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UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA – UDESCCentro de Ciências da Administração – CCA/ESAG

Administração de Serviços Públicos

AULA 5: Introdução ao BSP(Parte I)

Prof. Denilson Sell, [email protected]

Tópicos de hoje...

SITipologia

SITipologia

Classificação de SI

Classificação de SI

Gestão de Sistemas de Informação

Gestão de Sistemas de Informação

Relacionamento PEE e PSI

Relacionamento PEE e PSI

CONCEITOS GERAIS

CONCEITOS GERAIS

Dados à sabedoria

Dados à sabedoria

Valor da Informação

Valor da Informação

Conceito de SI

Conceito de SI

MÉTODO PSIMÉTODO PSI

Atividades Preliminares

Atividades Preliminares

Preparaçãoformal do

Estudo

Preparaçãoformal do

Estudo

Identificação dos Requisitos

de Dados

Identificação dos Requisitos

de Dados

PROJETO DE PSIPROJETO DE PSI

Visão do Projeto de PSI

Visão do Projeto de PSI

Cronograma de Projeto

Cronograma de Projeto

Formulário de Levantamento

PSI

Formulário de Levantamento

PSI

Documentos de Auxílio no

Levantamento

Documentos de Auxílio no

Levantamento

Relatório Final do Projeto

Relatório Final do Projeto

BSP + Amaral & Varajão (Cap. 5)1. Atividades Preliminares

2. Preparação do estudo

3. Início formal do estudo

4. Definição dos processos da organização

5. Identificação dos requisitos de dados

6. Definição da arquitetura de informação

7. Análise apoio atual dos SI aos processos

8. Realização das entrevistas

9. Sistematização da informação e conclusões

10. Definição das prioridades de implementação

11. Análise da gestão da informação

12. Desenvolvimento e recomendações

13. Documentação e comunicação de resultados

Escopo do estudo; Equipe de projeto; orientação à equipe.

Local do trabalho; Identificação da informação recolher; agenda entrevistas; gestão do projeto; revisões;

Visão do patrocinador; revisão dados organizacionais; revisão da informação SI; revisão do plano de estudo.

Produtos/Serviços e recursos; processos de PE/gestão; processos de produtos/serviços; agrupamento/divisão; descrição; relacionamento com organização

Entidades da organização; criação e uso dos dados nos processos; classes de dados: identificação e definição;

Processos eixo vertical; classes eixo horizontal (‘C’); ‘U’ – Usa; Verificação; Reorg. Eixos; grupos; fluxos; gráfico; Revisão do apoio dos SI atuais aos processos; Análise da utilização atual dos dados.

Visões indiv.; Prep. geral (resultados esp., confirmação, comunicado, respons., gráficos, sala, questões, proced. Admin; seqüência; plano ativ; prep.; estr. org. etc.Organização e refinamento da inf.; Def. categorias de conclusões; ordenação dos probl.; descrição concl.; prioridades em arquitetura)

Critérios; Listagem e classificação; Documentação; Def.

Missão da GI; Equipe de Direção; Organização da Informação;

Arquitetura de Informação; Gestão da Informação; Sistemas finais; Plano de ação (por projeto); Revisão da estrutura do relatório; preparação do relatório; Meio e Apresentação aos executivos

1. Atividades Preliminares

Escopo do estudo; Equipe de projeto; orientação à equipe.

Atividades Preliminares• Objetiva garantir o

comprometimento de todos os envolvidos e preparar as atividades subseqüentes. Deve-se apresentar a correta perspectiva da gestão à organização.

Atividades da Etapa

1.1 - Definição do escopo do estudo

1.2 - Definição da equipe do projeto

1.3 - Orientações para a equipe do projeto


Contato inicial -> identificação das necessidades -> pré-projeto -> BP

1.1 - ESCOPO

• Os responsáveis pelo PSI devem estabelecer: – Escopo do estudo– Objetivos– Contribuições Positivas para a organização– Obstáculos que poderão surgir (riscos)– Recomendações para prosseguir ou adiar o estudo

1. Atividades Preliminares - Escopo

1.1 - ESCOPO DO ESTUDO

• Escopo -> delimitação do trabalho a ser realizado;

• O escopo do estudo define os limites do projeto de PSI na organização. Ele define as áreas abrangidas, as necessidades e aquilo que o projeto irá entregar e o que não será realizado;

• O escopo de um PSI pode abranger desde uma área específica até toda a organização.


Limites – gerenciamento – áreas – existência e origem das demandas – aderência ao PE

Além de identificar as áreas da organização, o escopo deve dar pistas sobre as três questões básicas tratadas no PSI:

“Qual a situação atual?”

“O que pretendemos para o futuro?”

“O que fazer para o conseguir?”



