3.1.1 e 3.1.2); e WBS);


Em um projeto podem ser contratados:

Recursos (materiais, equipamentos e pessoas) necessários e não disponíveis para o trabalho que será feito visando à entrega do pacote de trabalho. Por exemplo, se for decidido que os “Gráficos e ilustrações” (elemento 3.2); serão feitos pela equipe do projeto, serão necessários: computador, software e o profissional gráfico. Caso esses recursos não estejam disponíveis na organização, será necessária a contratação dos mesmos.


Análise de riscos da contratação Podemos responder aos riscos de uma

contratação: Nas especificações; Na escolha (pré-qualificação) das empresas

convidadas a participar do processo de seleção do fornecedor;

No processo de seleção do fornecedor, utilizando critérios de avaliação (obrigatórios e facultativos);

Em cláusulas contratuais que protejam os principais objetivos do projeto e os direitos daí decorrentes; e

Na administração do contrato.


Tipos de Contrato

O Código Civil Brasileiro vigente dispõe sobre a existência de formas diferenciadas de contratação, ou seja, o contrato formal e escrito e o contrato tácito, verbal ou informal.


Contrato de Preço Fixo Global FFP – Firm Fixed Price or Lump Sum Contracts

Forma mais comum de contrato; Preço acordado para todo o trabalho; Apropriado quando o contratante tem o escopo do

trabalho; O contratante tem menor risco em relação ao custo

final; Os riscos de custos ficam com o fornecedor; O fornecedor se preocupa em definir bem o escopo

do trabalho

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Tipos de Contrato (PMBOK)


Contrato de Preço Fixo Global com Incentivo

(FPI – Fixed Price Incentive Contracts)

Tipo de contrato em que o contratante paga ao contratado uma quantia fixa (conforme estabelecido em contrato), e o contratado poderá ganhar uma quantia adicional se ele satisfazer os critérios estabelecidos de desempenho.

Para tal, as partes acordam em uma meta de custos e uma participação de uma das partes no resultado.


Contrato de Custo (Administração)com Incentivo sobre os Resultados

CPIF - Cost Plus Incentive Fee Os custos do contratado são reembolsados pelo

contratante acrescidos de um prêmio por economia.

Quanto mais o contratado economizar, maior será o seu bônus sobre o resultado, dentro de um limite mínimo e máximo de remuneração.


Contrato por Administração

CPPC - Cost Plus Percentage of Cost Contracts Os custos do contratado são reembolsados pelo

contratante acrescidos de um percentual deste custo como forma de remuneração.

O risco é maior para o contratante, pois os custos são desconhecidos.

É o menos desejável pela equipe de projeto porque não incentiva que o contratado economize.uma vez que seu lucro é em função dos custos incorridos.


Contrato de Custo (Administração)com Prêmio Fixo

CPIF - Cost Plus Incentive Fee Os custos do contratado são reembolsados pelo

contratante acrescidos de um valor fixo adicional como forma de remuneração.

É o segundo menos desejável pela equipe de projeto porque não incentiva que o contratado economize, uma vez que ele não tem nada a ganhar ou perder com as economias ou desperdícios nas contratações e fornecimentos.


Contrato por Preço Unitário(Unit Price Contracts)

O preço é feito em uma base por hora e/ou por item.

Possui elementos de um contrato a preço fixo em que o contratado recebe um montante por por hora de trabalho ou por unidade de serviço.

O valor do contrato está em função das quantidades necessárias para concluir o trabalho.


O que pode influenciar a seleção do tipo de contrato? Quão clara é ou pode ser a definição do escopo

do trabalho; Quantidade ou freqüência de mudanças esperada

após o início do projeto; Esforço ou expertise do contratante (buyer) para

gerenciar o fornecedor (seller); Urgência do produto / serviço; Análise custo X preço; Propensão ao risco (ameaça ou oportunidade).


Com relação ao Grau de Risco para o Contratante e Contratado, tem se o seguinte espectro de riscos

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CPPC CPFF CPIF FPI FFPContrato

de Preço Fixo

Global

Contrato de Preço

Fixo Global com

Incentivo

Contrato de Custo

(Adminis-tração)

com Incentivo sobre os

Resultados

Contrato por

Adminis-tração

Contrato de Custo (Adminis-tração)com Prêmio Fixo

CONTRATANTE

CONTRATADO BAIXO

BAIXO

ALTO

ALTO


Espécies de Contrato (Código Civil) Contrato de Compra e Venda

Neste contrato uma das partes se obriga a transferir à outra o domínio (propriedade) de certa coisa e a que recebe deverá pagar o preço correspondente.

