apostila ms excel basico

Microsoft Excel Bsico SUMRIO Introduo........................................................................................................6 Carregando o Microsoft Excel.............................................................................7 Conhecendo a Tela Principal ..............................................................................8 Linhas, Colunas e Clulas ................................................................................10 Pastas de Trabalho e Planilhas .........................................................................11 Saindo do Excel ..............................................................................................11 Inserindo Dados..............................................................................................12 Selecionado as Clulas ....................................................................................13 Selecionando com o Mouse ......................................................................13 Selecionando com o Teclado ....................................................................15 Desmarcando um Intervalo de Clulas......................................................16 Editando Dados...............................................................................................16 Excluindo Dados ou Clulas .............................................................................17 Limpando Clulas ............................................................................................17 Modificando Altura de Linhas e Largura de Colunas...........................................18 Inserindo e Excluindo Linhas e Colunas ............................................................19 Teclas de Movimentao..................................................................................20 Usando Teclas.........................................................................................20 Usando a Caixa de Dilogo ......................................................................21 Desfazendo ou refazendo uma ao .................................................................22 Salvando uma Planilha ....................................................................................23 Fechando o Arquivo ........................................................................................24 Abrindo uma Planilha j existente ....................................................................25 Criando uma Nova Pasta de Trabalho...............................................................25 Impresso ......................................................................................................27 Impresso Rpida ...................................................................................27 Impresso com Ajustes ...................................................................................27 Visualizao de Pginas ...................................................................................29 Configurar Pgina ...........................................................................................30 2

Microsoft Excel Bsico Guia Pgina ............................................................................................30 Guia Margens..........................................................................................31 Guia Cabealho/Rodap...........................................................................32 Guia Planilha...........................................................................................33 Frmulas ........................................................................................................34 Introduo..............................................................................................34 Sobre as referncias em frmulas ............................................................34 Sobre os operadores de clculo em frmulas ............................................37 A ordem em que o Excel efetua operaes em frmulas ............................39 Sobre os erros em frmulas .....................................................................40 Criando a planilha ...........................................................................................41 Como criar, inserir, excluir e mover planilhas ....................................................42 Copiando e Movendo Clulas ...........................................................................43 Copiando e Movendo com Arrastar e Soltar...............................................43 Copiando e Movendo usando Editar Copiar e Recortar ...............................44 Auto Preenchimento ........................................................................................45 Programando o Auto Preenchimento ................................................................46 Calculando pela Primeira Vez ...........................................................................48 AutoSoma...............................................................................................49 Protegendo a Planilha......................................................................................52 Formatao Condicional...................................................................................55 Formatao da Planilha ...................................................................................56 Guia Nmero ..........................................................................................58 Criando seus prprios formatos numricos................................................59 Guia Alinhamento....................................................................................61 Guia Fonte..............................................................................................63 Guia Bordas ............................................................................................64 Guia Padres ..........................................................................................65 A Barra de Formatao....................................................................................66 Formatao de Caracteres e Alinhamento de Texto ...................................66 Formatao de Nmeros..........................................................................67 3

Microsoft Excel Bsico Copiando Formataes Ferramenta Pincel..............................................67 Exerccio .................................................................................................72 Funes..........................................................................................................73 Funes Bsicas - Categoria Estatsticas ...................................................76 Funo SOMA.................................................................................76 Funo MDIA................................................................................77 Funo Mximo ..............................................................................78 Funo Mnimo ...............................................................................78 Funes Bsicas Categoria Texto...........................................................79 Funo Esquerda............................................................................79 Funo Direita ................................................................................79 Funo Ext.Texto............................................................................80 Funo Concatenar.........................................................................80 Funo Maiscula ...........................................................................81 Funo Minscula ...........................................................................81 Funes Bsicas Categoria Data e Hora .................................................81 Funo Hoje...................................................................................82 Funo Agora .................................................................................82 Funo DIA.DA.SEMANA .................................................................83 Funo DIA ....................................................................................83 Funo MS ...................................................................................83 Funo ANO...................................................................................83 Funo SE ..............................................................................................84 Comandos E e OU..............................................................................85 Grficos..........................................................................................................89 Introduo..............................................................................................89 Criando um grfico..........................................................................................90 Listas .............................................................................................................96 O menu Dados................................................................................................97 Usando um Formulrio de Entrada de Dados ............................................98 Filtragem da Lista ...........................................................................................99 4

Microsoft Excel Bsico Desativao do Autofiltro .........................................................................99 Classificao da Lista.....................................................................................100 Funes, Categorias e Funcionalidades ...........................................................101

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Microsoft Excel Bsico

Introduo

O

Microsoft Excel um software aplicativo do tipo planilha eletrnica que opera no ambiente Windows, muito utilizado para elaborar clculos, tabelas

e grficos. Uma planilha eletrnica um programa utilizado no processamento de informaes financeiras ou numricas em geral, como oramentos, levantamento de fluxo de caixa e previses de gastos, permitindo organizao, anlise e apresentao dos dados, facilitando a compreenso, a avaliao e o

acompanhamento dos resultados pelo usurio final.

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Carregando o Microsoft ExcelPara iniciar o Excel necessrio dar um clique no boto Iniciar na barra de tarefas do Microsoft Windows. Posicione o ponteiro do mouse no menu Programas, abrindo a listagem de programas. D um clique na opo Microsoft Excel, como mostra a figura a seguir:

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Conhecendo a Tela PrincipalA tela do Excel repleta de botes, barras, guias, caixas, enfim, uma srie de objetos e opes em que podemos executar comandos diferentes. Para conhecla, vamos dividi-la em partes: Na parte superior temos:Barra de Ttulo Barra de Menu Botes Minimizar, Restaurar/Maximizar e Fechar

Caixa de Nome

Barra de Frmulas

Cabealho de Linhas e Colunas

Barras de Assistente do Office Guias de Planilhas Rolagem

rea de Mensagens

rea do Indicador do Teclado

Botes de Rolagem de Planilhas

J As barras de frmulas e de status podem ser exibidas ou ocultadas e asbarras de ferramentas podem ser exibidas, ocultadas e colocadas em outras posies, de acordo com a preferncia do usurio.

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Microsoft Excel Bsico Pasta de trabalho: o Excel trabalha com o conceito de pasta de trabalho, em que cada arquivo criado como se fosse uma pasta com diversas folhas de trabalho ou planilhas. Com esse conceito, em vez de criar dez planilhas diferentes para mostrar as vendas de cada uma das 10 filiais (empresas do grupo) da Weg, por exemplo, voc poder criar uma nica planilha e utilizar dez folhas da pasta. Guias de planilha: servem para selecionar uma pgina da planilha, da mesma forma que os marcadores de agenda de telefone. Esses marcadores recebem automaticamente os nomes Plan1, Plan2, etc., mas podem ser renomeados. Como padro, trs pginas so criadas para cada pasta de trabalho. Esse nmero pode ser alterado pelo usurio. Barra de Frmulas: tem como finalidade exibir o contedo da clula atual e permitir a edio do contedo de uma clula. Barra de Status: tem como finalidade exibir mensagens orientativas ou de advertncia sobre procedimentos que esto sendo executados, assim como sobre o estado de algumas teclas do tipo liga e desliga, como a tecla NumLock, End, Insert, etc.. Planilha: uma planilha do Excel tem uma dimenso fsica muito maior do que uma tela ou janela pode exibir. O Excel permite a criao de uma planilha com 65.536 linhas por 256 colunas. Apesar dos recursos de zoom, a janela de trabalho pode mostrar no mximo 12 colunas por 20 linhas de forma visvel. Barra de menus: acesso a todos os comandos do Excel. Barra de ferramentas: um atalho rpido para os comandos mais utilizados. Por padro, so exibidas as barras Padro e Formatao. Referncia da clula selecionada: indica o endereo da clula onde est atualmente o cursor. 9


Linhas, Colunas e ClulasAo abrir o Excel, apresentado uma janela com trs planilhas: Plan1, Plan2 e Plan3. A planilha selecionada por padro a planilha Plan1, uma planilha vazia, com linhas e colunas dispostas de tal forma que possvel inserir in formaes dentro da grade formada com o cruzamento desses dois elementos.

Linha: so identificadas com nmeros no canto esquerdo da tela que vai de 1 a 65.536.

Colunas: identificadas com letras de A a Z e combinaes de letras, totalizando 256 colunas.

Clulas: uma planilha composta por clulas. Uma clula o cruzamento de uma coluna com uma linha. A funo de uma clula armazenar informaes que podem ser um texto, um nmero ou uma frmula que faa meno ao contedo de outras clulas. Cada clula identificada por um endereo, que composto pela letra da coluna e o mmero da linha. Por exemplo, a clula F25 se situa no cruzamento da linha 25 com a coluna F. Quando o Excel carregado, a clula A1 sempre ser a clula ativa, ou seja, a clula que envolvida por uma moldura e que recebe o efeito de digitao ou comandos que afetam uma nica clula.

Intervalo de clulas: uma regio da planilha selecionada com o fim de trabalhar e modificar.

