Produtividade: Administração do Tempo

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Post on 28-Nov-2014

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Leadership & Management

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Veja como administrar melhor seu tempo e tornar seu dia mais produtivo. Dicas simples para voc aplicar no seu dia a dia.

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<ul><li> 1. EU PRODUTIVIDADE ADMINISTRAO DO TEMPO </li> <li> 2. ADMINISTRAO DO TEMPO Falta de tempo desculpa daqueles que perdem tempo por falta de mtodos. Atividade no produtividade Planejar sem exagerar No ficar esperando as urgncias Evitar as distraes no meio do caminho Negociar o que precisa ser entregue primeiro Aprender a dizer no </li> <li> 3. PLANEJAMENTO Planejar sem limitar a liberdade de agir No perca o longo prazo de vista Entenda a importncia do que est fazendo Tarefas Dirias 1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize! Metas Intermedirias Metas Longo Prazo Viso Metas: precisam ser EMAC Especfica Mensurvel Atingvel Compatvel Fotografia do futuro. Determine antes de tudo. Identifique o teu papel. </li> <li> 4. O MAIS IMPORTANTE VEM PRIMEIRO </li> <li> 5. META EMAC (exemplo) Viso: ser saudvel! Meta de longo prazo: emagrecer Meta de longo prazo: em 1 ano estarei 10 kg mais magra, fazendo exerccio pelo menos 3 vezes por semana e com bons ndices de glicemia e colesterol. Meta intermediria: em at 1 ms vou visitar um mdico para determinar minha condio atual. </li> <li> 6. TAREFAS DIRIAS Revises mensais: revise a sua viso e suas metas de longo prazo e intermedirias. Revises semanais: agende os compromissos, reserve tempo para planejar, estabelea e negocie os prazos. Revises dirias: determine as tarefas e ordene as prioridades. A IMPRESCINDVEL B NECESSRIO C OPCIONAL Planeje em apenas 10 minutos. Defina se ser no final do dia anterior ou no comeo do dia seguinte. Conhea o tempo que cada tarefa gasta e faa uma lista de atividades. Escreva sempre no mesmo lugar e evite muitas anotaes em papis avulsos. D valor para cada atividade e ordene. </li> <li> 7. URGENTE X IMPORTANTE Urgente diferente de Importante Todas as nossas atividades se encaixam em um dos quadrantes da matriz: Urgente No Urgente Importante 1 2 No Importante 3 4 A produtividade est nos quadrantes 1 e 2 O quadrante 3 o apagar incndio O quadrante 4 a perda de tempo </li> <li> 8. MULTITAREFAS Como ser multitarefas sem perder o foco? Ser multitarefas no significa fazer vrias coisas ao mesmo tempo, mas sim conseguir administrar vrios projetos e entregar todos eles com qualidade (e sem enlouquecer!) Mantenha aberta apenas as janelas que voc precisa para a tarefa desse momento Determine o tempo que vai levar e resista a tentao de espiar os e-mails, o Facebook, o WhatsApp, etc. Termine aquilo que comeou! Coloque uma msica e use o fone de ouvidos, assim voc no se distrai com os barulhos e reduz a chance de ser interrompido Cuidado: a tendncia de priorizar e se aprofundar nas tarefas que a gente gosta mais, mas isso pode gerar uma sensao de falta de tempo para fazer tudo Se voc no consegue curtir o que est fazendo, provavelmente lhe faltam habilidades especficas. No fique constrangido de pedir ajuda! </li> <li> 9. NEGOCIAR OS PRAZOS No tenha medo de dizer no, voc ser cobrado por no ter dito Negocie com segurana, diplomacia e baseado em dados (menos emoo e mais informao) Tome a iniciativa, faa um cronograma e leve em conta todos os recursos sua disposio No perca o prazo que voc negociou </li> <li> 10. ORGANIZAO Um espao desorganizado pode atrapalhar a produtividade Pesquisa: os americanos perdem 3 semanas por ano procurando papis O mesmo vale para organizao digital Criao de pastas Nomeao de arquivos Compartilhamento das verses mais recentes Organizao do desktop Limpeza do inbox: deixe apenas o que ainda precisa de uma ao tua Quando for resolver: elimine, delegue, responda ou arquive. </li> <li> 11. POR FIM... No esquea de reservar um tempo para o teu desenvolvimento (livros, cursos, blogs, conversas, networking, etc) Conversar com os colegas de trabalho sobre o que eles fazem um excelente aprendizado Quando precisar fazer Home Office: ganhe o tempo de deslocamento pra voc, se arrume como se fosse para o escritrio, encontre um espao confortvel (mas no muito, rs), avise quem estiver na sua casa que vocs est trabalhando, almoce em outro ambiente para descansar a cabea, resista s tentaes e mantenha a disciplina! Cuidado com as reunies! Convoque poucas pessoas, defina previamente a pauta, o tempo e o resultado esperado e evite reunies surpresas. E-mails: seja o mais direto possvel (ningum l e-mails com barra de rolagem e em bloco), coloque o assunto em tpicos e as principais palavras em negrito, sublinhe o nome das pessoas que tem uma ao especfica e as datachave, escolha bem os destinatrios, evite o Responder para todos, desligue os alertas de recebimento e crie horrios para se dedicar a isso. </li> <li> 12. Em caso de dvidas, favor entrar em contato conosco atravs do seguinte e-mail: luana@mateada.com.br ou se preferir o telefone, utilize algum dos nmeros abaixo. (51) 3516.8137 (11) 3522.9568 OBRIGADA! </li> </ul>