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WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS

WORKSHOP V – Implementação das Melhorias

Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais

Goiânia, 12 de agosto de 2009

Objetivos do Workshop V1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação das unidades3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

1) Feedback da AvaliaçãoOrganização

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito Ruim Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

I II III IV

1) Feedback da AvaliaçãoDesempenho do Expositor


10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

1) Feedback da AvaliaçãoMaterial


10%

20%

30%

40%

50%

60%

1) Feedback da AvaliaçãoAuto-Avaliação


10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

1) Feedback da AvaliaçãoExpectativa

Atendeu Superou Não Atendeu Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

09:00 h 09:05 h 09:10 h 09:20 h 09:30 h 10:30 h 10:50 h 11:15 h 11:35 h0

5

10

15

20

25 Freqüência

1) Feedback da AvaliaçãoFrequência (IV)

20’ de atraso no início25’ de atraso no retorno do lanche

Apresentação das unidades Experiência com as atividades desenvolvidas no mês de julho

Melhorias implementadas Indicador (es) definidos Situação atual do (s) indicador (es) Metas estabelecidas

O que foi feito pelo EPOAnálise criteriosa dos formulários enviados

Discussões com as áreas para alguns ajustes

Observação: Dificuldade das áreas na construção dos indicadores.

Relembrando...O indicador deve ser usado a favor do processo. Ele é seu aliado!

Sua finalidade é gerenciar o processo e não expor suas deficiências.

O que medir = O que quero melhorar

MACROFLUXO DAS 4 FASESPl

anej

amen

toM

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sos

Aná

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ria

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rias

Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metas

FIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

FASE 4 – IMPLEMENTAÇÃO DAS MELHORIAS

Pág. 26 – Manual de Apoio

SITUAÇÃO DESEJADA

4) Base conceitual

À medida que a organização ou os seus processos se tornam amadurecidos, mais complexos ou mais interativos, é essencial que as formulações, as atividades de transformação e os resultados tenham de ser consolidados em algum tipo de documentação. (Mauriti Maranhão)

4) Base conceitual

A documentação permite estabilizar o processo, mediante a fixação de critérios objetivos para balizar a forma de fazer, de medir, de prover os registros dos resultados do processo e, finalmente, auditá-lo. (Mauriti Maranhão)

4) Base conceitual

Alguns benefícios da documentação (Norma ISO 9000:2000)

Prover o treinamento apropriadoAssegurar a rastreabilidade e a repetibilidade dos processosTransformar o conhecimento tácito em explícitoDisseminação

4) Base conceitual

Documentar processos de trabalho não implica em burocratização, mas em orientações adequadas e úteis para a execução de trabalhos com a requerida qualidade.(FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)

4) Base conceitualO que fazer?

Elaborar os procedimentos Capacitar os envolvidos no processo Divulgar o funcionamento do processo

(FONTE: Guia de Simplificação do Gespública)

4) Base conceitualO procedimento...

Forma especificada de executar uma atividade ou um processo. (ISO 9000:2005)

Modo específico de executar uma tarefa.

Descreve cada atividade do processo, sem entrar em detalhes.

(Fonte: Gestão por Processos – Saulo Barbará)

4) Base conceitual1. Elaborar procedimento

O que escrever no procedimento? As atividades colocadas no fluxograma serão descritas no procedimento com as respectivas tarefas. O nível de detalhamento deve ser o suficiente para garantir a execução adequada das tarefas do processo.


Cuidado! Detalhamento exagerado Processo engessado Procedimento genérico

P roc es so

Tarefa

S udproc es so

A tiv idade

M acroproces so

Fluxograma

Procedimento

SubtarefaInstrução de Trabalho

Hierarquia dos processos

1O Nível

2O Nível

3O

Nível

4O

Nível

ProcedimentosProcedimentos

Procedimento Operacional Padrão (POP), Plano de Procedimento Operacional Padrão (POP), Plano de inspeção, Plano de calibração, planos de manutenção.inspeção, Plano de calibração, planos de manutenção.

Registros, Formulários, relatórios de auditoria, atas de , Formulários, relatórios de auditoria, atas de reunião, reunião, outrosoutros

Manual da QualidadePolítica e diretrizes da qualidade

Procedimentos – atividades/tarefas5W – O quê (detalhadamente), quem, quando, por que e onde

Instruções de Trabalho (subtarefas)1H – Como (nível extremo de detalhamento)

RegistrosDocumentos comprobatórios das

etapas dos processos

Hierarquia da documentação

4) Base conceitual1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Objetivo – finalidade do procedimento

Definir critérios para e elaboração, aprovação, distribuição, revisão e controle dos documentos resultantes do trabalho de melhoria de processos (procedimentos, formulários e instruções de trabalho) e estabelece os controles necessários para os registros.

Elaboração e controle de documentos e registros


O procedimento deverá especificar: Referências – normas, regulamentos, documentos de referência

Norma ISO 9001:2008


4) Base conceitual1. Elaborar procedimento O procedimento deverá especificar: Aplicação – informa onde e quando se aplica o procedimento (que áreas devem utilizá-lo e em que circunstâncias)

. A todos os órgãos que necessitarem elaborar documentos (procedimentos, formulários e instruções de trabalho ) decorrentes do trabalho de melhoria de processos proposto pelo Escritório de Processos Organizacionais



O procedimento deverá especificar: Responsabilidade e Autoridade – Responsabilidade: profissional responsável por executar a atividade. Autoridade: profissional com poder de decisão sobre a atividade.

Elaborar documento V00 de acordo com a norma padrão.

.

