excel basico

• Conceitos básicos

• Ambiente Excel

• Personalizando a barra de ferramentas

• Inserindo dados em uma planilha

• Teclas de atalho

• Fórmulas

• Funções Básicas

• Trabalhando com várias planilhas

• Formatando células e planilhas

• Formatando para impressão

• Gráficos

ÍNDICE

CONCEITOS BÁSICOS

• O que é o Excel? Um aplicativo de planilha eletrônica, onde é possível realizar operações matemáticas, gerar gráficos e construir banco de dados, embora para esta finalidade a ferramenta mais indicada seja o Access.

• Conceitos básicos

Pasta de trabalho – é o arquivo de extensão .xls propriamente dito, como os arquivos que usaremos de exemplo ao longo do curso (Exemplo Formatar.xls, Exemplo Funções Básicas.xls)

Planilhas – também chamadas de “guias de planilhas”, estão denominadas por Plan1, Plan2,

etc. Uma pasta de trabalho pode conter inúmeras planilhas.

Células – são onde inserimos as informações em uma planilha. Uma célula é identificada pela sua posição na coluna, e depois pela sua posição na linha. Por exemplo, a célula A1, encontra-se na coluna A, linha 1.

Fórmulas – operações matemáticas básicas como adição, subtração, multiplicação e divisão podem ser realizadas em uma célula, desde que precedidas do sinal “=“.

Funções – funções pré-definidas pelo Excel. Existem diversas categorias: matemáticas, texto, data e hora, estatísticas, procura e referência, etc.

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Barra de ferramentas

(padrão e formatação)

Barra de edição de fórmulas

Cursor de posição (célula ativa)

Cabeçalho de linha

Cabeçalho de coluna

Guias de planilhas

Rolamento de planilhas

Barra de status

AMBIENTE

Barras de rolagem

Abaixo, a tela inicial do Excel e seus principais elementos, explicados detalhadamente no slide seguinte.

Barra de ferramentas (desenho)

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Linhas de grade

• Barra de ferramentas – os botões das barras de ferramentas funcionam como um atalho rápido para os comandos mais utilizados.

• Cursor de posição (célula ativa) – é a unidade de uma planilha na qual você pode inserir e armazenar dados.

• Barra de edição de fórmulas – Esta barra exibe a fórmula utilizada na célula onde está o cursor.

• Barra de status – Nesta barra são emitidas mensagens sobre as operações que estão sendo executadas na planilha (SOMA, MÉDIA, CONT. VALORES, etc.).

• Guias de planilhas –

• Cabeçalho de linha e coluna – Toda célula é indicada através de um endereço. O endereço é formado pela letra da coluna e o número da linha. Por exemplo, a célula formada pelo encontro da primeira coluna (A), com a primeira linha (1), possui o endereço A1. A célula B35 é a célula formada pelo encontro da coluna B, com a linha 35.

AMBIENTE

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PERSONALIZANDO A BARRA DE FERRAMENTAS

Vimos anteriormente, que a barra de ferramentas apresenta botões que funcionam com um atalho para comandos mais utilizados. A utilização desses comandos varia muito de acordo com o usuário.

Uma pessoa que utilize muito o comando “Colar especial” ou macros, pode desejar incluir um botão chamando esse comando na sua barra de ferramentas padrão. Para isso, clique em Exibir / Barra de ferramentas / Personalizar..., e em seguida na aba Comandos.

Vamos inserir o botão “Colar especial / Valores” para exemplificar.

Como este comando é chamado através do menu Editar, no quadro Categorias, clique em Editar. À direita, em Comandos, desça a barra de rolagem até encontrar o botão “Colar valores”. Clique e arraste o botão até a barra de ferramentas padrão. Pronto!

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INSERINDO DADOS EM UMA PLANILHA

É possível digitar dois tipos diferentes de dados em uma planilha: constantes e fórmulas. Os tipos básicos de constantes são números, datas/horas e texto.

Números

Para digitar um número como valor constante, clique na célula onde o valor deve ser inserido e digite o número. Os números podem incluir caracteres numéricos (de 0 a 9) e qualquer um dos caracteres especiais a seguir:+ - ( ) , / $ %. Se uma entrada consistir em qualquer caracter diferente dos caracteres especiais apresentados, o Excel interpretará como texto. Por exemplo: Rua Itapiru nº 1209, Sala 304. Um valor interpretado como texto é automaticamente alinhado à esquerda da célula.

Texto

Um texto é composto de letras ou qualquer combinação de números e letras. Qualquer conjunto de caracteres digitados numa célula que não for interpretado pelo Excel como número, fórmula, data, hora, valor lógico ou valor de erro será interpretado como texto. Quando o texto for digitado, os caracteres serão alinhados à esquerda na célula.Para digitar um texto, clique na célula onde o texto deve ser inserido e digite o texto. Uma célula aceita até 255 caracteres.

