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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

FACULDADE INTEGRADA AVM

DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS EM CONDOMÍNIOS COM A UTILIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DA AUDITORIA.

Por: Maria Manuela Martins Pereira Batalha

Orientadora

Profª. Luciana Madeira

Rio de Janeiro

2011

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

FACULDADE INTEGRADA AVM

DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS EM CONDOMÍNIOS COM A UTILIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS DA AUDITORIA.

Apresentação de monografia à Universidade

Candido Mendes como requisito parcial para

obtenção do grau de especialista em Auditoria e

Controladoria.

Por: Maria Manuela Martins Pereira Batalha

3

AGRADECIMENTOS

.... primeiramente a DEUS e a todos os

professores que me ensinaram tudo o

que sei hoje.

4

DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho à minha família que

me concedeu a oportunidade de mais

essa realização, e principalmente a meu

esposo que tão paciente se manteve a

meu lado nas minhas tantas horas de

estudo.

5

RESUMO

Este trabalho pretende suprir as necessidades de conhecimento, no

ramo de Condomínios, quanto à importância do desenvolvimento e

implantação de processos administrativos de controles internos que visam a

minimização de erros e fraudes e servirão como meio de avaliação, por parte

de auditores e condôminos, quanto a probidade de síndicos e administradores.

6

METODOLOGIA

A metodologia utilizada pautou-se na pesquisa bibliográfica. As publicações

consultadas foram publicadas nos últimos 5 anos e têm enfoque nas áreas de

Auditoria Externa, Auditoria Interna, Auditoria Administrativa, Auditoria em

Condomínios, Administração de Condomínios e Controles Internos.

Os autores utilizados foram: Fadel (2007), Oliveira (2006 e 2010), Jund

(2004), Attie (2007), Dias (2010), Paula (1999), Schimidt, Santos e Arima

(2006) e normas do Conselho Federal de Contabilidade.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - Condomínios 10

CAPÍTULO II - Auditoria 14

CAPÍTULO III – Auditoria em Condomínios 19

CAPÍTULO IV – Controle Interno 26

CONCLUSÃO 41

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 42

ÍNDICE 40

FOLHA DE AVALIAÇÃO

8

INTRODUÇÃO

Mesmo não sendo uma prática comum, a auditoria em atividades sem

fins lucrativos é de grande importância, no que diz respeito à confiabilidade na

gestão da entidade, tanto quanto nas que tem como objeto o lucro.

Para efeito de demonstração, utilizar-se-á o ramo de Condomínios no

intuito de elucidar sobre a necessidade desta ferramenta de trabalho nestas

instituições, visto que, por ser atividade que não tem fins de lucratividade,

normalmente não se dá o destaque adequado.

A fim de suprir a necessidade de conhecimento, daremos destaque à

importância do desenvolvimento e implantação: de processos administrativos,

de normas, de procedimentos organizacionais e de controle que minimizarão

a ocorrência de erros e fraudes, e que por consequência diminuirão os custos

da coletividade condominial, em caso de contratação de serviços de auditoria e

também fornecerão meios de avaliação da probidade de síndicos e

administradores.

Levando em consideração as afirmações feitas por diversos estudiosos

no assunto, que apontam o controle interno como uma poderosa ferramenta no

processo operacional da auditoria e que o desenvolvimento de controles

internos nos condomínios é importante para garantir a “memória” e a

continuidade da existência da entidade, que com a padronização dos

procedimentos garantirão o conhecimento, a qualquer tempo, da estrutura

administrativa, de pessoal, do patrimônio, dos seus resultados históricos, etc,

apesar da constante troca de seus gestores.

O objeto de estudo está inserido na observação dos testes de

procedimentos utilizados e desenvolvidos nos últimos 5 anos pelos

profissionais de auditoria, na atividade em destaque, objetivando o

esclarecimento dos pontos de controle, apontados por eles, nas principais

áreas da administração condominial, com o intuito de responder ao seguinte

questionamento: como desenvolver e implantar controles internos em

9

Condomínios através da observação dos testes de procedimentos utilizados

pela auditoria?

Este trabalho está organizado em capítulos, sendo o primeiro capítulo

destinado a sintetizar a complexa atividade condominial. O segundo capítulo

composto de: conceitos, classificações, princípios, técnicas e procedimentos

da auditoria. O terceiro capítulo aborda sobre a importância e os

procedimentos adotados pela auditoria em Condomínios. O quarto capítulo

discorre sobre os objetivos do estabelecimento de controles internos, seu

desenvolvimento e implantação, através do referimento dos fluxos de

procedimentos nas principais áreas administrativas e seus pontos de controle

interno.

CAPÍTULO I

10

CONDOMÍNIOS

Condomínio encontra-se definido por Fadel (2007), como: “ “domínio

de vários”, edifício ou conjunto de edifícios com diversas unidades autônomas”.

Distingue-se por ser um bem único de propriedade de diversas pessoas

(condôminos), que convivem em comunidade, devendo para isso, deliberar e

acatar as regras e procedimentos que permitirão a conservação e manutenção

do patrimônio. Perante a legislação a atividade do Condomínio se caracteriza

conforme ressalta FADEL (2007):

“A atividade de um condomínio pode ser parcialmente ser

comparada à atividade de uma pequena empresa, pois o

condomínio tem registro junto ao CNPJ - Cadastro

Nacional de Pessoa Jurídica -, embora não tenha fins

lucrativos e não se caracterize como pessoa jurídica,

motivo pelo qual é dispensado da maioria das obrigações

fiscais”.

Quanto á regulamentação do Condomínio de acordo com FADEL

(2007):

“O condomínio vertical e o condomínio horizontal têm a

mesma forma de incorporação imobiliária, ou seja, a

constituição legal e consequentemente toda esta

atividade é regulamentada pela Lei 4.591 de 16 de

Dezembro de 1.964, que define as obrigações e direitos

das unidades, destinadas a fins residenciais ou

comerciais, bem como dita as normas para a elaboração

da Convenção do Condomínio, que é um ato contratual

derivado da vontade de todos que o subscrevem, ou seja,

os próprios condôminos”.

