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    COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DEPROCESSOS DE NEGOCIO 2 Parte Levantamento Analise e Desenho do Fluxograma

    ulho 10, 2011 por Aghatha Maxi Consulting

    COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DEPROCESSOS DE NEG CIO

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    Parte 2 – Levantamento, Analise e DesenhoFluxograma (Passo-a-Passo).

    COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DEPROCESSOS DE NEG CIO – Parte 2 –Levantamento, Analise e Desenho Fluxograma(Passo a Passo) – Rev.2.

    Em continuação primeira parte do artigo Como desenhar fluxogramas de processos de Negócio ,trataremos neste artigo algumas técnicas que podem ser utilizadas para a realização de levantamento deinformações de processos de negócio, analise das informações coletadas e finalmente o desenho do

    processo de negócio.

    1. - Termos e Nomenclaturas Utilizados:

    Analista: Pessoa Responsável pelo levantamento, a analise e confecção do fluxograma de processo.Usuário: Pessoa responsável pela transmissão do conhecimento do processo a ser analisado erepresentado graficamente.Organização: No contexto deste artigo é o Domínio onde os processos de negócio se desenvolvem – Mesmo que Empresa, Filial ou subsidiária.Unidade de Negócio: No contexto deste artigo, é o local onde um ou mais processos se desenvolvem

    – Mesmo que Gerencias (Financeiro, Comercial, Controladoria, etc.).rea de Negócio: No contexto deste artigo é o local responsável pela execução de um ou mais

    processos – Mesmo que Departamentos (Contas a Pagar, Contas a Receber, Pedidos, Faturamento,

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    Patrimônio, Contabilidade, etc..).

    2. - Preparação para a Realização do Levantamento de informações do Processo de Negócio

    Recomendamos ao Analista a execução de algumas atividades preliminares que lhe poderão ser muitodurante a realização do levantamento e entendimento do processo a ser avaliado, são elas:

    2.1 Entendimento da Estrutura Organizacional

    Realizar o entendimento da estrutura organizacional onde o processo está inserido proporcionará aoAnalista a “localização” do processo a ser avaliado dentro do contexto da Organização, além daidentificação dos cargos/funções e a cadeia hierárquica existente na organização e que possa ter algumvinculo ou relacionamento com o processo a ser avaliado.

    E, ainda no momento em que o processo for entendido e posteriormente desenhado, pode-se utilizar oOrganograma para referenciar corretamente as denominações de cargos e funções existentes, identificaresponsáveis pelas autorizações e ainda identificar as relações processuais existentes entre as “Unidade

    Negócio”, se estas estão ou não subordinadas ao mesmo gestor;Ex:

    (http://www.aghatha.com/processos.htm)

    2.2 Entendimento do Modelo de Integração do Negócio

    É importante o Analista conhecer o modelo de integração entre os processos de negócio existente naorganização, ou seja, possuir uma visão de alto nível dos principais eventos de integração existentes e eles ocorrem no contexto de sua estrutura organizacional.

    Esta visão auxiliará o Analista no entendimento das integrações entre as Unidades de negócio, suasrespectivas reas de Negócio e consequentemente entre os Processos que as mesmas executam.

    Ex:

    Se entendermos que uma Unidade de Negócio (Financeiro) representa um grupo de processo que sãoexecutados pelas suas reas de Negócio a ela subordinadas (Contas a Pagar, Contas a Receber, CaixaBancos, etc…) e que ainda, há pontos de integração e relacionamento entre estes processos (Entrada-Processamento-Saída), conseguimos ter uma visão de alto nível dos processos que são executados na

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    Unidade de negócio (Financeiro) e como eles se relacionam entre si.

    Expandindo esta mesma visão, verificando as integrações existentes entre o Financeiro e as demaisunidades de negócio da Organização, poderemos entender como a organização funciona e como as suáreas de negócio interagem e se integram entre si (Modelo Funcional do Negócio).

    Ex:

    (http://www.aghatha.com/processos.htm)

    O pré-conhecimento deste nível macro de integrações e relacionamentos existentes entre os processoscertamente irá dirimir muitas questões e dúvidas no momento do levantamento e entendimento dasinformações de cada processo individualmente, com base no modelo de integração e na visão de grupentre os processos.

    2.3 Identificação do Responsável pelo Processo

    É uma tarefa importante identificar quem será o responsável pela transmissão das informações relativacada processo individualmente, pois o mesmo deve conhecer em detalhes todas as atividades, controletodos os demais itens que deverá compor a documentação do processo. Quanto maior for o nível deconhecimento do Responsável pelo Processo, maior será a riqueza de detalhes contida na documentaçser gerada para o mesmo.

