a.01 - exerc. gestão de documentos (mpu)

NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA MPU

CARGO TCNICO ADMINISTRATIVO EXERCCIOS COMENTADOSPROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 02 - Gesto de Documentos

Ol, concurseiros! Tudo bem? Ainda com foras?

No vamos desanimar agora!

Chegamos a esta segunda bateria de exerccios, onde vamos tratar de

questes sobre protocolo, classificao, arquivamento e ordenao, e tabela detemporalidade.

Como sempre, estarei disponvel no email para ajud-los no que forpossvel: [email protected]. Contm tambm com o frum do

curso para ajudar seus estudos. No deixem de postar suas dvidas ecomentrios!

Ento vamos arregaar as mangas, e mos massa!

Prof. Mayko Gomes

Abril/2013




Ciclo Vital dos Documentos

(TRE-GO/2009 Cespe/UnB) A teoria das trs idades aquelaque afirma que os documentos passam por diferentes fases,determinadas, por um lado, pela frequncia de uso dos documentos

pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pelaidentificao dos valores primrio e secundrio presentes ou no nos

documentos.

Comentrio: As fases documentais so determinadas, segundo a teoria

arquivstica, pelo valor e pela frequncia de uso dos documentos. Quando osdocumentos so muito utilizados, significa que so extremamente necessrios

para uma determinada atividade; quando so pouco utilizados, significa queainda so importantes para uma atividade administrativa, mas no to

urgentes; e quando so guardados definitivamente, significa que tm muita

importncia para outras reas do conhecimento.

Gabarito: Certo

(MCT/2008 Cespe/UnB) Arquivo de primeira idade ou corrente,arquivo de segunda idade ou intermedirio e arquivo de terceira idade ou permanente so estgios de evoluo dos arquivos.

Comentrio: Segundo a teoria arquivstica, estas so as fases doarquivo. Elas no so trs tipos de arquivo, mas sim um nico arquivo dividido

em trs fases. O arquivo corrente a fase que guarda documentos consultadoscom muita freqncia, sendo necessrios para vrios procedimentos

administrativos. O arquivo intermedirio guarda documentos que ainda somuito importantes para a administrao, mas no so utilizados com tanta

freqncia; esses documentos servem mais como garantia de direitos ou prestao de contas. O arquivo permanente guarda documentos que perderam

todo o seu valor para a administrao (valor primrio), mas so importantes

fontes de pesquisa para outras reas, como a Histria, a pesquisa cientfica, aCultura, etc.

Gabarito: Certo

(Censipam/2006 Cespe/UnB) Ciclo vital dos documentos nome de uma teoria segundo a qual os documentos produzidos e/ou

recebidos no curso das atividades de uma entidade passam por fasessucessivas, devendo ser reunidos em arquivos correntes ou

permanentes de acordo com a frequncia de uso, a provenincia e o grau de sigilo dos documentos.




Comentrio: O Ciclo Vital dos Documentos, assim como o Estgio deEvoluo dos Arquivos, outro nome dado Teoria das Trs Idades. Portanto,

ateno isso. Os documentos passam por fases no arquivo, segundo aquesto anterior, de acordo com a freqncia de uso, com a provenincia

(origem) ou com o grau de sigilo. Ocorre que os documentos sigilosos (queestudamos em nossa primeira aula) NO PODEM EXISITIR NO ARQUIVO

PERMANENTE. O objetivo de desse arquivo servir de fonte de pesquisa, e noh sentido em guardar ali documentos com restrio de acesso.

Gabarito: Errado

(Imbel/2004 Cespe/UnB) Quanto frequncia do uso ou consulta, os arquivos podem ser: ativo, inativo e morto.

Comentrio: Esta questo no apresenta novidades at aqui; mas

acreditei que seria proveitoso coloc-la para explicar a vocs que as fases doarquivo (corrente, intermediria, permanente) podem receber nomenclaturas

diferentes. Portanto ateno a elas:

Corrente Intermedirio Permanente

1 idade 2 idade 3 idade

Setorial Pr-arquivo Histrico

Administrativo Records centers De custdia

Ativo Semiativo Passivo

Vivo Limbo Morto

De movimento Purgatrio Esttico

Em curso Temporrio Definitivo

Ncleos de arquivo Transitrio Final

Gabarito: Errado

(ANAC/2009 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio.

Comentrio: Todos os documentos do arquivo intermedirio tm asmesmas prerrogativas dos documentos do arquivo corrente: seu objetivo, seu

valor, seus interessados, suas funes, etc. A diferena entre eles a sua

freqncia de uso, que no intermedirio menor. Por esta razo vocs devementender que o arquivo intermedirio pode ser considerado uma extenso do arquivo corrente. Inclusive muitas vezes no encontrado esse arquivo emempresas, pois seu custo no justifica sua instalao, e suas atividades podem

ser realizadas pelo arquivo corrente. Ento tenham sempre em mente que afuno desse arquivo desafogar o fluxo no arquivo corrente.




Gabarito: Certo

(PF/2009 Cespe/UnB) A teoria dos valores de documentos nopermite definir se o documento da fase corrente, da intermediria ou

da permanente.

Comentrio: A teoria dos valores documentais afirma que os

documentos possuem dois valores: o primrio, que o valor do documentopara a atividade que o gerou (mediato); e o valor secundrio, que a

importncia do documento para outras reas, diferentes da atividade que ogerou. O valor primrio imediato, temporrio (acaba medida que o

documento cumpre seu objetivo administrativo) e todo documento o possui (a razo de existir do documento); o valor secundrio mediato, definitivo

(existe para sempre) e nem todos os documentos o possuem (deve haver

avaliao). O valor secundrio pode ser probatrio (capaz de provar sobre aao que o gerou) e/ou informativo (capaz de fornecer informaes relevantes

sobre seu produtor.

Ento se um documento ainda possui o valor primrio, deve ser

guardado no arquivo corrente ou intermedirio, onde seu importante para aadministrao; em seguida deve ser avaliado, e caso possua o valor

secundrio, deve ser mantido no arquivo permanente. Portanto essa teoria suficiente para determinar a fase do arquivo em que se encontra o documento.

Gabarito: Errado

(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) De acordo com os fundamentos daarquivologia, correto que o arquivo corrente que existir na Antaq

seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agncia para apoio s atividades cotidianas.

Comentrio: Uma das classificaes que o arquivo corrente pode

receber decorrente de sua propriedade me manter todos os documentos deuma instituio no mesmo local. Quando isso ocorre, dizemos que um

arquivo geral ou central.

