apostila comunicação eficaz.pdf

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1 PREPARANDO-SE PARA A AVENTURA ................................................................... 6

1.1 VISÃO GERAL............................................................................................................ 6 A Aventura ...................................................................................................................... 6 O Kit de sobrevivência ................................................................................................... 6

1 PREPARANDO-SE PARA A AVENTURA ................................................................... 7

1.2 PRINCÍPIOS BÁSICOS DA COMUNICAÇÃO ........................................................ 7 Introdução ...................................................................................................................... 7

A bagagem................................................................................................................ 7 O que é comunicação? ................................................................................................... 8 O papel da Comunicação ............................................................................................... 8

Na Escola .................................................................................................................. 8 Na Empresa .............................................................................................................. 9 Na Vida Social .......................................................................................................... 9 Razão Pessoal ......................................................................................................... 9 Razão Profissional................................................................................................... 9

Comunicação de Qualidade ......................................................................................... 10 Como alcançar uma comunicação de qualidade? ....................................................... 10 A Comunicação Eficaz ................................................................................................. 11 A importância da Comunicação Eficaz ........................................................................ 11

Benefícios ............................................................................................................... 12 Fechamento .................................................................................................................. 13

1 PREPARANDO-SE PARA A AVENTURA ................................................................. 14

1.3 O MEDO DE FALAR EM PÚBLICO....................................................................... 14 Introdução .................................................................................................................... 14 O medo... que medo? .................................................................................................... 14 Por que sentimos medo?............................................................................................... 15 Causas do medo............................................................................................................ 15 A Auto-Estima............................................................................................................... 16 Efeitos da Auto-Estima ................................................................................................. 16 A Auto-imagem ............................................................................................................. 17

Infância .................................................................................................................... 17 Período Escolar...................................................................................................... 17

Fechamento .................................................................................................................. 18

1 PREPARANDO-SE PARA A AVENTURA ................................................................. 19

1.4 RECURSOS PARA LIDAR COM O MEDO............................................................ 19 Introdução .................................................................................................................... 19 Por que e como superar o medo?................................................................................. 19

Checkup .................................................................................................................. 20 Formas de administrar o medo .................................................................................... 21

Superação da auto-imagem negativa................................................................. 21 Criação de uma auto-estima positiva ................................................................. 21 Fortalecimento da auto-estima e da auto-imagem........................................... 22

Fechamento .................................................................................................................. 23


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Conclusão ..................................................................................................................... 23

2 A TRILHA: SUPERANDO OBSTÁCULOS................................................................ 24

2.1 VISÃO GERAL.......................................................................................................... 24 Introdução .................................................................................................................... 24 Objetivos....................................................................................................................... 24


2.2 O CHA........................................................................................................................ 25 Introdução .................................................................................................................... 25 Conceito........................................................................................................................ 25 Fases de uma apresentação.......................................................................................... 26 Apresentação e o CHA ................................................................................................. 26 Os três papéis do comunicador .................................................................................... 27

Comunicador-planejador ...................................................................................... 27 Comunicador-apresentador ................................................................................. 27 Comunicador-avaliador......................................................................................... 27 Aplicação do CHA.................................................................................................. 28

Fechamento .................................................................................................................. 28


2.3 PLANEJANDO .......................................................................................................... 29 Introdução .................................................................................................................... 29 Comunicador-planejador ............................................................................................. 29 Planejamento Genérico – 1ª parte do planejamento.................................................... 30 Conhecimentos ............................................................................................................. 30 Elaboração da palestra – 2ª parte do planejamento.................................................... 31

Cuidados Especiais ............................................................................................... 31 Esquema lógico da apresentação....................................................................... 34

Preparação Pessoal – 3ª parte do planejamento ......................................................... 34 Dicas Gerais ........................................................................................................... 35 Dicas Específicas................................................................................................... 35

Check list ...................................................................................................................... 36 Público Alvo ............................................................................................................ 36 Características do evento..................................................................................... 36 Local do evento – condições técnicas e ambientais........................................ 37 Recursos Didáticos................................................................................................ 37 Check list................................................................................................................. 38

Fechamento .................................................................................................................. 41


2.4 APRESENTANDO .................................................................................................... 42 Introdução .................................................................................................................... 42 CHA e Apresentação .................................................................................................... 42 Comunicador-apresentador ......................................................................................... 43

2 horas..................................................................................................................... 43 1hora ........................................................................................................................ 44


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5 minutos................................................................................................................. 44 Recursos ....................................................................................................................... 45

Recursos Pessoais ................................................................................................ 45 Recursos Materiais ................................................................................................ 45 Recursos Pessoais ................................................................................................ 45 Voz ........................................................................................................................... 45 Dicção ...................................................................................................................... 46 Cuidados ................................................................................................................. 47 Problemas X Solução............................................................................................ 48 Linguagem Corporal .............................................................................................. 49 Movimento Corporal .............................................................................................. 49 Gestos ..................................................................................................................... 51 Expressões Faciais ............................................................................................... 52 Contato visual......................................................................................................... 53 Postura e Movimentação ...................................................................................... 53 Aparência Pessoal................................................................................................. 54 Sugestões ............................................................................................................... 54 Recursos Materiais ................................................................................................ 55 Desenho da Sala ................................................................................................... 56

Recursos Audiovisuais.................................................................................................. 59 Comentários ........................................................................................................... 59 Gráficos e similares ............................................................................................... 60 Métodos e Técnicas .............................................................................................. 62 Transparências – Métodos e Técnicas .............................................................. 63 Vantagens / Desvantagens .................................................................................. 66

Fechamento .................................................................................................................. 72 Tabela do CHA....................................................................................................... 72


2.5 AVALIANDO ............................................................................................................ 73 Introdução .................................................................................................................... 73 O Comunicador-Avaliador........................................................................................... 73 Instrumentos de Auto-avaliação................................................................................... 74

Check list da qualidade ......................................................................................... 74 Tabela de pontuação............................................................................................. 76

Avaliando uma Apresentação....................................................................................... 77 Tabela de Pontuação ............................................................................................ 78

Fechamento .................................................................................................................. 79 Tabela do CHA....................................................................................................... 79 Segredos ................................................................................................................. 80

Conclusão ..................................................................................................................... 89

3 A CONQUISTA ............................................................................................................... 90

3.1 VISÃO GERAL.......................................................................................................... 90 Introdução .................................................................................................................... 90 Objetivos....................................................................................................................... 90


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3 A CONQUISTA ............................................................................................................... 91

3.2 PLANO DE AÇÃO PESSOAL.................................................................................. 91 Introdução .................................................................................................................... 91 O Comunicador ............................................................................................................ 91 Características ............................................................................................................. 91 Eu-comunicador ........................................................................................................... 92 Plano de Ação............................................................................................................... 93

Sugestões de Estratégias..................................................................................... 94 Fechamento .................................................................................................................. 96

3 A CONQUISTA ............................................................................................................... 97

3.3 CONCLUSÃO............................................................................................................ 97 Introdução .................................................................................................................... 97


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1 PREPARANDO-SE PARA A AVENTURA

1.1 VISÃO GERAL

A Aventura A comunicação é inerente ao ser humano. Força motriz que promove a interação humana, a comunicação eficaz é símbolo de poder e autoridade. Cada vez mais, no mundo globalizado, a busca da excelência na comunicação é uma exigência para quem pretende atingir alto nível de profissionalismo e contribuir para o bom desempenho de seus negócios.

O Kit de sobrevivência A primeira etapa da nossa aventura é preparar o kit de sobrevivência, com as informações indispensáveis para alcançar o nosso objetivo.

• os princípios básicos da comunicação; • o medo, suas origens, causas e conseqüências; • as maneiras de enfrentar e/ou superar o medo.

Tendo completado o kit essencial, você poderá:

• reconhecer a importância da comunicação eficaz para o seu sucesso pessoal e profissional;

• identificar os obstáculos mais comuns à comunicação oral; • refletir sobre as suas dificuldades e suas limitações como comunicador.

Vamos lá?!


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1.2 PRINCÍPIOS BÁSICOS DA COMUNICAÇÃO

Introdução Para seguir uma trilha é necessário, antes, fazer um planejamento. Qual seria o primeiro passo? Suponha que você esteja se preparando para um novo treinamento. Além de sentimentos conflitantes como felicidade e insegurança, esperança e incerteza, expectativa e ansiedade diante do desconhecido, você pode também trazer consigo todo o conforto proporcionado pelo conhecimento adquirido em experiências anteriores. A bagagem Não exagere: este conselho serve tanto para quem vai percorrer uma trilha quanto para quem vai fazer um curso. E tão importante quanto ter um kit de sobrevivência, é fundamental ter um conteúdo básico para o curso. Kit Básico da Comunicação

• experiências, expectativas, valores, crenças, disposição e determinação; • o conceito de comunicação; • o papel e a importância da comunicação; • a diferença entre comunicação e comunicação de qualidade.

Muita coisa já entrou na sua mochila, mas há outras que ainda terão que ser adquiridas. Pronto para começar?


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O que é comunicação?

• Concordo que comunicação é intercâmbio de significações. Mas se não estamos nos entendendo, como é possível haver essa troca?

• Você tem razão, mas apenas em parte. Mesmo que discordemos em

alguns pontos, a comunicação continua existindo, pois além de trocar informações, estamos transmitindo e compartilhando idéias, opiniões, sentimentos, experiências...

• Sim, é verdade. Observem o que está acontecendo! Além do que já foi

mencionado, comunicação é, basicamente, o processo por meio do qual as pessoas influenciam outras pessoas. Não é isso que estamos fazendo aqui, tentando convencer um ao outro de nossas posições?

• Exatamente. Por isso, a comunicação tem um papel fundamental em nossa

vida. Para conhecer o papel da comunicação, vá para a próxima tela.

O papel da Comunicação A comunicação desempenha papel fundamental em todos os setores da nossa vida. Na Escola Os alunos têm que apresentar e debater seus trabalhos em classe.


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Na Empresa Temos que vender nossas idéias em reuniões, participar de grupos de trabalho, liderar equipes, obter consenso, enfim, enfrentar situações, programadas ou não, que, com muita freqüência, nos colocam diante das platéias mais variadas. Na Vida Social Temos que nos relacionar com amigos, familiares e colegas interessados em conhecer nossas opiniões sobre os mais variados assuntos. Como se vê, todo ato comunicativo tem um propósito específico. Razão Pessoal Nós nos comunicamos para sermos reconhecidos e aceitos e para conhecer a nós mesmos. A comunicação é o nosso instrumento de exploração do mundo e, ao mesmo tempo, o instrumento através do qual o mundo nos explora. É dessa maneira que vamos formando as opiniões, os conceitos e os juízos que nortearão nossa vida. Razão Profissional Num mundo competitivo como o nosso, onde um bom marketing pessoal pode ser a senha para o sucesso, a competência técnica deve estar aliada à competência comportamental e emocional. A comunicação eficaz é um requisito para quem pretende atingir um alto nível de profissionalismo e um bom desempenho em seus negócios. A comunicação projeta a personalidade e o caráter da pessoa e está presente até no silêncio. Aparentamos ser do tamanho da comunicação que conseguimos estabelecer com o mundo no qual atuamos.


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Comunicação de Qualidade Você pensa que todo mundo sabe se comunicar.Será mesmo?Observe este exemplo: “Esta é uma procura incansável, uma busca da metafísica, que, embora baseada em conceitos rudimentares da psicologia skineriana, pode, inexoravelmente, constituir-se em percalços intransponíveis ao porvir”. Autor desconhecido Como você avalia esta comunicação? Quem garante e legitima a comunicação não é quem fala, mas quem ouve. É a resposta, o feedback do receptor que demonstra se o processo comunicativo foi integral, e se o saldo foi positivo ou não. A comunicação é, portanto, uma avenida de mão dupla, pois divide a responsabilidade entre os envolvidos no exercício de transmissão e recepção das mensagens.Nesse sentido, na apresentação acima aconteceu uma comunicação com barreiras.

Como alcançar uma comunicação de qualidade? Dentre os requisitos que devem ser desenvolvidos para melhorar a comunicação, existem aqueles que dizem respeito única e exclusivamente ao comunicador e outros que envolvem o interlocutor e/ou receptor.

• Já dizia Montaigne que “a palavra é metade de quem a pronuncia e metade de quem a escuta”.


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• Nossos recursos internos e externos devem ser mobilizados para facilitar a arte do diálogo, que não é uma simples troca de palavras, mas um encontro, uma troca democrática de idéias, isenta de julgamentos e preconceitos, num clima de confiança e bem-estar.

• Temos que estar atentos ao feedback que recebemos. Mais que isso,

precisamos estar abertos a esses feedbacks e interpretá-los sem ressentimentos, como indicadores da qualidade do nosso desempenho.

• Isso. Só vamos construir relações verdadeiras se pudermos enxergar quem

somos da maneira mais isenta possível e o impacto que causamos nos grupos através dos quais nos movemos. Ter consciência da sua imagem social é um ato de coragem de quem busca a comunicação plena.

“Se quisermos comandar o espetáculo e comandá-lo bem, é importante aprendermos a falar co clareza, eficácia, concisão e objetividade”. BURTON KAPLAN

A Comunicação Eficaz Quem busca uma comunicação eficaz quer:

• ser ouvido com interesse e respeito; • ser aceito; • convencer o interlocutor com idéias claras, coerentes e objetivas; • participar do próprio meio e influenciar as decisões do grupo; • transmitir segurança; • receber feedback positivo pela sua atuação como comunicador e/ou

facilitador da aprendizagem. E você, será que está disposto a investir seu tempo nesta idéia?

A importância da Comunicação Eficaz Pensamentos de qualidade, transmitidos com inteligência, empatia e sensibilidade asseguram a excelência nas relações interpessoais e, conseqüentemente, geram ações cotidianas bem-sucedidas. A comunicação eficaz é a matéria prima do sucesso de todo empreendimento.


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Dar-se o direito à expressão é conquistar a liberdade de ser, apossar-se de novos territórios, afirmar-se perante a vida. São, pelo menos, 7 os benefícios trazidos por uma comunicação melhor. Confira! Benefícios

Benefícios Conceitos

Autoconhecimento

A comunicação permite que os outros formem opiniões a nosso respeito e nos forneçam o feedback, um elemento essencial na construção do autoconhecimento.

Autoconfiança

Quem reconhece os próprios pontos fortes e fracos direciona suas ações com mais segurança.

Criatividade

É a liberdade de estabelecer, por meio da comunicação qualificada, novas relações e conexões entre os fatos.

Flexibilidade nas relações interpessoais

A comunicação de qualidade reconhece que as relações não são nem podem ser matemáticas. Saber lidar com as diferenças é ser flexível.

Oportunidades profissionais

O outro deve saber o que você sabe, perceber o seu potencial e a utilidade de seu conhecimento. Na era do capital intelectual, compartilhar o conhecimento é um diferencial competitivo.

Vitória sobre os desafios

A comunicação permite enfrentar os desafios com mais entusiasmo, porque amplia os nossos horizontes.

