Processo - Colecção de actividades através das quais uma organização cria valor para os seus clientes. Mecanismos que convertem inputs em outputs de valor para os clientes.

O que interessa extrair:•Eventos que activam o processo;•Entradas;•Saídas;•Actividades que convertem entradas em saídas;•Unidades da organização que executam as actividades dentro dos processos;•Como se desenrola/transfere o trabalho de umas actividades para outras dentro do processo.

Entradas SaídasActividades

Depois de percebermos o processo, estamos aptos a

•Medir o seu desempenho;•Comparar com o desempenho de processos semelhantes dentro de outros negócios;•Decidir que processos precisam de ser melhorados.

É nesta fase que os gestores/administradores se apercebem da ineficiência dos seus processos e como devem ser radicalmente alterados de forma a que a empresa se mantenha competitiva e atinja os objectivos.A transformação radical dos processos para obter melhorias de desempenho é a essência da reengenharia dos processos do negócioBRP.

Visão global: Durante esta fase deve-se modelar os processos de alto-nível para perceber quais as actividades principais do negócio. Pode-sedepois detalhar em níveis inferiores.

Critérios:•Como é que o trabalho se desenrola dentro do processo.•Não inventar processos. Eles existem dentro da organização.•Apesar da complexidades do negócio, deve-se ter entre 6 e 8 processos no modelo que devem corresponder as mais importantes.•Deve reflectir as razões pelas quais a organização se mantém no negócio.•Deve conter a interacção dos clientes com a empresa.•Deve representar a interacção com entidades externas.•Devem ter nomes e descrições que dêem uma ideia clara do objectivo do processo.•Deve estar claramente definido em termos de unidades da organização ou agente que o executa.

Process Modeler - Elementos do Diagrama e Notação

Unidade da organização

Etapas do Processo

Fluxo

Gatilho

Resultado

Armazém

Process Modeler - Unidade da Organização

Um processo pode envolver o esforço de vários grupos de pessoas: Ex:

Um departamento pode encomendar matéria prima a uma entidade exterior

Um processo pode envolver pessoas de diversos departamentos.Cliente

ClubedeVídeo

Unidade da organização

As Unidades da Organização (Agentes) são responsáveis por executar as etapas do processo. Ex:

Função de determinada pessoaOrganizações com que interage (fornecedores; legisladores de actividade)

Process Modeler - Unidade da Organização

Quando a unidade da organização representa uma função de um determinado conjunto de pessoas pode-se definir informação adicional.

Process Modeler - Etapas do Processo

Representa uma tarefa individual. Por exemplo:

Num clube de vídeo, podemos ter um processo designado porAluguer de Vídeo que pode ser constituído por etapas tais como

•Procurar um título•Criar ficha de aluguer•Imprimir factura

Cada processo do negócio pode ser subdividido em etapas que sãounidas por fluxos.

Um processo pode ser definido segundo uma forma hierárquica, isto é, cada etapa pode ser decomposta num conjunto de etapas de nível inferior. (Aparecem reticências (…) no diagrama respectivo).

Process Modeler - Etapas do Processo (Sub-Tipos)

Podemos ter vários símbolos para representar as etapas de um processo.

Entrada de Dados - Representa operações de entrada de dados tais como escrever dados num terminal.

Ponto de Decisão - Ponto onde o processo pode escolher entre dois possíveis caminhos.

Relatório- Representa a escrita ou a impressão de documentação que faz parte do processo.

Process Modeler - Etapas do Processo

Para cada etapa podemos definir tempos, custos, frequência e a percentagem de tempo que o agente gasta para executar a etapa.•Tempo

Prior Delay -> Intervalo de tempo que a actividade demora ainiciar apesar de já ter os dados resultantes do fluxo de entrada.Activity Time -> Tempo necessário para executar a etapa. Divide-se em Work e Quality Check (verificar se o trabalho foi bem executado).Post Delay -> Tempo que demora a transferir os resultadospara a tarefa seguinte

•Custo Custo por pessoa ou outros.

