tecnologia da informaÇÃo projeto fusion ecm suite companhia Águas de joinville case de sucesso...
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TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Projeto Fusion ECM Suite
Companhia Águas de Joinville
Case de SucessoPaulo Oliveira
Gerente de TI
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Institucional
O que é a CIA Água de Joinville?
Empresa local de economia mista, responsável pelo fornecimento de águas e saneamento a toda população Joinvillense.
Fundada em 2005, substituindo a antiga
CASAN, hoje é a maior empresa do município
de Joinville.
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fusion ECM Suite
PROJETO
FUSION ECM SUITE
“PROCESSOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS”
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
Motivação:
- O recém nascimento da CIA necessitava de maiores controles do ponto de vista de gestão
- Falta de controle das informações não-estruturadas (Documentos, Planilhas, etc.)
- Processo de suprimentação específico para o negócio
- Necessidade de informações gerenciais para a prestação de contas e sustentabilidade ao negócio
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
Mercado:
- Em 2006 fomos ao mercado buscar tecnologias para subsidiar o nosso negócio
- Desenvolvemos uma RFP (Request For Proposal) de uma solução de Workflow/BPM e GED + Serviço de Consultoria
- Abrimos as portas para as empresas fornecedoras destas soluções
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
Avaliação das Ofertas:
- Solução com facilidade na modelagem dos processos
- 100% Web
- Compatível com MS SQL Server
- Integração nativa com MS Office
- Capacidade de integração com os atuais sistemas da CIA
- Know-how da empresa em consultoria de implantação do negócio na solução
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ESCOPO DEFINIDO:
- Automatização da área de suprimetos
- Gestão das informações eletrônicas
DURAÇÃO DOS PROJETOS:
- Gestão Eletrônica de Documentos:
10/07/2006 – 20/10/2006
- Workflow/BPM + Consultoria na Automatização da área de Suprimentos:
25/10/2006 – 15/03/2007
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
Informações Gerais
- Mais de 80 usuários ativos
- Aproximadamente 65 tipos e documentos definidos
- Dois processos 100% implantados
- Mais de 120 licitações efetuadas
- Mais de 1.200 solicitações de compras
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Cenário Atual
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fusion ECM Suite
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
Tipos de Documentos Gerenciados (Total 67 tipos):
Acervo DigitalAcervo FísicoAprovação de ProjetosAta de Abertura das PropostasAta de Julgamento: HabilitaçãoAta de Julgamento: PropostasAta de ReuniãoAta de Julgamento das Propostas ComerciaisAta de Julgamento das Propostas TécnicasAtestado de Capacidade TécnicaAutorização para AbastecimentoAutorização para LavaçãoAutorização para Saída de VeículoAvisoAviso - ConviteAviso - PublicaçãoCertidãoCircularContratoControle VT e PROJControle de Abastecimento por Caminhão-PipaControle Diário dos ReservatóriosConvocação para Treinamento
Dados Operacionais AMAEDeclaração de TreinamentoDocumento de Homologação e AdjudicaçãoDocumento EmitidoEdital de Concorrência PúblicaEdital de Convite para CompraEdital de Convite para ServiçosEdital de Pregão para CompraEdital de Pregão para ServiçosEstudo de Viabilidade TécnicaETA - LaudoGráfico de Controle dos ReservatóriosInstrução de TrabalhoLista de PresençaMemorandoNormas de TrabalhoOfícioOfício PagamentosOfício Transferências ParecerPesquisa de VazamentosPetiçãoPortariaPortaria - Licitação
Procedimento SistêmicoProtocolo de EntregaQualidadeReciboResoluçãoRH - Autorização e OcorrênciaRH - Controle Hora ExtraRH - Requisição de PessoalSolicitação de Adiantamento para ViagemSolicitação de Compras ou ServiçosSolicitação de PagamentoDocumento GenéricoDocumento RecebidoEdital
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
Controle da Estrutura Documental
(Taxonomia) (1)
Gestão dos Documentos(2)
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
Publicação de um novo documento.Tipo Oficio.
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM SuitePreenchimento automático de
informações de formulário.
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM SuiteConsulta por tipo de
documento.
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Fusion ECM Suite
WORKFLOW/BPM
GESTÃO DE SUPRIMENTOS
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
Processo de Compras e Contratações:
Envolvidos:
- Assessoria Contábil, Gerentes e Diretores de Área, Gerência Adm. E Fin., Presidência, Área de Suprimentos
Fluxo: 43 atividades.
Integrações:
- Verifica se a verba está orçada no ERP
- Reposição da verba no caso de cancelamento
- Implantação da ordem de compras no ERP
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Fusion ECM Suite
Fluxo Definido:
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃOFusion ECM Suite
Processo de Licitações:
Envolvidos:
- Responsável por Compras, Diretoria, Ger. Adm e Financeira, Presidência
Atividades: 49 atividades
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Fusion ECM Suite Fluxo Definido:
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fusion ECM Suite
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fusion ECM Suite
Business Performance
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fusion ECM Suite Ambiente Colaborativo
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fusion ECM Suite Ganho por Comprador
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fusion ECM Suite Negociações
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Fusion ECM Suite Performance de Execução
