aula 04 - fluxogramas

Estrutura e Processos Organizacionais

Agenda de Aula: Sistemas de Responsabilidade, de Autoridade e de

Comunicao; Mtodos e Processos; Fluxogramas.

Sistema de responsabilidade

Responsabilidade: conjunto de obrigaes inerentes a determinada funo.

Sistema de responsabilidade: composto pela distribuio do trabalho; ou seja, pela diviso de tarefas entre os diferentes funcionrios.

Quando determinada tarefa alocada sob a responsabilidade de um empregado, importante estabelecer um esquema de superviso e prestao de contas, a fim de garantir a execuo da atividade.

Sistema de autoridade

Distribuio do poder decisrio. necessrio:

Definir os nveis hierrquicos e suas respectivas amplitudes de controle; Optar pela centralizao ou descentralizao das tomadas de deciso; Estabelecer limites de autoridade.

Limites de autoridade devem estar bem demarcados, a fim de minimizar as chances de confronto entre eles. Quanto mais autoridade um chefe acumula, maior o nmero de

funcionrios sob sua superviso.

A quantidade de subordinados recebe o nome de amplitude de controle ou amplitude administrativa.

CUIDADO: Quando o nmero de subordinados superior capacidade de

controle do supervisor, so frequentes OS problemas relacionados falta de motivao e perda do nvel de qualidade do trabalho.

Centralizao e descentralizao

Quando pensamos na relao entre nvel hierrquico e amplitude de controle, importante considerar duas opes: a centralizao e a descentralizao da autoridade.

Centralizao e descentralizao

A centralizao, por exemplo, recomendada quando:

no se tem confiana suficiente nos funcionrios que compem os nveis mdio e baixo da hierarquia;

a segmentao promovida pela descentralizao indesejvel, porque as atividades da empresa precisam ser mais integradas;

necessrio manter um controle mais rgido sobre as atividades.

A descentralizao adequada quando:

necessrio distribuir as atribuies de uma alta administrao sobrecarregada;

o processo decisrio est lento por conta da centralizao excessiva;

os funcionrios esto desmotivados por causa da baixa parcela de participao nas decises da empresa.

Sistema de comunicao

A comunicao uma pea-chave para o sucesso empresarial,

porque, ao aproximar funcionrios de diferentes

departamentos, ela confere mo de obra uma viso mais

holstica da instituio.

Por isso, tais momentos de intercmbio de informaes e

experincias merecem o incentivo da alta administrao.

Vale a pena, por exemplo, utilizar salas de reunio e

auditrios como espaos de integrao fsica entre diferentes

setores.

Sistema de comunicao

Conceito de mtodo

Os mtodos so utilizados para elaborar modelos eficientes, capazes de proporcionar maiores ndices de produtividade aliados reduo de custos.

Alm disso, os mtodos podem ajudar a empresa a encontrar meios de diminuir o tempo de produo e aperfeioar produtos e servios.

Fluxogramas

Representa graficamente a seqncia de um

trabalho ou de um processo de comunicao.

Identifica as operaes com os agentes executores.

Constitu-se na melhor soluo para descrever as

informaes obtidas, porque permite fcil

visualizao das caractersticas integradas do

sistema.

INTRODUO

Fluxograma

Fluxograma

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Tambm chamado de FAP Fluxo de Anlise de Processos, uma ferramenta grfica que demonstra a seqncia operacional do desenvolvimento de um trabalho, processo informao ou comunicao.

Caracteriza:

o trabalho que est sendo realizado;

o tempo necessrio para a sua realizao;

a distncia percorrida;

quem est realizando o trabalho;

como ele flui entre os participantes deste processo.

A forma de representao dos

Fluxogramas varia muito em

funo da necessidade de

representao e conforme a

criatividade do analista.

Outro aspecto bastante

contraditrio entre os autores da

matria a tipologia dos

fluxogramas, ou seja, a

nomenclatura dada a cada tipo.

Representao Grfica

Principais Aspectos

Padroniza a representao dos mtodos e os procedimentos administrativos;

Facilita a leitura e o entendimento;

Facilita a localizao e a identificao dos

aspectos mais importantes;

Maior flexibilidade; e

Melhor grau de anlise.

Vantagens e Desvantagens

Vantagens:Aumenta a competncia e a influncia de quem os elabora;Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada sada;Cria motivao pelas fontes de informaes e de apoio disponveis;Floresce a responsabilidade individual;Facilita o estabelecimento de objetivos.

Desvantagens:Por vezes, apresenta dificuldades no desenho e alteraes;Depurao e testes no so fceis, em geral;Dificuldade na deciso do nvel de detalhes a serem colocados nos fluxogramas.

Anlise pelo Fluxograma

O que feito? Para que serve essa fase?

Por que essa fase necessria?

Onde essa fase deve ser feita?

Quando essa fase deve ser feita?

Quem deve executar a fase?

H algum mais bem qualificado para execut-la?

Como a fase est sendo executada?

TIPOS DE FLUXOGRAMA

FLUXOGRAMA VERTICAL (Formulrio)

destinado representao de rotina simples em seu processamento analtico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:

Pode ser impresso como formulrio padronizado;

Rapidez de preenchimento, pois os smbolos j se acham impressos;

Maior clareza de apresentao;

Grande facilidade de leitura por parte dos usurios.

Ex. de Formulrio de Fluxograma Vertical

Representa a seqncia do trabalho, iniciando no

sentido da esquerda para a direita e de cima para

baixo, sendo que os smbolos que identificam as

fases de rotina devem ser desenhados dentro dos

respectivos espaos ou quadros.

