apostila sobre qualidade

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Trabalho emEquipe


Por que trabalhar em equipe?

• Tarefa complexa• Envolvimento de diversas

partes da organização• Prazos exíguos• Necessidade de iniciativa,

criatividade e envolvimento


Conceitos de Trabalho

• Equipe núcleo: composição fixa, que planeja e dirige o projeto

• Equipe ampliada: membro que fazem parte daequipe somente em determinadas fases do projeto

• Além dos membros (núcleo ou ampliada), a equipepode contar com auxílio de outras pessoas


Etapas para o Trabalho em Equipe

• Formação da equipe núcleo

• Definição de conteúdo e processo


Formação da Equipe Núcleo

Critérios para a formação da equipe:

• Planejamento adequado: processo e não funções• Representatividade adequada: tomar uma

“diagonal” da organização• Competência adequada: experiência e habilidades

complementares• Envolvimento e interesse adequados: partes

interessadas, contribuição e disposição


Definição de Conteúdo e Processo

• Objetivos• Estabelecer uma linguagem comum no início do

projeto• Promover diálogo e criar ambiente favorável à

discussão• Atribuir responsabilidades e papéis claramente

definidos



Processo

• Definição de fronteiras

• Definição de funções e responsabilidades

• Definição de coordenação e controle



Conteúdo

• Objetivos a serem atingidos

• KJ: Discussão de obstáculos “ocultos” usando um diagrama de afinidades


Definição do Conteúdo

Essa fase tem por objetivos:

• Criar uma linguagem comum na equipe• Iniciar um ambiente de diálogo• É fundamental que o líder dirija a discussão de forma

aberta, incentive a participação e a troca de idéias


Discutindo os Objetivos do Projeto

Discussão dirigida:

• Cada membro da equipe recebe uma folha de papele um marcador e escreve em até 12 palavras a definição do projeto.

• Fixar na parede e comparar. Discutir palavras e conceitos obscuros. Discutir eventuais discrepâncias

• Elaborar uma redação final de consenso (em 12 palavras!)


Diagrama de Afinidades: Obstáculos “Ocultos”

O objetivo é salientar os “fatores intangíveis” quepodem levar ao sucesso ou fracasso do projeto.

(Exemplo: “envolver a gerência de vendas”)

Cada membro da equipe recebe cartões de papel e em cada um deles escreve 1 fatores que considera

crítico para o sucesso do projeto


Diagrama de Afinidades

Os papéis são agrupados por afinidade (cole na paredepara que todos possam ver).

Cada grupo é testado com a seguinte pergunta: estefator é realmente necessário, ou realmente pode

prejudicar o sucesso do projeto?


Diagrama de Afinidades

Após o exame, cada grupo de papéis deve ser resumido em uma palavra ou frase curta.

Devem ser discutidos como cada um desses fatorespode ser acompanhado.

Elaborar um “mapa” com os fatores levantados. Essesfatores devem ser utilizados na tomada de decisão


Definição de Fronteiras

O objetivo é estabelecer as fronteiras do trabalho daequipe, a quem o projeto interessa, a quem afeta

Conseguir apoios e prever resistências

Iniciar negociações

Atenção para interesses e o “jogo do poder”!


Definição de Fronteiras

Reponder as perguntas:• Quem será envolvido pelas mudanças?• Quem tem interesse nas mudanças?

Desenhar um mapa de fronteiras, com os interessadose envolvidos


Mapa de Fronteiras

Engenharia

RH

Finanças

Manufatura


Definição de Funções e Responsabilidades

Com base no mapa de fronteiras, na definição do projeto e no diagrama de afinidades, analisar:

• necessidades de auxílio e conhecimento• quem precisa ser envolvido no projeto



Analisar quatro dimensões básicas para cada fasedo projeto:

• Membro: quem deve ser chamado para ser membroda equipe ampliada?

• Especialista: quem pode ser chamado a contribuirpara o projeto?

• Aprovação: quem precisa aprovar as decisõestomadas?

• Interessados: quem tem interesse no projeto e deveser mantido informado?