Fórmulas

Uma fórmula é uma seqüência de valores (números ou endereços de células), funções ou operadores (adição, subtração,...) que produz um novo valor a partir dos valores existentes. As fórmulas sempre começam com um sinal de igual (=). Quando um dos valores que compõem uma fórmula for alterado, a fórmula será, automaticamente, recalculada. Este procedimento faz com que os dados de uma planilha estejam sempre atualizados.

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Listas de auto-preenchimento

Ao digitar dados em sequência, o Excel dispõe de listas de auto-preenchimento, tornando mais rápida a entrada desses dados.

Exemplo: digite a sequência com os números 1 e 2. Posiciona-se o cursor do mouse no canto inferior direito da seleção, o cursor mudará de forma, então clicamos e arrastamos para a posição onde serão inseridos os próximos dados. Repare que enquanto arrastamos a seleção para baixo, o Excel indica qual o dado será inserido; no caso, o número 3.

Se ao invés de 1 e 2, tivéssemos entrado os números 5 e 10, o Excel adicionaria novas entradas de 5 em 5. Isto é, 5,10,15,20, etc.

Para efeito de auto-preenchimento, o Excel tratará toda sequência numérica como uma progressão aritmética.

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Listas de auto-preenchimento

O Excel dispões também de listas para dados de texto, conforme exemplo ao lado:

Para ver as listas pré-definidas pelo Excel, clique em Ferramentas / Opções..., em seguida na aba “Listas”.

Nesta tela o usuário pode adicionar uma lista qualquer, digitando no campo “Entradas da lista” ou importando uma sequência já digitada no Excel, através do comando “Importar lista das células”.

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TECLAS DE ATALHO

CTRL+TECLAS DE DIREÇÃO move para a margem da região de dados (um intervalo de células que contém dados e é delimitado por células vazias ou bordas de folha de dados.) atual em uma planilha.

SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção das células em uma célula.

CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção de células à última célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção para a próxima célula preenchida.

CTRL+END move para a última célula na planilha, na linha usada mais abaixo da coluna usada mais à direita. Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+END move o cursor para o final do texto.

CTRL+SHIFT+END estende a seleção das células para a última célula utilizada na planilha (canto inferior direito). Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+SHIFT+END seleciona todos os textos na barra de fórmulas da posição do cursor até o final — isso não afeta a altura da barra de fórmulas.

CTRL+HOME move para o início de uma planilha.

PAGE DOWN Move uma tela para baixo na planilha.

PAGE UP Move uma tela para cima na planilha.

CTRL+L Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guia Localizar selecionada.

CTRL+Z desfaz a última ação realizada.

F4 repete a última ação realizada.

F2 “abre” a célula, para edição e/ou correção.

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FÓRMULAS

Sintaxe da fórmula :

A sintaxe da fórmula é a estrutura ou ordem dos elementos em uma fórmula. As fórmulas no Excel seguem uma sintaxe específica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados e dos operadores de cálculo.

Por padrão, o Excel calcula uma fórmula da esquerda para a direita, iniciando com o sinal de igual (=). Você pode controlar a maneira como os cálculos são efetuados, alterando a sintaxe da fórmula. Por exemplo, a fórmula a seguir fornece 11 como resultado, pois o Excel calcula a multiplicação antes da adição, conforme propriedades matemáticas. A fórmula multiplica 2 por 3 (tendo como resultado 6) e, em seguida, adiciona 5. =5+2*3

Por outro lado, se usarmos parênteses para alterar a sintaxe, você pode adicionar primeiro 5 e 2 e, em seguida, multiplicar este resultado por 3 para obter 21 como resultado.=(5+2)*3

Sobre as referências da célula:

Uma fórmula pode referir-se a uma célula. Se você desejar que uma célula contenha o mesmo valor que outra célula, insira um sinal de igual seguido da referência da célula, por exemplo =A10 ; a célula onde você inserir esta fórmula, irá conter o mesmo valor da célula A10. Sempre que a célula à qual a fórmula fizer referência for alterada, a célula que contiver a fórmula será atualizada.

A fórmula a seguir multiplica o valor na célula B15 por 5. A fórmula será recalculada sempre que o valor na célula B15 for alterado. =B15*5

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FÓRMULAS

Operadores Aritméticos

Os operadores aritméticos efetuam operações matemáticas básicas, como adição, subtração ou multiplicação, combinam números e produzem resultados numéricos.

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Operador Descrição Exemplo

+ Adição =B2+B3+B4- Subtração =C5-D5* Multiplicação =C5* 2/ Divisão =A20/ B4

% Porcentagem. Utilizado para especificar porcentagens. Por exemplo, para inserir o valor de cinco por cento em

uma célula digite o seguinte: 5% ou 0,05.