Como para tudo existem regras a serem respeitadas, quanto à

constituição legal dos condomínios deve-se reportar à Lei 4.591, que define os

11

direitos e deveres de cada unidade autônoma, e em seu artigo 9, dita normas

para a elaboração da Convenção do Condomínio, que é um contrato derivado

da vontade dos próprios condôminos, tornando-se “Lei” tudo o que nela fôr

assentado, onde será definida a forma do rateio das despesas de custeio e

das extraordinárias, de como será administrado o condomínio, como se dará

a escolha do Síndico, do subsíndico, do Conselho Consultivo, do Conselho

Fiscal, da constituição de fundo de reserva, das alterações da convenção, dos

seguros da edificação, das assembleias geral ordinária e extraordinária. Além

disso, com o intuito de esclarecer e disciplinar com detalhes as normas gerais

contidas na convenção existe também o Regulamento Interno.

Quanto à administração do condomínio FADEL (2007) aponta:

“... conforme o capítulo VI da Lei de Condomínio

(dedicado à Administração) estabelece que o Síndico é o

representante legal do condomínio e, na sua função de

órgão executivo do condomínio, poderá ser pessoa física

ou jurídica estranha ao condomínio”.

Então, a administração do condomínio é delegada ao síndico que

assume a responsabilidade de gerir e controlar o condomínio, bem como

representá-lo em juízo ou fora dele, no entanto, a legislação atual, permite que

ele delegue suas funções administrativas a terceiros, podendo ser pessoas

físicas ou jurídicas.

Quanto à operacionalidade do Condomínio é explicada como:

“...um processo de planejamento que se inicia com a

definição de um valor básico de arrecadação mensal que

permita que seja feita a manutenção e a conservação,

mais conveniente, de forma a preservar o patrimônio e o

cumprimento das demais despesas fixas, variáveis e

obrigações”. FADEL (2007)

12

De onde se conclui que despesas dos condomínios são pagas por

cada unidade condominial através da taxa condominial que pode ser

arrecadada de algumas formas: por previsão (determinada pela previsão

orçamentária), por rateio (apuração dos gastos do período) e por quota extra

(pagamento complementar para cobertura de despesas ordinárias ou

extraordinárias), sendo qualquer das formas aprovadas pela Assembleia.

Todo esse movimento de arrecadação de receitas, através das cotas

condominiais e de gastos, forma um processo financeiro cujo controle

escritural e documental deve ser bem claro e apresentado em relatórios

organizados, de forma a possibilitar um fácil entendimento, denominados

balancetes de prestação de contas, nos quais serão apresentados o RATEIO

(movimento previsto das despesas que geraram o valor da taxa condominial) e

a PRESTAÇÃO DE CONTAS (movimento financeiro referente aos valores

arrecadados e as despesas pagas pelo condomínio) dentro de um determinado

período de tempo.

A prestação de contas gera um grande volume de documentos

(pagamentos, recebimentos, folha de pagamento, guias de encargos sociais,

impostos, taxas, contratos de prestação de serviço, apólices de seguro etc.),

que deverão ficar sob a guarda do síndico por cinco anos. Esta documentação

deve ser obrigatoriamente apresentada em Assembleia Geral Ordinária, pelo

síndico, na presença dos condôminos para que seja feita a aprovação das

contas. Sabendo-se que, o visto de aprovação em Assembleia não tem caráter

absoluto, estando esta sujeita a verificações mais detalhadas, feitas pela

auditoria ou até mesmo ser submetida à apreciação judicial.

Administrar um condomínio não é tarefa fácil. Porque além do síndico

ter que atuar nas operações de manutenção predial, resolver conflitos entre

condôminos, comandar seus colaboradores, ele deve gerenciar um conjunto

de atividades que fazem parte da estrutura organizacional e que são de suma

13

importância para a manutenção da confiança mútua entre síndicos e

condôminos.

CAPÍTULO II

AUDITORIA

2.1- CONCEITO:

14

A conceituação de auditoria de acordo com OLIVEIRA (2006, p.9) apud

SÁ (2002, p.20):

“Auditoria é a técnica contábil do sistemático exame dos

registros, visando apresentar conclusões, críticas e

opiniões sobre as situações patrimoniais e aquelas dos

resultados, quer formadas, quer em processo de

formação”.

Entende-se ser a auditoria um conjunto de processos da ciência

contábil, realizado através da averiguação dos documentos e livros contábeis,

com o intuito de apresentar, através de relatório ou parecer, as conclusões,

críticas e opiniões acerca da situação patrimonial de uma entidade.

2.2- CLASSIFICAÇÃO:

Conforme afirmação feita por OLIVEIRA (2006, p.10), há a necessidade

do entendimento das espécies e dos tipos de auditoria existentes, cujo autor

define-as assim:

““Espécie de Auditoria” considera a finalidade para a qual

o trabalho do auditor é executado. Por exemplo: se a

finalidade do trabalho do auditor é fornecer uma opinião

sobre o conjunto das demonstrações financeiras, então, a

espécie será de uma auditoria independente.

“Tipo de Auditoria” considera o objeto, o tipo dos

elementos examinados pelo auditor durante a execução

para atingir sua finalidade. Por exemplo: na auditoria

independente, o auditor examina prioritariamente os

registros e os saldos contábeis e, em função disso, o tipo,

nesse caso, será classificado como auditoria contábil.”

Conclui-se que a auditoria deve ser classificada quanto à espécie quando se

considerada a razão para a qual o trabalho do profissional será executado,

auditoria externa, interna e governamental. E classificado quanto ao tipo

15

quando se consideram os elementos a serem examinados durante a execução

do trabalho do auditor para que atinja a finalidade para a qual foi contratado,

como é o caso de:

Auditoria Contábil – cujo objetivo é o exame, revisão e conciliação da

documentação básica e comprobatória dos lançamentos contábeis.

Auditoria Operacional – cujo objetivo é averiguar a utilização dos

controles internos e se de estão de acordo com a normatização da aplicação

dos procedimentos operacionais e das políticas internas definidas pela

entidade.

