como desenhar fluxogramas de processos de negÓcio

7/27/2019 COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGCIO

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COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DEPROCESSOS DE NEGCIO

Parte 2 Levantamento, Analise e DesenhoFluxograma (Passo-a-Passo).

COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DEPROCESSOS DE NEGCIO Parte 2 Levantamento, Analise e Desenho Fluxograma (Passo aPasso) Rev.2.

Em continuao primeira parte do artigo Como desenhar fluxogramas de processos deNegcio, trataremos neste artigo algumas tcnicas que podem ser utilizadas para a

realizao de levantamento de informaes de processos de negcio, analise dasinformaes coletadas e finalmente o desenho do processo de negcio.

1. - Termos e Nomenclaturas Utilizados:

Analista: Pessoa Responsvel pelo levantamento, a analise e confeco dofluxograma de processo.

Usurio: Pessoa responsvel pela transmisso do conhecimento do processo aser analisado e representado graficamente.

Organizao: No contexto deste artigo o Domnio onde os processos de

negcio se desenvolvem Mesmo que Empresa, Filial ou subsidiria. Unidade de Negcio: No contexto deste artigo, o local onde um ou mais

processos se desenvolvem Mesmo que Gerencias (Financeiro, Comercial,Controladoria, etc.).

rea de Negcio: No contexto deste artigo o local responsvel pela execuode um ou mais processos Mesmo que Departamentos (Contas a Pagar, Contasa Receber, Pedidos, Faturamento, Patrimnio, Contabilidade, etc..).

2. - Preparao para a Realizao do Levantamento de informaes do Processode Negcio
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Recomendamos ao Analista a execuo de algumas atividades preliminares que lhepodero ser muito teis durante a realizao do levantamento e entendimento doprocesso a ser avaliado, so elas:

2.1 Entendimento da Estrutura Organizacional

Realizar o entendimento da estrutura organizacional onde o processo est inseridoproporcionar ao Analista a localizao do processo a ser avaliado dentro do contextoda Organizao, alm da identificao dos cargos/funes e a cadeia hierrquicaexistente na organizao e que possa ter algum vinculo ou relacionamento com o

processo a ser avaliado.

E, ainda no momento em que o processo for entendido e posteriormente desenhado,pode-se utilizar o Organograma para referenciar corretamente as denominaes decargos e funes existentes, identificar os responsveis pelas autorizaes e aindaidentificar as relaes processuais existentes entre as Unidades de Negcio, se estas

esto ou no subordinadas ao mesmo gestor;

Ex:

2.2 Entendimento do Modelo de Integrao do Negcio

importante o Analista conhecer o modelo de integrao entre os processos de negcioexistente na organizao, ou seja, possuir uma viso de alto nvel dos principais eventosde integrao existentes e onde eles ocorrem no contexto de sua estruturaorganizacional.

Esta viso auxiliar o Analista no entendimento das integraes entre as Unidades denegcio, suas respectivas reas de Negcio e consequentemente entre os Processos queas mesmas executam.

Ex:

Se entendermos que uma Unidade de Negcio (Financeiro) representa um grupo de

processo que so executados pelas suas reas de Negcio a ela subordinadas (Contas aPagar, Contas a Receber, Caixa e Bancos, etc) e que ainda, h pontos de integrao e
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relacionamento entre estes processos (Entrada-Processamento-Sada), conseguimos teruma viso de alto nvel dos processos que so executados na Unidade de negcio(Financeiro) e como eles se relacionam entre si.

Expandindo esta mesma viso, verificando as integraes existentes entre o Financeiro e

as demais unidades de negcio da Organizao, poderemos entender como aorganizao funciona e como as suas reas de negcio interagem e se integram entre si(Modelo Funcional do Negcio).

Ex:

O pr-conhecimento deste nvel macro de integraes e relacionamentos existentesentre os processos, certamente ir dirimir muitas questes e dvidas no momentodo levantamento e entendimento das informaes de cada processo individualmente,com base no modelo de integrao e na viso de grupo entre os processos.