Liderança

Para ser líder é preciso demonstrar os próprios pontos de vista e as próprias habilidades e, ao fazê-lo, usar, ao máximo, os recursos e técnicas que a comunicação oferece.


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Fechamento Nesta aula, você recebeu o kit de sobrevivência da comunicação eficaz, no qual estão incluídos:

1. o conceito de comunicação: processo através do qual as pessoas influenciam pessoas.

2. o papel da comunicação na nossa vida: instrumento de autoconhecimento e de desenvolvimento da capacidade de liderança.

3. a diferença entre comunicação e comunicação de qualidade: a comunicação é um processo que deve ser melhorado continuamente desenvolvendo a capacidade de ser mais verdadeiro e receptivo.

4. benefícios da comunicação eficaz: autoconhecimento; autoconfiança; criatividade, flexibilidade nas relações, oportunidades profissionais, vitória sobre os desafios e liderança.

Esses itens, somados à sua própria experiência, nos permitem partir para a próxima etapa.


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1.3 O MEDO DE FALAR EM PÚBLICO

Introdução Estamos quase no início de nossa trilha. A esta altura, o coração começa a disparar, as mãos ficam suadas e trêmulas, boca seca, dá uma vontade de desistir, a adrenalina corre nas veias. Mas... espere um pouco? Do que estamos falando? De trilha ou de comunicar-se em público?Na verdade, ambos se confundem. Falar em público é uma das situações que mais geram ansiedade, preocupação e dificuldade para comandar os próprios atos. Agora, vamos tratar justamente deste assunto: o medo, suas origens e suas conseqüências. O primeiro passo é identificar as causas do medo.

O medo... que medo? Antes de iniciar nossa aventura, descobrimos um companheiro indesejável: o medo. O medo ocupa um papel muito importante em nossa vida. Como você lida com o medo? O medo foi definido como a alteração psíquica que se manifesta no corpo, na iminência de um perigo real ou imaginário. Na área da comunicação não é diferente, mas as conseqüências podem ser desastrosas: o medo aprisiona as nossas potencialidades.


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Por que sentimos medo? Vamos fazer um teste: clique na lâmpada e uma caixa se abrirá. Escreva nela as suas características que você considera negativas. Essas informações serão compartilhadas com os outros participantes do curso, para que todos possam se conhecer. Na verdade, a nossa intenção foi apenas sensibilizá-lo. Mesmo que sejamos desinibidos a maior parte do tempo, a exposição acentua o pavor da rejeição, o medo de que nos julguem incapazes de transmitir nossas idéias com propriedade. É como se nossas dificuldades ficassem sob uma lupa gigantesca, desmascarando-nos. Como se não fôssemos bons o suficiente para merecer o respeito e a consideração dos demais. Como se tivéssemos nascido com defeito de fabricação. Nesse momento, a síndrome da rejeição instala-se perigosamente dentro de nós. Se o medo for maior que o desejo de ampliar os próprios limites, aos poucos os monólogos internos negativos vão se consolidando até nos sentirmos livres da responsabilidade de tomar atitudes mais decisivas com as nossas fragilidades.

Causas do medo Você quer mudar? A sua vontade é maior do que o conforto da rotina? Quais são os medos mais freqüentes ao se falar em público? Jogue no caldeirão os ingredientes que representam os motivos do seu medo. Ingredientes do Medo:

• Sentimento de inadequação • Vergonha • Complexo de inferioridade ou de superioridade • Perfeccionismo exagerado • Inseguranças • Sentimento de rejeição

O caldeirão destruidor está completo!Ativado por todas essas causas, o medo entra em ação e cala a nossa voz!


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A Auto-Estima Nossos gestos, atos e palavras inscrevem a nossa auto-imagem com um produto direto da auto-estima. Se eu construí uma auto-imagem positiva, é porque tenho uma auto-estima elevada, sinto amor por mim mesmo e, graças a isso, tenho as ferramentas necessárias para lidar com meus medos e minhas emoções. Mas se, ao contrário, tenho uma auto-imagem negativa, que é fruto de uma auto-estima baixa, terei problemas para lidar com as minhas frustrações e inibições, com minha timidez e ansiedade. Observe:

1. O Gil fica como reserva! Ele não joga nada! 2. Você não presta para nada mesmo! 3. Covarde!Fugiu da raia! 4. Vá brincar lá fora e não me atrapalhe! 5. Você faz sempre tudo errado! Meu Deus, dê-me paciência. 6. Ih.... Lá vem a chata da Carol e o nerd do Nando. 7. Como você é desajeitado!

Agora, que tal conhecer os possíveis resultados deste processo?

Efeitos da Auto-Estima A maneira como nos vemos, nos sentimos e pensamos que os outros nos vêem é resultado direto da nossa auto-estima e pode colorir ou acinzentar nossa imagem e influenciar de maneira decisiva a nossa comunicação com o mundo. A auto-imagem é a soma de tudo o que vivemos e de como elaboramos as nossas vivências.

• Se alimentamos sentimentos negativos e crenças limitadoras em relação a nós mesmos, a conseqüência dessa programação, desse script mental, será a constante auto-anulação.

• A nossa comunicação interpessoal será resultado dos conteúdos que

absorvemos como verdadeiros e se transformarão em barreiras ao nosso processo comunicativo.

• Nada é mais forte que a própria auto-estima. Nós somos quem

acreditamos ser e agimos de acordo com a concepção que temos de nós mesmos.


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• Se o que pensamos sobre nós mesmos define o conteúdo e a forma como transmitimos as mensagens, a auto-avaliação é a mola propulsora do sucesso ou do fracasso.

A Auto-imagem Dois períodos são fundamentais na construção da auto-imagem: Infância Os primeiros cinco anos de vida, quando entramos em contato com valores e princípios transmitidos pelo meio familiar, são fundamentais na construção de quem seremos. Nessa etapa, os pais e seus valores constituem os primeiros focos de informações e impressões que tomaremos emprestadas e nos impulsionarão para uma vida criativa ou tediosa. Nessa idade, nossa reserva emocional, é pequena. Tudo o que nossos sentidos absorvem são “verdades absolutas”, quaisquer que sejam elas. Período Escolar Se, na escola, a criança for uma vítima da chacota dos colegas, se receber rótulos que denigrem sua auto-estima e os perceber como verdades estas crueldades infantis, poderá reforçar a convicção de nunca ter valor e nunca alcançar sucesso. Essa convicção permeará toda a sua vida e sua crença latente será: “Nunca serei aceito como sou porque não tenho nada a oferecer. Se nem meus pais e amigos me aceitam e me reconhecem como digno de valor e consideração, como o mundo seria receptivo a alguém tão desprezível?” “Não cabe somente as vozes do passado, a responsabilidade pelos estragos psicológicos. A forma como elas são internalizadas varia de pessoa para pessoa. Não há regras para a relação de causa e efeito quando se trata de comportamento. Cada um tem seu jeito próprio de receber as mensagens do meio e decidir que destino dar a elas. S dermos importância e crédito exagerados aos estímulos do passado, nossas vozes internas se manifestarão como alfinetadas”.


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E você, como recebeu os seus estímulos externos? O autoconceito negativo deforma a visão real dos fatos e é o pior inimigo da auto-realização, por desestimular o movimento em direção à vida.

Fechamento O medo nem sempre é um companheiro indesejável; também pode ser uma alavanca para a tomada de decisões, muitas vezes adiadas. Se o medo impedir a pessoa de vencer suas limitações, é preciso tomar providências. O medo pode ser resultado da auto-estima baixa e, conseqüentemente, da auto-imagem negativa. Sou eu quem escolho o papel que quero representar na vida! O que sinto mobiliza o que penso e o que penso mobiliza o que faço! Por isso, é importante retirar os seus fantasmas da mochila, pois, assim, você caminhará mais confiante, rumo à conquista final.


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1.4 RECURSOS PARA LIDAR COM O MEDO

Introdução Nesta lição, nós vamos ajudá-lo a administrar o “fantasma” do medo para deixar sua bagagem mais leve. Você vai conhecer:

• as razões para vencer o(s) medo(s); • as formas de administrar o medo e as inibições.

Por que e como superar o medo? Para administrar o medo, é preciso determinar-se a isso e só você poderá fazê-lo. Lembre-se de que quanto maior for o seu medo, menos você vai ousar. E quanto menos você ousar, maior será o risco de não realizar seus sonhos e avançar no território da mediocridade. A superação do medo é um passa-a-passo que reforça positivamente a auto-imagem e a auto-estima. O primeiro passo é a auto-avaliação. Fazer um checkup que revele os pontos frágeis e fortes da nossa identidade pode nos conduzir ao autoconhecimento. Esse inventário nos permite ampliar a visão que temos de nós mesmos. Quer fazer o seu?


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Checkup Instrumento para auto-avaliação As questões abaixo vão ajudá-lo a enxergar a si mesmo mais objetivamente. Assinale V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas. ( )Dou mais atenção aos comentários negativos do que aos elogios que as pessoas fazem a meu respeito. ( )Tenho medo de dizer não. ( )Sempre penso que estou errado ou sou culpado. ( )Preocupa-me se os outros gostam ou não de mim. ( )Não me acho tão importante quanto outras pessoas. ( )Tenho medo de fazer novos amigos e de que me rejeitem. ( )Fico embaraçado em situações sociais. ( )Fico preocupado com minhas roupas e minha aparência. ( )Tenho tanto medo do fracasso que não tento fazer nada que os meus amigos fazem, embora tenha vontade. ( )Sinto-me bem ao lado das pessoas. ( )Evito comer ou beber na frente dos outros ( )Sinto-me tranqüilo quando tenho que falar em público. ( )Fico inibido ao participar de reuniões. ( )Sinto me desconfortável ao ser apresentado a alguém. ( )Não me importo de cometer erros ou falar bobagens. ( )Geralmente fico nervoso quando me dirijo a autoridades. ( )Evito ser o centro das atenções na maioria das situações. ( )Gosto de me reportar ao meu superior. ( )Fico nervoso ou tenso quando falo ao telefone na presença de outras pessoas ( )Fico relaxado quando estou sendo observado. Adaptado de auto-avaliações sugeridas por Tito Paes de Barros Neto ("Sem medo de ter medo") e por Lynne Crawford e Linda Taylor ("Timidez, esclarecendo dúvidas"). Independentemente do resultado, prossiga e conheça algumas dicas para fortalecer a auto-estima e a auto-imagem.


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Formas de administrar o medo A maneira como você trabalha a auto-imagem e auto-estima vai determinar o sucesso na superação dos seus medos. Observe: Superação da auto-imagem negativa A melhor estratégia contra a auto-imagem negativa, a ansiedade e os medos é enfrentar esses fantasmas inibidores e trazê-los à consciência. Reconhecê-los é a melhor maneira de lidar com eles. Podemos modificar as nossas convicções limitadoras e acreditar na auto-suficiência. Assim, teremos mais segurança para pensar, planejar e agir de acordo com os nossos desejos e aspirações e ter o controle das metas que queremos atingir. Criar oportunidades para isso é só uma questão de:

• investigar melhor quem realmente somos, • como as pessoas nos vêem, • o que devemos mudar, e • como vamos concretizar estas mudanças.

Criação de uma auto-estima positiva A auto-estima é uma conquista! É preciso determinação e coragem para administrar as frustrações, os fatos negativos e abrir espaço para o sucesso! Quem tem auto-estima elevada pode criar um clima de confiança e amizade, tem coragem de enfrentar as dificuldades cotidianas. São pessoas que perdoam os próprios erros por considerá-los uma oportunidade para aprender. Melhorar a auto-estima é primordial para o sucesso das comunicações!


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Fortalecimento da auto-estima e da auto-imagem Para fortalecer a auto-estima e a auto-imagem, não basta compreender os processos internos e externos bloqueadores da autoconfiança, é preciso agir para superar a timidez e as inibições e reavaliar as crenças e os valores.

• Mudança - Só podemos mudar a nós mesmos, jamais aos outros.

• Âncoras Positivas - Esforce-se para substituir os pensamentos negativos por positivos.

• Auto-aceitação - Aprenda a gostar de si e a aceitar seus pontos fortes e

fracos.Olhe para si mesmo através de lentes mais carinhosas.

• Ferramentas Internas - Temos ferramentas em nós que nos ajudam a administrar nossos conflitos.

• Coragem - Ter coragem é conseguir conviver bem com nossos medos.

• Elogios - Aprenda a receber os elogios. Às vezes, tendemos a repelir as

“carícias” verbais. Você merece toda a atenção e o afeto do outro.

• Crescimento Intelectual - Desenvolva seus conhecimentos e percepções acerca do mundo e da sociedade em que vive. Estar bem informado é uma forma de conhecer e se autoconhecer.

• Plano de Ação - Saiba que a melhor forma de administrar o medo é

conhecer suas origens, compreender suas causas e criar um plano de ação para vencê-lo.

• Padrões - Livre-se dos padrões que não servem mais. Substitua-os e

analise as vantagens da mudança.

• Condicionamentos Familiares e Sociais - Não fique culpando eternamente o passado pelos medos do presente. Identifique os condicionamentos familiares e sociais que impedem o seu crescimento e a sua liberdade de mudar.

• Determinação - Determine o que quer mudar em si mesmo e como

concretizará essas mudanças. Você já conhece algumas ferramentas para eliminar o medo de sua vida. O que acha de começar a usá-las?


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Fechamento Na sua mochila já estão as ferramentas que o auxiliarão a superar alguns obstáculos desta trilha. Nesta lição, você viu:

• porque é importante vencer o medo e como superá-lo. Lembre-se: O talento para esculpir a própria vida depende:

• da vontade de mudar; • de livrar-se da bagagem inútil; • de vencer as barreiras que nos impedem de construir uma imagem positiva

e de ter a ousadia de viver os próprios sonhos.

Conclusão Comunicação Eficaz, aqui vou eu! Nós podemos nos comunicar de forma afirmativa, vigorosa e entusiasmada. Nós merecemos elogios por nosso esforço pessoal para superar os obstáculos. Nós podemos fortalecer positivamente a nossa auto-imagem e a auto-estima para enfrentar o medo e a sombra. Mas, para conquistarmos tudo isso, é preciso querer e agir. E você já mostrou que quer. Você acabou de dar um enorme e decisivo passo nesta direção, não só acessando este curso, mas participando dele e aceitando o desafio proposto.


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2 A TRILHA: SUPERANDO OBSTÁCULOS

2.1 VISÃO GERAL

Introdução Nesta lição, nós vamos ajudá-lo a administrar o “fantasma” do medo para deixar sua bagagem mais leve. Agora que você já sabe como vencer o medo e alcançou a outra margem do rio, chegou a hora de iniciar a trilha, propriamente dita. Para isso, vai precisar de alguma técnica para adquirir mais firmeza e desenvolver as habilidades adquiridas com a experiência. Este módulo é um guia para ajudá-lo a preparar-se bem. Os princípios nele contidos, se bem compreendidos, sentidos e aplicados, consolidarão a imagem irretocável do bom profissional, a meta de nossas comunicações formais e informais. Mas, para isso será necessário atingir os 4 marcos da trilha:

1. O CHA; 2. Planejamento; 3. Apresentação; 4. Avaliação.

Objetivos Ao final desta etapa, você será capaz de:

• reconhecer os métodos e as técnicas que vão ajudá-lo a falar em público com segurança, clareza e naturalidade.

