bpo de rh: 7 erros comuns modelo operacional de rh e folha de pagamento, a maioria afirmou ser...

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BPO de RH: 7 erros comuns

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3BPO de RH: 7 erros comuns

IntroduçãoA escolha de uma solução de BPO para RH é uma etapa importante na evolução de uma organização. No entanto, várias questões, implicações e critérios de decisão podem perturbar o processo. Dedicar-se calmamente no início a entender essas questões garantirá um percurso mais suave, que, por fim, melhorará o desempenho da empresa. As pressões do mercado atual são de tal ordem que as empresas simplesmente não podem dar-se ao luxo de adiar o aumento da eficiência, competência e experiência que o BPO de RH pode oferecer. Na verdade, mais do que nunca, as organizações estão procurando terceirizar suas soluções de RH e folha de pagamento.

No entanto, o custo pode ser alto quando se toma a decisão errada e se escolhe o parceiro errado. Conforme constatado pela Pesquisa Global sobre Folha de Pagamento (2013), realizada pela EY, aproximadamente 40% das organizações globais estão suficientemente insatisfeitas com seus prestadores de serviços terceirizados a ponto de considerarem mudar para um novo prestador, nos próximos 12 meses: “Isto sugere que, uma vez que a folha de pagamento seja terceirizada, ela geralmente permanece terceirizada,”diz a EY.

À medida que o mercado de BPO amadurece, a complexidade e a variedade de sistemas e prestadores de serviço podem causar confusão. As organizações e os responsáveis pelas decisões devem ter certeza de que dispõem das informações corretas e do conhecimento relevante, a fim de escolher a melhor opção para si e para a empresa. Para facilitar o processo, o relatório a seguir desmascara e destaca os mitos mais comuns acerca do BPO relacionados a pessoas, processos, eficiência, tecnologia, experiência e riscos. A terceirização, quando baseada em mal-entendidos ou falta de comunicação, pode ser uma experiência desastrosa. No entanto, ao revelar os mitos, esses erros podem ser evitados e uma verdadeira parceria de longo prazo pode ser formada entre a empresa e o fornecedor.


Ah! Então quer dizer que o seu contracheque “digital” vai chegar

em menos de três semanas?!

1. “Sempre fizemos deste jeito”

A maioria das organizações valoriza muito a função de RH, e com razão. O conhecimento que o RH tem dos funcionários e procedimentos internos estão à frente de qualquer outro departamento. A Pesquisa Global da EY sobre folhas de pagamento (2013) concluiu que 28% das empresas, por exemplo, ainda conta exclusivamente com um modelo de folha de pagamento preparada internamente. No entanto, quando indagadas sobre o que acreditavam ser o principal motivo de ainda adotarem este modelo operacional de RH e folha de pagamento, a maioria afirmou ser simplesmente o jeito como as coisas sempre foram feitas. Elas ainda não tinham tido tempo para reavaliar se o BPO seria uma alternativa adequada. Contudo, à medida que as organizações competem em mercados em constante mudança, a flexibilidade oferecida pelos serviços de BPO pode ser benéfica.


“Compreender e gerir a natureza de constantes mudanças na administração da folha de pagamento e RH é uma tarefa monumental para o RH”

INFRAESTRUTURA E EXPERIÊNCIA

SERÁ QUE OS SISTEMAS INTERNOS FUNCIONAM?Depender das equipes internas pode ser algo caro e demorado. As equipes internas muitas vezes têm escassez de recursos e sub treinadas e se veem sobrecarregadas. Uma pesquisa com CFOs, em colaboração com a ADP (Gestão da Conformidade em um Ambiente em Mudanças, de janeiro de 2013), constatou que 60% dos diretores financeiros concordam que as empresas têm sofrido, nos últimos dois anos, crescente pressão para responder a regulamentos fiscais, trabalhistas e relacionados a pagamentos em prazos cada vez mais curtos. No entanto, o tempo necessário para manter o ritmo nem sempre se traduz em acompanhar as pressões impostas no dia a dia. A Pesquisa sobre Operações de Folhas de Pagamento da Deloitte (2011) constatou que apenas 27% dos entrevistados possuem treinamento ou certificação para os funcionários que atuam na administração da folha de pagamento e RH. Para cerca de 60% dos entrevistados, os funcionários da administração da folha de pagamento e RH recebiam, em média, apenas de 1 a 20 horas de treinamento por ano. O resultado são profissionais de RH subqualificados e organizações expostas ao risco.