Auditoria Administrativa que aqui se destaca com a interpretação de

OLIVEIRA (2006, P.15) :

“compreende o exame das tarefas internas relativas à

administração de recursos humanos, financeiros,

materiais e de bens patrimoniais que envolvam direitos e

obrigações. Tem o intuito de prevenir e obter provas na

apuração da adequação das responsabilidades e

probidade administrativa dos colaboradores e gestores de

uma empresa ou entidade.”

E que segundo OLIVEIRA com vista a dar complementação à interpretação

acima, enfatiza que:

“Em função do conceito, a auditoria administrativa

insere-se perfeitamente na prestação de serviços às

entidades sem fins lucrativos, principalmente os

condomínios. As respostas que se buscam na auditoria

de condomínio prestam-se a tranqüilizar os condôminos

no que diz respeito à responsabilidade e à probidade

dos síndicos ou administradores”.

16

De onde se conclui que o objetivo da auditoria administrativa é a

prevenção e apuração das responsabilidades dos atos praticados em cada

uma das tarefas executadas por seus colaboradores, assim como atender às

expectativas dos interessados, quando da contratação de serviços de auditoria

no condomínio, com a finalidade de dirimir as dúvidas dos condôminos quanto

à responsabilidade e integridade dos síndicos ou administradores.

2.3- PRINCÍPIOS E NORMAS:

Considerando o entendimento de OLIVEIRA (2006, p.31):

“...os princípios de auditoria foram estabelecidos somente

para a profissão de auditor independente, porém, nos

dias atuais, são também aplicados aos auditores que

desempenham tarefas em outras espécies de auditoria,

sempre respeitados os objetivos de cada atividade.

São intituladas de normas usuais ou normas geralmente

aceitas de auditoria, em função de serem aplicadas em

todas as auditorias e aceitas como válidas pelos auditores

e pelas entidades de classe desses profissionais.”

Portanto, a profissão de auditor é norteada por princípios e normas que

se referem à ética profissional e à competência técnico-profissional quanto à

execução do trabalho.

2.4- TÉCNICAS E PROCEDIMENTOS

Com vista a elucidar as técnicas e procedimentos de auditoria, obtêm-se

a ajuda necessária com o destaque da afirmação de JUND (2004, p.432):

“Os procedimentos de auditoria são o conjunto de

técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou

provas suficientes e adequadas para fundamentar sua

17

opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas, e

abrangem testes de observância e testes substantivos.”

Existem, portanto, técnicas específicas empregadas pelo profissional

auditor para que consiga provas ou evidências sobre os atos e fatos em

exame, são os procedimentos de auditoria, que se constituem de:

a) Testes de Observância: utilizados pelo auditor para constatar se os

procedimentos de controles internos determinados pela administração

da entidade estão sendo executados pelos seus colaboradores. Esse

procedimento é largamente aplicado em auditorias operacionais.

b) Testes Substantivos: são feitos através de constatações da existência

real, da integridade, da avaliação, da aferição e da divulgação das

transações e registros contábeis.

De acordo com a resolução CFC nº 700-91, que instrui ao auditor que na

aplicação dos testes de observância e substantivos, deverá considerar os

seguintes procedimentos técnicos básicos:

A) Inspeção – exame de registros, documentos e de

ativos tangíveis;

B) Observação – acompanhamento do processo ou

procedimento quando de sua execução;

C) Investigação e confirmação – obtenção de

informações junto a pessoas ou entidades conhecedoras

da transação, dentro e fora da entidade;

D) Cálculo – conferência da exatidão aritmética de

documentos comprobatórios, registros e demonstrações

contábeis e outras circunstâncias; e

E) Revisão analítica – verificação do comportamento de

valores significativos, através de índices, quocientes,

18

quantidades absolutas ou outros meios, com vista à

identificação de situações e tendências atípicas.

Com o emprego de testes de observância e substantivos que capacitarão o

auditor a identificar a extensão do trabalho e as áreas que precisam de

maiores averiguações.

CAPÍTULO III

AUDITORIA EM CONDOMÍNIOS

Os serviços de auditoria em condomínios cada vez aumentam mais, em

virtude dos grandes empreendimentos como: shoppings, centros comerciais,

apart-hotéis, entre outros e que envolvem complicados problemas

administrativos e financeiros.

19

O objetivo principal da auditoria em condomínios é o acompanhamento,

a avaliação dos processos operacionais e a análise dos registros das

transações realizadas.

Os condôminos deveriam instituir, como item obrigatório, a realização

de auditorias periódicas, fazendo constar na convenção ou na ata da primeira

assembleia. Que de acordo com OLIVEIRA (2010):

“Isto serviria para evitar desconfianças presentes e

futuras, quanto à conformidade das contas apresentadas

pelo síndico ou administrador, e, em caso de

improbidade, detectada pelos profissionais auditores, a

questão poderia ser resolvida internamente ou em juízo.”

Para que haja a obtenção de provas concretas e substanciais, quanto

à regularidade ou não das contas, os auditores têm que fazer um planejamento

de trabalho minucioso. Esse planejamento se inicia com um levantamento,

constituído de questionários básicos que fornecerão um panorama da

administração do condomínio de forma a facilitar a identificação de seus

pontos fortes e fracos. Os questionários são desenvolvidos pela auditoria,

levando em conta a prática e as experiências anteriores obtidas pelo auditor

responsável. As questões formuladas são inerentes a cada área da

administração condominial – organização, estoque, compras, contas a pagar,

receitas, bancos e caixa, folha de pagamento, fundo de reserva, obras, entre

outras, e deverão ser respondidas pelo síndico ou administrador. Com base

nas respostas dadas o auditor será capaz de conhecer o auditado e detalhes

dos controles internos por ele adotados ou não, de forma a dimensionar a

extensão dos exames a serem realizados e fazer um orçamento que

acompanhará a proposta que será levada a apreciação dos condôminos.