Gabarito: Certo

(SEAD-SES-FHS-SE/2009 Cespe/UnB) Os arquivos correntesso formados pelo conjunto dos documentos produzidos e (ou)recebidos pelos vrios setores de trabalho da instituio e que

precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar prximos aos seus usurios diretos.




Comentrio: Ao contrrio, quando o arquivo corrente mantmdivises, guardando seus documentos nos prprios departamentos que osproduziram, dizemos que este arquivo setorial.

Importante: setorial ou geral uma classificao atribuda somente aos

arquivos corrente!

Gabarito: Certo

(PF/2009 Cespe/UnB) Documentos de arquivo produzidos ourecebidos por uma instituio pblica ou privada, com valoradministrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo

intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio.

Comentrio: Em questo anterior vimos que os documentos de arquivo

possuem valores, e que estes determinam as fases em que os documentos seencontram. Sabemos que o valor primrio imediato, ligado diretamente aos

objetivos de criao do documento. Ento esse valor importante para aadministrao e para a tomada de deciso (valor administrativo), ou para a

garantia de direitos e prestao de contas (valor legal, fiscal). Essesdocumentos devem estar no arquivo intermedirio para servirem de garantia.

Os documentos de valor secundrio so os capazes de provar sobre fatosrelevantes, ou informar sobre a histria de seu produtor: origens, evoluo,

criao, objetivos, metas, etc.

Gabarito: Errado

(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) O arquivo intermedirio, conhecidotambm como arquivo inativo, resultante da transferncia de documentos do arquivo corrente.

Comentrio: Mais uma questo tratando no s dos nomes dos

arquivos, mas do processo de passagens de documentos. O nome dapassagem est correto: para o arquivo intermedirio chama-se transferncia, e para o arquivo permanente chama-se recolhimento.

Mas o que est incorreto no item, o nome dado ao arquivo, que, como

visto em questo anterior, deve ser semiativo. O nome inativo dado aoarquivo permanente.

Gabarito: Errado




(FUB/2008 Cespe/UnB) O documento de arquivo transferido aoarquivo intermedirio permanece com o acesso restrito unidade

acumuladora, podendo, com autorizao da unidade acumuladora, ser acessado por outras unidades.

Comentrio: Tambm com base em questo anterior, aprendemos queos documentos do arquivo intermedirio possuem as mesmas caractersticas

dos documentos do arquivo corrente. Quando no arquivo intermedirio, osdocumentos possuem as mesmas prerrogativas e proibies, e uma delas o

acesso liberado. Os documentos no arquivo corrente somente podem serconsultados por terceiros com a autorizao de seu produtor, e o mesmo vale

para os documentos do arquivo intermedirio.

Gabarito: Certo

(INSS/2008 Cespe/UnB) Os documentos pertencentes aoarquivo intermedirio devem ser recolhidos ao arquivo permanente o

momento em que desaparecer o valor secundrio desses documentos.

Comentrio: Podem perceber que bem comum a banca tentar

enganar vocs associando o valor secundrio do documento idadesecundria do arquivo. O pensamento seria: valor primrio, arquivo de 1 idade; valor secundrio, arquivo de 2 idade. Ento fiquem espertos nisso, poisa associao correta a seguinte: valor primrio, 1 e 2 idades; valor

secundrio, 3 idade.

Ento temos dois erros na questo: primeiro, o valor secundrio

definitivo, ou seja, ele nunca desaparece; e segundo, todos os documentos doarquivo permanente devem possuir valor secundrio, ento no podem ser

recolhidos documentos sem esse valor.

Gabarito: Errado

(MPE-AM/2008 Cespe/UnB) Arquivo intermedirio,caracterizado como um estgio de evoluo do arquivo de uma

organizao, pode ser corretamente definido como o conjunto dedocumentos sujeito a eliminao ou a recolhimento para guarda

permanente.

Comentrio: a principal caracterstica do arquivo intermedirio ser um

arquivo de guarda temporria. Significa que todos os documentos ali estoaguardando seu fim: eliminao ou guarda permanente.

Gabarito: Certo




(PF/2009 Cespe/UnB) O acesso aos documentos recolhidos aoarquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos

podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou.

Comentrio: Outra tentativa de enganar o candidato. Vimos que osdocumentos do arquivo corrente e intermedirio possuem as mesmas

caractersticas, e, portanto, somente podem ser consultados com a autorizaode seu produtor.

Mas vimos tambm, em questo anterior, que o arquivo permanente nopode guardar documentos com restrio de acesso. Todos os documentos do

arquivo permanente podem ser consultados por qualquer pessoa. Guardardocumentos com restrio de acesso no arquivo corrente vai de encontro ao

seu objetivo, que servir de fonte de informao.

Gabarito: Errado

(ANVISA/2007 Cespe/UnB) Arranjo, descrio, publicao,preservao, avaliao, criao e referncia so atividades

desenvolvidas nos arquivos correntes.

Comentrio: As atividades citadas acima so algumas das

desenvolvidas tipicamente no arquivo permanente. Este arquivo responsvelpor manter a informao e os documentos sempre acessveis. Deve sempre

dispor de tcnicas de organizao dos documentos (arranjo), de identificaodos conjuntos (descrio), de divulgao do acervo (publicaes), entre

outras.

Mas o que no pode haver nos arquivos permanentes a avaliao de

documentos. A avaliao de documentos um estudo do mesmo para decidirse possui ou no o valor secundrio. Quando um documento recolhido,

pressupe-se que j tenha sido avaliado. Alm disso, a avaliao abre a

possibilidade para a eliminao de documentos, e isso tambm no pode haverno arquivo permanente.

Gabarito: Errado

(MDS/2006 Cespe/UnB) Os documentos do arquivo histrico,tambm chamado permanente, somente podero ser descartados aps

a autoridade arquivstica competente na esfera de atuao do rgo que os produziu ou acumulou autorizar a eliminao.




Comentrio: Mais uma pegadinha da banca para enganar os candidatos.Mas pela explicao da questo anterior, j sabemos que os documentos de

arquivo permanente jamais devem ser eliminados, em hiptese alguma!

Peo ateno e cuidado, pois muito comum esse tipo de confuso.

Gabarito: Errado

Protocolo

(MDS/2010 Cespe/UnB) A legislao determina que cada rgotenha um protocolo central, responsvel por realizar exclusivamenteas rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos

setoriais encarregados do controle de tramitao e da expedio de documentos de cada rea.

Comentrio: O protocolo, atividade da Gesto de Documentos, na fase

de utilizao, responsvel por controlar todo o trmite (movimentao) dodocumento, desde sua produo (ou recepo) at sua destinao (guarda

permanente ou recolhimento).

Por ser uma atividade de Gesto de Documentos, o protocolo no existe

no arquivo permanente, e est ligado diretamente ao arquivo corrente. Devehaver um setor ou departamento responsvel por realizar esta atividade.