=A2* 20% ou =A2* 0,2

^ Exponenciação. É utilizado para elevar o primeiro

operando ao expoente definido pelo segundo operando. O seguinte exemplo, eleva 2 no expoente 3: =2^3

=A2^B2

Operadores de Comparação

Os operadores de comparação comparam dois valores e produzem o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo se utilizarmos a seguinte fórmula: =F2<F5. Se o valor contido na célula F2 for menor do que o valor contido na célula F5, a fórmula irá retornar VERDADEIRO , caso contrário, irá retornar FALSO.

Operador Descrição Exemplo

= Igual =F2=F5> Maior do que =F2>F5< Menor do que =F2<F5

>= Maior ou igual a =F2>=F5<= Menor ou igual a =F2<=F5<> Diferente =F2<>F5

FÓRMULAS

Operadores de Texto “&”

O operador de texto é utilizado para concatenar (juntar) texto. Por exemplo, se tivermos o primeiro nome na coluna A e o sobrenome na coluna B, podemos utilizar o operador &, para gerar o nome completo na coluna C. Para isso utilizaríamos a fórmula: =A1 & " " & B1Observe que utilizamos um espaço em branco entre aspas (" "). Este espaço em branco é utilizado para que o sobrenome não fique "grudado" com o nome.

Operador de intervalo “:”

Produz uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo as duas referências, como por exemplo: B5:B15 . Utilizaremos este operador quando aprendermos a utilizar fórmulas no Excel. Apenas a título de exemplo, considere a fórmula: =SOMA(A1:A30). Esta fórmula irá retornar a soma de todos os valores contidos na faixa de célula A1 até A30. Esta fórmula é equivalente a seguinte fórmula:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A13+A14+A15+A16+A17+A18+A19+A20+A21+A22+A23+A24+A25+A26+A27+A28+A29+A30

Operador união ";“

Este operador é utilizado para "unir" vários intervalos de células, de tal forma que os mesmos sejam tratados como um único intervalo. Por exemplo, para somarmos os valores dos intervalos B5:B15, mais os valores do intervalo C32:C200 mais o valor da célula X45 , utilizamos a seguinte fórmula:

=SOMA(B5:B15;C32:C200;X45)

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FUNÇÕES BÁSICAS

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Vamos aprender algumas funções básicas do Excel como soma, média, máximo, mínimo, etc. Para conhecer todas as funções disponíveis no Excel, acesse o menu Inserir / Função...

FUNÇÕES BÁSICAS

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Soma

Esta função produz a soma de todos os números incluídos como argumentos, ou seja, que estiverem dentro do intervalo especificado. Sintaxe: =SOMA(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo 2;...) São permitidos de 1 a 30 argumentos. Os argumentos devem ser números, matrizes ou referências que contenham números.

Exemplo: Se A1, A2 e A3 contiverem respectivamente os números 5, 8 e 2, então:

=SOMA(A1:A3) resultará 15

=SOMA(A1:A3;15;5) resultará 35

Média

Esta função produz a média aritmética dos argumentos. Ela aceita de 1 a 30 argumentos, e os argumentos devem ser números, matrizes ou referências que contenham números. Sintaxe: =MÉDIA(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo 2;...)

Exemplo: = MÉDIA(5;6;7) irá retornar o valor 6

= MÉDIA(A1:A20) irá retornar a média dos valores na faixa de A1 até A20.

OBS: se o usuário preferir, ao invés de digitar o intervalo de células, pode selecionar com o mouse ou usando as teclas de atalho. No primeiro exemplo, escreveríamos =soma(, e depois poderia selecionar com o mouse as células A1 até A3.

FUNÇÕES BÁSICAS

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Máximo

Esta função fornece o valor do maior número que estiver dentro do intervalo de células passado como parâmetro. Sintaxe: =MÁXIMO(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo 2;...)

São usados argumentos que sejam números, células vazias, valores lógicos ou representações de números em forma de texto. Argumentos que sejam valores de erro ou texto que não possa ser traduzido em números causarão erros.

Exemplo: Se o intervalo A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então:

=MÁXIMO(A1:A5) resultado 27 =MÁXIMO(A1:A5;30) resultado 30

Mínimo

Esta função é bem parecida com a função MÁXIMO, só que retorna o menor número de um intervalo de células. Sintaxe: =MÍNIMO(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo2;...)

Exemplo: Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então:

=MÍNIMO(A1:A5) resultado 2

FUNÇÕES BÁSICAS

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Muitas vezes precisamos preencher dados em uma planilha e/ou contá-los, segundo alguma condição. Para isso, funções como SE e CONT.SE são algumas funções que o Excel dispõe para automatizar a entrada e atualização dos dados de uma planilha.