Diz, OLIVEIRA (2010) que:

20

“A maioria dos testes ou procedimentos previstos na

auditoria tradicional precisaram ser adaptados à realidade

do relacionamento econômico-social entre as partes

envolvidas na administração do condomínio. O acréscimo

de qualquer outra adaptação irá depender das condições

encontradas pelo auditor enquanto executa o trabalho de

campo”.

De forma a buscar entendimento de como se processa a auditoria em

condomínios, destacar-se-ão os objetivos que o auditor deseja alcançar no

transcorrer de seu trabalho nas atividades genéricas da administração

condominial, creditando todo o desenvolvimento do conteúdo que se segue ao

trabalho feito por OLIVEIRA (2010):

1° Na organização

A documentação legal do condomínio que compreende a convenção,

livro de atas de assembleias, livro de inspeção do trabalho, livro de registro de

empregados, documentos referentes a prestação de contas, documentação de

pessoal, apólices de seguro, entre outros deverão estar devidamente

arquivados em ordem e com zelo.

- Objetivo da auditoria:

Conforme entendimento de OLIVEIRA (2010), através do exame

detalhado da documentação básica necessária para o funcionamento do

condomínio, observar se atende às necessidades organizacionais e

administrativas e se está de acordo com o estabelecido na Lei n° 4.591. Esta

lei determina que seja feita a Convenção do Condomínio que terá que conter

em seu teor: a criação do Conselho Consultivo; a instituição de comissões;

de subsíndico; a forma de eleição do síndico e prazo de mandato; a

proporção das contribuições dos condôminos para as despesas ordinárias e

extraordinárias; o quórum necessário para os diversos tipos de votações; a

constituição de fundo de reserva; a periodicidade das assembleias gerais,

21

entre outros e se estão devidamente formalizados, ou seja, registrados em

cartório e arquivados.

2° No estoque

O estoque do condomínio é formado para atender as necessidades de

limpeza e conservação, de escritório e de reposição e influenciam

excessivamente nas despesas do condomínio. O controle do estoque deve ser

feito pelo síndico devendo ele adotar procedimentos específicos como: local

para estocagem seguro, com acesso restrito, se possível, ao síndico e o

registro de cadastro dos itens em estoque e de controle de consumo e para

reposição.


De acordo com OLIVEIRA (2010) é verificar se os materiais em estoque

existem e são de sua propriedade, bem como examinar se os serviços estão

sendo realizados de acordo com a rotina implementada pela administração.

3º Nas compras e contratação de serviços

A atividade de compras é utilizada para atender às necessidades do

condomínio, como materiais de consumo, contratação de serviços de

manutenção, reformas, entre outros, sendo exercida exclusivamente pelo

síndico, o que suscita grande desconfiança por parte dos condôminos, e por

isso, devem ser adotados procedimentos administrativos de controle, com a

montagem de processos individualizados onde constem: a descrição do bem

ou serviço; o valor, o motivo da compra ou contratação; o tipo de licitação

utilizada; nomes e telefones dos fornecedores; a aprovação da compra ou

contratação; forma e data do pagamento, as notas fiscais ou contrato de

prestação de serviço e as cópias dos cheques do(s) pagamento(s).


Verificar a forma de realização das negociações relativas às compras de

bens e serviços, conforme ressalta OLIVEIRA (2010).

22

4º Nas contas a pagar

Trata-se basicamente de um controle organizado dos documentos que

comprovem os pagamentos a serem efetuados por ordem de vencimento.


Conforme entendimento de OLIVEIRA (2010) é verificar se os valores

originados de compras e contratação de serviços a prazo estão corretos, bem

como se os serviços foram executados.

5º Nas Receitas

As receitas dos condomínios são derivadas das taxas ordinárias

mensais, dos rendimentos de aplicações financeiras, dos juros e multas por

atrasos, taxa extra, aluguel de salão, e outros, de acordo com a fixação feita

em convenção e atas. O síndico deve ter o cuidado de manter a identificação

individualizada de todas as receitas em arquivo próprio juntamente com os

comprovantes dos recebimentos.


Verificar se as receitas existem, se estão corretas e se os controles

estão sendo devidamente efetuados de acordo com OLIVEIRA (2010).

6º Nos bancos e dinheiro em espécie

Todos os valores arrecadados pela administração do condomínio devem

ser mantidos em bancos, sendo aconselhável a pré-aprovação, em ata de

assembleia de condôminos, quanto à manutenção de caixa em dinheiro para

pequenas despesas sob a responsabilidade do síndico. Quanto aos

procedimentos de controle administrativo das contas bancárias devem ser

feitas conciliações mensais onde serão conferidos os cheques emitidos e

pagos, entradas e saídas de numerário, taxas bancárias, aplicações, etc.


23

Conforme entendimento de OLIVEIRA (2010) é verificar através de

conferência dos numerários que estão depositados nos bancos e em poder do

síndico.

7º Na folha de pagamento

Os serviços de folha de pagamento geralmente têm que ser preparados

por profissional contábil com o fornecimento de relatórios com os seguintes

detalhes sobre: o salário bruto, as horas extras, os adicionais, descontos

diversos rigorosamente controlados, encargos sociais e salário líquido. O

condomínio deverá manter arquivado, em sua administração o Livro de

Registro de Empregados, o controle de ponto e de férias, os recibos de

pagamento, as guias de recolhimento à Previdência Social, ao FGTS e ao

sindicato dos empregados e do patronal.


Segundo OLIVEIRA (2010) é verificar toda a rotina de pessoal de

acordo com a Consolidação das Leis Trabalhistas, normas e acordos sindicais.

E efetuar a conferência dos cálculos da folha de pagamento e das obrigações

sociais de responsabilidade tanto do condomínio quanto de retenção do

empregado.

8º No Fundo de Reserva e Seguros

A finalidade do fundo de reserva é o atendimento a despesas inadiáveis

ou não previsíveis e costuma ser estabelecido em convenção ou ata de

assembleia um percentual cobrado sobre o total das despesas previstas. O

síndico quando da utilização do fundo de reserva deverá se munir de relatórios

circunstanciais detalhados. Quanto ao seguro predial que está previsto na lei

4.591 e é uma despesa obrigatória, assim como as ordinárias.