A primeira parada é no marco do CHA. Prossiga e preste bastante atenção: o CHA é o roteiro da sua caminhada para os próximos marcos. Vamos começar?


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2.2 O CHA

Introdução Chegamos ao 1º marco. Ao final desta lição, você será capaz de:

• definir o CHA; • reconhecer os três princípios básicos do CHA.

Guarde bem este mapa em sua mochila, pois ele contém informações preciosas para os marcos seguintes. Para começar, você sabe o que é CHA?

Conceito O CHA é uma importante técnica para se alcançar a excelência na comunicação. Funciona como um verdadeiro roteiro para uma comunicação de qualidade. É composto por três princípios fundamentais:

C Conhecimentos: tudo o que você precisa saber para apresentar-se bem.

H Habilidades: tudo o que você precisa treinar e desenvolver para tornar-se um comunicador eficaz.

A Atitude: tudo o que você precisa fazer para ter conhecimento e aprimorar as habilidades comunicativas.

Desenvolver e ampliar esses aspectos que compõem o CHA é criar as condições para o sucesso de qualquer tipo de apresentação. Prossiga e conheça os passos essenciais para uma apresentação de qualidade.


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Fases de uma apresentação Muito bem! Agora que você já sabe o que é o CHA, deve estar ansioso para saber como utilizá-lo nas apresentações em público, não é? Antes de prosseguir, reflita um pouco mais sobre a preparação de uma apresentação. Todo mundo sabe que há muita coisa envolvida em uma apresentação, mas nesta etapa da trilha basta considerar as três principais fases da apresentação. Estas fases seguem uma ordem: 1º.Planejamento – É fundamental para que a apresentação seja fluente, lógica e criativa. 2º.Apresentação – É a prática do planejamento. Tendo planejado a sua apresentação com todo o zelo e cuidado, não há com o que se preocupar. Tal como ocorre com o planejamento, a apresentação envolve uma série de procedimentos que você verá mais à frente. 3º.Avaliação – Depois de realizada a apresentação, é muito importante analisar os aspectos positivos e negativos para tentar melhorar na próxima oportunidade. Cada uma dessas etapas será cuidadosamente detalhada nas próximas lições. E o CHA será de grande importância em cada uma destas etapas. Confira!

Apresentação e o CHA O segredo de uma boa apresentação está em cumprir criteriosamente cada uma das etapas mencionadas. O conhecimento destas etapas e dos princípios que compõem o CHA vai garantir a excelência das suas apresentações. Quais princípios do CHA são aplicáveis em cada fase?

• Planejamento – CHA • Apresentação – CHA • Avaliação – CHA

Para atingir a excelência na comunicação, é preciso aplicar os princípios do CHA nas três fases, ou seja, nos três papéis assumidos por quem se dispõe a fazer uma apresentação. Prossiga para conhecê-los.


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Os três papéis do comunicador Os três papéis que o comunicador deve assumir para alcançar a excelência na comunicação são: Comunicador-planejador Atua na etapa do planejamento/organização de uma apresentação. É quando ele pensa, analisa, planeja e organiza as idéias. Comunicador-apresentador Atua na etapa de execução/apresentação da palestra, aula, etc. É quando ele transmite e executa as idéias. Comunicador-avaliador Atua na etapa da avaliação de todo o processo de trabalho. É quando ele avalia e revisa as idéias apresentadas e as metas atingidas. Estes papéis serão cuidadosamente explicados nas próximas lições. Enquanto isso, conheça a aplicação do CHA nas técnicas de apresentação.


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Aplicação do CHA Papel Conhecimentos

(saber) Habilidades (saber fazer)

Atitudes (querer fazer)

1ª etapa Planejamento

Comunicador-planejador

da realidade; do público-alvo; do conteúdo a ser

exposto; das técnicas de

apresentação; dos recursos

audiovisuais; do planejamento da

apresentação

aplicação dos conhecimentos;

auto-análise.

querer planejar.

2ª etapa Apresentação

Comunicador-apresentador

comunicação verbal e não-verbal; características dos

participantes; técnicas de controle

da emoção.

liderança; relacionamento

com o grupo.

querer se comunicar

3ª etapa Avaliação

Comunicador-avaliador

avaliação; reação do grupo; resultados.

percepção das reações do grupo.

querer avaliar

Fechamento Neste primeiro marco, você viu que o CHA (Conhecimentos, Habilidades e Atitudes) é uma ferramenta poderosa, que deve ser aplicada nas três principais fases de uma apresentação em público:

• Planejamento – quando há o comunicador-planejador; • Apresentação – quando o comunicador-apresentador atua; • Avaliação – quando o comunicador-avaliador entra em ação.

Tendo em mãos um mapa tão valioso, você está pronto para seguir para o próximo marco, onde aprenderá a utilizar o CHA no planejamento de uma apresentação. Boa caminhada!


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2.3 PLANEJANDO

Introdução Tendo ultrapassado o marco do CHA, você vai seguir agora para o marco do planejamento. Este é um marco fundamental para que a sua apresentação seja fluente, lógica e criativa. Você terá que planejar muito bem o seu percurso para evitar deslizes ou mesmo um acidente. Ao final desta etapa, você será capaz de:

• utilizar o CHA para desenvolver melhor o planejamento de sua apresentação.

Pronto para começar esta nova etapa da trilha? Siga o mapa e boa caminhada!

Comunicador-planejador Neste momento, o comunicador passa a ser o planejador de sua apresentação ou o comunicador-planejador. Para exercer esta atividade com maior segurança e propriedade, é importante conhecer as três partes fundamentais de um planejamento.

• Planejamento genérico; • Elaboração da palestra; • Preparação pessoal.

Em cada uma delas, o comunicador-planejador pode e deve utilizar o CHA para melhor desenvolvê-las. Prossiga para as outras telas e veja como proceder.


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Planejamento Genérico – 1ª parte do planejamento Nesta etapa do planejamento, o comunicador-planejador deve ter muito claras as respostas para as seguintes perguntas:

• o que vai falar? • por que vai falar? • quando vai falar? • onde vai falar? • para quem vai falar? • como vai falar? • por quanto tempo? • quais os resultados esperados?

Um lembrete: é preciso querer fazer, ou seja, ter a atitude de querer planejar, e não se deixar dominar pela resistência ou preguiça. Conheça detalhadamente cada um dos pontos levantados aqui.

Conhecimentos Os conhecimentos necessários para o planejamento de sua apresentação são:

Tema Escolha um assunto que você conhece, pesquise e pense sobre ele. Peça orientação a especialistas na área.

Objetivos Defina com precisão em uma frase onde você quer chegar, a resposta que espera dos participantes e o que pretende que eles absorvam.

Público-Alvo Busque informações como escolaridade, faixa etária, interesses, nível de informação e adapte o seu discurso ao ambiente e ao nível cultural dos participantes.

Recursos e Estratégias

Escolha os recursos necessários, sejam eles pessoais ou materiais (apoios e equipamentos). Desperte o interesse dos participantes.

Momento Escolha a melhor oportunidade para efetivar a sua comunicação. Duração Verifique o melhor tempo, ensaiando todas as etapas, suprimindo

ou acrescentando o que achar melhor. Local Escolha um espaço que seja adequado ao tipo de apresentação. Expectativas Defina a idéia que pretende deixar como saldo ao final da sua

apresentação, que mudanças espera promover nos ouvintes.


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Elaboração da palestra – 2ª parte do planejamento Saiba que o trabalho escrito é muito importante, porque o ato de escrever cria uma intimidade com as idéias, que vai tornar a sua fala muito mais natural e persuasiva. Escrever aquilo que se quer transmitir e transformar o texto em um roteiro prático requer disciplina, determinação, vontade e inteligência. Além de ser uma demonstração de profissionalismo e um sinal de respeito para com a platéia, promove uma autoconfiança muito maior. A elaboração de uma palestra requer alguns cuidados especiais que, se observados, vão otimizar a etapa do planejamento: Cuidados Especiais Preparação da Palestra Título

• Escreva o título da palestra no alto da página e solte a imaginação. • Deixe vir as palavras, as frases, os desenhos, as metáforas, os sons, as

sensações e as experiências profissionais e pessoais. Objetivo

• Escreva em poucas palavras qual é o objetivo da sua apresentação. Tema

• Pesquise o assunto. • Escolha os argumentos que pretende aprofundar, anote o que possa

ampliar seus conhecimentos e acrescente a sua versão pessoal. Conteúdo

• Selecione as idéias mais interessantes e armazene as que não serão utilizadas de imediato.

• Estabeleça relações entre o conteúdo e a realidade do público-alvo. • Escolha algumas idéias interessantes e relacione-as com a prática diária

dos ouvintes. • Busque fatos interessantes e breves para ilustrar a sua apresentação.


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Estrutura • Crie uma estrutura para a palestra. • Verifique se ela atende aos seus objetivos e às expectativas da platéia; • se está de acordo com o tempo, o momento e o local; e se terá condições

de ser bem desenvolvida. Estrutura

• Divida a apresentação em 5 partes: 1. Frase de abertura; 2. Introdução; 3. Desenvolvimento; 4. Conclusão; 5. Frase Sugestiva.

Frase de abertura

• Revele o seu objetivo e ganhe o interesse do público; • Faça uma pergunta instigadora à platéia (você deve saber a resposta e

estar preparado para a participação do público). Introdução

• Deve ser um convite para que a platéia preste atenção à mensagem. • Apresente o tema, o seu interesse por ele, diga o que o habilita a estar ali,

quais são as suas expectativas de troca com as pessoas presentes e o que elas ganharão por ouvi-lo;

• relacione o tema com o passado, presente e futuro; • conte uma pequena história, leia um verso ou cite uma frase de alguém

conhecido. Desenvolvimento

• Constitui-se de 2 momentos especiais 1. A estruturação das Idéias; 2. 2. A redação.


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Desenvolvimento

• 1-A estruturação das Idéias: - Quando você vai expor os argumentos que provam a sua tese; - e estruturá-los de forma lógica e coesa, para que todos saibam onde você quer chegar.

Desenvolvimento

• 2-A redação - Não use muitos adjetivos, trocadilhos, gírias, palavras ambíguas, linguagem técnica, clichês, palavras rebuscadas ou repetidas, períodos muito longos, sintaxe errada, ou concordância verbal e nominal duvidosa.

Conclusão

• É a síntese do que foi desenvolvido e deve realçar a idéia central. Faça comentários sobre o futuro e projete perspectivas.

Frase Sugestiva

• Uma frase sugestiva deve encerrar a sua palestra. Pode ser a idéia que você deseja registrar ou o que possa provocar mudanças nos ouvintes.

Fichas Escritas

• Use fichas escritas num só lado. • Essas fichas devem conter os pontos-chave da Introdução, do

Desenvolvimento e da Conclusão. As anotações devem ser simples, práticas e destacar o equilíbrio entre as partes da palestra.


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Esquema lógico da apresentação Introdução - capta o interesse; - define objetivos; - registra importância da idéia principal. Desenvolvimento - apresenta os argumentos Conclusão - sintetiza temas propostos Frase sugestiva Com isto, completamos duas das três etapas que constituem a fase de planejamento de uma apresentação em público: o planejamento genérico e a elaboração da palestra. Prossiga e conheça algumas dicas importantes para a 3ª parte.

Preparação Pessoal – 3ª parte do planejamento A comunicação com grupos costuma envolver muita responsabilidade e um alto grau de tensão, o que leva a um estado de prontidão. Se você se preocupar que está suando muito ou se a platéia o aceita ou não, a concentração desaparece e você deixa de atuar de acordo com o seu objetivo. Se o comunicador estiver concentrado na mensagem, aos poucos o corpo e a mente estarão interagindo naturalmente com o público, abrindo espaço para a sintonia com a platéia. Não vá para uma apresentação apenas com “a cara e a coragem”. Leia e ensaie várias vezes como apresentador o conteúdo das fichas e conheça sua segurança e fluência em relação ao tema. Treine bastante diante do espelho ou de um grupo de amigos e filme o ensaio. Em um determinado momento, as fichas estarão quase memorizadas e o ato de olhar alternadamente para as anotações e a platéia será mais espontâneo. Estas não são as únicas dicas para a sua preparação pessoal. Conheça, ainda:


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Dicas Gerais Avalie a freqüência com que se utiliza as dicas abaixo:

Muitas Vezes

Algumas Vezes

Poucas Vezes

Estimulo o meu lado de ator: leio em voz alta, diante do espelho, exercitando a voz e o corpo.

Leio as notícias de jornal como se fosse um locutor de rádio ou televisão.

Leio com assiduidade para enriquecer meu vocabulário e argumentação.

Observo a dicção e articulação.

Participo de palestras e cursos de aperfeiçoamento de técnicas de apresentação.

Penso positivamente.

Estou ciente do que tenho a oferecer.

TOTAL

Dicas Específicas

• Respire fundo para descontrair os músculos do corpo e do rosto. • Use técnicas respiratórias revitalizadoras e exercícios de relaxamento físico

e mental. • Fale devagar, umas 120 palavras por minuto. • Seja simples e respeitoso ao falar. • Receba os interlocutores como hóspedes queridos: deixe-se levar pela

emoção. • Reúna os ouvintes o mais próximo de você ou vá até eles se estiverem

espalhados pelo auditório. Importante: todas as dicas são importantes. Considere a possibilidade de exercitar mesmo aquelas que você rejeitou.


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Check list A produção e o planejamento do check list constituem, no mínimo, 40% do sucesso de uma apresentação. Você seria capaz de produzir o seu check list com base nos dados apresentados até agora? Público Alvo Este é o que check list do público-alvo padrão.

• profissão; • faixa etária; • nível econômico e social; • sexo; • escolaridade; • expectativas; • áreas de interesse; • tipo de realidade em que vive; • grau de motivação quanto ao assunto; • grau de conhecimento do tema a ser abordado.

Características do evento Esta é uma reunião para levantar todas as características de um evento:

• Muito bem, senhores! Todos cumpriram suas tarefas? • Infelizmente, tive um contratempo, mas passei as minhas incumbências

para dona Rafaela.

• Sim, seu Almeida. Verifiquei tudo o que me pediram:- horário, - local, - duração, - mestre-de-cerimônias...


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• Também fiz minha parte, senhor:- objetivos, - número de apresentadores,- tempo das apresentações,- o técnico de som,- coordenadores.

Local do evento – condições técnicas e ambientais

• Sala: tamanho; desenho; ventilação; iluminação; ar-condicionado; distância entre o palco e a platéia; decoração; sistema acústico; limpeza e conservação.

• Poltronas: tipos de poltrona, quantidade e disposição.

• Condições técnicas: voltagem elétrica, sistema de áudio e vídeo e sistema

de alarme.

• Gerais: banheiros, setas indicativas. Recursos Didáticos Podem ser divididos em categorias: Você acabou de produzir o seu check list. Agora, você visualizará um check list completo.