Este fluxograma fornece urna viso do que se faz,

quem faz e dos vais e vens do sistema, porm

apresenta algumas limitaes.

Fluxograma Vertical (Global)

Regras Bsicas

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1. Entrada/Sada: todos os smbolos devem possuir entrada(s) e sada(s), exceto os de trmino de fluxo (item 2), que possuem somente entradas, os conectores fluxo e pgina possuem entrada e sada conforme o caso, e os de informaes adicionais que possuem somente sadas.

2. Trmino de fluxo (opes possveis):

FIM

Destruio de

documento

Regras Bsicas

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3. Conjunto de Documentos: (A) devero ser representados pela sobreposio da simbologia de documento, ou (B) no caso de representar um grupo de documentos em que no h a necessidade de identific-los.

4. Nome do documento / nmero de vias: escrever o nome do documento na primeira vez que o documento aparecer no processo, e depois basta simplesmente colocar a sua sigla.

SCPSolicitao de

Contratao de

Pessoal (SCP)

(A) (B)

Exemplo

No. Cliente Atendente Chefia Responsvel

No

Sim

Atividades

Solicita o Servio1

5 Verifica preenchimento Solicitao

4 Define responsavel pela execuo

Entrevista o solicitante2

3 Preenche a Solicitao Servios

6 Distribui o servio

7 Executa do trabalho

FLUXOGRAMA DE ATIVIDADES DAS SOLICITAES DE SERVIOS

Incio

Fim

23

Exemplo

24

Ex 2:

Exemplo

Fluxograma de Blocos (ou parcial)

Permite maior detalhamento:

capaz de exibir os fluxos alternativos

Permite estabelecer se o processo positivo ou

negativo

Possui uma maior variedade de smbolos (mais

verstil)

o mais utilizado pelas empresas

Usado no levantamento de processos existentes

Usado na descrio de novos processos

OPERAO / PROCESSAMENTOQualquer operao que se realiza ou que se

deve realizar.

DECISO / OPOEmpregado quando existe uma condio de

SIM ou No.

DOCUMENTO OU FORMULRIO NA

ORIGEM - UMA VIA

Simbologia utilizada (fluxograma de blocos)

DOCUMENTO EM MAIS DE UMA VIA

DOCUMENTO A SER

ELIMINADO/DESTRUDO


3 / 6

3 /4

CONECTIVO DE PGINA

Indica que a fase seguinte se encontra

localizada em outra pgina ou veio de outra

pgina, conforme identificado atravs de

nmeros ou letras nele inseridos.

( Numerao seqencial )


ARQUIVO

Indica a guarda temporria ( T ) ou

definitiva ( D ) de documento em arquivo.

CONECTIVO DE PASSOS

Indica que o fluxo prossegue na mesma

pgina.

A cada nova pgina inicia com o nmero 1.

FLUXO ( SENTIDO DO FLUXOGRAMA )

Indicao de sentido DE ou PARA. Pode

ser emprega do tanto no sentido vertical

quanto no horizontal.

RESPONSVEL PELO PROCESSAMENTO

/ AO


TERMINAL ( INCIO / FIM )

Ponto de inicio, trmino ou interrupo de

um fluxo, ou quando no houver

prosseguimento, ou seja, no houver

interesse em saber os procedimentos

posteriores

AGRUPAMENTO DE DOCUMENTOS /

JUNO

PROCEDIMENTOS PARALELOS

Servios, tarefas, passos realizados

simultaneamente, ao mesmo tempo


Processo de Recebimento de Matria-primaIncio

Recebe Notas Fiscais

Confere com

o Pedidode Compra

OK?

Envia amostras para o Laboratrio

Efetua Testes de Qualidade

Devolve lote ao Fornecedor

Envia lote ao Depsito

Aguarda novas entregas

OK?

Sim Sim

No No

Exemplo de aplicao

Princpios de um Fluxograma

Princpio da Evidncia: no aceitar nada como verdadeiro, enquanto no for convencido como tal, de modo a procurar evitar a precipitao e a preveno contra determinados fatos.

Princpio da Anlise: fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessrias, de modo a facilitar a sua compreenso e seu entendimento.

Princpio da Sntese: pensar ordenadamente, a partir dos fatos ou objetos mais simples at chegar aos mais complexos, admitindo existir entre eles uma certa ordem de execuo.

Princpio da Enumerao: fazer enumeraes to completas e revises to detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido e esquecido.

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O qu? (O que se faz e qual o seu objetivo) Quais so as etapas deste processo?

O que se faz em cada etapa?

Estas etapas esto completas em uma ordem lgica e seqencial?

Por qu? ou Para qu? (Questiona-se a validade de cada etapa do processo) indispensvel esta etapa?

Ir, realmente, influenciar no resultado final do processo?

Constitui uma necessidade absoluta?

5W2H como ferramenta auxiliar

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Quem? (Questiona-se a extenso e a exatido do grau de delegao de autoridade e responsabilidade das pessoas as envolvidas no processo) Quem faz esta etapa?

Quem est executando a pessoa mais indicada para tal?

Existe algum mais capacitado para realiz-la?

mais conveniente que outro execute esta etapa?

Quem poder execut-la melhor?

Onde? (Verifica-se o local de execuo de cada etapa) Em que local deve ser realizado esta etapa?

Seria mais facilmente executada em outro local?

5W2H como ferramenta auxiliar

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