24

Conforme apontado por OLIVEIRA (2010) é verificar se os valores

recolhidos e utilizados do fundo de reserva estão corretos. Averiguar a

adequação e a contratação dos seguros.

9º Nas Obras

Obras em condomínios são comuns, pois sempre haverá a necessidade

de ampliação, reformas, equipamentos de segurança, prevenção de incêndios,

modernizações em suas dependências. Essas despesas extraordinárias têm

que ser arcadas por seus condôminos. O planejamento deve ser discutido e

aprovado pela Assembleia Geral que contará com projetos, orçamentos com

valores discriminados quanto a materiais a serem utilizados, mão-de-obra,

prazo de conclusão, datas de pagamento... e também o valor orçado da cota

extra a ser paga por cada condômino. Cabe lembrar que toda a

documentação: contratos, aditamentos, comprovantes de pagamentos, notas

fiscais, entre outros deverão ser arquivadas.


Conforme entendimento de OLIVEIRA (2010) é averiguar se os

controles administrativos das obras executadas ou em andamento estão

corretos.

Diante do que foi identificado quanto aos objetivos ensejados pelos

auditores, vê-se claramente a necessidade da criação de processos

organizacionais que protejam e resguardem a administração dos condomínios.

25

CAPÍTULO IV

CONTROLE INTERNO

Segundo PAULA (1999) apud Figueiredo e Caggiano,

“controle abrange os vários processos nos quais a

administração determina seus objetivos, delineia os

planos para alcançar estes objetivos, organiza e

supervisiona as operações necessárias para a

implementação dos planos e desempenhos esperados”.

E em conformidade com ATTIE (2007) que afirma:

“Podemos atestar que o controle interno compreende

todos os meios planejados numa empresa para dirigir,

26

restringir, governar e conferir suas várias atividades com

o propósito de fazer cumprir os seus objetivos. Os meios

de controle incluem, mas não se limitam a: forma de

organizações, políticas, sistemas, procedimentos,

instruções, padrões, comitês, plano de contas,

estimativas, orçamentos, inventários, relatórios, registros,

métodos, projetos, segregação de funções, sistema de

autorização e aprovação, conciliação, análise, custódia,

arquivo, formulários, manuais de procedimentos,

treinamento, carta de fiança etc”.

Das afirmativas pode-se concluir que administração da entidade,

visando a proteção do patrimônio, a minimização de fraudes e erros, a

fidedignidade das informações geradas e a eficiência nas operações

executadas por seus colaboradores, é a responsável pela criação da estrutura

organizacional que compreende a divisão adequada do trabalho, com o

estabelecimento das responsabilidades e autoridades em seus diversos níveis

e de processos organizacionais com normas, procedimentos, métodos, rotinas,

entre outros, de forma a promover o controle sobre as atividades e operações,

de preferência, formalizadas através de manuais.

Os controles internos quando bem elaborados e executados visam

prevenir, corrigir erros e evitar distorções das informações geradas. Eles

podem ser aplicados em todas as áreas da entidade e de acordo com o que foi

citado por SCHIMIDT, SANTOS e ARIMA (2006): “O controle interno é um

conjunto de controles interligados de maneira lógica, abrangendo todas as

funções administrativas, ou seja, o planejamento, a execução e o controle”.

O objetivo do estabelecimento de um controle, em qualquer processo de

atividade, de acordo com DIAS (2010) pode ser:

• Preventivo: atua como uma forma de prevenir a

ocorrência dos problemas, exercendo o papel de

27

uma espécie de guia para a execução do processo

ou na definição das atribuições e

responsabilidades inerentes.

• Detectivo: como o nome indica, detecta algum

problema no processo, sem impedir que ele

ocorra.

• Corretivo: serve como base para a correção das

causas de problemas no processo, mas após os

mesmos já terem ocorrido.

Identifica-se com clareza, que nos dias atuais, os controles devem atuar

de forma preventiva (de forma a evitar a ocorrência dos problemas)

proporcionando segurança quanto à existência de problemas ou desvios nos

processos organizacionais.

Em qualquer entidade há a necessidade da padronização dos

procedimentos adotados, que são representados pela contínua repetição e

aplicação de processos essenciais para o desenvolvimento de sua atividade-

fim, que quando da criação de um padrão para os controles internos, são

identificados as políticas e critérios adotados para sua realização de forma

eficaz. Deve-se atentar para a necessidade da compreensão e da importância

dos procedimentos, por toda a direção da empresa e seu corpo funcional com

o objetivo de medir a eficácia dos procedimentos adotados e a realização de

atualização nos fluxos e controles de seus processos.

4.1 - DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS

Levando-se em conta os procedimentos praticados pela auditoria em

condomínios e descritos no capítulo III deste trabalho e utilizando-se a

exemplificação prática encontrada nas obras: Curso Prático de Auditoria

28

Administrativa (OLIVEIRA) e Manual de Controles Internos (DIAS), busca-se o

entendimento de como desenvolver e implantar os controles internos de forma

que seja satisfeita a necessidade dos condôminos e gestores, bem como

atender e dar suporte aos auditores em seus trabalhos na entidade.

Manual de Controles Internos é definido por OLIVEIRA (2010) da

seguinte forma:

“Manual é todo e qualquer conjunto de normas,

procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos,

instruções e orientações que devem ser obedecidos e

cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa,

bem como a forma como esses devem ser executados,

quer seja individualmente, quer seja em conjunto”.

O desenvolvimento e a implantação de um manual de controles internos

segundo DIAS (2010) se dá através da:

1- Identificação dos processos organizacionais com todas as suas

etapas, objetivos, riscos e atividade de controle que deverá ser

adotada.

2- Planejamento do projeto de manualização dos processos que deverá

conter a documentação do fluxo dos procedimentos, conclusão dos

objetivos envolvidos e conhecimento dos riscos inerentes, etc.

3- Documentação do fluxo e de seus procedimentos com a

apresentação e divulgação do processo aos funcionários envolvidos.