2.3 Identificao do Responsvel pelo Processo uma tarefa importante identificar quem ser o responsvel pela transmisso dasinformaes relativas a cada processo individualmente, pois o mesmo deve conhecer emdetalhes todas as atividades, controles e todos os demais itens que dever compor adocumentao do processo. Quanto maior for o nvel de conhecimento do Responsvel

pelo Processo, maior ser a riqueza de detalhes contida na documentao a ser geradapara o mesmo.

natural que o Responsvel pelo processo seja um componente de sua estruturaorganizacional, em Tese no se deve utilizar recursos de reas diferente para

documentar processos de outra rea. Necessariamente o responsvel deve pertencer eestar inserido no grupo de pessoas que executam de fato as atividades. Agindo de formadiferente o Analista estar inferindo os eventos do processo e no levantando de fatoos eventos que ali ocorrem e, certamente no conseguir identificar todas as integraese relacionamentos existentes (Corre-se o risco de que algum processo possa ficar semuma de suas entradas ou uma de suas sadas poder no ser comunicada adequadamentea todos os seus processos clientes) Esta a origem da maioria das falhas de Integraoe de comunicao entre os processos de negcio.

3. - Tcnicas de Execuo do Levantamento das informaes do Processo deNegcio


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Para o leitor/Analista iniciante em atividades de levantamento de informaes sobreprocessos, recomendamos o uso de uma tcnica muito simples mas que pode auxiliarna realizao da entrevista, possibilitando o mapeamento adequado das informaessobre o processo de negcio, e ainda, poder ser muito til durante a etapa de analise do

processo e posterior documentao e desenho do fluxograma do processo.

3.1 Mtodo 5w2h

Abaixo descrevemos o que cada campo significa, para o entendimento do contedo a serincludo em cada Questo/item:

O que?

Esta questo determina as aes ou atividades que so executadas pelo usurio durantetoda a extenso do processo, podem ser aes de Processamento, Decises a seremtomadas, autorizaes a serem solicitadas e executadas, enfim atravs desta descriotomamos conhecimento do que de fato efetuado durante o processo.

Recomenda-se desdobrar as aes descritas pelo usurio em um verbo, ou seja, em umaao executada. comum ao descrever uma ao, considerar mais de um verbo ou maisde uma atividade contidas em uma nica ao.

Ex: O que ?: Receber um documento e conferir o seu contedo.

O mais recomendado dividir esta atividade composta em duas atividadessimples, pois isto facilitar a analise de lgica posterior no fluxograma ou ainda nodevemos utilizar mais de um verbo em cada ao. No caso do exemplo foramdescritos dois: receber e conferir indicando que so duas aes e no apenas uma.

Quem?

Esta questo determina ou identifica que deve ser o agente executor de uma ao ouatividade, da mesma forma que na questo anterior uma atividade no pode ser

executada por duas pessoas ao mesmo tempo, o mesmo ocorre com o executor, caso istovenha a ocorrer, possvel que estejamos considerando duas atividades sendo
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executadas simultaneamente por duas pessoas e de acordo com as definies bsicasde processo (Entrada-Processamento-Sada) isto no pode ocorrer. Se por algum motivoesta hiptese venha de fato a ocorrer, dever ser desdobrada e documentada em duasaes, cada qual um com o seu executor.

Onde?

Esta questo determina ou identifica os locais onde a atividade ocorre, podendo indicarum Departamento ouLocalidade. Esta informao possibilita organizarmos o fluxograma do processo noespao. O cruzamento desta informao com o contedo da coluna Quem?, ser a

base necessria para a construo do fluxograma, quando escolhido o formato cross-functional.

Quando?

Esta questo determina um situao qualquer ou condies necessria para que a aoocorra. Nos casos onde o Quando no puder ser identificado pode-se considerarsimplesmente que a ao eventual.

Alguns erros muito comuns quando se usa este mtodo para o mapeamento e/oulevantamento de processos e considerar o quando como prazo, e na realidade estecampo s tem esta funo, quando se usa o mesmo mtodo para estabelecer asatividades de um plano de ao.