Primeiro vamos apresentar a sintaxe dessas funções e depois um exemplo prático.

Função Se

Através de um teste lógico, usando os operadores de comparação que apresentamos anteriormente, essa função retorna valores para as ocorrências verdadeiras ou falsas deste teste lógico. Sintaxe: =SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

Função Cont.se

Essa função deve ser utilizada quando queremos temos uma grande sequência de dados e desejamos fazer contagem de valores, de acordo com uma determinada condição. Sintaxe: =CONT.SE(intervalo;critérios)

Exemplo: Uma planilha contém dados de audiência hora a hora, de duas emissoras, ao longo de um dia específico (reproduzida parcialmente na figura abaixo). Desejamos saber quantas vezes, ao longo do dia, a emissora A teve uma audiência maior que a emissora B.

FUNÇÕES BÁSICAS

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Fazendo uso das funções que aprendemos no slide anterior, podemos usar a coluna D para informar a emissora que teve maior audiência da seguinte forma: escrevendo na célula D2 = se(B2>C2;”EMISSORA A”;”EMISSORA B”).

Podemos ler essa instrução assim: se B2 é maior que C2, então escreva “EMISSORA A”, senão “EMISSORA B”.

OBS: o uso de aspas em funções e fórmulas se faz necessário quando queremos inserir texto.

Agora basta contar quantas células “EMISSORA A” temos na coluna D, fazendo uso da função CONT.SE:

=CONT.SE(D:D;”EMISSORA A”)

FUNÇÕES BÁSICAS

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Se tivéssemos mais uma emissora e quiséssemos saber a de maior audiência fazendo uso da função SE, teríamos que usar um recurso conhecido como funções SE “aninhadas” isto é, uma função SE dentro da outra. Dessa forma a planilha ficaria:

Traduzindo: se B2 é maior que C2, então escreva “EMISSORA A”, senão se C2 é maior que D2, então “EMISSORA B”, senão “EMISSORA C”.

TRABALHANDO COM VÁRIAS PLANILHAS

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Funções e fórmulas

Todas as funções e fórmulas vistas até agora, podem ser utilizadas quando estamos trabalhando em diferentes planilhas e até pastas de trabalho.

Por exemplo, se estivermos em Plan1 e quisermos somar um intervalo de dados em Plan2, basta selecionar uma célula qualquer em Plan1, escrever =soma(, clicar em Plan2 e selecionar o intervalo de células. A sintaxe ficará da forma =SOMA(Plan2!F5:F7), onde Plan2! indica a qual planilha o intervalo F5:F7 se refere.

Se estivéssemos interessados em dados de outra pasta de trabalho (arquivo Excel), o procedimento é o mesmo. A sintaxe fica um pouco diferente: =SOMA('[nome do arquivo.xls]guia de planilha'!B2:B6).

Teclas de atalho

Para alternar entre diferentes pastas de trabalho, utiliza-se a tecla de atalho do windows Alt+Tab.

Para movimentar entre as guias de planilha de uma pasta de trabalho, utiliza-se as teclas Ctrl+Page Down ou Ctrl+Page Up.

Para selecionar diferentes guias de planilha simultaneamente, basta pressionar a tecla Ctrl e depois clicar nas planilhas desejadas.

Para selecionar todas as guias de planilha de uma pasta de trabalho, pressione a tecla Shift e clique na última planilha da pasta de trabalho.

TRABALHANDO COM VÁRIAS PLANILHAS

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Ao clicar com o botão direito em cima de uma planilha, é exibido um menu com diversas opções ao usuário.

Inserir...

Para inserir uma nova planilha, gráficos, etc.

Excluir

Exclui a planilha selecionada.

Renomear

É padrão do Excel nomear as planilhas como Plan1, Plan2, etc. Para uma identificação mais rápida, podemos desejar renomeá-las. Basta clicar no comando e escrever o nome desejado, respeitando o limite de 31 caracteres, não repetir nomes, não usar nomes em branco e não utilizar os caracteres :/?*[ou].

Mover ou copiar...

Acessando esse comando, é possível escolher para onde vamos copiar/mover a planilha selecionada. Podemos copiar no mesmo arquivo ou em outra pasta de trabalho.

Essa é uma ferramenta muito útil quando se trabalha com planilhas de controles semanais ou mensais, e queremos manter a mesma formatação, alterando apenas os valores. Basta copiar a planilha, renomear,apagar os valores antigos e preencher com os novos.

FORMATANDO CÉLULAS E PLANILHAS

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O menu de formatação de células pode ser acessado clicando em Formatar/Células... ou clicando com o botão direito em uma célula qualquer, e depois em Formatar células...

Nesta janela temos as abas:

Número: Para formatação dos dados em geral. Podemos definir formato para números, datas, valores monetários, frações, porcentagens e também formatações personalizadas.

