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Gerenciamento de Aquisições em Projetos

Apresentação

Sérgio Mylius da Silva

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Definição de Gestão de Aquisições

• É o processo de adquirir bens e contratar serviços de fornecedores externos para a realização do escopo do projeto

• Decisões importantes:– Fazer ou comprar pronto?– O que adquirir?

– Como adquirir?– Quanto adquirir?– Quando adquirir?


Macro Processos

Definição ePlanejamento

. Planejamento de aquisição

. Planejamento de solicitação

Condução. Solicitação. Seleção de Fornecedor

Administração . Administração Contrato

Conclusão . Encerramento Contrato


Planejamento Aquisições . Definição do que adquirir e quando

Planejamento Solicitações. Documentação dos requisitos do produto. Identificação dos fornecedores em potencial

Solicitação . Obtenção de ofertas e propostas

Seleção de Fontes . Escolha entre os fornecedores em potencial

Administração de contrato . Gestão do relacionamento com os fornecedores

Encerramento de contrato . Conclusão do contrato e de qualquer item em aberto


Planejamento de Aquisições

• Superposição com o processo de planejamento de escopo

• Determinar quais as necessidades do projeto podem ser melhor atendidas através da aquisição no mercado

• Análise do faz ou comprar pronto• Análises de custos

• Uma única fonte ou várias fontes de fornecimento


Planejamento de Aquisições

• Plano de gestão da aquisição– Seleção do tipo de contrato

– Cronograma de aquisição– Plano de Aquisição

• Elaboração e aprovação da Declaração de Trabalho (SOW)


Atividade Produto

Planejamento de Escopo Declaração de Escopo

Definição de EscopoWBS ou EAP

Declaração de trabalho


Declaração do escopo

O que será feito O que não será feito


Declaração de Escopo

O que será feito com recursos próprios

O que será feito com recursos de terceiros

Definição do escopoWBS ou EAP

Definição do escopoWBS ou EAP


O que será feito com recursos de terceirosWBS ou EAP

Declaração de trabalhoSOW


Declaração de trabalhoSOW

Solicitação de PropostaRFP

ContratoCSOW


Tipos de contratos

• Empreitada

• Preço unitário

• Administração

• Remuneração por hora


Planejamento da Solicitação

• Determinar como se organizar para adquirir• Determinar o tipo de contrato • Escolha dos documentos padrão da aquisição (edital, proposta,

minuta de contrato)• Preparar os doctos necessários pra solicitar propostas (RFI,

RFP e RFQ)• Descrever o critério de avaliação (técnico e comercial)

– Sistema de avaliação

– Pré-requisitos (deveres)

– Itens à pontuar (desejos)


RFI

• Não tem finalidade de levantar preços do serviço, mas só informações :– Informações básicas do fornecedor em potencial– Informações financeiras do fornecedor em potencial– Capacidade técnica – Controle de qualidade

• Estabelecer prazo limite para resposta da RFI• Após receber respostas agendar entrevistas de avaliação da

capacidade dos potenciais fornecedores• As respostas irão auxiliar na elaboração da RFP

posteriormente


RFI

As questões que devem ser investigadas durante essas entrevistas são:•Quais são as competências centrais do fornecedor?•Quais são as métricas que o fornecedor utilize para avaliar a sua eficácia?•Quantos clientes o fornecedor está atendendo atualmente?•O fornecedor tem capacidade ociosa ou terá que expandir a sua capacidade atual para atender novos clientes?•Onde o fornecedor está investindo os seus recursos?•Como o fornecedor é avaliado perante os seus atuais clientes?•O fornecedor se “encaixa” bem dentro da cultura da contratante?


Edital

• Cabeçalho – empresa que está divulgando o pedido (ex.: nome, end., fone, CNPJ, pessoa de contato)

• Declaração de Trabalho (SOW)• Clausulas contratuais relevantes – confidencialidade,

propriedade intelectual, responsabilidades das partes• Pré-requisitos – itens obrigatórios para fornecedores,

capacidade técnica e financeira, habilitação jurídica, tamanho e tipo de negócio, referências, etc.)

• Processo de seleção


Edital

• Formatação da resposta – Endereçamento, prazo de recebimento das proposta, etc.

• Instalações da contratada• Local do trabalho ou de entrega do produto• Outras requisitos

• Relatórios e reuniões de acompanhamento• Considerações gerais


Condução de Aquisição

• Lista de fornecedores qualificados

• Divulgação– Envio de RFP ou RFQ

– Anúncios

• Conferência de concorrência / reunião de licitação

• Recebimento de propostas


Contratante Contratado

1. Realiza uma reunião de fornecedores 1. Elabora a proposta

2. Responde as questões da concorrência2. Descreve o diferencial de fornecimento

3. Recebe as propostas dos fornecedores3. Preparado de acordo com os doctos da aquisição

4. Assiste apresentação dos fornecedores 4. Pode incluir apresentação verbal

5. Descreve o critério de avaliação5. Normalmente sem custo para o cliente


Seleção de Fornecedor

• Avaliação das propostas com base nos critérios de seleção formulados durante o planejamento da aquisição– Seleção baseada nos requisitos mínimos

estabelecidos– Pesos: custo, comprimento da RFP, especificação

técnica, facilidade de uso, suporte e manutenção, etc


Seleção de Fornecedor

• Avaliação das propostas– Verificação dos pré-requisitos– Sistema de Pesos

• Avaliação técnica

• Avaliação comercial (preço e condições)

• Classificação das propostas• Negociação do contrato• Assinatura do contrato


Critérios de avaliação

• Atendimento à necessidade do cliente• Qualidade (ex.: ISO 900x)

• Capacidade técnica (ex.: Atestados de execução)• Capacidade de gestão (ex.: certificação PMP)• Capacidade financeira (ex.: exame de balanço)

• Garantia• Abordagem técnica e de gerenciamento• Referências


Classificação

• Envolve o estabelecimento de requisitos mínimos de desempenho para um ou mais critérios de avaliação

• Eliminar fornecedores que não atendam os requisitos mínimos:– A um potencial fornecedor, por exemplo, poderia ser

exigido a apresentação de um gerente de projetos que tenha PMP, antes mesmo que o restante da proposta venha a ser considerada


Negociação de Contrato

Busca de esclarecimento e acordo mútuo para ambas as partes sobre os termos e condições

do contrato


Administração de Contrato

Significa qualquer atividade tomada tanto pelo contratante (cliente) ou pelo

contratado (fornecedor) durante o período entre a concessão (adjudicação) do

contrato até o encerramento do contrato.


O que é Administração de Contrato ?

• Prestação do Serviço – assegurar que o serviço está sendo prestado como foi acordado em termos de qualidade.

• Relacionamento – manter um relacionamento aberto e construtivo entre as partes, objetivando solucionar tensões e identificar os problemas com antecedência.

• Contrato – a governança formal do contrato e das alterações formais da documentação.


Administração de Contrato de Venda / Aquisição

Contratado ContratanteAquisição

Atividades de Pré-venda Planejamento de. Aquisição

PlanejamentoDecisão de entrar ou não na licitação

Planejamento da Solicitação

Elaboração da Proposta SolicitaçãoCondução

Negociação e Formação Seleção do Fornecedor

Administração de Contrato Administração

Encerramento de Contrato Encerramento


Fornecedor / Contratado

Cliente / Contratante

Administração de Contrato

Concessão Encerramento


Gestão de contrato no processo de Aquisição

Execução da Administração de Contrato

Adjudicação Reunião de Partida

Controle & Execução

Encerramento

Reinvidicações


Muito obrigado pela sua atenção!


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