Em nosso caso, utilizamos o mtodo para levantamento de processos e esta informaopassa a ser utilizada para determinar a existncia de alguma condies que possa vir aser necessrias para disparar a execuo de uma determinada ao. (Quando tal fatoocorrer.).

Ex.:

o Confeccionar o Balano Contbil de uma empresa uma ao quesomente pode ser executada aps o fechamento contbil ter sidoconcludo (Evento de Sada de um processo que possibilita o evento deentrada para um outro processo).

o Mesmo que esta atividade tenha uma data e hora marcada para ocorrer,

h uma condio de processo que precisa ser atendida para que ao deconfeco do balano possa ser disparada (Condio de entrada), e, nocaso em questo, ser iniciada somente aps a concluso do fechamentocontbil, tenha sido ele executado ou no dentro do prazo (Para efeito demapeamento e desenho de processo esta informao no temfundamento). Durante a avaliao do processo, depois de documentado que poder ser avaliado a pontualidade ou no do processo.

Por qu?

Esta questo identifica a razo ou motivo pelo qual a ao deve ser executada. Embora

isto possa parecer o obvio, em alguns processos (Principalmente os Tcnicos) muitocomum e em alguns casos muito importante identificar a razo ou motivo de execuo


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de uma determinada ao, pois identifica qual o motivo tcnico ou qual orequisito de uma determinada norma ou regra que deva ser cumprido. Caso a norma ouregra vier a ser alterada, pode-se identificar rapidamente nos processos onde ela ocorre erevisar os processos.

Em processos de negcio o motivo ou razo de execuo de uma ao pode estarrelacionado a necessidade de autorizaes, desmembramento de atividade para garantirregras de segregao de funo, mitigar um determinado risco ou na maioria dos casosesta informao pode ficar sem contedo (No Aplicvel), pois a ao poder ser apenasum componente dentre uma sequencia de passos destinados a atingir um objetivo nico,ou seja, as aes podem ser o meio de atingir o objetivo ou a razo determinado

pelo prprio processo.

Ex:

Ao atingir 300 Celsios o equipamento dever ser desligado.

O motivo para esta atividade podem os mais variados possveis, tais como: Por qu? :Acima de 300 o equipamento pode ser danificado, pode haver risco de exploso, eassim por diante.

Solicitar autorizao do superior imediato do solicitante.

O motivo ou razo para a ocorrncia desta atividade indica a necessidade de autorizaoprvia para que a atividade solicitada seja considerada vlida somente e aps existnciade uma autorizao.

Como?

Esta questo identifica o mtodo ou forma que a ao dever ser executada, podendoindicar ou referenciar uma sequencia inteira de aes ou atividades (Descriodetalhada do Mtodo) atravs de outro documento que demostre o mtodo a serutilizado com mais detalhes Ex: (Lista de Critrios de aprovao, Lista de Regras de

Negcio, Instruo Tcnica contendo instrues passo-a-passo, Manual, etc.).

Quanto?

Esta questo identifica o montante a ser gasto ou quanto custa execuo da ao. Emtese este valor um resultado de alguma formula destinada a apurao dos valores.Sugerimos levantar os elementos necessrios para calcular o valor ou ainda indicar ondeo valor pode ser obtido e mais importante ainda, onde ele poder ser posteriormenteatualizado. Infelizmente comum encontrarmos fluxos contendo valores de atividadescom mais de 5 anos de idade e totalmente defasados ou desatualizados.

3.2 Informaes Adicionais ao Mtodo 5w2h

Agora vamos sugerir algumas outras informaes que podem ser adicionadase levantadas e com isto complementar a viso oferecida pelo mtodo 5w2h.

Vejam algumas possveis:


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Custo Hora/Recurso?