• Membro da equipe ampliada: alguém que tomaparte extensivamente durante uma fase do projeto e tem responsabilidades como membro da equipe

• Especialista: Alguém que “empresta”conhecimentoespecífico para a equipe



Elaborar uma planilha, com osprincipais envolvidos e suas

funções em cada fase do projeto


Planilha de Funções e Responsabilidades

Fase do Projeto

Principais Envolvidos

Definição Medição Análise Melhoria Controle


Coordenação e Controle

O objetivo é verificar se ospontos principais paraum bom trabalho em

equipe forma cobertos



A coordenação e controle devem analisar quatrodimensões:

• objetivos do projeto• papéis no projeto• processo a serem executados• relações interpessoais na equipe


Metas

• A missão e metas da equipe são claras e aceitas por todos?

• Estão alinhadas com o ambiente da equipe?


Papéis e Responsabilidades

• Os papéis e responsabilidades foram claramentedescritos e compreendidos?

• Os papéis apoiam as metas da equipe?

• Os membros da equipe possuem competência parapreencher suas responsabilidades?


Processo e Procedimentos

• A equipe possue processos e procedimentos quesão aceitos e compreendidos por todos?

• Esses processos são consistentes com os objetivosda equipe?

• Exemplos de processos: Método para resolução de problemas, processos de tomada de decisão, para a alocação de recursos, etc.


Relações Interpessoais

• As relações inter-pessoais são saudáveise apoiam um bomtrabalho em equipe?

• Há um nível saudável de confiança e abertura naequipe?



Revise e discuta cada um dos pontos quanto à clareza, ao consenso e à efetividade das medidas planejadasIdentifique as áreas que precisam ser melhoradas


Conclusão

Ao final dessa fase espera-se que a equipe núcleo:

• Tenha iniciado um ambiente de diálogo e linguagemcomum

• Conheça as fronteiras do seu projeto e dos cuidadosque deve tomar

• Saiba que pessoas e recursos vai necessitar aolongo do projeto


Voz do ProcessoVoz do Processo


Definição de Processo

Um Processo é uma Conjunto de Atividades que Consome Um ou Mais Tipos de Insumoe Cria Resultados que São de Valor para o

Cliente


Processos Dentro de Processos

Macroprocessos, e.x., Gerenciamento Empresarial

Subprocessos, e.x., Armazenagem

Microprocessos , e.x., Guardar

Pessoal Marketing Vendas Financ. Estoque Qualidade Distrib. Operações

Pedidosde

Balcão

Devoluçãode

MercadoriaDespacho

Empacota-mentoEscolhaGuardar

Recebi-mento

Des-carrega-mento

Colocarna

Prateleira

RegistrarLocalNovo

Deslocarpara Local

NovoSobra?

VerificarQuantidade

Deslocarpara Local

DeterminarLocal

Pegar daDoca deCarrega-mentoE/NE 164/5

SIPOC 166/14


Aplica-se a todo tipo de trabalho.

FOR

NE

CE

DO

RE

S

SaídasEntradas Processo

CLI

EN

TE

S

Definição de Processo


Entendendo um ProcessoPara entender seu processo

você precisará:

Mapear o processo.Identificar quais passos de seu

processo têm valor agregado e quais não têm valor agregado.

Determine o tempo de ciclo e identifique os gargalos.Procure por erros ou ineficiências que contribuam para defeitos.

Porta de Processo


Mapeamento do Processo: SIPOC e Fluxos

Requisitos Requisitos

Fornecedores Insumos Processo Resultados CTQ’s doCliente

VariáveisRespostado ProjetoMensurações

Processo

Mapa doProcesso

Mensurações


Tipos de Mapas de Processo

Mapas de Processo• Força uma Compreensão

Mais Detalhada do Seu Processo, Inclusive da Fábrica Escondida

SIPOC• Proporciona o foco nas

Entradas e Saídas que possam afetar o Resultado do seu processo


Propósito

Por que existe este processo?

Qual é o propósito deste processo?

Qual é o resultado?Saídas

Que produto/serviço faz este processo?Quais são as principais saídas deste

processo?Em que ponto termina este processo?

ClientesQuem usa os produtos/ serviços deste

processo?Quem são os clientes e interessados deste

processo?

Entradas/ FornecedoresDe onde vem a informação ou material

com o qual você trabalha? Quem são seus fornecedores?

O que eles fornecem?Onde afetam o fluxo do processo?Que efeito têm no processo e nos

resultados?Passos de Processo

O que ocorre com cada entrada?Que atividades de conversão

acontecem?

SIPOC


Exemplo de SIPOC

Fornecedores Entradas Processo Saídas Clientes

Copiadora

Toner

Eletricidade

OriginalVocê

Cia. Eletricidade

Fornecedor Art. Escritório

CópiasFabricante

Tirando uma cópia

Você

Arquivo

Outros

Colocaroriginal sobre

o vidro

Fechar a tampa

AjustarOpções

Apertar COPIAR

Removercópias eoriginais

Passos do Processo

Papel


Obtenha medidas de rendimento para cada passo do processo.

