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Estudo comparativo entre o processo de aquisições do PMBOK® e a lei 8.666 de 1993 janeiro/2013

Estudo comparativo entre o processo de aquisições do PMBOK® e a

lei 8.666 de 1993

Lennon Walbron Piqueno de Souza [email protected]

MBA em gestão de projetos em engenharias e arquitetura; IPOG

Resumo

O propósito desse artigo é expor para o leitor as dificuldades encontradas no gerenciamento

de aquisições de órgãos governamentais brasileiros, tendo por base que os mesmo são

regidos pela lei de licitações e contratos, utilizando de pregões para compras. A abordagem

apresentada é vivida diariamente pelo autor e será apresentado o tramite licitatório de

maneira bastante didática, expondo as peculiaridades e as dificuldades desse processo de

aquisição.

Serão apresentadas metodologias implantadas para acompanhamento de processos

utilizando o gráfico de Gantt. Também será apresentada a formatação do check list

implantado na seção onde o autor trabalha. Os processos que serão apresentados foram

determinantes para o bom andamento das aquisições, reduzindo o prazo e dando mais

celeridade ao processo.

Palavras-chave: Stakeholders; Licitações; Governo.

1. Introdução

1.1. Objetivo

O objetivo deste trabalho é mostrar para o leitor as principais características e semelhanças

entre o processo de aquisições segundo os padrões estabelecidos pelo PMBOK® e a lei de

licitações e contratos da Administração Pública Brasileira, abordando da maneira mais ampla

possível as similaridades entre as melhores práticas utilizadas mundialmente e a legislação

brasileira, identificando parâmetros e tendências do gerenciamento de aquisições do governo

brasileiro e também serão expostas idéias para reduzir o tempo entre a demanda desse

processo e a entrega do produto, seja ele qual for.

1.2. Estado da arte

Este trabalho está restrito a parte específica de realização de aquisições do PMBOK® e a lei

8666/93, pois a etapa de aquisições é uma dificuldade da Administração Pública Direta e

Indireta, tomando por base o tempo que o governo leva para executar qualquer aquisição.

Segue transcrito abaixo trecho da lei 8666/93, esclarecendo que todos os entes

governamentais são regidos pelas normas estabelecidas em lei (LEI Nº 8666/93).

A lei n° 8666/93:

“...regulamenta o art. 37, inciso XXI da Constituição Federal, instituindo normas

para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências,

estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a

obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e locações no âmbito


dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios...”(Lei nº

8.666/93).

Dessa maneira, não se podem deixar de lado as exigências apreciadas por essa lei, sabendo,

pois, que todo e qualquer tipo de aquisição deve ser enquadrado nesse processo.

O gerenciamento de aquisições pelo PMBOK® descreve os processos necessários para a

aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto (PMBOK®

2000). Inclui também os processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças

necessários para administrar os contratos ou pedidos de compra emitidos por membros da

equipe do projeto autorizados (SCHMIDT, 2011).

A fim de identificar as amarras que a lei estabelece serão expostas metodologias

desenvolvidas para melhorar o controle dos processos, e dessa maneira, reduzir o tempo

despendido da elaboração do termo de abertura do processo licitatório até o momento da sua

conclusão.

O objetivo desse trabalho é reduzir o tempo gasto para a aquisição de peças, equipamentos,

obras e serviços ligados diretamente a área de manutenção, e posteriormente expandir as

melhorias para as outras áreas da empresa, criando dessa maneira um padrão de trabalho,

reduzindo o tempo de indisponibilidade de um equipamento ou uma área.

1.3. Por que é tão difícil comprar?

No seu artigo 3º, a lei n° 8666/93 define que:

“A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da

isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será

processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da

legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da

probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento

objetivo e dos que lhes são correlatos.”,

Dessa forma, serão explanados abaixo os princípios legais que devem ser seguidas para a

aquisição dentro da legalidade do processo licitatório.

Isonomia: Quando se veda aos agentes públicos “estabelecer tratamento diferenciado de

natureza comercial, legal, trabalhista, previdenciária ou qualquer outra, entre empresas

brasileiras e estrangeiras, inclusive no que se refere a moeda, modalidade e local de

pagamentos, mesmo quando envolvidos financiamentos de agências internacionais” (§ 1°,

inciso II, artigo 3°, Lei nº 8666/93).