• Exemplo de escopo:– ... contextualização dos principais desafios na secretaria ...– O presente projeto visa contribuir para a racionalização do

processo de abastecimento de medicamentos nos postos de saúde de Caminhos do Sertão através de um planejamento de sistemas de informação aplicado na Secretaria Municipal da Saúde do município com vistas a identificar as oportunidades de melhoria sobre a gestão da tecnologia da informação e sobre o fluxo de atividades na gestão de medicamentos junto a rede de unidades hospitalares.

/

• O escopo deve refletir os anseios do patrocinador (responsável máximo na organização pela realização do estudo);

• O patrocinador é responsável por:– Definir os resultados esperados do projeto;– Disponibilizar os recursos para a realização do

projeto;– Avaliar os resultados;– Responsável direto pela área onde será realizado

o estudo;– Será o principal beneficiário/prejudicado pelo

projeto.



• Os objetivos descrevem em linhas gerais as ações que serão realizadas no estudo e o que deve ser alcançado ao término do projeto


1.1 - OBJETIVOS

• Exemplos:– Identificar as informações manipuladas pelos processos

envolvidos na compra e gestão do estoque nos almoxarifados– Mapear as necessidades de informação nas instâncias

operacionais, de controle e de gestão na gerência de abastecimento da secretaria de saúde;

– Identificar o nível de suporte dos sistemas de informação aos processos da gerência de abastecimento;

– Identificar os gargalos nos processos associados à compra e à gestão do estoque e propor revisão nesses processos;

– Propor ações de aquisição ou melhoria da tecnologia da informação para suprir as demandas identificadas.

• Descrições concretas do que o projeto está tentando alcançar.

• Uma contribuição bem escrita será específica, mensurável, alcançável / realizável, realística e com uma clara indicação do prazo - em inglês SMART (Specific, Measurable, Attainable/Achievable, Realistic and Timebound).


1.1 – CONTRIBUIÇÕES POSITIVAS (JUSTIFICATIVAS)

• Exemplos:– Apontar um fluxo de processamento das compras com vistas a

diminuir o tempo entre a solicitação e a entrega (em até X% em X meses);

– Prover informações e controles para contribuir na diminuição da falta de materiais no almoxarifado central, (de maneira a manter todos os medicamentos essenciais em estoque);

– Contribuir para a diminuição do desperdício de medicamentos (em 25%) através de um controle na programação de compras;

1.1 - OBSTÁCULOS

• Condições ou situações futuras que causarão impacto adverso no projeto se ocorrerem (pró-ativo X reativo);

• As equipes deverão identificar os riscos potenciais e traçar planos de ação para monitorá-los e minimizar a probabilidade de os mesmos ocorrerem ou minimizar o impacto sobre o projeto;

• Algumas categorias de risco: – Políticos; – Financeiros; – Técnicos; – Colaboração; – Conhecimento.


1.1 – OBSTÁCULOS: Exemplos


• Risco 1. Falta de compromisso da gerência com o projeto. Probabilidade: Média. Grau do Risco: Alto. Ações:

– Participação do patrocinador nas reuniões de acompanhamento e nas reuniões de planejamento;

– Manter comunicação freqüente.

• Risco 2: Os entrevistados não são colaborativos. Probabilidade: Alta. Grau do Risco: Alto. Ações:

– Apresentação dos objetivos do projeto e da relação de informações que serão recolhidas em uma plenária, para todos os entrevistados, com a presença do patrocinador;

– Solicitação de intervenção por parte do patrocinador;

1.1 - OBSTÁCULOS


• Risco 3. Equipe do projeto com falta de conhecimento ou equipe insuficiente. Probabilidade: Média. Grau do Risco: Alto.

– Atribuir papéis e responsabilidades para os membros da equipe;

– Buscar material complementar sobre a metodologia;

• Risco 4. Prazo reduzido. Probabilidade: Baixa. Grau do Risco: Alto.

– Reduzir o escopo;

– Limitar o número de atividades e de entrevistados no estudo;

– Dividir as responsabilidades entre todos os membros da equipe;

• Outros exemplos:– Burocracia – A falta de conhecimento sobre os sistemas;– Falta de disponibilidade de tempo do patrocinador e dos entrevistados

1.1 – RECOMENDAÇÕES PARA PROSSEGUIR OU ADIAR ESTUDO

• As definições de escopo serão validadas com o patrocinador, quando será analisada a viabilidade de execução imediata do estudo...

• Desta análise pode-se decidir sobre o cancelamento ou continuação do estudo.