•RecursosRecursos necessários para a actividade. Ex: papel, envelopes,etiquetas, impressoras...

Process Modeler - Fluxo

Representa a troca de informação entre elementos do diagrama.Existem tipos de fluxos diferentes:

Fluxo de dados - Representa o fluxo de informação entredos elementos.

Fluxo de materiais - Representa o fluxo de materiais entredois elementos

Fluxo temporal - Representa uma dependência temporale indica que a etapa destino do fluxo não pode começar antes que a etapa origemdo fluxo termine.

Process Modeler - Fluxo (Propriedades específicas)

• Com significado na origem/destino:Quando um elemento tem mais do que uma entrada ou saída podemos querer marcar um dos fluxos como mais significativo se ele é mais frequentemente usado. Este fluxo pode ser mais significativo à entrada, à saída ou ambas.• Inactivo durante a animação :Desactivando uma das etapas podemos aferir sobre o seu efeito sobre todo o processo.• OR/AND lógico : Permite configurar o início do processo. Por exemplo, uma etapa com mais do que uma entrada pode ter que esperar pelo fim de todas as etapas precedentes ou apenas pelo fim de algumas. Se todas as entradas tiverem a propriedade OR activa, a etapa pode começar mal uma das etapas precedentes termine.•Regra:Quando o fluxo é activado por uma condição. •Percentagem:Percentagem de vezes que o fluxo é utilizado.

Process Modeler - ArmazémUm Armazém tem um ou mais fluxos de entrada e deve terpelo menos um fluxo de saída. Se assim não for, parece que oseu conteúdo nunca é usado. Uma excepção poderá ser o caso de um Armazém usado no fim de um processo. O processo poderiaser um que consistisse em entregar objectos num armazém.

Dois tipos de Armazém:

Armazém de Dados - Para guardar informação

Armazém de Material - Para guardar objectos

Um armazém de Materiais deverá ter um fluxo de Materiais à entrada. Pode-se definir os volume máx, min e médio do armazém.

Process Modeler - Gatilho

É um evento que inicia o processo que o diagrama representa. Num clube de vídeo, o gatilho poderia ser a entrada de um cliente.

Outros exemplos de gatilhos poderiam serA chegada de correio electrónicoRecepção de encomenda por telefone

Tipos de gatilhos:Sistema - Algo no negócio atinge determinado estado. Ex.: O

stock atingiu o nível mínimo estabelecido.Tempo - Um determinado período de tempo foi atingido. Ex:

Fim do mês ou ano.Outros - Qualquer outra situação exterior mas importante

para o processo foi atingida.

Pode-se especificar a frequência com que ocorre um gatilho.

Process Modeler - Resultado

É um evento de saída que resulta do processo ilustrado pelo diagrama.

Um diagrama pode ter mais do que um resultado.

Tipos de Resultados:Sistema - Algo no negócio atinge determinado estado. Ex.: O

stock atingiu o nível mínimo estabelecido.Tempo - Um determinado período de tempo foi atingido. Ex:

Fim do mês ou ano.Outros - Qualquer outra situação exterior mas importante

para o processo foi atingida.

Pode-se especificar a frequência com que ocorre um resultado.

O atendimento ao balcão da recepção do hotel pode ser modelado de acordo com a seguinte descrição:

Um cliente chega à recepção procurando um quarto. O recepcionista consulta o ficheiro com a informação da ocupação dos quartos e, se houver algum quarto disponível, o cliente pode fazer o check-in senão é-lhe apresentada uma lista dos hotéis existentes. No check-in preenche-se a ficha de reserva cuja informação se guarda no ficheiro de reservas. A lista dos hotéis existentes é criada a partir do ficheiro de hotéis.Construa, de acordo com a descrição, o modelo do processo.

Process Modeler - Exemplo

Process Modeler - Exemplo hotel

Quartos

Checkin Reserva

Hotéis

Fornecernomes de outros hotéis

Quartos disponíveis?cli

Criar hotel

Recepcionista

Cadeiadehotéis

Lst

htl

sim

não