administração do tempo jtekt
TRANSCRIPT
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO13/06 – ANTÓNIO ALBANO B MOREIRA
QUEM SOU EU?
• Eng. e Administração;
• Pós em Gestão Estratégica;
• Executivo Sênior Multinacionais;
• Professor presencial e EAD;
• Consultor Gestão, Mídias sociais;
• www.formarnaweb.com;
• www.antonioabmoreira.com.br;
• Cinema e fotografia;
• Facebook: antonioabmoreira.
Importância;
Primeiro o mais importante;
Classificação das tarefas, quadrante de urgência e importância;
Uso de ferramentas para organização das tarefas;
Organização geral e de e-mail;
Integração de ferramentas.
ALGUNS PONTOS
HOJE O RECURSO MAIS ESCASSO E
LIMITADO É O TEMPO!
INDÚSTRIA DO TEMPO
GANHAR TEMPO;
USAR TEMPO LIVRE;
VENDER TEMPO.
E O MEU
TEMPO
COMO FAÇO
OBJETIVOS;
PRIORIDADES;
DECISÃO.
DISCIPLINA.
É administrar a VIDA!
ESCOLHAS
O que fazer?
Qual o critério?
Começo por
onde?
Qual elimino?
Nossa vida é...
Tomar decisões !!
Programadas e
Não programadas
1 . PROBLEMA
2. DIAGNÓSTICO
3. ALTERNATIVAS4. DECISÃO
5. AVALIAÇÃO
CICLO DA TOMADA DE DECISÃO
QUAL A
ALTERNATIVA
CERTA
CÍRCULO DOURADO
•VALORES
•CRENÇAS
•PRINCÍPIOS
•SONHOS
•VISÃO
•RAZÃO
•MISSÃO
COMO ESTABELECER?
ROTEIRO
PROPÓSITOOBJETIVO
CLAROESCOLHA
CERTA
E
AGORA
BRINCAR
DE LEGO
E
COMER
SALAME
UMA PROPOSTA
Organizar
Planejar
Agir
Acompanhar
UM EXEMPLO
DE COMO A
ORGANIZAÇÃO
MUDA O
TEMPO!
1 - ORGANIZAÇÃO
• Diminuir pendências;
• 5S;
• Analisar a carga de trabalho;
• Analisar os hábitos ruins;
• Delegar;
• Reuniões planejadas;
• Adaptar ao seu jeito;
• Criar rotinas.
2 - PLANEJAR
Estabelecer atividades;Catalogar atividades;Separar atividades;Paretto, 20 – 80;Visão semanal;Montar cronogramas.
ATIVIDADES
Liste todas as atividades e metas;
Separe as que podem ser delgadas;
Estabeleça os tempos de duração;
Estabeleça metas SMART, eSpecíficas, Mensuráveis, Alcançáveis, Realizadores e com Tempo.
SEPARAR / ANALISAR
• Rotineiras diárias, semanais e mensais. Marque na agenda;
• Pessoais (desenvolvimento, educação, saúde, lazer, emocional, espiritual), familiares, profissionais, sociais;
• Prioritárias e emergenciais.
PARETTO
20 % das atividades representam 80% dos resultados esperados!!
Modelo Stephen Covey
Importância
Urgência
Urgente
Menos Urgente
Importante
I
Crises
Projetos com prazos determinados
Atividades sob pressão externa
Conflito com clientes significativos
Situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos
Cobrança de resultados decisivos
II
Prevenção de problemas, proação
Planejamento
Prospecção de oportunidades
Fortalecimento de relacionamentos e amizades
Busca de novas formas de atuação
Reflexão e avaliação de sua forma de proceder
Menos
Importante
III
Interromper seu trabalho com freqüência para atender os outros
Atividades de efeito a curto prazo
Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte
Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros
IV
Manter-se ativo para parecer que trabalha duro
Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo
Hiperatividade social no trabalho
Arquivo morto
Fofocas com vizinhos
Visitas sociais por obrigação
MATRIZ/IMPORTÂNCIA URGÊNCIA
IMPORTANTES
CIRCUNSTANCIAISURGENTES
TRÍADE DO TEMPO
Ação
• Calendário/Agenda:
– Já marcar todas as tarefas cíclicas, relatórios mensais, reuniões, etc – NOME, DATA, DURAÇÃO RESPONSÁVEL, ENVOLVIDOS. Também marcar nas tarefas;
– Marcar todos os compromissos avulsos que surjam.