4- Documentação do processo de forma narrativa onde se documenta o

fluxo de procedimentos e controles desenvolvidos.

5- Execução de diversos testes nos processos definidos para a

verificação da eficácia do manual na prática.

6- Aprovação e assinatura da alta gestão da empresa.

29

7- Apresentação e distribuição do manual impresso e encadernado,

assim como publicado na Intranet possibilitando o acesso por todos

os funcionários.

A partir das informações obtidas acima discorrer-se-á sobre os pontos

de controle de interno das áreas administrativas mais genéricas e a descrição

dos possíveis fluxos de procedimentos internos.

1. ESTOQUES

1.1- Pontos de Controle Interno

Alguns pontos de controle interno na área de estoques conforme

recomendado por OLIVEIRA (2010):

a) as funções de controle da entrada, estocagem e saída do material no estoque do condomínio devem ser separadas entre si; b) os responsáveis pela movimentação do material no estoque não devem realizar compras; c) toda a movimentação do material no estoque (entrada estocagem saída) deve ser suportada por documentação própria, por exemplo:

entrada nota fiscal estocagem cadastro e ficha de controle por material saída formulário de requisição interna, aprovada pelo síndico ou outra pessoa, devidamente indicada;

d) os registros auxiliares devem ser mantidos em dia, sem rasuras e devem ser inspecionados periodicamente pelo síndico; e) os responsáveis pela movimentação do estoque, desde que não se trate do próprio síndico, não devem realizar nenhum tipo de pagamento de material adquirido para estocagem.

1.2- Descrição do Fluxo de procedimentos internos

30

Com base nos exemplos de padrões gerenciais descritos por DIAS (2010),

adaptando-se os fluxos de procedimentos internos para a utilização em

condomínios.

1º O síndico ou o funcionário administrativo deve inspecionar as

instalações prediais para identificar as necessidades de reposição ou aquisição

de itens de conservação.

2º O síndico ou o funcionário administrativo deve enviar um Pedido de

Compra com todos os itens necessários para cotação junto a pelo menos 03

(três) fornecedores.

3º O síndico ou o funcionário administrativo registrará em planilha

própria e arquivará no processo de compras, os orçamentos recebidos através

de e-mail ou fax como resposta dos fornecedores cotados.

4º O síndico ou o funcionário administrativo encaminhará o processo de

compras para escolha e aprovação.

5º O síndico ou o funcionário administrativo providenciará a compra do

material com o fornecedor.

6º O síndico ou o funcionário administrativo será o responsável pelo

controle do recebimento (conferência da nota fiscal, com o pedido de compra e

com o material entregue).

7º O síndico ou o funcionário administrativo deverá registrar em planilha

própria para controle de estoque o material recebido e quando de sua

utilização.

8º O síndico ou o funcionário administrativo providenciará o

agendamento do pagamento, em posse da nota fiscal através de registro na

planilha de fluxo de pagamento.

31

2. COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS


Conforme afirma OLIVEIRA (2010), que “a atividade de compras é

exercida exclusivamente pelo síndico e traz embutida uma forte suspeita

quanto à honestidade e transparência nas negociações”.

Por esse motivo essa atividade deverá ser revestida de formalidades e

cuidados a serem adotados pelo síndico, como exemplifica OLIVEIRA (2010)

a seguir:

• As compras devem ser realizadas de acordo com alguma modalidade de licitação, definida pelo Síndico, Conselho, Assembléia ou estabelecida no Regimento Interno. • Em condomínios, com mais de dois edifícios e com existência de síndico e subsíndicos, deve ser indicada, previamente, a pessoa ou pessoas autorizadas a aprovar compras e contratação de serviços.

• Em Assembléia, deverão ser escalonados os valores das aquisições para definir os níveis de aprovação e autorização das compras. • Os serviços de compras devem ser separados dos serviços de recebimento dos materiais ou bens e da realização dos pagamentos. Em condomínios pequenos, isso não é possível, vez que o síndico é o único administrador.

• É conveniente que sejam mantidos controles em separado para compras, contas a pagar, estoques e tesouraria. • A documentação comprobatória das compras ou contratação de serviços deve ser original e se constituir, para cada aquisição ou serviço, num processo probatório dos pagamentos realizados.

32

2.2- Descrição do fluxo de procedimentos internos

Utilizando-se o processo de compra ou contratação apontado por

OLIVEIRA (2010), como fonte de consulta e de norteamento, têm-se condições

de delinear o fluxo de procedimentos internos a seguir:

1º O síndico ou o funcionário administrativo se encarregará de

fazer a montagem de um processo de compra ou de contratação de serviços,

onde constará:

(1) FOLHA DE RESUMO: a) compra ou contratação (descrição do bem ou do serviço e o valor estimado) b) motivos ou explicação da necessidade da compra ou da contratação; c) autorização (se houver limitações ao síndico e haja necessidade de aprovação da assembléia ou conselho, ou se já consta em estatuto ou no regimento interno) d) tipo de licitação aplicada (coleta de preços por telefone ou por carta ou outro tipo). (2) MAPA DE LICITAÇÃO a) (contendo os nomes dos fornecedores e respectivos telefones e/ou endereços para consulta) b) indicação do fornecedor vencedor c) identificação do síndico ou comissão que aprovou o vencedor d) forma e data de pagamento (3) NOTA FISCAL OU CONTRATO a) Nota Fiscal de compra e/ou Contrato de serviços, conforme o caso b) cópia de cheque emitido para pagamento.

33

2º O síndico ou o funcionário administrativo providenciará o

agendamento do pagamento, em posse da nota fiscal através de registro na

planilha de fluxo de pagamento.

3. CONTAS A PAGAR


De acordo com OLIVEIRA (2006) no controle interno de contas a pagar

é necessário observar:

• A manutenção de um cadastro de contas a pagar com datas de

vencimento, a fim de se evitar atrasos e pagamentos de juros e multas;

• Se todos os documentos que comprovam as obrigações são originais e

se após o pagamento são arquivados adequadamente;

• Se é feito apontamento sobre a forma de pagamento (Caixa ou Bancos);

• Se a documentação comprobatória está sendo cancelada após o

pagamento.