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Pastas de Trabalho e PlanilhasNo Excel, uma pasta de trabalho o arquivo no qual voc trabalha e armazena seus dados. Cada pasta de trabalho pode conter diversas planilhas. A partir do momento em que o Excel est carregado, cada vez que o usurio criar uma nova planilha, ela ter o seu nome automaticamente criado como Pasta2, Pasta3 e assim por diante. Os nomes das planilhas aparecem nas guias localizadas na parte inferior da janela da pasta de trabalho. Para mover-se entre as planilhas, d um clique nas guias das planilhas. O nome da planilha ativa fica em negrito. Voc pode inserir e editar dados em diversas planilhas simultaneamente e realizar clculos com base nos dados dessas planilhas. Ao criar um grfico, voc pode coloc-lo na planilha com os seus dados relacionados ou em uma folha de grfico separada.

Saindo do ExcelPara encerrar o trabalho e sair do Excel, d um clique no menu Arquivo. Posicione o ponteiro do mouse e d um clique na opo Sair.

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Inserindo DadosInserir o contedo de uma clula uma tarefa muito simples. Voc deve selecionar a clula que receber os dados, posicionando o retngulo de seleo nela. Em seguida, basta digitar o seu contedo. Inserindo Texto. Pode incluir ttulos de linhas e colunas (Jan, Fev, Mar, e assim por diante); ttulos de relatrios (Relao de Despesas do Depto. Treinamento); clulas identificadoras (capital, lucro, prazo, total); pequenos pargrafos de texto descritivo e conjuntos de caracteres digitados numa clula que no for interpretado pelo Excel como nmero, frmula, data, hora, valor lgico ou valor de erro. Inserindo Nmeros. preciso ter um pouco mais de ateno ao inserir nmeros e outros valores. Caso no preste a devida ateno, voc poder acabar inserindo com um texto que s se parece com o valor que voc pensou, e talvez nem perceba o problema. Por exemplo, se voc mistura caracteres de texto em um nmero, este em geral ir entrar como um texto. Digite 130 Kg e o Excel tratar isto como uma insero texto. Os nmeros podem incluir caracteres numricos (de 0 a 9) e qualquer um dos caracteres especiais a seguir: + - ( ) , / $ %. Algumas observaes: 1. Voc pode incluir pontos nos nmeros, como em 1.000.000 2. Uma vrgula numa entrada numrica indica um valor decimal, por exemplo: 10,23 3. Os sinais de adio (+) digitados antes dos nmeros so ignorados. 4. Coloque um sinal de subtrao antes dos nmeros negativos ou coloque-os entre parnteses. J Voc pode digitar um nmero com um sinal de moeda (R$) antes ou um sinal de porcentagem depois do nmero (%), o Excel altera automaticamente o formato da clula de Geral para Moeda ou Porcentagem respectivamente. 12

Microsoft Excel Bsico Inserindo Frmulas. O Excel realiza clculos de forma rpida, eficiente e automatiza o processo de atualizao de valores. Para que o Excel realize esses clculos, precisamos digitar frmulas, ou funes, em suas clulas com regras predefinidas para se chegar a um resultado especfico.

Selecionado as ClulasPodemos selecionar vrias clulas para ganharmos tempo e ficarmos mais geis no manuseio do programa. Selecionamos vrias clulas para executarmos comandos com vrios dados ao mesmo tempo; comandos, por exemplo, de formataes, excluses, cpias etc.

Selecionando com o Mouse Para selecionar uma rea da planilha, com o ponteiro do mouse em forma de cruz branca, clique em uma clula informando o incio de sua marcao e arraste at outra posio na planilha, informando o final de sua seleo. A rea que voc selecionar ficar em tom preto, sendo que qualquer formatao s ter efeito sobre esta rea selecionada.Para selecionar Texto em uma clula Siga este procedimento Se a edio em uma clula estiver ativada, selecione a clula, clique nela duas vezes e selecione o texto na clula. Se a edio em uma clula estiver desativada, selecione a clula e, em seguida, selecione o texto na barra de frmulas.

Uma nica clula Um intervalo (duas ou mais clulas em uma planilha. As clulas de um intervalo podem ou no ser adjacentes.) de clulas Um intervalo de clulas grande Todas as clulas de uma planilha

Clique na clula ou pressione as teclas de direo para ir para a clula. Clique na primeira clula do intervalo e arraste at a ltima clula.

Clique na primeira clula d o intervalo, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na ltima clula do intervalo. Voc pode rolar para tornar a ltima clula visvel. Clique no boto Selecionar tudo .

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Microsoft Excel BsicoPara selecionar Siga este procedimento

Clulas ou intervalos de clulas no-adjacentes Uma linha ou coluna inteira

Selecione a primeira clula ou o primeiro intervalo de clulas, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras clulas ou os outros intervalos. Clique no ttulo de linhas ou colunas.

Linhas ou colunas adjacentes Linhas ou colunas no adjacentes Um nmero maior ou menor de clulas do que a seleo ativa

Arraste o cursor pelos ttulos de linhas ou colunas. Voc tambm pode selecionar a primeira linha ou coluna, manter pressionada a tecla SHIFT e selecionar a ltima linha ou coluna. Selecione a primeira linha ou coluna, m antenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras linhas ou colunas. Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na ltima clula que voc deseja incluir na nova seleo. O intervalo retangul ar entre a clula ativa (a clula selecionada na qual os dados so inseridos quando voc inicia a digitao. Somente uma clula fica ativa de cada vez. A clula ativa delimitada por uma borda espessa.) e a clula em que voc clicar passar a ser a nova s eleo. Clique em qualquer clula na planilha.

Cancelar uma seleo de clulas

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Microsoft Excel Bsico Selecionando com o Teclado Para selecionar um intervalo de clulas com o teclado, voc deve posicionar o retngulo de seleo sobre a clula inicial do intervalo. Em seguida, deve manter a tecla Shift pressionada enquanto usa uma das teclas de seta ou de movimentao para mover o retngulo de seleo at o final da faixa. Ao atingir essa posio, a tecla Shift deve ser liberada.Para selecionar Mover e selecionar uma clula acima, abaixo, esquerda ou direita Estender a seleo Estender a seleo em um bloco Estender a seleo para o incio da linha Estender a seleo para o fim da linha Selecionar linhas inteiras Selecionar colunas inteiras Siga este procedimento Teclas de setas de direo

SHIFT+ Teclas de direo CTRL+SHIFT+teclas de setas SHIFT+HOME SHIFT+END SHIFT+Barra de espao CTRL+ Barra de espao

J Para selecionar reas alternadas mantenha o CTRL pressionado e selecione as reas necessrias. J Usando os cabealhos de linha e coluna da planilha, voc pode rapidamente selecionar um intervalo que seja uma linha ou uma coluna inteira. Note no exemplo a seguir que todas as clulas dentro do intervalo C2 a H16 esto marcadas. A clula C2 parece no estar marcada, pois foi a primeira a receber um clique, mas a caixa de nome (no lado esquerdo da barra de frmulas) indica que esta clula est selecionada. Se voc passar da clula desejada, s voltar sem liberar o boto do mouse. Para melhor visualizao desse processo, repare que o Excel exibe as letras e os nmeros que encabeam as colunas e as linhas de forma ressaltada, informando que naquelas colunas e naquelas linhas encontram-se as clulas selecionadas.

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Desmarcando um Intervalo de Clulas Para desmarcar um intervalo ou eliminar a seleo atual, clique em qualquer clula da planilha que no esteja marcada.

Editando DadosSo muitos os motivos que podem exigir a alterao dos dados digitados em uma planilha: 1. Erros de digitao. 2. Necessidade de atualizar alguma informao. 3. Alterar frmulas. 4. Inserir ou excluir informaes Para alterar a informao existente em uma clula bastante simples. Clique na clula a ser alterada e pressione a tecla F2, onde voc entra no modo de edio e pode utilizar as setas (direita, esquerda, para cima e para baixo), para 16

Microsoft Excel Bsico movimentar pelo texto a ser alterado. Tambm pode utilizar a tecla DEL para apagar o caractere que est a direita do cursor e a tecla BacksSpace, para excluir o caractere a esquerda do cursor. Pode utilizar a Barra de Frmulas para alterar o contedo de uma clula. Ao clicar em uma clula, seu contedo ser exibido, conforme destacada na figura a seguir:

Clique com o mouse na Barra de Frmulas e edite o contedo da clula atualmente selecionada e pressione ENTER.

Excluindo Dados ou ClulasPara excluir o contedo de uma clula, faa o seguinte: 1. Clique na clula a ser excluda, para selecion-la. 2. Pressione a tecla DEL e o contedo da clula ser excludo.

Cuidado: Ao excluir o contedo de uma clula no ser emitida nenhuma mensagem solicitando a confirmao da excluso. Outra maneira de excluir o contedo de uma clula clicar na clula para selecion-la e comear a digitar o novo contedo e tudo o que havia na clula apagado e substitudo pelo novo contedo que est sendo digitado.

Limpando ClulasAo limpar clulas, voc remove seu contedo (frmulas e dados), formatos (inclusive formatos de nmero, formatos condicionais e bordas) ou comentrios, mas deixa as clulas vazias na planilha. Quando voc exclui clulas clicando em 17

Microsoft Excel Bsico Excluir no menu Editar, o Excel as remove da planilha e desloca as clulas adjacentes para preencher o espao. 1. Selecione as clulas, linhas ou colunas cujos formatos e contedo devem ser excludos. 2. No menu Editar, aponte para Limpar e, em seguida, clique em Formatos ou em Contedo. Voc pode limpar formatos e contedo clicando em Tudo. Esse procedimento tambm remover os comentrios de clula e validao de dados. Observaes

Se voc clicar em uma clula e pressionar DELETE ou BACKSPACE no teclado, o Excel remover o contedo da clula, mas no remover nenhum comentrio nem formato de clula.