Eletrônicos De escritório De apoio

• Computador • Telão • Microfones • Retroprojetor • carrossel de

slides • filmadora • TV • aparelhagem de

som

• Pincéis atômicos • Canetas comuns

e hidrográficas • Papel sulfite • Fita crepe • Tesoura • grampeador

• Flip charts • Crachás • Certificados • Lista de presença • Transparências • Textos de apoio • Avaliações • Apostilas • Bloco de

anotações


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Check list

Check list de planejamento de uma apresentação

Público-alvo

Profissão Faixa etária Escolaridade Nível econômico e social Sexo Expectativas Tipo de realidade em que vive Áreas de interesse Grau de conhecimento do tema a ser abordado Grau de motivação quanto ao assunto

Características do evento

Horário Local Objetivos Número de apresentadores Tempo total do evento Divisão de tempo para sua apresentação Profissionais adequados à função Mestre-de-cerimônias Técnico de som, coordenadores


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Local do evento - condições técnicas e ambientais

Tamanho da sala Desenho da sala Número de participantes Temperatura Ventilação Iluminação Decoração Tipo de piso Sistema acústico Tipos de poltrona Distância entre palco e platéia Limpeza e conservação da sala Ar-condicionado Número de ventiladores Sistema de áudio e vídeo Setas indicativas para o evento Banheiros

Recursos Didáticos

Equipamentos eletrônicos

Computador Filmadora Tripé Aparelhagem de som TV Vídeo cassete Telão Retroprojetor Microfones Carrossel de slides Telefones Aparelhagem de som (toca-fitas e CD player)


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Material de apoio

Transparências Flip charts Mesas de apoio Livros Apostilas Textos de apoio Bloco de anotações Crachás pessoais e de mesa Avaliações Certificados Lista de presença Testes

Material de escritório

Canetas Lápis Pincéis atômicos Canetas hidrográficas Fita adesiva Giz Papel sulfite Tesoura Grampeador Fita crepe Alfinete Rolo de barbante forte Apontador de lápis Cola Régua

Muito bem! Agora, além de possuir o roteiro dos principais marcos, você tem um kit alimentação extra: o check list.


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Fechamento Neste marco, você viu como desenvolver o Planejamento da sua apresentação, tendo o CHA como guia.

1ª etapa: Planejamento

Papel Conhecimentos (saber)

Habilidades (saber fazer)


comunicador-planejador

da realidade; do público-alvo; do conteúdo a ser exposto; das técnicas de apresentação; dos recursos audiovisuais; do planejamento da apresentação.

aplicação dos conhecimentos; auto-análise.

querer planejar.

Mas a sua aventura não pára por aqui! Ainda faltam dois marcos.


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2.4 APRESENTANDO

Introdução Você já passou por dois marcos e, agora, chegou a um marco decisivo na sua trilha: a Apresentação. Por que ele é tão decisivo? Porque a partir daqui você decidirá se continua a seguir sua trilha ou se volta para casa. Mas pense bem, porque no final dela, você será capaz de:

• utilizar o CHA para estruturar e simular uma apresentação real. Pronto para mais uma etapa da trilha? Siga o mapa e lembre-se: será uma experiência inesquecível!

CHA e Apresentação Um comunicador que quer ser um apresentador eficaz, deve ter: Conhecimentos para:

• administrar o medo, a insegurança e a inibição; • identificar as características pessoais dos participantes; • efetivar uma comunicação verbal e não-verbal mais criativa.

Habilidades para:

• liderar com autoridade e não com autoritarismo; • analisar o público-alvo; • escolher os canais mais eficazes de comunicação; • administrar conflitos.


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Atitudes para: • comunicar-se com a platéia; • perceber o outro sem preconceitos; • criar um clima de empatia e confiança; • promover a sinergia.

Muito bem! Com base nestas informações, você conhecerá o papel de um comunicador- apresentador. Prossiga e confira!

Comunicador-apresentador O comunicador-apresentador é um ator em ação. Na hora da apresentação, está pronto para projetar a sua personalidade em seus gestos, palavras e atos, e tem coragem de associar o lado racional daquilo que pretende expor com o que sente, pensa e quer transformar. Seu principal objetivo é conquistar a platéia pela sua competência e segurança. Vou contar, agora, o caso do Otávio, na esperança de poder ajudá-lo. Otávio foi convidado para dar uma palestra na Associação Comercial de sua cidade, o que o deixou bastante lisonjeado. Chegou o dia da apresentação. Otávio está nervoso. Faltam apenas 2 horas para o início da palestra e ele já se encontra no local. O que você recomendaria ao Otávio para usar, da melhor maneira, essas horas de espera? 2 horas Como o Otávio poderia aproveitar o tempo que antecede a apresentação? Compare suas sugestões com algumas possibilidades já testadas e aprovadas:

1. Andar pela sala para familiarizar-se com o espaço; 2. Repassar a utilização dos recursos audiovisuais; 3. Por em ordem as transparências; 4. Verificar:

- quem vai falar antes e depois de você e confirmar; - a iluminação e a posição do telão; - se o data show está OK e se o arquivo ppt está abrindo corretamente; - o som e o microfone; - a ordem das folhas no flip-chart; - se os filmes e slides estão programados corretamente; - se as músicas estão no ponto e na ordem certa.


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1hora 1 hora antes da apresentação Otavio deve:

• ir ao banheiro; • dizer em voz alta as primeiras frases para sentir a acústica da sala; • esperar que algo aconteça e impeça a realização do evento; • sentar-se em um local tranqüilo, fechar os olhos e imaginar-se:

- recepcionando os espectadores; - sendo apresentado ao público pelo mestre-de-cerimônias; - pegando o microfone com segurança e confiança; - iniciando a palestra; - interagindo com o público; - sendo aplaudido, cumprimentado e elogiado pelo público;

• fazer exercícios respiratórios para aliviar a tensão; • repassar mentalmente os principais tópicos; • telefonar para o melhor amigo para ouvir elogios e sentir-se seguro.

5 minutos 5 minutos antes da apresentação O que você recomenda ao Otávio?

• Posicionar-se no palco, esperando ser anunciado. • Ir ao banheiro e pedir ao anjo-da-guarda que o livre de vexames. • Procurar um lugar no fundo do auditório para concentrar-se, respirando

pausada e ritmadamente. • Dar uma última lida no resumo da palestra e ver se não esqueceu de

nenhum detalhe importante. Em 5 minutos, Otávio estará fazendo a sua apresentação. Que detalhes ele deverá observar?


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Recursos Os itens detalhados na fase de planejamento constituem recursos importantes na etapa de apresentação. São eles: Recursos Pessoais Refere-se a três questões principais: - voz; - linguagem corporal; - aparência. Recursos Materiais Os recursos materiais, especialmente os audiovisuais, devem ser selecionados na fase de planejamento e muito bem utilizados na etapa de apresentação. Nas telas seguintes, cada um desses itens será apresentado em detalhes. Será que o Otávio vai se lembrar de todos eles durante a sua apresentação? Recursos Pessoais Uma comunicação deve transmitir o entusiasmo do comunicador para que a platéia também se entusiasme pelas idéias apresentadas. Muitos são os fatores que contribuem para fortalecer uma imagem. Para que haja harmonia entre o que somos e a imagem que queremos transmitir, é preciso observar alguns aspectos, como: Voz É um termômetro das nossas emoções: o medo, a insegurança, a força e o magnetismo pessoal expressam-se através dela. Saber administrar a variedade dos sons, a beleza melódica das palavras e a coerência e a força das idéias é zelar pela qualidade da comunicação. É possível melhorar nossa identidade vocal e, com a prática de exercícios freqüentes, corrigir os defeitos de articulação e dicção, na busca de uma voz identificada com a qualidade sonora. Uma voz bem trabalhada transmite segurança, credibilidade e matiza as idéias com os tons da emoção e do sentimento.


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Dicção

Exercícios de Dicção Pronunciar bem as palavras dá maior credibilidade à mensagem. Uma pessoa que articule bem os sons demonstra segurança. Para uma boa dicção é preciso abrir a boca e articular as palavras, mas sem exagero. Para exercitar-se, pronuncie as seguintes frases, articulando com exagero e aumentando gradativamente a velocidade: 1. O bispo de Constantinopla é bom constantinopolizador.

Quem o desconstantinopolizar Bom desconstantinopolizador será.

2. Num ninho de mafagafos

havia cinco mafagafinhos quem o desmafagafar bom desmafagafador será.

3. Uma rua paralelepipezada por um bom paralelepipezador,

Quem quiser desparalelepipezá-la, Bom desparalelepipezador será.

4. Quem paca cara compra,

Paca cara pagará Quem compra paca cara Pagará cara paca.

5. Padre Pedro partiu a pedra no prato de prata.

A pedra partiu o prato de prata do padre Pedro. 6. A aranha arranha a rã

A rã arranha a aranha Nem a aranha arranha a rã. Nem a rã arranha a aranha.

7. Iara amarra a arara rara.

A rara arara de Araraquara. 8. Era uma sucessão de sucessos que se sucediam

sucessivamente sem cessar.


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Cuidados Cuidados que se deve ter com a voz Nossas cordas vocais são instrumentos delicados que precisam ser zelados. Evite

• O álcool; o fumo; alimentos muito quentes ou muito frios e ar condicionado. • Forçar a voz, ansiedade e tensões, excessos noturnos e gritar

constantemente. • Leia em voz alta, cante.

Faça

• Pela manhã, espreguice para distender os músculos. • Antes de uma apresentação, poupe a sua voz; • Coma alimentos fibrosos. • Respire ampla e profundamente; • Hidrate-se: aumente o consumo de líquidos.

Otávio não fuma, não bebe, é naturalista convicto, além de praticar meditação transcendental. Será que ele tomou esses cuidados?


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Problemas X Solução São três os problemas que Otávio deve evitar. Conheça-os e veja como solucioná-los. - Tom monótono O tom monótono é um nível inapropriado de discurso. É provocado, na maioria das vezes, pela ansiedade. Quando o comunicador se retrai, os músculos do peito e da garganta ficam mais flexíveis e a circulação do ar é restrita. Quando isso ocorre, a voz perde a animação natural e surge o tom monótono. Para restaurá-la, relaxe e libere as tensões. O movimento dos membros é fundamental. Não precisa fazer uma movimentação dramática; apenas o suficiente para relaxar a musculatura e permitir que a respiração volte ao normal. A gravação de áudio ou vídeo ou o comentário de um amigo pode ajudá-lo a saber como foi o seu desempenho. - Velocidade inadequada A velocidade não chega a ser, necessariamente, um problema, se você articula bem as palavras quando fala. No entanto, se fizer uma apresentação técnica, ou se alguém da platéia tiver que tomar notas, tenha cuidado com o ritmo. Uma indicação de que você está falando rápido demais é tropeçar nas palavras. Se isso ocorrer, desacelere. As pausas durante a apresentação são um instrumento eficaz para enfatizar os pontos principais. Não faz mal que, em alguns momentos, se faça silêncio no curso da apresentação. A platéia precisa de tempo para digerir o que ouve. - Volume inadequado Preste atenção ao volume da voz. Para não ter que perguntar se as pessoas que estão sentadas atrás estão conseguindo ouvi-lo, antes da apresentação, peça para alguém se sentar no fundo da sala e orientá-lo. Se o seu problema não for uma voz volumosa, mas suave, você deve exercitá-la. Treine em um ambiente bem maior do que aquele onde você vai se apresentar, com um amigo ou assistente sentado ao fundo da sala para orientá-lo. A voz muito alta, por outro lado, costuma indicar problemas de audição. Nesse caso, faça o mesmo exercício, mas agora com seu amigo sentado na primeira fileira.


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Linguagem Corporal Nós não temos um corpo, nós somos o corpo. Nosso corpo fala. E como fala! Ele capta tudo, de todas as maneiras, aponta a mentira, desnuda as falsas convicções, arranca máscaras e expõe verdades inconscientes com sua linguagem expressiva. Todo gesto, por menor que seja, traduz o que, muitas vezes, as palavras não conseguem expressar. O movimento corporal tem tanta importância quanto a palavra na comunicação humana. É um recurso expressivo riquíssimo que favorece a ligação entre as pessoas e reforça a magia da interação social. Os gestos e as expressões faciais, o contato visual, a postura e a movimentação corporal servem para:

• descrever, complementar e reforçar as idéias; • embelezar a fala; • substituir as palavras; • imprimir mais dinamismo à comunicação; • expressar os sentimentos; • favorecer o entendimento; • promover a interação com a platéia; • facilitar a transmissão da mensagem.

Movimento Corporal

Aprimorando a linguagem corporal: habilidades técnicas e comportamentais

para diminuir as barreiras não-verbais nas apresentações em público.

Habilidades Técnicas

• Deixe o cenário da apresentação livre para não correr o risco de tropeçar em nada. Estude o espaço com antecedência.

• Estabeleça uma zona de conforto no palco para movimentar-se com tranqüilidade.

• Não enfie as mãos nos bolsos nem as cruze na frente ou nas costas. • Não enfie as mãos nos bolsos nem as cruze na frente ou nas costas • Mentalmente, divida a platéia em grupos. Primeiro, olhe para o público

como um todo, depois para cada setor; todos, indistintamente, deverão receber sua atenção visual.

• Seus gestos devem estar ancorados numa idéia que os fortaleça para ganhar significado na transmissão da mensagem. O gesto deve ter uma intenção, um motivo que dê forma ao conteúdo.


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• Não dê as costas para a platéia. Mantenha a cabeça erguida ao olhar para ela. Não fique olhando para o teto e muito menos para o chão.

• Evite sentar-se durante a exposição em pé, a energia se concentra mas e a linguagem corporal é mais evidente, apóie-se nas duas pernas, que devem estar paralelas uma à outra e o peso do corpo igualmente distribuído sobre os pés.

• Imagine seu corpo sendo puxado por um fio que sai do chão e vai até o teto um fio flexível e elástico que imprime ao corpo uma postura elegante e natural. Os joelhos devem ficar levemente flexionados.

• Ande naturalmente por sua área de atuação, mas sempre ligado à platéia, que acompanha todos os seus movimentos. Por isso, seus movimentos devem ser harmoniosos e delicados, mas enérgicos.

• Deixe o gesto fluir naturalmente. • Gesto e palavra devem estar sintonizados. O movimento complementa e

reforça o que se diz. • Lembre que um gesto jamais substituirá o desconhecimento do assunto. O

gestual apenas acentua e dá mais vida à mensagem. • Evite erguer os braços acima da cabeça e as mãos acima do peito, a não

ser que esteja num espaço muito amplo. • Cuidado com os gestos repetitivos, que podem se transformar uma barreira

visual. • Lembre-se de que as expressões faciais e as mãos são excelentes

facilitadores da sua comunicação. • Manter a cabeça baixa dá idéia de tristeza, desolação, dor, derrota,

melancolia. Cabeça muito alta denota desafio, coragem, rio, provocação. • Exiba uma expressão alegre e não perca o contato visual com a platéia.

Mostre para ele que você sente prazer em falar.

