Administração do Tempo

- Administração do Tempo na Vida e no Trabalho

- Tarefas Importantes vs Tarefas Urgentes

- Priorizar e Planejar

- Os Vilões do Tempo

Será que nós (realmente) deixamos tudo para a última hora?

As pessoas gastam 60% do seu tempo no escritório para resolver problemas que consideram urgentes.

Fonte: Consultoria ProGeps - SP

Para alguns 24 horas é muito.... para outros, 24 horas é muito pouco.

Não tive tempo...

O dia é muito

curto...

Amanhã eu faço...

Esse telefone que não pára...

Mais uma reunião?

Quantos emails...

Administração do tempo na vida e no trabalho

• Defina prioridades de curto e longo prazos.

• Busque sempre o equilíbrio entre as atividades pessoais e as do trabalho.

• Não existem fórmulas milagrosas para administrar o tempo.

• Divida o tempo entre horas boas e ruins. Respeite o seu relógio biológico.

• Você não administra o tempo,

mas as tarefas no tempo.

Como ser organizado?

Para ser organizado é preciso ser flexível, para conseguimos lidar com as

interferências externas em nossas vidas, nos

adaptando e atuando de forma mais

coerente possível frente às adversidades,

atingindo os resultados com tranqüilidade.

Atividades urgentes e importantes

E o que é IMPORTANTE muitas vezes não é URGENTE.

Produz resultado, é de grande valor, merece atenção especial e não tem pressa.

E o que é URGENTEmuitas vezes não é IMPORTANTE .

Deve ser feito com rapidez, exige atenção instantânea.

Como diferenciar?

Tarefas importantes são aquelas quenos ajudam a atingir nossos

objetivos de longo prazo, são tarefas com impactos relevantessobre nossos sonhos, planos e estratégias.

Como priorizar as tarefas?

Faça uma lista de suas tarefas atuais, futuras e de rotina. Em seguida, divida-as nos seguintes grupos :

Tipo A : Tarefas importantes e urgentes.

Tipo B : Tarefas importantes ou tarefas urgentes.

Tipo C : Tarefas que não são importantes nem urgentes, mas fazem parte da rotina de trabalho.

Se tiver dúvida ao classificar uma tarefa, coloque-a no grupo C ou descarte-a.

Priorize a planeje

Os dias de trabalho devem ser formados por uma

mescla de atividades A, B e C. Planeje um número de tarefas que você poderáconcluir num só dia, alternando momentos deIntensa concentração (tarefas A) com menos tensos (tarefas B e C).

E respeite sempre o seu bioritmo.

Vale lembrar...• Aquilo que é só importante pode acabar sendo

urgente.

• Para tarefas importantes e complexas é necessário planejar, alocando o tempo para cada tarefa.

• Anote na agenda APENAS compromissosque você poderá REALMENTE atender.

• Crie metas... e atinja-as (e comemore o que foi alcançado).

• Aprenda a delegar.

Vilões do tempo• Ausência de foco: Reuniões onde tudo é discutido menos o que

realmente interessa; pedidos confusos e projetos mais do que genéricos onde tudo - ao mesmo tempo nada - é exigido, atrapalham a produtividade de qualquer profissional.

• Falta de concentração: Bate-papo no corredor, televisão, revistas, tudo é motivo para o profissional se desconcentrar e deixar de lado a tarefa que estava realizando.

• Falta de planejamento: Alguns profissionais não têm o costume de listar suas tarefas e realizam as atividades conforme elas vão surgindo. Com isso, deixam de dar prioridade àquelas que são mais importantes.

• Acomodação: Desmotivado, o profissional se acomoda e deixade procurar fatos e processos novos em sua área de atuação.

Vilões do tempo• Procrastinação: Deixar para amanhã tarefas que poderiam ser feitas

hoje. A conseqüência é o acúmulo de trabalho e projetos mal feitos.

• Ser refém do celular: De ferramenta para maximizar o tempo, o telefone torna-se um problema. Tocando incessantemente no meio de reuniões e projetos, o celular é um inimigo da concentração e da produtividade.

• Usar o email de forma errada: pessoas que trabalham com o email aberto e param para conferir novas mensagens gastam de 20% a 30% mais tempo para realizar suas tarefas.

• Comunicação deficiente : Quando a comunicação não é feita de forma clara e objetiva, perde-se muito tempo em atividades sem importância.

• Telefone : quando usado de forma excessiva, nos faz perder muito tempo.

Já que deu tempo, algumas considerações finais

• Deixe espaço na sua agenda para os contratempos e procure incluir atividades prazerosas na sua agenda.

• Aprenda a dizer NÃO... dependendo de quem pede.

• Para termos o tempo como nosso aliado é preciso saber o que queremos da nossa vida. Foco é essencial.

• Entenda o trabalho como uma das milhares partes da sua vida.

Alexandre Pallotaalexandrepallota@gmail.com

Universidade Anhembi MorumbiPós Graduação em Gestão de Projetos, 2010

Reprodução permitida mediante autorização.

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