Se voc limpar uma clula, o valor da clula limpa ser 0 (zero) e uma frmula que se refira a essa clula receber um valor 0.

Modificando Altur a de Linhas e Largura de Colunas1. Para alterar uma coluna, arraste a borda direita do ttulo da coluna at que a coluna fique com a largura desejada. 2. Arraste o limite embaixo do ttulo da linha at que a linha fique da altura desejada.

No momento da digitao de textos, voc no precisa se preocupar com o tamanho das clulas. Elas podem ser ajustadas posteriormente de acordo com sua necessidade. Se aparecer ####### em uma clula alargue a coluna, clicando duas vezes na borda direita do cabealho da coluna. (Quando voc apontar para a borda da coluna, o cursor do mouse se transforma em uma seta de duas pontas.)

18Clique duas vezes para ajustar a coluna aos dados


Inserindo e Excluindo Linhas e ColunasEm algumas ocasies, h necessidade de incluirmos linhas ou colunas, para colocarmos novos dados ou dados que esquecemos de inserir na planilha, e em outras ocasies precisamos retirar linhas e colunas que esto demais. Inserir uma linha ou inserir uma coluna so aes muito parecidas. Para insero de uma linha ou coluna clique no indicador de uma linha ou coluna e utilize a opo Colunas ou Linhas do menu Inserir ou clique com o boto direito do mouse e selecione a opo Inserir.

A operao de excluso de linhas e colunas feita da mesma forma que uma insero, porm utiliza-se a opo Excluir do menu Editar.

Indicador de Linha ou Coluna

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Teclas de MovimentaoA navegao dentro de uma planilha, ou entre planilhas, um processo importante, pois a maioria dos comandos executados no Excel ter validade sobre uma determinada rea na planilha, na qual voc dever estar posicionado, ou seja, que esteja na clula ativa. Para tornar uma clula ativa, voc deve mover o retngulo de seleo at ela, usando um dos vrios mtodos disponveis.

1. Usar as teclas de seta para mover o retngulo clula a clula na direo indicada por ela. 2. Usar as teclas de seta em combinao com outras teclas para acelerar a movimentao. 3. Usar a caixa de dilogo Ir para, pressionando a tecla F5 para indicar o endereo exato. 4. Usar o mouse para mover o indicador de clulas e, com isso, selecionar uma clula especfica.

Usando Teclas A tabela a seguir mostra um resumo das teclas que movimentam o cursor ou o retngulo de seleo pela planilha:

Ao Mover uma clula para a direita Mover uma clula para a esquerda Mover uma clula para cima Mover uma clula para baixo ltima coluna da linha atual Primeira coluna da linha atu al ltima linha com dados da coluna atual Primeira linha com dados da coluna atual Mover uma tela para cima Mover uma tela para baixo Mover uma tela para esquerda Mover uma tela para a direita

Teclas a serem usadas Seta para a direita Seta para a esquerda Seta para cima Seta para baixo Ctrl+seta para a direita Ctrl+seta para a esquerda Ctrl+seta para baixo Ctrl+seta para cima PageUp PageDown Alt+PageUp Alt+PageDown

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Microsoft Excel BsicoAo Mover at uma clula at ual Mover para a clula A1 Teclas a serem usadas Ctrl+Backspace Ctrl+Home

Mover para a primeira clula no -vazia quando End+seta para esquerda ou a clula atual for vazia End+seta para direita Prxima planilha (guia) Ctrl+PageUp Planilha anterior (guia) F5 Ctrl+PageDown Ativa a caixa de dilogo

Usando a Caixa de Dilogo Se voc sabe exatamente para onde quer movimentar o cursor, pressione a tecla F5 para abrir a caixa de dilogo Ir para. Quando ela aparecer, informe a referncia da clula que voc deseja.

No exemplo acima, foi informado o endereo da clula B42. Esse mtodo muito mais rpido do que ficar pressionando diversas vezes uma combinao de teclas. Depois de informar o endereo, d um clique no boto OK.

J O Excel deixa em negrito o nmero da linha e a letra da coluna da clula atual ou intervalo de clulas que est selecionado para facilitar sua identificao.

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Desfazendo ou refazendo uma ao1. Siga um ou mais destes procedimentos:

Para desfazer aes recentes uma de cada vez, clique em Desfazer

.

Para desfazer vrias aes de uma s vez, clique na seta ao lado de Desfazer e selecione na lista. O Microsoft Excel reverte a ao

selecionada e todas as aes listadas acima dela.

Para cancelar uma entrada em uma clula ou na barra de frmula antes de pressionar ENTER, pressione ESC.

2. Se voc mudar de idia, clique em Refazer Refazer e selecione em uma lista.

ou clique na seta prxima a

Faa aqui as suas anotaes: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

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Salvando uma PlanilhaSalvar uma planilha muito simples. Na primeira vez que uma planilha salva, o Excel pede para que voc fornea um nome. Existem trs maneiras de acionar a gravao de uma planilha. Pelo menu Arquivo, pela digitao de uma combinao de teclas ou pelo pressionamento de um boto da barra de ferramentas. No menu Arquivo existe uma opo que se chama Salvar. Voc pode ativar esse comando ou ento, se no quiser usar muito os menus, pode pressionar a combinao de teclas Ctrl+B.

A terceira opo a mais rpida para quem gosta de usar o mouse. Basta clicar no boto Salvar, que terceiro da barra de ferramentas, e ilustrado com um disquete.

Salvar

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Microsoft Excel Bsico Qualquer uma dessas opes abrir a caixa de dilogo mostrada a seguir:

Clique aqui para criar nova pasta Escolha aqui a Pasta que ser gravada o arquivo, caso no seja o atual

Informe o nome do arquivo neste espao

Fechando o ArquivoNo Excel permitido trabalhar com vrios arquivos abertos ao mesmo tempo. Sendo assim, podemos fechar um arquivo e permanecer com o Excel aberto para continuar trabalhando com outros arquivos. Para fechar o arquivo: D um clique no menu Arquivo. Posicione o ponteiro do mouse e d um clique na opo Fechar.

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Abrindo uma Planilha j existenteDepois de ter gravado uma planilha, voc certamente ir utiliz-la novamente. Para carregar uma planilha que foi previamente gravada, voc deve abrir o arquivo. Para abrir um arquivo existente utilize no menu Arquivo a opo Abrir (Ctrl+A), ou d um clique na barra de ferramentas ou selecione os a rquivos que foram abertos recentemente na parte inferior do menu Arquivo.

Boto Abrir

Criando uma Nova Pasta de TrabalhoO mtodo mais simples de criar uma nova planilha dar um clique no boto Novo na barra de ferramentas Padro, que abre uma nova pasta de trabalho automaticamente. A segunda maneira de criar uma nova pasta de trabalho usar a opo Arquivo/novo pelo menu, que lhe permite escolher um modelo Excel para o novo arquivo.

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ImpressoImprimir uma planilha normalmente a etapa final do trabalho da maioria dos usurios do Excel. So novos relatrios que precisam ser enviados para a diretoria e outros departamentos, ou atualizaes de planilhas que precisam estar documentadas em papel para a sua distribuio. O sistema de impresso do Excel similar ao do Word e demais produtos da Microsoft. Impresso Rpida Quando voc quiser imprimir toda a planilha e no precisar fazer nenhum tipo de ajuste na impresso, a forma mais rpida de obter esse resultado utilizar o boto Imprimir.

Quando voc d um clique nele, ele exibe uma caixa de dilogo que mostra a evoluo da impresso e permite o cancelamento do processo dando um clique no boto Cancelar.

Impresso com AjustesNem sempre o usurio deseja imprimir toda a sua planilha ou pasta de trabalho. Muitas vezes, o usurio precisa imprimir uma rea de uma planilha, apenas o grfico ou ento algumas planilhas de uma pasta de trabalho. Nessas situaes, necessrio recorrer ao menu arquivo.

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Microsoft Excel Bsico A opo Imprimir pode ser acionada tambm pelo teclado pressionando Ctrl+P. Ela abre uma caixa de dilogo onde pode configurar diversas caractersticas da impresso.

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Visualizao de PginasAssim como o MS-Word, o Excel possui o recurso de visualizao de pginas que permite uma visualizao prvia de como ser a disposio da planilha na pgina impressa. Esse recurso certamente economiza muito tempo para o usurio, eliminando os ajustes de posicionamento aps uma impresso que no ficou boa. Alm da economia de tempo, temos de lembrar a economia de papel e tinta ou o toner das impressoras. Para ativar a visualizao de pgina, o usurio pode usar o boto Visualizar Impresso da Barra de Ferramentas ou ento a opo de mesmo nome do menu Arquivo. As duas opes abriro uma nova tela onde uma pgina inteira visualizada, como mostra a prxima figura, onde os principais elementos da tela so destacados.

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Configurar PginaEssa a principal caixa de dilogo relacionada com a configurao da impresso de uma planilha. Ela dividida em quatro guias que so relacionadas com o tamanho fsico da pgina, o tamanho das margens, o contedo do cabealho e o rodap e finalmente a planilha que define aspectos da impresso mais genricos.