    É natural que o Responsável pelo processo seja um componente de sua estrutura organizacional, em Tnão se deve utilizar recursos de áreas diferente para documentar processos de outra área. Necessariameo responsável deve pertencer e estar inserido no grupo de pessoas que executam de fato as atividades.

    Agindo de forma diferente o Analista estará inferindo os eventos do processo e não levantando de eventos que ali ocorrem e, certamente não conseguirá identificar todas as integrações e relacionamentexistentes (Corre-se o risco de que algum processo possa ficar sem uma de suas entradas ou uma de ssaídas poderá não ser comunicada adequadamente a todos os seus processos clientes) – Esta é a origemmaioria das falhas de Integração e de comunicação entre os processos de negócio.

    3. - Técnicas de Execução do Levantamento das informações do Processo de Negócio

    Para o leitor/Analista iniciante em atividades de levantamento de informações sobre processos,recomendamos o uso de uma técnica muito simples mas que pode auxiliar na realização da entrevista,

    possibilitando o mapeamento adequado das informações sobre o processo de negócio, e ainda, poderámuito útil durante a etapa de analise do processo e posterior documentação e desenho do fluxograma d processo.

    3.1 Método 5w2h

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    (http://www.aghatha.com/index.htm)

    Abaixo descrevemos o que cada campo significa, para o entendimento do conteúdo a ser incluído em Questão/item:

    O que?

    Esta questão determina as ações ou atividades que são executadas pelo usuário durante toda a extensã processo, podem ser ações de Processamento, Decisões a serem tomadas, autorizações a serem solicitaexecutadas, enfim é através desta descrição tomamos conhecimento do que de fato é efetuado durante processo.

    Recomenda-se desdobrar as ações descritas pelo usuário em um verbo, ou seja, em uma ação executadcomum ao descrever uma ação, considerar mais de um verbo ou mais de uma atividade contidas em uúnica ação.

    Ex: O que ?: Receber um documento e conferir o seu conte do.

    O mais recomendado é dividir esta atividade composta em duas atividades simples , pois isto faa analise de lógica posterior no fluxograma ou ainda não devemos utilizar mais de um verbo em caação. No caso do exemplo foram descritos dois: receber e conferir indicando que são duas açõesapenas uma.

    Quem?

    Esta questão determina ou identifica que deve ser o agente executor de uma ação ou atividade, da mesforma que na questão anterior uma atividade não pode ser executada por duas pessoas ao mesmo tempmesmo ocorre com o executor, caso isto venha a ocorrer , é possível que estejamos considerando datividades sendo executadas simultaneamente por duas pessoas e de acordo com as definições básde processo (Entrada-Processamento-Saída) isto não pode ocorrer. Se por algum motivo esta hipótesevenha de fato a ocorrer, deverá ser desdobrada e documentada em duas ações, cada qual um com o seexecutor.

    Onde?

    Esta questão determina ou identifica os locais onde a atividade ocorre, podendo indicar um Departameou

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    Localidade. Esta informação possibilita organizarmos o fluxograma do processo no espaço . Ocruzamento desta informação com o conteúdo da coluna Quem? , será a base necessária para aconstrução do fluxograma, quando escolhido o formato cross-functional .

    Quando?

    Esta questão determina um situação qualquer ou condições necessária para que a ação ocorra. Nos casosonde o Quando não puder ser identificado pode-se considerar simplesmente que a ação é eventual .

    Alguns erros muito comuns quando se usa este método para o mapeamento e/ou levantamento de processos e considerar o quando como prazo, e na realidade este campo só tem esta função, quando seusa o mesmo método para estabelecer as atividades de um plano de ação.

    Em nosso caso, utilizamos o método para levantamento de processos e esta informação passa a ser utilizada para determinar a existência de alguma condições que possa vir a ser necessárias para disparar aexecução de uma determinada ação. (Quando tal fato ocorrer….).

    Ex.:Confeccionar o Balanço Contábil de uma empresa é uma ação que somente pode ser executadaapós o fechamento contábil ter sido concluído (Evento de Saída de um processo que possibilita oevento de entrada para um outro processo).Mesmo que esta atividade tenha uma data e hora marcada para ocorrer, há uma condição de

    processo que precisa ser atendida para que ação de confecção do balanço possa ser disparada(Condição de entrada), e, no caso em questão, será iniciada somente após a conclusão dofechamento contábil, tenha sido ele executado ou não dentro do prazo (Para efeito de mapeamentoe desenho de processo esta informação não tem fundamento). Durante a avaliação do processo,

    depois de documentado é que poderá ser avaliado a pontualidade ou não do processo.

    Por qu ?