Apesar de tudo isso, no existe uma lei ou qualquer outro tipo de regulamento(seno o interno de cada instituio) que determine a existncia de protocolos

centrais e setoriais. Essa diviso deve ocorrer por livre deciso das instituies,de acordo com suas convenincias.

Gabarito: Errado

(ANATEL/2009 Cespe/UnB) O registro dos documentos quechegam a um rgo pblico deve ser feito no setor de protocolo e

consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar

a movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados.

Comentrio: O registro, uma das atividades do protocolo, consiste emcapturar o documento para o sistema de controle da instituio. Isso significa preencher o sistema com os seus dados (destinatrio, nmero, assunto, data,formato, remetente, procedncia, etc) e atribuir-lhe um nmero de protocolo,

que servir para rastrear sua localizao e movimentao. Consultando essenmero de protocolo podemos no s descobrir sua localizao fsica, como

todos os lugares onde esteve e todas as pessoas que o utilizaram.




Muito importante que no confundam o sistema de protocolo comsistemas de informtica! bvio que as ferramentas de informtica ajudam e

muito nas atividades de arquivo, especialmente pela preciso e velocidade narecuperao de informaes, mas o sistema de protocolo existe independente

dos avanos tecnolgicos. Tanto que existia muito ante da informtica. No raro, especialmente em rgos pblicos, a existncia de cadernos de protocolo,

onde so registrados manualmente as movimentaes do documento.

Gabarito: Certo

(TRE-GO/2009 Cespe/UnB) As atividades a seguir so rotinasde protocolo: receber documentos enviados por outras instituies;

despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar osdocumentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores

que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para

devoluo do documento; prestar informaes contidas nosdocumentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas

com relao prtica e tica profissional.

Comentrio: As atividades de protocolo procuram simplesmente

controlar o trmite de documentos. Todas as suas tarefas e ferramentasprocuram apenas localizar o documento. Ento atividades como emprstimo de

documentos e controlar prazos de devoluo so de responsabilidade doarquivo onde o documento est inserido. Isso por que, quando o documento

est no arquivo, supe-se que j no esteja mais em trmite, e no h razopara a interveno do protocolo.

Ento as rotinas de protocolo so as seguintes:

Recebimento e Classificao:

Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares;

Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;

Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;

Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.

Registro e Movimentao:

Distribuio, redistribuio e entrega dos documentos.

Expedio:

Remessa de documentos para destinatrios externos instituio.

E mais, esta questo pegou bem pesado ao afirmar que o protocolodefine a conduta profissional do arquivista! Ento mesmo que no soubessem




da afirmao acima, j teriam marcado errado por essa afirmativa.Praticamente um ponto dado pela banca.

Gabarito: Errado

(INSS/2008 Cespe/UnB) A abertura de processo deve ser feita, exclusivamente, no setor de protocolo.

Comentrio: A abertura de processos, ou autuao de documentos ecorrespondncia (mesma coisa), deve ser feita EM REGRA no protocolo. Mas o

protocolo no tem a prerrogativa de abrir o invlucro dos documentossigilosos: deve encaminh-los diretamente a seus destinatrios, assim como os

documentos particulares. Neste caso a autuao do documento oucorrespondncia ser feita pelo prprio destinatrio, ou seu superior, ou

algum do mesmo setor e competente para faz-lo. Portanto, em regra a

autuao realizada no protocolo, mas existe a possibilidade, quando tratar dedocumento sigiloso, de ser feita por outros departamentos.

Gabarito: Errado

(MCT/2008 Cespe/UnB) A tramitao de documentos o cursoo documento desde sua produo ou recepo at o cumprimento de

sua funo administrativa. uma atividade de protocolo e est vinculada ao funcionamento dos arquivos correntes.

Comentrio: Pelas questes anteriores j sabemos que protocolo oresponsvel por controlar o trmite dos documentos. E sabemos que o trmite

dos documentos a movimentao e as devidas alteraes e providncias queo documento sofre at o cumprimento da atividade que o gerou. Aps o

trmite (a movimentao), o documento ser arquivado, sendo extinta aatividade dos protocolos.

E tambm, pelas suas caractersticas, o protocolo controla os

documentos que esto tramitando na instituio, ou seja, que esto sendoutilizados com muita freqncia. Ento o protocolo est intimamente ligado ao

arquivo corrente.

Gabarito: Certo

(MS/2008 Cespe/UnB) As atividades de protocolo so de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.




Comentrio: Em questo anterior aprendemos que o protocolo deve serde responsabilidade de um departamento ou setor especfico para isso. Por

mais que esteja ligado ao arquivo corrente, o protocolo trabalha com asatividades de expedio, alm de tratar de correspondncias e documentos

particulares e sigilosos.

Gabarito: Errado

(STJ/2008 Cespe/UnB) Quando entra no rgo/instituio, odocumento deve ser registrado, o que significa identific-lo em umformulrio prprio ou em um sistema informatizado que deve conter a

origem, a espcie, o destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos.

Comentrio: Mais uma questo tratando do registro de documentos. E

como podem confirmar, no h dependncia do sistema de protocolo comsistemas de informtica. A informtica ajuda e muito com suas ferramentas,

mas o protocolo existe autnomo em relao a elas.

Gabarito: Certo

Classificao de Documentos

(STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade declassificao entendida como identificao do assunto nodocumento, localizao do assunto no cdigo de classificao e

anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas.

Comentrio: A classificao o ato de atribuir um cdigo ao documento

de acordo com o assunto de que ele trata. Esse cdigo deve existir nainstituio, ser aprovado e estar em vigor. Todos os documentos devem

receber a anotao do cdigo em sua primeira folha, e ser realizada noprotocolo (lembrem-se das rotinas de protocolo), salvo quando se tratar de

documento ou correspondncia sigilosa ou particular.

E esta rotina sendo realizada no protocolo, no h a obrigao de ser

feita por um arquivista. O que h a obrigao de ser feita por colaboradorque trabalhe no protocolo, e que este seja devidamente treinado nas rotinas

de protocolo e especialmente no procedimento de classificao de documentos.

Gabarito: Errado




(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A classificao de documentos dearquivo leva em considerao trs elementos: a ao a que os

documentos se referem; a estrutura do rgo que produz e(ou) recebe os documentos e o assunto desses documentos.

Comentrio: Um cdigo de classificao nada mais do que umarelao de critrios para separar e organizar os documentos da forma que mais

convier para os interesses da administrao e para a busca e recuperao dainformao.