Guia Pgina

A guia Pgina, mostrada na figura anterior, permite mudar a orientao da impresso do formato Retrato que o padro, para o formato Paisagem, em que a impresso feita no sentido da altura do formulrio. Essa opo recomendada para planilhas muito largas. A lista de seleo do Tamanho do Papel permite a seleo de outro formato de papel suportado pela impressora.

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Microsoft Excel Bsico Guia Margens Essa guia usada para definir a rea de impresso dentro da pgina por meio da definio da largura das quatro margens. Alm do tamanho das margens, o usurio pode especificar tambm a distncia que o eventual cabealho e rodap ter da borda do papel.

Quaisquer alteraes feitas nas caixas de digitao so refletidas na mini pgina de exemplo exibida no centro da caixa de dilogo. Como padro, o Excel imprime a rea selecionada a partir do centro superior esquerdo. Contudo, ele permite que a impresso seja centralizada tanto na vertical como horizontalmente na pgina. Para obter a centralizao desejada, marque uma das caixas que esto abaixo do ttulo Centralizar na pgina.

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Microsoft Excel Bsico Guia Cabealho/Rodap Essa guia permite redefinir o texto do cabealho e rodap das pginas que sero impressas. Como padro, o Excel imprime o nome da planilha que est sendo impressa na linha do cabealho e nmero da pgina na linha de rodap.

Nessa caixa o usurio pode mudar o cabealho/rodap padro, selecionando um dos ttulos alternativos disponveis. Esses ttulos alternativos usam informaes que voc informou durante a instalao do Excel, tais como o seu nome e nome da empresa.

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Microsoft Excel Bsico Guia Planilha Essa pasta possui alguns itens importantes que voc deve conhecer e que afetam bastante a aparncia da planilha. As principais se encontram no painel Imprimir. Como padro, o Excel imprime as linhas de grade da rea que est sendo impressa. Muitas vezes esse recurso ajuda, outras vezes deixa a impresso muito carregada. Para imprimir os elementos destacados no painel Imprimir, voc deve marcar a caixa correspondente.

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FrmulasIntroduo Uma frmula inicia com um sinal de igual (=), seguida do clculo da frmula. Por exemplo, a frmula a seguir multiplica 2 por 3 e depois adiciona 5 ao resultado. =5+2*3 Uma frmula tambm pode conter quaisquer dos seguintes itens: funes (uma frmula pr-escrita que assume um valor ou valores, executa uma operao e retorna um valor ou valores. Use funes para simplificar e reduzir frmulas em uma planilha, especialmente aquelas que executam clculos longos e complexos.), referncias, operadores e constantes (um valor que no calculado, e que portanto no alterado. Por exemplo, o nmero 210 e o texto "Ganhos do trimestre" so constantes. Uma expresso ou um valor resultante de uma expresso no uma constante.). O exemplo abaixo mostra a adio do valor da clula B4 e B25, divide o resultado pela soma das clulas D5, E5 e F5, alm de utilizar a funo SOMA.

Sobre as referncias em frmulas Uma referncia identifica uma clula ou um intervalo de clulas em uma planilha e informa ao Excel onde procurar pelos valores ou dados a serem usados em uma frmula. Com referncias, voc pode usar dados contidos em partes diferentes de uma planilha em uma frmula ou usar o valor de uma clula em vrias frmulas. Voc tambm pode se referir a clulas de outras planilhas na mesma pasta de trabalho e a outras pastas de trabalho. Referncias s clulas de outras pastas de trabalho so chamadas vnculos.

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Microsoft Excel Bsico O estilo de referncia A1. Por padro, o Excel usa o estilo de referncia A1, que se refere a colunas com letras (A at IV, para um total de 256 colunas) e se refere a linhas com nmeros (1 at 65536). Essas letras e nmeros so chamados de ttulos de linha e coluna. Para referir-se a uma clula, insira a letra da coluna seguida do nmero da linha. Por exemplo, B2 se refere clula na interseo da coluna B com a linha 2.

Para se referir a A clula na coluna A e linha 10 O intervalo de clulas na coluna A e linhas 10 a 20 O intervalo de clulas na linha 15 e colunas B at E Todas as clulas na linha 5 Todas as clulas nas linhas 5 a 10 Todas as clulas na coluna H Todas as clulas nas colunas H a J O intervalo de c lulas nas colunas A a E e linhas 10 a 20

Use A10 A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J A10:E20

Referncia a uma outra planilha. No exemplo a seguir, a funo de planilha MDIA calcula o valor mdio do intervalo B1:B10 na planilha denominada Marketing na mesma pasta de trabalho.

Vincular a uma outra planilha da mesma pasta de trabalho

Observe que o nome da planilha e um ponto de exclamao (!) precedem a referncia de intervalo.

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Microsoft Excel Bsico Referncias relativas. Baseada na posio relativa da clula que contm a frmula e da clula qual a referncia se refere. Se a posio da clula que contm a frmula se alterar, a referncia ser alterada. Se voc copiar a frmula ao longo de linhas ou colunas, a referncia se ajustar automaticamente. Por padro, novas frmulas usam referncias relativas. Por exemplo, se voc copiar uma referncia relativa que est na clula B2 para a clula B3, a referncia ser automaticamente ajustada de =A1 para =A2.

Referncias absolutas. Uma referncia absoluta de clula em uma frmula, como $A$1, sempre se refere a uma clula em um local especfico. Se a posio da clula que contm a frmula se alterar, a referncia absoluta permanecer a mesma. Se voc copiar a frmula ao longo de linhas ou colunas, a referncia absoluta no se ajustar. Por padro, novas frmulas usam referncias relativas e voc precisa troc-las para referncias absolutas. Por exemplo, se voc copiar uma referncia absoluta na clula B2 para a clula B3, ela permanecer a mesma =$A$1.

Referncias mistas. Uma referncia mista tem uma coluna absoluta e linha relativa, ou linha absoluta e coluna relativa. Uma referncia de coluna absoluta tem o formato $A1, $B1 e assim por diante. Uma referncia de linha absoluta tem o formato A$1, B$1 e assim por diante. Se a posio da clula que contm a frmula se alterar, a referncia relativa ser alterada e a referncia absoluta no se alterar. Se voc copiar a frmula ao longo de linhas ou colunas, a referncia relativa se ajustar automaticamente e a referncia absoluta no se ajustar. Por exemplo, se voc copiar uma referncia mista da clula A2 para B3, ela se ajustar de =A$1 para =B$1.

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Microsoft Excel Bsico Para fixar uma coluna de uma referncia de clula, deve ser especificado o smbolo de cifro ($) imediatamente antes da letra e, se desejar fixar a linha de uma referncia de clula antes do nmero. Veja os exemplos possveis de combinaes:

Referncia $D$4 $D4 D$4 D4

Descrio Fixa a linha e a coluna. Fixa apenas a coluna, permitindo a variao da linha. Fixa apenas a linha, permitindo variao da coluna. No fixa linha nem coluna.

J

Utilize a tecla de atalho F4 para selecionar se voc deseja referncia relativa,

absoluta ou mista.

Sobre os operadores de clculo em frmulas Os operadores especificam o tipo de clculo que voc deseja efetuar nos elementos de uma frmula. O Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmticos, de comparao, de texto e de referncia.

Operadores aritmticos. Para efetuar operaes matemticas bsicas, como adio, subtrao ou multiplicao, combinar nmeros e produzir resultados numricos use estes operadores aritmticos.Operador aritmtico + (sinal de mais) (sinal de menos) Negao ( 1) * (asterisco) / (sinal de diviso) % (sinal de porcentagem) ^ (acento circunflexo) Multiplicao (3*3) Diviso (3/3) Porcentagem (20%) Exponenciao (3^2) Significado (exemplo) Adio (3+3) Subtrao (31)

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Microsoft Excel Bsico Operadores de comparao. Voc pode comparar dois valores com os operadores a seguir. Quando dois valores so comparados usando esses operadores o resultado um valor lgico, VERDADEIRO ou FALSO.Operador de comparao = (sinal de igual) > (sinal de maior que) < (sinal de menor que) >= (sinal de maior ou igual a) B1) Menor que (A1=B1) Menor ou igual a (A1 = Descrio Operadores de referncia

Negao (como em 1) Porcentagem Exponenciao Multiplicao e diviso Adio e subtrao Conecta duas seqncias de texto (c oncatenao) Comparao

Uso de parnteses. Para alterar a ordem da avaliao, coloque entre parnteses a parte da frmula a ser calculada primeiro. Por exemplo, a frmula a seguir retorna 11 porque o Excel calcula a multiplicao antes da adio. A frmula abaixo multiplica 2 e 3, posteriormente soma 5 ao resultado. =5+2*3

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Microsoft Excel Bsico Por outro lado, se voc pode usar parnteses para alterar o clculo. Abaixo, o Excel somar 5 e 2 e, em seguida, multiplicar o resultado por 3. =(5+2)*3 No exemplo abaixo, os parnteses na primeira parte da frmula foram o Excel a calcular B4+25 primeiro e, em seguida, dividir o resultado pela soma dos valores nas clulas D5, E5 e F5. =(B4+25)/SOMA(D5:F5) Sobre as constantes em frmulas. Uma constante um valor que no calculado. Por exemplo, a data 9/10/2008, o nmero 210 e o texto "Lucros trimestrais" so todos constantes. Uma expresso ou um valor que resulte de uma expresso no uma constante. Se voc usar valores de constantes na frmula em vez de referncias a clulas (por exemplo, =30+70+110), o resultado se alterar apenas se voc prprio modificar a frmula. Sobre os erros em frmulasErro ##### #DIV/0! #N/D #NOME? #NUM! #REF! #VALOR! Causa do Erro A coluna no larga o suficiente para exibir o nmero ou data. Ocorre quando um nmer o divido por zero (0). Quando um valor no est disponvel para uma funo ou frmula O Excel no reconhece um texto em uma frmula Valores numricos invlidos em uma frmula ou funo Uma referncia de clula (endereo) no vlida. Quando o tipo de argumento ou operador invlido.