Esta questo identifica os recursos necessrios para execuo de uma determinada ao,Recursos podem ser por exemplo: (Telefone, Mo de Obra, Mquina ou equipamento,servios de telecomunicaes, correio, entre outros). Com a identificao destas

variveis o custo de uma ao poder ser melhor entendido e calculado e/ouposteriormente atualizado.

Artefato?

Esta questo identifica quais documentos, evidencias, controles ou documentos soemitidos ou confeccionados atravs da ao (Se a ao produz algum entregvel). Comesta informao adicional podemos identificar onde os artefatos so gerados no contextodo processo, oportunizando ainda outras informaes adicionais, como: Tempo dereteno do documento, forma de armazenamento, o que dever ser feito para o descarte, classificaes de segurana das informaes contidas no artefato, e assim por diante. a

quantidade de informaes sobre os artefatos podem variar muito, dependendo doobjetivo desejado pela documentao do processo em questo.

Quantas Vezes?

Esta uma informao interessante, quando se pretende avaliar a capacidade ou a cargaexercida por um processo, vamos detalhar este assunto em um artigo especfico.

No incomum um processo ocorrer um determinado numero de vezes durante umajornada de trabalho e o tempo disponvel para executa-lo no ser suficiente para a suacompleta execuo na mesma jornada. Com base nesta informao e na informaocontida na questo seguinte (Quanto Tempo?), consegue-se identificar gargalos nos

processos de negcio, ou ainda, identificar a quantidade necessria de pessoas paraatender um determinado processo e mantendo um nvel aceitvel de servio.

Ex:

So emitidos em mdia 300 pedidos de vendas a cada jornada de trabalho.

Quando Tempo?

Esta informao identifica a quantidade de tempo mdio para a execuo de uma aoou atividade. Em combinao com a informao anterior (Quantas Vezes?) pode nosindicar quanto uma atividade consome em termos de capacidade de trabalho (tempodisponvel) da equipe.

Ex:

Um Pedido de venda consome 5 minutos para ser concludo, multiplicando-se estainformao pela quantidade mdia de pedidos emitidos durante uma jornada de trabalho(Quantas Vezes?), podemos calcular que esta atividade consome (5 min x 300 pedidos =1.500 minutos / 60 min = 25 horas de trabalho por jornada). Se uma jornada de trabalho

possui 9 horas, em tese, so necessrios pelo menos 3 colaboradores alocados naexecuo desta atividade, para que no fiquem pedidos pendentes de serem processados


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de um dia para o outro. E mais ou menos assim que calcula-se a quantidade deatendentes de caixa em um bancos, supermercados, lojas e etc

3.3 Preparao do Check List para levantamento dos Dados.

Recomendamos preparar uma planilha para documentar o levantamento dos processos,alm de possibilitar o acrscimo posterior de frmulas de calculo para o tratamento dosvalores, disponibiliza funcionalidade de filtros de contedo de campos, gerao devises e grficos que podem ser muito teis nas analises posteriores. Se o Analistautilizar editores de texto os clculos e vises auxiliares demandaro mais esforo paraserem executadas.

Ex Planilha para Levantamento de Informaes do Processo:

4. Execuo das Entrevistas de Levantamento de Informaes dos Processos

Embora o mtodo em questo seja bastante simples, preciso tomar alguns cuidados,pois em virtude da quantidade de informaes que sero levantadas para cada atividade,

corre-se o risco de que a lgica de continuidade do processo seja perdida ouquebrada , em funo das interrupes causadas pelas lista de perguntas que deveroser necessrias para o preenchimento de todas as colunas.

Para que isto no ocorra, sugerimos levantar as informaes em ciclos completos,iniciando pelo contedo das colunas (O que?, Quem? e Como? Artefato?) executando olevantamento do processo do inicio at o fim e mantendo o foco inicial no mapeamentodestas informaes.

Aps o trmino deste primeiro ciclo, retorne a primeira atividade e execute as perguntascomplementares relativo as demais colunas, Oportunize a cada ciclo realizado no

mesmo processo a execuo de possveis revises de contedo do que j foidocumentado. No raro ao repassarmos um processo junto com o usurio, que omesmo venha a lembrar de detalhes que foram esquecidos ou ainda no declaradosnos ciclos/rodadas anteriores.

