COMUNICAÇÃO

O Processo de Comunicação compreende a transmissão de

informação e de significados.

Da qualidade no processo de comunicação depende a eficácia

das relações interpessoais nas organizações. Negociação,

venda de idéias e de produtos, liderança, motivação,

organização, delegação, orientação de funcionários e

avaliação de desempenho, entre outras funções gerencias,

além da coordenação entre unidades de trabalho e a eficácia

do processo decisório.

COMUNICAÇÃO

Em qualquer Processo de Comunicação sempre há os

seguintes elementos:

Emissor

Receptor

Mensagem

Canal de Comunicação

Ruídos

Feedbacks

COMUNICAÇÃO

Emissor e Receptor – O processo de comunicação sempre

envolve uma fonte (ou emissor) que transmite uma

mensagem, por algum meio, para um destinatário (ou

receptor). Antes de transmitir, a fonte codifica a mensagem,

convertendo-a em símbolos: idioma, sons, letras, numeros e

outros tipos de sinais, que segue por um canal ou meio de

comunicação: conversação, telefonema, e-mail, memorando ou

outro. Na outra ponta da linha, o receptor decodifica a

mensagem, desde que esteja usando o mesmo sistema de

símbolos do emissor. A mensagem é, entao, interpretada pelo

receptor.

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Ruídos – O processo de comunicação é sujeito a ruídos e

interferência, que distorcem a mensagem ou impedem a

transmissão e recepção eficazes da informação. Ruídos e

interferências são: excesso de mensagens que disputam a

atenção dos destinatários, destenção por parte do receptor,

dificuldades de expressão ou linguagem incorreta por parte do

emissor e ruídos propriamente ditos no ambiente ou nos canais

de comunicação.

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Feedback – Significa realimentação, ou seja, o retorno da

informação para o emissor. Este pode ser natural, ou seja, uma

reação expontanea de algo que o emissor tenha dito ou feito

ou induzido, quando o emissor, por exemplo, pede a opinião de

outra pessoa sobre uma idéia que apresentou. O Feedback é

uma garantia de eficácia do processo de comunicação.

COMUNICAÇÃO

Meios de Comunicação – Há duas formas de comunicação:

Oral e Escrita. Tanto uma como a outra podem ser auxiliadas

por recursos visuais, como gráficos, fotografias, mapas e

objetos:

• Comunicação Oral – é o primeiro e mais importante canal de

comunicação. A comunicação oral, além do domínio do idioma,

envolve a escolha das palavras, o tom de voz e a correção da

linguagem. Quem não fala direito, além de não se fazer

entender, dificilmente conseguirá dominar os outros meios de

comunicação.

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Comunicação Escrita – A competência na comunicação oral

não significa propriamente competência na comunicação

escrita. A comunicação escrita é muito mais complexa que a

oral, porque envolve um segundo sistema de codificação, além

da fala. Nas organizações, a comunicação escrita desempenha

um papel muito importante. Desde os bilhetes e e-mails até os

relatórios para a Diretoria e propostas para clientes. Diante de

tantas mensagens um alto nível de competência em

comunicação escrita é essencial para os gerentes e em todas

as pessoas que trabalham na organizações.

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Recursos Visuais – Os recursos visuais, como as imagens de

todos os tipos, complementam a comunicação verbal e escrita.

As imagens e os símbolos carregam significado sintético, que

facilitam a comunicação. Por isso são muito usados nas

apresentações executivas, em que uma pessoa precisa dirigir-

se a um grupo ou outrra pessoa para expor de forma sucinta,

um relatório ou proposta, projeto ou idéia.

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Linguagem Corporal – Querendo ou não, a figura e os

movimentos de quem se comunica transmitem significado.

Olhas, expressão facial, gestos, postura, vestuário, odor

corporal e mesmo o toque são formas de comunicação. A

energia que o comunicador transmite “contamina” seu público.