Alinhamento: Utilizada para formatações e posicionamento do texto dentro das células.

Fonte: Utilizada para definir o tipo, cor, tamanho e demais propriedades para a fonte da faixa de células selecionadas.

Borda: Utilizada para definir bordas em uma ou mais células.

Padrões: Utilizada para alterarmos a cor de fundo de uma ou mais células.

Proteção: Utilizada para proteger uma ou mais células. Células protegidas não poderão ter o seu conteúdo alterado.

Faremos descrição apenas das opções mais utilizadas.


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Número

Por padrão a guia Número vem selecionada. Nesta guia podemos definir diversas formatações.

Selecionando a categoria Número, podemos definir o número de casas decimais e também se deve ser utilizado o ponto como separador de milhar e o formato para números negativos.

Ao clicar na opção Moeda, podemos definir o número de casas decimais, o símbolo de moeda e o formato de números negativos. Para o formato moeda, o ponto é sempre incluído, como separador de milhar.

A diferença da opção Contábil e Moeda, é que a opção Contábil faz o alinhamento "perfeito" em relação ao símbolo do Real e das casas decimais. Após selecionar as opções de formatação desejadas, é só clicar no botão OK e as formatações serão aplicadas.

Na opção Data, temos desde o tradicional dd/mm/aa (01/01/99), até formatos abreviados como por exemplo mês-aa (jan-99). Porém nesta lista de opções, não temos uma opção para exibir o ano com quatro dígitos. Esta é uma das dúvidas mais comuns no uso do Excel. Para formatar a data com quatro dígitos para o ano, precisamos utilizar o opção Personalizado (última opção da lista). Observe que, no campo Tipo, já vem o formato padrão dd/mm/aa. Onde dd indica dois dígitos para o dia, mm indica dois para o mês e aa dois para o ano. Para formatar a data com quatro dígitos para o ano, basta acrescentar mais um "aa" no campo Tipo.

Se a opção Texto for selecionada, as células selecionadas serão considerados como texto, e mesmo que existam valores numéricos, não poderão ser feitas operações matemáticas com essas células.

Para diversos tipos de hora, selecionamos a opção Hora. O formato padrão do Excel em português, é o mesmo padrão adotado no Brasil hh:mm:ss, onde hh indica dois dígitos pra hora, mm para minutos e ss para segundos. Também é comum formatar horas através da opção Personalizado.


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Alinhamento

Nesta tela podemos definir o alinhamento horizontal e vertical. Além disso podemos definir um recuo para os dados em relação às bordas da célula.

Por padrão o texto é orientado horizontalmente nas células. Podemos inverter a orientação para vertical clicando na opção “orientação”. Para definir o ângulo você pode definir o valor (em graus) no campo ou clicando no ponteiro vermelho e arrastando o mesmo para indicar uma determinada inclinação. A medida que você arrasta o ponteiro, o valor em graus vai sendo alterado no campo.

A opção “retorno automático de texto” permite que o conteúdo de uma célula seja exibido completamente. Se não utilizarmos esta opção, o Excel exibirá somente a parte que couber nos limites da coluna, o restante do conteúdo será ocultado.

A opção “reduzir para ajustar” é automaticamente desabilitada quando marcamos a “retorno automático de texto” . Esta opção procura adaptar, automaticamente, o texto ao tamanho da coluna, mesmo que para isso tenham que ser feitos ajustes no tamanho da célula. Na prática esta opção tenta reduzir o tamanha da fonte para que o conteúdo caiba nos limites da coluna.

A opção “mesclar células” permite que sejam mescladas duas ou mais células. Ao mesclarmos várias células, a célula resultante, assume o endereço da primeira célula do conjunto que foi mesclado. Por exemplo se mesclarmos as células A1, B1 e C1, a célula resultante terá o endereço A1 e as células B1 e C1 deixarão de existir. Após a célula A1 (que agora se estende até as colunas B e C), teremos a célula D1. Se clicarmos na célula A1 mesclada e desmarcarmos a opção Mesclar células, esta será "desmesclada” e as células B1 e C1 voltarão a existir.

Após ter selecionado as opções de alinhamento desejadas é só dar um clique no botão OK e estas serão aplicadas às células selecionadas.


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Fonte

Quase todas as opções deste menu, estão disponíveis na barra de ferramentas e ali podem ser acessados com mais rapidez.

Para selecionar o tipo de fonte podemos utilizar a lista com o nome das fontes, e para o tamanho, também basta selecionar na lista de tamanho de fontes.

O estilo de fonte, pode ser definido pela lista, ou através de teclas de atalho:

Ctrl+N – negrito

Ctrl+S – sublinhado

Ctrl+I – itálico

Em cor, definimos a cor da fonte. Se a opção “fonte normal” for selecionada, o Excel usará a cor automática, que por padrão é preto.