Legalidade: representa uma garantia constitucional, assegurando que a atuação da

Administração estará limitada estritamente ao que dispuser a lei (PAULO, 2008).

Impessoalidade: Toda a atuação da Administração deve visar ao interesse público, deve ter

como finalidade a satisfação do interesse público (PAULO, 2008).

Moralidade: A moral administrativa liga-se à ideia de probidade e de boa-fé (PAULO,

2008).

Igualdade: Determina que se dê tratamento igual aos que se encontram em situação

equivalente e que se trate de maneira desigual os desiguais, na medida de suas

desigualdades (PAULO, 2008).

Publicidade: Tornar público os atos administrativos, com a exigência de publicação em


órgão oficial como requisito de eficácia dos atos administrativos gerais (PAULO, 2008).

Probidade administrativa: Perpassa todos os demais princípios a ela concernentes, porque,

conforme as circunstâncias, a afronta a qualquer dos princípios administrativos, expressos

ou implícitos, pode configurar ato de improbidade administrativa (PAULO, 2008).

Vinculação do instrumento convocatório: Trata-se de princípio essencial cuja

inobservância enseja nulidade do procedimento (DI PIETRO, 2002), pois a Administração

não pode descumprir as normas e condições do edital, ao qual se acha estritamente

vinculada (Art. 41 da lei 8666/93).

Julgamento Objetivo: O julgamento das propostas há de ser feito de acordo com os

critérios fixados no edital (DI PIETRO, 2002).

A luz destes princípios pode-se observar algumas características que não existem na iniciativa

privada, como principalmente o princípio da igualdade observado na lei n° 8666/93, que em

seu artigo 3° §8°, admite a aquisição de produtos nacionais pagando até 25% a mais que um

produto importado com as mesmas características.

Outra peculiaridade a respeito desse tema da igualdade é que a lei complementar Nº 123, de

14 de dezembro de 2006, a qual segue trecho transcrito abaixo, admite:

“Art. 44. Nas licitações será assegurada, como critério de desempate, preferência de

contratação para as microempresas e empresas de pequeno porte.

§ 1° Entende-se por empate aquelas situações em que as propostas apresentadas

pelas microempresas e empresas de pequeno porte sejam iguais ou até 10% (dez por

cento) superiores à proposta mais bem classificada.

§ 2° Na modalidade de pregão, o intervalo percentual estabelecido no § 1° deste

artigo será de até 5% (cinco por cento) superior ao melhor preço.”

Utilizando desse instrumento de outorga, o governo tenta preservar os micros e pequenos

empresários, e como o ente público somente pode fazer o especificado em lei, o que seria um

privilégio nas empresas privadas, para o governo é somente o fortalecimento da economia, ou

a promoção da distribuição de renda.

Dessa forma, com base nas informações até o momento expostas, pode-se observar que se

deve ter um rito formal bem definido a fim de que nenhuma etapa do processo seja deixada

em branco, o que caso ocorra implicara certamente em nulidade do ato, responsabilizando

administrativamente e civilmente os envolvidos, caso ocorra perdas financeiras, e levando a

instauração de processos administrativos muitas vezes.

Como descrito no Artigo 7, §6 da lei 8666/93, o qual trata do tema até o momento exposto:

“A infringência do disposto neste artigo implica a nulidade dos atos ou contratos

realizados e a responsabilidade de quem lhes tenha dado causa”.


1.4. O que pode ser comprado?

Tudo que for necessário para o andamento de um país, de uma empresa ou de um órgão que

esteja sob a aplicabilidade dessa lei, desde grampos e lápis até hidroelétricas e plataformas de

extração de petróleo.

Para que não haja dúvidas com relação aos termos utilizados na lei, o legislador definiu em

seu artigo 6º todas as expressões utilizadas em seu texto, e a devida explicação dos termos,

como a definição de obras, serviços, seguro-garantia, dentre outros.

1.5. O foco

O foco específico desse trabalho é analisar todo o processo de compra, fazendo um

comparativo a partir do fato gerador, o qual apresenta a necessidade do início do processo

licitatório, até o momento de assinatura do contrato e emissão da primeira ordem de serviço

ou fornecimento, que é até onde chega a competência do elaborador do processo, ficando a

cargo do fiscal do contrato o acompanhamento do objeto contratado.

Muitas vezes, o fiscal do contrato não é a mesma pessoa que elaborou a especificação técnica,

ou o projeto básico.


