TEMPO PARA A GESTÃO DE TEMPO

A Qualidade da Estratégia

OBJECTIVOS GLOBAIS

Esta acção visa colocar à disposição dos participantes princípios que permitirão alcançar

qualidade no desempenho pessoal e profissional.

Ficarão aptos para identificar a necessidade de reflectir sobre a duração dos acontecimentos e

dominar técnicas para ganhos de tempo na gestão das prioridades.

COMPREENSÃO DO TEMPO

O tempo é o recurso mais escasso e valioso Em plena economia global o tempo, é mais do que nunca, dinheiro

Vence o mais rápido e o que alcança os objectivos no prazo mais curto. A vida é cronometrada ao

segundo...

COMPREENSÃO DO TEMPO

A relação das pessoas com o tempo é variável e complexa

Os hábitos e as atitudes moldam o uso do tempo

No trabalho ou em casa procuramos a eficácia no uso do tempo

COMPREENSÃO DO TEMPO

Variáveis endógenasFácil de gastarPermanente utilizaçãoEscasso - Duração limitadaRepresenta Dinheiro

Variáveis exógenasHábitos e atitudesMeio envolvente

(p.e.:tecnológico)

ImprevistosGlobalização

USO DO TEMPO

Poucas pessoas admitem que grande parte do seu dia (de trabalho) foi inútil

A única maneira de gerir melhor o tempo é analisar a forma como se utiliza e procurar a distribuição mais eficaz

USO DO TEMPO Avalie o seu dia

Como divide o dia? - Dá prioridade aos assuntos

urgentes? - Concentra-se primeiro nas

tarefas mais agradáveis? - Distrai-se com chamadas

telefónicas ou tem um sistema para as resolver?

Categoriza os assuntos? - urgentes, prioritários,

importantes, rotineiros, projectos a decorrer

- considera a duração da execução?

- Fixa a altura em que vai começar e assegura a finalização dentro do prazo acordado?

USO DO TEMPO

Custo do Tempo

Calcule o custo do seu tempo para compreender o quanto não está a ser utilizado eficientemente, utilizando a fórmula

custo por hora de trabalho = custo por minuto

60 minutos

Com a ajuda de um Diário do Tempo certamente ficará com um bom ponto de partida para identificar as áreas a melhorar

USO DO TEMPO Distribuição

Ideal Real

Tarefas de Rotina: 15% 60% Projectos a Decorrer: 25% 25% Planeamento: 60% 15%

USO DO TEMPO

Avaliação da Eficiência

Quão perto está o seu modelo de distribuição ideal: 60,25,15?

Planeie o seu dia de trabalho e verifique os resultados

PLANEAMENTO ESTRATÉGICO DO TEMPO

Objectivos Específicos

Estabelecer prioridades de acordo com os objectivos (considerando a urgência, importância e duração da execução tarefa)

Elaborar uma lista e classificar as tarefas (elevada, média e baixa)

Compromisso com um início

PLANEAMENTO ESTRATÉGICO DO TEMPO

Objectivos Específicos (cont)

Urgente e Importante (tendência para escolher o urgente seja muito ou pouco importante)

Evite a Prorrogação (a prorrogação é o ladrão do tempo,

p.e. tarefas fastidiosas, trabalho arriscado/ incomum,etc)

PLANEAMENTO ESTRATÉGICO DO TEMPO

Planear o TempoCriatividade (porque se aborda o futuro, logo o desconhecido) Flexibilidade (para possíveis alterações)Considerar o prazo para os acontecimentos:

- curto - médio - longo

LEIS E PRINCÍPIOS DA GESTÃO(algumas)

Lei de Pareto ou dos 20/80

80% dos resultados obtém-se com 20% de esforço

Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho O trabalho interrompido leva mais tempo a concluir

do que se for feito em acto contínuo

Lei de Parkinson O tempo investido no trabalho varia em função do

disponível e não do necessário

A MAIS VALIA DA ESTRATÉGIA NA GESTÃO DO TEMPO

Melhora a Qualidade de VidaAumento da Produtividade com menor

desperdício de tempo (custo)Favorece as relações sociaisDiminui o stressMelhora o DesempenhoMotivaçãoIncentiva esforçosPotência o desenvolvimento de sinergias Elimina fragilidades