Padrões

Aqui definimos a cor de preenchimento da célula.


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Bordas

Para aplicar estilos de borda adicionais àqueles que estão na barra de ferramentas, clique na guia Borda. Selecione o estilo de linha desejado e, em seguida, clique em um botão para indicar a posição da borda. Estas opções são indicadas na figura a seguir, onde definimos que sejam aplicadas as quatro bordas (inferior, superior, esquerda e direita) e definimos uma cor de borda Vermelha:

Para definir a cor das bordas primeiro você seleciona a cor na lista "Cor:". Após ter selecionado a cor desejada clique com o mouse em cada uma das bordas. A medida que você for clicando, a cor selecionada vai sendo aplicada.


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Copiando formatos

Quando temos uma determinada célula ou faixa de células que já apresentam a formatação desejada, podemos, facilmente, copiar esta formatação para uma ou mais células, sem que tenhamos que repetir os comandos de formatação. Para estender a formatação para um grupo de células, utilizamos a ferramenta Pincel ( ), da barra de ferramentas do Excel.

Quando for necessário apagar a formatação das células, utilize o comando Editar/ Limpar/ Formatos, após selecioná-las.

Formatação condicional

A Formatação Condicional é uma ferramenta muito útil para destacar dados importantes, pois permite que diferentes valores de uma faixa de células tenham diferentes formatos, com base em um ou mais critérios. Por exemplo posso formatar uma faixa de valores com um formato para valores menores ou iguais a 1000 e outro formato diferente para valores maiores do que 1000.

Selecione o comando Formatar -> Formatação condicional... Surge a janela indicada na figura a seguir:


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Na primeira lista podemos definir entre duas opções:

O valor da célula é - utilizada quando a célula possui valores digitados diretamente ou;

Fórmula é - utilizado quando o valor da célula é obtido a partir de cálculos realizados por uma fórmula. O padrão é utilizarmos a opção "O valor da célula é", a qual já vem selecionada por padrão.

Na segunda lista podemos selecionar a condição. Temos as seguintes opções: entre, não está entre, igual a, diferente de, maior do que, menor do que, maior ou igual a e menor ou igual a.

Para definir o formato dê um clique no botão “Formatar”. Aparecerá uma janela para formatação de fonte, borda e padrão.

Ao clicar em OK, o usuário estará de volta à janela de formatação condicional e poderá adicionar mais outras duas formatações, bastando clicar no botão “Adicionar >>”.

Inserir/Excluir linhas e colunas

O procedimento de inserção e exclusão, é o mesmo para linhas e colunas. O usuário deve clicar com o botão direito no cabeçalho de linha/coluna e escolher a opção no menu.

Outra forma, é usando as teclas de atalho Ctrl + para incluir e Ctrl – para excluir.

Ocultar e reexibir guias de planilha

Se quisermos ocultar uma guia de planilha para que outros usuário não a vejam, basta clicar no menu Formatar / Planilha / Ocultar. Uma vez que a pasta de trabalho possua uma planilha oculta, a opção Reexibir... estará disponível no mesmo caminho (Formatar / Planilha).


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Largura de linhas/colunas

Existem duas formas de alterar a largura de uma coluna: posicionando o cursor do mouse na linha que divide duas colunas, clique e arraste para os lados, conforme a largura desejada. Outra maneira, é clicar com o botão direito em cima da coluna e clicar em largura de coluna, entrando com o parâmetro de largura desejado.

Para que a largura da coluna se ajuste automaticamente ao texto/dado inserido, posicione o cursor do mouse na linha que divide duas colunas e clique duas vezes. O mesmo se aplica à altura de uma linha.


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Formatando planilha

Através do caminho Ferramentas / Opções, temos acesso a diversas opções de formatação do “Ambiente Excel” que vimos no início deste material. Para alterar a “aparência” do Excel, basta marcar/desmarcar as opções indicadas na figura abaixo:

FORMATANDO PARA IMPRESSÃO

Configurações básicas de impressão

Antes de imprimirmos uma planilha, podemos fazer uma série de configurações. Estas configurações são acessadas através do comando Arquivo -> Configurar Página . Ao selecionarmos este comando será exibida a janela indicada na figura a seguir:

Para orientação da página temos as seguintes opções:

Retrato : Imprime no sentido normal que visualizamos a planilha, na vertical.

Paisagem : Inverte o sentido de impressão. Utilizado quando temos planilhas muito largas, em que a impressão não caberia na orientação Retrato.

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Configurações básicas de impressão

Muitas vezes a planilha não cabe em uma única página, sendo impresso apenas poucas informações na segunda página. Neste caso podemos reduzir a planilha para que ela caiba em uma página. Para isso, na opção “dimensionar”, utilizamos o campo ajustar para x% do tamanho normal.