Mesmo que uma equipe interna consiga atuar adequadamente hoje, o desafio é saber se ela poderá fazer o mesmo amanhã, considerando o elevado nível de especialização, a redução de tempo e a escassez de recursos. A pesquisa da Deloitte revelou que apenas 13%

das organizações mundiais pesquisadas adotavam alguma estratégia global para folhas de pagamento. Portanto, existe o desejo de criar uma abordagem mais estratégica de RH e folha de pagamento, mas muitas vezes faltam o tempo e a experiência necessária para fazer isso.

“No entanto, o tempo necessário para manter o ritmo nem sempre se traduz em acompanhar as pressões impostas no dia a dia.”

Com um prestador de serviços de BPO com HCM (Gestão do Capital Humano), as organizações têm acesso às melhores práticas, constantemente atualizadas. O perigo que se corre internamente ao pensar que "sempre fizemos deste jeito” implica em organizações que rapidamente ficam para trás em comparação com os concorrentes mais inovadores

e flexíveis. O BPO permite não só recuperar o atraso, mas ultrapassar aquelas do mesmo segmento que o da sua empresa. O excesso de confiança em equipes internas ou processos históricos antiquados podem, portanto, onerar as organizações com processos lentos e ineficientes.

Compreender e gerir a natureza de constantes mudanças na administração da folha de pagamento e RH é uma tarefa monumental para o RH, ocupando o tempo dos funcionários e recursos. Em contrapartida, os prestadores de serviços de BPO consolidam processos consistentes e harmonizadas em todos os países em que atuam, proporcionando uma rede global de especialistas locais que auxiliam os profissionais de RH. A terceirização oferece aos parceiros o conhecimento e a infraestrutura necessários para satisfazer essas necessidades, além de reduzir a pressão sobre os profissionais internos.


2. Subestimar o custo real do RH

O custo de execução dos processos de administração da folha de pagamento, ponto e frequência e RH é drasticamente subestimado. Na verdade, um estudo da PwC, realizado em 2012, sobre o custo total de propriedade constatou que apenas 37% do custo de administração da folha de pagamento e RH são visíveis, sendo os 63% restantes ocultos. Por conseguinte, o custo real da execução da folha de pagamento e outros serviços de RH não é conhecido. Uma razão pela qual alguns custos estão ocultos deve-se ao fato de que os processos de RH em muitas empresas "pertencem" em parte ao RH e em parte às funções de finanças, TI ou outras.


No entanto, encontrar o parceiro adequado pode ser simples. Basta considerar os seguintes itens:

Manutenção do Sistema

Os sistemas de TI necessitam de infraestrutura, suporte, software e manutenção regular - que têm custos. Mas como é o pessoal de TI quem geralmente está envolvido na manutenção de sistemas de RH, pode ser difícil para os gestores de RH rastrearem seus custos de manutenção desses sistemas.

TreinamentoO custo de treinar colaboradores para usar sistemas de RH é algumas vezes subestimado.

Mão de obra indiretaOs custos de mão de obra indireta estão relacionados às pessoas que trabalham fora do RH e ajudam a executar processos de RH.

Mão de obra terceirizadaOs custos totais de operar a Folha de Pagamento e outros processos de RH podem incluir taxas pagas a consultores e fornecedores, além de despesas gerais corporativas, tais como aluguel e manutenção predial.

Custos de IntegraçãoO custo de integração da administração de dados da folha de pagamento, ponto e frequência e RH. Os departamentos de RH muitas vezes instalam esses sistemas separadamente, sem considerar os custos de transferência de dados de um para outro.

Consolidação de DadosEmpresas com múltiplos sistemas de RH podem ter a necessidade de reunir todos os dados - por exemplo, para calcular números de colaboradores globais.

TerceirizaçãoA terceirização pode representar uma economia significativa, mas também implica custos. Até mesmo empresas que não terceirizam processos inteiros muitas vezes terceirizam determinados serviços vinculados àqueles processos, tais como declaração de impostos.

Custos Relacionados à QualidadeTalvez os custos mais difíceis de detectar sejam aqueles associados à qualidade - ou à falta dela - nas soluções de RH.