    Esta questão identifica a razão ou motivo pelo qual a ação deve ser executada. Embora isto possa parecer o obvio , em alguns processos (Principalmente os Técnicos) é muito comum e em alguns casos muito

    importante identificar a razão ou motivo de execução de uma determinada ação, pois identifica qual éo motivo técnico ou qual é o requisito de uma determinada norma ou regra que deva ser cumprido. Caso anorma ou regra vier a ser alterada, pode-se identificar rapidamente nos processos onde ela ocorre e revisar os processos.

    Em processos de negócio o motivo ou razão de execução de uma ação pode estar relacionado anecessidade de autorizações, desmembramento de atividade para garantir regras de segregação de função,mitigar um determinado risco ou na maioria dos casos esta informação pode ficar sem conteúdo (NãoAplicável), pois a ação poderá ser apenas um componente dentre uma sequencia de passos destinados aatingir um objetivo único, ou seja, as ações podem ser o meio de atingir o objetivo ou a razão determinado

    pelo próprio processo.

    Ex:

    Ao atingir 300º Celsios o equipamento deverá ser desligado.

    O motivo para esta atividade podem os mais variados possíveis, tais como: Por quê? : Acima de 300º oequipamento pode ser danificado, pode haver risco de explosão, e assim por diante.

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    Solicitar autorização do superior imediato do solicitante.

    O motivo ou razão para a ocorrência desta atividade indica a necessidade de autorização prévia para que aatividade solicitada seja considerada válida somente e após existência de uma autorização.

    Como?

    Esta questão identifica o método ou forma que a ação deverá ser executada, podendo indicar ou referenciar uma sequencia inteira de aç es ou atividades (Descrição detalhada do Método) através de outro documentoque demostre o método a ser utilizado com mais detalhes Ex: (Lista de Critérios de aprovação, Lista deRegras de Negócio, Instrução Técnica contendo instruç es passo-a-passo, Manual, etc.).

    Quanto?

    Esta questão identifica o montante a ser gasto ou quanto custa à execução da ação. Em tese este valor é umresultado de alguma formula destinada a apuração dos valores. Sugerimos levantar os elementosnecessários para calcular o valor ou ainda indicar onde o valor pode ser obtido e mais importante ainda,

    onde ele poderá ser posteriormente atualizado. Infelizmente é comum encontrarmos fluxos contendovalores de atividades com mais de 5 anos de idade e totalmente defasados ou desatualizados.

    3.2 Informações Adicionais ao Método 5w2h

    Agora vamos sugerir algumas outras informaç es que podem ser adicionadas e levantadas e comisto complementar a visão oferecida pelo método 5w2h.

    Vejam algumas possíveis:

    Custo Hora/Recurso?

    Esta questão identifica os recursos necessários para execução de uma determinada ação, Recursos podemser por exemplo: (Telefone, Mão de Obra, Máquina ou equipamento, serviços de telecomunicaç es,correio, entre outros). Com a identificação destas variáveis o custo de uma ação poderá ser melhor entendido e calculado e/ou posteriormente atualizado.

    Artefato?

    Esta questão identifica quais documentos, evidencias, controles ou documentos são emitidos ou

    confeccionados através da ação (Se a ação produz algum entregável). Com esta informação adicional podemos identificar onde os artefatos são gerados no contexto do processo, oportunizando ainda outrasinformaç es adicionais, como: Tempo de retenção do documento, forma de armazenamento, o que deveráser feito para o descarte , classificaç es de segurança das informaç es contidas no artefato, e assim por diante. a quantidade de informaç es sobre os artefatos podem variar muito, dependendo do objetivodesejado pela documentação do processo em questão.

    Quantas Vezes?

    Esta é uma informação interessante, quando se pretende avaliar a capacidade ou a carga exercida por um

    processo, vamos detalhar este assunto em um artigo específico.

    Não é incomum um processo ocorrer um determinado numero de vezes durante uma jornada de trabalho eo tempo disponível para executa-lo não ser suficiente para a sua completa execução na mesma jornada.Com base nesta informação e na informação contida na questão seguinte (Quanto Tempo?), consegue-se

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    identificar gargalos nos processos de negócio, ou ainda, identificar a quantidade necessária de pessoas para atender um determinado processo e mantendo um nível aceitável de serviço.

    Ex:

    São emitidos em média 300 pedidos de vendas a cada jornada de trabalho.

    Quando Tempo?

    Esta informação identifica a quantidade de tempo médio para a execução de uma ação ou atividade. Emcombinação com a informação anterior (Quantas Vezes?) pode nos indicar quanto uma atividade consomeem termos de capacidade de trabalho (tempo disponível) da equipe.