2. Etapas do Processo

Segundo o PMBOK®, as principais fases do processo de aquisição de qualquer necessidade

se concentram basicamente em quatro etapas as quais são o Planejamento da Aquisição, a

Realização da Aquisição, a Administração da Aquisição e o Encerramento da Aquisição, e

dessa maneira de forma continua, como ilustrado na figura 1.

O planejamento da aquisição é o momento onde são elaboradas as especificações técnicas do

objeto a ser adquirido.

A realização das aquisições é o momento onde todo tramite licitatório é elaborando, desde o

escopo a ser fornecido até o contrato.

Na administração das aquisições, como o próprio nome diz, é o momento em que o gestor do

contrato administra todas as etapas de fornecimento. E por fim o encerramento da aquisição é

quando o escopo é recebido, elaborando um termo de recebimento, segundo os padrões

estabelecidos pela empresa.

Figura 1- Sistema contínuo de aquisições

A imagem acima demonstra que no processo de aquisições, após o encerramento, é iniciado

um novo processo de compra, tomando por base as lições aprendidas no processo anterior e

diminuindo as chances de cometer falhas.

Tomando por base as imagens descritas da figura 1, fazendo uma analogia das etapas descritas

durante as fases macro de Planejamento e Realização das aquisições, segue abaixo a

ilustração dos principais fatos durante o processo de aquisições, os quais são utilizados como

marcos, a fim de estruturar o processo de uma forma mais fácil.

Realização da

Aquisição

Encerramento da

Aquisição

Planejamento da

Aquisição

Administração da

Aquisição


•IOG

•AUDITORIA

•CONSULTORIA

FATO GERADOR

ELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA

PLANEJAR

ABERTURA DO

PROCESSO INTERNO

REALIZAR

ACOMPANHAMENTO ATÉ A

HOMOLOGAÇÃO DO VENCEDOR

ADMINISTRAR

ASSINATURA DO

CONTRATOENCERRAR

Figura 2: Principais etapas do processo de aquisição

Com base na figura 2, nota-se que o seu início se da com a ocorrência de um fato gerador, os

quais serão comentados na seção 2.1, o qual alimenta a cadeia de suprimentos das empresas,

fazendo com que as pessoas envolvidas com as atividades vinculadas à contratação e às

aquisições se tornem cada vez mais especialista no que fazem.

Abaixo, segue a explicação detalhada dos marcos do processo de aquisições

APRESENTADOS NA FIGURA 2, tentando-se fazer um comparativo entre o manual do

PMBOK® com a lei de licitações e contratos.

2.1. Fato Gerador

Basicamente o fato gerador ou fase original (EXTENSION, 2002) é o momento em que a

empresa enxerga a necessidade apresentada por alguma área interna, uma auditoria ou um

resultado de implantação de alguma rotina, sistema ou outro tipo de produto ou sugestão

apontado por alguma consultoria externa, a fim de sanar possíveis irregularidades que

atrapalhem o foco da empresa.

No exemplo da figura 2, os fatos geradores se resumem basicamente a três tipos diferentes.

1. Inspeção Operacional Geral.

2. Auditoria Interna ou Externa.

3. Consultoria.

2.1.1. Inspeção Operacional Geral

Na Inspeção Operacional Geral, todas as dependências, são inspecionadas por uma comissão

de superiores hierárquicos vinculados à área, com habilidades e conhecimentos para tal

atividade, produzindo dessa maneira um relatório com os devidos apontamentos e correções

que devem ser aplicadas para que as dependências vinculadas diminuam o índice de

indisponibilidade dos equipamentos.

2.1.2. Auditorias Internas ou Externas

As auditorias internas são realizadas por profissionais da área de planejamento e controle da

empresa, focando basicamente na obediência dos padrões e manuais de procedimentos

internos, não se atentando a área técnica, visto que eles não possuem competência para tal.

As auditorias externas são realizadas pelos órgãos de controle externos, como Tribunal de

Contas da União, Ministério Público ,Polícia Federal e também pelas agências reguladoras,

com o principal objetivo de verificar se a empresa está cumprindo as leis e os regulamentos,

nacionais e internacionais aplicáveis.


2.1.3. Consultorias

Como produto, uma consultoria gera um relatório onde são apresentadas as deficiências

apontadas, sob um ponto de vista imparcial e não vicioso. Todos os apontamentos são

analisados sob o foco da necessidade e urgência de correção.