Podemos alterar este valor clicando dentro do campo e digitando o percentual desejado. Também podemos clicar na setinha para baixo para reduzir o percentual ou na setinha para cima, para aumentar o percentual. Não estamos limitados a reduzir o tamanho da planilha, também podemos ampliar o mesmo.

Você pode ajustar também a impressão para um número de determinado de páginas, na opção ajustar para x página(s) de largura por x de altura.

Configurando margens

Clicando na aba margens, o usuário pode entrar com os parâmetros para margens superior, inferior, esquerda, direita, cabeçalho e rodapé.Nesta janela você também pode centralizar a impressão na horizontal e/ou vertical.

Entretanto, a maneira mais fácil e intuitiva de configurar margens, é clicando em visualizar impressão, depois em Margens. Dessa forma você pode arrastar as margens com o mouse e visualiza o efeito que as alterações terão na impressão.

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Cabeçalhos e rodapés

O cabeçalho aparece no início de cada página. Podemos, por exemplo, criar um cabeçalho onde aparecem as informações de título, ou nome do arquivo. Já o rodapé aparece no final. Normalmente utilizamos o rodapé para inserir informações como o número de páginas, o nome e departamento do autor do documento.

Para definir o cabeçalho dê um clique na guia cabeçalho/rodapé, no menu de configuração de página.

Para definir cabeçalho e rodapé, basta clicar no botão Personalizar cabeçalho... (ou rodapé). Ao clicar neste botão surge a janela Cabeçalho (ou Rodapé). Neste janela temos três áreas, onde podemos inserir informações: Seção esquerda, Seção central e Seção direita. Basta clicar nesta seção e digitar as informações.

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Cabeçalhos e rodapés

Vamos a função dos botões que aparecem nas janelas Cabeçalho e Rodapé

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Abre a janela de formatação de fonte. Podemos utilizar este botão para formatar o texto do cabeçalho ou rodapé, alterando a cor da fonte, negrito, itálico, tipo e tamanho da fonte, etc.

Insere o número da página no cabeçalho ou rodapé. Ao clicarmos neste botão é adicionado o seguinte texto: &[Página]. Este texto, durante a impressão, será substituído pelo número da página.

Insere o número total de páginas da planilha. Ao clicarmos neste botão é adicionado o seguinte texto: &[Páginas]. Este texto, durante a impressão, será substituído pelo número total de páginas.

Insere a data atual. Ao clicarmos neste botão é adicionado o seguinte texto: &[Data] . Este texto, durante a impressão, será substituído pelo data atual do sistema.

Insere a hora atual. Ao clicarmos neste botão é adicionado o seguinte texto: &[Hora] . Este texto, durante a impressão, será substituído pelo hora atual do sistema.

Insere o nome do arquivo (pasta de trabalho do excel). Ao clicarmos neste botão é adicionado o seguinte texto: &[Arquivo] . Este texto, durante a impressão, será substituído pelo nome do arquivo .xls que é a planilha atual. Por exemplo se estivermos trabalhando com o arquivo Contab.xls, o nome Contab.xls será inserido.

Insere o nome do planilha. Ao clicarmos neste botão é adicionado o seguinte texto: &[Guia] . Este texto, durante a impressão, será substituído pelo nome da planilha. Por exemplo se estivermos trabalhando com a planilha Plan1 do arquivo Contab.xls, o nome Plan1 será inserido.


Configurações de impressão (Planilha)

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Área de impressão: Podemos utilizar esta opção para definir que seja impressa somente uma faixa de células, por exemplo: A1:F50 e não toda a planilha. Ao invés de digitar a faixa, você pode clicar no botão Ao clicar neste botão a janela Configurar Página "some" e você estará de volta à planilha. Uma vez na planilha você pode selecionar com o mouse a faixa a ser impressa. Após selecionar a faixa desejada, basta dar um clique no botão .

Linhas a repetir na parte superior: Utilizamos esta opção para definir quais linhas devem ser impressas no início de cada página, logo abaixo do cabeçalho, para o caso de planilhas com diversas páginas. Vamos a um exemplo prático: Suponhamos que você esteja imprimindo uma planilha com muitos dados, digamos cerca de 20000 linhas. Na linha 4 estão os títulos das colunas, por exemplo: Nome do funcionário, Endereço, Cargo, Data de Admissão e Salário. Para facilitar a leitura do relatório impresso você gostaria que estes títulos fossem impressos no início de cada página e não somente no início da primeira página. Para fazer isso temos que informar a faixa onde estão os títulos a serem repetidos no início de cada página.

Colunas a repetir à esquerda: Semelhante a opção anterior, permite que sejam definidas uma ou mais colunas que serão impressas, em todas as páginas, a partir da margem esquerda.