Habilidades Comportamentais

• O movimento corporal do comunicador incita os movimentos da platéia. Paixão gera paixão, vitalidade gera vitalidade, apatia gera apatia, entusiasmo gera entusiasmo.[cuidado com os gestos contraditórios! Se o objetivo for, por exemplo, reforçar o espírito de união, a linguagem gestual deve contribuir para isso.

• Procure seguir os elementos reguladores da gesticulação: • Espaços pequenos e descontraídos pedem gestos menores; • Espaços abertos, grandes e formais pedem gestos amplos. • Gestos vigorosos traduzem sentimentos mais intensos; • Há um gesto para cada emoção.

• Erga uma ponte entre a essência do gesto e a força da mensagem. O gesto espontâneo dá beleza, plasticidade, consistência e força à mensagem. O refinamento da linguagem do corpo facilita a tradução da mensagem e a compreensão do ouvinte.


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• Não basta que o corpo se expresse, é preciso que ele se comunique de forma eficaz. Esse objetivo será alcançado se tivermos coragem de fazer uma análise objetiva da força e da agilidade da nossa comunicação não-verbal.

• A expressão corporal acentua o magnetismo pessoal do comunicador. A valorização da mensagem cumpre uma importante função nas comunicações, que é facilitar a transmissão da mensagem.

• Se você é uma pessoa tranqüila, sua movimentação externa tenderá a refletir essa característica. Caso seja energética e extrovertida, sua linguagem corporal também refletirá isso. Observe se o seu gestual combina com os traços da sua personalidade, se há um equilíbrio entre gesto e fala e se a comunicação corporal está cumprindo o seu papel.

• Evite a postura de uma pessoa subserviente: ombros caídos, olhar baixo, costas curvadas e uma expressão de desamparado, que em nada contribuem para a comunicação efetiva. Em contrapartida, um nariz empinado, olhos ameaçadores, queixo erguido e ar de superioridade costumam criar um distanciamento da platéia e até certa antipatia.

• O cuidado com a postura começa antes de você chegar à tribuna. Enquanto aguarda a vez de falar, sente-se com naturalidade sem ficar cruzando e descruzando as pernas, sem tamborilar com os dedos, porque a platéia está observando-o.

EUNICE MENDES CONSULTORA DO INSTITUTO MVC - M. VIANNA

COSTACURTA ESTRATÉGIA E HUMANISMO Gestos O gesto ajuda a dizer o indizível, a traduzir o intraduzível e a dar forma a um sentimento. As mãos podem ser um grande problema para o comunicador. Com Otávio não foi diferente. “Onde vou colocá-las?”, ele se perguntou segundos antes de subir ao palco. As mãos são um recurso expressivo que valoriza a mensagem e enriquece a comunicação. Gesticule diante de uma platéia como se estivesse conversando animadamente com um amigo. Qual das posturas abaixo, você recomendaria ao Otávio?


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Dicas Úteis

• Exercite as mãos, abrindo e fechando os dedos; • Deixe as mãos soltas e fechadas para facilitar o gestual; • Não faça gestos exagerados nem estereotipados; • Se não souber o que fazer, não faça nada; • Não passe a mão pelo rosto ou pela cabeça.

Expressões Faciais O rosto e as expressões faciais são um foco constante de interesse da platéia. São como um mapa: indicam as emoções, a afetividade, a segurança e a autoridade do comunicador sobre o assunto, seu entusiasmo e sua crença na mensagem que está transmitindo. Uma fisionomia expressiva desperta o interesse da platéia e cria uma sintonia fina que valoriza a apresentação.

Entusiasmado Amedrontado Inseguro Alegre Confiante Numa comunicação em público, mesmo que o assunto seja árido, os músculos faciais podem estar relaxados. Sempre que o assunto permitir, sorria com naturalidade. O sorriso espontâneo é um convite ao público: “A porta está aberta, seja bem-vindo!”.


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Dicas úteis

• Faça caretas para relaxar os músculos faciais; • ponha as mãos sobre os olhos fechados para relaxá-los; • procure deixar o rosto relaxado, distendido, e ele será uma tela para as

suas idéias; • não erga muito o queixo, para não parecer arrogante.

Contato visual Os olhos transmitem sentimentos que levariam horas para ser explicitados. A segurança e simpatia com que olhamos para a platéia são alavancas importantes para o envolvimento e a busca da sintonia. Estabelecer um diálogo visual com os espectadores é criar empatia e abrir um canal de atitudes receptivas. O contato visual eficaz é direto, empático, busca o diálogo. O apresentador que, ao contrário, evita o contato visual pode transmitir insegurança e nervosismo, obtendo apenas um auto-isolamento. Dicas úteis

• Não fique olhando para um e para outro. Demore-se um pouco em cada uma.

• Não olhe só para um lado da platéia e não fixe o olhar numa só pessoa para não inibi-la.

• Olhe para o público com naturalidade e tranqüilidade, mas não o encare. • Antes de começar a falar, olhe para toda a platéia. • Procure ler o que o público está dizendo através do olhar. • Lembre-se: nenhuma técnica é melhor que a naturalidade. • Se estiver tenso, olhe para quem lhe parecer mais receptivo. Se encontrar

um olhar hostil, evite-o durante os 30 primeiros minutos. Postura e Movimentação Quando estamos nos comunicando, temos que sentir o corpo muito firme no chão. Imagine um fio que sai da terra, passa pelas pernas, pela cabeça e alcança o teto. É um fio flexível, mas firme, que sustenta muito bem a estrutura corporal, conferindo maior domínio físico e harmonizando os gestos. Experimente, você não vai se arrepender!


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Dicas Úteis

• Não fique num lugar só. • Mova-se para o lado ou para a frente, se quiser aproximar-se da platéia. É

cativante, e a platéia se sente próxima do orador, sem barreiras. • Um passo ao lado ou até mesmo um meio passo à frente ao enfatizar

algum ponto, pode ressaltar sua apresentação. • Mantenha pés e pernas paralelos. • Mantenha a postura ereta, porém relaxada. • Os pés devem apontar para a platéia. Não fique se apoiando ora numa

perna ora na outra, porque isso pode distrair a platéia. • Se utilizar um microfone, talvez necessite de uma extensão ou de um

microfone de lapela. Aparência Pessoal As roupas e os acessórios que você escolhe e o modo de usá-los fazem parte dos elementos que o revelam ao mundo. Antes da platéia ouvir você, ela o vê e o sente. O comunicador é um formador de opinião. Por isso, seu traje deve vesti-lo perfeitamente, incorporado ao seu jeito de ser. Discrição e simplicidade costumam ser bons parceiros em qualquer ocasião. Vestir-se de maneira adequada o deixará mais confiante e seguro do seu desempenho. Dicas Úteis

• Existem algumas regras que podem ajudá-lo: tipo de evento / objetivo; • o público-alvo; • as características do trabalho; • o horário / a temperatura / a duração.

Sugestões Para mulheres

• Não use maquiagem pesada; • Use tons leves e harmoniosos que não chamem muita atenção; • Use esmaltes de tons claros e discretos; • Use poucas jóias ou bijuterias e evite as barulhentas; • Prefira tailleur ou um terninho bem cortado; • Meias finas devem combinar com a cor dos sapatos, o tom da pele e da

roupa. Tenha sempre um par de reserva para trocar, caso desfiem; • Evite roupas que marquem o corpo, sejam transparentes, muito decotadas

ou com fendas nas pernas.


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Para homens

• Barba e cabelo devem estar sempre bem cortados; • O bigode nunca deve cobrir o lábio superior; • Terno e gravata (cor cinza ou azul-marinho) é o traje ideal; • Nunca arregace as mangas da camisa; • Não solte a gravata; • Use terno de cor lisa; • Dê preferência a sapatos pretos; • Não use camisa de mangas curtas sob o paletó; • Os punhos da camisa não devem aparecer mais que 2 centímetros; • Nunca use gravatas muito coloridas ou muito extravagantes; • O cinto deve ser da mesma cor dos sapatos.

Para ambos

• Evite modismos; adapte a moda ao seu estilo. Na dúvida, opte pelo clássico;

• Sua pasta deve estar em perfeitas condições; • Cuide bem das unhas, que devem ser curtas; • Evite usar perfumes fortes. Durante o dia, use uma lavanda e desodorante

inodoro; • Se usar óculos, prefira lentes anti-reflexo. Nunca use óculos escuros

durante a apresentação. Recursos Materiais Agora, você já conhece o que é mais importante sobre os recursos pessoais e chegou a hora de conhecer os recursos materiais. Nosso enfoque será, sobretudo, os recursos audiovisuais. O que é uma boa comunicação senão a alquimia entre as possibilidades orais, auditivas, escritas, visuais e sinestésicas...? Desde o tempo das cavernas, o homem utiliza o recurso visual para expressar seu mundo. Os recursos audiovisuais permitem que os nossos aspectos sensoriais e emocionais, que estão abafados, venham à tona, ampliando a percepção e possibilitando conexões mais harmoniosas entre o nosso lado que “pensa” e o que “sente”.


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Quando bem escolhidos e bem aplicados, os recursos audiovisuais podem unir mente e coração, lógica e sensibilidade, palavra e gestos corporais, e causar um impacto maior na platéia. Uma apresentação deve ser agradável e atraente. Por isso, dê uma atenção especial ao desenho da sala de apresentação, ou seja, à disposição dos equipamentos e à acomodação da platéia. Desenho da Sala Desenho da Sala de Apresentação Tome como base o retroprojetor, como um recurso da apresentação. Ele deve apontar acima da cabeça dos participantes para não atrapalhar os movimentos da caneta laser ou do ponteiro. Veja, em que situação o desenho de cada sala se enquadra melhor.

• Desenho “central” Quando o grupo for pequeno (10 pessoas) o melhor formato para a sala é o central, que proporciona a maior integração entre os presentes.

• Desenho em “U” Utilizado para até 20 pessoas. A sala deve ser larga para facilitar a circulação do comunicador e proporcionar excelente interação visual entre todos os presentes.


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• Desenho “escolar” Indicado para grupos acima de 20 e até 40 pessoas. A "sala de aula" deve ser ampla. Além de poder circular entre mesas, tem-se visão total dos treinandos.

• Desenho “espinha de peixe” Variação do desenho escolar, é uma boa opção para turmas entre 20 e 40 pessoas. Esta disposição facilita a interação com o grupo, porque o comunicador se movimenta livremente entre os participantes.


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• Desenho “teatro” ou “auditório” Indicado para grupos acima de 40 pessoas, proporciona ótima interação visual com o que está sendo apresentado. Porém é preciso fazer um intervalo para compensar o desconforto da platéia, se as poltronas não tiverem braços ou mesa de apoio.

• Desenho “anfiteatro” Apropriado para grupos acima de 80 pessoas, proporciona excelente interação visual, mas restringe o acesso do apresentador ao público porque os instrumentos estão no palco. A distância pode ser compensada por um operador ou controle remoto e um microfone sem fio. Normalmente, esse é o formato dos centros de convenções.


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Recursos Audiovisuais Se os recursos audiovisuais são tão importantes numa apresentação, como escolher o mais adequado? Que métodos usar? Que vantagens eles oferecem? Comentários - Quadros

Quadro-negro / Quadro branco O quadro negro, embora seja muito popular, é limitado porque só permite trocar a cor do giz para destacar algum assunto. Deve ser usado junto com outros recursos. Já o quadro branco, também conhecido como quadro magnético, é um painel metálico, que requer pincéis hidrográficos e um apagador especial. Tem a vantagem de ser mais visível e, limpo que o quadro negro. Também deve ser usado com outros recursos, para manter atenção da platéia. - Flip chart Também conhecido como quadro de folhas, constitui-se de um bloco de papel apoiado num cavalete de madeira. É usado para informar, explicar ou reforçar o tema. Um exemplo de aplicação é associá-lo com a técnica do brainstorming, que tem como objetivo gerar o máximo de idéias sobre determinado assunto. As pessoas falam o que lhes vêm à cabeça e o coordenador anota as idéias. - Retroprojetor O retroprojetor é um dos recursos mais usados pela sua versatilidade. Sabe-se que sua utilização demonstra profissionalismo, planejamento e cuidado na preparação do material. Permite que o apresentador fique de frente para a platéia, mostre qualquer tipo de imagem e prenda a atenção dos presentes, tudo sem apagar a luz e interromper a sua interação com a platéia.


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- Slides / Power Point O PowerPoint é um programa de computador muito utilizado para desenvolver materiais de apresentação, além de ser interativo e fácil de usar. Esse programa possui Assistentes (guias passo a passo) que ajudam a criar, em poucos minutos, a estrutura do projeto, requerendo apenas o preenchimento do conteúdo. Nele pode-se acrescentar imagens, ilustrações, gráficos, organogramas, fotos, sons e até filmes. Existem muitas maneiras de se utilizar os gráficos. Por exemplos: Gráficos e similares Os gráficos, bem como tabelas, organogramas ícones, etc. são muito importantes nas apresentações porque sua boa visibilidade cria uma interação entre o apresentador e a platéia e facilita a interpretação dos dados numéricos e a fixação de conceitos. Abaixo estão alguns dos formatos mais aceitos e utilizados.

- Projetor Multimídia Por permitir a combinação de imagens, gráficos, textos, vídeos e sons, o projetor de multimídia vem ganhando, cada vez mais, espaço no mercado de treinamentos. Com o projetor de multimídia, você pode dispensar as transparências físicas, porque ele vem acoplado a um computador e com todos os recursos disponíveis.


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- Datashow / PC Você sabe por que o datashow fica sobre o retroprojetor? Porque não tem luminosidade própria. O datashow reproduz na tela, imagens ampliadas de um computador, seja de um programa de apresentação ou a demonstração de um sistema em tempo real. Porém, o computador precisa ser muito rápido para acompanhar a apresentação. O computador é, sem dúvida, uma ferramenta de trabalho fundamental para tornar mais ágil qualquer apresentação. - Vídeo / Música

• Vídeo O vídeo de treinamento é um recurso muito eficaz, pode tornar sua apresentação mais dinâmica descontraída e facilitar a retenção do conteúdo. Hoje, há muitas empresas especializadas em filmes de treinamento. Algumas têm até serviço de demonstração para se ter certeza sobre a utilidade do tema. • Filmagem Outro recurso de aprendizagem interessante é filmar os participantes e, depois, fazer uma sessão de feedback, para que eles façam um check-up de forma consciente. Essa auto-análise tem como objetivo melhorar a atuação. O ideal é comparar a primeira e a última atividade filmada. Não é uma tarefa tão simples, porque exige sensibilidade, segurança daquilo que se pretende realizar e alto grau de empatia para lidar com as emoções da platéia, porque quando as pessoas se vêem, o primeiro impacto costuma ser muito forte. • Música É um instrumento para o corpo e a alma. A música tem poder sobre a mente, o corpo e o coração das pessoas. Integrá-la com a palavra e a imagem é buscar uma comunicação mais plena e persuasiva. Prefira sons instrumentais. Só use músicas cantadas quando a letra tiver relação com o conteúdo trabalhado. Se for o caso, distribua a letra entre os participantes.