As demais colunas, portanto, representam informaes adicionais e destinadas aodetalhamento e compreenso do contedo contido nas quatro primeiras e, podem seridentificadas em ciclos posteriores ao levantamento inicial, sem que isto venha a causar

prejuzos ao resultado obtido no levantamento do processo.

Caso o processo a ser levantado seja muito complexo e envolva um nmero exageradode pessoas para a sua execuo, interessante avaliar a hiptese de realizao dolevantamento em uma nica sesso com a presena de todos os envolvidos. Agindo


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assim, o Analista obter como resultado uma viso de consenso sobre o processoe ainda, ser muito mais simples a aprovao do resultado final pelos envolvidos.

5. - Desenho do Fluxograma do Processo de Negcio

Bem agora como j sabemos como so estruturados os processos, critrios deintegrao, e j possumos um mtodo para execuo dos levantamentos dasinformaes junto aos usurios responsveis dos processos, vamos mostrar um processomapeado segundo as informaes principais do Mtodo 5w2h e como este processo

pode ser representado graficamente atravs de um fluxograma no formato Cross-Functional.

5.1 Exemplo de Resultado obtido no Levantamento do Processo.

Observao:

Embora no tenha sido mostrado na tabela acima o contedo da coluna (Onde?),estamos considerando, para efeito deste exemplo que todas as atividades ocorrem narea Comercial.

5.2 Passo-a-Passo para Confeco do Fluxograma.

5.2.1 Preparativos Iniciais Folha de Desenho


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Aps a validao da planilha de levantamento do processo de negcio ter sido concludae validada junto aousurio, estaremos prontos para o incio da etapa de desenho do fluxograma.Para que no percamos tempo durante a execuo desta atividade, recomenda-se que aFolha de desenho seja previamente preparada. Caso seja adotado o formato cross-

functional, convm identificar todos os atores e locais que sero endereados pelofluxograma e isto pode ser facilmente identificado atravs de filtros na coluna(Quem?) e (Onde?) da planilha de levantamento de informaes (5w2h).

Ex: Em nosso exemplo temos:

Atores:

Auxiliar Vendas Vendedor Responsvel

Locais:

rea Comercial

Portanto a nossa folha de desenho ficar composta da seguinte estrutura.

5.2.2 Desenhando Fluxo Convenes Gerais para o Desenho e Leitura doFluxograma / Conectores / Setas

Sentido de escrita e leitura dos Smbolos aplicados no Fluxograma

Embora esta conveno no seja obrigatria, extremamente interessante que o fluxoseja desenhado no mesmo sentido e direo aplicados pela escrita normal, ou seja, daEsquerda para a Direita, e de Cima para Baixo.Esta conveno realmente bastante til e facilita bastante leitura do fluxo, pois aforma natural adotada por todos ns quando realizamos a leitura de qualquerdocumento, porm nem sempre a mecnica do desenho permitir a sua aplicao

durante toda a amplitude do desenho, vez por outra, seremos forados a desenhar algum
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smbolo no contra fluxo definido por esta conveno, mesmo assim recomendamosadota-la como um critrio geral.

Sentido das linhas de Conexo e o uso de setas indicativas de direo

H ainda uma Conveno relacionada ao uso de setas nas linhas de conexoutilizadas entre os smbolosa qual define que nas situaes onde uma linha esteja conectando dois smbolos e osentido de conexo estiver indicando o mesmo sentido de direo definido pelaconveno de escrita/leitura (da Esquerda para a Direita, e de Cima para Baixo) no necessrio a colocao de seta no final da linha de conexo Ex. ( 1 ao 2), ( 1 ao 3) e(3 ao 4). Segundo esta mesma conveno, As setas, devem ser usadas apenas noscasos onde o sentidoapontado pela conexo esteja apontando no contra fluxo estipulado pela convenoaplicada para a sua leitura Ex. ( 2 ao 3 ) e ( 4 ao 2 ). Ex:

Para evitar qualquer tipo de confuso, causada pela eventual esquecimento destedetalhe, sugerimos aplicar o uso generalizado das setas, mais simples e rpido de

executar o desenho, como foi a regra adotada em nosso modelo final, mais adiantedemonstrado.