Existem muitos critrios para se elaborar um cdigo, e a escolha delesdeve considerar as necessidades da instituio. Mas j devemos saber que os

mais comuns so que separam os documentos de acordo com o assunto ouao de que tratam (projetos, compras, recrutamento e seleo, etc.), a

organizao interna da instituio (documentos da presidncia, do

departamento jurdico, da assessoria de comunicao, da logstica, dotransporte, etc.) ou as suas funes (fiscalizao, investigao, licitao, etc.)

Gabarito: Certo

(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificaoorganizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de

acordo com a funo.

Comentrio: Pela resoluo da questo anterior j podemos comear a

deduzir a resposta desta. Vimos, em um breve comentrio, que a um cdigode classificao baseado na organizao de uma instituio monta o arquivo de

forma a refletir sua estrutura.

Ento os documentos, neste caso, sero agrupados de acordo com a

unidade administrativa que os produziu. E s uma curiosidade: certo que aescolha do mtodo deve atender s necessidades da instituio, mas no geral

a classificao funcional apresenta vantagem sobre a organizacional. Isso

porque uma instituio pode sofrer muitas mudanas administrativas (fundir,criar, eliminar ou expandir rgos), mas as suas funes sero sempre as

mesmas.

Gabarito: Errado

(MS/2010 Cespe/UnB) A adoo de um ou mais critrios declassificao para uma srie documental permite agilizar a consultaaos documentos, evitando que seja necessrio consultar dezenas de

documentos com a finalidade de localizar um especfico; os critriosmais utilizados so o temtico, o alfabtico, o cronolgico e o

numrico.




Comentrio: A adoo de mais de um critrio sempre benfico,especialmente para as instituies de grande porte, e com muitos documentos.

Quando isso ocorrer, sempre haver um critrio principal, e os demais serosubcritrios. Exemplo: classificao pela funo, e dentro desta, por assunto.

E quanto aos mais utilizados, so mesmo os mencionados na questo:

temtico (ou ideogrfico, ou por assunto), alfabtico, cronolgico, e numrico.Vamos estud-los mais a frente.

Gabarito: Certo

(STJ/2008 Cespe/UnB) A organizao e a classificao dosdocumentos de uma organizao devem ser feitas por tipo

documental.

Comentrio: Dentre os critrio de classificao que estudamos, nenhumdeles se referia ao tipo documental. De fato, seria muito trabalhoso separar

documentos por esse critrio, pois teramos inmeros conjuntos formados poruma quantidade nfima de documentos. Imaginem se eu tenho um cdigo com

a seguinte classificao: 001 alvars de habite-se, 002 alvars defuncionamento, 003 relatrios de atividades, 004 pareceres tcnicos deengenharia, 005 pareceres de medicina, etc. Seria um cdigo parapraticamente cada unidade documental que existisse na instituio.

Gabarito: Errado

(ABIN/2010 Cespe/UnB) O plano de classificao e a tabela detemporalidade de documentos so instrumentos tcnicos

fundamentais para o gerenciamento da informao dos rgospblicos, e a existncia do plano fundamental para a devida

aplicao da tabela.

Comentrio: Tanto o plano ou cdigo de classificao quanto a tabelade temporalidade so instrumentos bsicos e fundamentais da Gesto de

Documentos. Ambos so fruto do trabalho da Comisso Permanente deAvaliao de Documentos, que composta por profissionais de diversas reas

da instituio.

E as duas so irms: devem andar e trabalhar juntas. A tabela de temporalidade reflete o resultado da anlise da comisso sobre quaisatividades e assuntos so ou no importantes para a instituio. Mas para que

seja aplicada corretamente, necessrio o auxlio do plano de classificao,pois se a tabela julga, o plano identifica os assuntos e os documentos.




Gabarito: Certo

(ABIN/2010 Cespe/UnB) A classificao dos documentos deverefletir a organizao e as funes/atividades do(s) rgo(s) que os

produziram.

Comentrio: Voltando a nossa primeira aula, a funo bsica e razo de

existir do arquivo provar e testemunhar sobre as aes de seu produtor, ouinformar sobre ele. Ento todas as suas atividades e ferramentas devem ser

empregadas para atingir esse objetivo, e com a classificao no diferente.

A classificao deve ser adotada de forma a refletir exatamente as aes

como aconteceram, quando aconteceram, porque aconteceram e ondeaconteceram. No caso de uma classificao estrutural, deve refletir no s a

organizao interna da instituio, mas todas as mudanas estruturais,

ocorridas ou no, desde sua criao at o momento de seu encerramento.

Gabarito: Certo

(ABIN/2010 Cespe/UnB) As classes do Cdigo de Classificaode Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica relativas s atividades - fim so as de nmero 100 a 800.

Comentrio: Para quem tem agora seu primeiro contato com estadisciplina, pode estranhar um pouco esta questo. Mas no se preocupem, a

explicao vem agora.

Como vocs sabem, existe em nosso pas a Poltica Nacional de Arquivos,

normatizada pela Lei n 8.159/91 e Decreto 1.799/93. Dentre outras coisas,essa Lei cria o Sistema Nacional de Arquivos SINAR -, composto porentidades arquivsticas pblicas, instituies de ensino e associaes deprofissionais na rea, mas as instituies privadas que manifestarem interesse.

E como rgo central desse sistema, a mesma Lei cria o Conselho

Nacional de Arquivos CONARQ -, responsvel por definir a poltica quedever ser seguida por todos os membros do SINAR. E o CONARQ, atravs da

Resoluo n 14, definiu a Tabela de Temporalidade e o Cdigo deClassificao dos documentos da Atividade Meio, de observncia obrigatria

para todos os membros do SINAR. Determinou ainda que a tabela e cdigo dedocumentos da atividade fim de cada membro deve ser definido com base

nessa Resoluo.

O cdigo determinado pelo CONARQ tem por base a classificao por

assunto. Est dividida em 10 classes, sendo 9 de assuntos determinados euma para generalidades. Essas 10 classes so numeradas em: 000, 100, 200,




300 e assim por diante. Segundo a Resoluo, a classe 000 j est reservadapara documentos da atividade meio, relativos administrao; e a classe 900

est reservada a assuntos de interesse geral da instituio.

Sendo assim, restaram as classes de 100 a 800 para que cada instituio

as desenvolva para seus documentos relativos atividade fim. muitorecomendvel que leiam essa Resoluo, que se encontra disponvel no site do

CONARQ.

Gabarito: Certo

(ABIN/2010 Cespe/UnB) As classes do cdigo de classificaorelacionadas s atividades-fim do rgo ou entidade do Poder Executivo federal devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Comentrio: Ainda tratando da Lei de Arquivos mencionada acima, a

mesma determina que atividades realizadas nos arquivos das instituiespblicas, como eliminao de documentos, elaborao do plano e da tabela e

outras, devem ser aprovadas pelos arquivos pblicos nas respectivas esferasde competncia.