O processo do contas a pagar tem por objetivo, segundo DIAS (2010):

• Garantir que todas as obrigações assumidas pela empresa sejam informadas junto ao responsável pela quitação;

• Garantir que todos os documentos recebidos para

quitação pela empresa sejam registrados e controlados para sua liquidação no correspondente vencimento.

• Garantir que todas as obrigações de

responsabilidade da empresa identifiquem a forma de sua quitação junto aos seus favorecidos.

34

• Garantir que todas as obrigações sejam quitadas

de acordo com a forma estabelecida pela Diretoria, no vencimento definido.

• Garantir a geração de relatórios que identifiquem o

status das obrigações, quitadas, vencidas e a vender, de forma a permitir que a Diretoria possa tomar decisões precisas, quanto à ação a ser aplicada a cada caso.

Para que tudo ocorra da forma desejada podem ser implantados

procedimentos internos como exemplificados a seguir:

1º O síndico, semanalmente, deverá lançar mão da planilha do contas a

pagar para que sejam definidas a quitação ou não na data de vencimento e

sua forma de pagamento (cheque, espécie, transferência, débito ou depósito

em conta corrente).

2º O síndico deverá fazer a conferência dos boletos de cobrança de

acordo com os documentos anexados na planilha de controle do contas a

pagar, quanto: à data de vencimento, tipo de gasto, descrição do favorecido e

valor.

3º O síndico deverá proceder a baixa dos pagamentos liquidados e

arquivar seus comprovantes.

4. RECEITAS


Com base nas observações de OLIVEIRA (2010), no que se refere a

Condomínios, são relacionados como pontos de controle interno:

• Manutenção de cadastro de todos os condôminos contendo

tabela de controle de pagamentos, de forma a permitir o controle

das datas dos valores pagos e vencidos ou devidos;

35

• As taxas condominiais e demais receitas eventuais serão

cobradas dos condôminos, através de boletos bancários ou

recibos. Em caso de recibos, devem ser emitidos em duas vias

carbonadas e com numeração consecutiva;

• Quanto a receitas originadas de rendimentos por aplicação

financeira, deverá ser mantido pelo síndico em arquivo próprio os

extratos bancários e demonstrativos que detalhem as aplicações,

resgates e rendimentos;

• Manter relação mensal da emissão dos boletos e o recebimento

destes pelos condôminos, com o objetivo de evitar fraudes e/ou

erros. Deverá ser evitada a substituição dos recibos ou boletos

oficiais por recibos comuns.


As fases do processo de recebimento conforme esclarece DIAS (2010)

são:

1- a emissão da cobrança. 2- O registro da cobrança. 3- Baixa do recebimento. 4- Geração de relatório de monitoria.

Os procedimentos internos que poderão ser utilizados são:

1º o síndico ou o funcionário administrativo emitirá relatório de cobrança

de valor a pagar, levando em conta a forma de rateio das despesas coletivas,

para cada condômino.

2º com base no relatório será providenciada a emissão dos boletos de

cobrança e seu registro em planilha própria.

3º os boletos para quitação deverão ser entregues a cada condômino

que deverá acusar recebimento em listagem própria.

36

4º nas cobranças através de boletos bancários, o síndico ou o

funcionário administrativo deverá solicitar ao banco a posição da carteira de

cobrança, para acompanhamento.

5º nas cobranças em carteira, o síndico ou o funcionário administrativo,

emitirá recibo, em duas vias, ficando a primeira via na administração e a

segunda via entregue ao condômino. Deverá ser providenciado imediatamente

o depósito do valor recebido na conta corrente do condomínio e o registro do

recebimento na planilha de controle de Fluxo de Caixa.

6º Após as confirmações dos recebimentos deverão ser providenciadas

as baixas em planilha própria.

7º emitir relatório semanal de recebimentos ocorridos e a forma de

liquidação, se recebidos em cheque, em espécie, por transferência bancária,

depósito em conta corrente ou borderô de cobrança, assim como a

identificação das cobranças vencidas. Esses relatórios servirão como forma de

controle e monitoria pelas partes interessadas.

5. BANCOS E CAIXA

5.1- Pontos de controle interno

Alguns pontos de controle interno na área de Tesouraria que engloba

Bancos e Caixa conforme recomendado por OLIVEIRA (2006):

• Todos os recebimentos de Caixa devem ser comprovados por

cópia de recibos passados pelo síndico ou o funcionário

administrativo, assim como, todos os pagamentos devem estar

apoiados por recibos fornecidos pelos beneficiados. Após a

conclusão da operação os documentos comprobatórios devem

ser cancelados, carimbando-os com os seguintes dizeres:

“Recebido” ou “Pago”.

37

• As conciliações bancárias devem ser periódicas, quanto menor o

período de conferência melhor.

• Os cheques recebidos devem ter anotação no verso com os

dados do emitente: telefone e número da unidade condominial.

• Os cheques para pagamento devem ser emitidos com cópias.

• Os cheques cancelados devem ter o local da assinatura destruído

e serem conservados no próprio talão de cheques.

• Todos os valores recebidos, sejam eles, em espécie ou cheques

deverão ser depositados diariamente. No caso de dinheiro em

espécie poderão ser mantidos no Caixa o valor referente ao

Fundo Fixo autorizado em Assembléia.


Os procedimentos internos adotados em Tesouraria são bem simples,

como explicitados a seguir:

1° no recebimento, o síndico ou o funcionário administrativo, deverá

emitir recibo no valor que foi arrecadado. Se fôr efetuado em dinheiro basta

guardá-lo no cofre juntamente com o comprovante da receita, se fôr em

cheque, este deverá ser cruzado e nominal ao condomínio e deverá ser

discriminado no verso o emitente e a unidade que representa.

2° Imediatamente após o recebimento deverá ser feito o registro da

operação em livro específico, como exemplo, “Movimento de Caixa”.