Após essa análise, é gerada uma lista de prioridades, para que dessa forma sejam alocados

recursos orçamentários para a realização das melhorias apontadas.

A despeito de todas as informações coletadas, elabora-se um plano de ação, o qual já

apresenta uma estimativa de custo para sanar todas as necessidades expostas por meio dos

instrumentos apresentados acima.

2.2. Planejar

Com o plano de ação elaborado, inicia-se o processo de aquisição, tendo em vista que é no

planejamento que se especifica como e de qual maneira será adquirido ou realizado alguma

aquisição, ou manutenção dos objetos apontados no fato gerador.

As etapas do planejamento se constituem basicamente da elaboração do Termo de Referência

e realização de Orçamentos, a fim de que o recurso necessário fique aprisionado em uma

conta específica para esse objetivo.

Na etapa de elaboração do Termo de Referência, deve-se especificar detalhadamente o que se

deseja licitar. Sabendo que somente por licitação os entes públicos podem compram e

prevendo exigências previstas na lei como necessidade de atestados técnicos profissional e

operacional, a quantidade necessária, o prazo para o fornecimento, o método de pagamento e

as sanções contratuais aplicadas quando da não obediência pela parte contratada.

Juntamente com o termo de referência, os orçamentos devem ser detalhadamente elaborados,

a fim que não haja nenhuma divergência entre o que se deseja adquirir, e o e será entregue.

O número mínimo de orçamentos admitidos são três, sendo que quando não for possível a

realização de três orçamentos, deve-se obedecer ao procedimento interno já existente, o qual

prevê as medidas a serem adotadas para dar continuidade ao processo quando tal situação

ocorre.

O valor orçado então é inserido em uma planilha padrão, a qual fornece a média e o desvio

padrão.

Para o sistema de licitações aplicado, deve-se deixar bem claro que os orçamentos tomados no

momento de elaboração da proposta são somente norteadores do processo administrativo, pois

os mesmos somente são utilizados para alocação de recursos para a realização do objeto que

se tem em mente.

2.3. Realizar

A etapa realizar se inicia com o Despacho de Abertura, o qual é o Termo de Abertura do

projeto, que expõe o Objeto a ser licitado, a justificativa da necessidade de tal contratação, o

prazo de entrega ou de execução, o valor de aquisição assim como a justificativa do valor, a

conta e o centro de custos onde está aprisionados o dinheiro para pagamento do contrato, o

local de entrega ou execução do Objeto, a forma de entrega ou de execução, as exigências de


habilitação no certame, assim como a justificativa de tais exigências, a indicação dos

membros técnicos e a autorização da autoridade competente para aprovar a contratação desse

bem ou serviço.

Com o Termo de Abertura pronto, encaminha-se todo o processo para a área de licitações da

empresa. Na empresa pública em questão, a contratação se dá de forma descentralizada,

utilizando profissionais de diferentes áreas da empresa para executar a tarefa, pois uma área

elabora de edital, outra verifica a regularidade, outra desenvolve o escopo, e outra realiza de

todo o processo administrativo. O gestor sempre deve dar o sue parecer durante as fases de

instrução da licitação.

O processo dessa forma é composto do Termo de Abertura, o Termo de Referência, assim

como todos os anexos, que no mínimo são os orçamentos encaminhados pelos fornecedores e

as planilhas orçamentárias que possuem todos os valores informados nas propostas de

orçamentos.

Na área de licitações da empresa, técnicos elaboram o Edital para licitação de acordo com o

especificado no Termo de Abertura, e após a elaboração do edital, o mesmo é enviado à área

gestora para verificação, e caso não exista nenhuma irregularidade referente às exigências

feitas, segue então para a área de controle da empresa, onde é verificada a existência de algum

vicio que por ventura venha a restringir a ampla concorrência Caso não ocorra nenhum

questionamento a ser feito a área gestora, o processo segue para a área jurídica, a qual verifica

a legalidade do edital e as exigências nele presente seguindo depois da verificação para a área

gestora para dar o aval final, para que dessa forma seja então publicado o edital para a

abertura da concorrência.

No momento do pregão, todas as empresas apresentam as suas propostas e os documentos de

habilitação, para que dessa forma, somente as empresas habilitadas possam participar do

pregão, e dentre as empresas classificadas, a que ofertar o menor preço para a execução do

objeto, dentro das especificações apresentadas pela contratante, terá o contrato assinado.

