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Liderança
Administração do Tempo
Baseado nos livros Administração do Tempo, Renato Bernhoeft Ed. Nobel
Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, Stephen Covey, Ed. Best Seller
As coisas mais importantes jamais devem estar à mercê das coisas menos importantes. Johann Goethe
Considerações
• Você não administra o Tempo
• Você administra sua vida
Organize sua vida Atinja suas
metas
Tempo de vida
• 85 anos
• 1.020 meses
• 30.600 dias
• 734.400 horas
O que você vai fazer com o
tempo da sua vida?
Considerações
• O tempo é distribuído igual para todos
• Ele é inelástico (não temos como ampliá-lo)
• Ele é irreversível (não podemos estocá-lo e nem tê-lo de volta)
O que você vê?
Depende do ponto de vista do
observador
O que você vê?
A forma como você vê, interfere
nos seus resultados
O que você vê?
Depende do ponto de vista do
observador
O que você vê?
Consigo ver o “bem”?
Mudança de Paradigma
• Ineficaz: Eu priorizo o que é urgente
• Eficaz: eu priorizo o que é importante.
• A eficácia requer a integridade de agir de acordo com suas prioridades. FranklinCovey
Matriz de Gerenciamento de Tempo
Necessidades • Crises • Problemas urgentes • Projetos, reuniões e relatórios
com prazos finais
Eficazes e proativos • Preparação • Prevenção • Planejamento • Construção de relacionamentos • Recriação • Esclarecimento de valores
Decepção • Interrupções desnecessárias • Relatórios desnecessários • Reuniões, telefonemas, emails e
correspondências sem importância
• Problemas de terceiros sem grande relevância
Desperdícios e excessos • Coisas triviais • Telefonemas, correspondências e
e-mails • Atividades que desperdiçam
tempo • Atividades de fuga • Utilização excessiva de TV,
Internet e muitas pausas no trabalho
Onde você gasta seu tempo?
Matriz de Gerenciamento de Tempo
Necessidades • Crises • Problemas urgentes • Projetos, reuniões e relatórios
com prazos finais
Eficazes e proativos • Preparação • Prevenção • Planejamento • Construção de relacionamentos • Recriação • Esclarecimento de valores
Decepção • Interrupções desnecessárias • Relatórios desnecessários • Reuniões, telefonemas, emails e
correspondências sem importância
• Problemas de terceiros sem grande relevância
Desperdícios e excessos • Coisas triviais • Telefonemas, correspondências e
e-mails • Atividades que desperdiçam
tempo • Atividades de fuga • Utilização excessiva de TV,
Internet e muitas pausas no trabalho
URGENTE NÃO URGENTE
NÃ
O IM
PO
RTA
NTE
IM
PO
RTA
NTE
Mudança de Paradigma
Resultado
• Mais organização e produtividade
• Menos crises
• Reconhecimento como realizador
• Uma vida mais equilibrada e paz de espírito
Comportamento
• Foque nas maiores prioridades
• Elimine o que não é importante
• Planeje semanalmente
• Planeje diariamente
Foco nas Prioridades
Relógio Você gerencia o tempo Eficácia Cronogramas Coisas urgentes
Bússula Missão, direção e valores Eficácia Relacionamentos Coisas importantes
Planejamento Pessoal
• Diário
• Semanal
• Mensal
• Anual
• Anos futuros
Sentido da Vida
Logoterapia – focado no sentido da existência,
sentido da vida, futuro. Viktor Frankl
Quais são seus papéis?
• Exemplo:
– Pai-Esposa
– Conjugue
– Gerente
– Membro da família
– Amigo
– Voluntário
– Outros
Escreva o que deseja atingir em
cada papel
O que você quer atingir a longo prazo?
• Monte a sua linha do tempo 85 anos
65 anos
55 anos
45 anos
35 anos
25 anos
18 anos
Defina as metas por fases da sua vida
Planejamento Semanal
• Dicas – Quando? Antes do início da semana.
– Onde? Em algum lugar silencioso
– Quanto tempo? 20 a 30 minutos
Segunda Terça Quarta Quinta Sexta
Manhã
Tarde
Planejamento Semanal
• Qual a coisa mais importantes que posso fazer nesta semana neste papel? (Defina para cada tipo de papel)
– Origem das pedras grandes
• Consciência, missão, metas e projetos-chaves
• Podem ser: tarefas, compromissos, áreas nas quais você deve focar
Planejamento Diário
• Verifique os compromissos do dia
• Faça uma lista realista
• Priorize as atividades
• Tenha ele o tempo todo com você
• Adapte-o às suas necessidades
• Integrado (liste as tarefas, compromissos, anotações e contatos)
• Ao longo do dia, reveja as atividades que conseguiu realizar
Dicas
• Não temos como gastar o tempo que não temos.
• Seja realista, considere os tempos de pausa e deslocamento
Dicas
• Mantenha apenas um local para anotar todos os seus compromissos
• Mantenha sua “agenda” sempre com você, tenha as informações na sua mão
• Evite anotar em papéis soltos – isso é desperdício de tempo
• Veja se cumpriu todas as atividades do dia anterior, caso contrário revalide-as
• Veja o que pode ser delegado
Desperdiçadores do Tempo
1. Interrupções por telefone 2. Desrespeito aos horários 3. Falta de hábito para fixação de prioridades 4. Incapacidade para dizer não 5. Uso inadequado das secretárias 6. Solicitações da hierarquia 7. Solicitações dos subordinados 8. Qualidade x quantidade reuniões 9. Envolvimento operacional 10. Falta de consciência sobre a importância do tempo
como recurso
Quais são os seus maiores
desperdiçadores do tempo?
Economizadores de Tempo
• Evite compor o processo decisório com muitas pessoas
• Responda nos próprios ofícios ou e-mails • Estabeleça prioridades • Faça a secretária responder e-mails e ofícios • Reuniões objetivas • Elabore e-mails curtos • Treine os subordinados • Evite acumular papéis • Controle as informações: saiba o que você precisa
pedir O que você
aproveitar?
Economizadores de Tempo
• Planeje o uso do seu tempo • Aprenda a dizer não • Delegue a leitura • Realize conferências por telefone • Certifique-se que foi entendido • Use e “abuse” da agenda • Defina um horário para terminar o trabalho • Delegue para baixo e para cima • Filtre os atendimentos • Fixe horários • Fixe tempo para ficar sozinho
O que você aproveitar?
Economizadores de Tempo
• Discipline o uso do telefone
• Evite atendimentos cruzados
• Mantenha organizada a mesa de trabalho
• Cuidado com o perfeccionismo
• Analise o problema com maior especificidade
• Simplifique
O que você aproveitar?
Economizadores de Tempo
• Encurte a interrupção – Receba o visitante em pé
– Receba-o na ante sala
– Sente na ponta da mesa
– Tenha um relógio visível
– Use o despertador do celular para definir o uso do tempo
– Não ofereça cafezinho
– Defina claramente o objetivo do contato
O que você aproveitar?