5.2.3 Desenhando Fluxo Cabealhos e Informaes de Identificao dos Fluxos

No h uma conveno fixada para definio de um cabealho ou informaesnecessrias para a indicao de fluxogramas de processos de negcio, para istorecorremos s referencias aplicveis as tabelas de identificao de plantas deengenharia, ou at mesmo controles aplicaes documentos em geral.

H campos que so importantes, tais como:

Titulo ou Descrio do Fluxograma, Verso e Reviso


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Autor Desenho, Data de emisso

Revisor Desenho, Data Reviso, se houver.

O Quadro de identificao normalmente posicionado na parte inferior, direita do

fluxograma (Fim do Documento), da mesma forma que buscamos um ndice ao final dolivro, mas esta conveno no rgida e a presena da tabela pode ocorrer onde forpossvel coloca-la na folha de desenho. Ex:

5.2.4 Desenhando Fluxo Identificando o Incio e Fim de Processos

Utilizar os smbolos indicando onde o mesmo inicia e onde finalizado umaindicao lgica e

recomendamos sempre utilizar estes smbolos ao desenhar qualquer fluxograma, pormais simples que seja e por considerao ao leitor do fluxo.

importante lembrar que os fluxos devem possuir um inicio e pelo menos um fim,exceto em casos muitoespecficos tais como o fluxo de processos contnuos, onde ao final de um ciclo,retornamos a condio de inicio de forma contnua e ciclicamente.

H casos onde um fluxo possui uma indicao de inicio e pode possuir mais de umaforma de ser Finalizado, eisto uma condio normal, visto que um processo pode ter diversas possibilidades desadas ou at mesmo formas de ser finalizado, vejamos um exemplo:

Em um processo de Vendas, inicia com a chegada do vendedor na sede do cliente, e ofluxograma do processo devenda pode encerrar nas seguintes situaes, todas possveis:

Com o cancelamento da visita pelo cliente Com a ocorrncia da reunio sem realizar uma venda efetiva

Com a emisso do pedido de venda

Entre outras situaes.


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A figura demonstrada no item 5.2.2 , ilustra graficamente o uso dos conectores de inicioe fim de um processo.

5.2.5 Desenhando Fluxo Tratamento de Atividades Sequenciais

Procure detalhar o mximo possvel em cada smbolo de atividades a ao a serexecutada, sendo indicado sempre iniciar o texto a ser empregado na atividade porum verbo, indicando a ao de fazer alguma coisa.

Ex:

Conferir a assinatura do cliente no pedido Arquivar o documento na pasta de pedidos

Dependendo do nvel de detalhamento realizado durante o levantamento deinformaes do processo, pode

haver diversas atividades, executadas em sequencia, sem que algo seja efetivamenteproduzido entre elas, almda execuo da prpria atividade em si. O importante em relao ao sequenciamento identificar a ordem de execuo das aes no contexto de um processo, ao contrrio daregra em que a ordem dos fatores no altera o resultado do produto, em termos de

processo, a ordem pode significar muito para o resultado final desejado, e devido a istodeve ser muito bem identificada e principalmente validada junto aos seus responsveis.

Ex:

De nada adianta solicitar os dados de identificao de pessoa, para lhe franquear o

acesso ou no a um determinado ambiente proibido, depois que ela j estiver no

interior do prprio ambiente. Neste caso: A ordem indicada seria, primeiro solicitar a

identificao, avaliar a situao e, somente depois disto, liberar o acesso ao referido

ambiente.