No caso do Poder Executivo Federal, essas atividades devem seraprovadas pelo Arquivo Nacional. Caso se tratasse de uma instituio estadual

do DF ou municipal, deveria ser aprovado pelo respectivo arquivo pblicoestadual, ArPDF ou municipal.

Gabarito: Certo

(Correios/2011 Cespe/UnB) A classificao, uma das atividadestratadas no setor de protocolo, realizada no momento do

recebimento dos documentos. Para tanto, necessrio haver um cdigo de classificao, que deve ser anotado no prprio documento.

Comentrio: Praticamente uma reviso. Vimos que nas rotinas de

protocolo, os servidores devem anotar o cdigo de classificao dosdocumentos e correspondncias, desde que no sejam sigilosos ou

particulares. E essa anotao deve ser realizada quando o documento ingressana instituio, no momento do seu registro.

E para que isso seja possvel, deve haver, em vigor, um plano declassificao e uma tabela de temporalidade. A anotao do cdigo deve ser

realizada sempre na primeira folha do documento.

Gabarito: Certo




Arquivamento e Ordenao de Documentos

(DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, oarquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos.

Comentrio: O arquivamento de documentos pode ser horizontal, comos documentos deitados uns sobre os outros, formando uma pilha; ou vertical, com os documentos uns atrs dos outros, formando uma fileira.

O arquivamento horizontal mais indicado para arquivos permanentes,

ou para documentos com grandes dimenses, como mapas e plantas. J oarquivamento vertical mais indicado para arquivos correntes, pois mais

fcil de localizar documentos pela maior liberdade no manuseio.

Gabarito: Errado

(FUB/2008 Cespe/UnB) A opo pelo arquivamento em pastasdeve-se ao fato de que o material armazenado enquadrado como

arquivo descartvel.

Comentrio: Essa opo deve-se ao fato de uma busca realizada nesse

arquivo ser feita em menos tempo, e com menos trabalho, uma vez que osdocumentos somente estaro prximos uns aos outros, e no apoiados, como

estariam no tipo de arquivamento horizontal.

Gabarito: Errado

(ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos dearquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou de um cdigo.

Comentrio: Os sistemas de arquivamento esto divididos em direto,semidireto ou indireto, e referem-se a necessidade ou no de se utilizar uma

ferramenta para auxiliar na busca da informao.

O sistema direto dispensa o uso de ferramentas auxiliares. Por exemplo, possvel localizar um documento direto em uma gaveta apenas conhecendo o

mtodo adotado. Geralmente quando os documentos esto ordenadosalfabeticamente, ou por assunto.

O sistema indireto necessita do uso de ferramentas auxiliares. Porexemplo, quando o sistema registra os documentos por algum nmero

atribudo, necessrio o uso de uma tabela para associar o nmero ao




documento. Eu preciso do documento 356.874, mas no sei que documento esse, nem onde ele est guardado.

O sistema semidireto necessita parcialmente do uso de ferramentasauxiliares. O nico mtodo de arquivamento que o emprega o alfanumrico,

que utiliza uma combinao de nome e nmeros para o arquivamento. Como oarquivamento por nomes no precisa de ferramentas, mas o por nmeros

precisa, apareceu essa necessidade parcial. Eu preciso da ferramenta para localizar o armrio ou a gaveta, mas uma vez ali posso localizar o documento

pelo nome, dispensando a ferramenta.

Gabarito: Errado

(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordemalfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um

sistema numrico.

Comentrio: A organizao pela ordem alfabtica pressupe sua

classificao e ordenao pelo nome do correspondente.

E ainda, no est dentro de um sistema numrico. Sequer existe um

sistema numrico! Conforme acabamos de estudar, os sistemas so direto,semidireto e indireto. E o mtodo de classificao alfabtica pertence ao

sistema direto, ou seja, dispensa o uso de ferramentas auxiliares.

Muito cuidado para no confundir tipos (horizontal, vertical), sistemas

(direto, semidireto, indireto) e mtodos (alfabtico, geogrfico, numrico eideogrfico) de arquivamento!

Gabarito: Errado

(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.

Torres, Alisson

Torres, A. Torres, Beatriz

Comentrio: A alfabetao de nomes de correspondentes paraarquivamento deve seguir algumas regras. Para responder a esta questo e

mais a algumas pela frente, vamos ter que conhecer estas regras. Quem j fezeste curso na modalidade teoria e exerccios, ou j estudou esta disciplina

antes, pode estar mais familiarizado com elas. Vamos observ-las:




Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas, consideramos o ltimo sobrenome edepois o prenome.

Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga

Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a

ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que

por sua vez vem antes do O de SOUZA

Exceo: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordemalfabtica do prenome.

Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo

Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do

D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.

Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou

ligados por hfen no se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique

Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor

Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no

se separam. Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney

Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos

Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na

classificao de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S.

Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo

Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um e uma NOSO considerados parte integrante do ltimo nome.

Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de

Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Netoe Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO

considerados na ordenao alfabtica. Ex: Laura Barros Neto -------------------- BARROS NETO, Laura

Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar

Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila




Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na ordenao,

analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim,

ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.

Exceo: Quando no h outro elemento para fazer a ordenaoalfabtica.

Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato

Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato

Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de FILHO

vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO.

Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Elesdevem ficar entre parnteses aps o nome completo.

Ex: Ministro Guido Mntega ----------------- MNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor)

Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)

Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so

considerados pelo ltimo sobrenome. Ex: Charles Albert ------------------------------ ALBERT, Charles

John Kenedy -------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine -------------------------------- VALENTINE, Jill

Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO serconsideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome

quando comeadas com letra maiscula. Ex: Pepino di Capri ------------------------------- CAPRI, Pepino di

Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri --------------------------- DI CAPRI, Antonieta

July OBrien ---------------------------------- OBRIEN, July

Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome,

que indica a famlia do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches

Maria Diaz Herrera -------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez

Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes)so registrados exatamente como se apresentam.

Ex: Ali Mohamed ---------------------- ALI MOHAMED

Deng Yutang ---------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD

Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgosgovernamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os

ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estesdevem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao.




Ex: Correio Braziliense ------------------------ CORREIO BRAZILIENSE Fundao So Martinho ------------------- FUNDAO SO MARTINHO

O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) The New York Times ---------------------- NEW YORK TIMES (The)

El Pas ------------------------------------- PAS (El)

Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e

assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devemaparecer no fim, entre parnteses.

Ex: 3 Congresso de Arquivistas --- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3) XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)

Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona)

No caso de pessoas fsicas ou jurdicas, registram-se por seus nomes

mais conhecidos fazendo a devida remissiva.

Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL)

Agora que conhecemos as regras, vamos observar a regra n 04 paradescobrir que os nomes esto arquivados incorretamente, pois o segundo

nome deveria estar na primeira posio.

Gabarito: Errado

(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao.

Jos, Rogrio So

Paulo, Carlos So Rita, Simone Santa

Comentrio: Mais uma questo que requer o conhecimento das regrasde alfabetao. Na verdade muito bom que vocs as tenham gravadas em

suas mentes, pois podem aparecer questes como essas.

Para responder, basta observar a regra de alfabetao n 03 e descobrirque os sobrenomes Santo, Santa ou So devem estar juntos (So Jos, Rogrio; So Paulo, Carlos; Santa Rita, Simone).

Gabarito: Errado

(MCT/2008 Cespe/UnB) Na alfabetao de nomes espanhis, o registro feito pelo prenome.




Comentrio: As perguntas sobre esse assunto tambm podem aparecernesse formato, onde a banca deseja saber do candidato se ele sabe o que

determina cada regra.

Para responder, recorremos regra n 10, e descobrimos que os nomes

espanhis devem ser registrados a partir do primeiro sobrenome, quetradicionalmente corresponde ao nome da famlia do pai.

Gabarito: Errado

(TST/2008 Cespe/UnB) A sequncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao.

Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de

Castelo Branco, Antnio Barbosa

Moreira, Artur de Azevedo So Thiago, Vicente de Paula de

Comentrio: Esse tipo de questo mais difcil, pois mescla algunstipos de regras. Para responder, devemos aplicar regras diferentes para cada

nome diferente, como a regra das partculas (d, de), a dos sobrenomes compostos e a do sobrenome comum. Aps fazer as mudanas conforme

mandam as regras, basta ordenar normalmente, conforme o alfabeto; A, B, C,M e S.

Gabarito: Certo

(TST/2008 Cespe/UnB) A sequncia alfabtica a seguir est de acordo com as regras de alfabetao.

Bernardes, Ministro Marcus Afonso Fagundes, Demstenes Farias

Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira

Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antnio de Souza

Comentrio: Nesse caso devemos aplicar a regra do sobrenome comume a dos ttulos. Descobrimos que o item est incorreto, pois os ttulos

desembargador e juiz deveriam vir por ltimo, entre parnteses. Alm disso, onome Carlos Ferreira deveria estar disposto antes do nome Demstenes Farias.

Um exemplo de erro que seria cometido ao no aplicar corretamente as regras.

Gabarito: Errado




(STJ/2008 Cespe/UnB) O mtodo de ordenao dosdocumentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado

conhecido como duplex.

Comentrio: Outro mtodo de arquivamento a ser estudado, este

considera o local de origem do documento para sua ordenao. o mtodogeogrfico.

Gabarito: Errado

(MPE-RR/2008 Cespe/UnB) O mtodo geogrfico dearquivamento de documentos o mtodo indicado quando o principal

elemento a ser considerado em um documento a procedncia.

Comentrio: O mtodo geogrfico considera a procedncia do

documento para sua ordenao. As formas de ordenao podem ser Cidade Estado Correspondente; Estado Cidade Correspondente; ou Pas Cidade Correspondente.

importante saber duas coisas; a primeira que nas duas ltimasformas apresentadas as capitais devem ter prioridade na ordenao; se fossem

organizar documentos de diversas cidades do Esprito Santo, os de Vitriaviriam na frente, apesar de comear com V. O mesmo vale para o pas; se fossem organizar documentos de cidades do Brasil, os de Braslia viriam nafrente, apesar de comear com B.

A segunda coisa que o nome do correspondente, a ser colocado depoisda localizao (cidade, estado, pas) seguir as mesmas regras de alfabetao

apresentadas acima.

Gabarito: Certo

(ME/2008 Cespe/UnB) Quando se organiza um arquivo porestados da Federao, as capitais so ordenadas alfabeticamente como

qualquer outra cidade, mas quando o principal elemento deidentificao a cidade, e no o estado da Federao, as capitais

devem ser alfabetadas em primeiro lugar.

Comentrio: Quando se organiza um arquivo por estados da Federao,

as capitais desses estados tero prioridade e viro frente das demais, quesero organizadas alfabeticamente. Exemplo:

Acre Rio Branco ANGELIM, RaimundoAcre Assis Brasil SILVRIO, JorgeAcre Capixaba SANTANA, Joo




Acre Porto Acre ARAGO, Vilas BoasBahia Salvador SANGALO, IveteBahia gua Fria AMADEO, Srgio So Paulo Campinas DOLORES, Maria

Gabarito: Errado

(PGR-DF/2005 Cespe/UnB) Simples e dgito-terminal so mtodos numricos de arquivamento.

Comentrio: Passando agora ao mtodo numrico, este utiliza semprede alguma combinao numrica existente no prprio documento para guarda-

lo. O mtodo numrico simples utiliza o nmero do prprio documento paraindicar a gaveta, pasta, armrio, etc. O mtodo numrico cronolgico utiliza as

datas indicadas no documento (data de produo, de recepo, de registro,

etc.) para indicar sua guarda. O mtodo dgito-terminal utiliza o nmero dodocumento, mas fazendo uma combinao dois a dois, sempre do ltimo ao

primeiro, para indicar, respectivamente, gaveta, guia e posio de guarda.

Gabarito: Certo

(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico simplesdetermina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-

19.

Comentrio: Na verdade este um exemplo de aplicao do mtodo

numrico dgito-terminal. O mtodo numrico simples utiliza o nmero comose apresenta. No caso dessa questo, poderia ser o ofcio n 526.319, por exemplo. Por esse mtodo o documento seria guardado numa pasta ou gavetacom esse nmero.

J o mtodo dgito-terminal faria a decomposio do nmero em grupos

de dois, conforme est na questo, e o documento seria guardado na gaveta19, dentro da guia 63 na posio 52 (conforme aprendemos na questo

anterior, esse mtodo considera o nmero de trs para frente).

Gabarito: Errado

(Sead-Cepah-PB/2009 Cespe/UnB) O mtodo numricocronolgico leva em considerao a ordem numrica e a procedncia do documento.




Comentrio: O mtodo numrico cronolgico considera a data dodocumento. Aplicando esse mtodo, os documentos so ordenados por suas

datas, do mais antigo para o mais recente.

Gabarito: Errado

(ANATEL/2009 Cespe/UnB) O mtodo de arquivamento porassunto depende da interpretao dos documentos e de um amplo conhecimento das atividades organizacionais.

