27ª aula negociação comercial - panejamento de vendas 3 -3 ... · tecnólogo em gestão...

Profª Marco Aurélio Botelho

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Tecnólogo em Gestão Comercial – Negociação Comercial

Negociação Comercial

Aula 27 - 01/06/09

17/05/20091




Negociação Comercial

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PLANEJAMENTO DAS VENDAS

PARTE 3/3





• O processo de planejamento das vendas de uma organização deve prever algumas etapas básicas, que mostram a direção a ser seguida. Entretanto, nem todas as organizações conseguem efetivamente planejar suas vendas, muitas vezes devido à cultura organizacional, ao não-profissionalismo de sua administração ou a um ritmo de crescimento intenso e desorganizado.

• A complexidade do planejamento de vendas dependerá do tamanho da organização, podendo, conforme a necessidade, aumentar o processo ou dar mais destaque a algumas dessas etapas para conseguir maior eficácia nos resultados.





• Dentro do Planejamento de vendas das organizações, há cinco etapas:

• Avaliação das oportunidades de mercado,

• Estimativa de potencial de mercado,

• Previsão de Vendas,

• Segmentação de mercado e

• Distribuição e Logística

• Estão são as etapas que oferecerão base para todo o processo.





• Assim o planejamento de vendas deve, primeiro, procurar sistematizar ações, aproveitando oportunidades de mercado, desde que enquadradas dentro da missão e dos objetivos da empresa.

• Depois, os profissionais de vendas devem trabalhar em modelos que possibilitem a identificação clara e objetiva do potencial de mercado: a capacidade de um mercado de determinada área geográfica ou setor da economia de absorver uma quantidade de vendas de um produto ou serviço.

• Quanto a previsão de vendas, ela visa avaliar o que poderá ocorrer no período seguinte sob as diversas influências conhecidas no momento. Por meio do cruzamento desses fatores, identificam-se os volumes de vendas a serem atingidos no período seguinte.





• A identificação de segmentos de mercado dentro do planejamento de vendas visa gerar subsídios para a organização dos territórios, o zoneamento e outros critérios para a formulação da estratégia de vendas.

• A segmentação pode ser entendida como subdivisão de um mercado em partes menores, preservando as características básicas (em comum) de compra e consumo.




DISTRIBUIÇÃO E LOGÍSTICA• A etapa de distribuição e Logística é responsável pelo escoamento mais adequado do produto; nela a organização avalia quais são as melhores formas e caminhos. Ela pode ser dividida em distribuição exclusiva, seletiva ou intensiva e tem como meta principal estabelecer, manter e gerar eficácia nas vias de distribuição para que o composto de produtos seja colocado nos segmentos mais importantes da maneira mais econômica.

• Muitas organizações estão desenvolvendo processos sistemáticos para que, de forma contínua, consigam introduzir dados a serem utilizados como conhecimento acumulado em planejamentos futuros das empresas. Os profissionais que estão diretamente ligados a estas atividades perceberam o quanto é importante manter um monitoramento constante da evolução, do controle e de possíveis rotas de correção durante a execução de atividades para que o sucesso dos planejamentos possa ocorrer sem sobressaltos.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• O processo comercial é amplo, dinâmico e assume em alguns momentos uma complexidade desnecessária. Ele é composto por diversas tarefas interligadas e dependentes de um bom fluxo operacional para que se atinja o sucesso das vendas.

• As avaliações dos possíveis pontos de estrangulamento do processo, assim como as áreas da organização - vendas, cobrança e distribuição, que estarão em maior grau de vulnerabilidade para cumprir os prazos pré-estabelecidos dentro do fluxo, serão lavo de uma análise apurada. Os ajustes que se fizerem necessários deverão ser implantados visando à busca de uma perfeita harmonia desse fluxo operacional.

• Após a realização do planejamento das atividades operacionais, que estarão oferecendo suporte para a empresa desenvolver o trabalho de vendas, cabe aos profissionais envolvidos a estruturação dos mecanismos que servirão para acompanhar a evolução e a plena implementação do planejamento: os relatórios comerciais de vendas.




RELATÓRIOS COMERCIAIS

• A principal função desses relatórios é o fornecimento de dados que serão avaliados pela organização e cruzados com os números referenciais do planejamento, orçamentos e previsões de vendas realizados no início do processo.