    Ex:

    Um Pedido de venda consome 5 minutos para ser concluído, multiplicando-se esta informação pela quantidade média de pedidos emitidos durante uma jornada de trabalho (Quantas Vezes?), podemoscalcular que esta atividade consome (5 min x 300 pedidos = 1.500 minutos / 60 min = 25 horas de trabalho

    por jornada). Se uma jornada de trabalho possui 9 horas, em tese, são necessários pelo menos 3colaboradores alocados na execução desta atividade, para que não fiquem pedidos pendentes de serem

    processados de um dia para o outro. E mais ou menos assim que calcula-se a quantidade de atendentes decaixa em um bancos, supermercados, lojas e etc…

    3.3 – Preparação do Check List para levantamento dos Dados.

    Recomendamos preparar uma planilha para documentar o levantamento dos processos, além de possibilitar o acréscimo posterior de fórmulas de calculo para o tratamento dos valores, disponibiliza funcionalidade de

    filtros de conteúdo de campos, geração de visões e gráficos que podem ser muito úteis nas analises posteriores. Se o Analista utilizar editores de texto os cálculos e visões auxiliares demandarão mais esforço para serem executadas.

    Ex Planilha para Levantamento de Informações do Processo:

    (http://www.aghatha.com/processos.htm)

    4. – Execução das Entrevistas de Levantamento de Informações dos Processos

    Embora o método em questão seja bastante simples, é preciso tomar alguns cuidados, pois em virtude daquantidade de informações que serão levantadas para cada atividade, corre-se o risco de que a lógica de

    continuidade do processo seja perdida ou quebrada , em função das interrupções causadas pelas listade perguntas que deverão ser necessárias para o preenchimento de todas as colunas.

    Para que isto não ocorra, sugerimos levantar as informações em ciclos completos, iniciando pelo conteúdodas colunas (O que?, Quem? e Como? Artefato?) executando o levantamento do processo do inicio até o

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    fim e mantendo o foco inicial no mapeamento destas informações.

    Após o término deste primeiro ciclo, retorne a primeira atividade e execute as perguntas complementaresrelativo as demais colunas, Oportunize a cada ciclo realizado no mesmo processo a execução de possíveisrevisões de conteúdo do que já foi documentado. Não é raro ao repassarmos um processo junto com ousuário, que o mesmo venha a lembrar de detalhes que foram esquecidos ou ainda não declarados nosciclos/rodadas anteriores.

    As demais colunas, portanto, representam informações adicionais e destinadas ao detalhamento ecompreensão do conteúdo contido nas quatro primeiras e, podem ser identificadas em ciclos posteriores aolevantamento inicial, sem que isto venha a causar prejuízos ao resultado obtido no levantamento do

    processo.

    Caso o processo a ser levantado seja muito complexo e envolva um número exagerado de pessoas para asua execução, é interessante avaliar a hipótese de realização do levantamento em uma única sessão com a

    presença de todos os envolvidos. Agindo assim, o Analista obterá como resultado uma visão de consensosobre o processo e ainda, será muito mais simples a aprovação do resultado final pelos envolvidos.

    5. - Desenho do Fluxograma do Processo de Negócio

    Bem agora como já sabemos como são estruturados os processos, critérios de integração, e já possuímosum método para execução dos levantamentos das informações junto aos usuários responsáveis dos

    processos, vamos mostrar um processo mapeado segundo as informações principais do Método 5w2h ecomo este processo pode ser representado graficamente através de um fluxograma no formato Cross-Functional.

    5.1 Exemplo de Resultado obtido no Levantamento do Processo.

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    (http://www.aghatha.com/processos.htm)

    Observação:

    Embora não tenha sido mostrado na tabela acima o conteúdo da coluna (Onde?), estamos considerand para efeito deste exemplo que todas as atividades ocorrem na “ rea Comercial”.

    5.2 – Passo-a-Passo para Confecção do Fluxograma.

    5.2.1 – Preparativos Iniciais – Folha de Desenho

    Após a validação da planilha de levantamento do processo de negócio ter sido concluída e validada juaousuário, estaremos prontos para o início da etapa de desenho do fluxograma.Para que não percamos tempo durante a execução desta atividade, recomenda-se que a “Folha de deseseja previamente preparada. Caso seja adotado o formato “cross-functional”, convém identificar todos “atores” e “locais” que serão endereçados pelo fluxograma e isto pode ser facilmente identificado atra

    de “filtros” na coluna (Quem?) e (Onde?) da planilha de levantamento de informações (5w2h).Ex: Em nosso exemplo temos:

    Atores:

    Auxiliar VendasVendedor Responsável

    Locais:

    rea Comercial

    Portanto a nossa “folha de desenho” ficará composta da seguinte estrutura.