2.4. Encerrar

O processo de encerramento da realização das aquisições na empresa pública específica

ocorre com a assinatura do contrato, pois a partir daí uma área específica de contratos irá

gerenciar o cumprimento do mesmo. Por exemplo, caso seja um processo de manutenção o

objeto da contratação, será elaborado um ato administrativo que designará uma ou mais

pessoas para serem fiscais desse contrato e nomeará um gestor. Esse contrato será

acompanhado pela área responsável pela verificação e acompanhamento, ou seja, a

fiscalização de cada dependência juntamente com a área de contratos.

Quando o processo se tratar de aquisição de determinado equipamento, o processo se encerra

com a elaboração de um Ato Administrativo, onde também são nomeados os fiscais

responsáveis pela sua administração, e serão esses fiscais que irão gerenciar todo o

cumprimento do objeto do contrato, ou seja, serão os gerentes daquele contrato.

3. O Contrato

O contrato realizado com a administração pública possui em seu conteúdo algumas

peculiaridades que fazem dele diferente dos contratos criados por empresas privadas, como

por exemplo, a unilateralidade de repactuar o contrato, o que é uma clausula prevista em lei e


que o gestor não pode modificar, apresentada no Art. 65 da lei 8666/93, que diz que o ente

público pode retirar ou aditivar o contrato em até 25% no caso de obras e serviços e até 50%

no caso de reformas.

Mesmo parecendo sui generis, essa clausula não implica no rompimento do princípio “Lex

Inter Parts” (SCHMIDT,2011), pois em contrato fica registrada essa particularidade.

4. Stakeholders.

Como em empresas privadas, as empresas públicas possuem “stakeholders” parecidos

(EXTENSION, 2002), no entanto existem outros “stakeholders” que são chave no processo e

que não são inclusos em projetos de empresas privadas, como os órgãos regulatórios e os

tribunais de contas, os quais regulamentam e fiscalizam a boa aplicação do dinheiro público,

no entanto, o foco do trabalho é demonstrar as similaridades, não as diferenças.

Grande parte dos “stakeholders” envolvidos no processo de aquisição das empresas públicas

são empregados públicos, os quais estão diretamente interessados no êxito do projeto.

Área cliente: é da onde parte a necessidade, expondo a sua demanda a área técnica para

que a mesma inicie o processo de aquisição, e é também ela que faz a demanda para a área

financeira da verba necessária para a execução do projeto.

Corpo técnico: o corpo técnico é composto de profissionais ligados diretamente a

elaboração do escopo que será fornecido, os profissionais administrativos, os quais

elaboram o edital de licitação, os auditores internos, os quais verificam a não existência de

vícios no processo e o corpo jurídico, o qual analisa o processo quanto a sua legalidade.

Para que haja uma visualização mais clara a respeito dos “stakeholder” e a função específica

de cada um, segue detalhado gráfico de Gantt com as principais etapas do processo e as áreas

envolvidas.

Figura 3: Gráfico de Gantt com as principais estapas

Na figura 1, são expostas as áreas por onde o processo tramita ates da publicação e da

elaboração do termo de contato.


As áreas são:

MNCO: Gerência de manutênção, o qual nesse caso é a área gestora.

ADCO: Gerência administrativa, a qual é responsável pela elaboração do edital.

SCCO: Gerência de controle e contratos, a qual é reponsável pela elaboração do termo de

contrato e pela análise do processo quanto a forma.

DJCO: Diretoria jurídica, a qual analisa o processo quanto a sua legaligade.

Obrigatoriamente, todos os processo que são tidos como licitatórios devem passar por todas

essas áreas para que um projeto seja realizado.

Todos os envolvidos citados acima opinam na hora do prosseguimento do processo, quanto a

forma apresentada, a legalidade e as exigências requisitadas no termo de abertura do processo,

pois cada um é especialista em seu assunto, e dessa maneira podem dar suporte a área que

iniciou o processo, fazendo com que o gestor se preocupe realmente com o objeto fim.

Muitas vezes também acontece das áreas envolvidas não entenderem a real necessidade de

certas exigências de habilitação exigidas pelo gestor, e por conta disso é que foi desenvolvido

o check list apresentado no próximo tópico.