PLANO DE TRABALHO SEMANA DOMINGO SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO
PAPÉIS METAS PRIORIDADES DA SEMANA P R I O R I D A D E S D O D I A
R E U N I Õ E S - C O M P R O M I S S O S
8 8 8 8 8 8 8
9 9 9 9 9 9 9
10 10 10 10 10 10 10
11 11 11 11 11 11 11
12 12 12 12 12 12 12
13 13 13 13 13 13 13
14 14 14 14 14 14 14
15 15 15 15 15 15 15
16 16 16 16 16 16 16
17 17 17 17 17 17 17
18 18 18 18 18 18 18
19 19 19 19 19 19 19
20 20 20 20 20 20 20
AFINAR O INSTRUMENTO
FÍSICO
MENTAL
ESPIRITUAL
SOCIAL/EMOCIONAL
NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE :
MODELO SEMANAL
MODELO PROJETO
Ação• Planos de ação – São para projetos e assuntos
relevantes que envolvam cronograma (Excel, MSProject, etc).
– Tarefas, data conclusão prevista duração responsável, precedências;
– Gerar tarefas e calendário dentro da sua ferramenta;
– Mandar e-mail quando for revisado o cronograma para as pessoas responsáveis, ou para avisar das datas;
– Ligar agenda e cronogramas.
Ação
• Pastas do Outlook – sempre deixar a pasta de entrada livre, os e-mails recebidos dar seguimento. Criar as pastas de acordo com as categorias, pessoas, Planos de ação, etc.
• Crie filtros de separação automática das pastas.
Ação
• E-mails recebidos:
– Responder nas horas certas – deletar ou dar categoria e mover para pasta, ou estabelecer horários;
– Deletar se não precisa de guardar;
– Através do Outlook gerar tarefa e calendário se for o caso de existir algo para ser feito no futuro e não for do cronograma, se for do cronograma gerar uma tarefa dentro do cronograma.
Ação
• E-mails enviados:
– Apagar se não precisar guardar através de regra por categoria;
– Gerar o e-mail pelo calendário ou tarefa se for gerar uma necessidade de cobrança de resposta copiar para calendário e tarefas e gravar.
• Reuniões agendadas, controladas e registradas pelo Outlook.
ACOMPANHAMENTO
• Ferramentas gestão;
• Aplicativos;
• Outlook, Gmail;
• Registro, arquivo.
Mídias Sociais
Disciplina e cuidado no uso;
E-mail particular;
Celular a seu favor;
Desligar notificações;
Etiqueta.
APLICATIVOS
• Android/iOS sincroniza com Gmail, gera e-mail avisando;
• Windows sincroniza com Outlook;
• Sincronização do Outlook.
FERRAMENTAS
• MS PROJECT;
• EXCELL, OUTLOOK;
• GMAIL, GOOGLE AGENDA;
• APPs TODOIST, Planner, etc;
• Evernote;
• Zero paper, Intuit, Trello
• WWW.TRIADPS.COM;
• WWW.CHRISTIANBARBOSA.COM.BR.
NO FINAL
Se der tempo, você se questiona.
Faz o balanço da vida.
Que qualidade?
Qual o resultado?
Como usei meu
tempo?
Não é o tempo que voa.
Sou eu que vou devagar.
Helena Kolody
PARA REFLETIR ...
OBRIGADO
SUCESSO!!