• Algumas organizações julgam que os relatórios comerciais estimulam a burocracia e o excesso de controle: são uma camisa-de-força. Argumentam que a função principal dos profissionais de vendas é vender, e não preencher relatórios; que a burocracia e o tempo investido na elaboração sistemática desses documentos podem diminuir o volume de vendas no mercado.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• Como o processo de vendas não se encerra com o fechamento da venda e não envolve apenas a área de vendas, os relatórios comerciais são úteis para as áreas de:

• Marketing (lançamento de novos produtos, promoções, composto de marketing, elaboração do plano de marketing); • Compras (suprimento das matérias-primas necessárias); • Produção ou industrial (planejamento dos volumes de produção e alocação de estoques); • Recursos humanos (treinamentos, capacitação, etc.); e • Financeira associada à cobrança (fluxos financeiros).

• Assim, são os relatórios que permitem que todas as áreas envolvidas recebam as informações necessárias para seu funcionamento, aprimoramento e monitoramento do processo implantado.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• Além disso, alimentar o SIM (Sistemas de Informações em Marketing) da organização, trará maior segurança à administração das vendas.

• A evolução da tecnologia e a introdução da informática como ferramenta facilitadora desses controles possibilitaram maior velocidade na geração de informações que servirão para as decisões do corpo diretivo e gerencial das organizações.

• As organizações dispõem de um número grande de variáveis, que podem ser mais ou menos importantes em suas decisões. A própria Cultura organizacional reinante indicará os parâmetros para que a empresa gere informações mais amplas ou mais sintéticas. É dessa realidade que se deve partir para a estruturação de quais os dados são relevantes para a elaboração dos relatórios necessários a cada organização.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• Documentos utilizados no processo de vendas:

• Ficha do Cliente,

• Ficha de cadastro para a concessão de crédito,

• Mapa de vendas,

• Pedido,

• Relatório de visitas,

• Mapa de avaliação das visitas,

• Despesas da equipe comercial.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• FICHA DO CLIENTE.

• A ficha do cliente é uma ferramenta fundamental, nela estão contidos os dados básicos que demonstram o potencial de compras, últimas vendas realizadas, qual é o nome do comprador, além dos dados cadastrais, endereços de vendas e cobranças, e local de entregas. Ela também indica o potencial do cliente e a freqüência de visitas necessárias para que exista um atendimento adequado.

• A informação de visitas necessárias possibilita que o vendedor organize seu plano de viagens e atendimentos, facilitando, dessa forma, a ordenação do fluxo de vendas.

• Essa ficha deve estar sempre atualizada para retratar o momento real pelo qual o cliente passa. Como a maioria das fichas atualmente são informatizadas, sua atualização é fácil, podendo ser feita, muitas vezes em tempo real.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• FICHA DE CADASTRO PARA CONCESSÃO DE CRÉDITO.

• A ficha de cadastro para concessão de crédito dá ao departamento financeiro da organização grande parte das informações necessárias para a concessão de um limite de crédito adequado ao cliente.

• A organização normalmente utilizará serviços de empresas especializadas em confirmar se os dados mencionados na ficha são reais e válidos, além de averiguar as atuais condições de crédito em empresas correlatas. É muito freqüente que determinadas organizações tenham convênios para troca de informações financeiras de seus clientes.

• Algumas empresas exigem que alguns documentos mencionados, sejam anexados ao pedido de concessão de crédito para facilitar e agilizar a liberação.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• MAPA DE VENDAS.

• O mapa de Vendas, possibilita ao vendedor uma visão imediata da evolução dos seus resultados perante os objetivos traçados para o período. Este relatório oferece condições para o vendedor mudar a sua estratégia de vendas diante do mercado.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• PEDIDO.

• O pedido é a maior fonte de dados que o vendedor poderá gerar para a organização; é ele quem aciona vários fluxos internos e dá informações para uma série de relatórios visando á avaliação e correção da atuação da organização no mercado.

• As organizações procuram simplificar o pedido, por exemplo, por meio da adoção de códigos para produtos e campos pré-impressos, evitando erros de preenchimento, possibilitando maior rapidez de registros e mostrando ao mercado a imagem de uma organização estruturada.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• RELATÓRIO DE VISITAS.

• O relatório de visitas é um mapa em que alguns dados mencionados são transformados em índices estatísticos que servirão para medir o desempenho de um vendedor, uma equipe, uma gerência ou até mesmo da própria organização. O relatório de visitas dá maior controle às atividades comerciais, pois permite a formação de um histórico de resultados que servirão para futuras análises comparativas.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• MAPA DE AVALIAÇÃO DAS VISITAS.

• O mapa de avaliação das visitas é uma ferramenta para direcionar as ações da equipe comercial, permitindo o desenvolvimento de treinamentos, visando a um melhor desempenho futuro da equipe e a habilitação de vendedores que demonstrem deficiências específicas.

• O mapa de avaliação das visitas também é aplicado em uma visão mais ampla da organização para retratar a eficácia das políticas comerciais, estratégias implantadas e desempenho dos produtos.