Tipos: Preço global ou Preço unitário). Prestação de Serviços

É toda espécie de serviço ou trabalho lícito que pode ser contratado, mediante retribuição, a uma pessoa física, excetuados os que não estiverem sujeitos às leis trabalhistas ou lei especial.

Tipos: Preço global ou Preço unitário ou misto).


Espécies de Contrato (Código Civil)

Empreitada No contrato de empreitada, os serviços são realizados

para implantar determinada obra, pessoalmente ou por meio de terceiros, mediante remuneração, de acordo com as orientações do cliente, sem vínculo empregatício de qualquer natureza. Nesta espécie de contrato o empreiteiro de uma obra pode contribuir para ela só com seu trabalho ou com ele e os materiais.

Tipos que podem ser: por administração, por preço global; por etapas; mista; ou por preço unitário.


Outros termos utilizados no mercado Modelo: Máximo garantido Características: Pagamento dos custos mais um "fee“

percentual ou um valor proporcional aos custos diretos, até o teto quantitativo. Fixa o limite de custo ou de unidades (exemplo h/h) e prevê penalidades para o contratado se o teto for ultrapassado.

Vantagens: Define o custo total máximo do projeto. Do ponto de vista do cliente, facilita a definição das cotações orçamentárias.

Desvantagens: Se o escopo não estiver muito bem definido, a contratada pode inflar o "fee“ na proposta.


Outros termos utilizados no mercado

Modelo: Turn-KeyO dicionário Webster define como sendo um método de construção onde o contratado assume a responsabilidade total desde o design até que o serviço esteja concluído e seja entregue ao cliente em um estágio tão completo que o comprador precise apenas virar a chave (turn the key) e abrir a porta, entrando em um estabelecimento que esteja pronto para operar, significa que a empresa de engenharia precisa entregar a obra em pleno funcionamento. As principais obras na modalidade turn-key são hidroelétricas; termoelétricas; projetos industriais; obras de transporte como ferrovias, metrôs, rodovias; pontes; edificações; sistemas de irrigação, saneamento e infra-estrutura.


Outros termos utilizados no mercado

Modelo: Turn-Key lumpsum

Tanto os clientes privados quanto os públicos precisam de um preço fechado para conseguir o financiamento necessário para uma obra e há como opção a modalidade turn-key lumpsum, que trabalha com um preço fechado desses tipos de obras.


Outros termos utilizados no mercado Modelo: Contrato EPC

EPC (Engineering Procurement and Construction) é uma forma muito comum de contratação onde se tem uma empresa especializada nesta modalidade de atuação, a qual centraliza todos os contratos relacionados ao detalhamento de projetos, construção e montagem de equipamentos. Nessa forma de contratação, os empreendedores buscam transferir, via contrato, os riscos de engenharia, construção e montagem para a empresa "especialista" contratada.


Licitações

Conceituação

É o procedimento administrativo pelo qual a Administração Pública seleciona candidatos aptos a celebrar acordos ou a tornarem-se permissionários ou concessionários.

Norma Federal: Lei 8.666/93


Licitações

Modalidades de Licitação

Convite Tomada de Preços Concorrência Concurso Leilão Pregão (Decreto nº 3.555, de 8 de agosto de 2000)


Licitações

Fases da Licitação

Habilitação Julgamento (Classificação) Homologação Adjudicação


Limites para as modalidades de licitação

I - para obras e serviços de engenharia:

convite - até R$ 150.000,00 (cento e cinqüenta mil reais);

tomada de preços - até R$ 1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil reais);

concorrência - acima de R$ 1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil reais);


Limites para as modalidades de licitação

II - para compras e serviços não referidos no inciso anterior:

convite - até R$ 80.000,00 (oitenta mil reais); tomada de preços - até R$ 650.000,00 (seiscentos

e cinqüenta mil reais); concorrência - acima de R$ 650.000,00

(seiscentos e cinqüenta mil reais).


Questões


Solicitar respostas de fornecedores

É o processo através do qual se obtém respostas

(ofertas, cotações e propostas) de possíveis

fornecedores sobre como satisfazer as

necessidades do projeto. (PMBOK)



Os possíveis fornecedores, normalmente sem

custos diretos para o projeto, gastam a maior

parte do esforço real neste processo.


Selecionar fornecedores

O processo Selecionar fornecedores recebe

cotações ou propostas e aplica critérios de

avaliação, conforme aplicável, para selecionar um

ou mais fornecedores que sejam qualificados e

aceitáveis como um fornecedor


Selecionar fornecedores


Critérios de Avaliação

Obrigatórios (pré-requisitos / eliminatórios) facultativos (desejos / classificatórios)

Serão usados para a triagem e classificação das propostas: Preço e custo do ciclo de vida do produto Atendimento à especificação ( SOW) Qualidade (Ex.: ISO 900x) Capacidade técnica (Ex.: Atestados de execução) Capacidade de gerenciamento (Ex.: PMP) Capacidade financeira (Ex.: Carta de fiança, exame de

balanço e outros). Garantia, referências etc.