Quando uma atividade estiver relacionada ao preenchimento de um documento, porexemplo, ela poder ser representada atravs de uma nica atividade (Preencher taldocumento), sendo desnecessrio identificar umaatividade para cada campo contido no corpo deste documento. Este nvel dedetalhamento e outros tantos exemplos a ele relacionados, no indicado, pois torna o

fluxo alm de muito extenso, extremamente cansativo no momento de ser interpretado.Excees existem, e nestes casos, faa o uso deste tipo de representao apenas quandohouver motivos muito relevantes para o entendimento do processo em si. Isto umaquesto de bom senso, (Nem 8 e nem 80).

Ex:

As Atividades (1), (2), (3) e (4), so sequenciais e indicam a ordem exata das atividadesa serem executadas no contexto do processo.


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5.2.6 Desenhando Fluxo Tratamento de Documentos (Artefatos)

funo excencial dos processos a produo de algum Resultado tangvel em algummomento de sua execuo esta resultado encerra o ciclo de vida do processo, pois estrelacionado ao se componente de Sada,conforme tratamos na 1 Parte deste artigo.

(Quando o Processo Formal e o Resultado Informal).

Quando estamos desenhando um processo de negcio e no identificamos oo mesmono produz um resultado tangvel no final do seu ciclo de vida, este processo tem umerro de concepo grave:

Quando um Processo Formal, mas o Resultado produzido pelo mesmo algointangvel ou no formal, todo o processo passa a ser classificado como um processoinformal. E, portanto no produziu nenhum sentido ou efeito concreto a atividaderealizada para a sua documentao. Ex:

Pensemos juntos: Quando desenhamos um processo, sob a tica da documentao de

processos, ele at que poder ser categorizado como um processo formal, pois esta

ali, descrito e documentado. No entanto, se, ao analisarmos o contexto do processo em

si, e notamos a ausncia de evidncias materiais e concretas

durante todo o seu ciclo de vida, Podemos concluir, que mesmo tendo sido

documentado formalmente ele ainda continua sendo um PROCESSO INFORMAL. (Eleno produziu nada, apenas documentou os esforos tidos pelas atividades sem

fornecer nenhuma evidncia de que de fato foi executado).

Em processos de negcio, onde estes esto inseridos no mecanismo de funcionamentode uma empresa, padronizando eventos, integrando equipes, produzindo obrigaes edireitos em quase todos os eventos so rarosos casos onde as permisses ou possibilidades de que os produtos produzidos pelos

processos possam ser informais.

(Quando o Processo Formal e o Resultado Formal).


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O mais comum que os processos produzam durante o seu ciclo de vida algumartefato ou evidencia, tais como, documentos, controles, registros de dados emsistemas e tantas outras possibilidades formais de comprovar que aquele ciclo de fatoocorreu. A isto se denomina Prova Material produzida pelos processos.

No momento de desenhar os artefatos em um fluxograma, o mesmo deve ser inseridosempre e logo aps a ultima atividade que concluiu a sua produo ou que efetivamentetenha o produzido.

Nos casos onde um documento finalizado e em seguida enviado para outra pessoa ourea de negcio, uma boa prtica representa-lo no processo fornecedor e indica-lonovamente na entrada do processo cliente.Faz-se isto para que o leitor, ao interpretar o processo cliente, no tenha que navegar atmesmo identificar de qual artefato est se tratando.

H ainda algumas convenes que sugerem marcar no documento, um trao diagonal,

no momento onde gerado pela primeira vez, e ainda, h convenes que determinamum trao para cada via emitida. Embora a informao

possa ser til de alguma forma, este mtodo raro de ser observados nos dias atuais epraticamente caiu em desuso.

Vamos ao Ex:

Na representao abaixo, podemos concluir que a Atividade (3) produziu o Artefato (4),e que as atividades (1) e (2) podem estar relacionadas as atividades de preparao para asua produo.

5.2.7 Desenhando Fluxo Representando as Decises Tomadas

As decises representam a alma dos fluxogramas, pois so atravs delas que podemosrepresentar graficamente a dinmica e as alternativas existentes nos processos, regrasde negcio, enfim tudo aquilo que diferencia um fluxograma de uma Receita de bolo,Lista de compras do Supermercado, lista de pendencias,

entre outros.