DESENVOLVER O CASO DE NEGÓCIO NÃO APENAS BASEADO EM CUSTOS

RESULTADOS, RISCO E ROIO desconhecimento do custo total de propriedade (TCO) impacta o resultado econômico, aumenta os riscos e afeta o ROI da terceirização, já que o caso de negócio fica prejudicado e incompleto. Ao desenvolver o caso de negócios e o possível ROI para contratos de terceirização de RH, os custos dos componentes de TI, por exemplo, compõem uma grande parte. Taxas de software, manutenção e atualização, integração de sistemas e interfaces, custos de hardware e de subcontratação e o tempo gasto pelos funcionários em sistemas de folha de pagamento precisam ser incluídos, já que como esses custos são transferidos para o prestador de serviços. A terceirização de processos de RH isolados também não é a resposta. Segundo os dados de TCO colhidos pela PwC, constatou-se que as empresas enfrentam custos de integração de software de cerca de 200 dólares por funcionário por ano, quando operam sistemas de RH separadamente. Até mesmo modernas soluções tecnológicas trazem consigo custos ocultos quando são utilizadas em ambientes administrativos separados.

Para calcular o TCO, as empresas precisam examinar todos os seus processos - e não se concentrar em apenas um processo de uma forma isolada. Elas também precisam identificar os custos críticos “ocultos”, além dos custos mais óbvios. Somente com a compreensão real desses custos é que o RH será capaz de proporcionar a eficiência, a economia e as melhorias de serviço tão importantes para o sucesso dos negócios.

Nunca foi tão importante para as empresas entenderem o custo total de propriedade do processo de RH. No entanto, avaliar o custo total de propriedade é uma tarefa complexa que requer um alto nível de especialização. É essencial ter um parceiro que possua uma metodologia para medir, do início ao fim, os custos de execução dos processos de RH. Mas os estudos sobre custo total de propriedade devem não só identificar oportunidades de redução de custos, mas também analisar a forma de funcionamento dos processos atuais, para ajudar os líderes de RH a desenvolver um business case convincente para mudanças que transforme o RH em um verdadeiro parceiro de negócio.


Ficou muito confuso?

3. Não entender exatamente o que é "BPO"

O termo "BPO" pode muitas vezes se confundir com outras soluções de terceirização. De fato, a terceirização

de RH tem uma grande variedade de opções e siglas, entre elas: Terceirização da Gestão de Aplicativos (AMO),

Prestador de Serviços de Aplicativos (ASP), software como serviço (SaaS), Serviços Gerenciados, Serviços de

Terceirização Abrangentes e Terceirização de Processos Empresariais (BPO) , para citar apenas alguns mais

importantes. A escolha deve, em última análise, resumir-se ao caso da empresa. A terceirização de elementos

da infraestrutura de TI ou da gestão de aplicativos é uma opção escolhida por algumas empresas. No entanto, se

estivessem procurando por um serviço abrangente que pudesse transformar a função de RH, essas empresas

podem se arrepender de ter optado por um arranjo funcional em vez dos serviços completos oferecidos pelo

BPO. Se não houver transferência de experiência ou riscos e ainda a definição de responsabilidades, não se

trata de BPO: portanto, é importante que as organizações entendam toda a gama de opções antes de escolher

um prestador de serviços.


Sem um consenso interno bem definido no que tange à terceirização, há o perigo de que a redução das expectativas acabe por optar por uma mistura de SaaS e terceirização de

processos. No entanto, é improvável que seja tão positivo quanto uma oferta de BPO completo. Soluções tecnológicas e de software são essenciais para qualquer oferta de

“Com o BPO, você obtém o software de transformação do RH, consultores e especialistas em prontidão para prestar o apoio. ”

A ESCOLHA CERTA PARA VOCÊ

A DIFERENÇA ENTRE SAAS E BPO

terceirização. Assim, com o número de diferentes opções existentes, as empresas devem se perguntar: será que queremos simplesmente uma nova oferta de software ou um serviço holístico que possa transformar nosso sucesso operacional? Por exemplo, a tecnologia baseada em nuvem tem um papel fundamental na otimização de processos terceirizados, e cada vez mais o Autoatendimento de Funcionários (ESS) e o Autoatendimento de Gerentes (MSS) significam que as atividades de RH podem chegar a todos os funcionários ou gerentes. No entanto, não se pode esperar que os funcionários gerenciem suas questões de RH na sua totalidade; eles ainda precisam de um especialista em RH a quem recorrer. Com o BPO, você obtém o software de transformação do RH, consultores e especialistas em prontidão para prestar o apoio.