O exemplo dado pela figura 1 expôs ainda a área de manutenção como área de onde se iniciou

o projeto, no entanto, o projeto pode ser provocado por outras áreas, como a gerência de

Engenharia, a gerência de Meio Ambiente, a Gerência financeira, dentre muitas outras áreas

clientes que a empresa possui.

5. O gerenciamento do tempo

A administração do tempo é fundamental no processo de contratação de empresas públicas,

tendo em vista que as leis e os regimentos que a mesmas deve se enquadrar tornam o processo

demorado, quando comparado com a iniciativa privada.

Muitas vezes orçamentos devem ser refeitos durante o processo, pois os mesmos possuem

prazos de validade, ou até devem ser mudados os parâmetros quanto a convenções coletivas

de trabalho, sendo que durante a tramitação do processo são publicadas convenções coletivas

novas. Por isso, para que o processo ocorra da maneira mais célere possível, foram

desenvolvidos procedimentos internos à área de instauração do processo a fim de que sejam

evitados retrabalhos.

5.1. Procedimento 1 - Check list.

Devido ao aumento de retrabalho na área gestora, quando da instauração do processo, durante

a elaboração do termo de abertura e organização dos documentos pertencentes ao processo de

contratação, foram desenvolvidos "check list", com base nas lições aprendidas, de forma a

corrigir eventuais lapsos de memória e evitar que o processo saia da área gestora faltando

algum documento exigido para o início do projeto.

5.1.1. Tipos de aquisições.

Os tipos de aquisições admitidas para o ente público são definidas em lei (N° 8666/93), e

segue abaixo dois modelos de aquisição realizados na Gerência de Manutenção.

5.1.1.1. Dispensa de Licitação

Apesar de o nome ser característico da não ocorrência do processo de licitação, esta


metodologia se trata de um processo de compra mais simplificado, para aquisições mais

rápidas e de itens de menor valor. É realizada de maneira mais rápida, pois não é exigido todo

o rito que se utiliza no pregão eletrônico, por conta do valor, no entanto, obedecendo somente

algumas exigências previstas, diminuindo dessa maneira o tempo gasto na tramitação do

processo.

Quando se adquire algo pelo processo de dispensa de licitação, o mesmo não necessita

tramitar na área de controle e nem na área jurídica. Não necessita também da elaboração de

um edital, e somente o termo de abertura á suficiente para a realização da compra.

Segue abaixo “check list” relativo à contratação por meio de dispensa de licitação, indicando

o que não deve faltar no termo de abertura.

Item 11.1.1 da NI 6.01/D (LCT) Descrição

Objeto

Justificativa da necessidade da contratação

Prazo de entrega/execução

Preço estimado (MP_6.01 (LCT) de 24.06.2010)

Justificativa do Preço estimado.orçamentos e fontes balizadoras

SE Ñ FOR PAI Indicação da fonte de recursos e comprovante de disponibilidade

Local de entrega/execução

Forma de entrega/execução

10º DIA ÚTIL Forma de pagamento (somente para obras, projetos e serviços de engenharia)

DEPENDE DO OBJETO Responsáveis pelo Atestado de Visita

Elementos Técnicos:

( ) Planilha de preços estimativa

( ) Planilha de preços modelo (em branco)

( ) Cronograma Físico-Financeiro (estimativo)

( ) Cronograma Físico-Financeiro (modelo)

Ñ PODE Subcontratação

Autorização da Autoridade Competente

Tabela 1 – Check list de documentos para contratação com dispensa de licitação


5.1.1.2. Pregão Eletrônico

Todo o rito deve ser obedecido, e nenhuma etapa do processo deve ser pulada, exemplificado

na Figura 1, obedecendo todos os prazos, desde a análise pelo controle e pela diretoria

jurídica, seguindo pela publicação de editais e de impetração de recursos.

Segue abaixo fluxograma resumido do processo de licitação por pregão eletrônico.

Solicitação da

Área ClienteTermo de Abertuta

Documentos

estão ok?

Documentos não

aprovados

Edital está ok?

Publicar edital

Elaboração do

Edital e Ato

Administrativo

S

Juridicamente

tudo ok?