Comentrio: O mtodo ideogrfico, ou temtico, ou ainda por assunto,considera o contedo do documento para a sua ordenao. E como

mencionado na questo, elaborar uma organizao por assuntos no s requerprofundo conhecimento da organizao como uma grande capacidade de

entendimento do documento, para identificar o assunto principal e os

secundrios.

Gabarito: Certo

(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) No arquivamento por assunto, podeser adotado o mtodo alfabtico ou o mtodo numrico. O mtodoalfabtico deve ser aplicando quando o volume e a diversidade de

assuntos da documentao a ser arquivada forem pequenos.

Comentrio: O mtodo ideogrfico divide-se me numrico e alfabtico.

O mtodo ideogrfico alfabtico considera a ordenao alfabtica dosassuntos, para ento ordenar os documentos. Ele pode dispor os assuntos em

estrita ordem alfabtica (mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio) ou podehierarquizar os assuntos, sempre do geral para o particular (mtodo

ideogrfico alfabtico enciclopdico).

O mtodo numrico considera a ordenao dos assuntos. Ele pode dispor

de nmeros frente dos assuntos (mtodo ideogrfico numrico duplex), pode

ordenar a existncia de dez classes diferentes (mtodo ideogrfico numricodecimal) ou pode utilizar nmeros para associar os documentos aos assuntos a

que se refere (mtodo ideogrfico numrico unitermo).

Gabarito: Certo

(FUB/2008 Cespe/UnB) Considere que uma empresa organizaseus documentos em pastas, separando-os por assunto em ordemalfabtica. Caso seja acrescentada, em determinado momento, uma




pasta relativa a nomeaes, essa pasta dever ser colocada no ltimoitem do arquivo, at que nela sejam inseridos todos os documentos

relacionados ao assunto.

Comentrio: Um exemplo de aplicao do mtodo dicionrio, onde

todos os assuntos devem seguir rigorosamente a ordenao alfabtica. Nocaso desta questo, a pasta nomeaes seria colocada na letra N independente de estar com documentos ou no, pois este fato pouco importapara esta ordenao.

Mas para visualizarem melhor, aqui est um exemplo prtico deordenao de assuntos pelo alfabeto:

Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio

Arquivo Permanente

Compras Distribuio

Estoque Informtica

Livros Manuais

Manuteno de ComputadoresProtocolo

Publicaes

Os assuntos esto dispostos em estrita ordem alfabtica.

Gabarito: Errado

(ANTAQ/2005 Cespe/UnB) No mtodo alfabtico dicionrio, ostemas obedecerem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se

de maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico.

Comentrio: No mtodo dicionrio, os assuntos obedecem a uma estritaordenao alfabtica, conforme constatamos da questo anterior. J o mtodo

que divide os assuntos de forma hierarquizada o mtodo enciclopdico.Considerando os mesmos assuntos da questo anterior, sua aplicao seria da

seguinte forma:

ARQUIVO CORRENTE

ProtocolosARQUIVO INTERMEDIRIO

ARQUIVO PERMANENTEESTOQUE

Compras Distribuio




INFORMTICA Manuteno de computadores

PUBLICAES Livros

Manuais

Notem que os assuntos principais foram ordenados alfabeticamente, e

dentro deles, os subassuntos tambm. preciso muita habilidade e conhecimento da instituio para fazer essa classificao, pois pode ser difcil

identificar os assuntos principais ou associar os assuntos secundrios.

Gabarito: Errado

(Sead-Cepah-PB/2009 Cespe/UnB) O mtodo decimal um mtodo numrico ideogrfico.

Comentrio: Est corretssimo. Vimos em questo anterior que estemtodo divide os assuntos me dez grandes classes, sendo uma reservada para

os assuntos gerais, isto , que no cabe em mais nenhuma outra classe.

Quero aproveitar para ressaltar que esse o mtodo adotado por toda a

administrao publica. Podem observar isso ao estudar a Resoluo n 14 doCONARQ, onde mostra o Cdigo de Classificao das instituies do SINAR:

est dividida em dez classes numeradas de 000 a 900.

Gabarito: Certo

(ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadaspelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos.

Comentrio: O mtodo duplex apresenta como caracterstica autilizao de ndices numricos para auxiliar na identificao dos assuntos. Um

exemplo de sua adoo seria o seguinte:

1. ARQUIVO CORRENTE1-1. Protocolos

2. ARQUIVO INTERMEDIRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE

4. ESTOQUE 4-1. Compras

4-2. Distribuio 5. INFORMTICA

5-1. Manuteno de computadores 6. PUBLICAES




6-1. Livros6-2. Manuais

Notem que este mtodo uma combinao de ndices numricos com omtodo enciclopdico. Como podem perceber, os nmeros indicam os assuntos

gerais, e caso haja subdivises, tambm devem ser indicadas no ndicenumrico. E como os assuntos podem ser sempre criados, um mtodo

expansvel, ou seja, podemos utilizar quantos ndices forem necessrios.

Gabarito: Certo

(MEC/2009 Cespe/UnB) Quando as pastas que contmdocumentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nomedos correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de

arquivamento do tipo unitermo.

Comentrio: O mtodo unitermo praticamente foi banido dos concursospblicos. E isso por que dificilmente existe alguma instituio que o adote para

seus arquivos. Mas ele ainda serve para aparecer em provas, ento vamos aexplicao.

Esse mtodo, tambm chamado de indexao coordenada, utiliza fichascom dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um

nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que se refere. Vamos a um exemplo

prtico da sua utilizao:

Ele identifica, nessa planilha, os documentos que podem conter mais de

um assunto em seu contedo. No exemplo acima, os documentos 95 e 55 tratam de dois assuntos ao mesmo tempo. Vocs no precisam se aprofundar,

pois se houver algum item sobre esse assunto, ele vai pedir apenas o conceitodo mtodo unitermo, ou fornecer os dados da planilha para que respondam. E

a resposta sero os nmeros que se repetem em mais de um campo.

Gabarito: Errado




Tabela de Temporalidade

(CLDF/2006 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade oresultado do processo de avaliao e contm a determinao de prazospara transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Para

que uma Tabela de Temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro aprovada por uma autoridade competente.

Comentrio: A tabela de temporalidade, junto com o cdigo declassificao, so ferramentas bsicas e fundamentais da Gesto de

Documentos. J vimos que as duas so fruto do trabalho da comisso deavaliao, e que o cdigo necessrio para a aplicao da tabela.

Depois de pronta, a tabela deve ser aprovada ou homologada porautoridade competente, e ser aplicada em todos os nveis e unidades

administrativas da instituio. Ela deve indicar, com base no cdigo e no

assunto, os prazos de guarda e a destinao dos documentos que passam poruma instituio.