Também temos opções para imprimir as linhas de grade que aparecem na planilha (basta marcar a opção Linhas de grade), para Imprimir em preto e branco (basta marcar a opção preto e branco) ou para imprimir em qualidade de rascunho (basta marcar a opção qualidade rascunho).

GRÁFICO

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Os gráficos são ótimos para representar visualmente e melhorar o entendimento dos relacionamentos entre os valores numéricos; ao mesmo tempo, os gráficos melhoram muito uma apresentação.

Um gráfico é uma representação visual de dados da planilha. O Excel oferece 15 tipos de gráficos para a escolha entre nove tipos de gráficos bidimensionais (2-D) e seis tipos de gráficos tridimensionais (3-D). Quando você cria um gráfico, o Excel traça-o com base nos dados da planilha.

Após criar o gráfico, você pode aperfeiçoá-lo e enfatizar determinadas informações adicionando itens de gráfico como rótulos de dados, legenda, títulos, texto, linhas de tendência, barras de erro e linhas de grade. A maioria dos itens de gráfico podem ser movidos e dimensionados. Você pode também formatar estes itens usando padrões, cores, alinhamento, fontes e outros atributos de formatação.

A maioria dos tipos de gráficos disponíveis no Excel organiza os dados entre dois eixos: um eixo horizontal - eixo x, e um eixo vertical - eixo y. Para falarmos mais sobre os eixos x e y, considere a planilha de exemplo, da figura a seguir:

GRÁFICO

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O eixo y é chamado de eixo dos valores. No nosso exemplo, o eixo y exibirá o total de receita publicitária para cada ano.

O eixo x é o eixo das categorias. No nosso exemplo, são os anos. Os dados da planilha é que definem os anos que serão incluídos no gráfico.

Enquanto o usuário não tem muita familiaridade com gráficos no Excel, é aconselhável que ele selecione a sequência de dados, antes de clicar no assistente de gráfico. Uma seqüência de dados é simplesmente um conjunto de valores que se quer traçar graficamente. Na nossa planilha de exemplo, queremos representar graficamente a receita publicitária anual. Neste caso as células B5 até B9 formam a seqüência de dados para o nosso gráfico.

Os anos são categorias, usadas para organizar, ordenar a sequência de dados. No nosso exemplo, são as células A5:A9.

Dizemos que a seqüência está em linhas, uma vez que cada valor está em uma linha diferente.

Às vezes, a diferença entre uma seqüência de dados e uma categoria pode ser confusa. A distinção fundamental é a seguinte: seqüência de dados é um conjunto de valores que você está traçando graficamente e as categorias são os cabeçalhos sob os quais os valores são dispostos.

Para criar gráfico em uma planilha, o usuário pode acessar o menu Inserir/Gráficos... ou clicar diretamente no assistente de gráficos, localizado na barra de ferramentas.

Agora vamos ver com maior detalhe as etapas de criação de um gráfico, através do assistente de gráfico do Excel.

GRÁFICO

Na primeira etapa do assistente é escolhido o tipo de gráfico. O botão manter pressionado para exibir exemplo é uma opção bem interessante para que o usuário veja se um determinado tipo de gráfico é adequado ou não.

Vamos escolher o gráfico de colunas agrupadas.

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GRÁFICO

Nesta segunda etapa definimos se a seqüência de dados está em linhas ou colunas. Se o gráfico não estiver com o aspecto desejado, veja se o problema não está na seleção de séries em linha/colunas ou clique na aba “Sequência” (“Séries” em algumas versões do Excel) e redefina os valores das sequências e rótulo do eixo das categorias.

No nosso exemplo, vamos definir o rótulo das categorias clicando em , selecionando as células A5:A9 na planilha, e depois clicando em para retornar ao assistente.

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GRÁFICO

Na terceira etapa podemos definir uma série de opções como títulos, legendas, linhas de grade, etc. Não passaremos por todas elas, porque todas as modificações realizadas, podem ser visualizadas instantaneamente no gráfico, dentro do assistente. Desta forma, o usuário pode ver como ficará o gráfico antes de concluir.

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GRÁFICO

Por último, é definido o local do gráfico, podendo ser um objeto numa planilha que se esteja trabalhando ou em uma nova planilha.

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GRÁFICO

Depois de construído o gráfico, pode-se chamar o assistente a qualquer momento. Basta clicar com o botão na área do gráfico e todas as opções anteriores estarão disponíveis no menu.

DICA: passando o mouse pelas diferentes partes do gráfico, o Excel exibe uma “caixa” indicando que parte do gráfico você está (eixo das categorias, sequência de dados, área do gráfico, etc.)

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GRÁFICO

Para formatar, limpar ou chamar outras opções em qualquer parte do gráfico, basta posicionar o cursor do mouse em cima e clicar com o botão direito.

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