1.2 - DEFINIÇÃO DA EQUIPE

• O Líder de projeto deve ter bom conhecimento e perspectiva global da organização, incluindo as formas de interação entre as áreas da organização e conhecimento sobre fontes de informação na empresa;

• Atividades do Líder– Condução do planejamento das atividades– Agendamento e confirmação das reuniões com os diferentes

participantes– Gestão logística do estudo, incluindo a administração diária– Resolução de conflitos e impasses


1.2 - DEFINIÇÃO DA EQUIPE

• A equipe deve elaborar um comunicado a ser distribuído entre os responsáveis pelas funções principais no escopo do estudo PSI.

• O comunicado deve incluir: – Objetivos e escopo do estudo– Equipe constituída para o projeto e identificação de seu líder– Valor potencial para a organização– Necessidade do envolvimento e cooperação dos responsáveis


Fonte: Amaral & Varejão


Página 179

Fonte: Amaral & Varejão


2. Preparação do Estudo Preparação do Estudo• A preparação não envolve toda a

equipe e sim seu líder, com atividades realizadas após a reunião de planificação.

Atividades da Etapa

2.1 - Preparação do local de trabalho

2.2 - Identificação da informação a recolher

2.3 - Agendamento de entrevistas

2.4 - Procedimento de gestão do projeto

2.5 - Revisão do trabalho realizado

Local do trabalho; Identificação da informação recolher; agenda entrevistas; gestão do projeto; revisões;

2. Preparação do Estudo


2.2 - IDENTIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO A RECOLHER

• Ambiente externo: legislação, fornecedores;• Definições estratégicas: missão, visão, objetivos

globais e funcionais;• Organograma;• Ações estratégicas: planos da organização,

projetos principais, prazos, recursos, grupos de trabalho;

• Indicadores: indicadores e relatórios usados para a gestão e para o controle;

• Processos: descrição das atividades da organização ligadas/ ao escopo, descrição dos processos semelhantes em outras organizações;

• Suporte de SI: Descrição dos sistemas utilizados.

Amaral e Varajão, pg. 196


2.3 – AGENDAMENTO DE ENTREVISTAS

• Identificação junto ao patrocinador das pessoas que serão entrevistadas;

• Deverão ser entrevistados pelos menos dois colaboradores da organização além do patrocinador;

• Deverão ser selecionadas pessoas que conheçam o processo alvo da consultoria, de preferência de diferentes níveis na organização;

• Evitar entrevistas muito longas;

• As entrevistas deverão ser agendadas respeitando a agenda dos entrevistados e as perguntas deverão ser condizentes ao entrevistado.

Entrevistas: o que será recolhido...

• Como são realizadas as atividades atualmente?

• Quem são os atores envolvidos?

• Que informações são usadas e criadas?

• Qual é o nível de suporte da TI? Qual a disponibilidade da informação?

• Quais os principais gargalos e as suas possíveis causas?


2.4 – PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DO PROJETO

• Constituir um planejamento das atividades do projeto;

• Os documentos recolhidos (digitais ou papel) deverão ser organizados e estar disponíveis para todos os integrantes.


2.5 – REVISÃO DO TRABALHO

• Revisar as informações recolhidas e agendar a reunião de abertura dos trabalhos com o patrocinador

3. Início Formal do EstudoPreparação do Estudo• Revisão do material

recolhido e apresentação da equipe.

3.1 – Visão do patrocinador

3.2 – Revisão dos dados organizacionais

3.3 – Revisão das informações sobre os SIs

3.4 – Revisão do plano de estudo

Visão do patrocinador; revisão dados organizacionais; revisão da informação SI; revisão do plano de estudo.

3. Início Formal do Estudo

(Reunião de “arranque”)


• Identificação dos seguintes itens do Planejamento Estratégico (PE):

– Missão e visão– Estratégias principais da organização;– Atividades fundamentais para o sucesso da

organização;– Principais medidas de desempenho;– Principais problemas e obstáculos para a

consecução das atividades;– Que informações gostaria de ter para melhor

exercer suas atividades.

3.1 Visão do patrocinador


• Definir com o patrocinador os seguintes itens:– Cronograma da consultoria;– Agenda de entrevistas;– Escopo, objetivos, riscos e resultados esperados;– Informações já recolhidas e novos documentos

sobre a organização a serem analisados;– Agenda da apresentação do estudo para os

entrevistados.


Entrega do documento do escopo

• Enviar por e-mail até o dia 1/06 o documento do escopo contendo:

– Introdução;– Escopo;– Objetivos; – Riscos; – Resultados esperados;– Definição de papéis na equipe;– Cronograma do trabalho;– Enviar o documento e uma foto da equipe por e-

mail.

Planejamento

Data Atividades

19/maiApresentação Proposta + Planejamento + Entrevistas

26/mai Prova

2/junModelagem de Negócios + Síntese Informações + Documento final + Acompanhamento equipes

9/jun Consultoria presencial + Revisão de conteúdo (?)

12/jun Consultoria virtual

16/jun Defesa

23/jun Defesa – Prova

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