S

SHomologação e

Adjudicação

Publicação no

D.O.U e Contrato

Assinatura do

Contrato

NN

Edital AprovadoDocumentos

Aprovados

N

Parecer Jurídico

Processo

Licitatório

Publicação do

Contrato e

Contrato Assinado

Figura 4 – Fluxograma Resumido

A fim de evitar o esquecimento de alguma etapa, foi elaborado o modelo de “check list”, com

segue abaixo:

Item 11.1.1 da NI 6.01/D (LCT) Descrição

Objeto

Justificativa da necessidade da contratação

Prazo de entrega/execução

Preço estimado

Justificativa do Preço estimado, orçamentos e fontes balizadoras

Indicação da fonte de recursos e comprovante de disponibilidade

Local de entrega/execução

Forma de entrega/execução

5º DIA ÚTIL Forma de pagamento (somente para obras, projetos e serviços de engenharia)

Critério de repactuação ou reajuste com indicação do índice, coluna, revista,

lei, decreto, conforme o caso (somente para obras, projetos e serviços de

engenharia)

Indicação dos Membros Técnicos para compor a Comissão de Licitação ou a

Equipe de Apoio do Pregoeiro

Responsáveis pelo Atestado de Visita

Elementos Técnicos:

( ) Termo de Referência ou Projeto Básico e executivo

( ) PLANILHAS

Exigência de Qualificação Técnica


Justificativa de Qualificação Técnica

Despesas com diárias e passagens

Subcontratação

Autorização da Autoridade Competente

Anotação de Responsabilidade Técnica ART do(s) responsável(is) pela

elaboração das planilhas orçamentárias (somente para obras, projetos e

serviços de engenharia).

Tabela 2 – Check list de documentos para contratação de manutenções continuas

5.2. Procedimento 2 – Acompanhamento por gráfico de Gantt

Mesmo realizando processos completos, surgiu a necessidade de se acompanhar de perto o

quanto o projeto estava demorando em cada etapa e se fazer cumprir os prazos estabelecidos,

dessa forma foi adotado o gráfico de Gantt com linha de acompanhamento para que o gerente

de projeto tenha total domínio sobre o que está gerenciando, acompanhando cada etapa

individualmente, evitando dessa maneira ser pego de surpresa quanto ao atraso no

cronograma.

Segue abaixo imagem exemplificando a solução adotada, com a utilização da linha de

acompanhamento para registrar atraso.

Figura 4: Gráfico de Gantt para acompanhamento de processos licitatórios


6. O gestor do contrato

O gestor do contrato em específico é vinculado à área de atuação profissional, caso seja

planejado adquirir um sistema elétrico, o gestor será um engenheiro eletricista, se o projeto

tiver relacionamento com atividades de engenharia civil, será um engenheiro civil, e assim por

diante.

Sempre no processo de aquisição, após análises das referentes áreas relatadas na seção 4, o

gestor precisa avaliar análise e concordar ou não, ou até mesmo completar informações a

respeito da aquisição, para que dessa forma evite algum erro formal, pois o mesmo não é

especialista em processos administrativos.

7. Conclusão

O gerenciamento de aquisições, utilizando as ferramentas de controle e a teoria do PMBOK®

aplicado à empresas públicas pode ser comparada com um gerenciamento de um projeto,

devido à complexidade exigida pela lei de licitações.

Os processos de compra apresentam diversas semelhanças com um projeto, sendo elas o

inicio, meio e fim, possuindo em sua estrutura as etapas de iniciação, planejamento, controle,

execução e finalização.

Observando o trabalho realizado pela área gestora, com a implantação dos métodos

apresentados acima, percebeu-se que parte do trabalho não estava sendo realizado de forma

eficiente, pois não se tinha em mente o papel de um gerente de projetos antes dos

conhecimentos adquiridos pelo PMBOK®.

Apesar dessa empresa em questão trabalhar com uma organização funcional, onde são

envolvidos vários gestores para um mesmo fim, o gerente que iniciou o processo deve

acompanhar o andamento do processo em diferentes áreas, mesmo até nas que ele não possui

autoridade.

8. Referências

PAULO, Vicente. Direito Constitucional Descomplicado. Rio de Janeiro: Método, 2008.

BRASIL, Lei nº 8666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal,

institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial da

União, Brasília, 22/06/1993, p.8269.

SCHMIDT, Martha. Gerenciamento de Aquisições. MBA em Gestão de Projetos em Engenharias e

Arquitetura. Notas de Aula. Goiânia: IPOG, 2011.

PMBOK® 2000. V 1.0, Minas Gerais: PMI, 2002. PMI Standards Committee ,2000, A Guide to the Project

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