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- Microfone O microfone é um dos recursos que alguns acham desnecessário, mas que pode ser vital na sua apresentação, principalmente se você se dirigir a mais de 40 pessoas. Se possível, use microfone sem fio, pois este dá mais liberdade aos movimentos. Métodos e Técnicas - Quadros

• Coloque o quadro em lugar bem visível e evite reflexões que atrapalhem a leitura;

• Evite saturar o quadro com textos muito longos; • Quadro-negro pede giz amarelo; • Quadro verde-escuro pede giz branco; • Use giz colorido para destacar as idéias principais; • As letras de fôrma, grandes e firmes, são mais fáceis de se ler; • Evite encostar-se na lousa para não parecer que está cansado e sem

energia; • Quando apagar o quadro, faça-o de cima para baixo e com movimentos

suaves, para não espalhar o pó pela sala. - Flip chart Neste flip chart, você conhecerá os métodos e técnicas relacionados a esse recurso.

1. Deixe a primeira folha do flip chart em branco. 2. Escreva frases curtas; as palavras-chave são mais objetivas, mas não

abrevie nada. 3. Ponha o quadro num local mais alto para facilitar a visualização, mas

sempre ao alcance das suas mãos. 4. Use canetas preta ou azul para as frases; vermelha ou verde para os

destaques (a cor vermelha é difícil de ler a distância). 5. Fale e escreva simultaneamente. 6. Evite olhar muito para as folhas escritas ou ficar na frente delas. 7. Deixe bordas nas folhas, uns 10 cm nas laterais e 15 cm nas margens

superior e inferior. 8. Escreva no quadro as idéias dos participantes, sempre que possível. As

pessoas gostam de ver sua opinião valorizada. Não esqueça de agradecer.


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- Retroprojetor Selecione o que você recomendaria ao Otávio, assinalando as dicas úteis com V e as inúteis, com F. ( V ) ( F ) Use um projetor que possa projetar com a luz acesa. ( V ) ( F ) Não use tela muito pequena para não prejudicar a visibilidade. Jamais

projete na parede. ( V ) ( F ) Use uma mesa de apoio para organizar a projeção e evitar confusões.

Depois, tire-a da frente. ( V ) ( F ) Segure com firmeza a caneta a laser e aponte-a para o público. ( V ) ( F ) Ligue e desligue o retroprojetor cada vez que trocar a transparência. Veja outros detalhes: Transparências – Métodos e Técnicas

• Use uma transparência para cada idéia. Crie títulos curtos. • Escreva tudo na voz ativa, não abrevie palavras e use vocabulário

conhecido. • Fundamente os tópicos apresentados; as informações devem funcionar

como uma manchete que você vai explicar. Traduza os jargões técnicos e os termos estrangeiros para o público leigo.

• Escolha uma fonte clara e de bom tamanho. Por exemplo, Arial para blocos de textos e as da família Times para os títulos. O tamanho de fonte indicado é entre 30 a 40.

• Siga a regra dos 7 X 7: 7 linhas por visual, 7 palavras por linha (em torno de 50 palavras).

• Não use mais que uma imagem (com correlação clara e imediata com o conteúdo exposto) a cada 4 minutos de apresentação e mantenha-a num ritmo ágil.

• Dê tempo à platéia para ler o que está sendo projetado e não deixe que as transparências fiquem tortas.

• Evite usar transparências logo depois das refeições. • De preferência, use a transparência no sentido horizontal. • Se possível, no final do material distribuído aos participantes, inclua a

reprodução das transparências usadas. Isso evita que o grupo fique copiando o texto da projeção.

- Slides / Power point Aproveite os recursos de apresentação em um item de cada vez; Só acrescente imagens e sons quando for pertinente; Prefira as formas visuais e gráficas a texto, mas não exagere.


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- Projetor multimídia Quer algumas dicas?

• Use o recurso de passar de uma tela para a outra, para tornar a exposição mais agradável. A sua exposição pode ter um tempo programado para trocar os slides ou você pode trocá-los manualmente, no seu ritmo.

• Os vídeos transmitidos pelo multimídia ganham imagem muito maior, facilitando a visualização.

- Datashow / PC Os métodos e as técnicas do datashow são iguais aos do projetor multimídia . Vamos relembrá-las?

• Use o recurso de passar de uma tela para a outra, se o programa permitir; • A troca de slides pode ser programada ou feita manualmente; • Os vídeos transmitidos pelo datashow têm imagem muito maior, facilitando

a visualização dos participantes. - Vídeo / Música Conheça alguns métodos e técnicas dos recursos abaixo. Vídeo

• Introduza o vídeo rapidamente e diga qual é o objetivo da atividade. • Use o controle remoto para fazer pausas ou alterar o volume, de acordo

com o seu roteiro. • Faça perguntas sobre o que está sendo exibido, depois continue a

projeção. • Estabeleça relações entre o filme e a realidade dos participantes. O vídeo

deve ser acompanhado de um exercício, que pode ser feito antes ou depois.

• Não saia da sala durante a projeção do filme para não distrair o grupo. • Após a apresentação, faça perguntas à platéia que a ajudem a refletir.


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Filmagem

• Explique o propósito da atividade e estabeleça clima de confiança com a platéia.

• Garanta que as atividades filmadas serão apagadas e que jamais serão mostradas a outros grupos.

• Não forneça a cópia da fita aos participantes. Elas fazem parte da história do grupo.

• Antes de iniciar a filmagem, escreva no flip chart os aspectos que serão observados.

• Filme os participantes, primeiro nas atividades em grupo, mostre o resultado e só depois grave cada um.

• Evite a presença de pessoas estranhas no recinto para não causar constrangimentos.

• Na auto-avaliação, peça à platéia para apontar os pontos positivos da apresentação como um todo. Depois, os aspectos que devem ser melhorados. E, por fim, peça a cada um que avalie o seu desempenho.

• Crie um espaço no final para perguntas e feedback. • A partir das anotações que você, como facilitador, fez durante a auto-

análise de cada participante, dê toques concretos, positivos e incentivadores sobre a atuação de cada um e aponte caminhos para a solução das dificuldades. Seja delicado.

• É preciso ser muito cuidadoso e empático para administrar essas atividades filmadas, porque o participante sempre pode sentir-se fragilizado.

Música

• Use música suave no início da apresentação, se quiser centralizar a energia, relaxar e integrar o grupo.

• Nos intervalos, toque músicas alegres que favoreçam a reintegração do grupo.

• Nas orientações individuais, é fundamental que o som esteja presente para ajudar a relaxar e criar um ambiente seguro para a auto-análise.

• Cuidado, uma música errada ou tocada fora de hora pode arruinar o seu trabalho.

• Selecione as músicas de acordo com a proposta de trabalho e não baseado em suas preferências pessoais.


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- Microfone Saiba como utilizar melhor este recurso e ajude Otávio a se decidir se vai usá-lo ou não.

• Conte sempre com a ajuda de um profissional para resolver os problemas acústicos. Não bata no aparelho para ver se está ligado.

• Pronuncie as palavras e com muita calma. No microfone, o ritmo deve ser mais lento para evitar microfonia.

• Procure se ouvir enquanto fala e faça os ajustes vocais necessários. Seja sintético e evite frases muito longas.

• Respire tranqüilamente para evitar ruídos ampliados. Não encoste a boca no microfone. Evite tossir, espirrar, assoar o nariz, bocejar, amassar papéis próximo ao microfone.

• Cuidado com o volume e a tonalidade da voz; ampliar o som é função do microfone.

Vantagens / Desvantagens - Quadros Ajude o Otávio escolher o melhor recurso, comparando as vantagens e desvantagens de cada tipo de quadro. Quadro Negro

Vantagens Desvantagens • Tem em qualquer sala de aula; • A platéia conhece bem o

recurso.

• Suja as mãos do comunicador; • O pó de giz pode causar alergia; • Só funciona para platéias

pequenas; • Imagem antiquadra.


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Quadro Branco

Vantagens Desvantagens • Não tem o ruído e a sujeira

causados pelo giz; • Pode ser magnético, permite

usar objetos metálicos; • Serve como superfície para

projeção das transparências.

• A escrita mancha facilmente; • Dependendo da iluminação, a

visibilidade pode ser prejudicada;

• O pincel deve ser adequado para não danificar a superfície do quadro.

- Flip chart

Vantagens Desvantagens • Equipamento barato. • Ideal para improvisar. • Permite interação, informalismo

e espontaneidade. • Não exige iluminação.

• Só serve para pequenas e

médias audiências. • Exige boa caligrafia e rapidez na

escrita.

O Flip chart é um recurso muito utilizado porque permite dinamizar o conteúdo trabalhado, além de convidar a platéia à participação espontânea. - Retroprojetor

Vantagens Desvantagens • Cria impacto visual; • Permite o contato com a

audiência; • Pode ser usado com iluminação

natural; • Dá segurança ao apresentador

por impedir que ele esqueça algum ponto importante.

• Se a apresentação for extensa,

pode causar sonolência nos participantes;

• Exige familiaridade com o equipamento.


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Transparência

Vantagens Desvantagens • Fáceis de produzir; • São baratas; • Fáceis de operar e tranportar; • Demonstram profissionalismo; • Podem ser projetadas com luz

acesa.

• Sua projeção é prejudicada em

grandes ambientes; • Se não forem bem utilizadas,

podem se tornar cansativas.

- Slides / Power point As vantagens desse recurso.

• Recursos audiovisuais (sons e cores) requerem critérios bem definidos para não afetar a mensagem;

• Exige familiaridade com o software; - Projetor multimídia Vantagens

• Profissionalismo, flexibilidade, dinamismo, alta tecnologia. • Efeitos de cor, letras e objetos em três dimensões. • O arquivo usado pode ser gravado e depois alterado.

Desvantagens

• Tendência a esquecer que o show é seu, não do projetor. • Aparelho muito caro; melhor procurar empresas que aluguem o produto e

se responsabilizem pela instalação. • Passível de falhas; exige familiaridade com o equipamento. • Pode provocar distorção na imagem, se a resolução do projetor for diferente

da resolução do micro em que foi gerada a apresentação.


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- Datashow / PC O Otávio sabe por que muitas empresas preferem o datashow?

Vantagens Desvantagens • Custa menos que o projetor

multimídia; • É fácil de transportar; • Dispensa transparências físicas.

• Resolução e nitidez ruins

conforme o modelo; • Exige familiaridade com o

manuseio; • Exige retroprojetor de boa

qualidade e alta luminosidade.

- Vídeo / Música Conheça, agora, as vantagens e desvantagens de cada um destes recursos. Vídeo

Vantagens Desvantagens • Impacto visual imediato; • Cria maior envolvimento do

grupo com o tema; • É dinâmico e multidimensional; • Ótimo instrumento de

discussão.

• Dá sono na platéia; • Fique atento às restrições

legais, para não violar os direitos exclusivos do produtor e do distribuidor licenciados do audivisual.


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Filmagem

Vantagens Desvantagens • Desenvolve a autopercepção e

os insights sobre a auto-imagem;

• Favorece uma análise mais criteriosa das comunicações verbais e não-verbais;

• Ajuda o participante a romper limites e a enfrentar o novo;

• Favorece o olhar mais autêntico sobre a imagem social do participante;

• Favorece mais pistas para a mudança e agiliza o crescimento pessoal.

• Custa caro; • Exige experiência para a

aplicação da técnica; • Pode causar danos emocionais

se não for aplicada com a devida competência técnica e comportamental.

Música

Vantagens Desvantagens • Ajuda a relaxar; amplia os

canais sinestésicos; libera a criatividade;

• Cria um clima de descontração antes do evento; favorece a energização do grupo; favorece a interação;

• Propicia reflexões; auxilia no processo de sensibilização;

• Transmite sentimentos; provoca mudanças; harmoniza o ambiente;

• Anima os participantes para os jogos e exercícios.

• Pode perturbar a interação do

grupo, se mal utilizada; • Certos tipos de músicas podem

causar efeitos contrários aos objetivos propostos.


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- Microfone As vantagens e as desvantagens deste recurso.

Vantagens Desvantagens • Permite amplificar o som; • Evita forçar as cordas vocais..

• Pode causar ruídos

desagradáveis que interferem na comunicação;

• Exige familiaridade com o recurso.


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Fechamento Tudo o que você viu neste marco faz parte do seu marketing pessoal. Você viu como utilizar o CHA para assegurar uma boa apresentação. Tabela do CHA Papel Conhecimentos


Atitudes (quere fazer)

1ª etapa

Planejamento


da realidade; do público-alvo; do conteúdo a

ser exposto; das técnicas de


audiovisuais; do planejamento

da apresentação


auto-análise.

querer planejar.



comunicação verbal e não-verbal; características

dos participantes; técnicas de

controle da emoção.


com o grupo.

querer se comunicar

Viu que nos comunicamos e projetamos a nossa imagem através dos vários canais sensoriais e pelos canais invisíveis de energia. Viu que tudo o que há em nós fala e se comunica o tempo todo. Não só o corpo, mas também a mente e o coração têm de receber as mensagens do comunicador. É preciso sensibilizar a platéia. É preciso falar para o outro ouvir, mostrar para o outro ver e criar experiências para o outro sentir. Por isso, o comunicador deve utilizar recursos audiovisuais dinâmicos que façam a platéia interagir com a mensagem e absorver melhor a comunicação por todos os sentidos.


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2.5 AVALIANDO

Introdução Finalmente você atingiu o último marco, a avaliação, e está prestes a conquistar a planície da Comunicação Eficaz. Agora falta muito pouco. Ao final desta etapa, você será capaz de:

• reconhecer o papel do comunicador-avaliador; • listar os conhecimentos, habilidades e atitudes (CHA) que devem ser

avaliados para uma comunicação eficaz. Pronto para começar esta nova etapa? Siga o mapa e boa sorte!

O Comunicador-Avaliador A avaliação é um poderoso instrumento de aperfeiçoamento contínuo. Após a apresentação, você, o Comunicador-Avaliador, vai avaliar se os objetivos foram alcançados e se os critérios estabelecidos foram instrumentos efetivos para a verificação dos resultados. Qual a importância do CHA nesta última fase, igualmente importante

1) C - O apresentador deve saber utilizar os instrumentos de avaliação nas reações do grupo e nos resultados pretendidos.

2) H - O apresentador deve saber o que fazer para treinar as habilidades de

avaliação, com o intuito de analisar seu próprio comportamento, os atos dos participantes e, se necessário, modificar o rumo da apresentação.

3) A - O apresentador tem que querer fazer, ou seja, ter a atitude de querer

detectar, identificar, analisar e avaliar todo o processo realizado para a correção, sem temer a auto-análise.


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Para fazer uma avaliação eficaz é importante aplicar as técnicas do CHA. Você, como Comunicador–Avaliador, deve: - CONHECER os instrumentos de avaliação; - SABER como e para quê utilizá-los; - QUERER detectar e corrigir suas falhas. Você está disposto a identificar e corrigir suas falhas? Conheça, na próxima tela, duas formas de auto-avaliação.