• Vários índices de avaliação da eficácia de vendas podem ser extraídos deste relatório.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• RELATÓRIO DE DESPESAS DA EQUIPE COMERCIAL.

• O relatório de despesas da equipe comercial é a ferramenta com a qual as áreas financeira e a controladoria da organização poderão avaliar se a rentabilidade está dentro dos parâmetros indicados no plano orçamentário. As equipes de vendas possuem certa autonomia de gastos, mas, por questões como a de auditoria interna, é prudente ter um controle mais pontual dos níveis das despesas geradas. Por ser um instrumento legal para o reembolso de despesas originadas em ações de venda, o relatório de despesas da equipe comercial também estimula a formalização.

• As organizações podem, a seu critério, definir políticas de despesas com a equipe comercial baseadas em alguns procedimentos que visam facilitar o controle do processo.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• POLÍTICAS DE DESPESAS.

• Exemplos de política de despesas de venda

• Roteiros nas cidades-sede do vendedor: serão reembolsáveis somente despesas com combustíveis

• Roteiros externos à cidade-sede do vendedor: São reembolsáveis os combustíveis, hospedagem, alimentação e gorjetas.

• Roteiros de longa distância: São reembolsáveis os combustíveis, hospedagem, alimentação, gorjetas, transporte (avião, taxi, ônibus) e representações.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• A TECNOLOGIA A FAVOR DA ADMINISTRAÇÃO DE VENDAS.

• As organizações estão passando atualmente por um rítmo muito intenso de aperfeiçoamento em suas técnicas de vendas. Um dos fatores-chave para sustentar esta evolução ocorre por meio da utilização, em proporções cada vez mais amplas, de sistemas automatizados e informatizados (laptops, palmtops, telefones com sistemas de rastreamento, etc.) para consulta, concretização e controle das transações comerciais.

• Entretanto, o maior desafio na informatização ou automatização da força de vendas não tenha nenhuma relação com a tecnologia em si e sim com a habilidade de entender e acuradamente prever os benefícios dessa automação.




RELATÓRIOS COMERCIAIS• VANTAGENS E DESVANTAGENS DA INFORMATIZAÇÃO EM VENDAS.

VANTAGENS DESVANTAGENSAUMENTO DA CAPACIDADE DE TRATAMENTO

DAS INFORMAÇÕES COMERCIAISDILUIÇÃO DE RESPONSABILIDADE

AGILIDADE NA OBTENÇÃO DAS INFORMAÇÕES SOBRE OS CLIENTES

DESLOCAMENTO DO PODER PARA OS QUE DOMINAM A TECNOLOGIA

MAIOR CONFIABILIDADE NOS DADOS EXCESSO DE INFORMAÇÕES (POLUIÇÃO DE INFORMAÇÕES)

INTEGRAÇÃO DOS SUBSISTEMAS DE VENDAS EVASÃO DAS INFORMAÇÕES DE VENDAS

MAIOR DELEGAÇÃO DE PODER AOS VENDEDORES

TEMOR DE DESEMPREGO

MAIOR CONTROLE POSSIBILIDADE DE FRAUDE E PREJUIZOS

ECONOMIA E MELHOR APROVEITAMENTO DO TEMPO DO VENDEDOR

BUROCRACIA, DESORGANIZAÇÃO, INEFICIÊNCIA, INFLEXIBILIDADE E RIGIDEZ

INCENTIVO E MAIOR FACILIDADE NO PLANEJAMENTO

OFERECIMENTO DE NOVOS SERVIÇOS AOS CLIENTES




RELATÓRIOS COMERCIAIS• Existem dois pontos que são indiscutíveis quando se automatiza a força de vendas:

• A) A mudança da forma como a organização opera. Subestimar a mudança de como o processo de vendas ocorre hoje para como será depois de informatizado é colocar em risco o sucesso desse esforço>

• B) A informatização da força de vendas mexe com a forma como a área de vendas se comunica com os outros departamentos da organização. Portanto, é fundamental incluir no processo, todas essas áreas, como Marketing, Propaganda, suporte a Vendas, Gerência de Produtos, Serviço ao Cliente e qualquer outro grupo que se relacione com o cliente e o consumidor.




17/05/200929

REFERÊNCIAS

• ADMINISTRAÇÃO DE VENDAS - ANTONIO CARLOS GOBE, CESAR HENRIQUE FISCHER, JOSE JÚLIO DE SOUZA, JULIO CESAR TAVARES MOREIRA, PERROTTI PIETRANGELO PASQUALE - EDITORA SARAIVA.

“PLANEJAMENTO DE VENDAS”

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