Superintendências: Chefe do departamento (se houver) ou SuperintendenteCAOs: Coordenador do CAOESMP: Diretor da EscolaDiretoria Geral: Diretor Geral

. Elaborador do documento



O procedimento deverá especificar: Detalhamento – passo-a-passo da atividade a ser realizada.

Este é o momento de descrever as tarefas de cada atividade.

.

1. Servidor/Membro identifica a necessidade de elaboração de documento .

A necessidade de elaboração de um documento pode ser identificada por membro ou servidor, através da análise crítica dos processos de suas respectivas áreas, sugestões de melhoria de clientes internos e externos, solicitações da Diretoria-Geral e/ou outros meios que gerem ações corretivas ou preventivas.

.

2. Chefe imediato designa responsável para a elaboração do documento

A partir da necessidade identificada, o chefe imediato designa o elaborador do documento em questão.

.

3. Elaborador elabora documento versão 00 na formatação padrão definida pelo Escritório de Processos Organizacionais

- O elaborador deverá seguir as orientações da Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos, de acordo com a necessidade, anexa deste procedimento.- Para elaboração de procedimentos deve ser preenchido o Formulário para Elaboração de Procedimentos (Form. EPO 08), anexo deste procedimento.


O procedimento deverá especificar:

Registros – documentos que apresentam resultados obtidos ou fornecem evidências de atividades realizadas. Fonte: NBR ISO 9000:2005

Lista mestra Integrante do EPO

Pasta virtual: Suplan/Divisão de Gestão da Qualidade/Documentos controlados/Registros/Revisão Anual

X 5 anos 2 anos



Indicadores – relacionados ao monitoramento do processo

1. Tempo médio de conferência do documento no EPO - em relação aos padrões estabelecidos na Instrução de Trabalho para Elaboração de Documentos.



Alterações da última versão – descreve as alterações realizadas na última versão do docmento com relação ao documento anterior.

Anexos – Neste item devem ser colocados todos os documentos relacionados ao procedimento

1. Fluxograma do processo de elaboração e controle de documentos e registros2. Instrução de trabalho para elaboração de documentos3. Formulário para elaboração de procedimentos

Obs: O FLUXOGRAMA deve ser um anexo obrigatório

4) Base conceitual2. Capacitar os envolvidos no processo de trabalho

Fluxo Formulários Normas Indicadores

Todos aqueles que estão diretamente ligados ao processo de trabalho devem

participar da capacitação.

4) Base conceitual2. Capacitar os envolvidos no processo de trabalho Às vezes, podem ser identificadas pessoas que, apesar de não apresentarem ligação direta com o processo, necessitam de capacitação quanto à nova dinâmica, em virtude da relação estreita de suas atividades frente ao novo processo.

4) Base conceitual3. Divulgação Consiste na divulgação da sistemática de funcionamento do processo de trabalho que fora melhorado e que, agora, necessita ser conhecido pelos demais integrantes da instituição e/ou pelos cidadãos, de forma que garanta a visibilidade e disseminação do trabalho desenvolvido. (Fonte: Guia de Simplificação Gespública)

4) Base conceitual3. Divulgação O desafio será despertar no público-alvo o estímulo para que acessem as informações que serão transmitidas. Somente a divulgação em si, não garante o acesso.

4) Base conceitual3. Divulgação Para motivar o acesso à informação, será preciso trabalhar com “chamadas” que despertem a curiosidade do público-alvo e que possibilite identificarem no processo, benefícios concretos para a melhoria de seu trabalho e de sua vida, quebrando as barreiras que os impedem de conhecer e se apropriaremdo novo.

4) Base conceitual3. Divulgação3.1. O que divulgar? Fluxograma e procedimentos do processo Melhorias implementadas e resultados obtidos Indicador(es) definidos Situação atual do(s) indicador(es) Metas estabelecidas (valor e prazo)

4) Base conceitual3. Divulgação 3.3 Meios de comunicação Fórum institucional – participantes do GDA Site e WikiMP Intranet Jornal mural Gestão em ação

Uma história...Uma aldeia chinesa

Há muitos anos atrás, um rei chinês pediu abrigo em uma aldeia, mas os habitantes se recusaram a abrigá-lo. Com muita raiva no coração, o rei mandou que seu primeiro ministro dizimasse aquela aldeia da forma mais impiedosa possível, e que esta servisse de exemplo a todas as aldeias de seu reino.


Assim foi feito. Exatamente um ano após, na repetição do evento que levou o rei para aquele recanto do país, ele se deparou com o que fora a aldeia mais promissora de seu reino. Era uma desolação total, as casas eram ruínas, os habitantes que sobraram estavam pobres, esfomeados, doentes.


Não havia plantação, não havia nada de útil. A ordem que ele mesmo dera há um ano atrás foi cumprida de forma total e impiedosa, como jamais se havia visto antes! Pasmo, o rei mandou chamar seu primeiro ministro e perguntou-lhe qual método tão eficaz de destruição que fora empregado naquele caso, já que não houvera nenhum movimento bélico.


Recebera por resposta: "Meu Rei, fiz apenas uma proclamação oficial na qual disse que era desejo do rei que todas as leis fossem abolidas, e que todos estariam autorizados por mandato real a fazer exatamente tudo o que desejassem”. Desta forma a aldeia foi dizimada sem o derramamento de uma gota de sangue se quer!

5) Prática

→Enviar para o e-mail do [email protected]

Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br

PRÓXIMO WORKSHOP – 26/08

Cada área apresentará: Fluxo e procedimento do

processo Melhorias implementadas Indicador(es) definidos Situação atual do(s)

indicador(es) Metas estabelecidas (valor e

prazo).Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!

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