Instrumentos de Auto-avaliação A avaliação efetiva é um passo seguro na direção da qualidade e um indicador da seriedade do trabalho. Há, portanto, necessidade de se estabelecer: 1 - os critérios para definir o que deve ser avaliado; 2 - as estratégias para aprimorar os pontos positivos e eliminar os aspectos restritivos. Você pode fazer isso através dos seguintes instrumentos: Check list da qualidade Instrumento fundamental para auto-avaliação do comunicador, que pode ser dividida em duas partes:

1. check list do planejamento; 2. check list da apresentação.

Planejamento

• Eu disse as coisas que planejei e organizei? • Preparei e chequei os recursos audiovisuais? • Treinei e ensaiei diante de outras pessoas? • Filmei os ensaios? • Fiz sessões de feedback para corrigir as falhas? • Criei imagens positivas? • Fiz exercícios de relaxamento? • Cuidei da respiração? • Conhecia os pontos fortes e frágeis da apresentação? • Procurei conversar sobre eles?


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Apresentação

• Consegui criar sintonia com o grupo? • Administrei o nervosismo nos cinco minutos iniciais e nas outras etapas da

apresentação? • Coordenei bem os gestos, atos e palavras? • Estabeleci interação visual com a platéia? • Estive atento à reação das pessoas? • Consegui que a platéia alcançasse um estado de prontidão para a

aprendizagem? • O tempo do início, do meio e do fim da apresentação foi equilibrado?

Eu me senti bem? Estava à vontade? • Consegui corresponder aos interesses da platéia? • Fui claro, objetivo e direto em minha explanação? • Estava bem vestido? • Administrei com tranqüilidade os vários momentos do trabalho? • Respondi com segurança e clareza às perguntas da platéia? • O cenário estava completo? • Os objetivos da apresentação foram alcançados? • O público saiu satisfeito? • O trabalho teve repercussão positiva? • Fui bem avaliado pela platéia?


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Tabela de pontuação

Legenda 1- Fraco 2- Regular 3- Bom 4- Muito Bom 5- Excelente

Aspectos Avaliação em pontos 1 2 3 4 5 Planejamento Genérico Elaboração da palestra Coordenação das idéias Argumentação Poder de síntese Preparação pessoal Administração das emoções Voz Linguagem corporal Pausas Integração com a platéia Naturalidade Recursos materiais Material didático Espaço utilizado Recursos audiovisuais


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Avaliando uma Apresentação Muito bem! Você já sabe o que deve e o que não deve ser feito para uma apresentação ser bem-sucedida. Além disso, tem dois importantes instrumentos de auto-avaliação. Antes, porém, de pôr em prática consigo mesmo, vamos avaliar a apresentação do Otávio? Faça uma análise meticulosa da apresentação dele e aponte as habilidades técnicas e comportamentais que deverão ser melhoradas.


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Tabela de Pontuação Na sua opinião, como a apresentação de Otávio deve ser considerada?

Legenda 1- Fraco 2- Regular 3- Bom 4- Muito Bom 5- Excelente

Aspectos Avaliação em pontos

1 2 3 4 5 Planejamento Genérico Elaboração da palestra Coordenação das idéias Argumentação Poder de síntese Preparação pessoal Administração das emoções Voz Linguagem corporal Pausas Integração com a platéia Naturalidade Recursos materiais Material didático Espaço utilizado Recursos audiovisuais

Agora, aproveite e reflita sobre o tipo de comunicador que você é.


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Fechamento Muito bem! Nesta lição, você viu a importância do CHA e conheceu duas importantes ferramentas de auto-avaliação que lhe permitirão aprimorar-se continuamente. Reveja a tabela de aplicação do CHA em todas as etapas. Tabela do CHA Papel Conhecimentos



1ª etapa Planejamento


da realidade; do público-alvo; do conteúdo a

ser exposto; das técnicas de


audiovisuais; do planejamento

da apresentação


auto-análise.

querer planejar.



comunicação verbal e não-verbal; características

dos participantes; técnicas de

controle da emoção.


com o grupo.

querer se comunicar

3ª etapa Avaliação

Comunicador-avaliador

avaliação; reação do grupo; resultados.

percepção das reações do grupo.

querer avaliar


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Segredos

Segredos para uma apresentação perfeita:

I. Preparação psicológica: 1. Reveja o mito de que a arte de falar em público é um dom divino Não se pode negar que algumas pessoas nasceram com o atributo da eloqüência. Em geral são pessoas carismáticas, persuasivas e envolventes. Mas são raras. Se a maioria quiser comunicar-se bem, deverá buscar subsídios nos treinamentos e dedicar muito esforço pessoal para administrar os medos, traçar objetivos e estratégias, buscar conhecimentos e treinamentos que desenvolvem e aprimoram essa arte. Não se engane pensando que só os seres privilegiados terão uma atuação inteligente com seus interlocutores. É uma desculpa fácil para quem não quer enxergar que somos responsáveis pelas nossas crenças e mitos, e cabe a nós decidir se queremos ou não realizar nossos sonhos. Muda-se a crença, muda o resultado. Muda, enfim, o homem! 2. Não tenha medo do silêncio Antes de planejar e organizar uma palestra, aula ou reunião há um estágio que muitas vezes queremos ignorar. É aquele espaço tão rico, de reflexão e silêncio, que nos possibilita ter pensamentos mais consistentes e alcançar resultados mais equilibrados. Como vivemos envolvidos por palavras, sons e movimentos, o silêncio parece insuportável. Mas, falando ou não, a comunicação está sempre presente. O silêncio funciona como um sensível toque de recolher, para que o ser humano tenha uma chance de se conhecer realmente. É em silêncio que o homem tem a dimensão de seu valor e revela sua verdadeira imagem. Aprender a linguagem do silêncio nos dá as ferramentas para lidar melhor com nossas emoções e efetivar uma interação mais profunda com a platéia.


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3. Não se poupe Os seres humanos, quando se encontram verdadeiramente, têm uma química irresistível. Em suas apresentações, procure estar presente integralmente, o tempo todo. Invista nas relações interpessoais, dê o melhor de si e busque o que o grupo tem de melhor. Chegue para valer. Energia atrai energia! Tente por todos os meios transmitir as informações de maneira democrática, lúdica e motivadora. Esteja presente com seu coração, sua mente e sua alma. Não dê motivos para a platéia questionar sua autoridade sobre o assunto e muito menos o seu profissionalismo. Esteja presente com inteligência e sensibilidade. Seja criativo, humano e empático. II. Métodos e Técnicas: 1. Harmonize o conteúdo e a forma da mensagem As pesquisas demonstram que nas comunicações há uma necessidade emergencial de equilíbrio entre o que se diz e como é dito. Se houver incoerência entre palavras, voz e atitudes corporais, a platéia tende a confiar mais: • no corpo (expressões faciais, gestos, movimentos) – 55% • na voz (inflexões, tom, intensidade, ritmo, ênfase, volume) – 38% • nas palavras – 7% A maneira como transmitimos a mensagem à platéia é tão importante quanto o próprio conteúdo da mesma. Não basta preocupar-se só com as palavras. É preciso saber como (linguagem corporal e vocal) transmitir as idéias para uma comunicação equilibrada, fluente e segura. 2. Não comece uma apresentação sem aquecimento O que é aquecimento para quem vai apresentar-se em público? • É fazer pelo menos vinte minutos de exercícios de dicção e articulação, e de

relaxamento para os músculos da face e da região do pescoço; • É repassar mentalmente o roteiro, reforçando a introdução e o encerramento;

e • É concentrar-se para começar bem o trabalho. O aquecimento do comunicador deve ser tanto físico quanto mental.


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3. Faça um acordo com a platéia Quando houver oportunidade, pergunte aos espectadores o que esperam da apresentação. No flip chart, anote o que eles querem e não querem receber. Apresente o seu programa original e diga que, sempre que possível, vai inserir os pontos levantados. Assim se criará uma cumplicidade com a platéia, que passará a contribuir para a melhor interação durante a apresentação. No final, pergunte novamente aos presentes se eles estão satisfeitos com o que receberam. Assim você demonstra o seu interesse de democratizar a apresentação, inserindo-os no processo. 4. Crie um clima propício para a aprendizagem Para os profissionais que falam em público, trabalhar o ambiente de atuação é fundamental para a boa comunicação. Algumas orientações para melhorar o desempenho:

• As teorias modernas destacam a importância da integração no processo de aprendizagem. As contribuições dos participantes são fundamentais para que novos conceitos sejam apreendidos. Deixe claro, logo de início, que você está aberto ao diálogo. Transmita a idéia de que vão trabalhar juntos numa mesma proposta. Não seja apenas simpático, crie empatia, ponha-se no lugar da platéia, respeite suas crenças e seus valores. Aprender a lidar com as diferenças fará de você uma pessoa mais flexível;

• Demonstre que, para você, ensinar é uma paixão, uma missão prazerosa. Se os participantes perceberem isso, o interesse aumentará e as pessoas se sentirão à vontade para questioná-lo, porque querem conhecer a sua resposta;

• Não se desvie do assunto. Tudo o que for apresentado deve fazer parte do universo de seu público; e

• Não prossiga a apresentação se notar que algo não ficou claro. Isso pode comprometer a qualidade do resto.

5. Mantenha contato visual com os participantes Essa é uma maneira de prender o interesse da platéia, além de transmitir confiança e segurança. É o elo entre apresentador e participantes, através do qual muitos dados e intenções são transmitidos. O contato visual é um importante canal de identificação da personalidade do profissional.


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6. Seja simples e natural Lembre-se que sua platéia quer se comunicar com você, por isso ela está ali, e cabe a você facilitar o processo. A comunicação, quando eficaz, se dá através de atos simples e naturais, resultado de muito tempo de treino e observação. Que atos são esses que demonstram simplicidade e naturalidade? Não há regra para identificá-los. Eles se manifestam naqueles momentos em que a comunicação flui e a leveza do ambiente é favorável à troca. A simplicidade e a naturalidade estão presentes quando identificamos e afastamos os obstáculos que interferem na comunicação. 7. Administre as tensões e os medos antes de uma apresentação

• Prepare-se mental e fisicamente; • Ensaie; e • Pratique, pratique e pratique, porque só a prática conduz à perfeição.

8. Trabalhe o medo conscientemente É um engano imaginar que se pode eliminar totalmente o medo: ele é fundamental para a sobrevivência da espécie. Mas se ele chegar a impedir as suas ações durante uma apresentação, preocupe-se. Lembre-se de que não existe medo de falar em público, mas vários medos interagindo, como o de errar, de ser o centro das atenções, de ser questionado e outros tantos específicos de cada comunicador. Identificar as causas e criar um plano de ação facilita a administração racional do medo para tornar mais eficaz a comunicação. 9. Diga quem você é e o que faz Isso vale para todos os que se apresentam em público, inclusive para pessoas conhecidas. É sempre útil informar o que você faz e como se interessou pelo assunto que vai expor. Ter esse tempo para se apresentar ajuda a quebrar o gelo inicial. 10. Informe o título da apresentação É importante informar do título da apresentação logo de início. Por quê?

• Os participantes terão uma referência, um indicador; • A platéia já sabe o que esperar; e • É uma referência para julgar o seu desempenho.

Para isso, o título deve despertar duas coisas fundamentais, que são a curiosidade e o interesse. Se for mal escolhido, poderá transformar-se numa barreira comunicativa.


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11. Organize os argumentos Pouca gente sabe realmente o que significa argumentar e a força que o argumento tem numa apresentação, quando é preciso convencer a platéia de alguma coisa. Quanto mais precisas forem as suas argumentações, mais chance você terá de ser compreendido. 12. Contextualize a informação Se você leu que a gasolina subiu x% no mês de dezembro, que conclusão se pode tirar dessa informação? Nenhuma. Ela só terá sentido se forem apresentados dados esclarecedores.

• Em que regiões os números foram coletados? • Quais os dados dos meses anteriores? • Todos os setores foram estudados? • As estatísticas são significativas?

Fora de contexto, muitas mensagens perdem o sentido e a compreensão é prejudicada. Aprenda a inserir suas idéias e seus conceitos num contexto que favoreça a análise. 13. Exemplifique os conceitos Para entender um conceito, as pessoas precisam perceber que sempre aparecem as mesmas características em determinadas circunstâncias. Sempre que possível, dê bons exemplos, que ilustrem rigorosamente o que você está pretendendo explicar. Melhor ainda se forem extraídos do dia-a-dia dos espectadores. 14. Seja preciso nas definições Se você não souber definir claramente alguma coisa, não tente. A confusão é uma inimiga poderosa da comunicação. 15. Dê a informação na dose certa Cuidado com o número de informações que você transmite num único instante. Se a informação for preciosa e inédita, prepare o terreno. As pessoas não estão acostumadas a digerir rapidamente dados novos. A reação mais comum é recuar e negar a mensagem que não faz parte do seu repertório. 16. Seja cauteloso Bombardear a platéia com números pode confundir as pessoas e reduzir as chances de aprendizagem. Muita informação gera confusão, e não entendimento. Trabalhe só com as estatísticas significativas, mas certifique-se das datas e do seu real valor para a apresentação. Insira os dados num contexto para causar mais impacto.


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17. Use o recurso da paráfrase Parafrasear significa explicar e desenvolver melhor o ponto em questão, mas sem modificar o original. Como se vê, é uma forma de fortalecer a empatia e indicar que houve compreensão. E também que a conversa pode prosseguir e as idéias vão fluir. 18. Não queira lembrar-se das técnicas de oratória durante a apresentação Se, durante a apresentação, você quiser a todo custo aplicar as técnicas de comunicação verbal e não-verbal diante da platéia, poderá causar tensões e destruir a naturalidade da apresentação. Não espere que apareça um professor interno para corrigir a sua atuação. 19. Não enfatize seus erros Não deixe que pequenos deslizes tenham mais importância que os seus acertos. Quem não gagueja? Basta falar um pouco mais devagar. Errou uma determinada data? Diga à platéia que se enganou, peça desculpas, corrija e vá em frente. 20. Revele como você chegou a uma determinada conclusão Nas apresentações, destaque os raciocínios e a trajetória percorrida para chegar a um determinado conceito ou juízo. Nunca apresente novas idéias e novos conceitos sem saber exatamente de onde vieram. 21. Tenha domínio técnico dos recursos audiovisuais Os recursos audiovisuais servem de apoio para qualquer tipo de apresentação, complementam a linguagem verbal e contribuem para a dinamização dos trabalhos. Mas só cumprirão sua função se você souber usá-los. Misture com cautela as várias linguagens para não ser repetitivo e não perder nada que seja importante. No seu roteiro, sinalize onde os recursos audiovisuais devem entrar.