A maneira mais fácil de identificar a solução de terceirização desejada é separá-la em infraestrutura, aplicativos, processo e função:

• Infraestrutura – o prestador de serviços abriga a infraestrutura de TI. Neste caso, o cliente compra o serviço de instalação, execução e manutenção dos aplicativos, normalmente como forma de terceirização de TI (ITO).

• Aplicativo – o prestador de serviços abriga a infraestrutura e os aplicativos e se compromete com sua disponibilidade e manutenção. O cliente faz uso dos aplicativos e continua a ser responsável pelas atividades operacionais. Dois exemplos seriam a Terceirização da Gestão de Aplicativos (AMO) e o Software as a Service (SaaS). Os clientes de SaaS não pagam para possuir o software em si, mas para usá-lo, normalmente como uma solução baseada em nuvem. O prestador do serviço simplesmente oferece o sistema, e não um serviço holístico.

• Processo – o cliente terceiriza a gestão e a execução de um único processo empresarial, como a terceirização da folha de pagamento.

• Função – toda a função é terceirizada. Esta é a Terceirização de Processos Empresariais (BPO). O prestador do serviço é responsável, do início ao fim, pela cadeia de valor do cliente e se compromete integralmente com os resultados.

“A escolha deve, em última análise, resumir-se ao caso da empresa. ”


Bem, ele era bonitinho quando

era filhote...

4. Ter uma visão de curto prazo

As pressões do mercado atual podem ser tais que os benefícios do BPO no curto prazo se tornem o único foco. A capacidade de reduzir os custos internos e, ao mesmo tempo, contratar mais uma fonte de conhecimento externo, é, naturalmente, um fator primordial. No entanto, o relacionamento com o BPO deve durar vários anos. Portanto, uma vez que os benefícios de curto prazo sejam obtidos, o que mais esperar? Na verdade, a capacidade de o BPO satisfazer as necessidades futuras de uma empresa e de crescer junto com os negócios é, possivelmente, a maior vantagem. De acordo com o Relatório de Pesquisa sobre Adoção de HRO da Universidade de Nottingham (2012), "Embora a redução de custos fosse a principal motivação para a terceirização, os compradores estão agora também motivados por outras preocupações, como adaptabilidade, falta de conhecimento interno, necessidade de maior padronização e melhor integração das práticas de RH”. Em suma, a empresa precisa evoluir junto com a parceria de BPO.


“A criação, a gestão e o desenvolvimento de um relacionamento eficaz são fundamentais para o sucesso de qualquer operação de terceirização.”

UM PARCEIRO PARA MUITO TEMPO

UMA PERSPECTIVA DE LONGO PRAZO. A terceirização não é uma questão local, mas sim de nível mundial, para todas as empresas. Dos 161 respondentes da Pesquisa Global sobre Folhas de Pagamento, realizada pela EY (2013), sessenta e oito consideravam expandir-se para novos mercados no próximo ano. As dificuldades em fazê-lo com sistemas manuais e muito específicos seriam muito maiores do que com uma solução de BPO. A diferença mais óbvia é a de que o prestador do serviço de BPO já tem experiência, atuação e outros clientes comerciais na região em que se considera a possibilidade de expansão. Enquanto com um sistema manual interno à empresa a adição de uma nova linha de negócios após uma expansão ou fusão e aquisição exija um grande esforço por parte dos departamentos de RH, TI e finanças, um prestador de serviços de BPO pode fazer tudo isso com relativa facilidade.

É importante que um parceiro de BPO tenha um histórico de sucesso comprovado para que possa construir parcerias produtivas e rentáveis visando o longo prazo. Esta abordagem deve incluir taxas previsíveis e ajustáveis, serviços gerenciados que eliminem os custos de manutenção e infraestrutura, atualização automática dos dados da folha

de pagamento nacional e de RH com uma plataforma única e interface de usuário para processamento global e atualizações de software gratuitas e instantâneas. Esta

lista de verificação técnica também deve ser respaldada por um prestador de serviço que atue em escala global, com especialistas locais em todas as regiões e mercados em que o cliente atue, e em todas as regiões em que se pretenda expandir no futuro.