    (http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_07.png)

    5.2.2 – Desenhando Fluxo – Convenções Gerais para o Desenho e Leitura do Fluxograma /Conectores / Setas

    Sentido de escrita e leitura dos Símbolos aplicados no Fluxograma

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    Embora esta convenção não seja obrigatória, é extremamente interessante que o fluxo seja desenhado nomesmo sentido e direção aplicados pela escrita normal, ou seja, da Esquerda para a Direita, e de Cima paraBaixo.Esta convenção é realmente bastante útil e facilita bastante à leitura do fluxo, pois é a forma natural adotada

    por todos nós quando realizamos a leitura de qualquer documento, porém nem sempre a mecânica dodesenho permitirá a sua aplicação durante toda a amplitude do desenho, vez por outra, seremos forçados adesenhar algum símbolo no contra fluxo definido por esta convenção, mesmo assim recomendamos

    adota-la como um critério geral.

    Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas indicativas de direção

    Há ainda uma Convenção relacionada ao uso de setas nas linhas de conexão utilizadas entre ossímbolos

    a qual define que nas situações onde uma linha esteja conectando dois símbolos e o sentido de conexãoestiver indicando o mesmo sentido de direção definido pela convenção de escrita/leitura – (da Esquerda

    para a Direita, e de Cima para Baixo) não é necessário a colocação de seta no final da linha de conexãoEx. ( 1 ao 2), ( 1 ao 3) e (3 ao 4). Segundo esta mesma convenção , As setas, devem ser usadas apenasnos casos onde o sentidoapontado pela conexão esteja apontando no contra fluxo estipulado pela convenção aplicada para a sua leitura Ex. ( 2 ao 3 ) e ( 4 ao 2 ). Ex:

    (http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_08.png)

    Para evitar qualquer tipo de confusão, causada pela eventual esquecimento deste detalhe, sugerimos aplicar o uso generalizado das setas , é mais simples e rápido de executar o desenho, como foi a regra adotadaem nosso modelo final, mais adiante demonstrado.

    5.2.3 Desenhando Fluxo Cabeçalhos e Informações de Identificação dos Fluxos

    Não há uma convenção fixada para definição de um cabeçalho ou informações necessárias para aindicação de fluxogramas de processos de negócio, para isto recorremos às referencias aplicáveis as tabelasde identificação de plantas de engenharia, ou até mesmo controles aplicações documentos em geral.

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    Há campos que são importantes, tais como:

    Titulo ou Descrição do Fluxograma, Versão e RevisãoAutor Desenho, Data de emissãoRevisor Desenho, Data Revisão, se houver.

    O Quadro de identificação normalmente é posicionado na parte inferior, direita do fluxograma (Fim doDocumento), da mesma forma que buscamos um índice ao final do livro, mas esta convenção não é ríe a presença da tabela pode ocorrer onde for possível coloca-la na folha de desenho . Ex:

    (http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_09.png)

    5.2.4 Desenhando Fluxo Identificando o Início e Fim de Processos

    Utilizar os símbolos indicando onde o mesmo inicia e onde é finalizado é uma indicação lógica recomendamos sempre utilizar estes símbolos ao desenhar qualquer fluxograma, por mais simples que e por consideração ao leitor do fluxo.

    É importante lembrar que os fluxos devem possuir um inicio e pelo menos um fim , exceto em camuitoespecíficos tais como o fluxo de processos contínuos, onde ao final de um ciclo, retornamos a condiçã

    inicio de forma contínua e ciclicamente.

    Há casos onde um fluxo possui uma indicação de inicio e pode possuir mais de uma forma de ser Finalizado , e

    isto é uma condição normal, visto que um processo pode ter diversas possibilidades de saídas ou atmesmo formas de ser finalizado , vejamos um exemplo:

    Em um processo de Vendas, inicia com a chegada do vendedor na sede do cliente, e o fluxograma do processo devenda pode encerrar nas seguintes situações, todas possíveis:

    Com o cancelamento da visita pelo cliente

    Com a ocorrência da reunião sem realizar uma venda efetivaCom a emissão do pedido de vendaEntre outras situações….

    A figura demonstrada no item 5.2.2 , ilustra graficamente o uso dos conectores de inicio e fim de um

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    processo.

    5.2.5 Desenhando Fluxo Tratamento de Atividades Sequenciais

    Procure detalhar o máximo possível em cada símbolo de atividades a ação a ser executada, sendo indicadosempre iniciar o texto a ser empregado na atividade por um verbo, indicando a ação de fazer algumacoisa.