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O conceito de fluxograma somente existe, se houverem situaes de deciso ou dealternativas distintas de ao frente a uma situao positiva ou negativa qualquer. Ondehouver a possibilidade de duas alternativas em relao a uma situao qualquer, esta,

poder ser representada atravs de um fluxograma.

Embora o losango, smbolo convencionado para as decises possua 4 vrtices, utiliza-seapenas 3 nas representaes dos fluxos, sendo sempre 1 entrada e 2 sadas possveis,frente a uma Questo interrogativa qualquer, indicando pela resposta SIM /POSITIVO um caminho e NO / NEGATIVO o outro caminho a ser seguido pelalgica representada pelo grafia do fluxo.

um erro muito comum, incluir no smbolo a ao que pretere a deciso lgica, quandoo correto colocar esta ao em uma atividade anterior a deciso, e deixar para incluirno smbolo apenas questes simples e diretas (Perguntas Fechadas so as maisrecomendadas, pois no deixam dvidas em relao ao caminho a ser seguido).

Ex:

Se pretendermos verificar a completude de um documento, antes de t-lo comoconcludo, (Validao de preenchimento, por exemplo).

5.2.8 Desenhando Fluxo Tratamento de Arquivos

Deixamos este smbolo por ultimo, pois ele sem sempre consta em todos os fluxos.Representa o destino final de um artefato, e que poder vir a ser um Arquivo,depsito, Almoxarifado, ou at mesmo a sua destruio oudescarte.

As convenes mais antigas do uso deste smbolo recomendavam inserir no interior dotriangulo, algumas letras indicando a ordem de arquivamento que deveria ser adotadacomo ndice de ordem de arquivamento, esta


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informao poderia ser ainda acompanhada pelo tempo em (M Meses / D Dias / A Anos), que o documento deveria ser mantido, at ser descartado/destrudo.

Ex.:

(A/3 A)- Alfabtica Destruir aps 3 anos, (D /3M) Ordem Cronolgica, (N /30D) Ordem Numrica) ou ainda, se estivesse sem contedo (Sem a presena de Letras seriao equivalente a arquivar o artefato em Ordem de Chegada ( /3A) Ordem deChegada, destruir aps 3 anos),

ou ainda,

Uma segunda indicao de qual a Informao deveria ser utilizada como ndice para aordem de arquivamento (Nr. Pedido/A3 Destruir aps 3 Anos, Razo Social, CNPJ).

Nos casos onde o documento no seria arquivado e sim destrudo, convencionava-se

colocar um X cobrindo todo o triangulo ou o smbolo do prprio documento, indicandoa destruio do documento. Embora estas informaes tambm fossem interessantes,atualmente fazem sentido em apenas alguns casos de processos (Ex: Processos de ordem

jurdicas ou legais, Processos de produo envolvendo frmulas qumicas).

Situaes onde o Arquivamento encerra o Processo

O mais comum, e encontrarmos smbolos de arquivo no fim de processos, onde aps serexecutadas todas as aes e atividades previstas e ainda depois de serem produzidastodas as evidencias (Artefatos), o destino final da documentao indicada nos

processos atravs do arquivamento dos documentos.

Para efeito de organizao e mtodos: Mais importante do que indicar o arquivamentode um artefato em um fluxograma , t-lo de fato disponvel para uso. No localindicado no fluxo, e ainda, em acordo com a ordemde armazenamento previstas no mesmo fluxo.


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Situaes onde o Arquivamento Inicia o Processo

Embora seja menos comum, tambm podemos encontrar smbolos de arquivo no iniciodos processos. Isto normalmente ocorre nos casos envolvendo rotinas de limpeza edescarte das prprias informaes contidas nos arquivos ou ainda informaes que

estavam armazenadas de forma temporria ou aguardando um evento ou data paraserem recuperadas e processadas.

Vamos Exemplificar, para facilitar o entendimento:

5.3 Representao Grfica do Processo (Fluxograma)


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