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Criando a planilhaAtravs de um exemplo, mostraremos como criaremos uma planilha: 1. Abra o Excel 2. Ser aberto uma pasta de trabalho em branco (Pasta1.xls) 3. Clique na clula A1 e digite o seguinte: COOPERATIVA DE PRODUTOS AGRCOLAS ABC. 4. Clique na clula A3 e digite o seguinte: acompanhamento mensal de venda dos principais produtos. 5. Continue digitando as informaes conforme indicado na figura a seguir:

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Como criar, inserir, excluir e mov er planilhasLembrando que, ao iniciar o Excel, criada uma pasta de trabalho (Pasta 1), com trs planilhas (Plan1, Plan2 e Plan3). A seguir, uma breve descrio de como efetuar as operaes com planilhas:

Como renomear uma planilha: Clique no boto direito do mouse sobre o nome da planilha e no menu, clique em Renomear. O nome da planilha fica selecionado. Basta digitar o novo nome (o nome antigo ser apagado) e teclar ENTER.

Para inserir uma planilha: Clique no boto direito do mouse sobre o nome de uma das planilhas existentes e no menu, clique em Inserir certifique-se que a opo Planilha esteja marcada e d um clique no boto OK. O Excel insere uma planilha a esquerda da planilha atual, com o nome PlanX, onde X um nmero a mais do nmero de planilhas.

Para mover uma planilha: Clique sobre o nome de planilha a ser movida e a arraste para uma nova posio.

Para excluir uma planilha: Clique no boto direito do mouse sobre o nome da planilha a ser excluda e no menu, clique em Excluir. O Excel emite uma mensagem pedindo confirmao.

Faa aqui as suas anotaes: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 42


Copiando e Movendo ClulasO Excel oferece vrias maneiras de copiar e mover uma clula ou intervalo a partir de sua origem para um destino (objetivo). s vezes o mtodo que voc escolher ser em funo da convenincia, enquanto que em outros momentos voc precisar usar um mtodo especfico para obter os resultados desejados. Quando voc copia ou move uma clula, tudo que estiver associado quela clula ir para a clula de destino, incluindo os dados da clula de origem e quaisquer propriedades associadas a ela, tal como um formato numrico ou cor.

Copiando e Movendo com Arrastar e Soltar s vezes a maneira mais rpida de desempenhar uma tarefa usando o mouse. Arrastar e Soltar refere-se ao processo de arrastar um objeto, como um intervalo selecionado com o mouse, lev-lo para qualquer lugar e ento soltar o boto do mouse.

Arrastar (Mover): arraste a seleo para mover o dado de origem para uma nova localizao.

Copiar: arraste enquanto mantm pressionada a tecla CTRL para copiar o dado de origem para uma nova localizao; um pequeno + aparecer prximo ao ponteiro do mouse a fim de indicar que voc est copiando e no movendo.

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Microsoft Excel Bsico Movimentao:

Clique e arrast e com o ponteiro do mouse sobre a borda de uma clula ou seleo

Cpia:No momento da cpia, aparec er um sinal de mais (+) sobre o ponteiro d o mouse indicando que a mesma est sendo executada

Copiando e Movendo usando Editar Copiar e Recortar Quando voc deseja copiar ou mover clulas para um lugar distante, ou quando o intervalo de origem muito grande para ser arrastado pela planilha, voc pode usar os comandos do menu Editar para efetuar a tarefa. O processo o mesmo que na maioria dos aplicativos Windows: 1. 2. Selecione o dado que deseja copiar. Escolha Editar/copiar (Ctrl+C) ou d um clique no boto Copiar na barra de ferramentas. Voc ver uma borda movendo-se ao redor do intervalo de origem visando lembr-lo de que uma cpia est em processo e para mostrar-lhe o que est sendo copiado. Se voc estiver movendo o dado, use Editar/recortar (Ctrl+X) ou d um clique no boto Recortar na barra de ferramentas Padro.

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Microsoft Excel Bsico 3. 4. Selecione o intervalo de destino Use Editar/colar (Ctrl+V) ou d um clique no boto Colar na barra de ferramentas Padro para colar o dado enquanto mantm o intervalo de origem selecionado para uma outra operao Colar. Quando voc tiver finalizado a colagem, pressione ESC para limpar a borda em movimento do intervalo de origem.

Auto PreenchimentoO Excel possui um recurso que uma gra nde ajuda para quem precisa digitar uma seqncia de clulas cujo contedo seqencial. Esse recurso chamado Auto Preenchimento analisa o contedo de uma ou mais clulas selecionadas e faz uma cpia delas para as clulas de destino. Dependendo do contedo das clulas analisadas, o Excel faz uma cpia literal dos valores ou ento acrescenta algum valor para as prximas clulas. Por exemplo, para fazer uma lista de alguns meses, digite em uma clula o ms de incio, clique sobre o boto de preenchimento e arraste at a posio ou ms desejado.

O cursor muda de formato quando est sobre a ala de preenchimento Ala de Preenchimento

J O segredo do Auto Preenchimento est na ala de preenchimento, que o pequeno quadrado que fica no canto direito inferior do seletor.

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Programando o Auto Pree nchimentoOnde est a inteligncia do Auto Preenchimento? Ser mgica? No, nada disso. O Excel possui uma lista de seqncias pr-programadas que usado pelo Auto Preenchimento para realizar sua funo. Voc tambm pode acrescentar listas ou seqncias prprias que voc costuma utilizar no seu dia-a-dia. Para ativar, alterar ou criar novas listas, voc deve ativar o menu

Ferramentas/opes, que abrir a caixa de dilogo Opes. D um clique na guia Listas para ativ-la.

Na caixa Listas personalizadas, voc v as listas que j esto includas e os dias da semana e meses. O item Nova Lista est selecionado como padro. Voc pode criar uma nova lista dando um clique no boto Adicionar. Ao fazer isto, um ponto de insero aparece na caixa de Entradas da Lista. Nessa caixa voc dever digitar a srie de entradas, pressionando Enter para separar as entradas da lista.

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Microsoft Excel Bsico Execute o exemplo de lista mostrado na prxima figura:

Aps digitar o ltimo elemento, d um clique no boto OK para adicionar a nova lista. Veja que na prxima tela ela j aparece junto com as demais. A partir de agora, voc j pode utilizar o recurso de Auto Preenchimento usando essa lista.

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Calculando pela Primeira VezAt agora o Excel funcionou mais como uma tabela para insero de textos e nmeros. Essa mesma tarefa pode ser realizada pela maioria dos processadores de texto disponvel no mercado. na utilizao de frmulas e funes que as planilhas oferecem real vantagem para seus usurios. Basicamente, uma frmula consiste na especificao de operaes matemticas associadas a uma ou mais clulas da planilha. Vamos ao clculo Vejamos o exemplo abaixo:

Proceda assim: Posicione-se na clula onde deseja que o resultado aparea (em nosso exemplo, abaixo da clula onde se l Total) e digite o seguinte: =B3+C3+D3+E3+F3. Tecle Enter em seguida. Simples no ? Mas perceba que no foram usados os nmeros que estavam nas clulas e sim os endereos delas. Se voc usar os valores que esto nas clulas e no os endereos das clulas, na construo de suas frmulas, obter os mesmos resultados. Entretanto, se um valor for modificado o resultado da operao no ser atualizado

automaticamente. Resumindo: voc teria que atualizar, na frmula, cada modificao do valor. Agora que voc j conseguiu o primeiro resultado, no perca tempo calculando os outros. Deixe que o Excel o faa por voc. Voc se lembra do Auto Preenchimento? Pois , se utiliz-lo na clula do resultado voc ver mais de uma de suas aplicaes. 48

Microsoft Excel Bsico AutoSoma Consiste na aplicao automtica da funo SOMA, atravs de um boto na Barra de Ferramentas. Este recurso amplamente usado. Aps a sua apresentao, voc ver que esta a melhor maneira para efetuar somatrio. 1. Selecione a clula onde deseja o resultado. 2. Clique no boto Autosoma, na Barra de Ferramentas. Note como o Excel sugere o intervalo a ser somado.

3. Tecle Enter e aplique o Auto Preenchimento. Exerccio A partir da planilha dada, execute o que for pedido: O indicativo de clula ficar a esquerda, e sua funo ficar a direita:

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Microsoft Excel Bsico G3 e A13 Digite a palavra Total

B4 at F12 Preencha com valores que voc desejar. B13 Faa a somatria dos valores da coluna de Janeiro. Para os outros totais por ms utilize o recurso do Auto Preenchimento. G4 Efetue a mesma operao descrita acima para somar os totais por produtos e da mesma forma utilize o recurso do Auto Preenchimento. A15 A16 B15 C15 Digite a palavra Impostos Digite agora Total Geral 1,30 Digite a frmula =B15-0,02

D15 =C15-0,04 E15 F15 B16 =D15-0,06 =E15-0,08 =B13*B15

Utilize o Auto Preenchimento para copiar a frmula do Total Geral para os demais meses. Insira uma linha entre Carros e Telefones e digite um novo produto com seus respectivos valores. Insira entre Maio e Total por Produto uma coluna referente ao ms de Junho. Apague os valores do ms de Janeiro e observe a mudana nos demais valores.