    Ex:

    Conferir a assinatura do cliente no pedidoArquivar o documento na pasta de pedidos

    Dependendo do nível de detalhamento realizado durante o levantamento de informações do processo, podehaver diversas atividades, executadas em sequencia, sem que algo seja efetivamente produzido entre elas,além

    da execução da própria atividade em si. O importante em relação ao sequenciamento é identificar a ordemde execução das ações no contexto de um processo, ao contrário da regra em que a ordem dos fatores nãoaltera o resultado do produto , em termos de processo, a ordem pode significar muito para o resultado finaldesejado, e devido a isto deve ser muito bem identificada e principalmente validada junto aos seusresponsáveis.

    Ex:

    De nada adianta solicitar os dados de identificação de pessoa, para lhe franquear o acesso ou não a umdeterminado ambiente proibido, depois que ela já estiver no interior do próprio ambiente. Neste caso: A

    ordem indicada seria, primeiro solicitar a identificação, avaliar a situação e, somente depois disto,liberar o acesso ao referido ambiente .

    Quando uma atividade estiver relacionada ao preenchimento de um documento, por exemplo, ela poderáser representada através de uma única atividade ( Preencher tal documento… ), sendo desnecessárioidentificar umaatividade para cada campo contido no corpo deste documento. Este nível de detalhamento e outros tantosexemplos a ele relacionados, não é indicado, pois torna o fluxo além de muito extenso, extremamentecansativo no momento de ser interpretado.Exceções existem, e nestes casos, faça o uso deste tipo de representação apenas quando houver motivosmuito relevantes para o entendimento do processo em si. Isto é uma questão de bom senso , ( Nem 8 enem 80 ).

    Ex:

    As Atividades (1), (2), (3) e (4), são sequenciais e indicam a ordem exata das atividades a seremexecutadas no contexto do processo.

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    (http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_10.png)

    5.2.6 Desenhando Fluxo Tratamento de Documentos (Artefatos)

    É função excencial dos processos a produção de algum Resultado tangível em algum momento de execução esta resultado encerra o ciclo de vida do processo, pois está relacionado ao se componente dSaída ,

    conforme tratamos na 1ª Parte deste artigo.

    (Quando o Processo é Formal e o Resultado é Informal ).

    Quando estamos desenhando um processo de negócio e não identificamos oo mesmo não produz umresultado tangível no final do seu ciclo de vida, este processo tem um erro de concepção grave:

    Quando um Processo é Formal , mas o Resultado produzido pelo mesmo é algo intangível ou nformal , todo o processo passa a ser classificado como um processo informal . E, portanto não prodnenhum sentido ou efeito concreto a atividade realizada para a sua documentação. Ex:

    Pensemos juntos: Quando desenhamos um processo, sob a ótica da documentação de processos, ele atéque poderá ser categorizado como um processo formal , pois esta ali, descrito e documentado. Noentanto, se, ao analisarmos o contexto do processo em si, e notamos a ausência de evidênciasmateriais e concretasdurante todo o seu ciclo de vida, Podemos concluir, que mesmo tendo sido documentado formalmente ele

    ainda continua sendo um PROCESSO INFORMAL. (Ele não produziu nada, apenas documentou osesforços tidos pelas atividades sem fornecer nenhuma evidência de que de fato foi executado).

    Em processos de negócio, onde estes estão inseridos no mecanismo de funcionamento de uma empres padronizando eventos, integrando equipes, produzindo obrigações e direitos em quase todos os eventorarosos casos onde as permissões ou possibilidades de que os produtos produzidos pelos processos poser informais .

    (Quando o Processo é Formal e o Resultado é Formal ).

    O mais comum é que os processos produzam durante o seu ciclo de vida algum artefato ou evidentais como, documentos, controles, registros de dados em sistemas e tantas outras possibilidades formacomprovar que aquele ciclo de fato ocorreu. A isto se denomina Prova Material produzida pelos processos.

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    No momento de desenhar os artefatos em um fluxograma, o mesmo deve ser inserido sempre e logo apa ultima atividade que concluiu a sua produção ou que efetivamente tenha o produzido.

    Nos casos onde um documento é finalizado e em seguida enviado para outra pessoa ou área de negócio, éuma boa prática representa-lo no processo fornecedor e indica-lo novamente na entrada do processocliente.Faz-se isto para que o leitor, ao interpretar o processo cliente, não tenha que navegar até mesmo identifica

    de qual artefato está se tratando.Há ainda algumas convenções que sugerem marcar no documento, um traço diagonal, no momento onde égerado pela primeira vez, e ainda, há convenções que determinam um traço para cada via emitida. Emboraa informação possa ser útil de alguma forma, este método é raro de ser observados nos dias atuais e praticamente caiu edesuso.

