fluxogramas apresentação

FLUXOGRAMAS

Introdução

Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações (entrada, processamento e saída). Esse fluxo envolve:

........

Operações, Áreas da organização envolvidas, Recursos (humanos e materiais), Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execução, Documentação que tramita pelo mesmo e a

tecnologia de informação utilizada.

CONCEITO

Fluxograma é: Técnica de representação gráfica

que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.

ASPECTOS PRINCIPAIS

Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;

Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;

Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a

identificação dos aspectos mais importantes;

Maior flexibilidade; e Melhor grau de análise.

VANTAGENS

Aumenta a competência e influência de quem os elabora

Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada saída.

Desenvolve o espírito da equipe Cria motivação pelas fontes de

informações e apoio disponíveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de

objetivos

DESVANTAGENS

Apresentam dificuldades no desenho e alterações;

Depuração e testes não são fáceis, em geral;

Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem colocados nos fluxogramas;

Não apresentam a organização de dados e estruturas de entrada e saída;

Análise pelo Fluxograma

O que é feito? Para que serve essa fase? Por que essa fase é necessária? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para

executá-la? Como a fase está sendo executada?

TIPOS DE FLUXOGRAMA

FLUXOGRAMA VERTICAL

É destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.

Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:

TIPOS DE FLUXOGRAMA

Consiste em poder ser impresso como formulário padronizado;

Rapidez de preenchimento, pois os símbolos já se acham impressos;

Maior clareza de apresentação; e

Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.

Ex. de Fluxograma Vertical

Operação ou análise Cliente:

Execução ou conferência Processo:

Demora Atual ( ) ou Proposta ( )

Arquivo Provisório Estudado por:

Arquivo Definitivo

Transporte Data:

Nº

123456789

1011

Símbolos

Símbolos

FLUXOGRAMA VERTICAL

Totais

UnidadeOrganizacional

Descrição

TIPOS DE FLUXOGRAMA

FLUXOGRAMA PARCIAL OU DESCRITIVO

Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informações que circulam em um processo, por meio de símbolos padronizados. .........

TIPOS DE FLUXOGRAMA

......... a elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.

Símbolos - Descritivo

Operação Retângulo É usado para mostrar uma atividade de qualquer natureza

Movimento/ transporte Seta grossaUse uma seta grossa para indicar movimento da saída entre localidades

Ponto de decisão LosangoÉ usado em um ponto do processo em que a decisão deve ser tomada

Inspeção Círculo grandeÉ usado para indicar que o fluxo do processo é interrompido para que a qualidade da saída possa ser avaliada


Documento impresso Retângulo com fundo onduladoÉ usado para mostrar quando a saída de uma atividade inclui informações registradas em papel

Espera Retângulo de lados arredondadosÉ usado quando um item ou pessoa precisa esperar, ou quando um item é colocado num estoque temporário

Armazenagem TriânguloÉ usado quando existir uma condição de armazenagem sob controle e uma ordem ou requisição seja necessária para remover o item para a atividade programada a seguir


Anotação Retângulo abertoÉ usado para informações adicionais pertinentes ao símbolo ao qual está ligado

Sentido de fluxo SetaÉ usado para indicar a sentido e a seqüência das fases do processo

Transmissão Seta interrompidaÉ usado para identificar a ocorrência de transmissão instantânea de informação


Conexão Circulo pequenoÉ usado, com letras ou números inseridos, no final do fluxograma, para indicar que a saída daquela parte do fluxograma será usada como entrada em outro fluxograma

Limites Círculo alongadoÉ usado para indicar o início e o fim do processo. Normalmente as palavras Partida ou Início e Pare ou Fim são inscritas no símbolo

FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS

Esse é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas.

Seus aspectos básicos são:

- É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos;

- Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade organizacional; e

- Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.

Exemplo...

VOLTAR

VOLTAR 2

Cadastro Data Pagto Data Liberação Data PedidoCliente: D_> = -1 D_( 0 )Financeiro: D_ ( 1 )

Compras: D_> = -1

D_ (1) ou (2)

Emissor: D_> = -1 D_ (1) ou (2)

ÁREA DE TRATAMENTO DE OCORRENCIAS

Ocorrências

Area de Ocorrências

INICIO

GeraPedido

PagaPedido

Desenvolvimento de Processos

MÓDULO BILHETAGEM ELETRÔNICA - LIBERAÇÃO TÉCNICA

Liberação Financeira Físico -

Papel - Lógico

Verifica parâmetros do

emissor

Regras OK ?

Corrige Parâmetros

Data Entrega Distintas

?

Gera encomendas por data de entrega

Simm

Não

Sim

Não

CadastroOK ?

Retorna Inconsistências

Corrige Inconsistências

do cadastro

Sim

Não

Refaz pedido sem Inconsistências

Envia para Produção Associar

Inicia Etapas Produção

Produção

Envia Associação Emissor

Associa Cartão e Fecha Malote

Separa Lotes

Liberação Técnica

Custódia

Envelopa Cartão e Lacra

Envia Cadastro ao emissor

Analisa Cadastro Separa Mapas e confere

À DEFINIR

EMISSOR


Produção/Separação

Conferencia / Malot.

NOVO

Prod. / Manuseio

Confere e retorna Associação

EMISSOR

Associação ok ?

Retorna Inconsistências

Corrige Inconsistênciasda Associação

Sim

Não

Refaz pedido sem Inconsistências

2

1

A

A

Cliente

C liente

Finan./ Ctas Receber

1


Envia Pedido


Aguarda

3

3

Dá expedido e efetua entrega

Distribuição

Símbolos do fluxograma global ou de colunas

POR QUE FLUXOGRAMAS ?

A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias.

POR QUE FLUXOGRAMAS ?

Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura única.

Conclusão

Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto torna-se muito mais difícil.

Conclusão

.................A maior parte das companhias falham em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.

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