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Microsoft Excel Bsico Exerccio Rafael est a quatro meses pensando em equipar seu carro com alguns acessrios e fez pesquisa de preo em 5 estabelecimentos, observe a planilha abaixo e faa o que se pede:

Obs.: Estes preos foram vistos no ms de Janeiro F4 Faa o total do ms de Janeiro para os devidos estabelecimentos.

G4, H4 e I4 Acrescente os meses de Fevereiro at Abril e calcule tambm o total destes meses, sendo que cada ms houve um reajuste de 10% sobre o total do ms anterior.

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Protegendo a PlanilhaDependendo da utilizao da planilha conveniente que voc aplique alguma proteo na planilha. As opes de proteo encontram-se no menu Ferramentas, no item Proteger.

Para proteger uma planilha dentro de uma pasta de trabalho, selecione o item Proteger planilha.

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O programa mostra uma caixa de dilogo onde voc pode selecionar que tipo de proteo deseja dar planilha. Se quiser, voc pode informar a senha opcional.

A tentativa de violao da proteo de Contedo gera uma mensagem de erro, conforme a figura a seguir:

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Microsoft Excel Bsico Se for informada uma senha anteriormente, voc ter de inform -la agora para desproteger a planilha. Se voc esquecer a senha, tchau-tchau!! A planilha no poder ser mais acessada.

Faa aqui as suas anotaes: _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 54


Formatao CondicionalO Excel permite que uma mesma clula receba mais de um tipo de formatao que aplicado a ela, dependendo do resultado de comparaes e testes do contedo de uma clula. Desta forma possvel criar destaques visuais para determinadas clulas. Digamos que voc queira aplicar cores diferentes aos conceitos de vendas: TIMA em Azul REGULAR em verde e PSSIMA em vermelho. Proceda assim: 1. Selecione a(s) clula(s) que devero ser formatadas. No nosso caso de E3 a E6. 2. Clique no menu Formatar e selecione a opo Formatao condicional.

3. No campo Condio 1 mantenha a opo O valor da clula . No campo seguinte clique o boto de seta da caixa de lista suspensa e escolha a opo igual a. Digite agora TIMA, no campo em branco a direita. 4. Clique no boto Formatar... O quadro de formatao aparece. Selecione as opes desejadas. No nosso caso escolha a cor Azul. 5. Clique no boto Adicionar para exibir uma nova Condio. Proceda exatamente como antes e defina a cor verde para REGULAR. Aps clique no boto Adicionar defina a cor vermelha para PSSIMA. Exerccio Realizamos um trabalho em 6 empresas da regio para verificarmos quais destas empresas mais exportaram nos ltimos quatro anos. Com os dados em mos, faremos uma planilha para ver quais destas empresas se sobressaram no mercado internacional. 55


Formatao da PlanilhaO Excel apresenta uma tela para formatao de clulas, sendo que esta caixa possui seis subdivises, chamadas de fichas ou guias. Para voc acessar uma ficha ou guia, basta clicar sobre o indicativo de cada formatao (cada categoria possui seus cdigos de formatao). Esta tela pode ser acessada a partir da op o Clulas do menu Formatar. (Ctrl+1) Use recursos de formatao para exibir efetivamente os dados:

Exemplos de FormataoAltere a fonte e o tamanho Adicione bordas e preenchimentos nas tabelas

Formate os valores como moeda

Formatar texto e caracteres individuais Para destacar o texto, voc pode formatar todo o texto em uma clula ou caracteres selecionados. Selecione os caracteres que deseja formatar e clique em um boto na barra de ferramentas.

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Microsoft Excel Bsico Girar texto e bordas Os dados em uma coluna so geralmente muito estreitos enquanto o rtulo da coluna muito mais largo. Em vez de criar colunas largas ou rtulos abreviados desnecessariamente, voc pode girar o texto e aplicar bordas que so giradas no mesmo ngulo do texto.

Adicionar bordas, cores e padres Para diferenciar os diferentes tipos de informao em uma planilha, voc pode aplicar bordas a clulas, sombrear clulas com uma cor de plano de fundo ou sombrear clulas com um padro de cor.

Formatos de nmero Voc pode usar formatos de nmero para alterar a aparncia de nmeros, inclusive datas e horas, sem alterar o prprio nmero. O formato de nmero no afeta o valor real da clula que o Microsoft Excel utiliza para efetuar clculos. O Excel apresenta uma tela para formatao de clulas, sendo que esta caixa possui seis subdivises, chamadas de fichas ou guias. Para voc acessar uma ficha ou guia, basta clicar sobre o indicativo de cada formatao (cada categoria possui seus cdigos de formatao). Esta tela pode ser acessada a partir da opo Clulas do menu Formatar. (Ctrl+1) 57


Guia Nmero Quando voc cria uma nova planilha, todas as clulas utilizam o formato de nmero Geral como padro. Clulas com formato Geral no possuem formato de nmero especfico. Voc pode atribuir vrios formatos a nmeros de uma seleo utilizando a guia nmero para formatao de nmeros. A maioria dos formatos de nmeros agrupa-se em subcategorias. Para visualizar esses formatos, voc deve selecionar qualquer clula que contenha um nmero antes de ativar a caixa de dilogo. Escolha uma categoria na lista de seleo Categorias e veja que na parte inferior da caixa de dilogo o contedo da clula aparece formatado mostrando como o formato selecionado. Para aplicar este formato selecionado, basta dar um clique no boto OK.

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Selecione aqui as categorias para formatao de nmeros

Criando seus prprios formatos numricos Se voc no consegue encontrar um formato numrico apropriado na caixa de dilogo Formatar clulas, no se desespere simplesmente crie o seu. Voc pode personalizar um formato sob vrios estilos. Cada formato personalizado pode consistir em at quatro sees; cada seo separada da seguinte com um ponto-e-vrgula. Da esquerda para direita, cada uma delas afeta os tipos seguintes de entrada de clulas: nmeros positivos, nmero negativos, valores zero e texto. Exemplo: Vamos detalhar este formato para que: v Quando a clula contiver um nmero positivo, o formato exiba o nmero separado por milhares e que assuma aps a vrgula dois zeros; v Quando contiver um valor negativo, exiba o valor em vermelho, tambm separado por milhares e zeros aps a vrgula; v Quando contiver um valor zero, no aparea zero (0) e sim um trao justificado na clula; v Quando o usurio digitar qualquer entrada de texto na clula, exibir a mensagem ERRO!. 59

Microsoft Excel Bsico Como fazer: Selecione na guia Nmero a categoria Personalizado, em seguida clique na lacuna Tipo, apague o contedo da lacuna se necessrio, e digite o seguinte formato personalizado:

#.###,00;[Vermelho]#.###,00;* -;ERRO!#.###,00 Nmeros positivos [Vermelho]#.###,00 Nmeros negativos *- Formato para zeros ERRO! Formato para texto

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Microsoft Excel Bsico Guia Alinhamento A guia Alinhamento permite a criao de efeitos bastante interessantes e que podem tornar o visual de uma planilha muito mais interessante e profissional. Observe a planilha abaixo:Texto alinhado Texto centralizado no intervalo de colunas

Texto centralizado verticalmente e horizontalmente

Selecione aqui as opes de Alinhamento de texto e Orientao

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Microsoft Excel Bsico Opo Retorno automtico de textos Permite que o contedo de uma clula seja exibido em vrias linhas, conforme indicado a seguir:

Se voc no utilizar esta opo, o Excel somente exibir a parte que couber nos limites da coluna, o restante do contedo ser ocultado.

Opo Reduzir para ajustar Procura adaptar, automaticamente, o texto ao tamanho da coluna, mesmo que para isso tenham que ser feitos ajustes no tamanho da fonte, para que o contedo caiba nos limites da coluna. Automaticamente desabilitada quando marcamos a opo Retorno Automtico de Texto.

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Microsoft Excel Bsico Clulas Mescladas Mesclar clulas uma tarefa relativamente simples e que d um bom acabamento planilha. Voc pode inclusive mesclar clulas que contenham nmeros. Quando voc mescla uma srie de clulas, apenas a primeira clula do canto esquerdo superior da seleo preservada. Todas as demais clulas mescladas somem e o seu espao ocupado apenas pela primeira clula.

Guia Fonte O Excel possui os mesmos recursos do MS-Word para formatar o texto de uma clula. Como padro, o Excel usa a fonte Arial e o tamanho 10. Quando voc tiver selecionado as clulas ou os caracteres de uma clula da qual deseja alterar a fonte, clique na guia Fonte e clique nas opes de alterao de fonte:

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Microsoft Excel Bsico Guia Bordas O Excel permite envolver uma ou mais clulas selecionadas com 11 tipos diferentes de bordas ou molduras. Na guia bordas voc primeiro seleciona um estilo de linha e cor na seo denominada Linha. Ento d um clique em um dos pontos no diagrama na seo Borda para aplicar aquela linha quela parte da clula ou intervalo. Voc tambm pode aplicar a linha dando um clique em um dos botes que circundam o diagrama. Veja:Clique aqui para aplicar a borda no local desejado

Clique aqui para desativar bordas j existentes

Selecione aqui o estilo da Linha

Escolha a cor da borda

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Microsoft Excel Bsico Guia Padres Voc pode alterar o padro e a cor de segundo plano de uma clula com a guia Padres. Simplesmente selecione uma cor a partir da paleta Sombreamento da clula para mudar a cor, e se voc tambm quiser mudar o padro, escolha uma cor na paleta de cores aps dar um clique na seta da caixa Padro ().

