• Auxiliam na organização e ordenamento das ações referentes ao evento;

• Existem vários. Os mais conhecidos são:– Orçamento;– Cronograma;– Check list de atividades;– Check list de A e B;– Check list de materiais;– Fluxo de caixa (receitas X despesas);– Etc.

Instrumentos de acompanhamento/controle:

Exemplo de aplicação:• Aniversário de Pedro– Objetivo: comemoração/interação;– Nº de participantes: 50;– Local: Quiosque do COPM– Início: 15 hrs – Duração: 4 hrs.– Divulgação: e-mail e SMS com confirmação.– Entretenimento: som mecânico ambiente.– Cardápio: churrasco com acompanhamentos.– Bebidas: refrigerante, suco, água e cerveja.– Sobremesa: sorvete com banana assada.– Acesso: por adesão.

Check List de atividades:

1. Visita ao espaço – 29/07 – Pedro.2. Orçar evento – 30/07 a 05/08 – Pedro.3. Solicitar reserva do espaço – 11/08 – Pedro.4. Levantar e organizar contato dos convidados –

20/08 – Pedro.5. Divulgação do evento – 31/08 – Pedro.6. Confirmação dos convidados – 15/09 – Pedro.7. Acertar pagamento do espaço – 20/09 – Pedro.8. Contato com os profissionais – 20/09 – Pedro.9. Confirmação dos profissionais – 29/09 – Pedro.10. Confirmação dos equipamentos de som – 01/11

Pedro e Dj.

Check list de atividades:

11. Comprar insumos – 01/10 – Pedro.12. Aluguel de itens – 01/10 – Pedro.13. Contratação de profissionais – 02/10 – Pedro.14. Realização do evento – 02/10 – Pedro.15. Avaliação do evento – 03/10 – Pedro.16. Devolução dos insumos alugados – 03/10 – Pedro.

1. Pode confirmar ou não a viabilidade de contratação do espaço. Em caso de negativa procurar imediatamente outra opção. (visita ao espaço)

2. Calcular custo do evento e valor que será cobrado para convidados. Verificar número mínimo de pessoas para viabilizar o evento. (orçar o evento)

3. Confirmar com o dono do espaço o interesse em alugá-lo e pagar calção. (reserva do espaço)

4. Elaborar a lista de pessoas para ter o número máximo de convidados. (organizar lista)

5. Enviar e-mails e SMS para os convidados relacionados e preparar listagem. Enviar dados bancários.

Detalhamento de ações:

6. Data limite para levantamento do número geral de convidados. Com base no orçamento de insumos, materiais, profissionais e espaço, decidir pelo futuro do evento. (confirmação)7. Quitar o restante do valor referente ao aluguel do espaço (garantir espaço)8. Entrar em contato e fazer primeiro acerto com os profissionais para o evento.9. Fechar contrato e, se necessário, pagamento com os profissionais.

Detalhamento do evento:

O que fizemos?

Para o dia do evento:• Chegada no espaço - 13:30

1. Organizar área de churrasqueira;2. Organizar área de bebidas;3. Monitorar montagem/preparação do

som;4. Organizar mesas e cadeiras;5. Verificar banheiros;6. Aguardar chegada dos convidados.

• Em paralelo ao check lista de atividades tem-se:–Check list de insumos;–Check list de pessoal;–Check list de materiais;–Fluxo de caixa;–Cronograma.

Sobre insumos:• Explicitar composição dos itens com quantidade e

qualidade proporcional às necessidade do evento;• Média de duração dos eventos sociais é de 4

horas;• Como medida de segurança sempre adicionar

20% no número estimado para cada item:– Carne: 300 a 400 gramas;– Salgados: 10 a 12;– Cerveja: 3 garrafas.

Sobre pessoal:

• Expor composição do quadro de pessoal de acordo com o número de convidados, serviços, local da festa e composição de A e B:– Maitre: 1 para cada 50 convidados;– Garçon: 1 para cada 10 a 30 convidados;– Barman: 1 para cada 80 convidados;– Copeiro: 1 para cada 50 convidados;– Cozinheiro: 1 para cada 80 convidados;– Ajudante de cozinha: 1 para cada 80 convidados;– Ajudante geral: 1 para cada 100 convidados.

Sobre Materiais:

• Descrever quantidade e tipo de materiais conforme dimensão e necessidades específicas do evento;• Para cada 50 convidados é

interessante ter 60 cadeiras (margem de segurança).

Fluxo de caixa:• Primeiramente especifica-se a composição das

despesas;• Dispor itens em quadros específicos (insumos,

materiais, pessoal, etc.)• Noutro momento expõe-se a receita que proverá o

evento;• Ex: Festa do Pedro– Receita: R$ 2500,00– Despesa: R$ 2450,00– Saldo: R$ 50,00

Cronograma

Atividade Julho Agosto Setemebro

Visita ao espaço XXXXX

Orçar evento XXXXX

Solicitar reserva do espaço

XXXXX

Levantar e organizar contatos

XXXXX

Divulgar evento XXXXX

Confirmar convidados

XXXXX

Acertar pagamento do espaço

XXXXX

Avaliação do evento

XXXXX XXXXX XXXXX

Layout do Espaço• Auxilia na montagem e preparação no dia do evento;• Expõe no projeto a característica e a estrutura do espaço;• Propicia esboço da dinâmica do evento.

Programação• No projeto é apenas mais um item de

acompanhamento/controle;• Para o convidado se torna fonte de

informação;• Deve procurar descrever de forma clara o

“dia D”;• Informar horários / duração / trajes /

recomendações.