Calcule o ritmo de rendimento para estabelecer uma linha de referência para todo o processo.

Revise seu escopo de projeto.

Diferenças significativas no rendimento sugerem a criação de um novo mapa para o sub-processo com o rendimento mais baixo.

lass

Início Fim

44%

Rendimento95%

YRTP

Rendimento95%

Rendimento60%

Rendimento90%

Rendimento90%


Fronteira do Processo

Nome do Processo Ponto de Início Ponto FinalRecebimento

Registro de PedidoOrçamento

Preço

Cadastro do Cliente

Coleta

Devolução Pelo Cliente

Obter Lista deEmpacotamentoIdentificar o ClienteConsulta do Cliente

Identificar e Segregaros ItensEnviar o Cadastro para o ClienteObter Shipset

Pedido do Cliente Para Devolver Material

Produto na Doca paraser GuardadoFinalizar o PedidoOrçamento Escrito Enviado ao ClienteRegistrar Os Itens No XPD2Estabelecimento do Cliente no XPD2Material na Doca Para DespachoLiberar Crédito Para o Cliente


SIPOC: Bioquímica Clínicaprocesso: Dosar Magnésio na Urina

Equipe médica (médicos,

enfermeiros, etc.) e

pacientes

Laudo (impresso

ou sistema)

Dosar magnésio na

urina

Coleta de urinaFrasco

Conservante (HCl)

Pedido médicoInformações

EquipamentosFuncionários

EtiquetasReativosControles

PacienteSetor de frascos

FornecedoresEquipe médica

Sist. Informação

Roche, fornecedores

Concurso, Fundação

(FFM)Fornecedores

RocheFornecedores

COPIS


Mostra a seqüência dos eventos no processolista completa com todas as etapas do processo (tanto principal como paralelo);Relacionamento entre atividades

Têm vários usosIdentificar os pontos para coleta de dadosEncontrar fontes de problemasIdentificar oportunidades de melhoriaClassificar as etapas com “adiciona/ não adiciona” valor;Medir o tempo de execução de cada etapa várias vezes; Identificar gargalos e outras ineficiências (loops de retrabalho);Avaliar a possibilidade de eliminar uma etapa; combinar uma etapa com

outras; mudar a seqüência das etapas; automatizar uma etapa;

Mapeamento do Processo


Fluxogramas

Início

FimSim

Não

Passo 6

Passo 5Passo 4

Passo 3Passo 2Passo 1

Decisão

Fluxogramas são ferramentas que tornam um processo visível.


Fluxogramas: Contar Plaquetas no Sangue

•

Atendimento médico no ambulatório/UTI/PS/Enfermaria/Consultório

Solicitação do exame pelo médico

Cadastro do pedido

Coleta do material (se for urgente, primeiro coleta depois cadastra)

Etiquetar recipiente de coleta com código de barras

Colocação na estante de plástico/bancada

Transporte para PDA

Cadastramento no leitor de Código de Barras no PDA

Colocação nas maletas das áreas

Recebimento do material na área analítica – Hematologia

Há exame de retículos Não ?

Sim Insere em qualquer máquina

Não inserir na máquina 5

I

A

Coloca frasco no rack

Coloca o rack na máquina e realiza o exame

Sim Não

Resultado OK?

Checa e libera Imprime o resultado

Encaminha para microscopia

Prepara a lâmina

Colore a lâmina

Analisa no microscópio

Resultado OK?

Sim Não

Volta para Interface Digita (acrescenta, altera)

Libera exame

Disponibiliza o laudo no sistema

F

A


MapaMapa do do ProcessoProcesso

Etapa do Processo ou Operação

Atraso

Verificação ou Inspeção da Qualidade

Armazenamento

Decisão

Transporte ou movimento

Observação : •monte o primeiro esboço do Mapa do Processo em um papel e ponha-o na parede para que todospossam criticá-lo . •Coloque todas as etapas queagregam e não agregam valor, inclusive identificando as etapasde inspeção, reparo, retrabalho, refugo ou de refazer algo, já quesão grandes candidatas a seremeliminadas.•Faça isto inicialmente a nívelmacro e depois detalhe, casonecessário .

apostila sobre qualidade

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