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A Barra de Formatao

A barra de formatao concentra os principais elementos de formatao do Excel. Seus botes e caixas de seleo dividem-se em trs grupos lgicos. O primeiro est relacionado com a formatao de caracteres em geral. O segundo grupo associado com o alinhamento do contedo das clulas e o terceiro com formatao numrica.

Formatao de Caracteres e Alinhamento de Texto

Aplica o efeito de negrito

Alinha o contedo da clula pela direita

Aplica o efeito de itlico

Centraliza contedo da clula Aplica o efeito de sublinhado Alinha o contedo da clula pela esquerda

Voc pode ativar um desses efeitos durante a digitao do contedo de uma clula, ou posteriormente, bastando para tal selecionar a clula desejada e dar um clique no boto do efeito desejado. Voc pode aplicar mais de um efeito na mesma clula.

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Microsoft Excel Bsico Formatao de Nmeros Alm da formatao GERAL, aplicvel para texto quanto para nmeros, o Excel possui outros, especficos para nmeros. Na barra de formatao existem cinco botes especficos para esse fim.

Aplica estilo moeda com cifro e ponto de milhar

Diminui uma casa decimal

Aplica o formato de porcentagem Insere ponto de milhar

Aumenta uma casa decimal

Copiando Formataes Ferramenta Pincel Se voc desejar copiar o formato de uma clula para outra ou para um conjunto de clulas, utilize a ferramenta pincel. Desta maneira, no ser necessrio repetir o mesmo procedimento diversas vezes. Para utilizar este recurso voc deve: v Selecionar a clula que contm a formatao a ser copiada. v Clicar no boto Ferramenta Pincel. v Selecionar a clula onde ser aplicado o formato anteriormente escolhido.

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Microsoft Excel Bsico Exerccio

Nesta planilha colocaremos em ordem as principais despesas ocorridas no ms, comparando com o seu salrio. Para maior entendimento, formataremos determinadas reas da planilha para que voc possa ter uma melhor visualizao de seus dados. Inicialmente copie os dados abaixo:

Calcule o total por ms e por tipo de despesa. B15 Digite o valor do seu salrio lquido (pode ser um valor fictcio) at a clula G15

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Microsoft Excel Bsico B16 Faa uma frmula matemtica que diminua do seu salrio lquido as

despesas por ms. v Mescle o ttulo da planilha. v Formate os nmeros com duas casas aps a vrgula. v Formate o Total Bruto e o Salrio lquido em formato moeda. v Formate o Total Lquido utilizando o Formato Personalizado. v Formate o ttulo Despesas Pessoais com fonte Arial 18 cor Verde em Negrito. v Formate os meses com fonte Arial 12 tambm na cor Verde estilo Itlico. v Formate a Coluna A com fonte Arial 12 cor Azul marinho. v Aplique a cor Verde claro como sombreamento. v Inserir Bordas na Planilha. v Salve sua planilha como Despesas.xls


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Microsoft Excel Bsico Exerccio A sua empresa est fechando o Balano Anual de Despesas. Calcule os gastos pedidos e formate a planilha devidamente. Copie os dados a seguir:

v Calcule o Valor do Transporte sabendo que este valor 8% do valor das Vendas. v Calcule o Valor das Taxas lembrando que o mesmo 2% do valor das Mercadorias. v Calcule os Totais de Venda Bruta e Custo de Bens Vendidos. v Calcule o Lucro Bruto para cada ms, sabendo que a soma de Vendas Brutas e de Bens Vendidos v Formate os totais de Vendas Brutas para Formato Moeda. v Copie o formato moeda atravs da Ferramenta pincel para os Totais CBV e Lucro Bruto 70

Microsoft Excel Bsico v Aumente o tamanho dos valores do Lucro Bruto para que os mesmos possuam tamanho 14 e fonte diferente da atual. v Altere o tamanho, o estilo e a Fonte dos ttulos Vendas Brutas e custo dos Bens Vendidos para que os mesmos fiquem em destaque. v Coloque uma borda dupla em torno de sua planilha. v Formate os meses para que fiquem com Alinhamento Centralizado. v Salve sua planilha como Balano anual.xls


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Microsoft Excel Bsico Exerccio Copie os dados da planilha:

B3 =B2*C2 Utilize o recurso Auto preenchimento para copiar a frmula para os demais meses. Observe que alguns valores ficaram zerados. Isto ocorre porque a clula C2 uma clula de base de clculo e utilizada para todas as outras frmulas. Para corrigir este problema devemos fixar a clula C2 na frmula, desta forma =B2*$C$2, os valores que estavam zerados sero calculados normalmente.

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Microsoft Excel Bsico Exerccio Flvia, ao passear por uma loja de produtos importados, percebeu que os produtos estavam expressos em Dlar (U$). Por este motivo, Flvia perguntou ao vendedor qual o valor do dlar em reais para poder calcular o valor dos objetos que gostaria de comprar. Copie os dados da tabela a seguir e ajude Flvia a descobrir quanto vai gastar em reais para comprar os seguintes produtos: C4 Faa o clculo para transformar os valores em Dlar para Reais

B17 e C17 Faa a soma do total da compra Formate os preos para que os mesmos tenham Formato de moeda Altere o formato da fonte para que a mesma tenha Fonte Arial, tamanho 12 Mude o formato do ttulo (Importadora Ciudad del Leste) para que a mesma tenha Fonte Tahoma, tamanho 14, estilo Negrito Itlico e cor Azul. Destaque os ttulos das colunas, o total geral e valor do dlar em reais. Salve a planilha como Importados.xls

FunesFunes so frmulas predefinidas que efetuam clculos usando valores especficos, denominados argumentos, em uma determinada ordem ou estrutura. As funes podem ser usadas para executar clculos simples ou complexos. Por exemplo, a funo ARRED arredonda um nmero na clula A10.

Estrutura de uma funo

Estrutura. A estrutura de uma funo comea com um sinal de igual (=), seguido do nome da funo, um parntese de abertura, os argumentos da funo separados por vrgulas e um parntese de fechamento. 73

Microsoft Excel Bsico Nome da funo.

Argumentos. Podem ser nmeros, textos, valores lgicos, como VERDADEIRO ou FALSO, matrizes, valores de erro ou referncias de clula . O argumento que voc atribuir deve produzir um valor vlido para esse argumento. Os argumentos tambm podem ser constantes (um valor que no calculado, e que, portanto no alterado. Por exemplo, o nmero 210 e o texto "Ganhos do trimestre" so constantes), frmulas ou outras funes.

Dica de ferramenta Argumentos. Uma dica de ferramenta com a sintaxe e argumentos exibida medida que voc digita a funo. Por exemplo, digite =ROUND( e a dica de ferramenta aparecer. As dicas de ferramenta so exibidas somente para funes internas.

Exemplo - Criar uma frmula que contm uma funo: =MDIA(A1:B4) 1. Clique na clula na qual voc deseja inserir a frmula. na Barra

2. Para iniciar a frmula com a funo, clique em Inserir Funo de Frmulas

3. Selecione as funes que voc deseja usar. Voc pode digitar uma pergunta que

descreve o que deseja fazer na caixa Procure por uma funo (por exemplo, "adicionar nmeros" retorna a funo SOMA) ou procurar a partir das categorias na caixa Ou selecione uma categoria.

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Microsoft Excel Bsico 4. Insira os argumentos. Para inserir referncias de clula como um argumento, clique em Recolher caixa de dilogo para ocultar temporariamente a

caixa de dilogo. Selecione as clulas na planilha e pressione Expandir caixa de dilogo .

5. Ao concluir a frmula, pressione ENTER.

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Microsoft Excel Bsico Neste exemplo, a funo SOMA aninhada est sendo editada com a Caixa de criao de frmulas. O intervalo K10:K19 o nico argumento da funo e aparece na caixa de edio Nm1. O valor contido em cada clula do intervalo aparece direita da caixa de edio. O resultado da funo SOMA (935) aparece abaixo da lista de argumentos. O resultado da frmula inteira exibido na parte inferior; como a soma do intervalo K10:K19 no maior do que ou igual a 5.000, o resultado 0,05 ou 5%. Editar frmulas Voc pode usar a Caixa de criao de frmulas para editar funes em frmulas. Selecione uma clula que contm uma frmula e, em seguida, clique em Editar frmula para exibir a Caixa de criao de

frmulas. A primeira funo da frmula e cada um de seus argumentos so exibidos na caixa. Voc pode editar a primeira funo ou editar outra funo na mesma frmula clicando na barra de frmulas, estando em qualquer lugar da funo.