“Enquanto com um sistema manual interno à empresa a adição de uma nova linha de negócios após uma expansão ou fusão e aquisição exija um grande esforço por parte dos departamentos de RH,”

O caso de negócio proposto pelo BPO visa permitir que o RH ofereça serviços eficientes e adaptáveis. Isso significa que os custos de infraestrutura e os dados estratégicos devem permanecer constantes à medida que a empresa cresce. Muitas organizações cada vez mais percebem que este tipo de tarefa pode ser realizado de uma melhor forma externamente, por intermédio de uma parceria com um especialista internacional em terceirização de RH, em vez de internamente. A construção de uma parceria de longo prazo significa integrar o caso de negócio ao retorno sobre o investimento (ROI) para os próximos 5 a 10 anos. A criação, a gestão e o desenvolvimento de um relacionamento eficaz são fundamentais para o sucesso de qualquer operação de terceirização. A terceirização não se resume apenas à

criação e à assinatura de um contrato, mas, antes, é uma relação que deve ser gerenciada e baseada na transparência e confiança.


Com esses preços, podemos pedir sobremesa

5. Comprar apenas com base no preço

Os departamentos de RH sofrem constante pressão para que ajudem a empresa a economizar e encontrem formas de reduzir custos. Para tal, a terceirização pode, portanto, ser um meio eficaz e interessante. Todavia, concentrar-se exclusivamente no custo significa enxergar apenas uma pequena parte do cenário. É mais provável que uma decisão de diretoria seja influenciada pelos benefícios mais amplos da terceirização de RH. A revista Pay and Benefits argumenta (‘Payroll Bureaux: Working in partnership’, agosto de 2012), “Hoje em dia, as organizações estão à procura de uma abordagem estratégica para os seus processos de folha de pagamento, sendo os principais fatores por trás da adoção dos serviços de um parceiro é o desejo de aumentar a eficiência, reduzir despesas gerais e contribuir para a continuidade dos negócios, reduzindo riscos e responsabilidades”. E conclui: "Embora o custo seja o principal motivador, ele nunca deve ser o único fator".


Ao olhar para além dos custos, é possível desenvolver programas de terceirização de RH para otimizar o desempenho de RH, com os seguintes benefícios:

• Políticas de RH globalmente consistentes

• Uma função de RH mais flexível que responda às necessidades da empresa

• Melhor definição das funções dentro do RH

• Harmonização e/ou padronização de processos de RH para garantir tratamento justo para todos os funcionários

• Integração real do SIRH com outros sistemas

• Melhorias da qualidade dos serviços de RH por meio de contratos de nível de serviço e mudanças nas funções de RH

• Redistribuição dos recursos de RH para atividades de maior valor agregado

“eles argumentam que os atuais motivadores normalmente incluem a oferta de mais tempo para a administração liberando-a.”

O CUSTO NÃO É O ÚNICO FATOR

SABER QUAIS SÃO AS PRIORIDADES CERTASSe a questão for apenas reduzir custos, então a prioridade está errada. A transformação do RH precisa se concentrar nas necessidades dos clientes internos, no que eles valorizam e de que forma o RH pode agregar mais valor para eles e a empresa. A terceirização da administração da folha de pagamento e RH baseada apenas no preço, sem se concentrar no valor que o parceiro pode oferecer, não beneficiará os clientes internos, já que os níveis de qualidade e serviço serão sacrificados para que se cumpram as metas de custo. No longo prazo, os clientes internos se decepcionarão. Com a terceirização da administração da folha de pagamento e RH para liberar recursos e permitir

que o prestador do serviço trabalhe em parceria (oferecendo os mais altos níveis de serviço e inovação), será possível obter um maior ROI e o custo total de propriedade ideal.

“Se a questão for apenas reduzir custos, então a prioridade está errada.”

Em seu artigo para a Revista Internacional de Inovação, Gestão e Tecnologia (2011), o Dr. Seth Manisha e o Dr. Deepa Sethi reconhecem que "os serviços de RH estão entre os principais elementos no crescente jogo da terceirização". Em vez de simplesmente custo, eles argumentam que os atuais motivadores normalmente incluem a oferta de mais tempo para a administração liberando-a do "enfadonho trabalho de processamento diário para que possa concentrar-se no planejamento estratégico, nas competências essenciais, na satisfação do cliente e nas decisões". Isso, dizem os autores, significa que "um grande número de empresas, em todo o mundo, começou a optar pela terceirização dos serviços de RH".