3° no pagamento, o síndico ou o funcionário administrativo, deverá

efetuá-lo por meio de cheques nominativos, emitidos com cópias ou borderô,

38

que após efetivada a operação deverão ser anexadas aos recibos

comprovantes das obrigações pagas.

4° imediatamente após o pagamento deverá ser feito o registro da

operação no “Movimento de Caixa”.

5° ao final do dia os saldos de Caixa e Bancos deverão ser checados

através da contagem física e dos extratos bancários.

6. FOLHA DE PAGAMENTO

6.1- Pontos de controle interno

Em conformidade com OLIVEIRA (2006) os pontos de controle interno

em Folha de Pagamento são os seguintes:

• Os serviços de admissão, demissão e cadastro de

empregados devem ser separados entre si;

• Devem existir Fichas de Trabalho e/ou Livro de

Registro de Empregados, conforme exigido pela

legislação trabalhista;

• Os serviços de cálculos de folha de pagamento

devem ser separados dos demais serviços de gestão de

pessoal e dos serviços financeiros e contabilidade;

• Deve existir uma Pasta do Empregado na qual

sejam arquivados os documentos de admissão e outros

de acompanhamento do desenvolvimento do empregado

dentro da empresa;

• A empresa deve manter um adequado Plano de

Cargos e Salários;

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• Os descontos de salários devem ser criteriosamente

controlados e individualizados;

• Deve haver no cadastro, ou em outro tipo de

registro, anotações relativas aos benefícios concedidos

para cada empregado;

• O controle de ponto deve ser elaborado com justiça

e as exceções claramente expostas;

• Deve-se possuir controle de férias adequado de

forma a atender a legislação trabalhista vigente;

• A Folha de Pagamento deve ser preparada de forma

que forneça resumos, com totalizadores de, por exemplo,

salário bruto, encargos sociais a pagar ou a recolher

(obrigação da empresa e do empregado,

respectivamente), salário líquido, benefícios recebidos,

parcelas de benefícios descontados, horas extras e

outros descontos.


Os procedimentos internos relativos às atividades relacionadas à Folha

de Pagamento em Condomínios, geralmente, são executadas por escritórios

de contabilidade ou contabilistas que se encarregam de manter tudo de acordo

com a legislação trabalhista em vigor.

40

CONCLUSÃO

Ao término deste trabalho é fácil compreender que os controles internos

são ferramentas de total utilidade em qualquer entidade seja ela com fins

lucrativos ou não. A responsabilidade quanto à utilização e manutenção dos

controles internos em Condomínios, basicamente será do Síndico ou do

Administrador, mas quanto aos resultados advindos dos procedimentos serão

os condôminos e a auditores os maiores interessados.

As dificuldades que se encontram para desenvolver e implantar os

controles internos são basicamente duas: ao contrário de empresas que visam

lucros, os Condomínios, em sua maioria, têm um número limitado de

funcionários administrativos, quando não nulos, impossibilitando a segregação

de funções e a falta de parâmetros para o desenvolvimento dos controles

internos, visto que, dificilmente se encontram estudos administrativos em

empresas sem fins lucrativos, tal fato se dá pelo alto índice de peculiaridades

das atividades exercidas e da inexistência de padronizações já desenvolvidas.

Resta então aos interessados em desenvolver seus sistemas de controles,

fazer pesquisas em trabalhos realizados, nesse ramo de atividade, por

profissionais de auditoria que se utilizam da facilidade que esta ferramenta

proporciona e no caso da inexistência eles recomendam o seu

desenvolvimento, implantação e controle.

Como forma de responder ao questionamento feito no início deste

trabalho que direcionou o estudo apresentado conclui-se que os gestores

poderão se utilizar dos testes de observância realizados pelos auditores e de

seus relatórios, como o objetivo de obter informações sobre as áreas de maior

risco de ocorrência de erros e fraudes, a forma de monitorar as atividades e

41

construir seus fluxos de procedimentos, de forma a garantir transparência em

sua gestão.

42

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ATTIE, William. Auditoria Interna. 2.ed. São Paulo: Atlas, 2007.

BRASIL. Conselho Federal de Contabilidade – CFC. Resolução nº. 700, de

1991. Aprova a NBC T 11 (Normas de Auditoria Independente das

Demonstrações Contábeis).

DIAS, Sergio Vidal dos Santos. Manual de controles internos: desenvolvimento

e implantação, exemplos e processos organizacionais. São Paulo: Atlas, 2010.

FADEL, Jorge L. C. Condomínio: teoria & prática. Rio de Janeiro: Brasport,

2007.

JUND, Sergio. Auditoria: conceito, normas, técnicas e procedimentos: teoria e

700 questões. 6ªed. Rio de Janeiro: Impetus, 2004.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos:

uma abordagem gerencial. 19. Ed. – São Paulo: Atlas, 2010.

OLIVEIRA, José Augusto Ribeiro de. Curso Prático Auditoria Administrativa.

São Paulo: Saraiva, 2006.

OLIVEIRA, José Augusto Ribeiro de. Manual de Auditoria para Condomínios.

2ªed. publicação do autor. Brasília, 2010.

PAULA, Maria Goreth M.A. Auditoria Interna: embasamento conceitual e

suporte tecnológico. São Paulo: Atlas, 1999.

SCHMIDT, Paulo, SANTOS, José Luiz dos, ARIMA, Carlos Hideo.

Fundamentos de auditoria de sistemas, São Paulo, editora Atlas S/A, 2006.

43

ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 2

AGRADECIMENTO 3

DEDICATÓRIA 4

RESUMO 5

METODOLOGIA 6

SUMÁRIO 7

INTRODUÇÃO 8

CAPÍTULO I 10

OS CONDOMÍNIOS

CAPITULO II 14

AUDITORIA

CAPITULO III 19

AUDITORIA EM CONDOMÍNIOS

CAPITULO IV 26

CONTROLES INTERNOS

CONCLUSÃO 41

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 42

ÍNDICE 43

universidade candido mendes pÓs-graduaÇÃo … · “tipo de auditoria” considera o objeto, o...

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