    Vamos ao Ex:

    Na representação abaixo, podemos concluir que a Atividade (3) produziu o Artefato (4), e que asatividades (1) e (2) podem estar relacionadas as atividades de preparação para a sua produção.

    (http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_11.png)

    5.2.7 Desenhando Fluxo Representando as Decisões Tomadas

    As decisões representam a alma dos fluxogramas, pois são através delas que podemos representar àgraficamente a dinâmica e as alternativas existentes nos processos, regras de negócio, enfim tudo aquiloque diferencia um fluxograma de uma Receita de bolo, Lista de compras do Supermercado, lista de pendencias,entre outros .

    O conceito de fluxograma somente existe, se houverem situações de decisão ou de alternativas distintas deação frente a uma situação positiva ou negativa qualquer. Onde houver a possibilidade de duas alternativa

    em relação a uma situação qualquer, esta, poderá ser representada através de um fluxograma.

    Embora o losango, símbolo convencionado para as decisões possua 4 vértices, utiliza-se apenas 3 nasrepresentações dos fluxos, sendo sempre 1 entrada e 2 saídas possíveis, frente a uma Questão interrogativaqualquer, indicando pela resposta SIM / POSITIVO um caminho e NÃO / NEGATIVO o outro

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    caminho a ser seguido pela lógica representada pelo grafia do fluxo.

    É um erro muito comum, incluir no símbolo a ação que pretere a decisão lógica, quando o correto é coesta ação em uma atividade anterior a decisão, e deixar para incluir no símbolo apenas questões simplediretas (Perguntas Fechadas são as mais recomendadas, pois não deixam dúvidas em relação ao caminser seguido).

    Ex:

    Se pretendermos verificar a completude de um documento, antes de tê-lo como concluído, (Validação preenchimento, por exemplo).

    (http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_12.png)

    5.2.8 Desenhando Fluxo Tratamento de Arquivos

    Deixamos este símbolo por ultimo, pois ele sem sempre consta em todos os fluxos. Representa o destinfinal de um artefato , e que poderá vir a ser um Arquivo, depósito, Almoxarifado, ou até mesmo a sudestruição oudescarte.

    As convenções mais antigas do uso deste símbolo recomendavam inserir no interior do triangulo, alguletras indicando a ordem de arquivamento que deveria ser adotada como índice de ordem dearquivamento, estainformação poderia ser ainda acompanhada pelo tempo em (M – Meses / D – Dias / A – Anos), que odocumento deveria ser mantido, até ser descartado/destruído.

    Ex.:

    (A/3 A)- Alfabética – Destruir após 3 anos, (D /3M) – Ordem Cronológica, (N /30D) – Ordem Numéou ainda, se estivesse sem conteúdo (Sem a presença de Letras seria o equivalente a arquivar o artefaOrdem de Chegada – ( – /3A) – Ordem de Chegada, destruir após 3 anos),

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    ou ainda,

    Uma segunda indicação de qual a Informação deveria ser utilizada como índice para a ordem dearquivamento (Nr. Pedido/A3 – Destruir após 3 Anos, Razão Social, CNPJ).

    Nos casos onde o documento não seria arquivado e sim destruído, convencionava-se colocar um Xcobrindo todo o triangulo ou o símbolo do próprio documento, indicando a destruição do documento.Embora estas informações também fossem interessantes, atualmente fazem sentido em apenas alguns casosde processos (Ex: Processos de ordem jurídicas ou legais, Processos de produção envolvendo fórmulasquímicas).

    Situaç es onde o Arquivamento encerra o Processo

    O mais comum, e encontrarmos símbolos de arquivo no fim de processos, onde após ser executadas todasas ações e atividades previstas e ainda depois de serem produzidas todas as evidencias (Artefatos), odestino final da documentação é indicada nos processos através do arquivamento dos documentos.

    Para efeito de organização e métodos: Mais importante do que indicar o arquivamento de um artefato emum fluxograma é, tê-lo de fato disponível para uso. No local indicado no fluxo, e ainda, em acordo com aordemde armazenamento previstas no mesmo fluxo.

    (http://aghatha.files.wordpress.com/2011/07/fig_13.png)

    Situaç es onde o Arquivamento Inicia o Processo

    Embora seja menos comum, também podemos encontrar símbolos de arquivo no inicio dos processos. Istonormalmente ocorre nos casos envolvendo rotinas de limpeza e descarte das próprias informaçõescontidas nos arquivos ou ainda informações que estavam armazenadas de forma temporária ou aguardandoum evento ou data para serem recuperadas e processadas.