6. Avaliação insuficiente do parceiro

A administração da folha de pagamento e de RH é estratégica, mas muitas vezes é vista como uma mercadoria. Algumas empresas investem muito pouco tempo ao escolher os prestadores de serviços, enquanto outras podem não utilizar os critérios adequados. Possivelmente, isso explique por que somente 25% das empresas estão satisfeitas com as soluções que adotam, de acordo a Pesquisa de Desempenho Global em Folha de Pagamento de 2013, do The Hackett Group. A escolha de um parceiro de terceirização é uma tarefa complexa, em que vários fatores e critérios devem ser levados em consideração para que se possa fazer a escolha certa para a empresa. No entanto, a Pesquisa Global sobre Folhas de Pagamento (2013), realizada pela EY, constatou que cerca de 40% das empresas pesquisadas estavam tão desiludidas com as parcerias de terceirização existentes que pensavam seriamente em mudar de prestador.

O quê?

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Um carro é um carro!


No entanto, encontrar o parceiro adequado pode ser simples. Basta considerar os seguintes itens:

• Experiência comprovada em RH

• Longa experiência de serviço

• Confiabilidade e segurança financeira e de TI

• Capacidade de inovação de recursos de TI e RH

• Organização dedicada ao serviço

• Presença internacional

A terceirização de RH é uma decisão estratégica e de longo prazo. Somente com a escolha do parceiro certo é que se pode garantir que o BPO será um sucesso para a sua empresa, no presente e no futuro.

“Os principais determinantes da qualidade de um prestador de serviços terceirizados foram a precisão (71%), o nível geral de serviço (68%) e a confiabilidade (68%).”

COMO GARANTIR O SUCESSO?

SERVIÇO E PARCERIA NÃO SÃO ALGO QUE SE COMPRA UMA ÚNICA VEZBem semelhante ao que ocorre na compra de um carro novo em uma concessionária, você não compra simplesmente uma caixa de metal com quatro rodas, mas adquire também a prestação de serviços futuros, confiabilidade, atendimento ao cliente, consumo de combustível, manutenção, seguro, rede autorizada e assim por diante. Os esquemas de terceirização de administração de folha de pagamento e RH são complexos, e os serviços oferecidos pelo seu parceiro refletirão isso. As soluções de software e back-office podem transformar as operações de RH de uma organização. Isso não constitui uma simples compra que ocorre uma única vez, mas sim uma relação contínua e um compromisso de longo prazo.

Seu provedor deve formar uma parceria com a sua empresa de modo a oferecer soluções inovadoras e flexíveis que atendam as prioridades de negócios à medida que elas mudam, se expandem e se adaptam às pressões do mercado. Ben Trowbridge, presidente da Outsourcing Center escreve em BPOOutcomes.com (2013): "especificação

pré-concebida e detalhada dos requisitos, negociações sem favorecimentos com vários possíveis fornecedores e negociações antiquadas de contratos contenciosos... podem

parecer razoáveis (senão um pouco antiquadas) na compra de determinados tipos de mercadoria, mas não funcionam quando se trata da compra de serviços complexos que serão entregues ao longo de vários anos a um cliente em evolução e em um mundo em constante mudança".

“Somente 25% das empresas estão satisfeitas com as soluções que utilizam.”

Numa pesquisa feita em 2009 com 250 profissionais de RH experientes, constatou-se que os três fatores determinantes da qualidade de um prestador de serviços terceirizados eram a precisão (71%), o nível geral de serviço (68%) e a confiabilidade (68%). No entanto, quarenta e quatro por cento afirmaram não receber isso de seus atuais prestadores de serviço, provavelmente porque não entenderam as suas necessidades.