Entao se quer como comunicador, atenção e participação de

uma audiência, escolha cuidadosamente os recursos da

linguagem corporal.

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Desenvolvendo as Competências do Emissor – Em sua

grande maioria, as mensagens nas organizações,

especialmente quando escritas, são informativas. Uma

mensagem informativa apenas transmite informações e aciona

o processo de tomar decisão. Ex. “quinta-feira, dia 19, das 9:00

às 11:00, no auditório B, será realizada a reunião dos gerentes.

Todos os destinatários dessa mensagem deverão estar

presentes.” Quanto mais direta e sucinta a mensagem

informativa, melhor para a eficácia da comunicação.

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• Dificuldade com o receptor – Do lado do receptor, há três

problemas mais comuns: falta de disposição para ouvir,

desatenção e reação apressada às mensagens.

• Dificuldade com o processo – A falta de um sistema

comum de códigos e a falta de feedback são dois problemas

para os quais a administração dever ter medidas preventivas.

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Desenvolvendo as Competências do Emissor

Compreensão do Receptor – Existe um princípio de comunicação

retratado na idéia de que, “para ensinar matemática a alguém, é

preciso conhecer muito bem tanto a matemática quanto esse

alguém”. Compreender o receptor é uma das principais

competências dos grandes comunicadores e uma das bases da

liderança.

Articulação de Idéias – Tudo o que comunicamos está, primeiro, no

plano das idéias. Se você não tem clareza para si próprio, não terá

para outros. As competências intelectuais devem ser usadas para

cultivar a capacidade de articular idéias e transformá-las em

mensagens claras.

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Estrutura – Estruturar uma mensagem significa quais idéias ou

informações será apresentadas ao destinatário e em que ordem

aparecerão na mensagem. Mensagens muito longas – como relatórios

ou manuais de instruções – exigem obrigatoriamente uma estrutura,

mas de forma geral, todas as mensagens devem ser organizadas.

Organização exige planejamento. Para apresentar mensagens com

clareza, é necessário planejar o processo de comunicação estruturando

a informação, definindo a ordem de apresentação dos tópicos e

decidindo quanto tempo será dedicado a cada um.

Segundo Theodor Adorno, em uma mensagem, tudo o que não esta

diretamente relacionado com o tem, ou que não contribui para sua

compreensão, deve ser sumariamente eliminado. Informações

desnecessárias são formas de ruídos.

COMUNICAÇÃO

Desenvolvendo as Competências do Receptor

Tão importante quanto a eficiência do emissor e de sua

mensagem, o comportamento do receptor é fundamental para

o processo de comunicação. Entao temos que treinar o

receptor para receber mensagens. Três formas de fazer isso

são: analisar a lógica, identificar a estrutura da mensagem e

aprimorar o papel de ouvinte.

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Análise Logica da Mensagem – Quem tem a obrigação

profissional de receber e processar mensagens, como

auditores, controladores, juízes, promotores, entre outros deve

aprender a procurar a essência: a lógica, a estrutra e o objetivo

da mensagem.

• O Objetivo deve estar claro e, de preferencia, no começo de

uma mensagem profissional escrita;

• A Lógica diz respeito à coerência entre os componentes da

mensagem. Quanto mais dados ou argumentos sustentar a

tese ou proposta mais coerentes são esses elementos.

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• Identificação da Estrutura ou organização diz respeito tanto à

quantidade quanto à sequencia dos tópicos (ou partes) da

mesnagem

Eficácia no Papel de Ouvinte – um dos grandes problemas na

comunicação é o comportamento das pessoas como ouvintes. A

capacidade de ouvir eficazmente é uma competência de primeira

necessidade nas comunicações entre pessoas de culturas diferentes.

Por outro lado, a conversação é uma ferramenta básica da vida

social e de todos os processos da administração. A maneira como se

ouve é uma evidência do nível de civilidade e, portanto, da qualidade

da conversação.