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    Vamos E emplificar, para facilitar o entendimento:

    (http://aghatha.files. ordpress.com/2011/07/fig_14.png)

    5.3 Representação Gráfica do Processo (Fluxograma)

    (http:// .aghatha.com/processos.htm)

    Observação:

    Demonstramos o processo de Vendas, anterior ao processo tratado em nosso e emplo (Processamento do

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    Pedido de Vendas), com o objetivo de demonstrar a orígem do documento Pedido de Vendas , comosendo a (Saída do Processo anterior) e a sua respectiva entrada em nosso processo de exemplo.

    Fim do Conteúdo deste Artigo.

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    Fim Declarações de Direitos de Copyright

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    em julho 16, 2011 s 6:14 am | Resposta

    Publicado em Aghatha Maxi Consulting, Documentacao Processos TI, Eurico Haan de Oliveira,Flowchart, Fluxograma Processo, Gestão da Segurança Informação, Gestão de Serviços de TI,Governança de TI, Governança TI, GRC - Gestao Risco e Compliance, IT Framework Compliance, ITGovernance Framework, IT Process Compliance, IT Process Framework, Sarbanes Oxley Compliance |Etiquetado 5w2h, Aghatha, Aghatha Maxi Consulting, aghatha.com, analise processo, bpmn, bpms,BRAZIL, COBIT, COBIT 4.1, COBIT 5.0, Como desenhar Processos, compliance virtual office,consulting virtual, COSO, cross-functional, drawing flowchart, Eurico Haan de Oliveira, flowchart,flowchart step by step, Fluxograma, Fluxograma passo a passo, Fluxograma Processo Negocio,Framework, Framework Processos, gestao, gestao por processos, gestao risco e compliance, grc, ITcompliance virtual office, levantamento processo, NORMAS TI, Portugal, processo, Processo Negocio,

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    em julho 17, 2011 s 12:21 am | Resposta

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    em julho 19, 2011 s 1:32 pm | Resposta

    em julho 31, 2011 s 11:23 am | Resposta

    Accioli Moda

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    ótimo artigo… direto ao ponto, de forma clara e sucinta.

    Como Definir uma Politica de Seguranca Informacao – introducao conceitos estruturas e sugestoes « Aghatha Maxi Consulting – ServiçosGerenciados de Segurança e Governança de TI

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    em agosto 20, 2011 s 10:35 am | Resposta

    em outubro 8, 2011 s 12:36 pm | Resposta

    em maio 14, 2012 s 10:05 pm | Resposta

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    Faz toda a diferença quando o Analista tem a visão de alto nível da organização, o problema é que essavisão normalmente só é adquirida com tempo na organização.

    jose lauro magalhaes

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    Tenho sugerido que profissionais de clientes que atendo que utilizem seu material ,.. pois está muito bem feito ..abraços e sucesso.

    COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE

    PROCESSOS DE NEGOCIO 2 Parte Levantamento Analise e Desenho do Fluxograma «Aghatha Maxi Consulting Serviços Gerenciados de Segurança e Governança de TI « EuricoHaan de Oliveira

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    AGHATHA » Blog Archive » COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGOCIO 1 Parte Introducao Conceitos eModelos

  • 8/17/2019 Como Desenhar Fluxogramas de Processos de Negocio - 2 Parte - Levantamento Analise e Desenho Do Fluxogra…

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    2/08/13 COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGOCIO – 2 Parte – Levanta

    28/31wordpress.com/ /como-desenhar-fluxogramas-de-processos-de-negocio-2-parte-l

    em junho 18, 2012 s 4:41 pm | Resposta

    em julho 7, 2012 s 7:40 pm | Resposta

    em julho 12, 2012 s 11:29 am | Resposta

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    Diovanda

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    i agree with you

    Belina

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    you write your posts with so much whimsy that is very nice reading them.

    Anai i

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    i really like this blog because it provides lots of useful information from different themes..thanks a lot!

    Edilaine

  • 8/17/2019 Como Desenhar Fluxogramas de Processos de Negocio - 2 Parte - Levantamento Analise e Desenho Do Fluxogra…

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    2/08/13 COMO DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS DE NEGOCIO – 2 Parte – Levanta

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    em julho 15, 2012 s 1:41 pm | Resposta

    em agosto 9, 2012 s 6:18 am | Resposta

    em dezembro 20, 2012 s 11:28 pm | Resposta

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    useful post and i think it is rather easy to see from the other comments as well that this post is wellwritten and useful.

    Akiko

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    thanks for sharing such a lovely stuff…

    Eliseu Neto Vaz

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    i appreciate the valuable topics raised here. it is very clear above all

    COMO LEVANTAR E DESENHAR FLUXOGRAMAS DE PROCESSOS NEGOCIO Resumo Conteudo serie Artigos «AGHATHA Soluções e Serviços em Governança de TI e Monitoramento Data Center /SOC e NOC

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