7. Pressa na implantação

Uma vez tomada a decisão de terceirizar o RH e a folha de pagamento, pode ser tentador acelerar as mudanças. No entanto, o sucesso do BPO de RH requer planejamento cuidadoso, gestão ativa das mudanças e uma parceria estreita e de colaboração com o prestador de serviço. Um dos fatores mais importantes para o sucesso na obtenção dos objetivos do caso de negócio de terceirização e na prestação dos serviços é o próprio sucesso e a colaboração na transição das funções, ou na implantação, das equipes internas para o prestador de serviço. A pressa desnecessária na implantação pode, portanto, arriscar, ou até mesmo suprimir completamente, algumas etapas fundamentais.

Todos a bordo!


• Um prazo previsto e definido

• Gestão dos custos de transição conforme o esperado e obtenção dos benefícios financeiros esperados.

• Confirmação dos requisitos do nível de serviço e comparação com os dados iniciais mediante registros adequados.

• Implantação e pleno funcionamento do novo ambiente operacional definido no contrato.

• Criação e adoção de processos de prestação de serviços e de apoio.

• Definição clara e comunicação das funções e responsabilidades

“É, em última instância, o projeto da organização que foi mantida e a relação estabelecida entre fornecedor e empresa que garantirão o futuro formato desejado para a sua empresa.”

UMA NOVA ABORDAGEM

UMA TRANSIÇÃO TRANQUILAConsidera-se boa prática formar uma pequena equipe de governança que se concentre em gerir a transição para o BPO, e que também, em seguida, gerenciará a eficácia do relacionamento contínuo.De acordo com o relatório do Gartner “Como criar e implementar um plano de transição bem-sucedido” (2012), qualquer plano eficaz de gestão da transição deve incluir:

Além disso, o fornecedor precisa colher informações sobre a estrutura organizacional e as funções dos cargos, identificar áreas que necessitam de consolidação, projetar a estrutura da equipe de RH mantida, bem como treiná-la novamente, obter um maior envolvimento dos funcionários, exercitar a comunicação e obter o patrocínio da alta gerência para o projeto.

“O sucesso do BPO de RH requer planejamento cuidadoso, gestão ativa das mudanças e uma parceria estreita e de colaboração com o prestador de serviço.”

Esta é apenas uma demonstração que explica por que é fundamental na fase de pré-implantação - talvez mais do que em qualquer outra fase – não se apressar e assegurar que o projeto do BPO seja adequado para a sua empresa e suficientemente sólido para enfrentar os desafios que surgirem.

A terceirização do RH e da folha de pagamento tem maior chance de sucesso de satisfazer as expectativas de prestação de serviços quando se planeja cuidadosamente para a transição. É, em última instância, o projeto da organização que foi mantida e a relação estabelecida entre fornecedor e empresa que garantirão o futuro formato desejado para a sua empresa. O processo não deve demorar muito. A necessidade de uma empresa perceber a economia e o ganho de eficiência oferecidos pelo BPO é bem compreendida. Da mesma forma, quanto mais cuidado nesta fase, mais economia e ganho de eficiência poderão ser esperados nos anos seguintes.


ConclusãoOs mitos do BPO em grande parte provêm de um mal entendido do propósito fundamental da terceirização do RH. O modelo “lift and shift”, que visa suspender uma operação interna problemática em sua totalidade e transferi-la para outra pessoa consertá-la, é agora uma noção defasada. Da mesma forma, a pressão por terceirizar simplesmente para reduzir custos já não é o principal fator de motivação.

O valor agregado pelo BPO de RH é hoje compreendido melhor e impulsiona o desempenho dos negócios em organizações inovadoras, de alto crescimento. Os líderes empresariais que procuram um parceiro especializado através do BPO de RH passam a entender seu verdadeiro potencial. Não é um caso de perda ou redução de uma operação interna, mas sim de ganhar uma nova dimensão: um especialista internacional em inovação e crescimento. O RH não vê isso como uma ameaça, mas sim uma oportunidade.

São os mitos, as inverdades e a falta de comunicação destacados nestes artigos que retardam os projetos de BPO de RH e levam ao fracasso. A decisão estratégica de uma empresa na escolha de uma solução de BPO e do parceiro certo para um relacionamento de longo prazo não pode ser tomada de ânimo leve. Ao desmascarar esses mitos, portanto, esperamos facilitar o processo e torná-lo mais consciente para as organizações e os líderes de RH e ajudar a impulsionar o desempenho futuro das empresas. Pois agora, mais do que nunca, os benefícios do BPO de RH são realmente fundamentais para os negócios.

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