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22. Fique atento para as piadas A menos que você seja um excelente contador de anedotas, que esteja muito à vontade com a platéia, que saiba de antemão que a sua piada fará sucesso, que tem algo útil, agradável e prazeroso a oferecer aos participantes e tenha a ver com o tema proposto, evite-as. Em geral, elas têm um ranço preconceituoso que pode gera mal-estar. Se você gosta de usar o humor, selecione algumas histórias leves para ilustrar suas apresentações. Alguns oradores/comunicadores são excelentes contadores de histórias, todas pertinentes ao momento e conseguem grande adesão da platéia. 23. Crie um estilo pessoal Pense em alguém que você admira. Provavelmente essa pessoa tem características muito particulares, até marcante, e comportamentos únicos. O que ela fez foi desenvolver um estilo pessoal. Falar em público exige que se tenha estilo próprio. Inspire-se em alguém que você respeita, mas procure o seu próprio caminho. Para isso, não pode ter medo de descobrir quais as características que só você desenvolveu. O estilo é a harmonia entre a personalidade, os meios e a intenção do comunicador. Explore o seu magnetismo pessoal! 24. Pratique uma comunicação voltada para a liderança eficaz A arte da liderança eficaz está intimamente ligada à competência interpessoal. Além do conhecimento técnico, para tornar-se um líder de sucesso é preciso treinar constantemente as habilidades comunicativas e conquistar seus objetivos pessoais e profissionais. Apresentar-se bem, demonstrar coerência verbal e não-verval, ser assertivo, ponderado e desenvolver métodos e técnicas de comunicação para persuadir, negociar e vender idéias são as metas do comunicador do futuro. III. Possíveis catástrofes A preocupação exagerada com imprevistos costuma gerar uma onda de pessimismo e provocar o caos interno. Evite isso. Faça uma lista das piores coisas que poderiam acontecer durante uma apresentação e o que você faria se acontecessem. Por exemplo: 1. Pane nos recursos audiovisuais Sugestão: o melhor recurso é você. Planeje sua apresentação de maneira que, se tudo falhar, você estará preparado para se apresentar, mesmo sem recursos audiovisuais.


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2. Ficar nervoso no início da apresentação Sugestão: respire pausadamente, deixe a adrenalina correr pelas veias e caminhe mais devagar. Em cinco minutos, com certeza, você estará calmo. 3. Errar um dado fundamental Sugestão: na primeira oportunidade, procure corrigir o erro. Não finja que não errou! 4. Alguém da platéia corrigir um erro seu Sugestão: diga à pessoa que ela tem razão, peça desculpas por ter se enganado e vá em frente. Da próxima vez, procure não cometer a mesma falha. 5. Escorregar e cair no palco Sugestão: se precisar, peça ajuda, levante-se, respire fundo, mantenha o bom humor e vá em frente. Afinal, todo mundo já levou tombos na vida. 6. Não saber responder a uma pergunta Sugestão: seja sincero e diga que você não tem a resposta exata, mas está disposto a pesquisar para responder futuramente ou indicar um especialista para fazê-lo. 7. O “branco” Se você planejar bem, não terá “brancos”. Não há “brancos” que resistam a uma apresentação organizada, ensaiada, avaliada. Existem, porém, alguns truques que você pode usar:

• Para evitar esquecimento, prepare todo o conteúdo e o esquema da palestra, pelo menos, quinze dias antes. Repasse diariamente os pontos principais e filme os ensaios para corrigir as falhas. Familiarize-se com os recursos audiovisuais que pretende usar.

• Na fase de ensaios, prepare as fichas com as idéias que pretende desenvolver e crie o seu roteiro salvador.

• Se a memória falhar, respire, respire lentamente, e então consulte suas anotações. O público não vai deixar de acreditar em você só porque olhou o roteiro.

• O “branco” pode parecer eterno, mas só para o seu tempo psicológico, e não o da platéia.

• Lembre-se de que o público quer que você faça uma ótima apresentação. E o “branco”não foi causado por displicência ou falta de planejamento.


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• Pergunte-se o que faria se desse um “branco” em sua cabeça. Qual a pior coisa que poderia acontecer? Você vai acabar concluindo que não é nada tão terrível. Você pode consultar suas anotações, pode respirar para concentrar-se, pode até pedir ajuda à platéia.

• Se mesmo assim você sentir que as palavras lhe escapam, lembre-se da palavra “esperança”, faça uma frase com ela e use-a para aliviar o peso do “branco”.

• Se nada disso funcionar e a sua platéia for pequena, lance uma pergunta, como “o que vocês entenderam até agora sobre o nosso tema?”

• E se isso também não funcionar, dê cinco minutos para a platéia discutir o assunto abordado.

• Em último caso, mas só em último mesmo, olhe para platéia, abra o seu melhor sorriso e diga: “preciso da ajuda de vocês: onde eu estava mesmo? “

• E não esqueça que a melhor arma contra o “branco” é o planejamento! 8. Imprevistos Por mais que você planeje, por mais que prepare o evento e estude pormenorizadamente suas etapas, quase sempre surgem imprevistos de ordem técnica ou humana. Em geral desconcentram o palestrante e provocam certo descontrole. Para impedir que isso aconteça, basta lembrar que não temos o controle total das nossas ações. Dessa maneira, é mais fácil aceitar a possibilidade de surgirem imprevistos. E lembre-se: é impossível ter o controle absoluto dos fatos para quem lida com relações humanas e equipamentos. Sendo assim, relaxe, tenha o conteúdo da sua apresentação na ponta da língua e um plano de ação muito bem estruturado. Isso e a sua vontade de acertar farão da sua apresentação um sucesso. IV. Avaliação 1. Faça sempre uma avaliação da sua apresentação Sempre que possível, ouça opiniões sobre o seu desempenho profissional. Ao encerrar uma apresentação, analise os elementos que a compuseram, faça uma lista dos principais pontos (voz, gestos, recursos audiovisuais, comportamento emocional, envolvimento etc.) e veja se houve evolução de um trabalho para outro. No caso de treinamentos e outras atividade de aprendizado, distribua entre os participantes uma folha de avaliação detalhada, solicitando, inclusive, comentários abertos sobre a apresentação. E não esqueça do feedback não-verbal. Ele é um dos instrumentos mais valiosos na avaliação.


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A avaliação é um recurso muito importante para melhorar as comunicações. A análise dos pontos fortes e vulneráveis da sua atuação vai indicar o que deve ser corrigido.

Eunice Mendes Consultora do Instituto MVC - M. Vianna

Costacurta Estratégia e Humanismo Além disso, os melhores segredos para uma apresentação perfeita estão aqui. Agora, falta pouco para chegar à tão almejada planície da Comunicação Eficaz.

Conclusão Comunicação Eficaz, aqui estou! Comunicar-se bem não é, necessariamente, um dom puramente inato. Nascemos com capacidade para nos comunicarmos, somos responsáveis pela nossa comunicação e temos que aprender a usá-la para criar uma ponte com o mundo e reorganizar nossos sentimentos e nossas atitudes. A comunicação é uma arte que exige auto-análise constante, desafios permanentes, opções estéticas, reconhecimento de potenciais, adoção e desenvolvimento de métodos e técnicas que resultem em apresentações marcadas pela fluência, clareza e naturalidade. Neste módulo, você recebeu um roteiro pormenorizado das etapas de uma apresentação segura e criativa.


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3 A CONQUISTA

3.1 VISÃO GERAL

Introdução Você cruzou todos os marcos, superou os obstáculos e, finalmente, chegou à "Comunicação Eficaz". Agora, para fincar a sua bandeira, você precisa completar as atividades desta lição. Este módulo constitui-se no desenvolvimento de um Plano de Ação que vai ajudá-lo a:

• concretizar as ações; • melhorar a sua atuação como comunicador.

Objetivos Para fincar sua bandeira na “Comunicação Eficaz”, você precisa elaborar um plano de ação pessoal que:

• defina seus objetivos com clareza; • selecione as ações estratégicas para lidar com cada dificuldade

reconhecida; • estabeleça um prazo para execução do plano; • selecione as pessoas mais adequadas para ajudá-lo; • defina os critérios de acompanhamento e de mensuração.

Prossiga e, como sempre, faça o melhor que puder, pois este plano de ação vai proporcionar-lhe novas perspectivas! Que tal começar ?!


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3 A CONQUISTA

3.2 PLANO DE AÇÃO PESSOAL

Introdução Já no final da trilha, você deve estar convencido de que possui um número considerável de informações para aperfeiçoar seu processo de comunicação. Mas, como em toda situação de mudança, não basta saber; é preciso fazer algo com o que se aprendeu. Por isso, sugerimos que elabore um plano para orientar suas ações neste sentido.

O Comunicador Imagine o comunicador ideal. Aquele que você gostaria de ser:

• um homem ou uma mulher; • um comunicador profissional, não um parente ou um amigo; • lembre-se bem dele ou dela; • alguém com quem você aprenderia qualquer assunto... até mesmo os mais

monótonos; • alguém que você tenha prazer em ouvir, com quem as horas de palestra

parecessem minutos.

Características Com base em suas lembranças, relacione as características do seu comunicador-ideal:

Características do Comunicador-ideal

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.


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Agora, compare-as com as características do comunicador padrão

1.Fala com naturalidade e clareza de raciocínio. 2.Tem voz clara, audível com timbre agradável. 3.Tem boa dicção. 4.Não tem vícios de linguagem. 5.Tem gestual adequado ao conteúdo. 6.Usa recursos audiovisuais com desenvultura. 7.Sorri e é simpático. 8.Mantém as pessoas sintonizadas 9.Tem vocabulário rico e adequado. 10.Desenvolve um plano elaborado para palestras e apresentações. Tomando por base essas características, como você avalia a sua comunicação?

Eu-comunicador Faça uma lista das suas características como comunicador e se auto-avalie:

Minhas características como comunicador Nota de 0 a 10 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Chegou o momento de pôr em ação as forças mobilizadoras da excelência nas comunicações formais e informais, ou seja, de traçar um plano de melhoria, certo? Arregace as mangas e vá em frente


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Plano de Ação Observe as três características às quais você atribuiu o menor número de pontos.

Minhas características como comunicador Nota de 0 a 10 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

I -Coloque-as em ordem de importância decrescente (da mais importante à menos importante). II -Defina uma ação estratégica para lidar com cada uma delas e resolver os pontos fracos. Uma série de sugestões de estratégias pode ser recomendada. Decida por você mesmo.


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Sugestões de Estratégias

Sugestões para um plano de ação

Eunice Mendes Consultora do Instituto MVC - M. Vianna Costacurta Estratégia e Humanismo a) Antes Estratégias Psicológicas • Procure criar imagens positivas sobre o seu trabalho: relembre elogios que

recebeu e evidências da sua competência técnica e comportamental. • Visualize positivamente as cenas de sua palestra: a sintonia vibrante entre você

e o público, as expectativas superadas e o sucesso conquistado. • Evite contato com pessoas pessimistas. • Rejeite idéias irracionais, pois elas estão normalmente pautadas em

percepções erradas. A forma como se pensa determina as ações. Dirija mais assertivamente seus pensamentos. Analise o que é real e o que é imaginário.

Estratégias Técnicas • Chegue pelo menos 1:30 hora antes do evento e, depois de checar os recursos,

coloque uma música de sua preferência e ande pelo espaço destinado à apresentação.

• Respire lentamente e procure perceber que movimentos internos facilitam o processo de inspiração e expiração. Respirar bem é criar antídotos poderosos contra os medos e as ansiedades.

• Se você gosta de cantar, solte sua voz para aquecê-la ou leia um texto em voz alta, procurando articular as palavras com clareza e fluência.

• Vista-se com trajes que lhe proporcionem bem estar, conforto, e a certeza de que são os mais adequados para o momento. Nenhuma roupa deve abafar o que você tem para dizer. Discrição e elegância costumam render uma boa parceria.

b) Início da Palestra Cuidados que se deve tomar: • Recepcione seus interlocutores como quem recebe hóspedes queridos: deixe-

se envolver pela emoção da entrega.


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• Se os ouvintes estiverem muito espalhados pelo auditório, procure reuni-los próximo a você, ou vá até eles. A energia fluirá melhor facilitando a concentração física e mental.

• Procure olhar, por uns três segundos, para a platéia. Logo que encontrar um rosto receptivo, mentalmente dedique-lhe o trabalho daquele dia, mas não deixe de buscar a interação visual com todos os ouvintes.

• Inicie a sua fala com uma frase impactante, que abra a mente e que atraia o interesse positivo do público. Ex.: se for uma palestra sobre qualidade de vida - "O que é preciso para sermos realmente felizes? ". Logo depois, diga aonde você quer chegar, quais são os seus objetivos, e o que a platéia terá a ganhar com o presente que você lhe trouxe. Deixe visível a sua satisfação pela oportunidade de estar ali.

• Sinalize qual o tempo de duração da palestra e se haverá espaço para as perguntas.

• Procure falar devagar (uma média de cento e vinte palavras por minuto). • Evite centralizar demasiadamente a sua atenção para o seu corpo e para as

possíveis dificuldades de linguagem, pois isso mina a resistência interna e provoca sofrimentos indesejáveis. Os holofotes deverão privilegiar a relação entre o comunicador e seu público, buscando criar um clima de confiança e amizade para uma mensagem clara e segura.

• Fale com simplicidade e respeito. A responsabilidade é grande, mas ela não precisa ser uma ameaça. Pense que o público espera que você dê aquilo que tem de melhor. Você está exposto em uma vitrine e pode imprimir uma marca positiva na mente e no coração das pessoas. Enfim, comunique-se para ser ouvido, visto e sentido. Para isso é necessário anteriormente planejar, treinar e avaliar o trabalho.

III.- Determine o tempo que julga viável para pôr em prática essas ações. IV.- Escolha as pessoas que podem acompanhá-lo neste trabalho: V.- Providencie uma cópia do seu plano para cada pessoa. VI.- Defina os critérios de acompanhamento e mensuração (exemplifique, qualifique e quantifique). VII.- Inicie este plano o mais rapidamente possível. VIII.- Crie uma recompensa para si mesmo quando atingir os seus objetivos. Ex. tirar férias com a família, jogar futebol com os amigos, etc. IX.- Reveja o seu plano de ação com freqüência, e os resultados obtidos. Para um comprometimento maior, este plano deve ser impresso e revisto com freqüência.


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Fechamento Excelente! Você chegou à planície da “Comunicação Eficaz” e já pode plantar a sua marca. Também chegou a hora de verificar se você está mesmo preparado para prosseguir sua caminhada sem auxílio do trilheiro. Parabéns.


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3 A CONQUISTA

3.3 CONCLUSÃO

Introdução Agora, eu sou mais eu! Uma parcela mínima da população nasce com o dom da eloqüência, do domínio verbal e não-verbal, com talento inato para convencer multidões com seu carisma e magnetismo pessoal, movendo o público à ação imediata. Para a maioria das pessoas, alcançar a excelência nessa área é resultado da preparação técnica e comportamental e de um conjunto de ações que promoverão apresentações mais convincentes e criativas. Para ultrapassar as barreiras que sabotam ações mais integradoras, é preciso ter:

• Autoconhecimento – implica, entre outros quesitos, elevar a auto-estima, tornar a auto-imagem positiva, desenvolver autoconfiança;

• Aprendizagem e exercícios constantes;

• Ousadia e determinação para superar desafios;

• Conhecimento, aplicação, atitude adequada e avaliação das técnicas para

falar bem em público. Nesta trilha, você aprendeu a superar todas essas barreiras. Agora, depende de você! Pondo em prática o seu plano de ação, você dominará o processo que lhe permitirá construir uma imagem mais compatível com o perfil do líder moderno. Bem-vindo à Comunicação Eficaz!

apostila comunicação eficaz.pdf

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