Gabarito: Certo

(TRT-17/2009 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade uminstrumento de gesto dos prazos de guarda dos documentos aplicada

inicialmente no arquivo intermedirio.

Comentrio: Os prazos da tabela de temporalidade so tambm

aplicados na fase corrente. Podemos perceber por sua estrutura que os prazosde guarda nessa fase so obrigatrios, ao passo que no arquivo intermedirio

pode no ser.

Alm disso, os prazos descritos na tabela sempre comeam a ser

contados da produo ou recebimento do documento, e sabemos que tododocumento, no momento de sua produo ou recebimento, sempre estar no

arquivo corrente.

Gabarito: Errado

(TRE-MA/2009 Cespe/UnB) As caractersticas provisrias doarquivamento intermedirio impedem a aplicao da Tabela de

Temporalidade.

Comentrio: Muito pelo contrrio, as caractersticas provisrias do

arquivo intermedirio so bastante propcias aplicao da tabela.




Em questo anterior ns vimos alguns nomes que os arquivos podemreceber. Todos os nomes empregados ao arquivo intermedirio do a ideia de

transitoriedade, ou seja, temos certeza que os documentos que ali esto noficaro indefinidamente. Tudo o que resta definir ento o prazo em que sero

mantidos ali, e o faremos com a utilizao e aplicao da tabela.

Gabarito: Errado

(TRT-17/2009 Cespe/UnB) Os valores primrio e secundriodefinem, em uma Tabela de Temporalidade, os prazos nas fases corrente e intermediria e a destinao final dos documentos.

Comentrio: A tabela determina os prazos de guarda e a destinao dosdocumentos de acordo com os valores que eles apresentam.

Quando um documento ainda tem valor primrio, ele deve ser mantidono arquivo corrente.

medida que esse valor vai diminuindo, ele deve ser transferido ao

arquivo intermedirio.

E quando o valor primrio acaba, ser verificada a existncia do valor

secundrio: se existir esse valor, o documento dever ser recolhido ao arquivopermanente; e se no existir, dever ser eliminado.

Gabarito: Certo

(ME/2008 Cespe/UnB) O cdigo de classificao dedocumentos o instrumento de destinao que determina os prazos

em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente.

Comentrio: Uma tentativa, alis, bem frgil, de enganar o candidato.

Ele apenas tentou confundir empregando o conceito de tabela detemporalidade ao cdigo de classificao.

Mas esse tipo de questo serve para chamar a ateno de vocs: noconfundam o cdigo de classificao com a tabela de temporalidade! As duas

ferramentas so bsicas da Gesto de Documentos, so fruto do trabalho dacomisso de avaliao, e o cdigo necessrio para a aplicao da tabela. Mas

as duas no so a mesma coisa, e possuem conceitos diferentes.

Gabarito: Errado




(MTE/2008 Cespe/UnB) A estrutura bsica de uma Tabela deTemporalidade deve, necessariamente, contemplar os conjuntos

documentais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas fasescorrente e intermediria e a destinao final eliminao ou guardapermanente -, alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao.

Comentrio: A tabela de temporalidade deve determinar o que deverser feito com os documentos. Para tanto, suas informaes no podem conter

espaos para dvidas ou dar a possibilidade de se cometer erros.

As informaes bsicas e obrigatrias que devem constar em uma tabela

so: assunto, funo ou organizao da instituio (que o conjuntodocumental), o respectivo cdigo de classificao (pode vir antes), o prazo de

guarda no arquivo corrente , o prazo de guarda no arquivo intermedirio (se

houver), a destinao (eliminao ou guarda permanente) e um campo paraobservaes que se faam necessrias a correta aplicao da tabela (por

exemplo, observar legislao especfica para determinados documentos).

Gabarito: Certo

(TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Cada setor e/ou departamentodeve definir os prazos de guarda para os documentos produzidos internamente.

Comentrio: A tabela de temporalidade uma ferramenta definida pelacomisso de avaliao e homologada pela autoridade competente, que passa a

ter valor e aplicabilidade em todos os nveis da instituio.

Portanto as unidades administrativas no tm autonomia para

determinarem os prazos de guarda nem as destinaes de seus documentos.Ao contrrio, devem observar o que determina a tabela, e seguir fielmente

suas normas.

Gabarito: Errado

(FUB/2004 Cespe/UnB) O perodo de guarda dos documentos definido pelo arquivista, aps pronunciamento da chefia.

Comentrio: O perodo de guarda dos documentos, assim como adestinao que devem sofrer, definido pela Comisso Permanente aps o

processo de avaliao de documentos e sua regular determinao na tabela detemporalidade.

Gabarito: Errado




(Hemopa-PA/2004 Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade dosarquivos do setor deve ser definida somente pelo responsvel pela unidade.

Comentrio: A tabela de temporalidade, que j estudamos antes, umaferramenta bsica da Gesto de Documentos, assim como o cdigo de

classificao.

Essas duas ferramentas so resultado do trabalho da Comisso

Permanente de Avaliao de Documentos. Sendo a comisso multidisciplinar,isto , composta por profissionais das diversas reas, ela no definida por

uma s pessoa, mas sim por um grupo formado especialmente para este fim.

Alm disso, a tabela e o cdigo devem ser de observncia obrigatria por

todas as unidades da instituio. Portanto no h uma tabela ou cdigoparticular para cada unidade: todos devem adotar as mesmas ferramentas em

todos os nveis da instituio.

Gabarito: Errado




Ento chegamos ao fim de mais uma bateria de exerccios, e espero queseja de muita ajuda a vocs!

Mais uma vez reforo que a didtica do curso mesmo um poucoacelerada, ento perguntem sempre que tiverem dvidas! No deixem de

resolv-las, ou elas os acompanharo para a prova!

Quero aproveitar este final de aula para desculpar-me pelo atraso. Como

j tinha dito a vocs. O ritmo de trabalho aumentou muito com a criao deturmas em massa. Particularmente fico feliz, pois todo esse trabalho significa

que a Arquivologia est ganhando espao nos principais concursos, e mais, queo interesse de vocs est indo alm do contedo para provas.

Mas agora estamos de volta com o mesmo empenho e dedicao! Nossasaulas voltaram seguiro o ritmo normal, e espero que ainda estejam

animados. Mesmo assim, peo muitas desculpas pelos contratempos e pelo

atraso! Estou a disposio de vocs para ajudar no que for preciso.

Espero as dvidas, crticas e sugestes de todos vocs frum do curso e

no email: [email protected].

Forte abrao a todos!

Bons estudos e at a prxima aula!

Prof. Mayko Gomes Abril/2013

a.01 - exerc. gestão de documentos (mpu)

Documents