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Gestão do Tempo, Produtividade e QV

− Isto é um item anotadoO Isto é um item por fazerƟ Isto é um item delegadoØ Isto é um item feito® Isto é um item por registrar

Tenha uma “ToDo List”.

Caderno ou software, o importante é o controle.

Use símbolos para Pendentes, Delegadas e Completadas.

Email é comunicação, não um ToDo list. Tenha um método e se discipline a ele. c

Lista de Tarefas

Lista de Prioridades Importante VS. Urgente.

Faça um mapa ou BSC do que é estratégico para você (Estratégia, Cliente/CRM, Projetos, Canais, Marketing, Delivery, Colaboradores, Inovação, Financeiro).

Seu Calendário precisa ter apenas tarefas com horário realmente definido.

Comece pelo mais difícil

Mate logo um leão! (suas novas mensagens de email não é (hoje) um leão)

Não tenha receio de pedir ajuda

Terceirize, pergunte pra quem conhece.

Evite resolver problemas pessoais, durante o trabalho, e principalmente, não queira resolver tudo sozinho.

Organize suas informações

Para que possa pesquisar rapidamente (bancos de dados de contatos, Google Apps, Google Desktop, whatever...).

Não confie em sua memória, pois a sobrecarga pode gerar stress.

DEMO em Access

Diga não às interrupções...

...menos importantes.

Nada de avisos de “novo email”, ou “fulano está online”, a cada 5 minutos.

Mantenha-se como “busy” e leia emails 3 ou 4 vezes por dia, no máximo.

Resolva logo Se o assunto pode ser resolvido em poucos minutos, não deixe pra depois. Resolva na hora que tomar ciência.

Evite o uso de Instant Messaging ou SMS, a menos que seja realmente necessário.

O telefone é muitas vezes um aliado melhor do que o email.

Em vez de marcar como lido, marque como resolvido

Não perca tempo organizando (ou mesmo deletando) emails pouco importantes.

Dica Outlook: Ctrl + Q

Reserve tempo...

...em sua agenda para eventualidades. Não preencha todos os seus slots.

Redes Sociais:

Todas vão te ajudar a não esquecer de responder, portanto, deixe sempre pra depois!

Delegue o quanto antes

E com detalhes de como você gostaria que aquilo fosse feito) tudo o possível, para que a pessoa tenha tempo para adiantar ou resolver o problema.

Dicas de como delegar tarefasDê instruções com precisão. Se puder, exemplifique, cite preferências, e dê dicas simples que permitam que o Assistente Virtual (AV) faça certo, na 1ª vez. Estabeleça prazos adequados e limites de horas para a realização de suas tarefas. Se quiser relatos de progressos intermediários, deixe isto claro.Fracione tarefas em blocos menores. Delegue tarefas para que sejam completadas em não mais de 72 horas.Delegue tarefas uma de cada vez, e priorize diferentes solicitações. “Um VA poderia fazer isto?”. Não espere sempre milagres do AV, mas também não o subestime. Não faz muito sentido gastar tempo com emails para um VA fazer algo que você faria em 5 minutos, como conseguir cotações de passagens aéreas. Fonte: Timothy Ferris. Resumo em: http://www.prestus.com.br/delegar

Não pense “se quer bem feito, faça você mesmo”

Pense: “se quer bem feito 30 vezes, ensine você mesmo 3 vezes, e o quanto antes”.

Aprenda a ser tolerante com a dificuldade dos outros.

Saiba dizer não

em seu ambiente profissional.

Melhor do que atrasar a tarefa ou não cumpri-la, depois.

Reduza o número e o tempo de reuniões. Proponha que se use o Skype, ou as faça de pé.

Utilize um timer para controlar o tempo que cada participante terá para apresentar (isto ajuda todos a resumir conteúdos).

Agrupe compromissos externos em horários próximos.

Revise semanalmente as pendências.

− Isto é um item anotadoO Isto é um item por fazerƟ Isto é um item delegadoØ Isto é um item feito® Isto é um item por registrar

Tenha contatos atualizados sempre a mão.

Faça backups.

Lembre-se de relaxarVocê fez por merecer seu tempo livre, ao final do dia.

Exercite-se sim, mas depois escute músicas calmas.

Descansar é um processo. Prepare-se para dormir.

Uso de Assistentes Virtuais

DEMO

Dicas de como delegar tarefas a um Assistente Virtual

No livro “Trabalhe 4 horas por semana”, Timothy Ferris exemplifica e ilustra muito bem os benefícios de se delegar tarefas a assistentes virtuais.

Há 3 artigos (resumos) deste livro em:http://www.prestus.com.br/delegar

Veja nos slides seguintes os pontos principais

Minha Vida TerceirizadaCom um VA você aprende a dar ordens e ser o comandante, em vez de ser o comandado. “Se posso fazer algo melhor que um assistente, porque deveria pagar-lhe para fazer?” Resposta: Porque o objetivo é liberar o seu tempo para focar em coisas maiores e melhores. O seu tempo pode até parecer “de graça” mas vale muito mais do que o custo de um assistente virtual

Contrate uma empresa de AV’s, em vez de operadores solo.Cuidado para não abusar: tarefas ilógicas, ineficientes ou mal definidas não devem ser feitas nem por você, nem por sua Assistente Virtual Regra de ouro 1: Cada tarefa delegada deve ao mesmo tempo demandar bastante tempo para sua realização e estar bem definida.

Fonte: Timothy Ferris. Resumo em: http://www.prestus.com.br/delegar#parte_II

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Atender as chamadas de seu celular, quando em reuniões, ou em viagens, gerando recados via SMS ou email

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Conheça a história do Sr. Ferraz

E simule agora mesmo quais tarefas você pode delegar para seu assistente pessoal da Prestus

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