Funes Bsicas - Categoria Estatsticas Funo SOMA Sintaxe: =SOMA(Num1;Num2;...), onde Num representa um valor ou um endereo vlido. Ex.: =SOMA(3;5;7) O resultado 15 =SOMA(G10;H15) Sero somados os contedos de G10 e H15 =SOMA(C2:C10) O resultado ser o somatrio do intervalo C2:C10, isto , sero somados os contedos de C2, C3, C4, C5, C6, C7, C8, C9 e C10, ou seja, o somatrio de C2 at C10.

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Microsoft Excel Bsico Nota: Interprete ponto-e-vrgula (;) como e; dois pontos (:) como at. 1. Selecione a clula onde deseja o resultado, imediatamente abaixo da palavra Total (clula G3). 2. Digite =SOMA(B3:F3) 3. Tecle Enter e aplique o Auto Preenchimento.

Funo MDIA Retorna a mdia aritmtica dos argumentos. Sintaxe: MDIA(Num1;Num2;...) Onde Num pode ser um nmero ou endereo de clula. Ns poderamos, tambm, represent-la assim: =MDIA(Faixa de clulas). Por exemplo: =MDIA(A1:F1) Vamos calcular a mdia das vendas efetuadas nos estados nos 2 semestres, veja o exemplo: 1. Selecione a clula imediatamente abaixo daquela que contm a palavra Mdia de Vendas (D3) 2. Digite a funo: =MDIA(B3:C3) 3. Tecle Enter. Seu resultado aparece. 4. Execute o AutoPreenchimento, para calcular as outras clulas.

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Microsoft Excel Bsico Funo Mximo Retorna o valor mximo de um conjunto de valores. Aceita at 30 argumentos, os quais podem ser nmeros, matrizes ou referncias que contenham nmeros. Sintaxe MXIMO(nm1;nm2; ...) Nm1, nm2,... mximo. 1. Selecione a clula imediatamente direita daquela que contm a palavra Maior Diria (B12) 2. Digite a funo: =MXIMO(D5:D10) 3. Tecle Enter. Seu resultado aparece. So de 1 a 30 nmeros para os quais voc deseja saber o valor

Funo Mnimo Retorna o menor nmero na lista de argumentos. Sintaxe MNIMO(nm1;nm2;...) Nm1, nm2,... mnimo. 1. Selecione a clula imediatamente direita daquela que contm a palavra Menor Diria (B12) 2. Digite a funo: =MNIMO(D5:D10) 3. Tecle Enter. Seu resultado aparece. 78 So de 1 a 30 nmeros dos quais voc deseja saber o valor


Funes Bsicas Categoria Texto O Excel fornece uma srie de funes para facilitar o trabalho com entradas de texto para efetuar, dentre outras, as seguintes operaes: 1. Converter um texto para maisculas ou minsculas. 2. Retornar apenas parte de uma string de texto, a partir do incio, do fim ou de uma posio especfica da string. 3. Localizar a ocorrncia de uma string dentro de um texto. 4. Substituir as ocorrncias de uma determinada string dentro de um texto. 5. Concatenar texto. 6. Remover os espaos em branco.

Funo Esquerda Retorna uma seqncia de caracteres de texto baseado no nmero de caracteres especificado por voc a partir do incio (esquerda). Sintaxe ESQUERDA(texto;nm_caract) Texto a seqncia de caracteres de texto que contm os caracteres que voc

deseja extrair. Nm_caract especifica o nmero de caracteres. Exemplo: Se na clula B2 tivermos o texto Curso Bsico de Excel, ento: =ESQUERDA(B2;7) Funo Direita Retorna uma seqncia de caracteres de texto baseado no nmero de caracteres especificado por voc a partir do final (direita). Sintaxe DIREITA(texto;nm_caract) Texto a seqncia de caracteres de texto que contm os caracteres que voc Retorna Curso B

deseja extrair. Nm_caract especifica o nmero de caracteres. 79

Microsoft Excel Bsico Exemplo: Se na clula B2 tivermos o texto Curso Bsico de Excel, ento: =DIREITA(B2;5) Funo Ext.Texto Retorna um nmero especfico de caracteres da seqncia de caracteres texto, comeando na posio especificada, com base no nmero de caracteres especificado. Sintaxe Ext.Texto(texto;num_inicial;nm_caract) Texto a seqncia de caracteres de texto que contm os caracteres que voc Retorna Excel

deseja extrair. Num_inicial indica a posio que ser o incio, onde a funo EXT.TEXTO comea a retornar os caracteres. Nm_caract especifica o nmero de caracteres. Exemplo: Se na clula B2 tivermos o texto Curso Bsico de Excel, ento: =EXT.TEXTO(B2;7; 6) Retorna Bsico

Funo Concatenar Agrupa vrias seqncias de caracteres de texto em uma nica seqncia de caracteres de texto. Sintaxe Concatenar(texto1;texto2;...) Texto a seqncia de caracteres de texto que contm os caracteres que voc

deseja extrair.

Exemplo: Se na clula B2 tivermos o texto Jos e C2 tivermos o texto da Silva, ento: =CONCATENAR(B2; ;C2) Retorna Jos da Silva

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Microsoft Excel Bsico Funo Maiscula Retorna o texto com todos os caracteres em maisculas. Sintaxe MAISCULA(texto) Texto a seqncia de caracteres de texto que contm os caracteres que voc

deseja extrair.

Exemplo: Se na clula B2 tivermos o texto Jos de Alencar: =MAISCULA(B2) Retorna JOS DE ALENCAR

Funo Minscula Retorna o texto com todos os caracteres em minsculas. Sintaxe MINSCULA(texto) Texto a seqncia de caracteres de texto que contm os caracteres que voc

deseja extrair.

Exemplo: Se na clula B2 tivermos o texto MACHADO DE ASSIS: =MINSCULA(B2) Retorna machado de assis

Funes Bsicas Categoria Data e Hora O Excel fornece uma srie de funes para facilitar o trabalho com data e hora para realizar os seguintes clculos: 1. Calcular o nmero de dias, meses ou anos entre duas datas. 2. Fazer operaes de soma e subtrao com datas e horas.

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Microsoft Excel Bsico O Microsoft Excel armazena datas como nmeros seqenciais chamados valores de srie. Por padro, 1 de janeiro de 1900 o nmero de srie 1 e o valor seqencial mximo 65380, representa 31 de dezembro de 2078. 1 de janeiro de 2008 o nmero de srie 39448 porque est a 39.448 dias aps 1 de janeiro de 1900. O Excel armazena horas como fraes decimais, pois a hora considerada uma parte de um dia. Como as datas e horas so valores, elas podem ser adicionadas, subtradas e includas em outros clculos. Voc pode exibir uma data como um valor de srie e uma hora como uma frao decimal alterando o formato da clula que contm a data ou hora para o formato Geral. Embora os valores de datas e horas sejam armazenados na forma numrica, conforme descrito anteriormente, podemos digitar datas e horas no formato tradicional. Data: 01/05/2003 Hora: 15:25:31 J Voc pode inserir a data atual em uma clula ou frmula, facilmente, pressionando simultaneamente a tecla CTRL e a tecla ponto e vrgula (;). A data inserida no formato dd/mm/aaaa. J Voc pode inserir a hora atual em uma clula o u frmula, facilmente, pressionando simultaneamente a tecla CTRL, a tecla SHIFTL e a tecla dois pontos (:). A hora inserida no formato hh:mm. Funo Hoje Retorna a data atual do sistema, no formato dd/mm/aaaa. Possui a vantagem de atualizar o valor data na clula, toda vez que a planilha for aberta no Excel. Sintaxe HOJE() Funo Agora Retorna a data e hora do sistema. A data inserida no formato dd/mm/aaaa e a hora no formato hh:mm. Sintaxe Agora() 82

Microsoft Excel Bsico Funo DIA.DA.SEMANA Retorna o nmero, que varia de 1 a 7, representando o dia da semana. O nmero indica o Domingo Sintaxe DIA.DA.SEMANA(Data) A data dever estar sempre entre aspas. Exemplo: =DIA.DA.SEMANA(10/11/2003) Retorna 2

Funo DIA Retorna o dia de uma data. Sintaxe DIA(Data) Exemplo: Se na clula B2 tivermos a data 15/11/2003 =DIA(B2) Funo MS Retorna o ms de uma data. Sintaxe MS(Data) Exemplo: Se na clula B2 tivermos a data 15/11/2003 =MS(B2) Funo ANO Retorna o ano de uma data. Sintaxe ANO(Data) Exemplo: Se na clula B2 tivermos a data 15/11/2003 =ANO(B2) Retorna 2003 83 Retorna 11 Retorna 15

Microsoft Excel Bsico Funo SE A funo SE especifica as condies para um teste lgico do tipo Verdadeiro/Falso. Sintaxe: =SE(condio;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Veja este exemplo ilustrativo: Se fizer sol vou praia; caso contrrio, fico em casa. Se pudssemos passar esta idia para uma frnula seria mais ou menos assim: =SE(SOL;PRAIA;CASA)

Vamos aplicar esta funo no exemplo anterior, Vendas Internas:

Atravs da funo SE criaremos um campo que retornar dependendo da mdia das vendas a mensagem tima, Regular ou Pssima. Digite na clula E2 a palavra Situao

Passemos agora ao desenvolvimento do raciocnio lgico. Repare nesta construo criada apenas para entendermos o mecanismo da frmula. =SE(Mdia>=15000;TIMA;SE(Mdia=15000;TIMA;SE(D3

apostila ms excel basico

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