produtividade: administração do tempo

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

EU

PRODUTIVIDADE

“Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.“

Atividade não é produtividade

Planejar sem exagerar

Não ficar esperando as urgências

Evitar as distrações no meio do caminho

Negociar o que precisa ser entregue primeiro

Aprender a dizer não

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Planejar sem limitar a liberdade de agir

Não perca o longo prazo de vista

Entenda a importância do que está fazendo

PLANEJAMENTO

Tarefas Diárias

Metas Intermediárias

Metas Longo Prazo

Visão Fotografia do futuro. Determine antes de tudo.

Identifique o teu papel.

Metas: precisam ser EMAC

Específica

Mensurável

Atingível

Compatível

1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize!

O MAIS IMPORTANTE VEM PRIMEIRO

META EMAC (exemplo)

Visão: ser saudável!

Meta de longo prazo: emagrecer

Meta de longo prazo: em 1 ano estarei 10 kg mais magra, fazendo exercício pelo

menos 3 vezes por semana e com bons índices de glicemia e colesterol.

Meta intermediária: em até 1 mês vou visitar um médico para determinar minha

condição atual.

TAREFAS DIÁRIAS

Planeje em apenas 10 minutos. Defina se será no final do dia

anterior ou no começo do dia seguinte.

Conheça o tempo que cada tarefa gasta e faça uma lista de

atividades.

Escreva sempre no mesmo lugar e evite muitas anotações em

papéis avulsos.

Dê valor para cada atividade e ordene.

A

B

C

IMPRESCINDÍVEL

NECESSÁRIO

OPCIONAL

Revisões mensais: revise a sua visão e suas metas de longo prazo e intermediárias.

Revisões semanais: agende os compromissos, reserve tempo para planejar, estabeleça e

negocie os prazos.

Revisões diárias: determine as tarefas e ordene as prioridades.

URGENTE X IMPORTANTE

Urgente é diferente de Importante

Todas as nossas atividades se encaixam em um dos quadrantes da matriz:

A produtividade está nos quadrantes 1 e 2

O quadrante 3 é o “apagar incêndio”

O quadrante 4 é a perda de tempo

1 2

3 4

Urgente Não Urgente

Importante

Não

Importante

MULTITAREFAS

Como ser multitarefas sem perder o foco?

Ser multitarefas não significa fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas sim conseguir

administrar vários projetos e entregar todos eles com qualidade (e sem enlouquecer!)

Mantenha aberta apenas as janelas que você precisa para a tarefa desse momento

Determine o tempo que vai levar e resista a tentação de espiar os e-mails, o Facebook, o

WhatsApp, etc. Termine aquilo que começou!

Coloque uma música e use o fone de ouvidos, assim você não se distrai com os barulhos e

reduz a chance de ser interrompido

Cuidado: a tendência é de priorizar e se aprofundar nas tarefas que a gente gosta mais, mas

isso pode gerar uma sensação de falta de tempo para fazer tudo

Se você não consegue curtir o que está fazendo, provavelmente lhe faltam habilidades

específicas. Não fique constrangido de pedir ajuda!

NEGOCIAR OS PRAZOS

Não tenha medo de dizer não, você será cobrado por não ter dito

Negocie com segurança, diplomacia e baseado em dados (menos emoção e mais informação)

Tome a iniciativa, faça um cronograma e leve em conta todos os recursos à sua disposição

Não perca o prazo que você negociou

ORGANIZAÇÃO

Um espaço desorganizado pode atrapalhar a produtividade

Pesquisa: os americanos perdem 3 semanas por ano procurando papéis

O mesmo vale para organização digital

Criação de pastas

Nomeação de arquivos

Compartilhamento das versões mais recentes

Organização do desktop

Limpeza do inbox: deixe apenas o que ainda precisa de uma ação tua

Quando for resolver: elimine, delegue, responda ou arquive.

POR FIM...

Não esqueça de reservar um tempo para o teu desenvolvimento (livros, cursos, blogs, conversas, networking, etc)

Conversar com os colegas de trabalho sobre o que eles fazem é um excelente aprendizado

Quando precisar fazer Home Office: ganhe o tempo de deslocamento pra você, se arrume como se fosse para o

escritório, encontre um espaço confortável (mas não muito, rs), avise quem estiver na sua casa que vocês está

trabalhando, almoce em outro ambiente para descansar a cabeça, resista às tentações e mantenha a disciplina!

Cuidado com as reuniões! Convoque poucas pessoas, defina previamente a pauta, o tempo e o resultado

esperado e evite reuniões surpresas.

E-mails: seja o mais direto possível (ninguém lê e-mails com barra de rolagem e em bloco), coloque o assunto em

tópicos e as principais palavras em negrito, sublinhe o nome das pessoas que tem uma ação específica e as data-

chave, escolha bem os destinatários, evite o “Responder para todos”, desligue os alertas de recebimento e crie

horários para se dedicar a isso.

OBRIGADA!

Em caso de dúvidas, favor entrar em contato conosco através do seguinte e-mail:

luana@mateada.com.br

ou se preferir o telefone, utilize algum dos números abaixo.

(51) 3516.8137

(11) 3522.9568