Vantagens x desvantagens da divulgação dos critérios de classificação


Exemplo de Avaliação Modalidade: Técnica e Melhor Preço Fase Habilitação Técnica: critérios para pontuação.

Define-se uma pontuação mínima para passar à 2ª Fase. Fase de Julgamento: escolha do Melhor Preço ou Menor. Preço Virtual: utilização de metodologia para combinar

pontuação técnica e preço, como por exemplo: Aplicar um fator redutor (de 0,70 a 1,0) obtido da

pontuação técnica sobre o valor da proposta, criando um Preço Virtual.

Dentre as propostas habilitadas, a de Menor Preço Virtual seria a vencedora.


Avaliação Técnica e Preço (classificação)


Outro Exemplo de Critérios de Avaliação


Quadro resumo da técnica


Quadro resumo de preço


Técnicas e Ferramentas

Negociação do Contrato

“Nós não obtemos o que merecemos, mas o que negociamos”.


Reunião inicial (kickoff meeting) Devem ser abordados e definidos (ou esclarecidos)

aspectos tais como: Posicionamento quanto à importância do projeto; Escopo do trabalho; Principais Produtos e Milestones; Informações sobre o cliente e contatos principais; Stakeholders internos; Papéis e Responsabilidades; Incentivos, caso aplicável; Multas e punições, se

aplicável; Plano de comunicação; Processo para gerenciamento de mudanças; Premissas e restrições; e

Sistemática de Resolução de Reivindicações (claims).


Técnicas e Ferramentas

Principais itens a serem negociados:

Necessidades para a adequada administração do contrato (subprojeto), tendo em vista a interface com o gerenciamento do projeto.


Negociação de Cláusulas


Saídas

Contrato O contrato é um acordo mútuo que obriga o

fornecedor a entregar o produto/serviço especificado e obriga o contratante a pagar por ele.Acordo, contrato, carta-contrato, sub-

contrato, pedido de compra, carta de intenções, ordem de compra.


Administração de Contrato

O processo garante que o desempenho do

fornecedor atende aos requisitos contratuais e que

o comprador atua de acordo com os termos do

contrato (PMBOK).


Processo de Administração de Contrato


Melhores práticas na Administração de Contratos Ler e analisar o contrato; Desenvolver um plano para administração do contrato,

indicando um gestor de contratos para assegurar que a organização entregue aquilo a que se propôs;

Realizar reunião inicial (kick-off), antes da execução dos trabalhos;

Controlar mudanças e manter cópias atualizadas do contrato;

Observar e respeitar os termos e condições do contrato; Resolver reenvidicações e disputas prontamente,

utilizando negociação e arbitragem para resolver disputas;


Melhores práticas na administração de contratos Medir, acompanhar e controlar o desempenho, elaborando

relatórios de progresso; Administrar o processo de faturamento e de pagamento; Fazer o acompanhamento de todas as ações corretivas; Distribuir cópia ou extrato do contrato para os principais

stakeholders; Documentar as comunicações relevantes; Preparar atas de reuniões; Documentar as lições aprendidas e promover a sua

difusão na empresa.


Processo de Encerramento do Contrato

Dá suporte ao processo Encerrar o projeto (Integração) pois envolve a confirmação de que todo o trabalho e as entregas foram aceitáveis.

Este processo também envolve atividades administrativas, como a atualização de registros para refletir resultados finais e o arquivamento dessas informações para uso futuro (PMBOK).


Processo de Encerramento do Contrato


O arquivo do Contrato

Contrato e seus aditivos Cronogramas Alterações solicitadas e aprovadas Documentações técnicas e atas de reuniões Relatórios de desempenho Cópias das Faturas e pagamentos Resultados de fiscalizações


Plano de Gerenciamento das Aquisições O Plano de Gerenciamento de Aquisições é o documento formal

que descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar todos os contrattos do projeto. O Plano deve conter:

Título do Projeto;

Nome da pessoa que elaborou o documento;

Nome do responsável pelo plano;

Descritivo dos processos de gerenciamento das aquisições (regras

gerais, incluindo quais serão objeto de contrato;

Gerenciamento e tipos de contrato;

Critérios de avaliação de cotações e propostas;

Avaliação de fornecedores;

Frequência de avaliação dos processos de aquisições;

Alocação financeira para o gerenciamento das aquisições;

Frequência de avaliação dos processos de aquisições;

Registro de alterações no documento;

Aprovações


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